Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No.

1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi
ANALISIS SISTEM PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI
BAGIAN FILLING PUSKESMAS ALAI PADANG
TAHUN 2021

Usni peli1*, Maisharoh 2

1
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES DHARMA LANDBOUW PADANG
*
Email korespondensi: usniphely@gmail.com
2
Lecture at STIKES Dharma Landbouw Padang, West Sumatera, Indonesia;
email: maisweetz86@gmail.com

ABSTRACT
The implementation of depreciation at the Alai Padang Health Center still has problems, namely there is still a
lot of accumulation of medical record files, both active and inactive medical records due to insufficient storage
shelves, and storage space. The purpose of this study was to determine the analysis of the implementation system
for shrinking inactive medical record files in the filling section of the Alai Padang Health Center in 2021. This
research was carried out at Alai Health Center from February to July 2021. Data collection was carried out on
8 July-12 July 2021. Types of research This is a qualitative descriptive with a case study approach. The data
processing technique uses data reduction, data presentation, and drawing conclusions. How to collect data by
conducting in-depth interviews with 3 informants using a voice recorder. The results of this study found that in
the implementation of shrinkage of medical record files at Alai Health Center there were obstacles from limited
infrastructure facilities both in terms of storage shelves and storage space, and there was no specific SOP
regarding the implementation of shrinking medical record files. The implementation of depreciation has not
been carried out effectively due to the limited number of workers, limited infrastructure, availability of time,
special SOP regarding the implementation of depreciation. For Puskesmas it is recommended to add
infrastructure, both storage racks and storage space and make a special SOP regarding the implementation of
shrinking medical record files.
Keywords : System Analysis, File Shrinking, Filling,

ABSTRAK
Pelaksanaan penyusutan di Puskesmas Alai Padang masih terdapat kendala yaitu masih banyaknya penumpukan
berkas rekam medis baik rekam medis aktif maupun inaktif karena rak penyimpanan yang belum mencukupi,dan
ruang penyimpanan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui analisis sistem pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis inaktif dibagian filling Puskesmas Alai Padang Tahun 2021. Penelitian ini dilakukan di
Puskesmas Alai pada bulan Februari s.d Juli 2021. Pengumpulan data dilakukan pada tanggal 8 juli-12 juli
tahun 2021. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengelohan
data menggunakan redukasi data, penyajan data, dan menarik kesimpulan. Cara pengumpulan data dengan
melakukan wawancara mendalam dengan 3 orang informan dengan menggunakan alat perekam suara. Hasil
Penelitian ini menemukan bahwa dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di Puskesmas Alai terdapat
kendala dari keterbatasan sarana prasarana baik itu dari segi rak penyimpanan maupun ruang penyimpanan, dan
belum adanya SOP khusus tentang pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Pelaksanaan penyusutan
belum dilakukan secara efektif dikarenakan keterbatasan jumlah tenaga kerja, keterbatasan sarana prasarana,
ketersediaan waktu, SOP khusus tentang pelaksanaan penyusutan. Bagi Puskesmas disarankan menambah
sarana prasarana baik itu rak penyimpanan maupun ruang penyimpanan dan membuat SOP khusus tentang
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis.

Keywords : Analisis Sistem, Penyusutan Berkas, Filling,

Lembaga Penelitian dan Pegabdian

STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 1
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

