‫مهارات إعداد‬

‫وكتابة التقارير‬
‫االحترافية‬
‫لنتعرف‬
‫رموز مهمة‬
‫ما هو شعورك عندما‬
‫يطلب منك ان تكتب؟‬

‫‪4‬‬
 ‫الهدف العام‪:‬‬

‫• تنمية مهارات المشاركين في كتابة وتنسيق وتلخيص وعرض التقارير العملية‪ ،‬من خالل‬

‫تعريفهم باألسس العلمية وتدريبهم على الطرق العملية والشروط الشكلية والموضوعية‬

‫لكتابة التقارير‪.‬‬
 ‫األهداف التفصيلية‬

‫قادرا على‪:‬‬
‫بنهاية هذه الدورة سيكون كل متدرب ً‬
‫التعرف إلى أهمية االتصال الكتابي الواضح‪.‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫التعرف إلى أنواع التقارير‪.‬‬ ‫ب‪.‬‬
‫تطبيق القواعد اللغوية السليمة أثناء كتابة التقارير‪.‬‬ ‫ت‪.‬‬
‫تطبيق الطرق الصحيحة في كتابة التقارير المختلفة‪.‬‬ ‫ث‪.‬‬
 ‫المحتويات‬

‫‪ .1‬المحور األول‪ :‬االتصاالت‬

‫‪ .2‬المحور الثاني‪ :‬االتصاالت الكتابية والكتابة اإلدارية‬
‫‪ .3‬المحور الثالث‪ :‬التقارير ‪ ..‬مقدمة وتعريف‬
‫‪ .4‬المحور الرابع‪ :‬أهمية التقارير في المؤسسات‬
‫‪ .5‬المحور الخامس‪ :‬أجزاء التقارير‬
 ‫المحور األول‪ :‬االتصاالت‬

‫نشاط ‪1‬‬
‫• تعريف االتصاالت‬
‫• سؤال‪ :1‬ماذا يعني لك مصطلح "االتصال" ؟ هل تمارس االتصال في العمل ؟ ما أوجه عملية‬
‫االتصال الذي تمارسه في العمل ؟‬
 ‫المحور األول‪ :‬االتصاالت‬

‫نشاط ‪2‬‬
‫• عنا ر‬
‫ص عملية االتصال وكيف تتم ؟‬

‫• سؤال‪ :2‬وضح بالرسم عناصر علمية االتصال ؟ والكيفية التي تتم فيها عملية االتصال ؟ ضع تعريف‬
‫لكل عنصر من عناصر االتصال ؟‬

‫• سؤال‪ :3‬ما عوائق عملية االتصال ؟ وما العوامل التي تؤدي إلى فشل عملية االتصال ؟‬
 ‫دراسة حالة عملية (‪ – )1‬تدريب‬

‫حققت شركة (س) خسارة فادحة غير متوقعة للعام الحالي‪ ،‬عل ًما بأن‬
‫الشركة قد حققت عدة نجاحات خالل فترة تواجدها في السوق ومنذ‬
‫انشاءها‪ .‬اقلقت هذه الخسارة كافة العاملين في الشركة وتسربت أنباء بأن‬
‫الشركة عاقدة العزم على تصفية بعض العاملين بها للتقليل من خسائرها‬
‫في محاولة منها لخفض مصاريفها المستقبلية‪ ،‬األمر الذي ساهم في احباط‬
‫الكثير من العاملين وأثر على انتاجيتهم وحماسهم تجاه العمل‪ .‬ولم يرد من‬
‫المسؤولين في الشركة أي بيان بذلك‪.‬‬

‫حدد بدقة الخطأ الذي وقعت به الشركة‪ ،‬وما برأيك الخطوة التي ينبغي القيام بها ؟ ولماذا ؟‬
‫دراسة حالة عملية (‪ – )2‬تدريب جماعي‬
‫المحور الثاني‪ :‬االتصاالت الكتابية والكتابة اإلدارية‬

‫• تعريف الكتابة اإلدارية‬

‫• ماذا يعني لك مصطلح "الكتابة اإلدارية" ؟ ومتى تستخدم عادة ؟‬

 ‫تعريف الكتابة او المكاتبة اإلدارية‬

‫أي عملية اتصال تتم داخل أو بين المؤسسات‪ ،‬وتتسم أنها عادة ما تكون مكتوبة‪،‬‬
‫ر‬
‫او عىل الحاسوب وشبكة اإلنتنت‪،‬‬ ‫سواء بالطرق التقليدية الدارجة‬
‫ر‬
‫ومحاض االجتماعات والتقارير‬ ‫وتشمل‪ :‬الرسائل‪ ،‬والمذكرات الداخلية‪،‬‬
 ‫أهمية الكتابة اإلدارية‪:‬‬
‫تنبع أهمية الكتابة اإلدارية من كونها تعد األداة التي توثق المعارف اإلنسانية والعملية في‬
‫جميع مناحي الحياه‪ ،‬حيث يمكن نقلها زمانيا لتصبح المعلومات في متناول الجميع‪.‬‬

