SMK DAMANSARA JAYA

MINIT MESYUARAT AJK PENGURUSAN ASET ALIH & STOR SEKOLAH BIL. 3/2019

Tarikh : 25 JULAI 2019 (KHAMIS)

Masa : 3.00 - 3.50 petang

Tempat : Bilik Rafflesia
Hadir

1. Pn Teo Boon Hwa -Pengetua (Pengerusi)

2. Pn Sharon Ng Boon Peng - PK HEM (Naib Pengerusi)/
(Pegawai Pelupusan Aset 1)
3. Pn Mariam Bt Zoolfakar - PK Kokurikulum
4. Pn Norita Bt Muhammad - GKMP Bahasa
5. Pn Lim Swee Lian - GKMP Teknik & Vokasional
6. Pn Rogayah Bt Jusoh - GKMP Kemanusiaan
7. Pn Azita Abd Aziz - Pegawai Pelupusan Aset 2
8. Pn Arniza Bt Ab Rashid - Pegawai Aset (Setiausaha)
9. Pn Azliza Bt Osman - Pegawai Pelupusan ICT
10. Pn Hoo Sin Yee - Pegawai Pemeriksa Aset 1
11. En Ahmad Syukri Bin Suhaimi - Pegawai Pemeriksa Aset 2
12. Pn Norazura Bt Razali - Pegawai Penerima
13. Pn Rodzila Bt Abdullah - Pegawai Penerima
14. Cik Cho Chew Kok - Pegawai Penerima
15. Cik Siti Azirah Bt Abdul Rahim - Pegawai Penerima
16. Pn Lee Wai Min - Pegawai Penerima
17. Cik Nor Azmah bt Ahmad - Pegawai Penerima
18. Pn Noor Hasimah Bt Hamdin - Pegawai Penerima
19. Pn Lim Mui Lee - Pegawai Penerima
20. En Muslim B. Abdul Aziz - Pegawai Penerima
21. Pn Winnie Lim Li Sze - Pegawai Penerima
22. Pn Tan Lee Yin - Pegawai Penerima
23. En Mohd Azharudin Bin Mhd Misleh - Pegawai Penerima
24. En Muhd Zulhanif B. Mohd Haron - Pegawai Penerima
25. Pn Wan Norhasyimah Bt Wan Malek - Pegawai Penerima
26. Pn Ng Yoke Chan - Pegawai Penerima
27. En. Abdul Halim Bin Mohamed - Pegawai Penerima
29. Pn Nurul Anis Bt Abdullah - Pegawai Penerima
28. Pn Azeana Bt Md Ibrahim - Pegawai Penerima
29. Cik Phang Theng Nah - Pegawai Penerima
30. Pn Low Keng Lan - Pegawai Penerima
31. Pn Hasrah Bt Mat Rashid - Pegawai Penerima
32. Pn Lin Siew Goh - Pegawai Penerima

Tidak Hadir Bersebab:

1. Pn Shahlawati Bt Ali - Penolong Kanan

2. Pn. Monica Choy Mei Fong - Pegawai Penerima
3. Pn Noor Arbai’ah Bt Ismail - Pegawai Penerima
4. Pn Lim Sze Lai - Pegawai Penerima

1
Urus setia : Pn. Arniza Bt Ab. Rashid ( Pegawai Aset)

AGENDA MESYUARAT

1.0 Perutusan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran guru-guru AJK Aset
Alih dan Stor Sekolah ke mesyuarat kali ketiga bagi tahun 2019.

Tindakan: Makluman

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1 Minit mesyuarat Bil 2/2019 diterima dan disahkan oleh Puan Low Keng Lan
serta disokong oleh Pn Azeana Bt Md Ibrahim.

Tindakan:
Makluman

3.0 Perkara-perkara Berbangkit

-Tiada perkara berbangkit-

4.0 Perkara-perkara Baharu

4.1 Pembelian
4.1.1 PK HEM memaklumkan LCD Projektor yang telah di pasang disemua
kelas tingkatan 2 di blok C merupakan sumbangan dari PIBG. Bagi
mendaftarkan aset, pihak sekolah perlu memohon dengan pihak
Jabatan Pendidikan Selangor (JPS). Setiausaha PIBG sekolah perlu
memberikan invois dan surat dari PIBG kepada pihak pejabat.
Permohanan ini perlu untuk kebenaran pembaikan atau
penyelenggaraan menggunakan duit PCG sekolah.

