| sictes | | RSF Rapport de suivi financier 4 | SGF Spécialiste de la gestion financitre LACI Initiative pour Paménagement de l’administration des : préts , S&E Suivi et évaluation PAD Document d’évaluation du projet PEP Plan d’exécution du projet RGP Rapport de gestion de projet sP DES PROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE : DIRECTIVES A L’ INTENTION DES EMPRUNTEURS DIVISION CHARGEE DES POLITIQUES OPERATIONNELLES ET DES SERVICES AUX PAYS. 30 NOVEMBRE 2002RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER ‘DES PROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE : DIRECTIVES A L’ INTENTION DES EMPRUNTEURS ‘TABLE DES MATIERES Introduction .. | Les rapports de suivi financier. ‘A. Principes fondamentaux. 'B. Contenu des rapports de suivi os “C.Plan général des rapports de suivi financier... D ‘Soumission des rapports de suivi financier.RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER DES PRGJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE: ‘DIRECTIVES A L’ INTENTION DES EMPRUNTEURS AVANT-PROPOS Les présentes directives ont été établies pour aider la Banque mondiale et ses prunteurs a se mettre d’accord sur le contenu, la présentation et la périodicité des mp orts de suivi financier des projets financés par la Banque. Elles s'appliquent a tous prs ot erédits a Vinvestissement. Ces directives remplacent les instructions pour les rapports de ges rojet (RGP), qui sont contenues dans le document Initiative pour V'aménagement de Vadministration des préts — Manuel d’exécution et le Manuel de gestion financiére des * projets'. Cette version remplace celle en date du 30 novembre 2001. Les changements portés & V'ancienne version figurent 4 l'annexe B, et comportent des indications plus illées sur les conditions relatives aux décaissements effectués sur la base de rapports. | _ La Section I explique briévement les raisons qui ont motivé ces changements. La “Section II fournit des indications détaillées sur I’élaboration des rapporis de suivi inancier et examine les principes sur Iesquels ils se fondent (renseignements sur la jtuation financiére du projet, l'avancement physique des activités et la passation des hés) ; ainsi que sur la présentation, la fréquence ct la soumission des rapports de financier (RSF). La section III analyse l’incidence des RSF sur les décaissements. La section IV décrit les dispositions prises pour passer des rapports de gestion de projet mux rapports de suivi financier. La section V donne des précisions sur organisation de ‘coordination avec les autres bailleurs de fonds pour les questions li¢es aux RSF. Deux xxes sont jointes au présent document. L’annexe A contient des exemples pratiques "de la présentation et du contenu possibles des rapports de suivi financier a partir de cing de projets différents. L’annexe B donne des indications supplémentaires sur les uments & fournir pour le décaissement des préts & l'investissement. Voir Initiative pour Vaménagement de l'administration des préts (LACI) ~ Manuel d’exéoution, Banque mondiale, Département des préts, septembre 1998 ; et Manuel de gestion de projet, Banque ‘mondiale, Département des préts,février 1999.RAPPORT DE SUIVI FINANCIER DES PROJETS FINANCES PAR LA BANQUE MONDIALE : DIRECTIVES A L’ INTENTION DES EMPRUNTEURS 1. INTRODUCTION 1. La Banque a pour politique d’exiger que les projets soient supervisés, car elle veut s’assurer que les fonds qu’elle préte sont exclusivement utilisés aux fins pour lesquelles le prét a été accordé, que les principes d’économie et d’efficience sont respectés et que V’objectif de développement durable du projet est diment pris en compte. Dans le cadre de cette supervision, Ia Banque demande aux emprunteurs de lui soumettre les rapports nécessaires pour assurer de fagon efficace le suivi et I’évaluation des projets. En juillet 1998, elle a demandé aux emprunteurs de Iui soumettre des rapports de gestion de projet (RGP) suivant un format normalisé pour faire le point du suivi financier, de l’avancement des activités (réalisations) et de a passation des marchés. Si la finalité premiére de ces rapports était d’améliorer la gestion financiére des opérations, ils constituaient également une nouvelle base de décaissement ‘qualifiée de formule de décaissements sur la base de RGP. 2. Passage du rapport de gestion de projet au rapport de suivi financier. La Banque a récemment décidé de simplifier et de personnaliser les rapports a foumir, ce qui permet @élaborer ces documents directement a partir des systtmes d’information de gestion des projets, alors qu’ils devaient auparavant étre rédigés séparément. Elle a aussi décidé de changer le nom des RGP pour les appeler rapports de suivi financier (RSF), de fagon a indiquer clairement leur objectif et & signaler les changements intervenus par rapport aux RGP. Si leur objectif est le méme que ceux des RGP qui les ont précédés, le changement de nomenclature refléte deux points essentiels, a savoir que les nouveaux rapports sont centrés sur les aspects financiers des projets et que leur objet est le suivi et non Ia gestion des projets. Les rapports de suivi financier sont différents des états financiers audités qui sont demandés chaque année pour tous les projets. ‘Mais ils peuvent servir de base I’établissement de ces documents (voir paragraphe 10a). 3. Responsabilités de V'emprunteur et de la Banque. Il incombe & ’emprunteur de faire le nécessaire, au départ et par la suite, pour assurer correctement la gestion financiére, la passation des marchés et le suivi des opérations du projet dans le cadre des dispositions d’ordre général concernant la gestion du projet. La Banque doit s'assurer que ces arrangements sont en place avant que I’exécution du projet ne commence et qu’'ils le restent pendant toute la durée de Texécution du projet. 4. Responsabilités des agents de Vemprunteur, Les fonctions des agents du projet pour ce qui est de I’élaboration des rapports, notamment de suivi financier, devront étre définies dans le ‘Manuel d’exécution du projet. La mission du chef/coordinateur de projet est de veiller & ce qu'un rapport de suivi financier complet soit élaboré et distribué en temps voulu a toutes les parties prenantes, En tant que directeur du projet, il (elle) devra aussi travailler avec les responsables gouvernementaux concernés et les agents du projet afin de fournir des indications détaillées sur Ie déroulement des opérations et de prendre les mesures éventuellement nécessaires pour Temédier aux problémes qui se posent ou exploiter les possibilités que peut signaler le RSF. En ‘général, le comptable/directeur financier du projet est chargé d’ établir les rapports financiers, les Tapports sur état d’avancement des activités étant du ressort des spécialistes techniques, et lesrapports sur les marchés, du ressort des agents du pro nature exacte de ces responsabilités variera cependant chargés de Ja passation des marchés, La selon celle du projet 5. Responsabilités des agents de ta Bangue, Coté Banque, c'est équipe chargée du projet qui est responsable de la supervision des opérations. Dans le cadre de la préparation du projet, Péquipe détermine avec les agents de 'emprunteur les dispositions a prendre pour la supervision. néral et le contenu des rapports a fournir par ancier, les &t et les rapports daudit annuels, de méme que les autres rapports & présenter pour assurer de fagon efficace le suivi et Pévaluation du projet, ainsi que la divulgation des données. Le chef d’équipe du projet est le principal point de contact de la Banque avec l"emprunteur. I] est assisté de spécialistes en gestion financiére, de spécialistes ou d’agents qualifiés en matitre de passation des marchés, et des autres membres de I’équine du projet. Ces dispositions précisent notamment le pl lVemprunteur, comme les rapports de suivi TL, LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER S'il est souhaitable que les rapports de suivi financier soient modulables et adaptés a aque projet ou, au besoin, & chag teur dactivité, il est indispensable qu’ils s'appuient sur un certain nombre de principes fondamentaux décrits ci-aprés'. Les sections qui suivent examinent le contenu, la présentation et la fréquence des rapports de suivi financier. pays ou A. Principes fondamentaux 7. Les principes qui gouvemnent les rapports de suivi financier sont les suivants © Les rapports de suivi financier doivent contenir des informations utiles pour Vemprunteur tout en fournissant & la Banque des indications suffisantes pour déterminer > si les fonds décaissés au titre des projets servent aux fins pour lesquelles ils ont été fournis, si exécution du pr Les rapports de suivi financier sour: etre un sous-ensemble ou un condensé des repports que n’a pas besoin pour ses activités de suivi de données aussi détaillées que celles contenues dans les RGP. Ces rapports de gestion doivent suivre en gros les principes énoncés dans cette section & divers égards : a) flexibiité dans le format de présentation et dans la périodicité; b) plan du rapport établi en fonction de Is taille, de ta nature et de la complexité du projet, ainsi que des systemes, des besoins et des compétences des agents de I'emprunteur ; c) nécessité de comparer les dépenses prévues et les dépenses effectives par rapport & ement des activité, et d’analyser les différences ; d) nécessité Patter Pattention sur les probs Evénements imprévus qui peuvent avoir tune incidence importante sur I'exécution du projet ov sur ses systémes de passation des marches et de gestion financiéte) ; ete) nécessté de faire le point sur Vavancement général des opérations comme convenu pendant la préparation du projet. Les agents de la B: ssi aider emprunteur a établir les rapports de ‘gestion ormation requis, la fréquence des rapports et le meilleur moyen d'identifier les formats de emprunteur peut produire avec ses propres syst que les moyens permetiant d'améli sur la gestion du projet, dans la mesure ol 4 examiner (notamment sur lk t> si les cofits budgétisés ne seront pas dépassés. * Les données financiéres doivent @tre li¢es aux renseignements concernant ‘avancemnent physique des activités et 1a passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la situation financiére et les progrés au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maitrise financiére du projet, bien qu'il soit parfois, difficile d’élaborer des indicateurs quantitatifs de production pour certains projets. ‘© Le suivi du projet par la Banque doit étre efficace par rapport aux cofits, tant du point de vue de la Banque que de celui des emprunteurs. 