Kertas Penerangan 2

QUEENS COLLEGE
NO 2, JALAN DEWAN SULTAN SULAIMAN 1, JALAN

TUNKU ABDUL RAHMAN,
50300 KUALA LUMPUR,
WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA

PROGRAM / FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
PROGRAM CODE & NAME
TAHAP / LEVEL L2
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI / FB-024-2:2012-C04 MEETING PREPARATION ASSISTANCE
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE
NO. DAN PENYATAAN

1. IDENTIFY MEETING PREPARATION REQUIREMENTS
AKTIVITI KERJA /
WORK ACTIVITIES NO. 2. CARRY OUT MEETING PREPARATION ASSISTANCE
AND STATEMENT
NO. KOD / CODE NO. FB-024-2:2012–C04/P(2/2) Muka Surat / Page : 1 Drp / Of 30
TAJUK / TITLE:
KEMUDAHAN PERALATAN MESYUARAT
TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih mengenai jenis-jenis kemudahan peralatan
mesyuarat dengan lebih terperinci.
NO. KOD / CODE NO. FB-024-2:2012-C04/P(2/2) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 28
PENERANGAN / INFORMATION :
Sesebuah Organisasi tidak dapat lari daripada mengadakan mesyuarat. Mesyuarat

bermaksud perbincangan formal di antara dua (2) pihak atau lebih untuk mencapai
objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza di antara satu
sama lain mengikut jenis, objektif, keahlian dan organisasi. Tujuan mesyuarat adalah
untuk memberi taklimat, mencari maklumat dan mendapatkan keputusan
1. JENIS BILIK MESYUARAT

 Bilik mesyuarat perlu kelihatan ringkas dan kemas. Contoh peralatan
yang sesuai diletakkan di bilik mesyuarat ialah Liquid Crystal Display
(LCD), skrin tayangan, alat audio visual, mikrofon dan sebagainya.
 Bilik mesyuarat hendaklah di hias dengan gubahan yang sesuai di atas

meja dan bunga hidup di setiap sudut bilik. Manakala dinding bilik
mesyuarat biasanya di warnakan dengan warna yang cerah dan ceria.
Selain itu, gambar pemimpin, gambar hiasan, carta organisasi dan jam
dinding juga sesuai dijadikan hiasan.
 Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli mesyuarat

yang akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Jika mesyuarat yang
mempunyai ramai ahli seperti mesyuarat agung tahunan, bilik mesyuarat
biasa tidak sesuai dijadikan tempat mesyuarat. Selain itu, setiausaha
juga perlu memastikan bilangan ahli mesyuarat sebelum membuat
tempahan bilik bagi mengelakkan sebarang masalah.
1.1 Bilik Mesyuarat Lembaga Pengarah
1.2 Bilik Darjah

1.3 Bilik Mesyuarat Jenis ‘U’.

1.4 Bilik Mesyuarat Meja Bulat.

1.5 BilikTeater
2. PENGGUNAAN ALAT PERSEMBAHAN.

Penggunaan alat persembahan di dalam sesebuah mesyuarat amat penting bagi
membantu menjelaskan maklumat dan penerangan
seseorang itu.
i. Audio.
 Audio merupakan satu media yang boleh digunakan dalam persembahan.
Kebanyakan media berunsurkan audio adalah berasaskan teknologi analog
seperti pita dan sebagainya. Selain itu, bahan mesyuarat yang berbentuk
audio juga dapat disusun dan sunting melalui proses penyunting. Manakala,
bunyi yang asli juga dapat dirakam bagi menunjukkan situasi.
ii. Visual.
 Visual bermaksud bahan media pengajaran yang menggunakan imej yang
dapat dilihat, ataupun berdasarkan penglihatan. Visual adalah media yang
berbentuk paparan interaktif. Selain itu, visual juga membolehkan
persembahan mesyuarat dapat dijalankan dengan lebih berkesan lagi.
iii.Telesidang.
 Sistem telesidang video atau video conference
system (VC) merupakan satu aplikasi ICT yang membolehkan persidangan
dilakukan antara dua atau lebih individu yang berada pada lokasi yang
berlainan. Mereka juga boleh berinteraksi, berkomunikasi serta berkongsi
maklumat dan data secara bersemuka melalui audio dan video. Selain itu,
individu yang terlibat dalam persidangan ini boleh berada di dalam bangunan
yang sama ataupun lokasi lain di seluruh dunia.
2.1 PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR UNTUK MESYUARAT
Dari segi penggunaanya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu
persembahan/taklimat dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh
membantu untuk :
i. Menimbulkan minat terhadap persembahan.

ii. Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang itu.
iii. Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu-isu
dengan lebih mudah.
 Alat pandang dengar yang biasa digunakan dalam persembahan/taklimat

lah termasuk :
i. Aplikasi multimedia
Multimedia biasa digunakan dalam pembentangan mesyuarat untuk
pemegang saham, pegawai atasan dan rakan-rakan. Ia menggabungkan
animasi, video dan audio bersama-sama teks dan grafik, serta

berkeupayaan untuk melaksanakan interaktif yeng membolehkan proses
mesyuarat dilakukan dengan lebih berkesan.
ii. Projector ‘overhead’

Projektor atau media tayangan adalah peralatan elektrik yang dapat
menayangkan atau menganjurkan imej di atas sekeping skrin tayangan
besar atau yang bersesuaian dengan peralatan tayang tersebut.
iii. Komputer
Komputer merupakan sejenis mesin serbaguna dan fleksible yang dibina
dari sumber teknologi berasaskan elektronik. Komputer boleh diprogramkan
bagi membantu menyelesaikan sesuatu masalah secara lebih spesifik dan
teratur.
iv. Flipcharts (Carta Selak)

Flipcharts atau lebih dikenali sebagai carta selak. Carta selak biasanya
dikepilkan dengan kertas mahjung yang digunakan bersama marker atau
pen. Selain itu, carta selak juga sesuai untuk mempamerkan poster atau
poster yang berjilid.
v. Papan putih ( whiteboard )

Papan putih adalah satu inovasi baru dalam teknologi papan tulis.
Permukaan papan dilapik dengan satu lapisan enamel putih yang menjadi
permukaan untuk ditulis dengan menggunakan pena berisi dakwat khas
yang mudah dipadamkan. Kelebihan yang terdapat pada papan putih ialah
tidak berhabuk, mudah alih serta boleh dibuat dalam pelbagai saiz, mudah
dicuci dengan menggunakan pemadam berkain lembut dan papan putih
boleh dihasilkan semula.
vi. Alat perakam video

Penggunaan alat perakam video dalam mesyuarat adalah dapat menarik
perhatian hadirin yang hadir semasa mesyuarat. Dengan alat perakam video
hadirin yang hadir dapat memperoleh informasi yang lebih jelas.
vii. Tayangan filem/ video

Tayangan filem/video didefinisikan sebagi format media dimana imej
dibesarkan dan ditayangkan pada skrin. Sebahagian tayangan biasanya
dihasilkan dengan melakukan cahaya yang sangat terang terus ke filem.
2.2 JENIS PENYEGARAN UNTUK BILIK MESYUARAT
Bilik mesyuarat haruslah bersih dan sentiasa kemas untuk memberi mood yang baik
kepada ahli mesyuarat. Sebuah bilik mesyuarat haruslah berwarna cerah dan
pencahayaan dalam bilik mesyuarat juga haruslah dalam keadaan yang baik. Selain
daripada itu sebuah bilik mesyuarat juga harus lah mempunyai dekorasi yang bersesuaian
seperti susunan bunga di atas meja tanpa menganggu pandangan dan keselesaan ahli
mesyuarat.
3. PANDUAN ASAS BAHAN PEMBENTANGAN
a) Persembahan boleh ditakrifkan sebagai acara visual dan aural dirancang

dengan teliti, yang direka untuk tujuan mendapatkan persefahaman, perjanjian
atau tindakan. Satu tinjauan yang dijalankan oleh Crosling dan Ward (2002)
mengenal pasti persembahan sebagai salah satu bentuk yang paling biasa
komunikasi lisan dijangka graduan perniagaan. Untuk mencapai objektif
pembentangan atau persembahan, tiga perkara mesti berlaku:
i. Speaker mesti mempunyai matlamat yang jelas;

ii. Bahan mesti dalam apa-apa cara bahawa matlamat disokong
iii. Pembentangan perlu melibatkan diri untuk kedua-dua penceramah dan
penonton.
b) Anda perlu menyemak semula setiap kandungan persembahan anda untuk

memastikan bahawa semua pihak yang berkenaan dapat memahami apa
persembahan anda .Terdapat beberapa peralatan yang anda perlu

menyediakan sebelum anda boleh mula persembahan anda.
c) Anda mungkin menyampaikan bahan-bahan tambahan , sebagai contoh , artikel

