2018

amfori BSCI
Sistem Kitapçığı
Ek 3
Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi (SYS) Kurma

amfori BSCI Sistem Kitapçığı’nın bu ekinde, amfori BSCI katılımcıları ve onların

iş ortaklarına, amfori BSCI Davranış Kuralları’nı uygulamaya dökmek
konusunda destek olabilecek, işleyen bir sosyal yönetim sistemi (SYS) kurmak
için gerekli olan bilgiler sunulmaktadır. Bunun yanında bu ekte, denetçiler
için amfori BSCI denetimi yorumlama konusunda ana bilgi kaynağı olan
amfori BSCI Sistem Kitapçığı 3. Bölüm’e ek bilgiler sunulmaktadır.

TANIM
Sosyal Yönetim Sistemi, bir işletmenin sosyal performansını yöneterek iyileştirmeleri takip etmesini
sağlayan politikalar, süreçler ve prosedürler bütünüdür.

Etkin bir Sosyal Yönetim Sistemi, bir işletmenin:

• Sorumluluk sahibi bir şirket olarak vardığı seviyeyi göstermesine,

• Müşteriler ve yatırımcılar karşısında itibarını güçlendirmesine,
• Ticari faaliyetlerinin olumsuz bir etkisi olması halinde bu etkileri erkenden tespit ve takip edip
gidermesine yardımcı olur.

Her işletme, sosyal yönetim sistemini büyüklüğüne, sektörüne ve iş kültürüne göre uyarlar. Ancak
sosyal yönetim sisteminin ana ilkeleri aynı kalır.

TEMEL PRENSİPLER
Katılım: Etkin bir sosyal yönetim sistemi bir personelin çabasıyla geliştirilip uygulanamaz. Etkin bir
sosyal yönetim sistemi geliştirip uygulayabilmek için bir şirketin farklı departmanları veya farklı
konulardan sorumlu çalışanlarının bir arada düzenli bir şekilde çalışması gerekir.

Sosyal Yönetim Sistemi çalışmalarına katılması gereken ana departmanlar:

• İnsan kaynakları
• İş sağlığı ve güvenliği
• Kalite ve uygunluk

İşletme bir mikro işletme veya küçük işletmeyse, bu alanlar bir çalışanın sorumluluğunda olabilir. Yine
de sosyal yönetim sisteminin iyi çalışabilmesi için bu alanlar arasındaki koordinasyonun iyi sağlanması
gerekir.

Döngü: Sosyal yönetim sistemi statik değildir. Etkinlik seviyesini kanıtlayan göstergeler temel
alınarak sürekli olarak adapte edilmesi gerekir. Bu yaklaşım şu şekilde özetlenebilir:

amfori BSCI – Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 1

 • Planlama: İşletmedeki sosyal sorumluluk
açısından iyileştirme gerektirebilecek pratikleri
tespit etme (Örneğin politika, süreç ve prosedür
eksikliğini tespit etme).
• Uygulama: Gerekli değişiklikleri tespit etme ve PLANLAMA UYGULAMA
uygulama. Gerekli değişiklikleri yapmak için
sorumlu kişi veya ekipler görevlendirmek
gerekebilir.
DÜZELTME KONTROL ETME
• Kontrol etme: Uygulamanın başarısını ve
yapılabilecek iyileştirmeleri denetleme.
• Düzeltme: İyileştirme sürecini devam ettirmek
için gerekli kararları alma ve gerekli düzeltmeleri
yapma.

Sistemli Çalışma: Sosyal yönetim sistemi bir işletme içindeki farklı departmanların ortak
çalışmasını gerektirir. Bu sistem dâhilinde bir kişi tek başına çalışıp aksiyon almamalıdır. Sistem
dâhilinde farklı departman veya görevlilerin bir arada çalışması maliyet azaltmayı sağlayacak ve
işletmedeki sinerjiyi iyi yönde etkileyecektir.

Etkili bir sosyal yönetim sistemi yaratmak bir amaç değil; işletmelerin sosyal sorumluluk açısından
gelişmelerine yardımcı olacak bir araçtır.

