CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC

1. Moät soá khaùi nieäm caên baûn

2. Thieát laäp cô caáu toå chöùc

3. Phaân quyeàn vaø uûy quyeàn trong quaûn trò
I. MOÄT SOÁ KHAÙI NIEÄM

Khaùi nieäm chöùc naêng toå chöùc

Chöùc naêng Toå chöùc laø Chöùc naêng quaûn
trò lieân quan ñeán hoaït ñoäng xaây döïng vaø
phaùt trieån cô caáu (boä maùy) toå chöùc ñeå
ñaûm nhaän nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát, xaùc
laäp caùc moái quan heä veà quyeàn haïn vaø
traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän trong toå
chöùc ñoù.
Noäi dung cuûa Chöùc naêng toå chöùc

Thieát keá, phaùt trieån cô caáu toå chöùc

Xaây döïng nguyeân taéc thuû tuïc vaø qui
trình laøm vieäc
Thieát laäp heä thoáng quyeàn löïc vaø phaân
quyeàn.
Vai troø cuûa chöùc naêng toå chöùc

 Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá hoaïch seõ ñöôïc trieån
khai vaøo thöïc teá.
 Taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thích hôïp cho caùc caù
nhaân vaø cho caû taäp theå.
 Taùc ñoäng tích cöïc ñeán vieäc söû duïng caùc nguoàn löïc
moät caùch hieäu quaû nhaát.
 Giaûm thieåu nhöõng sai soùt vaø nhöõng laõng phí trong
hoaït ñoäng quaûn trò.
Nhöõng vaán ñeà khoa hoïc trong coâng taùc toå chöùc

 Taàm haïn quaûn trò : laø soá löôïng boä phaän, phaân heä, caù
nhaân döôùi quyeàn maø moät caáp quaûn trò coù khaû naêng
ñieàu haønh höõu hieäu nhaát
 Taàm haïn coù lieân quan chaët cheõ ñeán caùc thoâng soá cuûa
cô caáu (caáp baäc vaø phaân heä)
 Taàm haïn bò taùc ñoäng bôûi nhieàu yeáu toá : taâm lyù haønh
vi, vaên hoùa, trình ñoä, tính kyû luaät, …
 Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 1 1

2 4 8

3 16 64

4 64 512

5 256 4096

6 1024

7 4096

Số nhà quản trị (1 – 6) Số nhà quản trị (1 – 4)

1.365 585
Quyeàn haønh: laø naêng löïc cho pheùp yeâu caàu ngöôøi
khaùc haønh ñoäng theo söï chæ ñaïo cuûa mình.
 Quyeàn haønh laø cô sôû cuûa laõnh ñaïo chæ huy

 Quyeàn haønh gaén vôùi vò trí vaø caáp baäc quaûn trò

 Quyeàn haønh ñöôïc hình thaønh töø nhieàu yeáu toá

 Tính chính thöùc vaø hôïp phaùp cuûa chöùc vuï
 Söï chaáp nhaän cuûa caùc ñoái töôïng lieân quan
 Naêng löïc vaø ñaïo ñöùc nhaø quaûn trò
Phaân quyeàn trong quaûn trò : laø quaù trình chuyeån giao
quyeàn löïc töø caáp treân xuoáng caáp döôùi trong nhöõng giôùi
haïn nhaát ñònh
• Laø xu theá cuûa quaûn trò hieän ñaïi
• Laøm gia taêng khaû naêng linh hoaït vaø thích nghi cuûa heä
thoáng
• Ñaùp öùng nhu caàu gia taêng qui moâ hoïat ñoäng cuûa caùc
heä thoáng lôùn
II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC

Khaùi nieäm
Cô caáu toå chöùc (boä maùy quaûn lyù) laø moät
chænh theå caùc khaâu, caùc boä phaän khaùc
nhau, ñöôïc chuyeân moân hoaù vaø coù nhöõng
traùch nhieäm, quyeàn haïn nhaát ñònh, coù
moái lieân heä phuï thuoäc laãn nhau vaø ñöôïc
boá trí theo caùc caáp quaûn trò nhaèm thöïc
hieän caùc muïc tieâu chung cuûa toå chöùc.
 1. Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức

1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc

phải phù hợp với thực tế, phải có khả
năng thay đổi nhanh chóng
2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ
ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo
Các yêu
cầu 3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ
nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều
bộ phận giải quyết
4. Xác định các luồng thông tin dọc và
ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối
hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ
phận
2. Caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán cô caáu toå chöùc
 Muïc tieâu vaø chieán löôïc phaùt trieån cuûa DN

 Quy moâ hoaït ñoäng cuûa DN

 Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuaû DN

 Moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa DN

 Khaû naêng veà nguoàn löïc cuûa DN

3. Caùc nguyeân taéc thieát keá cô caáu toå chöùc
• Nguyeân taéc gaén vôùi muïc tieâu
• Nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy
• Nguyeân taéc hieäu quaû kinh teá
• Nguyeân taéc caân ñoái
• Nguyeân taéc linh hoaït
• An toaøn trong hoaït ñoäng
 Các mô hình cơ cấu tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng  Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện
 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp trình độ
 Chế độ trách nhiệm rõ ràng  Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
 Các mô hình cơ cấu tổ chức
Ưu điểm
 Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có
kiến thức toàn diện
 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm
 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy
 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ
phận chức năng khó khăn
 Ưu điểm
Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và
cơ cấu chức năng
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
 Nhược điểm
Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị
chức năng
Ưu điểm
Nhược điểm
 Tổ chức linh động
 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa
 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
người lãnh đạo và các bộ phận
 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh
 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải
doanh nhiều biến động
có ảnh hưởng lớn
 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh
 Phạm vi sử dụng còn hạn chế
chóng
III. PHAÂN QUYEÀN VAØ UYÛ QUYEÀN

Phaân quyeàn laø xu höôùng phaân taùn

quyeàn ra quyeát ñònh trong CCTC

Phaân quyeàn laø cô sôû ñeå thöïc hieän uyû

quyeàn
 QUYEÀN HAÏN VAØ TRAÙCH NHIEÄM

Quyeàn haïn laø phöông tieän (cô sôû cho pheùp) ñeå taùc
ñoäng ñeán suy nghó vaø haønh ñoäng cuûa ngöôøi khaùc.

Traùch nhieäm laø nhöõng ñoøi hoûi ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc söû
duïng quyeàn haïn, buoäc hoï phaûi gaùnh chòu veà haäu quaû
(keát quaû) thöïc hieän coâng vieäc.

Quyeàn haïn luoân luoân phaûi caân baèng (töông xöùng) vôùi
traùch nhieäm.
 UYÛ QUYEÀN
“ Uûy quyeàn laø giao cho ai ñoù traùch nhieäm vaø quyeàn
haïn ñeå thay maët baïn thöïc hieän coâng vieäc “
Uyû quyeàn coâng vieäc # giao vieäc
Uyû quyeàn coâng vieäc töùc laø thoaû thuaän vôùi ngöôøi
khaùc nhaèm:
Trao cho hoï traùch nhieäm thay maët baïn thöïc hieän
coâng vieäc
Trao cho hoï quyeàn haïn ñeå coù theå thöïc hieän coâng
vieäc
Phaân boå nguoàn löïc caàn thieát cho ngöôøi ñöôïc uyû
quyeàn - cuõng nhö nhöõng ngöôøi khaùc ñeå hoï coù theå
thöïc hieän coâng vieäc.
 TAÏI SAO PHAÛI UÛYQUYEÀN ?
Lôïi ích ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn
Giuùp phaùt trieån caùc kó naêng môùi cuõng nhö naêng löïc
cuûa hoï
Caûm nhaän ñöôïc tin töôûng seõ giuùp hoï noã löïc hôn vôùi
coâng vieäc
Thöïc hieän uyû quyeàn thaønh coâng coøn mang ñeán cô
hoäi phaùt trieån cho caùc thaønh vieân voán coù naêng löïc,
tích cöïc, taän tuïy vaø thaïo vieäc .
 Lôïi ích ñoái vôùi nhaø quaûn lyù:
Taäp trung vaøo nhöõng coâng vieäc chính yeáu
Giaûm ñöôïc aùp löïc coâng vieäc.
Naâng cao hieäu quaû coâng vieäc cuûa taäp theå
Ñaøo taïo nhaø QT keá caän
QUAÙ TRÌNH UYÛ QUYEÀN HIEÄU QUAÛ
Chuaån bò uyû quyeàn

