TODOS POR UN NUEVO PAIS PAZ EQUIDAD EDUCACION 7 | | Fondo @ MINHACIENDA t ‘Adaptacion | TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA, Bogota D.C., Colombia Enero de 2017[TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR [SERVICIOS —PROFESIONALES PARA APOYAR LA SS IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO PAIS: ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. 1. IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION Mediante Decreto 4580 de 2010, el Gobierno Nacional declaré la emergencia econdémica, social y ecolégica en todo el territorio nacional, con ocasién del fendmeno de La Nifia 2010 - 2011, desastre natural que se consideré de dimensiones extraordinarias e imprevisibles. En ejercicio de las facultades extraordinarias propias de los estados de excepcién, mediante el Decreto 4819 de 2010, se cre6 el FONDO ADAPTACION, cuyo objeto es la identificacién, estructuracién y gestién de proyectos; la ejecucién de procesos contractuales, disposicién y transferencia de recursos para la recuperacién, construccién y reconstruccién de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios plblicas, de vivienda, de educacién, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedeles, zonas inundables estratégicas, rehabilltacién econémica de sectores agricolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demds acciones tendientes a la mitigacién y prevencién de riesgos y a la proteccién de la poblacién de las amenazas_con ocasién del Fendmeno de La Nia, asi como para impedir definitivarente la protongacién de sus efectos. En desarrollo del proceso de ajuste institucional del Fondo a partir de las modificaciones introducidas a su objeto y alcance en el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 — Ley 1753 de 2015, conforme a los cuales la entidad conserva el mandato de ejecucién de los procesos de construccién y reconstruccién ‘como consecuencia de la ocurrencia del Fenémeno de la Nifia 2010-2011, incluido el régimen contractual de derecho privado respecto de estos asuntos, se integra al Sistema Nacional de Gestién del Riesgo de Desastres ~SNGRD- y tiene a su cargo Ia estructuracién y ejecucién de proyectos integrales de gestién del riesgo y adaptacién al cambio climatico que contribuyan al fortalecimiento de las competencias del Sistema y a la reduccién de la vulnerabilidad fiscal del Estado, debe proceder a modernizar el modelo de gestidn acorde a la labor que le ha sido encomendada, La transformacién del modelo de gestidn de la Entidad ya inicié en Io relativo a la Planeacién Estratégica, al realizar su actualizacién de acuerdo con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2014 - 2018 y el Plan Estratégico Sectorial 2015 ~ 2018. Asi mismo, en el marco de la asesorla prestada por la UT Ernst & Young — ATIP, a través del contrato No. 197 de 2015, se avanza en el mejoramiento de procesos desde la perspectiva del servicio y la generacién de valor, la gestién integrada de proyectos con enfaque en la gestién de riesgos, la gestién del conocimiento a lo largo de toda la cadena de valor y la gestién de la informacién como un habilitador. Como también, la Entidad ha venido aplicando como marco de referencia e| Modelo Integrado de Planeacién y Gestién establecido para el sector puiblico, con el propésito de obtener, evaluar y diagnosticar su estado actual y establecer la transformacisn necesaria. Adicionalmente se requiere tener en cuenta que de conformidad con el Decreto No. 4785 de 2011 la Oficina Asesora de Planeacién y Cumplimiento tiene, entre otras, la funcién de “Coordinar y ejecutar el ejercicio para definir periédicamente el direccionamiento estratégico de! Fondo”, “Levantar la informacién necesaria para la tora de decisiones estratégicas, estableciendo la informacién primaria y secundaria que se recogerd de fuentes internas y externas”, "Generar el plan maestro de proyectos de Pagina 2 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS _PROFESIONALES PARA APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS eer ae DE PLANEACION ESTRATEGICA. a | topes PORUN NUEVO PAIS la entidad, de acuerdo con los lineamientos estratégicos”, “Asesorar a todas las areas y personas Fesponsables en los temas relacionados con la administracién de proyectos”, “Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos de los planes de accién”, “Definir los instrumentos, metodologias y procedimientos para que el Fondo administre efectivamente los diferentes tipos de riesgo operativo, en concordancia con los lineamientos previstos en el sistema de administracién de riesgos”, En cuanto a la administracién de los proyectos de inversién y los sistemas de informacién asociados a la gestién de los proyectos, es importante indicar que hacen parte fundamental de la administracién de los proyectos de inversién que ejecuta el Fondo Adaptacién, demandan una funcién continua de gestién de informacién, actualizacion, modificacién, andlisis y gestién de reportes, para facilitar la toma de decisiones de la Alta Gerencia, que viene siendo desarrollada por un grupo de administracién de proyectos de la Oficina Asesora de Planeacién y Cumplimento, para lo cual se requiere el apoyo en la coordinacién de este grupo, con el fin de alinear la implementacién de ta modemizacién de la administracién de proyectos del Fondo. La primera fase de contratacién del grupo de administracién de proyectos de la Oficina Asesora de Planeacién, se realiz6 con cargo al presupuesto de funcionamiento, debido @ que se encontraba en la etapa iniclal