Izbor Pitanja Za Stručni Ispit Za Upravljanje Dokumentarnim I Arhivskim Gradivom Izvan Arhiva - NOVO

IZBOR PITANJA ZA STRUČNI ISPIT ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTARNIM I ARHIVSKIM
GRADIVOM IZVAN ARHIVA
Sukladno čl. 48. Pravilnika o stručnim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu
njihova stjecanja (»Narodne novine« broj 104/2019) i Programu stručnog ispita osmišljen je izbor koji se
sastoji od triju grupa pitanja. Navedena pitanja mogu poslužiti kao smjernice i korektiv prilikom
savladavanja ispitnog gradiva, ali napominjemo da time pitanja iz bilo kojeg od navedenih područja nisu
iscrpljena.
PROPISI I NORME KOJI SE ODNOSE NA UPRAVLJANJE, ZAŠTITU, OBRADU I DOSTUPNOST

GRADIVA, KLASIFIKACIJU, ORGANIZACIJU, SREĐIVANJE I POPISIVANJE GRADIVA
1. Načela upravljanja gradivom?

Gradivom se upravlja prema sljedećim načelima:
a) autentičnost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje istinitost,
cjelovitost, nespornost podrijetla te njegovu izvornost
b) cjelovitost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje da njihov sadržaj
nije mijenjan i da jedinica sadrži sve sastavnice koje treba sadržavati
c) čitljivost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje osigurava mogućnost uvida,
pregledavanja, prikazivanja i razumijevanja njegova sadržaja
d) povjerljivost je svojstvo koje osigurava da dokument ili druga jedinica gradiva ne budu
dostupni ili otkriveni neovlaštenim osobama
e) vjerodostojnost podrijetla dokumenta je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje
pruža jamstvo o tome tko je izradio dokument, odnosno drugu jedinicu dokumentacije
f) prenosivost je svojstvo jedinice gradiva da zajedno s pripadajućim metapodacima bude
izvezena iz informacijskog sustava u kojem se nalazi u unaprijed definiranom obliku i pomoću
unaprijed definiranih funkcionalnosti sustava.
2. Informacijski sustav?
Informacijski sustav za upravljanje gradivom je sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i
isporučuje informacijske objekte.
Sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu stvaratelja moraju se nalaziti u uređenom
informacijskom sustavu za upravljanje gradivom, biti identificirane u njemu i dostupne osobama
koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži.
Za svaki informacijski sustav za upravljanje gradivom koji stvaratelj gradiva koristi mora biti
određeno koje se gradivo u njemu čuva, tko je odgovoran za sustav te osigurana cjelovitost
gradiva u sustavu.
Stvaratelj gradiva koji koristi više informacijskih sustava za upravljanje gradivom, dužan je
odrediti osobu koja je odgovorna za sve informacijske sustave za upravljanje gradivom.
Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje se ne nalazi u uređenom informacijskom sustavu
upravljanja gradivom, odnosno onaj čije jedinice gradiva nisu jednoznačno identificirane,
primjereno zaštićene i dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo
sadrži, dužan je o tome obavijestiti nadležni državni arhiv i izraditi plan aktivnosti za uklanjanje
ovog nedostatka.
3. Zaprimanje gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom?

Jedinice gradiva zaprimaju se u informacijski sustav za upravljanje gradivom u pravilu čim
nastanu, odnosno čim ih se primi.
Zaprimanje jedinice gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom mora biti zabilježeno
najmanje podacima o vremenu zaprimanja, izvoru iz kojeg je jedinica zaprimljena i osobi koja je
zaprimila jedinicu gradiva.
Podatke o zaprimanju jedinica gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom potrebno
je primjereno zaštititi od mijenjanja, brisanja ili dodavanja.
Ako se gradivo prenosi iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi,
obvezno se prenose na odgovarajući način i metapodaci izvornog sustava koji se odnose na
jedinice gradiva koje se prenose.
U prijenosu podataka iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi ne smije
doći do gubitka mogućnosti identifikacije jedinice gradiva za koju je određeno da se čuva trajno
niti do gubitka metapodataka o takvoj jedinici gradiva.
4. Obveza sustavnog upravljanja javnim gradivom ?

Tijelo javne vlasti dužno je:
– osigurati da javno dokumentarno gradivo koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i
opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu s
odredbama ovoga Zakona
– osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnoga gradiva
– utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom
obliku
– osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
– obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu
uvid u stanje gradiva.
5. Organizacija gradiva u informacijskom sustavu ?

Dokumentarno gradivo organizira se u informacijskom sustavu na način koji omogućuje
identifikaciju i pronalaženje gradiva koje je nastalo u okviru pojedinih poslovnih funkcija i
aktivnosti.
Dokumentarno gradivo treba biti jasno odijeljeno od zapisa i podataka u informacijskim
sustavima koji nisu dokumentarno gradivo (osobni radni materijali zaposlenika, privatna pošta,
efemerni sadržaji, verzije dokumenata koje nije potrebno čuvati i drugo).
Radnje u postupku obrade gradiva kojima se mijenjaju svojstva jedinice gradiva trebaju biti
dokumentirane metapodacima, koji trebaju biti trajno povezani s jedinicom gradiva na koju se
odnose.
2
6. Što se uređuje Uredbom o uredskom poslovanju i na koga se primjenjuje?
Uređuju se pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave.
Odredbe Uredbe primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih
tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima.
Osim na obavljanje poslova državne uprave i provedbu zakona kojim se uređuje opći upravni
postupak, odredbe Uredbe primjenjuju se i na druge poslove iz djelokruga javnopravnog tijela
ako posebnim propisom nije drukčije propisano.
7. Na koji način tijela javne vlasti međusobno te s fizičkim i pravnim osobama obavljaju službeno
dopisivanje?
Javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju
primarno elektroničkim putem.
8. Informacijski sustav uredskog poslovanja?

Informacijski sustav uredskog poslovanja je informacijski sustav pomoću kojeg se upravlja
dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu
dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u
okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, sukladno pravilima uredskog poslovanja
9. Evidencije u uredskom poslovanju?

Evidencije uredskog poslovanja su službene evidencije u koje se evidentira zaprimljeno ili nastalo
dokumentarno gradivo (u daljnjem tekstu: evidencije) i vode se u elektroničkom obliku kao dio
informacijskog sustava uredskog poslovanja.
10. Sadržajne jedinice uredskog poslovanja?

1. pismeno: može biti podnesak ili akt
2. spis (predmet)
3. Dosje
11. Hijerarhijski odnos sadržajnih jedinica?

1. Pismeno je dokument koji može biti podnesak ili akt:
a. podnesak je zahtjev, prijedlog, popunjen obrazac, prijava, molba, žalba, predstavka, prigovor,
obavijest, priopćenje te drugi podnesak kojim se stranke obraćaju javnopravnom tijelu
b. akt je pismeno kojim javnopravno tijelo odlučuje u upravnom postupku (upravni akt),
odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja
službeno dopisivanje s drugim tijelima i strankama (neupravni akt) kao i pismeno kojim se
obavlja dopisivanje unutar javnopravnog tijela (interni akt)
2. Spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili
zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu
3
3. Dosje je skup spisa (predmeta) koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću, a u
klasifikacijskoj oznaci označava klasifikaciju prema obliku
12. Gdje i u kojem obliku se evidentiraju i obrađuju pismena?

Pismena se evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja javnopravnog tijela.
Javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici objavljuje adresu elektroničke pošte za primanje
pismena te navodi druge načine elektroničkog primitka pismena ako ih ima.
Pismena primljena putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili drugog informacijskog
sustava elektronički se obrađuju, evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja i u
pravilu se ne ispisuju.
Pismeno zaprimljeno putem informacijskog sustava uredskog poslovanja drugog javnopravnog
tijela koje sadrži poziv na jedinstveni identifikator prethodnog pismena evidentiranog u
predmetu primatelja, može se automatski evidentirati u informacijskom sustavu uredskog
poslovanja u isti predmet. O korištenju mogućnosti automatskog evidentiranja odlučuje
javnopravno tijelo ovisno o organizaciji i načinu rada.
Pismena primljena putem elektroničke pošte evidentiraju se u informacijskom sustavu uredskog
poslovanja po uputi ovlaštene službene osobe nadležne ustrojstvene jedinice.
Ako se pismeno primljeno u elektroničkom obliku ne može pročitati, pošiljatelja će se bez
odgode o tome obavijestiti i zatražiti da isto ponovno dostavi u čitljivom obliku u određenom
roku. Ako to pošiljatelj ne učini, smatrat će se da pismeno nije zaprimljeno.
Ako se pismeno sastoji od više listova, svi listovi trebaju biti sadržani u jednoj datoteci, bez
praznih listova. Svako pismeno i prilog treba činiti zasebnu cjelinu, a ako su zbog količine
podataka podneseni u više datoteka potrebno je u nazivu datoteke naznačiti da čine istu cjelinu.
Primitak pošiljki dostavljenih putem davatelja poštanskih usluga, kao i podizanje pošiljki iz
poštanskog pretinca obavlja se sukladno propisima kojima se uređuju poštanske usluge.
Pismena i pošiljke koje stranka ili druga osoba dostavi osobno zaprima službena osoba koja
obavlja poslove pisarnice.
Ako stranka traži da se podnesak primi usmeno na zapisnik, službena osoba koja obavlja poslove
pisarnice može primiti podnesak na zapisnik ili je uputiti službenoj osobi iz nadležne ustrojstvene
jedinice.
Na pismena zaprimljena u fizičkom obliku ispisuje se naziv javnopravnog tijela koje je zaprimilo
pismeno, datum zaprimanja, brojčana oznaka i jedinstvena oznaka pismena.
Tekst na pismenu ispisuje se na način propisan naputkom o brojčanim oznakama pismena te
sadržaju evidencija uredskog poslovanja
Primitak pismena zaprimljenog putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili na drugi
način elektroničkim putem, koji omogućava dvosmjernu komunikaciju, automatski se potvrđuje
slanjem potvrde pošiljatelju o tome da je pismeno zaprimljeno i koje javnopravno tijelo ga je
zaprimilo.
4
Primitak pismena zaprimljenog u fizičkom obliku potvrđuje se na zahtjev stranke nakon
evidentiranja pismena u informacijskom sustavu uredskog poslovanja.
13. Jedinstveni identifikator pismena?

Jedinstveni identifikator je identifikator pismena koji omogućava provjeru izvornosti, cjelovitosti
i sljedivosti pri razmjeni podataka između informacijskih sustava uredskog poslovanja, a nastaje
unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja strojno, slučajnim odabirom.
14. Jedinstvena oznaka pismena?

Jedinstvena oznaka pismena je podatak koji čini sastavni dio pismena i jedinstven je unutar
informacijskog sustava uredskog poslovanja te sadrži brojčanu oznaku tijela u čiji informacijski
sustav je pismeno upisano, klasifikacijsku oznaku predmeta kojem pismeno pripada i redni broj
pismena u predmetu, a iskazuje se u obliku linearnog ili 2D bar koda
15. Vrste potpisa?

- vlastoručni potpis
- kvalificirani elektronički potpis definiran Uredbom (EU) br. 910/2014 (u daljnjem tekstu:
potpis), osim ako posebnim propisom nije drukčije propisano
- pouzdani popis je popis kvalificiranih pružatelja usluga povjerenja, definiran Uredbom (EU)
br. 910/2014
16. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?

Upravni (prvostupanjski i drugostupanjski) i neupravni postupak
17. Što je pisarnica?

Pisarnica je ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda, upisivanja u
evidencije uredskog poslovanja, raspoređivanja, razvrstavanja, dostave u rad i otpremanja
pismena i drugih dokumenata
18. Definicija spisovodstva (upravljanja spisima)?

SPISOVODSTVO je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u
organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaća cjelovitu
dokumentaciju stvaratelja.
19. Razlika između uredskog poslovanja i spisovodstva?

Uredsko poslovanje je uži pojam od spisovodstva te iako se često izjednačavaju kao isti pojmovi
to ni u kojem slučaju nije točno s obzirom da se spisovodstvo primjenjuje na upravljanje
cjelokupnom dokumentacijom (od nastanka pa do predaje ili izlučivanja dokumentacije) te
predstavlja cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u
organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaća cjelovitu
dokumentaciju stvaratelja, dok se uredsko poslovanje odnosi se na formalnu obradu
5
dokumenata i primjenjuje na rukovanje predmetne dokumentacije, odnosno ne uključuje sve
spise koje sustav mora obuhvatiti.
20. Koji međunarodni standard definira spisovodstvo (upravljanje spisima)?

