TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.

HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CÔNG TY TNHH TM

DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT GIAI ĐOẠN 2020-2021

Ngành: Kinh tế vận tải

Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Vũ Văn Trung

Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thu Hiền

MSSV: 1854010114 Lớp: KT18B

i
 Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CÔNG TY TNHH TM

DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT GIAI ĐOẠN 2020-2021

Ngành: Kinh tế vận tải

Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển

Giảng viên hướng dẫn: Ths.Vũ Văn Trung

Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thu Hiền

Lớp: KT18B MSSV: 1954010114

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 2/2022

iii
Mục lục

MỤC LỤC..............................................................................................................i

LỜI CẢM ƠN........................................................................................................1

LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................2

1. Lý do chọn đề tài:...........................................................................................2

2. Mục tiêu nghiên cứu:.....................................................................................2

3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:..............................................2

4. Phương pháp nghiên cứu:..............................................................................3

5. Kết cấu của đề tài:..........................................................................................3

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY............................................4

1.1. Tổng quan về công ty..................................................................................4

1.2. Chức năng hoạt động của công ty...............................................................4

1.3. Ngành nghề hoạt động................................................................................5

1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban...................................5

1.4.1. Sơ đồ cơ cấu của tổ chức.....................................................................5

1.4.2. Chức năng của các phòng ban.............................................................6

1.5. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021...........................10

i
 1.6. Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty......................12

1.6.1. Thuận lợi............................................................................................12

1.6.2. Khó khăn:...........................................................................................13

1.6.3. Định hướng lĩnh vực hoạt động:........................................................14

CHƯƠNG 2. HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH
TM VÀ DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT..............................................16

2.1. Phân tích về hoạt động thu mua của công ty.............................................16

2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua..............................16

2.1.2. Quy trình thu mua của Công ty..........................................................17

Bước thực hiện.....................................................................................................17

2.1.3. Cách thức thanh toán hàng hóa thu mua...........................................20

2.1.4. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp...........................20

2.1.5. Mô tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, công ty TNHH TM DV
Hoàng Minh Phát 2020-2021......................................................................21

2.2. Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021..........25

2.2.1. Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021.......................25

2.2.2. Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty. 26

2.2.3. Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty........................26
 2.2.4. Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng.....................................28

2.2.5. Sản lượng thu mua theo thời gian......................................................31

CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.......................................................36

3.1. Kết luận.....................................................................................................36

3.2. Giải pháp cải thiện và nâng cao hoạt động cho công ty............................36

3.2.1. Về nguồn thu mua..............................................................................36

3.2.2. Về chất lượng quản lý nguồn nhân lực..............................................37

3.2.3. Về quản lý tài chính...........................................................................38

3.2.4. Về hệ thống cơ sở vật chất.................................................................38

TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................38

PHỤ LỤC.............................................................................................................40

iii
 LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trường đại học Giao thông Vận tải
thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được tham gia học tập và áp dụng
những kiến thức mình học được vào quá trình thực tập vừa qua.

Em xin gửi lời cảm ơn đến Quý Công ty TNHH MTV Hoàng Minh Phát đã cho em cơ
hội được làm, trải nghiệm những công việc đúng với nguyện vọng của mình. Cám ơn
các anh chị trong công ty đã hướng dẫn nhiệt tình, chia sẻ những kinh nghiệm làm việc
trong quá trình em đồng hành cùng công ty.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Ths. Vũ Văn Trung đã đưa ra những lời
hướng dẫn và hướng đi rõ ràng, đồng thời hỗ trợ em trong suốt quá trình làm và hoàn
thành bài báo cáo thực tập này.

Một lần nữa, xin cảm ơn đến tất cả Quý Thầy cô Khoa Kinh tế Vận tải và toàn trường
đại học Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh đã không ngừng động viên và
giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian vừa qua.

Xin chúc Thầy Vũ Văn Trung, Quý Thầy Cô và Quý Công ty thật nhiều sức khỏe và
niềm vui trong công việc và cuộc sống.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm……

Người thực hiện

Phạm Thị Thu Hiền

1
 LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Thu mua hàng hóa là hoạt động quan trọng, đánh giá được khả năng sử dụng
nguồn tiền hợp lý của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hiện nay, khi hàng hóa được bán
trên các sàn thương mại điện tử và internet ngày càng nhiều, khả năng tiếp cận đến
nguồn hàng mong muốn của doanh nghiệp tăng lên, nhưng đồng thời tính cạnh tranh về
giá cả và lựa chọn ra nhà cung cấp tối ưu cũng sẽ là bài toán nan giải. Bài báo cáo đề
cập đến hoạt động thu mua của Công ty TNHH TM và DV Hoàng Minh Phát để thể
hiện khả năng tìm nguồn cung cấp của doanh nghiệp, từ đó tìm ra các phương án, giải
pháp để hoạt động thu mua của Công ty trở nên hiệu quả hơn.

2. Mục tiêu nghiên cứu:

Đối với Công ty: Đánh giá được hoạt động thu mua hàng hóa, dựa theo thời gian
và số lượng hàng nhập-xuất và đề xuất ra các hướng phát triển, những kiến nghị cho
hoạt động thu mua trở nên hiệu quả và tốt hơn.
Đối với sinh viên làm đề tài báo cáo: Tích lũy thêm kinh nghiệm và đưa ra những
giải pháp cho sự phát triển của công ty.

3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH TM và DV Hoàng Minh Phát

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Hoạt động thu mua hàng hóa ở công ty HMP
- Về thời gian: Báo cáo về hoạt động và thực trạng của công ty HMP giai đoạn
2020-2021.
4. Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp phân tích thống kê, tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hình
kinh doanh của công ty, và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua
của công ty.

5. Kết cấu của đề tài:

Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày trong 3 chương với các nội
dung cơ bản:

Chương 1: Giới thiệu về công ty.

Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMP

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị.

3
 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1. Tổng quan về công ty

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÓA CHẤT
HOÀNG MINH PHÁT

Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: HOANG MINH PHAT CHEMICAL
TRADING SERVICE COMPANY LIMITED (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd)

Địa chỉ trụ sở chính: 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thành
phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Số điện thoại: 0283 55 00 495 Fax: 0283 89 57 805

Email: hoachathoangminhphat@gmail.com

Website: hoachathoangminhphat.com

Công ty được chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH Một Thành Viên
vào năm 2017 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 20 tháng
11.

1.2. Chức năng hoạt động của công ty

Cung cấp các sản phẩm hóa chất cho khách hàng, phân phôi hàng hóa đến các cơ
sở đại lý. Luôn luôn đồng hành cùng Khách hàng để tạo nên mối quan hệ ngày càng
gắn kết, cùng nhau phát triển thịnh vượng, đồng thời góp phần tạo nên một môi trường
xanh, sạch cho xã hội.

HMP với định hướng trở thành một công ty cung cấp hóa chất, thiết bị y tế lớn
mạnh, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính doàn kết tập thể và
công nghệ ở một tầm cao mới. Với kết cấu ọn nhẹ, khả năng tài chính vững mạnh và
kinh doanh ổn định, phương pháp quản trị doanh nghiệp áp dụng công nghê thông tin.

Sự hài lòng của khách hàng là quan trọng nhất. Điều này được thể hiện qua từng
dịch vụ, sản phẩm Công ty cung cấp. Những nguyên tắc được xây dựng trong phục vụ
khách hàng:

 Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng.
 Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp.
 Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao.
 Luôn quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chuyên môn
cao.

