Đường Vào Kinh Doanh Du Lịch MICE

Thạc sĩ SƠN HỔNG ĐỨC
Giảng viên chuyên ngành

Nhà Hàng - Khách Sạn
ĐƯỜNG VÀOKINH DOANH

DU LỊCH MICE
NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

Thạc sĩ SƠN HỒNG ĐỨC
Giảng viên chuyên ngành
Nhà Hàng Khách Sạn
-
ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH

DU LỊCH MICE
_____ _ •
NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

\
Đường veto kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU
LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐÀU
PHẦN M ỘT: CO SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC PHÁT
TRIẺN DU LỊCH M IC E .................................17
CHUÔNG I: LỊCH s ử PHÁT TRIÉN CỦA DU LỊCH MICE............19
A - THUỚ BAN ĐẦU CỬA HIỆN TƯỢNG................................................ 20
B - ĐỔI VỚI VIỆT NAM s ự PHÁT TRIÉN NHƯ THẾ NÀO?..................24
c - NỘI HÀM CỬA DU LỊCH MICE......................................................... 26
D - TẠI SAO CẢN ĐÀU T ư NHIÊU CHO DU LỊCH MICE?....................32
CHUÔNG II: CÁU TRÚC CÙA THỊ TRƯỜNG DU LỊCH
MICE.................................................. 37
A - NGƯỜI MUA......................................................................................... 37
B - NGƯỜI BÁN (NHŨNG NHÀ CUNG CẤP SẢN PHÂM)...................... 47
c - CÁC TỎ CHÚC CỘNG SINH.................................................................52
D - CÁC NHÀ TRUNG GIAN CHUYÊN NGHIỆP......................................53
CHUÔNG III: MÔI TRUÔNG THÍCH HỢP CHO KINH DOANH DU
LỊCH MICE..................... 67
A - MÔI TRƯỜNG Vĩ MÔ................. 70
B - NHŨNG ĐIỀU CÂN c ó TRONG LĨNH v ự c c ơ s ờ HẠ TẦNG VI MÔ
.......................... ............. ........................... ..................... '......................85
c - VÊ NHÂN S ự VÀ KỶ NĂNG NGHIỆP v ụ .........................................92
D - KINH DOANH KHÁCH SẠN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.......... 93
CHƯƠNG IV: MARKETING TRONG KINH DOANH DU LỊCH
MICE............................................................ 103
A - NGHIÊN CỬU THỊ TRƯỜNG.............................................................. 104
B - XÂY DỤNG PHỐI THÚC MARKETING VÀ CHIÊN L ư ợ c
MARKETING........................................................................................106
c - VIỆC LÀM CỦA CÁC TỔ CHÚC TIÉP THỊ CHO DIÊM ĐÊN..........112
D - MỘT VÀI VÍ Dự Ở MỘT Số NƯỚC................................................... 118
PHÀN HAI: CÁC VÁN ĐÈ KỸ THUẬT TRONG KINH
DOANH HỘI NGHỊ - HỘI THẢO VÀ DU
LỊC H KHUYÊN TH Ư Ở N G ............................. 123
3
Đường vào kinhdoanh du IjcltMice_ .Ũ
CHƯƠNG V: CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH

CHIẾN'l ư ợ c ......... .............................................................125
A - NHẬN THỨC VÈ MỘT SỐ YÊU CẢU MỚI CỦA KHÁCH.............. 125
B - QUÁN LÝ HIỆU SUÁT...................................................................... 128
c - ĐỐI CHIÉU THỬ Tự CÁC MỐI QUAN TÂM LỚN CỦA KHÁCH
VÀ CỬA BAN QUẢN LÝ.................................................................. 130
D - CÁC CHỨC DANH TRONG c ơ SỞ KINH DOANH DỊCH v ụ HỘI
NGHị - HỘI THÀO (HN - HT)............................................................132
E - MỘT SỐ YẾU TÓ MỚI TRONG c ơ SỜ VẬT CHÁT CỦA PHÒNG
HỌP................... 135
CHƯƠNG VI: CÁC B ộ PHẬN NGHIỆP v ụ TÁC NGHIỆP:
TIẾP ĐỒN - L ư u T R Ú .................................................... 139
A - NHŨNG VIỆC LÀM CỦA Bộ PHẬN TIÊN SẢNH......................... ..139
B - CÔNG VIỆC CỬA Bộ PHẬN PHÒNG.............................................. 150
c - B ộ PHẬN BẢO VỆ.............................................................................. 152
D - Bộ PHẬN BẢO TRÌ.............................................................................153
E - Bộ PHẬN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN...............................................153
CHƯƠNG VII: CÔNG VIỆC CỦA B ộ PHẬN ẨM THỤC................. 155
A -VÈ CÁC BỬA ĂN................................................................................ 156
B - CÁCH SẲP XẾP PHÒNG YẾN TIỆC (PHÒNG HQP)........................ 157
c - NHŨNG ĐIỀU CÀN Lưu Ý .............................................................. 158
D - CÁCH XẾP BÀN HỌP.........................................................................161
E - QUY TRÌNH Tổ CHỨC BUỒI HỌP VỚI PHÍA ĐẠI DIỆN ĐOÀN
KHÁCH..... .............. ................... .......................... !....... .................... 167
F - CÔNG TÁC KIÊM TRA...................................................................... 173
G - TRONG KHI PHỤC v ụ ........................................................................175
H - LƯU ĐÔ “QUY TRÌNH PHỤC v ụ s ự KIỆN / YẾN TIỆC”.............. 177
CHƯƠNG VIII: CÔNG VIÊC CỦA B ộ PHẬN MARKETING:
CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG VÀ HẬU M ÃI.......... 183
A - CÔNG VIỆC CỦA Bộ PHẬN MARKETING NÓI CHUNG.............. 184
B - CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG.............................................................. 196
PHÀN KÉT LU Ậ N ........................................................................................... 205
PHỤ LỤC 1: MỘT SÓ TÙ' TIẾNG ANH LIÊN QUAN ĐÉN
HỘI NGHỊ - HỘI T H Ả O ................7...................................213
PHỤ LỤC 2: MỘT SÓ TRUNG TÂM HN-HT VÀ TRIỀN LÃM Ỏ
MỌT SÓ NƯỚC ĐÔNG NAM Á ........................................221
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 244
4
Đuờng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
DANH MỤC BIÊU BẢNG
B ảng 1: Các yếu tố tác động đến sự chọn lựa của khách.........44
Bảng 2: Làm sao các Doanh nghiệp và Hội đoàn biết ta

