HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG IPOST ĐỂ GỬI THÔNG BÁO THƯỜNG NIÊN

Việc sử dụng iPost để gửi thông báo thường niên cho Bảo Việt Nhân thọ bao gồm 4 phần việc chính
như sau:
1. Tạo mẫu thư ban đầu, chỉnh sửa mẫu thư trước khi gửi đi: Vì mẫu thư của Bảo Việt Nhân thọ
là một mẫu thư phức tạp, yêu cầu cao và không thể thực hiện bằng cách kéo thả thông thường
như nền tảng có sẵn của iPost mà cần có sự can thiệp, xử lý code html, vì thế iWay sẽ chịu trách
nhiệm hỗ trợ Bảo Việt Nhân thọ trong việc thiết kế mẫu ban đầu đúng yêu cầu của Bảo Việt
Nhân thọ và đảm bảo các tính năng kỹ thuật, Bảo Việt Nhân thọ chỉ cần nhân bản mẫu, chỉnh
sửa nội dung, hình ảnh để sử dụng cho phù hợp.
2. Xử lý dữ liệu ban đầu và import Dữ liệu vào hệ thống iPost: Vì Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống
phần mềm nghiệp vụ riêng, có tính bảo mật cao nên việc kết nối iPost với hệ thống phần mềm
nghiệp vụ để xử lý tự động chưa thể thực hiện ngay mà việc triển khai vẫn phải qua các bước cả
thủ công lẫn tự động, cụ thể là:
i. Lấy dữ liệu từ hệ thống phần mềm nghiệp vụ Bảo Việt Nhân thọ về: Bảo Việt
Nhân thọ thực hiện, iWay không tham gia vào quá trình này.
ii. Lọc dữ liệu, lấy thông tin cần thiết: Bảo Việt Nhân thọ thực hiện, iWay không
tham gia vào quá trình này.
iii. Xử lý, chuẩn hoá Dữ liệu cho phù hợp với mẫu thư: iWay hướng dẫn Bảo Việt
Nhân thọ thực hiện.
iv. Convert File dữ liệu sang File CSV UTF8 để Import vào iPost theo đúng quy định
của iPost: : iWay hướng dẫn Bảo Việt Nhân thọ thực hiện.
v. Import Dữ liệu từ File CSV vào iPost trước khi gửi đi: iWay hướng dẫn Bảo Việt
Nhân thọ thực hiện.
3. Tạo chiến dịch gửi thư,: iWay sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn Bảo Việt Nhân thọ giai
đoạn ban đầu, hỗ trợ tạo các chiến dịch theo đúng yêu cầu của Bảo Việt Nhân thọ. Về sau nhân
viên Bảo Việt Nhân thọ hoàn toàn có thể chủ động tạo các chiến dịch với kịch bản phù hợp với
nhu cầu/yêu cầu thực tế của các hoạt động nghiệp vụ của mình.
4. Theo dõi, tạo báo cáo kết quả: iWay sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn Bảo Việt Nhân
thọ giai đoạn ban đầu, hỗ trợ tạo các báo cáo theo đúng yêu cầu của Bảo Việt Nhân thọ. Về sau
nhân viên Bảo Việt Nhân thọ hoàn toàn có thể chủ động tạo các chiến dịch cho phù hợp với nhu
cầu/yêu cầu thực tế của các hoạt động nghiệp vụ của mình.

1. XỬ LÝ, CHỈNH SỬA, TẠO MẪU THƯ:

Việc nhập tạo mẫu thư khá phức tạp và iWay sẽ hỗ trợ để Bảo việt Nhân thọ sử dụng luôn,
Bảo Việt nhân thọ chỉ thực hiện những công việc sau đối với các mẫu thư:
i. Nhân bản mẫu thư: Tạo ra các mẫu với các mục đích khác nhau và nhớ giữ mẫu gốc;
ii. Chỉnh sửa chủ đề thư, tên hiển thị trong thư gửi đi, email gửi đi và email nhận phản hồi;
iii. Chỉnh sửa nội dung thư: Bảo Việt nhân thọ có thể chỉnh sửa nội dung thư nhưng không
nên sửa code hay cấu trúc thư mẫu, Bảo Việt Nhân thọ có thể chỉnh sửa text, thay thế,
bổ sung hình ảnh cho phù hợp.
1. Nhân bản để tạo mẫu thư mới từ thư gốc: Sau khi đăng nhập vào chọn “Emails” ở cột bên tay
trái, màn hình sau xuất hiện:
 Tiếp theo ta chọn mẫu thư nào đó và bấm mũi tên bên trái tên mẫu thư, chọn “Clone”

