FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

UVOD

Virtualna organizacija (VO) predstavlja specifi nu organizacionu formu kojoj kroz proces organizacionih promjena, savremene organizacije te e, sa ciljem unapre enja fleksibilnosti, odnosno odr anja i pobolj anja sopstvene konkurentske pozicije. Osnovnu eliju virtualne organizacije ini virtualni tim (VT). Cilj ovog rada je da nakon determinisanja virtualnog tima, istaknu njegove osnovne karakteristike, sa posebnim osvrtom na klju na pitanja kreiranja virtualnih timova, probleme vezane za na in njihovog funkcionisanja.

Koncept virtualnih timova nije potpuno jasno definiran i esto se preklapa sa obja njenjima umre ene organizacije, virtualnih zajednica, elektroni kog poslovanja i tele-poslova. Kada gledamo na ovaj na in, virtualni timovi su na in da se prevladaju razlike u vremenu i prostoru kroz oblikovanje suprisutnosti kroz primjenu tehnologije, s ciljem zajedni kog poslovanja i prevladavanje frikcija vremena i prostora. Problem komunikacije mo e biti tehnolo ki fenomen, ali mo e biti i problem koji potje e od slabih komunikacijskih vje tina lanova tima. Virtualni timovi esto ne posti u svoje ciljeve zato to lanovi tima ne komuniciraju me usobno na odgovaraju i na in.

Virtualnost1, danas je svugdje oko nas. Virtualna stvarnost, virtualni prijatelji, virtualna biblioteka izrazi su koji se ne susre u samo u informati kim krugovima, pa tako je logi no da se do lo i do pojma virtualne organizacijske strukture o kojoj se danas sve vi e govori. Virtualno zna i prividno, pa tako organizacije stvaraju i virtualne organizacijske strukture, preduze a, tvornice i timove, prividno stvaraju nove strukture kombiniraju i dijelove postoje ih.

rije koju je ne tako davno uveo Marshal McLuhan

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

VIRTUALNA ORGANIZACIJSKA STRUKTURA Koncept virtualne organizacijske strukture (organizacije bez granice, imaginarne ili ak hologramske organizacije) vjerojatno je najrasprostranjeniji u dana njoj stru noj literaturi, a ta rasprostranjenost donosi sa sobom mnoge nesuglasice i nedoumice. Virtualna se organizacijska struktura esto poistovje uje s razli itim konceptima novih na ina oblikovanja organizacije. Nekada je nekoliko znanje svijeta bilo koncentrirano u drevnoj Aleksandrijskoj biblioteci. Na alost, ve ina dragocjenih znanja, koja su sakupili veliki umovi drevnoga svijeta, nepovratno su nestala u pepelu. Danas bi itav fond drevne biblioteke stao na jedan CD-ROM ili u najboljem slu aju na jedan DVD. U toj drevnoj organizaciji znanja, danas se veliki umovi vi e ne bave prou avanjem svemira, ve turisti ki vodi i ukazuju na velika djela poput onih Eratostena2 koji je samo pomo u tapova izra unao opseg zemlje. Je li to mo da ukazuje na budu nost na ih organizacija? Da njihove zgrade postanu muzeji za posjetitelje, a njihov rad bude spa en na kompaktni disk? Ne e se to dogoditi tako drasti no, ali kako stvari danas stoje, organizacije sve vi e te e dislocirano u. Danas imamo mnogo primjera virtualnih organizacijskih struktura. Mo da toga i nismo svjesni, ali one su svuda oko nas. Najbolji primjer je mre a ku nih proizvo a a koja je vrlo rasprostranjena u nas. U svakom oglasniku mo ete na i oglas za samostalan rad kod ku e pri emu, ako se prijavite dobijete materijal i sastavljate ukrase i bi uteriju, te gotove proizvode prodajete ogla iva u po unaprijed dogovorenoj cijeni. Ovakva organizacija ima sve karakteristike virtualne organizacijske strukture: djelovanje i koordinacija preko informacijske tehnologije (po ta, telefon), geografska dislociranost, brze promjene u zaposlenju, plitka organizacijska struktura i jednakopravnost zaposlenika. Drugi primjer virtualne organizacijske strukture koji gotovo susre emo svaki dan je mre a novinara i op enito novinarska i medijska industrija. Svaki novinar radi samostalno na nekoj reporta i naj e e negdje na terenu, ve inu svoje koordinacije dobiva preko informacijske tehnologije, lako mo e pisati za jedne ili druge novine ili napraviti reporta u za neku radio ili televizijsku postaju i tako dalje. Valja napomenuti da neki autori pod dinami kom mre om i virtualnom organizacijskom strukturom smatraju jedno te isto. Ipak, virtualne organizacijske strukture provla e se kroz konvencionalne organizacijske strukture, pa tako i kroz dinami ke mre e. Naime, iako ih je te ko diferencirati, postoji jedna klju na razlika, a to je da virtualna (prividna) organizacijska st uktura, r kako joj sam naziv govori u svojoj biti ne postoji kao fizi ki entitet, dok kod dinami kih mre a to nije slu aj jer postoji sredi nja uprava3 pod ijim imenom i koordinacijom te e itavo poslovanje. Postoje mnoge definicije virtualne organizacijske strukture, a ovdje koncentrisati na nekoliko kako bismo dobili uvid o emu se radi. emo se poku ati