để họ bắt liên lạc?........................................................ 45
B ảng 3: Những yếu tố nào gây sự không hài lòng?................. 45
Bảng 4: Những mổi quan tâm khác............................................46
B ảng 5: Phân loại các chi phí..................................................... 46
Bảng 6: Các tác nhân chính trong Du lịch M ice.......................65
Bảng 7: Các cách “Mua - bán”................................................... 66
B ảng 8: Các thành tố cần thiết cho sự phát triển Du lịch Mice68
B ảng 9: Đặc trưng một số sản phẩm du lịch............................. 76
B ảng 10: Những gì mà khuôn viên Đại học có thể mang lại
cho du khách.................................................................. 82
B.ảng 11: Đặt phòng thời “tiền Internet” ......................................95
B ảng 12: Bán phòng qua Internet................................................ 96
B.àng 13: Kết nối giữa Khách sạn và Truyền thông

đa phương tiện ...............................................................99
B.ảng 14: Thu của địa phương.....................................................117
5
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Bảngl5: So sánh mức độ quan tâm của phía khách và

nhà quản l ý ..................................................................131
Bảng 16: Sơ đồ tổ chức bộ phận Ẩm thực thường thấy

trong các khách sạn thường tổ chức HN-HT...........156
Bảng 17: Lịch trình làm việc một ngày H N -H T ...................... 157
Bảng 18: Cách xếp bàn giản đơn (A - B - c - D - E - F - G).. 161
Bảng 19: Cách xếp bàn khá phức tạp (H - 1 - J - K ) ............... 163
Bảng 20: Cách xếp bàn phức tạp (L - M - N - O )....................165
Bảng 21: Lưu đồ quản lý diễn biến sự kiện trong..................... 168
Bảng 22: Công việc phối hợp của các bộ phận..........................168
Bảng 23: Phần nghi thức (Điều phối viên sự kiện)................. 173
Bảng 24: Lưu đồ: “Quy trình phục vụ Sự kiện/Yến tiệc” ...... 177
Bảng 25: Phiếu thông báo Sự kiện (Yến tiệc)............................178
Bảng 26: Phiếu thông báo Sự kiện (Hội họp)............................180
Bảng 27: Các thành tố của Hóa đơn khách phải thanh toán ... 182
Bảng 28: Tổ chức của bộ phận Tiếp thị (thường thấy)...........184
6
LỜI GIỚI THIỆU

Trong nhũng năm vừa qua, Việt Nam đã tổ chức thành công
nhiều sự kiện quốc tế, như Hội nghị APEC (2006), Hội nghị cấp cao
các nước Đông Á (2010). Ngành du lịch đã chứng tô khả năng của
minh đồng thời giới thiệu Việt Nam như một điểm đến an toàn và thân
thiện.
Tuy nhiên, chúng ta chưa có được sức hút mạnh đối với các
Tập đoàn, Công ty, Hội đoàn... nói chung là các tổ chức dân sự. Điều
này có nhiều lý do, vừa khách quan, vừa chủ quan. Thế giói vẫn còn
chịu hấp lực mạnh mẽ của Singapore - Hongkong - Macau - Kuala
Lumpur - Bangkok, vì các nơi ấy đi trước chúng ta hơn 60 năm trong
kinh doanh loại hình du lịch Hội nghị - Hội thảo và du lịch khuyến
thưởng.
Để bắt kịp các Thành phố trên, không gì hơn là giải pháp
Marketing tích cực nhằm định hình Việt Nam như một điểm đến có
nhiều kỹ năng tổ chức Hội nghị - Hội thảo chuyên nghiệp, với cơ sở
vật chất ngang tầm thời đại và nhất là tài nguyên vật thể và phi vật thể
phong phú và đa dạng, người dân cỏi mờ.
Mặt khác, cần đầu tư đào tạo tài nguyên nhân lực chuyên
nghiệp cao, có những kỹ năng mềm tương thích với tập quán ngày nay
và giòi giao tiếp bằng tiếng nước ngoài.
Thạc Sỹ Sơn Hồng Đức, người có kinh nghiệm hoạt động và
giảng dạy trong ngành Khách Sạn - Nhà Hàng từ những năm 1988,
nay góp những trải nghiệm của mình qua tác phẩm “ĐƯỜNG VÀO
KỈNH DOANH DU LỊCH MICE”.
Quyển sách này gồm hai phần:
Phần Một gồm các trang hưóng về cơ sở lý luận, đề cập đến sự
phát triên của Du lịch Hội nghị - Hội thảo và du lịch khuyên mãi trên
thế giới; cấu trúc của thị trường này; những điều kiện cần có để tạo
dựng môi trường thích hợp cho loại hình kinh doanh này.
7
* _
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hóng Đức
Phần Hai nói về các kinh nghiệm cụ thể qua công việc đã làm
khi tổ chức Hội nghị - Hội thảo ở Saigon Floating Hotel trong những
năm đầu thời kỳ mở cửa; các kinh nghiệm ỏ' các thị trưòng lớn; các tài
liệu giảng dạy ờ nước ngoài. Từ đó đóng góp kinh nghiệm bản thân
cho công tác tiếp đón, tổ chức lưu trú, tổ chức yến tiệc, tổ chức sự
kiện, chăm sóc khách hàng cũng như hậu mãi.
Đặc biệt là việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong giao
dịch với khách, từ Website giới thiệu sản phẩm ra thế giới, đến việc
cho phép khách từ các nơi dễ dàng đăng ký trực tiếp, thiết lập hệ thống
“Webcasting” và các phương tiện Hội nghị - Hội thảo từ xa
“Teleconferencing”.
Tác giả cũng giới thiệu một số tổ chức có chuyên môn đào tạo
nguồn nhân lực trong lĩnh vực này và một số phần mềm để chúng ta
tiếp cận với khách, quản lý Hội nghị - Hội thảo một cách hợp lý, hiệu
quả.
Trong phần phụ lục Tác giả cũng giới thiệu sản phẩm, thị
trường kinh doanh du lịch Hội nghị - Hội thảo ở một sổ nước Đông
Nam Á trong thực tế 2010 để từ đó người đọc thấy được chúng ta đang
ờ đâu, phải làm gì để thu hút khách nhiều hơn.
Tác giả đã kinh qua thực tiễn lãnh đạo các Khách Sạn liên
doanh như Saigon Floating Hotel (5 sao), Parkroyal (4 sao) từ khi
chúng ta mở cửa, từng là tư vấn cho Cụm Quê Hương, đồng thời tham
quan hơn 30 nước, tham khảo nhiều sách liên quan đến lĩnh vực. Chắc
chắn quyển “ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH DU LỊCH MICE” sẽ
đem lại cho người đọc, đặc biệt là Cán bộ, Sinh viên, Học sinh ngành
du lịch của cả nước những kinh nghiệm bổ ích cần thiết cho công việc.
Ngày 11 tháng 01 năm 2011
Phó Giáo Sư - Tiến ST
Phan Huy Xu
Giảng viên cao cấp
Trưởng Khoa Du Lịch
Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng
8
*
Đìrờig vào kinh cỉoanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
LỜI CẢM ƠN
Để ầoàn thành quyển sách, chúng tôi xin chân thành cảm ơn:
- Khoa Địa lý Du lịch - Trưòng Đại học Khoa học Xã hội-Nhân
văn Tp.HCM
- Khoa Du lịch - Trường Đại học Văn Lang.
- Khoa Du lịch - Trường Đại học Quốc tế Hồng Bàng.
- Khoa Du lịch - Trưòng Đại học Yersin (Đà Lạt)
- Khoa Quản trị Kinh doanh - Trường Đại học Cửu Long (Vĩnh
Long).
- Trung tâm Nghiên cứu (CETIA), Trường Đại học Toulouse -
le Mirail (Pháp)
Đã tạo cho chúng tôi cơ hội giảng dạy, trình bày, hội thảo và
trao đổi trong mười năm qua, từ đó hoàn thiện về mặt lý luận
cho đề tài này.
Đồrg thời, xin chân thành cảm ơn các đơn vị sau:
- Công ty Cổ phần Khách sạn Quê Hương.
- Ban Giám đốc Khu Nghi dưỡng rừng Madagui (Lâm Đồng).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Pandanus (Mũi Né).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Lan Rừng (Vũng Tàu).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Tropicana (Long Hải).
Đã giúp chúng tôi có cơ hội để tiếp cận với thực tế.
Xinchân thành tri ân Quý Vị sau đây:
- NGUT.PGS.TS Phan Huy Xu, Trường Khoa Du lịch (ĐH Văn
Lang), Trường Khoa Du lịch (ĐH Quốc tế Hồng Bàng)
- GS. J.p. Le Poulain, Giám đốc Trung tâm Cetia, ĐH Toulouse
- le Mirail (Pháp)
- Cố GS Marc Combes, Trường ĐH Toulouse - Cơ sở Foix
(Pháp).
9
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Son Hồng Đức
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH Toulouse - Cơ sỏ' Foix