, laporan, dan lain-lain bersama-sama dengan membuat persembahan anda.
Anda juga mungkin menyampaikan salinan pembentangan anda, sebagai
contoh , menyampaikan salinan gambar anda bahawa anda akan rujuk semasa
pembentangan anda. Anda mungkin menggunakan slaid ketelusan atau
menunjukkan slaid daripada komputer peribadi ke skrin projek.
i. Jika anda bercadang untuk membuat projek slaid anda daripada computer
ke skrin projector, pastikan anda menyemak sistem komputer sebelum anda
memulakan pembentangan mesyuarat.
ii. Gunakan susun atur warna dan imej yang konsisten ke atas bahan
pembentangan anda.
iii. Pastikan masa untuk setiap slaid 3-5 minit sahaja.
iv. Jika menyerahkan salinan slaid, pastikan slaid anda mencukupi dan teks
yang disediakan jelas dan saiz tulisan boleh dibaca dan mudah untuk
difahami.
4. PEMILIHAN TEMPAT MESYUARAT.
 Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk mengadakan

mesyuarat. Setiausaha perlulah peka dan memahami kehendak mesyuarat
yang akan diadakan itu. Selain mengetahui jenis mesyuarat yang akan
diadakan, beliau juga haruslah mendapatkan bilangan ahli mesyuarat yang
hadir ke mesyuarat tersebut.
 Pemilihan tempat mesyuarat haruslah berdasarkan kepada :-

i. Jenis mesyuarat
ii. Bilangan mesyuarat
iii. Jemputan ahli mesyuarat
iv. Jangka masa mesyuarat berlangsung.
v. Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan peralatan
elektronik seperti pembasar suara, LCD projektor, audio dan
sebagainya.
 Selain dari keperluan mesyuarat. Setiausaha juga haruslah memastikan

keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur. Selain itu, susunan
kerusi ahli mesyuarat juga hendaklah tidak terlalu rapat bagi menjamin
keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung.
 Sekiranya prasaran asas bilik mesyuarat tersebut tidak berfungsi,

setiausaha perlu meminta bantuan dari pihak unit penyelenggaraan untuk
membaiki sebelum mesyuarat berlangsung.
 Tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian dalam penyelenggaraan atau

telah ditempah. Setiausaha perlu memaklumkan kepada pengurus supaya
beliau boleh mempertimbangkan alternative lain supaya mesyuarat yang
akan dijalankan berjalan dengan lancar dan sempurna.
5. PENYEDIAAN HIDANGAN RINGAN DAN ALATAN BILIK MESYUARAT
 Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli

mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus ataupun individu yang
merancang mesyuarat.
 Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak
menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa dan ahli
mesyuarat.
 Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua yang mengendalikan mesyuarat,
setiausaha perlu memastikan menu tersebut mampu dihidangkan dengan
betul dan tidak mengganggu perjalanan mesyuarat.
5.1 Antara yang dititiberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan

adalah :-
i. Sensitiviti kaum/bangsa/agama.
ii. Masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengahari, petang atau
malam.
iii. Jenis hidangan yang bersesuaian – tidak memerlukan penggunaan
peralatan yang rumit.
iv. Faktor kesihatan/alahan pada jenis hidangan. Contohnya alahan
kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.
v. Tempat menghidangan juadah
 Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan

minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu minuman
tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti yang betul (tidak
terlalu penuh dalam cawan yang piring).
 Selain itu, minuman itu hendaklah dibawa dengan tertib dan tidak tergopoh
gopoh agar tidak berlaku insiden tertumpah minuman di meja mesyuarat.
 Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan

pembantu untuk menghidangkan kepada ahli mesyuarat.
 Sekiranya makanan disediakan di dalam dulang, pastikan ia dibalut dengan

“Clear Wrap” agar tidak terdedah dan disediakan bilangan piring yang
Mencukupi
 Contoh jenis makanan yang sesuai dihidangkan ketika mesyuarat adalah

seperti berikut :
i. Air Mineral
ii. Teh dan Kopi
iii. Kuih karipap
iv. Mihun goreng

