Gemeente Amsterdam Dienst Persoons- en Geo-informatie

versie maandag 20 juni 2011

Communicatievoorstel

Pagina 1 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 2 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 3 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 4 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 5 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 6 van 25

versie maandag 20 juni 2011

L D O W C W B W G W K R

Pagina 7 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 8 van 25

versie maandag 20 juni 2011

V V D K D O G I I H

N I O I O O I E D

Pagina 9 van 25

versie maandag 20 juni 2011

R D a. D b. H H

Pagina 10 van 25

versie maandag 20 juni 2011

M O

Pagina 11 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Bureau GHA/ Taskforce Huisvesting (gemeentebrede huisvestingsvisie) en PMB (bouwmanager) PMB (projectmanagement + adviseur flexwerken) DFM (opdrachtgever verbouwing Stadhuis en uitvoerder van hotelprincipe) TNT en DRO (huidige bewoners van resp. locatie Stadhuis en Jodenbreestraat)

Stadsdeel Centrum Dienst ICT Invoering RNI Programma Anders Werken OGA (opzegging huurcontracten/ oplevering huidige panden) Klanten

Pagina 12 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Opdrachtgever: MT S Opdrachtnemer: Rob Kalse < Projectleider: Wim Snoek

Cordinator werkgroep Stadhuis: Jan Bottelier Cordinator werkgroep Jodenbreestraat: Hans Hut Cordinator deelproject ICT: Wim Snoek (+ opvolger) Communicatie: Jutta Ravelli

Pagina 13 van 25

versie maandag 20 juni 2011

D W

Pagina 14 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 15 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 16 van 25

versie maandag 20 juni 2011

P e

H H

Pagina 17 van 25

versie maandag 20 juni 2011

K K

K K

Pagina 18 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 19 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 20 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 21 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 22 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Pagina 23 van 25

Communicatiemiddelen Instrument Informatiebijeenkomsten Informatiebijeenkomsten Informatiebijeenkomsten Basis Doelgroep

versie maandag 20 juni 2011

Functie, kenmerken Presentatie ontwerp Stadhuis Informeren dienstverleningsconcept Informeren verbouwingsplannen Stadhuis 3D-tekeningen Feedbackmogelijkheid

Kosten

Wie Werkgroep SH i.s.m. Communicatie en projectleider Werkgroep JBS i.s.m. Communicatie en projectleider Communicatie i.s.m. Facilitair en projectleider Communicatie

Medewerkers SH

Medewerkers JBS Alle medewerkers Alle medewerkers

Presentatie vlekkenplan Feedbackmogelijkheid Presentatie nieuwe werkprocessen facilitaire zaken Feedbackmogelijkheid Informatief, achtergrond, fotos (Vastgelegd) nieuwe locaties Eigen pagina Informatief (naslag) en interactief: algemene info over verhuizing; planning en voortgang; V&A; mogelijkheid voor discussie; werkafspraken; verhuisinstructies; Homepage banner op homepage intranet met link naar verhuispagina; eerste week na verhuizing ingekomen fotos n.a.v. oproep waardoor voel jij je thuis?. Overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen (procescommunicatie) Frequentie ong. tweewekelijks, later wekelijks Informeren over actuele ontwikkelingen/ besluiten Informeren over actuele ontwikkelingen m.b.t. werkomstandigheden Kennis delen Leidinggevenden: Zorgen voor terugkoppeling besluiten Bespreken informatie uit MT Actueel en nieuwsbrieven Signaleren zorgen, wensen, vragen Geven medewerkers actief de mogelijkheid vragen te stellen Dragen nieuwe werkafspraken uit (m.b.t. flexwerken) Geven verhuisinstructies (inpakken, opruimen) Horizontale communicatie Signaalfunctie, terugkoppeling tussen collegas en werkgroep

Intranet

Alle medewerkers

Communicatie

Digitale nieuwsbrief MT Actueel OR-nieuwsbrief Wiki/ Viadesk

Alle medewerkers Alle medewerkers Alle medewerkers Deelnemers werkgroepen

Communicatie Communicatie OR Communicatie, deelnemers werkgroepen

Lijncommunicatie

Managers

Projectgroep, MT

Werkgroepen

Deelnemers werkgroepen

Projectgroep, communicatie

Pagina 24 van 25

versie maandag 20 juni 2011

Planning Juli Augustus September December Februari (?)

Mijlpaal Plan van aanpak/ Programma van eisen klaar Goedkeuring ontwerp Stadhuis Vlekkenplan klaar Nieuwe werkprocessen Facilitair in kaart Verhuizing

Pagina 25 van 25