MANUAL 

FOR HOSPITAL
TRANSFUSION COMMITTEES
Place and date of publication:
Islamabad, September 2016

This publication has been developed and produced with the technical support of the German
Federal Government through the Health Sector Support Programme implemented by
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in cooperation with
GFA Consulting Group.

TABLE OF CONTENTS

Table of Contents
ACRONYMS ...........................................................................................................................  2
1. INTRODUCTION..............................................................................................................  1
2. STATUS OF A HOSPITAL TRANSFUSION COMMITTEE ...............................................  3
3. COMPOSITION................................................................................................................ 5
3.1 STRUCTURE ............................................................................................................  5
3.2 CHAIRPERSON........................................................................................................  6
3.3 SECRETARY ............................................................................................................  7
3.4 MEMBERS................................................................................................................  7
4. FUNCTIONS ..................................................................................................................  9
4.1 DEVELOPMENT OF GUIDELINES ...........................................................................  9
4.2 TO DETERMINE POLICIES FOR BLOOD TRANSFUSION ....................................  11
4.3 BLOOD UTILIZATION AND WASTAGE REVIEW ...................................................  11
4.4 REVIEW OF ADVERSE REACTIONS TO BLOOD COMPONENTS .......................  11
4.5 REVIEW OF AUDIT ................................................................................................  11
4.6 REVIEW OF ERRORS/INCIDENTS RELATED TO BLOOD TRANSFUSION .........  12
4.7 APPROVING NEW BLOOD COMPONENTS OR PRODUCTS ...............................  12
4.8 ROLE OF HTC DURING BLOOD SHORTAGE .......................................................  13
5. QUALITY MEASURES IN A HOSPITAL TRANSFUSION COMMITTEE......................... 14
a)  Organizational Management ................................................................................... 14
b) Standards................................................................................................................ 16
c) Documentation ........................................................................................................  17
d) Training and Sensitization .......................................................................................  18
e) Monitoring and evaluation of outcomes ...................................................................  18
6. AUDITS..........................................................................................................................  20
6.1 TYPES OF AUDITS ................................................................................................  20
6.2 AUDIT AREAS OF BTS........................................................................................... 21
7. SENSITIZATION, TRAINING, EDUCATION...................................................................  22
8. ADVOCACY AND OUTREACH ......................................................................................  26
Annex 1: Terms of Reference for HTC ..................................................................................  28
Annex 2: Blood Request Form............................................................................................... 30
Annex 3: Recipient Adverse Reaction Reporting Form ..........................................................  32
Annex 4: Global Data Base for Blood Safety Indicators .........................................................  36
Annex 5: Flyer for Hospital Transfusion Committee...............................................................  39
Annex 6: Category of Trainees for WS on Clinical Governance and Haemovigilance ............  40

ACRONYMS
BE
TTI
BTA
VNRBD
BTS
V2V
CME WHO
CTE
CUB
DOH
EDO
HBB
HOD
HTC
ICU
ISO
IT
MBOS
PBM
RBC
RCA
SOP
TOR
Blood Establishm
Hospital Blood Bank
ent
Blood Transfusion Head of Department
Authority Hospital Transfusion Committee

Blood Transfusion Intensive Care Unit
Services International Organization for Standardization

Continuous Medic Information Technology
Maximum Blood Order Schedule
al Education
Patient Blood Management
Continuous Techn
Regional Blood Centre
ical Education
Root Cause Analysis
Clinical Use of Blo
Standard Operating Procedure
od
Terms of Reference
Department of He
Transfusion Transmissible Infection
alth
Voluntary Non Remunerated Blood Donation
Executive District 
Vein to vein
Officer
World Health Organisation

ii

PREFACE
In transfusion medicine, the key concept of blood safety encompasses the entire blood chain
starting from the vein of the voluntary donor (blood collection) to the vein of the recipient
(blood transfusion), covering quality assured component preparation and testing and
management of both the donor and recipient for any adverse effect/event and reaction. Due
to multistep involvement of multiple procedures and personnel, it is of paramount importance
to ensure quality and safety of blood transfusion in the hospital as well, in addition to blood
centres. To meet these requirements of high standards of patient care, hospitals have been
forced to elaborate strategies and policies to oversee all aspects of blood transfusion within
individual institution. According to the World Health Organization, "a transfusion committee
should be established in each hospital to implement the national policy and guidelines and to
monitor the use of blood and blood products at the local level."

A fundamental role of hospital transfusion committees is to ensure appropriate blood product
use by developing local blood transfusion policies and protocols, educating clinicians, and
auditing blood use. The hospital transfusion committee plays a pivotal role in promoting
safety, efficacy, and efficiency of blood transfusion services.  A hospital transfusion
committee is a multi-disciplinary team and includes representatives from all departments in
the hospital that are involved in providing, prescribing and transfusing blood and blood
products.

The current manual developed with the support of  the ‘GIZ Technical Cooperation Team’, is
intended for the use by members of hospital transfusion committees and it provides
guidance to new members explaining  the functionality of  the committee and how to conduct
clinical audits in the hospital. The manual also includes necessary  tools (such as standard
blood  request  form and  recipient  adverse  reaction  notification  form) required  to  monitor the
transfusion  activities.  The  clinical chain process  protocols  have  recently been added  in new
version of SOPs for BTS.

Prof. Dr. Hasan Abbas Zaheer
National Coordinator
Safe Blood Transfusion Programme
Government of Pakistan

iii

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