ISO 15489 – Dokumentacija i informacije – Upravljanje spisima
21. Načini održavanja spisovodstvenog sustava?

Spisovodstveni sustav održava se putem priručnika o korištenju sustava, uputa, seminara,
edukacije zaposlenika, periodičnih održavanja tečajeva.
22. Svrha klasifikacijskog sustava?

Svrha klasifikacije je:
- definiranje strukture dokumentacije,
- prikaz hijerarhijskih odnosa među jedinicama i višim cjelinama dokumentacije
- olakšati odlaganje, pretraživanje, vrednovanje i izlučivanje te dostupnost gradiva
23. Sastav klasifikacijske oznake i urudžbenog broja?

Prilikom osnivanja predmeta određuje se klasifikacijska oznaka koja se sastoji od četiri grupe
brojčanih oznaka prema:
- upravnom području ili djelatnosti
- vremenu
- obliku i
- rednom broju predmeta
Klasifikacija prema upravnom području ili djelatnosti određuje se prema sadržaju prvog
pismena u predmetu. Pismena se svrstavaju prema upravnom području ili djelatnosti u glavne
grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe. Prvi broj označava glavnu grupu, drugi
broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinog upravnog područja, a četvrti i peti broj
označavaju djelatnost unutar podgrupe.
Klasifikacija prema vremenu određuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s
posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je određeni predmet otvoren.
Klasifikacija prema obliku je brojčana oznaka dosjea koja po potrebi razrađuje klasifikaciju na
uže cjeline.
Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar klasifikacije, a označava se
brojevima od jedan pa nadalje u jednoj kalendarskoj godini.
Urudžbeni broj određuje se prilikom izrade akta, a sastoji se od:

- brojčane oznake tijela
- rednog broja pismena.
Brojčana oznaka tijela je oznaka koja određuje javnopravno tijelo, a dodjeljuje se u skladu s
odredbama Uredbe.
Redni broj pismena određuje se prema redoslijedu nastanka unutar predmeta.
6
Prema potrebi javnopravnog tijela urudžbeni broj može sadržavati brojčanu oznaku ustrojstvene
jedinice, brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt i godinu nastanka akta.
24. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraživanju?

Predmeti se u pismohranu odlažu po klasama (dosjeima, višim cjelinama dokumentacije), u tako
organiziranoj dokumentaciji lakše je naći određenu vrstu dokumentacije.
Jedna od najvažnijih zadaća u upravljanju dokumentacijom jest osigurati da ona bude pregledno,
jasno i dosljedno strukturirana. Greške i nedorečenosti u organizaciji spisa otežavaju
pronalaženje jedinica koje su korisniku potrebne i smanjuju iskoristivost dokumentacije u cjelini.
Kako ne bi došlo do nepreglednosti ili otežanog snalaženja trebalo bi biti poznato koje
dokumente treba a koje ne uložiti u određeni dosje određene vrste.
Klasifikacijskim planom uspostavlja se strukturna cjelina dokumentacije i utvrđuje se
hijerarhijski odnos među jedinicama dokumentacije.
25. Uloga klasifikacije u vredovanju i odabiranju?

Jedna od najvažnijih zadaća u upravljanju dokumentacijom jest osigurati da ona bude pregledno,
jasno i dosljedno strukturirana.
Loše organizirana dokumentacija je slab je slab informacijski resurs i slabo će se koristiti bez
obzira na vrijednost sadržaja. Loše organiziranom dokumentacijom biti će teže upravljati, a
vrednovanje (a time i odabiranje) će biti ili nepouzdano ili će morati uključiti određenu razinu
sređivanja.
Gradivo klasifikacijom organizirano po funkcijama i kategorijama je preduvjet vrednovanja
gradiva, određivanja rokova čuvanja i izlučivanja gradiva.
26. Uvjeti za polaganje stručnog ispita na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim

gradivom izvan arhiva?
Pravo polaganja stručnoga ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednje obrazovanje i
najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i
arhivskim gradivom izvan arhiva.
27. Poslovi upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva?

Poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva smatraju se:
zaprimanje, evidentiranje, klasifikacija, označavanje i tehničko opremanje dokumentarnoga
gradiva, vođenje uredskih i drugih evidencija o dokumentarnome gradivu, sređivanje i opis
dokumentarnoga gradiva, odlaganje i zaštita dokumentarnoga gradiva, pretvorba, vrednovanje i
izlučivanje te korištenje dokumentarnoga i arhivskoga gradiva.
28. Što je pismohrana ?

Pismohrana je ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove odlaganja, čuvanja, organiziranja,
korištenja, obrade, izlučivanja pismena i drugih dokumenata te osiguravanja cjelovitosti i
sređenosti cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva do predaje nadležnom arhivu.
7
29. Koje poslove obavljaju zaposlenici u pismohrani?
- Poslovi su: zaprimanje, evidentiranje, klasifikacija, označavanje i tehničko opremanje
dokumentarnoga gradiva, vođenje uredskih i drugih evidencija o dokumentarnome gradivu,
sređivanje i opis dokumentarnoga gradiva, odlaganje i zaštita dokumentarnoga gradiva,
pretvorba, vrednovanje i izlučivanje te korištenje dokumentarnoga i arhivskoga gradiva.
30. Razlika između pisarnice i pismohrane ?

pismena i drugih dokumenata dok je pismohrana je ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove
odlaganja, čuvanja, organiziranja, korištenja, obrade, izlučivanja pismena i drugih dokumenata
te osiguravanja cjelovitosti i sređenosti cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva do
predaje nadležnom arhivu.
31. Predaja dovršenih predmeta (gradiva) u pismohranu?

Dokumentarno i arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se u pismohranu u
sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica
gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.
Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba
za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica
koja predaje dokumentarno gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno
zaposlenik u pismohrani.
Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati
cjelokupno preuzeto dokumentarno gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka
32. Temeljni princip sređivanja gradiva?

- načelo provenijencije
- načelo prvobitnog reda
Načelo provenijencije - gradivo nastalo radom jednoga stvaratelja treba biti organizirano i čuvati
se u jednoj cjelini koja se naziva arhivski fond. Ono se ne smije miješati s gradivom drugoga
porijekla (provenijencije); u praksi često pomiješano gradivo različitih stvaratelja uvijek valja
razdvojiti na pojedinačne fondove, po stvarateljima.
Načelo prvobitnog reda - nalaže da se arhivisti upoznaju sa sustavom uredskog poslovanja koji
postoji kod nekog stvaratelja odnosno da ga na temelju sačuvanog gradiva ponovno uspostave.
Arhivski propisi dozvoljavaju da, ukoliko je sustav neodgovarajući, arhivisti
konstruiraju novi i otklone pogreške.
8
33. Tijek sređivanja i popisivanja gradiva ?
Sređivanje je postupak zaštite gradiva. To je postupak identifikacije jedinica u strukturi
i definiranje veza između tih jedinica. Kod arhivističkog sređivanja najbitnije su hijerarhijske
veze iskazane kroz samu strukturu cjeline, dok se ostale veze izražavaju u opisima pojedinih
jedinica.
Arhivističko sređivanje temelji se na logičkim kriterijima u skladu s kojima se smislene, sadržajne
i dokumentacijske cjeline gradiva nastale radom stvaratelja oblikuju u hijerarhijski organizirane
logičke cjeline.
Prvenstveno je potrebna identifikacija gradiva (uvid u gradivo – sadržaj, porijeklo, stanje,
popisivanje gradiva kojim se utvrđuje sadržaj, količina i raspon godina stvaratelja), priprema za
sređivanje - proučavanje propisa i dokumentacije koje sadrže informacije o gradivu, dokumenti
koji opisuju djelatnost stvaratelja/posjednika razvrstavanje gradiva u dokumentacijske zbirke –
izrada plana sređivanja (cjeline) – (stvaratelj, vrsta, djelatnost), može se organizirati i u manje
skupine, tehničko opremanje, označavanje i odlaganje, popisivanje gradiva (popis cjelokupnog
gradiva) i odlaganje.
Arhivističko sređivanje treba rezultirati strukturom koja će:
- Predočiti jasno i cjelovito djelatnost stvaratelja
- Olakšati pretraživanje i snalaženje
- Olakšati manipuliranje gradivom i omogućiti njegov brz dohvat.
Sređivanje je jedan od postupaka zaštite kojim se arhivske jedinice sistematiziraju,
razgraničavaju i popisuju, čime se postiže preglednost i pretraživost. Prva faza sređivanja sastoji
se u razdvajanju na dokumentarne cjeline prema stvarateljima (prema porijeklu ili
provenijenciji). Slijedi razdvajanje na manje evidencijske cjeline (npr. upravni i neupravni
predmeti, dokumentacija po registrima i sl.), a unutar njih na godišta. Zatim se formiraju
podserije dosjea odnosno predmeta te spisa unutar njih. Na kraju se izrađuje popis koji treba
slijediti raspored fascikala, svežnjeva odnosno kutija.
34. Što su dokumentacijske zbirke i cjeline?

- gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja
- zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene
- dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti
35. Što je arhivski fond?

Gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela javne vlasti ili drugog stvaratelja čini cjelinu i u pravilu
se ne može dijeliti.
36. Što su arhivi ?

Arhiv je pravna osoba ili ustrojstvena jedinica u pravnoj osobi (arhiv u sastavu) čija je temeljna
zadaća čuvati, obrađivati i omogućiti korištenje dokumentarnog i arhivskoga gradiva sukladno
odredbama Zakona
9
37. Uloga arhiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?
– vode evidencije i dokumentaciju o javnom dokumentarnom i javnom arhivskom gradivu tijela
javne vlasti u svojoj nadležnosti
– pružaju podršku tijelima javne vlasti u čuvanju, zaštiti, obradi, vrednovanju, odabiranju i
izlučivanju javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva
– obavljaju stručni nadzor nad gradivom u posjedu tijela javne vlasti u svojoj nadležnosti te nad
privatnim arhivskim gradivom
– skrbe za gradivo u arhivu, njegov integritet, dostupnost i iskoristivost, obavljaju restauraciju,
konzervaciju i snimanje gradiva te provode i druge mjere zaštite gradiva
– preuzimaju, obrađuju i digitaliziraju javno arhivsko gradivo u okviru svoje nadležnosti,
prikupljaju i obrađuju privatno arhivsko gradivo
– omogućuju i potiču korištenje arhivskoga gradiva
– priređuju izložbe, predavanja i druge oblike predstavljanja arhivskoga gradiva i arhivske
djelatnosti javnosti
– bave se znanstvenim i stručnim radom na području informacijskih znanosti, povijesti i drugih
bliskih disciplina
– istražuju arhivsko gradivo u inozemstvu koje se odnosi na hrvatsku povijest i iseljeništvo
– organiziraju programe osposobljavanja i stručnog usavršavanja
– objavljuju arhivsko gradivo i druge publikacije
– obavljaju druge poslove određene ovim Zakonom i drugim propisima.
Državni arhivi mogu tijelima javne vlasti i drugim pravnim i fizičkim osobama pružati stručnu
pomoć i usluge u upravljanju njihovim gradivom.
38. Razlika između pisarnica-pismohrana-arhiv ?

pismena i drugih dokumenata.
Pismohrana je ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove odlaganja, čuvanja, organiziranja,
korištenja, obrade, izlučivanja pismena i drugih dokumenata te osiguravanja cjelovitosti i
sređenosti cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva do predaje nadležnom arhivu.
Arhiv je pravna osoba ili ustrojstvena jedinica u pravnoj osobi (arhiv u sastavu) čija je temeljna
zadaća čuvati, obrađivati i omogućiti korištenje dokumentarnog i arhivskoga gradiva sukladno
odredbama Zakona.
39. Temeljni arhivski propis i provedbeni propisi u RH ?

Temeljni arhivski propis u RH je Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019)
Provedbeni propisi u RH:
- Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020)
- Pravilnik o korištenju javnog arhivskoga gradiva (NN 121/2019)
- Pravilnik o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu
njihova stjecanja (NN 104/2019).
10
40. Tko čini sustav arhiva u RH?
Sustav arhiva Republike Hrvatske čine Hrvatski državni arhiv, područni državni arhivi, arhivi
jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te privatni i specijalizirani arhivi.
41. Vrste arhivskog gradiva s obzirom na vlasništvo ?

Javno i privatno arhivsko gradivo.
42. Definicija javnog arhivskog gradiva ?

Javno arhivsko gradivo je odabrano javno dokumentarno gradivo nastalo ili prikupljeno
djelatnošću tijela javne vlasti ili je u vlasništvu Republike Hrvatske po bilo kojoj osnovi.
43. Definicija privatnog arhivskog gradiva ?

