2.6.

Tên loại, trích yếu nội dung của văn bản…

a. Khái niệm
Tên văn bản gồm:
 Tên loại: là tên của từng loại VB do pháp luật quy định (Nghị quyết, Quyết
định, Báo cáo, Tờ trình…)
 Trích yếu: là một câu văn ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát
nội dung chủ yếu của văn bản, giúp người nhận VB nắm bắt được chính
xác nội dung VB, giúp cho việc tra cứu VB được nhanh chóng.
Ví dụ:
CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/UBND-TC Hà Nội, ngày…tháng…năm
V/v

2.7. Nội dung của văn bản

Khái niệm:
Là thành phần chủ yếu của văn bản, trong đó đặt ra chuẩn mực hành vi xử sự,
quy định các đối tượng liên quan được làm gì? Không được làm gì? Phải làm
như thế nào và giới hạn của hành vi xử sự đó; cũng như hậu quả pháp lý gánh
chịu khi vi phạm pháp luật.
Nội dung văn bản gồm:
1) Căn cứ ban hành văn bản
2) Nội dung quy định của văn bản:
+ Nội dung chính
+ Phần kết thúc
 Căn cứ ban hành văn bản:
- Căn cứ pháp lý: là VBQPPL có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực
hoặc đã được công bố hoặc ký ban hành chưa có hiệu lực nhưng phải có hiệu
lực trước hoặc cùng thời điểm với văn bản được ban hành.
Ví dụ:
+ VBQPPL quy định thẩm quyền, chức năng cơ quan ban hành
+ VBQPPL có hiệu lực cao hơn quy định nội dung công việc cần giải quyết
trong văn bản

- Căn cứ thực tế: là những điều kiện khách quan, thực tế thúc đẩy chủ thể có
thẩm quyền phải ban hành văn bản để điều chỉnh những vấn đề đó.
Ví dụ:
+ Xét các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực)
+ Các văn bản phản ánh về thực tế (phiên bản, công văn, kế hoạch, thông báo)

- Căn cứ thủ tục: là những thủ tục cần có để văn bản được ban hành đúng quy
định pháp luật.
Ví dụ: Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh A tại Tờ trình số 15/TTr -
SNV ban hành ngày 25/08/2021.
b. Cách trình bày nội dung
Nội dung của văn bản, thông thường, được trình bày theo một trong ba cách
sau:
- Phương pháp điều khoản hóa: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt).
- Phi điều khoản hóa: VBHC, trừ nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt).
- Phương pháp viết thành một đoạn văn: thông báo, công văn mời…
Lưu ý:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
- Nội dung được trình bày ngắn gọn, chính xác.
- Sắp xếp theo trình tự diễn biến của sự việc.
- Đối với những nội dung có sự độc lập tương đối (nhưng có mối liên hệ với
nhau) thì cần căn cứ vào tính chất, mức độ quan trọng của các vấn đề để sắp
xếp chúng cho hợp lí.
- Viện dẫn văn bản có liên quan.
- Là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của
người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
- Chữ ký là dấu hiệu riêng của chủ thể
Thể thức ký:
 Tập thể lãnh đạo:
+ Ký thay mặt (TM.)
+ Ký thay (KT.)
 Thủ tướng lãnh đạo:
+ Ký trực tiếp
+ Ký thay (KT.)
+ Ký thừa lệnh (TL.)
+ Ký thừa ủy quyền (TUQ.)
+ Ký quyền (Q.)
Lưu ý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ - CP
- Ký TUQ: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền
một số văn bản mà mình phải ký.
- Ký thừa lệnh: phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy
chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Lưu ý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ - CP
- Về trách nhiệm ký văn bản:
+ Người ký văn bản: chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành.
- Văn bản giấy: ký bằng bút mực xanh;
- Văn bản điện tử: ký số (Phụ lục I)
2.8. Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký
Lưu ý:
Chữ ký nháy: ghi nhận sự đảm bảo cũng như xác định trách nhiệm của người
“ký nháy” về mặt nội dung và hình thức văn bản.
- Đóng dấu trùm 1/3 chữ ký (phía bên trái)
- Dấu treo, dấu giáp lai, điểm chỉ.
2.9. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Xem phụ lục I nghị định 30
2.10. Nơi nhận
Là nơi văn bản được chuyển đến để báo cáo, kiểm tra, thi hành, phối hợp thực
hiện, lưu…

2.11. Các thành phần thể thức khác

DẤU HIỆU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT:
 Mật
 Tối mật
 Tuyệt mật
DẤU HIỆU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN
 Khẩn
 Thượng khẩn
 Hỏa tốc
Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ - CP
“LƯU HÀNH NỘI BỘ”
“XEM XONG TRẢ LẠI”
- Phụ lục, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành