Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 1(17)

Enheten för Stadsarkiv Datum

Rapport från arkivinspektion – [avdelningens/förvaltningens namn]

Frågeformulär

1. Om inspektionen Noteringar
1.1 Arkivmyndighet/kommunarkiv:

1.2 Arkivinspektion utfö rd av

(kontaktuppgifter):

1.3 Datum fö r inspektionen:

1.4 Myndighet/avdelning/enhet/bolag som

inspektionen avser:

1.5 Nä rvarande vid inspektionstillfä llet

(kontaktuppgifter till deltagare):

2. Organisation och ansvar Noteringar

2.1 Vem ä r arkivansvarig?

Om arkivansvarig inte ä r utsedd, varfö r?

2.2 Vem/vilka ä r utsedda till arkivredogörare?

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 2(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Funktion och/eller namn.

Om arkivredogö rare inte ä r utsedda, varfö r?

2.3 Finns planer på organisatoriska

fö rä ndringar som kan på verka er
arkivbildning eller arkivorganisation?

(Kort beskrivning av fö rä ndringen, ex. nya

ansvarsområ den)

2.4 Underrä ttar ni arkivmyndigheten vid

organisationsfö rä ndringar som på verkar
arkivbildningen?

2.5 Anser ni att ni få r tillräckligt stö d frå n

arkivmyndigheten/stadsarkivet? Om inte,
inom vilka områ den ö nskar ni mer stö d?

3. Registrering och diarieföring av Noteringar

handlingar
3.1 Finns rutiner fö r registrering av allmänna
handlingar och i så fall vilka? Fö ljs
rutinerna? Uppdateras/revideras de?

(Kort redogö relse. Anvä nds klassificerings-

schema eller diarieplan, ange version om
så dan finns.)

3.2 Hur fö rvaras de registrerade (diariefö rda)

handlingarna?

Bå de digitalt och papper? Vart?

3.3 Lämnas handlingarna ut i original eller som

kopia till handlä ggarna?

(Kopior på papper eller digital fil. Anvä nds

dokument- och ä rendehanteringssystem fö r
detta ä ndamå l?)
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 3(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

3.4 Finns det faststä llda rutiner fö r

posthantering och postö ppning?

Fö ljs rutinerna? Uppdateras/revideras de?

4. Planering av dokumenthantering och Noteringar

redovisning av arkiv
4.1 Finns dokumenthanteringsplan?

4.2 Nä r reviderades
dokumenthanteringsplanen senast?

4.3 Samrå der ni med stadsarkivet vid

revidering av era
dokumenthanteringsplaner?

4.4 Hur arbetar ni fö r att hå lla planen aktuell?

Har ni en arbetsgrupp fö r detta?

4.5 Hur arbetar ni fö r att planen ska fö ljas av

alla som hanterar ä renden och
dokumentation?

4.6 Har ni upprä ttat en arkivbeskrivning och

kompletteras den fortlö pande?

4.7 Skickas arkivmaterial fortlö pande till

kommunarkivet fö r att fö rtecknas?

Finns det behov av att ä ndra rutiner, och i

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 4(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

så fall hur?

4.8 Finns andra sö kingå ngar till era arkiv? I så

fall vilka?

(Om det stå r i aktuell arkivbeskrivning,

hä nvisa till den)

5 Framställning och hantering av Noteringar

analoga handlingar

5.1 Vilken typ av papper anvä nds fö r

framstä llning av handlingar som ska
arkiveras?

5.2 Tar ni hä nsyn till

arkivbestä ndighet/å ldersbestä ndighet samt
ISO-certifiering vid inkö p av pennor, papper
med mera?

Tar ni ä ven hä nsyn till att skriva ut

handlingar enkelsidigt som ska bevaras?

5.3 Vilken typ av kopiatorer, skrivare och faxar

anvä nds?

 Ä r dessa licensierade av Sveriges

tekniska forskningsinstitut (SP)?
 Anvä nds den av SP angivna fä rgen
till maskinerna?
 Vem ansvarar fö r att rä tt maskiner
kö ps in?

