Werkinstructie Project Corona

Hogeschool & Universiteit van Amsterdam

Dit document bevat de werkinstructies voor Project Corona van de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam. Lees voor
aanvang van je dienst de werkinstructie goed door zodat je op de hoogte bent van alle bijzonderheden. Indien zaken niet
duidelijk zijn kunt je contact opnemen met Locatie Coördinator: Nicky van Holland 06-33855580 (Centrum) of Robbert
Stolwijk 06-30520110 (Amstelcampus).

1
 Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................ 2
1 ALGEMENE INFORMATIE ............................................................................................................ 4
2 CONTACTINFORMATIE ................................................................................................................ 5
2.1 LOCATIE COÖRDINATOREN GEBIED 1 .......................................................................................... 5
2.2 LOCATIE COÖRDINATOREN GEBIED 2 .......................................................................................... 5
3 WERKINSTRUCTIE ....................................................................................................................... 6
3.1 FUNCTIEOMSCHRIJVING SERVICEMEDEWERKER .......................................................................... 6
3.2 FUNCTIEOMSCHRIJVING HOSTESS .............................................................................................. 6
3.3 ALGEMENE WERKINSTRUCTIE PER FUNCTIE ................................................................................. 7
3.4 LOCATIE SPECIFIEKE WERKINSTRUCTIES ..................................................................................... 8
3.5 ANIMATIEFILMPJE ...................................................................................................................... 8
4 RICHTLIJNEN ................................................................................................................................ 9
4.1 RIVM-RICHTLIJNEN ................................................................................................................... 9
4.2 HVA/UVA RICHTLIJNEN .............................................................................................................. 9
5 VERVOER & FACILITAIR ............................................................................................................ 10
5.1 WERKTIJDEN ........................................................................................................................... 10
5.2 VERVOER EN PARKEREN .......................................................................................................... 10
5.3 PAUZE .................................................................................................................................... 11
5.4 ROKEN ................................................................................................................................... 11
5.5 ZIEKMELDEN ........................................................................................................................... 11
5.6 TE LAAT & VRAGEN VOORAFGAAND AAN JE DIENST .................................................................... 11
5.7 KLEDING & WERKHOUDING ...................................................................................................... 12
5.8 ALS JE VRAGEN HEBT............................................................................................................... 12
5.9 BRIEFING ................................................................................................................................ 12
5.10 CATERING ............................................................................................................................... 12
5.11 PERSOONLIJKE BESCHERMINGSMIDDELEN ................................................................................ 12
5.12 MOBIELE TELEFOON/SOCIAL MEDIAPROTOCOL. ......................................................................... 12
6 AANDACHTSPUNTEN ................................................................................................................ 13
6.1 WAARBORGING CORONAMAATREGELEN .................................................................................... 13
6.2 HOSPITALITY ........................................................................................................................... 13
7 HVA/UVA PROTOCOLLEN ......................................................................................................... 14
7.1 IN EN UITCHECKEN (BEVEILIGING, HOSTS) ................................................................................. 14
7.2 INSCHRIJFLIJSTEN (BEVEILIGING, HOSTS) .................................................................................. 14
7.3 IN EN UITCHECKEN INTRODUCTIEWEEK (BEVEILIGING, HOSTS)..................................................... 14
7.4 DESINFECTIE INGANGEN (BEVEILIGING, HOSTS) ......................................................................... 14
7.5 PERSONEN BIJ DE INGANG MET ZICHTBARE VERKOUDHEIDSKLACHTEN (BEVEILIGING, HOSTS) ....... 14
7.6 PERSONEN MET ZICHTBARE VERKOUDHEIDKLACHTEN IN HET PAND (BEVEILIGING, STEWARDS)...... 14
7.7 BEZOEKERS UVA (BEVEILIGING, HOSTS) ................................................................................... 14
7.8 BEZOEKERS HVA (BEVEILIGING, HOSTS) ................................................................................... 14
7.9 NIET HOUDEN AAN RIVM-RICHTLIJNEN OF AANWIJZINGEN BEVEILIGING, HOSTS EN STEWARDS ..... 15
7.10 MINDER-VALIDEN (BEVEILIGING, HOSTS, STEWARDS) ................................................................. 15
7.11 DRUKTE BIJ DE INGANG (BEVEILIGING, HOSTS)........................................................................... 15
7.12 BEJEGENING (BEVEILIGING, HOSTS, STEWARDS) ........................................................................ 15
7.13 ONHEUS BEJEGEND (BEVEILIGING, HOSTS, STEWARDS).............................................................. 15
7.14 ROL TIJDENS CALAMITEITEN (BEVEILIGING, HOSTS) .................................................................... 15
7.15 TE WEINIG READERS OF DESINFECTIEPOMPEN (BEVEILIGING, HOSTS).......................................... 15
7.16 VRAGEN (BEVEILIGING, HOSTS) ................................................................................................ 15
7.17 DOORSTROMING (BEVEILIGING, HOSTS) .................................................................................... 15
7.18 ROUTES EN SIGNING (BEVEILIGING, HOSTS)............................................................................... 16
7.19 TRAPLOPEN (STEWARDS) ......................................................................................................... 16
7.20 PANDCAPACITEIT HVA (BEVEILIGING) ....................................................................................... 16

