How to Build Strong Collection Strategy

in Finance Company
Collection Series, April 2021

15-16 April 2021

1
 Rundown Training
How to Build Strong Collection Strategy in Finance Company
Zoom, 15-16 April 2021

15 April 16 April
No Waktu Materi No Waktu Materi
09.00 – 09.30 Absen & Pre Test, Pembukaan (Perkenalan) 1 09.00 – 09.05 Absen & Pembukaan
1
- Overview Perusahaan Pembiayaan Operational Collection (Account To Collect
09.30 – 10.30 2 09.05 – 10.30
2 - Collection Bussiness Process Rasio (ACR))

10.30 – 10.40 Break 3 10.30 – 10.40 Break

3
- Collection Strategy (People, Tools, Process, People Management
4 10.40 – 11.30
4 10.40 – 12.00 System) Operational Collection DCFC
- Collection System
11.30 – 13.00 Lunch Break, ISOMA
5
5 12.00 – 13.00 Lunch Break, ISOMA
Agency Management
13.00 – 15.00
6 Collection Assessment Tools
Risk Mitigation Program
6 13.00 – 15.00
Recovery 15.00 – 15.20 Foto Bersama, Closing & Post Test
7

2
3
• June 2016 - May 2020: Trainer/lecturer
• February 2018 - May 2020: Collection Division
Head
• August 2017 - January 2018: Risk Mitigation Prg
& FrontEndColl Department Head
• June 2016 - July 2017: Collection FrondEnd &
RMP Department Head
Awards
1.APPI Sertification Risk Management (Managerial)
2017 Red Belt
2.APPI Sertification Risk Management (Managerial)
2020
4
• April 2011 - May 2016: AVP - Head Recovery
Inhouse
• May 2008 - March 2011: MGR - Recovery
Unsecured National Manager
• May 2007—March 2008 : MGR – Central Delq,
Recovery & Agency Manager (All Product)
• December 2005—May 2007 : Agency & Field
Collector (All Product)
• April 2003—December 2005 : Retail Banking
(30 – 60 Days Vast Due SPV)
Awards
1.RMC/BSMR Level I
2.RMC/BSMR Level II
Apa Ekspektasi
Bapak/Ibu dalam
mengikuti Pelatihan ini
?
 Membantu Top Management Smart Finance dalam Membuat dan
Memonitor implementasi collection strategy di divisi Collection
mulai dari Pemahaman dasar tentang collection strategy, Pembuatan
Tujuan Collection Strategy hingga proses Assessment Tools baik terhadap
Collector sebagai key person serta assessment terhadap proses
collection strategi itu sendiri dengan menggunakan pendekatan risk
base approach

Manager Up yang terkait dengan implementasi Collection

Key Target Peserta Strategy

1. Collection Business Process

Messages Cakupan 2. Collection Strategy Scope
Pembahasan & (People,Tools,Process&System)
Diskusi Materi 3. Collection Assessment Tools
1. Memperdalam wawasan top management hingga bottom
terhadap collection strategy mulai dari proses Plan
hingga Evaluation
Keuntungan 2. Membantu Peserta dalam mencapai KPI
3. Membuat Perubahan dalam manual proses to digital
process

6
OVERVIEW PERUSAHAAN
PEMBIAYAAN
 Definisi Perusahaan Pembiayaan

Menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK)

Perusahaan Pembiayaan adalah badan usaha yang melakukan

kegiatan pembiayaan untuk pengadaan barang dan/atau jasa.

Kegiatan usaha Perusahaan Pembiayaan Plus

Sewa Operasi
1. Pembiayaan Investasi
+
2. Pembiayaan Modal Kerja
Kegiatan Berbasis
3. Pembiayaan Multiguna
Fee
4. Kegiatan usaha pembiayaan lain yang disetujui
oleh OJK

8
 Tren Business Perusahaan Pembiayaan as of 2020
Tabel 1 Overview Lembaga Pembiayaan
Table 1 Finance Institutions Overview
Jumlah Industri (Unit)
Aset (miliar Rp) Liabilitas (miliar Rp) Ekuitas (miliar Rp)
Keterangan Number of Industries Items
Assets (billion Rp) Liabilities (billion Rp) Equities (billion Rp)
(Units)