màn hình sau xuất hiện, ta chọn “New Template Email” để tiếp tục, màn hình sau xuất hiện:

2. Chỉnh sửa chủ đề thư, tên hiển thị trong thư gửi đi, email gửi đi và email nhận phản hồi : Ta có
thể nhập thông tin hiển thị gửi email đi, các địa chỉ email liên quan, (trong thẻ Advanced), nhập
tiêu đề email, tên mẫu email,…. ở cột bên phải, sau đó bấm “Save & Close” để kết thúc việc tạo
email. Ngoài ra để chỉnh sửa nội dung, hình ảnh email thì bấm vào nút “Builder”.
3. Chỉnh sửa nội dung thư: Sau khi bấm “Builder” màn hình sau xuất hiện: ta có thể soạn thảo,
thay thế văn bản, hình ảnh tương tự sử dụng các trình soạn thảo văn bản thông thường.

Sau khi chỉnh sửa xong bấm nút X trên cùng bên phải để đóng, di chuyển ra màn hình ngoài. Sau đó
tiếp tục bấm “Save & Close” để kết thúc
2. XỬ LÝ DỮ LIỆU BAN ĐẦU VÀ IMPORT(NHẬP) DỮ LIỆU LÊN HỆ THỐNG:
Việc nhập Contact(danh sách Khách hàng) vào iPost sẽ qua 3 bước là:
i. Xử lý Dữ liệu ban đầu: Từ Dữ liệu ban đầu, thông qua File Xử lý Dữ liệu(iWay đã tạo sẵn) để tạo
thành File Dữ liệu với các trường(cột chuẩn).
ii. Chuyển đổi dữ liệu sang File CSV: Convert File Excel sang File CSV UTF8 để Import vào iPost
theo đúng quy định của iPost.
iii. Import Dữ liệu vào hệ thống: Import Dữ liệu từ File CSV vào iPost trước khi gửi đi.
 I. Xử lý dữ liệu ban đầu
1. Xoá dữ liệu cũ còn lại trên File xử lý Dữ liệu: iWay đã tạo 1 file Excel để xử lý dữ liệu đầu vào là
File “Xu ly Du lieu Bao viet 0505.xlsx”. Trước khi nhập Dữ liệu mới cần xoá Dữ liệu cũ bằng
cách di chuyển đến ô “B2”, bấm tổ hợp “Ctrl+Shift+End” để lựa chọn vùng dữ liệu, sau đó bấm
“Delete” để xoá.

1. Sau đó mở File Dữ liệu gốc cần Import: (File Dữ liệu gốc cần có cấu trúc như bên dưới với 4
trường lần lượt đúng thứ tự là Họ tên, Email, Các số Hợp đồng, và các link), sai thứ tự sẽ bị sai
Dữ liệu

Sau đó di chuyển đến ô đầu tiên có Dữ liệu(bỏ cột A và như hình dưới là ô “B3”), bấm tổ hợp
“Ctrl+Shift+End” để lựa chọn vùng dữ liệu, sau đó bấm tổ hợp “Ctrl+C” để copy.
2. Mở lại File xử lý Dữ liệu “Xu ly Du lieu Bao viet 0505.xlsx”, chọn Sheet “Data” và chọn ô B2,
bấm tổ hợp “Ctrl+V” để Copy Dữ liệu.
3. Xuất Dữ liệu: Sau khi đã Copy Dữ liệu xong bấm tổ hợp “Ctrl+Shift+X” để xuất Dữ liệu ra 1 File
Excel mới

