HRD Academy - S Tay Hành Chính Nhân S

Hotline: 0973452082
Học viện Quản trị
Handbook
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
Tháng 10, 2018

www.hrd.com.vn 097 345 2082
Học viện quản trị  Hotline: 0973452082
“Có nhiều ý kiến cho rằng, công việc quản trị hành chính tại bộ phận Hành chính Nhân sự
đơn giản là sắp xếp hồ sơ và quản lý giấy tờ. Tuy nhiên trên thực tế, bộ phận này phải
quản lý và xử lý rất nhiều nghiệp vụ quan trọng trong công ty, ví dụ như: Con dấu công ty,
Văn phòng phẩm, Thiết bị văn phòng, Quản lý hội họp, Văn thư lưu trữ,... Nhằm hỗ trợ bộ
phận Hành chính – Nhân sự tối ưu hiệu quả công việc hành chính, Học viện Quản trị HRD
Academy thân gửi bạn Handbook “Quản trị Hành chính”. Cuốn sổ tay tập hợp những kinh
nghiệm và kiến thức quý báu đến từ những chuyên gia hàng đầu tại HRD Academy, hi
vọng sẽ giúp bạn giải quyết công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.”
 Website: https://hrd.com.vn/
 Fanpage: https://www.facebook.com/hrd.com.vn/ 1
MỤC LỤC
I. CON DẤU CÔNG TY ..............................................................................................4
1. Mục đích ..............................................................................................................................4
2. Phạm vi áp dụng ..................................................................................................................4
3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban .........................................................................4
4. Nội dung ..............................................................................................................................4
II. VĂN PHÒNG PHẨM .............................................................................................6
1. Mục đích ..............................................................................................................................6
2. Phạm vi áp dụng ..................................................................................................................6
3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban .........................................................................6
4. Nội dung ..............................................................................................................................6
III. QUẢN LÝ HỘI HỌP ............................................................................................11
1. Mục đích ............................................................................................................................11
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................11
3. Trách nhiệm các phòng ban: .............................................................................................11
4. Nội dung ............................................................................................................................11
IV. PHƢƠNG TIỆN DI CHUYỂN ............................................................................13
1. Mục đích ............................................................................................................................13
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................13
3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban .......................................................................13
4. Nội dung ............................................................................................................................13
V. THIẾT BỊ VĂN PHÒNG .....................................................................................17
1. Mục đích ............................................................................................................................17
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................17
4. Nội dung ............................................................................................................................17
VI. VĂN THƢ LƢU TRỮ...........................................................................................19
1. Mục đích ............................................................................................................................19
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................19
4. Nội dung ............................................................................................................................19

VII. GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI .......................................................................31
1. Mục đích ............................................................................................................................31
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................31
3. Trách nhiệm các phòng ban ..............................................................................................31
4. Nội dung ............................................................................................................................31
VIII. TRẬT TỰ TRONG VĂN PHÒNG ..................................................................33
1. Mục đích ............................................................................................................................33
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................33
3. Trách nhiệm các phòng ban ..............................................................................................33
4. Nội dung ............................................................................................................................33
5. Tài liệu liên quan ...............................................................................................................37
IX. THƢ VIỆN .............................................................................................................38
1. Mục đích ............................................................................................................................38
2. Phạm vi áp dụng ................................................................................................................38
4. Nội dung: ...........................................................................................................................38
5. Nguyên tắc chung trong sử dụng tài liệu: .........................................................................39
X. BIỂU MẪU ............................................................................................................41
 Hotline: 0973452082
Học viện quản trị
I. CON DẤU CÔNG TY
1. Mục đích
Giúp cho việc quản lý,
sử dụng con dấu đúng theo
quy định công ty và pháp luật.
2. Phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng
cho con dấu tròn của công ty.
Các con dấu vuông hay con
dấu nội bộ không thuộc quy
định này.
3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban

3.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự
 Giám sát việc sử dụng con dấu.
 Quản lý nhân viên văn thư trong việc sử dụng và bảo quản con dấu.
 Quyết định cho phép đem con dấu ra ngoài trong một số trường hợp cần thiết và chịu
trách nhiệm về quyết định của mình.
3.2. Giám đốc các phòng ban khác
Kiểm tra giám sát việc đóng dấu các tài liệu của phòng ban mình.
4. Nội dung
4.1. Quản lý con dấu
Trách nhiệm của nhân viên văn thư là người trực tiếp quản lý con dấu công ty và đóng
dấu các loại văn bản.
 Không được giao con dấu của công ty cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của Tổng Giám đốc công ty hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự.
 Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty.
 Chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm
quyền (phải căn cứ vào chức năng quyền hạn trong giấy ủy quyền).
 Hotline: 0973452082
 Không được đóng dấu khống, trừ trường hợp được sự cho phép của Tổng Giám đốc
và dưới sự giám sát của Giám đốc Hành chính Nhân sự.
 Mọi văn bản do công ty ban hành phải đóng dấu của công ty.
 Chỉ đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền hoặc được Tổng Giám đốc ủy
quyền.
 Con dấu phải được sử dụng đúng quy định, được bảo quản, giữ gìn cẩn thận. Không
để cho người khác sử dụng và không bị làm biến dạng.
 Con dấu được lưu giữ tại công ty. Trường hợp cần thiết phải giải quyết công việc ở
ngoài công ty, Giám đốc phòng ban có thể mang con dấu ra ngoài sau khi có sự chấp thuận
của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự (ký vào biên bản bàn giao theo mẫu
“Biên bản giao nhận tài sản”. Người ký nhận phải bảo quản cẩn thận và chịu trách nhiệm về
việc mang con dấu ra khỏi công ty.
 Mực in dùng thống nhất màu đỏ.
4.2. Cách đóng dấu
 Khi đóng lên chữ ký: Dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng
trên văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều (theo hướng đi lên, không bị xoay lệch quá
150 so với phương nằm ngang).
 Khi đóng dấu lên các phụ
lục, biểu mẫu kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết
định: dấu được đóng lên trang đầu,
phía bên trái của phụ lục và trùm
lên một phần tên công ty hoặc tên
của phụ lục (dấu treo).
 Đối với những văn bản có
độ dài từ 2 trang giấy trở lên: phải
đóng dấu giáp lai giữa các trang.
 Trường hợp đóng dấu
nhầm, không được đóng trùm dấu
cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
Hotline: 0973452082
II. VĂN PHÒNG PHẨM

1. Mục đích:
 Quy định về văn phòng phẩm
nhằm giúp cho việc quản lý, sử dụng văn
phòng phẩm đúng mục đích, hợp lý, tiết
kiệm.
 Tạo phương tiện thuận lợi cho
nhân viên làm việc.
Áp dụng cho các nhân viên có sử
dụng văn phòng phẩm, đặc biệt là khối
văn phòng.
 Giám sát, quản lý ngân sách văn phòng phẩm.
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc cấp phát, quản lý, thu hồi văn phòng phẩm.
Giám sát, nhắc nhở việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm văn phòng phẩm trong bộ phận.
4. Nội dung
4.1. Văn phòng phẩm
a. Danh mục văn phòng phẩm cấp cho nhân viên (Xem Phụ lục 1)
b. Đăng kí văn phòng phẩm
 Nhân viên đại diện phòng ban nào đề xuất nhu cầu văn phòng phẩm của phòng ban đó
trên ổ đĩa mạng của công ty (xem đường dẫn tại Phụ lục 1). Nhân viên tiếp tân tổng hợp nhu
cầu và cấp theo từng quý.
 Các phòng ban nhận văn phòng phẩm và ký nhận vào “Phiếu nhận/trả văn phòng
phẩm” sau khi đã kiểm tra số lượng thực nhận vào ngày 05 tháng đầu mỗi quý.
 Đối với các nhu cầu phát sinh thêm ngoài kế hoạch của mỗi quý, nhân viên đề xuất
nhu cầu phát sinh theo quy trình như trên, nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn phòng
phẩm tồn kho hoặc tiến hành mua và cung cấp cho người có nhu cầu trong vòng 03 ngày kể từ
khi nhận được thông tin.
c. Quản lý văn phòng phẩm
 Với nhân viên mới nhận việc: Trong ngày chính thức nhận việc, mỗi nhân viên được
nhận 1 bộ văn phòng phẩm.
 Với nhân viên thôi việc:
Hotline: 0973452082
 Nhân viên thôi việc có trách nhiệm sử dụng “Phiếu thanh lý thôi việc” để tiến hành
bàn giao văn phòng phẩm cho nhân viên văn thư.
 Việc bàn giao được lập thành văn bản theo mẫu “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm”,
có chữ ký của bên giao, bên nhận.
 Bên nhận (nhân viên văn thư) kiểm tra đối chiếu, nếu có sự mất mát thì thông báo cho
bên giao chịu trách nhiệm bồi hoàn hoặc thanh toán bằng tiền cho các văn phòng phẩm mất
mát.
 Nhân viên sử dụng bảo quản và chịu trách nhiệm về mọi hư hỏng, mất mát đối với các
tài sản đã được bàn giao.
 Nhân viên văn thư giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm định kỳ theo quý. Nhắc
nhở và có biện pháp xử lý phù hợp với các trường hợp sử dụng văn phòng phẩm không hợp lý
gây lãng phí cho công ty.
d. Cung cấp văn phòng phẩm
 Việc mua sắm văn phòng phẩm tuân theo quy trình kiểm soát mua hàng của công ty.
 Đối với các văn phòng phẩm đã sử dụng được trả lại, bộ phận hành chính có trách
nhiệm kiểm tra, đánh giá chất lượng, lưu kho và phân phối cho nhân viên mới nhận việc, nhân
viên có nhu cầu sử dụng.
 Nhân viên văn thư cần dự trữ các loại văn phòng phẩm mà công ty thường xuyên sử
dụng để đảm bảo việc cung cấp kịp thời.
4.2. Name card
a. In namecard
 Nếu nhân viên có nhu cầu về namecard. Nhân viên làm “Phiếu đề xuất nhu cầu”, gửi
cho Giám đốc Phòng ban ký sau đó chuyển cho Phòng HCNS. Tham khảo phần quy định các
chức danh được cấp namecard.
 Phòng HCNS sẽ gửi bản mẫu cho Giám đốc Phòng ban duyệt trước khi in.
 Khi bàn giao namecard phòng HCNS tiến hành làm biểu mẫu “Phiếu nhận/trả văn
phòng phẩm”.
 Thời hạn in namecard trong 1 tuần kể từ khi nhận yêu cầu đến khi giao namecard.
e. Danh sách in namecard
 Đối với khối tiếp xúc khách hàng bao gồm: Ban TGĐ, Kinh doanh, Tiếp thị, Chăm
sóc khách hàng.
Hotline: 0973452082
STT Cấp bậc đƣợc cấp namecard
1 Ban TGĐ
2 Ban GĐ
3 Trưởng bộ phận
4 Chuyên viên*
5 Nhân viên*
* Trừ bộ phận PCCC, Y tế

