Senarai Tugas Pengetua, PK HEM, Warden, dan Penyelia Asrama

SENARAI TUGAS PENGETUA

 

Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan/menyediakan perkara yang berkaitan dengan
pengurusan  dan pentadbiran asrama, antaranya :-

1)            Dasar

1.1        Visi dan Misi

1.2        Falsafah dan Matlamat

1.3        Peraturan Asrama

1.4        Pengambilan dan Pemilihan Penghuni Asrama

2)            Pengurusan dan Pentadbiran Asrama

2.1        Penasihat semua jawatankuasa di asrama

2.2        Menyediakan struktur organisasi pengurusan asrama

2.3        Mengagihkan tugas kakitangan asrama

2.4        Mengurus pelantikan warden

2.5        Menyediakan, mengawal selia pejabat pentadbiran asrama dan rumah warden.

2.6        Mengurus, memantau dan menguatkuasakan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak,

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan Perkhidmatan Pembersihan Kawasan

2.7        Mengurus pembangunan dan penyelenggaraan fizikal bangunan, peralatan dan

kemudahan asrama.

2.8        Memaklumkan dan menghantar semua laporan yang berkaitan dengan kes-kes

keracunan makanan, dendaan dan kes-kes yang melanggar perjanjian kontrak
penswastaan kepada Jabatan Pendidikan Negeri.

3)            Pengurusan dan Pentadbiran Kewangan

3.1        Menentukan keperluan peruntukan asrama dan Anggaran Belanja Mengurus mencukupi.

 3.2        Memastikan buku tunai asrama diurus mengikut kehendak Pekeliling Kewangan

3.3        Menentukan Wang Bantuan Makanan, Wang Lebihan Makanan, LPBT, yuran asrama
diurus mengikut prosedur kewangan dan dibelanja secara berhemah.

3.4        Mengawalselia semua pungutan yuran di asrama.

3.5        Mengurus pembayaran tuntutan bekalan makanan bermasak kepada asrama setiap dua
minggu sekali.

3.6        Memastikan semua jenis pembayaran yang patut dilakukan oleh kontraktor atau pihak
lain (seperti pihak yang menyewa bangunan asrama ) kepada sekolah dijelaskan  dan
tidak berlaku Akaun Belum Terima.

3.7        Mempastikan pihak kontraktor telah menjelaskan semua tanggungan yang berkaitan

dengan asrama seperti bil air , elektrik atau kerosakan premis telah dilakukan sebaik
kontrak tamat.

  

4)            Pengurusan Penghuni Asrama

4.1        Akademik

4.2.1        Memastikan jadual penghuni asrama dirancang dan disediakan secara

sistematik.

4.2.2        Memastikan jadual ‘prep’ dipatuhi sepanjang masa.

4.2.3        Melantik warden yang bertanggungjawab menyelia perjalanan jadual ‘prep’

setiap hari.

4.2.4        Menyediakan tempat ‘prep’ yang selesa.

4.2.5        Merancang dan melaksanakan kelas tambahan.

4.2.6        Menyediakan perpustakaan, buku rujukan, komputer serta  kemudahan

pengajaran dan pembelajaran yang mencukupi.

4.2.7        Merangka, merancang, melaksana, memantau dan menilai program peningkatan

dan kecemerlangan akademik menerusi perancangan strategik jangka pendek,
sederhana dan panjang.

4.3      Disiplin

4.3.1        Memastikan peraturan asrama dipatuhi oleh penghuni dan waris serta

dikuatkuasakan pelaksanaannya.

4.3.2        Menyediakan sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan mampu menangani

permasalahan penghuni asrama.

 
 4.4      Kokurikulum dan Sukan

4.4.1        Memastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua

aktiviti kokurikulum dan sukan di asrama.

4.4.2        Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.

