Họ và tên: Phạm Thị Ngọc Bích

Lớp: QLTT11
Mã SV: 62DTT11012

Câu hỏi: Anh/chị hãy trình bày khái quát các công đoạn của hoạt động thông tin khoa học?
Bài làm
Thu thập thông tin
• Là công đoạn đầu tiên
• Công đoạn này đảm bảo sao cho tổ chức thông tin có được đầy đủ nhất các thông tin thuộc
diện bao quát đề tài của tổ chức thông tin.
• Phương pháp tiếp cận nguồn tin:
- Tiếp cận nguồn tài liệu công bố: Sử dụng các phương tiện tra cứu (mục lục, thư
mục...)
- Tiếp cận nguồn tài liệu không công bố: Sử dụng mạng lưới cộng tác viên, tiếp xúc chuyên
gia...
• Thủ tục bổ sung:
Xử lý thông tin
• Xử lý thông tin là hoạt động biến đổi và trình bày thông tin dưới các dạng nhằm đáp ứng tối đa
các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
• Mục đích của xử lý thông tin:
+ Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản trị các nguồn thông tin;
+ Gia tăng giá trị nội dung của thông tin, giúp người dùng tin định hướng thông tin cho mục đích
hoạt động của họ; hoặc ở mức cao hơn, trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định.
-Xử lý hình thức:
• Xử lý hình thức(biên mục mô tả):Làviệclựa chọn các yếu tố thư mục đặc trưng cho một tài
liệu, các yếu tố này được sắp xếp theo một quy tắc nhất định, nhờ đó người dùng tin có thể
nhận dạng và tìm được tài liệu họ cần.
• Mục đích của mô tả thư mục là cung cấp cho tài liệu một mô tả rõ ràng, chính xác, giúp có thể
xác định được tài liệu. Đồng thời, kết quả biên mục mô tả được sắp xếp, đưa vào các bộ phiếu
hoặc cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu tin.
• Quy tắc mô tả
Quy tắc mô tả là công cụ sử dụng để biên mục mô tả. Quy tắc mô tả cung cấp những hướng
dẫn và yêu cầu trình bày các dữ liệu thư mục rút ra từ tài liệu. Sử dụng quy tắc mô tả giúp đảm
bảo tính thống nhất trong kiểm soát dữ liệu thư mục, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động hợp
tác, liên kết trong hoạt động thông tin, mà nhờ vậy, các tổ chức thông tin có thể chia sẻ trách
nhiệm và nguồn lực, tiết kiệm được các chi phí, đồng thời gia tăng quyền lợi cho người dùng
tin.
• Quy trình mô tả tài liệu:
+ Phân tích tài liệu để xác định các dữ liệu thư mục của tài liệu;
+ Tách ra khỏi tài liệu gốc những yếu tố thư mục đó;
+ Ghi chép những yếu tố thư mục được tách ra theo trật tự theo hướng dẫn của quy tắc mô tả
(trên phiếu thư mục hoặc phiếu nhập tin).
-Xử lý nội dung:
• Xử lý nội dung tài liệu là tập hợp các công đoạn, ở đó người ta phân tích nội dung tài liệu và
thể hiện chúng dưới những hình thức trình bày mà tổ chức thông tin sử dụng.
• Mục đích của việc xử lý nội dung tài liệu là nắm bắt được nội dung của tài liệu để thông báo
cho người dùng tin, đồng thời giúp tổ chức sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách dễ
dàng, có hệ thống và thống nhất.
• Xử lý nội dung có nhiều hình thức và cấp độ. Một tài liệu có thể là đối tượng của một hay
nhiều hình thức xử lý nội dung. Các tổ chức thông tin có thể áp dụng các hình thức xử lý khác
nhau, với cấp độ sâu sắc khác nhau, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và
loại tài liệu cần xử lý.
• Ngôn ngữ tư liệu:
Ngôn ngữ tư liệu là một trong những công cụ xử lý ngữ nghĩa của hệ thống truy hồi thông tin.