5.4 Hur fö rvarar ni era analoga handlingar?

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 5(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

 Till exempel i nä rarkiv,

dokumentskå p, arkivskå p
arkivkartonger och/eller pä rmar.
 Binds vissa handlingar in?

5.5 Uppfyller nä rarkiv och/eller dokumentskå p

de rekommenderade riktlinjerna frå n
Riksarkivet (RAFS 2013:4)?

Vilken skyddsklass? (Nä r det gä ller skydd

mot brand, skada, fukt, tillgrepp mm)

5.6 Vem/vilka har tillgå ng till

dokumentskå pen?

5.7 Vilka rutiner finns fö r att upprä tthå lla

säkerhetsnivå (begrä nsad å tkomst,
hantering av nycklar)?

Fö ljs rutinerna? Uppdateras/revideras de?

6 Framställning och hantering av Noteringar

elektroniska handlingar
6.1 Har ni en fullstä ndig och uppdaterad
fö rteckning ö ver de IT-system som anvä nds
i verksamheten?

(Om upprä ttad, hä nvisa till

systeminventering)

6.2 Fö r vilka IT-system ä r ni systemä gare?

(Om upprä ttad, hä nvisa till

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 6(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

systeminventering)

6.3 Har ni nå gra gamla IT-system eller

databaser som inte lä ngre anvä nds i
verksamheten, d.v.s. system dä r ni inte
tillfö r ny information?

Finns det system dä r ni endast å tersö ker

information?

6.4 Finns det rutiner vid inkö p/upphandling

och utveckling av IT-system nä r det gä ller
hantering av information?

Tas hä nsyn registrering, gallringsmodul och

avstä llningsfunktion fö r lå ngsiktigt
bevarande?

6.5 Planerar ni att kö pa in nya IT-system som

lagrar och hanterar information som behö vs
i verksamheten?

6.6 Om det ä r ett befintligt system som ska

bytas ut - hur har ni tä nkt gö ra med
informationen?

Finns plan/rutin fö r konvertering,

mellanlagringsfunktion eller hur
informationen ska ö verlä mnas till slutarkiv?

6.7 Finns det en organisation fö r fö rvaltning av

de system som ni ansvarar fö r som
systemä gare?
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 7(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Systemfö rvaltare m.fl.

6.8 Har ni rutiner fö r att hantera information på

lund.se, Inloggad? Hä mtas/skö rdas
informationen?

Har ni rutiner fö r att hantera information

som lagras på gemensamma
kataloger/nä tverksplatser?

Fö ljs rutinerna? Uppdateras/revideras de?

6.9 Finns det mö jlighet att sä kerstä lla att

fä rdigstä llda handlingar inte kan
manipuleras/ä ndras?

6.10 Hanteras elektroniska dokument i

bevarandeformat? Finns det mö jlighet att
konvertera till bevarandeformat t.ex.
PDF/A-1a, PDF/A-1b, TIFF?

6.11 Finns det ett nä mndbeslut om att gallra

pappershandlingar efter att de blivit
inskannade och fö rts in i IT-systemet?

Om det inte finns ett så dant beslut, kä nner

ni till att ni kan fatta ett så dant beslut?

6.12 Hur hanteras driften, det vill sä ga

serverinstallationer, sä kerhetskopiering
(backup), felsö kning mm?

(Utfö rs det av egen IT-avdelning,

kommunens IT-avdelning, externt fö retag
eller myndighet, externa utfö rare,
molntjä nst)

6.13 Finns det nå gon avstä llningsfunktion eller

liknande fö r informationen i era
verksamhetssystem?
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 8(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

6.14 Har ni gjort en sä kerhetsklassning av er

information enligt gällande sekretess,
riktighet, tillgä nglighet och så rbarhet?

6.15 I vilket/vilka IT-system hanteras uppgifter

med sekretess?

6.16 I vilket/vilka IT-system hanteras

personuppgifter? (Namn, adress,
personnummer, fotografier etc.)