(Pháp)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH Texas (UTD) - Thành
phố Dallas (Mỹ)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH La Trobe - Cơ sở
Bundura (úc)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH RMIT - Melbourne (úc)
- Quản thủ Thư viện Trường Williams Angliss - Melbourne
(Úc). ’
Đã tạo điều kiện để tôi được tham khảo tài liệu, giúp tôi gặp gỡ
nhiều nhà nghiên cứu.
Cuối cùng xin chân thành cám ơn các Anh, Chị Sinh viên các trường Đại
học Văn Lang - Hồng Bàng - Yersin - Cửu Long, các Anh Chị khóa
tiếng Pháp / Du lịch thuộc Khoa Địa lỵ Du lịch (ĐH KHXH&NV), qua
các cuộc thảo luận sôi nổi đã góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề có
liên quan.
Xin chân thành cám ơn.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 11 năm 2010

Tác giả Son Hồng Đức
Giàng viên chuyên ngành Khách sạn - Nhà hàng
10
Đicờng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
LỜI NÓI ĐẦU
Chủ tịch “Hiệp hội các nhà Tổ chức Hội nghị - Hội thảo”
tại Anh quốc đã từng nói: “Cónhân loại đã
trước khicon người phát minhra
Thực vậy, xã hội loài người lúc nào cũng cần có những cuộc gặp
gỡ đông người để bàn về một việc gì đó như: thưong mại, giáo
dục, chính trị, văn hóa hay tưcmg trợ... Mục đích là để truyền bá
các ý tưởng rồi cùng nhau bàn luận. Có thể đưa đến một nhận
thức chung, và hành động chung. Cũng có thể ý tưởng ấy chỉ
được ghi nhận để mọi người suy nghĩ sâu thêm. Cũng có thể, ý
tường ấy không đưa đến hành động gì, và không có ngày mai.
Ở Việt Nam, nổi tiếng nhất trong lịch sử là Hội nghị
Diên Hồng, bàn việc “Hòa hay chiến”, và mọi người trả lời
“Quyết chiến”. Ở Châu Âu đó là Hội nghị Vienna (Áo) để giải
quyết “hậu sự” của triều đại Napoléon. Hay Hội nghị Yalta
(Nga) để giải quyết các vấn đề thế giới sau khi phe Trục sụp đổ
sau thế chiến H.
Còn về mặt kinh tế xã hội có những cuộc Hội nghị - Hội
thảo (HN-HT) tầm vóc lớn. Ví dụ các Hội nghị GATT đặt tiền
đề cho sự xuất hiện của “Tổ chức Thưomg mại quốc tế” (WTO),
hay các cuộc họp của UNESCO (thành lập tháng 11/1945), đưa
đến các quyết định có liên quan đến du lịch thế giới và khu vực,
trong đó có sự khai sinh ra “Tổ chức Du lịch thế giới” (UNWTO
- thành lập 2/9/1975). Từ các cuộc họp trong “Đình” như ở Việt
Nam, hay ở “Nhà việc” miền ĐBSCL thời khẩn hoang, hay ở
các Forum (quảng trường) trong đế quốc La Mã, hay ở các
Basilica (sảnh chung) ở nước Anh và Tô Cách Lan cổ, những nét
11
Đường vcìo kinh doanh du Ịịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
“sinh hoạt hội họp” của nhân loại ngày càng phát triên vê hình
thức lẫn nội dung và kỹ thuật tiến hành. Qua hơn 2000 năm,
nhân loại khắp đó đây lúc nào cũng có nhu cầu hội họp, dần dà
làm phát sinh các dịch vụ ăn theo để trở thành cộng sinh như:
lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, thưởng thức văn nghệ, vận
chuyển và mua sắm. Ngay trong thời Trung cổ ờ Anh quôc và
Châu Âu, người dân các điểm dân cư đã có thói quen gặp nhau
vào ban đêm ở hàng quán gọi là “Auberge” hay “Inn”, vừa
thưởng thức bia, vừa bàn đủ thứ việc có liên quan đến địa
phương.
Nhưng nhu cầu “Hội họp” phát triển rõ nét nhất từ thế kỷ
xvm ở châu Âu, khi người ta có thói quen chọn những nơi có
nước khoáng hoặc suối nước nóng (Spa) để hội họp vừa chữa
bệnh. Việc này đã làm cho các nơi có nước khoáng phát triển
nhanh với việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất để phục vụ loại
khách hàng này. Ví dụ như Spa (Bỉ) - Bath (Anh) - Vichy
(Pháp)... Từ đó nảy sinh ra các hoạt động “Dịch vụ phục vụ”
HN-HT.
Từ những năm 70 của thế kỷ XX, các cuộc HN-HT có
những biến thái về mặt quy mô, về mặt đối tượng tham dự, về
mặt nhịp độ, và cả về tổ chức kỹ thuật. Xưa kia, trong HN-HT
các thành viên gặp mặt nhau tại một nơi để cùng trao đổi, ngày
nay nhờ cầu truyền hình hay “Video Conferencing”, người ở