Ngôn ngữ tư liệu bao gồm một hệ thống phương tiện ngôn ngữ được hình thức hóa để phản
ánh nội dung ngữ nghĩa của tài liệu và yêu cầu tin với mục đích tìm trong mảng tin các tài liệu
đáp ứng yêu cầu tin định trước của người dùng tin
• Các loại ngôn ngữ tư liệu:
+ Ngôn ngữ tư liệu kết hợp trước (Ngôn ngữ phân loại)
+ Ngôn ngữ tư liệu kết hợp sau (Ngôn ngữ từ khóa/Ngôn ngữ đề mục chủ đề)
Ngôn ngữ tư liệu
• Ngôn ngữ tư liệu kết hợp trước, mà đại diện là các ngôn ngữ phân loại, là ngôn ngữ có cấu
trúc từ vựng và qui tắc sử dụng cho phép đánh chỉ số tài liệu bằng cách sử dụng các đơn vị từ
vựng có sẵn hoặc kết hợp các đơn vị từ vựng đơn giản với nhau theo một quy tắc nhất định để
diễn tả các khái niệm phức tạp. Ngôn ngữ phân loại được sử dụng để phân loại tài liệu.
• Khung phân loại, hay hệ thống phân loại, là danh mục các đề mục và các mã số hay ký hiệu
tương ứng phản ánh cấu trúc cấp bậc của một hệ thống phân loại khoa học.
• Mỗi đề mục trong khung phân loại có một vị trí xác định và được biểu diễn bằng một mã số.
Mã số có thể là số, chữ cái hoặc kết hợp giữa chữ số và chữ cái. Mã số được sử dụng thay thế
cho đề mục trong xử lý tài liệu và trong những công đoạn khác.
• Trong mỗi khung phân loại còn có hệ thống các ký hiệu được sử dụng để làm rõ thêm ý nghĩa
của các mã số hoặc để kết hợp các mã số nhằm mở rộng khả năng diễn tả thông tin.
-Các khung phân loại được xây dựng trên các nguyên tắc sau:
• Phân loại tiến hành trên một cơ sở thống nhất (cơ sở phân loại phải đồng nhất trong một
khung phân loại);
• Các lớp con nhận được trong quá trình phân nhóm của khung phân loại phải loại trừ lẫn nhau;
• Các lớp con phải cân đối, sự phân chia thành các lớp phải phù hợp với thực tế;
• Sự phân chia thành các lớp phải liên tục, không gián đoạn.
• Như vậy, mỗi lớp trong khung phân loại là lớp nhỏ của lớp khác rộng hơn.
• Ưu điểm:
- Đảm bảo tính đơn nghĩa, cô đọng khi mô tả nội dung tài liệu;
- Dễ sử dụng.
• Nhược điểm:
- Cứng nhắc, thiếu tính linh hoạt, không cho phép mô tả các nội dung đặc biệt và liên ngành;
- Không thể tìm tin theo nhiều diện;
- Không thể tìm tin theo các mối liên kết các đặc tính mà người yêu cầu mong muốn;
- Cơ cấu phân loại phức tạp, cản trở đến việc áp dụng các phương pháp kỹ thuật để tìm tin;
- Cập nhật chậm và khó;
- Không thân thiện với người sử dụng.
• Ngôn ngữ từ khóa là một ngôn ngữ tư liệu kết hợp sau, có vốn từ vựng được xây dựng trên
cơ sở vốn từ vựng của ngôn ngữ tự nhiên, được sử dụng để xử lý tài liệu và yêu cầu tin và để
tìm tin. các phương tiện kiểm soát từ khóa gồm có: từ điển từ khóa, bộ từ khóa, từ điển từ
chuẩn. Trong đó, từ điển từ chuẩn là ngôn ngữ từ khóa có mức độ kiểm soát từ vựng cao hơn
cả. Trong các phương tiện đó, các thuật ngữ được sắp xếp theo vần chữ cái. Giữa các thuật
ngữ có các quan hệ ngữ nghĩa, gồm: quan hệ tương đương, quan hệ phân cấp và quan hệ liên
đới. Các tham chiếu đã được xây dựng để chỉ dẫn các mối quan hệ ngữ nghĩa này, nhằm
hướng dẫn người xử lý thông tin lựa chọn thuật ngữ phù hợp để mô tả nội dung tài liệu.
• Khi tìm kiếm thông tin, có thể sử dụng các toán tử để kết hợp các thuật ngữ để diễn tả mọi
khía cạnh của yêu cầu tin đặt ra.
• Ưu điểm:
- Có thể kết hợp các đơn vị từ vựng một cách linh hoạt;
- Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng tin;
- Cấu trúc từ vựng mềm dẻo, dễ cập nhật, bổ sung từ vựng để mô tả các khái niệm mới;
• Nhược điểm:
- Phạm vi áp dụng hẹp, trong các hệ thống truy hồi thông tin tự động hoặc bán tự động;
- Có thể xảy ra hiện tượng nhiễu tin hoặc mất tin nếu người sử dụng không biết cách kết hợp
các đơn vị từ vựng.
• Ngôn ngữ đề mục chủ đề cũng có vốn từ vựng được xây dựng trên cơ sở vốn từ vựng của
ngôn ngữ tự nhiên, được sử dụng để mô tả nội dung tài liệu và yêu cầu tin và để tìm tin. Đề
mục chủ đề là từ hoặc cụm từ được sử dụng để trình bày chủ đề của tài liệu hoặc yêu cầu tin.
Các đề mục chủ đề được tập hợp trong một phương tiện kiểm soát từ vựng gọi là bảng đề mục
chủ đề. Trong các bảng đề mục chủ đề, các thuật ngữ (từ và cụm từ) được sắp xếp theo trật tự
chữ cái. Giữa các thuật ngữ có các mối quan hệ ngữ nghĩa: tương đương, phân cấp và liên
đới, được chỉ dẫn bằng các tham chiếu nhằm hướng dẫn lựa chọn thuật ngữ trong quá trình xử
lý tài liệu theo chủ đề.
• Những bảng đề mục chủ đề tiêu biểu: Bảng đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ, bảng
đề mục chủ đề Sears...
• Ưu điểm của ngôn ngữ đề mục chủ đề: - Cấu trúc từ vựng đơn giản, dễ sử dụng;
- Có thể áp dụng cho các hệ thống truy hồi thông tin thủ công và tự động hóa;
- Dễ cập nhật, bổ sung từ vựng hơn so với các khung phân loại phân cấp;
- Cho phép tìm tin theo vấn đề.
• Nhược điểm của ngôn ngữ đề mục chủ đề:
- Không có khả năng tập hợp và phản ánh tài liệu theo các lĩnh vực tri thức một cách hệ thống;
- Mỗi bảng đề mục chủ đề sử dụng một ngôn ngữ tự nhiên nhất định nên khó sử dụng đối với
người không biết ngôn ngữ đó.
Xử lý nội dung
• Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các hình thức:
+ Phân loại
+ Định đề mục chủ đề + Định từ khóa
+ Tóm tắt
+ Chú giải
+ Phân tích, tổng hợp thông tin (tổng quan tài liệu)
Các hình thức xử lý nội dung
• Phân loại tài liệu:
+ Phân loại tài liệu là một hình thức xử lý nội dung tài liệu, qua đó xác định được nội dung
chính của tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu phân loại (bằng một thuật ngữ của
khung phân loại).
+Phân loại tài liệu giúp phân chia và sắp xếp tài liệu trong kho thành các lớp. Nhờ đó, có thể
tiến hành một cách hiệu quả các công việc như tìm kiếm tài liệu, bổ sung và thanh lý tài liệu...