1 convient par conséquent > déviter dans toute la mesure du possible les rapports qui impliquent de la part des emprunteurs la mise en place ou le maintien de systémes paralléles ou faisant double emploi (voir paragraphe 10a). Les RSF doivent certes permettre au lecteur de comparer les données contenues dans les divers rapports, mais la liaison entre les différents éléments d’ information doit passer par une structure information cohérente et ne pas nécessiter de nouveaux systémes complexes information « intégrés » ; > utiliser en principe la méme structure d'information financiére pour la planification du projet et le calcul des cofts, les RSF, les état financiers annuels audités du projet et les rapports de fin d’exécution des projets ; > dharmoniser et d’intégrer, dans toute la mesure du possible, les éléments information requis pour le suivi des aspects financiers et de la passation des marchés avec les autres renseignements demandés par la Banque dans le cadre des rapports d’avancement et du suivi des projets, en particulier s’agissant du suivi des réalisations et des rapports y afférents. Par exemple, si des rapports tape semestriels sont demandés, les RSF devront en faire partie intégrante ; > d’éviter autant que faire se peut de demander aux emprunteurs de fournir & la Banque des informations dont elle dispose déja. Les renseignements concernant les marchés dont le montant nécessite un examen préalable en sont un exemple ; > de s’entendre, lorsque c’est possible, avec les autres bailleurs de fonds qui financent le projet pour I’établissement de rapports et de dispositifs de suivi communs (voir paragraphe 37). B. Contenu des rapports de suivi finaneier 8. Le plan général et le contenu des RSF devront étre déterminés dans le cadre de Pévaluation du projet (sur la base de I’évaluation des systémes de gestion financiére, des modalités de passation des marchés, et de V'analyse générale et des appréciations du chef @équipe du projet) et arrétés lors des négociations. Les autres bailleurs de fonds qui participent au projet doivent éire invités & participer aux discussions (voir paragraphe 37).9, Date de la mise en place des arrangements concernant la gestion financiére. Dans tous les cas, ces arrangements et, en particulier, les capacités nécessaires pour permettre de présenter en temps voulu les RSF, doivent étre mises en place au plus tard avant lentrée en vigueur du. prét. 10. Eléments d’information requis pour les rapports de suivi financier. Les RSF doivent inclure des données sur la situation financire, l'avancement matériel des activités et la passation des marchés. (Des exemples de rapports sont donnés a titre indicatif dans l’annexe A.) Ils doivent comporter en introduction une description des éléments nouveaux concernant le projet et des progrés réalisés pendant la période considérée afin de présenter le contexte dans lequel s'inscrivent les informations communiquées dans les sections sur la situation financiére, le déroulement des opérations et la passation des marchés (ou de fournir d'autres explications concemant ces éléments). a. Rapports financiers. Ces rapports doivent inclure au moins un état financier indiquant, pour la période considérée et en valeur cumulée (depuis le début du projet ou de l’année en cours), les fonds repus, par origine, et les dépenses, par grand poste de dépenses ; les soldes de trésorerie du projet en début et en fin de période ; et les tableaux comparant les dépenses effectives et les dépenses prévues. * Présentation des données par poste budgétaire. Ce mode de présentation doit suivre dans toute la mesure du possible le plan comptable de l’emprunteur, a condition de faire apparaitre séparément toutes les activités spécifiques importantes telles qu’elles ont été déterminées lors de l’évaluation de la gestion financiére et convenues lors des négociations. Si les informations fournies par le plan comptable de l’emprunteur ne sont pas d’un niveau de détail suffisant pour que le projet puisse faire Pobjet d’un suivi, il faudra modifier ce plan ou élaborer le RSF séparément du systéme de gestion du projet de !’emprunteur. Ce plan comptable devra normalement faire apparaitre les postes de dépenses qui différent des catégories de décaissement.? * Relations entre les rapports de suivi financier et les états financiers annuels. Parce qu’ils seront élaborés & partir du systéme de gestion du projet, les RSF produits tout au long d’une année d’exécution pourront dans bien des cas servir préparer les états financiers annuels du projet, ce qui permettra d’établir des rapports de maniére plus efficace par rapport aux cofits. Cela pourrait aussi améliorer le ratio coait- efficacité et la ponctualité des audits des états financiers d’un projet, les RSF pouvant tre examinés a l'occasion du contréle intérimaire des états financiers annuels effectué par lauditeur, © Eviter les systémes paralléles ou qui font double emploi. Deux aspects sont & prendre en compte pour réduire le nombre de systémes d’information inutiles : ‘Llemprunteur fourit au Département des préts des renseignements par catégorie de dépenses via les demansies éeretrait Les RSF ne sont pas audités, mais ils peuvent se révéler utiles pour les auditewrs lors des contrles ‘ntermédiaires. Lorsque ces rapport sont utilisés pour les décaissement, les auditeurs doivent émettre pour les ats financiers eudités une opinion sur 'ligiblité des dépenses financées par la Bangue et V'exstence de pices justificatives edéquates dans es dossiers de enttéchargée du projet.> Dans la mesure du possible, il faudra utiliser les systémes de_gestion financiére de l’emprunteur pour établir les rapports de gestion de projet. Lors de Pévaluation d’un projet, 'emprunteur et la Banque devront done évaluer et examiner Ja cepacité des systtmes de lemprunteur et déierminer s*il est possible de les améliorer pour que l'emprunteur puisse produire des RSF & partir du syst#me de gestion de projet. Il conviendra par exemple de s"interroger sur la possibilité d’utiliser le plan comptable de l’emprunteur pour préparer les rapports financiers. > S'il n'est pas possible d’utiliser les systémes de gestion financiére de Temprunteur, on devrait pouvoir produire des RSF avec n’importe quel systéme comptable séparé ou « isolé » ayant une fonction de gestion de projet plut6t que de recourir a un systéme sans rapport avec la gestion du projet. Les rapports de suivi devraient normalement s’appuyer sur Tes données plus détaillées utilisées par ’organisme d’exécution pour Ia gestion de projets. 1b. Rapports sur Vavancement des activités. Les rapports sur l'avancement physique des activités doivent inclure des informations descriptives et des indicatcurs de réalisation (conformément a ce qui a été convenu lors de la préparation du projet) établissant la liaison entre les données financiéres et l'avancement physique des opérations, et ils doivent attirer l’attention sur les problémes 4 examiner. (Voir paragraphes 21 4 26 pour les instructions relatives au suivi de I’avancement des activités.) Rapports sur la passation des marchés. Les rapports sur la passation des marchés fournissent des renseignements sur les achats de fournitures, de travaux et de services y afférents et sur la sélection des consultants, en indiquant si les méthodes de passation des marchés convenues ont été respectées. Ils comparent l"exécution des marchés avec les plans arrétés lors des négociations ou actualisés ultérieurement, et attirent l'attention sur les principaux problémes rencontrés, tels que les problémes de dotation en personnel ou de renforcement des capacités de I’emprunteur. En outre, les rapports contiennent des informations sur tous les changements autorisés qui ont éé apportés aux contrats. Ils peuvent aussi faire état de plaintes déposées par les soumissionnaires, de problémes d’exécution des marchés par les entreprises et de tout différend contractuel majeur. 11. Rapports de suivi financier des petits projets. Lorsque le montant d’un prét, d’un erédit ou d'un don ne dépasse pas 5 millions de dollars, comme c’est Je cas pour les préts au développement des connaissances et A l'innovation (LiL), il sera généralement possible de simplifier les rapports compte tenu du niveau relativement modeste des fonds préiés et de la nature probablement moins complexe du projet. La situation financiére, I'avancement des activités et la passation des marchés devront toujours faire l'objet d’un rapport, mais le projet ‘comprendra en général moins de composantes et d’indicateurs de réalisations et de réalisations, de sorte que les rapports pourront étre plus simples et moins détaillés. On pourra aussi éventuellement en réduire la fréquence. 12. Portée des rapports de suivi financier. Le RSF porte sur l'ensemble du projet tel qu’il est décrit dans le document d’évaluation du projet, et non pas uniquement sur Putilisation des fondsde la Banque. Il renseigne donc sur l'ensemble des activités du projet, des financements et des dépenses, notamment les apports des autres bailleurs de fonds et les contributions en nature sous forme de main-d’ceuvre ou de logement par exemple, indépendamment du fait que Porganisme @exécution contréle ou non I'affectation des fonds a telle ou telle composante du projet. Lorsqu’un emprunteur ou un co-financier finance directement des biens et services ou qu’il contribue en nature a leur fourniture, il convient d’évaluer correctement la valeur de ces apports. pour déterminer les montants a inscrire dans Jes comptes. Si ces informations ne sont pas aisément disponibles, la présentation des RSF ne doit pas en étre retardée pour autant. Une note & ce sujet devra étre incluse dans le rapport, et les données nécessaires jointes & un rapport ultérieur, lorsqu’elles seront disponibles'. 13. Organismes d’exécution multiples. Les dispositions relatives a 1’établissement de rapports sur des projets qui font intervenir plusieurs organismes d’exécution, de méme que celles régissant 1a présentation et Ia fréquence des RSF, doivent étre définies au plus tard a Pévaluation, puis arrétées et notées dans les documents lors des négociations. En principe, un seul RSF doit étre soumis pour chaque période considérée. Si, par exemple, deux entités au moins sont chargées d’exécuter différentes composantes d’un projet et qu’il existe une unité centrale du projet (chargée de coordonner les opérations) et un seul compte spécial, I’unité centrale doit établir des RSF consolidés qui couvrent les différents organismes d’exécution. Cela n’est cependant pas toujours possible. Prenons le cas par exemple d’un projet qui n’a pas d’unité centrale et avec plusieurs agences d’exécution, dotées chacune de leur compte spécial et chargées Wexécuter le projet en différents lieux (zone, état, province), . La mise au point d’un RSF consolidé est dans ce cas impossible, et chaque organisme d’exécution doit préparer son propre RSF. 14. Monnaie utilisée pour les rapports de suivi financier. Le choix de la monnaie utilisée pour les rapports sera arrété lors des négociations. Les rapports de suivi financier devront utiliser Ta monnaie dans laquelle les emprunteurs tiennent normalement leurs livres de comptes. Si les comptes sont tenus dans une monnaie autre que celle du compte spécial, 1a question de Ia conversion se posera. En régle générale, les soldes d’ouverture et de cloture du compte spécial (ct de tout autre compte bancaire concernant le projet qui est tenu dans une monnaie différente de celle des livres de comptes) devront étre convertis respectivement au taux de change en vigueur & Ja date d’ouverture et a Ia date de cléture. Les opérations effectuées partir du compte spécial (ou d’autres comptes bancaires tels que ceux mentionnés ci-dessus) devront étre converties au taux de change en vigueur a la date des opérations. Les taux de change appliqués devront étre indiqués dans une note jointe au rapport de suivi financier. 