1. Perusahaan Pembiay aan 184 512.237 378.191 134.046 1. Finance Company

2. Perusahaan Modal Ventura 61 19.364 9.666 9.698 2. Conventional Venture Capital Company

3. Perusahaan Pembiay aan Inf rastruktur 2 88.089 49.259 38.830 3. Infrastructure Finance Company

JUMLAH 247 619.690 437.116 182.574 TOTAL

*) Data termasuk Syariah

Tabel 2.4 Kinerja Keuangan Perusahaan Pembiayaan

Table 2.4 Financial Performance of Finance Company
Rasio / Ratio Jan-19 Feb-19 Mar-19 Apr-19 Mei-19 Jun-19 Jul-19 Agu-19 Sep-19 Okt-19 Nov-19 Des-19 Jan-20

1. FAR 87,26% 87,40% 86,72% 87,09% 87,26% 86,83% 87,56% 87,50% 87,30% 87,17% 87,65% 87,28% 87,74%

2. GR 2,91 2,84 2,84 2,82 2,85 2,83 2,77 2,75 2,72 2,69 2,63 2,61 2,53

3. MSMD 276,37% 281,57% 276,87% 274,27% 271,53% 269,72% 271,26% 274,03% 277,36% 277,74% 277,22% 271,14% 273,58%

4. NPF 2,71% 2,70% 2,71% 2,76% 2,73% 2,82% 2,74% 2,78% 2,66% 2,52% 2,52% 2,40% 2,56%

5. ROA 3,94% 4,62% 4,73% 4,72% 4,73% 4,67% 4,74% 4,78% 4,80% 4,81% 4,71% 4,79% 5,51%

6. ROE 11,87% 14,25% 14,58% 14,65% 14,61% 14,46% 14,71% 14,97% 14,87% 14,83% 14,37% 14,28% 16,99%

7. Rasio Peny ertaan Modal 1,18% 1,18% 1,16% 1,13% 1,14% 0,97% 0,97% 0,96% 0,95% 0,98% 0,97% 0,98% 0,98%

8. BOPO 82,49% 79,31% 79,18% 79,15% 79,29% 79,41% 79,20% 79,15% 79,32% 79,23% 79,00% 78,93% 76,97%

Sumber: Statistik Lembaga Pembiayaan OJK Tahun 2020

9
 Grafik 1 • Komposisi Aset Lembaga Pembiayaan Tahun 2019 (%)
Graph 1 • Asset Composition of Multifinance Institutions in 2019 (%)

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

10
 Grafik 2 • Jumlah Perusahaan Pembiayaan
Tahun 2015-2019

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

11
 Grafik 9 • NPF
Piutang Pembiayaan Tahun 2015-2019 (%)

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

12
 Grafik 17 • Sebaran Kantor Perusahaan Pembiayaan di
Indonesia (Unit)

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

13
Aset, Liabilitas, Ekuitas Lembaga dan Jumlah Industri Pembiayaan Tahun 2019

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

14
Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

15
NO POJK terkait Old RegulationPerusahaan Pembiayaan
Usaha New regulation
1 POJK No. 28/POJK.05/2014 tentang Perizinan Usaha & POJK No. 47/POJK.05/2020tentang
Kelembagaan Perusahaan Pembiayaan Perizinan Usaha & Kelembagaan
Perusahaan Pembiayaan

2 POJK No. 29/POJK.05/2014 tentang Penyelenggaraan Usaha POJK 35/POJK.05/2018 tentang

Perusahaan Pembiayaan Penyelenggaraan Usaha Perusahaan
Pembiayaan

3 POJK No. 30/POJK.05/2014 tentang Tata Kelola yang Baik Bagi POJK No. 29/POJK.05/2020 tentang
Perusahaan Pembiayaan Tata Kelola yang Baik Bagi Perusahaan
Pembiayaan

4 POJK No. 31/POJK.05/2014 tentang Penyelenggaraan Usaha POJK No. 10/POJK.05/2019 tentang
Pembiayaan Syariah Penyelenggaraan Usaha Pembiayaan
Syariah

