HỌP ĐẦU TUẦN

Toàn bộ nhân viên Công ty phải tham gia buổi họp đầu tuần tại Văn phòng Công ty.

Thời gian:08h30Thứ 2 hàng tuần.

Mục đích cuộc họp:

- Điểm lại kết quả làm việc của tuần trước và trong tháng:

. Phòng tele

. Bộ phận sale

. Bộ phận kho, giao hàng, thu tiền

. Bộ phận đào tạo, chiến lược và nghiên cứu thị trường.

. Bộ phận văn phòng.

- Giải quyết các thắc mắc.

- Bàn luận các đề xuất, các sáng kiến mới.

- Thông báo các thay đổi, nội quy mới và các chương trình khuyến mãi.

Người chủ trì cuộc họp: Giám đốc chi nhánh, trong trường hợp vắng mặt Giám đốc
chi nhánh sẽ chỉ định người thay thế.

Hình thức phạt khi đi muộn hoặc vắng mặt:

- Đi muộn:

+ Có lý do: trừ 30.000đ/lần.

+ Không có lý do: 50.000đ/lần.

- Nghỉ họp: nghỉ đột xuất.

+ Có lý do: trừ 50.000đ/lần.

+ Không có lý do: 100.000đ/lần.

+ Trường hợp đã xin phép nghỉ trước ít nhất 3 ngày không bị phạt.
 QUY ĐỊNH VỀ CHUYÊN CẦN

Mọi nhân viên Nier Fine Wines VN có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các nội
quy, quy định của công ty và đi làm đầy đủ. Bị trừ tiền chuyên cần nếu:
- Nghỉ làm quá 3 ngày trong các trường hợp sau: Nghỉ không lương, nghỉ
ốm không theo chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ phép .
- Vi phạm nội quy Công Ty và bị phạt quá 3 lần/ tháng, hoặc tiền phạt vượt
quá 200.000 VND.
- Tiền chuyên cần là 300,000 VND.
Tất cả mọi người đọc kỹ và kýnhận lại một bản,đã đọc,hiểu rõ và đồng ý với những quy
định trên.

NỘI QUY THỜI GIAN LÀM VIỆC

Thời gian làm việc: từ thứ 2 - thứ 6 hàng tuần.

Tele marketting:Sáng từ 08h30 – 12h00.Chiều từ 13h30 – 18h00

Văn phòng - Kho,giao hàng, thu tiền: Sáng từ 08h30 – 12h00.Chiều từ 13h30 – 17h30

Vi phạm nội quy làm việc của Công ty, cá nhân người lao động phải chịu một số hình
thức kỷ luật sau:

Đi muộn:

- Đi muộn trong vòng 30 phút, có lý do: lần thứ nhất nhắc nhở, từ lần thứ 2 trở đi
trong tháng bị trừ 30.000đ/lần.

- Đi muộn trong vòng 30 phút, không có lý do: trừ 50.000đ/lần.

- Đi muộn trên 30 phút: bị trừ ít nhất 50.000đ/lần, mức phạt theo từng trường hợp
cụ thể sẽ do Giám đốc Công ty quyết định.

Nghỉ làm: Phải báo trước 3 ngày làm việc và viết giấy xin phép có chữ ký của Giám
đốc.

- Nhân viên được nghỉ phép theo chế độ, nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước
và có thông báo từ phía Công ty, nghỉ do ốm đau có giấy bác sĩ.

- Nếu nghỉ đột xuất: báo trước khi nghỉ, nhanh nhất có thể.
 + Có lý do: bị trừ 50.000đ/lần.

+ Không có lý do: trừ 300.000đ/lần, từ lần thứ 3 trở đi, Công ty sẽ cho thôi việc.