(Om inlagt, hä nvisa till kartlä ggningen i

DraftIT)

6.17 Hanteras material som skyddas av

upphovsrä tt i digital form och hur hanteras
i så fall å tkomst?

Handlar det om fotografier, konstverk,

ritningar eller nå got annat?

7 Gallring Noteringar
7.1 Kä nner ni till vilka kommungemensamma
gallringsbeslut som finns och vilka
fö rvaltningsspecifika (fö rutom era
dokumenthanteringsplaner, se punkt 4)
som finns?

Efterlever ni besluten?

7.2 Gallrar ni ert arkiv och i era

verksamhetssystem efter faststä lld
dokumenthanteringsplan?
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 9(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

7.3 Genomfö rs planerad gallring ä ven i

dokumentmappar på egna och
gemensamma lagringsytor så som
nä tverksplatser?

7.4 Prö var ni fortlö pande fö rutsä ttningarna fö r

gallring av allmä nna handlingar?

7.5 Hur sker fö rstö ring av loggfiler på

scannrar/skrivare?

7.6 Hur sker fö rstö ring av sekretessbelagda

handlingar?

 Papper och andra analoga medier

 Hå rddiskar, flyttbara
lagringsenheter (USB), telefoner,
skrivare och andra digitala
informationsbä rare.
 IT-system, e-post, sociala medier
och webbplatser.

8 Återlämnande, överlämnande och Noteringar

utlån av handlingar
8.1 Sker å terlä mnande och ö verlä mnande av
handlingar till annan myndighet eller
enskild?

(Vid omorganisation och till exempel

privatisering av verksamhet)

8.2 Lå nas originalhandlingar ut till andra

myndigheter eller till enskilda?

9 Arkivlokalen Noteringar

9.1 Arkivlokalens namn och läge

9.1.1 Ange eventuellt namn på
arkivlokalen/lokalerna?
I vilken byggnad finns arkivet?
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 10(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Var i byggnaden finns arkivet?

9.1.2 Ä r lokalen/lokalerna frå n bö rjan tä nkt som

arkiv?

Om nej, ange vad lokalen tidigare använts

till.

9.1.3 Hur stor ä r lokalen/lokalerna?

Gör en enkel skiss av lokalen. Rita in

ungefärlig placering av dörr och eventuella
fönster samt vilken typ av utrymmen som
arkivet gränsar till. Bifoga skissen till
rapporten.

9.2 Arkivlokalens funktion, tillgänglighet

och rutiner
9.2.1 Hur må nga hyllmeter inrymmer arkivet?

9.2.2 Hur må nga av dessa ä r tomma?

9.2.3 Nä r ä r den ä ldsta handlingen ifrå n?

9.2.4 Hur må nga hyllmeter vä xer arkivet med per

å r?

9.2.5 Hur må nga hyllmeter gallras per å r?

9.2.6 Finns det ett behov frå n fö rvaltningen att

ö verlä mna handlingar till centralarkivet?
Om ja, hur mycket?

9.2.7 Fö rvaras andra saker ä n arkivalier i arkivet?

Om ja, ange vad.
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 11(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

9.2.8 Finns lö sa elapparater i arkivet?

(t ex radio, dator eller kopiator)

9.2.9 Hur må nga sö kningar gö rs i arkivet under

en vecka?

9.2.1 Vem eller vilka har tillgå ng till arkivet?

0

9.2.1 Finns rutiner fö r att upprä tthå lla

1 säkerhetsnivå fö r arkivlokal?

(Stängd och låst dörr, släckt ljus och

hantering av nycklar/kort)

9.2.1 Finns instruktion fö r arkivlokalen om vad

2 som ska gö ras vid katastrofliknande
situationer?

(Brand, översvämning, inbrott)

9.3 Lokalens konstruktion

9.3.1 Har arkivet fö nster?

Om ja, finns det kompenserande skydd?

9.3.2 Ä r lokalen fö rsedd med larm?

Om ja, vilka larm finns?

(inbrottslarm, fuktlarm, brandlarm). Beskriv

kortfattat funktionen.

