CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)

Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

Điều 1. Mục đích

 Quy trình này quy định trình tự, thủ tục xuyên suốt toàn bộ quá trình chấm công, tính
lương, thanh toán các chế độ chính sách được chi trả vào kỳ lương hàng tháng.
 Quy trình chấm công, tính lương phải được tiến hành một cách khoa học, nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo công bằng và thống nhất trong toàn công ty.
 Quy trình qui đính trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, bộ phận nhằm nâng cao
trách nhiệm, đảm bảo bảo mật về thông tin lương và thu nhập của người lao động.
Điều 2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng trong toàn hệ thống Công ty.
Điều 3. Nguyên tắc bảo mật
 Các thông tin về lương và các chế độ khác là những thông tin bảo mật tuyệt đối của
Công ty. Không một người lao động nào được tiết lộ, trao đổi lương của mình với
người khác mà không được sự chấp thuận của ban Giám đốc.
 Bộ phận Nhân sự và bộ phận Kế toán là 2 bộ phận được quản lý và biết các thông tin
về lương, các chế độ của người lao động (phân cấp theo thẩm quyền của các vị trí có
liên quan).
 Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảng công, bộ phận Kế toán
chịu trách nhiệm về sự chính xác của bảng lương hàng tháng.
Điều 4. Một số định nghĩa chung
 Ngày công chuẩn: là số ngày công được Công ty quy định để tính lương và các chế độ
cho người lao động làm việc tại Công ty. Ngày công chuẩn được quy định là 26 ngày
công/tháng.
 Ngày công thực tế: là số ngày công người lao động đã làm việc trong kỳ tính lương.
 Kỳ tính lương: Công ty quy định kỳ tính lương là từ ngày 01 của tháng tới ngày cuối
tháng.
 Bảng chấm công: là bảng lưu trữ dữ liệu ngày công thực tế của người lao động.
 Bảng chấm công tuần: là bảng chấm công theo từng tuần, do cán bộ bộ phận thiết lập
để quản lý chấm công của người lao động.
 Bảng chấm công tháng: là bảng chấm công do bộ phận Nhân sự thiết lập để quản lý
chấm công của người lao động toàn Công ty.
 CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)
Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

 Bảng lương: là bảng lưu trữ dữ liệu tính lương, các chế độ của người lao động.
 Phiếu lương: là bản ghi thông tin chi tiết về ngày công, các khoản lương, và tiền
lương thực lãnh của người lao động trong tháng.
Điều 5. Danh sách chấm công
 Người lao động mới sau khi nhận việc sẽ được bộ phận Nhân sự cấp mã số và cập
nhật vào danh sách nhân viên.
 Bộ phận Nhân sự chuyển danh sách nhân viên từng bộ phận xuống từng bộ phận để
tiến hành chấm công.
Điều 6. Tiến hành chấm công, xác nhận và khiếu nại ngày công
 Cán bộ của bộ phận tiến hành chấm công theo danh sách nhân viên mà bộ phận Nhân
sự đã lập.
 Các trường hợp sai sót về thông tin người lao động, hoặc thiếu, thừa lao động trên
danh sách so với thực tế, cán bộ của bộ phận phải phản hồi lại ngay cho bộ phận Nhân
sự để có điều chỉnh kịp thời.
 Các trường hợp nghỉ phép, cán bộ phải ghi rõ loại phép mà người lao động sử dụng,
đồng thời nộp lại chứng từ cho bộ phận Nhân sự theo Quy trình quản lý nghỉ phép.
 Cán bộ khi chấm công phải đảm bảo chính xác về ký hiệu ngày công, thời gian đi trễ
về sớm, số giờ tăng ca thể hiện trên bảng chấm công.
 Hàng tuần, cán bộ tại bộ phận cho người lao động ký tên xác nhận lên bảng công và
nộp lại bộ phận Nhân sự để tiến hành nhập lên bảng chấm công tổng của Công ty.
 Bộ phận Nhân sự sau khi nhận được bảng chấm công của bộ phận thì phải tiến hành
nhập chấm công lên bảng chấm công tổng của Công ty.
 Bảng chấm công tổng của Công ty là bảng chấm công thiết lập trên Excel để đảm bảo
tính toán chính xác được ngày công của người lao động.
 Bộ phận Nhân sự phải theo dõi số giờ tăng ca của người lao động, đảm bảo tăng ca
lũy kế hàng tháng, hàng năm không vượt quá quy định của pháp luật.
 Hàng tháng, sau khi nhập chấm công tới ngày làm việc cuối cùng trong tháng, bộ
phận Nhân sự phải in một bảng chấm công tổng cho cả tháng, phân chia theo từng bộ
phận và chuyển xuống cho bộ phận xác nhận một lần cho cả tháng.
 CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)
Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