+ Để phân loại tài liệu, người ta sử dụng khung phân loại (gồm các thành phần: bảng chính,
bảng trợ ký hiệu, bảng tra chủ đề chữ cái). Ngoài ra, cán bộ phân loại có thể sử dụng các công
cụ hỗ trợ khác như: các tài liệu tra cứu, tham khảo; các mục lục/ hộp phiếu.
+ Kết quả phân loại được ứng dụng để tổ chức sắp xếp kho; tổ chức mục lục phân loại, cơ sở
dữ liệu; sắp xếp đề mục trong ấn phẩm thông tin phục vụ tìm kiếm thông tin theo môn loại khoa
học.
Phân loại tài liệu được tiến hành theo 3 bước:
+ Phân tích nội dung tài liệu.
+ Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại.
+ Xác định ký hiệu phân loại cho tài liệu.
• Từ khóa là đơn vị từ vựng đủ nghĩa và ổn định, phản ánh các vấn đề đặc trưng cho nội dung
tài liệu, được chọn ra nhằm mục đích tìm tài liệu đó theo yêu cầu thông tin.
• Định từ khóa là quá trình mô tả nội dung tài liệu nhằm chọn ra những thuật ngữ thích hợp nhất
để trình bày nội dung và những khái niệm mà tài liệu đề cập đến. Kết quả của quá trình này là
tập hợp các từ khóa thể hiện nội dung chính của tài liệu, phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm
thông tin trong CSDL.
• Cũng như định đề mục chủ đề, để đảm bảo tính chính xác, tính thống nhất và khoa học, định
từ khóa cũng cần phải sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng là các từ điển từ chuẩn, bộ
từ khóa.
• Định từ khóa được tiến hành theo ba bước:
+ Phân tích nội dung tài liệu;
+ Xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu (đối tượng nghiên cứu, phương diện
nghiên cứu), hình thức của tài liệu;
+ Mô tả khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa.
• Chú giải là trình bày bằng văn bản một cách ngắn gọn những chú thích và dẫn giải về những
đặc điểm hình thức và/ hoặc nội dung của tài liệu, giúp người dùng tin hiểu rõ hơn về tài liệu.
• Tùy thuộc vào mục đích làm chú giải và đối tượng người dùng tin, có thể lựa chọn làm chú
giải chỉ dẫn hay chú giải giới thiệu; chú giải cho một tài liệu, cho một nhóm tài liệu hay cho một
phần của tài liệu.
• Bài chú giải hoặc cung cấp cho người dùng tin những thông tin về hình thức của tài liệu, hoặc
cung cấp những thông tin về chủ đề của tài liệu, hoặc cả hai loại thông tin trên.
• Các bước biên soạn chú giải:
+ Nghiên cứu tài liệu gốc
+ Lựa chọn thông tin để làm chú giải
+ Tổng hợp thông tin và biên soạn bài chú giải
• Tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách ngắn gọn, chính xác và khách quan nội dung
chính của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt.
• Tùy thuộc vào mục đích làm tóm tắt và đặc điểm nội dung của tài liệu gốc, có thể lựa chọn áp
dụng một trong những thể loại tóm tắt: Tóm tắt chỉ dẫn, tóm tắt thông tin hoặc tóm tắt hỗn hợp.
• Các bước của quá trình tóm tắt:
+ Phân tích nội dung tài liệu
+ Lựa chọn thông tin để làm tóm tắt + Biên soạn bản thảo bài tóm tắt
+ Hoàn thiện bài tóm tắt
• Tổng quan là quá trình phân tích, tổng hợp nhiều nguồn thông tin và tài liệu cấp 1 khác nhau
có nội dung về cùng một vấn đề, cùng xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định rồi trình
bày dưới dạng một bài viết ngắn gọn, cô đọng, súc tích nhằm phản ánh hiện trạng của vấn đề,
đánh giá mức độ ảnh hưởng của vấn đề, dự báo xu hướng phát triển của vấn đề và có thể đề
xuất các biện pháp để giải quyết vấn đề.