‫الكتابة السليمة احدى شروط النجاح في العمل اإلداري‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫وسيلة لالتصال باألخرين ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫أهمية المكاتبات اإلدارية‬

‫تقوم مقام التخاطب الشخصي‬

‫تتيح تنظيم األفكار و التعبير بدقة و موضوعية‬

‫يمكن الرجوع اليها كوثائق و محفوظات‬

 ‫مزايا المكاتبات اإلدارية‬

‫‪ .1‬يمكن االحتفاظ بها للرجوع إليها وقت الحاجة‪.‬‬

‫‪ .2‬غير قابلة للتحريف‪.‬‬
‫‪ .3‬واسعة االنتشار بحيث يسهل وصولها لكافة العاملين والمهتمين‪.‬‬
 ‫عيوب المكاتبات اإلدارية‬

‫‪ .1‬بطيئة في الحاالت التي تستدعي سرعة إيصال المعلومات‪.‬‬

‫‪ .2‬إمكانية تفسير الرسالة على غير مبتغاها ومعناها الحقيقي‪.‬‬
‫االلمام بأجزاء و اشكال األنواع المختلفة من المكاتبات اإلدارية‪.‬‬
‫لمن يرفع كتابة (مراعاة التسلسل اإلداري)‪.‬‬
‫من صاحب الصالحية (متخذ القرار)‪.‬‬
‫اإلجراءات اإلدارية التي تتبع في مثل هاذة الموضوعات‪.‬‬
‫معرفة انسب وسيلة لالتصال‪.‬‬
‫المراحل المختلفة التي تمر بها المكاتبة‬
 ‫أهداف الكتابة اإلدارية‪:‬‬
‫تستخدم الكتابة اإلدارية في العديد من األغراض‪ ،‬وتحقق أهدافا عدة‪ ،‬من أبرزها‪:‬‬

‫تساعد المديرين على ممارسة أعمالهم ‪.‬‬

‫تعتبر أداة لحل المشكالت اإلدارية ‪.‬‬
‫تستخدم لتوضيح بعض القرارات اإلدارية ‪.‬‬
‫تعتبر حلقة وصل رسمية بين العاملين في مجال اإلدارة بمختلف المستويات ‪.‬‬
‫تعمل على توثيق المعرفة زمانيا ومكانيا واالستفادة منها في المستقبل ‪.‬‬
‫نشر المعرفة بين المتخصصين ‪.‬‬
‫تربط الجمهور الداخلي للمنظمة بالجمهور الخارجي من خالل المراسالت ‪.‬‬
 ‫خصائص الكتابة اإلدارية‪:‬‬
‫أنها كتابة موضوعية حيث يقوم الكاتب بنقل الواقع دون تدخل شخصي‪.‬‬
‫انها كتابة واقعية وتقريرية ‪ ،‬يتم فيها نقل الحدث دون استخدام محسنات بديعية‬
‫انها كتابة تنتهي الغاية منها بانتهاء عملية ارسالها‪.‬‬
‫انها كتابة يومية تتعلق بموضوعات غير متجانسة (رواتب ‪ ،‬اجازات ‪ ،‬شكاوي ‪,‬تعليمات‪،‬‬
‫اجتماعات ‪...‬الخ)‬
‫انها جهد تراكمي على مستوى اإلدارات والعمل المؤسسي ‪.‬‬
‫انها تتبع منهجا محددا ‪,‬ولها ضوابط وحدود واسس معينة ‪.‬‬
‫ان الهدف منها توصيل معلومة للمستقبل‪.‬‬
 ‫خطوات هامة في عملية الكتابة اإلدارية ‪:‬‬
‫اكتب مالحظات او قائمة بالموضوعات التي تساعد على كتابة الفكرة‪.‬‬
‫راجع الخطاب مراجعه نهائية قبل ارساله للتوقيع والتصدير ‪.‬‬
‫استخدم عالمات الترقيم‪.‬‬
‫اكتب مسودة موجزة باألفكار‪.‬‬
‫تجنب األخطاء االمالئية والطباعية‪.‬‬
‫راجع الخطاب مراجعة أولية‪.‬‬
‫التزم بالقواعد النحوية‪.‬‬
‫استخدم كلمات وجمل بسيطة‪.‬‬
‫تذكر انك تكتب لتحقيق هدف محدد‬
 ‫مراحل عملية الكتابة اإلدارية‪ -‬تـدريب جماعي‬
‫• قم بإعداد خطاب إداري مراعيًا بذلك الجوانب الشكلية والموضوعية في الرسالة على‬
‫أن تكون خالية من األخطاء النحوية واالمالئية والمطبعية‪ ،‬وذلك حسب المعطيات‬
‫التالية‪.‬‬

‫سكرتيرا‬
‫ً‬ ‫أنت تعمل في إحدى الشركات الكبرى في مجال بيع وتسويق المعدات الثقيلة‬
‫تنفيذيًا لمدير عام المبيعات والتسويق‪ ،‬وطلب منك المدير العام إعداد رسالة إدارية‬
‫للرد على استفسار إلحدى الشركات التجارية التي تتعامل معها الشركة‪.‬‬