 Đối với khối không trực tiếp tiếp xúc khách hàng: Hành chính Nhân sự, kỹ thuật,
dự án, nhà máy, tài chính kế toán, quản lý chất lượng.
STT Cấp bậc đƣợc cấp namecard
1 Ban GĐ
2 Trưởng bộ phận, quản đốc
3 Chuyên viên*
* Chuyên viên tuyển dụng, mua hàng, giám sát kỹ thuật, chuyên viên phát triển dự án, kế
toán tổng hợp.
4.3. Chìa khóa
a. Giao nhận chìa khóa
 Mỗi nhân viên được Phòng HCNS bàn giao 01 chìa khóa/ổ khóa đối với tất cả các tủ,
dụng cụ, phương tiện được công ty giao cho cá nhân quản lý. Việc giao nhận này được lập
thành biên bản, được cập nhật vào hồ sơ nhân viên và hồ sơ quản lý tài sản.
 Chìa khóa của các tủ, dụng cụ dùng chung của phòng ban giao cho GĐ hay đại diện
phòng ban ký nhận.
 Tổ bảo vệ được giao nhận chìa khóa cổng, phòng, các khu vực làm việc khác của
công ty và chìa khóa của “tủ chìa khóa gốc”.
Hotline: 0973452082
b. Tủ chìa khóa gốc

 Tất cả chìa khóa gốc được tập hợp theo thứ tự bằng mã số, nhóm, khu vực phòng ban
vào tủ và được dán niêm phong do bộ phận hành chính quản lý (có đính kèm danh mục).
 Chìa khóa tủ chìa khóa gốc do bộ phận hành chính giữ và bảo vệ giữ 01 chìa. Mọi
việc mở niêm phong tủ chìa khóa gốc đều phải được ghi nhận vào sổ hoặc bằng biên bản (ghi
rõ thời điểm, lý do và cá nhân liên quan).
c. Sử dụng và bảo quản
 Các cá nhân/phòng ban được giao nhận chìa khóa có nhiệm vụ sử dụng và giữ gìn cẩn
thận. Mọi trường hợp thay đổi người quản lý sử dụng phải báo trước ít nhất 3 ngày cho Phòng
Hành chính Nhân sự. Các trường hợp làm quên, mất chìa khóa phải liên hệ Phòng Hành chính
Nhân sự để được giải quyết, các chi phí phát sinh như: Chi phí cấp lại chìa mới, sửa ổ khóa do
đơn phương mở nếu có v.v. sẽ do cá nhân làm mất chìa khóa chịu trách nhiệm bồi thường.
 Các trường hợp không sử dụng: Chuyển công tác, thôi việc,…, được bàn giao lại cho
Phòng Hành chính Nhân sự.
d. Trường hợp khẩn cấp
Thiên tai, hỏa hoạn và các trường hợp khẩn cấp khác nhân viên hay bảo vệ có quyền xử
lý nhằm bảo vệ tài sản công ty và thông báo ngay cho Phòng Hành chính Nhân sự.
Hotline: 0973452082
PHỤ LỤC 1
DANH MỤC VĂN PHÒNG PHẨM
Tên Thời hạn Số ngƣời

STT ĐVT SL Tần suất Ghi chú
VPP sử dụng sử dụng
Chỉ cấp mới khi cái

1 Kéo Cây 1 Lâu dài 1 lần 2
cũ hư hỏng
Thước Chỉ cấp mới khi cái

2 Cây 1 Lâu dài 1 lần 1
kẻ cũ hư hỏng

3 Đồ bấm Cái 1 Lâu dài 1 lần 2
cũ hư hỏng

4 Bấm lỗ Cái 1 Lâu dài 1 lần
4 cũ hư hỏng
Dao rọc Chỉ cấp mới khi cái

5 Cây 1 Lâu dài 1 lần 2
giấy cũ hư hỏng
Máy Chỉ cấp mới khi cái

6 Cái 1 Lâu dài 1 lần 4
tính cũ hư hỏng
Khay để Chỉ cấp mới khi cái

bút cũ hư hỏng
Khay 3 Chỉ cấp mới khi cái

tầng cũ hư hỏng
9 Viết chì Cây 1 Ngắn hạn Quý 1 Theo nhu cầu
10 Viết Cây 4 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu
11 Gôm Cục 1 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu
12 Keo dán cuộn 1 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu
Hotline: 0973452082
III. QUẢN LÝ HỘI HỌP
1. Mục đích
 Chuẩn bị, tổ chức và tham gia
hội họp hiệu quả.
 Tiết kiệm thời gian và chi phí
cho hội họp.
Áp dụng cho tất cả các cuộc họp diễn
ra tại văn phòng công ty.
3. Trách nhiệm các phòng ban:

 Kiểm tra việc thực hiện và đề xuất các quy định liên quan đến việc tổ chức hội họp.
 Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
3.3. Nhân viên và khách hàng:
Tuân thủ theo các quy định có liên quan.
4. Nội dung
4.1. Chuẩn bị buổi họp
a. Phòng họp
 Lịch đăng ký phòng họp do nhân viên tiếp tân quản lý.
 Các phòng ban có nhu cầu đặt phòng họp phải kiểm tra lịch đăng ký phòng với nhân
viên tiếp tân và đặt trước theo quy định.
 Khi đặt phòng phải nêu rõ: Thời gian, mục đích cuộc họp, số lượng người tham dự,
các thiết bị, vật dụng cần dùng,….để nhân viên tiếp tân chủ động sắp xếp.
Danh mục thiết bị trong phòng họp:
 Máy chiếu
 Bảng trắng
 Clip chart
 Âm thanh
 Bàn, ghế và cách bố trí
 Trà, nước
Hotline: 0973452082
 Lịch đăng ký phòng họp được sắp xếp theo thứ tự thời gian đăng ký. Tuy nhiên theo
tinh thần định hướng khách hàng, phòng họp sẽ ưu tiên cho ban TGĐ, các bộ phận Kinh
doanh, Tiếp thị, Chăm sóc Khách hàng sử dụng để tiếp khách hàng, đối tác.
b. Thông tin buổi họp
 Thông tin họp nên được thông báo trước đến các thành viên dự họp bằng email hoặc
phương tiện thích hợp.
 Thông tin cuộc họp bao gồm: Mục tiêu buổi họp, chương trình làm việc, thành phần
tham dự, thời gian, địa điểm, tài liệu liên quan, người chủ trì cuộc họp.
4.2. Tham dự buổi họp
 Các bên tham dự phải tham khảo trước tài liệu họp.
 Người dự họp phải đến đúng giờ.
 Điện thoại di động nên chuyển sang chế độ “im lặng” hoặc tắt để đảm bảo cuộc họp
không bị ảnh hưởng.
 Người được phân công chủ trì cuộc họp phải kiểm soát diễn biến của chương trình
họp đúng mục tiêu và thời gian.
 Mọi ý kiến nêu ra tại cuộc họp đều được tôn trọng và ghi nhận.
 Người dự họp phải có thái độ tích cực khi có ý kiến đóng góp. Ý kiến phải được trình
bày ngắn gọn.
4.3. Biên bản họp
 Mọi cuộc họp đều phải được ghi lại tại biên bản cuộc họp.
 Người phụ trách ghi biên bản cuộc họp có trách nhiệm ghi đầy đủ và trung thực diễn
biến của cuộc họp. Các kết luận đưa ra phải đạt được sự thống nhất của các bên tham dự cuộc
họp.
 Biên bản họp trước khi in ra ký phải gửi cho các bên tham dự cuộc họp xem qua. Mọi
ý kiến đóng góp cho biên bản họp phải được thực hiện trong vòng 3 ngày sau khi diễn ra cuộc
họp.
Hotline: 0973452082
IV. PHƢƠNG TIỆN DI CHUYỂN
1. Mục đích
Giúp cho việc sử dụng
phương tiện di chuyển được
thuận lợi, an toàn, hiệu quả
và tiện nghi.
Áp dụng cho các nhân
viên sử dụng xe đưa rước
công ty và các nhân viên có
nhu cầu đi công tác.

 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý điều động phương tiện vận chuyển.
 Giám sát nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ quy định.
 Đề xuất các quy định có liên quan đến việc quản lý.
4. Nội dung
4.1. Sử dụng xe Ô tô
a. Nguyên tắc chung
 Xe công ty được sử dụng để đưa đón nhân viên, đi công tác và các công việc khác
nhằm phục vụ cho hoạt động của công ty.
 Mọi người ngồi trên xe phải giữ gìn vệ sinh chung, không dùng thức ăn/uống gây mùi
trên xe.
 Việc sử dụng xe được ưu tiên trong các công tác khẩn cấp, quan trọng sau:
 Ưu tiên 1: Rút tiền ngân hàng hoặc thu hồi công nợ của khách hàng.
 Ưu tiên 2: Giao dịch với khách hàng và đưa đón nhân viên.
Hotline: 0973452082
 Tiếp tân có trách nhiệm điều động xe một cách hợp lý theo thứ tự ưu tiên về sự quan
trọng của công tác, thời gian đăng ký xe và trường hợp khẩn cấp.
Nhân viên công ty phải luôn ý thức tiết kiệm chi phí công ty thể hiện qua:
 Phối hợp đi chung với đồng nghiệp khác nếu công tác cùng tuyến.
 Sử dụng xe gắn máy khi công tác trong nội thành (trừ trường hợp đi cùng khách
hàng).
 Nhân viên hưởng phụ cấp công tác (xăng xe) không được đăng ký sử dụng xe ô tô, trừ
trường hợp công tác có mang tiền hoặc phục vụ khách hàng.
 Nhân viên lái xe có quyền từ chối lái xe nếu không có “Phiếu đăng kí sử dụng xe”
được duyệt, trừ trường hợp khẩn cấp có chỉ định của cấp quản lý trực tiếp.
 Trách nhiệm của lái xe:
 Tuân thủ luật giao thông
 Tuân thủ lệnh điều động xe
 Tuân thủ giờ giấc
b. Đăng kí sử dụng xe
Việc đăng kí sử dụng xe được thực hiện theo các bước sau:
 Bước 1: Kiểm tra lịch và điền nội dung đăng kí xe theo mẫu.
 Bước 2: Thông báo cho tiếp tân về việc đăng kí xe.
 Bước 3: Tiếp tân cập nhật và phản hồi thông tin cho người đăng kí.
4.2. Sử dụng xe đạp điện, xe gắn máy của công ty
a. Đối với xe Phòng HCNS bàn giao cho phòng chức năng quản lý trực tiếp
 Giám đốc Phòng chức năng có trách nhiệm quản lý xe theo bàn giao của Phòng
HCNS theo quy trình quản lý tài sản.
 Trường hợp xe bị hư cần khắc phục thì báo ngay cho nhân viên hành chính, căn cứ
vào lỗi hư xe sẽ quy trách nhiệm bảo dưỡng hay trách nhiệm nhân viên sử dụng xe hay trách
nhiệm quản lý sử dụng.
 Đối với xe đạp điện: Phòng chức năng có trách nhiệm đảm bảo xe luôn sẵn sàng sử
dụng được.
 Đối với xe gắn máy: Phòng HCNS cùng phòng chức năng định mức xăng dầu, bảo trì,
bảo dưỡng để chi phí luôn ở mức thấp nhất. Ngân sách xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng năm
thuộc ngân sách của Phòng chức năng.
Hotline: 0973452082
b. Đối với xe được Phòng HCNS quản lý trực tiếp