15. Principes comptables. Les pays utilisent «1 \éral deux méthodes de comptabilité reconnues — la comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement’. Le choix de la méthode détermine s'il convient ou non d’enregistrer ou de comptabiliser les opérations/événements, ainsi ‘Les RGF ne sont pas censés fournir d’informations sur Tes marchés qui se rapportent sux activités financées par ‘autres bailleurs de fonds, mais analyse du déroulement des opérations doit indiquer oii en sont ces marchés, ainsi que leur incidence sur l'état d’avancement global du projet. Outre ces deux méthodes, les tats peuvent aussi utiliser la comptabilité d'engagements budgétaires. Cette méthode, qui a essenticllement une fonction de contr6le budgétaire, consiste & comptabiliser les opérations au ‘moment oil elles sont engagées, par exemple, lorsqu’une commande est passée, Ce n'est pas une méthode acceptable pour I'étiblissement de rapports de suivi financier.pS TEPNSSNESUOGSONGEA IAS BA ca bi ns nr généralement acceptable pour les projets exécutés par des entités non génératrices de produits. La complabilité d'engagement est indispensable lorsque la gestion des dettes exige une attention re nt gue Por. a bescin de disposer de données sur le coat complet (per opposition aux paiements effectifs). La comptabilité d’engagement pure est donc exigée pour toutes les entités commerciales/génératrices de produits qui regoivent des fonds de la Banque. En réalité, différentes méthodes de comptabilité ou des versions modifiges de ces méthodes sont utilisées & différents niveaux de V'administration. Il convient cependant de n’appliquer qu'une seule méthode a la comptabilité d’un projet donné. Les principes comptables applicables au projet devront étre arrétés lors des négociations et spécifiés dans une note jointe aux RSF. 16. Planification du projet. Pour assurer le suivi efficace d’un projet, il faut bien planifier les opérations, notamment établir un plan financier, sans quoi on ne dispose d’aucune base de ‘comparaison pour juger des réalisations concrétes. Le processus de planification doit commencer aux premiers stades de a préparation du projet. A mesure que le projet prend corps, le plan se précise pour devenir un plan d’exécution du projet a partir duquel on pourra suivre le éroulement des opérations et repérer les aspects appelant des mesures correctives. Les informations contenues dans ce plan initial doivent comporter des tableaux de cotits, des indicateurs de réalisations physiques et des détails sur les cofits. II faut actualiser ce plan lorsque des changements importants surviennent dans les hypothéses de base ou dans Vexécution du projet si l’on veut qu'il reste réaliste. 17. Des plans d’exécution rationnels. Un bon plan d’exécution doit comporter les éléments suivants : ‘+ des projections ou des prévisions financiéres couvrant la durée de vie du projet et désagrégées en plusieurs périodes, qui serviront a établir les budgets annuels du Projet ; © unplan de passation des marchés, décrivant notamment les activités concernées et les, procédures utilisées dans le cadre du projet (par exemple, les dispositions et les procédures arrétées pour obtenir les services des entreprises) ; © Ja structure et le contenu des rapports financiers du projet, ainsi que les modalités d’audit retenues ; © des indicateurs vérifiables, notamment d’avancement physique des activités, qui puissent étre valablement associés aux colits ; et ‘les critéres retenus pour surveiller les écarts entre les cofts prévus et les coiits réels, ainsi que l’avancement physique des opérations. 18. La planification financiére : premiéres étapes. La planification financitre commence avec les éléments d’information sur les cofits obtenus 2 l'aide du logiciel COSTAB (atilisé par la Banque pour établir les tableaux de cofits des projets) ou par d’autres moyens, comme un tableur. L’équipe du projet de 1a Banque et les agents de I’emprunteur sont chargés conjointement de s*assurer que ces éléments d’information sont rassemblés de maniére adéquate. Les tableaux decoiits doivent, dans la mesure du possible, étre bas¢s sur le plan comptable de ’emprunteur afin de s’assurer que les rapports financiers du projet pourront aussi étre établis sur cette base". Avant la mise en ceuvre du projet, les emprunteurs devront, avec l'aide des agents de la Banque si nécessaire, affiner les indications de coiits avec une description détaillée des activités du projet, des calendriers détaillés (en particulier pour le plan de passation des marchés) et des budgets de ‘dgpenses décomposés par période le cas échéant. Les dépenses budgétisées pour chaque trimestre (ou toute autre période appropriée) devront étre fonction des activités du projet programmées pour le trimestre (ou la période) consid 19. Révision des budgets des projets. Les données chiffrées de la planification doivent rester réalistes afin de pouvoir expliquer de fagon cobérente les différences observées par rapport aux prévisions. Avant le début de chaque exercice du projet, il conviendra done que les agents de Vempruntcur examinent, et modifient au besoin, le budget du projet pour I’année a venir en tenant compte de toute actualisation du plan d’exécution du projet. Cela évitera d’avoir & rendre compte des différences attribuables uniquement aux retards du projet qui n’ont pas été pris en compte dans le plan d’exécution ou le budget actualisé du projet. Le budget révisé devra normalement étre communiqué au chef déquipe au moins deux mois avant le début de lexercice du projet. 20. Analyse des écarts . Les rapports financiers signalent les écarts observés entre les cotts prévus et les coiits effectifS. De méme, les rapports de suivi de l’avancement physique indiquent les différences entre les réalisations prévues et les réalisations effectives, et les rapports sur la passation des marchés signalent les différences constatées au niveau des marchés. Les écarts importants devront étre analysés, et les rapports devront fournir des explications et indiquer les mesures correctives & prendre. Le niveau A partir duquel un écart sera considéré comme suffisamment important pour nécessiter un examen ou une action corrective doit étre convenu au stade de la préparation du projet via la définition d’un pourcentage de variation ou des activités & surveiller. Le coiit d’une petite activité peut en effet varier dans de fortes proportions sans que cela n’affecte guére l’ensemble du projet. Le pourcentage de variation a prendre en considération pourra done différer d’une activité 4 l’autre et d’un projet 4 l'autre. 21. Le suivi de Vavancement des activités. Comme on I’a noté au paragraphe 7, le suivi des dgpenses au regard de l’avancement physique des activités est un élément clé pour assurer la maitrise des cofits d'un projet. On ne peut suivre l’avancement physique des opérations que si Von dispose de données sur les réalisations concrétes qui indiquent les facteurs déterminant les cofits des composantes du projet. Certains emprunteurs n’ont pas pour habitude de recueillir ces données, et d’autres doivent renforcer les systémes qu’ils utilisent 4 cet effet. Aussi la question de savoir comment identifier ces réalisations doit-elle étre examinée avec soin lors de la préparation du projet. Pour ce faire, il faut que le projet soit concu de telle sorte que l'on puisse voir 4 quelle composante ou activité correspond telle ou telle réalisation’; ‘Le plan comptable de I’emprunteur peut étre le systéme de comptabilité de I'administration centrale ou le plan comptable de l’entité ou de 'organisme chargé de Iexécution du projet. Suivant le cadre logique mis au point par la Banque pour concevoir et monter des projets, par exemple, que l'on ‘peut trouver dans le document d’évaluation du projet.© qu’un lien puisse étre clairement établi entre chaque réalisation et les cotits auxquels elle a donné lieu ; et systtme Gable permette d’enregistier et de présenter ces réalisations. © qui 22, Blaborer des indicateurs de réalisation. C’est la nature du projet qui détermine le mode de suivi de Pavancement physique des activités, mais on définira en général des indicateurs qui relient les réalisations aux cofis ; les réalisations attribuables & chaque composante (ou activité) du projet sont en effet souvent directement liées a ces cofits ou influent sur eux de fagon déterminante. Dans certains cas, le suivi pourra étre assuré au moyen de renseignements concernant état ’avancement du marché. 23. Méthode de suivi. La méthode qui consiste & relier les réalisations aux cotits convient aux projets donnant lieu 4 un flux de réalisations relativement homogénes et faciles 4 quantifier, qui peuvent étre définis comme étant les principaux facteurs de cotits (par exemple, nombre de personnes formées, quantités de fournitures livrées et nombre de cas évalués, de traitements effectués ou de permis délivrés). Dans le cas d’un projet prévoyant essentiellement des activités de construction, cependant, les réalisations peuvent n’apparaitre qu’une fois les travaux terminés. On peut alors suivre les réalisations en fonction de l'avancement des marchés. Pour certains projets, les deux méthodes pourront étre utilisées —par exemple, un projet d’éducation peut avoir une composante formation d’enseignants (méthode de T'unité de production) et une composante construction d’université (méthode de la gestion des marchés). Dans certains cas, aucune de ces méthodes ne pourra étre utilisée, ef il faudra éventuellement adopter une approche différente, telle que celle de l'information descriptive. 24. — Portée du suivi des réalisations. Le suivi des réalisations est une tache qui doit étre appréhendée avec réalisme. Il n’est pas nécessaire de mesurer les réalisations de toutes les composantes et activités du projet. Il convient plut6t de s’employer & mesurer les réalisations des principales activités et de prévoir & cet effet des systémes d'information dont Ia couverture pourra & la longue étre étendue. 25. Mesure des résultats des projets. Ce n'est pas & partir de la mesure des résultats d’un projet, qui indiquent si les objectifs de développement du projet ont éé atteints — comme Vamélioration des résultats scolaires, le changement des pratiques ou des comportements d’un groupe cible, ou l’augmentation de la production agricole — que ’on peut généralement faire le lien avec les coats indiqués dans les RSF. Cette mesure a une autre utilité : elle permet de suivre et d’évaluer Vefficacité d’un projet et sa contribution A Ia réalisation des objectifS de développement visés. Cependant la mesure des réalisations comme celle des résultats font partie du cadre logique établi par la Banque pour concevoir et gérer I’ensemble d’un projet. Ces mesures des résultats au regard des objectifs de développement du projet devraient aussi faite partie du plan de suivi et d’évaluation exigé pour le projet. 26. A quel moment déterminer les indicateurs de suivi. 