1.3. Ngành nghề hoạt động

Công ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực
hoạt động sau:

Cung cấp hóa chất: dệt nhuộm; xử lý nước thải; y tế; xây dựng; hệ thống bán lẻ.
Thiết bị y tế: thiết bị khử khuẩn; vật tư y tế tiêu hao; đồng phục trong bệnh viện;
thiết bị y tế (đồ bảo hộ, khẩu trang, nhiệt kế)
Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm
dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe.

1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban

1.4.1. Sơ đồ cơ cấu của tổ chức

5
 Hình 1.1. Sơ đồ phòng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty HMP

1.4.2. Chức năng của các phòng ban

Cơ cấu tổ chức trong công ty được bố trí theo mô hình chiến lược do Ban Giám
đốc đề ra với phương châm “Đơn giản – Hiệu quả”, Công ty yêu cầu vào sự phối hợp
chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ.

Cơ cấu còn được thể hiện theo mô hình thông tin hai chiều tương tác, cho phép
mệnh lệnh cấp cao nhất đi theo đường ngắn nhất, rõ nhất tới mọi nhân viên. Công ty
hiện cũng thực hiện hệ thống quản trị trực tuyến để đặt công việc lên hàng đầu, đảm
bảo kế hoạch đề ra theo yêu cầu. Cụ thể:

 Ban Giám đốc:

 Là thành phần đứng đầu của công ty, Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc, Phó
Giám đốc, Giám đốc tư vấn, là phòng ban định hướng chiến lược và quyết định những
yêu cầu từ các phòng ban dưới.

Thiết lập hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa công ty, bao gồm việc tạo khuôn
khổ, dựa trên các chính sách, quy định (do phòng dự án, phòng hành chính lập)

Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra.

Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty.

Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên.

 Phòng PR – Truyền thông:

Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông, chỉ định nhân viên phù hợp cho các
kênh báo chí, tiếng nói của Công ty.

Đề ra những phương án khi xảy ra những thông tin xuyên tạc, ảnh hưởng xấu đến
công ty.

Kết nối với bộ phận Marketing , Phòng Kỹ thuật để quản lý trang web, Fanpage
và sự hiện diện của công ty trên mạng xã hội, thông tin đại chúng. Bộ phận này cũng
lên kế hoạch, MC, buổi diễn thuyết, tạo điều kiện cho các đối tác tham quan công ty.

 Phòng web/SEO:
Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển
của doanh nghiệp. 
Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động của hệ thống, đề ra hướng giải quyết sự
cố liên quan đến hệ thống máy tính của công ty.
Điều hành và quản lý hoạt động các server, quản lý hoạt động CNTT.
 Phòng Dự án:

7
 Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc công ty về các vấn đề thực
hiện quá trình, thực hiện các dự án.

Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho
doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu.

Trong cuối năm nay, công ty dự định tách nhóm Thu mua thành một bộ phận
riêng biệt, vì sự cần thiết của Phòng ban này với nhu cầu tối thiểu chi phí cho công ty.

 Phòng Marketing:

Kết hợp với phòng Kinh doanh về phân tích hành vi khách hàng, các chiến lược
phát triển doanh thu.

Tạo chiến lược phát triển sản phẩm, quản lý đa kênh, tìm ra những phương án thu
hút khách hàng, đánh giá hiệu quả các bài truyền thông của Phòng ban Truyền thông

Kết hợp với Phòng web/SEO để tối ưu hóa cách truyền thông công ty trên thị
trường.

 Phòng Kinh doanh:

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cung cấp các sản phẩm
của công ty phù hợp với thị hiếu của họ.

Góp phần vào chiến lược Marketing, đưa các biện pháp kinh doanh theo từng
thời điểm.

Theo dõi, hối thúc tiến độ hoàn thành đơn hàng của các phòng ban liên quan

 Bộ phận Chăm sóc Khách hàng

Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý,
trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.
 Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện,
kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến
doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Tìm hiểu nguyên
nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến
 Phòng kế toán-tổng hợp

Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định
của Nhà nước

Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và
cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua
từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.

Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài
chính,…

Hiện tại, phòng KT có Nhóm thu mua hàng hóa, và nhóm này có chức năng
chuẩn bị các hồ sơ, đơn hàng, giấy tờ, chứng từ để ký kết với các nhà cung cấp uy tín;
trình bày những phương án mua hàng với giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí cho công ty.
Nhóm mua hàng cũng liên kết với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết cho
hoạt động thu mua hàng hóa.

Dự kiến trong năm 2022, hoạt động thu mua sẽ được chia thành một phòng ban
riêng biệt, vì tính cấp thiết của hoạt động này với việc tăng doanh thu chung của công
ty.

 Phòng hành chính-nhân sự:

9
 Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.

Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hội
nghị cho công ty

Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và
pháp luật về tính pháp lý.

Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ
lao động

Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động

Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động
của doanh nghiệp.

Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài
khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…

Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến
thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.

1.5. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021

Bảng 1.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021

So sánh Chênh lệch

STT Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2020
(%) (+/-)

Doanh
1 67,376,468,225 58,555,193,044 115 8,821,275,181
thu thuần
 2 LN gộp 7,001,892,422 6,331,254,449 110.6 670,637,973

Chi phí
3 741,258,000 788,954,800 93.95 (47,696,800)
tài chính

Chi phí
4 854,781,111 989,562,000 86.37 (134,780,889)
bán hàng

CP quản
5 lý doanh 658,922,410 889,562,140 74.07 (230,639,730)
nghiệp

6 LN thuần 5,371,510,901 4,332,133,309 123.99 1,039,377,592

Tổng
7 5,371,510,901 4,332,133,309 123.99 228,663,071
LNTT

8 4,189,778,503 3,379,063,982 123.99 810714521

LNST
(Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021)

Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 của doanh nghiệp,
lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 4.189 tỷ đồng, tăng thêm 810.714 triệu đồng (tăng
thêm 24%) so với cùng kỳ năm 2020 (3.379 tỷ đồng). Nguyên nhân xuất phát từ các
yếu tố:

11
 - Doanh thu bán hàng có sự tăng trưởng tốt mặc dù đối mặt với thời gian dịch
bệnh kéo dài, cụ thể doanh thu 2021 là 67,376,468 tỷ đồng, tăng thêm 8,821,275 tỷ so
với năm 2020. Có thể thấy sự điều chỉnh trong cách bán hàng đã giúp công ty có được
mức doanh thu cao hơn kỳ vọng.
- Chi phí bán hàng giảm đáng kể trong năm 2021, từ 989,562,000 triệu đồng
xuống còn 854,781,111 triệu đồng, tức chi phí bán hàng năm 2021 chiếm 86,37% so
với năm 2020. Loại bỏ một số thủ tục và linh hoạt trong cách vận chuyển hàng là
những chính sách công ty áp dụng để hạn chế chi phí bán hàng này.
- Chi phí tài chính giảm 44.377 triệu đồng do sự chênh lệch tỷ giá, tiền lãi gửi
ngân hàng, chi phí lãi vay cũng giảm do thị trường thế giới biến động.
- Tình hình quản lý doanh nghiệp có hiệu quả do các chính sách nhân sự, phân bổ
nhân viên hợp lý và các chính sách cắt giảm nhân sự khi phần chi phí quản lý năm
2021 là 658.922 triệu đồng, thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng).

Tóm lại, mức lợi nhuận sau thuế tăng nhiều, dù sự diễn biến khách quan của dịch
bệnh Covid-19 đã khiến doanh nghiệp phải hoạt động linh hoạt hơn, cắt giảm một vài
chi phí hoạt động, đặc biệt là chuyển xu hướng hoạt động sang hình thức trực tuyến; đó
cũng là một sự chuyển biến mới cho công ty TNHH TM DV HMP.