QUI ĐỊNH VIẾT VÀ NỘP ĐƠN HÀNG

1. Nhân viên tư vấn rượu vang tự viết đơn hàng.
2.Nếunhân viên tư vấn rượu vang không có mặt tại VP, tele có thể viết thay đơn
hàng.
3. Trường hợp VP viết đơn hàng với điều kiện Sales phải gửi email hoặc gửi SMS
với đầy đủ thông tin chi tiết của khách hàng.
Mỗi cá nhân viết đơn hàng phải chịu trách nhiệm trên đơn hàng mà mình viết. Căn
cứ thông tin trên đơn hàng, nếu cá nhân viết đơn hàng cung cấp sai bất cứ thông tin
nào về khách hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Sau khi nhận đơn hàng từ sales, bộ phận giao nhận có trách nhiệm kiểm tra các thông tin
ghi trên đơn hàng và có quyền từ chối nếu không đáp ứng các yêu cầu sau:
1. THÔNG TIN TRÊN ĐƠN HÀNG: Các thông tin trên đơn hàng phải được điền
đầy đủ,
- Các thông tin trong phần “Địa chỉ ghi hóa đơn” phải ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng,
đăc biệt đối với các đơn hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ. Tên công ty và địa chỉ đăng ký:
nếu có thể, viết chữ in hoặc ghi vào mặt sau. Mã số thuế: tối thiểu 10 chữ số, đối với các
chi nhánh hoặc công ty con: thêm 3 chữ số.
- Các thông tin trong phần “Địa chỉ chở hàng” phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chi tiết để
tránh nhầm lẫn, mất thời gian của nhân viên giao nhận. Địa chỉ nơi giao hàng phải ghi rõ
ràng, chi tiết, nếu cần có thể vẽ đường đi vào mặt sau hoặc vào trang riêng đính kèm.
Lưu ý: phải ghi số điện thoại (tốt nhất là số điện thoại di động) của người nhận hàng.
- Ghi rõ tên người bán, điện thoại viên trên mỗi đơn hàng, đồng thời tick vào ô tròn
phía dưới: khách quen (KQ), khách mới (KM), khách riêng (priv), bán hàng qua điện
thoại (Tel), bán trong đợt khuyến mại (Khuyến mãi).
- Thông tin chở hàng phải ghi rõ ràng, đầy đủ. Các vấn đề cần lưu ý như đúng giờ, gọi
điện trước khi chuyển hàng… phải ghi rõ tại mục “Ghi chú”.
Lưu ý: đối với các đơn hàng thời gian giao hàng dự kiến vào ngày nghỉ hoặc lễ,
phải ghi đậm hoặc gạch dưới để lưu ý bộ phận giao hàng.
 - Phần thông tin hàng hóa phải ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng mã hàng, số lượng, tên
hàng. Yêu cầu này cũng bao gồm đối với các quà tặng đi kèm. Trị giá quà tặng không
vượt quá 5% trị giá mỗi đơn hàng, phần vượt trội sẽ trừ vào lương của nhân viên kinh
doanh.
- Đặc biệt lưu ý phần tổng tiền, số tiền cần thanh toán (số tiền cần thanh toán ghi cả
bằng chữ để tránh nhầm lẫn). Nếu tính sai tiền dẫn đến việc khách hàng thanh toán thiếu
hoặc nhân viên giao hàng thu thiếu tiền do bị nhầm vì viết ẩu, nhân viên kinh doanh sẽ
phải bù lại số tiền thiếu này (sẽ trừ vào lương lúc cuối tháng).
- Phải ký xác nhận và chịu trách nhiệm về việc cho phép thanh toán qua tài khoản,
đồng thời ghi rõ thời hạn cho phép chuyển khoản.
2.THỜI GIAN NỘP ĐƠN HÀNG:
- Khi nộp đơn hàng yêu cầu nhân viên viết rõ thời gian nộp trên đơn hàng. Nếu
Sales không viết rõ thời gian thì sẽ phạt như sau: vi phạm lần đầu và lần thứ hai nhắc
nhở, lần thứ ba phạt 50.000 ngàn.
- Trường hợp nhân viên kinh doanh muốn giữ hàng yêu cầu phải có đơn hàng cụ
thể, hoặc đặt tiền cọc,hoặc có văn bản từ phía công ty chấp nhận. Không chấp nhân
đơn hàng thông báo miệng.
- Thời gian nhận đơn hàng: Trong giờ làm việc, từ 8:30 đến 12:00 và từ 13:30 đến
17:30
- Đơn hàng có ba liên: hai liên đầu nộp cho văn phòng,( ở SG là cho Dinh,
HN:Huong). Liên còn lại giữ lại trên quyển ĐH. Những người sử dụng quyển ĐH
có trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn quyển ĐH, không cho mượn và sử dụng bừa
bãi. Sau khi đã sử dụng hết sẽ nộp về văn phòng cho người có trách nhiệm giữ.
- Không nhận đơn hàng qua điện thoại. Những trường hợp ngoại lệ phải được sự
thống nhất của nhân viên kinh doanh và người viết/ nộp hộ đơn hàng. Trường hợp
nếu đơn hàng có sai sót (lỗi ghi đơn hàng), nhân viên kinh doanh phải chịu trách
nhiệm.
- Thời gian từ khi nộp đơn hàng đến khi giao hàng dự kiến không dưới 2h(không
tính giờ nghỉ) đối với các đơn hàng nội thành TPHCM.
Các đơn hàng ở tỉnh: Theo quy định riêng
- Các đơn hàng có thời gian giao hàng dự kiến sau 17h và trước 9h30 sáng ngày làm
việc tiếp theo phải nộp trước 16h.
- Các đơn hàng có thời gian giao hàng dự kiến vào ngày nghỉ phải nộp trước 15h30
của ngày làm việc cuối cùng ngày trước đó.
 - Đơn hàng các tỉnh:
 Nhận đơn hàng trước thời gian giao hàng dự kiến 8h làm việc
 Các đơn hàng giao cuối tuần, ngày nghỉ: nhận trước 15h chiều của ngày làm
việc cuối cùng ngày trước đó.
3. CÁC LƯU Ý:
- Các đơn hàng không đáp ứng các yêu cầu tại điều 1 và 2 sẽ không được chấp
nhận
- Chỉ nộp đơn hàng khi đã chắc chắn
- Trên đơn hàng phải có chữ ký xác nhận của người mua hàng, cũng như ngày ghi
đơn hàng. Đơn hàng nào không có chữ ký của người mua coi như không hợp lệ,
trừ trường hợp bán hàng qua điện thoại cho khách hàng quen.
- Mỗi đơn hàng chỉ một tên khách hàng được đưa vào danh sách bảo vệ độc
quyền của nhân viên kinh doanh, tên khách hàng ở phần “Địa chỉ ghi hóa
đơn” sẽ được đưa vào danh sách này, các tên khác (nếu có) chỉ có giá trị khi giao
hàng.