‫(مالحظة‪ :‬ضع البيانات المطلوبة من عندك)‪.‬‬

 ‫كيف نحكم على جودة ما كُتب ؟‬
‫• بعد االنتهاء من الرسالة اإلدارية يجب أن نسأل هذه األسئلة و نحن يستعرض ما كتبناه ‪:‬‬

‫أ‪ -‬هل توفر بالرسالة – مثالً – كافة المعلومات والبيانات المطلوبة التي يفترض أن يتم تضمينها في‬
‫الرسالة ؟‬
‫ب‪-‬هل المعنى واضح وهل يمكن لقارئه إدراك معناه الحقيقي دون غموض أو لبس ؟‬
‫ت‪-‬هل تعتبر الرسالة سهلة الصياغة ؟‬
‫ث‪-‬هل تفتقد الرسالة ألية أخطاء نحوية أو إمالئية أو طباعية إذا كانت الرسالة منسوخة بجهاز‬
‫الحاسوب أو اآللة الكاتبة ؟‬
 ‫هنا يمكن لنا التأكيد‬
‫بأن الخطاب قد حقق‬
‫الجودة المطلوبة‬
‫وفي هذه الحالة‬
‫يمكن إرساله‬
‫لمستقبله دون‬
‫تأخير‪.‬‬
 ‫الشروط الموضوعية‬
‫• لكي تكون المكاتبة اإلدارية معبرة وقادرة على ترك االنطباع الجيد للقارئ‪ ،‬يجب أن يتوفر‬
‫بها أربع خصائص رئيسية هي‪:‬‬
‫وضوح معاني‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إيجاز واختصار‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫اللطافة في التعبير‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫السهولة‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫بناء الكلمة والجملة والفقرات‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪ :2‬إيجاز واختصار الرسالة‬
‫تذكر انك تكتب‬
‫لألخرين و ليس‬
‫لنفسك‬ ‫التخطيط و تجهيز األدوات و النفس‪,‬‬

‫تحرير المسودة األولية‬

‫المراجعة األولية‬

‫المراجعة النهائية‬
‫كيف نحكم على جودة المكاتبات اإلدارية؟‬
 ‫المضمون او الموضوعية‬

‫الوضوح‬
‫األخطاء‬
‫االختصار‬ ‫الشائعة‬

‫السهولة‬ ‫الذوق و‬
‫اللباقة‬
 ‫االختصار‬

‫كيف يمكن اختصار الفقرة التي أمامك ؟‬

‫بصفة عامة إذا حذفت كل الكلمات غير الضرورية الزائدة تماما من جملك‬
‫فستجني بالتأكيد قدرا كبير ا من الدقة ‪.‬‬
 ‫االختصار‬

‫بصفة عامة إذا حذفت (كل) الكلمات غير الضرورية (الزائدة تماما) من‬
‫جملك فستجني (بالتأكيد قدرا كبير ا من) الدقة ‪.‬‬

‫بصفة عامة إذا حذفت كل الكلمات غير الضرورية الزائدة تماما من جملك‬
‫فستجني بالتأكيد قدرا كبيرا من الدقة‪.‬‬
 ‫االختصار‬

‫تخلص من الحشو (البديل)‬ ‫حشو‬

‫ويمكن االختيار من بين عدة أساليب‬ ‫هناك الكثير من األساليب التي يمكنكم االختيار من بينها‬

‫يمكنكم المفاضلة بين عدة بدائل‬ ‫وهناك العديد من البدائل التي يمكنكم أن تفاضلوا بينها‬

‫أعتقد أن أهدافنا ستتحقق مستقبلا‬ ‫ومن المعتقد أننا سوف نحقق في المستقبل أهدافنا‬
‫المرجوة‬
‫هناك زيادات قد تحققت في معدالت النمو بشكل أثر إيجابيًا لقد أثرت الزيادة في معدل النمو على تقدم العمل‬
‫على تقدم العمل‬
 ‫الذوق و اللباقة‬
‫ر‬
‫ـرفراآلخر‪،‬روالتحي ـ ــبربخطابه واستخدامرعباراترالتلطفروالمجاملة‪،‬رمثل‬ ‫• ر‬
‫احتامرالطـ ـ‬
‫‪:‬نأمل‪،‬رنرجو‪،‬ريرسنا‪،‬ريسعدنا‪،‬رنشكركم‪ ،‬نتفهمرمالحظاتكم ‪....‬الخررر‬
‫• استخدم اللغة اإليجابية في الكتابة ‪:‬‬

‫ال تقل‬ ‫قل‬

‫ال أريد أن‬ ‫أريد أن‬
‫هذا القرار لن يصدر قبل األسبوعاألول‪.‬‬ ‫هذا القرار سيصدر في األسبوعاألول‪.‬‬