 Nhân viên hành chính luôn đảm bảo xe sẵn sàng sử dụng được.
 Nhân viên hành chính có trách nhiệm theo dõi việc bảo trì, bảo dưỡng, chi phí hàng
tháng.
 Trong trường hợp xe được sửa chữa do lỗi khách quan, nhân viên hành chính có trách
nhiệm hoàn tất thủ tục thanh toán phát sinh theo yêu cầu của nhân viên sử dụng xe. Ngược lại,
trường hợp xe được sửa chữa do lỗi của nhân viên sử dụng xe thì nhân viên sử dụng xe hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
 Nhân viên sử dụng xe có trách nhiệm thông báo ngay đến nhân viên hành chính khi
xe hư hỏng.
Khi quản lý và sử dụng xe cần tuân thủ một số quy định sau:
 Nhân viên đăng ký sử dụng xe đảm bảo có đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc giao
thông đúng quy định của pháp luật.
 Nhân viên tiếp tân điều xe/nhân viên sử dụng xe cần bàn giao đầy đủ giấy tờ xe, chìa
khóa, nón bảo hiểm, bảo hiểm xe cho nhân viên sử dụng xe.
 Trường hợp vi phạm luật giao thông do không mang theo giấy tờ xe, nón bảo hiểm,
bảo hiểm và những lỗi do chủ quan thì nhân viên sử dụng xe hoàn toàn chịu trách nhiệm.
4.3. Taxi
a. Sử dụng
 Trong trường hợp phát sinh nhu cầu đi công tác khẩn cấp và xe công ty đã được người
khác sử dụng, nhân viên được phép sử dụng taxi của các đơn vị đã được quy định.
 Nếu nhân viên sử dụng các dịch vụ khác, công ty không có trách nhiệm hoàn lại phí
taxi.
 Khi sử dụng taxi nhân viên phải lấy biên lai để xác định lộ trình công tác, ghi tên đơn
vị liên hệ công tác phía sau biên lai. Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp chi phí sử dụng taxi
theo biểu mẫu “Bảng kê chi phí taxi” kèm biên lai và gửi cho phòng HCNS. Cuối tháng,
phòng HCNS sẽ tổng hợp chi phí và trình Giám đốc HCNS duyệt thanh toán cho công ty
Taxi.
 Đối với các chi phí không rõ ràng hoặc không có biên lai hoặc không ghi tên đơn vị
liên hệ công tác phía sau biên lai, các Giám đốc Phòng ban xác nhận với Phòng HCNS. Nếu
không hợp lý, vượt ngân sách cho phép, cá nhân sử dụng phải thanh toán lại cho công ty.
 Trong trường hợp chi phí sử dụng vượt ngân sách cho phép, cá nhân hoặc phòng ban
phải giải trình và được ban TGĐ phê duyệt. Nếu không cá nhân hoặc phòng ban đó phải thanh
toán lại cho công ty.
Hotline: 0973452082
b. Quản lý
 Phòng HCNS chịu trách nhiệm theo dõi và cung cấp thẻ mới khi thẻ cũ hết hạn.
 Mỗi đơn vị phòng ban được cấp một thẻ taxi (mã số, tên phòng ban và thời hạn sử
dụng thẻ), riêng nhân viên kinh doanh được cấp mỗi người một thẻ. Giám đốc Phòng ban
quản lý thẻ và cung cấp cho nhân viên phòng sử dụng khi cần thiết.
 Thẻ taxi thuộc trách nhiệm duy nhất của cá nhân hoặc phòng sử dụng thẻ, không được
chuyển giao cho người khác. Trong trường hợp cần thiết có thể cho mượn để hỗ trợ các phòng
ban khác nhưng yêu cầu người sử dụng phải ghi rõ mục đích sử dụng của họ để tính chi phí
cho bên sử dụng. Cá nhân sử dụng thẻ cam kết bảo quản và chỉ sử dụng cho mục đích công
việc.
 Khi thẻ taxi bị mất hay thất lạc, cá nhân sử dụng thẻ thông báo ngay cho phòng
HCNS, để tiến hành việc phong tỏa số thẻ của cá nhân/phòng bị mất. Mọi chi phí phát sinh từ
việc mất thẻ Taxi sẽ do cá nhân sử dụng thẻ thanh toán.
Hotline: 0973452082
V. THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1. Mục đích
 Đảm bảo sử dụng các
thiết bị đúng phương pháp, tiết
kiệm, an toàn.
 Đảm bảo môi trường
làm việc an toàn, hiệu quả,
chuyên nghiệp.
Áp dụng cho tất cả nhân
viên của công ty.

 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý các thiết bị văn phòng
 Giám sát nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ quy định
Giám sát nhắc nhở nhân viên phòng ban mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
4. Nội dung
4.1. Các thiết bị sử dụng trong văn phòng gồm:
 Hệ thống tổng đài và điện thoại bàn
 Máy Photocopy
 Máy vi tính
 Máy Fax
 Máy Scan
 Máy in
 Máy nước nóng lạnh
 Máy lạnh...
Hotline: 0973452082
4.2. Quy định chung

Thực hiện đúng “Quy trình quản lý thiết bị, thiết bị đo lường”
 Nhân viên hành chính và IT chịu trách nhiệm lập hoặc cập nhật phiếu theo dõi hoặc
files theo dõi cho tất cả các thiết bị văn phòng theo mẫu “Danh mục quản lý thiết bị-thiết bị
đo lường”.
 Nhân viên hành chính và IT chịu trách nhiệm hướng dẫn sử dụng các thiết bị trên theo
tài liệu kỹ thuật phù hợp. Các bảng hướng dẫn sẽ được bố trí ở các vị trí phù hợp cho mục
đích sử dụng.
4.3. Hệ thống tổng đài điện thoại và máy điện thoại bàn
 Hệ thống tổng đài điện thoại do nhân viên tiếp tân quản lý.
 Người không có trách nhiệm không được phép sử dụng các thiết bị tại tổng đài; ngoại
trừ trường hợp nhân viên tiếp tân (kiêm nhân viên tổng đài) ủy nhiệm trực thay trong những
trường hợp cần thiết phải vắng mặt.
 Nhân viên hành chính đảm nhận việc sửa chữa và bảo trì đối với hệ thống điện thoại
nội bộ; thay đổi số điện thoại khi có điều chuyển nhân sự và báo cho nhân viên tiếp tân cập
nhật danh bạ điện thoại tại tổng đài; trang bị mới hoặc điều chuyển khi có quyết định bổ
nhiệm nhân sự mới.
 Nhân viên hành chính có trách nhiệm thông báo cho nhân viên tiếp tân cập nhật số
điện thoại đã được lắp đặt để đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt.
4.4. Các thiết bị điện nƣớc khác
 Trong điều kiện bình thường, các máy lạnh được phép sử dụng toàn phần. Khi điện
cung cấp bằng nguồn máy phát, tất cả máy lạnh bắt buộc tạm ngưng sử dụng (trừ máy lạnh
trong các phòng Tổng Giám đốc).
 Cần thường xuyên kiểm tra và tắt các thiết bị điện không sử dụng như: Đèn, màn hình
máy vi tính (trong giờ nghỉ trưa); máy lạnh, màn hình, CPU, UPS, CB, máy in (trước khi ra về
hoặc khi ra khỏi phòng họp).
4.5. Sửa chữa, bảo trì, bảo hành thiết bị điện nƣớc
 Căn cứ vào kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt, nhân viên hành chính tiến hành kiểm
tra và bảo trì tất cả các thiết bị điện nước hiện có.
 Khi có yêu cầu sửa chữa, nhân viên hành chính báo cho Trưởng phòng Hành chính và
kèm theo danh sách các nhà cung ứng đã được phê duyệt đến sửa chữa.
 Kết quả bảo trì/sửa chữa phải được nhân viên hành chính cập nhật trên phiếu bảo trì
nếu có và cập nhật theo mẫu “Biên bản nghiệm thu mua sắm hàng hóa, dịch vụ”.
Hotline: 0973452082
VI. VĂN THƢ LƢU TRỮ
1. Mục đích
 Chuẩn hóa việc soạn thảo,
lưu trữ các văn bản sử dụng trong
công ty.
 Giúp việc quản lý, đóng
dấu, ký văn bản đúng quy định.
Áp dụng cho phạm vi toàn
công ty.
3. Trách nhiệm của Giám đốc Phòng ban
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý, giám sát công tác lưu trữ văn thư.
4. Nội dung
4.1. Văn bản đi
a. Nguyên tắc chung đối với văn bản đến
 Tất cả các văn bản được gửi đến công ty đều phải được đóng mộc “Hành chính”
(tham khảo hình đính kèm) đăng ký vào sổ và chuyển giao cho phòng ban hoặc cá nhân có
liên quan.
 Đối với phòng ban hoặc cá nhân nhận công văn trực tiếp, Giám đốc Phòng ban hoặc
cá nhân đó có trách nhiệm tiếp nhận xử lý công việc, đóng mộc phòng và gửi bản chính cho
nhân viên tiếp tân vào sổ công văn và lưu.
 Nhân viên tiếp tân khi giao và nhận văn thư phải
ghi nhận và yêu cầu ký xác nhận vào “Sổ chuyển giao
công văn” đến trong đó phải ghi rõ tên, số, trích yếu nội
dung văn bản, giờ phút, ngày, tháng, năm giao nhận, cá
nhân hoặc công ty nhận văn bản. (trừ các bản fax mang
tính giao dịch mua bán thông thường, giao dịch cá nhân,
Hotline: 0973452082
quảng cáo và bản vẽ kỹ thuật).