Privatno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih
osoba, koje nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti i javne službe i nije u vlasništvu Republike
Hrvatske ili jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno pravnih osoba čiji su
oni osnivači ili vlasnici.
44. Obveze vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva ?

Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskoga gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne
dokumente trajne vrijednosti, obvezni su:
– obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
– čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
– srediti gradivo i izraditi popis
– dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi
provede sigurnosno snimanje.
Ako vlasnik ili posjednik privatnog arhivskoga gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi
popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku.
U slučaju pretvorbe gradiva u digitalni oblik, vlasnici ili posjednici privatnog arhivskoga gradiva
obvezni su pridržavati se Pravilnika o upravljanju dokumentarnog gradiva izvan arhiva (NN
61/2018, 98/2019).
45. Razlika između dokumentarnog i arhivskog gradiva?

Arhivsko gradivo je odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost za kulturu,
povijest, znanost ili druge djelatnosti, ili za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i
zajednica, zbog čega se trajno čuva.
Dokumentarno gradivo u digitalnom obliku za trajno čuvanje je gradivo čiji je sadržaj zapisan u
digitalnom obliku i pohranjen na strojno čitljivom nosaču zapisa pri čemu takav digitalni oblik
kao i nosač zapisa osigurava učinkovitu trajnu pohranu i sukladnost tehnološkom razvoju u
skladu s Zakonom.
11
46. Razlika između stvaratelj i posjednik?
Stvaratelj gradiva je tijelo javne vlasti, pravna ili fizička osoba, grupa osoba koja obavlja
određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.
Posjednici gradiva smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici gradiva (ili posjednici tog
gradiva po bilo kojoj osnovi) bez obzira je li gradivo nastalo njihovim radom ili radom neke druge
osobe.
47. Korištenje javnog arhivskog gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima, dostupnost
i ograničenja ?
Javno arhivsko gradivo dostupno je od njegova nastanka ako zakonom nije određeno drukčije.
Javno arhivsko gradivo za koje je na temelju zakona utvrđeno ograničenje dostupnosti mogu
koristiti samo ovlaštene osobe sukladno propisima kojima je ograničena dostupnost gradiva.
Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke dostupno je po isteku roka
od 40 godina od nastanka ako drugim zakonom nije određeno drukčije.
Javno arhivsko gradivo koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se
uređuje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata,
industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim
bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u
nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka.
Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka rokova od 40 godina, ako je na
temelju zakona kojima se uređuje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka
utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji
se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa
zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti odnosno koje onemogućuju uvid u klasificirane
podatke.
Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 100 godina od rođenja
osobe na koju se osobni podatak odnosi ili nakon smrti osobe na koju se osobni podatak odnosi.
Ako datum rođenja i datum smrti osobe nisu poznati ili je njihovo utvrđivanje povezano s
nerazmjernim teškoćama i troškovima, osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su
za korištenje 70 godina od nastanka toga gradiva.
Javno arhivsko gradivo koje je nastalo do 30. svibnja 1990. dostupno je za korištenje bez
ograničenja, osim gradiva s ograničenom dostupnošću (40/70/100)
Osobni podaci osobe koja je do 30. svibnja 1990. obnašala javne dužnosti ili bila pripadnik ili
suradnik službe sigurnosti dostupni su bez ograničenja u dijelu koji se odnosi na obavljanje te
javne dužnosti odnosno službe.
Svaka osoba čiji se osobni podaci nalaze u javnom arhivskom gradivu ima pravo o gradivu koje se
na nju odnosi dati pisanu izjavu kojom osporava istinitost ili potpunost svojih osobnih podataka
uz navođenje arhivskog fonda i arhivskoga gradiva na koje se izjava odnosi.
Nadležni državni arhiv mora dati na uvid prethodnu izjavu svakom korisniku javnog arhivskoga
gradiva na koje se izjava odnosi, i to zajedno s tim javnim arhivskim gradivom, a što su djelatnik
12
korisničke službe nadležnoga državnog arhiva i korisnik obvezni potvrditi na preslici izjave
upisivanjem nadnevka davanja izjave na uvid i potpisom.
48. Ograničenja prava na pristup informacijama prema Zakonu o pravu na pristup informacijama ?
Tijela javne vlasti ograničit će pristup informacijama koje se tiču svih postupaka koje vode
nadležna tijela u predistražnim i istražnim radnjama za vrijeme trajanja tih postupaka.
Tijela javne vlasti mogu ograničiti pristup informaciji:
- ako je informacija klasificirana stupnjem tajnosti, sukladno zakonu kojim se uređuje
tajnost podataka;
- ako je informacija poslovna ili profesionalna tajna, sukladno zakonu;
- ako je informacija porezna tajna, sukladno zakonu;
- ako je informacija zaštićena zakonom kojim se uređuje područje zaštite osobnih
podataka;
- ako je informacija u postupku izrade unutar tijela javne vlasti, a njeno bi objavljivanje
prije dovršetka izrade cjelovite i konačne informacije moglo ozbiljno narušiti proces
donošenja odluke;
- ako je pristup informaciji ograničen sukladno međunarodnim ugovorima,
- u ostalim slučajevima utvrđenim zakonom.
Tijela javne vlasti mogu ograničiti pristup informaciji ako postoje osnove sumnje da bi njezino
objavljivanje:
- onemogućilo učinkovito, neovisno i nepristrano vođenje sudskog, upravnog ili drugog
pravno uređenog postupka, izvršenje sudske odluke ili kazne,
- onemogućilo rad tijela koja obavljaju upravni nadzor, inspekcijski nadzor, odnosno
nadzor zakonitosti,
- povrijedilo pravo intelektualnog vlasništva, osim u slučaju izričitoga pisanog pristanka
autora ili vlasnika.
Informacije kojima se ograničuje pravo na pristup iz prije navedenih razloga postaju dostupne
javnosti kad to odredi onaj kome bi objavljivanjem informacije mogla biti prouzročena šteta, ali
najduže u roku od 20 godina od dana kad je informacija nastala, osim ako zakonom ili drugim
propisom nije određen duži rok.
Ako tražena informacija sadrži i podatak koji podliježe prije navedenom ograničenju, preostali
dijelovi informacije učinit će se dostupnim.
Informacije su dostupne javnosti nakon što prestanu razlozi na temelju kojih je tijelo javne vlasti
ograničilo pravo na pristup informaciji.
49. Prekršajne odredbe sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?

- novčana kazna – čl. 49 i 50 Zakona (prekršaj)
Novčanom kaznom u iznosu od 20.000,00 do 50.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj pravna
osoba koja obavi pretvorbu gradiva u digitalni oblik bez potvrde Hrvatskog državnog arhiva o
13
sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva s odredbama ovoga
Zakona (članak 9. stavak 3.).
Za isti prekršaj kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom kaznom u iznosu od
3000,00 do 10.000,00 kuna.
Ako isti prekršaj počini fizička osoba, kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 2000,00 do
10.000,00 kuna.
Novčanom kaznom u iznosu od 10.000,00 do 20.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj pravna

osoba koja:
– javno arhivsko ili dokumentarno gradivo preda tijelu javne vlasti ili privatnoj pravnoj ili fizičkoj
osobi, a ne obavijesti o tome nadležni državni arhiv (članak 16. stavak 5.)- posebne odredbe o
predaji gradiva radi obavljanja djelatnosti
– kao producent audiovizualnih djela Hrvatskom državnom arhivu ne preda distribucijsku kopiju
proizvedenog djela s odgovarajućom dokumentacijom u prvoj godini prikazivanja djela ili ne
preda izvorno gradivo snimljenog audiovizualnog djela Hrvatskom državnom arhivu godinu dana
nakon prvog javnog prikazivanja djela (članak 17. stavci 1. i 2.)
– kao vlasnik ili posjednik privatnog arhivskoga gradiva niti nakon opomene nadležnog državnog
arhiva u ostavljenom roku ne osigura uvjete za pravilno čuvanje i stručno održavanje arhivskoga
gradiva (članak 25. stavak 1.).
Za isti prekršaj kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom kaznom u iznosu od
2000,00 do 10.000,00 kuna.
Ako isti prekršaj počini fizička osoba, kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 1000,00 do
5000,00 kuna.
14
VREDNOVANJE, IZLUČIVANJE I PREDAJA GRADIVA
1. Vrednovanje gradiva?
Zakon: vrednovanje je postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva te
odabire koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskoga gradiva
Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva: Vrednovanje je postupak kojim
se određuju rokovi čuvanja gradiva i utvrđuje koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskog
gradiva
2. Rezultat vrednovanja?
Rezultat vrednovanja su Popisi gradiva s rokovima čuvanja i dijelimo ih na:
Ogledni popisi gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva
Hrvatski državni arhiv donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama ogledne popise s
rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste
poslova koje obavljaju stvaratelji gradiva.
U oglednim popisima s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva treba navesti:
– oznaku, naziv dokumentacije i po potrebi opisati dokumente, odnosno vrste dokumenata koji
nastaju ili se može očekivati da će nastati u obavljanju određene djelatnosti
– utvrditi u kojem se obliku i koliko vremena dokumenti trebaju čuvati, te postupak po isteku tog
roka.
Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom
djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja
dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Pravne i fizičke osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u
nadležnosti arhiva, dužne su također za gradivo koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom
djelatnošću izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji dostavljaju nadležnom
državnom arhivu na odobrenje.
Ako u radu stvaratelja gradiva nastane jedinica gradiva koja nije predviđena u Popisu
dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja, stvaratelj gradiva je dužan dopuniti taj Popis na
odgovarajući način.
3. Utvrđivanje vrijednosti i rokova čuvanja gradiva?

Stvaratelj gradiva određuje rokove čuvanja dokumentarnog gradiva sukladno propisima koji
uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i
tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema
oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnog državnog arhiva.
Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje nije nastalo njegovim radom ili radom tijela čiju
djelatnost nastavlja, dužan je utvrditi rokove čuvanja za to gradivo.
15
4. Vrste popisa gradiva s rokovima čuvanja?
Ogledni popisi gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva i Popis dokumentarnog
gradiva s rokovima čuvanja
5. Ogledni popis gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva?

Ogledni popisi gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva
Hrvatski državni arhiv donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama ogledne popise s
rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste
poslova koje obavljaju stvaratelji gradiva.
U oglednim popisima s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva treba navesti:
– oznaku, naziv dokumentacije i po potrebi opisati dokumente, odnosno vrste dokumenata koji
nastaju ili se može očekivati da će nastati u obavljanju određene djelatnosti
– utvrditi u kojem se obliku i koliko vremena dokumenti trebaju čuvati, te postupak po isteku tog
roka.
6. Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja?

Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom
djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja
dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Pravne i fizičke osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga
gradiva u nadležnosti arhiva, dužne su također za gradivo koje nastaje ili bi moglo nastati
njihovom djelatnošću izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji dostavljaju
nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Ako u radu stvaratelja gradiva nastane jedinica gradiva koja nije predviđena u Popisu
dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja, stvaratelj gradiva je dužan dopuniti taj Popis na
odgovarajući način.
7. Uporabivost dokumentarnog gradiva?

Tijelo javne vlasti dužno je osigurati da javno dokumentarno gradivo koje nastaje njegovim
radom bude u obliku koji je prikladan za uporabu i pouzdanu pretvorbu u digitalni oblik radi
njegova čuvanja, predaje arhivu i ponovne uporabe.
Tijelo javne vlasti dužno je osigurati cjelovitost javnog dokumentarnoga gradiva, a ispravci i
dodavanje podataka, na koje fizičke i pravne osobe imaju pravo na temelju drugih propisa, mogu
se u javnom dokumentarnom gradivu obaviti samo na način koji omogućuje pouzdan naknadni
uvid u to koji su podaci ispravljeni ili dodani.
Tijelo javne vlasti ili druga osoba dužna je prije pretvorbe javnog dokumentarnoga gradiva u
digitalni oblik prethodno ishoditi potvrdu Hrvatskog državnog arhiva o sukladnosti pravila,
tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva s odredbama Zakona te osigurati redovitu
provjeru sukladnosti.
Hrvatski državni arhiv dužan je obaviti provjeru sukladnosti najmanje jedanput u dvije godine.
16
Troškove izdavanja potvrde o sukladnosti i provjere sukladnosti podmiruje tijelo javne vlasti
odnosno osoba koja je podnijela zahtjev za izdavanje potvrde o sukladnosti.
Protiv rješenja Hrvatskog državnog arhiva kojim se odlučuje o zahtjevu za izdavanje potvrde o
sukladnosti može se podnijeti žalba ministarstvu nadležnom za poslove kulture.
8. Što je odabiranje gradiva?