de desarrollo, que incluyé las siguientes actividades operativas: capacitacién. y entrenamiento, parametizacién, pruebas al sistema, como también el cargue y depuracién de fa informacién historica, ‘A partir de 2014 la contratacién del equipo de administracién de proyectos se realiza con cargo a los recursos de inversién, porque en esta fase los servicios se requieren para el seguimiento a la ejecucién de los proyectos, aspecto primordial de la ejecucién de proyectos, y por consiguiente para el cumplimiento de! objeto misional para el cual fue creado el Fondo. En el marco de la administracién de la informacién, en adelante se requiere ejecutar actividades de gestién (andlisis), de control (aseguramiento de calidad) y de produccién de informacion gerencial, que aplicando las mejores practicas, permita conocer el estado de avance en la ejecucién de los proyectos de inversién y advertir de forma temprana las desviaciones en la ejecucién de los mismos, de tal manera que el nivel directivo de la entided, pueda tomar los correctivos y acciones justo a tiempo. Ademis, este grupo apoya, gestiona y controla de forma directa las intervenciones que ejecuta la entidad, a través de los diferentes sectores y megaproyectos, los cuales ejecutan recursos del presupuesto de inversion. ‘Ahora bien, con los avances alcanzados por la Oficina Asesora de Planeacién y contando con los resultados de la asesoria de la UT Ernst & Young ~ ATIP en la transformacién del modelo operativo de {a Entidad, el Fondo requiere el apoyo de un profesional con experiencia en planeacién, formulacién y despliegue estratégico; disefio y/o implementacién de modelos de gestidn o de negocios; direccién 0 gina 36020TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA espns un IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO | NUEVO PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL ‘CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. coordinacién de proyectos, pare apoyar la elaboracién e implementacién de los lineamientos de las mejores practicas de administracién de proyectos de inversién de la Entidad, la administracién de fa informacién de estos proyectos, y la gestién del cambio de los procesos de planeacién estratégica, y apoyar la articulacién de la gestién institucional con las actividades a desarrollar por la firma consultora encargada de la Auditoria Técnica Integral Preventiva. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR 2.1. OBJETO Prestar servicios profesionales para apoyar la implementacién del modelo operativo del Fondo Adaptacién y la gestién del cambio de los procesos de planeacién estratégica 2.2. VALOR Para efectos legales y fiscales, el valor del contrato se estima en la suma de CIENTO CUARENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA MIL PESOS MCTE ($ 149.940.000,00), IVA incluido por concepto de honorarios fijos, 2.3. PRODUCTOS El contratista deberé cumplir con la presentacién de los siguientes informes segtin el plazo y las condiciones seffaladas: 1. Informes mensuales de actividades: Presentar informe mensual de actividades. 2. Informe final de actividades: Una vez finalice el plazo de ejecucién del contrato, debe entregar, a su supervisor, un informe final de todas las actividades desarrolladas durante la vigencia del contrato, 2.4, OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 1, Conocer el marco legal e institucional del FONDO. 2. Guardar la debida confidencialidad y reserva sobre la informacién y documentos que por razén de sus servicios conozca durante la ejecucién de este contrato; esta obligacién debe cumplirse ain Pigina 4 do 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR | SERVICIOS _PROFESIONALES PARA APOYAR—LA| ee ae IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO | NUEVO PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS | DE PLANEACION ESTRATEGICA. i después de la terminacién del contrato cualquiera sea la causa de su terminacién. En consecuencia, la informacién que conozca con ocasién de la ejecucién de este contrato no podra divulgaria, ni usaria en su propio beneficio 0 en el de un tercero. 3. Utilizar todos sus conocimientos € idoneidad en la debida ejecucién de las actividades objeto de! contrato, Conservar y mantener memorias, archivos y, en general, todos los documentos que se produzcan durante la ejecucién del contrato, los cuales podran ser solicitados durante la ejecucidn del mismo © aun después de que haya culminado su vigencia, remitiendo al FONDO Jos originales que se produzcan, El CONTRATISTA deberé entregar inventariados, al supervisor, los expedientes y documentos que tenga a su cargo en virtud del desarrollo del presente contrato, entrega que debera hacer de acuerdo con los procedimientos del FONDO. 5. Dar cumplimiento a las disposiciones de! articulo 50 de la Ley 789 de 2002 y el articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y sus modificaciones. 4, 2.5. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA Para el desarrollo de! objeto contractual, se deben realizar las siguientes actividades u obligaciones especificas, que delimitan el alcance de! mismo: 1. Apoyar 2 la Oficina Asesora de Planeacién y Cumplimento en la elaboracién e implementacién de los lineamientos de gestidn de proyectos. 2. Apoyar la elaboracién de lineamientos para la gestién de la informacién que sea generada por el grupo de administracién de proyectos de la Oficina Asesora de Planeacién y Cumplimento. 3, Participar en la articulacién de la gestidn institucional con las actividades a desarrollar por la firma consultora encargada de la Auditoria Técnica Integral Preventiva. 4, Participar en la elaboracién de los actives de conocimiento que sean de! uso del grupo de administraci6n de proyectos de la Oficina Asesore de Planeacién y Cumplimento. 5. Apoyar en la generacion de lineamientos de gestién del cambio para la adecuada implementacién del modelo de gestién que se defina. 6. Apoyar la implementacién del enfoque de gestién basada en riesgos con los lideres de procesos, areas y gerentes de proyectos, 7. Participar en la revision y monitoreo de los riesgos del proceso de planeacién estratégica y comunicar a las partes involucradas, sobre la relacién de los riesgos identificados en dicho proceso con la gestién que estas adelantan. 8, Participar en la articulacién de las actividades de mejoramiento continua en virtud de las observaciones y resultados de la CGR y ATIP. 9. Las demés relacionadas con ia naturaleza del contrato y que sean necesarias para et cumplimiento del abjeto coniratado. Pina 5020TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR | SERVICIOS —PROFESIONALES = PARA_—APOYAR— LA a eae ina | IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO PAIS | ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS | DE PLANEACION ESTRATEGICA. 2.6. OBLIGACIONES DEL FONDO ADAPTACION 1. Entregar al CONTRATISTA los documentos e informacién que obren en los archivos de la entidad, necesarios para el cumplimiento de! objeto del contrato. 2, Informar y entregar al CONTRATISTA en los eventos en que se requiera, los procedimientos, instructivos, formularios, etc., conforme a los cuales debe ejercer el contrato. 3. Pagar el valor de! contrato en la oportunidad y forma establecida en los presentes TCC. 3. MODALIDAD DE SELECCION APLICABLE 3.1. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCION E IDENTIFICACION DEL CONTRATO QUE SE PRETENDE CELEBRAR La presente solicitud de contratacién se sustenta en las disposiciones de los Decretos 4819 de 2010, 1068 y 2387 de 2015, y la Resolucién 836 de 2015, asf: Articulo 2.13.1.2 del Decreto 1068 de 2015, modificado por el articulo 2° del decreto 2387 de 2015. Modalidades de Seleccién. La escogencia del contratista se efectuard con arreglo a las modalidades de seleccién de invitacién abierta, invitacién cerrads y contratacién directa, con base en las siguientes reglas: %(...) 3. Contratacién directa; Modalidad mediante la cual el Fondo Adaptacién contratar de manera directa al contratista, en los siguientes eventos: a) Contratos cuya cuantia sea igual o inferior a 1,000 SMLMV. ( €) Contratos de prestacién de servicios profeesionales y los relacionados con actividades operativas, logisticas y asistenciales. (...)” Resolucién 836 de 2015 — Instructivo Seleccién de Contratistas. Numeral 1. sefiala: 7 que “1.6.3. Contratacién Directa: Modalidad mediante la cual EL FONDO contratard de manera directa a la persona natural 0 juridica que cumpla con los requisitos previstos en los TCC. a) Contratos cuya cuantia sea igual o inferior a 1.000 SMLV (oo) gina 20‘TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA Peeceeoe un IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO Z NUE' 1O PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGIC ) Contratos de prestacién de servicios profesionales y los relacionados con actividades operativas, logisticas y asistenciales (...)” 4, PERFIL DEL CONTRATISTA POR IDONEIDAD Y EXPERIENCIA Para cumplir con la necesidad de idoneidad y experiencia, e! contratista seleccionado debe conter con el siguiente perfl: Idoneidad: Titulo profesional: Economista, Administrador de Empresas, Ingeniero Civil o Ingeniero Industrial, Experiencia general: Minimo de siete (7) afios de ejercicio profesional Experiencia especifica: Minimo de seis (6) afios relacionada con alguno(s) de los siguientes aspectos: Planeacién 0 Formulacién 0 Despliegue estratégico Disefio y/o implementacién de modelos de gesticn o modelos de negocios o modelos operativos Mejoramiento o Fortalecimiento o Modernizacién de modelos o procesos Direccién 0 coordinacién de oficina de proyectos Gerenciamiento de proyectos. La experiencia no tiene que ser concurrente, y se pueden aplicar criterios de equivalencia entre estudio y experiencia, al hacer el andlisis del perfil del respectivo contratista, teniendo en cuenta que los servicios a contratar estén enmarcados dentro de los parémetros sefialados. 5. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO El plazo de ejecucién del contrato es DOCE (12) MESES contados a partir de la fecha de aprobacién de la garantia constituida para el efecto. 6, DISPONIBILIDAD DE RECURSOS El valor que el FONDO se compromete a pagar al CONTRATISTA se subordina a las apropiaciones que con tal fin se ordenan con cargo a su presupuesto, segiin consta en el CDR 126 del 24 de noviembre de 2016, con cargo al rubro de Inversion en la cuenta 9-000-20001 correspondiente al Costos y gastos no sectorizados, 7. FORMA DE PAGO El CONTRATANTE pagaré al CONTRATISTA el valor del contrato una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa anual mensualizado de caja), en mensualidades vencidas 9 proporcién de mes Pagina T4620TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA! tapos ponuN IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO Pals: ADAPTACION ¥ LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. trabajado, a razén de DOCE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS MDA CTE ($12.495.000) IVA incluido, por concepto de honorarios fijos, incluido