 Những văn bản phải chuyển qua nhiều phòng ban hoặc nhiều người cùng tham gia
giải quyết thì đính kèm "Phiếu phối hợp công tác” theo biểu mẫu để quản lý được chặt chẽ.
Nếu chuyển từ TGĐ hoặc lãnh đạo phòng ban xuống các nhân viên trong nội bộ phòng thì sử
dụng “Phiếu chuyển”.
b. Quản lý văn bản đến
 Nhân viên tiếp tân tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, hồ sơ nhận trực tiếp qua đường
bưu điện, do bảo vệ ký nhận qua đường bưu điện, do các cá nhân, công ty chuyển đến bằng
fax, do cá nhân, phòng ban chuyển trực tiếp cho lãnh đạo hoặc do các cá nhân đi công tác
mang về.
 Khi nhận công văn đến, nhân viên tiếp tân tiếp nhận và kiểm tra sơ qua một lần phía
ngoài phong bì. Trường hợp công văn gửi nhầm thì trả lại cho người gửi, nơi gửi hoặc nhân
viên Bưu điện.
 Những văn bản có đóng dấu "Hỏa tốc" hoặc "Khẩn" (vd: thư mời họp hoặc yêu cầu
báo cáo nhanh...), nhân viên tiếp tân ghi rõ thời gian nhận được công văn đó kèm theo bì thư,
ghi chú vào sổ công văn đến và chuyển ngay cho người nhận. Trường hợp người nhận không
có mặt tại công ty, để đảm bảo về mặt thời gian, nhân viên tiếp tân chuyển cho cá nhân khác
trong phòng ban.
 Nếu thấy phong bì rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì cần hỏi lại bưu điện hoặc người đưa
công văn tới và báo cáo cho Giám đốc Hành chính Nhân sự biết.
 Khi bóc bao thư tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu
điện v.v...cần soát lại bì xem còn sót văn bản không. Đối chiếu sổ, ký hiệu, số lượng công văn
ghi ngoài bao thư với các thành phần tương ứng của công văn lấy trong bao thư ra và đối
chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì
phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
 Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận đóng
dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.
 Đối với những đơn từ quan trọng hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh một điểm gì đó
thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm vào văn bản để đối chiếu.
c. Chuyển giao văn bản đến
 Văn bản đến cần được chuyển giao ngay, trong trường hợp văn bản đến vào cuối giờ
làm việc, nhân viên tiếp tân chuyển giao chậm nhất vào sáng ngày làm việc kế tiếp
 Nhân viên tiếp tân chuyển giao công văn đến cá nhân, phòng ban có tên trong phần
người nhận và yêu cầu ký nhận vào sổ.
Hotline: 0973452082
 Nếu tài liệu liên quan nhiều phòng ban, thì nhân viên tiếp tân scan hoặc photo gửi đến
các phòng ban và thư ký ban TGĐ. Thư ký ban TGĐ theo dõi kiểm tra việc thực hiện công
việc liên quan đến các phòng ban.
4.2. Văn bản đi
a. Nguyên tắc chung đối với văn bản đi
 Tất cả văn bản đi sử dụng danh nghĩa của công ty đều phải thông qua nhân viên văn
thư để đăng ký số, đóng dấu và phát hành (nhân viên văn thư quản lý số các loại văn bản đi để
thống nhất trên phạm vi toàn công ty).
 Nhân viên văn thư sẽ lưu một bản chính của tất cả văn bản đi sử dụng danh nghĩa của
công ty.
 Văn bản đi phải được chuyển ngay trong ngày sau khi có chữ ký của ban Tổng Giám
đốc hoặc Lãnh đạo Phòng ban, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
 Văn bản gửi ra bên ngoài cần sử dụng phong bì thống nhất của công ty trên đó có in
sẵn địa chỉ để tiện liên lạc. Địa chỉ người nhận phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt.
 Văn bản đã được đảm bảo về hình thức, ghi đầy đủ tiêu ngữ, tiêu đề, số, ký hiệu, trích
yếu nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền sau đó mới được đóng dấu, vào sổ công văn
đi và phát hành. Trong trường hợp đặc biệt mà văn bản không đủ các yếu tố trên thì nhân viên
tiếp tân xin ý kiến của Giám đốc HCNS.
b. Quản lý văn bản đi
 Nhân viên tiếp tân sẽ lập sổ xác nhận gửi thư hằng ngày trong đó có chữ ký của người
gửi và chữ ký của nhân viên bưu điện để xác nhận việc gửi văn bản. Sau đó nhân viên tiếp tân
sẽ lưu các thông tin chính của văn bản đi vào files mềm hoặc sổ để dễ truy cập và quản lý.
 Việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền, thủ tục, quy trình do
Công ty ban hành và quy định của Chính phủ.
 Các văn bản do phòng ban soạn thảo phải đảm bảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và phải căn cứ trên cơ sở các quy định của nhà nước và của công ty; không được đưa
ra những quy định, quyết định.
c. Soạn thảo văn bản
 Các hình thức văn bản trong hoạt động của công ty bao gồm:
 Văn bản quản lý: Quy chế, quy định, nội quy.
 Văn bản hành chính: Quyết định, nghị quyết, thông báo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận,
Hotline: 0973452082
giấy ủy nhiệm, giấy mời (thư mời), giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
phiếu gửi, phiếu chuyển,…
 Văn bản chuyên ngành: Hình thức văn bản chuyên ngành theo quy định của pháp
luật hay do Tổng Giám đốc công ty quy định đối với từng lĩnh vực công tác.
 Văn bản HTQLCL/MT: Sổ tay chất lượng/môi trường và các quy trình, quy định,
hướng dẫn,...các biểu mẫu hồ sơ phát sinh theo quy trình và các hình thức văn bản
khác thuộc hệ thống tài liệu chất lượng/môi trường.
 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trên cơ
sở các quy định tại phục lục 2.
 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung văn bản đã duyệt: Bản thảo văn bản phải do
người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung văn bản đã được duyệt
phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
d. Ký văn bản
 Chữ ký
 Chữ ký mẫu: Cấp Giám đốc Phòng ban trở lên đăng ký chữ ký mẫu với thư ký
TGĐ. Thư ký TGĐ chịu trách nhiệm cập nhật và công bố nội bộ. Giám đốc HCNS công bố
ngoài phạm vi công ty.
 Chữ ký trong văn bản chính chỉ được dùng bút mực màu thẫm (xanh hoặc đen).
Người ký văn bản phải ghi rõ họ và tên, chức vụ theo văn bản được người có thẩm quyền phê
duyệt. Không ghi học hàm, học vị nếu có (GS,TS,...) trước họ và tên người ký.
 Thủ tục trình ký
 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Giám đốc Phòng ban có trách nhiệm kiểm
tra và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty về nội dung hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
 Thủ tục trình ký văn bản.
(1) Bản thảo văn bản phải được soạn trên máy vi tính, gửi đến những người cần xin ý
kiến bằng email hoặc bản in để kiểm tra trước khi ký. Trường hợp văn bản trình BTGĐ ký,
bản thảo văn bản sẽ được gửi trước bằng email cho thư ký BTGĐ.
(2) Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp vào bản dự thảo
(nếu cần).
(3) Nhân viên phụ trách soạn thảo văn bản trình lên Giám đốc Phòng ban ký tắt hoặc
cho ý kiến trên phiếu trình duyệt và chuyển cho ban Tổng Giám đốc.
Hotline: 0973452082
(4) Đối với văn bản đi là thư mời, thông báo có số lượng phát hành trên 2 bản: In 1
bản để trình ký và nhân viên phụ trách soạn thảo sẽ thực hiện thủ tục nhân bản đã ký rồi mới
chuyển nhân viên văn thư đóng dấu. Với hợp đồng thì tùy theo nội dung mà quy định số
lượng bản cho phù hợp
(5) Văn bản trình ký phải có đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét, quyết
định. Đối với khối kỹ thuật, mỗi hồ sơ trình ký phải có phiếu chuyển hoặc phiếu trình duyệt
và bảng kiểm tra (checklist) đính kèm. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp
trình bày với người ký văn bản;
(6) Văn bản trình ban TGĐ ký chính thức phải có chữ ký tắt của Giám đốc phòng
trình. Trường hợp Giám đốc phòng ký thừa lệnh ban TGĐ, chuyên viên soạn thảo văn bản
phải ký tắt.
 Thẩm quyền ký văn bản
Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện bởi ban TGĐ hoặc theo văn bản ủy quyền của
TGĐ. Người ký văn bản là người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về văn bản mà mình ký.
 Đối với cấp Công ty:
Tổng Giám đốc công ty có thẩm quyền ký tất cả văn bản của công ty.
 “Ký thay” (KT): Tổng Giám đốc công ty giao cho các Phó Tổng Giám đốc công
ty ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
 “Ký thừa lệnh”(TL): TGĐ công ty giao cho Giám đốc các phòng ký thừa lệnh
TGĐ đối với những văn bản hành chính có tính chất giải quyết công việc theo chức năng của
từng phòng.
 “Ký thay mặt (TM)”: Được áp dụng đối với các phòng ban trong công ty làm việc
theo chế độ tập thể. Văn bản của các phòng ban này phải được thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số. Giám đốc phòng thay mặt tập thể ký các văn bản của phòng đó. Phó Giám đốc
phòng và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay Giám đốc
phòng đối với những văn bản theo sự ủy quyền của Giám đốc và những văn bản thuộc các
lĩnh vực được phân công phụ trách.
 “Ký thừa ủy quyền” (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc công ty
