3.1.1.

Nội dung bản kế hoạch làm việc nhóm

1. Mục tiêu - nhiệm vụ;
2. Các nguồn lực cần thiết;
3. Phương pháp thực hiện;
4. Phương án phối hợp;
5. Phương pháp đánh giá (kiểm soát, kiểm tra);
6. Hành động khắc phục (phương án dự phòng);
7. Dự toán chi phí;
8. Báo cáo tiến độ thực hiện.
Bước 1: Mục tiêu - nhiệm vụ:
- Xác định mục tiêu, liệt kê các nhiệm vụ cụ thể. Mô tả rõ kết
quả/sản phẩm sẽ có;
- Yêu cầu: Xác định mục tiêu rõ ràng, liệt kê đầy đủ, cụ thể, rõ
ràng các nhiệm vụ, tránh liệt kê một cách chung chung, mơ hồ.
Vận dụng nguyên tắc S.M.A.R.T (đã học) để xác định mục tiêu:
- S: cụ thể, dễ hiểu;
- M: đo lường được;
- A: có thể đạt được;
- R: thực tế;
- T: thời gian hoàn thành.
Bước 2: Các nguồn lực cần thiết:
Vận dụng qui tắc 5M trong việc xác định các nguồn lực:
- Man: nguồn nhân lực;
 - Money: tài chính/tiền;
- Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng;
- Machine: máy móc/công nghệ;
- Method: phương pháp/cách thức thực hiện.
Khi xác định các nguồn lực, yêu cầu trình bày rõ ràng, cụ thể và chi
tiết. Yêu cầu: sắp xếp, phân loại theo mức độ của các công việc: quan
trọng/không quan trọng lắm; Ưu tiên thực hiện trước/không phải công
việc ưu tiên; Khẩn cấp/không khẩn cấp.
Bước 3: Phương pháp thực hiện:
- Xác định trình tự thực hiện công việc nhóm công việc cùng loại
với nhau;
- Yêu cầu: tách riêng công việc theo từng nhóm để dễ dàng sắp xếp.
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc (Bản mô tả công việc;
Bản tiêu chuẩn công việc);
- Qui trình vận hành (Hướng dẫn thực hiện công việc);
- Kết quả mong đợi (Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm).
Bước 4: Phương án phối hợp:
- Lập kế hoạch cho từng công việc;
- Yêu cầu: làm lần lượt theo thứ tự công việc; gối đầu việc.
Lập sơ đồ GANTT trong hoạt động điều hành nhóm làm việc
Sơ đồ GANTT được giới thiệu năm 1910 bởi Henry L.GANTT.
Sơ đồ GANTT là phương pháp trình bày các tiến trình thực tế cũng như
kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục
đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các
công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này còn tùy thuộc vào độ dài của
công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của sơ đồ GANTT:
- Cột dọc trình bày công việc. Thời gian thực hiện từng công việc
được trình bày trên trục hoành;
- Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là
độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau
giữa các công việc.
 Quy trình lập sơ đồ GANTT:
Bước 1. Liệt kê các công việc một cách rõ ràng;
Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý
theo đúng quy trình;
Bước 3. Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một
cách thích hợp;
Bước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc;
Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việc với các công việc
được mã hóa;
Bước 6. Vẽ sơ đồ GANTT với trục tung thể hiện trình tự công
việc.
Trong sơ đồ GANTT, trục hoành thể hiện thời gian (giờ, ngày,
tuần, tháng, năm,...) thực hiện công việc. Độ dài thời gian thực hiện công
việc thể hiện bằng mũi tên 2 chiều nằm ngang hoặc thanh ngang.
Ưu điểm của sơ đồ GANTT:
Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng
thực tế về tiến độ của từng công việc cũng như tình hình chung của
toàn bộ dự án.
Thông qua sơ đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công
việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó, có biện
pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính hợp
lý trong sử dụng nguồn lực.
Sơ đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn
phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất.
Nhược điểm của sơ đồ GANTT:
Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải
thực hiện thì sơ đồ GANTT không chỉ ra đủ và đúng sự tương tác về mối
quan hệ giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh
lại sơ đồ thì việc thực hiện rất khó khăn, phức tạp.
Tình huống thực hành vẽ sơ đồ GANTT:
Công ty Tiến Phát thực hiện dự án lắp ghép một khu nhà công
nghiệp với tổng diện tích 500m2. Các công việc của dự án gồm:
1. Lắp ghép khung nhà: 7 tuần;
2. Lắp dựng cần cẩu: 3 tuần;
3. Làm móng nhà: 5 tuần;
 4. Vận chuyển cần cẩu về: 1 tuần;
5. Vận chuyển cấu kiện: 4 tuần.
Bước 1. Liệt kê các công việc của dự án
1. Lắp ghép khung nhà;
2. Lắp dựng cần cẩu;
3. Làm móng nhà;
4. Vận chuyển cần cẩu về;
5. Vận chuyển cấu kiện.
Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách
hợp lý theo đúng quy trình
1. Làm móng nhà;
2. Vận chuyển cần cẩu về;
3. Lắp dựng cần cẩu;
4. Vận chuyển cấu kiện;
5. Lắp ghép khung nhà.
Bước 3. Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một
cách thích hợp
1. Làm móng nhà: 5 tuần;
2. Vận chuyển cần cẩu về: 1 tuần;
3. Lắp dựng cần cẩu: 3 tuần;
4. Vận chuyển cấu kiện: 4 tuần;
5. Lắp ghép khung nhà: 7 tuần.
Bước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng
công việc
1. Làm móng nhà: bắt đầu ngay;
2. Vận chuyển cần cẩu về: bắt đầu ngay;
3. Lắp dựng cần cẩu: sau công việc (2);
4. Vận chuyển cấu kiện: bắt đầu ngay;
5. Lắp ghép khung nhà: sau công việc (3);(1).
 Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việc với các công việc
được mã hóa