11 faudra mettre au point en paralltle les indicateurs permettant de suivre le déroulement des activités physiques du projet, d’une part, t les indicateurs de réalisations et de résultats pour le plan de suivi et d’évaluation, d’autre part.10 On évitera ainsi les doubles emplois, les indicateurs de réalisations pouvant parfois servir dans les deux cas." des rapports de suivi financier C. Plan gén 27. Le RSF comprend un rapport financier, un rapport sur l'avancement physique des activités et un rapport sur Ia passation des marchés. Le RSF se présente différemment selon le projet, mais il convient ’éviter de multiplier inutilement le nombre de formats de présentation, Les emprunteurs souhaiteront donc peut-étre convenir avec la Banque d’un format plus normalisé, qu’ils pourront utiliser pour les différents projets intéressant le pays et en particulier pour tous les projets intéressant un secteur donné, Le plan général du RSF devra tenir compte de Ja nature, de Ia taille et de la complexité de chaque projet, mais il faudra aussi veiller a ce que la Banque obtienne les éléments d’information dont elle a besoin pour le suivi des projets. Le plan des RSF devra étre déterminé au stade de la préparation du projet et ammété au moment des négociations. Plusieurs formats de présentation sont indiqués a titre d’exemple a l’annexe A. 28. Rapports financiers. Dans la mesure du possible, les rapports financiers doivent se présenter sous une forme que les systémes de l'emprunteur peuvent produire, et cette présentation doit étre jugée acceptable par la Banque. Les agents de la Banque travaillent avec les clients pour définir ces formats de présentation et les aider au besoin a prendre les dispositions nécessaires pour produire ces rapports. 29. Rapports sur Vavancement physique des activités. Le plan général de ces rapports variera en fonction de la nature du projet 30. Rapports sur la passation des marchés. Le principal objectif des rapports sur la passation des marchés est de faciliter le suivi des projets et, en particulier, examen a posteriori des marchés. Les rapports sur Ia passation des marchés doivent étre concus de telle sorte que les agents chargés de l’exécution d’un projet puissent améliorer la qualité et la fiabilité de la gestion des marchés, compte tenu des caractéristiques propres & chaque projet et & chaque type de prét. Is pourront ainsi étre moins détaillés dans le cas d’un prét au développement des connaissances et A innovation ou d’un projet de développement de proximité, par exemple, que ceux qui sont exigés normalement, Pour certains projets, un chef d’équipe pourra désirer suivre tous les marchés dont Je montant est inférieur au seuil & partir duquel un examen préalable est exigé’, tandis que pour d’autres (comme des projets communautaires, par exemple), il pourrait dire préférable de fixer le montant minimum & partir duquel un marché sera inclus dans les rapports & la Banque, de sorte que ceux-ci ne soient pas d’une longueur excessive. D’autres instructions concernant les indicateurs de réalisations et de résultats sont fouries dans la publication de la Banque intitulée Performance Monitoring Indicators Handbook (1996), ? La Bangue obtient des renseignements sur les marchés dont le montant exig, ces renseignements dans ses systémes internes. Dans certains cas cependant, I'emprunteur et la Banque peuve ppréférer inclure également ces marchés dans les RSF pour donner une idée générale de tous les march: financés par la Banque en un seul rapport, Un rapport aussi détaillé sur les marehés n'est pas nécessairement ‘requis pour tous les RSF, mais il peut se révéler utile & certaines périodes clés, comme au moment de examen 8 mi-parcours un examen préalable et conserve -enectcsaceansahatnimacensneini i u D. Soumission des rapports de suivi financier 31, Les rapports de suivi financier sont établis et soumis a la Banque selon une périodiité oui doit étre déterminée an stade de Pévaluation du projet et arrétée lors des négoriations et qui doit coincider dans toute Ia mesure du possible avec celle des rapports similares soumis & Pinstitution. Cette périodicité, au moins semestrielle, devrait étre trimestrielle dans la plupart des cas", Les projets complexes ou haut risque peuvent nécessiter des RSF plus fréquents. Le premier rapport couvrira normalement la période allant de la date d’entrée en vigueur du prét ou du crédit jusqu’a la fin du premier trimestre suivant cette date". 32. A quel moment soumettre les rapports de suivi financier. Les rapports de suivi financier devront normalement étre soumis au chef d’équipe dans les 45 jours qui suiyent la fin de la période couverte par le rapport, Si le RSF n’est pas communiqué a temps, le chef d’équipe prend contact avec l'emprunteur pour s’enquérir de Ia raison de ce retard et de la date & laquelle il prévoit de soumettre son rapport. Tout retard de présentation d’un RSF entrafnera normalement un resserrement de la supervision par I’équipe du projet de 1a Banque et pourrait donner liew & des recours juridiques pour non-respect des clauses de l'accord. En outre, les décaissements au titre du projet, s’ils sont effectués sur la base de rapports, s’en trouveront retardés, TIL. DEcAIsseMENTS 33. _Les emprunteurs conservent 1a possibilité d’opter pour des décaissements sur la base des opérations ou pour des décaissements sur la base de rapports (simplifiés). Il leur faut cependant remplir certaines conditions pour pouvoir bénéficier de la formule de décaissements sur Ia base de rapporis, Ces conditions et d'autres questions liges aux piéces 4 foumir pour les décaissements sont précisées & l’annexe B. IV. DISPOSITIONS TRANSITOIRES 34, L’obligation de soumettre des RSF 4 la Banque s*applique a tous les projets évalués & partir du 1" janvier 2002. Les emprunteurs conservent toutefois la possibilité d’ytiliser le format de présentation normalisé du rapport de gestion de projet (RGP). 35. Projets évalués entre le I” janvier 1998 et le 31 décembre 2001”. Pour les projets évalués entre le 1% juillet 1998 et le 31 décembre 2001, les emprunteurs qui s’étaient dgja engagés a élaborer des RGP peuvent demander a s’entendre avec la Banque sur la marche & Pour beaucoup de projets, des rapports activité doivent étre soumis tous les six mois, Dans ce cas, un RSF tvimestriel sur deux pourrait éte intégré au repport semestricl Lorsque des dépenses importantes doivent étre effectuées avant lentrée en vigueur du prét ou du credit, il est parfois préférable que le premier RSF soit établi et soumis& la Banque avant Ia fin du premier imestre qui suit Pentrée en vigueut. Les emprunteurs peuvent aussi souhaiter soumettre leur RSF svant ja fin du premicr ‘rimestre pour d'autres raisons, par exemple pour que la Banque et d'autres parties prenses leur indiquent comment améliorer le rapport, ou pour prouver que Ventité chargée du projet est préte 4 opérer suivant la formule des décaissements sur ia base de rapport. Ces directives ne s'appliquent pas aux projets évalués avant Je 1® juillet 1998, dans la mesure ol Tes cemprunteurs n'étaient pas tenus de produire des rapports de gestion pour ces projets2 suivre pour passer 4 la formule des RSF. Les agents de la Banque travailleront avec les agents de Yemprunteur pour déterminer d’un commun accord les dispositions a prendre a cet effet. 36. Projets dont les décaissements sont basés sur les RGP. Les emprunteurs qui utilisaient la formule des décaissements sur la base des RGP normalisés avant le 1" janvier 2002 peuvent continuer a le faire. Dans ce cas, les regles et procédures décrites dans la Lettre de décaissement correspondante continueront de s’appliquer. Sinon, les emprunteurs peuvent décider de passer au nouveau systéme des RSF, lesquels doivent étre conformes aux régles de base décrites dans les présentes directives ainsi qu’aux autres régles applicables a la formule des décaissements sur la base de rapports visées a l'annexe B. V. COORDINATION DES BAILLEURS DE FONDS 37. _ Si un projet est financé conjointement par la Banque et d’autres bailleurs de fonds et si les calendriers de préparation du projet coincident, les agents de la Banque travailleront avec les autres bailleurs de fonds pour coordonner les différentes évaluations des capacités dans le but de rationaliser Ie processus. Le cas échéant, les agents de la Banque et ceux de l’emprunteur chercheront & harmoniser, dans la mesure du possible, le plan général, le contenu et la périodicité des rapports communs & soumettre aux bailleurs de fonds. En réduisant le nombre des rapports & soumettre, I'harmonisation permettra probablement de réduire les cofits supportés par Femprunteur et les bailleurs de fonds.ANNEXE A. EXEMPLES DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER Cette annexe présente a titre indicatif cing exemples de rapport de suivi financier : . Le projet d’éducation de I’Etat d’« Atlantis » . Le projet de routes urbaines de I’Htat d’« Appletonia » . Le projet de filet de protection sociale de I’Etat de « Pacifica » . Le projet d’administration fiscale de I'Etat de « Plutonia » . Le projet LIL d’éducation de I’Btat d’« Hibernia » (exemple d’une petite opération) Les emprunteurs et la Banque pourront convenir d’apporter certaines modifications au plan général de ces rapports, mais ces adaptations ne devront pas conduire amputer le contenu informatif de ces documents au point que la Banque ne dispose plus du minimum requis pour assurer le suivi des projets. Il y a également lieu de penser que beaucoup d’emprunteurs souhaiteront utiliser le méme format de présentation pour tous les rapports concernant leur pays ou certains secteurs activité, ce que la Banque les encouragera & faire. Le tableau 3 de I'annexe B donne la liste des éléments d'information supplémentaires & fournir pour Jes décaissements sur Ia base de rapports. La Banque ct les emprunteurs peuvent décider d’inclure des éléments d'information supplémentaires dans ces rapports. Citons a titre d’exemple les prévisions actualisées des dépenses, la liste des actifs (ou catégories d'actifs) finaneés par la Banque, I’analyse des financements de In Banque par catégorie de décaissements des préts, les résultats financiers cumulés de l'année, les annexes ou notes analysant plus en détail les principaux domaines dactivité ou un ou plusieurs postes de dépenses, et des explications descriptives plus détaillées sur les résultats obtenus et les mesures & prendre pour remédier aux problémes qui se posent dans tel ou tel domaine. Certains des exemples de rapports présentés ici montrent ‘comment intégrer ces éléments d’information complémentaires dans le corps du rapport. Les emprunteurs qui fournissent les informations nécessaires pour les rapports de gestion de projet introduits en 1998 remplissent toutes les conditions voulues pour les RSF.ANNEXE A Exemple I Page 1 RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER - EXEMPLE 1 ATLANTIS ~ PROJET D’ AMELIORATION DU SECTEUR DE L’EDUCATION ‘Table des matiéres 1. Examen de l'état d’avancement du projet, 2, Tableau sur Vorigine et ’emploi des fonds Emploi des fonds par activité du projet (compléte le tablean sur Vorigine et Pemploi des fonds) 4. Rapport sur ’avancement physique des activités ~ réalisations physiques 5. Rapport sur l’avancement des activités — état d’avancement des marchés de travaux et de services 6. Rapport sur la passation des marchés ~ descriptif et tableaux [Cet exemple illustre le cas d’un projet d°éducation qui comprend d’importants travaux de génie civil, des achats de matériel et des activités de formation. Le tableau sur l’origine et Vemploi des fonds inclut des prévisions de trésorerie pour les six mois qui suivent afin de faciliter la planification et le suivi du projet. L’avancement physique des activités fait objet d’un suivi sur la base des unités de réalisation lorsque la chose est faisable, ou de Pétat d’avancement des marchés/travaux pour les activités de construction. ]ANNEXE A Exemple I Page 2 EXAMEN DE L’AVANCEMENT DES ACT TES, ATLANTIS— PROJET D’AMELIORATION DU SECTEUR DE L7 EDUCATION Présentation des RSF dans le cadre des rapports d’activité 1. Les rapports ci-joints rendent compte de lavancement du projet en fournissant des renseignements sur activité financiére, les principaux indicateurs de réalisation et la passation des marchés pour le trimestre qui va de janvier A mars. Les rapports de suivi financier pour les périodes qui se terminent en juin et décembre sont intégrés au rapport, activité semestriel du projet, qui est plus étoffé. Un rapport d’ activité détaillé du projet sera établi dans le cadre de la préparation de examen & mi-parcours du projet. Observations concernant le RSF (et explication des principaux écarts entre prévisions et réalisations) 2. Toutes les composantes du projet sont au moins partiellement achevées. Les rapports ci-joints sur l’avancement physique des activités montrent les progrés accomplis en termes de réalisations matérielles pour certaines activités, et d’avancement des travaux j pour les autres. Comme convenu pendant l’évaluation du projet, seules les principales activités du projet et/ou les activités qui se prétent A ce genre de rapport sont incluses dans les rapports sur l’avancement des activités. Un bilan des principales activités du projet est présenté ci-aprés. 3. Activité 1a: Nouveau systéme d'information de gestion décentralisé~ Les cots indiqués dans les rapports financiers concernent I’achat de serveurs pour le ministére de T’Education, l'achat et installation de 50 ordinateurs pour les bureaux de district, ainsi que achat et installation de quelques logiciels. Avant de pouvoir établir une liaison compléte avec V'un quelconque des bureaux de district, il faut compléter la programmation au niveau central, installer tous les logiciels dans les bureaux de districts, et former Ia totalité des agents TI (6 des 30 agents ont été formés A ce jour). Il est toujours prévu de lancer le systéme en mars 2002, mais linstabilité de la situation politique dans le district d’ Heravora pourrait entrainer des retards d’exécution. 4, Activité Ib : Construction des nouveaux bureaux de district— Les travaux de construction pour les bétiments 1 45 devraient se dérouler conformément au calendrier prévu, et leur coft ne devrait pas dépasser les estimations établies. Le batiment 6 sera achevé avant la date de livraison prévue, mais les fortes pluies qui sont tombées sur le chantier en novembre 2000 entraineront des dépassements de coft. Le marché pour les batiments 7 & 10 a été signé le 28 mars 2001. 5. Composante 2 : Elargir Vaccés @ l'enseignement ~ La remise en état des écoles secondaires progresse comme prévu. La construction des 50 écoles gérées par les communantés est en avance sur le calendrier, car la conception modulaire retenue par le maitre d’euvre a permis de gagner en efficience et de réaliser des économies d’échelle. Quarante établissements sont achevés, dont 24 sont déja utilisé.Oe — ———————— eee ANNEXE A ExempleT Page 3 6. Composante 3 : Formation des enseignants et des directeurs d’école ~ Les cours se déroulent comme préva ; la principale différence par rapport aux prévisions est le cofit de Ja formation & la gestion des directeurs, qui est supérieur de 10 % environ aux estimations. Le marché concernant les services de formation a été passé conformément aux procédures de la Banque mondiale, et I’avis de non-objection du chef d”équipe de la Banque a été recu le 5 octobre 1999. 7. Composante 4 : Gestion du projet ~ Les cotts de la gestion du projet ont dépassé les prévisions de fagon substantielle pendant le trimestre, car il a fallu verser a 3 employés les arriérés de salaires qui n’avaient pu étre payés depuis plusieurs mois en raison de retards dans les contrats. Le montant total des coats de cette composante est conforme au montant indiqué dans Ie plan et dans le document d’évaluation du projet.| | ANNEXE A Exemple I Page 4 ‘Gouvernement d/Atiantis : projet d'amélioration du secteur de réducation ‘Sources et utilisations des fonds Préi Banque mondiale (BIRD) No 1234-ATL. Pour le trimestre finissant le 31 mars 2001 en millirs de pesos d’Atlantis (AP) J Prévisions 6 mois Tiaste Gamat | aver ncaisements inancements da gouvernement, Financements BIRD Financement total ‘Mons: dépenses par composante enforcement institutionnel ‘Acerossement de aecés Perfetionnement des eneignant et decteurs Gestion de projet Autres (y compris a commision sur pt) ‘Toul es depenses neaisements moins dépenses Ajouter: iffrence de taux de change Evaltion mete de Penaise Solde ouverte de Penaisse Compleen banque du proet Compt spcil BIRDIDA Total de Fencise ouverte Ajouter: olution nee de Feneaise Encalsse nett disponible LE Sold de laure de Tencaisse LE ‘Compte en bangve da projet, Foo] | a 4000) Comptespcil BIRDMIDA 40.000 0.000 Solde total de cltare de encasse Notes, Les tux de change suivants ont dé appliqns ls conversion olde Couverture ds compte special pour le wimestre: 1 USS = 14,7 AP, Les financement BIRD reas sinsi qu ous es dépenses effectudes en mounae angie sont converts a taux de changed jour de latranacton, La moyenne pondéree de xs tux depuis le but du projet stabi 14,8 environ, = sold de lore du compe spécial: 1 USS= 14,9 AP:ass SPS Sree [ser sar wst — Jooscrr Blan a RaSTRS pL (D007 = loseer___loower _|o- 0 v ] Gad ans uopssruio> eauenjou) ssanny gs 00'S |ooo'sr____ lone oos*9 9 lo 00 foo ——+t jos - ov ose= jose (0s ooo or oor os" [os [ose (oz foos'sz —ous'we osrur ( —| oso-snos. fooo'st jo00's1 “jose - o ‘91029,p sinayooup sop worsa8 wy woneRaI0 “q fooster Toos'ez- j00s's [00s - sjuvu}asua sop womeus0 fe - 21099, sanajpa.tp| _ I I 1 susjasua sop juauauuon2a}iog ¢ looo's* —_[oow'orr (oooroze _[000'oe _[oor'zr- locos [oou'ay novsnos Jooo'ost |000'OST [ooo'szt [000°00T loss‘vi- —[ooo'se losv'0z ‘pinwuncmuo9} - - sod S098 sous 5009s 9an0% 'q Joooooe —~oo0"06e (ooo's6—_joowooe —lose'z —jooo'se__Jose'ze Sauepuoses 5109p — 59998, 9p wonEoY 2 sro'ees 09°96 joos'ct ‘000% selumng v 9pmpp sosanog 9 sez ayauuo}saynd uoneaog loso'zsr 1000" -anbyuypay sourisissy °o ooo'oes o00's sip 9p xmeaing ap uopanss409 oos'st losczr looser etfemo29p OTS MaARON *E | puvopmpsuyyuous.40y4>q aa Tay aa | eg | Taber MT ATMRTOTATT ay ava Tey ¥ (av) Jooz sew }¢ 01 juessyuy o1)sou144~Jofosd ap guanoe sed spuos sop uoHEstINA “LLV-¥621 ON (Guia) e1e!puoW enbueg yeid Lopeonpe,| ap 4n9}90s np uoHeLoH/9uIe,p yofoud : sHUeAY,p joWOWZeANES go8eq Tordwoxy V aNaNNYsnon| 000° wz 00% 0 spy ose o os» St afejak201 ap smo squouiasua sop wowpwso, 91099,p sanayso.qp ya spre 0g € 00'0r s ow'sh sz 3ex0j90p op ounuse ong 9 oos'z + 9009 ot sme ap aunueso1g ss z ost. st soiunaa 9 2pm EES 091 & 001 ot si ma esse eS a nF Fou gun nod OT 17 Wonesiiep 9p sya Fanawa| Foz Siew ye 9] juessjuy exnsoui1y 9] nog ALV-v671 ON (aula) eje1puow onbueg oid ‘S9Anoe Sep enbisfyd quowooueae,| ins yoddey, oneonpe.| ap 1n9}995 np uoNeIOl|9UHe,p yofoud : sHHUeRY.p IueLUELIOANOD 9 a8eq Tojduraxy ‘V AXANN /18999 spe yun anne A WO ES Bt OTF sepnayse oF osc'0zI oust simoo ua 11 g9o'sz S62 8 9N9q9 1 [ood sc sapaayoe s 000 , (0202902 ad S oooss ne seampuoses 82,039 sap wowenigeyay °° £0/6/0€ 21 sno apaeys c uauroU3p9su9, op patend Z OLDAAYDE EC. su, 9p TE ves 00°09 00069 mer 00°F oso'oe 2qulou se ~ od ajens aunueifoud 1p uopdooue sonbshud PA2q>0%6001 000"0 ooozietior © onotost sep wong yoo OUDIsIsy 9] Hg: OL-z ios, veg: 9 OUNSICL 2 a9 sweawpeg: se soins, TRY swowNEg :Z-1 soLNsIC, rjoas sasyp ap xnooing smvoanoy esr 000‘ «FOOLED a ae ae oe at np 9% ua yuaspad | —y,nbsnf sgsijega seutoag Ad Yooz Siew He aL wessyuy onSOUNA 9] anOg “uy-vez) o1owinu (quite) efejpuow enbueg Yeid S9unnoe sep auanoe,p juauiaoueAe,| ans yoddey uoneanpa,| op sn9}20s np uoneio\l9UWe,p yefoud : SHUENY,p jaweuseAnog Lo8eq Taldmox V AXINNYANNEXE A Exemple I Page 8 RAPPORTS SUR LA PASSATION DES MARCHES Bitat d°Atlantis Projet d’amélioration du secteur de l’éducation Prét de Ia Banque mondiale N° 1234-ATL Etat d’avancement des marchés au 31 mars 2001 Partie I, Résumé descriptif : La passation des marchés s’est améliorée au cours des six derniers ‘mois, mais quelques problémes d’exécution se sont posés, comme indiqué ci-aprés. fh, Personnel : L’Unité d’exécution du projet a recruté un agent supplémentaire ayant une expérience professionnelle, et le personnel chargé de la passation des marchés est maintenant au complet, avec deux spécialistes et un assistant. Le nouvel agent suivra le programme de formation a la passation des marchés de travaux financé par la Banque en octobre. Il sera chargé de tous les marchés de rénovation des centres de TI. By Plaintes déposées par les soumissionnaires, les consultants et les utilisateurs finaux : Deux soumissionnaires ont déposé une plainte concemant le projet de rénovation du principal centre de TI. Ils estiment tous deux que le montant des fonds de roulement exigé dans le document d’appel d’ofifes est trop élevé et que, bien qu’ils soient parfaitement capables @exécuter le contrat, comme ils I’ont déja fait dans le passé, ils ne peuvent soumettre une offre parce qu’ils ne satisfont pas ce critére. Nous avons demandé a la Banque de réexaminer ce critére. 3. Amendements au contrat, modification de commandes : A la demande du chef du service d’incendie du district, un systéme d’aspersion doit étre installé dans les batiments B et C, et des aménagements sont en cours pour accroitre le nombre de sorties de secours. Ces changements seront couverts par un amendement au contrat, 4. Prestations insatisfaisantes des entreprises/fournisseurs/eonsultants : Linstallation du systme d’information en matiére d’éducation a pris du retard, ce qui affectera l’exécution globale du projet. Le fournisseur incrimine la conception du systéme par le consultant et met en cause le client pour avoir beaucoup tardé a prendre les décisions nécessaires. I s’agit d’un probléme majeur, qui sera examiné lors de Ia prochaine visite du spécialiste en passation des marchés de la Banque. 