có thể ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc công ty ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình
phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời
gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
Hotline: 0973452082
 “Ký tắt” (Ký nháy): Văn bản do Tổng Giám đốc công ty ký chính thức thì Phó
Tổng Giám đốc/Giám đốc ký tắt. Văn bản do Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc ký thì phó phòng
hoặc chuyên viên soạn thảo ký tắt.
 Đối với cấp phòng ban:
 Giám đốc phòng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của phòng.
 Việc ký thay (KT): Giám đốc phòng giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Việc ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc phòng có
thể ủy quyền cho một cấp phó ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao
ký thừa ủy quyền được thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
 Ký tắt (Ký nháy): Văn bản do Giám đốc phòng ký chính thức thì chuyên viên
soạn thảo ký tắt. Các trường hợp khác do Giám đốc phòng quy định.
4.3. Văn bản nội bộ
 Các nguyên tắc chung đối với văn bản nội bộ
 Các văn bản nội bộ được điều chỉnh bởi các quy trình của ISO 9000 và quy định
nội bộ của công ty.
 Văn bản nội bộ phát sinh từ phòng ban nào, phòng ban đó chịu trách nhiệm quản lý
bao gồm các công việc như quản lý số thứ tự, lưu trữ…
 Hình thức và nội dung của văn bản nội bộ tùy theo các quy định của chuyên ngành
hay lĩnh vực mà lựa chọn cho phù hợp.
4.4. Phát hành văn bản
Mỗi văn bản đi phát sinh từ phòng ban nào, phòng ban đó có trách nhiệm scan lưu lại
một bản để sử dụng khi cần thiết. Số lượng văn bản gốc được lưu theo quy định pháp luật của
ngành.
4.5. Lƣu giữ hồ sơ
 Trước khi chuyển các loại công văn đi và đến cho các nơi cần nhận, nhân viên tiếp tân
tiến hành lưu bản chính đối với các tài liệu sau (hợp đồng, công văn, biên bản, tờ trình, báo
cáo, thông báo).
 Các phòng ban có nhiệm vụ lưu giữ các loại văn bản nhận được nhằm tự tra cứu
nhanh chóng trước khi cần nhờ đến Phòng HCNS.
Hotline: 0973452082
 Khi có nhu cầu tham khảo và sử dụng bản chính hồ sơ do Phòng HCNS lưu giữ, các
phòng ban vui lòng ký nhận sổ mượn và nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ theo dõi, nhắc nhở
thu hồi đúng hạn.
 Thời hạn lưu trữ hồ sơ theo quá trình kiểm soát hồ sơ tài liệu.
 Mỗi đơn vị, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu,
hồ sơ một cách hệ thống, khoa học, phục vụ có hiệu quả yêu cầu giải quyết công việc.
 Các loại văn bản, tài liệu, hồ sơ mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật
của công ty.
 Không được sao chép và cung cấp ra ngoài các văn bản, tài liệu, hồ sơ chưa được phát
hành và các văn bản đang xử lý có bút tích của lãnh đạo công ty (trừ trường hợp các dự thảo
cần xin ý kiến các bên liên quan trong và ngoài công ty).
 Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm lưu trữ các loại hồ sơ công việc có liên quan đến
nhiệm vụ của mình cho đến khi hoàn thành việc giao nộp hồ sơ về nơi lưu trữ.
4.6. Hiệu lực của văn bản
 Văn bản do Tổng Giám đốc công ty ký có hiệu lực thi hành đối với tất cả các phòng
ban.
 Văn bản do Giám đốc phòng ban ký có hiệu lực thi hành đối với các bộ phận thuộc
phòng ban đó.
4.7. Sao văn bản, xác nhận công tác, giấy giới thiệu :
a. Sao văn bản nội bộ công ty
 Nhân viên tiếp tân phòng HCNS có trách nhiệm tiếp nhận sao y giấy tờ, hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch
của phòng chức năng.
 Giám đốc phòng HCNS chịu trách nhiệm việc kiểm tra độ chính xác của văn bản sao
y trước khi ký xác nhận sao y bản chính.
 Nhân viên tiếp tân lưu một bản sao y và thực hiện ghi nhận việc sao y sau khi Giám
đốc Phòng HCNS ký tên, đóng dấu. Thực hiện đóng dấu giáp lai văn bản từ 2 trang trở lên.
 Đối với các văn bản được yêu cầu trích sao, sao lục cũng được thực hiện tương tự.
b. Xác nhận công tác
 Trong thời gian làm việc tại công ty. Nhân viên có quyền đề nghị công ty xác nhận
công tác với các nội dung xác nhận họ tên, chức vụ, thâm niên công tác, mức lương,...của
nhân viên, công ty không xác nhận thành tích, nhận xét cá nhân đối với nhân viên.
Hotline: 0973452082
 Nhân viên có nhu cầu xác nhận công tác thì sử dụng mẫu “Đơn xác nhận công tác”
(trừ trường hợp sử dụng mẫu theo quy định của bên yêu cầu xác nhận) gửi đến nhân viên phụ
trách lao động, tiền lương để được Giám đốc HCNS ký xác nhận công tác.
 Trường hợp nhân viên có nhu cầu công ty xác nhận thành tích, nhận xét cá nhân cho
việc bổ túc hồ sơ học hoặc khi nghỉ việc thì làm đơn đề nghị Giám đốc phòng xác nhận, kèm
theo nội dung cần xác nhận (đơn được gửi bằng hardcopy và softcopy) trước khi Giám đốc
HCNS ký xác nhận.
c. Giấy giới thiệu:
 Nhân viên tiếp tân có trách nhiệm cung cấp giấy giới thiệu cho nhân viên có nhu cầu
giấy giới thiệu phục vụ cho công việc.
 Giám đốc phòng HCNS có trách nhiệm ký xác nhận và chịu trách nhiệm tính chính
xác của nội dung giới thiệu.
Hotline: 0973452082
PHỤ LỤC 2
HƢỚNG DẪN PHƢƠNG PHÁP TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Mục đích
Giúp cho việc soạn thảo văn bản đầy đủ thông tin, nhanh và dễ dàng, tiết kiệm thời gian
và đúng theo quy định.
Lưu hành nội bộ công ty.
3. Nội dung
Đối với những văn bản giao dịch với cơ quan nhà nƣớc, cơ quan địa phƣơng
Không sử dụng logo của công ty trên văn bản. Thống nhất sử dụng font chữ: Times New
Roman.
3.2. Các thành phần cơ bản của văn bản
 Tiêu ngữ (Quốc hiệu)
 Tên cơ quan ban hành
 Số và ký hiệu
 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành
 Tên loại văn bản và trích yếu
 Nội dung
 Chữ ký
 Con dấu
 Nơi nhận
4. Tài liệu tham khảo
 Thông tư liên tịch 55_2005_TTLT-BNV-VPCP Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản của Bộ nội vụ - Văn phòng chính phủ.
 Sách Kỹ thuật soạn thảo và trình bày của ThS. Vương Thị Kim Thanh.
5. Nội dung
5.1. Quốc hiệu
 Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu, giữa trang giấy hoặc chếch về bên phải tùy từng
loại văn bản.
Hotline: 0973452082
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ từ 12~13, kiểu chữ đứng, đậm, dòng dưới: chữ in
thường, kiểu chữ đứng, đậm; viết hoa chữ Đ, T, H; giữa các cụm từ có dấu ngang nối; phía
dưới có gạch ngang liền nét, có độ dài vừa bằng dòng chữ.
5.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
 Tên cơ quan viết ngang hàng quốc hiệu, tại góc trái của văn bản, chữ in hoa, cỡ chữ
từ 12 ~13, kiểu chữ đứng.
 Tên công ty: Theo tên được đăng ký tại Sở Kế hoạch Đầu tư.
5.3. Số và ký hiệu của văn bản
Thành phần của số và ký hiệu văn bản:
Số/năm/tên loại văn bản - Cơ quan ban hành - Phòng ban ban hành
a. Số: Được đánh thứ tự liên tục theo năm và được bắt đầu bằng số 001
Các số dưới 10 phải viết thêm số 00 ở đằng trước. Dưới 100 phải thêm số 0 ở đằng
trước.
b. Tên loại văn bản: QĐ : Quyết định, CV: Công văn....
c. Cơ quan ban hành: XYZ
d. Phòng ban ban hành: Phòng phát hành văn bản đó.
Ví dụ: Số: 01/2009/QĐ-XYZ-QA.
Số và ký hiệu văn bản đặt bên trái, phía dƣới tên và địa chỉ công ty
5.4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh: Là địa điểm đặt trụ sở chính của cơ quan ban hành văn bản.
- Ngày tháng năm: Là thời gian văn bản được thông qua hoặc thời điểm ký ban hành.
- Địa danh và ngày tháng được phân cách bằng dấu phẩy (,), được viết bên phải ngay
dưới tiêu ngữ.
5.5. Tên loại văn bản và trích yếu
Tên loại văn bản: Là tên chính thức của văn bản: Quyết định, Báo cáo, Thông báo,…
Tên văn bản đặt ở giữa trang, bên dưới địa danh và ngày tháng.
Hotline: 0973452082
Trích yếu: Là một câu ngắn gọn, tóm tắt đầy đủ nội dung chính hoặc mục đích của văn
bản, được bắt đầu bằng cụm từ “Về việc…” (Viết tắt là V/v).
5.6. Nội dung công văn:
Nội dung văn bản phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
- Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực
sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích
trong văn bản.
Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử
dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ
phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau cụm từ, cụm từ đó.
5.7. Nơi gửi
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân trực tiếp giải quyết công việc;
5.8. Nơi nhận công văn
- Đối với VB có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ
quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận VB.
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm:
 Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
 Phần thứ hai gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.
Hotline: 0973452082
MẪU TRÌNH BÀY CÔNG VĂN
20-25 mm
(2)Tên cơ quan, (1) Quốc hiệu