PENDAHULUAN
Rekam medis bersifat rahasia karena rekam medis berisi catatan penting tentang kondisi pasien
dan tidak boleh disebarluaskan, dimana informasinya mengandung kerahasiaan seperti laporan atau
catatan yang terdapat pada rekam medis berupa hasil pemeriksaan, pengobatan. Hal ini dikarenakan
ada pasien ataupun keluarga pasien yang tidak senang apabila suatu penyakit yang penting di jaga
kerahasiannya dari orang lain seperti penyakit jiwa, kelamin, paru-paru, kista dan penyakit lainnya,
tidak hanya data klinis akan tetapi data sosial pasien seperti nama, alamat rumah, no telepon dan lain-
lainnya. Hal lain yang dapat disalah gunakan pihak yang tidak bertanggung jawab untuk tujuan yang
merugikan pasien maupun staf (Utami, Ayu Septiani, Kurniadi, 2016). Salah satu Unit Rekam Medis
yang menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah ruang penyimpanan (filling) dimana dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan di tempat ruangan pelaksanaan.
Penyimpanan dokumen rekam medis yang berpedoman pada system penyimpanannya (Depkes RI,
2006).
Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu
institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas
rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat
penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi yang tersimpan di bagiaan penyimpanan atau filling
(Simanjuntak, 2016). Being strong and having more fat-free mass is important for health (Arif et al.,
2019).
Berkas rekam medis pada ruang penyimpanan tidak selamanya akan disimpan, hal ini
dikarenakan jumlah berkas rekam medis akan memenuhi ruang penyimpanan apabila tidak dilakukan
proses retensi. Agar ruang penyimpanan tetap efektif maka dilakukanlah proses penyusutan berkas
rekam medis yang sudah tidak terpakai. Penyusutan rekam medis merupakan suatu proses pemindahan
dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu
untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak
mempunyai nilai guna (Ery, 2012). Tujuan dari penyusutan adalah mengurangi jumlah berkas rekam
medis yang semakin bertambah dan menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru, efesiensi biaya, dan mengetahui mana berkas rekam
medis aktif dan mana rekam medis inaktif, mengamanan atau melindungi rekam medis dari bahaya
seperti kebakaran, kebanjiran, maupun bencana lainnya. Kegiatan penyusutan dilakukan oleh petugas
penyimpanan (filling) selama periode tertentu dokumen yang sudah dilakukan penyusutan harus
disimpan pada ruang terpisah atau gudang untuk pemindahan dokumen rekam medis.
Berkas rekam medis yang dinyatakan inaktif yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah
di gunakan karena tidak pernah ada kunjungan selama waktu 5 tahun. Berkas rekam medis inaktif
disimpan dan diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat pasien. Pengelolaan rekam medis
inaktif selama ini kurang diperhatikan dalam penyimpanan seperti, penyimpanan yang tidak mencukupi
dan penyusutan rekam medis (Maisaroh & Irfan, 2020). Pengumpulan data yang dilakukan pada 2
Puskesmas yang ada di Kota Padang yaitu Puskesmas Ulak Karang dan Puskesmas Alai didapatkan
bahwa Puskesmas tersebut sudah sama-sama melakukan penyusutan berkas rekam medis akan tetapi
Puskesmas Alai masih banyak ditemukan penumpukan berkas rekam medis baik itu rekam medis aktif
maupun rekam medis inaktif.
Berdasarkan survey awal yang dilakukan di Puskesmas Alai pada tanggal 19 Februari 2021
penulis melakukan wawancara dengan petugas Rekam Medis di Puskesmas Alai bagian penyimpanan
didapatkan hasil bahwa adanya penumpukan berkas rekam medis baik rekam medis aktif maupun
berkas rekam medis inaktif disebabkan salah satunya karena rak penyimpanan yang penuh, sehingga
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 2
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

menyebabkan pencarian berkas rekam medis saat pasien berkunjung membutuhkan waktu yang lama,
hal tersebut terjadi dikarenakan hanya sebagian dari berkas rekam medis baik itu rekam medis aktif
maupun rekam medis inaktif yang telah dilakukan penyusutan, ruang penyimpanan yang beleum
mencukupi, dan belum adanya Standar Operasional Prosedur yang khusus terkait pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis tersebut. Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di
Puskesmas Alai didapatkan secara wawancara dengan petugas rekam medis di bagian penyimpanan
(filling) baru 1 kali dilaksanakan penyusutan berkas rekam medis pada tahun 2017, dengan jumlah
berkas rekam medis 5000 berkas rekam medis hanya 500 berkas rekam medis yang dilakukan
penyusutan rekam medis inaktif di Puskesmas Alai, hal tersebut terjadi karena keterbatasan petugas
rekam medis dibagian filling dan belum adanya khusus untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis dan kurangnya ketersediaan waktu dan rata-rata kunjungan pasien mencapai 100 orang
perharinya dengan rata-rata kunjungan tersebut menyebabkan terjadinya penumpukan berkas rekam
baik rekam medis aktif maupun berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan.
Penyimpanan adalah suatu sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip yang mana untuk
memudahkan dan menemukan arsip yang sudah disimpan serta dapat dilakukan dengan cepat bilamana
arsip tersebut sewaktu waktu dibutuhkan (Depkes, 2009). Filling adalah bagian dari unit rekam medis
yang memiliki peran dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpanan berkas
rekam medis, penyedia berkas rekam medis untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip- arsip rekam
medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologis (Shofari, 2002). Dokumen rekam medis
inaktif adalah dokumen rekam medis yang telah disimpan dalam jangka waktu 5 tahun di unit Rekam
Medis yang telah dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan
kesehatan atau 5 tahun setelah meninggal (Tri Widya Sandika & Ernianita, 2019). Penyusutan adalah
kegiatan memilih berkas rekam medis aktif dengan berkas rekam medis inaktif sesuai dengan tanggal
terakhir pasien yang datang berobat. Penyusutan adalah kegiatan pengurangan dokumen rekam medis
dengan cara pemindahan dokumen rekam medis inaktif dari unit pengelola, untuk dilakukan
pemusnahan dokumen rekam medis yang tidak memiliki niai guna.

METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan
menggunakan pendekatan studi kasus (Sugiyono, 2017). Maksudnya adalah data atau permasalahan
didapatkan secara wawancara mendalam dengan petugas di bagian filling dan secara observasi.
Informan penelitian dalam penelitian ini terdiri dari 3 informan, yang terdiri dari 1 orang Kepala TU,
1 orang Kepala tata usaha, 1 orang petugas filling. Data yang didapatkan secara langsung atau data
yang dikumpulkan pertama kalinya dengan melakukan wawancara dengan petugas rekam medis atau
percakapan yang dilakukan secara langsung antara pewawancara (interview) yang mengajukan
beberapa pertanyaan dengan pihak yang diwawancarai (interview). Data sekunder merupakan data yang
dikumpulkan lebih dulu dengan tujuan dapat digunakan oleh orang lain.
Data yang dikumpulkan dengan cara wawancara mendalam kepada informan 1 orang kepala
rekam medis yang merangkap sekaligus petugas pendaftaran, dan 2 orang dibagian penyimpanan untuk
mengetahui pelaksanaan penyusutan di Puskesmas Alai Padang Tahun 2021. Teknik pengumpulan
datanya menggunakan:
1. Reduksi Data
Reduksi data adalah suatu proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan,
pengabstrakan, transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan lapangan, dengan
menajamkan analisis, menggolongkan atau mengkategorikan ke dalam tiap permasalahan sehingga
dapat ditarik dan diverifikasikan. Pada penelitian ini data reduksi yang dilakukan dengan cara
mendengarkan secara berulang-ulang dari hasil wawancara yang direkam melalui hp setelah itu
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 3
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

dilakukan peringkasan data yang didapatkan melalui wawancara tersebut, data yang diharapkan
bagaimana terjadinya pelaksanaan penyusutan berkas rekam inaktif di bagian filling Puskesmas Alai
berjalan dengan lancar.
2. Penyajian Data
Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan untuk
menarik kesimpulan dan pengambilan tindakan, tujuannya adalah untuk memudahkan membaca dan
menarik kesimpulan. Penyajian data bisa dilakukan dengan bentuk uraian singkat, bagan hubungan
antar kategori flowchart, teks yang bersifat naratif dan sejenisnya. Penyajian data disini setelah
dilakukan reduksi data baru bisa dilakukan penyajian data didapatkan dari hasil wawancara tersebut
untuk mengetahui seberapa banyak berkas rekam medis yang telah dilakukan penyusutan baik rekam
medis aktif maupun rekam medis inaktif di Puskesmas Alai dengan cara wawancara langsung.
3. Menarik Kesimpulan
Menarik Kesimpulan adalah suatu kegiatan dari kompigurasi yang utuh. Tahap ini peneliti
membuat rumusan proporsi terkait dengan prisip logika sebagai temuan peneliti untuk mengkaji secara
berulang-ulang terhadap data yang ada. Penarikan kesimpulan dikemukakan dengan didukung oleh
bukti-bukti agar kesimpulannya kridibel atau valid.
Analisis data data pada penelitian kualitatif dilakukan setelah data dikumpulkan melalui
wawancara atau dilakukan dengan analisis univariat untuk mengetahui bagaimana sistem penyusutan
berkas rekam medis inaktif dari segi input (SDM, Sarana Prasarana dan SOP) dengan prosedur
pemisahan, keuntungan pemisahan, kerugian pemisahan, ada atau tidak ada ruang penyimpanan berkas
rekam medis inaktif yang dilakukan secara manual di Puskesmas Alai Tahun 2021.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sumber Daya Manusia
Rekam medis bersifat rahasia karena rekam medis berisi catatan penting tentang kondisi pasien
dan tidak boleh disebarluaskan, dimana informasinya mengandung kerahasiaan seperti laporan atau
catatan yang terdapat pada rekam medis berupa hasil pemeriksaan, pengobatan. Hal ini dikarenakan
ada pasien ataupun keluarga pasien yang tidak senang apabila suatu penyakit yang penting di jaga
kerahasiannya dari orang lain seperti penyakit jiwa, kelamin, paru-paru, kista dan penyakit lainnya,
tidak hanya data klinis akan tetapi data sosial pasien seperti nama, alamat rumah, no telepon dan lain-
lainnya. Hal lain yang dapat disalah gunakan pihak yang tidak bertanggung jawab untuk tujuan yang
merugikan pasien maupun staf (Ruslang et al., 2019). Salah satu Unit Rekam Medis yang menunjang
dalam pelayanan rekam medis adalah ruang penyimpanan (filling) dimana dokumen rekam medis rawat
jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan di tempat ruangan pelaksanaan. Penyimpanan
dokumen rekam medis yang berpedoman pada system penyimpanannya (Depkes RI, 1997).
Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi
pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam
medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan,
mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan
fisik, kimiawi, dan biologi yang tersimpan di bagiaan penyimpanan atau filling (Santoso & Sugiarsi,
2017).
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan atau petugas di Puskesmas Alai
khusunya petugas rekam medis di bagian penyimpanan (filling) tentang sumber daya manusia khusunya
tenaga kerja dalam pelaksnaan penyusutan yang didapatkan dari 3 informan, 1 orang kepala tata usaha,
2 orang petugas rekam medis, diperoleh informasi bahwa petugas mampu menjelaskan apa yang
informan ketahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis.