2
 7.21 PROBLEMEN MET IN EN UITCHECKSYSTEEM (BEVEILIGING, HOSTS) .............................................. 16
7.22 CROWDMANAGEMENT (STEWARDS, BEVEILIGING) ...................................................................... 16
7.23 ROL VAN STEWARDS MET BHV (STEWARD), BEVEILGING) ........................................................... 16
8 VRAAG EN ANTWOORD IN- EN UITCHECKSYSTEEM UVA EN HVA..................................... 17
8.1 IS HET SYSTEEM VEILIG? .......................................................................................................... 17
8.2 ZIJN DE GEGEVENS ANONIEM?.................................................................................................. 17
8.3 WELKE GEGEVENS WORDEN GEREGISTREERD? ......................................................................... 17
8.4 WIE HEEFT TOEGANG TOT DE GEGEVENS? ................................................................................ 17
8.5 WERKT HET SYSTEEM? ............................................................................................................ 17
8.6 BEN IK VERPLICHT IN EN UIT CHECKEN? .................................................................................... 17
8.7 WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT? ....................................................................... 17
8.8 WAAROM IS DE CAMERA AFGEPLAKT? ....................................................................................... 17
8.9 HEEFT DE STUDENT OF MEDEWERKERS NOG ANDERE VRAGEN? ................................................. 18
9 PROTOCOL ‘IN GEBOUW MET EEN FUNCTIEBEPERKING’ .................................................. 19

3
 1 Algemene Informatie

De Hogeschool en Universiteit van Amsterdam stellen de veiligheid van studenten, werknemers en gasten
voorop. Om verspreiding van het corona virus te voorkomen, zijn er enkele maatregelen getroffen. Deze
extra maatregelen zullen impact hebben op en gevolgen hebben voor het bezoek aan de school.

• Wachtrijmanagement en eenrichtingsverkeer bij in- en uitgang;

• In- en uitchecken studenten en werknemers door middel van het scannen van hun pas bij in- en
uitgaan school;
• Handen desinfecteren na het scannen van de studenten- en werknemerspas;
• Het volgen van een eenrichtingslooproute door de school;
• Beperkt aantal studenten en werknemers per lokaal en andere ruimten (vergaderruimte,
auditorium, praktijkruimten);
• Zitgelegenheden met inachtneming van 1,5 meter afstand;
• Afstand aanduiding bij toiletten, koffiehoeken, kopieerhoeken, kantine etc.;
• Verspreid over de school desinfectiezuilen;
• Informatievoorziening en nieuwe huisregels middels diverse signings, informatieborden en
beeldschermen.

Om ervoor te zorgen dat de maatregelen op een gastvrije en prettige manier worden nageleefd,
worden er hostessen en servicemedewerkers ingezet om hier op toe te zien en het proces te
begeleiden.

4
 2 Contactinformatie

De Hogeschool van Amsterdam (hierna te noemen HvA) en de Universiteit van Amsterdam (hierna te
noemen UvA) hebben in totaal 41 locaties in Amsterdam. Elke locatie telt duizenden studenten die
dagelijks de scholen bezoeken.

2.1 Locatie Coördinatoren gebied 1

Locatie Naam GSM Naam GSM
Oudemanhuispoort (OMHP) Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
Bushuis Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
Binnengasthuis 1 (BG 1) Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
Binnengasthuis 2 (BG 2) Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
Universiteitstheater Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
Universiteitsbibliotheek Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129
PC Hoofthuis Nicky 06-33855580 Kevin 06-46467129

2.2 Locatie Coördinatoren gebied 2

Locatie Naam GSM Naam GSM
Dokter Meurerhuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Nicolaes Tulphuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Fraijlemaborg Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Koetsier Montaignehuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Benno Premselahuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Kohnstammhuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Leeuwenburg Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Wibauthuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Muller Luloffshuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Theo Thijssenhuis Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Sciencepark 904 Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Amsterdam University College Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) A/B/C/D Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) E Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) H Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) L/G Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) J/K Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249
Roeterseiland (REC) M Robbert 06-30520101 Sjors 06-24287249

5
 3 Werkinstructie

3.1 Functieomschrijving Servicemedewerker

Als je als servicemedewerker staat ingedeeld dan heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Jij als servicemedewerker gaat de school helpen met de opvolging van deze maatregelen.
• Beeld van servicemedewerker voor de school met de tekstwolk: Jij bent het gastvrije visitekaartje
van de school en hebt een proactieve en open houding.
• Jij bent de directe contactpersoon voor studenten, werknemers en gasten.
• Zij kunnen bij jou terecht voor vragen over de coronamaatregelen in de school.
• Jij zorgt ervoor dat de eenrichtingsroutes in de school gevolgd worden.
• Ook zorg je voor een goede doorstroming bij de in- en uitgang van de school.
• Als het ergens te druk wordt, kan er met jouw hulp gewacht worden met inachtneming van de 1,5
meter afstand.

Wat we verder van je verwachten:

• Je zorgt ervoor dat alles in de directe omgeving van je post in orde is en er netjes uitziet.
• Je ziet er tijdens je gehele dienst verzorgd uit.
• Je draagt een nette zwarte pantalon met nette zwarte schoenen, van ons ontvang je een polo.