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz dokumentarnog gradiva nakon postupka
vrednovanja odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
9. Postupci izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva?

Dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom i u digitalnom obliku, odnosno gradivo s
ograničenim rokovima, čuva se do isteka rokova utvrđenih popisom dokumentarnog gradiva s
rokovima čuvanja.
Izlučivanje i uništavanje dijela dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja prema
Popisu dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja, obavlja se redovito po isteku rokova
čuvanja temeljem:
- odobrenja nadležnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po
provedenom pojedinačnom postupku za određeno gradivo
- odobrenja nadležnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje određenih
kategorija gradiva prema odobrenom popisu gradiva s rokovima čuvanja bez provođenja
posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak (kratica: IBP)
Odobrenja daju se na prijedlog naziv stvaratelja/posjednika i na temelju odobrenog Popisa
dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.
10. Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva po provedenom pojedinačnom

postupku za određeno gradivo?
Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva pokreće odgovorna osoba
stvaratelja/posjednika.
Prijedlogu za davanje odobrenja za izlučivanje gradiva prilaže se popis gradiva koje se predlaže
za izlučivanje s podacima o oznaci, vrsti, količini, vremenu nastanka gradiva te o osnovi za
izlučivanje.
Ukoliko se prijedlogu i popisu predlaže dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom obliku
kojemu nisu istekli rokovi čuvanja ali je pretvoreno u digitalni oblik obavezno se prilaže i važeća
potvrda o sukladnosti pravila, tehnologije, postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje dostavlja se nadležnom arhivu.
Nadležni državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od
trideset dana od zaprimanja prijedloga.
Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje
neovlašteni pristup osobnim podacima.
17
Postupak izlučivanja gradiva i uništenje izlučenog gradiva dokumentira se bilježenjem
odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim
dokumentom.
Podatke o izlučenom i uništenom gradivu potrebno je navesti u Popisu cjelokupnog gradiva.
11. Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva bez provođenja posebnog postupku
za svaki pojedinačni postupak?
Stvaratelj/posjednik gradiva može izlučiti i uništiti određene kategorije gradiva bez provođenja
posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak, što mora biti posebno definirano u Popisu
dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.
O provedenome postupku dostavlja se obavijest nadležnom arhivu.
12. Kada je moguće izlučivanja - temeljne pretpostavke?

Postupak izlučivanja gradiva obavlja se samo ako je cjelokupno gradivo sređeno i popisano i
ukoliko ima odobren Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.
13. Brisanje i uništavanje dokumentarnog gradiva?

Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje
neovlašteni pristup osobnim podacima.
U postupku uništenja izlučenog gradiva uništavaju se i sigurnosne i druge kopije. Ako je
postupak upravljanja sigurnosnim i drugim kopijama gradiva takav da jamči da će kopije biti
izbrisane u razumnom roku u okviru redovitih postupaka u upravljanju kopijama, one se mogu
uništiti i na taj način.
Postupak izlučivanja gradiva i uništenja izlučenog gradiva dokumentira se bilježenjem
odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim
dokumentom.
14. Postupanje s gradivom koje sadrži osobne podatke ili povjerljive podatke?
Tijelo javne vlasti dužno je prilikom uništavanja javnog dokumentarnoga gradiva članka postupiti
na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim
podacima.
15. Rok za izdavanje rješenja?

Nadležni državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od
trideset dana od dana zaprimanja prijedloga.
16. Obveza i rokovi predaje arhivskoga gradiva u digitalnom i fizičkom/analognom obliku

nadležnom arhivu?
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu u roku koji u pravilu nije dulji od
30 godina od njegova nastanka
18
Arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se arhivu opremljeno opremom za
trajno čuvanje i označeno oznakama tehničkih jedinica iz popisa gradiva za predaju.
Uz gradivo u fizičkom ili analognom obliku stvaratelj gradiva predaje arhivu isto gradivo
pretvoreno u digitalni oblik sukladno odredbama ovog Pravilnika koje se odnose na predaju
arhivskog gradiva u digitalnom obliku.
Ako je gradivo u fizičkom ili analognom obliku potrebno stvaratelju gradiva za obavljanje
njegove djelatnosti ili je uslijed svoga stanja neprikladno za dugotrajno čuvanje, nadležni državni
arhiv može preuzeti takvo gradivo samo u digitalnom obliku.
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu sređeno, popisano, u
zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za
trajno čuvanje.
Tijelo javne vlasti i nadležni državni arhiv planiraju predaju gradiva i utvrđuju rokove u kojima će
se pojedine cjeline gradiva predati arhivu.
Prije predaje gradiva tijelo javne vlasti dužno je izraditi popis gradiva koje se predaje u
prethodno utvrđenom strukturiranom elektroničkom formatu i dostaviti ga arhivu, ako ovim
Pravilnikom nije određeno drukčije, a arhiv je dužan provjeriti cjelovitost popisa i njegovu
sukladnost.
17. Iznimka od obveze predaje arhivskoga gradiva arhivu?

Tijelo javne vlasti može se osloboditi obveze predaje javnog arhivskoga gradiva nadležnom
državnom arhivu ako je gradivo tom tijelu nužno za obavljanje poslova iz njegove nadležnosti,
pod uvjetom da su osigurani uvjeti za primjereno čuvanje i korištenje gradiva.
Odluku o zahtjevu tijela javne vlasti za oslobođenje od obveze predaje gradiva donosi nadležni
državni arhiv.
Protiv odluke nadležnog državnog arhiva članka može se izjaviti žalba ministarstvu nadležnom za
poslove kulture.
18. Posebne odredbe o predaji gradiva radi obavljanja djelatnosti?

Javno dokumentarno i javno arhivsko gradivo je neotuđivo.
Tijelo javne vlasti može svoje javno dokumentarno i javno arhivsko gradivo predati drugom tijelu
javne vlasti kada je to potrebno radi obavljanja djelatnosti tijela kojemu se gradivo predaje.
Iznimno, javno dokumentarno i javno arhivsko gradivo može se predati privatnoj pravnoj ili
fizičkoj osobi ako je to nužno radi obavljanja djelatnosti koja je povjerena ili prenesena na tu
osobu.
Ako je arhivsko gradivo zaštićeno nekim od prava intelektualnog vlasništva, ili sadrži prava
različitih nositelja prava, pri čemu je barem jedan nositelj tijelo javne vlasti i/ili Republika
Hrvatska, takvo gradivo može se iznimno u svrhu gospodarskoga korištenja predati na
upravljanje pravnim osobama koje su ovlaštene ostvarivati prava ostalih nositelja prava
intelektualnog vlasništva, te bez kojih gospodarsko korištenje ne bi bilo moguće. Tijelo javne
vlasti ili Republika Hrvatska putem ministarstva nadležnog za poslove kulture dužno je o takvom
gospodarskom korištenju zaključiti odgovarajući ugovor o povjeravanju obavljanja djelatnosti za
19
račun tijela javne vlasti ili Republike Hrvatske, a koji će osobito sadržavati uvjete pod kojima se
navedeno gradivo može gospodarski koristiti, rok na koji se ugovor zaključuje, visinu eventualnih
troškova obavljanja djelatnosti te odnos između prava intelektualnog vlasništva koja su sadržana
na navedenom arhivskom gradivu.
Tijelo javne vlasti dužno je obavijestiti nadležni državni arhiv o predaji gradiva prijašnjim
slučajevima.
Po prestanku razloga predaje tijelo javne vlasti ili osoba kojoj je gradivo predano dužna je
nadležnom državnom arhivu predati javno arhivsko gradivo koje se nalazi u njezinu posjedu .
19. Predaja gradiva u digitalnom obliku?

Javno arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje se državnom arhivu u pravilu u roku koji nije
dulji od deset godina od njegova nastanka, osim ako drugim zakonom odnosno podzakonskim
aktom donesenim na temelju zakona nisu propisani dodatni uvjeti za čuvanje klasificiranih
podataka.
20. Predaja gradiva u fizičkom ili analognom obliku?

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu u roku koji u pravilu nije dulji od
30 godina od njegova nastanka.
Arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se arhivu opremljeno opremom za
trajno čuvanje i označeno oznakama tehničkih jedinica iz popisa gradiva za predaju.
Uz gradivo u fizičkom ili analognom obliku stvaratelj gradiva predaje arhivu isto gradivo
pretvoreno u digitalni oblik sukladno odredbama ovog Pravilnika koje se odnose na predaju
arhivskog gradiva u digitalnom obliku.
Ako je gradivo u fizičkom ili analognom obliku potrebno stvaratelju gradiva za obavljanje
njegove djelatnosti ili je uslijed svoga stanja neprikladno za dugotrajno čuvanje, nadležni državni
arhiv može preuzeti takvo gradivo samo u digitalnom obliku.
zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno
čuvanje.
Državni arhiv može preuzeti gradivo i ako nisu zadovoljeni uvjeti, ako je to nužno radi zaštite i
spašavanja gradiva.
Troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu gradiva u digitalni
oblik za trajno čuvanje, podmiruje tijelo javne vlasti koje ga predaje arhivu.
21. Temeljni uvjeti za predaju arhivskog gradiva arhivima?

zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za
trajno čuvanje.
Tijelo javne vlasti i nadležni državni arhiv planiraju predaju gradiva i utvrđuju rokove u kojima će
se pojedine cjeline gradiva predati arhivu.
20
sukladnost sa zahtjevima iz Pravilnika.
Gradivo u digitalnom obliku priprema se za predaju arhivu tako da se oblikuje u informacijske
pakete za predaju koji sadrže jednoznačno identificirane datoteke i s njima povezane
metapodatke.
Hrvatski državni arhiv vodi popis specifikacija informacijskih paketa za koje je utvrđeno da su
prihvatljivi za predaju gradiva arhivima.
Troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu gradiva u digitalni
oblik za trajno čuvanje, podmiruje stvaratelj gradiva koji ga predaje arhivu.
22. Kada je moguća predaja gradiva prije zakonskoga roka?

Zakon: Državni arhiv može preuzeti gradivo i ako nisu zadovoljeni uvjeti iz stavka ako je to nužno
radi zaštite i spašavanja gradiva.
Pravilnik o upravljanju dokumentarnog izvan arhiva (NN 105/2020)
Nadležni državni arhiv može preuzeti gradivo i ako nisu zadovoljeni uvjeti propisani Zakonom o
arhivskom gradivu i arhivima i ovim Pravilnikom ako je to nužno radi zaštite i spašavanja
gradiva.
Troškove sređivanja, popisivanja, opremanja i pretvorbe u digitalni oblik gradiva koje je preuzeto
u arhiv snosi stvaratelj gradiva čije je gradivo preuzeto.
23. Koji su mogući načini predaje gradiva arhivima?

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnome državnom arhivu u skladu s odredbama Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima, odnosno po službenoj dužnosti.
Privatno arhivsko gradivo arhivi preuzimaju od pravnih i fizičkih osoba na temelju darovanja,
kupoprodaje ili pohrane.
Način predaje:
- po službenoj dužnosti – što odmah asocira da se radi o javnom arhivskom gradivu, dakle
onom nastalom radom organa državne i lokalne uprave i samouprave, sudstva, školstva,
zdravstva, kulturnih i zdravstvenih ustanova, udruga i dr. javnih organizacija;
- darovanjem ili oporukom privatnog vlasnika – pojedinca odnosno gradivo pravne osobe,
(najčešće su to neke javne osobe), ili pak obitelji;
- otkupom gradiva od privatnog vlasnika i
- deponiranjem (pohranom) gradiva u arhiv.
Od ova četiri osnovna načina preuzimanja/predaje gradiva, odnosno po službenoj dužnosti,
darovanjem, otkupom i depozitom jedino se depozit razlikuje po pravnome statusu, odnosno ne
prestaju vlasnička prava.
Naime, predajom na jedan od prva tri načina, prestaju, u pravilu, sva dotadašnja vlasnička i
posjednička prava predavatelja, odnosno, dotadašnjeg posjednika arhivskog gradiva.
21
24. Koji način predaje ne pretpostavlja promjenu statusa vlasništva?
- depozit ili pohrana, ne prestaju vlasnička prava.
25. Zaštita podataka u gradivu koje se predaje arhivima?

Na pitanja u vezi sa zaštitom tajnosti podataka, zaštitom osobnih podataka te prava na pristup
informacijama u odnosu na javno dokumentarno i javno arhivsko gradivo i privatno arhivsko
gradivo, koja nisu uređena Zakonom, primjenjuju se zakoni i drugi propisi kojima se uređuju
zaštita tajnosti podataka, zaštita osobnih podataka i pravo na pristup informacijama.
26. Dokumentacija o predaji gradiva/prilog?