Lembaga Penelitian dan Pegabdian

STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 4
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

Tabel 1
Matriks kesimpulan wawancara mendalam dengan informan
tentang Sumber Daya Manusia (SDM)

Wawancara mendalam Hasil Obsevasi Kesimpulan

Pada Sumber Daya Manusia Berdasarkan hasil Masih kurangnya Su-
untuk ketersediaan jumlah observasi peneliti ber Daya Manusia
tenaga kerja dan latar menemukan kurangnya (SDM) terutama dibagi
belakang pendidikan petugas Sumber Daya Manusia an rekam medis.
rekam medis yaitu 3 orang (SDM) terutama tenaga khususnya pelaksana
tamatan D3 rekam rekam medis di penyusutan
Puskesmas Alai.

Sarana dan Prasarana

Berdasarkan wawancara mendalam dan observasi yang dilakukan dengan 3 orang informan atau
petugas di Puskesmas Alai diantaranya kepala TU, kepala rekam medis dan petugas filling tentang
Sarana dan Prasarana tentang pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis aktif maupun rekam medis
inaktif dilihat dari ketersediaan sarana dan prasarana seperti ruang penyimpanan, rak penyimpanan dan
lain-lain.

Tabel 2
Matriks Kesimpulan wawancara mendalam dengan informan mengenai sarana dan prasarana
Wawancara Mendalam Hasil Observasi Kesimpulan

Pada sarana prasarana Berdasarkan hasil Sarana dan prasarana di

tentang pelaksanaan observasi masih Puskesmas Alai
penyusutan rekam kurangnya rak khususnya tentang
medis masih memiliki penyimpanan dan pelaksnaan penyusutan
kendala dengan ketersediaan belum mencukupi, baik
keterbatasan rak ruang itu dari ketersediaan rak
penyimpanan dan ruang penyimpanan penyimpanan maupun
penyimpanan berkas berkas rekam ruang penyimpanan
rekam medis medis

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Berdasarkan wawancara mendalam dengan petugas rekam medis dengan 3 orang informan
diantaranya wawancara dengan kepala TU, kepala rekam medis dan petugas filling tentang Standar
Operasional Prosedur (SOP) khusunya tentang penyusutan berkas rekam medis sudah cukup baik.

Lembaga Penelitian dan Pegabdian

STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 5
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

Tabel 3
Matriks Kesimpulan Wawancara Mendalam dengan Informan Mengenai Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Wawancara mendalam Hasil Observasi Kesimpulan
pada Standar Operasional Berdasarkan hasil belum adanya kebijakan
Prosedur atau kebijakan observasi tentang SOP atau Standar Operasional
khusunya tentang khusunya tentang Prosedur yang
pelaksanaan Penyusutan pelaksanaan penyusutan mengkhuskan tentang
belum ada tetapi didalam belum ada pelaksanaan penyusutan
SOP hanya disebutkan 5 berkas rekam medis
tahun

Pelaksanaan Penyusutan
Berdasarkan wawancara mendalam dan observasi yang dilakukan oleh 3 informan diantaranya
wawancara kepada kepala TU, kepala rekam medis dan petugas filling tentang pelaksanaan penyusutan
belum terleksana dengan baik karena disebabkan dengan banyak kendala yaitu tentang keterbatasan
jumlah tenaga kerja, keterbatasan sarana prasarana dan kurang efesiennya waktu.

Tabel 4
Matriks kesimpulan wawancara dengan informan mengenai pelaksanaan penyusutan
Wawancara mendalam Hasil observsi Kesimpulan
Pelaksanaan penyusutan Berdasarkan hasil Pelaksanaan penyusutan
belum sepenuhnya secara observasi masih belum berjalan dengan
efektif dilakukan karena banyaknya berkas rekam secara efektif karena
degan ketersediaan tenaga medis baik rekam medis masih banyak kendala
kerja, keterbatasan sarana aktif maupun rekam diantaranya keterbatasan
dan prasarana dan medis inaktif yang jumlah tenaga kerja,
keterbatasan waktu. tersimpan dirak keterbatasan, sarana dan
penyimpanan prasara dan kurang
efesiensinya waktu

Monitoring dan evaluasi

Berdasarkan wawancara mendalam yang didapatkan dari 3 orang informan diantaranya
kepala TU, kepala rekam medis, petugas filling tentang monitoring dan evaluasi tentang pelaksanaan
penyusutan.
Tabel 5.7
Matriks Kesimpulan Wawancara dengan informan mengenai Monitoring dan Evaluasi
Wawancara Mendalam Hasil Observasi Kesimpulan
Monitoring dan evaluasi Berdasarkan observasi Untuk monitoring dan
untuk pelaksanaan tentang monitoring dan evaluasi belum berjalan
penyusutan berkas rekam evaluasi peneliti belum karena belum pernah
medis di Puskesmas Alai pernah observasi tentang dilakukan oleh pihak
sejauh ini belum pernah pelaksanaan penyusutan Puskesmas Alai.
dilakukan.
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 6
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

PEMBAHASAN
Sumber Daya Manusia
Berdasarkan uraian wawancara mendalam dengan 3 informan yang terdiri dari 1 orang kepala
TU, 1 orang kepala rekam medis dan 1 orang petugas filling didapatkan untuk SDM latar belakang
pendidikan ada yang tamatan D3 rekam medis, D3 kesling, SMA dan berbagai latar belakang
pendidikan.Khusus tenaga rekam medis masih kurang yang ada hanya 3 orang, ketersediaan jumlah
tenaga kerja yang belum mencukupi, diketahui bahwa untuk jumlah tenaga kerja di bagian rekam
medis hanya berjumlah 3 orang tetapi yang bekerja secara efektif di bagiaan rekam medis hanya
berjumlah 2 orang petugas rekam medis dan 1 orang diberi tugas tambahan dibagian bendahara, serta
belum adanya pelatihan pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yang dilakukan.
Menurut peneliti mengenai sumber daya manusia di Puskesmas Alai untuk petugas bagian
penyusutan berkas rekam medis masih kurang hanya berjumlah 3 orang tapi yang bekerja secara efektif
hanya berjumlah 2 orang, untuk observasi petugas dibagian filling hanya 1 orang yang lebih
mengkhususkan untuk pelaksanaan penyusutan belum ada maka salah satu upaya yang harus dilakukan
oleh Puskesmas Alai adalah menambah petugas ruangan rekam medis agar untuk pelaksanaan
khusunya pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis tidak memiliki kendala lagi dari segi
keterbatasan jumlah tenaga rekam medis.
Sarana dan Prasarana
Berdasarkan uraian wawancara mendalam dengan 3 informan tentang ketersediaan sarana
prasara tentang pelaksanaan penyusutan masih memiliki keterbatasan yaitu kurangnya rak
penyimpanan dan ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
Menurut peneliti, menyatakan bahwa untuk sarana dan prasarana masih kurang untuk
pelaksanaan penyusutan sebaiknya Puskesmas Alai menambah ruang penyimpanan untuk berkas rekam
medis aktif dengan berkas rekam medis inaktif dan menambah rak penyimpanan agar tidak terjadi
penumpukan berkas rekam medis baik itu berkas rekam medis aktif maupun berkas rekam medis
inaktif agar cepat dalam memproses pencarian berkas rekam medis dan proses penyimpanan berkas
rekam medis.
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berdasarkan uraian wawancara mendalam dengan 3 informan tentang Standar Opersional
Prosedur (SOP) yaitu belum adanya SOP khususnya pelaksanan penyusutan. Standar Operasional
Prosedur adalah salah satu acuan karyawan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar efektif dan
efesien, pada dasarnya Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu perangkat lunak yang
mengatur suatu tahapan proses kerja atau prosedur (Gabriele, 2018). SOP merupakan serangkaian
panduan yang disusun secara sistematis mengenai proses,tugas,dan peran dari masing-masing individu
atau kelompok yang dilakukan sehari-hari dalam suatu organisasi (Wini Rossa Dewi, 2019).
Menurut peneliti didapatkan bahwa SOP khusus pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis
belum ada, sehingga petugas rekam medis khususnya tentang pelaksanaan belum sesuai karena belum
ada aturan atau perintah yang lebih mengkhususkan tentang pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis. Sebaiknya pihak Puskesmas membuat Standar Operasional Prosedur untuk pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis.