5. Différends susceptibles de déboucher sur des litiges contractuels, 'annulation de contrats, des procédures darbitrage ou des recours juridiques : Le probléme dont il est fait Gtat au point 4 ci-dessus peut dégénérer en probleme contractuel et entrainer le dépot d'une plainte de ’entreprise. Partie IL, Tableaux (présentation conforme A celle convenue pendant la préparation du projet): Tableau 1. Marchés de fournitures Tableau 2. Marchés de travaux Tableau 3. Sélection des consultants= a co our an hs oA TET NOUN 6 aug Tojduroxy VaXaNNyseoamales ANNEXE A. Exemple It Page 1 RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER—EXEMPLE 2 Appletonia ~ Deuxigme projet de transports urbains 1. Examen de I’état d’avancement du projet (y compris des questions relatives a la passation des marchés) 2. Tableau des recettes et des paiements 3. Emploi des fonds par activité du projet 4, Rapport de suivi des réalisations (avancement physique) 5. Rapport sur l'état d’avancement des marchés ~ fournitures et travaux [Cet exemple illustre le cas d’un projet comportant un volet d’infrastructure trés important pour Tequel 1a plupart des dépenses concement des travaux de génie civil et l'achat de fournitures L’emprunteur a choisi de présenter le tableau sur V’origine et l'emploi des fonds par catégories de décaissement, elles-mémes désagrégées par types de dépenses. Les dépenses par composante et par activité sont indiquées dans le tableau détaillé, Le rapport sur I’avancement physique des activités comporte plus de précisions qu’habituellement et établit clairement le lien avec les activités du projet. La plupart des dépenses s’inscrivant dans le cadre de marchés d’un montant important, la majeure partie des cofis en dollars font lobjet d’un examen préalable par la Banque.]ANNEXE A Exemple I Page 2 APPLETONIA — DEUXIEME PROJET DE TRANSPORTS URBAINS : ‘RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER : 1" AVRIL— 30 JUIN 2001 EXAMEN DE L’ETAT D’ AVANCEMENT DU PROJET Présentation du RSF dans le cadre du rapport d’activité 1. _Les rapports ci-joints rendent compte de lavancement du projet en fournissant des renseignements sur l’activité financiére, les principaux indicateurs de réalisation et l'état «avancement des marchés d’un montant inférieur au seuil pour lequel un examen préalable de la Banque est requis. Observations sur les informations contenues dans le RSF (et explication des écarts entre prévisions et réalisations) 2. On trouvera ci-aprés une bréve description des composantes du projet destinée & compléter les données figurant dans les tableaux qui suivent © Composante 1 : Infrastructure routiére ~ Les travaux routiers ont commencé avec quelques mois de retard sur le calendrier prévu, mais ils sont maintenant bien engagés. La qualité des travaux est jugée satisfaisante. Le projet de rapport des Consultants GSV sur Ia premiére phase des travaux est achevé, et le texte définitif sera prét d'ici au 31 aofit et sera examiné lors de la mission de la Banque prévue pour la mi-septembre, + Composante 2: Gestion de la circulation - Les activités au titre de cette composante progressent généralement comme prévu. On constate toutefois des dépassements de cots pour le systtme de signalisation de la circulation, conséquence du prix obtenu dans le cadre de Ia passation du marché. Les activités de renforcement des institutions n’ont pas encore commencé, car le bureau chargé de la gestion du projet n’a pas encore été officiellement mis en place. © Composante 3 : Transports publics — Cette composante ne devrait pas donner lieu A des dépassements de cofits, mais sera probablement achevée avec 26 mois de retard sur le calendrier prévu, comme le signalaient les précédents rapports de suivi financier. + Composante 4 : Entretien routier ~ La Commission de lentretien routier a été créée le 27 avril 2001. Les activités d’entretien ont commencé sur les routes de SandSpring et de PuntaFlaca. © Composante 5 : Protection de Uenvironnement ~ Le matériel essentiel pour cet élément a été acheté et il sera distribué aux services concernés. Le rapport du Cabinet Enviro Consultants LLC du 2001 donne de plus amples détails sur état d’avancement de cette composante.ANNEXE A Exemple If Page 3 © Composante 6 : Assistance technique~ Les activités formation et voyages études que comporte cet élément progressent plus rapidement que prévu a Vorigine, mais leur cofit reste dans les limites des estimations initiales. devraient ize achevées en juillet 2001 (voir le Rapport de suivi des réalisations). Passation des marchés 3. L’unité du projet a renforeé sa capacité de passation des marchés depuis le dernier rapport, Deux des agents chargés de cette fonction ont participé a Vatelier sur Ia passation des marchés organisé en Appletonia par la Banque, et ils sont maintenant en mesure de rédiger des rapporis d’évaluation. Aucune plainte n’a é& déposée par les soumissionnaires pendant la période consi 4, Deux commandes modifiées ont été transmises a lentreprise chargée de déblayer le site afin d’inclure certaines zones qui seront utilisées pour les bureaux temporaires. 5. Les négociations avec le consultant retenu pour la composante «enforcement des institutions » piétinent, Cette composante est déja en retard sur le calendrier prévu, et il faudra peut-étre mettre un terme aux négociations et inviter ’entreprise arrivée en deuxiéme position. Ce probléme a été porié a la connaissance de la Banque, et il sera examiné lors de la mission de supervision qui doit arriver prochainement.ANNEXE A Exemple If Page 4 GOUVERNEMENT DE ETAT D'APPLETONIA PROJET DE TRANSPORTS URBAINS II CREDIT N° 4321-APP TABLEAU DES RECETTES ET DES PAIEMENTS Pour Ie trimestre finissant le 30 juin 2001 en roupies d'Appletonia (AR) [___ Trimestre Comolaiih Fonds regus | | Fonds 1DA | 268,857 | 8 Fonds gouvemementaux 72,185 139,894 | Banque de développement de Frutonia 50,329 50329 FFotal des Fonds reeus 39,91 | Emplois Génie civt Préparation et nettoyage du ste 42,175, | 86,10 | [Travaux routers 153,764 315,401 | eet meee ener 33.765 69.289 | Autres 35,352 86,374 | | — 265,056 _|__ 557,544 Miens | equipement dentretien des routes 21,857 44,833 IMatériel de gestion locale de la circulation 35,629 73,082 | Matériel de suivi eavironnemental 55,839 114537 | Matériel informatique 6.825 | 13,999 Autres éléments d'équipement et de matériel 12,589 | 8 esac : ma ieee 263,841 [Consultants et formation SSS Formation et visits détude 5,882 | 12,065 Consultants 71893 16,190 13, Total des emplois HL570 349,640 Excédent / Déficit des fonds recus sur les emplois 24,199) (149) Solde d'ouverture |Compte en banque du projet 879 | | |Compte spécial BIRD/ADA 3597] . i | 29.476 ' [Montant net de Peneaisse disponible ia rT 73) [Composition : |Compte en banque du projet 2,698 | |Compte spécial BIRDADA 2579 FFotal [277 3277 Taux de change? TAR= 10 dollars USr 00 RT STS OMT TD HOTS Sp TUTTE A STATO TAT - - a (OP OF = WV 1 = aNtmGD ap se] LafOud Nd SH TVLOL SaSNaAa sayaiotpar spar 3 ‘2]890] woneU04 a oust LE 9st 167 9st nag mp won nua a Teruatzonom sua 00°09 ooo'se | 619s —Foossr anroer | 000s | zorvT 00°F o0saz 000° EE'ST o00'0s 00'0E 000 | aur'ee |000'001 ee ee HOF pn RHO won Sp aMTKS somone gz op uononasuDo 4 orl ‘00's west o0s‘L1 6e | on0'0e Sayed Sones onaaue x9 upsd ap so 3 | ooo's o00'sz 00°06 joos‘2t | o00'0s sas souury 2 049 8) {(oo0'ss) |o00'0sb ‘sronon xnear yf, | (Gores) (rors) loos cis - aiggnoa sanjonayeayut [ auofs5y | sinoa ws] ano 5p 7afaa mp SHARD 7 yuEROdOD | num | aasomay | mum sn [ease _ sana PIVAT 300 THOT (24v) euoyrddy,p saydna) vo) 400z UN! O¢ 91 WESSIUY a4ysoUI}y 6] JUEINP eyANDE Jed spUuo} sep UORESYRN dd¥-12t¥ oN LIGRHD IISNIVeRIN SLNOdSNVAL 3a Laroud VINO ddV.0 1V13.130 INSW3NYSANOD so8eq Trardwox:; V AXaNNYToa —oos2——oRew over foos2 | o-des own soo: _|z0-des “eases 8 zodes coos zoos cov Food ‘oun co0'08 sone _|oon'sus aouer ooo or wer | ooo cover | coo'set a oorey 080 andes ics o00's85 ooosze 000% 19920 64 spue) 9p vonesiny name 2UEP SAND DOD 1 OI or 08 Suez seuss 08 verte | wis |e zs jooos jeez | sco | x99 1436 _| 00008 _| e195 { wee | 0052 arma ap woaaraTg |= ee) KOE So surcz | 09 80 laces | 909 08 | 000% | eev's 408 18 o0s'zz | vero | or sire joc | uses3 | nes 0 oor ‘orf «oe joo0'st son | ooeee ‘496 | 009s | __saeinouoystouum yo siu04| a) xo oon er sat Z a ono'ezs [even sz ses on0'siz | uiesGe | Hse ‘ee lone | gie'st 08 ajduaxy V ANNA Tay seers $002 wif of np oy SALIALOV 3 LNAWSONVAV.1 uns LuOdave ddv"b2t¥ ON 11039 NIVGRIN SLNOUSHYL 30 1aroud 9130 LNANANY:uy =n sib of s0UeI 9p xe {en temp 000 oz 2 re en sean se sc nas ER Uae TEA) leozs zoozia/t tonzszei Focatens toozsOl LoeZOLe ooze raid] NOW 0000 © —_—seNOP ep area ap eS eau] leone oozes 00204 0201 Twoial SN ons sto. mune fox coo foonzuer cooziio+ oooete — oonztz/e | foozoc1 eoo2siot o002oi06 _cot2/2 eid] SN coves epcunstu snore w sreseninoy —_yeauca | aah | ponies Uanenenny | aiden | vamp —| PINS womied (en vendo, ‘m90 hy pe) heel eat |e emiaino | cy ep epopey smn) sH0g =a TRIaeTeRA WaUIEXS y Sfznos uou) sueIq ep spyoieW ep UOHessed : | NVSTEVL| ISaNIVauN S4LNOY ‘vINOLaTddY| La8eg Tadeox gy V aXGNNY9 000052 09 2p sien. 6 5 od snbes ate! wow Jeoczrie ooze sonzzet 1002 Foaziowss sco2s@ raid! Nov oun ©——_—sepwoP Bp aeEg op owns lzoozorn sone 0 0H SN ov0'ss spa foo cov jooozoier coozsiss oonzsi.01 onnziexe oeazoeie OCR OOUANENL O00 oo0zone — o002 we] SN 0005 soy smn | Sar oy H Su0}8!29p sop fod anbun ausymeu un puoneas ° ° ° ° ° Saye so] sop worst yo wawiodnaso‘uourxo ‘mole . “_onbyptin{ a4pe np woryesonptay “T Tay Tap mays PREP ER maTOTATTD Siow aneno (Sn s1ejop ua) 0002 3908 F¢ 2} jueuUD} as sjow enenb $9) anod. yeloud ap g1anoe sed spuoy sop uonesunn, 71d-$9286 .N Guls| ¥4d ld ap juawowiaAnog soteg AToiduoxg, VXANNY,ANNEXE A Exemple IV Page 6 Plutonia Direction des recettes fiscales —Projet d'administration fiscale Prét BIRD No. 98765 PLU 9s quatre mois se terminant le 31 aodit 2000_ _ T Résultats effectifs Réalisations effectives | Coftsencourus en % des résultats Composantes du Projet Exécution | totaux prévue G prévue | Quaire Quatre Quantité | Coats euumentatre mois Cumul | mois | Cumul | s s | 2. Elargissement de Passiette | fiseale | | 2.1 Systdme didentifcation 2002 15,500 | 43,800 5 735,333 2% Les éalisations des contribuables : nombre de 200,000 saccélérent et devi numéros identification 2004 | rattraper le niveau des | fiscalealloués 300,000 | eoits qui sont de foin en 3. Renforeement de Vinstitution | 31,32 Informatisation et | Zumba: 8/99 NA 8/00 0 118,789} 100% | 10494 | Les dates pour les formation :sysiéme | Kwangulie: 12199 | 3/00 o 110508 | 100% | 96% | séalisations effectives automatise de gestion des | Manjakilo & | indiquent la mire en données douaniéres. Plan | Kawagma: 6/00 600 | 121,907 | 121,907 | 100% | 98% | ocuvre effective des de mise en oeuvre | Wamange: 6/00 | = 5100 | 210,019 | 352,500 | 100% | 106% | prototypes et la formation | Siswha: 601) 5 : + | du personnel local | Tabangwa: 12/01 - 7 | 4. Amelioration de | |" Tinfrastracture | i | 4.1 Tides revenues fiscaux | Avant 6199 es 5 5 revue a ae | Installation des retardge et sera Equipement dans les 12 | certainement ateinte avant ‘bureaux départementaux | | mars 2002 42 Nouveaux focaux pour la) 2002 >) Ba 70,000" 7,390,000 = | Les etudes architecturales Direction des Impats 2004 | | sont réalisées — le | | | | terrassement de certaines | | | sites a été effectue vent ve mesures piven appr aves es 08s | |a a NTS BSS Ta Pay oa nme a SaaS T 1S 07 OOO OTE Sar Set ar or Soraya | ae = = son | sme na SOWIE r = saps RUT UR ROSA URGTEN ¥ Has WOH HIHUO] AG ap TROT HATO IP WOUREET | TAVATTAV| = - oa I [ ‘SHDUV SH NOLLVSSVa VTSUIAIAS sa AV AVI VINOLITA Ad FIVOST NOLLVHISTNANAVACLaFOw| Lo8ea ALardwoxg, ‘V aXGNNYANNEXE A Exemple V Page 1 RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER — EXEMPLE 5 HIBERNIA - PROJET D’EDUCATION issances et 4 Pinnovation Prat au développement des c ‘Table des matiéres 1, Tableau ressources-emplois Emploi des fonds par activité de projet (tableau complétant celui qui précéde) 3. _ Rapport sur létat d’avancement de la passation des marchés 4, Examen de I’avancement physique des activités [Cet exemple illustre le cas d’un RSF pour une petite opération, finaneée ici par un prét a développement des connaissances et & l'innovation (LIL). Le rappor détaillé et Vexamen de avancement des activités se présente essenticllement sous la forme d'une description. Les rapports sur la passation des marchés ne couvrent qu'un petit nombre de marchés, car la plupart des contrats sont soit trés petits, soit soumis un examen préalable. Le périodicité des rapports est semestriclle.]ANNEXE A Exemple V Page 2 Gouvernement dHibernia Projet d'éducation (prét au développement des connaissances et a l'innovation) Prét Banque mondiale n°.1234-HIB, Tableau ressources-emplois, Pour la période de six mois se terminant le 31 mars 2002 (en pesos d'Hibernia (HPS) fl inate Comat [iancrment da pro _ =z 7 Fonds gowvererentanx [34000 | 260000 Fnancenent BIRD 26000 | 320,00 | __lBoacemestwe) L coow | [es wens Yond ute —_ a — Seis 2300 Coat dexpoton de és ‘00 8000 Leeton bea | 3400 26000 series consti | «0000 nisooo Pb ulgton : oy Fred bueas 18000 00 Aes 750 390 sour so] sse70 Fi sd ttererie ae TT en50) [= a1280 fessus: —|Sokes dower | ‘Compe en banque 3 ot 2.000 H Compte spécial IDA, 48,000 0) 0000 q [ene dpeis fetpde ae sas |soes de cine Conpieen banaue 8 ot 00 000 Cong spit DA 1sas0 | 1s2s0| roa es soles de lure ee - _ |__ 21250 "Note: Les tux suivants ont tit pour las péaton de change 1 dolar US = 1,LHPS (es Couverture ede lied CS): 1 dollar US = 1112 HPS (Seancements IDA rus Goat le rest)19 Wap 2 loovast 00 Joo joovne joao ue ae sr ’ ono's loorast looser 2,00 wre seep o0'sz | sapssod sa oe saga AON“ Teg | aeaa fea |g | maf — mn 2 + opty ¥ yafoad ap sayanoy/soquvsodwo3, foul 299 1 USaH) e1uieqiHp sosed us) 7007 SABLE [¢ a] URUIULD; as SION xIS ap api yofoad op 91an9e ed spuoy sap wonEsHNA AT-PETT 4H OF spuou onbuvg 194 i9d vY anog, (wonesouny, ¢ 2 soouesspeuos sop yuoutaddoja49p ne yg4d) woReanpy,p yofoag TWADGIFT,P JuoUIOUI2ANOS go8vd ‘Aatdwoxg Vv aXaNNVnod sn 1 = surg ap xm, 849 | nod SH 000 0 9 vormynHUED a saps] od Sa OOO 002 9p os eI wumeRp moss] a FOUTS [oouenOeEL oooeIsTOT [oonaNTTe [WOOZRTA_| TA] ‘Dav |o00'SZ1 To0Ee Fovzisetjooaaoe7t Jooozmes Jooozoue jooozisiz | ~ mata] —aoN/oooTOnE yeu sudop | sap | seraea 200.9 | ae ose) smeang | pddy | | cdpad et | | j | | smea} | | | =a {SdH 000 52 8p nid op yuwiuoW un,p stew e1qejegid uoUexe e Siunos UOU) suB|q sop anod Spysrell ep UOReased T | SSTsUE|oovOeT enone jooDEMTTET foooerTeT —jonoeVaTTT joooESeOT OOOERTE[DOOTUEL TORVERTS | TPA ] | eoozoirs — Jooozoeitr Joooemzts jooozstt foooestor fooounns |ooozsse looazcx | was) saa joov'cat | — saoe | ‘puonronpg| | | arswoorenfoor'eet froozozer foooesins jooozszo1 faooestes joozvess jooozoze looozoce looozsus | smval 102i ooozme® Jooozisirs Jooocisrs jovoziowe Jooozsis joonciozry |ooocrety | napsal sero loooost | sepa sons anasyuanos pmo | i ‘sqmnsteg| venwoonp | oqeay | anbinqay /o2y-dosdep| aap | aenava | 0p sop wopesed (aH | wondineg | wire sunieuats | nopentesas | women, | aumzoang, | uoppyda “dade, op |w)si0q spo | apm sp ma spa Wag ——— (SdH 000 2 ¥ Anoj.9dns WuejoW un smOd SEU BiAe|EpAT UOWIEXS STUNIOS Uou) syueyinsuos sop uonseies| 2002 S18\ Le np oJep Ue SpyoseW sep UORESSed &] op uoWieoUEAe,p 1699, Ins uoddEY SIH-7EZL ,U ere1puow endueg yo14 (wonenouur| 39 seouessjeuuo9 sep juowaddojangp ne ypid) uonteanpe,p jofoud, ‘BIWs9qIH,p uoWIOULEANOD paaeg A oyduraxg ‘V axaNnyANNEXE A Exemple V Pages TIBERNIA Prose D'EDUCATION (PRET AU DEVELOPPEMENT DES CONNAISSANCES ETA L'INNOVATION) PRET DELA BANQUE MONDIALEN°1234-11B EXAMEN DEL’AVANCEMENTDES ACTIVITES. (Conporrde Montant | % du camotatit | cot fotat Progrisrétisés | | i | apenses (en pesos - 1, Nouvelle poliique’| 350 000 359% | La mis en oeuwe ds eis ompoaane es a boas vig] | deVenseanenent saufpour ce qu ext des colts de fonctionnercat du ster secrdariat qul en est charge. La recherche sures poitiques de | Tenseignement et leur analyse sont aux deux-tiers achevées et Seton fntises duran Ie timeste prochain. A moware qe Ges données deviendront disponibles, processus consti, | Gui enestisesScbus, sera appele prendre beancoup pls | | Tampleur dans les mois qui vince, Les colts de fonenonnement da seréarst chargé de eetecomposante sont supricrs de 50% aux prévisions suns qu'un | explication satstisnte n't dons, Unc enue a {| arena aes ar . | % Application piste T6000 projet ilote Amazons dot commence en epee des nouvelles, prochain. Aucine depense n'a te enagée jusu'd pve. Le rméthodes Droit pilot Oceania démaré svc tos nis de read eee Bien gue les dépeces effectivemetenpages se pe sont inféreures aux prévsions Des mesures om ce pises pour remetwe Fopératon sles als au ours du prohain trimestre. Le projet pilot Aficana et bien engage etsera—_| terminé dans les lis prov, enjullet Les premiers | sésults sont encouageants (un bilan ps detail des péation sera présente dans un rapport sépar) ei oot imngrés la plaification des pojet poe incessant 37 Fragrame de 5000 | —— 3% | Le progsmme de saan du phe a prs wn retard sensbiication substan! prrepportau calender puvu. Celt est en publi sande pur impuable aux graves dificuls poste pat le Fecriement sous contat de presses de cones dane | domaine des medias, problzes qu'il alo ds mois pour ‘ésouire. Lex conslians se sont maintenant mis acute, is ontsoums leur rapor inital leu val posts selon le calender reve quia 66 approve tribution tardive de ce marehé expligue le retard pis dns impression ctia disttution des doctmentaton lest rindre ‘maintenant que la date achievement du projet we sit ‘eporée, Su lsreommandaton doce conser Ie Gouvernement a appouvé un objec de campegne de 200 00 foyer, ees posts enepises au regard de ce | ‘objectifseront notés dans les prochains rapports sur = | Tavancenent dos ctivies. | a Autres wets 7000 796! Aucun élément d'importands¥ digi. “otal 359,000_| 22 % | Le budget global di projet ne deat pa Ge dlpasl Pour les six mois se term ant Te 31 mars 2001ANNEXE B. PAGE1 DECAISSEMENTS SUR LA BASE DE RAPPORTS POUR LES PRETS D’INVESTISSEMENT DIRECTIVES A L’INTENTION DES EMPRUNTEURS TABLE DES MATIERES RENSEIGNEMENTS A FOURNIR POUR LES DECAISSEMENTS EFFECTUES SUR LA BASE DE RAPPORTS DESCRIPTION DES RAPPORTS (QUESTIONS AYANT TRAIT A LA MONNAIE ET AU PAIEMENT ‘PRESENTATION D’ INFORMATIONS RELATIVES AU DECAISSEMENT INFORMATIONS FOURNIES AUX EMPRUNTEURS: PIECES JOINTES A. MODELES DE RAPPORTS ET INSTRUCTIONS 1. Relevé des activités du compte spécial 2. Etat récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis a un examen préalable 3. Etat récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises un examen préalable B, MODELE DE LETTREDE DECAISSEMENT C. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L” ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR LETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE 1) D. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L” ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR LETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE II)ANNEXE B. Pace2 RENSEIGNEMENTS REQUIS POUR LES DECAISSEMENTS EFFECTUES SUR LA BASE DE RAPPORTS 1, Portée de annexe B. Le but de cette annexe est de donner des indications dune part sur Jes renseignements qu'il sera demandé aux emprunteurs de fournir 4 la Banque au cas oi la formule de décaissements sur la base de rapports est utilisée, et d’autre part sur les procédures intemes de la Banque pour le traitement des décaissements de ce type 2. _Bligibilité au décaissement sur la base de rapports. Les emprunteurs devront disposer d’un systéme de gestion financiére adéquat pour pouvoir utiliser la formule de décaissement sur la base de rapports une fois qu’elle entrera en vigueur. Au cours de Pexécution du projet, les emprunteurs devront a) maintenir une note satisfaisante pour la gestion financiére pendant la supervision du projet’; b) soumettre des rapports de suivi financier (RSF ou FMR en anglais) conformes, tant dans la forme que le fond, aux dispositions du paragraphe 5 de lannexe, dans un délai de 45 jours, a compter de la fin de chaque période considérée ; et c) soumettre un rapport d’audit du projet au plus tard la date fixée, Les emprunteurs qui rempliront ces conditions pourront choisir entre la formule de décaissements sur la base des transactions et la formule de décaissements sur la base des Tapports. Les emprunteurs qui ne rempliront pas (ou ne continueront pas de remplir) ces conditions n’utiliseront la formule de décaissements sur la base de transactions que si et seulement si la Banque ne suspend pas les décaissements au titre du compte de prét pour cause de non respect de Vobligation qui leur est faite de maintenir un systéme de gestion financiére adéquat 3. Dispositions transitoires. Tous les projets dont ’évaluation s'est faite aprés le 1" janvier 2002, ont le choix d’opter pour des décaissements sur la base de rapports ou sur la base de transactions, & condition de satisfaire aux critéres d”éligibilité en ce qui concerne les décaissements sur la base de rapports. Les projets dont l’évaluation s’est faite entre le 1" juillet 1998 et le 31 décembre 2001 ont le choix d’adopter les nouvelles conditions sanctionnées par le rapport de suivi financier ou de conserver les conditions actuelles qui s"inscrivent dans le cadre du rapport de gestion de projet (RGP ou PMR en anglais). notes de gestion sont attibudes aux projets dans le avancement de projet are de Ia préparation périodique des rapporsANNEXE B. PAGE3 4. Le tableau ci-dessous présente une synthése des renseignements que les emprunteurs doivent soumettre a la Banque pour étayer les décaissements sur la base de rapports. Synthese des renseignements a fournir & chaque période pour les décaissements effectués sur la base de rapparts ‘© Rapport de suivi financier (RSF) © Relevé des activités du compte spécial ‘+ Relevés bancaires du compte spécial + Beatrécapitlatides dépenses du compte spécialafféents aux contats soumis i un examen préalable But récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises un examen préalable Une description de chacun de ces rapports suit ci-aprés et des modéles déja remplis figurent en pitces jointes. DESCRIPTION DES RAPPORTS 5. Rapport de suivi financier (RSF). La forme et le fond du RSF doivent étre définis au stade de P’évaluation du projet et étre approuvés lors des négociations. Un exemplaire du RSF (notamment les rapports d’avancement physique et de passation des marchés) portant sur Ia période qui vient de s’achever dévra accompagner la demande de décaissement. 6. _ Relevé des activités du compte spécial. Ce rapport couvre trois types de renseignements : © Les montants cumulés avancés au compte spécial jusqu’a la fin de la période couverte par le rapport, et les dépenses cumulées dont rapport a été fait par l'emprunteur Jusqu’a la fin de la période précédente. ‘Un état de rapprochement du compte spécial couvrant la période en cours. Ce rapprochement est fait entre le solde d’ouverture du compte spécial et les avances effectuées par la Banque pour la période en cours d’une part, et le solde de cl6ture et les dépenses afférentes 4 la méme période d’autre part ‘Un estimatif des besoins de trésorerie pour les deux prochaines périodes (exception faite des paiements directs et des montants attendus au titre des engagements spéciaux, qui ne relevent pas du compte spécial), en tenant compte du solde de cloture du compte spécial et des ajustements tels que les intéréts pergus et les frais bancaires.ANNEXE B PAGE Lorsqu’un projet est financé conjointement par la Banque, un gouvernement et d'autres bailleurs de fonds, l'estimatif ne devra porter que sur la part de la Banque. La piéce jointe A indique dans le détail comment remplir le formulaire qui fait état de ce rapport. Relevés bancaires du compte spécial. Les demandes de reconstitution des fonds du compte spécial devront comporter les relevés bancaires pertinents délivrés par Ia banque dépositaire du compte. Ces relevés devront indiquer les informations relatives 4 tous les dépots et retraits effectués au cours de la période en cours. 