• Tổng quan thường được các nhà khoa học, các chuyên gia có trình độ cao biên soạn từ nhiều
nguồn tài liệu, dữ liệu khác nhau (những tài liệu có giá trị, mang tính đặc trưng, đại diện). Thông
tin trong bài tổng quan không phải chỉ là sự mô tả, mà còn là sự đánh giá. Có thể nói, tổng quan
là sự nén, đúc kết thông tin ở trình độ cao, trong đó ngôn ngữ, văn phong, cách trình bày... rất
được chú ý, sao cho đạt được hàm lượng thông tin nhiều nhất với mức độ đánh giá cao nhất,
chính xác nhất.
Tổ chức thông tin
• Tổ chức thông tin là việc tổ chức, sắp xếp những thông tin về tài liệu có trong cơ quan thông
tin, thư viện nhằm quản lý, khai thác thông tin một cách có hiệu quả.
• Các nguyên tắc tổ chức thông tin:
+ Theo hình thức tài liệu
+ Theo nội dung tài liệu
+ Kết hợp giữa hình thức và nội dung
+ Tuần tự ngẫu nhiên
• Các phương tiện tổ chức thông tin:
+ Phương tiện thủ công
+ Phương tiện bán tự động
+ Phương tiện tự động hóa
• Trong hệ thống truy hồi thông tin tư liệu, thông tin về tài liệu được lưu trữ theo các nguyên tắc:
+ Lưu trữ theo tài liệu: Mỗi tài liệu tương ứng với một biểu ghi chứa mẫu tìm của tài liệu đó.
+ Lưu trữ theo nội dung của tài liệu: Mỗi thuật ngữ của ngôn ngữ tư liệu thể hiện chủ đề của tài
liệu tương ứng với một biểu ghi trên đó liệt kê số ký hiệu của tất cả các tài liệu có nội dung đề
cập đến chủ đề đó.
Nguyên tắc lưu trữ theo tài liệu:
•Thông tin về mỗi tài liệu được trình bày trên một biểu ghi, tức là mỗi tài liệu tương ứng với một
biểu ghi. Mỗi biểu ghi chứa mẫu tìm và địa chỉ hoặc số ký hiệu của một hay nhiều tài liệu có
mẫu tìm này (nếu có nhiều tài liệu có cùng một mẫu tìm).
•Có thể sắp xếp các biểu ghi theo số ký hiệu các tài liệu hoặc theo một dấu hiệu nào đó, như
tên tác giả, tên tài liệu.
•Có thể áp dụng nguyên tắc này để tổ chức các hệ thống truy hồi thông tin thủ công, bán tự
động và các hệ thống truy hồi thông tin tự động hóa (tổ chức tệp thuận trong CSDL).
Nguyên tắc lưu trữ theo nội dung tài liệu.
• Mỗi biểu ghi có chứa một từ khóa và số ký hiệu hoặc địa chỉ của tất cả các tài liệu có chứa từ
khóa này trong mẫu tìm. Theo cách tổ chức này, các biểu ghi trong tệp tin được sắp xếp theo
trật tự vần chữ cái của các thuật ngữ (đề mục chủ đề) hoặc theo trật tự lớn dần của các mã số
(ký hiệu phân loại). Nguyên tắc tổ chức này được áp dụng để tổ chức mục lục phân loại, mục
lục chủ đề, phiếu lỗ soi và tổ chức tệp đảo trong CSDL.
• Tổ chức thông tin theo cách này cho phép rút ngắn thời gian tìm kiếm do không cần đối chiếu
lệnh tìm với từng mẫu tìm của tất cả các tài liệu trong hệ thống. Hiệu quả này thể hiện rõ hơn
khi tìm kiếm trong các tệp tin lớn.
Tra cứu và phổ biến thông tin
Tra cứu (truy hồi) thông tin
• Truy hồi thông tin hay tìm tin là việc tìm tài liệu hay nguồn của tài liệu, cũng như những thông
tin về dữ liệu và sự kiện mà tài liệu đó cung cấp.