Virtualna organizacijska struktura je ka cilju orijentirana organizacija, njezin dio ili neka njezina funkcija koja te e pod vodstvom metamenad menta4 Pod metamenad mentom se smatra upravljanje
2 3 4

gr ki matemati ar, geograf i astronom koje naj e e predstavlja preduze e tzv. engl. broker Prema A. Mowshowitzu

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
virtualno organiziranim zadacima. Virtualno organizirani zadaci su k cilju orijentirane aktivnosti a koje su izvedene odgovaraju im anga manom i reanga manom konkretnih izvr itelja radi zadovoljavanja apstraktnih potreba zadatka. Proces anga mana (engl. assignment) odnosno reanga mana (engl. reassignment) Mowshowitz naziva zamjenom to jest komutacijom (engl. Switching). Virtualna organizacijska struktura je organizacijska struktura, dislocirani i povezani informacijskom tehnologijom.5 iji su lanovi geografski

Virtualna organizacijska struktura predstavlja privremenu mre u neovisnih lanova koji su me usobno povezani informacijskom tehnologijom kako bi bolje iskoristili pogodnosti okoline. 6 Virtualna organizacijska struktura orijentirana je na glavni poslovni program (engl. core business), dok ostale aktivnosti prepu ta partnerima iz mre e.7 Iz izlo enog mo emo izvesti klju ne rije i: orijentiranost ka cilju to jest zadatku, specijalizacija, geografska dislociranost, mre a i informacijska tehnologija. Dakle, mogli bismo formulirati sljede u definiciju: Virtualna organizacijska struktura je ka cilju orijentirana organizacijska suprastruktura geografski dislociranih vorova od kojih je svaki specijaliziran za odre eno podru je djelovanja, koji su me usobno povezani kroz prostor, vrijeme i organizacijska ograni enja, naj e e mre om informacijske tehnologije radi efikasne i fleksibilne saradnje i razmjene znanja. vor u ovom kontekstu mo e predstavljati jednu ili vi e organizacija, odnosno njihove odjele, funkcije ili pojedince. Palmer i Speier su 1997. proveli istra ivanje na Sveu ili tu u Oklahomi o tipi nim vrstama virtualnih organizacijskih struktura. U svom radu identificirali su etiri dominantne vrste koje su redom interne, projektne, stalne i privremene virtualne organizacijske strukture. 1. Virtualni timovi ili interne virtualne organizacijske strukture sastavljene su od lanova koji dolaze iz pojedinih specifi nih funkcijskih, procesnih ili strate kih jedinica ve ih organizacija pri emu imaju virtualne naloge koje izvode kao autonomni timovi na decentralizirani na in. 2. Virtualni projekti oko sebe okupljaju vi e virtualnih timova, pa ovakvu organizaciju mo emo nazvati projektnom virtualnom organizacijskom strukturom. Cilj virtualnih projekata je integracija razli itih virtualnih timova radi optimizacije kvalitete, vremena i tro kova. 3. Privremene virtualne organizacijske strukture iri su oblik projektne virtualne organizacijske strukture pri emu se na ovaj na in naj e e povezuju organizacije srodnih djelatnosti kako bi se dobio ve i stupanj fleksibilnosti i koristi za svakog od sudionika. Tako se povezuju proizvo a i, dobavlja i, prodava i, distributeri, kupci i sli no. 4. Stalne virtualne organizacijske strukture temelje se na povezivanju razli itih organizacija pri emu se svaka organizacija trudi da eksternalizira (engl. outsourcing) one aktivnosti za koje nije vode a na tr i tu, to jest da ih prepusti drugim organizacijama. Na taj na in se uz zamjenu klju nih znanja ostvaruju konkurentske prednosti.
5 6 7

Prema internetskoj stranici whatis.com Prema B. Kav i u Prema Sikavici i Novaku

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Jansen, Steenbakkers i Jgers razlikuju dvije vrste8 virtualnih organizacijskih struktura, a to su stabilne i dinami ne. Prva interpretacija virtualnosti je 'naizgled postoje e', pri emu kupci, korisnici i klijenti misle da posluju sa samo jednim entitetom iza kojeg se krije mre a razli itih organizacija. Ovakva kooperacija predstavlja vi e manje permanentnu strukturu, i stoga se naziva stabilnom virtualnom organizacijskom strukturom. Naj e e postoji glavna organizacija koje diktira na in pona anja u strukturi koje Franke i Hickmann nazivaju mre nim brokerom. Druga interpretacija rije i virtualno je 'potencijalno postoje e', pri emu se radi o ad-hoc strukturama koje nastaju tek kada se neki klijent, ulaga ili korisnik obrati s nekim zahtjevom ili problemom. Ovdje se radi o privremenoj suradnji s podijeljenim vodstvom i stoga se naziva dinami kom virtualnom organizacijskom strukturom. Karakterisitke jedne i druge vrste sumirane su u tabeli:

Karakteristike stabilne i dinami ke virtualne organizacijske strukture

Stabilna virtualna organizacijska struktura Trajanje suradnje Pravila suradnje Temeljena na oportunizmu Temeljena na informacijskoj i komunikacijskoj tehnologiji Klju na organizacija stalna jasno odre ena ne

Dinami na virtualna organizacijska struktura privremena nejasna i promjenjiva da

mogu e

mogu e

o igledna

ne

Oni temelje svoju klasifikaciju na na inu interpretacije rije i virtualno.