tổ chức ban
hành văn
bản
(3) Số, ký hiệu (4) Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành
văn bản văn bản
(5b) Trích yếu (5a) Nơi gửi

30-35 mm
15- 20 mm
(6) Nội dung văn bản
(7a) Quyền hạn, chức vụ người ký
(9) Nơi nhận 8

(8) Dấu (7c) Chữ ký
(7b) Họ và tên người ký
20-25 mm
5.10. Đối với văn bản sử dụng trong nội bộ công ty hoặc trong giao dịch kinh
doanh:
Sử dụng Logo công ty, đặt bên trái và phía trên cùng của văn bản, không sử dụng “Quốc
hiệu”.
Hotline: 0973452082
VII. GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI
1. Mục đích
 Nhằm xây dựng văn
hóa ứng xử đẹp, lịch sự. Đảm
bảo việc giao tiếp qua điện
thoại hiệu quả, lịch sự.
 Góp phần xây dựng
hình ảnh Công ty là một công
ty chuyên nghiệp.
Áp dụng cho tất cả các
trường hợp giao tiếp bằng
điện thoại có mục đích phục
vụ cho công việc.
3. Trách nhiệm các phòng ban
 Tổ chức huấn luyện về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
3.2. Giám đốc Phòng ban khác
4. Nội dung
4.1. Đặc điểm khi sử dụng điện thoại
 Người nghe và người gọi không nhìn thấy mặt nhau.
 Có giới hạn không gian.
 Thông thường có một người nghe và một người nói.
4.2. Tầm quan trọng khi sử dụng điện thoại
 Cần trung thực và lịch sự vì người nghe và người nói không nhìn thấy mặt nhau.
 Là nền tảng cơ bản để xây dựng hình ảnh công ty, khi tiếp xúc với khách hàng
lần đầu tiên.
4.3. Các yếu tố cần thiết khi nhận và gọi điện thoại
 Giọng nói rõ ràng và phát âm chính xác
Hotline: 0973452082
 Đọc chậm và chính xác các thông tin họ tên, phòng ban,…
 Cẩn thận với các từ chuyên môn và từ dễ nhầm lẫn.
 Nhấn mạnh những nội dung quan trọng.
 Có thái độ hòa nhã khi nói chuyện điện thoại.
 Không nên tắt/gác điện thoại trước, khi cuộc đàm thoại kết thúc.
4.4. Từ biểu cảm sử dụng khi nhận điện thoại
 Câu mở đầu: “Alô, Đạt (tên), HCNS (phòng ban) xin nghe”.
 Anh (Chị) không có ở đây. Anh (Chị) vui lòng gọi lại sau.
 Anh (Chị) vui lòng gọi di động cho....
 Anh (Chị) có cần để lại tin nhắn gì không?
 Anh (Chị) vui lòng chờ một chút.
 Dạ/vâng.
4.5. Khi gọi điện thoại
 Hãy đặt mình ở vị trí người nghe, không nên độc thoại một mình. Nên nghĩ đến phần
KẾT THÚC và nói thật ngắn gọn, súc tích.
 Gọi lại sau, khi người nghe không có ở đó.
 Để lại tin nhắn (thông tin) chính xác và rõ ràng.
4.6. Khi nghe điện thoại
 Không để chuông điện thoại reo trên 3 tiếng.
 Sau khi bắt điện thoại xong, không để điện thoại chờ quá lâu.
 Khi người gọi để lại tin nhắn (thông tin), người nghe ghi lại nội dung đó ra giấy theo
biểu mẫu “Tin nhắn” và chuyển cho người có liên quan
 Khi chuông điện thoại reo từ lần thứ tư trở lên, bắt điện thoại lên và nói: “Xin lỗi, đã
để anh (chị) chờ lâu”.
 Hỗ trợ trả lời điện thoại khi đồng nghiệp vắng mặt.
4.7. Một số lƣu ý khi sử dụng điện thoại
 Điện thoại di động
 Tắt điện thoại hoặc để ở chế độ rung khi đang hội họp hoặc trong giờ học.
 Để chuông điện thoại nhỏ, vừa đủ nghe.
 Không sử dụng nhạc chuông gây phản cảm, mất thuần phong mỹ tục.
 Điện thoại bàn
 Không nên dập mạnh điện thoại, nên gác điện thoại nhẹ nhàng.
 Nhằm tiết kiệm chi phí, nhân viên cần hạn chế tối đa những cuộc gọi tới máy điện
thoại di động và nên gọi tới máy điện thoại để bàn nơi cần gặp.
Hotline: 0973452082
VIII. TRẬT TỰ TRONG VĂN PHÒNG
1. Mục đích
 Xây dựng một môi
trường làm việc an toàn, vệ sinh,
nề nếp.
 Góp phần xây dựng hình
ảnh công ty là một công ty
chuyên nghiệp.
Quy định này được áp
dụng cho khu vực làm việc của
công ty.
3. Trách nhiệm các phòng ban
 Kiểm tra việc thực hiện và đề xuất các quy định liên quan đến trật tự, an toàn lao động
 Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định
3.3. Nhân viên và khách hàng: Tuân thủ theo các quy định có liên quan
4. Nội dung
4.1. Những nguyên tắc phải tuân thủ khi làm việc
 Không được mang vũ khí, vật nguy hiểm, vật dễ cháy, chất nổ, các loại thuốc bị cấm
hoặc vật dụng không liên quan đến công việc.
 Hút thuốc lá đúng nơi quy định và không uống rượu, bia.
 Phải chấp hành các quy định của pháp luật và quy định của công ty về mặt an toàn vệ
sinh lao động, giữ gìn an toàn, mặc đồng phục, đeo thẻ nhân viên, đảm bảo ngăn nắp trật tự
nơi làm việc, xe cộ, máy móc, thiết bị và môi trường, phòng chống trộm cướp, hỏa hoạn và
các tai nạn khác.
 Không tổ chức hội họp, truyền bá hoặc phân phối bất kỳ tài liệu nào có nội dung
không liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty mà không có sự chấp thuận trước bằng
văn bản của Tổng Giám đốc.
 Không tổ chức hoặc tiến hành bất kỳ hoạt động chính trị hoặc tôn giáo tại trụ sở của
công ty.
 Không đánh bạc hoặc tổ chức tham gia các hoạt động cá cược dưới bất kỳ hình thức
nào.
Hotline: 0973452082
 Không tuyên truyền bất cứ hình thức văn hóa đồi trụy, độc hại.
 Nhân viên ra về cuối cùng có trách nhiệm đi cùng bảo vệ niêm phong các cửa ra vào
trước khi về.
4.2. An toàn lao động
a. Quy định chung
 Công ty bảo đảm nơi làm việc đạt tiêu chuẩn về diện tích, độ thoáng, độ sáng và phù
hợp với tiêu chuẩn vệ sinh hiện hành về bụi bặm, tiếng ồn và các điều kiện độc hại khác
 Người lao động phải tuân thủ nghiêm túc các biện pháp an ninh và an toàn mà công ty
thông báo cho người lao động trong từng thời điểm.
 Người lao động được yêu cầu phải làm quen với thiết bị an toàn được bố trí trong khu
vực làm việc.
 Khi cảm thấy có nguy cơ xảy ra tai nạn lao động tại nơi làm việc của mình, phải lập
tức rời khỏi khu vực nguy hiểm và báo ngay cho người quản lý cấp trên.
 Người lao động phải báo cáo ngay cho Giám đốc của mình hoặc người có trách
nhiệm về bất kỳ điều kiện làm việc nào độc hại không hợp vệ sinh hoặc có nguy cơ độc hại
hoặc không hợp vệ sinh tại nơi làm việc trong khả năng có thể, áp dụng các biện pháp cần
thiết để giảm thiểu tác hại và mức độ nguy hiểm của các điều kiện đó đối với người khác hoặc
đối với tài sản của công ty hoặc của người khác.
 Để chăm sóc sức khỏe nhân viên tốt hơn. Công ty bố trí tủ thuốc y tế tại khu vực lầu 1
gần nhà kho. Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm kiểm tra tủ thuốc hằng tuần và phối hợp với
bộ phận y tế để trang bị đủ các loại thuốc cần thiết.
b. Quy định đối với nhân viên khối kỹ thuật
 Sử dụng đúng và đủ các phương tiện bảo hộ, các dụng cụ đã được cấp trong thời gian
làm việc đồng thời có trách nhiệm gìn giữ các trang thiết bị cá nhân, các dụng cụ đã được cấp
phát: Găng tay, giày bảo hộ, áo bảo hộ lao động, áo khoác đi công trường, áo mưa, khẩu
trang…
 Nhân viên làm việc nơi công trường phải tuân thủ theo đúng quy định về an toàn lao
động.
 Trong suốt thời gian làm việc, khi nghi ngờ hay phát hiện máy móc, thiết bị có sự cố,
phải dừng máy, báo ngay cho nhân viên sửa chữa, nhân viên quản lý. Chỉ vận hành máy lại
sau khi được phép.
 Không vận hành, bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị…mà chưa đựơc hướng dẫn và
huấn luyện, chưa thông hiểu rõ ràng công việc của mình sắp làm và luôn luôn tuân thủ sự
hướng dẫn này.
Hotline: 0973452082
 Không được sử dụng hay sửa chữa thiết bị, phương tiện không thuộc trách nhiệm của
mình.
 Không đựơc tháo gỡ, hay làm giảm hiệu quả của các thiết bị an toàn.
 Không để đồ đạc, phương tiện, nguyên liệu, phế phẩm…che chắn, gây trở ngại cho
việc đi ra cửa thóat hiểm, lối đi chung, tủ điện, cầu dao, phương tiện chữa cháy, tủ thuốc sơ
cấp cứu…Trước khi vận hành một thiết bị nào, phải quan sát xem có dấu hiệu nào chứng tỏ
máy đang trong tình trạng sửa chữa, đang hư hỏng hay nguy hiểm không. Nếu trang thiết bị
chưa sửa chữa xong chưa phải treo biển báo đang sửa chữa
 Quần áo phải gọn gàng, tay áo dài phải cài nút cổ tay hoặc phải xắn lên qua khỏi khủy
tay.
 Người vận hành máy phải chú ý quan sát kỹ lưỡng xung quanh máy trước khi chạy
máy, không để các chi tiết, dụng cụ còn trên máy, không có ai đứng trong phạm vi nguy hiểm
của máy.
 Giữ gìn khu vực máy sạch sẽ không có dầu mỡ vương vãi, dễ trơn trượt.
 Tuyệt đối tập trung tư tưởng, không làm việc khác trong khi vận hành máy: Hút
thuốc, đọc sách báo, đùa giỡn….
 Khi làm việc trên cao, chỉ được dùng các dàn giáo, dây treo chắc chắn và an toàn,
trang bị thêm thắt lưng bảo hiểm khi cần
 Khi xảy ra tai nạn lao động, những người có mặt hiện trường phải:
 Cho dừng máy và cúp điện nếu cần.
 Khẩn trương sơ cứu nạn nhân và báo ngay cho nhân viên y tế và quản lý cấp trên.
 Tham gia bảo vệ hiện trường để người có trách nhiệm xem xét, điều tra, xử lý.
c. An toàn thiết bị điện
 Chỉ có nhân viên đã được huấn luyện về kỹ thuật và kỹ thuật an toàn điện mới được
sửa chữa, lắp đặt, đóng mở thiết bị điện.
 Khi làm việc về điện, phải sử dụng đúng dụng cụ và mang đủ các trang bị bảo hộ lao
động.
 Không được cắt cầu dao, bố trí thiết bị điện nếu chưa được phép.
 Khi cúp điện: Khi phải ngắt quãng công việc vận hành máy, phải tắt máy và đợi đến
khi máy dừng hẳn mới rời khỏi khu vực máy. Phải tắt máy và cắt điện cấp đến máy, cắt điện
nhà máy trước khi ra về.
 Không được dùng các vật tư có thông số kỹ thuật khác thiết kế để thay thế khi sửa
chữa.
Hotline: 0973452082
 Nhà máy xử lý nước phải phối hợp với nhân viên phụ trách về điện của công ty để
tiến hành kiểm tra, bảo trì, làm vệ sinh các tủ, bảng điện, các đường dây và các máy móc thiết
bị khác của bộ phận theo định kỳ.
 Công ty sẽ tổ chức kiểm tra an toàn của hệ thống điện các bộ phận sản xuất, hệ thống
chống sét của tòa nhà theo định kỳ mỗi sáu tháng.
4.3. An toàn phòng cháy chữa cháy
 Công nhân viên công ty phải có trách nhiệm và nghĩa vụ phòng chống cháy nổ, tích
cực tham gia chữa cháy khi có hỏa hoạn. Luôn luôn sẵn sàng về tư tưởng, lực lượng, phương
tiện để khi cần chữa cháy kịp thời và hiệu quả.
 Phải thận trọng trong việc sử dụng lửa, các nguồn nhiệt, hóa chất và các chất dễ cháy,
nổ, độc hại. Không được hút thuốc hoặc các hành vi gây lửa trong khu vực cấm. Phải thực
hiện đúng quy định về PCCC trong quá trình bảo quản, sử dụng các hóa chất và các chất dễ
cháy nổ.
 Phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kỹ thuật an toàn trong sử dụng điện. Sau
giờ làm việc phải kiểm tra lại các thiết bị tiêu thụ điện, tắt các thiết bị không sử dụng trước khi
ra về. Không được câu mắc các thiết bị có công suất tiêu thụ vượt quá khả năng truyền dẫn,
không được cắm trực tiếp dây điện không có phích cắm vào ổ cắm.
 Cấm tự đóng, cắt cầu dao điện hoặc câu mắc sử dụng điện tùy tiện. Khi cần thiết
muốn câu điện để sử dụng phải liên hệ để có sự cho phép và chỉ dẫn của bộ phận quản lý thiết
bị. Chỉ những nhân viên đã được huấn luyện về kỹ thuật an toàn điện mới được sửa chữa, lắp
đặt đóng mở điện. Bộ phận bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn công nhân xây dựng hoặc các bộ
phận khác đến sửa chữa, lắp đặt các thiết bị trong văn phòng phải liên hệ phòng kỹ thuật để
được hướng dẫn câu mắc điện và phải giám sát tuân thủ nội quy PCCC của công ty.
 Các thiết bị, phương tiện chữa cháy phải để nơi dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và phải có
phiếu theo dõi định kỳ, được kiểm tra thường xuyên đảm bảo trạng thái sẵn sàng vận hành tốt.
Trên các lối đi lại, lối thoát hiểm không được để các chướng ngại vật.
 Tập thể hoặc cá nhân có thành tích phòng cháy, chữa cháy sẽ được khen thưởng nhân
viên nào vi phạm các điều quy định trên tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý từ thi hành kỷ
luật đến truy tố theo pháp luật.
4.4. Vệ sinh lao động
 Đối với nhân viên văn phòng
 Đầu và cuối mỗi ngày, dành 5 phút để làm vệ sinh máy móc, thiết bị, khu vực làm
việc. Thực hiện 5S mỗi ngày.
Hotline: 0973452082
 Nơi làm việc phải ngăn nắp, không để dụng cụ, thiết bị,…, gây cản trở sự đi lại.
 Nhân viên phải tham gia các chương trình chống dịch bệnh và phải đi khám sức
khỏe định kỳ do Công ty tổ chức.
 Đối với nhân viên khối kỹ thuật
 Giữ gìn nhà máy, khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng.
 Phế liệu, rác, các chất thải khác phải đựơc tập trung lại đúng nơi quy định.
 Tuyệt đối cấm hút thuốc trong khu vực nhà máy. Không ăn uống nơi làm việc, nơi
sản xuất và nhà kho.
 Nhân viên chỉ vận hành máy móc thiết bị khi trạng thái cơ thể tâm lý bình thường.
Trong khi vận hành, nếu cảm thấy cơ thể không được khỏe, có thể dẫn tới tai nạn lao động, thì
phải báo ngay với nhân viên quản lý cấp trên để được bố trí việc khác phù hợp hơn hay ngừng
việc nếu cần thiết.
 Nhân viên có trách nhiệm thông báo với nhân viên quản lý cấp trên về việc vi
phạm nguyên tắc vệ sinh lao động.
5. Tài liệu liên quan
Sổ tay nhân viên
Hotline: 0973452082
IX. THƢ VIỆN
1. Mục đích
 Tạo ngân hàng thông tin phục
vụ cán bộ công nhân viên;
 Giúp nhân viên nâng cao các kỹ
năng, nâng cao kiến thức, tự học hỏi,…
Áp dụng cho phạm vi toàn công
ty.
3.1. Giám đốc Hành chính nhân sự
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý, giám sát công tác quản lý thư viện.
4. Nội dung:
4.1. Bổ sung tài liệu:
 Căn cứ vào nhu cầu của các phòng ban, tiếp tân tổng hợp danh mục tài liệu cần bổ
sung và cập nhật cho thư viện và làm thủ tục theo đúng quy trình mua hàng để nhập tài liệu
cho thư viện. sau khi nhập cần cập nhật vào biểu mẫu “Danh sách tài liệu thư viện”.
 Đối với báo và tạp chí, tiếp tân lập danh mục được phép mua theo yêu cầu để đặt vào
mỗi quý hoặc 6 tháng.
 Tài liệu khi được tiếp nhận phải:
 Làm thủ tục nhập kho
 Phân tích và vào sổ theo dõi: đóng dấu “tài liệu tham khảo”, phân loại, mô tả tóm
tắt, định chủ đề, đặt nhãn theo dõi (đối với sách) và nhập vào hồ sơ mềm.
 Nhãn sách phải được dán trên gáy sách. Nhãn sách được thiết kế theo nội dung:
Mã số quản lý
Tên tài liệu
Ngày nhập kho