SOSYAL POLİTİKALAR VE PROSEDÜRLER

Etkin bir sosyal yönetim sistemi, inandırıcı bir sosyal politika ve hem şirket içine hem de şirket dışına
yönelik olan ve işleyen prosedürlerle desteklenmelidir.

Sosyal Politikayı Oluşturma

Sosyal politika, bir işletme için pusula görevi görür. Bir şirketin insan hakları ve çalışma haklarına
ilişkin sorumluluk üstlenirken gözettiği vizyon, pozisyon ve hatta bazı durumlarda stratejiyi belirler.

Sosyal politikanın uzun ve teknik bir belge olmasına gerek yoktur. Aksine, hem iç hem de dış
paydaşlar için anlaşılması kolay bir politika olmalıdır.

amfori BSCI’ın üreticiler için tavsiyeleri:

• amfori BSCI Davranış Kuralları ve Uygulama Koşulları’nı referans olarak kullanın.

• Sosyal politika ile kanunlar arasında herhangi bir zıtlık olup olmadığını, politikanın yasalara
uygun olduğunu kanıtlamak için veya şeffaflık adına herhangi bir kanun veya yönetmeliğin
belirtilip belirtilmemesi gerektiği tespit edin.
• Şirket içindeki departmanlar ve çalışanlar arasında bir karmaşa veya zıtlık olmaması için her
konuya özel bir politika yerine tüm şirket için ortak bir politika oluşturun.

Prosedür Hazırlama

Sosyal politikayı bir işletme için pusula olarak kabul edersek prosedürleri de, politikaların kâğıttan çıkıp
uygulamaya dökülmesini sağlayan farklı yollar olarak düşünebiliriz. Prosedürler, sosyal politikanın
şirketin günlük faaliyetleri kapsamında sistematik bir şekilde uygulanmasını sağlar.

amfori BSCI – Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 2

Prosedürler yöneticilere ve çalışanlara aşağıdaki konularda netlik sağlar:

• Karar verme yetki seviyesi: Kim neye karar veriyor?

• Uygulama yetki seviyesi: Kim neyi uyguluyor?
• Zaman çizelgesi: Ne sıklıkla? Hangi süreyle?

Prosedürlerin karmaşık veya teknik belgeler olmasına gerek yoktur. Aksine, prosedürlerin hedef
okuyucu için olabildiğince açık ve anlaşılır olması hedeflenmelidir.

İş gücünün yerel dil(ler)e yeterince hakim olmadığı durumlarda prosedürlerin çevrilmesi gerekir.
Prosedürlerde bilgi görselleri ve/veya resimler kullanmak, prosedürlerin daha erişilebilir ve kullanıcı
dostu olmasını sağlayan yöntemlere örnek olarak verilebilir.

Bir işletme, özellikle de denetlenebilecek olan bir işletme (bir üretici) aşağıdakileri
denetçiye/denetçilere açıklayabilmelidir.

• İşletme kendi sosyal iyileştirme hedeflerini nasıl tanımlıyor ve nasıl gözden geçiriyor?
• Sosyal riskler ve etkiler nasıl değerlendiriliyor? İşletme için neyin “riskli” olduğunu kim
belirliyor? Risk arz eden olaylarda aksiyon almaktan kim sorumlu?
• İlgili yasal gereklilikleri karşılamak için iş pratikleri nasıl güncelleniyor?
• İşletme, işçilerinin sosyal politika ve hedeflerinden haberdar olmasını ve bu konularda yeterli
bilgi ve beceri sahibi olmasını nasıl sağlıyor?
• İşletme, iş gücünün sosyal yönetim sistemi konusundaki sorumluluklarını nasıl tanımlıyor?
• İşletme, kendi içindeki yolsuzluk olaylarıyla nasıl başa çıkıyor? Yolsuzluk nasıl tanımlanıyor ve
yolsuzluğun etkileri nasıl gideriliyor?