los demas impuestos, costos y gastos en que debe incurtir el futuro CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones. En caso que los servicios se presten durante un lapso menor al mes, se pagardn en proporcién a la correspondiente fraccién del mes. Los anteriores valores se pagarén previa entrega de los informes y/o los entregables previstos de acuerdo con las obligaciones del CONTRATISTA, el informe del supervisor de recibo a satisfaccién de los servicios y de cumplimiento para el pago, constancia de pago de los aportes correspondientes al sistema de seguridad social integral, los cuales deberan cumplir con las previsiones legales y certificacién de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y la correspondiente aprobacién del informe mensual de actividades. Los pagos se realizaran dentro de los quince (15) dias habiles siguientes a la fecha de radicacién del informe del supervisor de recibo a satisfaccién de los servicios y de cumplimiento para el pago, ‘acompafiado de los respective soportes que cumplan el lleno de los requisitos. Cuando la factura o los soportes no se presenten con el leno de los requisitos 0 no se acompafie de los documentos necesarios para el pago, las demoras que se presenten por esta causa serén responsabilidad del CONTRATISTA; por lo tanto, no causarén intereses, ni compensacién de ninguna naturaleza. Los pagos se efectuarén mediante consignacién al CONTRATISTA, en le cuenta bancaria que este indique, cuya titularidad acredite, 8. SUPERVISION La supervision del contrato estaré a cargo del funcionario que la Secretaria General designe para tal fin de acuerdo con el Manual de Contratacién de ia Entidad y los procedimientos vigentes. 9. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO E| andlisis de riesgos para el futuro contrato se encuentra en el anexo 1 de los presentes TCC. Pagina de 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS —_PROFESIONALES PARA APOYAR_—LA Pee cueme ine IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO Pais ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLAN ESTRATEGICA. i 10.ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONOMICO ESTIMADO DEL CONTRATO Se analizé procesos de contratacién similares a los de! presente documento publicados en SECOP, y en la siguiente tabla se resumen los contratos identificados: Valor] Buracién] Valor Mem | Eniided Objeto contreto_| (meses) |_monsual Prestar servicios especialzados do asescria y acompahamionto para el COLOMBIA | 2poya dela Direcsen General y la Secretaria General de Colombia, + | Compra ” | Compra Efciente en la mplemeniacin ea estratogia de gost det_| 174,000,000} 10 | 47.400.000 EFICIENTE | cambio y do! modelo de operacion que habia el funeioarienta Instuciana MlbSTERIO DE HACIENDA | A2030%a"y acompatiar la gestion de las acividades que se dervan del 2 | PEREGIeOD” | Componente 3: Moderizacin del modeto de gestonae ia DGCPIN |147.022.020| as | 16.167.000 ESRIGS® | suepemion exponen sarees pers ato 2075 Foxp : Presacn de servic rotesonte ol rede organizacny EINANCIERO | odes or apoyren reac teeny mses ar BE vecros | stetaloysosramions de Setoma te Goctene Catlod GCC, 9. |PROvEcTOS | toi cain’ de Cun! tesosooo] 2 | 9864000 OF eecuio | Parenciny Grol puree TEONADE) “© | ™étodo y buenas pricicas en FONADE, Por el conocimiento y experiencia minima y teniendo en cuenta el anélisis realizado de contratos similares en el SECOP, se encontré que el valor mensual promedio es de $14.037.000 pesos mensuales. El valor que constituye el precio de referencia para la ejecucién del presente objeto contractual, es la suma de DOCE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS MDA CTE ($12.495.000) IVA incluido. 11. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCION QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Teniendo en cuente que se aplicard la modalidad de seleccién directa de! contratista, se verificara que la oferta cumpla con los requisitos establecidos en estos TCC. 12,ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES DEL PROCESO DE SELECCION Y DEL CONTRATO Teniendo en cuenta la normativa con la cual se rige el Fondo Adaptacién y los riesgos identificados en €1 Estudio de Riesgos (Anexo 1), se requiere de garantias en los siguientes términos: * Garantia de Cumplimiento y calidad del Servicio gina 4e20[TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS — PROFESIONALES PARA APOYAR LA. topos por un IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO Pals ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS 1 DE PLANEACION ESTRATEGICA. Ei contratista deberd constituir a favor del Fondo de Adaptacién en calidad de asegurado y beneficiario, en los términos establecidos en la normatividad vigente, una garantia que podra consistir en una péliza de seguro expedida por una compaiiia de sequros legalmente establecida en Colombia, correspondiente a la poliza de cumplimiento ANTE ENTIDADES ESTATALES 0 garantla bancarla expedida por un banco local que incluya los siguientes amparos: | VALOR DEL AMPARO 1 VIGENCIA RESPONSABLE |___AMPARO. a | ‘Cumplimiento | ioe i valor del Vigente por ef plazo de ejecucion | Contratista et | 10% de! valor del | Vigente por un (1) afio contado a sae | Calidad el Servicio l contrato. partir del recibo del informe final. |ssaseebtberiie Dada la no interaccién directa con terceros que puedan sufrir dafios, no existe riesgo de responsabilidad civil a exigir con cobertura. 