5.2 PENYEDIAAN ALAT TULIS.
 Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen,

kertas, fail kertas, kalkulator, maker dan lain-lain kerpluan alat tulis
mencukupi.
 Alat tulis seperti pen, pensil dan fail kertas hendaklah diletakan di atas
meja setiap tempat duduk ahli mesyuarat.
 Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan

bilangan untuk setiap ahli mesyuarat cukup dan boleh digunakan.
 Sekiranya terdapat dokumen lain yang perlu diedarkan bersama alat tulis
itu, beliau perlu memastikan dokumen tersebut disusun denagan baik
dan bilangan muka surat dokumen tersebut mencukupi.
6. PROSUDER MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat ialah laporan atau rekod bertulis yang berkaitan dengan perkara-
perkara yang berlaku atau yang dibincangkan semasa mesyuarat dijalankan.
Catatan yang tepat amat bermanfaat kepada ahli atau peserta mesyuarat yang hadir
mahupun yang tidak dapat hadir dengan sebab yang tertentu. Selain itu, minit
mesyuarat adalah laporan perbincangan, tindakan yang perlu diambil dan ianya juga
merupakan sumber rujukan pada masa hadapan. Minit ini perlulah dicatat dan
disediakan oleh pencatat minit iaitu setiausaha mesyuarat. Draf minit mesyuarat
disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan haruslah diserahkan kepada pengerusi
untuk diperiksa atau pembetulan. Minit mesyuarat ini akan diedarkan 7 hari selepas
mesyuarat dijalankan.
6.1 JENIS-JENIS MINIT MESYUARAT
6.1.1 MINIT MESYUARAT VERBATIM
Minit mesyuarat ini juga dikenali sebagai laporan penuh, ia mencatat semua nama
dan butiran perkara yang diperkatakan oleh ahli yang hadir serta keputusan
mengenainya. Kaedah menulis minit seperti ini biasanya dilakukan dalam laporan
makamah di mana setiap perkara perlulah dicatatkan perkataan demi perkataan.
Ini dapat diperlihatkan dalam contoh pada rajah 1.
Tan Siri Ahmad Bin Kasim, Ahli Lembaga Pengarah Universiti Melayu Raya
(UMR) meminta laporan prestasi jabatan mahasiswa dan jabatan pensyarah
ditangguhkan, manakala laporan prestasi Januari - Disember 2003 dibentangkan
dalam mesyuarat akan datang.
Rajah 1: Contoh Minit Mesyuarat Verbatim.
6.1.2 MINIT MESYUARAT INTISARI
Bagi laporan intisari atau dikenali sebagai (summary), mesyuarat ini

mencatatkan ringkasan penuh perkara yang dibincangkan dan keputusan yang
telah dibuat semasa mesyuarat tersebut dijalankan. Kebanyakan organisasi
menggunakan laporan mesyuarat atau minit mesyuarat seperti ini. Ini dapat
diperlihatkan dalam contoh pada rajah 2.
Keputusan mesyuarat ke-16 Lembaga Pengarah Kementerian Kesihatan:

 Cadangan penyusunan semula jabata kimia, dipersetujui.
 Pelatikan ketua pengarah kesihatan, diterima.
Rajah 2: Contoh Minit Mesyuarat Intisari.
6.1.3 STRUKTUR MINIT MESYUARAT
a) Pada asasnya, penulisan minit mesyuarat perlu menepati format teknikal minit
mesyuarat seperti berikut:
i. Jenis tulisan – Arial
ii. Saiz tulisan – 11/12
iii. Kedudukan teks – Justified
iv. Jarak antara barisan – Single/ 1.5 Line Spacing
b) Struktur minit mesyuarat (isi minit mesyuarat) perul)h berpandukan agenda dan
urutan mesyuarat seperti berikut:
i. Ucapan aluan-aluan pengerusi mesyuarat
ii. Pengesahan minit mesyuarat lalu
iii. Perkara berbangkit
iv. Perkara yang ditetapkan dalam agenda mesyuarat
v. Hal-lah lain
vi. Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi
vii. Tandatangan pencatat (setiausaha mesyuarat)
viii.Tandatangan penyemak(pengerusi mesyuarat)
6.1.4 FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

 Tidak ada format yang khusus bagi format penulisan minit mesyuarat melainkan
terdapat format yang telah disediakan atau ditetapkan oleh organisasi itu sendiri.
Namun, lazimnya ada 2 format iaitu menggunakan kotak dan tidak menggunakan
kotak.
 Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat serta bahasa yang
digunakan adalah format dengan menggunakan perkataan ungkapan bahasa
rasmi.
 Format minit mesyuarat yang boleh digunakan oleh pencatat minit/setiausaha

mesyuarat dinyatakan seperti yang berikut iaitu CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT
MENGGUNAKAN KOTAK.
Rajah 3 : Contoh Minit Mesyuarat