9.3.3 Finns det eluttag i lokalen?

Kan lokalen gö ras strö mlö s?

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 12(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Finns utvä ndig strö mbrytare och

kontrollampa?

9.3.4 Ä r lokalen lå sbar?

Om ja, vilken skyddsklass och typ?

9.3.5 Vilken sorts belysning finns i lokalen? Ä r

belysningen tillrä cklig?

9.3.6 Finns golvbrunn i lokalen?

Om ja, är den tätad?

9.3.7 Finns vatten-, fjä rrvä rme- eller

avloppsledningar i lokalen?

Om ja, ange var dessa befinner sig (tak,

väggar) och om de är försedda med skydd.

9.3.8 Finns vä rmeelement i lokalen?

Om ja, ange om det är vatten eller elburen

värme?

9.3.9 Vilken typ av ventilation finns i lokalen?

9.3.1 Ä r lokalens ventilation fö rsedd med

0 brandskydd?

(t ex brandspjäll, brandgasspjäll)

9.3.1 Vilken lufttemperatur och luftfuktighet

1 hå ller lokalen?
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 13(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

9.3.1 Vilket material ä r vä ggarna uppfö rda av?

2

9.3.1 Vilket material ä r golvet gjort av?

3

9.3.1 Vilket material ä r taket gjort av?

4

9.3.1 Ä r dö rren till lokalen brandklassad?

5
Om ja, ange vilken brandklass (brukar stå på
dörrbladets gångjärnssida).

9.3.1 Finns det ”kompenserande å tgä rder” som t

6 ex bemanning dygnet runt, nä rhet till
brandstation?

Om ja, beskriv dessa.

 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 14(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Mål/åtgärder till nästa gång:

Hä r noterar vi det som vi kommit ö verens om att fö rbä ttra till nä sta inspektionstillfä lle.
Må len ska formuleras så att de ä r enkla att fö lja upp och kontrollera.
Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 15(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum
 Arkivmyndigheten
Enheten för Stadsarkiv
Ordlista
Allmä n handling
Arkivansvarig
Arkivbeskrivning
Arkivfö rteckning
Arkivredogö rare
Dokumenthanteringsplan
Inspektionsrapport 16(17)
Datum
Juridisk term fö r att beteckna handling som fö rvaras hos en myndighet
som, antingen inkommit till myndigheten eller upprä ttats på
myndigheten.
Allmä nna handlingar kan innehå lla uppgifter som ä r offentliga eller
hemliga (sekretessbelagda). En handling anses inkommen då den anlä nt
till myndigheten eller till en behö rig befattningshavare och upprä ttad då
den expedierats eller på annat sä tt fä rdigstä llts.
Allmä nna handlingar ä r till exempel:
- Registerpost i lista, fö rteckning eller databas dä r uppgifter skrivs in
fortlö pande
- Journalanteckning
- E-post eller andra meddelanden/inlä gg som skickas frå n en medborgare,
ett fö retag eller en annan myndighet (inom eller utom kommunen)
- E-post eller andra meddelanden/inlä gg som skickas ut (expedieras)
- Protokoll som justeras
- Rapporter, rutinbeskrivningar och andra dokument som fä rdigstä llts
Roll/funktion som har formellt ansvar fö r arkivet hos en myndighet
(nä mnd eller kommunalt fö retag).
Arkivansvaret på myndigheten regleras i arkivreglemente eller
motsvarande. Vanligtvis fö rvaltningschefen om myndigheten inte har
utsett nå gon annan.
Enligt 6 § i arkivlagen ska en myndighet upprä tta en arkivbeskrivning. En
arkivbeskrivning ä r skriftlig dokumentation med ö versiktlig beskrivning
av en myndighets arkiv och informationshantering.
Kallas också beskrivning av allmä nna handlingar. Arkivbeskrivningen
beskriver myndighetens verksamhet och organisation och hur det har
fö rä ndrats, samt sö kingå ngar, bestä mmelser om sekretess och
gallringsregler.
En myndighet ska upprä tta en systematisk redovisning av de handlingar
som fö rvaras hos en myndighet, enligt arkivlagens 6 §. Syftet med en
arkivfö rteckning ä r att kunna å tersö ka och visa vilka handlingar som finns
hos myndigheten. I Lunds kommun ä r det stadsarkivet som upprä ttar
arkivfö rteckningar ö ver de handlingar som fö rvaras på arkivmyndigheten.
Roll/funktion som har till uppgift att ta hand om den lö pande
informationsfö rvaltningen (arkivvå rden) hos en nä mnd eller kommunalt
fö retag.
Till uppgifterna hö r att kä nna till bestä mmelser och anvisningar, hå lla
information ordnad och å tkomlig, delta nä r dokument- och gallringsplaner
tas fram, gallra och se till så att information hanteras enligt dokument- och
gallringsplan och leverera information till kommunarkivet.
Ett styrdokument och hjä lpmedel fö r hur en myndighet ska hantera sina
allmä nna handlingar. I dokumenthanteringsplanen redovisas
myndighetens allmä nna handlingar, ifall de ska bevaras eller gallras, var
de fö rvaras och hanteringsrutiner. Kallas ä ven
informationshanteringsplan.
 Arkivmyndigheten Inspektionsrapport 17(17)
Enheten för Stadsarkiv Datum