Wat kun je van ons verwachten:

• Je ontvangt schriftelijke werkinstructies en een mondelinge briefing voordat je dienst begint.
• We brengen je op de hoogte van de actuele huisregels en coronamaatregelen.
• Als je vragen of meer informatie nodig hebt, kun je terecht bij de Locatie Coördinator.

Op een vaste positie is het belangrijk dat je je positie niet verlaat!

Indien de studenten de instructies van de servicemedewerkers niet opvolgen dan mogen zij niet fysiek
ingrijpen. De servicemedewerkers dienen dit te melden aan de huisbeveiliging van hun werklocatie, welke
de met de HvA en UvA vastgestelde protocollen bij negeren instructies zullen hanteren.

3.2 Functieomschrijving Hostess

Als je als hostess staat ingedeeld dan heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Jij als hostess zorgt voor een hartelijk en gastvrij welkom bij de ingang van de school;
• Jij helpt studenten en werknemers bij het scannen van hun pas en zorgt dat ze zich registreren bij de
inschrijfbalie;
• Gasten verwijs je door naar de receptie van de school;
• Ook zorg je ervoor dat iedereen hun handen desinfecteert voordat zij verder de school in lopen;
• Hierna verwijs je de mensen naar de eenrichtingsroute in de school;
• Samen met de servicemedewerker zorg je voor een goede doorstroming bij de in- en uitgang van
de school.

6
Wat we verder van je verwachten:
• Je zorgt ervoor dat alles in de directe omgeving van je post in orde is en er netjes uitziet.
• Je ziet er tijdens je gehele dienst verzorgd uit.
• Je draagt nette zwarte schoenen, van ons ontvang je een jurkje en sjaaltje.

Wat kun je van ons verwachten:

• Je ontvangt schriftelijke werkinstructies en een mondelinge briefing voordat je dienst begint.
• We brengen je op de hoogte van de actuele huisregels en coronamaatregelen.
• Als je vragen of meer informatie nodig hebt, kun je terecht bij de Locatie Coördinator.

Op een vaste positie is het belangrijk dat je je positie niet verlaat!

Indien de studenten de instructies van de servicemedewerkers niet opvolgen dan mogen zij niet fysiek
ingrijpen. De servicemedewerkers dienen dit te melden bij de huisbeveiliging van hun werklocatie. Welke
de met de HvA en UvA vastgestelde protocollen bij negeren instructies zal hanteren.

Wanneer de huisbeveiliging er zelf niet uitkomt kan deze, via de portofoon, contact zoeken met de CP
om het probleem op te lossen.

3.3 Algemene werkinstructie per functie

Houd jezelf te allen tijde aan de 1,5 meter maatregel: houdt afstand, schudt geen handen, was en
desinfecteer je handen regelmatig!

Hostess Entree
• Bezoeker school welkom heten;
• Verantwoordelijk voor het scannen van de passen van studenten en medewerkers;
• Na het scannen men vragen de handen te desinfecteren bij dispenser;
• Studenten, medewerkers en gasten wijzen op de verplichte (eenrichtings-)looproute;
• Gasten zonder pas doorsturen naar de receptie (naast de ingang);
• Open, aanspreekbare en gastvrije houding;
• Wanneer vrij, beschikbaar voor beantwoorden vragen en het verstrekken van informatie. Als het te
druk is bij de entree men met vragen doorsturen naar hostess 2;
• Indien het scannen bij scanners de doorstroming ophoudt, met een handscanner bijspringen;
• Indien desinfecteren bij dispenser de doorstroming ophoudt, men verwijzen naar het handpompje
desinfectiemiddel.

Hostess Uitgang
• Open aanspreekbare en gastvrije houding;
• Begeleiden uit scannen van de passen van studenten en medewerkers;
• Men vriendelijk gedag zeggen, een prettige laatste indruk achterlaten;
• Ervoor zorgen dat de separate en extra gecreëerde uitgang ook alleen als uitgang gebruikt wordt;
• Bezoekers die door de uitgang naar binnen willen, de weg richting de ingang wijzen;
• Zoekende mensen actief hulp aanbieden;
• Beschikbaar voor beantwoorden vragen en het verstrekken van informatie.

7
Servicemedewerker
• Open, aanspreekbare en gastvrije houding;
• Studenten, medewerkers en bezoekers welke geen 1,5 meter afstand houden hierop aanspreken;
• Studenten, medewerkers en bezoekers op eenrichtingsroute in de school wijzen;
• Zoekende mensen actief hulp aanbieden;
• Beschikbaar voor beantwoorden vragen en het verstrekken van informatie;
• Indien hostess het te druk heeft, bijspringen daar waar nodig;
• Indien te druk voor de entree van de school -> verplaatsen naar buiten voor wachtrijmanagement.

3.4 Locatie specifieke werkinstructies

De locatie specifieke werkinstructies ontvang je op locatie van je Locatie Coördinator of de
huisbeveiliging. Deze kunnen per week verschillen en zijn afhankelijk van de locatie waar je staat, de
positie die je hebt, het aantal studenten/medewerkers dat verwacht wordt en hoe zij zich gedragen.

3.5 Animatiefilmpje
Bij deze werkinstructies ontvang je ook een animatiefilmpje met de werkinstructies. Bekijk dit filmpje en
je krijgt een helder beeld van wat er van je verwacht wordt in de verschillende functies.