16
 Industri pembiayaan merupakan bagian dari Industri Keuangan dibawah Pengawasan Otoritas
Jasa Keuangan(OJK) . OJK melalui POJK No. 29/POJK.05/2014 tertanggal 19 November 2014
yang direvisi dengan POJK NO. 35/POJK.05/2018 tertanggal 27 Desember 2018, telah
mengatur mengenai kegiatan Perusahaan Pembiayaan termasuk didalamnya

Sertifikasi termasuk didalamnya Sertifikasi Tenaga Jasa Penagihan

Kewajiban Pendaftaran Jaminan Fidusia sebagai Mitigasi Risiko Perusahaan Pembiayaan

Kewajiban Memiliki dan Menerapkan Pedoman Eksekusi Jaminan

17
18
COLLECTION BUSSINESS PROCESS
20
21
22
 Collection Handling- Business Process

-7 8

23
 Collection Handling

End Bucket
Smart Reminder Message Recovery Officer
Tele Collection Field Collection Remedial Officer Officer
[Account WO]
[H-7 Jatuh Tempo] [Ovd 1-7 Hari] [Ovd 8-30 hari] [Ovd 31-60 hari] [Ovd 61- Before
WO]

24
 COLLECTION STRATEGY
(People, Tools, Process, System)
 Collection Framework
Credit Initiation Account Management Account Servicing Collection & WO

Collection Strategic
• Bucket and Treatment • Recovery Debt Sales
(SMS, Telecollection, SP, field internal, • Collection Segmentation
Agency, Skip tracer, Cradle to grave & • Cycle-to-Cycle Management
cycle ownership) • Incentive
• RMP (Reschedule, Restructure, etc) • Tactical / Special Program
• Aggressive Collection Strategy • Kompetisi

Collection System Collection Process

• End-to-End Collection
System
• Mobile Collection
• External Agency Management
• Performance/Productivity Tele
Collection & Field Collector
• ACR & Capacity Plan
• Data Maintenance
• Cost Control
• QA & ORP Checking

26
 Strategy Penanganan Account Collection

Bucket Treatment Other Treatment *

B0 SMS Blast * Field Collection/ Desk Coll-TeleCollection

B1 TeleCollection SP 1,2,3 & Field Collection
B2 Field Collection External Collection
B3 Field Collection External Collection
B4-up Field Collection External Collection

Catatan : * = dengan segmentasi Collection

27
 Strategy – Penanganan Collection bucket B0 dan B1
Pengelompokan account berdasarkan Delinquency History untuk
membedakan account yang memiliki kemungkinan melakukan pembayaran 1. SMS
terendah sampai tertinggi.  Pre Delq
Collection Segmentation Risk Segmentation MOB Delinquency History  Payment Thank You (sampling)
 PTP Reminder
High risk BAD BOOK <6 Ever 30+ 2. Letter
>= 6 Ever 30+  Reminder
UNRATED <6 Current  Paid off discount
In and Out Current & X days 3. Tele Collection
Medium Risk GOOD BOOK >= 6 Current 3M  Internal
In and Out Current & X days 4. Field
Low Risk GOOD BOOK >= 6 Current 12M
5. Skip Tracer
6. Risk Mitigation Program
Current 6M
7. Agency
Segmentation Treatment Pre Due X Days  Repo
LOW RISK SMS (overdue) -3 -  Pelunasan
Calling (overdue) - 1 - 18  Pelunasan khusus pihak ketiga
MEDIUM RISK SMS (overdue) -5 & -3 -  Agency direct report to PP
Calling (overdue) -3 until -1 1 - 20 8. Repo
Field Visit (overdue) - 1 - 30  Internal
HIGH RISK SMS (overdue) -7, -5 & -3 -  External
 Pelunasan khusus pihak ketiga
Calling (overdue) -5 until -1 1 - 30
Field Visit (overdue) - 1 - 30

28
COLLECTION SYSTEM
 Collection System – Mobile Collection

Tujuan • Penanganan customer dilakukan cycle to cycle (due date to due date).
• Semua aktivitas penagihan per customer dapat dilihat secara menyeluruh di sistem di masing-masing cabang.
• Monitor posisi Field Collector ketika melakukan penagihan.
• Mempercepat laporan hasil kunjungan update di sistem.

Before VS After
Penanganan account month-end to Penanganan account cycle to cycle –
month-end – 1 kali assignment/bulan
1 assignment per cycle (due date)

Mapping Area Tagih (MAT) Automatic

Mapping Area Tagih (MAT) Manual 2 dilakukan di Head Office

List Kunjungan Konsumen diberikan List Kunjungan Konsumen ada di

hard copy
3 Mobile Collection

Aktivitas Kunjungan Harian (AKH) Aktivitas Kunjungan Harian (AKH)

diupdate manual di luar system
4 diupdate melalui Mobile Collection

Prioritas pengerjaan account:

Prioritas pengerjaan account a. Account Janji Bayar (JB/PTP)
tergantung dari Field Collector
5 b.10 account due date terdekat
c. 10 account due date terjauh

30
 Monitoring Posisi Field Collector

31
 Collection System – Mobile Collection Flow

32
 Payment Pattern X Days based on Segmentation
Current In and Out X Days
Key Message
• Pola pembayaran ini
dihitung dari sejak
tanggal jatuh tempo
konsumen.

• Account dengan
Segmentasi Current dan
In and Out X Days
memiliki pola
pembayaran yang
banyak dilakukan di 10
hari pertama.
Ever 30 DPD Ever 60DPD+
• Sedangkan account
dengan Segmentasi Ever
30DPD dan Ever 60DPD+
memiliki pola
pembayaran yang
banyak dilakukan di
tanggal akhir bulan
untuk semua tanggal
jatuh tempo.

33
 Payment Pattern 30DPD+
30 DPD 60 DPD Key Message
• Pola pembayaran ini
dihitung dari sejak
tanggal jatuh tempo
konsumen.

• Account 30 DPD sampai

dengan 90 DPD memiliki
pola pembayaran yang
banyak dilakukan di
tanggal akhir bulan
untuk semua tanggal
jatuh tempo.

90 DPD

34
RISK MITIGATION PROGRAM
• Otoritas Jasa Keuangan (OJK) menerbitkan POJK Nomor 58/POJK.05/2020 Tentang Perubahan Atas
Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 14/POJK.05/2020 Tentang Kebijakan Countercyclical Dampak
Penyebaran Coronavirus Disease 2019 bagi Lembaga Jasa Keuangan Non-Bank.

• April 2020 OJK menerbitkan POJK no.14/POJK.05/2020 berlaku setahun

• Dengan terbitnya POJK Nomor, 58/POJK.05/2020 maka stimulus ini diperpanjang hingga 17 April 2022
• RMP Covid kebanyakan sudah habis masanya berlakunya Maret 2021
• Perpanjangan untuk stimulus ini masih diberlakukan oleh beberapa PP

36
37
 Risk Mitigation Program

TUJUAN
DEFINISI Mengurangi potensi kerugian dari
Program Keringanan yang kegagalan pembayaran Debitur yang
diberikan kepada Debitur dikarenakan menurunnya kemampuan
bayar Debitur baik bersifat sementara
atau permanen.

Jenis RMP: Defferal Payment Tenor Extension Structure Payment Plan

• Penangguhan/penundaan • Perpanjangan tenor • Pelunasan dipercepat

pembayaran angsuran secara bertahap (cicilan)
dengan pemberian diskon
bunga dan denda

Restructure Forbearance Settlement

• Perpanjangan tenor tanpa • Pemberian diskon untuk • Pelunasan dipercepat

dan penurunan jumlah denda keterlambatan untuk satu kali
cicilan pembayaran dengan
pemberian diskon bunga
dan denda

38
 Matrix Risk Mitigation Program
• Berlaku untuk semua produk
Persyaratan • Masa aktif > 6 bulan
Utama • Ada realisasi minimal pembayaran past due
• Maksimum pemberian program: 1 kali

Persyaratan Defferal Tenor Extension Forbearance Structure Payment Restructure Settlement