Draftit Lunds kommuns registerfö rteckning ö ver sina verksamheters

personuppgiftsbehandlingar ä r upprä ttad i verktyget Draftit Records.
Registerfö rteckningen ä r ett verktyg fö r att kommunens fö rvaltningar ska
kunna ha kontroll ö ver var de hanterar personuppgifter (system, appar,
webbtjä nster, lagringsytor etc.). Fö r mer information, se
Datainspektionens hemsida: https://www.datainspektionen.se/lagar—
regler/dataskyddsforordningen/fora-register-over-behandling/
E-arkiv Ett e-arkiv motsvarar ett analogt slutarkiv men fö r digitala handlingar. Ett
e-arkiv innehå ller funktioner fö r inleverans, arkivering, gallring,
å tersö kning och utlä mnande. Ett e-arkiv ska gö ra den digitala
informationen sö kbar och lä sbar ö ver tid – oavsett format och
programvara.
Gallring Avlä gsna och fö rstö ra handlingar eller uppgifter i arkiv, vanligen enligt
fö rfattningar, beslutade dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut.

Gallring innebä r att fö rstö ra allmä nna handlingar eller uppgifter i

Informationsredovisning
allmä nna handlingar eller vidta andra å tgä rder med handlingarna som
medfö r
- fö rlust av betydelsebä rande data,
- fö rlust av mö jliga sammanstä llningar,
- fö rlust av sö kmö jligheter, eller
- fö rlust av mö jligheter att bedö ma handlingarnas autenticitet.
Konvertering kan innebä ra gallring om det inte lä ngre gå r att
sammanstä lla samma rapporter som tidigare.
Bestå r av tre delar:
 Dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan
 Arkivbeskrivning
 Arkivfö rteckning

I dokumenthanteringsplanen/informationshanteringsplanen ingå r
hanteringsanvisningar och klassificeringsstruktur/klassificeringsschema.
Klassificeringsschema Systematisk struktur fö r att knyta information till sitt
verksamhetssammanhang.

Anvä nds i en informationsredovisning fö r att strukturera till exempel

diarieplan eller fö rteckningsplan efter verksamhetens processer.
Mellanarkiv Arkiveringsmodul, avstä llningsfunktion eller liknande.

Skå nEarkiv Samverkan mellan 16 skå nska kommuner fö r att infö ra ett gemensamt e-
arkiv med Lunds kommun som drivande och fö rvaltande organisation
(vä rdkommun). Fö r mer information se: https://www.lund.se/skanearkiv
SP Tidigare Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Koncernen heter idag RISE.
Genom sin division, RISE Certifiering, certifieras produkter,
ledningssystem m.m. inom olika områ den, dä ribland arkiv, genom olika
slags prover och tester.