8
 4 Richtlijnen

4.1 RIVM-Richtlijnen
We verwachten van je dat jij het goede voorbeeld geeft en je te allen tijde houdt aan de geldende
RIVM-richtlijnen.

• Was je handen regelmatig met water en zeep, daarna handen goed drogen;
• Desinfecteer je handen regelmatig;
• Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog;
• Gebruik papieren zakdoekjes om je neus te snuiten en gooi deze daarna weg;
• Schud geen handen;
• Houd 1,5 meter afstand (2 armlengtes) van anderen.
• Bij klachten (hoesten, verkoudheid, benauwdheid, verhoging/koorts) meld je je ziek;
• Heeft een van jouw huisgenoten last van (een van de) bovenstaande klachten, meld je dan af;

Aanvullend:
• Ben je recent gebeld door de GGD voor contactonderzoek, meld je dan af;
• Wees proactief en meld het, ook als het een vermoeden van klachten is.

In een van de bovenstaande gevallen probeer jezelf altijd minimaal 24 uur voor aanvang van je dienst
af te melden bij jouw uitzendbureau.

4.2 HvA/UvA richtlijnen

Ook houd je je aan de richtlijnen en maatregelen die school heeft genomen:

• Volg de looproutes die door middel van pijlen in de school zijn aangegeven;
• Je houdt je aan de aanwijzingen die door middel van signing worden gegeven;
• Respecteer gesloten gangen, ruimten of gebieden.

9
 5 Vervoer & facilitair

5.1 Werktijden
Je volgt de werktijden die aangegeven zijn in het rooster die je ontvangen hebt van je opdrachtgever.
Je dient je 30 minuten voor aanvang van je dienst te melden op de meldlocatie, hier word je
opgevangen door de Locatie Coördinator. Op de meldlocatie word je in- en uitgeschreven en word je
op positie gezet met een korte mondelinge briefing.

Meldlocatie Werklocatie Adres Meldlocatie -> Werklocatie

Kohnstammhuis
Leeuwenburg
Nicolaes Tulphuis
Dokter Meurerhuis
Fraijlemaborg
Science Park 904
Amsterdam University College
Roeterseiland (REC) A/B/C
Oudemanhuispoort (OMHP)
PC Hoofthuis
Kohnstammhuis
Koetsier Montaignehuis
Benno Premselahuis
Wibauthuis
Muller Lulofshuis
Theo Thijssenhuis
Leeuwenburg
Nicolaes Tulphuis
Dokter Meurerhuis
Fraijlemaborg
Science Park 904
Amsterdam University College
Roeterseiland A/B/C/D
Roeterseiland E
Roeterseiland H
Roeterseiland J/K
Roeterseiland L/G
Roeterseiland M
OMHP
Bushuis
Binnengasthuis 1 (BG 1)
Binnengasthuis 2 (BG 2)
Universiteitstheater
Universiteitsbibliotheek
PC Hoofthuis
Wibautstraat 204 Op locatie
Mauritskade 11 Te voet, ± 4 minuten
Rhijnspoorplein 1 Te voet, ± 2 minuten
Wibautstraat 3B Te voet, ± 2 minuten
Wibautstraat 5A Te voet, ± 2 minuten
Wibautstraat 2 Te voet, ± 1 minuut
Weesperzijde 190 Op locatie
Tafelbergweg 51 Op locatie
Dokter Meurerlaan 8 Op locatie
Fraijlemaborg 133 Op locatie
Science Park 904 Op locatie
Sience Park 113 Op locatie
Nieuwe Achtergracht 166 Op locatie
Roetersstraat 11 Te voet, ± 3 minuten
Roetersstraat 11 Te voet, ± 3 minuten
Valckenierstraat 65-67 Te voet, ± 3 minuten
Nieuwe Achtergracht 129 Te voet, ± 3 minuten
Plantage Muidergracht 12 Te voet, ± 3 minuten
Oudemanshuispoort 4-6 Op locatie
Kloveniersburgwal 48 Te voet, ± 3 minuten
Turfdraagsterpad 9 Te voet, ± 2 minuten
Turfdraagsterpad 15-17 Te voet, ± 2 minuten
Nieuwe Doelenstraat 16-18 Te voet, ± 3 minuten
Singel 425 Te voet, ± 8 minuten
Spuitstraat 134 Op locatie

5.2 Vervoer en parkeren

Je bent verantwoordelijk voor het verzorgen van je eigen vervoer.

Openbaar vervoer: Indien je niet de beschikking hebt over een auto, reis je per openbaar vervoer naar
de opgegeven aanmeldlocatie. Vanaf de aanmeldlocatie ga je te voet naar de werklocatie, indien dit
te ver is pak je ook hier het openbaar vervoer.

Auto: Indien je met de auto reist, rij je naar locatie Leeuwenburg en parkeer je daar gratis je auto in de
parkeergarage onder de school.

Navigatieadres: Amstelplein 5, Amsterdam. De ingang van de parkeergarage bevindt zich tussen het
Amstelstation en de school.

Vanaf daar reis je met het openbaar vervoer naar de opgegeven meldlocatie. Vanaf de meldlocatie
ga je te voet naar de werklocatie, indien dit te ver is pak je ook hier het openbaar vervoer.