O predaji javnog arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik, službena
bilješka ili drugi odgovarajući dokument. Primopredajnom dokumentu obvezno se prilaže popis
gradiva koje se predaje.
27. Sadržaj dokumenta koji prati predaju gradiva arhivima?

O predaji javnog arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik, službena
bilješka ili drugi odgovarajući dokument sa sljedećim podacima:
– datum i mjesto primopredaje
– naziv javnopravnog tijela koja predaje arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe
– naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe
– imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju
– zakonsku osnovu primopredaje
– naziv, sjedište i vrijeme djelovanja javnopravnog tijela stvaratelja gradiva koje se predaje
– naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva
– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje
– količinu gradiva koje se predaje, izraženu u odgovarajućim mjernim jedinicama
– napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj,
– napomenu o uvjetima korištenja gradiva.
Primopredajnom dokumentu obvezno se prilaže popis gradiva koje se predaje.
Primopredajni dokument sastavlja se u četiri primjerka, od kojih jedan ostaje kod
predavatelja, dva u arhivu, a jedan se dostavlja Hrvatskome državnom arhivu.
Ako se gradivo preuzima u arhiv pobiranjem mrežnim putem ili drugim načinom strojne
razmjene podataka, predaja gradiva arhivu dokumentira se metapodacima u informacijskom
sustavu, u pravilu bez primopredajnom dokumentu.
28. Preuzimanje privatnog arhivskog gradiva?

Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv temeljem pisane isprave (darovanja, kupoprodaje
ili pohrane) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka.
Bez obzira na vrstu svaki ugovor sadržava:
– navod o vrsti ugovora
22
– naziv, odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana (za pravnu
osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika)
– predmet ugovora (naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka
gradiva)
– navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora
– navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograničenjima koja se odnose na korištenje i
raspolaganje gradivom koje je predmet ugovora
– naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati
– navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korištenja gradiva
– međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama
– datum i potpise.
Sastavni dio ugovora jest popis preuzetoga arhivskog gradiva s naznakom sadržaja,
razdoblja nastanka i količine gradiva.
Ugovor o darovanju, kupoprodaji ili pohrani sastavlja se u četiri primjerka, od kojih jedan
ostaje kod predavatelja, dva u arhivu, a jedan se dostavlja Hrvatskome državnom arhivu.
29. Izrada popisa gradiva za predaju?

sukladnost sa zahtjevima iz Pravilnika.
Gradivo u digitalnom obliku priprema se za predaju arhivu tako da se oblikuje u
informacijske pakete za predaju koji sadrže jednoznačno identificirane datoteke i s njima
povezane metapodatke.
Hrvatski državni arhiv vodi popis specifikacija informacijskih paketa za koje je utvrđeno
da su prihvatljivi za predaju gradiva arhivima.
Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji
je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za
vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu.
O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis mora
sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji
metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv.
Za gradivo u elektroničkom obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za
provjeru cjelovitosti gradiva
30. Troškovi predaje gradiva arhivima?

Troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu gradiva u
digitalni oblik za trajno čuvanje, podmiruje stvaratelj gradiva koji ga predaje arhivu.
23
31. Postupanje s gradivom u slučaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadležnosti na drugo tijelo?
Tijelo koje donese akt o prestanku rada stvaratelja ili posjednika dokumentarnog i
arhivskoga gradiva dužno je odrediti drugo tijelo javne vlasti ili pravnu osobu kao posjednika
toga gradiva ili donijeti odluku o osiguranju uvjeta i sredstava za čuvanje i zaštitu gradiva
sukladno odredbama Zakona.
32. Postupanje prilikom iznošenja gradiva izvan RH?

Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskoga gradiva koji namjeravaju svoje gradivo izvesti
ili iznijeti iz Republike Hrvatske dužni su, bez obzira na to jesu li upisani u Upisnik vlasnika ili
posjednika privatnog arhivskoga gradiva zatražiti odobrenje koje rješenjem izdaje ministar
nadležan za kulturu.
Ministar nadležan za kulturu može odobriti izvoz ili iznošenje privatnog arhivskoga
gradiva iz Republike Hrvatske nakon pribavljenog mišljenja nadležnog državnog arhiva.
Protiv rješenja žalba nije dopuštena, ali se može pokrenuti upravni spor tužbom pred nadležnim
upravnim sudom.
24
ZAŠTITA I ČUVANJE GRADIVA U FIZIČKOM ILI ANALOGNOM OBLIKU I ZAŠTITA I UPRAVLJANJE
ELEKTRONIČKIM ZAPISIMA
1. Vrste gradiva s obzirom na medij/razlika? vrste i oblici elektroničkih zapisa,

Fizičko, analogno i digitalno gradivo. Razlika je u tome da nam za fizičko gradivo (na papiru,
papirusu, kamenu..) ne treba posebno pomagalo da možemo iščitati zapis dok nam za analogno i
digitalno gradivo moramo imati određeni uređaj kako bi došli do informacije, najčešće je to
računalo (za CD, DVD, sl.), čitač mikrofilma (za mikrofilm) i dr.
2. Uzroci oštećivanja i propadanja fizičkog gradiva?

Uzroci:
- unutarnji: fizikalno-kemijskim reakcijama – prirodno starenje; loše ili nepropisna izrada i
uporaba sirovina slabe kakvoće, svojstva materijala
- vanjski:
 Fizikalno-kemijski uzroci: vlaga, toplina, svjetlo, onečišćeni zrak
 Biološki uzroci oštećenja: plijesni i bakterije, kukci, glodavci
 Mehanička oštećenja: nepažljivo rukovanje i uporaba - pad, udarac, gužvanje
 Čovjek – najveće štete- činjenje i nečinjenje
 Katastrofe
 Čovjek i elementarne nepogode su najčešći i najveći uzročnici oštećenja arhivskog
gradiva.
3. Uzroci oštećivanja/nedostupnosti analognog i digitalnog gradiva?

Nekonvencionalno gradivo - dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze
podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju
se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka,
sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Razlozi nedostupnosti: Promjene medija na kojemu su pohranjeni zapisi digitalnog arhiva,
promjene klijentskih platformi (uređaja i aplikacija preglednika kojima se dokumenti
pregledavaju) i promjene formata zapisa digitalnih sadržaja).
Događaji koji vode do oštećenja/gubitka podataka: najčešći oblici gubitka podataka pogreške u
sklopovlju ili ljudske pogreške
Namjerne radnje: namjerno brisanje datoteka ili programa.
25
Nenamjerne radnje: slučajno brisanje datoteka ili programa, gubitak medija, administratorske
pogreške i nemogućnost čitanja nepoznatih formata datoteka.
 Pogreške: gubitak napajanja – rezultira gubitkom podataka koji nisu spremljeni u trajnu
memoriju, pogreške u sklopovlju, rušenje ili zastoj programa – rezultira nemogućnošću
spremanja podataka, nedostaci u programima – program ne potvrđuje naredbu spremanja
datoteka i nevaljani podaci u datotečnom sustavu ili bazi podataka; fizičko oštećenje nosača,
logičke pogreške datotečnog sustava, nepravilno rukovanje, brisanje podataka.
 Nesreće: prirodne nepogode – potres, poplava, požar
 Zločini: krađa, sabotaže i sl., zlonamjerni programi – virusi, trojanski konji i sl.
4. Čovjek kao faktor oštećivanja i propadanja gradiva?

najveće štete- svojim činjenjem i nečinjenjem
Od svih živih bića koja oštećuju i uništavaju gradivo najveće štete nanosi čovjek, a koji bi ga
trebao štititi od propadanja. U povijesti nalazimo niz primjera manje ili više masovnog
uništavanja gradiva iz vjerskih, fanatičkih ili političkih razloga.
Osim masovnih uništavanja ima slučajeva oštećivanja i uništavanja gradiva izazvanih nemarom i
nepažnjom onih koji njima rukuju ili ih upotrebljavaju.
Često se nailazi i na primjere namjernog oštećivanja: izrezivanje pojedinih listova, slika ili
minijatura, podcrtavanje teksta i sl.
Čovjek, dakle, može svjesno zato što ne poduzima ništa po pitanju zaštite gradiva ili nesvjesno, iz
neznanja, nanijeti najveće štete.
U današnje vrijeme kad se provode odgovarajuće preventivne mjere zaštite u spremištima,
oštećenja zbog nemarnog i nepažljivog rukovanja ili prečeste uporabe izbijaju u prvi plan.
Kako gradiva koje treba zaštitu ima daleko više nego ljudi koji na tim poslovima rade, utvrđeni su
prioriteti za zaštitu, a prednost je dana najvrednijem gradivu te gradivu koje se najviše daje na
korištenje
5. Biološki uzroci oštećivanja?

Biološki uzroci:
 bakterije(najniži organizmi biljnog porijekla), koje kao hranu koriste materijale koji ulaze
u njihov sastav (papir),
 plijesni (mikroorganizmi na višem stupnju prenose se zrakom) koje mogu oštetiti knjige i
dokumente,
 kukci (buhe, mravi, žohari – vole temperaturu iznad 20°C dolaze u prostorije kroz
prozore i otvore isto kao i
 glodavci (miševi i štakori) koji nagrizaju gradivo i od njih rade gnijezda
26
6. Fizikalno-kemijski uzroci oštećivanja?
Fizikalno kemijski uzroci oštećenja su:
- vlaga (zbog kojeg se većina materijala u spremištima mijenja na način – promjena oblika i
veličine, kemijskih reakcija i bio razgradnjom),
- toplina (promjene temperature izazivaju širenje i skupljanje, pucanje, isparavanje vode,
pogoduje razvoju bioloških uzroka),
- svjetlo (požućivanje papira, lomljivost, kože pucaju i tekst blijedi)
- onečišćeni zrak (plinovi, dim i prašina koji se talože na površini predmeta) i
- vanjsko magnetno polje.
7. Mehanički uzroci oštećivanja?

Mehanička oštećenja nastaju najčešće zbog nepažljiva rukovanja i uporabe gradiva (pad,
udarac, gužvanje, višekratno presavijanje dokumenata velikih dimenzija - nacrti, karte, plakati i
dr.) ili neprimjerenog tehničkog opremanja gradiva (nisu dobre premalene, ali ni prevelike
kutije).
Mehanička se oštećenja mogu uglavnom pripisati čovjeku, a valja istaknuti da djelovanje ostalih
uzroka oštećenja slabi otpornost dokumenata i knjiga prema mehaničkim utjecajima.
8. Zaštitno i sigurnosno snimanje gradiva?

Arhivsko gradivo snima se prvenstveno u sigurnosne i zaštitne svrhe, no mogući su i drugi
razlozi, kao što je izrada dopunskih i zamjenskih snimaka.
 Zaštitno snimanje se provodi u svrhu zaštite izvornika čija se sigurnost čestom uporabom
ugrožava, zbog mogućih opasnosti poput otuđenja ili oštećenja nastalih neodgovarajućim
rukovanjem gradivom. Česta uporaba izvornog gradiva također nepovoljno djeluje na njegovu
dugovječnost zbog habanja, razlika u temperaturi i vlazi sredine u kojoj se čuva.
 Sigurnosno snimanje gradiva vrši se radi preventivne zaštite gradiva, u slučaju posudbe
originalnog gradiva u zemlji i inozemstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili zaštite (za posudbu u
inozemstvu potrebno odobrenje ministra kulture.
Sigurnosna funkcija zaštitnog snimka postiže se izradom kopije matičnog snimka, čime se
osigurava rekonstrukcija sadržaja izvornika u slučaju potpunog uništenja ili nestanka, koje može
biti uzrokovano prirodnim nepogodama, ratnim djelovanjem ili otuđenjem.
Uz sigurnosnu, set snimaka sadrži i korisničku kopiju koja se daje na uporabu korisnicima
arhivskog gradiva.
 Dopunsko snimanje obavlja se i na gradivu drugog posjednika, kad je predmet interesa
naručitelja snimanja. Prije izrade dopunskih snimaka osobito je važno pravno riješiti pitanje
korištenja preslika.
27
9. Pretvorba gradiva?
Pretvorba gradiva je postupak prebacivanja gradiva iz jednog oblika ili sustava u drugi, uz
očuvanje autentičnosti, integriteta, pouzdanosti i iskoristivosti.
Dokumentarno gradivo može se pretvoriti u digitalni oblik na način da su očuvani autentičnost,
cjelovitost, vjerodostojnost podrijetla, čitljivost i povjerljivost gradiva tijekom pretvorbe i nakon
pretvorbe u obliku u koji je pretvoreno.
Dokumentarno gradivo koje je pretvoreno u digitalni oblik na način koji ne udovoljava
odredbama Pravilnika o upravljanju dokumentarnog gradiva izvana arhiva čuva se u izvorniku do
isteka roka čuvanja.
Pretvorba gradiva iz jednog oblika u drugi ne utječe na rok čuvanja.
10. Načela pretvorbe gradiva?

Autentičnost, cjelovitost, vjerodostojnost podrijetla, čitljivost i povjerljivost gradiva
 autentičnost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje istinitost,
cjelovitost, nespornost podrijetla te njegovu izvornost.
 cjelovitost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje da njihov
sadržaj nije mijenjan i da jedinica sadrži sve sastavnice koje treba sadržavati
 vjerodostojnost podrijetla dokumenta je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva
koje pruža jamstvo o tome tko je izradio dokument, odnosno drugu jedinicu
dokumentacije
 čitljivost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje osigurava mogućnost
uvida, pregledavanja, prikazivanja i razumijevanja njegova sadržaja
 povjerljivost je svojstvo koje osigurava da dokument ili druga jedinica gradiva ne budu
dostupni ili otkriveni neovlaštenim osobama
11. Integritet, vjerodostojnost i pravna valjanost elektroničkih zapisa?

Integritet (cjelovitost) je svojstvo zapisa ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje da njihov
sadržaj nije mijenjan i da jedinica sadrži sve sastavnice koje treba sadržavati
Vjerodostojnost podrijetla je svojstvo zapisa ili druge jedinice gradiva koje pruža jamstvo o tome
tko je izradio dokument, odnosno drugu jedinicu dokumentacije.
Pravna valjanost je svojstvo zapisa ili druge jedinice gradiva kojim se može ostvariti neko
prava/obveza
28
12. Organizacija postupka pretvorbe gradiva?
Tijek radnog procesa u postupku pretvorbe gradiva mora biti jasno utvrđen te mora biti
određeno koje gradivo treba pretvoriti, tko obavlja pojedine radnje u pretvorbi gradiva i kako ih
treba obaviti.
Postupak pretvorbe gradiva mora uključivati stvaranje podataka koji omogućuju provjeru
cjelovitosti gradiva nakon pretvorbe, način i vrijeme provjere cjelovitosti i kvalitete u obliku u
koji je pretvoreno, sukladno utvrđenoj razini rizika od gubitka cjelovitosti.
Postupkom pretvorbe mora biti određeno kako se i kada provjeravaju cjelovitost i kvaliteta
pretvorbe sukladno propisanim pravilima te može li se i pod kojim uvjetima izvorno gradivo
uništiti.
Osobe koje sudjeluju u postupku pretvorbe gradiva moraju biti upoznate s postupcima
pretvorbe gradiva za koje su zadužene.
13. Informacijska sigurnost u sustavu za pretvorbu gradiva?

Sustav za pretvorbu gradiva, koji je povezan na vanjsku mrežu, mora biti zaštićen od pristupa s
mreže (vatrozid).
Sustav za pretvorbu gradiva mora biti zaštićen od utjecaja štetnih programa.
Informacijski objekti koji nastaju pretvorbom gradiva moraju odgovarajućim mehanizmima
upravljanja pravima korisnika sustava i zalihosnom pohranom podataka biti zaštićeni od
neovlaštenog pristupa i od gubitka.
Osoba koja je odgovorna za sustav pretvorbe gradiva mora omogućiti da se uočeni sigurnosni
nedostaci prijave, dokumentiraju i na odgovarajući način obrade, tako da se za svaki uočeni
nedostatak odrede mjere za njegovo uklanjanje i rok za provedbu tih mjera.
14. Utvrđivanje sukladnosti

Hrvatski državni arhiv na zahtjev stvaratelja gradiva provodi ocjenu sukladnosti pravila,
tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva, s odredbama ovog Pravilnika putem
Obrasca za provjeru sukladnosti te izdaje odgovarajuću potvrdu o sukladnosti tih pravila,
tehnologije, postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.
Zahtjev za ocjenu sukladnosti podnosi se na Obrascu za provjeru sukladnosti koji utvrđuje
Hrvatski državni arhiv i objavljuje na svojim mrežnim stranicama.
U postupku obrade predmetnog zahtjeva Hrvatski državni arhiv može tražiti od podnositelja
zahtjeva da mu omogući uvid u način rada sustava.
Ako Hrvatski državni arhiv ocjeni da pravila, tehnologija i postupci pretvorbe i čuvanja gradiva
nisu sukladni odredbama ovoga Pravilnika donosi rješenje kojim se odbija izdavanje potvrde o
sukladnosti tih pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.
Stvaratelj gradiva kojem je izdana potvrda o sukladnosti, dužan je obavijestiti Hrvatski državni
arhiv o svakoj izmjeni pravila, tehnologije ili postupaka u pretvorbi i čuvanju gradiva ili o
odstupanjima u njihovoj primjeni, te radi provjere sukladnosti dostaviti Hrvatskom državnom
arhivu Obrazac za provjeru sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja
gradiva.
29
15. Priprema gradiva za pretvorbu?
Upute za pretvorbu gradiva moraju obuhvatiti i pripremu gradiva za pretvorbu.
Ako se gradivo pretvara u digitalni oblik po zaprimanju i u okviru radnog procesa radi kojeg
nastaje, mogu se koristiti upute za prijam i obradu pošiljki u uredskom poslovanju, koje
obuhvaćaju pretvorbu gradiva u digitalni oblik, ili druge odgovarajuće upute.
U okviru pripreme gradiva za pretvorbu potrebno je:
– provjeriti je li izvorno gradivo cjelovito i neoštećeno, sadrži li nešto što ne treba snimiti te je li
sređeno i u poretku kojim ga treba snimati
– ukloniti nedostatke utvrđene provjerom
– ukloniti spajalice, naljepnice i druge slične objekte, osim onih čijim bi uklanjanjem bili narušeni
autentičnost, cjelovitost ili vjerodostojnost podrijetla jedinice gradiva
– utvrditi opseg i izvor metapodataka o jedinicama gradiva i način povezivanja digitalnih preslika
s pripadajućim metapodacima
– provjeriti postoji li rizik da stranice istog dokumenta u informacijskom objektu koji je nastao
pretvorbom nisu u ispravnom poretku, da dokumenti nisu ispravno odvojeni i u ispravnom
poretku unutar cjeline gradiva kojoj pripadaju, te po potrebi poduzeti mjere kojima će takav rizik
biti uklonjen ili smanjen u dovoljnoj mjeri da bude prihvatljiv
– utvrditi treba li dati dodatne upute o tome koje listove treba snimati dvostrano.
Ako se gradivo pretvara u digitalni oblik opremom za masovnu automatiziranu pretvorbu u
digitalni oblik, mora se odrediti primjeren način na koji se provjerava cjelovitost pretvorbe.
16. Snimanje gradiva?

Oprema za pretvorbu gradiva u digitalni oblik mora se koristiti u skladu s uputama proizvođača.
Pristup funkcijama kojima se mijenjaju postavke uređaja za snimanje smije biti omogućen samo
za to ovlaštenim osobama.
Odabrane postavke snimanja moraju biti primjerene pojedinoj vrsti predložaka koji se snimaju.
Postupak snimanja mora uključivati primjeren način provjere ispravnosti i kvalitete snimki.
U postupku snimanja treba onemogućiti da se snimke pohranjuju na lokaciju koja nije određena
za to, da se kopiraju ili šalju s uređaja za snimanje ili obradu snimaka mimo funkcija sustava za
pretvorbu gradiva koje upravljaju pohranom i obradom snimaka.
Ako se digitalni snimci sažimaju, treba izabrati prikladan način sažimanja.
17. Što su to metapodaci ?

Metapodaci su strukturirane informacije o podacima koje opisuju informacijski objekt i
olakšavaju pretraživanje, korištenje i upravljanje gradivom
18. Identifikator zapisa ili označitelj?

Identifikator zapisa ili označitelj predstavlja skup znakova dodijeljenih metapodacima i/ili
informacijskom objektu s ciljem jedinstvena označavanja
30
19. Što je lokator zapisa?
Lokator zapisa je podatak o smještaju koji osigurava pristup i korištenje zapisa
20. Što je informacijski objekt?

Informacijski objekt je temeljni oblik sadržaja informacijskog sustava koji obuhvaća podatke i
informacije o njima.
Informacijski objekti koji nastaju pretvorbom gradiva moraju odgovarajućim mehanizmima
upravljanja pravima korisnika sustava i zalihosnom pohranom podataka biti zaštićeni od
neovlaštenog pristupa i od gubitka.
21. Informacijski paket?

Informacijski paket čine informacijski objekt i pripadajući metapodaci koji čine cjelinu prikladnu
za pohranu, prikaz i razmjenu, a osim opisnih podataka mogu sadržavati digitalne kopije i/ili
podatke o tim kopijama, informacije o pakiranjima i drugo.
22. Dokumentacija u svezi s nastankom, korištenjem i rukovanjem elektroničkim zapisima?

Dokumentacija informacijskog sustava kojim se obavlja pretvorba gradiva u digitalni oblik mora
sadržavati podatke o softveru i hardveru koji se koriste, informacijskim objektima koji nastaju ili
se obrađuju u postupku pretvorbe, mrežni plan i detaljnu specifikaciju postupka pretvorbe.
Pored prije navedenih podataka dokumentacija mora sadržavati:
– upute za administraciju i održavanje sustava
– upute za korisnike sustava
– procjenu rizika i specifikaciju mjera informacijske sigurnosti koje je potrebno provoditi
– opis postupka za provjeru cjelovitosti i kvalitete pretvorbe
– upute za postupanje s gradivom koje se pretvara u digitalni oblik (priprema za snimanje,
postupak snimanja, zaštita podataka, postupanje s izvornim gradivom nakon pretvorbe).
Postupak pretvorbe gradiva u digitalni oblik mora biti primjereno dokumentiran sukladno
utvrđenoj razini rizika, tako da je moguće provjeravati tko je i kada obavio pretvorbu te u kojem
tehničkom i organizacijskom okruženju.
23. Postupci digitalizacije – priprema, snimanje, obrada i kontrola, pohrana i prijenos, korištenje i
održavanje?
Priprema: Upute za pretvorbu gradiva moraju obuhvatiti i pripremu gradiva za pretvorbu.
Ako se gradivo pretvara u digitalni oblik po zaprimanju i u okviru radnog procesa radi
kojeg nastaje, mogu se koristiti upute za prijam i obradu pošiljki u uredskom poslovanju, koje
obuhvaćaju pretvorbu gradiva u digitalni oblik, ili druge odgovarajuće upute.
U okviru pripreme gradiva za pretvorbu potrebno je:
– provjeriti je li izvorno gradivo cjelovito i neoštećeno, sadrži li nešto što ne treba snimiti te je li
sređeno i u poretku kojim ga treba snimati
– ukloniti nedostatke utvrđene provjerom
31
– ukloniti spajalice, naljepnice i druge slične objekte, osim onih čijim bi uklanjanjem bili narušeni
autentičnost, cjelovitost ili vjerodostojnost podrijetla jedinice gradiva
– utvrditi opseg i izvor metapodataka o jedinicama gradiva i način povezivanja digitalnih preslika
s pripadajućim metapodacima
– provjeriti postoji li rizik da stranice istog dokumenta u informacijskom objektu koji je nastao
pretvorbom nisu u ispravnom poretku, da dokumenti nisu ispravno odvojeni i u ispravnom
poretku unutar cjeline gradiva kojoj pripadaju, te po potrebi poduzeti mjere kojima će takav rizik
biti uklonjen ili smanjen u dovoljnoj mjeri da bude prihvatljiv
– utvrditi treba li dati dodatne upute o tome koje listove treba snimati dvostrano.
Ako se gradivo pretvara u digitalni oblik opremom za masovnu automatiziranu pretvorbu u
digitalni oblik, mora se odrediti primjeren način na koji se provjerava cjelovitost pretvorbe
Snimanje: Oprema za pretvorbu gradiva u digitalni oblik mora se koristiti u skladu s uputama
proizvođača.
Pristup funkcijama kojima se mijenjaju postavke uređaja za snimanje smije biti omogućen samo
za to ovlaštenim osobama.
Odabrane postavke snimanja moraju biti primjerene pojedinoj vrsti predložaka koji se snimaju.
Postupak snimanja mora uključivati primjeren način provjere ispravnosti i kvalitete snimki.
U postupku snimanja treba onemogućiti da se snimke pohranjuju na lokaciju koja nije određena
za to, da se kopiraju ili šalju s uređaja za snimanje ili obradu snimaka mimo funkcija sustava za
pretvorbu gradiva koje upravljaju pohranom i obradom snimaka.
Ako se digitalni snimci sažimaju, treba izabrati prikladan način sažimanja.
Pohrana: Stvaratelj gradiva je dužan gradivom u digitalnom obliku upravljati sustavno u
informacijskom sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti,
cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te omogućuje
upravljanje rizicima od gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva.
Gradivo u digitalnom obliku treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili drugom
odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika.
Postupci u upravljanju gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani.
Informacijski sustav u kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz
jedinica arhivskog gradiva i pripadajućih metapodataka.
Prijenos: U prijenosu podataka iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi
ne smije doći do gubitka mogućnosti identifikacije jedinice gradiva za koju je određeno da se
čuva trajno niti do gubitka metapodataka o takvoj jedinici gradiva.
24. Što je tehnička jedinica gradiva?