QUY ĐỊNH VỀ RƯỢU MẪU

Người phụ trách: SG Nguyễn Kim Chi

HN Chi Lan

- Rượu mẫu áp dụng cho chuyên viên tư vấn như sau: Tính trung bình năm

Nhân viên làm việc từ 0 – 1 năm: số lượng rượu mẫu do Giám đốc Công ty quyết định.

Nhân viên làm việc từ 1 năm đến dưới 2 năm được hỗ trợ rượu mẫu 10%.

Nhân viên làm việc từ 2 năm trở lên được hỗ trợ rượu mẫu 7%.

Không tính thời gian thử việc ( thời gian thử việc do GĐ công ty quyết định cho
các sale mới được nhận bao nhiêu chai )
- Nếu nhân viên tư vấn sử dụng vượt quá số lượng quy định sẽ trả 50% phần vượt
trội cho Công ty vào cuối năm.
- Số lượng chai trong thùng rượu tối đa là 9 chai/ một lúc
- Tổng số chai không quá 27 chai một tháng
- Một loại rượu thử được lấy mẫu cách nhau ít nhất 1 tuần
 - Tiết kiệm rượu mẫu tồi đa:
o Dung lượng rót ra: Rót vừa đủ cho khách.
o Số ly rót ra: trường hợp không cần thiết không tự rót cho mình.
o Nghiêm cấm sử dụng rượu vào việc riêng: tự uống, tiếp bạn, tự mang đi
bán, tự mang tặng …Trường hợp vi phạm sẽ phải trả cho công ty với trị giá
100% của loại rượu đã dùng.
- Rượu mẫu đã hết phải hoàn lại chai cho công ty. Nếu không sẽ phải trả cho công
ty với trị giá 100% của loại rượu đó.
- Trường hợp riêng (quá số lượng chai, thời gian lấy trước quy định …) phải có sự
đồng ý của lãnh đạo công ty.