cách nơi HN-HT nửa vòng trái đất vẫn có thể đóng góp ý kiến
cho nhau hay tranh cãi. Trước kia, chỉ có những người “khá giả”,
các thương nhân, các nhân vật quyền thế mới có thể tham dự các
HN-HT, còn ngày nay, trong loại hình “Du lịch Khuyến
thưởng”, một người lao động vẫn có thể được mời tham gia và
đóng góp ý kiến trong một Hội trường sang trọng, hoành tráng
12
Đường veto kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
của một khách sạn 5 sao. Trước kia, các cuộc họp diễn ra trong
một phòng họp có sức chứa 200 người, còn ngày nay có những
“Nhà HN-HT” (Convention and Conference Hall) có sức chứa
đến 4.000 người!
Một việc đáng chú ý khác là trước kia chỉ cần đem một
số đông người đến một Sảnh đường là có một cuộc HN-HT.
Điều này đúng nhưng chưa trọn vẹn, vì muốn sự kiện có chất
lượng (cả về hình thức lẫn nội dung) cần phải có người biết tổ
chức một cách chuyên nghiệp. Họ có nghiệp vụ để tạo ra bối
cảnh, cơ hội, nối kết. Sự thành công của ông Thomas Cook, cha
đẻ của ngành kinh doanh Lữ hành hiện đại bắt đầu như thế tại
Hội thào Loughborough (Anh quốc) năm 1841, và 10 năm sau
ông đã tổ chức cho hơn 100.000 người từ các nơi của nước Anh
đến tham quan “Triển lãm bảo tàng thế giới” tại London.
Và chính vì vậy đã xuất hiện các “Công ty chuyên tổ
chức HN-HT”. Họ biết cách làm sao đem nhiều người từ các
thành phố khác nhau đến cùng một địa điểm. Họ biết chọn nơi sẽ
diễn ra sự kiện, nơi ăn ờ thích hợp nhất. Nhiều khi họ còn biết
mời ai để đọc tham luận (guest speaker), hoặc góp ý cho các bài
thuyết trình. Thậm chí họ còn viết thuê bài thuyết trình cho thích
hợp với mục đích cuộc họp! Họ biết làm sao thiết lập thảo luận
qua “Webcam”, họ còn tư vấn cho Ban tổ chức Hội nghị mua
sắm các đồ kỷ niệm để làm quà tặng cho khách tham dự...
Tóm lại, những nhà chuyên môn tổ chức “Dịch vụ HN-
HT” đang biến dịch vụ này trở thành một “Công nghiệp” có
doanh thu lớn trong thế kỷ XXI này. Đồng thời họ cũng góp
phần làm đa dạng và phong phú hơn các hoạt động du lịch của
loài người.
13
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Ở Việt Nam gần đây loại hình du lịch Mice đang phát
triển và trở thành một thị trường tiềm năng, được các Doanh
nghiệp Lữ hành và Khách sạn quan tâm khai thác, về phía các
Công ty Lữ hành đi tiên phong trong nghiên cứu và khai thác thì
có 2 đơn vị: Saigontourist và Benthanhtourist. Còn về phương
diện vĩ mô, một số doanh nghiệp liên kết với nhau thành lập một
tổ chức có tên gọi là “Vietnam Meeting and Incentive Club”,
trong đó Saigontourist và Hàng không Việt Nam là hai thành
viên chủ chốt. Còn về phía các khách sạn, đã hình thành “Câu
lạc bộ Mice”, kết hợp giữa các đơn vị: Saigontourist, New
World, Sofitel, Sheraton, Legend và Equatorial, tất cả đều là các
khách sạn 5 sao. Nhưng điểm yếu của câu lạc bộ này nằm ở sàn
phẩm chính, vì chỉ cung cấp được tổng cộng 5.000 phòng/đêm,
trong lúc đó có những đoàn Du lịch Mice có thể lên đến từ 3 đển
5 ngàn khách.
Tuy nhiên, một số địa phương khác và đặc biệt là một số
Resort cũng đã khai thác loại hình Du lịch Mice và Du lịch
Khuyến thưởng với quy mô trung bình. Vì một số công ty trong
nước và nước ngoài cũng có nhu cầu tổ chức những HN-HT và
Du lịch Khuyến thưởng cho đối tác, khách hàng hay nhân viên
kết hợp HN-HT và Du lịch biển.
Điểm đáng lưu ý vì là tiền đề cho sau này: Việt Nam đã
tổ chức thành công Hội nghị cấp cao APEC vào năm 2006 và
Hội nghị thượng đỉnh Đông Á năm 2010. Các phương tiện
truyền thông thế giới đã quảng bá hình ảnh Việt Nam một cách
tích cực, người nước ngoài qua sự kiện chính trị này, đã biết đến
Việt Nam nhiều hơn, với tư cách là một điểm đến mói, thân
thiện, an toàn và đẹp đẽ.
14
Đường vảo kinh doanh du lịch Mìce Thạc s ĩ SơnHông Đức
Tuy C Ó sự thành công buôi đâu, nhưng muôn đi xa hơn,