Payment Plan
Status Terakhir Lancar dan 1- Lancar sampai dengan 90 Semua bucket Lancar sampai Lancar sampai Semua bucket
30 hari hari dengan 180 hari dengan 60 hari
Status Sebelumnya Tidak pernah > Tidak pernah > 90 hari Semua bucket Lancar sampai Maksimal 60 hari Semua bucket
90 hari dengan 180 hari
Bunga Tidak Berubah Tidak Berubah Tidak Berubah Tidak Berubah Turun Tidak Berubah
Jangka Waktu Max tambahan Max tambahan tidak lebih N/A 12 bulan 2W: 36 bulan 1 kali bayar lunas
2 bulan dari sebelumnya (2W: 36 dan
bulan & 4W: 48 bulan) 4W: 48 bulan
Pembayaran Cicilan Tidak berubah Berubah Tidak berubah Berubah Berubah N/A
Jatuh Tempo Tidak berubah Tidak berubah Tidak berubah Tidak berubah Berubah N/A
Biaya Administrasi Rp Rp 0 0 Rp 0
Perubahan Kontrak Adendum Adendum Adendum Adendum Adendum Tidak ada

39
 Program Keringanan Collection – COVID19
No Nama Program Periode Pembayaran Angsuran Penambahan Tenor Keterangan
1 Grace Period Maksimal 4  Angsuran bunga saja selama periode Ditambahkan di akhir  Untuk debitur dengan jumlah cicilan berjalan kurang dari 1/3
Interest Only bulan  Angsuran pokok dan bunga setelah tenor sesuai periode tenor, maka angsuran bunga dapat dibayarkan sebagian per
Untuk Debitur periode Grace Period berakhir sampai Grace Period bulannya (max pengurangan bunga 50%).
Current (B0) akhir tenor  Debitur wajib diinformasikan perihal pengurangan bunga
yang belum terbayarkan selama Grace Period akan
diakumulasikan ke Outstanding Principal dan dibagi rata ke
sisa tenor (Angsuran setelah Grace Period akan lebih besar
dari sebelumnya).

2 Grace Period Maksimal 4  Angsuran bunga saja selama periode Ditambahkan di akhir  Angsuran pokok dan bunga setelah Grace Period berakhir
Interest Only bulan (include  Angsuran pokok dan bunga setelah Tenor maksimal 3 bulan sampai akhir tenor akan berbeda (lebih besar) dari angsuran
Untuk Debitur keterlambatan periode Grace Period berakhir sampai (Masa Grace Period – 1 awal sebelum Restruktur.
XDays (B1) angsuran (B1)) akhir tenor Bulan)

3 Tenor Extention 6 bulan  Angsuran pokok dan bunga sejak Penambahan Tenor 6
(Perpanjangan Program Keringanan Collection bulan dari Tenor awal
Tenor) diberikan sampai akhir tenor

4 Tenor Extention Maksimal  Angsuran pokok dan bunga sejak Penambahan Tenor Hanya untuk debitur dengan kategori kendaraan Passenger
(Perpanjangan 10 bulan Program Keringanan Collection maksimal 10 bulan dari dengan tahun kendaraan < 7 tahun dari sejak awal pembiayaan
Tenor) diberikan sampai akhir tenor Tenor awal sampai akhir tenor.

Asuransi
Untuk konsumen yang pernah mengikuti RMP sebelumnya, maka penambahan biaya asuransi dihitung termasuk dengan periode RMP sebelumnya.

40
 Strategi Penerapan RMP

Membuat pedoman, Menerapkan protokol

skema dan SOP kesehatan pada semua
restukturisasi titik pelayanan

Melakukan kunjungan
Membangun jalur
ke debitur untuk
komunikasi via email,
penandatanganan
WA, SMS
perpanjangan kontrak

Melakukan update
Memonitor akun restru informasi secara
dipisahkan dari akun berkelanjutan via
non-restru website dan contact
center

41
RECOVERY
 Recoveries

Strategies
 Mengidentifikasi/Mencari/Menghubungi account yang berpotensial tinggi.
 Penyelesaian dan Tenor Pembayaran yang lebih pendek.
 Didefinisikan dengan baik kriteria untuk alokasi account untuk lembaga internal
dan eksternal.