Tất cả mọi người đọc kỹ và ký nhận lại một bản,đã đọc,hiểu rõ và đồng ý với những quy
định trên.

QUY ĐỊNH VỀ KHUYẾN MÃI VÀ TẶNG QUÀ

- Đơn hàng dưới 12 chai: không sử dụng chiết khấu, trừ trường hợp khách hàng có
hợp đồng từ trước.
- Những sản phẩm không có khuyến mãi, hoặc khuyến mãi ít ( không có chương
trình 12 hoặc 14 tặng 3) không có mức chiết khấu cao hơn so với quy định.
Tặng tủ:
+ Không tính dồn các đơn hàng mà chỉ tính một lần trên một đơn hàng.
+ Mua đủ giá trị quy định.
Những đơn hàng có chiết khấu cao hơn so với chương trình khuyến mãi CAO NHẤT của
công ty sẽ được xử lý theo những điểm dưới đây (Đối với những loại rượu được tính KM
theo chương trình chung):
1- Phải có sự đồng ý của lãnh đạo công ty: Có chữ ký của GĐ trên ĐH.
2- ĐH chiết khấu đến 20% : Hoa hồng của Sale và Tele được giữ nguyên.
3- ĐH chiết khấu trên 20%: ĐH trở thành ĐH đặc biệt. Hoa hồng của Sale và Tele do
lãnh đạo công ty quyết định.
4- Những trường hợp đặc biệt phải có sự đồng ý của lãnh đạo công ty.
5- Những ĐH không thỏa mãn những điều kiện trên sẽ được xử lý theo nội quy tặng
quà quá mức.
Tặng quá mức:
1. Tặng rượu: sale trả vào công ty 50% phần vượt trội
2. Tặng phụ kiện có trên bảng báo giá (VD: hộp, đồ khui, ly…)
- Nếu mức vượt trội <= 4% trên giá trịđơn hàng: sale trả vào công ty 50% phần
vượt trội.
- Nếu mức vượt trội > 4%trên giá trịđơn hàng: công ty chịu 2%.,sale trả phần
còn lai.
 3. Trường hợp nhân viên mua phụ kiện, quà bên ngoài tặng khách hàng thì nhân
viên đó tự bỏ tiền và chịu toàn bộ chi phí.
Lưu ý
- Trường hợp KH mua nhiều loại mới đủ 12 hoặc 14 chai có thể tặng ba chai loại giá
thấp nhất (không áp dụng đối với rượu không có khuyến mãi 12 hoặc 14 tặng 3)
- Mọi nhân viên có trách nhiệm áp dụng đúng chương trình khuyến mãi của công ty.
- Chỉ dùng một chương trình khuyến mãi cho một đơn hàng.
- Nếu tặng quà quá mức sẽ nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định dành cho tặng quà và
khuyến mãi.