Quyeát ñònh coâng vieäc uyû quyeàn

Löïa choïn ngöôøi ñeå uyû quyeàn

Thöïc hieän uy ûquyeàn

Ñaët muïc tieâu

Ñaùnh giaù Laäp keá hoaïch

Giaùm saùt Thöïc hieän

Nhöõng coâng vieäc neân uûy quyeàn

•Nhöõng coâng vieäc laêp laïi

•Nhöõng vaán ñeà nhoû nhaët vaø toán nhieàu thôøi
gian
•Coâng vieäc khoâng caàn ñeán naêng löïc cuûa
NQT
•Coâng vieäc giuùp nhaân vieân phaùt trieån…
Nhöõng vieäc khoâng neân uûy quyeàn

•Ñaùnh giaù thaønh tích hoaëc kyû luaät nhaân vieân

•Hoaïch ñònh chieán löôïc ñeå phaùt trieån coâng ty
•Ra quyết định quan trọng về nhaân söï…
 CHOÏN NGÖÔØI PHUØ HÔÏP ÑEÅ UÛY QUYEÀN

Ngöôøi phuø hôïp ñeå uyû quyeàn coâng vieäc laø :

Ngöôøi coù kyõ naêng chuyeân moân vaø kinh nghieäm caàn
thieát.
Ngöôøi coù kyõ naêng chuyeân moân, nhöng chöa coù kinh
nghieäm thöïc hieän coâng vieäc.
Ngöôøi coù chuyeân moân gaàn vaø coù theå phaùt trieån thoâng
qua vieäc thöïc hieän caùc coâng vieäc ñöôïc uyû quyeàn
Ngöôøi coù thôøi gian ñeå thöïc hieän coâng vieäc .
Ngöôøi saün loøng nhaän laáy traùch nhieäm thöïc hieän coâng
vieäc ñöôïc uyû quyeàn
Ñeå uûy quyeàn thaønh coâng

• Tin töôûng vaøo nhaân vieân

• Cuï theå vaø roõ raøng
• Nhöõng chæ daãn caàn thieát
• Haõy “quaûn lyù” ñöøng “laøm”
• Giaùm saùt hôïp lyù
• Ñoäng vieân kòp thôøi
• Traùnh “uûy quyeàn ngöôïc”
• Ñuùng ngöôøi, ñuùng vieäc
Nhöõng löu yù khi uûy quyeàn

•Uyû quyeàn döïa treân nhöõng theá maïnh cuûa

ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn ñeå giuùp hoï phaùt huy
toái ña nhöõng naêng löïc cuûa baûn thaân
•Uyû quyeàn döïa treân cô sôû cuûa loøng tin cuûa
ngöôøi uyû quyeàn ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc uyû
quyeàn, qua ñoù trao cho hoï ñaày ñuû nhöõng
quyeàn haïn ñeå hoï thöïc hieän söï uyû quyeàn
•Uyû quyeàn luoân phaûi gaén vôùi kieåm tra ñeå
ñaûm baûo vaán ñeà uyû quyeàn ñöôïc thöïc hieän
ñuùng