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl,
mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka).
25. Uvjeti pohrane i zaštite gradiva u fizičkom ili analognom obliku?

Stvaratelj gradiva je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu
dokumentarnog i arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku.
32
Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu gradiva u fizičkom ili analognom obliku smatraju se
prostorije:
– koje su čiste, uredne, suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda
– koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako
zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka
– koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova
(plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih)
– koje su opremljene odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem
– koje su opremljene rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja
– koje su osigurane od provale
– kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena
– u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 – 20 °C, a relativna vlažnost 45 – 55 %
_ koje su opremljene vatrodojavnim uređajima za suho gašenje požara.
Gradivo koje stvaratelj gradiva čuva trajno ili u roku duljem od roka za predaju gradiva
nadležnom državnom arhivu, čuva se u uvjetima koji su propisani za pohranu i zaštitu gradiva u
arhivima.
Pri izvođenju radova u prostorijama u kojima se čuva gradivo ili njihovoj blizini, kao i čišćenju tih
prostorija, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za gradivo (upotreba
otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano
vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih
sredstava i postupaka.
Prostorije u kojima se čuva gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji
su primjereni za smještaj gradiva.
Gradivo se oprema zaštitnom opremom koja omogućuje sigurno rukovanje i štiti ga od
oštećenja.
Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena
za njegovo odlaganje.
26. Uvjeti pohrane i zaštite gradiva u digitalnom obliku?

Stvaratelj gradiva je dužan gradivom u digitalnom obliku upravljati sustavno u informacijskom
sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti, cjelovitosti,
vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te omogućuje upravljanje rizicima od
gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva.
Gradivo u digitalnom obliku treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili
drugom odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika. Postupci u
upravljanju gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani. Informacijski sustav u
kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz jedinica arhivskog
gradiva i pripadajućih metapodataka.
27. Temeljni provedbeni propis koji regulira zaštitu gradiva izvan arhiva - sadržaj?
Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (105/2020)
33
Sadržaj: Opće odredbe; nastajanje i vrednovanje gradiva; obrada gradiva; pretvorba gradiva;
pohrana i zaštita gradiva; korištenje gradiva; izlučivanje gradiva; predaja gradiva arhivu,
prijelazne i završne odredbe
28. Obvezni interni akt stvaratelja/posjednika za upravljanje gradivom; sadržaj?

Pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju sva pitanja
organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i
pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom
upravljanju, vanjskim uslugama, i s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva.
29. Verifikacija internoga akta?

Pravila se s Popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostavljaju se nadležnom
državnom arhivu na odobrenje koji izdaje/odbije izdati u roku 30 dana od dana zaprimanja
zahtjeva.
30. Rokovi verifikacije?

30 dana od dana zaprimanja zahtjeva. Ako nadležni arhiv u roku od trideset dana od dana
zaprimanja zahtjeva ne izda odobrenje ili ne odbije izdati odobrenje iz smatra se da je ovo
odobrenje izdano.
31. Zaštita gradiva u korištenju?

Izvorno se gradivo daje na uporabu u izvornom obliku samo u određenim okolnostima i pod
određenim uvjetima .
U svrhu sigurnosti i/ili zaštite gradivo se mikrofilmira, digitalizira i skenira (zaštitno i sigurnosno
snimanje) sukladno međunarodnim standardima na tom području. Tako nastale kopije čuvaju se
odvojeno od izvornika.
Gradivo u čitaonici treba zaštititi od svjetla na isti način kao i u spremištu. Korisnik je obvezan pri
korištenju arhivskoga gradiva u čitaonici, ili izvan nje, postupati s gradivom pažljivo, ne smije na
gradivo upisivati bilo kakve bilješke ili podcrtavati tekst ni na bilo koji način oštetiti gradivo, niti
poremetiti postojeći red u spisima.
One vrste gradiva koje se čuvaju kod nižih temperatura, moraju prije dolaska u čitaonicu proći
postupak aklimatizacije. U čitaonici treba osigurati odgovarajući prostor za uporabu dokumenata
velikih dimenzija. Čitaonica treba biti opremljena posebnim stalcima za korištenje starih te
velikih i teških knjiga.
Za prijevoz izvan ustanove gradivo mora biti propisno zapakirano, osigurano i opskrbljeno
potrebnom dokumentacijom. Tijekom izlaganja gradiva na izložbama vrijede potpuno jednaki
zahtjevi u pogledu sigurnosti i zaštite kao i u spremištima. Jedino se moraju pooštriti kriteriji
glede jačine rasvjete, budući da je gradivo osvijetljeno kroz dulje vremensko razdoblje. Gradivo
se prije transporta i/ili posudbe za izložbu mora sigurnosno snimiti.
Posebno vrijedno gradivo treba iscrpno opisati i snimiti na način koji omogućava izradu vjernih
replika u slučaju nestanka izvornika. Za slučaj krađe i katastrofa poduzimaju se također
34
preventivne mjere. Svaki je posjednik/vlasnik gradiva dužan izraditi plan preventivnih mjera i
postupaka spašavanja u tim slučajevima.
Sa svim vrstama arhivskog gradiva mora se pažljivo rukovati. Samoljepljive i gumene vrpce te
metalne spojnice ne smiju se nikako koristiti za bilo koju vrstu gradiva. Za paginiranje izvornika
mogu se upotrebljavati samo mekane grafitne olovke. Arhivsko gradivo na tradicionalnim
medijima čuva se odvojeno od gradiva na novim medijima.
Sve vrste pisanih kulturnih dobara čuvaju se u idealnim mikroklimatskim uvjetima ili što bliže
njima. Znatnije i nagle promjene relativne vlage i temperature zraka treba izbjegavati. Optimalni
mikroklimatski uvjeti su za gradivo na papiru i pergameni 45-55% RV pri temperaturi od 16-20ºC.
Također sve vrste arhivskoga gradiva trebaju biti opremljene odgovarajućom zaštitnom
ambalažom: kutijama, fasciklima, mapama, košuljicama i omotnicama. Pojedinačni dokumenti
na papiru čuvaju se u kutijama čije su veličine i izgled standardizirani i prilagođeni veličini
dokumenata. Pojedine cjeline unutar kutija čuvaju se uložene u zaštitne košuljice. Knjige se u
pravilu čuvaju u okomitom položaju.
Gradivo nestandardnih veličina – zemljovidi, nacrti i dr. čuva se izravnano i zaštićeno u mapama
od neutralnih materijala u metalnim ormarima s ladicama do veličina koje odgovaraju veličini
ormara. Iznimno veliki formati mogu se čuvati presavijeni ili smotani, no rukovanje nacrtima
pohranjenim na taj način mora biti iznimno pažljivo. Najbolje je čuvanje takvih velikih formata u
ovješenom položaju. Sve pojedinačne dokumente koji se svojim nestandardnim dimenzijama
izdvajaju iz fonda/zbirke treba čuvati odvojeno, na isti način kao i ostale dokumente velikih
dimenzija. U ovakvim slučajevima treba valjano označiti kako izdvojeni dokument, tako i mjesto
u fondu/zbirci otkuda je izdvojen. Crteži i slike na papiru izrađeni različitim tehnikama čuvaju se
zaštićeni u omotnicama ili paspartuima od neutralnih materijala. Zaštitna ambalaža za sve vrste
pisanog gradiva treba biti izrađena od neutralnih papira i ljepenki ili propisanih sintetskih
materijala na bazi polietilena, poliestera, polistirena ili polipropilena. Za izradu zaštitne ambalaže
smiju se koristiti samo materijali propisani međunarodnim standardima.
32. Oprema u pismohrani?

- uređaj za kontrolu mikroklime - termohigrometri,
- uređaja za održavanje mikroklime - klima uređaji, odvlaživači i ovlaživači,
- rasvjetnih tijela,
- uređaj za filtriranje zraka,
- senzor za vlagu i vodu,
- vatrodojavni uređaj,
- protuprovalni uređaj,
- odgovarajući uređaj za suho gašenje požara,
- odgovarajuća opreme za pohranu arhivskog gradiva (police, trezorski ormari, druge
vrste ormara i namještaja).
35
33. Organizacija spremišnog prostora?
Stvaratelj gradiva je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu
dokumentarnog i arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku.
Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu gradiva u fizičkom ili analognom obliku smatraju se
prostorije:
– koje su čiste, uredne, suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda
– koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako
zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka
– koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova
(plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih)
– koje su opremljene odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem
– koje su opremljene rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja
– koje su osigurane od provale
– kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena
– u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 – 20 °C, a relativna vlažnost 45 – 55 %
_ koje su opremljene vatrodojavnim uređajima za suho gašenje požara.
Gradivo koje stvaratelj gradiva čuva trajno ili u roku duljem od roka za predaju gradiva
nadležnom državnom arhivu, čuva se u uvjetima koji su propisani za pohranu i zaštitu gradiva u
arhivima.
Pri izvođenju radova u prostorijama u kojima se čuva gradivo ili njihovoj blizini, kao i čišćenju tih
prostorija, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za gradivo (upotreba
otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano
vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih
sredstava i postupaka.
Prostorije u kojima se čuva gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji
su primjereni za smještaj gradiva.
Gradivo se oprema zaštitnom opremom koja omogućuje sigurno rukovanje i štiti ga od
oštećenja.
Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena
za njegovo odlaganje.
34. Topografski plan?

Evidencija u spremištu koje služi nadzoru i pronalaženju gradiva te koji pokazuje sadržaj svake
police.
Topografski inventar ili plan je vrsta inventara u kojima se u prostoru i prema policama prikazuje
samo smještaj pojedenih cjelina dokumentacije bez prikazivanja njihove strukture.
35. Mjerni instrumenti u spremištima?

Za kontrolu mikroklime u spremištu treba nabaviti higrometar (vlaga) s termometrom
(temperatura).
36
36. Sredstva protupožarne zaštite u spremištu?
- vatrodojavni uređaj,
- odgovarajući uređaji za gašenje požara,
Danas je vatrodojavni sustav sasvim uobičajena stvar. Ukoliko postoji u samoj ustanovi, treba ga
provesti i kroz spremište. Ako ne postoji, treba ga svakako planirati i postaviti.
Za gašenje požara treba koristiti ručne uređaje za gašenje s ugljičnim dioksidom ili halonom.
Uređaji za gašenje punjeni prahom mogu se koristiti kada je gradivo pohranjeno u zatvorenim
kutijama.
Uz navedeno, podovi bi trebali biti premazani protupožarnim namazom, te prostor opremljen
metalnim ormarima i policama.
37. Evidencije u arhivskom spremištu?

- knjiga pismohrane,
- popis cjelokupnog gradiva,
- knjiga posudbe ili korištenja gradiva,
- topografski plan ili inventar
38. Popis cjelokupnog gradiva?

Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je
prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za
Za gradivo u elektroničkom obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru
cjelovitosti gradiva.
Stvaratelj gradiva je dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog
arhiva, dostaviti popise cjelokupnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, odnosno njegove
ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
Popis treba omogućiti pouzdano pretraživanje i identifikaciju jedinica gradiva, provjeru njihove
autentičnosti, cjelovitosti, utvrđivanje dostupnosti, pregled podataka o nastanku, zaprimanju i
obradi jedinice i pregled podataka o odgovornosti za jedinicu, identifikaciju svih jedinica gradiva
koje su nastale ili zaprimljene u okviru pojedine poslovne aktivnosti stvaratelja gradiva,
identifikaciju jedinica gradiva najmanje do razine osnovne jedinice udruživanja dokumenata
(predmet).
39. Oblik i sadržaj popisa cjelokupnog gradiva?

Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je
prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za
37
Za gradivo u elektroničkom obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru
cjelovitosti gradiva.
40. Predaja popisa cjelokupnog gradiva?