10
5.3 Pauze
Verspreid over de dag zijn er enkele piekmomenten waar grotere groepen studenten en medewerkers
tegelijkertijd in- of uitstromen.

• Een in- en uitgang van een locatie mogen nooit onbemand zijn. Vraag huisbeveiliging of een mede
collega of je even vervangen kan worden als je een korte (sanitaire) pauze neemt.
• Pauze houden doe je buiten de piekmomenten en is maximaal een half uur.
• Als je met meerdere hostessen en/of servicemedewerkers op een locatie staat, kun je onderling
rouleren om pauze te nemen. Hierbij zorg je dat de in- en uitgang te allen tijde bemand blijft.

5.4 Roken
Per 1 augustus mag volgens de wet niet meer worden gerookt op de terreinen van de UvA en HvA. Op
campusniveau kan worden aangegeven wat eigen terrein is van de UvA en de HvA. Per 1 september
worden er rookcoaches ingezet die dit verbod gaan handhaven door personen aan te spreken.

Iedereen dient uit het zicht te roken en niet op het terrein van de UvA en HvA, niet bij de ingang en niet
bij de opengestelde in en uitgangen.

5.5 Ziekmelden
Als je je ziek wilt melden doe je dit bij het uitzendbureau waar jij in dienst bent. Dit uitzendbureau zorgt
voor vervanging en informeert PROFI-SEC hierover.

5.6 Te laat & Vragen voorafgaand aan je dienst

Indien je te laat bent of voor overige vragen en/of opmerkingen voorafgaand aan je dienst, kun je
bellen met de Locatie Coördinator. Zie voor contact informatie de tabellen eerdergenoemd in deze
werkinstructie.

11
5.7 Kleding & Werkhouding
Het is zeer belangrijk dat je er gedurende je gehele dienst netjes en verzorgd uitziet, daarom gelden
de volgende kledingvoorschriften:

• Heren: zwarte pantalon & nette zwarte nette schoenen (zelf verzorgen), lichtblauwe projectpolo.
• Dames: nette zwarte schoenen (zelf verzorgen), project jurkje en sjaaltje.
• Algemeen: sneakers zijn niet toegestaan.

Let op: als je niet voldoet aan de bovengenoemde kledingvoorschriften, word je naar huis gestuurd
zonder enige vergoeding!
Voor de mensen die vooraf nog geen kleding hebben ontvangen geldt dat zij deze bij aanvang dienst
op de werklocatie van huisbeveiliging uitgereikt krijgen.

Ook is het belangrijk dat je jezelf opstelt als gastheer/gastvrouw voor de studenten, werknemers en
gasten. Het is niet toegestaan om tijdens je dienst opvallende sieraden te dragen. Daarnaast dienen
tatoeages te worden bedekt.

5.8 Als je vragen hebt

Dan kun je in de eerste instantie bij de huisbeveiliging terecht. Wanneer zij het antwoord niet weten,
zullen zij vervolgens contact opnemen met de Locatie Coördinator.

5.9 Briefing
Op de werklocatie ontvang je een korte mondelinge briefing met aanvullende informatie over de
opdracht, positie en werkzaamheden.

5.10 Catering
Je bent verantwoordelijk voor het meenemen van je eigen eten en drinken. Met een UvA en HvA pas kan
er koffie en thee worden gehaald tijdens je pauzes bij de machines. De beveiliging kan je een pas
verstrekken waarmee dit gehaald kan worden. Het is niet toegestaan te eten en drinken bij ingangen en
op post.

5.11 Persoonlijke beschermingsmiddelen

PROFI-SEC stelt voor alle medewerkers een corona-kit beschikbaar. Deze bestaat uit: 10 sets
wegwerphandschoenen, wasbaar mondkapje en desinfectiegel. Tevens stelt PROFI-SEC face shields ter
beschikking. Vooralsnog is het dragen van deze beschermingsmiddelen naar eigen wens en
verantwoordelijkheid. Dit kan echter verplicht gesteld worden indien de richtlijnen van de (lokale)
overheid wijzigen.

Schoonmaakprocedure face shields: De face shields moeten na elke dienst, door de medewerker die hem
gedragen heeft, schoongemaakt worden met desinfecterende spray en papier. PROFI-SEC zorgt dat de
schoonmaakmaterialen op locatie aanwezig zijn.

5.12 Mobiele telefoon/Social mediaprotocol.

Het is niet toegestaan om tijdens je dienst gebruik te maken van je mobiele telefoon. Het is op geen
enkele wijze toegestaan om foto’s, informatie of enige andere vorm van communicatie gedurende het
project op sociale media zoals Facebook etc. te plaatsen. Dit kan schadelijk zijn voor zowel onze
opdrachtgever (HvA/UvA) als PROFI-SEC. Voor overige informatie omtrent sociale media verwijs ik je
naar het sociale mediaprotocol van PROFI-SEC.

12
 6 Aandachtspunten

6.1 Waarborging coronamaatregelen

Het is uitermate belangrijk dat jij, als uitdrager van de coronamaatregelen, je daar zelf ook aan houdt.
Houdt te allen tijde 1,5 meter afstand van gasten en collega’s ook wanneer je met hen moet praten.
Schudt geen handen, was en desinfecteer je handen regelmatig.

