Lampiran 23

, €*- .&, Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

{ffiWB}
L';1"fr !
(Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
t t'"-,*"- Kementerian Pelajaran Malaysia
,- = Aras 3, Blok EB
Kompleks Pejabat Kerajaan Parcel E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Tel: 03-8884 6148
03-8884 6149
62604 PUTRAJAYA Faks: 03-8889 4548

Ruj Kami : KP.BT 300-8972iHK/Jld 17(8)

Tarikh : '19 Mac 2013
Semua Pengarah Pelajaran Negeri

YBhg. DatukiDato/Tuan

SURAT SIARAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) :

Pelaksanaan Tatacara Pelupusan Buku Teks

Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2. Surat Siaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks (BBT) dengan kerjasama
Arkib Negara Malaysia (AItlM) telah menyediakan jadual Pelupusan rekod (JPR). Fungsian bagi tujuan
pelaksanaan pelupusan buku teks di seluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran
berkaitan buku teks yanE dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen 25
- 29 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) yang berkuat kuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan
sebagai bahan bercetak iaitu rekod awam yang perlu dilupuskan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

3. Selaras dengan ketetapan ini, sekolah hendaklah melaksanakan proses pelupusan buku teks
sebagaimana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semua permohonan pelupusan mestilah dihantar
kepada pihak ANI\4 terlebih dahulu melalui Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk keluiusan ANM.
Manakala prosedur dan kaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh
ANM pula adaiah tertakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang dltentukan oleh pihak JPN masing-
masing (sila rujuk Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN - Lampiran 4 dan Proses Kerja Bagi
Pengurusan Pelupusan Buku Teks oleh Sekolah di bawah JPN - Lampiran 5).

4. Untuk memastikan tatacara pelupusan ini terlaksana mengikut prosedur, JPN perlu mematuhi
langkah-langkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkan tempoh simpanan buku teks di sekolah
sebagaimana yang telah termaktub dalam JPR. Tempoh penyimpanan buku teks (lupus) yang terlalu lama
di sekolah selepas mendapat keluiusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikut
adalah tujuan JPR Fungsian dilaksanakan :

Menetapkan tempoh simpanan buku teks di sekolah-sekolah seluruh negara

sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara"

Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garis panduan ANM

supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod tidak
bernilai dapat dimusnahkan segera.

iii. Membolehkan penggu;raan ruang simpanan rekod secara lebih ekonomik.

5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusan pelupusan rekod awam
sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakan.

Lampiran 1 - Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks.

Lampiran 2 - Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08
Lampiran 2(a) - Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08
Lampiran 3 - Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12108
Lampiran 3(a) - Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib
12t08
Lampiran 4 - Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN
Lampiran 5 - Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah di
bawah JPN.

6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak YBhg. Datuk/Dato'/Tuan adalah diminta untuk
memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawah pentadbiran YBhg. Datuk/Dato/Tuan.

Sekian, terima kasih.

,.BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

.rl

f|.r*<*<...--r.*-*

( DATUK DR. AM|N BIN SENTN )

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Desar dan Pembangunan Pendidikan)
Kementerian Pelajaran Malaysia