08/08/22

TIN HỌC ỨNG DỤNG

Hệ quản trị CSDL

Microsoft Access
TRẦN TRỌNG HUY
BM Tin học
tronghuy@ftu.edu.vn

Hệ quản trị CSDL MS Access

Tài liệu tham khảo:
 PGS. TS. Hàn Viết Thuận (chủ biên), Giáo trình Tin học ứng
dụng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2013
 Giáo trình Microsoft Access 2010 (Ebook PDF)
 Bộ môn Tin học ĐHNT – Sách Bài tập Tin học ứng dụng

1
 08/08/22

Hệ quản trị CSDL MS Access

Chương 1 Cơ sở dữ liệu & MS ACCESS

Chương 2 Bảng dữ liệu (TABLE)

Chương 3 Truy vấn dữ liệu (QUERY)

Chương 4 Báo cáo & in ấn (REPORT)

Chương 5 Mẫu biểu (FORM)

Chương 6 Macro

Hình thức học & đánh giá

Thời lượng: 3 tín chỉ (15 buổi)
 Lý thuyết : 8 buổi
 Thực hành : 7 buổi
 Bài tập lớn : ở nhà, làm theo nhóm
Thi giữa kì: trắc nghiệm (30 câu - 30 phút)
Đánh giá hết môn: thi trên máy (60-75 phút)

2
 08/08/22

CHƯƠNG 1: CSDL & ACCESS

1.1. Các khái niệm về CSDL

1.2. Giới thiệu hệ quản trị CSDL MS Access
1.3. Các đối tượng trong file CSDL Access
1.4. Các khái niệm cơ sở trong MS Access

1.1. Các khái niệm về CSDL

1.1.1. Trường (Field)
Là chi tiết mô tả một đặc trưng (thuộc tính) của một đối tượng.
 Ví dụ: STT, HỌ TÊN, NGÀY SINH, ...
1.1.2. Bản ghi (Record)
Tập hợp hữu hạn các thông tin có liên quan đến một đối tượng nào
đó được lưu vào bảng
 Ví dụ: mỗi sinh viên trong bảng Quản lý sinh viên

3
 08/08/22

1.1. Các khái niệm về CSDL

1.1.3. Cơ sở dữ liệu (Database)
Trong kĩ thuật nói chung:
 CSDL là một tập hợp thông tin có cấu trúc.
Trong tin học:
 CSDL là một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu
trên một thiết bị lưu trữ. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng
một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ
trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

1.1. Các khái niệm về CSDL

1.1.4. Hệ quản trị CSDL
Là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ
liệu. Cụ thể là hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm
thông tin trong một CSDL.
Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung
là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc Structured Query
Language (SQL).
Các hệ quản trị CSDL phổ biến: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL
Server...

4
 08/08/22

1.2. HQT CSDL MS Access

1.2.1. Giới thiệu chung
Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế?
 Access là một Hệ QTCSDL phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ.
Có hiệu năng cao và dễ sử dụng - bởi lẽ giao diện quen thuộc, giống các
phần mềm khác trong bộ MS Office như : MS Word, MS Excel;
 Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm
(Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm
đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui
mô vừa và nhỏ.

1.2. HQT CSDL MS Access

Ứng dụng chính của Access:
 Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn
phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác
để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET, Python..)
 Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui
mô vừa và nhỏ.

10

5
 08/08/22

1.2. HQT CSDL MS Access

1.2.2. Khởi động & thoát khỏi MS Access
Khởi động:
 Từ biểu tượng chương trình
 Từ file .ACCDB, .MDB đã tồn tại
Thoát:
 Cách 1: bấm menu File > Exit
 Cách 2: bấm nút Close
 Cách 3: bấm phím tắt Alt+F4

11

1.2. HQT CSDL MS Access

1.2.3. Cửa sổ chương trình
 Thanh tiêu đề
 Thanh Ribbon
 Thanh cuộn
 Thanh trạng thái
 Cửa sổ Database

12

6
 08/08/22

1.2. HQT CSDL MS Access

1.2.4. Các thao tác với tệp
 Tạo tệp mới: bấm menu File > New > Blank Database > chọn vị
trí lưu và tên tệp
 Lưu tệp
 Đóng tệp
 Mở tệp đã tồn tại

13

1.3. Các đối tượng trong CSDL Access

File CSLD: *.MDB *.ACCDB

Có 5 thành phần chính trên 1 file:
 Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu
 Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết
kế
 Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm
 Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế
 Macro: nơi chứa các macro lệnh của dự án

14

7
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.1. Trường trong Access & các đặc tính
- Field name: tên trường, dài không quá 64 ký tự
- Data type: kiểu dữ liệu của trường
 Text: kiểu ký tự, độ dài tối đa 255, mặc định là 50
 Memo: kiểu ký tự, độ dài lớn tới 65.536
 Number - Date/Time - Currency
 Auto Number: dữ liệu được tự động đưa vào
 Yes/ No: kiểu logic (Y/N; T/F; ON/OFF)
 OLE Object: các đối tượng Word, Excel, hình ảnh, âm thanh...
 Hyperlink: kiểu liên kết, tối đa 64.000 ký tự
 Lookup Wizard: cho phép chọn giá trị từ bảng khác

15

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

- Field size: độ rộng, kích thước của trường
- Format: quy định cách hiển thị dữ liệu
- Caption: đặt tiêu đề cho trường, tiêu đề được hiển thị thay vì tên
trường
 Ví dụ: Hiển thị trường SBD là Số báo danh
- Default value: giá trị mặc định của trường
 Ví dụ: mặc định LỚP = “A6”
- Required: không chấp nhận hoặc cho phép để giá trị trường là
rỗng (no/yes).
16

8
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

- Validation Rule: quy tắc dữ liệu hợp lệ

 Ví dụ: <> 0: dữ liệu nhập vào phải khác 0
LIKE “091*”: ba ký tự đầu phải là 091
- AllowZeroLength: chấp nhận chuỗi rỗng trong trường
Text, Memo nếu chọn Yes.
- Indexed: tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường
này nếu chọn Yes (Duplicates OK).