Save File mới tạo và lưu lại (hoặc có thể chuyển sang Bước II để convert Dữ liệu luôn)
II. Chuyển đổi dữ liệu sang File CSV: Convert File Excel sang File CSV UTF8 để Import vào iPost
theo đúng quy định của iPost.
Mở File Dữ liệu vừa tạo, chọn“Save as”, tiếp theo chọn “Browse”
Mục “Save as type” bấm mũi tên chọn “CSV Comma delimited”

Tiếp theo bấm vào mũi tên cạnh nút “Tool” bên dưới, chọn “Web Otption”
Ở cửa sổ“Web Options” di chuyển sang Tab “Encoding” và chọn “Unicode (UTF-8)”

Sau đó bấm nút “OK”, tiếp theo bấm “Save”, bấm “Yes” để đồng ý chọn Format đó để hoàn tất
III. Import Dữ liệu vào iPost:
Sau khi đăng nhập vào iPost cần làm 2 bước sau:

 Tạo Segment để Import Dữ liệu vào cho dễ quản lý cũng như sử dụng trong các
Campaign;
 Impord Dữ liệu vào từ File CSV UTF8 đã hướng dẫn convert ở trên.
Khi Import các các Group từ các File dữ liệu mới nên tạo một Segment để import vào,
nếu chưa có thì nên tạo mới hay cũng có thể Update vào Segment đã có
1. Tạo “Segments” mới: Sau khi đăng nhập vào chọn “Segment” ở cột bên tay trái, màn hình
sau xuất hiện:

Tiếp theo bấm vào “New” để tạo Segment mới như hình dưới. Chỉ cần nhập tên cho dễ nhớ, dễ
phân biệt để Import Contact vào cho dễ nhớ và thống nhất. Sau đó bấm “Save & Close” để kết
thúc.
 2. Import “Contact” vào iPost: Chọn “Contact” ở cột bên tay trái, màn hình sau xuất hiện:

Bấm vào phím mũi tên bên cạnh phím “New” và chọn “Import”, màn hình để lựa chọn File Import
như sau xuất hiện:
Đầu tiên chọn “Choose File” và tiếp tục chọn đến File Dữ liệu để Import. Tiếp theo bấm phím
“Upload” để tải File Dữ liệu cần Import lên.

Sau khi đã chọn được File Upload “Choose File” và tiếp tục chọn đến File Dữ liệu để Import. Tiếp
theo bấm phím “Upload” để tải File Dữ liệu cần Import lên. Màn hình để Import DL sẽ xuất hiện.
Đầu tiên ta đặt các tuỳ chọn cho Contact như “Contact owner” (tuỳ thuộc yêu cầu), “Contact Segment”
(nên sử dụng và chọn Segment vừa mới tạo ở trên), “Tags” (tuỳ).
Ở dòng “Don't overwrite value if already exists” nếu chọn “No” thì khi có Dữ liệu chùng thì sẽ tạo
Contact mới chứ không Update hay ghi đẻ lên DL cũ. Nếu chọn “Yes” thì hệ thống sẽ tự động Update
Dữ liệu mới lên DL cũ.
Tiếp theo cần phải match các DL từ File Excel(lấy tên theo hàng thứ nhất) vào các trường trong Contact
(tuỳ thuộc vào Dữ liệu muốn đưa lên có thể lựa chọn nhiều nhưng không bắt buộc phải lựa chọn hết
các DL import, ví dụ ở trên iWay tạo 12 cặp trường liên quan đến Hợp đồng nhưng thực tế Bảo việt
gửi chỉ có 6 cặp. Lưu ý việc này phải thực hiện rất chính xác để tránh nhầm Dữ liệu. Sau đó bấm
“Import in Browse” để thực hiện import.
Sau khi import xong, màn hình sau xuất hiện sẽ cho biết thông tin khái quát về việc Import Dữ liệu
như bao nhiêu Contact tạo mới, bao nhiêu Contact được Update(merge) dữ liệu, bao nhiêu dòng bị
bỏ qua và nguyên nhân bỏ qua.
Sau khi hoàn tất import, ta có thể xem lại lại quá trình import, xem Contact vừa import, xem File
Dữ liệu vừa import.
Trên đây, quá trình xử lý Dữ liệu, import Dữ liệu vào Segment để chuẩn bị chạy chiến dịch đã
hoàn thành, tiếp theo sẽ là bước tạo Campaign để chạy chiến dịch
 3. Kiểm tra: YÊU CẦU BẮT BUỘC:
Để tránh nhầm lẫn, sai sót Dữ liệu khi gửi thông báo cho khách. Sau khi Import Dữ liệu bắt buộc
phải kiểm tra lại quá trình Import, cụ thể như sau:
Ở màn hình “Contact”, phím mũi tên bên cạnh phím “New” và chọn “Import History”,