Program Struktur Pembayaran yang Efektif dan Program Insentif

 Vintage
 # of accounts
 Settlement amount & tenor

Reassignment of Accounts

43
Strategy - Recovery Placement
• Membuat Segmentasi berdasarkan bulan sejak account Write Off (New Write Off, Placement 1-6, Parking Pool).
Objectives • Pengerjaan account oleh Field Internal dan Field External akan dipisah berdasarkan segmentasi Recovery.
• Melakukan standard discount matrix dan success fee untuk Agency berdasarkan Placement

Ketentuan
1) Jika dalam masa periode penanganan tidak ada pembayaran sesuai
ketentuan minimum pembayaran yang ditetapkan atau tidak ada
Recovery Segmentation tarikan yang dilakukan, maka account akan dilimpahkan ke FieldColl
Bucket Periode Penanganan Internal atau External Agency yang lain.

Penanganan 2) Jika ada pembayaran sesuai ketentuan minimum pembayaran yang

New WO 3 bulan FieldColl Internal ditetapkan atau penarikan, maka account tersebut dapat ditangani
Placement 1 3 bulan External Agency lebih lanjut oleh FieldColl Internal atau External Agency tersebut
sampai masa penanganan berikutnya dengan ketentuan
Placement 2 3 bulan External Agency penanganan dapat dilakukan oleh FieldColl Internal sampai dengan
Placement 3 3 bulan External Agency kasus terselesaikan dan penanganan dapat dilakukan oleh External
Placement 4 4 bulan External Agency Agency sampai dengan maksimal dua kali perpanjangan SK (jika
pembayaran tetap dilakukan per bulan oleh customer).
Placement 5 4 bulan External Agency
Placement 6 4 bulan External Agency 3) FieldColl Internal dapat memberikan account dalam masa
Parking penanganannya kepada External Agency jika account tersebut
sudah tidak bisa untuk dikerjakan.

44
 OPERATIONAL COLLECTION
Account To Collect Rasio (ACR)
 ACR (Account to Collector Ratio)
How many collector required?

Mengembangkan rencana kapasitas untuk menentukan

jumlah Collector yang dibutuhkan.

NEED :
Collection Strategies
Productivity Standarts
Volume Forecasts

Mengembangkan rencana kapasitas untuk menentukan

jumlah Collector yang dibutuhkan.

46
 Conceptual Example

47
 Account To Collect Ratio (ACR)

48
PEOPLE MANAGEMENT
 Disiplin Monitor Team FC & SPV

1) Disiplin penaturan beban tagih (MAT =Mapping Area Tagih)

2) Disiplin kunjungan konsumen
3) Disiplin pengisian AKH (Aktifitas Kunjungan Harian)
4) Disiplin pemakaian TTR dan serah terima uang collect beserta TTR
5) Disiplin docking dan pelaporan ke SPV/atasan

Eskalasi ke atas apabila ada hal hal yang tidak bisa diselesaikan di cabang SEGERA

50
OPERATIONAL COLLECTION
DCFC
 Daily Activity

Daily Control Functional Checklist

Daily Activity SPV Collection Senin - Jumat
No. Jam Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 08.30 - 08.35 Briefing Cabang (Doa Pagi, Credo, dan Absensi)
Briefing Team (Action Log, Docking, Cetak AKH,
2 08.35 - 09.30
Return dan ambil TTR)
3 09.30 - 11.00 Update Laporan kinerja harian mingguan
Short Interval Control (Progress AKH dan
4 11.00 - 12. 00
kendala serta instruksi spv)
5 12.00 - 13.00 Istirahat
6 13.00 - 15.30 Random Vertel atau OTS konsumen
8 15.30 - 16.30 Upload hasil kunjungan AKH ke system
9 16.30 - 17.00 Review Sore (Docking, return TTR, Action Log)
17.00 - Persiapan AKH esok hari
10
Selesai

52
 Daily Activity

Daily Control Functional Checklist

Daily Activity SPV Collection Sabtu
No. Jam Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 08.30 - 08.35 Briefing Cabang (Doa Pagi, Credo, dan Absensi)
Briefing Team (Docking, Cetak AKH, Return dan
2
ambil TTR)
08.35 - 09.30
Update Laporan dan kirim laporan kinerja
3
harian kepada BM
4 09.30 - 10.00 Persiapan bahan meeting spv dan BM
5 10.00 - 11.30 Meeting All SPV - BM (Cabang)
6 11.30 - Review (Docking, return TTR, Action Log)
7 Selesai Persiapan AKH Senin