Tindakan: Setiausaha PIBG

Puan Azita /
En. Azharudin

4.1.2 Pengetua memaklumkan semua pembelian dan sumbangan aset

mesti didaftarkan terlebih dahulu bagi memudahkan urusan
penyelenggaraan dan penambah baikan menggunakan Akaun
kerajaaan atau Akaun SUWA.

Tindakan: Makluman

2
 4.1.3 Puan Azita meminta Ketua Panitia Pendidikan Seni Visual, Reka
Bentuk dan Teknologi dan PJPK untuk mengemaskini fail stok yang
baharu dengan menyenaraikan semua barang yang telah dibeli bagi
tahun 2019. Tindakan segera perlu diambil untuk dicatatkan di Borang
Pesanan Pembelian memandangkan dokumen-dokumen ini perlu
diaudit

Tindakan: Ketua Panitia PSV,

RBT dan PJPK

4.2 Pelupusan

4.2.1 Puan Azita memaklumkan kerusi dan meja plastik tidak

distokkan dalam inventori. Ia hanya perlu dicatatkan dalam Kew-Ps 4
kecuali kerusi dan meja kayu.

Tindakan: Pegawai
Aset

4.2.2 Puan Hoo Sin Yee memaklumkan meja guru di kelas 4 Belian sudah
tidak boleh digunakan lagi dan perlu diganti.

Tindakan: Pengetua/
PK HEM

4.3 Penyelenggaraan

4.3.1 Pengetua memaklumkan telah menghantar dua (2) pucuk surat

permohonan kepada Jabatan Pendidikan Selangor (JPS) bagi
mendapatkan khidmat bantu dari pihak Jabatan Kerja Raya untuk
memeriksa pedawaian elektrik di sekolah. Tindakan ini adalah perlu
memandangkan pendawaian sekolah yang semakin usang dan boleh
mengakibatkan litar pintas.
Tindakan: Pengetua /
Makluman

4.3.2 Pengetua telah membuat permohonan bagi menaik taraf kantin

terutama untuk memperbaiki jubin di ruang makan murid dan di ruang
dapur kerana syarat bagi sebuah kantin ialah lantai dan dinding
dapur perlu dijubin. Bahagian dapur pula perlu dipasang kipas ekzos
untuk menyedut asap dan kotoran agar keadaan di dalam dapur
bersih dan kondusif.

Tindakan: Pengetua /
Makluman

3
 4.3.3 Permohonan bagi pemasangan alat penyaman udara di
Bilik Riso dan Bilik Kaunseling telah dihantar ke Jabatan Kerja Raya
untuk kelulusan sebelum dipasang. Pemasangan alat penyaman
udara perlu kelulusan JKR terlebih dahulu mengikut prosedur yang
telah ditetapkan. Pemasangan tanpa kelulusan adalah salah terutama
apabila berlaku kejadian yang tidak diingini berlaku di sekolah.

Tindakan: En. Azharudin

4.3.4 PK HEM mengingatkan pada guru-guru agar mengikut tatacara

yang betul jika hendak membuat aduan kerosakan bangunan perlulah
mengisi aduan kerosakan di dalam buku kerosakan dan
seterusnya memaklumkan pada nya.

Tindakan: Makluman

5.0 Hal-hal lain

5.1 Pegawai Aset memaklumkan bahawa Pegawai Pemeriksa 1 dan 2

perlu memeriksa keadaan aset bagi tahun 2009 sehingga tahun
2019 dan menandatangani pada Kew-PA 2, Kew-PA 3 dan Kew-PA 4
setiap tahun. Oleh itu, Pn Azita memohon agar guru-guru yang
menjaga bilik-bilik khas dapat membantu Pegawai Pemeriksa 1 dan 2
dalam perkara ini.

Tindakan: Pegawai
Aset
Pegawai
Pemeriksa 1
dan 2

5.2 Pengetua memaklumkan pihak sekolah telah membeli 10 biji CCTV

yang akan dipasang di sekeliling sekolah menggunakan wang yang
ditumpang dari akaun PIBG. Pembelian tersebut akan didaftar
setelah permohonan dibuat kepada pihak JPS untuk mendapatkan
kelulusan perolehan sebagai hak kerajaan.

Tindakan: PK HEM /
Setiausaha PIBG/
Pn Azita / Encik
Azharudin

4
 5.3 Projek menaik taraf rumah pengawal yang akan dijalankan pada cuti
sekolah. Kos menaik taraf pondok pengawal akan menggunakan duit
SUWA dan sumbangan PIBG.

Tindakan: Pengetua
/ Penolong Akauntan

6.0 Penutup

6.1 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang.

Urusetia:

Setiausaha AJK Pengurusan Aset Dan Stor

25 Julai 2019