1.6. Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty.

1.6.1. Thuận lợi

Công ty đạt được những nền tảng tốt khi áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc
quản trị hàng hóa và nhân lực. Ngoài ra, các dự án được đầu tư với các tiêu chuẩn quốc
tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao cho khách hàng.

Đội ngũ tư vấn, chuyên viên được đào tạo chuyên môn cao
 Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng
và bán hàng mới mức giá hợp lý.

Từ khi thành lập vào năm 2017 đến hiện tại, công ty đã có được những mối quan
hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp uy tín, hợp đồng kinh doanh lâu dài với nhiều công
ty: Nhà máy Hóa chất Biên Hòa, côn ty TNHH Nguyên liệu Đóng gói Miền Nam,
Công ty CP Mía đường sông Lam,…và hiện công ty cũng đang mở rộng thêm mối
quan hệ với các đối tác lớn hơn. Mục tiêu trong năm 2022 sẽ liên kết thêm được 3-5
doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành công nghiệp hóa chất, từ đó thể hiện mức
độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Đối với khách hàng, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cũng đang hợp
tác thuận lợi với các bệnh viện lớn trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh: Bệnh viện
Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập.

Công tác mua hàng luôn dựa trên quy luật bình đẳng và 90% là những đối tác
làm việc lâu dài. Ngoài ra, nhiều nhà cung ứng hàng luôn tạo nhiều chính sách ưu đãi
với công ty Hoàng Minh Phát, và công ty luôn nhận được mức chiết khấu cao trong
những lô hàng lớn, cụ thể vào đầu tháng 1 và giữa năm (tháng 6-8)

Các hoạt động khác tại kho và giao nhận: Quá trình chuyển sang công nghệ hóa
hệ thống công ty đã giúp việc kiểm kê số lượng kho và giao nhận hàng cho khách
chuyên nghiệp hơn và đúng giờ hơn.

Nguồn vốn công ty có đủ khả năng chi trả cho những đơn hàng lớn, và tỷ lệ nhận
hàng và lấy hàng cực kỳ cao (98%), đồng thời các nhà cung cấp vẫn luôn tin tưởng và
hỗ trợ việc thực hiện công nợ trong thời gian 90 ngày kể từ ngày đặt hàng, mà công ty
không cần phải huy động hoặc mượn nợ từ các tổ chức tài chính.

13
 Hiện tại công ty vẫn đang làm việc với những đối tượng trong nước nên khả năng
có nguồn hàng đáng tin cậy luôn cao. Trong tương lai, sau khi hoàn thành giai đoạn cơ
bản của hệ thống, công ty Hoàng Minh Phát sẽ hướng tới các nhà cung cấp lớn ở thị
trường quốc tế.

Công ty luôn rõ ràng trong các chính sách bảo hiểm, bảo hành hàng hóa trong
trường hợp hàng bị lỗi, không thể sử dụng trong lúc ký kết các hợp đồng thương mại.
Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhà
cung cấp.

1.6.2. Khó khăn:.

Bên cạnh những thành tích đáng khen ngợi, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh
Phát vẫn tồn tại một số khó khăn nội bộ và khách quan, gây ảnh hưởng đến lượng hàng
thu mua và doanh thu nhận được

Hoạt động xây dựng kế hoạch vẫn gặp nhiều phức tạp do phải chuyển đổi quy
trình truyền thống sang hệ thống trên máy tính. Vì ngành hàng hóa mang tính đặc thù
nên khó nắm bắt nhu cầu của thị hiếu, do đó luôn phải dành nhiều thời gian cho hoạt
động lên kế hoạch phân tích hành vi khách hàng. Đặc biệt, chỉ khi phòng kinh doanh có
yêu cầu thì bộ phận mua hàng mới có thể mua hàng mà không cần quá nhiều nhu cầu
dự trữ, nên đôi khi hàng thiếu buộc phải mua ngoài với mức giá cao. Từ đó, cơ cấu về
nguồn hàng chưa thực sự phong phú và bị hạn chế nhóm khách hàng.

Có một số nhà cung cấp chưa thể tạo mối quan hệ lâu dài, thông tin thường xuyên
bị biến động. Khả năng đánh giá thông tin nhà cung cấp chưa thực sự hiệu quả.

Chi phí vận chuyển và giao dịch còn cao, đặc biệt là các chi phí vận chuyển cho
những đơn hàng xa. Đôi lúc phát sinh những đơn hàng lớn nhưng đội ngũ giao nhận, vì
lý do kẹt đơn hàng hoặc quản lý đội xe chưa hiệu quả, khiến công ty buộc dùng hình
thức vận chuyển outsource(nguồn ngoài) gây ra lượng chi phí vận chuyển bị hao hụt.

Vẫn chưa thể phối hợp đều đặn giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hàng
hóa, thông tin đơn hàng đôi lúc bị bỏ sót, gây nguy cơ mất doanh thu cho công ty.

Trình độ nhân viên dù cao nhưng cách điều độ, phối hợp giữa các phòng ban
không thống nhất đã gây nên một số hiểu lầm, khó khăn trong cách làm việc. Cách xử
lý đơn hàng đến còn nhiều quy trình, gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu gốc. Mặt khác,
lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua không nhiều, đôi lúc gây áp lực làm việc lên
nhân viên, khiến năng suất giảm mạnh.

1.6.3. Định hướng lĩnh vực hoạt động:

 Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhất

 Chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu
 Xây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thông…
 Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)
 Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín

15
 CHƯƠNG 2. HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH
TM VÀ DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT

2.1. Phân tích về hoạt động thu mua của công ty

2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua

Khái niệm: Thu mua (hay còn gọi là Purchasing), là một trong những hoạt động
quan trọng của một doanh nghiệp. Hoạt động này đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư,
nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động của công công ty dù là
hoạt động lớn hay thường ngày. Thu mua bao gồm nhiều quá trình như chuẩn bị và
xem xét các nhu cầu, sau đó tiếp nhận và thanh toán, cụ thể:

 Lập kế hoạch mua

 Xác định các tiêu chuẩn
 Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
 Phân tích giá trị
 Tài chính
 Đàm phán giá cả
 Mua hàng
 Quản lý hợp đồng cung cấp
 Kiểm soát tồn kho
 Thanh toán và sau thanh toán

Đặc điểm:

 Đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng
chuỗi cung ứng được cải thiện.
 Chủ yếu thực hiện trong chức năng giao dịch, nhận hàng và thanh toán.
  Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource).
 Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa.
 Có hai hình thức thu mua hàng hóa, bao gồm thu mua hàng hóa trực
tiếp(Purchasing) và Thu mua hàng hóa không trực tiếp (MRO-Purchasing:
Maintenance Repair Overhaul/Operation Purchasing), với công việc chính là thu
mua các thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất.

Vai trò: Vai trò ưu tiên hàng đầu của bộ phận thu mua trong công ty HMP là tối ưu hóa
chi phí và tiết kiệm thời gian. Hoạt động của phòng thu mua sẽ gắn liền với hoạt động
của các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệu
quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng. Cụ thể là:

 Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phòng ban hoàn
thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,..
 Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả: Thường xuyên đánh giá, cải thiện các quy
trình nội bộ như: phê duyện đơn mua hàng, trao đổi thông tin giữa các phòng
ban.
 Quản lý nền tảng cung ứng

2.1.2. Quy trình thu mua của Công ty

Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mô tả sau:

Bảng 2.1. Bảng quy trình mua hàng công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát

Bước thực hiện Nội dung công việc thực hiện

Bước 1: Lập kế Các căn cứ:

hoạch mua hàng
Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch
tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối

17
 thiểu,tồn tối đa”

Thực hiện:

Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ
thống.

Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư,
nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau

- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ +  kế hoạch

sử dụng

- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng
bán hàng và kế hoạch bán hàng.
Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột
Bước 2: Lập đơn
xuất(thông báo mail hoặc có phiếu yêu cầu mua vật tư trực tiếp từ
hàng mua hàng
các phòng ban), phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua
(P/O)
hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống,
Bước 3: Phê duyệt Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng:
đơn hàng – hỏi giá
- Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …,
thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của
đơn hàng mua hàng

- Phân loại yêu cầu theo nhu cầu

- Lập yêu cầu báo giá đầy đủ thông tin cần thiết về : tên hàng, số
lượng, xuất xứ, thời gian nhận hàng, thuế GTGT, thanh toán, bảo
 hành và gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng; đồng thời lập bảng
phân tích giá và quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất.

Lập bảng giá vốn, gửi cho phòng kế toán kiểm tra và gửi lại cho bộ
phận kinh doanh của công ty
- Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp,
hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và
chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quy trình cấp phát vật tư,
quy trình bán hàng cho các phòng ban còn lại.

Bước 4: Nhập kho

- Thông báo cho kho về lượng hàng hóa, thông tin chi tiết của hàng
theo đơn hàng
hóa thông qua Phiếu Nhập Kho. Đồng thời yêu cầu Giao nhận cần
đi nhận các mặt hàng về kho và lấy hóa đơn về phòng (nếu có).

- Trong trường hợp hàng đổi trả, người trách nhiệm mua lô hàng
cần giải quyết vấn đề với nhà cung cấp về đơn hàng mới, vận
chuyển trả lại(khi hàng có lỗi, hàng hư hỏng do bảo quản không tốt
trước khi vận chuyển.
Bước 5: Kế toán Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhập
phê duyệt phiếu kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quy
nhập kho trình thanh toán.

- Đối với thanh toán cọc trước: Yêu cầu PMH làm đề nghị thanh
toán, ghi chú đơn hàng, và bổ sung hóa đơn ( hóa đơn lẻ hoặc
VAT) cho bộ phận Kế toán.

19
 - Đối với tạm ứng mua hàng: Làm phiếu tạm ứng, ghi chú số đơn
hàng, mã hàng, sau đó làm đề nghị hoàn ứng, bổ sung hóa đơn
( hóa đơn lẻ hoặc VAT) sau khi nhận hàng.

- Đối với công nợ: Bộ phận Mua hàng làm đề nghị thanh toán ( có
ghi thông tin chuyển khoản), đính kèm hóa đơn (hóa đơn lẻ hoặc
VAT) cho Bộ phận Kế toán lưu trữ đối với từng đối tác doanh
nghiệp.
- Sau khi có các biên bản nhập hàng, căn cứ và hợp đồng mua
hàng, căn cứ vào đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ phải trả…,
kế toán thực hiện lập hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung
Bước 6: Thanh cấp.
toán – Lưu hồ sơ
- Lưu file cứng và file mềm ở những khu vực yêu cầu. File cứng
sau cùng lưu trữ tại khu vực phòng mua hàng, file mềm lưu trên hệ
thống chung của công ty.

2.1.3. Cách thức thanh toán hàng hóa thu mua

Công ty cho áp dụng đa dạng hình thức thanh toán phải trả khách hàng..

Đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ và nhà cung cấp mới, Công ty thực hiện chính
sách trả ngay hoặc đặt cọc trước theo yêu cầu trong hợp đồng mua bán.

Các nhà cung cấp lâu năm, bộ phận kế toán, kết hợp cùng bộ phận Thu mua hàng
hóa luôn theo dõi các hoạt động công nợ đối với nhà cung cấp và thực hiện trả các
khoản nợ theo thời hạn hàng quý.
2.1.4. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp

Công ty HMP có những biện pháp để tối ưu hóa chất lượng, số lượng, giá cả, thời
gian và phương thức giao hàng của quy trình thu mua. Thông thường, đối với việc
đánh giá nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên xem xét 4 KPI dưới đây để kiểm soát tối
đa hiệu quả dịch vụ và chất lượng nhà cung cấp đem lại.

 Tỷ lệ tuân thủ: tuân thủ toàn bộ các thỏa thuận cơ bản giữa một công ty và một
nhà cung cấp. Để hoàn thành chỉ tiêu này thì nhà cung ứng cần đạt được các yêu cầu
khác nhau như thời gian phản ứng tối đa trong trường hợp có vấn đề phát sinh, thời
gian giao hàng, ưu đãi chiết khấu đặc biệt, v.v. 
 Số lượng nhà cung cấp: Hợp tác với những công ty, nhà cung cấp uy tín luôn
được HMP ưu tiên, việc thu mua yêu cầu nhân viên có kinh nghiệm và có tâm với công
việc, hạn chế thấp nhất rủi ro về hàng nhái, hàng kém chất lượng.
 Chu kỳ đặt hàng: Tập trung kỹ vào giai đoạn nguồn cung cấp, HMP trở thành đối
tác của nhiều công ty về các sản phẩm về hóa chất: Công ty CP Y tế Bảo Thạch, Công
ty CP Mía đường Sông Lam trong nhiều năm nay.
 Ngoài ra, tính sẵn có hàng và tỷ lệ sai sót trong hàng hóa luôn phải kiểm tra
thường xuyên, đảm bảo nguồn hàng nhập vào có chất lượng.

2.1.5. Mô tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh
Phát 2020-2021.

Đặt vấn đề: Khách hàng công ty TNHH XNK Kim Vũ, ngày 02/03/2022 có nhu
cầu đặt đơn hàng 80kg Poly Aluminium Chloride 31%, thời gian giao hàng 4-5 ngày
sau khi đặt. Bộ phận Kinh doanh hoàn thành việc bán hàng, yêu cầu được duyệt tín
dụng(Phòng Kế toán) và kiểm tra mức độ tồn kho. Lúc này, Bộ phận kho thông báo
lượng tồn kho còn đủ cho 2 ngày tới, họ lập một phiếu yêu cầu mua vật tư và gửi yêu

21
cầu mua hàng cho nhóm Thu mua(Phòng Kế toán Tổng hợp). Lúc này, nhu cầu mua
hàng phát sinh, cụ thể:

Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng. Sản lượng vào tháng trước với Poly
Aluminium Chloride 31% là 380.000kg ( sản lượng nhập vào tháng 2/2022), tồn
70kg(mức tồn tối thiểu của hàng), dự kiến tháng này có ít đơn phát sinh vì nhu cầu từ
các bệnh viện, trường học, DNTN,… Khả năng hàng về từ NCC là 1-2 ngày, từ đó,
Công ty lập ra kế hoạch mua hàng dự kiến là 200.070kg (đã bao gồm tồn kho).

Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng(PO-Purchasing Order). Dựa vào yêu cầu từ
Phòng Kinh doanh, bộ phận Mua hàng kiểm tra khả năng có hàng, đáp ứng cho khách
hàng. Từ đây, nhân viên Mua hàng sẽ viết một Đơn Mua hàng (PO), phân loại nhu cầu,
trình lên trưởng Bộ phận. Khi chấp nhận ký duyệt, PO về cơ bản hoàn thành.