53
 Weekly Activity

Weekly Control Functional Checklist

Weekly Activity SPV Collection Minggu
No. Hari Keterangan I II III IV
1 Selasa Monitoring & Follow Up RMP
2 Sabtu Update Laporan dan kirim laporan kinerja Mingguan kepada BM & RCH
3 Sabtu Meeting All SPV & BM (Cabang)
4 Meeting All SPV Regional dengan RCM

54
 Monthly Activity

Monthly Control Functional Checklist

Monthly Activity SPV Collection Bulan
No. Hari Keterangan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sep okt Nov Des
Update Laporan dan kirim laporan kinerja Bulanan
1 Sabtu
kepada BM & RCH

2 Sabtu Meeting All FC, BCS, & BM (Cabang)

3 Awal Bulan MAT (Mapping Area Tagih)

4 Awal Bulan Coaching FC atas performance bulan sebelumnya

55
AGENCY MANAGEMENT
 Agency Management
Key Message :
• Perlunya aturan yang jelas dalam pemilihan, pengikatan dan perpanjangan kerjasama antara Perusahaan Pembiayaan (PP) dengan External Agency
sebagai tindak lanjut dari aturan POJK tentang Tata Kelola Perusahaan yang baik bagi Perusahaan Pembiayaan dan POJK Tentang Penyelenggaraan
Usaha Perusahaan Pembiayaan
• Perlunya kontrol terhadap aktifitas yang dilakukan oleh external agency agar sesuai dengan kebijakan penanganan debitur yang diatur oleh
Perusahaan Pembiayaan
• Perlunya monitoring yang jelas tentang kinerja external agency

Definisi :
External Agency adalah perusahaan pihak ketiga yang bekerjasama dalam proses penagihan kepada debitur PP yang
mendapatkan fasilitas kredit

Siapa ?
Pihak ke tiga yang diberi kuasa dari PP untuk melakukan penagihan dan penarikan unit dari debitur yang
bermasalah/ yang menunggak

Syarat- Syaratnya :
• Berbadan Hukum • Memiliki Pengalaman dalam bidang Penagihan (min 2 tahun)
• Memiliki izin usaha yang masih berlaku • Alamat tinggal, Kantor serta Keberadaannya jelas
• Reputasi yang baik • Memiliki Sertifikasi profesi dibidang penagihan sesuai dengan POJK dan SKCK
• Memiliki Standar Environment office Agency untuk anggotanya dan Owner Agency

57
 External Agency Content

External Agency

Agency Management Cycle

Code Of Conduct Agency Management

Man Power Plan (MPP) Agency Management Area

Alur Distribusi Account - Account

58
 Agency Management Cycle

Kandidat

Reward & Proses

Punishment Perekrutan

Monitoring &
Control Staffing
Process Process

External
Agency

59
 Hiring Process/Perekrutan

1. Lakukan seleksi awal dengan mencakup pertimbangan seperti

pengalaman bekerja diperusahaan leasing sebelumnya, latar belakang ,
domisili, dsb.
2. Lakukan pengecekan atas dokumen yang menjadi persyaratan, seperti
PKS proposal kerjasama, identitas diri dan data-data pendukung lainnya.

1. Pastikan pada saat wawancara, kandidat memang memiliki

kualifikasi sebagai Agency Penagihan.
Due Diligence 2. Jelaskan pada saat wawancara, target apa yang harus dicapai
dan aturan-aturan main yang berlaku.
Proses Seleksi
1. Proses pengecekan keabsahan dokumen. Misal dengan
Wawancara melakukan proses kunjungan langsung ke lapangan ke tempat
usaha/kantor Agency dari kandidat (Due Diligent).
2. Dapatkan informasi selengkap-lengkapnya mengenai pribadi
Proses Seleksi dari kandidat.

1. Pastikan sebelum proses pembuatan PKS semua kelengkapan

dokumen persyaratan sudah diserahkan, seperti SIUP, TDP,
Domisili, Identitas diri, rek tabungan, form survey (Due
Diligence), dsb.