phát triển mạnh hơn để thu hút nhiều hơn, chúng ta, những
người đang làm việc trong ngành du lịch hoặc đang được đào tạo
trong các trường Quản trị Kinh doanh du lịch cần nắm rõ định
nghĩa, bản chất, cơ chế vận hành của loại hình Du lịch Mice này.
Vì Du lịch Mice là hoạt động của toàn ngành Du lịch và cả xã
hội, trong đó Lữ hành và Khách sạn - Nhà hàng là chủ công. Sự
đóng góp của các cơ quan công quyền từ trung ương đến địa
phương và công dân ở các điểm đến phải đồng bộ trong việc
chúng tỏ các nét “Văn minh Du lịch”.
Tác giả mong rằng tuổi trẻ Việt Nam nhận thức được đây
là một “Nghề mới” để đầu tư tìm hiểu học hỏi. Từ đó làm tăng
thêm cho thị trường lao động một nghề, đồng thòi đa dạng hóa
cãc hoạt động dịch vụ du lịch. Các sinh viên không nên chỉ
“đóng khung” trong các hoạt động truyền thống là Lữ hành và
Níhà hàng - Khách sạn mà thôi.
Du lịch Việt Nam đi vào thế kỷ XXI với nhiều thuận lợi,
tuy nhiên còn những điều bất cập, nhưng khó khăn là tạm thời và
thuận lợi là cơ bản. Đứng về mặt vĩ mô, theo tầm nhìn 2020 của
Tổ chức Du lịch thế giới, số khách tham gia các luồng, tuyến du
lịch quốc tế sẽ hơn 1,5 tỷ/năm và số khách chọn đến khu vực
Đông Á - Thái Bình Dương (trong đó có Việt Nam) sẽ là 397,2
triệu/năm. Nhưng đồng thời cũng xảy ra các cuộc cạnh tranh
khốc liệt giữa các quốc gia trong vùng đê lôi kéo phần lớn thị
trxrờng du khách, và ngay trong cùng một nước cũng có sự cạnh
tranh lớn giữa các thành phố, điểm đến, công ty...
Ý thức được vấn đề để xây dựng chiến lược, chiến thuật
thu hút sao cho có lợi nhất cho đất nước, công ty của chúng ta.
15
Đường vàokinh doanh du Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
Vì mục đích ấy nên chúng tôi truy cập Internet để ghi thêm bảng
Phụ lục:
- Phụ lục Một: Một số từ tiếng Anh, chúng ta cần hiểu
theo nội dung liên quan đến HN-HT và Triển lãm.
- Phụ lục Hai: Một số Trung tâm HN-HT của mệt số
nước khu vực Đông Nam Á.
Quyển sách này được xây dựng với hai phần:
- Phần một: gồm các chương đề cập đến các vấn đe đại
cương, giúp người đọc hiểu biết tổng quát liên quan
đến Du lịch Mice, từ đó tiếp cận, mời gọi các tổ chức
đến với Việt Nam.
- Phần hai: đi sâu vào các mặt “Kỹ thuật” giúp cho
người học, người làm việc trong ngành Lữ hành,
Khách sạn - Nhà hàng có những bước tiếp cận Ihực
tiễn. Hầu làm tốt trong việc phục vụ loại hình Du lịch
HN-HT và Du lịch Khuyến thưởng, theo huớng
chuyên nghiệp hơn.
Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Tác giả
Sơn Hồng Đức
16
PHẦN MỘT
c ơ SỞ KHOA HỌC
CỦA VIỆC PHÁT TRIỀN
DU LỊCH MICE
Loại hình du lịch MICE mói du nhập vào Việt Nam vào
những năm cuối của thế kỷ XX. Được hiểu là loại hình du lịch
kết hợp với Hội nghị - Hội thảo - Triển lãm. Từ MICE hình
thành từ 4 chữ đầu của Tiếng Anh:
Meeting - Incentive - Convention/Conference -
Exhibition/Event.
Lúc đầu viết M.I.C.E nhưng với thói quen người ta bỏ
các dấu “chấm” để cuối cùng trở thành một “danh từ” đã xuất
hiện trong từ điển Oxford và các từ điển khác cũng như trong
17
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đúc
Wikipedia. Nói chung, về bản chất du lịch, Mice không có gì

mới lạ. Nó được định hình từ 4 hoạt động cấu thành M-I-C-E
(Hội nghị - Khuyến thưởng - Hội thảo - Triển lãm/Sự kiện). Cái
mới nằm ở chỗ các nhà kinh doanh du lịch ở cuối thế kỷ XX biết
kết hợp nhuần nhuyễn 4 yêu cầu riêng lẻ thành một thực thể mới.
Vì vậy nhà nghiên cứu O.K Weber gọi đó là “Loại hình Du lịch
4 trong 1”.
18
CH Ư Ơ N G I
LỊCH S ử PHÁT TRIỂN CỦA DU LỊCH MICE
Đọc báo hàng ngày chúng ta thấy không khi nào lại thiếu
vắng các hoạt động Hội nghị - Hội thảo (HN-HT) ở khắp nơi
trên thế giới. Từ các Hội nghị mang nội hàm chính trị như Hội
nghị APEC, đến các Hội thảo liên quan đến các đề tài khoa học
hay mang tính kinh tế, tài chính. Cho đến các cuộc hội họp nội
bộ của các công ty lớn nhỏ được tổ chức trong các Trung tâm
Hội nghị hay trong các Khách sạn lớn. Ví dụ Ngân hàng HSBC
(Ngân hàng Hong Kong - Thượng Hải) họp Đại hội c ổ đông,
hay Công ty Dược phẩm Bayem họp thường niên để đánh giá
công tác tiếp thị năm vừa qua, hay Tập đoàn Khách sạn Accor
triệu tập Hội thảo ở Bangkok với sự tham dự của tất cả các Giám
đốc khách sạn thuộc hệ thống mình tại Á châu.
Tất cả các sự kiện trên có một mẫu số chung: Đưa nhiều
người, từ nhiều nơi đến với nhau tại một địa điểm, để họ trình
bày ý kiến cá nhân, trao đổi quan điểm, thảo luận, làm việc
nhóm... hầu đưa đến một kết quả hay một kết luận nào đó. Đồng
thời có một hệ quả mà không ai chối bỏ được, đó là: nhiều người
trước đó không hề biết nhau nay phát hiện có những ý kiến gần
giống nhau, chia sẻ cùng một số giá trị và kết thân nhau. Dù
trong tiếng Anh, người ta gọi đó là “Summit” (Hội nghị thượng
đỉnh) - “Meeting” (Hội họp) - “Conference” (Hội nghị) -
“Convention” (Hội thảo - Hội nghị) - Congress (Hội nghị)...
nhưng mục đích cuối cùng là nhằm phát triển, đẩy mạnh sự giao
tiếp cá nhân, xem cuộc “gặp gỡ” ấy là cơ hội cho giao tiếp, trao
đổi ý kiến, chia sẻ các ý tưởng.
19
%
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hông Đ ức
A - THUỞ BAN ĐÀU CỦA HIỆN TƯỢNG

Người ta có nhận xét ràng, đối với các nước, các xã hội
có truyền thống “trọng thương”, đã xuất hiện thói quen hội họp
của các thành phần dân sự (phi chính trị). Còn trong các niước
phương Đông, trong bối cảnh văn hóa khác, những cuộc gặp) gỡ
đông người (trừ các chợ) là những điều rất hiếm thấy, trừ khii do
chính quyền chủ xướng. Một tác giả có công nghiên cứu sự biến
thái của hoạt động hội họp từ thời La Mã ở Anh - Ái Nhĩ Lan có
nhận xét rằng, các cuộc hội họp này có nguồn gốc từ các “C hợ
Phiên”. Người đến từ các phương trời khác nhau, gặp nhau ở các
“Forum” (Quảng trường nơi người buôn bán gặp nhau và gặp
khách hàng) và cuộc gặp gỡ kéo dài đến các “Basilica” (Sìảnh
công). Qua đó có thể trao đổi thông tin về các vùng xa xôi, phiẩm
vật, giá cả và tất cả mọi chuyện mà họ quan tâm. Thông tin
truyền miệng (Words of mouth) xuất phát từ đây.
Đến thời Trung cổ, truyền thống vẫn giữ, tuy nhiêm có
xuất hiện một số yếu tố mới. Việc thiếu an ninh ở các xã hội
phương Tây thời Trung cổ (thế kỷ V đến XV) khiến cho các
Lãnh Chúa xây vách thành bảo vệ, nên các cuộc chợ Phiên diễn
ra ở bên ngoài vách thành. Yếu tố thứ hai là cấu trúc xã hội «cho
thấy sự phát triển mạnh mẽ của giới thương buôn và thợ thủ
công. Từ đó hình thành các “Nghiệp đoàn nghề nghiệp” (Guiild),
phát sinh nhu cầu hội họp của người cùng nghề. Những tổ clhức
ít đoàn viên chọn các quán rượu (Inn), còn các nghiệp đoàn lớn
có xây dựng các “Sảnh ngành nghề” (Guild Hall).
1 r
Anton Shane, “The business of conferenceNXBB.H 2001, Anh q
20
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
Đến thế kỷ XVII, cà phê được nhập vào Châu Âu và hình