Ký Độ dài Thời gian

TT Tên công việc
hiệu (Tuần) bắt đầu
1 Làm móng nhà A 5 Ngay từ đầu
2 Vận chuyển cần cẩu về B 1 Ngay từ đầu
3 Lắp dựng cần cẩu C 3 Sau B
4 Vận chuyển cấu kiện D 4 Ngay từ đầu
5 Lắp ghép khung nhà E 7 Sau C; A

Bước 6. Vẽ sơ đồ GANTT (Ghi rõ tên công việc hoặc ký hiệu)

Thời gian (tuần)

Công việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Làm móng nhà

2. Vận chuyển cần
cẩu về
3. Lắp dựng cần cẩu
4. Vận chuyển cấu
kiện về
5. Lắp ghép khung
nhà

Nhận xét:
Tổng thời gian thực hiện dự án ban đầu là 20 tuần nhưng chỉ thực
hiện dự án trong 12 tuần là vì:
- Công việc A, B, D phải làm ngay từ đầu và tiến hành song song
với nhau;
 - Công việc C chỉ có thể khởi công khi công việc B đã hoàn
thành. Công việc E chỉ có thể khởi công khi các công việc A, B, C, D đã
hoàn thành;
- Các công việc C, D có thời gian dự trữ 1 tuần.
Bước 5: Phương pháp đánh giá:
Nội dung này cần chú ý trình bày cách thức kiểm soát (Control)
và sẽ liên quan đến:
- Mô tả đặc tính của các công việc;
- Phương pháp kiểm soát;
- Phương tiện kiểm soát;
- Xác định các điểm và điều kiện kiểm soát.
Nội dung này cần trình bày các vấn đề sau:
- Xác định các bước công việc cần kiểm tra;
- Xác định tần suất kiểm tra;
- Phân công trách nhiệm cho người kiểm tra;
- Lưu ý những điểm kiểm tra trọng yếu;
- Sử dụng tiêu chuẩn kiểm tra;
- So sánh (đánh giá) với các tiêu chuẩn chất lượng.
Bước 6: Phương án dự phòng:
Trong thực tiễn hoạt động làm việc nhóm, dù bạn có chuẩn bị kế
hoạch kỹ càng đến đâu đi nữa thì trong quá trình thực hiện sẽ phát sinh
những vấn đề ngoài dự kiến. Mặt khác, do bảo đảm tính tối ưu trong hoạt
động làm việc nhóm, luôn cần phải có nhiều phương án để lựa chọn. Do
đó, việc lập các phương án dự phòng là điều hết sức cần thiết.
Việc lập phương án dự phòng cần lưu ý chỉ rõ:
- Các dữ liệu nào thay đổi (biến động);
- Các yếu tố biến động, rủi ro ngoài dự kiến xảy ra;
- Nhưng yếu tố mới xuất hiện;
- Phương án hành động phù hợp tương ứng.
Bước 7: Dự toán chi phí hoạt động:
Trên cơ sở các nguồn lực đã xác định ở trên, kết hợp với việc thu
thập dữ liệu về: xuất xứ, tiêu chuẩn, chủng loại nguyên vật liệu; Định
mức chi phí; Giá cả hàng hóa; Thủ tục quy trình giải ngân;… Ta tiến
hành lập dự toán chi phí hoạt động cho kế hoạch làm việc nhóm.
 Bảng dự toán chi phí hoạt động được hướng dẫn như sau:
Bảng dự toán chi phí hoạt động
Trích yếu Thành Ghi
TT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
khoản mục tiền chú