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
VIRTUALNI TIMOVI U virtualnoj organizaciji (o kojoj emo govoriti poslije) zaposlenici rade na razli itim lokacijama i u razli ito vrijeme, odnosno formiraju se virtualni timovi koji obavljaju virtualni rad.
Virtualni timovi - grupe ljudi koji prvenstveno sura uju kroz ra unalne komunikacijske mre e i sustave kako bi povezali fizi ki rasprostranjene lanove ( koji samo povremeno i po potrebi osobno komuniciraju) i tako postigli zajedni ki cilj. Okupljaju se oko rje avanja jednog poslovnog problema. Virtualni timovi mogu initi sve stvari koje ine i ostali timovi dijeliti informacije, donositi odluke, dovr avati zadatke. Tako er mogu uklju ivati lanove iz iste organizacije ili povezati lanove organizacije sa zaposlenicima iz razli itih organizacija (npr., dobavlja i i zdru eni partneri). Mogu se okupiti na nekoliko dana kako bi rije ili problem, na nekoliko mjeseci kako bi zavr ili projekt ili trajno postojati. Tri primarna imbenika koji razlikuju virtualne timove su: 1. odsutnost paraverbalnih i neverbalnih znakova U razgovoru licem u lice, ljudi koriste paraverbalne (ton glasa, pregibanje, glasno a glasa) i neverbalne znakove (pokreti o iju, izrazi lica, geste ruku i ostali jezik tijela). Oni poma u razja njavanju komunikacije pru aju i pove ano zna enje, ali nisu r aspolo ivi u online interakcijama. 2. ograni en dru tveni kontekst Virtualni timovi esto pate od nedostatka dru tvenih odnosa i nedostatka neposrednih interakcija lanova. Nisu u stanju duplicirati normalnu pozitivnu ra zmjenu ideja kao to to ine rasprave licem u lice. Pogotovo kad se lanovi nisu osobno upoznali, virtualni timovi su skloni biti vi e orijentirani zadatku i izmjenjivati manje dru tveno -emocionalnih informacija. Nije iznena uju e to lanovi virtualnog tima govore o manjem zadovoljstvu procesom interakcije grupe nego to to ine timovi koji imaju interakciju licem u lice 3. sposobnost prebro ivanja vremenskih i prostornih ograni enja . Virtualni timovi su u stanju obavljati svoj rad ak ako su lanovi i tisu a ma milja udaljeni i odvojeni s desetak ili vi e vremenskih zona. Virtualni tim omogu uje da zajedno rade ljudi koji ina e nikad ne bi bili u stanju sura ivati.

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Primjeri: Kompanije poput Hewlett-Packarda, Boeinga, Forda, VeriFonea i Royal Dutch/Shella su postale veliki korisnici virtualnih timova. Na primjer, VeriFone iz Kalifornije je proizvo a kompjuteriziranih ita a koji itaju informacije s kreditnih kartica. Kori tenje vir tualnih timova omogu uje njegovim zaposlenicima kojih ima 3000, razmje tenih po cijelom svijetu, da zajedno rade na projektima dizajna, marketin kim planovima i oblikovanju prodajnih prezentacija. Potpredsjednik VeriFonea ka e: "Ljudima ne postavljamo zahtjeve za premje tajem. Ako osoba u iva ivjeti u Coloradu i mo e odra ivati posao u virtualnom prostoru, mi time nismo zastra eni."

ta karakterizira virtualno radno mjesto? Virtualno radno mjesto na kojem radi virtualni zaposlenik karakterizira:
y y y

Ra unar koje slu i za komunikaciju i rad i koje je osnovno sredstvo za rad zaposlenika na virtualnom radnom mjestu. Ra unarni sistem i programska pomagala za izvr avanje radnih zadataka, koji uklju uju i univerzalna programska rje enja za grupni rad, te sisitem za upravljanje dokumentacijom. Komunikacijska mre a koja slu i za komunikaciju sa ostalim zaposlenicima i okolinom.

Cilj postavljanja virtualnih radnih mjesta je pove ati autonomiju , fleksibilnost i pokretljivost zaposlenika i pripadnih radnih zadataka. Virtualna organizacija mo e djelovati na na in da se formira od pojedinih dijelova stvarnih poslovnih sistema bilo kakve vlastite organizacijske strukture, iji zaposlenici sudjeluju u virtualnom radu kao lanovi virtualnog tima.

Za to odabrati virtualni tim, a ne tradicionalno radno okru enje? Pri tra enju radnika ne moramo se ograni iti samo na jedan grad ili mjesto, najkvalificiranije zaposlenike mo emo prona i bilo gdje u svijetu. Ne postoji prostorno ograni enje (broj radnika). Zapo ljavanja hendikepiranih osoba koje nisu u mogu nosti putovati na posao. Radno vrijeme nije ograni eno na odre enih osam sati u danu nego traje 24 sata u kojim svako organizira vrijeme kako mu najbolje odgovara ime organizacija dobiva ve u fleksibilnost. Fleksibilne organizacije su puno konkurentnije na tr i tu. Ne gubi se vrijeme na putovanje do radnog mjesta, a samim time se podi e produktivnost. Smanjuju se tro kovi i stvaraju se veze me u organizacijama. Razvija se tr i te u razli itim dijelovima svijeta.