thành thối quen uống cà phê ở một số tầng lớp dân chúng, nhất
là giới thương buôn. Những “Coffee House” (quán cà phê) được
nhiều người chọn là nơi hội họp, nổi tiếng nhất là “Quán cà phê
Lloyds” ở London, là nơi hội họp của giới chủ tàu, giới bảo hiểm
và giới Ngân hàng.
Đển thế kỷ 18, giới giàu có, giới quý tộc chọn các thành
phố có suối khoáng để vừa -tận hưởng cuộc sống, chăm sóc sức
khỏe, luôn tiện tổ chức các cuộc họp. Điều này thúc đẩy sự hình
thành các thành phố nghĩ dưỡng như Bath, Cheltenham (Anh),
Spa (Bỉ), Vichy (Pháp) với đầy đủ các dịch vụ ăn, ở, vui chơi
giải trí, hội họp và cả đánh bạc nữa.
Đến thế kỷ XX, ở Châu Âu có nhiều doanh nhân xây
dựng các Giảng đường lớn đa năng, xếp ghế ngồi theo kiểu lớp
học hay kiểu rạp hát để cho thuê. Từ đó gây nên phong trào tổ
chức HN-HT trong giới khoa học, hàn lâm. Đồng thời ở các khu
Nghĩ dưỡng các vùng suối khoáng và ờ bờ biển, người ta còn
xây dựng các “Sảnh đa năng” (Multifunction Hall) có thể sử
dụng cho tổ chức khiêu vũ, tiếp tân, đám cưới hay hội họp. Và
các nhà Quản lý muốn tận thu nên quảng cáo mời gọi những ai
có nhu cầu tổ chức HN-HT. Một yếu tố quan trọng khác là hệ
thong Hỏa xa phát triển nhanh, nối liền hầu hết các trung tâm
nghĩ dưỡng với các thủ đô Âu châu cho nên các tổ chức, doanh
nghiệp kết họp “Làm việc và Nghĩ dưỡng”, từ đó phát sinh ra
phong trào hội họp ngoài nơi làm việc.
Còn ở Hoa Kỳ, ngoài các nhà kinh doanh, nhà khoa học
còn có các Hội đoàn tôn giáo hay dân sự, họ cũng tổ chức cuộc
họp, gặp gỡ, hội thảo rầm rộ “bên ngoài nhà thờ”, xem như là
một động tác “quảng bá đối với dân chúng”. Nhưng cũng chính
21
ở Hoa Kỳ, người ta có một sáng kiến góp phần định hình cho
công nghiệp Mice sau này. Nhiều công ty đầu tư vào các
“phương tiện hội họp” (Phòng HN-HT, ...) ở thành phố Detroit
(Bang Michigan) cùng góp tiền để thuê chuyên gia làm việc toàn
thời gian, đi khắp noi để giới thiệu, mời gọi các doanh nghiệp,
hội đoàn có nhu cầu hội họp đến Detroit để tổ chức. Như thế,
vào năm 1896, một hình thức “Convention Bureau” (Văn phòng
khuyến mãi cho HN-HT) được hình thành đầu tiên trên thế giới.
Tiếp đó, các thành phố khác ở Hoa Kỳ, rồi Âu châu làm theo. Ví
dụ thành phố Cleveland năm 1904, Atlantic City năm 1908 và
Los Angeles năm 1910 đã có Văn phòng khuyến mãi HN-HT.
Ngày nay, nhiều tổ chức, hội đoàn của xã hội dân sự. và
cả lãnh vực công quyền đều có nhu cầu hội họp. Đặc biệt là các
đoàn thể, tổ chức tôn giáo, nghề nghiệp, nghiệp đoàn, doanh
nhân. Trước “Cầu” lớn đó, tất nhiên phải có “Cung”. Nhiều nhà
đầu tư, phần lớn trong lĩnh vực du lịch và địa ốc đã nhanh nhạy
đối với loại hình kinh doanh “sạch” mà đem lại lợi nhuận cao.
Họ đã đầu tư vào hai lĩnh vực:
- Lĩnh vực xây dựng và cung cấp cơ sở hạ tầng (Phòng
HN-HT, Phương tiện nghe nhìn, Phương tiện truyền thông-liên
lạc xa, Dịch vụ phục vụ HN-HT..)
- Lĩnh vực “Công nghệ tổ chức”, như “Hiệp hội quốc tế
quản lý triển lãm” (IAEM) từ 1928, hay “Hiệp hội quốc tế
chuyên môn tổ chức HN-HT” (PCMA) từ 1957, hay “Hiệp hội
quốc tế tổ chức Hội nghị” (ICCA) từ 1963, hay “Hiệp hội quốc
tế các nhà tổ chức chuyên nghiệp Hội thảo” (LAPCO) từ 1968.
(Sẽ trở lạitrong phần Hai).
22
During vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
Điêu mà các nhà đâu tư dự kiên vào hai thập niên đâu
của thế kỷ XX, đã trở thành hiện thực trong hai thập niên cuối
cùng thế kỷ. Neu về quy mô, hiện có những cơ sở hạ tầng lớn
như sau:
- Sheffield Arena (Anh) với 12.000 chỗ ngồi.
- Birmingham National Indoor Arena với 18.000 chỗ ngồi.
Còn về mặt địa lý, thì trong 15 năm cuối cùng của thế kỷ
XX, phong trào đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đã vượt ra ngoài
Châu Âu và Bắc Mỹ, vươn đến úc châu và châu Á. Việc xây
dụmg Trung tâm HN-HT hiện đại ở Quận 7, Thành phố Hồ Chí
Minh cho thấy Việt Nam đã hội nhập vào việc kinh doanh loại
hình dịch vụ này.
Các Nhà nước đều xem việc kinh doanh HN-HT là một
hướng đi tích cực. Khi một Doanh nghiệp tổ chức HN-HT tại một
ncri nào đó, họ chủ động đem đến một số đông du khách, khách có
th'ể trở thành những du khách “tự họ tìm đến” về sau, nếu họ hài
lòng trong chuyến đi trước đó. Ngay cả những đất nước, hay vùng
lãnh thổ không có những cảnh quan hùng vĩ, diện tích nhỏ hẹp như
Singapore, Hongkong hay Macau, thì Du lịch HN-HT là sản phẩm
du lịch “thay thế”. Còn đối với các nước có tiềm năng lớn về du
lịch như Trung Quốc, úc, Ấn Độ thì đây là sản phẩm “bổ sung”
cho sản phẩm tự nhiên, văn hóa. Hơn nữa, việc thúc đẩy bán được
sàn phẩm HN-HT còn đem đến cho nơi tổ chức hai món lợi lớn:
- Danh tiếng nếu nơi ấy làm tốt, khách về sẽ quảng bá
klhỗng công, trở thành những “Đại sứ thiện chí”. Bạn bè, người
thiân sẽ tin tường hơn là tin vào những tài liệu quảng cáo.
- Doanh thu lớn: Khách tham dự HN-HT thường thuộc
thành phần trung lưu trở lên nên có khả năng chi trả cao. Ngay
trong loại hình Du lịch Khuyển thưởng, các nhân công, công
23
Đường vàokinh doanh du Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
nhân viên chức được doanh nghiệp khuyến thưởng cho chuyến
đi cũng sẵn sàng chi tiêu bên lề, vì họ được chi trả trọn gói cho
chuyến đi. Người ta thường nói ràng, một khách tham gia Du
lịch HN-HT sẽ chi gấp 3 lần một du khách bình thường.
Lợi ích là như thế, nhưng để đạt được không phải là dễ,
vì việc này đòi hỏi ở noi tổ chức nhiều yếu tố nghiệp vụ. Chứ ý
muốn và ý chí không thôi thì chưa được.
B - ĐÓI VỚI VIỆT NAM s ự PHÁT TRIEN NHƯ THÉ NÀO?
Chúng tôi không có thông tin về miền Bắc, nên chỉ dám
nói về miền Nam.
Vào năm 1932, Công ty sản xuất xe hơi Ford (Hoa Kỳ)
muốn giới thiệu sản phẩm cho thị trường Đông Dương đã phải
làm các động tác sau:
- Đặt phòng tại Khách sạn Continental cho đoàn tiền tiêu,
gồm 12 người. Sau đó xin phép Phòng Thương mại Sài Gòn cho
phép tổ chức triển lãm, rồi thuê cơ sở Jean Comte (vị trí ngày
nay là Diamond Plaza). Sau đó đem xe qua triển lãm và khi hết
thời gian triển lãm họ thuê Công ty Lữ hành Havas Voyages đưa
phái đoàn tham quan Angkor. Như vậy, vì Sài Gòn lúc ấy chưa
có một công ty lo trọn gói, nên Công ty Ford phải thực hiện các
bước riêng lẽ, người đứng ra lo là đoàn tiền tiêu.
- Năm 1973, Công ty động cơ Kubota (Nhật) muốn
tưởng thưởng (Incentive) cho các đại lý cấp 1 và 2 ờ ĐBSCL đã
bán máy cày cầm tay và động cơ thủy Kubota nên có tổ chức
một “Hội thảo tưởng thưởng” (Incentive Meeting) tại Đà Lạt.
Công ty phải tự mình làm các công việc sau đây: Mua vé máy
bay cho Hội thảo viên đi từ Sài Gòn đến Đà Lạt rồi trở về. Thuê
khách sạn Palace ở Đà Lạt và thuê phòng họp 2 ngày. Thuê xe
cho đại biểu tham quan Đà Lạt và xung quanh. Trong trường
hợp này, chưa xuất hiện vai trò trung gian của Công ty Lữ hành.
24
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
- Vào năm 2007, Công ty kẹo Perfetti tổ chức một “Hội

