BẢNG KPI PHÒNG HCNS (NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH)

Bộ phận/Phòng ban: Phòng HCNS Khối/Công ty con: Ngày: .....................................

HCNS ...

Nhân viên đảm nhiệm: ……………………………………………………………… Ký tên: ………………………

Cấp trên trực tiếp: ........................................... Chức vụ:.................................... Ký tên: ..................................

A. TRÁCH NHIỆM

1. Cấp phát VPP, công cụ làm việc; đồng phục và phương tiện BHLĐ, lịch, quà tặng,...:
- Tiếp nhận yêu cầu, thống kê số lượng sử dụng trong kỳ, lập kế hoạch mua, trình duyệt và triển
khai thực hiện cấp phát cho các Bộ phận theo đúng Quy định.
- Cập nhật, tổng hợp số liệu cấp phát theo loại và theo Bộ phận sử dụng, lập báo cáo tình hình
cấp phát.

2. Kiểm soát trang thiết bị văn phòng & cơ sở hạ tầng:

- Thực hiện thống kê các tài sản thuộc phạm vi quản lý của phòng HCNS, theo dõi thời hạn sử
dụng, lập kế hoạch bảo trì, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa và trang bị mới phù hợp với yêu cầu
công việc và có hiệu quả.
- Thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng và các
công trình tiện ích và kịp thời phát hiện những hỏng hóc, thất thoát, sử dụng sai mục đích,...
nhằm đưa ra những biện pháp ngăn ngừa, khắc phục kịp thời.
- Hàng năm, thực hiện kiểm kê tài sản thuộc phòng HCNS quản lý.

3. Thực hiện việc đóng dấu/mộc:

- Giữ con dấu của Công ty, các mộc chức danh và mộc tên.
- Xem xét các văn bản cần đóng dấu/mộc và thực hiện đóng dấu/mộc rõ, sạch, đẹp và đúng quy
định.
- Chỉ thực hiện đóng dấu/mộc trong những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc
người được ủy quyền ký những văn bản này; tuyệt đối không được đóng dấu/mộc không (đóng
dấu/mộc khi không có chữ ký, không có nội dung).
- Không được ủy thác nhân viên khác đóng dấu/mộc.
- Trường hợp vắng mặt phải bàn giao dấu/mộc cho nhân viên được chỉ định thay thế.

4. Quản lý Canteen:
- Giám sát việc thực hiện các yêu cầu của Công ty (an toàn vệ sinh thực phẩm, PCCC, an ninh,
cung cách phục vụ,...) từ nhà cung cấp dịch vụ.
- Phối hợp với Công đoàn tổ chức khảo sát ý kiến đóng góp của CNV.
- Phân phối phiếu ăn hàng ngày, tổng hợp số lượng và báo cáo kết quả với quản lý trực tiếp hàng
tháng.
- Đề xuất phiếu ăn hàng ngày, tổng hợp số lượng và báo cáo kết quả với quản lý trực tiếp hàng
tháng.
- Đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến chất lượng dịch vụ.

5. Kiểm soát xe thuê ngoài:

- Kiểm soát xe đưa đón CNV đúng quy định.
- Giám sát việc thực hiện hợp đồng của các xe thuê ngoài.
- Đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến chất lượng dịch vụ.

6. Thực hiện công việc Công đoàn:

- Theo dõi tình hình thu - chi, thanh quyết toán tài chính Công đoàn.
- Theo dõi, cập nhật số Đoàn viên Công đoàn hàng tháng.
- Quản lý Tủ sách Công đoàn.
 7. Các dịch vụ hỗ trợ:
- Mua vé máy bay, vé tàu, vé xe,... và đặt phòng khách sạn theo yêu cầu của cấp trong.
- Đặt hoa, quà biếu/tặng,... theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
- Thực hiện xin cấp mới/gia hạn giấy phép lao động (work permit), thị thực (visa), đăng ký tạm trú
cho chuyên gia nước ngoài.

8. Báo cáo, thống kê:

- Thực hiện thống kê và báo cáo các công việc được phân công thực hiện theo yêu cầu của quản
lý cấp trong.
- Báo cáo khẩn: Đối với các trường hợp khẩn cấp để được chỉ thị xử lý công việc.

9. Trách nhiệm khác:

- Trước khi nghỉ hết giờ của ngày làm việc, đảm bảo các thông tin tài liệu trong phạm vi quản lý và
con dấu được cất giữ an toàn theo quy định.
- Bảo mật thông tin.
- Tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy định của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trong giao.

B. QUYỀN HẠN

1. Được hưởng đầy đủ các quyền lợi và lợi ích theo đúng chế độ, chính sách của Công ty.

2. Được cấp phát dụng cụ, thiết bị, đồng phục, phương tiện bảo hộ lao động (nếu cần thiết) trong quá trình
công tác.

3. Tham gia các chương trình cải tiến, đóng góp ý kiến, đề xuất giải pháp nhằm mục đích xây dựng, cải
tiến phương pháp làm việc, nâng cao hiệu quả cũng như thành quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty.

4. Thảo luận, trao đổi thông tin nhằm nâng cao kiến thức, hiệu quả và lợi ích trong công việc.

C. YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

STT Yêu cầu Mô tả chi tiết

1 Học vấn Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành nghề liên quan.

2 Kinh nghiệm Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

3 Kỹ năng chuyên môn Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng MS Word, Excel, PowerPoint.
Tiếng Anh giao tiếp (tương đương bằng B).

4 Khác Năng động, mềm dẻo.

Cẩn thận.