Problemi virtualnog tima Koncept virtualnog tima ima puno potencijalnih problema, ve inom kod suradnje zaposlenika razli itih nacionalnosti. Nesporazumi u komunikaciji lanova tima razli itih nacionalnosti i kulturne pozadine. Drugi problem takve prirode je vremenska razlika. Te ko kontaktiranje drugih lanova preko emaila, instant poruka i sli no, mo e biti te ko u potpunosti razumiti tekstualne poruke. Stvaranje povjerenja u kolege mo e biti zahtjevno zbog toga to nema kontakta u ivo.
1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA

VIRTUALNA ORGANIZACIJA
Virtualna organizacija je partnerstvo tvrtki i/ili pojedinaca povezanih suvremenim informacijskim tehnologijama radi stvaranja dobiti u promjenjivim uvjetima poslovanja. Svaka organizacija doprinosi virtualnoj tvrtki (organizaciji) na podru ju u kojem je najbolja. Naziv virtualni proistje e iz injenice da ne p ostoji jedan sredi nji ured ili neki oblik okomitog povezivanja partnera u virtualnoj organizaciji. Komunikacijsku povezanost virtualna organizacija osigurava globalnom mre om Internet. Timovi stru njaka, profesionalaca, znanstvenika ili interesne skupine mogu raditi istodobno i zajedno bez obzira na lokaciju. Zna ajke virtualnih organizacija su:
y

pove anje konkurentne sposobnosti - najva nija zna ajka virtualne organizacije, realizira se kroz mre u malih organizacija kojima se zadr ava i pove ava konkurentna sposobnost br im promjenama poslovnog okru enja i dinami kom razmjenom znanja, tehnologije, stru njaka. pove anje fleksibilnosti poslovanja - zna i vrlo brzo i jednostavno mijenjanje poslovnih partnera; razli itih virtualnih timova i dinami kog uklju ivanja pojedinih stru njaka. Varijabilni tro kovi poslovanja se pove avaju a fiksni smanjuju, to doprinosi financijskoj fleksibilnosti poduze a. pove anje kvalitete proizvoda i usluga uz pove anje brzine odziva, na tr i tu - preduvjet je fleksibilnost virtualnih timova koji omogu uju povezivanje i razmjenu virtualnih pojedinaca prema potrebama korisnika, to izravno utje e na brz inu odgovora na postavljene zahtjeve te kvalitetnu ponudu. esto se u poslovni proces uklju uju korisnici. proizvoda i usluga kako bi utjecali na br i razvoj i proizvodnju proizvoda ili usluga koji su im potrebni, kao i na njihove karakteristike. Pove anje kvalitete poslovne komunikacije i unutarnje kontrole - uz osobnu komunikaciju, mre om je omogu ena razmjena dokumentacije, izvje a, projekata, kao i bolja kontrola proizvodnje, resursa i zaliha ime se pove ava ukupna-kvaliteta poslovanja. smanjenje tro kova poslovanja - komunikacijom je omogu eno zajedni ko kori tenje znanja, vje tina i tehnologije te. stalni kontakt s poslovnim partnerom bilo gdje na svijetu, uz smanjenje fiksnih tro kova (najam poslovnog prostora, prijevoza na posao, putovanja do poslovnih partnera i sl.)

Za to posjedovati kad mo ete unajmiti? Ovo pitanje obuhva a bit virtualne organizacije (tako er ponekad zvane mre ne ili modularne organizacije

Primjer: Kad velike organizacije koriste virtualnu strukturu, esto ju koriste da bi proizvodnju davale u outsourcing. Kompanije poput Nikea, Reeboka, L.L. Beana i Cisco Systemsa samo su neke
1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
od tisu a kompanija koje su otkrile da mogu ostvarivati stotine milijuna dolara profita bez posjedovanja proizvodnih pogona. Na primjer, Cisco je u osnovi kompanija za istra ivanje i razvoj koja koristi vanjske dobavlja e i neovisne proizvo a e da bi sastavila internet rutere koje dizajniraju njeni in enjeri. Ali National Steel Corp. ugovara operacije svoje pisarnice s vanjskim subjektima; AT&T daje u zakup svoju obradu kreditnih kartica; a ExxonMobil predao je odr avanje svojih naftnih rafinerija drugoj firmi. Velika prednost virtualne organizacije je njena prilagodljivost. Na primjer, omogu ila je pojedincima s inovativnim idejama i malo novca, kao to su Ancle Hsu i David Ji, da se uspje no natje u protiv onih kao to su Sony, Hitachi i Sharp Electronics. Osnovni nedostatak ove strukture je smanjenje kontrole menad menta nad klju nim dijelovima njihovog biznisa.

VIRTUALNI POMO NICI

Virtualni pomo nici su osobe koje uredske poslove obavljaju posredovanjem informacijsko komunikacijske tehnologije iz vlastitih domova.