‫ال تنس إكمال النماذج المرفقة وإعادتها إلي‪.‬‬ ‫الرجاء إكمال النماذج المرفقة وإعادتها إلي‪.‬‬

‫ال أمانع من قبول هذه المهمة‪.‬‬ ‫إنني أقبل هذه المهمة‪.‬‬

 ‫الذوق و اللباقة‬
‫عبارات إيجابية‬ ‫عبارات سلبية‬
‫إننا في انتظار استالم ميزانية إدارتكم‬ ‫لقد تأخرتم كثيرا في رفع ميزانية إدارتكم‬
‫ال يمكننا قبول تقريركم بسبب فشل اإلدارة في نرجو إعادة النظر في التقرير المرفوع‬
‫لنا‪ ،‬واستكمال أجزائه بدقة‪ ،‬وذلك لتقديم الخمة المطلوبة‬ ‫إكمال تعبئة نموذج‬
‫ال يمكنني الرد على رسالتكم وإرفاق المطلوب سيكون الرد جا ًه ًزا بالصورة المطلوبة في العاشر من يناير‬
‫قبل العاشر من يناير‬
‫تبقى مكاتبنا ‪ /‬محالتنا مفتوحة حتى الساعة الثالثة بعد‬ ‫تقف مكاتبنا ‪ /‬محالتنا في تمام الساعة الثالثة‬
‫الظهر‬ ‫بعد الظهر‬
‫إننا نتفهم ردكم ونرجو إن تتاح لكم الفرصة لقراءة خطابنا‬ ‫لم تقرؤوا الخطاب جيدا‪ ،‬وأتى ردودكم بعيدة‬
‫ودراسته‬ ‫عن المطلوب‬
 ‫عناصر بناء النص‬

‫ش ِغ َل‪ ،‬شاغل‪ ،‬مشغول‪َ ،‬مشغَل‪ُ ،‬مشغل‪ ،‬مشاغل‬

‫لوح – زرع – فكر – لعب – قرأ‬

‫كتب – ربا – ّ‬
 ‫تقسم الكلمة في اللغة العربية إلى ثالثة أقسام‪:‬‬
‫االسم‪ :‬هو ك ّل ما ي ّدلّنا على معنى غير مقترن بزمن معيّن‪ ،‬وهو يشير إلى‬
‫ضفدعة‪ ،‬كاتب‪ ،‬مسموع‪ ،‬حمراء‪،‬‬ ‫إنسان‪ ،‬أو حيوان‪ ،‬أو نبات‪ ،‬أو مكان‪ ،‬أو صفة‪ ،‬أو زمان بدون التقيّد بزمن‬
‫مكتبة‪ ،‬ملعب‪.‬‬ ‫حدوث الشيء‪ .‬ومن عالماته قبوله لـ «أل التعريف» و«التنوين»‪ ،‬وقبوله‬
‫ألحرف النداء‪ ،‬وأحرف الجر‪.‬‬

‫ب‪ ،‬ف ّك َر‪.‬‬

‫قرأ‪ ،‬لعَ َ‬
‫س‪َ ،‬‬ ‫• ماض‪ :‬كتب‪َ ،‬‬
‫در َ‬
‫الفعل هو كل لفظة او كلمة تدلنا على حدث معين في زمنة الخاص به ‪ .‬و‬
‫• مضارع‪ :‬يكتب‪ ،‬يدرس‪ ،‬يقرأ‪ ،‬يلعب‪ ،‬يفكّر‪.‬‬
‫الفعل يكون مقترن بزمن حدوث الشيء‬
‫• أمر‪ :‬أكتب‪ ،‬أدرس‪ ،‬اقرأ‪ ،‬العب‪ ،‬فكّر‬

‫•الجر‪ :‬من‪ ،‬إلى‪ ،‬عن‪ ،‬على‪ ،‬الباء‪ ،‬الكاف‪ ،‬الالم‬ ‫الحرف‪ :‬هي األحرف المستخدمة في اللغة العربيّة للربط بين األسماء‬
‫واألفعال‪ ،‬وبين أجزاء الجملة نفسها‪ ،‬وهو يدّلنا على معنى غيره‪ ،‬فال يمكن‬
‫• النفي‪ :‬لم‪ ،‬لن‪ ،‬ال‪ ،‬الت‪ّ ،‬ل ّما‪.‬‬ ‫استخدام الحرف وحده إعطاء معنى معّيّن‪ ،‬وإنّما يجب أن يكون مقترنا‬
‫• الشرط‪ :‬إن‪ ،‬إذ‪ ،‬لوال‪ ،‬لو‪ ،‬لوما‪.‬‬ ‫بغيره من أقسام الكالم‪.‬‬
‫الجملة اإلسمية‪ :‬تتميز الجملة اإلسمية في اللغة العربية أّنّها أكثر صعوبة في التمييز من الجملة الفعلية‪ ،‬فقد ع ّّرفها‬
‫لقدماء بقولهم‪« :‬هي كل جملة تبدأ باالسم» ‪،‬مثل‪ :‬محمد رسول هللا‪.‬‬

‫الجملة الفعلية‪ :‬وهي تتألف من أربعة أركان‪ ،‬منهما اثنان أسيسان وال يمكن أن تخلو منها الجملة‪ ،‬وهما‪:‬‬
‫الفعل ‪/‬الفاعل‪/‬المفعول به ‪ /‬تتمة الجملة‪ :‬تتألف غالبًا إما من نعت أو جار ومجرور أو مضاف إليه أو موصول وصلته أو ظرف زمان أو‬
‫مكان‪.‬‬

‫النموذج األول‪ :‬فعل ‪ +‬فاعل ‪ +‬مفعول به ‪ +‬تتمة الجملة «ضرب الالعب الكرة برأسه»‬

‫النموذج الثاني‪ :‬فعل ‪ +‬فاعل ‪ +‬مفعول به «التهم الخروف العشب»‬

‫النموذج الثالث‪ :‬فعل الزم ‪ +‬فاعل «شفي المريض»‪.‬‬

 ‫❖ قالب من التعبير االنشائي تتألف من عدة جمل جيدة‪,‬‬
‫❖ تمهد و تعرض و تطور فكرة رئيسية واحدة حول موضوع ما على ان تكون مترابطة فيما بينها و متسلسلة‪،‬‬
‫❖ غالبا لن يقل عدد الجمل في الفقرة الواحدة عن خمس و لن يزيد عن عشر‪،‬‬
‫❖ هذا العدد يساعد على إيصال فكرة الفقرة بشكل واضح و بدون ان تفقد تركيز القارئ بسبب طول لفقرة‪،‬‬
‫❖ تشكل الفقرة عصب التعبير بألوانه المتعددة و أشكاله المتنوعة ‪ ،‬إذ هي تعد القاعدة األساسية التي ينبني عليها أي نشاط‬
‫كتابي‬
‫❖ وغالبا لن يقل عدد الجمل في الفقرة الواحدة عن خمس‪ ،‬ولنزيد عن عشر‪ ،‬هذا العدد من الجمل سيساعدك على إيصال‬
‫فكرة الفقرة بشكل واضح‪ ،‬وبدون أن تفقد تركيز القارئ بسبب طول الفقرة‪،‬‬
‫❖ وتشكل الفقرة عصب التعبير بألوانه المتعددة وأشكاله المتنوعة‪ ،‬إذ هي تعد القاعدة األساس التي ينبني عليها أي نشاط‬
‫كتابي‪.‬‬
 ‫ُ‬ ‫ِّ‬ ‫َُ‬
‫الفقرة تقسم أفكار الكاتب إىل وحدات‬
‫القارئ والكاتب عىل حد سواء‬
‫ِ‬ ‫تساعد‬
‫عىل تناول مفهوم واحد من الفكرة‬
‫العامة وتوضحها‪ ،‬ثم ر‬
‫تأت الفكرة‬
‫ي‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫الثانية وتعرض جانبا آخر‪ ،‬و هكذا‬
‫على أن تفصل بين هذه الفقرة األولى‬
‫عن الثانية من الفقرات األخر بأدوات‬
‫ربط مناسبة‪،‬‬

‫أدوات الربط ؟‬
‫ض‬ ‫ظ‬ ‫ق‬ ‫الغير‬
‫الضاد‬
‫الظاء‬ ‫القاف‬
‫غ‬

‫غيـ ـ ـ ــظ‪ :‬الغضب الشديد‬

‫غيض‪ :‬غيض من فيض‬
 ‫امرأت نوح وامرأت لوط‪.‬‬ ‫امرأت‬

‫وامرأة مؤمنة‪ ،‬إني وجدت امرأة تملكهم‪.‬‬ ‫امرأة‬

‫إذا حذفت كل الكلمات الغير ضرورية‬

‫إذا حذفت كل الكلمات غير الضرورية‬

 ‫ما هي البطيخة ؟ او ما البطيخة ؟‬ ‫‪.1‬‬
‫من هو العب الوسط ؟ او من العب الوسط ؟‬ ‫‪.2‬‬
‫ارجوا او أتمنى؟‬ ‫‪.3‬‬
‫مبروك او مبارك؟‬ ‫‪.4‬‬
‫هذا فيلم شيق او هذا فيلم شائق؟‬ ‫‪.5‬‬
‫هذا األمر الغي‪ .‬او هذا األمر ملغي؟‬ ‫‪.6‬‬
‫له تأثير على عديد الناس او له تأثير على العديد من الناس؟‬ ‫‪.7‬‬
‫ال يجب أن تفعل هذا‪ .‬او يجب أال تفعل هذا‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫كلما زاد اإلنتاج كلما ارتفع مستوى المعيشة او كلما زاد اإلنتاج ارتفع مستوى المعيشة؟‬ ‫‪.9‬‬
‫الورق المستخدم‬
‫• اللون‬