 Setelah selesai minit mesyuarat ini dicetak, pencatat minit perlulah mendaptkan
pengesahan daripada pengerusi mesyuarat sebelum diagihkan kepada para ahli
yang dijemput.
PRINSIP PENULISAN MINIT MESYUARAT
CORRECT
( BETUL )
CONCISE
( RINGKAS )
4C CLEAR
( JELAS )
COMPREHENSIVE
( LENGKAP )
Betul (Correct).
i. Ejaan dan tatabahasa mestilah betul.
ii. Bahasa yang mudah difahami.
iii. lakkan ayat yang terlalu panjang hingga sukar difahami.
Jelas (Clear)
i. Format penulisan mengikut kehendak pekeliling Bilangan Tahun 1991
ii. Catatan minit mesyuarat sepatutnya mengikut agenda.
iii. Kandungan catatan minit perlu ada Perkara, Keputusan dan Tindakan.
iv. Sistem nombor diguna pakai.
Lengkap (Comprehensive).
i. Maklumat yang dicatat perlulah lengkap.
ii. Tidak menambah atau mengurangkan perkara-perkara yang dibincangkan
dan yang diputuskan dalam mesyuarat.
Ringkas dan padat (Concise).

i. Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat dari segi pengolahan.
ii. Sekiranya pegawai tidak menghadiri mesyuarat berkenaan tetapi
dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan
berasaskan keputusan mesyuarat.
7. PENGURUSAN MESYUARAT
Mesyuarat yang ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan
penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatan kuasa pengurusan mesyuarat
yang terdiri daripada pengerusi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat.
i. Tarikh
 Tarikh yang sesuai
 Dimaklumkan kepadsa semua ahli yang terlibat
ii. Tempat
 Tempat yang selesa
 Bilangan anggota mesyuarat tidak ramai
 Susunan duduk yang membolehkan interaksi
iii. Kehadiran
 Bilangan orang ditetapkan terlebih dahulu
 Bilangan yang tidak kuramng daripada ¾ jumlah semua ahli.
iv. Agenda
 Ucapan alu-aluan pengerusi
 Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
 Perkara-perkara berbangkit
 Hal-hal lain
7.1 CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI

 Mesyuarat dijalankan dalam jangka masa yang pendek iaitu 2-3 jam sahaja
 Mesyuarat yang memberi banyak maklumat
 Keputusan dibuat dengan banyak persetujuan terbanyak
 Keputusan dibuat dengan tegas
 Setiap keputusan diambil tindakan dengan segera
7.2 PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

 Wujudkan suasana yang boleh memberangsang perbincangan
 Ahli-ahli diberi peluang sama arata untuk perbincangan
 Agenda dibincangkan satu persatu
 Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut
keutamaan
 Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa
7.3 SENARAI SEMAK KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
i. Jelaskan objektif mesyuarat

ii. Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
iii. Guankan sifat kepimpinan mesyuarat yang sesuai
iv. Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
v. Gunakan peluang untuk mendapatkan nberbagai sudut pandangan yang berbeza
sebelum merumuskan sesuatu perkara
vi. Dapatkan persetujuan majoriti sekiranya wujud perbezaan pendapat
vii. Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang
panjang
viii.Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan
mesyuarat
ix. Nilaikan keberkesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa
depan
AKTIVITI SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT
Peringkat Keterangan Aktiviti

Pra- Mesyuarat  Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa.
 Membuat tempahan bilik mesyuarat .
 Tempahan rasmi secara bertulis.
 Menyatakan nama jawatankuasa, pengerusi,
setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai,
peralatan dan minuman ringan.
 Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan.
o Kertas kerja diterima 15 hari sebelum
mesyuarat.
o Tentukan bilangan salinan kertas kerja.
o Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif
sekiranya melebihi 15 muka surat.
 Menghantar surat / notis jemputan mesyuarat.
o Edarkan 10 hari sebelum tarikh mesyuarat.
o Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat,
masa, agenda, nama Pengerusi dan kod
berpakaian.
 Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat.
o Bilik bersih dan kemas.
o Tempat duduk mencukupi.
o Kelengkapan peralatan seperti alat tulis,
komputer, OHP dan pembesar suara.
 Menentukan kehadiran
o Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang
akan hadir.
o Senarai ini disediakan 2 hari sebelum
mesyuarat.
 Perbincangan pra-mesyuarat

o Berbincang dengan pengerusi tentang
tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah.
o Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika
mesyuarat.
o Cara-cara beri penghormatan kepada
Pengerusi.
o Menepati masa.
o Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat.
Dalam/Semasa  Senarai kehadiran mesyuarat.
Mesyuarat  Mencatat minit mesyuarat.
 Membincangkan perkara penting dalam agenda.
 Membuat keputusan dan tindakan.
 Tindakan susulan yang perlu diambil.
Selepas Mesyuarat  Penyediaan Minit.
 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi
diedarkan kepada ahli mesyuarat.
 Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
 Format Minit Mesyuarat disusun mengikut susunan
agenda mesyuarat.
 Rekod kehadiran. Susunan Nama Ahli-ahli
Mesyuarat – mengikut kekananan ahli-ahli yang
hadir.
 Catatan Perbincangan direkodkan secara padat,
tepat dan jelas.
 Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota
yang menunjukkan samada tindakan lanjut
diperlukan atau untuk makluman sahaja.
 Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat.
 Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia.
 Menentukan Format Maklumbalas dari pihak
berwajib.

 Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh pihak
berwajib dan Bertanggungjawab.
Jadual 1: Keterangan aktiviti sebelum dan selepas mesyuarat
7.4 PERANAN DAN FUNGSI PENGERUSI
 Merancang
 Mengapakah mesyuarat perlu diadakan
 Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan
 Tentukan keutamaan isu/masalah
 Apakah objektif mesyuarat
 Bila dan dimanakah mesyuarat diadakan
 Bagaimana mesyuarat hendak dikendaliakn
 Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
 Sebelum mesyuarat
 Datang awal sebelum mesyuarat bermula
 Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
 Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni
 Maklumkan tujuan /agenda yang hendak di capai
 Semasa mesyuarat
 Beri peluang sama rata kepada ahli
 Galakkan penyertaan
 Kawal perbincangan
 Kawal perjalanan masa
 Kekalkan suasana harmonis
 Beri kesimpulan dari masa ke semasa
 Di akhir mesyuarat
 Rumuskan perkara-perkara uatama yang telah dipersetujui/diputuskan
 Maklumkan kepuetusan yang telah diambil
 Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
 Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang

 Tamatkan mesyuarat
 Selepas mesyuarat
 Menyemak draf minit mesyuarat
 Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
 Mempastikan setiausaha membuat follow up dan membuat mesyuarat
susulan.
7.5 PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA
 Tindakan semasa mesyuarat

v. Mengambil kehadiran
vi. Mencatat minit mesyuarat
 Tindakan selepas mesyuarat

 Penyediaan minit-draft minit selewat lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
 Format minit mesyuarat-susunan mengikut agenda mesyuarat
 Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
7.6 PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT
 Tindakan sebelum mesyuarat

 Membuat persiapan awal
 Tindakan semasa mesyuarat

 Memberi sumbangan yang berkesan
 Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat
 Tindakan selepas mesyuarat

 Memaklumkan kepada pihak pengurusan mengenai keputusan mesyuarat
 Mengambil tindakan terhadap keputusan yang dicapai
 Memberi laporan maklum balas
7.7 SURAT JEMPUTAN
 Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima

surat jemputan dan dokumen dokumen berkenaan dalam temph masa
sekurang kuranya 7-14 hari sebelum mesyuarat bermula
 Surat jemputan haruslah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti :

i. Nama jawatankuasa/mesyuarat
ii. Tarikh dan tempat mesyuarat
iii. Masa mula dan masa dijangka tamat
iv. Agenda pengerusi
v. Nama pengerusi
7.8 PENGENDALIAN TEMPAHAN PENERBANGAN, PENGINAPAN DAN

PENGANGKUTAN
i. Penginapan
Setiausaha perlu membuat tempahan penginapan untuk setiap ahli-ahli
mesyuarat yang bakal bermesyuarat di tempat yang jauh dari tempat kerja.
Setiausaha perlu mancari penginapan yang berdekatan dengan tempat
mesyuarat dijalankan. Pengipanan yang dipilih juga haruslah dalam
kawasan yang selamat untuk ahli mesyuarat
Mengendalikan tempahan penerbangan, penerbangan dan pengangkutan

dengan menggunakan sistem telefon dan yellow pages supaya tempahan
dapat dilakukan dan dikendalikan dengan sempurna.
Setiausaha perlu membuat penempahan pengangkutan bagi memudahkan

pengerusi dan ahli mesyuarat sampai ke tempat mesyuarat dengan selamat
dan tepat waktu setiausaha boleh memlilh jenis pengangkutan yang sesuai
dengan jarak syarikat dengan tempat mesyuarat diadakan.
NO. KOD / CODE NO. FB-024-