Bước 3: Phê duyệt đơn hàng-Hỏi giá. Thực hiện việc tiếp nhận PO. Nhân viên
Mua hàng sẽ chủ động liên hệ với Nhà cung cấp Công ty TNHH TM DV Kiều Phượng,
yêu cầu Nhà cung cấp này đưa một bảng báo giá cho 200.000kg Aluminium Chloride
31%. Trong mục báo giá, yêu cầu cần có tên hàng, đơn vị tính, số lượng, thời gian
nhận hàng, thuế VAT, cách thức thanh toán hàng hóa. Đơn hàng Aluminium Chloride
31% yêu cầu thời gian giao hàng từ 1-2 ngày, tại kho của Công ty TNHH TM DV
Hoàng Minh Phát, xuất hóa đơn VAT và thanh toán bằng chuyển khoản trong thời gian
90 kể từ ngày mua hàng. Vì hàng hóa này chỉ có một Nhà cung cấp này, nên Công ty
hiện không thiết lập Bảng phân tích giá.
 Hình 2.1. Bảng báo giá công ty TNHH TM DV Kiều Phượng

Khi đã thỏa mãn các nhu cầu của cả đôi bên, Công ty TNHH Hoàng Minh Phát và
công ty TNHH Kiều Phượng tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng. (Xem ở phần Phụ
lục)

Bước 4: Nhập kho. Lúc này đơn hàng đã được nhà cung cấp Kiều Phượng lên
đơn, sau thời gian yêu cầu. Ngày 03/03/2022 đơn hàng được nhập về Kho bán hàng
của công ty.

23
 Thông báo cho nhân viên phụ trách Kho hàng về số lượng hàng hóa, thông tin chi
tiết của hàng hóa, và đảm bảo Kho sẽ lấy hóa đơn bán lẻ ( hoặc bằng chứng xác thực
nào về sự chuyển giao hàng hóa). Lúc này, Kho sẽ làm một phiếu nhập kho, dựa trên
đơn mua hàng và lượng hàng thực nhận. Trường hợp được giao đến địa điểm cụ thể,
nhân viên giao nhận nội bộ sẽ lấy hàng và đảm bảo các chứng từ xác nhận đơn hàng,
tương tự như nhận tại kho.

Hình 2.2. Phiếu Nhập kho đơn hàng Poly Aluminium Chloride 31%

Bước 5. Mua hàng+Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho. Các chứng từ (hóa đơn bán
hàng), đưa về cho Nhân viên mua hàng. Đối với đơn hàng chuyển khoản của nhà cung
cấp Kiều Phượng, hóa đơn bán lẻ+hóa đơn VAT sẽ đưa cho Trưởng nhóm Thu mua và
trưởng phòng Kế toán ký nhận. Để thực hiện được việc ký nhận, nhân viên Thu mua
tiến hành làm Đề nghị thanh toán số tiền là 1,241,240,000 (đã bao gồm 10% VAT), Kế

toán khi nhận đủ hóa đơn và đề nghị sẽ ghi công nợ cho Nhà cung cấp này và tiến hành
thanh toán trong vòng 90 ngày.

Bước 6: Thanh toán và lưu hồ sơ. Sau khi xác định các biên bản nhập hàng, căn
cứ, chứng từ và hoàn thành việc thanh toán cho công ty TNHH Kiều Phượng và lưu trữ
dữ liệu của công ty này vào tài liệu chung của Phòng Kế toán-Tổng hợp.

25
2.2. Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021

2.2.1. Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021

 Về xác định nhu cầu và số lượng hàng

- Bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra các yêu cầu mua hàng, tùy theo nhu cầu của
khách hàng, hoặc yêu cầu cần mua bổ sung hàng hóa về kho của bộ phận kho-giao
hàng.

- Kết quả được duyệt thông qua Trưởng phòng Kinh doanh và gửi yêu cầu đến
phòng Kế toán-Tổng hợp, chờ Trưởng phòng xác nhận. Đồng thời, trưởng phòng Kế
toán sẽ dựa trên khả năng tài chính của công ty, điều phối giá trị đơn hàng và chờ Giám
đốc phê duyệt kết quả mua hàng.
 Thực trạng Nhà cung cấp của công ty TNHH TM DV HMP

Hình 2.1. Bảng các nhà cung cấp tiêu biểu của công ty TNH TM DV HMP 2021
  Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường
xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng
nên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu. Mỗi năm đều phát sinh
thêm nhà cung cấp tiềm năng mới, đa dạng hơn về hàng hóa và đa dạng về chế độ ưu
đãi
 Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn
nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập,
nhưng về lượng hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt.
 Năng lực tài chính của nhà cung cấp hiện tại vẫn có thể đáp ứng các đơn hàng
vừa và nhỏ của công ty. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa tìm được nhà cung ứng với số
lượng lớn nên nhu cầu tìm nhà cung cấp mới vẫn luôn được thực hiện. Sự thay đổi sẽ
gây vài bất lợi lúc ban đầu cho công ty, và đôi lúc công ty phải chấp nhận mạo hiểm để
có được cơ hội kinh doanh lâu dài.

2.2.2. Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty.

2.2.2.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu mua hàng.

Công ty Hoàng Minh Phát luôn kiểm tra kỹ càng số PO và yêu cầu từ phòng ban
kinh doanh và thực hiện mua hàng khi những yêu cầu này được chấp thuận ( tỷ lệ đơn
hàng bán ra đạt doanh thu lý tưởng trên 90%).

2.2.2.2. Chỉ tiêu đảm bảo nguồn vốn doanh nghiệp

Những hoạt động mua bán cần ghi lại, kiểm kê nhiều lần và đảm bảo lượng hàng
thu mua không được thiếu, hoặc thừa và gây tốn chi phí bảo quản, lưu trữ của doanh
nghiệp.

27
2.2.3. Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty

Bảng 2.1. Tình hình hoạt động thu mua của công ty 2020-2021.

(Đơn vị: sản phẩm)

Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Năm 2020 620431 9762394 8905525 1477300

Năm 2021 1477300 3311455 4106703 685540

So sánh 238.11 339.205 46.11 46.4

2021/2020 (%)

Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP

Nhận xét và phân tích:

 Về lượng hàng hóa tồn đầu kỳ, năm 2021 lượng tồn hàng là 1477300 sản
phẩm, tức tăng thêm 138,11% so với năm 2020 là 620431 sản phẩm. Nguyên nhân
khách quan xuất từ những chính sách quản lý tồn kho cùng chiến lược kinh doanh gặp
nhiều trở ngại khiến lượng hàng tồn đọng nhiều vào cuối năm trước. Đồng thời, hoạt
động nhập khẩu các nguồn hàng của các nhà cung cấp lâu năm gặp trở ngại, khi thông
quan hàng hóa bị trì trệ ở các cửa khẩu và tâm lý người tiêu dùng lại ưu tiên sử dụng
các hàng nhập khẩu hơn nội địa khiến những hàng trong nước mà Công ty nhập về bị
tồn đọng.
 Về tổng số lượng hàng thu mua năm 2021 giảm rõ rệt khi 9762394 sản phẩm
mua về trong năm 2020 còn 3311455vào năm 2021, tức lượng hàng mua vào chỉ chiếm
33.92% so với năm trước. Nguyên nhân xuất phát từ:
 - Tình hình khách quan của dịch bệnh 2021, dù đã lường trước và nhập hàng ít
hơn, đảm bảo lượng tồn kho không quá mức cho phép, công ty đã thành công khi
lượng tồn kho năm 2021 giảm đi rõ rệt so với năm 2020 vào cuối kỳ.