Tổng cộng: …..

Người lập biểu

(Ký và ghi rõ họ tên)
Bước 8: Báo cáo tiến độ thực hiện kế
hoạch:
Nội dung các bước của kế hoạch sau khi được xây dựng nhất thiết
phải được trình bày với các thành viên trong nhóm. Sau khi nhóm đã
thống nhất kế hoạch, thì kế hoạch được hiệu chỉnh theo hướng tối ưu hóa
và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
Trong báo cáo kế hoạch cần phải trình bày: Công việc đã thực
hiện, đang thực hiện, sẽ thực hiện.
Một vấn đề nhỏ nhưng quan trọng là xác định nơi nhận báo cáo
kế hoạch làm việc nhóm. Về cơ bản, bản kế hoạch cần gửi cho các bên
dưới đây:
- Cấp trên (Thẩm quyền phê duyệt);
- Các bên có liên quan (Phối hợp thực hiện);
- Thành viên nhóm làm việc (Để thực hiện);
- Lưu hồ sơ.
Bảng báo cáo tiến độ thực hiện
Công việc Nội dung Thời gian Người phụ trách Kinh phí
Đã thực hiện
Đang thực hiện
Sẽ thực hiện
Kết thúc
 Trên đây là 8 nội dung quan trọng của bản kế hoạch làm việc
nhóm. Dù bất kể mục tiêu/nhiệm vụ nào thì các nội dung bản kế hoạch
nhóm cần phải được tuân thủ.
Đến đây, có một câu hỏi quan trọng cần phải trả lời: Ai là người
chịu trách nhiệm lập kế hoạch làm việc nhóm?
Câu trả lời đúng là tất cả các thành viên đều phải làm. Thực hiện
thảo luận, phân tích, đánh giá và thống nhất từng nội dung theo nguyên
tắc lựa chọn phương án tối ưu:
- Bảo đảm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ (kết quả);
- Nguồn lực là tối thiểu (hiệu quả).

Ví dụ minh họa: hưởng ứng ra quân “tháng thanh niên” do Đoàn TNCS
Trường Đại học Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh phát động ngày
05/3/2019, nhóm bạn đăng ký hoạt động sản xuất sữa chua hương vị mới
và kết hợp đi phát quà từ thiện cho làng trẻ em SOS. Lập bản kế hoạch cho
hoạt động trên của nhóm
1. Mục tiêu
Tạo ra 200 phần sữa chua mang hương vị mới (chanh dây, hoa
đậu biếc, xoài, gấc) và kết hợp làm từ thiện tại làng trẻ em SOS Gò Vấp
vào ngày 16/3/2019.
2. Các nguồn lực cần thiết
- Nhân lực: 9 người;
- Một nồi to, một bếp điện, thùng xốp bự;
- Logo: 200 cái;
- Thun, bịch: 200 cái;
- Nguyên liệu gồm có: sữa tươi không đường, sữa đặc, sữa chua
cái, chanh dây, hoa đậu biếc, gấc, đường;
- Nguồn tiền: 45.000đ/thành viên. Tổng cộng: 405.000đ;
- Tiền khi có phát sinh: 5.000đ/thành viên.
3. Phương pháp thực hiện
* Cách tiến hành:
- Ngày 06/3/2019 tiến hành họp nhóm, phân chia nhiệm vụ theo
nhóm nhỏ, các thành viên tiến hành công việc theo sự phân công,
dưới sự kiểm soát của nhóm trưởng và các thành viên khác;
 - Thứ 3 (09/3/2019) liên hệ làng trẻ em SOS Gò Vấp: Nhật Trường,
Văn Phương;
- Thứ 3 (09/3/2019) mua nguyên liệu: Lan Anh, Phương Linh, Quỳnh
Trang.
- Thứ 7 (13/3/2019) 15h00 chiều qua nhà Trường nấu sữa chua và ủ
sữa chua: Thùy Trang, Văn Phương, Thanh Thảo
- Chủ nhật (14/3/2019) 8h qua nhà Trường đóng gói: Quang Anh,
Hồng Như
- Thứ 2 (15/3/2019): cả nhóm đi phát lúc 10h00. Địa điểm hẹn:
Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh. Địa điểm phát:
Làng trẻ em SOS Gò Vấp.
- Thứ 3 (16/3/20190: cả nhóm tổng kết
- Quay phim: Nhật Trường;
- Thiết kế và in logo: Thanh Thảo;
* Cách làm yogurt:
- Đổ sữa đặc ra thau lớn. Dùng lon đựng sữa đặc vừa rồi đong thêm 1
lon nước sôi và 2 lon nước đun sôi để nguội vào thau sữa đặc;
- Khuấy đều cho sữa đặc tan hoàn toàn rồi cho sữa chua men cái vào
(nếu cho sữa chua men cái vào quá sớm, gặp nước sôi sẽ làm hỏng men);
- Cho hỗn hợp sữa vào hũ đựng và đậy nắp lại rồi đem đi ủ.
* Cách ủ yogurt:
Ủ bằng nồi, thau, thùng xốp. Đặt tất cả hũ đựng vào một nồi/thùng
lớn, cho nước nóng (khoảng 70-800 C) vào ngập đến 2/3 hũ, đậy kín
nắp lại và ủ trong 7-8 tiếng.
4. Phương án phối hợp
- Phối hợp với Ban quản lý làng trẻ em SOS Gò Vấp về thời gian
thực hiện, số lượng các em nhỏ được nhận quà;
- Liên hệ bố mẹ Trường để mượn địa điểm thực hiện và đồ dùng
vật liệu: nồi, thau, tủ lạnh, hoa đậu biếc;
- Sơ đồ GANTT: để quản lý và kiểm soát.
Bước 1: Các việc cần thực hiện
- Họp nhóm:
+ Lên kế hoạch;
+ Phân công nhiệm vụ;
+ Dự toán kinh phí;
- Mua nguyên liệu;
- Liên hệ làng trẻ em SOS;
- Tìm hiểu công thức sản xuất sữa chua;
- Nấu sữa chua;
- Ủ sữa chua;
- Đóng gói và dán logo;
- Đi phát sữa chua tại làng trẻ em SOS;
- Tổng kết.
Bước 2: Trình tự công việc
1. Họp nhóm;
2. Liên hệ làng trẻ em SOS;
3. Mua nguyên liệu;
4. Tìm hiểu công thức sản xuất sữa chua;
5. Nấu sữa chua;
6. Ủ sữa chua;
7. Đóng gói và dán logo;
8. Đi phát sữa chua tại làng trẻ em SOS;
9. Tổng kết.
Bước 3: Thời gian thực hiện
1. Họp nhóm: 1 ngày;
2. Liên hệ làng trẻ em SOS: 1 ngày;
3. Mua nguyên liệu: 1 ngày;
4. Tìm hiểu công thức sản xuất sữa chua: 1 ngày;
5. Nấu sữa chua: 1 ngày;
6. Ủ sữa chua: 1 ngày;
7. Đóng gói và dán logo: 1 ngày;
8. Đi phát sữa chua tại làng trẻ SOS: 1 ngày;
9. Tổng kết: 1 ngày.
 Bước 4: Xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc

1. Họp nhóm: Ngay từ đầu;

2. Liên hệ làng trẻ em SOS: Sau công việc 1;
3. Mua nguyên liệu: Sau công việc 1;
4. Tìm hiểu công thức sản xuất sữa chua: Sau công việc 1;
5. Nấu sữa chua: Sau công việc 3, 4;
6. Ủ sữa chua: Sau công việc 5;
7. Đóng gói và dán logo: Sau công việc 6;
8. Đi phát sữa chua tại làng trẻ SOS: Sau công việc 7;
9. Tổng kết: Sau công việc 8.
Bước 5: Bảng mô tả phân tích công việc

Độ dài
Thời
Ký thời Ngày thực
Nội dung điểm bắt
hiệu gian hiện
đầu
(ngày)
Ngay từ
Họp nhóm A 1 06/3/2019
đầu
Liên hệ làng trẻ em SOS B 1 Sau A 09/3/2019
Mua nguyên liệu C 1 Sau A 09/3/2019
Tìm hiểu công thức D 1 Sau A 09/3/2019

Nấu sữa chua E 1 Sau C, D 13/3/2019

Ủ sữa chua F 1 Sau E 13/3/2019

Đóng gói, dán logo G 1 Sau F 14/3/2019
Đi phát sữa chua tại làng
H 1 Sau G 15/3/2019
trẻ em SOS
Tổng kết K 1 Sau H 16/3/2019
Bước 6: Vẽ sơ đồ Gantt

Thời gian (ngày)

Nội dung
1 2 3 4 5 6

Họp nhóm

Liên hệ làng trẻ em

SOS

Mua nguyên liệu

Tìm hiểu công thức

Nấu sữa chua

Ủ sữa chua

Đóng gói

Đi phát sữa chua ở

làng trẻ em SOS

Tổng kết

Nhận xét: như vậy, chúng ta cần 06 ngày để hoàn thành công việc
thay vì mất 09 ngày như dự tính ban đầu.
5. Phương án đánh giá
* Chỉ tiêu đánh giá sữa chua đạt yêu cầu:
- Ngọt vừa đủ; Không quá chua; Sữa chua không tách nước, vón cục;
- Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

60
 * Chỉ tiêu đánh giá thành viên:
- Năng nổ tham gia và hoàn hành tốt công việc của mình: 5 điểm;
- Tích cực đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm: 2 điểm;
- Có thái độ tích cực và cầu tiến trong lúc làm việc: 2 điểm.
→ Đánh giá sẽ được quy ra điểm trong “Phiếu đánh giá sinh viên” sau
khi hoàn thành công việc.
6. Hành động khắc phục
- Thời tiết xấu vào ngày đi, phát quà lại vào ngày: 16/3/2019;
- Sữa chua quá chua (hoặc quá ngọt) so với dự kiến: cho thêm đường
hoặc cho thêm sữa chua cái;
- Không đủ chỗ bảo quản đông lạnh chia ra tủ lạnh nhà từng thành viên;
- Nếu không liên hệ được làng trẻ em SOS Gò Vấp thì sẽ liên hệ làng
may mắn tại Quận Bình Tân.
7. Dự toán chi phí
Bảng dự toán chi phí:
Đơn
Số Thành tiền
TT Tên sản phẩm giá Ghi chú
lượng (đồng)
(đồng)
1 Sữa đặc 4kg 35.000 140.000
Sữa tươi
2 4 lít 25.000 100.000
không đường
Sữa chua
3 không đường 4 hộp 6000 24.000
Sữa chua có
4 4 hộp 6000 24.000
đường
5 Xoài 1kg 20.000 20.000
6 Chanh dây 1kg 20.000 20.000
7 Thun 200 cái 5.000 5.000
8 Bịch 400 cái 15.000 15.000
9 Gấc 1 trái 10.000 10.000
10 Logo 200 cái 10.000 10.000
Nhà
11 Hoa đậu biếc 10g Trường có
Tổng cộng: 368.000

61
8. Báo cáo tiến độ thực hiện
Công việc Nội dung Thời gian Người phụ trách Kinh phí
Họp nhóm 06/3/2019 Cả nhóm
Liên hệ
làng trẻ em 09/3/2019 Lan Anh, Phương
SOS Linh, Quỳnh
Mua Trang Theo bảng
Đã thực hiện nguyên 09/3/2019 Lan Anh, Phương dự toán chi
liệu Linh, Quỳnh phí
Tìm hiểu Trang
công thức
sản xuất
sữa chua
Nấu sữa 13/3/2019 Thùy Trang, Văn
Đang thực
chua, ủ sữa Phương, Thanh
hiện
chua Thảo
Đóng gói, 14,15/3/2019 Quang Anh,
Sẽ thực hiện
đi phát Hồng Như
Kết thúc Tổng kết 16/3/2019 Cả nhóm

62