8 ¢ récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats sow 4 un examen préalable. Conformément aux dispositions de accord de pr état des renseignements relatifs aux paiements effectués au titre du compte spécial en ce qui conceme les contrats soumis 4 un examen préalable. Les dépenses globates sont cl catégorie de décaissements. Lorsqu’un contrat exige des paiements en plus d'une monnaie ces paiements sont classés séparément. sées par 9, Etat récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises 4 un examen préalable. Conformément aux dispositions de l'accord de prét, ce rapport fait état des dépenses globales du compte spécial non soumises 4 un examen préalable, cla catégorie de décaissements. Ce rapport présente également les dépenses globales par pays origine des foumisseurs, pour chaque catégorie de décaissements. Dans le cas des fournisseurs basés aux Etats-Unis, les dépenses sont classées par état 10. Total des dépenses effectuées au titre du compte spécial pour l’exercice courant. Le total des dépenses de la période en cours tel qu’indiqué par le relevé des activités du compte spécial (ligne 10) devra étre égal A la somme des montants payés au titre dudit compte conformément aux états récapitulatifs des contrats soumis a un examen préalable et des dépenses non soumises a un examen préalable (additionner la colonne 7 des deux états récapitulatif). QUESTIONS AVANT TRAIT A LA MONNAIE ET AU PAIEMENT 11. Monnaie du compte spécial. Conformément aux dispositions de l'accord de prét, le compte spécial est normalement libellé en une monnaie stable et librement convertible 12, Paiement direct et procédures d’engagement spécial. La formule de décaissement sur la base de rapports n’exclut pas la possibilité de recourir au paiement direct et aux procédures d’engagement spécial. L’utilisation de ces procédures est normalement identifige au stade de I’évaluation, fait l'objet d'un accord au cours des négociations et est stipulée dans Ia lettre de décaissement. financer la Procédure de remboursement. Au cas oii 'emprunteur choisit de pré part des dépenses du projet supportées par la Bangue avec ses propres re emprunteur peut recevoir un remboursement pour ces dépenses,ANNEXE B. Paces 14. Documents & fournir. Pour les décaissements sur Ia base de rapports, seuls les rapports dont la liste figure dans le tableau du paragraphe 4 sont soumis a la Banque. Ainsi que prévu par I’accord de prét, les documents justificatifs des dépenses, & savoir les factures, les relevés, et le connaissement, doivent étre conservés par 'emprunteur et étre mis a la disposition des auditeurs et des services de la Banque pour examen. Lorsque les formules de paiement direct et d’engagements spéciaux sont utilisées en méme temps que le décaissement sur la base de rapports, les documents requis sont ceux qui figurent dans le Manuel de décaissement”, 15. Lettre de déeaissement. Aprés la signature de l'accord de prét, le Chargé des finances du Département des préts délivre une lettre de décaissement & l'emprunteur avec ampliation & Porganisme d’exécution du projet, indiquant les procédures de décaissement. Un modéle de lettre de décaissement figure en piéce jointe B. PRESENTATION D’INFORMATIONS RELATIVES AU DECAISSE} 16. Les conditions ci-aprés doivent @re remplies avant que les retraits ‘ne commencent : + La Banque doit avoir déclaré Ventrée en vigueur du prét aprés que Pemprunteur aura rempli toutes les conditions stipulées par accord de prét et les Conditions générales. + La Banque doit avoir recu un avis officiel indiquant la liste des fonctionnaires habilités & signer les demandes de retrait ainsi que des spécimens de leurs signatures. + Les conditions de décaissement doivent étre satisfaites, le cas échéant. 17. Soumission des demandes de retrait et des renseignements ayant trait aux décaissements sur Ia base de rapports. L’emprunteur devra soumettre toutes les demandes de retrait et les renseignements requis pour les décaissements sur la base de rapports (original accompagné d’une copie) au Département des préts de la Banque mondiale (LOA), 1818 H St. NW, Washington DC 20433, Fiats-Unis, ou a un de ses bureaux extérieurs, suivant les indications de la lettre de décaissement. Le formulaire 1903(B) sera utilisé pour les décaissements sur la base de rapports, le formulaire 1903 pour les paiements directs, et le formulaire 1931 pour les engagements spéciaux. 18. Demande de retrait initiale. Une fois que le compte spécial aura été ouvert auprés une banque commerciale locale ou, comme dans certains cas, auprés de la banque centrale, Vemprunteur devra soumettre le formulaire 1903(B) au Département des préts avec deux exemplaires de Pestimatif des dépenses du projet pour les deux prochaines périodes couvertes par le rapport. Le Manuel de décaissement sera remplacé par des Directives de décaissement et des manuels y afférents en cours d’élaboration. Ces directives et manuels remplaceront le Manuel de décaissement (1992), le Mantel des procédures de décaissement (juillet 1998), et le Manuel d'exécution de l'Tntiative pour laménagement de V administration des préts (LAC, Banque mondiale, Département des préts, septembre 1998,ANNEXE B Pace 6 19. Demandes de retrait ultérieures. Pour les demandes ultéricures, ’emprunteur devra soumettre le formulaire 1903(B) au Département des préts accompagné du rapport de suivi financier couvrant la période qui vient de s’achever, le relevé des activités du compte spécial, et les tats récapitulatifs des dépenses du compte spécial afféren examen préalable et aux dépenses qui n’y sont pas soumises. s aux contrats soumis & un 20. Date de soumission des rapports. La Bangue devra recevoir tous les rapports de décaissement et états bancaires, dans un délai de 45 jours & compter de la fin de chaque période INFORMATIONS FOURNIES AUX EMPRUNTEURS 21. Avis de paiement. Un avis de paiement sera délivré 4 emprunteur aprés exécution du paiement par la Bangue et fera apparaitre les renseignements suivants, + Numéro d’identification du prét + Numéro de la demande = Monnaie, montant et date de valeur du paiement + Catégories et sous-catégories financées + Taux de change et contre-valeur imputée au compte du prét dans la monnaie de Vengagement + Solde non décaissé du prét Relevé mensuel des décaissements (MDS en anglais). Un état mensuel des aissements sera envoyé lemprunteur et Vorganisme d’exécution du projet (normalement dans un délai de dix jours 4 compter de Ia fin du mois), détaillant toutes les transactions intervenues au titre du prét, les soldes de fin de mois pour chaque catégorie sous-catégorie financée, ainsi que les montants réservés pour couvrir les engagements spéciaux, le cas échéant. Accés aux données sur les décaissements & travers le site web de la Banque. Le systéme de controle intégré (ICS en anglais), accessible sur le site web de la Banque, permet aux emprunteurs de consulter les informations relatives & leurs projets. Les données sur I décaissements figurent dans le module systmes d'information de PICS sous la rubrique «Current Loan Information» (Information sur les préts en cours). Elles comportent notamment la liste de tous les préts accordés & un pays, des renseignements de base sur chaque prét, les catégories de dépenses, les contrats, les comptes spéciaux, les engagements spéciaux et les annulations. Par ailleurs, ICS fait état de toutes les demandes de retrait en cours de traitement pour un prét ou un pays. Les données sont mises A jour chaque soir. Les emprunteurs peuvent contacter le Chargé des finances concemé pour plus de renseignements,ANNEXE B. PAGET PIECES JOINTES ‘A. MODELES DE RAPPORTS ET INSTRUCTIONS 1. Relevé des activités du compte spécial 2. Etat récapitulatif des dépenses du compte spécial afférentes aux contrats soumis & un examen préalable 3. Etat récapitulatif des dépenses du compte spécial non soumises a un examen préalable B. MODELE DE LETTRE DE DECAISSEMENT (C. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR 'BTABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE 1) ‘D. EXEMPLE DE FORMULAIRE TIRE DE L’ANNEXE A DES DIRECTIVES POUR L'ETABLISSEMENT DU RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (MODELE I)ANNEXE B PAGES Piéce jointe Al Instruct ins pour remplir le relevé des activités du compte spécial Ligne 1; entrer le montant cumulé des avances versées par la Banque au compte spécial jusqu’a la fin de la période considérée. Ligne 2 : entrer les dépenses globales effectuées au titre du compte spécial et déclarée Banque jusqu’au début de la période considérée, Ligne 3 : entrer la différence entre la ligne I et la la ligne 13, 2, qui devra étre égale A la ligne 8 et & Ligne 4 : entrer le solde du compte spécial (tel qu’indiqué sur le relevé bancaire) au début de la période considérée. Ligne 5: entrer les ajustements qui ont une incidence sur le compte spécial, comme par exemple, les intéréts pergus, les frais bancaires, et les dépenses non remboursées au compte spécial jevant étre Ligne 6: entrer Je montant des avances versées par la Banque au compte spécial pour la jode considérée. Ligne 7 : entrer la somme des lignes 5 et 6. Ligne 8 : entrer la somme des lignes 4 et 7. Cela représente l'encours de I’avance accordée par la Banque qu’il faut justifier. Ligne 9 : entrer Je solde du compte spécial (tel qu’indiqué sur le relevé bancaire) a la fin de la période considérée. Ligne 10 : entrer les ajustements qui ont une incidence sur le compte spécial, Ie cas ‘comme par exemple les intéréts pergus, les frais bancaires et les déper devant étre remboursées au compte spécial. Ligne 11 : entrer les dépenses du compte spécial cor montant devra éire égal & la somme de la colonne 7 des deux Ligne 12 : entrer la somme des lignes 10 et 11 Ligne 13 : entrer Ja somme des lignes 9 et 12. Ce montant devra étre juste par rapport & la ligne 8. Ligne 14: entrer la différence entre les lignes 8 et 13 et, dans une note séparée, expliquer Ie(s) raison(s) de cette différence.ANNEXE B Paced Ligne 15: entrer la part des dépenses prévues qui revient & la Banque pour les deux prochaines périodes comptables. Ligne 16 : entrer le solde de cl6ture du compte spécial aprés ajustements, le cas échéant, Ligne 17 : entret le montant des prévisions de dépenses & effectuer par paiement direct et par engagements spéciaux. Ligne 18 : entrer la somme des lignes 16 et 17. Ligne 19: entrer la différence entre les lignes 15 et 18. Cela représente les besoins de financement de la prochaine période comptable.