U Americi su upravo zaposlene majke te koje su popularizirale ovaj posao. Zahvaljuju i tehnologiji, razni poslovi sve e e se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz posjedovanje kompjutera i Internet veze velik broj poslova mo e se obavljati i od ku e. Prvotno je virtualni pomo nik obavljao poslove kojima se ina e bave tajnice, poput korekture raznih tekstova i dokumenata, obavljanje telefonskih razgovora, rukovo enje bazama podataka i sl. No, kako se sve vi e ljudi po injalo baviti ovim poslom u SAD-u i drugdje u svijetu tako se i ponuda poslova koje obavljaju takvi pomo nici sve vi e irila. Tako danas ima virtualnih pomo nika koji nude usluge marketinga, grafi kog i web dizajna, pravnog savjetovanja, prevo enja Virtualni pomo nici sa svojim klijentima komuniciraju putem telefona, faxa, e-mailova ili instant messangera, tj. direktnom izmjenom poruka preko Interneta, ime je virtualnom pomo niku omogu eno da radi za odre enog klijenta iako je mo da i stotinama kilometara udaljen od njega. Prednosti ovog posla prili no su jasne. Roditelji mogu ostajati kod ku e sa svojom djecom, a ujedno i biti zaposleni, te tako prona i kompromis izme u obiteljskog ivota i karijere. Po etni tro kovi su minimalni. Zapo ljavanje virtualnog pomo nika tako er nosi brojne prednosti. Kao prvo, isplativo je. Virtualni pomo nik sam osigurava svoj radni prostor i opremu na kojoj e raditi, a i sam pla a zdrav stveno i mirovinsko osiguranje. Takvi pomo nici dostupni su kada su potrebni. Iako ovakav posao nudi brojne prednosti, svatko tko se eli upustiti u vo enje vlastitog posla koji nudi navedene usluge trebao bi si postaviti odre ena pitanja. Prije svega koje su to usluge koje mo ete ponuditi, zatim koliko ste vremena i energije ste spremni ulo iti u posao, o emu e ovisiti i da li ete raditi puno radno vrijeme ili samo honorarno.
1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Potom je potrebno provesti malo istra ivanje kako biste saznali da li postoji potra nja za uslugama koje nudite u va oj sredini. A naravno, budu i da u Hrvatskoj i BiH ovakav posao jo u povojima, potrebno je pro iriti vijest uz dobar marketin ki pristup. Razlozi koji idu u prilog ovakvom na inu poslovanja mogu se promatrati sa dva stajali ta, sa stajali ta poduze a koje anga ira virtualne pomo nike, te sa stajali ta osoba koje svoj rad nude kao virtualni pomo nici. S gledi ta poduze a, ovakav na in rada donosi niz prednosti. Prije svega, to su u tede zbog smanjenja tro kova za poslovne prostore jer su poslovni prostori izuzetno skupi i zahtijevaju velika ulaganja u fiksna radna mjesta to se ti e namje taja i uredske opreme. Drugo, poduze e ostvaruje i u tede vremena jer zaposlenici ne trebaju putovati na posao u vrijeme najve ih prometnih gu vi . Tre e, kako zaposlenici ne trebaju putovati na posao pove ava se njihovo zadovoljstvo, a time se pove ava i njihova produktivnost. Osim toga, anga iranjem virtualnih pomo nika iz razli itih vremenskih zona, rad se mo e izvoditi puna 24 sata i to 7 dana u tjednu, a esto puta poduze a tra e najjeftiniju radnu snagu za obavljanje razli itih vrsta poslova9.
Sa gledi ta zaposlenih posti u se sljede e prednosti: izbjegava se putovanje u vrijeme najve ih gu vi ostvaruje se vi e slobodnog vremena pobolj ava se prilagodba radnog prostora prema vlastitim potrebama u vlastitoj ku i radno vrijeme se slobodno formira na tr i te radne snage mogu se lako uklju iti i osobe s invaliditetom i osobe s malom djecom. Nasuprot brojnim prednostima koje virtualni na in poslovanja donosi, pojavljuju se i neki bitni nedostaci, to su: strah od tehnologije kod nekih zaposlenika, povjerenje i privatnost u komuniciranju, stres pri velikim timovima i projektima .

Johnson, P., Heimann, V., O'Neill, K., The "wonderland" of virtual teams, Journal of Workplace Learning, 13/1, 2001, str. 28)

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Raspon poslova koje mogu izvoditi virtualni pomo nici je od obi nog unosa podataka u sustav do dizajniranja Web stranica i programiranja. Virtualni pomo nici mogu zaprimati, filtrirati i odgovarati na dolazne poruke u svim oblicima, ugovarati sastanke, pisati pisma i memorandume, obra ivati tekst, pretra ivati Internet, izra ivati poslovne prezentacije, upravljati bazama podataka itd. Poslovi koje e izvr avati virtualni pomo nici, zahtijevat e odre ena tehni ka znanja i specifi na znanja o poduze u-tra itelju usluge. Potrebno je naglasiti da svi uredski poslovi nisu pogodni za virtualno poslovanje. U po etku poslovne suradnje, virtualni pomo nici e izvr avati poslove koji zahtijevaju nisku do srednju razinu tehni kih znanja i vje tina te nisku do srednju razinu znanja o poduze utra itelju usluge kao to je npr. unos i obrada teksta iz glasovne po te. to je suradnja du a, rasti e povjerenje izme u pomo nika i poduze a, a pomo nik e se sve vi e upoznavati sa znanjima specifi nim za poduze e, zbog toga e poduze e sve vi e menad erskih poslova koji zahtijevaju znanja specifi na za poduze e povjeravati svom virtualnom pomo niku (npr. priprema prezentacija, obrada rezultata istra ivanja tr i ta i sl.)