Lembaga Penelitian dan Pegabdian

STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 7
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

Komponen Proses
Pelaksanaan Penyusutan
Berdasarkan uraian wawancara mendalam dengan 3 informan tentang bagaimana cara
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di Puskesmas Alai sudah pernah dilakukan pada tahun
2017 dengan cara melihat tanggal terakhir kunjungan pasien, atau pasien tersebut tidak ada lagi
kunjungan selama 5 tahun lagi, untuk pelaksanaan penyusutan dilakukan sekali 5 tahun, dengan
ketersediaan waktu maka pelaksanaan penyusutan masih belum efektif atau masih kurang karena
dengan jumlah tenaga rekam medis yang hanya 2 orang, untuk waktu pelaksanaan penyusutan tersebut
dengan mencari waktu-waktu luang atau dengan cara lembur.
Penyusutan adalah suatu proses pemindahan dokumen rekam medis aktif ke inaktif, penilaian
rekam medis bernilai guna dan tidak ada nilai guna serta rekam medis yang rusak atau tidak terbaca
dimusnahkan sedangkan untuk rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu disimpan
(Fanny & Azhari, 2019). Seiring perkembangan zaman, pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis
mengikuti kemajuan teknologi elektronik dengan dilaksanakan transaksi elektronik dengan sistem
elektronik sehingga menghasilkan dokumen elektronik. Pelaksanaan dalam pekerjaan merupakan
sebuah suatu kewajiban bagi karyawan atau petugas dalam suatu organisasi kerja dalam menjalankan
tugas dan kewajiban untuk suatu tujuan yang sama yaitu mengharapkan hasil yang baik serta
memuaskan dengan apa yang dilakukan sebelumnya. Menurut peneliti, sebaiknya Puskesmas
memberikan kebijakan agar untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis berjalan secara efektif
agar tidak ada kendala-kendala yang sering dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis baik itu dari segi ketersediaan tenaga kerja, ketersediaan sarana prasarana dan ketersediaan
waktu agar pelaksanaan penyusutan berjalan dengan baik.
Monitoring dan Evaluasi
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan 3 informan tentang monitoring pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis sejauh ini belum pernah dilakukan oleh Puskesmas Alai. Menurut
peneliti tentang monitoring dan evaluasi umtuk pelaksanaan penyusutan sebenarnya itu penting
dilakukan agar melihat atau memantau bagaimana jalannya organisasi khusunya tentang pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis, melihat atau memantau tentang faktor pendukung, faktor penghambat
atau kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis, agar dapat
memberikan evaluasi tentang pelaksanaan penyusutan sehingga memberikan nilai guna, dan dapat
dijadikan sebagai informasi agar pelaksanaan penyusutan tesebut berjalan dengan semestinya agar
tidak terkendala dan memberikan perkembangan untuk melakukan pelaksanaan penyusutan berkas
rekam medis untuk selanjutnya.