17

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

- Input mask: mặt nạ nhập liệu, quy định khuôn dạng của dữ liệu
nhập vào
 0: vị trí dành cho các chữ số 0..9, bắt buộc
 9: vị trí dành cho các chữ số 0..9, không bắt buộc
 #: vị trí dành cho các chữ số 0..9, dấu + -, dấu cách
 L: vị trí dành cho các chữ cái, bắt buộc
 ? : vị trí dành cho chữ cái hoặc dấu cách, không bắt buộc
 A: vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, bắt buộc

18

9
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

 a: vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, không bắt buộc

 &: vị trí dành cho ký tự bất kỳ, bắt buộc
 C: vị trí dành cho ký tự bất kỳ, không bắt buộc
 !: các ký tự được căn phải
 <: đổi các ký tự đứng sau < sang chữ thường
 >: đổi các ký tự đứng sau > sang chữ hoa

19

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

Ví dụ:
 Nhập số điện thoại dạng Text mẫu 8-771-585: A-AAA-AAA
 Nhập số điện thoại dạng số mẫu 048771585: 999999999
 Điểm thi: hai vị trí viết phần nguyên, 1 vị trí viết phần thập phân
(10.0, 7.5): 00.0
 Nhập ngày sinh (mm/dd/yyyy): 99/99/9999

20

10
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.2. Hằng
Là đại lượng nhận giá trị và không thay đổi trong suốt quá trình tính toán.
 Ví dụ: pi = 3.14

1.4.3. Biến
Là đại lượng nhận giá trị và có thể thay đổi trong quá trình tính toán.
Các loại biến:
 Biến nhớ: được sinh ra khi xây dựng các chương trình
 Biến trường: được sinh ra khi thiết kế các bảng dữ liệu, các truy vấn... Biến trường chính
là tên các trường.

21

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.4. Hàm
Là các chương trình được thiết kế sẵn, được người sử dụng gọi để
thực hiện yêu cầu (công việc).
1.4.4.1. Nhóm hàm xử lý dữ liệu kiểu số
 Max(Biểu thức kiểu số): Trả về giá trị lớn nhất
 Min(Biểu thức kiểu số): Tìm giá trị nhỏ nhất
 Average(Biểu thức kiểu số): Tìm giá trị trung bình

22

11
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

 Sum(Biểu thức kiểu số): tính tổng

 Val(Biểu thức kiểu ký tự): đổi biểu thức từ ký tự thành số
 Count(Biểu thức kiểu số): tìm số bản ghi trong nhóm
 First: trả về bản ghi đầu tiên của nhóm
 Last: trả về bản ghi cuối cùng của nhóm

23

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.4.2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu kiểu ký tự

Cách biểu diễn dữ liệu kiểu ký tự: “… ”
 Left(Xâu, n): cho kết quả là 1 xâu gồm n ký tự cắt ra từ bên trái Xâu.
 Right(Xâu, n): cho kết quả là 1 xâu gồm n ký tự cắt ra từ bên phải Xâu.
 Mid(Xâu, n1, n2): cho kết quả là xâu con của xâu gồm n2 ký tự bắt đầu tự
ký tự thứ n1 sang trái.
 Str(Số): đổi giá trị từ kiểu số sang ký tự.

24

12
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.4.3. Nhóm hàm xử lý DL kiểu ngày

Cách biểu diễn dữ liệu kiểu ngày: # …#
 Date( ): cho ngày tháng hiện tại của hệ thống
 Now( ): cho kết quả là ngày & giờ hệ thống
 Day(date): lấy ngày của biểu thức
 Month(date): lấy tháng của biểu thức
 Year(date): lấy năm của biểu thức

25

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

 Dateadd(interval, n, date): cộng thêm n vào ngày, tháng, năm,

... của date (interval là “d”: ngày, “m”: tháng, “yyyy”:năm...)
 Datepart(interval, date): cho kết quả ngày, tháng, năm, ... từ
giá trị kiểu ngày (interval là “d”: ngày, “m”: tháng, “yyyy”:năm...)
1.4.4.4. Nhóm hàm xử lý DL kiểu logic
 IIF(điều kiện, gtrị1, gtrị2): trả về gtrị1 nếu điều kiện đúng, nếu
sai thì trả về gtrị2.

26

13
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

1.4.5. Các toán tử
Ghép các xâu ký tự: & (+)
 “Trường” & “ đại học” = “Trường đại học”
 “Trung tâm” + “LIC” = “Trung tâmLIC”
Phép toán số học
 Lũy thừa: ^ ví dụ: 2^3
 Phần dư: mod ví dụ: 4 mod 3
Phép so sánh
 Khác: <>
 Bằng: =

27

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

Phép toán logic:

 Phép và: <đ.kiện1> And <đ.kiện2> ...
 Phép hoặc: <đ.kiện1> Or <đ.kiện2> ...
 Phép phủ định: Not <đ.kiện>

28

14
 08/08/22

1.4. Các k/n cơ sở trong MS Access

Phép toán khác:

 Trong khoảng: Between <g.trị1> And <g.trị2>
 Trong tập hợp: IN (g.trị1, …, g.trịN)
 Giống như: Like <mẫu>
 NOT NULL (IS NOT NULL)
 NULL (IS NULL)

29

15