QUY ĐỊNH VỀ KHÁCH HÀNG

- Bảo vệ bí mật thông tin khách hàng: tuyệt đối không tiết lộ thông tin khách
hàng ra ngoài, không đưa thông tin cho nhân viên không có thẩm quyền.( trong
trường hợp tiết lộ thông tin khách hàng cho người ngoài công ty, người không
phận sự, các đối thủ cạnh tranh thì lập tức bị sa thải).
Khách hàng là tài sản riêng của Công ty, vì vậy trong thời gian làm việc tại Công
ty cũng như trong 12 tháng đầu tiên sau khi thôi không làm việc tại Công ty các
nhân viên không được phép:
- Cung cấp thông tin, tiết lộ bí mật kinh doanh của Công ty ra ngoài;
- Tiết lộ thông tin về khách hàng;
- Không được phép hợp tác sản xuất, kinh doanh, làm đại lý các sản phẩm tương
tự Công ty cho bất kỳ tổ chức cá nhân nhằm phục vụ cho việc riêng của mình
mà chưa được sự đồng ý bằng văn bản từ phía Công ty.
- Tuyệt đối không sử dụng khách hàng của Công ty để trục lợi cá nhân.
- Trường hợp bị phát hiện – Cá nhân đó sẽ bị khởi tố trước pháp luật.
- Khách hàng do công ty giao cho nhân viên phụ trách phải được chăm sóc chu
đáo cho tới khi có quyết định thay đổi.
- Sau 1 năm nếu nhân viên không có đơn hàng từ khách đang chăm sóc, khách
hàng này sẽ giao cho nhân viên khác chăm sóc.
- Tuyệt đối không được tự ý thay đổi người chăm sóc khách hàng. Trường hợp
tự ý thay đổi người chăm sóc khách hàng là vi phạm những điều sau:
o Vi phạm nghiêm trọng nội quy chăm sóc khách hàng.
o Vi phạm nội quy tiết lộ thông tin về khách hàng.
- Nếu tele nhận thấy sales không chăm sóc tốt cho khách hàng hoặc ngược
lại thì sales hoặc tele được tiếp tục chăm sóc khách hàng đó thêm 1 tháng.
Sau đó tele hoặc sales sẽ đề xuất với GĐ thay thế người khác chăm sóc.
 - Sales không được ghi tên tele trên đơn hàng nếu tele không thật sự chăm
sóc khách hàng hoặc ngược lại. Thay vào đó sẽ ghitên Công ty lên đơn
hàng.
- Nếu trường hợp khách hàng mới gọi vào Công ty mua hàng thì những
khách hàng này sẽ do Giám Đốc Công ty xử lý.
- Nhân viên không được vì quyền lợi riêng mà thiên vị, chia bè chia cánh trong
công ty: Tele đặt cuộc hẹn không tiềm năng cho Sale mình không thích, Sale tỏ
thái độ thiếu tôn trọng đối với cuộc hẹn của Tele... .
- Khách hàng do Cty chia cho nhân viên sẽ có quy định riêng cho từng đợt tùy
tình hình thực tế (Thời gian liên hệ, khả năng tiếp cận khách của từng
người...).
Những trường hợp cụ thể:
- Nhầm khách do Data trùng hoặc lý do khách quan khác: yêu cầu nhân viên trả
lại khách hàng cùng với đơn hàng nếu có cho Sale và Tele cũ.
- Tele không đặt cuộc hẹn cho Sale đang chăm sóc mà đặt cho người khác vì:
o Do vô tình: trả lại khách hàng cùng với đơn hàng nếu có cho Sale cũ.
o Cố ý đặt cho người khác: lần đầu phạt Tele và Sale mỗi người
300.000VND Vi phạm lần thứ hai sẽ xét cho nghỉ việc.
o Cố ý thay đổi thông tin KH để không bị phát hiện: lần đầu phạt Tele và
Sale mỗi người 500.000VND.Vi phạm lần thứ hai sẽ xét cho nghỉ việc.
- Sale không ghi đơn hàng cho Tele đang chăm sóc mà ghi cho người khác vì:
o Do vô tình: trả lại khách hàng cùng với đơn hàng nếu có cho Tele cũ
o Cố ý đặt cho người khác: lần đầu phạt Tele và Sale mỗi người
300.000VND. Vi phạm lần thứ hai sẽ xét cho nghỉ việc.
o Cố ý thay đổi thông tin KH để không bị phát hiện: lần đầu phạt Tele và
Sale mỗi người 500.000VND. Vi phạm lần thứ hai sẽ xét cho nghỉ việc.
- Nếu sales hoặc tele vô tình có đơn hàng từ khách hàng cũ đã quá thời hạn
chăm sóc thì sales or tele cũ sẽ không có bất cứ quyền lợi gì đối với KH cũng
như đơn hàng phát sinh. Khách hàng và đơn hàng đó sẽ do GĐ Công ty xử
lý.