- Công ty đang mở rộng lĩnh vực kinh doanh, thêm ngành nghề mới gồm vận tải
và các sản phẩm của vận tải. Trong thời gian giãn cách xã hội (6-9/2021), nhu cầu vận
chuyển hàng hóa thiết yếu cũng được công ty đẩy mạnh hơn. Từ đó, lượng hàng hóa
chất trong thời gian này không nhập nhiều vì khách hàng không có nhu cầu.

- Công ty cũng đã làm việc lại với một số nhà cung cấp không đảm bảo tiêu chuẩn
chất lượng hàng hóa và kiểm tra gắt hơn các nguồn hàng nhập vào kho. Đồng thời,
nhận thấy nhu cầu hàng ngoại địa chiếm xu thế, công ty phân bổ đều lượng hàng có
nguồn gốc nước ngoài và nguồn gốc trong nước.

 Về lượng hàng xuất ra, năm 2021 công ty xuất 4106763 sản phẩm, tức chiếm
46.11% với năm 2020 là 8905525. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ thị hiếu người
dùng và lượng hàng nhập về không nhiều, chỉ tập trung xuất cho các bệnh viện lớn và
các tổ chức, khách hàng lâu năm.

Như vậy, công ty đã linh hoạt hơn trong việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh dịch
vụ phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, hạn chế được mức tồn kho như năm 2020.
Nắm bắt được nhu cầu hàng hóa vào các thời điểm cụ thể, đầu tư vào các sản phẩm chủ
lực của từng quý. Số lượng hàng hóa bị trả về cũng giảm đi rất nhiều, thể hiện sự nỗ
lực trong quá trình chuyển mình sang công nghệ số như hiện tại.

2.2.4. Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng

Phương trình kinh tế: ∑ Q n=∑ QTổng các mặt hàng (sản phẩm)

2.2.4.1. Phân tích sản lượng theo loại hàng Hóa chất

29
 Bảng 2.2.Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Hóa chất

(Đơn vị: sản phẩm)

Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Năm 2020 608430 9037806 8182575 1463661

Năm 2021 1473812 2972455 3805515 640752

So sánh (%) 240.56 32.89 46.5 43.78

Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP

Nhận xét và phân tích:

Năm 2021, lượng hàng hóa chất tồn lại 608430 sản phẩm, giảm 855231 sản phẩm
so với năm 2020 là 1473812. Trong năm, Công ty cũng đã giảm lượng hàng thu mua
xuống 2972455 sản phẩm so với năm 2020 là 9037806 sản phẩm. Với lượng tồn kho
lớn và thu mua ít hóa chất, lượng xuất hàng đi cũng giảm nhẹ còn 3805515 sản phẩm
vào năm 2021, từ đó lượng hàng lưu lại trong kho vào cuối kỳ năm này cũng xu hướng
giảm theo, còn 640752 sản phẩm. Nguyên nhân khách quan xuất phát từ
- Lượng hàng hóa chất luôn chiếm đa số trong tổng hàng hóa thu mua, để linh
hoạt trong cách phục vụ khách hàng và đảm bảo nguồn hàng chất lượng, công ty cũng
đã đầu tư mạnh vào các hàng hóa, vật đựng đi kèm.
- Vì mở rộng thêm tệp khách hàng, công ty cần mở rộng các vật tư đi kèm để tăng
tính đa dạng cho sân phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng.

2.2.4.2. Phân tích sản lượng theo loại hàng Thiết bị y tế

Bảng 2.3. Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Thiết bị y tế
 Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Năm 2020 0 714438 710950 3488

Năm 2021 3488 267000 229188 41300

So sánh - 37.37 32.24 118.41

2021/2020 (%)

Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP

Nhận xét và phân tích:
Lượng hàng tồn ban đầu là 3488, so với năm 2020 là không có sản phẩm nào loại
Thiết bị y tế nhập về. Trong năm này, 267000 sản phẩm được thu mua từ nhiều nhà
cung cấp, chiếm 37.37% so với năm 2020 là 714438 sản phẩm. Từ đó, lượng hàng xuất
cũng không cao, cụ thể 229188 sản phẩm. Mức tồn cuối kỳ cũng cao hơn với 41300
sản phẩm tồn kho. Các nguyên nhân khách quan xuất phát từ:
- Mặc dù tiềm năng hàng thiết bị y tế rât cao trong thời điểm giữa năm (dịch bùng
phát mạnh nhất ở khu vực thành phố Hồ Chí Minh), công ty đã gặp khó khăn khi số
tiền chi cho lượng hàng tăng chóng mặt.
- Sự cạnh tranh cao về lĩnh vực ngành hàng gay gắt, thị trường có nhiều biến
động về xuất nhập khẩu hàng y tế của các nhà cung cấp.

Bảng 2.4. Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Khác

Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

2020 12001 10150 12000 10151

2021 10151 72000 72000 10151

So sánh 84.58 709,36 600 100

31
2021/2020 (%)

Nhận xét và phân tích:

Nhân tố khác (các chai, lọ, vật đựng hóa chất,…), lượng tồn đầu năm 2021 là
10151 sản phẩm, ít hơn 1850 lượng hàng năm ngoái là 12001 sản phẩm. Trong năm
này, công ty xu hướng mua nhiều mặt hàng này, với số lượng là 72000 mặt hàng, gấp
hơn 7 lần năm 2020 với 10150 sản phẩm. Lượng hàng tồn cuối kỳ năm 2021 tương tự
như năm 2020 với 10151 sản phẩm vì lượng hàng xuất ra là 72000 sản phẩm. Nguyên
nhân khách quan xuất phát từ:

- Dự đoán tình hình phức tạp của dịch bệnh, công ty cũng hạn chế nhập loại hàng
mới này về để đảm bảo hàng được xuất hết, đồng thời đó là cách công ty áp dụng
hướng tiếp cận mới cho khách hàng. Thời kỳ này công ty cũng đang áp dụng chuyển
đổi sang hệ thống hóa nên gặp nhiều bất cập trong quản lý hàng thu mua và tồn kho
nên cần kiểm soát tốt các sản phẩm mới.
- Lượng hàng nhập và xuất bằng nhau vì công ty chỉ đặt hàng đúng số lượng được
các khách hàng yêu cầu trước đó.

Tóm lại, trước tình hình diễn biến phức tạp của đất nước, công ty TNHH TM DV
Hoàng Minh Phát không thể tránh khỏi các tác động khách quan, và sự cạnh tranh gay
gắt từ các đối thủ, do nhu cầu tăng cao đột biến. Công ty cần điều chỉnh và lên kế
hoạch cụ thể cho năm sau, với lượng tồn kho vừa đủ để cấp cho khách.

Tuy nhiên, với lượng mua hàng nhỏ, Công ty đã làm giảm lượng tồn còn trong
kho, làm tăng thêm doanh thu cho Công ty. Từ đó, vòng xoa hàng tồn kho được rút
ngắn. Công ty nên duy trì hiệu suất bán hàng song song với việc nhập hàng hóa đều,
nhất là các mặt hàng thế mạnh như thiết bị y tế, để luôn trong tình trạng sẵn sàng nhận
đơn hàng lớn từ các đối tác. Kết hợp thêm việc duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác
lớn như Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Chợ Rẫy và một số đối tác tư nhân khác, đảm
bảo hàng hóa đến đúng tay khách hàng, và khiến khách hàng hài lòng với sản phẩm và
dịch vụ của công ty.

