SUBMGDULO 12 Realiza la Voceria de una Organizacién 5.5. Transiciones, Marcadores de Atencién y Técnicas de Modulacién en una Rueda de Prensa. 5.5.1 Definicién de Rueda de Prensa Una rueda de prensa es la que convoca una persona o entidad para dara conocer detalles sobre algo (un producto un hecho). Debemos ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para cl que fue montada la rueda de prensa. Tenemos que saber que los medios van a reflejar la b) noticia tal y como teniamos pensado. 5.5.2 Organizacién de una Rueda de Prensa: En Ia organizacién de una rueda de prensa es necesario considerar ciertos factores para facilitar a los reporteros, que atiendan los eventos de la empresa el desarrollar su trabajo de manera oportuna y sin contratlempos. Integracién de presidium a) Contemplar sin excepcidn la presencia de la maxima autoridad de la empresa Si el asunto a tratar sera el anuncio de un evento, otros integrantes del presidium pueden ser los representantes de los diferentes departamentos participantes y/o organizadores. Procurar que sea impar para que al centro se ubique la persona de mayor autoridad y se le identifique facilmente. Se sugiere que sean de 2 0 5 personas maximo en presidium.Realiza la Voceria de una Organizacién ©). Definicién de programa: ¢ Definir quiénes harén uso de la voz yeltema que abordara cada uno. No necesariamente todos los miembros del presidium tienen que hacer uso de la voz, su presencia da una Imagen de respaldo a la maxima autoridad y si se requiere, pueden participar en la sesién de preguntas y respuestas. © Procurar que la duracién maxima sea de una hora, incluyendo sesién de preguntas y respuestas. ‘© Laestructura del programa debe ser la siguiente: |. Bienvenida y presentacién de presidium Il Exposicién (de una o mas personas) ll, Entrega de_—material informativo y/o boletin de prensa (si se tienen) Iv. Sesién de preguntas y respuestas Vv. Clausura Sila conferenciao rueda de prensa se realiza en el marco de un desayuno, el servicio debe realizarse inmediatamente después de la exposicion. SUBMGDULO 12 (UTS Baste) rene)SUBMGDULO 12 Realiza la Voceria de una Organizacién Material informative para medio: ¥ Proporcionar alos reporteros, durante el evento, material con informacién que complemente lo que se desea transmitir (gréficas, _fotografias, folletos, carteles, etc.) Y Debe entregarse al terminar la exposicién e iniciar a sesién de preguntas y respuestas, para concentrar la atencién de los reporteros en el tema principal. ¥ La empresa que organiza la rueda de prensa es la responsable de preparar el paquete de prensa con las copias necesarias. Y El Departamento de Mercadotecnia o en su defecto el de Comunicacion y / 0 Relaciones Publicas, tienen la funcién de elaborar el boletin de prensa, que debe entregarse al finailzar la rueda de prensa, y/o enviarlo en el transcurso del dia Recomendaciones para integrantes de presidium y maestro de ceremo! , Los expositores deben manejar informacién clara. y exacta para evitar ambigiiedades de lo que se desea expresar. , La exposicién de los interlocutores no deberd ser muy extensa y en caso de que deban utilizar términos poco usuales, siglas 0 palabras extranjeras, deben definirlos y traducirlos. , Rewonendas los encargados de dar Ia informacién que tomen en cuenta que sern fotografiados y/o videograbados para que cuiden su postura, gestos y vestimenta, > Se sugiere contar con un maestro de ceremonias 0 moderador. Sin embargo, esto lo decide la autoridad que daré la informacién.SUBMGDULO 12 Realiza la Voceria de una Organizacién > La funcién del maestro de ceremonias es guiar el desarrollo de la rueda de prensa de acuerdo al programa establecido. Lo ideal es que la persona que se encargue de esta actividad conuzia 4 lus 1epurterus para que al darle el uso de la voz, indique nombre y medio al cual representan © Colocar personificadores en mesa de presidium con los nombres y cargos de los integrantes para que los reporteros puedan identificarlos facilmente. © Contemplar un ciclorama con el logo de la empresa, en el que se puede afiadir el titulo del asunto a tratar en rueda de prensa. Su ubica detras de la mesa de presidium para que aparezca en las imagenes realizadas por los fotégrafos y camarégrafos. © Asegurar buen sonido. Las bocinas deben estar ubicadas al alcance de los periodistas, de forma que puedan fécilmente acercar sus grabadoras de mano y suficiente volumen para que lo capten las cémaras de television * Considerar una adecuada iluminacién de la mesa de presidium, para facilitar el trabajo de fotdgrafos y camardgrafos. Evitar contraluz y sombras,SUBMGDULO 12 Realiza la Voceria de una Organizacién * Ademés de sillas para los reporteros, considerar sitios estratégicos para los fotdgrafos y camardgrafos. * Se deben disponer pasillos por los que los reporteros puedan transitar libremente. * Disponer espacios de estacionamiento para los reporteros, en la medida de las posibilidades. Aspectos generales: “ El horario ideal para convocar a una rueda de prensa suele ser por la mafiana, de preferencia a las 9:00, 10:00 u 11:00 horas, y evitar realizarlas después de las 12:00 horas la rueda de prensa puede realizarse en el marco de un desayuno, Se recomienda utilizar esta estrategia si el tema a tratar no es de interés general o se desea un mayor acercamiento con los representantes de los medios. + En caso de ofrecer un desayuno, se sugiere contemplar espacios adicionales por si se presentan reporteros que no hayan confirmado asistencia Fl programadehe contemplar primero la exposicién por parte de autoridades y servir el desayuno durante la sesién de preguntas y respuestas. + Lainvitacién debe hacerse un dia antes del evento, preferentemente antes del mediodia y tras su envio, llamar para confirmar la asistencia, principalmente de quienes se desea asegurar su presenciaSUBMGDULO 12 Realiza la Voceria de una Organizacién Desarrollo de Competen Realiza un mapa conceptual de los aspectos a considerar para la Organizacion de una rueda de prensa. Agrega imagenes de cada uno de los aspectos para dicha organizacién.