6.2 Hospitality
Hospitality is tijdens dit project van cruciaal belang en staat dan ook hoog op de prioriteitenlijst. De
belangrijkste aandachtspunten voor jou zijn:

• De klant is koning. De bezoekers van de scholen moeten zich welkom voelen zodra ze de ingang van
de locatie naderen.
• Service en kwaliteit staan bovenaan. Heet de studenten, medewerkers en gasten welkom als ze
binnenkomen en wens ze een prettige dag.
• De nieuwe procedures en werkwijzen in en rond de school zijn i.v.m. coronacrisis gewijzigd: heb
begrip en geduld met de personen die de school bezoeken.
• Behandel mensen met respect, zoals je zelf ook behandeld wilt worden.
• Als mensen vragen hebben, beantwoord deze dan zo volledig mogelijk of verwijs hen naar een
collega die ze wel kan helpen.
• Wij gaan er van uit dat de bezoekers van de scholen zich goed gedragen. Natuurlijk zijn er altijd
uitzonderingen. Indien iemand zich niet aan de regels houdt, spreek de persoon dan netjes en rustig
aan op zijn gedrag. Leg de situatie uit en waarom bepaalde regels gelden. Dat creëert vaak begrip.
• Ga niet onnodig mensen opjagen of in de gaten houden. Mensen moeten zich welkom maar ook
veilig voelen in de school. Ze moeten het gevoel hebben dat je er bent om hen zo veilig mogelijk de
school te kunnen laten bezoeken en dat ze bij je terecht kunnen voor vragen.
• Blijf te allen tijde rustig als je iemand aanspreekt op zijn gedrag. Ga niet in discussie, maar probeer
alles nog een keer goed uit te leggen.
• Zorg ervoor dat je gedurende je dienst representatief uit blijft zien.
• Wens de bezoekers een fijne dag/avond als ze de school verlaten.

13
 7 HvA/UvA Protocollen

7.1 In en uitchecken (beveiliging, hosts)

Alle personen die toegang willen tot het pand dienen in en uit te checken met hun studenten of
medewerkerspas. Personen die geen pas hebben, denk aan bezoekers, medewerkers die een pas zijn
vergeten etc., graag verwijzen naar de beveiligingsbalie. De UvA en HvA is een onderwijsinstelling en
wij weigeren nooit iemand toegang tot het pand.

7.2 Inschrijflijsten (beveiliging, hosts)

In het verleden gebruikten wij inschrijflijsten bij de panden. Nu wij het in en uitcheck-systeem gebruiken
is inschrijven niet meer noodzakelijk.

7.3 In en uitchecken introductieweek (beveiliging, hosts)

Op 24 augustus starten de introductieweken van de UvA en HvA. Wij verwachten dat een groot deel
van de studenten nog niet in het bezit is van zijn studentenpas. Indien een persoon onderdeel is van een
groep dan handmatig inchecken in het systeem. Indien het grote aantallen studenten zijn (+10) die niet
in het bezit zijn van een studentenpas dan hoeven de studenten niet handmatig ingecheckt te worden. De
studenten kunnen worden doorgelaten. De UvA en HvA is een onderwijsinstelling en wij weigeren nooit
iemand toegang tot het pand.

7.4 Desinfectie ingangen (beveiliging, hosts)

Alle personen die toegang tot het pand willen dienen zich te desinfecteren bij de aangegeven zuil. Indien
de desinfectie op is dan kan er een melding worden gemaakt aan de beveiligingsbalie. De
beveiligingsbalie zal de interne organisatie oproepen (gebouwbeheer bijvoorbeeld) om de desinfectie
snel bij te vullen.

7.5 Personen bij de ingang met zichtbare verkoudheidsklachten (beveiliging, hosts)

Volgt. (Iedereen dient thuis te blijven conform richtlijnen RIVM)

7.6 Personen met zichtbare verkoudheidklachten in het pand (beveiliging, stewards)

Volgt

7.7 Bezoekers UvA (beveiliging, hosts)

De UvA ontvangt veel bezoekers zoals advocaten en professoren. Bezoekers zijn welkom in de panden.
De bezoeker heeft over het algemeen geen toegangspas en dient zich daarom te melden bij de
beveiligingsbalie als die er is. De beveiliging zal de bezoeker handmatig inchecken en de ontvanger
bellen om aan te geven dat zijn bezoek er is. De beveiliging kan ook de bezoeker verwijzen naar de
locatie van de bijeenkomst. De bezoeker met een UvA-pas zal in 1 keer doorlopen naar de ruimte waar
deze wezen moet.

7.8 Bezoekers HvA (beveiliging, hosts)

De UvA ontvangt veel bezoekers zoals gastdocenten en advocaten. Bezoekers zijn welkom in de panden
en dienen van tevoren te zijn aangemeld. De bezoeker heeft over het algemeen geen toegangspas en
de hostess dient daarom de bezoeker te verwijzen naar de beveiligingsbalie als die er is. De beveiliging
zal de bezoeker handmatig inchecken en de ontvanger bellen om aan te geven dat zijn bezoek er is. De
beveiliging kan ook de bezoeker verwijzen naar de locatie van de bijeenkomst. Indien er geen
beveiligingsbalie is dan moet de bezoeker handmatig worden ingecheckt conform het afgesproken

14
protocol en kan de bezoeker doorlopen. De bezoeker met een Hva-pas zal in 1 keer doorlopen naar
de ruimte waar deze wezen moet.