‫• النوع‬

‫• المقياس‬
 ‫المسافـــــــــات‬
‫ضع مسافة بين الكلمات‬ ‫•‬
‫ضع مسافة بين االسطر بما يتراوح ما بين الى ‪ 5‬الى ‪ 9‬ملم‬ ‫•‬
‫ضع مسافة بين الفقرة ة الفقرة بحوالي سطر فارغ‬ ‫•‬
‫ضع مسافة (‪ ) tab‬عند بداية السطر الجديد‬ ‫•‬
 ‫الخط و نوعيته وتنسيقه‬
‫• استخدام الخطوط المتعارف عليها‪ ،‬خاصة إذا كان الملف سيفتح بواسطة أكثر من‬
‫حاسوب‪.‬‬

‫• استخدم الخط العربي‪ ،‬وال تستخدم الخطوط اإلنجليزية اعتقاًدًا منك أنها عربية‪.‬‬

‫• مقاس الخط العربي عادة بين )‪ (12‬و )‪ (16‬حسب طول الوثيقة وتقسيمها إلى‬
‫صفحات‪.‬‬

‫منراألفضلرعدمراستخدامرخطوطرمتعددةرفرالوثيقة الواحدة‪،‬رإالرإذاردعتر‬
‫ي‬ ‫•‬
‫الحاجةرلذلكر(للتوضيح)‬
 ‫الهوامش‬

‫• العلوي‪)2.45( :‬‬

‫• السفلي‪)2.45( :‬‬

‫• األيمن‪)3.17(:‬‬

‫• االيسر‪)03.17(:‬‬
 ‫نشاط‬

‫• حكم قاضي باإلعدام على مجرم‪ ،‬فكتب خطاب الى منفذ حكم اإلعدام كالتالي‪:‬‬

‫• فوضع المجرم نقطة و انقذ نفسه ن اإلعدام‪ .‬فاين وضع النقطة؟‬

‫ه؟‬
‫ي‬ ‫ا‬‫م‬ ‫مهمة‪،‬‬ ‫أسئلة‬ ‫أربعة‬ ‫عىل‬ ‫ـب‬ ‫ـ‬ ‫ي‬ ‫تج‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫الكتابة‬ ‫قبل‬
‫لماذا؟‬
‫‪Why‬‬ ‫لماذا تريد ان تكتب؟ حدد هدفك بوضوح‪.‬‬

‫ماذا؟‬
‫‪What‬‬ ‫ماذا تكتب؟ موضوع التقرير‪.‬‬

‫من؟‬
‫‪Who‬‬ ‫من الذي سيقرأ المكتوب؟ دائما ضع جمهورك في ذهنك‪.‬‬

‫متى؟‬
‫‪When‬‬ ‫متى اكتب؟ هل هناك وقت محدد؟‪.‬‬
 ‫‪ .1‬التقرير قد يكون مكتوبا أو شفويا من أجل تحقيق هدف معين‪ ،‬مثل حل مشكلة أو تزويد المسئول‬
‫بالبيانات أو المعلومات‪.‬‬
‫‪ .2‬التقرير يتضمن حقائق ومعلومات وتوصيات ومقترحات‪ ،‬كما يتجاوز عرض البيانات بشكل جامد‬
‫كأرقام ليس لها دالالت وتحتاج إلى التحليل واالستنتاج‪.‬‬
‫‪ .3‬التقرير له هدف معين عند تقديمه للمستفيد‪.‬‬
‫‪ .4‬التقرير وسيلة جيده للتأثير على اآلخرين وإقناعهم من خالل العرض الجيد للحقائق‬
‫‪ .5‬التقرير وسيلة اتصال بين طرفين أحدهما بحاجة للمعلومات واآلخر مزود للمعلومات‬
 ‫• تزويد المسؤول بمعلومات وبيانات الزمة لتسيير العمل‪.‬‬

‫• تفسير ظاهرة معينة قد يرتبط بها مستقبل العمل‪.‬‬

‫• عرض أفكار جديدة ومفيدة في مجال العمل‪.‬‬

‫• دراسة مشكلة محددة في مجال العمل‪.‬‬

‫• توفير المعلومات والبيانات الالزمة لمتخذ القرار‪.‬‬

‫• تحريك سلوك العاملين من خالل إقناعهم بما جاء في التقارير‪.‬‬

‫• عرض نتائج موضوع ما‪ ،‬أو دراسة حالة معينة للتوصل إلى قرار بشأنها‪.‬‬
 ‫• تحديد الهدف من التقرير بشكل واضح ومحدد‪.‬‬
‫• العرض بطريقة سهلة وواضحة ومحددة‪.‬‬
‫• تجنب اإلسهاب والتفصيل في النقاط الثانوية‪.‬‬
‫• التأكيد على األفكار الرئيسة في الموضوع‪.‬‬
‫• جذب انتباه القارئ للتقرير من خالل عرض الرسومات والصور والعرض بطريقة سلسة‪.‬‬
‫• إذا كان التقرير على شكل نموذج فيجب استخدام نموذج التقرير المناسب‪ ،‬وذلك بتعبئته بدقة‪،‬‬
‫ويقدم للمدير بالوقت المناسب‪ ،‬أو يرسله للمستفيدين بعد أخذ األذن من صاحب الصالحية‪.‬‬
 ‫• اإللمام التام بقواعد اللغة و االمالء و بأصول النحو و الصرف و التحرير‪،‬‬