2.2.5. Sản lượng thu mua theo thời gian

Phương trình kinh tế: ∑ Qtồn = ∑ Qtồn đầu kì+ ∑ Q nhập-∑ Q xuất (sản phẩm)

∑ Q quí i=∑ Qtháng trong quí

Bảng 2.3. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa năm 2020 công ty TNHH TM DV HMP

(Đơn vị: sản phẩm)

Tháng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

1 620431 1996602 200448 2416585

2 2416585 904330.1 757759.4 2563155

3 2563155 226166.1 1419712 1369609

4 1369609 428025 207631.5 1590003

5 1590003 498132 331681.5 1756453

6 1756453 118236 285350 1589339

7 1589339 742598 624926 1707011.4

8 1707011 399088 293558 1812541.4

9 1812541 210910 610778 610778

33
 10 610778 213204 408398 415584

11 415584 697287 229316 883555

12 883555 217308 1100863 1477300

Nguồn: Tài liệu nội bộ

Bảng 2.4. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa năm 2021 công ty TNHH TM DV HMP

(Đơn vị: sản phẩm)

Tháng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

1 1477300 588858 304245 1761913

2 1761913 814922 510451 2066384

3 2066384 1323485 1731702 1658167

4 1658167 708586 695941 1670811

5 1670811 619705 679463 1611053

6 1611053 1008010 1070507 1548556

7 1548556 485450 441970 1592036

8 1592036 475491 587392 1480135

9 1480135 527399 581386 1426148

10 1426148 829355 706125 1549378

 11 1549378 290066 335126 1504318

12 1504318 667277 1489543 682052

Nguồn: Tài liệu nội bộ

Bảng 2.5. So sánh hoạt động nhập hàng của công ty năm 2020-2021

(Đơn vị: sản phẩm)

Nhập hàng Nhập hàng

Tháng So sánh Chênh lệch
năm 2021 2020

1 588858 1996602 0.29493 -1407744

2 814922 904330.1 0.901133 0.901133

3 1323485 226166.1 5.851827 5.851827

4 708586 428025 1.655478 1.655478

5 619705 498132 1.244058 1.244058

6 1008010 118236 8.525407 8.525407

7 485450 742598 0.653718 0.653718

8 475491 399088 1.191444 1.191444

9 527399 210910 2.500588 2.500588

10 829355 213204 3.88996 3.88996

35
11 290066 697287 0.415992 0.415992

12 667277 217308 3.070651 3.070651

Nguồn: Tài liệu nội bộ

Đánh giá và phân tích:

Tổng lượng hàng tồn đầu năm 2021 là 1477300, nhiều hơn so với năm 2020 là
620431 sản phẩm. Trong năm có phát sinh những đơn hàng lớn, tùy vào từng tháng và
nhu cầu mà lượng hàng thu mua khác nhau.

 Trong tháng 1 và 2 năm 2021, lượng hàng thu mua đạt lần lượt 588858 và
814992, giảm đi 1407744 sản phẩm so với năm 2020 là 1996602 và 904330. Như vậy,
lượng hàng mua dự trữ chiếm bình quân 60% so với năm trước. Nguyên nhân xuất phát
từ lượng hàng tồn còn nhiều, công ty có xu hướng mua ít để đảm bảo kho dự trữ được
tốt. Hai tháng này người tiêu dùng không có nhu cầu phát sinh dùng các mặt hàng hóa
chất. Tuy nhiên, tháng 3/2021 lượng hàng thu mua tăng lên 1323485 sản phẩm, gấp
500 lần so với năm trước là 226166 sản phẩm. Nguyên nhân khách quan xuất phát từ
nhu cầu tăng cao, và thời điểm này đại dịch đang bắt đầu quay trở lại, công ty cần dự
trữ đủ hàng cho các khách hàng lớn.
 Vào quý II năm 2021, lượng hàng thu mua của công ty là 2336301 sản phẩm,
cụ thể vào tháng 6 năm 2021 hàng thu mua của công ty là 1008010, tăng thêm 889774
sản phẩm so với 2020 là 118236 sản phẩm. Có thể nói nguyên nhân quan trọng nhất là
mặt hàng cồn và thiết bị y tế chiếm chủ yếu trong nhu cầu hàng hóa của công ty.
Lượng cồn được tiêu dùng bất thường trong suốt năm 2021 vì đại dịch Covid-19. Đồng
thời, việc phòng kinh doanh làm việc tích cực, chăm chỉ tìm khách hàng mới khiến cho
nhu cầu hàng hóa tháng này tăng cao.
  Vào quý III năm 2021, lượng hàng thu mua giảm mạnh, dao động ở mức
475491 sản phẩm đến 527399, so với năm 2020 lần lượt là 210910 đến 742598 sản
phẩm. Đây là thời kỳ suy thoái chung của nền kinh tế khi mọi hoạt động kinh doanh
buộc ngưng vì lệnh giãn cách của chính phủ. Bên cạnh đó, việc công ty tập trung vào
nhà cung cấp nội địa khiến hoạt động kinh doanh bị cạnh tranh mạnh, đồng thời hàng
hóa trong thời gian này không được lưu thông, chỉ trừ các mặt hàng về tẩy rửa.
 Vào quý IV năm 2021, hàng thu mua của công ty nhìn chung tăng lên so với
năm ngoái, tuy nhiên, tháng 11 năm 2021, hàng thu mua chỉ đạt 290066 sản phẩm,
giảm 407221 sản phẩm so với năm 2020 là 697287. Nguyên nhân chủ yếu từ nhu cầu
hàng hóa vào tháng này không mạnh, thay vào đó, tháng 12 người tiêu dùng tập trung
mua hàng dự trữ Tết và các ngày lễ đặc biệt, nên hàng thường được nhập về trong cuối
năm.

Tình hình nhập hàng và tồn kho của công ty chủ yếu tập trung vào đầu năm và
cuối năm, vì là hai thời điểm các khách hàng nhỏ lẻ thực hiện hoạt động tích trữ hàng
hóa để hoạt động trong thời gian cao điểm. Các sản phẩm như thuốc tẩy, cồn, khẩu
trang y tế, nước rửa chén,… và một số sản phẩm thiết yếu là những mặt hàng được thu
mua nhiều nhất để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.

37
 CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

3.1. Kết luận

Theo đề án phát triển của Ngành hóa chất Việt Nam, ngành Hóa chất sẽ đạt tốc độ
tăng trưởng từ 10-15%/năm. Mục tiêu của ngành là phải hướng đến việc đổi mới công
nghệ và chiến lược kinh doanh. Đặc biệt, hoạt động ngoại thương của nột quốc gia là
không thể thiếu, do đó để khuyến khích sự phát triển của của các doanh nghiệp kinh
doanh trong lĩnh vực này nhà nước ta nên ừng bước đơn giản thủ tục hải quan trong
công tác xuất nhập hàng hóa mà không mất đi tính chặt chẽ và khả năng kiểm soát
hàng hóa ra vào của khẩu. Và có biện pháp xử lý nghiêm ngặt đối với các tổ chức trốn
thuế buôn lậu để đảm bảo công bằng cạnh tranh cho doanh nghiệp sản xuất trong
nước cũng như doanh nghiệp nhập khẩu tham gia đóng thuế đầy đủ. Kiểm soát lạm
phát trong nước để tránh tình trạng đồng tiến nội tệ mất giá quá nhanh so với đồng đô
la làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Chi phí
tăng đột ngột làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Với công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cần hoạch định lại rõ các chiến
lược phát triển, tăng mối quan hệ gắn kết nội bộ, đẩy mạnh khả năng cạnh tranh và đề
xuất những những kế hoạch khả thi, các phòng ban đều có thể thực hiện, tránh tình
trạng hoạch định nhiều nhưng không rõ ràng, cụ thể.
Trong những năm qua, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát đã và đang quan
tâm đến chu trình hoàn hảo, hệ thống hóa quy trình trên nền tảng kỹ thuật số để dễ
quản lý , đảm bảo việc hạch toán, kế toán và doanh thu bền vững cho công ty.
Trong thời gian học hỏi, em đã được tìm hiểu và bám sát những nghiệp vụ cơ bản
của nhân viên thu mua, bao gồm việc lên kế hoạch báo giá, hỏi giá, tìm nhà cung cấp,
hạch toán, xử lý những vấn đề chung quanh công việc thu mua hàng hóa. Với khả năng
hiện tại, em cũng đã biết nhiều về quy trình và trong thời gian sắp tới sẽ thực chiến với
ngành có tính quyết định đến doanh thu công ty.