7.9 Niet houden aan RIVM-richtlijnen of aanwijzingen beveiliging, hosts en stewards

Volgt

7.10 Minder-validen (beveiliging, hosts, stewards)

De UvA en HvA noemt deze groep geen minder-validen maar wij noemen dit toegankelijkheid. Hieronder
vallen minder-validen, slechtzienden etc. Voor deze groep is een speciaal protocol opgesteld in bijlage
Protocol “In gebouw met functiebeperking” die de hostess dient te volgen.

7.11 Drukte bij de ingang (beveiliging, hosts)

Indien de hostess drukte ervaart bij de ingang dan direct opschalen naar de coördinator voor
ondersteuning.

7.12 Bejegening (beveiliging, hosts, stewards)

Voor de UvA en HvA is het belangrijk dat iedereen op de juiste wijze wordt aangesproken. Wij zijn
inclusief, dat betekent dat iedereen, ongeacht achtergrond, erbij hoort. Houd hier rekening mee en pas
het aanspreken aan op de persoon die voor je staat maar wees altijd beleefd.

7.13 Onheus bejegend (beveiliging, hosts, stewards)

Indien je je onheus bejegend voelt, het maakt niet uit of dat dat een student was of een medewerker,
dan moet je direct een melding maken bij de coördinator. De coördinator contact het hoofd beveiliging
UvA en HvA voor verdere stappen. De UvA en HvA tolereert dit gedrag niet en zal optreden naar de
desbetreffende persoon.

7.14 Rol tijdens calamiteiten (beveiliging, hosts)

In het val een slow-whoop af gaat dan is er een brandalarm. Het betekent dat de instroom gestopt moet
worden en iedereen zo snel mogelijk, via de aangegeven vluchtroutes naar buiten moet. Volg de
aanwijzing van de beveiliging en de BHV op.

7.15 Te weinig readers of desinfectiepompen (beveiliging, hosts)

Vind je dat er te weinig readers (voor het in en uitcheck-systeem) zijn of de te weinig desinfectiepompen?
Maak hier een melding over bij je loccatie coördinator.

7.16 Vragen (beveiliging, hosts)

Jullie zijn het eerste aanspreekpunt voor studenten en medewerkers. De meeste van hen zijn al maanden
niet geweest op de Hogeschool of Universiteit en vele zullen vragen hebben. Probeer de vragen zo goed
mogelijk te beantwoorden. Verwijs naar de servicebalie of beveiligingsbalie als je de vraag niet kan
beantwoorden.

7.17 Doorstroming (beveiliging, hosts)

Een belangrijke taak is dat er voldoende doorstroom is bij de ingangen. Zorg daarvoor door mensen
aan te spreken dat ze doorlopen, met 1.5 meter, hun studenten of medewerkerspas gereed houden en
klaar zijn voor de desinfectie. Indien er verbetering kan plaatsvinden in de doorstroom dan kan je dit
melden bij je coordinator.

15
7.18 Routes en signing (beveiliging, hosts)
Elk pand heeft stickers aangebracht om personen via een bepaalde route naar de ruimte te laten gaan.
Iedereen is verplicht de routes te volgen en verwees mensen dus via de juiste route het pand in.

7.19 Traplopen (stewards)

Iedereen is verplicht de trappen te nemen indien zij niet hoger gaan dan de 5de verdieping. Vanaf de
6de verdieping mag men de trap nemen. Minder-validen mogen altijd de lift nemen naar de verdieping.

7.20 Pandcapaciteit HvA (beveiliging)

Volgt

7.21 Problemen met in en uitchecksysteem (beveiliging, hosts)

Zijn er problemen met het in en uitchecksysteem? Meld dit dan direct bij de coördinator. De coördinator
zal contact zoeken met de coördinator van de beveiliging voor een oplossing.

7.22 Crowdmanagement (stewards, beveiliging)

Volgt

7.23 Rol van stewards met BHV (steward), beveilging)

Volgt

16
 8 Vraag en antwoord in- en uitchecksysteem UvA en HvA

Per 17 augustus 2020 dienen studenten, medewerkers, leveranciers en bezoekers zich in- en uit te checken
op de onderwijslocaties van de Universiteit van Amsterdam en Hogeschool van Amsterdam. Vanaf 31
augustus zullen alle in- en uitgangen een zogenaamde ‘reader’ hebben waar met de studenten-,
medewerker of leverancierspas iemand zich in of uit kan checken. De ervaring is dat men veel vragen
heeft over dit systeem in het begin. Onderstaand de antwoorden die jullie kunnen geven als veel gestelde
vragen.

8.1 Is het systeem veilig?

Het systeem is veilig en was al een bestaand systeem op de UvA. Het is getoetst middels een goed
verlopen proces ‘informatiebeveiliging & privacy.’ Bij dit proces zijn experts betrokken zoals de
Functionaris Gegevensbescherming waarbij gekeken is naar AVG en ICT-Security. Alle eisen die gesteld
zijn door deze groep zijn geïmplementeerd in het systeem. Een belangrijke eis is dat gegevens niet naar
personen te herleiden wzijn.