2:2012-C04/P(1/1)
Muka Surat / Page : 19
Drpd / of : 22
Gambarajah 8: Minit Mesyuarat
c) Bahan persembahan
Bahan persembahan yang
akan dipersembahkan boleh
disediakan
dalam bentuk cetakan
(hardcopy) atau di dalam bentuk
softcopy.
Teknik persembahan dalam
mesyuarat adalah secara
manual atau
elektronik termasuk slaid power

point, video atau multimedia.
Bahan persembahan secara
manual terdiri dari
cetakan/bahan bertulis
seperti nota dan laporan.
Cetakan bertulis boleh
dilakukan melalui pelbagai
cara seperti dua
muka surat, satu slaid dalam satu
muka, dua slaid dalam satu
muka.
Bahan persembahan boleh
disalin dalam cakera pen
drive/thumb
drive, cakera keras, cakera liut
atau secara atas talian.
7.4 Kemudahan Lojistik

Keselesaan ahli mesyuarat yang
dari luar lokasi mesyuarat adalah
penting
untuk menjayakan sesuatu tujuan
projek. Kemudahan lojistik yang
diperlukan adalah sepert
Keselesaan ahli mesyuarat yang dari luar lokasi mesyuarat adalah penting
untuk menjayakan sesuatu tujuan projek. Kemudahan lojistik yang
diperlukan adalah seperti
o Udara (Kapal Terbang)

o Laut (Cruise, Feri)
o Jalan (Kereta, Coach, Teksi)
o Landasan (Keretapi)
ii. Pengangkutan
Udara (Kapal Terbang)

Pengangkutan udara ini biasanya digunakan apabila ahli mesyuarat perlu
menghadiri mesyuarat di negeri atau daerah yang jauh daripada organisasi
bekerja. Pengangkutan udara ini perlu ditempah lebih awal. Sekurang-
kurangnya sebulan sebelum mesyuarat dijalankan.
Laut (Cruise, Feri)

Pengangkutan laut ini biasanya digunakan bagi daerah atau tempat yang
hanya boleh menggunakan jenis pengangkutan laut untuk sampai ke
destinasi. Oleh itu setiausaha perlu membuat temapahan awal sekurang-
kurangnya 2 minggu sebelum mesyuarat dijalankan.
Jalan (Kereta, Coach, Teksi)

Pengangkutan darat ini biasanya digunakan untuk mesyuarat yang
berhampiran dengan organisasi tempat bekerja. Jenis pengangkutan darat ini
boleh menggunakan perkhidmatan kereta, grab, teksi dan lain-lain lagi.
Landasan (Keretapi)
Pengangkutan keretapi ini biasanya digunakan dikawasan pendalaman atau
bagi mengelakkan sebarang kesesakan dijalan raya.
7.9 Menyusun maklumat tempahan

Satu proses penyediaan barangan atau perkhidmatan yang boleh digunakan
apabila diperlukan. Langkah-langkah dalam pengendalian ialah :
 Menyusun maklumat berkaitan

 Membuat panggilan telefon
 Mengesahkan tempahan
7.10 Buat Panggilan telefon untuk membuat tempahan
Sebaik sahaja telah membuat keputusan di mana penerbangan/ penginapan/
pengangkutan untuk dipilih, hubungi tempat berkenaan untuk membuat tempahan.
Jika tidak pasti dengan nombor telefon gunakan buku panduan direktori telefon atau
yellow pages sebagai panduan.
7.11 Sahkan Tempahan