3.2. Giải pháp cải thiện và nâng cao hoạt động cho công ty

3.2.1. Về nguồn thu mua

Với tình hình phát triển hiện tại, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cần
vạch lại chiến lược tiếp cận nhiều nhà cung cấp có uy tín hơn, đặc biệt mở rộng quy mô
sang các nhà cung ứng nước ngoài(Trung Quốc, Lào). Với nguồn hàng phong phú,
những quốc gia này sẽ là bàn đạp cho sự thịnh vượng của công ty.

Đối với các chỉ tiêu kế toán, đặc biệt mục 156 cần chú trọng và thường xuyên cập
nhật rõ ràng, từ đó bộ phận Mua hàng, phối hợp cùng phòng ban khác, đảm bảo mức
hàng tồn kho luôn khả dụng, và nhập hàng trong trường hợp cần thiết mà không gây
hao hụt các chi phí của công ty.

Luôn có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp tiềm năng và khả năng làm việc lâu
dài. Đặc biệt, luôn ở thế chủ động với nhà cung cấp. Điều này đòi hỏi nhân viên cần
lnh hoạt trong các chính sách, thị trường, hợp đồng để đưa ra yêu cầu cơ bản của Công
ty. Tập trung vào đúng chuyên môn và hàng hóa công ty hướng đến, và cùng có lợi, để
nhà cung cấp lẫn công ty đều tin tưởng lẫn nhau.

3.2.2. Về chất lượng quản lý nguồn nhân lực

Nhân sự là nhân tố quyết định đến mức doanh thu của công ty. Vì vậy, công tác
đào tạo những cán bộ, nhân viên có khả năng về chuyên môn, và thường xuyên mở các
buổi đào tạo huấn luyện nhằm cải thiện công tác mua hàng.

Mở các cuộc tham gia teambuilding là cách công ty Hoàng Minh Phát đang thực
hiện, nhằm gắn kết các thành viên trong công ty có cơ hội giao tiếp , tạo mối quan hệ

39
tốt trong công việc sau này. Việc này cần được phát huy thường niên như một cách
thưởng cho sự nỗ lực của nhân viên.

Mặc dù đang phát triển đội ngũ trên nền tảng hệ thống, phòng ban Thu mua hiện
vẫn còn đơn giản, khiến bộ phận Mua hàng phải đảm nhận luôn một số công việc quản
lý tồn kho và giao nhận, gây nên một vài áp lực cho nhân viên phòng ban này. Từ đó,
công ty cần chuyên môn hóa từng phòng ban, cụ thể hóa những công việc trên hệ thống
cho nhân viên từng phòng ban để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

3.2.3. Về quản lý tài chính

Công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cần tích cực đánh giá công tác kiểm
soát các hoạt động nhập-xuất để hạn chế những nguồn hàng mua tồn kho quá mức cho
phép, gây chiếm không gian và thời gian phân loại.

Sử dụng nguồn vốn một cách linh hoạt, quan trọng nhất là đem đến trải nghiệm
“trên mức mong đợi” của khách hàng, xác định đầu tư nguồn vốn vào những mục cụ
thể, có chiến lược như hóa chất, vận tải, thiết bị y tế là ba lĩnh vực chủ lực của công ty.
Đồng thời, tiếp cận và sử dụng triệt để nguồn vốn vay ngân hàng để tạo động lực kinh
doanh cho Công ty.

3.2.4. Về hệ thống cơ sở vật chất

Để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt, và đơn hàng mua không bị bỏ sót, công
ty cần đầu tư cho hệ thống kho gọn gàng, hệ thống phân loại khu vực cụ thể. Khi hàng
bên bộ phận thu mua đưa về sẽ nhanh chóng phân loại hàng vào đúng khu vực.

Sử dụng các chỉ tiêu về: Chỉ tiêu hiệu quả, chỉ tiêu về lô hàng có đáp ứng được
khách hàng, chi tiêu đo lường mức chi phí tiêu hao, chỉ tiêu thực hiện mua hàng về
nhập kho.
 Về dịch vụ: Các dịch vụ vận chuyển, trả hàng(nếu có), gửi hàng cần minh bạch
khi đàm phán với nhà cung cấp.

Nhanh chóng hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm, tiết
kiệm thời gian và chi phí quản lý, đôi lúc bị thiếu sót hoặc không hiệu quả.

41
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu nội bộ công ty

1.1. Báo cáo tài chính (2020-2021), công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát– Tài
liệu kế toán nội bộ.
1.2. Tài khoản 331, Bảng kê khai Nhập-Xuất-Tồn (2020), công ty TNHH TMDV
Hoàng Minh Phát.
1.3. Tài khoản 331, Bảng kê khai Nhập-Xuất-Tồn (2021), công ty TNHH TM DV
Hoàng Minh Phát.
1.4. Nhập-Xuất-Tồn tháng 1-12 (2020) – Tài liệu nội bộ.
1.5. Nhập-Xuất-Tồn tháng 1-12 (2021), mục “NXT-HH”– Tài liệu nội bộ.
1.6. Hồ sơ kinh doanh, giấy phép kinh doanh, công ty TNHH TM DV HMP – Tài
liệu nội bộ
1.7.Quy trình thu mua hàng hóa công ty HMP (2017-2021) – Tài liệu nội bộ.

2. Tài liệu trích dẫn từ Internet

2.1. HS( Industry Global News) “Những thách thức đối với công nghiệp Hóa chất
toàn cầu năm 2020”, 2020.

https://congnghiepcongnghecao.com.vn/tin-tuc/t22394/nhung-thach-thuc-doi-voi-cong-
nghiep-hoa-chat-toan-cau-nam-2020.html

2.2. Vietcombank, “Báo cáo chuỗi giá trị ngành hóa chất – tiêu dùng năm 2021”,
2021.

https://www.vcbs.com.vn/vn/Communication/GetReport?reportId=8803.
 PHỤ LỤC

Phụ lục A: Phiếu Nhập-Xuất Kho

43
Phụ lục B: Phiếu yêu cầu mua vật tư
Phụ lục C: Đề nghị thanh toán

45
Phụ lục D: Bảng phân tích giá nhà cung cấp

47
Phụ lục E: Giấy đề nghị tạm ứng

Phụ lục F: Hợp đồng mua hàng

49
Phụ lục G: Hóa đơn giá trị gia tăng, công ty TNHH TM DV Kiều Phượng

51