8.2 Zijn de gegevens anoniem?

De gegevens zijn gepseudonimiseerd. Het betekent dat na het aanbieden de gegevens direct worden
versleuteld. Ze zijn hierdoor niet meer te herleiden naar de persoon die heeft ingecheckt. Dit was een eis
van de organisatie.

8.3 Welke gegevens worden geregistreerd?

Het systeem registreert of de aangeboden pas een medewerker, student of derde is (bijvoorbeeld een
bezoeker). Daarnaast registreert het systeem het moment van in- en uitchecken.

8.4 Wie heeft toegang tot de gegevens?

Op het moment zelf heeft enkel de afdeling beveiliging van Facility Services toegang tot de gegevens.
Daarnaast worden de gegevens wekelijks verzameld in een rapportage en gestuurd naar de directeur
bedrijfsvoering van het betreffende pand. Daarnaast hebben o.a de CvB’s toegang tot de gegevens.

8.5 Werkt het systeem?

Het systeem heeft 4 tot 6 weken proefgedraaid. De ervaringen en feedback zijn meegenomen om het
systeem verder te optimaliseren. Een van de verbeterpunten die we hebben doorgevoerd zijn de
geluiden.

8.6 Ben ik verplicht in en uit checken?

Iedereen is verplicht in en uit te checken zoals vastgesteld door de directeuren bedrijfsvoering van de
UvA en HvA. Indien men geen pas heeft dan kan iemand handmatig worden aangemeld.

8.7 Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

De gegevens worden gebruikt om inzichtelijk te maken hoeveel personen in het pand zijn. De capaciteit
is belangrijk om te weten of we voldoen aan onze eigen en externe richtlijnen.

8.8 Waarom is de camera afgeplakt?

De camera werkt niet op de readers maar sommige medewerkers vinden het prettig als de camera is
afgeplakt.

17
8.9 Heeft de student of medewerkers nog andere vragen?
Heeft iemand nog andere vragen? Dan mogen zij mailen naar j.a.frieser@uva.nl.

18
 9 Protocol ‘In gebouw met een functiebeperking’

Ook tijdens coronatijd moeten UvA en HvA gebouwen voldoende toegankelijk blijven voor studenten,
medewerkers en overige bezoekers met een functiebeperking. De (tijdelijke 1.5m) regels zijn voor deze
groep in principe niet anders dan voor de reguliere gebouwgebruikers. Er zijn wel een aantal
uitzondering om rekening mee te houden.

• Veel functiebeperkingen zijn niet zichtbaar (slechtziend, spierziekte, chronische vermoeidheid e.d.).
Niemand is verplicht om zijn functiebeperking te melden en vraag nooit naar de aard van de
functiebeperking.
• Personen met een functiebeperking hebben altijd voorrang in de om het pand binnen te komen.
Indien je studenten, medewerkers of bezoekers de wachtrij ziet overslaan, begeleidt ze naar binnen
en vraag hoe je ze kan helpen. Vraag nooit naar de aard van de functiebeperking.
• Rolstoelgebruikers en mensen met een (motorische of visuele) functiebeperking hebben altijd
voorrang bij de liften en mogen voor alle verdiepingen de liften gebruiken. Begeleidt deze mensen
waar nodig of wanneer erom gevraagd wordt.
o Advies: Als je een persoon aanspreekt omdat hij/zij de nieuwe routering negeert en de lift
in stapt, wijs de persoon op de nieuwe regels. Als de persoon zegt een functiebeperking te
hebben, mag hij/zij de lift gebruiken. Vraag nooit naar de aard van de functiebeperking.
• 1 begeleider (student of medewerker) die met de rolstoelgebruiker of een blinde persoon meeloopt
mag ook tegelijkertijd gebruik maken van de lift en/of begeleiden ‘tegen de stroom in’ naar de
locatie waar zij wezen moeten. Een begeleider kan vanzelfsprekend niet altijd 1.5m afstand
bewaren.
• Hulphonden zijn altijd welkom in alle UvA en HvA gebouwen, mits voorzien van een herkenbaar jasje.
• Een nieuwe student/medewerker met een functiebeperking zal zich vaker tot een host wenden met
vragen over bereikbaarheid van een bepaalde ruimte of een voorziening (printer/miva-toilet e.d.).
o Advies: neem contact op met een gebouwbeheerder/huismeester of een collega beveiliger
en vraag om de persoon te assisteren/te begeleiden.

Antwoord op mogelijke vragen:

• In sommige gebouwen zijn de liften geprogrammeerd om bepaalde verdiepingen over te slaan om

bezoekers de trappenhuizen te laten gebruiken. Studenten en medewerkers met een
functiebeperking kunnen aanvullende rechten krijgen op hun pas om deze liften alsnog te kunnen
gebruiken. Advies: Je kan student adviseren om via de studentendecaan aanvullende rechten te laten
aanvragen, voor medewerkers geldt dat dit via de arbco-oordinator gaat.
• Specifieke vragen betreft toegankelijkheid van gebouwen mogen studenten en medewerker sturen
via servicedesk-fs@hva.nl.
• Bij vragen over de maatregelen kun je verwijzen naar de FAQ-websites van de UvA en HvA.

19