PENUTUP
Berdasarkan hasil penelitian tentang pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di bagian
filling dapat disimpulkan bahwa Ketersedian SDM dibagian rekam medis yang masih kurang,
khususnya tenaga rekam medis untuk dibagian penyusutan belum ada. Ketersediaan Sarana dan
prasarana yang belum mencukupi, diantaranya rak dan ruangan untuk penyimpanan, serta belum
adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) khusus tentang pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis

UCAPAN TERIMAKASIH
Proses Penelitian ini tentunya tidak terlepas dari kendala dan hambatan yang ada. Oleh sebab itu penulis
mengucapkan terimakasih kepada pihak terkait yang telah membantu sehingga pelaksanaan penelitian ini dapat
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 8
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No. 1 September 2021
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi

berjalan lancar diantanya terimakasih kepada pihak Puskesmas Alai yang sudah mengizinkan untuk melekukan
penelitian, terimakasih kepada pembimbing Ibu Maisharoh, S.SiT.,M. Biomed, terimakasih kepada penguji 1
dan penguji 2 dan teman sejawat,dengan segala kerendahan hati semoga hasi penelitian ini dapat bermanfaat dan
berguna bagi semua pihak. Thank for all semuanya.

DAFTAR PUSTAKA

Arif, Y., Boleng, L. M., Maria, V., Flora, M., & Saba, K. R. (2019). The Effect of Weight Training
Using Inner-Load Outer-Load on the Process of Developing Chest Muscles in Fitness Members in
the City of Kupang. International Journal of Innovation, Creativity and Change, 5(3), 478–491.
https://www.ijicc.net/images/Vol_5_Iss_3/28_Neolaka_P478_2019R.pdf
Depkes. (2009). Kategori Umur Menurut Depkes RI (2009). Departemen Kesehatan RI.
Depkes RI. (1997). Undang-Undang Republik IndonesiaTahun 1997 Tentang Penyusutan Rekam
Medis. Lembaran Negara Republik Indonesia.
Depkes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Upaya Keperawatan Kesehtan Masyarakat Di
Puskesmas. Keputusan Mentri Kesehatan RI.
Ery, R. (2012). Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Fanny, N., & Azhari, A. M. (2019). Analisis Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Aktif di Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Delanggu tahun 2022. Jurnal Ilmiah Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan, volume 9(1), 37–44.
Gabriele. (2018). Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (Sop) Di Departemen Hrd Pt
Sumber Maniko Utama. Jurnal Mitra Manajemen, 2(3), 181–189.
https://doi.org/10.52160/ejmm.v2i3.90
Maisaroh, & Irfan. (2020). Analisis Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif.
Ensiklopedia of Journal ANALISIS.
Ruslang, R., Imbaruddin, A., & Halim, H. (2019). Kualitas Pelayanan Kesehatan Peserta Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan di Pusat Kesehatan Masyarakat Tanasitolo Kabupaten
Wajo. Nursing Inside Community. https://doi.org/10.35892/nic.v1i2.55
Santoso, B. A., & Sugiarsi, S. (2017). Tinjauan Penerapan Manajemen Risiko Di Unit Filing RSUD Dr.
Moewardi. Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.
Shofari, B. (2002). Pengelolaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Rineka
Cipta.
Simanjuntak, E. (2016). … Kinerja Petugas Dalam Sistem Pengarsipan Berkas Rekam Medis Terhadap
Peningkatan Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Tk Ii Putri …. Rekam Medis.
Sugiyono. (2017). Sugiyono, Metode Penelitian. Penelitian.
Tri Widya Sandika, & Ernianita. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
di Ruang Filling Rumah Sakit Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018. IImiah
Perekam Dan IIformasi Kesehatan Imelda.
Utami, Ayu Septiani. Kurniadi, A. (2016). Perancangan Tracer berbasis elektronik di Filing Rawat
Jalan di RSUD RAA Soewondo Pati tahun 2016. ADR UDINUS.
Wini Rossa Dewi, S. N. W. P. D. (2019). Penyusunan Troubleshooting Pada Standar Operasional
Prosedur (Sop) Aktivitas Khusus Divisi Hr Pt. Xyz. Industrial Engineering Online Journal.

Lembaga Penelitian dan Pegabdian

STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 9