‫• الذهن الصافي اثناء الكتابة‪،‬‬

‫• عدم الكتابة تحت أي نوع من الضغوط‪ ،‬مثل ضغط العمل او ضغط الوقت او الغضب‪ ،‬او اطراف أخرى‪.‬‬

‫• القدرة على الدفاع عن وجهة النظر و توضيحها من خال التقرير‪.‬‬

‫• الموضوعية في كاتب التقرير‪ ،‬بحيث يستطيع الفصل بين االتجاهات و القيم الشخصية و بين الحقائق‪.‬‬

‫• القدرة على تحليل البيانات و المعلومات و تجاوز مرحلة العرض لبيانات خام ال تساعد اإلدارة في حل المشكلة‪.‬‬

‫• االلتزام باإلطار العام لموضوع التقرير‪ ،‬و باألهداف‪.‬‬

‫• إدراك الكاتب لمستوى المستفيد من التقرير العلمي و االدبي و االجتماعي‪.‬‬

‫‪ .1‬الجزء التمهيدي‪.‬‬

‫‪ .2‬جسم التقري‪.‬‬

‫‪ .3‬الخلصة‪.‬‬

‫‪ .4‬المراجع‪.‬‬

‫‪ .5‬الملحق‬
‫الجزء التمهيدي للتقرير يتكون من ‪:‬‬

‫• غالف التقرير‬

‫• صفحة الغالف الداخلية‬

‫• قائمة المحتويات‬

‫• قائمة التوضيحات‬

‫• المقدمة‬
 ‫• اعتراف بالعمل الجماعي‬

‫• شكر لكل من ساهم في العمل مع ذكر أسمائهم‪.‬‬

‫• شكر خاص ل‪...........‬‬

‫• األمانة العلمية لمن ساعد في التقرير‪.‬‬

‫• األمانة العلمية لمن اشرف على التقرير‪.‬‬

‫• األمانة العلمية لمن قدم استشارته او مالحظاته‪.‬‬

‫• يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول إلى‬
‫أقسام معينة مباشرة‪.‬‬
‫• يوضح كذلك للقارئ األقسام المختلفة للتقرير‪.‬‬
‫• يحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير‪.‬‬
‫• ينبغي اتباع أسلوب ثابت في عرض األقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في قائمة المحتويات‪.‬‬
‫• ينبغي وضعه بعد االنتهاء من كتابة وتنسيق التقرير‪.‬‬
‫• للتقارير أكثر من ‪ 20‬صفحة‪.‬‬
‫• هي الواجهة األولى للتقرير‪ ،‬والتي تجعل القارئ يهتم بالتقرير أو ال يهتم به‪ .‬ينبغي أن يكون هذا الجزء سلسا ومتدفقا‬
‫بحيث يبدأ في توفير خلفية وأساسا للموضوع‪ ،‬ويتيح للقارئ أن يتابع التطور في بحث الموضوع‪ .‬و تتضمن التالي‪:‬‬
‫• موضوع التقرير‪.‬‬
‫• الهدف والغرض من التقرير‪.‬‬
‫• سبب التقرير وتوضيح المشكلة وأهميتها‪.‬‬
‫• الجهة التي خولت بإصدار التقرير‪.‬‬
‫• المشكالت التي واجهت هذا التقرير‪.‬‬
‫• طريقة جمع البيانات‪.‬‬
‫• تعريف بمصطلحات التقرير‪.‬‬
‫• لو استطعت أن تكتب فقرة كاملة عن كل عنصر من هذه العناصر فأنت قد استوفيت الحد األدنى‬
‫من المقدمة‪ ،‬ويمكن أن تزيد بعض الشيء – حسب حجم التقرير – وال يفضل أن تزيد حجم‬
‫المقدمة عن ‪ %20‬من حجم التقرير‪.‬‬
‫• حاول أن تختم المقدمة بأهمية المعلومات أو اإلضافة التي سوف يقدمها التقرير‪ ،‬ويعتبر هذا‬
‫الجزء مهما جدا في المقدمة ألنه سوف يعطي فكرة للقارئ عن أهمية التقرير‪.‬‬
 ‫قائمة التأكد من كتابة المقدمة بالطريقة السليمة‬

‫هل تم تغطية العوامل األساسية في المقدمة (الخلفية‪ ،‬الدراسات الحالية‪ ،‬المشاكل مع هذه‬
‫الدراسات‪ ،‬اإلضافة التي يقدمها التقرير) ؟‬
‫• بعد انتهاء كتابة المقدمة هل يمكن لشخص غير متخصص في مجال التقرير أن يقول لماذا قمت‬
‫بكتابة التقرير ؟ ولماذا هذا التقرير مهم على الرغم من وجود تقارير أخرى مشابهة ؟‬
‫• هل كان نقد الدراسات السابقة بشكل علمي وموضوعي ؟‬
‫• هل قمت بشرح كيف سوف يساعد هذا التقرير في حل المشاكل الموجودة في التقارير السابقة ؟‬
‫• هل قمت بتغطية جميع التقارير المشابهة في البلد أو المنطقة التي أجريت فيها الدراسة ؟‬
 ‫جسم التقرير‬