• Dựa vào nguyên tắc tổ chức thông tin, có thể truy hồi thông tin theo hình thức hoặc nội dung.
Truy hồi thông tin theo hình thức có thể tiến hành khi biết tên tài liệu hay tên tác giả. Để truy hồi
thông tin theo nội dung phải sử dụng ngôn ngữ tư liệu, bao gồm ngôn ngữ phân loại, ngôn ngữ
đề mục chủ đề, ngôn ngữ từ khóa. Sử dụng các toán tử để kết hợp các dấu hiệu tìm kiếm, có
thể mở rộng, thu hẹp kết quả tìm kiếm hoặc có thể tìm kiếm chính xác một tài liệu nào đó.
• Dựa vào phương tiện tổ chức thông tin, có thể tiến hành truy hồi thông tin trên các bộ phiếu
truyền thống, gọi là tìm tin thủ công. Hoặc có thể sử dụng máy tính điện tử để truy hồi thông tin
trên các cơ sở dữ liệu, gọi là tìm tin tự động hóa.
• Việc tìm kiếm thông tin được thực hiện khi có yêu cầu từ phía người dùng tin. Việc tìm kiếm
được thực hiện với các mảng tin và bằng các công cụ tìm kiếm. Có thể tìm kiếm thông tin dựa
trên các dấu hiệu hình thức hoặc nội dung của tài liệu, hoặc kết hợp cả hai dấu hiệu trên.
Các dạng tra cứu thông tin:
+ Tra cứu thông tin thủ công: Tra cứu thông tin qua các mục lục và bộ phiếu truyền thống (mục
lục chữ cái, mục lục chủ đề, mục lục phân loại...)
+ Tra cứu thông tin bán tự động: Tra cứu thông tin qua các phiếu lỗ mép, lỗ soi.
+ Tra cứu thông tin tự động hóa: Tra cứu thông tin qua các CSDL, sử dụng máy tính điện tử.
Khi tra cứu thông tin tự động hóa, có thể tìm theo từng dấu hiệu về tài liệu, cũng có thể tìm kết
hợp nhiều dấu hiệu bằng cách sử dụng các toán tử để xây dựng các biểu thức tìm (lệnh tìm).
• Các bước của quá trình tra cứu thông tin:
+ Xác định câu hỏi
+ Thể hiện câu hỏi bằng ngôn ngữ tư liệu
+ Xác định nguồn tìm
+ Thực hiện tìm
+ Phân tích kết quả tìm được
+ Chuyển kết quả tìm được cho NDT
+ Đánh giá sự phù hợp của kết quả tìm
Phổ biến thông tin
• Phổ biến thông tin là cung cấp cho người dùng tin những thông tin họ cần hoặc giúp họ có khả
năng tiếp cận những thông tin đó.
• Các dạng thông tin được phổ biến:
+ Tài liệu cấp 1,
+ Thông tin cấp 2 (thông tin thư mục, bản tóm tắt tài liệu),
+ Thông tin cấp 3 (tổng quan, phân tích, đánh giá về một vấn đề),
+ Các số liệu, dữ kiện cụ thể.
Thông tin được phổ biến cho người dùng tin thông qua các dịch vụ thông tin.
Các dịch vụ thông tin mà một tổ chức thông tin thường tiến hành là:
+ Cung cấp tài liệu cấp 1: cho mượn tại chỗ, mượn về nhà, mượn từ xa, mượn liên thư viện,
bán hoặc cung cấp bản sao tài liệu gốc;
+ Dịch tài liệu khi người dùng tin có yêu cầu. Có thể dịch toàn bộ hay dịch một phần của tài liệu
gốc;
+ Phổ biến thông tin có chọn lọc;
+ Cung cấp thông tin cấp 3: cung cấp các tổng quan, tư vấn...;
+ Các dịch vụ thông tin khác.