Ch
ọn Màn hình để xem lịch sử Import như sau xuất hiện với danh sách các lần Import, ngày giờ thực
hiện, kết quả khái quát:

Để xem chi tiết các Import ta chọn lần Import cụ thể và bấm Detail, màn hình sau sẽ xuất hiện
Xem kỹ màn hình phía trên sẽ thấy import sai ở trường link 6 (link6 = shd6) . Đảm bảo mapper trường
đúng phải là (hd1 = shd1, hd10 = shd10, hd11 = shd11, hd12 = shd12, hd2 = shd2, hd3 = shd3, hd4 =
shd4, hd5 = shd5, hd6 = shd6, hd7 = shd7, hd8 = shd8, hd9 = shd9, link1 = link1, link10 = link10, link11 =
link11, link12 = link12, link2 = link2, link3 = link3, link4 = link4, link5 = link5, link6 = link6, link7 = link7,
link8 = link8, link9 = link9, email = email, firstname = firstname)
Dưới đây là màn hình mapper đúng

Ngoài ra chúng ta cũng nên check ngẫu nhiên 1 contact để kiểm tra, dưới đây là contact bị sai do
mapper sai. Nếu 1 contact bị sai thì có thể sai xót từ File Dữ liệu và phải kiểm tra lại, nếu nhiều
Contact bị sai thì phải check kỹ lại quá trình Import như hướng dẫn ở trên.
C. TẠO CAMPAIGN GỬI THƯ THƯỜNG NIÊN:
1. Tạo “Campaign” mới: Sau khi đăng nhập vào chọn “Campaign” ở cột bên tay trái, màn hình sau
xuất hiện:
2. Xây dựng Campaign: Tiếp theo bấm vào “New” để tạo Campaign mới và màn hình sau xuất
hiện. Cần nhập tên cho dễ nhớ, dễ phân biệt để thuận tiện cho việc quản lý, sau đó chọn
“Launch Campaign Builder” để tiếp tục xây dựng kịch bản (Workflow) cho chiến dịch.

3. Tạo kịch bản cho Campaign: Đầu tiên chọn Dữ liệu đầu vào cho Campaign, ta chọn “Contact
Segment” để tiếp tục
Bước tiếp theo là chọn Segment cụ thể. Ở đây ta sẽ chọn Segment mà ta đã Import Contact vào.

Tiếp theo ta chọn “Action”, màn hình sau xuất hiện và ta chọn Action từ list có sẵn
Ở đây ta chọn action là “Send email” để tiếp tục

Sau đó ta đặt tên cho Action và chọn mẫu Email(template) từ list bên dưới
Ở “Execute this event...”, có thể chọn gửi ngay(Immediately), gửi sau khoảng thời gian chờ nào
đó(At a relative time period) hoặc gửi vào thời gian cụ thể(At a specific date/time). Sau đó bấm
“Save”, tiếp tục bấm ”Close Builder” để kết thúc quá trình tạo kịch bản cho chiến dịch về lại màn
hình ngoài.
 4. Kết thúc việc tạo chiến dịch: Ở mục “Allow contacts to restart the campaign” và mục
“Published” ta chuyển sang Yes và bấm “Save & Close” để kết thúc việc tạo chiến dịch.