Postoje udruge koje provode testiranja i izdaju certifikate za virtualne pomo nike, jedna od njih je Me unarodna udruga virtualnih pomo nika10 . Virtualni pomo nik treba ispunjavati preduvjete za obavljanje poslova,a to su: imati pristup Internetu,imati kompjuter odre ene konfiguracije i kompatibilan operativni sustav,standardne programe za uredsko poslovanje,poslovne programe i posebne programe.

PRODUKTIVNOST U VIRTUALNIM TIMOVIMA

Kako bi se zadovoljili rastu i zahtjevi krajnjih korisnika i postiglo zadovoljavanje sve kra ih vremenskih rokova potrebno je ostvariti to ve u produktivnost tima kao cjeline. Ukoliko su dobro organizirani virtualni timovi mogu posti i ve u produktivnost u odnosu na klasicne timove, bez obzira na to kolika je fizi ka udaljenost me u njihovim lanovima. Prednosti koje virtualni timovi pru aju svojim organizacijama su: Zaposlenici mogu raditi na bilo kojoj lokaciji i u bilo koje vrijeme Zaposlenici se mogu anga irati ne temelju svojih znanja i sposobnosti, a ne samo fizi ke lo kacije Tro kovi povezani s putovanjima i smje tajem, unajmljivanjem ili posjedovanjem nekretnina mogu se bitno reducirati, a ponek ad i potpuno eliminirati

10

(eng. International Virtual Assistant Association IVAA www.ivaa.org).

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Virtualni tim zaposlenicima omogu ava fleksibilnije radno i administrativno okru enje

Prednosti koje virtualni timovi pru aju klijentskim organizacijama su: Na projektu se mogu primijeniti najbolja dostupna specijalisti ka znanja Produljeni radni dan je mogu ukoliko su lanovi virtualnog tima smje teni u razli itim vremenskim zonama Projekti su jeftiniji jer se smanjuju potrebe za preseljenjima i p otrebe za putovanjima Pove ana individualna efikasnost zbog rada u poznatom okru enju