‫• الجداول و االشكال و الرسوم البيانية و الصور‪.‬‬

‫• العرض و التحليل‪.‬‬

‫• النتائج و التوصيات‬
 ‫الجداول‬
‫• تسمح بعرض بيانات أو خطوات عمل بشكل منظم‪.‬‬

‫• يسهل تتبع البيانات والمعلومات‪.‬‬

‫• يسهل الوصول إلى البيانات بسرعة ويسر‪.‬‬

 ‫الرسومات البيانية‬
‫اعمدة‬
‫• استنتاج اتجاه الزيادة أو النقصان‪.‬‬
‫قطاعي‬
‫• استنتاج عالقة متغير بآخر باستخدام‪.‬‬

‫خطي‬
 ‫الصور‬

‫• الصور الرقمية أو الفوتوغرافية تستخدم لتوضيح األمور التي ال يمكن توضيحها بالرسومات‬
‫التخطيطية أو بالشرح‪ .‬وكذلك الصور قد تستخدم لتوضيح الفرق الحاصل خالل الفترة الزمنية‬
‫(قبل وبعد)‪.‬‬
 ‫النتائج و التوصيات‬

‫• االستنتاجات ‪ :‬هي المعلومات التي تم استنباطها من نتائج التقرير‪.‬‬

‫• التوصيات‪ :‬هي ما نوصي بأن يتم إجراؤه بنا ًء على ما استنتجناه من التقرير‪ .‬فمثالً‪:‬‬

‫• تقرير الخطة االستراتيجية ينتهي بتوصية باتباع استراتيجية من االستراتيجيات‪.‬‬

‫• التقرير الذي يقترح حالً لمشكلة ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول‪.‬‬
‫مثال على االستنتاجات‬
‫مثال على التوصيات‬
 ‫الخلصة‬

‫هذا التقرير يوضح االقتراحات التي تم التوصل إليه التطوير نظام التعامل مع شكاوى العمالء‬
‫والذي تكررت فيه عدة مشاكل في اآلونة األخيرة‪ .‬توصي هذه الدراسة بتطبيق أحد اقتراحين أو‬
‫كالهما‪ :‬األول‪ :‬إنشاء مركز لتلقي شكاوى العمالء والرد عليها‪ .‬الثاني‪ :‬إنشاء مكتب متخصص في‬
‫كل فرع من فروعنا لتلقي شكاوى العمالء ومحاولة إيجاد الحلول‪.‬‬
 ‫المراجع و المصادر‬

‫• الكتب‪ :‬اسم المؤلف‪ ،‬اسم الكتاب‪ ،‬رقم الطبعة أو اإلصدار‪،‬‬

‫اسم الناشر‪ ،‬بلد الناشر‪ ،‬سنة النشر‪.‬‬

‫• األبحــــاث العلـــــمية والمقاالت‪ :‬اسم المؤلف‪ ،‬اسم المصدر‬

‫المقالة أو البحث‪ ،‬اسم المجلة العلمية التي نشرت بها المقالة‪،‬‬
‫رقم المجلد للمجلة العلمية ورقم الصفحات‪ ،‬سنة نشر المقالة‪،‬‬
‫أرقام الصفحات‪.‬‬
 ‫المرفقات و الملحق‬

‫تساعد على تقليل حجم التقرير األصلي‪.‬‬ ‫‪-1‬‬

‫تتيح للقارئ المهتم بجزئية ما أن يطلع عليها في المرفقات‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫تحتوي بيانات تفصيلية أو بيانات هامشية مثل‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫• حسابات تفصيلية‪.‬‬
‫• معلومات تفصيلية عن دراسات سابقة‪.‬‬
‫• صور‪.‬‬
‫• معلومات تاريخية‪ ،‬االستبيان‪ .. ،‬الخ‪.‬‬
 ‫المراجعة‬

‫• ادرس األفكار و الحقائق التي جمعتها‬

‫• راجع التقسيمات الرئيسة مراجعة دقيقة‬

‫• رتب أجزاء التقرير‬

‫• رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب سهل‬

‫• تأكد من ان االستنتاجات و التوصيات التي توصلت اليها تنسجم مع الحقائق و تتفق معها‬
 ‫قبل الطباعة النهائية‬

‫• اترك بعض الوقت للمراجعة (مراجعة ثم مراجعة)‬

‫• اطلب من قارئ حيادي ان يراجع المسودة‬

‫• اطلب من قارئ مختص ان يراجع المسودة‬

‫مواصفات التقرير الناجح‬
‫وقت الكتابة‬