 Người lao động ở từng bộ phận phải kiểm tra bảng công tháng kỹ lưỡng trước khi ký
xác nhận. Nếu phát hiện sai sót phải báo lại ngay cho bộ phận Nhân sự.
 Sau khi người lao động ký xác nhận, bảng công tháng được chuyển lại cho bộ phận
Nhân sự. Bảng công tháng có chữ ký xác nhận này sẽ là căn cứ để tính lương và lưu
trữ hồ sơ.
Điều 7. Quy định về ca làm việc và bấm vân tay
 Đối với người lao động làm việc theo ca:
+ Ca 1: từ 6h00 – 14h00.
+ Ca 2: từ 14h00 – 22h00.
+ Ca 3: từ 22h00 – 6h00.
 Đối với người lao động làm việc theo giờ hành chính: thời gian làm việc từ 7h30 –
16h30, nghỉ giải lao từ 11h30 – 12h30.
 Người lao động phải bấm vân tay trước khi lên ca và sau khi xuống ca. Những trường
hợp bấm trễ hơn thời gian lên ca hoặc trước thời gian xuống ca thì bị coi là đi trễ về
sớm và bị trừ lương tương ứng với thời gian đi trễ về sớm.
 Đối với trường hợp tăng ca, người lao động phải làm đủ thời gian tăng ca đã đăng ký
và bấm vân tay muộn hơn so với thời gian tăng ca đó. Nếu bấm vân tay sớm hơn, sẽ
không được tính tăng ca. Ví dụ: người lao động xuống ca vào 16h30, tăng ca 30 phút
thì phải bấm vân tay sau 17h. Trường hợp bấm sớm hơn sẽ không được tính tăng ca.
Điều 8. Quy định về đi công tác
Người lao động khi đi công tác cần phải có giấy công tác được phê duyệt bởi chủ quản bộ
phận. Giấy công tác này phải được nộp cho cán bộ tại bộ phận để ghi nhận ngày công vào
bảng chấm công tuần.
Điều 9. Trách nhiệm trong quy trình chấm công
 Bộ phận Nhân sự:
+ Xây dựng và hướng dẫn quy trình chấm công cho người lao động.
+ Theo dõi, giám sát việc chấm công tại các bộ phận.
+ Theo dõi, giám sát việc thực hiện các chế độ nghỉ phép, tăng ca, đi công tác
của người lao động trong toàn Công ty.
 Cán bộ tại các bộ phận
 CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)
Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

+ Thực hiện chấm công tuần cho người lao động.

+ Theo dõi, giám sát các chế độ nghỉ phép, tăng ca, đi công tác của người lao
động trong bộ phận mình.
+ Xử lý các khiếu nại về ngày công thực tế của người lao động trong bộ phận
mình.
 Trách nhiệm của người lao động:
+ Thực hiện nghiêm túc, trung thực quy trình chấm công của Công ty.
+ Tuân thủ thời giờ làm việc, phân ca của Công ty.
+ Tự theo dõi ngày công thực tế, tăng ca, ngày phép, ngày công tác của bản
thân, phản hồi nhanh chóng lại cho cán bộ hoặc bộ phận Nhân sự nếu có sai
sót.
+ Khiến nại một cách lịch sự, chính xác về giờ công của bản thân.
Điều 10. Xử lý gian lận về chấm công
Các hành vi bao che, gian lận về ngày công thực tế, tăng ca, ngày phép, ngày công tác
đều bị xử lý theo quy định tại Nội quy công ty.
Điều 11. Quy trình tính lương
11.1. Thu thập dữ liệu tính lương
 Bộ phận Kế toán tiến hành thu thập các chứng từ, dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc
tính lương bao gồm:
+ Bảng chấm công tháng, đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca, đơn xin đi công
tác.
+ Các chứng từ chứng minh để hưởng trợ cấp con nhỏ, trợ cấp nhà ở.
+ Danh sách đội PCCC cơ sở mới nhất, danh sách an toàn vệ sinh viên mới nhất.
+ Dữ liệu người lao động mới nhận việc trong tháng.
+ Dữ liệu người lao động nghỉ việc trong tháng.
+ Dữ liệu lao động hưởng các chế độ thuộc về thai sản trong tháng.
+ Dữ liệu về tai nạn lao động trong tháng.
+ Dữ liệu liên quan tới tăng lương, điều chỉnh chức vụ, thuyên chuyển.
+ Dữ liệu thưởng sản lượng.
+ Dữ liệu bù lương, khấu trừ lương do trách nhiệm vật chất.
 CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)
Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