4.4.3        Menyediakan jurulatih dan pembimbing.

4.4.4        Mengadakan pertandingan antara dorm atau asrama.

4.4.5        Mengadakan lawatan sambil belajar / integrasi / program pertukaran pelajar.

4.4.6        Menyertai pertandingan anjuran Pejabat Pendidikan Daerah ,Jabatan

Pendidikan Negeri, Kementerian Pendidikan Malaysia dan agensi luar.

4.5        Pembangunan Sahsiah

4.5.1        Mengadakan kursus-kursus motivasi, kepimpinan dan ketahanan diri.

4.5.2        Mengadakan kelas Fardhu Ain.

4.5.3        Mengadakan sesi kaunseling.

4.5.4        Menganjurkan majlis-majlis sempena hari kebesaran Islam.

4.4.5 Mengadakan program penghayatan sempena hari kemerdekaan/ kebesaran negara.

4.6        Kebajikan

4.6.1        Memastikan kebajikan penghuni asrama dititikberatkan seperti penyediaan

tempat tinggal yang kondusif

4.6.2        Memastikan penghuni asrama yang sakit diberikan rawatan yang sewajarnya.

4.6.3        Memastikan tempat tinggal warden dalam keadaan yang selamat dan baik.

4.6.4        Mewujudkan Tabung Kebajikan Penghuni Asrama  (mesti mendapat

kelulusan Jabatan Pendidikan Negeri).

4.6.5        Menubuhkan Majlis Perwakilan Ibubapa yang terdiri daripada ibubapa/waris

penghuni.

5)      Memahami dan melaksanakan surat pekeliling dan arahan berkaitan dengan asrama.

 
 

SENARAI TUGAS PENOLONG KANAN HAL EHWAL

MURID (PKHEM)
 

Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan / menyediakan perkara yang berkaitan dengan
pentadbiran dan pengurusan asrama, antaranya:

1)            Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama.

2)            Membantu dalam pemilihan dan penyeliaan warden asrama.

3)            Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama.

4)            Membantu dan memantau kewangan asrama seperti menyelaraskan semua pungutan wang
seperti pungutan yuran asrama,   Buku Tunai , Buku  Resit dan Buku Stok.

5)            Membantu mengurus kakitangan asrama.

6)            Menyelaraskan  pengurusan  kesihatan penghuni.

7)            Menyelaraskan penyeliaan makanan dan dapur.

8)            Menyelaraskan penyeliaan kebersihan dan mewujudkan keceriaan asrama.

9)            Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.

10)        Memastikan kemudahan serta  rekreasi mencukupi di samping menggalakkan

penyertaan  penghuni asrama  dalam aktiviti riadah dan  kokurikulum.
 

11)        Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.

12)        Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni , bangunan dan alatan asrama

serta  mengambil tindakan sewajarnya untuk membaiki sebarang kerosakan.

13)        Memastikan tidak berlaku pembaziran penggunaan air dan elektrik oleh penghuni asrama.

14)        Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.

15)        Melaporkan sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua

16)        Melaporkan sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua.

17)        Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Guru  Besar.

SENARAI TUGAS WARDEN

 

1)            Menguatkuasakan/ memastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan ke atas

hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.

2)            Menyemak, menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas laporan harian pengawas
dan Ketua Dormitori.

3)            Menyediakan laporan harian untuk tindakan  Pengetua / Penolong Kanan HEM.

 
4)            Menyelia / memantau aktiviti-aktiviti harian dan berkala. Contohnya:

4.1        Kelas persediaan

4.2        Waktu Solat

4.3        Waktu makan

4.4        Kelas fardhu ain/kelas agama

4.5        Aktiviti gotong- royong

4.6        Pertandingan antara dormitori

4.7        Majlis Makan Beradab

4.8        Aktiviti Sukan dan Kokurikulum

5)            Memantau Pengawas Bertugas menjalankan roll-call.

6)            Mengadakan pemeriksaan dan “roll-call” mengejut.

7)            Menguruskan kebenaran keluar/masuk penghuni asrama. 

8)            Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan Ketua-Ketua

Dormitori.