Aşağıda, amfori BSCI denetiminde aranan sosyal politika prosedürlerine örnekler verilmiştir:

• Yolsuzlukla mücadele prosedürü

• Sorumlu insan kaynakları yönetimi (Örnek: sorumlu işe alım, adil ücretlendirme, yeterli disiplin
cezaları, işten çıkarma sürecinde saygı çerçevesinde kalma)
• Şikâyet mekanizması (prosedür ve erişim verme)
• Sorumlu tedarik zinciri yönetimi (Örneğin iş ortaklarını BSCI Davranış Kuralları’na uygun bir
şekilde seçmek)
• İyileştirme prosedürü (Örnek: Kök neden analizi nasıl gerçekleştirilir? Sorumluluklar nasıl
paylaştırılır? Bütçe nasıl belirlenip tahsis edilir?)
• İş sağlığı ve güvenliği değerlendirme prosedürü
• İşçi eğitimine erişim ve uygunluk

İYİ KAYIT TUTMA SİSTEMİ

Bir sosyal yönetim sisteminin etkili olabilmesi için iyi bir kayıt tutma sistemiyle desteklenmesi gerekir.

Aşağıdaki tabloda, iyi bir kayıt tutma sisteminin özellikleri verilmiştir. ISO sertifikalı işletmeler bu
gerekliliklerden haberdardır.

amfori BSCI – Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 3

 İyi Kayıt Tutma
Sisteminin Açıklama
Özellikleri
Kayıt tutma sistemi,
işletmenin faaliyetlerini
yürüttüğü yargı alanında
geçerli olan belgeleme,
Yasalara Uygun
operasyon ve raporlama
konularındaki yasal ve idari
gerekliliklere uygun
olmalıdır.
Kayıt tutma sistemi, bir
politikalar bütünü ve
sorumluluk dağılımı
Sorumlu
gözetilerek; resmi bir
metodoloji ve prosedür
çerçevesinde yönetilmelidir.
Kayıt tutma sistemi, işlerin
normal seyrinde sürekli
olarak ve belli politika ve
prosedürlere uygun olarak
Uygulanabilir
işler halde tutulmalıdır.
Kayıtlar gerçeklere uygundur
ve itibar kurtarmak için
kullanılamaz.
Kayıtların inandırıcı olması
için, kayıt tutma sistemi
Güvenilir
kapsamında bilgiler tutarlı ve
doğru bir şekilde işlenmelidir.
Sorumlu kişi, kayıt tutma
sistemlerinde bulunan ve
Erişilebilir kendi sorumluluk alanına
dâhil olan bilgilere zaman
kaybetmeden erişebilmelidir.
amfori BSCI – Sistem Kitapçığı
Örnekler
• İşletme yasalar gerektirdiği müddetçe
kayıt tutuyor mu?
• İşletme gizlilik ve bilgi güvenliğiyle
ilgili düzenlemelere uygun davranıyor
mu?
• İşletmenin kayıtların nasıl
tutulacağına yönelik prosedürleri
bulunuyor mu?
• Her bir kayıt grubundan (Örneğin
kaza kayıtları, yasalara uygunluk
kayıtları, maaş bordrosu kayıtları)
kimler sorumlu?
• İşletme, sistemin işletmenin
faaliyetlerine en iyi şekilde uyum
göstermesini sağlayacak değişiklikler
yapıyor mu?
• Karar verme mekanizması, konuyla
ilgili tutulan kayıtlara uygun olarak
işliyor mu?
• İşletme, iş ortakları konusunda kaydı
tutulan bilgilerin gerçeğe
uygunluğunu
ve zaman içinde de gerçeğe uygun
kalmasını sağlamak için herhangi bir
önlem alıyor mu?
• Örneğin yaş doğrulama konusunda:
İşletmenin kimlik belgelerinin
doğruluğunu kontrol etmek için
herhangi bir ek
prosedürü/mekanizması bulunuyor
mu?
• İşletme, amfori BSCI ile bağlantılı
olan bir bir üreticiyse, “habersiz bir
denetimde” veya bir alıcının ziyareti
sırasında talep üzerine bilgi sunabilir
mi?
Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 4
İyi bir kayıt tutma sisteminde sosyal politikaları uygulamak için hazırlanan tüm prosedürler ve
aşağıdaki konularla ilgili kayıtlar dosyalanmalı ve erişime hazır halde bulundurulmalıdır.