Học viện quản trị Hotline: 0973452082
Bộ phận quản lý
Trong đó mã số quản lý được đặt theo tên bộ phận quản lý - Số thứ tự. (4 chữ số)
 Bộ phận quản lý: Tùy vào nội dung tài liệu mà sẽ có bộ phận quản lý tương ứng.
Ví dụ:
Mã số quản lý HCNS-0012
Tên tài liệu Luật lao động
Ngày nhập kho 26/7/2009
Bộ phận quản lý HCNS
4.2. Bố trí, sắp xếp thƣ viện:

 Sách báo được trưng bày theo chuyên ngành từ trên xuống dưới, từ trái sang phải và
theo số thứ tự mã theo dõi để người quản lý và bạn đọc dễ tìm.
 Tạp chí, báo sẽ được đóng quyển theo từng tháng, quý, từng năm tùy loại
 Tất cả các sách báo cho mượn đều phải được ghi vào sổ mượn sách và ghi vào hồ sơ
mềm để quản lý, trong đó ghi rõ: Ngày mượn, ngày trả, tên sách, mã số, tác giả.
 Các sách báo quá hạn không còn giá trị sử dụng, tiếp tân lên danh mục trình lãnh đạo
xem xét để xử lý hủy.
5. Nguyên tắc chung trong sử dụng tài liệu:
 Tiếp tân quản lý sử dụng sách báo thông qua sổ theo dõi tài liệu và hồ sơ mềm thư
viện. Các thông tin về bạn đọc được ghi rõ ràng: Tên, phòng ban, tên sách, mã sách, ngày
mượn, ngày trả.
 Sách không được cho người không phải là nhân viên công ty mượn ra khỏi phòng
đọc.
 Bạn đọc chỉ được mượn tối đa 3 quyển sách ra khỏi phòng đọc và hoàn trả trong vòng
15 ngày. Khi mượn/trả sách, bạn đọc và tiếp tân kiểm tra tình trạng sách, nếu phát hiện mất
trang phải xác nhận với tiếp tân ngay lúc mượn, khi trả sách nếu tiếp tân phát hiện sách bị mất
trang thì bạn đọc có trách nhiệm hoàn trả sách đúng với hiện trạng đã mượn.
 Bạn đọc có trách nhiệm bảo quản sách báo cẩn thận, không được cắt xén, viết vẽ hoặc
ghi chú bằng bất kỳ loại viết, mực nào trên sách báo.
5.1. Thủ tục mƣợn/trả sách/gia hạn thời gian đọc:

 Khi mượn/trả sách, bạn đọc điền vào “Phiếu mượn/trả sách”. Tiếp tân tiếp nhận và
kiểm tra tính hợp lệ của “Phiếu mượn/trả sách”, ký xác nhận cho mượn/trả sách, cập nhật
thông tin sách cho mượn/trả vào phiếu, sổ theo dõi và hồ sơ mềm.
 Khi có nhu cầu gia hạn thêm thời gian đọc, bạn đọc làm thủ tục như khi mượn/trả
sách và ghi chú lý do “Gia hạn thời gian đọc”.
 Trường hợp nhân viên nghỉ việc mà không trả lại sách, TBP hành chính ký xác nhận
sự việc vào phiếu thanh lý nghỉ việc để phòng HCNS có căn cứ giải quyết thủ tục nghỉ việc.
 Hàng tuần, tiếp tân phải gửi báo cáo tình hình mượn trả sách cho TBP hành chính.
X. BIỂU MẪU
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

Hôm nay, ngày.....tháng.....năm 20..... lúc.....h.......tại....................................................
Chúng tôi gồm có:
BÊN BÀN GIAO (Bên A):
1. Ông(Bà):............................................................Chức vụ:............................................
2. Ông(Bà):............................................................Chức vụ:............................................
BÊN NHẬN BÀN GIAO (Bên B):
3. Ông(Bà):............................................................Chức vụ:............................................
4. Ông(Bà):............................................................Chức vụ:............................................
Bên A bàn giao cho bên B giữ tài sản của công ty với nội dung nhƣ sau:
Đơn Thành Ghi

TT Tài sản Mô tả Số lƣợng
giá tiền chú
ĐIỀU 1: Trách nhiệm của bên A: Bàn giao trang thiết bị cho Bên B quản lý và vận hành
phục vụ cho hoạt động của công ty.
ĐIỀU 2: Trách nhiệm của bên B
Bên B có trách nhiệm:
 Tiếp nhận và giữ gìn, bảo quản vật dụng theo đúng quy định.
 Quản lý và sử dụng theo đúng mục đích công việc.
 Nếu có sự thay đổi hoặc di chuyển trang thiết bị nêu trên, Bên B phải thông báo cho
Bên A biết để cùng bàn bạc và hỗ trợ.
ĐIỀU 3: Những thỏa thuận khác
Khi có những sự cố về kỹ thuật, Bên B không tự ý sửa chữa mà phải báo cáo cho bộ
phận hành chính có hướng khắc phục và trình lên Giám đốc HCNS hoặc người có thẩm
quyền để giải quyết.
Biên bản này lập thành hai (02) bản mỗi bên giữ (01) bản.
BÊN A BÊN B
Số: / /XYZ-HC
Hà Nội, ngày.... tháng .... năm 20....
PHIẾU NHẬN/TRẢ VĂN PHÒNG PHẨM
Tôi tên:
Phòng:
Thành
STT Tên hàng ĐVT Số lƣợng Ghi chú
tiền
Bên giao Bên nhận
Hotline: 0973452082
Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 20...
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE
Họ và tên:..................................................................................................................................
Phòng ban: ................................................................................................................................
Đăng ký sử dụng xe công ty vào mục đích:...............................................................................
Lộ trình:.....................................................................................................................................
Ngày:........................Thời gian từ:...............h............đến...............h..............
Đơn vị liên hệ:...........................................................................................................................
Ngƣời đề xuất GĐ Phòng Ban Ngƣời điều xe
Ý kiến của người điều xe:

 Xe 10 chổ  Xe 16 chổ  Xe khác:
Hotline: 0973452082
BẢNG KÊ CHI PHÍ TAXI
Phòng ban:
Tháng:
STT Ngày Xe Lộ trình Serial Số tiền Nơi PS
Ngƣời lập Giám đốc phòng Giám đốc HCNS
Hotline: 0973452082
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------o0o----------
Hà Nội, ngày……. tháng…… năm 20....
ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN CÔNG TÁC
Công ty cổ phần Tổ hợp phát triển HRD xác nhận:
Anh (chị):..........................................................................................................................
Phòng ban : .......................................................................................................................
Có thời gian công tác tại công ty từ....................................đến........................................
Chức vụ: ..........................................................................................................................
Mức lương........................................................................................................................
Giám đốc HCNS
Hotline: 0973452082
LỜI NHẮN
Từ…………………………………………...........................................
Đến……………………………………….............................................
Ngày………………………………………...........................................
Nội dung……………………………………………..................
Số điện thoại …………………………………......................................
Ký tên…………………………………………......................................
DANH SÁCH TÀI LIỆU THƢ VIỆN
Nhà xuất Năm xuất Thể

STT Tựa sách Tác giả Ngày nhập kho
bản bản loại
PHIẾU MƢỢN/TRẢ TÀI LIỆU
Họ tên:…………………………….Phòng ban:…..............................................
Tên sách, mã số:
Hotline: 0973452082
1. .........................................................................................................................
2. .........................................................................................................................
3. .........................................................................................................................
Ngày mượn:……………………..........Ngày trả:……………............................
Người mượn ký Tiếp tân
(Ghi rõ họ tên)
Hotline: 0973452082
Bạn đang tìm kiếm

 MỘT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC TỔ CHỨC TOÀN DIỆN?
 Một đối tác tin cậy giúp bạn xây dựng chiến lược đào
tạo và văn hóa học tập tại doanh nghiệp?
THAM KHẢO GIẢI PHÁP HUẤN LUYỆN INHOUSE DÀNH CHO

DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY
 Giải pháp chuyên biệt: Giái pháp của HRD Academy được thiết kế
chuyên biệt, phù hợp với từng khách hàng, tối đa hóa hiệu quả đào
tạo.
 Quy trình chuẩn quốc tế: Quy trình đào tạo chuẩn quốc tế theo mô
hình 70-20-10 theo lộ trình trước-trong-sau bài bản và chuyên
nghiệp.
 Giảng viên uy tín: Đội ngũ hơn 80 giảng viên cao cấp giàu kinh
nghiệm với chuyên môn cao và khả năng giảng dạy đạt tiêu chuẩn
của Học viện
 Hỗ trợ toàn diện: Hỗ trợ khách hàng toàn diện trong toàn bộ quy
trình.
Hotline: 0973452082
HRD LIVE-LEARNING
Với kinh nghiệm triển khai đào tạo trực tuyến cho hơn 30 tổ chức trong thời gian qua, Học viện
Quản trị HRD Academy trân trọng giới thiệu bộ giải pháp HRD Live-Learning: Giải pháp huấn
luyện trực tuyến chuyên sâu với hơn 100 modules huấn luyện dành cho tất cả các phòng ban
trong doanh nghiệp. Được xây dựng bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu của Học viện, HRD Live-
Learning sẽ là giải pháp hữu hiệu hỗ trợ phòng đào tạo trong các hoạt động đào tạo trực tuyến,
đem lại sự chuyển biến tích cực cho từng học viên và doanh nghiệp.
Giải pháp đào tạo trực tuyến với nhiều ưu điểm vượt trội:
 Hoạt động đào tạo xuyên suốt : Tiện lợi, tiết kiệm & không giới hạn địa lý: Tiết kiệm
50% chi phí & thời gian, đảm bảo hoạt động phát triển năng lực của nhân viên toàn
quốc diễn ra xuyên suốt
 Tƣơng tác 360 độ: Tham gia các hoạt động học tập, tƣơng tác sống động đa chiều trong
thời gian thực trực tiếp với giảng viên & các bạn học nhƣ lớp học tập trung.
 Chất lƣợng đào tạo đảm bảo: Triển khai đào tạo theo Quy trình Trƣớc - Trong - Sau
bài bản theo Tiêu chuẩn của Học viện, đảm bảo chất lƣợng chƣơng trình.
 Trải nghiệm học tập lôi cuốn: Với kinh nghiệm tổ chức Live-Learning cho hơn 30
doanh nghiệp hàng đầu, Live-Learning của HRD Academy đƣợc thiết kế chuẩn mực
đảm bảo các tiêu chí: Nội dung chất lƣợng - Tƣơng tác sống động - Kết nối liên tục.
 Hỗ trợ học viên toàn diện: Đội ngũ giảng viên, quản lý lớp học, phụ trách kỹ thuật &
Trợ giảng chuyên nghiệp đƣợc chứng nhận tiêu chuẩn đào tạo Live-Learning của HRD
Academy hỗ trợ tối đa học viên xuyên suốt quá trình đào tạo.
THAM KHẢO NGAY

Hotline: 0973452082
Học viện Quản trị HRD Academy

Học viện Quản trị HRD Academy là đối tác có uy tín hàng đầu trong tối ƣu năng lực tổ chức. Thông
qua hoạt động tư vấn, huấn luyện & cố vấn, HRD Academy đã đồng hành với hàng trăm Doanh nghiệp
trong quá trình đánh giá năng lực đội ngũ, năng lực tổ chức, đưa ra giải pháp và thực thi giải pháp để
phát triển các năng lực đó.
Được thành lập bởi đội ngũ các chuyên gia có kinh nghiệm thực tiễn phong phú tại các Tập đoàn hàng
đầu, có nghiên cứu sâu sắc về hệ thống quản trị tiên tiến trên thế giới, HRD Academy đã nghiên cứu và
đưa ra nhiều giải pháp sát thực với thực trạng các doanh nghiệp Việt Nam. Các giải pháp được đánh giá
cao là:
 Phát triển năng lực Quản lý Lãnh đạo
 Phát triển năng lực Bán hàng
 Phát triển năng lực Quản trị Chất lƣợng dịch vụ
 Phát triển năng lực Quản trị sản xuất
 Phát triển năng lực quản trị Nguồn nhân lực
HRD Academy – “Tối ưu Năng lực Tổ chức”

Xem thêm: Tham khảo Bộ chương trình Đào tạo chi tiết cho các phòng ban
Hotline: 0973452082
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp? Bạn đang là Giám đốc Nhân
sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của
mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực
đội ngũ?
Ứng dụng Mô hình phát triển năng lực 70-20-10 đang được nhiều
Tập đoàn lớn áp dụng, Học viện Quản trị HRD Academy là đơn vị
tiên phong trong việc thiết kế các chương trình đào tạo In-house
chuyên biệt theo hình thức “Giải pháp phát triển năng lực” qua khảo
sát trước đào tạo kĩ lưỡng, đồng hành cùng Ban Đào tạo của Khách
hàng trong suốt quá trình triển khai các modules đào tạo. Sau
chương trình, Học viện chịu trách nhiệm báo cáo đánh giá hiệu quả
đào tạo chi tiết đồng thời chuyển giao Form biểu mẫu triển khai-báo
cáo-kế hoạch đào tạo, Tài liệu Sổ tay & Kế hoạch phát triển cá nhân
của từng học viên cũng như đưa ra nhiều tư vấn để xây dựng Văn hóa
học tập tại đơn vị.
Hotline: 0973452082
Bộ chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho
Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều
hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ
chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn
mực quản trị hiện đại, thực tiễn
Vui lòng xem chi tiết Bộ chương trình tại ĐÂY
Tham khảo các dịch vụ của Học viện tại link: Hồ sơ năng lực
HRD Academy hoặc liên hệ Hotline: 097 345 2082 để nhận được
tư vấn cụ thể.
Hà Nội: Lô 5B KĐT Trung Yên,

Cầu Giấy, Hà Nội
TP HCM: Số 153 Đặng Văn
Ngữ, Quận Phú Nhuận
097 345 2082

 Fanpage: https://www.facebook.com/hrd.com.vn/ hrdacademy@hrd.com.vn 52
www.hrd.com.vn

HRD Academy - S Tay Hành Chính Nhân S

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HRD Academy - S Tay Hành Chính Nhân S

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Hotline: 0973452082

Học viện Quản trị

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

Tháng 10, 2018

4. Nội dung ............................................................................................................................19

I. CON DẤU CÔNG TY

3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban

II. VĂN PHÒNG PHẨM

STT Cấp bậc đƣợc cấp namecard

* Trừ bộ phận PCCC, Y tế

STT Cấp bậc đƣợc cấp namecard

2 Trưởng bộ phận, quản đốc

b. Tủ chìa khóa gốc

DANH MỤC VĂN PHÒNG PHẨM

Tên Thời hạn Số ngƣời

Chỉ cấp mới khi cái

Thước Chỉ cấp mới khi cái

Chỉ cấp mới khi cái

Chỉ cấp mới khi cái

Dao rọc Chỉ cấp mới khi cái

Máy Chỉ cấp mới khi cái

Khay để Chỉ cấp mới khi cái

Khay 3 Chỉ cấp mới khi cái

9 Viết chì Cây 1 Ngắn hạn Quý 1 Theo nhu cầu

10 Viết Cây 4 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu

11 Gôm Cục 1 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu

12 Keo dán cuộn 1 Ngắn hạn Quý 1 theo nhu cầu

III. QUẢN LÝ HỘI HỌP

3. Trách nhiệm các phòng ban:

IV. PHƢƠNG TIỆN DI CHUYỂN

3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban

b. Đối với xe được Phòng HCNS quản lý trực tiếp

V. THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

3. Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban

4.2. Quy định chung

VI. VĂN THƢ LƢU TRỮ

quảng cáo và bản vẽ kỹ thuật).

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

MẪU TRÌNH BÀY CÔNG VĂN

(2)Tên cơ quan, (1) Quốc hiệu

(5b) Trích yếu (5a) Nơi gửi

(7a) Quyền hạn, chức vụ người ký

(9) Nơi nhận 8

(7b) Họ và tên người ký

VII. GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI

VIII. TRẬT TỰ TRONG VĂN PHÒNG

IX. THƢ VIỆN

Tên tài liệu

Ngày nhập kho

Tên tài liệu Luật lao động

Ngày nhập kho 26/7/2009

Bộ phận quản lý HCNS

4.2. Bố trí, sắp xếp thƣ viện:

5.1. Thủ tục mƣợn/trả sách/gia hạn thời gian đọc:

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

Đơn Thành Ghi

Bên giao Bên nhận

Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 20...

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE

Ý kiến của người điều xe:

BẢNG KÊ CHI PHÍ TAXI

STT Ngày Xe Lộ trình Serial Số tiền Nơi PS

Ngƣời lập Giám đốc phòng Giám đốc HCNS