Navedene prednosti virtualnih timova izravno ili neizravno omogu uju ve u produktivnost kako pojedinih lanova tima tako i tima kao cjeline. Produktivnost na individualnoj razini pove ava injenica da se za pojedine zadatke mogu anga irati najbolji specijalisti dostupni na globalnoj razini. Takvi zaposlenici zbog svojih ve ih specijalisti kih znanja imaju ve u produktivnost nego bi je imali oni zaposlenici koji bi s e morali anga irati samo zbog svoje lokalne dostupnosti. Pozitivan utjecaj na individualnu produktivnost lanova virtualnog tima imaju i injenice da se lanovi tima ne moraju seliti, rade u poznatom okru enju i manje vremena tro e na putovanja i sastanke. Pozitivan utjecaj na produktivnost virtualnog tima kao cjeline ima injenica da lanovi virtualnog tima mogu biti smje ten u razli itim vremenskim zonama. Na taj na in se posti e produljeni radni dan. U idealnom slu aju lanovi tima mogu biti smje teni n a na in da je omogu en neprekinuti rad (eng. follow the sun). Naravno, da bi se ovakva prednost iskoristila potrebno je pomno planiranje projektnih aktivnosti i odli na koordinacija izme u svih lanova tima. Najzna ajnija karakteristika virtualnog tima je fizi ka razdvojenost njegovih lanova. Komunikacija i kolaboracija lanova tima ovise gotovo isklju ivo o informacijskim i komunikacijskim tehnologijama. Zbog toga se u virtualnim timovima pojavljuju specifi ni problemi koji, ako se ne shvate dovoljno ozbiljno, mogu bitno naru iti produktivnost i pojedinaca i cjelokupnog tima. Povjerenje i identitet su dva bitna preduvjeta uspje nog rada virtualnog tima. Identitet je va an za komunikaciju i odanost prema timu. Raspr enost lanova tima ote ava stvaranje vrstog timskog identiteta. Tako er, bez uske dru tvene interakcije izme u lanova tima ote ano je i stvaranje me usobnog povjerenja. Bez odgovaraju e razine povjerenja ote ano je dono enje odluka na kolektivnoj i na individualnoj razini. U virtualnom t imu lanovi moraju mo i uz odre enu razinu
1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
povjerenja koristiti informacije dobivene od ostalih lanova tima. Jasni ciljevi i jasne uloge va ni su za produktivnost svih lanova tima. Virtualni timovi sastoje od osoba iz razli itih dijelova organizacije ili razl i itih organizacija. Zbog toga izme u lanova tima mogu postojati inherentne kulturolo ke razlike koje mogu bitno utjecati na produktivnost tima. Ako lanovi virtualnog tima jo dolaze i iz razli itih, geografski udaljenih zemalja kulturolo ke razlike mogu biti jo izra enije. Mnogi menad eri i voditelji timova u praksi osje aju nelagodu u radu s osobama druga ije kulturolo ke pozadine. Kulturolo ke razlike mogu kod razli itih lanova tima stvoriti razli ita vi enja i o ekivanja o tome kako se poslovi treba ju obaviti i kako se lanovi tima trebaju pona ati. Kulturolo ke razlike mogu ote ati stvaranje povjerenja i kvalitetnih me uodnosa izme u lanova pa u vo enju virtualnih timova tome treba pridati posebnu pa nju. lanovi virtualnog tima u znatnoj se mjeri oslanjaju na informacijske i komunikacijske tehnologije. Pouzdanost komunikacijske infrastrukture od vitalnog je zna aja za produktivnost i cjelokupnu uspje nost virtualnog tima. Informacijsku i komunikacijsku tehnologiju mogu isporu ivati i osiguravati razli iti proizvo a i i davatelja usluga. Tako npr. komunikaciju mogu osiguravati davatelji internetskih usluga (eng. Internet Service Provider) pojedinih lanova tima, telefonske tvrtke u razli itim zemljama, davatelji usluga mobilne telefonije itd. Iz to g razloga ponekad je te ko osigurati da razli iti davatelji usluga pru aju i odr avaju svoje usluge sve vrijeme za koje postoji potreba . Na produktivnost virtualnih timova zna ajnu utje u i razli iti programski alati koje lanovi tima svakodnevno koriste u svom radu. Programski alati koji razli itim grupama osoba omogu uju bolje obavljanje posla zajedni kim imenom nazivaju se groupware. U groupware spadaju alati za podr ku dono enju odluka, alati za razmjenu instant poruka (eng. chat), alati za podr ku odr avanju sastanaka, alati za slanje, primanje i dijeljenje informacija itd. Ve ina alata koje virtualni timovi koriste primjenjuju se kao podr ka za komunikaciju i kolaboraciju izme u lanova. Kako bi se postigla maksimalna produktivnost virtualnog tima po trebno je pomno odabrati alate i tehnologije koji e se koristiti . Razvoj suvremenih telekomunikacija koje podr avaju sve ve e brzine prijenosa podataka kao i razvoj sve bogatijih programskih alata znatno pospje uje produktivnost virtualnih timova. Samim time se razlika u produktivnosti izme u virtualnih i klasi nih timova pove ava u korist virtualnih timova. Nisu svi projekti prikladni za izvo enje virtualnim timovima. Projekti koji zahtijevaju velik broj neposrednih sastanaka i terenskog rada nisu prikla dni za virtualne timove, jer za takve aktivnosti lanovi projektnog tima moraju biti smjsmje teni na istoj lokaciji. Pove ana produktivnost virtualnih timova dolazi do izra aja u projektima koji zahtijevaju uglavnom intelektualni rad. Kako se informacije mogu elektroni kim putem jednostavno prenositi lanovi tima mogu djelovati s bilo koje lokacije u svijetu .

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
Virtualni projektni timovi imaju iste ciljeve kao i tradicionalni timovi. Razlika je u tome to virtualnih timovi svoje ciljeve moraju ostvariti prelaze i granice organizacija, djeluju i na razli itim geografskim lokacijama i s odre enim vremenskim pomacima. U takvim globalno raspodijeljenom timovima upravljanje projektima je posebno zahtjevna aktivnost. Lo e postavljeno i realizirano upravljanje projektima mo e bitno utjecati na kona an uspjeh. Razmjena informacija izme u lanova tima uobi ajeno se odvija elektroni kim putem i ovisno o vremenskoj razlici, ograni ava mogu nosti sinkrone komunikacije. Udaljenost negativno utje e na koordinaciju, vidlji vost, komunikaciju i suradnju izme u svih lanova virtualnog tima uklju uju i i voditelja tima. Ukoliko se projektnim aktivnostima i procesima ne upravlja na ispravan na in stvaraju se dodatne barijere i pove ava se kompleksnost samog projekta . Kako bi se voditelju tima omogu io nadzor stupnja suradnje izme u lanova tima moraju se uspostaviti odgovaraju e procedure nadzora. Svaki lan virtualnog tima mora znati kakav se krajnji produkt od njega o ekuje i koji su rokovi za njegovu isporuku. Sve to zahtjeva dobro organizirane procedure izvje tavanja i informiranja kako prema voditelju voditelja tima tako i prema svim ostalim lanovima.