9)            Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian dormitori, bilik-bilik khas, tandas,
bilik air, persekitaran serta dewan makan.

10)        Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.

11)        Memantau dan memeriksa laporan prestasi akademik serta mengambil tindakan susulan yang
sesuai.

12)        Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama:

12.1    Minit Mesyuarat terdahulu

 12.2    Laporan bulanan asrama

12.3    Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikut

13)        Mesyuarat/Perjumpaan Warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-kurangnya

sekali   sebulan.

14)        Membantu mengurus kemasukan penghuni baru.

14.1    Penyediaan borang/dokumen

14.2    Taklimat kemasukan

14.3    Orientasi penghuni baru

15)        Menyediakan Takwim serta Jadual Harian Asrama.

16)        Menyediakan Anggaran Belanjawan Aktiviti Tahunan Asrama.

17)        Mengumpul data / maklumat penghuni bertujuan:

17.1    Menganalisa prestasi akademik / peperiksaan

17.2    Menghantar Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pendidikan

18)        Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.

19)        Mengadakan perjumpaan dengan waris.

20)        Mengadakan Latihan  kecemasan.

21)        Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.

 

22)        Menyelia dan memantau hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan  penghuni seperti:

22.1    Makanan

22.2    Keselesaan di asrama

22.3    Kesihatan

22.4    Keselamatan

22.5    Biasiswa

23)        Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran-yuran asrama, perkhidmatan

pembersihan, keselamatan dan penguatkuasaan kontrak bekalan makanan asrama semasa
ketiadaan Penyelia Asrama

24)        Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan Penolong   Kanan

HEM  .

SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA

 
1.0   Pentadbiran

1.1   Menyelia kakitangan asrama, perkhidmatan keselamatan dan pembersihan.

      1.2   Mengurus inventori asrama.

1.3    Mengurus stor-stor asrama.

1.4    Mengadakan rekod-rekod pelajar dan mana-mana orang yang dibenarkan tinggal di asrama
serta    

        bayaran-bayaran yang terlibat jika dikenakan.

1.5    Menyediakan jadual tugas harian/bulanan bagi kakitangan asrama. Mengurus Pejabat Asrama

dan memastikan kesempurnaanya:-  
        

        1.5.1     Sistem Fail

        1.5.2     Data-data

        1.5.3     Peralatan dan perabot serta susun aturnya

        1.5.4     Buku Stok/Inventori peralatan,perkakas,perabot, dan lain-lain

        1.5.5     Pekeliling-pekeliling yang berkaitan asrama

  1.5.6    Buku Laporan Prestasi Kontraktor

     1.6     Bersama-sama warden dalam urusan/proses pengambilan dan pendaftaran penghuni

               baru.

     1.7     Memproses hapuskira peralatan dan perabot asrama / dewan makan.

     1.8     Bertanggungjawab melaporkan sebarang kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar dan  

               tindakan susulan setelah mendapat kebenaran.

     1.9     Mengumpul maklumat dari pihak yang berkaitan, menyediakan data dan menghantarkannya  

         kepada pihak-pihak yang memerlukan.

     1.10   Membantu menjayakan sebarang aktiviti asrama.

     1.11   Menghadiri mesyuarat, taklimat serta kursus yang berkaitan.

1.12    Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak luar.

1.13    Membantu tugas-tugas warden ketika ketiadaan warden di asrama.

1.14    Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar atau  Penolong Kanan  HEM.

 2.0  Kewangan

2.1     Mengurus permohonan dan pembelian barang-barang dan peralatan untuk kegunaan

asrama       setakat  mana diarahkan.  

2.2     Menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.

    2.3    Membuat pembayaran bil-bil asrama.

    2.4    Mengurus buku tunai asrama.

    2.5    Menutup akaun asrama setiap hujung bulan.

    2.6    Membuat penyata audit setiap hujung tahun.

    2.7    Menuntut PCG  asrama dan pelarasan jika ada.

    2.8    Mengutip yuran asrama

    2.9    Memohon kelulusan menggunakan Wang Lebihan Makanan Asrama ke Jabatan Pendidikan     

          Negeri/Kementerian Pendidikan Malaysia.