• Çalışan sözleşmeleri, ücretlendirme, çalışma saatleri, eğitim (Örneğin göçmen işçiler ve

mevsimlik işçiler için)
• İş bulma kurumlarıyla yapılan sözleşmeler
• İş sağlığı ve güvenliği değerlendirmeleri
• Kaza kayıtları
• Makine bakımı
• Lisanslar, sertifikalar
• İç denetimler ve İyileştirme Planları
• İnsan haklarıyla bağlantılı etki değerlendirmeleri (tedarik zinciri dâhil)
• Şikâyet mekanizması takip sistemi (sorunların nasıl çözüldüğüne ilişkin bilgiler dâhil)

ŞİRKET İÇİ DENETİM VE PERİYODİK DÜZELTME FAALİYETLERİ

Şirket içi denetim, işletmelerin aşağıdakileri amaçlar için uygulayabileceği en uygun maliyetli
yöntemdir:

• Kontrol etme: Örneğin bir uygulamanın başarısını denetleme ve gerçekleştirilebilecek

iyileştirme faaliyetlerini tespit etme.
• Düzeltmeler yapma: Örneğin iyileştirme sürecini devam ettirmek amacıyla gerekli
düzeltmeler üzerinde karar kılma ve bunları uygulama.

Sosyal yönetim sistemi denetlenirken, sorumlu kişi(ler) sistemi en az üç yönüyle değerlendirmelidir:

• Amaç: Sosyal yönetim sistemi amacına uygun mu? Sosyal yönetim sistemi, içinde bulunması
gereken tüm faktörleriyle bir bütün mü?
• Uygulama: Tüm hedeflere ulaşıldı mı? Prosedürlere uyuluyor mu? Uyulmuyorsa, neden?
Sorumlu kişinin/kişilerin yeterli bilgisi, becerisi var mı ve sorumlu kişiler yeterince süreçlere
dâhil oluyor mu? Bu soruların cevabı olumsuzsa, neden?
• Etkinlik: İşletmenin sosyal performansı, sosyal yönetim sistemi uygulanmaya başladığından
bu yana iyileşti mi? İyileşmediyse, neden? Şirket kanunlara uyuyor mu? Uymuyorsa, neden?
İyileştirilmesi gereken pratik veya prosedürler var mı?

İşletmenin en azından aşağıdakileri değerlendirmeye alması gerekir:

• Politikaların her birinin genel başarısı

• İyileştirme planları ve bu planların uygulanmasının ne derece etkili olduğu,
• Prosedürlerin uygunluğu
• Form ve kayıt tutmanın etkinliği ve uygulanabilirliği
• Şikâyet mekanizmasının etkinliği
• Risk değerlendirmelerine göre mümkün olan düzeltmeler
• Gelecek üç, altı ve on iki ay için tanımlanan öncelikler
• Üst düzey yönetim tarafından onaylanan kaynaklar

İç denetim için görevlendirilen kişi veya kişilere, zaman içerisinde yapılan iyileştirmeleri ölçmek ve
desteklemek için geçmiş kayıtları değerlendirmesi tavsiye edilir. Örnek olarak:

• Ücret artışları,
• Disiplin cezası sıklığı,
• İşe devamsızlık sıklığı,
• Şikâyet sıklığı değerlendirilmelidir.

amfori BSCI – Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 5

Şirket içi denetimin sonuçları ve bu süreçten öğrenilenlerin ışığında, işletmenin sosyal yönetim
sisteminde değişiklikler yapması gerekebilir.

Şirket içi denetim ve ilgili düzeltmelerin sıklığı, şirket pratiklerinin ne kadar pekişmiş olduğuna ve
eksikliklerin derecesine göre ayarlanmalıdır. Örneğin sosyal yönetim sistemi yeni kurulduğunda, şirket
içi denetim ve düzeltmeleri her üç ayda bir gerçekleştirmek uygundur. Daha sonra, işletme daha
olgunlaştığında yılda bir kez iç denetim gerçekleştirmek yeterli olacaktır.

Şirket içi denetim sürecinin geliştirilmesi ve yapılabilecek düzeltmeler konusunda işçilerin de fikirleri
alınmalıdır. Bu konuda yapılan toplantıların tutanaklarında tartışılan ana konular ve alınan kararlar yer
almalıdır. Bu tutanaklar yazılı olarak merkezi kayıt tutma sistemine kaydedilmelidir.

amfori BSCI – Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 6