VIRTUALNI RADNI PROSTORI

Informacije se u ovim "prostorima" mogu dijeliti s kolegama bez obzira gdje se oni trenutno fizi ki nalazili. Prednosti kori tenja virtualnih radnih prostora su: jedno mjesto pristupa s kojeg se mo e do i do svih internih informacija potrebnih za efikasno obavljanje posla pretplata i publiciranje je funkcionalnost koja omogu uje pojedincu da na j ednostavan na in publicira novu informaciju ili da se pretplati na postoje u (recimo kad se kreira nova verzija izvje a da mu bude poslana elektroni kom po tom) sigurnost na razini grupe i korisnika koja omogu uje da svako ima dostup informacijama koje su mu potrebne, a ne i onima koje ne smije vidjeti suradnja me u korisnicima mora biti jednostavna, to podrazumijeva zajedni ko kreiranje i rad na dokumentima i projektima, te automatsku notifikaciju (upozoravanje) o predstoje im zadacima integracija poslovnih aplikacija korporacije u jedan sustav jednostavan za kori tenje personalizacija je vrlo bitna zna ajka, a omogu uje svakom korisniku da si (sli no kao na "obi nim" portalima) definira to od informacija koje su mu dostupne eli v idjeti na ekranu pretra ivanje mora omogu iti da korisnik dobije rezultate samo iz onih podru ja za koje ima ovla tenja, te tako er da u te rezultate budu uklju eni i strukturirani i nestrukturirani podaci
1

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
otvorenost podrazumijeva mogu nost pristupa i novim izvorima informacija koji u po etku nisu definirani, ali se u me uvremenu pojave jednostavno administriranje osigurava potpunu kontrolu nad sustavom, svakodnevnim funkcioniranjem i pro irivanjem.

U nekim radovima navode se i razlozi u prilog po stojanju fizi kog ureda, to su: organizacijska kultura jer su uredi mjesta za dru enje, odanost jer uredi stvaraju identifikaciju radnika s poduze em. komunikacija jer se u uredima odvija esta, neplanirana komunikacija s drugim zaposlenicima. pristup ljudima jer su uredi mjesta na kojima se ljudi pronalaze i rje avaju probleme. Virtualni na in komunikacije nije pogodan za sve situacije. menad erska kontrola jer jo uvijek prisutnost osobe u uredu menad erima kazuje da osoba radi. pristup pisanim materijalima jer poduze a imaju knji nice i arhive, organizacijska struktura jer su uredi su statusni simbol poduze a. tovi e, po izgledu, veli ini i namje taju fizi ke lokacije ureda procjenjuje se koliko je poduze e cijeni osobu. U svrhu upravljanja radom u virtualnim okru enju razvija se software-e za timski rad i nadzor izvr enja poslova virtualnih pomo nika temeljen na uporabi Internet tehnologije 11 .

11

(Mesari ,Zeki -Su ac,Duki PC u uredskom poslovanju,EFO,Osijek 2001. str.101)

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
ZAKLJU AK
Globalizacija poslovanja jedan je od osnovnih razloga primjene virtualnih timova. S obzirom da se proces globalizacije nastavlja, mo e se o ekivati i pove ana primjena virtualnih timova. Na takav trend pozitivno utje e i kontinuirani razvoj informacijskih i komunikacijskih tehnologija koje su temeljni preduvjet za formiranje i djelovanje virtualnih timova. Virtualni timovi imaju niz prednosti koje ukoliko se dobro iskoriste mogu zna ajno pospje iti produktivnost. Pri tome se ne smije zaboraviti na mane koje imaju virtualni timovi. U ovom radu dan je pregled prednosti i nedostatka virtualnih timova kao i njihov utjecaj na razli ite aspekte djelovanja virtualnog tima. U radu su navedene smjernice koje, ukoliko se ispravno primjene, mogu pozitivno utjecati na rad i postignute rezultate virtualnih timova. Virtualni timovi, organizirani i vo eni na takav na in, mogu postati zna ajna komparativna prednost tvrtki na sve ve em globaliziranom tr i tu. Virtualna poduze a i drugi virtualni oblici poput virtualnih timova, mre nih i eksternaliziranih veza, strate kih saveza i partnerstava, danas su ve uobi ajene pojave poslovanja suvremenih poduze a koje zamjenjuju tradicionalne organizacijske forme omogu avaju i mnogo ve u fleksibilnost i konkurentnost u brzo promjenjivom okru enju . Virtualni ured ima puno vi e prednosti nego nedos tataka. Zahvaljuju i tehnologiji, razni poslovi sve e e se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz posjedovanje kompjutera i Internet veze velik broj poslova mo e se obavljati i od ku e, a time se izbjegava putovanje u vrijeme najve ih gu vi - pove ava se njihovo zadovoljstvo, a time i njihova produktivnost , ostvaruje se vi e slobodnog vremena, pobolj ava se prilagodba radnog prostora prema vlastitim potrebama u vlastitoj ku i, radno vrijeme se slobodno formira, na tr i te radne snage mogu se lako uk lju iti i osobe s invaliditetom i osobe s malom djecom.

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE

BANJA LUKA
LITERATURA

y
y

dr Ilija Su i Menadzment informacioni sistemi Banja Luka 2009.

Ru i , F., Virtualne organizacije i virtualno poslovanje, eri , Varga, Birolla (ur.), Poslovno ra unarstvo, str. 440. Mesari ,Zeki -Su ac,Duki , PC u uredskom poslovanju, EFO, Osijek 2001., str.101.

y
y

Sikavica, P., M. Novak: Poslovna organizacija, Tre e, izmijenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str. 241.
http://www.fer.hr/_download/repository/15_Organizacijski%20sustav

http://hr.wikipedia.org/wiki/Virtualni_tim