TRÌNH TỰ VIẾT VÀ BÁO ĐƠN HÀNG

Bổ sung, thay đổi
1. Người viết:
 - Nhân viên tư vấn và kinh doanh rượu.
- Nhân viên Telemarketting: nếu Sales không trực tiếp viết.
- Văn phòng: trong trường hợp có thỏa thuận của Sale với VP, Sales có trách
nhiệm cung cấp thông tin chính xác cho VP qua mail hoặc SMS.
2. ĐH viết đầy đủ thông tin theo quy định của công ty: người ghi ĐH sẽ chịu trách nhiệm
về thông tin được ghi, VP có trách nhiệm ghi đúng thông tin do Sales cung cấp.
3. ĐH được nộp cho người phụ trách nhận: ở HCM là Dinh. sau khi kiểm tra thông tin và
tính hợp lệ ĐH sẽ được xử lý theo các bước tiếp theo quy định.
4. Vp, Dinh ngay lập tức gứi thông tin cho bộ phận giao hàng (Chín) và kho (Chi) để
các bộ phận này chuẩn bị bố trí công việc: thời gian cũng như hàng hóa.
5. VP và kho chuẩn bị thủ tục giấy tờ để xuất hàng, xuất hóa đơn,giao hàng và thu tiền
theo nội quy.
6. Có hiệu lực từ ngày 01/8/2016.

VỆ SINH VÀ TRẬT TỰ VĂN PHÒNG

I. Vệ sinh và trật tự văn phòng:

1. Nhân viên có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh chung:
- Các cá nhân tự bảo quản và vệ sinh ly uống nước, không để bừa bãi trong văn
phòng;
- Không sử dụng ly rượu vang để uống nước;
- Phải thu dọn thức ăn và rác trước khi rời khỏi văn phòng;
- Bỏ rác vào thùng đúng nơi quy định không được vứt rác bừa bãi trong văn phòng;
- Trường hợp gọi nước vào uống, phải thu dọn sau khi uống;
- Không được mang thức ăn có mùi vào phòng làm việc, nhưng có thể mang trái cây
hoặc thức ăn không tạo mùi;
- Phải thu dọn và vệ sinh bếp ăn sạch sẽ sau khi nấu ăn;
2. Trật tự văn phòng:
- Nhân viên trong Công ty không được to tiếng, cãi cọ, gây ồn ào mất trật tự;
- Tất cả nhân viên trong Công ty phải tôn trọng nhau, cư xử hòa nhã đúng mực.
- Mọi người góp ý trên tinh thần xây dựng và hợp tác, không bôi nhọ nói xấu làm
mất danhdự người khác.
II. Giữ gìn tài sản chung:
1. Bảo quản trang thiết bị văn phòng:
- Tất cả nhân viên phải tắt điện, quạt, máy lạnh và máy tính trước khi rời khỏi văn
phòng.
- Ra, vào công ty phải đóng cổng nhằm tránh trường hợp mất cắp xảy ra (kẻ gian có
thể lẻn vào lấy trộm )
2. Sắp xếp xe máy gọn gàng, đúng vị trí.
3. Các vật dụng cá nhân như: nón, áo mưa, áo khoác, túi xách, giày dép để đúng
nơi qui
định.
4. Trong trường hợp tất cả các sales về công ty có mang theo thùng rượu phải để
đúng nơi qui định.
Nếu trường hợp nhân viên vi phạm những qui định trên sẽ bị nhắc nhở, từ lần thứ
hai trở đi sẽ phạt 20.000/ lần.
Tất cả mọi người đọc kỹ, hiểu rõ và đồng ý ký nhận, công ty sẽ nhận lại một bản.