Stvaratelj gradiva je dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog
arhiva, dostaviti popise cjelokupnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, odnosno njegove
ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
41. Opremanje gradiva u fizičkom i analognom obliku?

Arhivsko se gradivo odlaže i čuva u sređenom stanju, tehnički opremljeno i oblikovano u
arhivske jedinice.
Arhivska se jedinica obvezno ulaže u zaštitni omot ili drugu prikladnu ambalažu. U omotu
arhivske jedinice nalaze se svi zapisi ili dokumenti koji joj pripadaju, složeni po redu koji je
primjeren jedinici. U omotu se ne mogu nalaziti zapisi, dokumenti ili drugi predmeti koji ne
pripadaju arhivskoj jedinici.
Na omotu arhivske jedinice ispisuju se: redni broj u popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv
jedinice, naziv dokumentacijske zbirke i stvaratelja. Na unutarnjoj strani omota navode se
podaci o zapisima i dokumentima u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju, te
podaci o dokumentima koji nedostaju u jedinici.
Arhivske jedinice, uložene u zaštitni omot, odlažu se u tehničke jedinice (mapa, fascikl, arhivska
kutija i dr.).
Na tehničkim se jedinicama, na vidnom mjestu, navodi: naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline,
naziv stvaratelja, redni broj tehničke jedinice, godina ili raspon godina nastanka gradiva i oznake
ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj jedinici.
Gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava,
odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu
koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se
nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka.
Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu koji
omogućuje pristup, pretraživanje i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a jedna
izvan tog sustava.
Prije pohrane gradiva u elektroničkom obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura
zapisa, način na koji će se osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili
mijenjanja podataka, način na koji će se provoditi izlučivanje te oblik i način predaje nadležnom
arhivu.
Pri pohrani gradiva u elektroničkom obliku obvezno se provjerava čitljivost i cjelovitost svih
kopija predanih elektroničkih zapisa.
38
42. Zaštita gradiva u slučaju rata, elementarnih nepogoda i nesreća?
Katastrofe nisu s konzervatorsko-restauratorskog stajališta neka posebna vrsta oštećenja, no
ističu se zato, što u tim situacijama dolazi do masovnih oštećenja ogromnih količina gradiva
djelovanjem iznimno visokih temperatura (požari), vode (poplave) ili mehaničkih utjecaja
(potresi), koja treba sanirati u izuzetno kratkom roku, a za to je potrebno jako puno ljudi,
prostora i novaca. Za razliku od uobičajenih oštećenja s kojima se susrećemo svakodnevno, ova
od elementarnih nesreća osim količine, karakterizira i mnogo veći stupanj oštećenja.
Za ratove vrijedi isto, no u ratnim situacijama uz masovna i teška oštećenja susrećemo se još i s
namjernim otuđivanjima gradiva.
Kod ove vrste oštećenja, preventivna je zaštita osobito važna, ne samo zato što se na taj način
mogu izbjeći ili ublažiti posljedice, već i u slučaju kad se radi o potpunom nestanku spomenika,
pa informacije koje je on nosio mogu biti sačuvane na nekom drugom mediju.
Svaki je posjednik/vlasnik gradiva dužan izraditi plan preventivnih mjera i postupaka spašavanja
u tim slučajevima te treba imati plan evakuacije u kojem će biti razrađen postupak spašavanja
arhivskog gradiva, postupak s namočenim gradivom, s trajnim gradivom
Planovi za postupak u slučaju opasnosti trebaju sadržavati:
- procjenu ugroženosti,
- preventivne mjere zaštite,
- mjere pripravnosti,
- načine spašavanja,
- načine konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti.
43. Zaštita gradiva u korištenju?

Izvorno se gradivo daje na uporabu u izvornom obliku samo u određenim okolnostima i pod
određenim uvjetima .
U svrhu sigurnosti i/ili zaštite gradivo se mikrofilmira, digitalizira i skenira (zaštitno i sigurnosno
snimanje) sukladno međunarodnim standardima na tom području. Tako nastale kopije čuvaju se
odvojeno od izvornika.
Gradivo u čitaonici treba zaštititi od svjetla na isti način kao i u spremištu. Korisnik je obvezan pri
korištenju arhivskoga gradiva u čitaonici, ili izvan nje, postupati s gradivom pažljivo, ne smije na
gradivo upisivati bilo kakve bilješke ili podcrtavati tekst ni na bilo koji način oštetiti gradivo, niti
poremetiti postojeći red u spisima.
One vrste gradiva koje se čuvaju kod nižih temperatura, moraju prije dolaska u čitaonicu proći
postupak aklimatizacije. U čitaonici treba osigurati odgovarajući prostor za uporabu dokumenata
velikih dimenzija. Čitaonica treba biti opremljena posebnim stalcima za korištenje starih te
velikih i teških knjiga.
Za prijevoz izvan ustanove gradivo mora biti propisno zapakirano, osigurano i opskrbljeno
potrebnom dokumentacijom. Tijekom izlaganja gradiva na izložbama vrijede potpuno jednaki
zahtjevi u pogledu sigurnosti i zaštite kao i u spremištima. Jedino se moraju pooštriti kriteriji
glede jačine rasvjete, budući da je gradivo osvijetljeno kroz dulje vremensko razdoblje. Gradivo
se prije transporta i/ili posudbe za izložbu mora sigurnosno snimiti.
39
Posebno vrijedno gradivo treba iscrpno opisati i snimiti na način koji omogućava izradu vjernih
replika u slučaju nestanka izvornika. Za slučaj krađe i katastrofa poduzimaju se također
preventivne mjere. Svaki je posjednik/vlasnik gradiva dužan izraditi plan preventivnih mjera i
postupaka spašavanja u tim slučajevima.
Sa svim vrstama arhivskog gradiva mora se pažljivo rukovati. Samoljepljive i gumene vrpce te
metalne spojnice ne smiju se nikako koristiti za bilo koju vrstu gradiva. Za paginiranje izvornika
mogu se upotrebljavati samo mekane grafitne olovke. Arhivsko gradivo na tradicionalnim
medijima čuva se odvojeno od gradiva na novim medijima.
Sve vrste pisanih kulturnih dobara čuvaju se u idealnim mikroklimatskim uvjetima ili što bliže
njima. Znatnije i nagle promjene relativne vlage i temperature zraka treba izbjegavati. Optimalni
mikroklimatski uvjeti su za gradivo na papiru i pergameni 45-55% RV pri temperaturi od 16-20ºC.
Također sve vrste arhivskoga gradiva trebaju biti opremljene odgovarajućom zaštitnom
ambalažom: kutijama, fasciklima, mapama, košuljicama i omotnicama. Pojedinačni dokumenti
na papiru čuvaju se u kutijama čije su veličine i izgled standardizirani i prilagođeni veličini
dokumenata. Pojedine cjeline unutar kutija čuvaju se uložene u zaštitne košuljice. Knjige se u
pravilu čuvaju u okomitom položaju.
Gradivo nestandardnih veličina – zemljovidi, nacrti i dr. čuva se izravnano i zaštićeno u mapama
od neutralnih materijala u metalnim ormarima s ladicama do veličina koje odgovaraju veličini
ormara. Iznimno veliki formati mogu se čuvati presavijeni ili smotani, no rukovanje nacrtima
pohranjenim na taj način mora biti iznimno pažljivo. Najbolje je čuvanje takvih velikih formata u
ovješenom položaju. Sve pojedinačne dokumente koji se svojim nestandardnim dimenzijama
izdvajaju iz fonda/zbirke treba čuvati odvojeno, na isti način kao i ostale dokumente velikih
dimenzija. U ovakvim slučajevima treba valjano označiti kako izdvojeni dokument, tako i mjesto
u fondu/zbirci otkuda je izdvojen. Crteži i slike na papiru izrađeni različitim tehnikama čuvaju se
zaštićeni u omotnicama ili paspartuima od neutralnih materijala. Zaštitna ambalaža za sve vrste
pisanog gradiva treba biti izrađena od neutralnih papira i ljepenki ili propisanih sintetskih
materijala na bazi polietilena, poliestera, polistirena ili polipropilena. Za izradu zaštitne ambalaže
smiju se koristiti samo materijali propisani međunarodnim standardima.
44. Preventivna zaštita gradiva?

Preventivna je zaštita osobito važna, ne samo zato što se na taj način mogu izbjeći ili ublažiti
posljedice, već i u slučaju kad se radi o potpunom nestanku spomenika, pa informacije koje je on
nosio mogu biti sačuvane na nekom drugom mediju.
Svaki je posjednik/vlasnik gradiva dužan izraditi plan preventivnih mjera i postupaka spašavanja
u tim slučajevima te treba imati plan evakuacije u kojem će biti razrađen postupak spašavanja
arhivskog gradiva, postupak s namočenim gradivom, s trajnim gradivom
Planovi za postupak u slučaju opasnosti trebaju sadržavati:
- procjenu ugroženosti,
- preventivne mjere zaštite,
- mjere pripravnosti,
- načine spašavanja,
40
- načine konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti
Topografski inventar s označenim prioritetima za evakuiranje – sastavni dio plana mjera
41

Izbor Pitanja Za Stručni Ispit Za Upravljanje Dokumentarnim I Arhivskim Gradivom Izvan Arhiva - NOVO

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Izbor Pitanja Za Stručni Ispit Za Upravljanje Dokumentarnim I Arhivskim Gradivom Izvan Arhiva - NOVO

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Izbor Pitanja Za Stručni Ispit Za Upravljanje Dokumentarnim I Arhivskim Gradivom Izvan Arhiva - NOVO

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

IZBOR PITANJA ZA STRUČNI ISPIT ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTARNIM I ARHIVSKIM

GRADIVOM IZVAN ARHIVA

PROPISI I NORME KOJI SE ODNOSE NA UPRAVLJANJE, ZAŠTITU, OBRADU I DOSTUPNOST

1. Načela upravljanja gradivom?

3. Zaprimanje gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom?

4. Obveza sustavnog upravljanja javnim gradivom ?

5. Organizacija gradiva u informacijskom sustavu ?

8. Informacijski sustav uredskog poslovanja?

9. Evidencije u uredskom poslovanju?

10. Sadržajne jedinice uredskog poslovanja?

11. Hijerarhijski odnos sadržajnih jedinica?

12. Gdje i u kojem obliku se evidentiraju i obrađuju pismena?

13. Jedinstveni identifikator pismena?

14. Jedinstvena oznaka pismena?

15. Vrste potpisa?

16. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?

17. Što je pisarnica?

18. Definicija spisovodstva (upravljanja spisima)?

19. Razlika između uredskog poslovanja i spisovodstva?

20. Koji međunarodni standard definira spisovodstvo (upravljanje spisima)?

21. Načini održavanja spisovodstvenog sustava?

22. Svrha klasifikacijskog sustava?

23. Sastav klasifikacijske oznake i urudžbenog broja?

Urudžbeni broj određuje se prilikom izrade akta, a sastoji se od:

24. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraživanju?

25. Uloga klasifikacije u vredovanju i odabiranju?

26. Uvjeti za polaganje stručnog ispita na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim

27. Poslovi upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva?

28. Što je pismohrana ?

30. Razlika između pisarnice i pismohrane ?

31. Predaja dovršenih predmeta (gradiva) u pismohranu?

32. Temeljni princip sređivanja gradiva?

34. Što su dokumentacijske zbirke i cjeline?

35. Što je arhivski fond?

36. Što su arhivi ?

38. Razlika između pisarnica-pismohrana-arhiv ?

39. Temeljni arhivski propis i provedbeni propisi u RH ?

41. Vrste arhivskog gradiva s obzirom na vlasništvo ?

42. Definicija javnog arhivskog gradiva ?

43. Definicija privatnog arhivskog gradiva ?

44. Obveze vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva ?

45. Razlika između dokumentarnog i arhivskog gradiva?

49. Prekršajne odredbe sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?

Novčanom kaznom u iznosu od 10.000,00 do 20.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj pravna

3. Utvrđivanje vrijednosti i rokova čuvanja gradiva?

5. Ogledni popis gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva?

6. Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja?

7. Uporabivost dokumentarnog gradiva?

8. Što je odabiranje gradiva?

9. Postupci izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva?

10. Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva po provedenom pojedinačnom

12. Kada je moguće izlučivanja - temeljne pretpostavke?

13. Brisanje i uništavanje dokumentarnog gradiva?

15. Rok za izdavanje rješenja?

16. Obveza i rokovi predaje arhivskoga gradiva u digitalnom i fizičkom/analognom obliku

17. Iznimka od obveze predaje arhivskoga gradiva arhivu?

18. Posebne odredbe o predaji gradiva radi obavljanja djelatnosti?

19. Predaja gradiva u digitalnom obliku?