D. TẠO BÁO CÁO:

1. Tạo “Report” mới: Đăng nhập vào chọn “Reports” ở cột bên trái, màn hình sau xuất hiện:

2. Chọn “New” để tạo báo cáo mới, màn hình sau xuất hiện:
3. Khai báo thông tin chung: Cần nhập tên báo cáo, lựa chọn nguồn Dữ liệu (Data Source), các thông số tuỳ
chọn bên phải cần đặt như sau: Published=Yes, System Report=Yes, Show opened by default=Yes, Hide
date range=No (nếu đặt giá trị Hide date range = Yes thì sẽ không hiển thị để lọc dữ liệu theo thời gian).

Có 3 nguồn dữ liệu hay dùng là “Campaign Events”, “Emails”, “Emails Sent”, chọn nguồn Dữ liệu trước
khi chuyển sang thẻ Data để tiếp tục cấu hình cho báo cáo. (Lưu ý là mỗi báo cáo trên iPost sẽ chỉ lấy từ
1 nguồn Dữ liệu khác nhau(và độc lập) nên cũng sẽ chỉ hiển thị một số thông tin nhất định, nếu cần làm
báo cáo tổng hợp hay rộng hơn thì sẽ phải lấy các báo cáo trên iPost làm dữ liệu và cần làm Sheet để
lọc, tổng hợp hợp dữ liệu từ các nguồn đó. iWay sẽ hỗ trợ Bảo việt nhân thọ trong việc thực hiện)
4. Cấu hình dữ liệu báo cáo. Tuỳ thuộc vào nguồn Dữ liệu mà báo cáo có thể hiện thử dưới dạng
Text hoặc bao gồm cả Text và biểu đồ. Để lựa chọn Dữ liệu cho báo cáo, ta di chuyển tiếp sang
thẻ “Data”, màn hình sau xuất hiện:

Ở mục “Columns” có 2 cột bên trái và bên phải, nếu ta muốn lấy trường Dữ liệu nào hiển thị
lên báo cáo thì bấm chuột vào trường ở cột bên trái và trường Dữ liệu đó sẽ nhảy sang cột bên
phải. Ngược lại nếu ta muốn bỏ bớt trường Dữ liệu nào trong báo cáo thì ta cũng bấm chuột
vào trường dữ liệu cột bên phải và trường Dữ liệu đó sẽ nhảy sang cột bên trái. Ngoài ra ta
cũng có thể thay đổi thứ tự hiển thị các cột/trường Dữ liệu ở cột bên phải bằng cách giữ chuột
và di chuyển lên xuống.
Với một số Dữ liệu cho phép hiển thị dạng đồ thị thì ta chuyển sang thẻ “Graphs” và tiến hành
tương tự. (Lưu ý là chỉ một số dữ liệu cho phép hiển thị bằng hình ảnh chứ không phải tất cả
 đều hiển thị được). Tiếp theo chuyển sang thẻ “Schedule” để lập lịch gửi báo cáo.

5. Lập lịch gửi báo cáo: Sau khi chuyển sang thẻ “Schedule” và “Email Report” chuyển sang thành
“Yes”, màn hình sau xuất hiện cho để lập lịch gửi báo cáo.

Đặt địa chỉ email nhận báo cáo, lịch nhận báo cáo như ngay lập tức, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Kết
thúc việc tạo báo cáo ta bấm “Save & Close”.
6. Xem báo cáo: chọn “Reports” ở cột bên trái, màn hình quản lý các Report xuất hiện như sau:
Để xem báo cáo nào ta bấm thẳng vào báo cáo và sẽ xuất hiện thông tin về báo cáo như các hình dưới:

Ta cũng có thể chọn khoảng ngày để lọc dữ liệu báo cáo ở ô From To phía trên bên trái

Khi lọc xong, nếu muốn xuất Dữ liệu ra File (như html, CSV, Excesl) thì ta chọn vào phím mũi tên
ở ô phía trên bên phải đề xuất Dữ liệu.