3.0    Kontrak Penswastaan

    3.1 Bekalan Makanan Bermasak

                        3.1.1   Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta pekerja dewan makan          

             mengikutnya sepatutnya dari segi kesihatan.

                   3.1.2     Membuat laporan bulanan makanan ke Jabatan Pendidikan.

            3.1.3    Membuat laporan makanan tahunan ke Kementerian Pendidikan.

                         3.1.4     Bertanggungjawab sepenuhnya berkaitan bekalan makanan:

                                i.     Mengisi Borang Pesanan (Jadual 8)

                                ii.    Menerima dan memeriksa bahan mentah

                                iii.   Mendapatkan pengesahan atau persetujuan Pengetua/Guru Besar jika

                                      berlaku pertukaran  bahan/menu.

                                iv.   Memantau proses menyediakan makanan.

                                 v.   Mengurus buku laporan harian bekalan bermasak. . 

                                vi.   Memastikan kontraktor mematuhi perjanjian kontrak dari aspek

                                       bahan mentah, menu, spesifikasi dan masa yang ditetapkan.

                    3.1.5    Memastikan premis,perabot dan peralatan bersih serta selamat digunakan.

 3.1.6    Memastikan kontraktor mematuhi peraturan / garis panduan berkaitan  pekerja
yang dikeluarkan oleh Kementerian  Pendidikan, Kementerian Kesihatan  dan
Pihak Berkuasa Tempatan.

                         3.1.7  Perlu berada sekurang-kurangnya 4 jam di dapur asrama untuk tujuan penerim

                                    Penerimaan bahan mentah,  menyeliakan kualiti dan kuantiti makanan dan

                                    menyediakan laporan prestasi kontraktor.      

                        3.1.8    Menguatkuasakan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan tender  

                                   bekalan makanan asrama

              3.2   Kawalan Keselamatan

       3.2.1  Memastikan pengawal keselamatan menjalankan tugas seperti dalam

                 perjanjian kontrak.

       3.2.2  Menghantar laporan bulanan kepada pihak pengurusan sekolah.

  

       4.0  Kebajikan 

       4.1  Penyeliaan kesihatan pelajar-pelajar berkaitan dengan

       4.1.1  Pengurusan bilik-bilik sakit

       4.1.2  Pengurusan ubat-ubatan rawatan segera bagi sakit-sakit biasa

       4.1.3  Penyeliaan rawatan dan penyelamatan yang mudah (pertolongan cemas).

       4.1.4  Mengadakan rekod-rekod tertentu dari segi kesihatan pelajar-pelajar dan urusan    

                 berhubung dengannya.

  5.0   Fizikal

5.1    Menjaga kebersihan kawasan asrama termasuk bangunan-bangunan. 

5.2    Melaporkan kerosakan harta benda kerajaan.

5.3    Menjaga alatan-alatan dan kemudahan-kemudaan yang terdapat di asrama dari segi   

                   penyelenggaraan , pembaikan dan penyimpanan

          5.4   Menjalankan pemeriksaan setiap pagi untuk menentukan kebersihan dormitori, tandas,    

         bilik air, bilik-bilik khas, surau dan persekitaran asrama dalam keadaan bersih , teratur    

         rapi.

  5.5  Menghantar laporan bulanan Pembersihan Kawasan asrama.

6.0    Keselamatan          

6.1    Memastikan semua peralatan yang berkaitan dengan keselamatan asrama seperti alat
pemadam api, loceng kecemasan dan pili bomba mencukupi dan berada dalam
keadaan baik serta berfungsi.

6.2    Memastikan persekitaran asrama selamat.

6.3    Memastikan semua kerosakan fizikal seperti pagar, grill, tangga dan sebagainya
dibaikpulih dengan segera.

6.4    Memastikan semua pendawaian dan peralatan elektrik selamat digunakan.