Setelah disahkan tempahan, anda boleh menghubungi pihak atasan anda, sebelum
tarikh sebenar mendaftar masuk hotel hubungi penerimaan hotel sekali lagi bagi
tujuan pengesahan tempahan. Sesetengah hotel memerlukan anda meletakkan
sejumlah deposit. Jika deposit diperlukan, perlu pergi ke hotel untuk membuat
bayaran itu, atau sebagai alternative lain boleh membayar secara online dengan kad
kredit. Pastikan resit pembayaran di simpan dan membawanya bersama semasa

mendaftar masuk.
SOALAN/QUESTION :
1. Senaraikan tiga (3) jenis alat tulis yang perlu disediakan di atas meja mesyuarat
sebelum mesyuarat berlangsung?
A) _________________________
B) _________________________
C) _________________________
(3 Markah)
2. Nyatakan tiga (3) jenis bilik mesyuarat yang sering digunakan semasa
mesyuarat?
A) ______________________
B) ______________________
C) _________________________________
(3 Markah)
3. Berikan dua (2) contoh jenis makanan yang sesuai dihidangkan ketika
mesyuarat?
A) ______________________
B) ______________________
(2 Markah)
RUJUKAN / REFERENCES:
1. John Harrison, 10th edition, 1996, Secretarial Duties, ISBN 9780582278448

2. http://ms.wikipedia.17/4/2001/org/wiki/mesyuarat , 10 Jun 2017, 1.00 pm.
3. http://www.3/08/2004/scribd.com/doc/19239609/mesyuarat , 12 Jun 2017, 10.00 am

Kertas Penerangan 2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Kertas Penerangan 2

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kertas Penerangan 2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

QUEENS COLLEGE

NO 2, JALAN DEWAN SULTAN SULAIMAN 1, JALAN

KOD DAN NAMA

NO. DAN PENYATAAN

NO. KOD / CODE NO. FB-024-2:2012–C04/P(2/2) Muka Surat / Page : 1 Drp / Of 30

KEMUDAHAN PERALATAN MESYUARAT

Sesebuah Organisasi tidak dapat lari daripada mengadakan mesyuarat. Mesyuarat

1. JENIS BILIK MESYUARAT

 Bilik mesyuarat hendaklah di hias dengan gubahan yang sesuai di atas

 Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli mesyuarat

1.1 Bilik Mesyuarat Lembaga Pengarah

1.2 Bilik Darjah

1.3 Bilik Mesyuarat Jenis ‘U’.

1.4 Bilik Mesyuarat Meja Bulat.

2. PENGGUNAAN ALAT PERSEMBAHAN.

2.1 PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR UNTUK MESYUARAT

i. Menimbulkan minat terhadap persembahan.

 Alat pandang dengar yang biasa digunakan dalam persembahan/taklimat

animasi, video dan audio bersama-sama teks dan grafik, serta

ii. Projector ‘overhead’

iv. Flipcharts (Carta Selak)

v. Papan putih ( whiteboard )

vi. Alat perakam video

vii. Tayangan filem/ video

2.2 JENIS PENYEGARAN UNTUK BILIK MESYUARAT

3. PANDUAN ASAS BAHAN PEMBENTANGAN

a) Persembahan boleh ditakrifkan sebagai acara visual dan aural dirancang

i. Speaker mesti mempunyai matlamat yang jelas;

b) Anda perlu menyemak semula setiap kandungan persembahan anda untuk

persembahan anda .Terdapat beberapa peralatan yang anda perlu

c) Anda mungkin menyampaikan bahan-bahan tambahan , sebagai contoh , artikel

4. PEMILIHAN TEMPAT MESYUARAT.

 Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk mengadakan

 Pemilihan tempat mesyuarat haruslah berdasarkan kepada :-

 Selain dari keperluan mesyuarat. Setiausaha juga haruslah memastikan

 Sekiranya prasaran asas bilik mesyuarat tersebut tidak berfungsi,

 Tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian dalam penyelenggaraan atau

5. PENYEDIAAN HIDANGAN RINGAN DAN ALATAN BILIK MESYUARAT

 Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli

5.1 Antara yang dititiberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan

 Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan

 Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan

 Sekiranya makanan disediakan di dalam dulang, pastikan ia dibalut dengan

 Contoh jenis makanan yang sesuai dihidangkan ketika mesyuarat adalah

ii. Teh dan Kopi

iii. Kuih karipap

iv. Mihun goreng

5.2 PENYEDIAAN ALAT TULIS.

 Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen,

 Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan

6. PROSUDER MINIT MESYUARAT

6.1 JENIS-JENIS MINIT MESYUARAT

6.1.1 MINIT MESYUARAT VERBATIM

Rajah 1: Contoh Minit Mesyuarat Verbatim.

6.1.2 MINIT MESYUARAT INTISARI

Bagi laporan intisari atau dikenali sebagai (summary), mesyuarat ini

Keputusan mesyuarat ke-16 Lembaga Pengarah Kementerian Kesihatan:

Rajah 2: Contoh Minit Mesyuarat Intisari.