60
 Agency Monitoring Process

61
 Agency Review Process

Koordinasi

lk Peeformance

PP

62
 Permasalahan Penagihan

Alamat sudah Debitur sulit

tidak sesuai ditemui

Debitur pasang
Permasalahan
badan & tidak
Penagihan
kooperatif

Lokasi diluar
Unit pindah
jangkauan
tangan
PP/Finance

63
 Alur Distribusi Account ke External Agency

Agency Management Specialist

Head Office
External Agency

Agency
Management Area

64
 Man Power Plan (MPP) Agency Area

Hiring process / Perekrutan, melakukan koordinasi dengan agency specialist HO untuk ;

• Proses pemilihan dan Seleksi Agency
• Proses wawancara
• Proses Due Diligent
• Proses Pembuatan Surat Tugas

Agency Staffing Process, melakukan koordinasi dengan agency specialist HO untuk :

• New Agency Trainning
• Refreshment Training for New or Existing Agency

Agency Monitoring Process:

• Monitor Agency Activity
• Conduct Regular meeting / Review
• Review Agency Performance
• Coaching Non performing Agency
• Monitoring Acount Distribution to Agency

65
COLLECTION ASSESSMENT TOOLS
 Collector Assessment Indicator

Skill Attitude

Knowledge

67
 Ket Initiatives & Areas for Improvement

Area Improvement Due Date Related Parties PIC

MAN POWER

STRATEGY

PROCESS

SYSTEM

68
Any Questions?
See you again in another LMI Series
LAMPIRAN
Strategy – Collection Segmentation
• Membuat Collection strategi mengikuti segmentasi Good Book dan Bad Book berdasarkan histori pembayaran dan MOB
Objectives • Menentukan strategi yang berbeda untuk masing-masing segment
• Memberikan intensitas aktifitas penagihan untuk konsumen dengan segment Bad Book

Flow Rate to Pre Due (No Overdue)

* Delinquency History = Overdue history in the last 12 months
180DPD
Collection Risk MOB Delinquency History Product SMS Calling Field Visit
Segmentation Segmentation 4W 2W System Telecollection Field Collection
High risk BAD BOOK < 6 Ever 30+ 15,29% 2,51% Due date - 5 Due date - 4 until Due date - 2 until
>= 6 Ever 30+ 0,60% 0,94% Due date Due date
UNRATED <6 Current 0,15% 0,39%
In and Out Current & X days 0,10% 0,35%
Medium Risk GOOD BOOK >= 6 Current 3M 0,05% 0,21% Due date - 3 Due date - 2 until No Field Visit
In and Out Current & X days 0,08% 0,11% Due date
Low Risk GOOD BOOK >= 6 Current 12M 0,01% 0,04% Due date - 1 No Calling No Field Visit
Current 6M 0,06% 0,10%

Flow Rate to Front End (Overdue 1-30 DPD) Mid Range & Back Agency Referral
180DPD End (Overdue
Collection Risk MOB Delinquency History Product Calling Field Visit >30DPD)
Field Visit Field Visit
Segmentation Segmentation 4W 2W Telecollection Field Collection Field Collection External Agency
High risk BAD BOOK < 6 Ever 30+ 15,29% 2,51% No Calling Due date + 1 until Due Date + 31 until - Minimal sudah Terbitkan SP1
>= 6 Ever 30+ 0,60% 0,94% payment received payment received - Unit Tidak ada (tidak terlihat)
UNRATED <6 Current 0,15% 0,39%
In and Out Current & X days 0,10% 0,35%
Medium Risk GOOD BOOK >= 6 Current 3M 0,05% 0,21% Due date + 1 until Due date + 8 until Due Date + 31 until
In and Out Current & X days 0,08% 0,11% Due date + 10 payment received payment received
Low Risk GOOD BOOK >= 6 Current 12M 0,01% 0,04% Due date + 1 until Due date + 8 until Due Date + 31 until
72 Current 6M 0,06% 0,10% Due date + 10 payment received payment received
Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

73
Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

74
 Tabel 18 • Kualitas Piutang Pembiayaan Multiguna

Sumber: Buku Statistik Lembaga Pembiayaan OJK 2019

75