 Trường hợp các bộ phận còn thiếu chứng từ, dữ liệu, bộ phận Kế toán liên hệ yêu cầu
hoàn tất. Hạn cuối để hoàn tất các dữ liệu, chứng từ cho bộ phận Kế toán là trước 12h
ngày 03 hàng tháng. Trường hợp chậm trễ dẫn đến sai sót về lương, bộ phận Kế toán
sẽ không chịu trách nhiệm.
11.2. Tiến hành tính lương
Nhân viên Kế toán dựa vào các chứng từ, dữ liệu nêu trên, tiến hành nhập hoàn tất vào
bảng tính Excel để tính lương của người lao động. Hạn cuối để hoàn tất tính lương là
trước 12h ngày 07 hàng tháng
11.3. Kiểm tra tính lương
 Trưởng bộ phận Kế toán có trách nhiệm kiểm tra lại bảng lương để đảm bảo quá trình
tính lương có tỷ lệ sai sót là thấp nhất.
 Sau khi hoàn tất kiểm tra và hiệu chỉnh (nếu có), trưởng bộ phận Kế toán ký tên xác
nhận bảng lương, danh sách chuyển khoản, danh sách chi tiền mặt (nếu có) và phiếu
yêu cầu thanh toán.
 Sau khi trưởng bộ phận Kế toán xem xét, nhân viên Kế toán trình các chứng từ trên
tới ban Giám đốc duyệt.
11.4. In và chuyển phiếu lương
 Nhân viên Kế toán tiến hành in và chuyển phiếu lương tới người lao động thông qua
cán bộ bộ phận.
 Hạn cuối để chuyển phiếu lương tới người lao động là trước 12h ngày 10 hàng tháng.
11.5. Tiếp nhận thông tin phản hồi về tiền lương
 Người lao động sau khi nhận được phiếu lương và lương kiểm tra lại lần nữa, nếu
phát hiện ra sai sót phản hồi lại ngay cho bộ phận Kế toán.
 Nhân viên Kế toán tiến hành kiểm tra thông tin phải hồi và giải quyết:
+ Nếu lương đã được tính chính xác: giải thích cặn kẽ cho người lao động hiểu
về cách tính lương.
+ Nếu lương không được tính chính xác: tiến hành tính lương lại, đồng thời
thông báo phần chênh lệch lại cho người lao động.
11.6. Lưu hồ sơ
 CÔNG TY TNHH NGÀNH GIÀY APEX (VIỆT NAM)
Lô 16, Đường số 04, KCN Châu Đức, Xã Suối Nghệ, Huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa –Vũng
Tàu
Tel: 0245-3981-999 Fax: 0245-3981-777

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG

AP-HR-QT001-V01

Nhân viên Kế toán tiến hành lưu các hồ sơ, chứng từ liên quan tới việc tính lương, từ
bước 11.1 tới 11.5.
Điều 12. Trách nhiệm trong quy trình tính lương
 Nhân viên Kế toán:
+ Tiến hành thu thập chứng từ đầy đủ, tính lương chính xác, đúng thời điểm.
+ Trình duyệt các chứng từ chuyển khoản/chi tiền mặt theo đúng phân quyền.
+ Xuất phiếu lương đúng, đủ, đảm bảo tính bảo mật.
+ Tiếp nhận tất cả thông tin phản hồi về lương, trả lời chính xác cho người lao
động, lập danh sách bù lương nếu có.
+ Xuất tiền chuyển khoản/chi tiền mặt đúng đủ, kịp thời hạn.
 Trưởng bộ phận Kế toán: kiểm tra bảng lương chính xác, đúng thời hạn.
 Người lao động: kiểm tra tiền lương, phiếu lương chính xác, phản hồi tới bộ phận
Nhân sự một cách lịch sự.
Điều 13. Tổ chức thực hiện
 Quy trình này được áp dụng thống nhất tại Công ty APEX từ 12/11/2021
 Quy trình này được đảm bảo phổ biến tới mọi người lao động làm việc tại Công ty.
 Khi có sự thay đổi về Quy chế này, Công ty sẽ ban hành lại dựa trên cơ sở tham khảo
ý kiến Công đoàn, đồng thời phổ biến lại tới người lao động.

NGƯỜI LẬP ĐẠI DIỆN BCH CÔNG ĐOÀN TỔNG GIÁM ĐỐC

Hà Ngọc Minh Châu Tăng Ngọc Diệp

Trần Hoàng Bảo Vy