1A CORREA PALACIOS Jicina Asesora de Planeacion y Cumplimiento Pagina 04020TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA_—APOYAR LA oposPoruN IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. ANEXO 4 - ANALISIS DE RIESGOS ‘SOPORTE QUE ESTIMA LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO Conacer los riesgos que afectarian este contrato, tanto en aspecios favorables como adversos, contibuye a asequrar los fines que el estado persigue con la contratacién. Con este propésito se ha preparado este estudio, el cual permite revelar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuracion de ofertas y planes de conlingencia y continuidad de las tareas y obligaciones asignadas en el contrato. De otra parte, es claro que el conocimiento experto en las actividades objeto de contratacién y las buenss précticas y estado dal arte en la técnica y en el oficio de los objetos contractuales de esie proceso, tambien proviene de las organizaciones y personas que tienen la capacidad de suministrar los bienes y prestar los servicios asociados al objeto del contrato. Ei marco de referencia para la tipificacién, estimacion y valoracién de tiesgos se construys bajo el método semicuantitativo, seguin las directrices contenidas en la norma NTC ISO 31000 204% Hechas las anteriores consideraciones se presenta un contexto, con el propésito de tener los escenarios y las herramientas. de medicién adecuadamente definidos. Luego del contexto, se presentan las maltices que constituyen el instrumento de medicién de riesgo. Seguidamente se hace la identificacién y valoracién de los riesgos. 1) Contexto El propésito de sefialar un contexto, tiene como fin articular los objetivos del proyecto y definir los pardmetros a tener en cuenta para hacer las valoraciones de riesgo, incluyendo la tipficacion, estimacién y asignacién, segin los distintos grupos de interés que se afectaran en forma favorable o adverse. Contempla aspecies intermos y exlernos, asi como el marco regulator. Contexto Ubicacién Geografica EI contexto de ubleacion geogréfica se circunscribe a Io establecido en el documento de estudios previos en relacién con la localizacion y descripcién General del Proyecto o contrato asignado. Contexto Natural Dentro del contexio natural se contemplan los fendmenos geodinamicos de origen interno como son la actividad voleanice y sismice, asi como fenémenos geodinamicas de origen exiemne que abarcan la propensién a inundacién y pluviosidad, Ia wuinerabilidad de incendios, las amenazas por deslizamientos y la actividad almosférica elécrica. Seré responsabilidad de cada oferente realizar la revision de ias caracteristicas de este tipo dde fendmenos en los lugares en las que realizaré la actividades del objeto contractual y hacer todos los estucios nnecesarios para determinar la manera en que su oferta puede verse influida, asi como les implicaciones y medidas Pagina 12029TERMINOS V CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS _ PROFESIONALES PARA APOYAR— LA IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA, yopos PoRUN NUEVO PAIS ‘que debe adoptar de cara al cumplimiento de las obligaciones contractuales y el desempeo en cuanto a los riveles de servicio acordados en el marco del desarrollo del futuro contrato, Contexto demografico y social Este contexto contempla caracteristicas de! entorno relacionadas con el orden puiblico, afectaciones por el terrorismo y actos mal intencionados de terceros. Entre los diferentes entes especializados en el monitoreo del ‘orden publico, el Observatorio del Programa Presidencial para los DDHH y el DIH constituye una fuente de gran utiidad para informarse de! estado del orden piblico y de las medidas adecuadas a ser adoptadas por el contratista en la ejecucién de sus actividades derivadas del contrato. Contexto macroeconémico Las condiciones macroeconémicas que se tendran durante el plazo del contrat, incluidas todas sus etapas, es provsible que cambien y presenten variaciones frente a ia situacién actual, El modelo econémico que desarrole ¢l interesado para la presentacisn de su propuesta debe incl la incidencia de las variables macroecenémicas con la ponderacién respectiva y realizanco los analisis necosarios pera los ciferentes escenarios que se proven pueden presentarse en el periodo de ejecucisn del contrato. El Indice de Precios al Consumidor IPC, la Tasa Representativa del Mercado, la tasa de interés establecida por el Banco de la Repiblica y demas variebles relevanies para el proyecto cuentan con ol seguimiento y a dedicacién de variodad de analstes Insitucionales tanto locales como extranjeros, para el registro de delos histricas y la elaboracién de pronéstlcos, que pueden ser utilzados como base por 18 interesados pera le elaboracién de sus modelos econdmicos y sus ofertas. Valoracién y asignacién del riesgo El precio del contrato y utllidad para el CONTRATISTA se concreta en sus propios célculos y estimaciones, y en Ja dimension que él haga del alcance de sus honorarios, especialmente lo relacionado a la aplicacion de los recursos humanos, técnicos y econémicos para optimizar y offecer un precio por sus servicios y productos @ entreger. Tales estimaciones y calculos deben considerar el contexto antes descrito, y todos fos fenémenos, actividades y buenas prdcticas, que sus conocimientos sobre la actividad y su estado actual indiquen que, en forma responsable y cuidadosa, deben ser observades, Estas pueden hacer varia la intensidad de los riesgos aqui estudiados, dado que al hacer sus célculos de costos el contratista puede exacerbar, aumentar o disminuir las estimaciones de riesgo. Iqualmente debe considerar la condicién de ejecucién del contrato o proyecto @ supervisar por elapas y los términos en que se encuentran establecidas las causales de terminacién anticipada indicadas en el contrato. De esta forma, queda claro que los valores que se registran en este astucio, no canstituyen una garantia que esté extendiende la entidad contratante, para el cdlculo de los ingresos y ulilidad esperada del futuro contatista Debe tenerse en cuenta que los eventos de fuerza mayor, caso fortuito y eventos imprevisibles, en cuanto alas cargas de este contrato tendran un tratamiento especial, en la medida que sea factible hacerlo, meciante la obligecién de suscribir pélizas de darios reales y patrimoniales 0 afilaciones a los sistemas de seguridad social a) Matriz de riesgos i) Escalas de probabilidad y consecuencias gina 24020SERVICIOS —_PROFESIONALES PARA [DE PLANEACION ESTRATEGICA, TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS topos Por un NUEVO PAIS Cononcinneet Probabilidad ono] | Cascio '$ 200.000.001 =| Muy afortunado: | May probable $78621.438 $ 200,000,000 | Aforunado Probable s31607.65| $79.621494| Muy favorabee Ocesional i Sema | sce oan aloe 1 as fr $2.000001 $8028.775,Benetiono masaneiicit = Fa Saale a ($ 2.000.000), =O (w5028 773) (6200000 | enor ($ 12.619.147) ($5.028.77 | ($31,897 364) ( 12.619.148) (878.621.4394) ($31,697,865) 48 200,000,000) (8 79.621.435) | Muy ertico ” ($ 200,000,001) | Catastrico Los valores de consecuencias y probabilidades se cruzan en las siguientes mattices, para determinar el nivel de riesgo ii) Matriz de riesgos adversos FRisegos acversos, Algunos son asequrabes ‘asicsTERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES = PARA_—APOYAR_— LA See IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS ice DE PLANEACION ESTRATEGICA. iat Muy probable I | edi. Bap Probable a ‘Medio Alto= Medio - Bgpo- Ocal | tie Bio era | [tied Ato. [Wado Ty Bap tyrenio Medio = | Melo Bap Wy Bap probable “Medic Ao edio- Ba uy Bajo 7 Catastrbfico Muy critica Crtion Grave Menor Insignificante ~ ii) Matriz riesgos favorables Riosgos Favorables Ho son asegurabies Casicieto | _wedio + ‘Muy probable Bajo + Medio + Ee Probable Bajo + ‘Medio + | Medio Alto i “Ocasional Bajo + Bajo + Medio + { Remolo —|~Mivy Sao | Bajo + | Mesio= | Neto Ato [Muy remote [Muy Bajo + Bajoe | Medo+ | Medio Alto + improbable | Muy Bajo* | MuyBajo+ | MuyBajo+ |. Medio> | Medio Aft + Tnsignifcante +| Senefisose | Oplimisia | Favorable | Muy favorable b) Tipificacién general de riesgos El analisis que se presenta contempla las siguientes clases de riesgo: ‘A= Riesgos generales derivados de cambios en los presupuestes y modelos que ilustran sobre el posible valor del contrato y el precio con el cual se suscriba el mismo. En especial se desarrolla en este acdpite aspecios econémicos que pueden dar lugar @ variaciones en la ecuacién econdmica, con potencialidad de derivar en un desequilibrio econémice en algunos casos. B- Riesgos especificos derivados de la operacién y ejecucién de las tareas propias del objeto contractual, distintas de las contempladas en el anterior literal A, el cual se Incluye para contar con una guia de la azarosidad de! proyecto y que tales riesgos sean contemplados en el desarrollo del futuro contrato. Si durante la ejecucién del contrato Se produjeran cambios en la normatividad vigente relacionada con los trabajos derivades de! objeto contractual, sin que su efecto llegase @ romper el equilibrio econémico, el contratista deberé adaptar y ajustar los protocolos de las actividades relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del proyecto. i) Factores ve atesco Para tipificar os riesgos se hace uso de los siguientes factores: Pgine 1 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR ] SERVICIOS — PROFESIONALES PARA = APOYAR_—LA. Paste eiesatinee IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO Pais ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS. DE PLANEACION ESTRATEGICA. | Riesgos Clase A - Generales 1. Acciones legales 2. Tecnolégicos y de infraestructura 3. Sociopaliticos 4. Actos de parte relacionada y subcontratos 5. Macroeconémicos 6. Actos de la naturaleza 7 8 9. 1 Relaciones laborales Hecho de tas cosas 1. Viclos 10. Actos de terceros Riesgos clase B - Especiticos, 4+ Accidentes laborales 2. Demoras en le recopilacién de insumos e informacién para la elaboracion de entregables 3+ Necesided de reforzar dadicacién de recursos para evitar retrasos en el cronograma de actividades por causas cualquier causa 4. Dato o pérdida de materiale actividades. herramientas, equipos utiizados durante la realizacién de las Se enfatiza que la valoracién de riesgos no es una ciencia exacta, sino probabilistica, y que cada interesado en participar en el proceso debe hacer una verificacién de sus propios niveles de tolerancia y apetito de riesgos para hhacer su propia valoracién, la cual puede no corresponder en un todo con la que se plantea equ. Estos factores descriven distintas situaciones que pueden dar origen a cambios en los ingresos, variacién de los Gastos, costos ¢ inversiones, necesarias para la ejecucién del contrato o sobrevinientes en desarrollo del mismo, teniendo la potencialidad, algunos de ellos, de llevar a cambios en la ecuacién contractual, Unos con cargo a la Entided y otros con cargo al Contratista de acuerdo con la asignacion propuesta y aceptada en el desarrollo del proceso de contratacién. Se reitera igualmente que el presente estudio hace referencia a los rlesgos previsibles que pueden afectar la ejecucién de! contrato y que ante situaciones imprevisibles que afecten de manera grave la economia del contrato la entidad podra revisar los precios con el fin de garantizer el interés en la ejecucién del mismo. fi) fvens pet PResuPUEsTO Son aquellos componentes del proyecto que son sujetos del riesgo y que en las matrices se indica cémo pueden ser afectadas. ITEMS DEL PRESUPUESTO. Honorarios del contratista (1) FACTORES DE RIESGO CLASE A - CAMBIOS EN EL. PRESUPUESTO Y MODELOS DE NEGOCIC Pigs 15 do 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS — PROFESIONALES PARA APOYAR LA IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. é ropes PoRUN Como faciores precursores de eventos y causantes de cambios en la estructura de costos, gastos y egresos que debe considerar el futuro contratista, s@ han tenido en cuenta los siguientes factores, los cuales se presentan agrupados segin las 10 categorias que se anotan a continuacién, con una descripcién enunciativa de eventos propios de cada categoria, sin perjuicio de haber considerado otros eventos, que correspondan @ dichas categorias. (a) ACCIONES LEGALES En este factor se tienen en cuenta afectaciones por impuestos, cargas parafiscales, y todo tipo de trioutos, timbres, estampilias, o cargos de origen impositivo que pueden ser considerados en virtud de la normatividad vigente o en desarrollo, zl momento de presentar la oferta. Igualmente Actos de autoridad, comiso, embargo, demandas que afecten a las partes involucradas en el proyecto. También se incluyen todas las licencias y permisos de derechos de autor y de propiedad intelectual de software, materiales, equipos y técnicas que deba emplear el contratista en la ejecucién de sus obligaciones contractuales, As! mismo las normas vigentes que hoy son conocidas 0 que entrarén en vigencia durante el plazo de ejecucién. Factor de riesgo: 1 Acciones Legales Tratamiento Probabilidad Consecuencia Riesgo Asignacién sugerido Teontemplar costes enla oferta | Costo Prestacién det | Servicio Profesional Muy Bele | consultor fara Mae (b) —_TECNOLOGICOS E INFRAESTRUCTURA PUBLICA En este factor se contemplan las afectaciones por fallas en telecomunicaciones o disponibilidad de cobertura limitada o no disponibilidad de servicios de telecomunieaciones, Disponibilidad limited o no disponibilidad de servicios piblicos, Advenimiento de nuevos desarrollos tecnolégicos que contribuyan o afecten el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Operacién y manejo de equipos y herramientas, Operatividad y estado de las vias de acceso y disponibilidad limitada 0 no disponibiliad de medios de transporte adecuados para transitar y acceder a los sitios indicados para ejecutar las actividades propies del proyecto. En particular ej contratista debe anticipar los equipos y medios necesarios para el desarrollo cabal de las actividades requeridas en el marco del contrato como son disponibilidad y acceso a fuentes de materiales. Factor de riesgo: 2 Tecnoldgicos e infraestructura Tratamiento Probabilidad Consecuencia Rlesgo Asignacién cas [Fionorarios dei] ee 1 Ceniemplar costes en : Remote | Menor Bajo - [Consutor | [contratista ta oferta | co) {AcTOS DE TERCEROS RELACIONADOS Y SUBCONTRATOS En este factor se tienen en cuenta las afectaciones por errares, insuficiencia 0 eventos con origen en, 0 derivados de subcontratos adelantados por el contratista; alleracién de planos o estudios ejecutados 0 revisados por el ccontratista 0 por su cuenta, Falla humana de otra persona que actiie por cuenta, contratada o a cargo del Pgh 184020TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS _PROFESIONALES PARA —APOYAR LA roposrorun IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO Pais ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. ccontratista, Actos © eventos en proveedores, filiales, subordinadas, y otros contratistas o subcontratistas Felacionados 0 vinculados con el oferente seleccionado. En este contrato este factor no aplica, por tratarse de personas naturales que no tiene posibilidad de subcontratar o tener empleados a su cargo, en el marco del contrato. Factor de nados go: 3 Actos de terceros rela: Tratamiento Probabilidad Consecuencia Riesgo Asignacién eerie (Fonotass i T | Honorarios dell na, Ina, NIA | NA NA | contratista \ ot (@) Socio rotiticos Actos de terrorismo, actos de Delincuencia comin, Actividad proseliista o huelgas, protestas y acciones frente a las cuales el contratista debe mantener una actitud de dliigencia y cuidado adecuados, se consideran también las costumbres y usos culturales, religiosos y creencias que lleven a todas las personas que se afectan, benefician, © influyen en la operacién del proyecto. En particular para este proyecto el contratista debera considerar las posibles oposiciones de sectores parliculares de la comunidad que pueden considerar al proyecto como une afectacion negativa para Ia actividad de la cual deriva su sustento econémico. Factor de riesgo: 4 Sociopoliticos Probabilidad Consecuencia Riesgo Asignacién —“¥atamiento sugerido Honorerios 25] omoto | Menor Muy Bajo-| Gonsutor | Conemlar costes en |contratista | feoferta } Macrosconomicos Alteraciones y cambios en el Tipo de cambio, Tasa de interés, Curva de Infiacién, variaciones en e! comercio, medidas y trémites de Importaciones y exportaciones, Oferta o demande de materiales, materias primas, insumos © servicios necesarios para el proyecto o requeridos por el contratista, disponibilidad y costo de mano de obra, Cambios en los precios en general y derivados de variaciones en la oferla o demanda de bienes y servicios, Escasez de mano de obra. Serd responsabilidad del oferente, hacer sus estimaciones y elaborar sus modelos de prediccién. Factorde riesgo: § Macroeconémicos Probabilidad Consecuencia Riesgo —_Asignacién Cismamienta) i sugerido [Honoraros dell SGOARS| Gontemplar costos en jane [Pebetle [crave STORIE) concutor | Portome (Actos DELANATURALEZA Pig 47 6 20TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA eee IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO . NUEVO PAIS: ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. En este categoria se consideran fendmenos Geolégicos, fredticos, Hidrolégicos, Climaticos, incendios forestales, Biolégicos | patologicos, accion de roedores, insectos y demas animales, todos los anteriores dentro de los parametros previsibles que determinen su acontecer con base en las condiciones que se dan en la zona identificada en el contexto del presente anélisis, que afecte o tenga influencia en este proyecto. Se enfatiza que frente a fenmenos que revistan la caracteristica de fuerza mayor, la entidad no procedera @ sancionar pero sera de cuenta y riesgo del contratista los mayores o menores ingresos que de este tipo de fenémenos se deriven y fa pérdide de su infraestructura, equipos, edificios y bienes son @ su cargo, para los cuales se recomienda la ‘coniratacién de pélizas de seguros a cargo dat contratista Factor de riesgo: 6 Actos de fa naturaleza Probabided Consecuencia Rlesgo Asigraciin —Tatemento a sugerido ri y | Nar tos en) Foner SET ocssonal |r Bao [eonsutr[CORSMPT costs 6) conta isola | {g) _ RELACIONES LABORALES Todos los eventos y consecuencias derivados de los accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte, ausentismos, del personal del contratista o que sea vinculado a él, asi como la falta de personas clave, actos de ‘empleades ya sean voluntarios 0 culposos, derivados de impericia o falta de habilidades y conocimiento. Probal jad Consecuencia Riesgo Asignacion eae Honorarios dei is : (h) HecHo DE LAs cosas Incendios, roturas, fitraciones, derrames, explosiones, falla mecénica, todos de carécter siibito y accidental, pero ‘cuyo desarrollo debe ser considerado en ejecucién de este proyecto, son de cuenta del contratista. En fa medida que afecten sus bienes e intereses. Las que se presenten por falta de diligencia y extremo cuidado, fallas de los jstemas de vigilancia y control que debe implementar y mantener adecuadamente el contratista Factor de ries 8 Hecho de las cosas Probabilidad Consecuencia Riesgo Asignacién ——-"Tatamionto sugerido Honorarios dal Muy Bajo | Contemplar cosios en Muy remoto | Menor | contratista erie are = {Sonsuttor ia oferta 0 Vicios Pgin 18 4220[TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR | SERVICIOS PROFESIONALES PARA_—APOYAR LA ees Ceeee tia IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO NUEVO PAIS ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS | DE PLANEACION ESTRATEGICA HE Cambios en los costos, inversiones y gastos derivados de vicio propio, caracteristicas y propiedades fisicas 0 quimicas de materiales 0 productos, los residuos y su composicién, asi como las condiciones de suelos, medio ‘ambiente, vicios ocultos no atriouibles a la entidad contratante 0 vicios redhibitorios presentes en desarrollo det Contrato © los trabajos necesarios para su ejecutoria. En esta especie de contrato no se identifican este tipo de rlesgos. Factor de riesgo: 9 Vicios Probabilidad Consecuencia Riesgo Asignacién _—-Tatamiento sugerido ee NA [ava [na NA contratista L I ) ACTOS CULPOsos 0 DOLOSOS DE TERCEROS El contratista debe soportar las pérdidas materiales en sus bienes ¢ intereses que acarreen las actuaciones u comisiones que cometan terceros ajenos al contrato contra los bienes e Intereses del proyecto y que no cortespondan a los nueve factores anteriores. Las que ocurran al amparo de falias de los sistemas de vigilancia y control que debe implementar y mantener adecuadamente el contralista, adiclonalmente, daran lugar a las Sanciones que correspondan. En este contrato este factor no aplica, por tratarse de personas naturales que no reciben influencia de terceros, en el marco del contrato, ee lee (2) FACTORES DE RIESGOS CLASE B ~ ESPECIFICOS. En esta clase de riesgos se sefialan de manera enunciativa aquellos que pueden presentarse en e! momento en ue se inicien los trabajos y actividades derivadas del objeto contractual y también aquellos que pueden afectar de alguna manera a la entidad contratante, o un tercero, B: Riesgos Especificos lad Consecuencla Riesgo Asignacién —*Tatamiento sugerido [estas IRAN Conscitor [acon 8088 Probabi [ Accidentes laborales [Muy remato Pig 194620SERVICIOS _ PROFESIONALES | ADAPTACION Y LA GESTION DEL CAMBIO DE LOS PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA, | oe acon recopiacén de insumos © Vinformacion para la Muy remoto elaboracion «| Lentegabies | TERMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES PARA PRESTAR P APOYAR — LA| IMPLEMENTACION DEL MODELO OPERATIVO DEL FONDO PARA Muy Greve Medio- . | Consuttor Contar con plan de ccontingencia | ecesdad ao voor] |beceactn recursos |pere evr retaos ene |Goroyane | | ectividades por causas | | cualquier causa Muy remoto Muy Grave Medio- | Consultor Contar con plan de contingenca ih [Dano 0 péraida de materiales, erramientas, | equipos utiizados durante | Remoto a realizacién de las actividades | Grave Medio- | Consuttor i Considererio en sus} costes | see Pin 20 de20