nghị làm việc” đồng thời khuyến thường cho các đại lý cấp 1 ở
ĐRSCL đã vượt chỉ tiêu bán sản phẩm. Sự kiện diễn ra tại một
khách sạn quốc tế ở cần Thơ. Trong sinh hoạt này, bộ phận
Marketing của công ty đã tìm thông tin trên website, chọn được
khách sạn ấy, thảo luận cùng Ban Giám đốc của khách sạn, cuối
cùng ký hợp đồng để khách sạn cung cấp phòng ngủ, dịch vụ ăn
uông và phòng họp. Nghĩa là họ chỉ sử dụng 2 trong 4 chữ, đó là
“C” (Convention) và “I” (Incentive).
Điều này có nghĩa là Du lịch Mice trước hết không cần
hội đủ 4 chữ M-I-C-E. Chỉ cần có đoàn đông người có nhu cầu
ở, nơi hội họp, ăn uống và giải trí là đủ. Và đoàn khách Mice có
thê đến từ trong nước hay đến từ nước ngoài, cũng có thể đến từ
nhiều nước. Trên lý thuyết, một cuộc HN-HT quốc tế cần có 4
điều kiện sau:
- Số khách tham dự : tối thiểu 300
- Số người nước ngoài : 40% trở lên
- Số quốc tịch : 5 trở lên
- Độdài : 3 ngày trở lên
Theo cách tính của tổ chức “UIA” (Union of International
Association) và theo tiêu chuẩn này thì năm 2001 trên thế giới
có 9259 HN-HT tầm vóc quốc tế, diễn ra trên 188 nước và vùng
lãnh thổ.
Còn về phương diện thực tế, các Khách sạn, Công ty Lữ
hành sẵn sàng gọi là đoàn Mice, các đoàn có nhu cầu về lưu trú,
ăn uống, hội họp, với con số tham dự vài chục người cũng được.
Và trên thực tế, có nhiều đoàn chọn những khách sạn nhỏ
ở Thụy Sĩ để tổ chức các sự kiện gọi là “Retreat” (cấm phòng)
25
y
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
khi Ban Giám đốc cùng nhau đi cách xa công ty của mình tránh
công việc bận rộn thường ngày để suy nghĩ cho một giải pháp
giúp công ty qua một giai đoạn khó khăn.
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã tổ chức thành
công nhiều Hội nghị quốc tế lớn, điển hình là Hội nghị APEC,
Hội nghị Thượng đỉnh các nước Đông Á (2010). Nhiều tổ chức,
Công ty quốc tế cũng đã đến để tổ chức Hội thảo ở Hà Nội, Đà
Nằng, Nha Trang, Đà Lạt, Thành phố Hồ Chí Minh, cần Thơ.
Điều này đã đưa Việt Nam vào bản đồ những nước có cơ sỡ tổ
chức HN-HT quốc tế từ những năm 90 của thế kỷ trước.
c - NỘI HÀM CỦA DU LỊCH MICE
c.l. MICE, bao gồm 4 chữ đầu của 4 từ tiếng Anh, mà nếu
viết đầy đủ là
Meeting - Incentive - Convention - Exhibition.
hay Meeting - Incentive - Conference - Event.
Meeting: có nghĩa là hội họp, nhiều người đến với nhau
với một sổ mối quan tâm chung. Nơi hội họp có thể là ngoài trời,
ở một quãng trường (ví dụ: dự mít tinh mừng một sự kiện). Cũng
có thể trong một phòng họp, lớn nhỏ, có chỗ ngồi, có chủ tọa
đoàn hay người điều khiển chương trình, có chương trình nghị
sự, dần dần có thêm phục vụ giải khát.
Vấn đề quan tâm chung cần được chia sẽ có thể thuộc
lãnh vực chính trị, xã hội, thương mại, kinh tế, tài chính, y
học,... (từ điển The Merriam Webster nhấn mạnh đến yếu tố bàn
bạc thảo luận).
Incentive (Khuyến thưởng): đây là hành động của một
công ty kinh doanh, một tổ chức dùng để khen thưởng khích lệ
26
nhan viên, khách hàng hay đối tác của mình. Nó khác các phần
thưởng là chi trao một giấy chứng nhận, một kỷ niệm chương,
một vật có giá trị. Sự khác biệt là ở chỗ phần thưởng này là tham
gia một chuyến đi với nhiều người khác. Vừa có thưởng ngoạn
(tham quan, ăn uống, vui chơi giải trí) vừa có hội họp, trao đổi ý
tường, kinh nghiệm.
Conférence / Convention: có nghĩa là hội nghị, hội thảo,
nghĩa là cuộc gặp gỡ đông người ờ một phòng họp để bàn về
một việc gì đó, có tính cách chính trị, xã hội, văn hóa hay thương
mại. Tên gọi có thể là khác nhau tùy thói quen của người tổ
chức, nơi được xây dụng, thiết kế hay tập quán
Đặc biệt nơi tổ chức dành cho các sự kiện lớn có thể gọi là
Conférence Hall hay Convention Center. Những nơi này dành cho
thuê để tổ chức HN-HT theo một thời gian nhất định và chỉ được
trang bị cho các cuộc họp mà thôi. Điều này khác với các Sảnh
Hội nghị trong khách sạn, vì ở đây là Sảnh đa năng, dành cho HN-
HT cũng được, đãi tiệc cưới hay tổ chức khiêu vũ cũng được.
Tuy nhiên, dưới góc độ ngôn ngữ, có một số chi tiết tuy
trên thực tế không quan trọng lắm, nhưng cũng nên biết. Theo định
nghĩa của “Tổ chức Du lịch Anh” (British Tourist Authority) thì
“Conférence” (Hội nghị) phải là cuộc họp ngoài cơ sở làm việc
(out of office meeting), kéo dài tối thiếu là 6 giờ, gồm ít nhất là 8
người. Nhưng đến năm 2003, được sửa lại là chỉ cần 4 giờ. Còn ở
Úc, người ta hiểu “Conférence” là những cuộc hội họp bên ngoài
cơ sở làm việc thường xuyên của đơn vị ấy, tập họp từ 15 người
trở lên2. Theo định nghĩa này, có thể liệt kê vào mục “Conférence”
những buổi họp nhằm mục đích đào tạo, những buổi họp để cho
nhíìn viên Thương vụ các đơn vị gặp gỡ nhau.
2 Tony Rogers, "Conference and Convention: A global industry”. NXB B.H,

London 2003.
27
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hỏng Đức
Còn từ “Convention”, đúng về phưong diện nhà kinh

doanh, nó không khác biệt mấy với “Conference”. Nhưng đối
với nhà Ngôn ngữ học, thì ý nghĩa hai từ này từ lúc đầu có sự
khác biệt, và thực tế thì ngày nay người ta sử dụng lẫn lộn. Tuy
nhiên, theo thói quen ở Mỹ, ú c và các nước Châu Á, Convention
là cơ hội cho một nhóm người, vì một mục tiêu chung nào đó,
trao đổi những ý kiến, thông tin. Sự kiện này được chuẩn bị kỹ
và lâu dài trước đó. Còn ở Pháp, cũng sự kiện này, nhưng người
ta thường dùng từ “Congrès hay Congress”. Các cuộc họp này
mang tính chất chính trị nhiều hơn, ví dụ Đại hội Đảng Xã hội,
Đại hội Nghiệp đoàn. Bên cạnh cuộc Hội thảo lớn còn có các
cuộc họp Tổ xảy ra cùng lúc.
Incentive (Du lịch Khuyến thưởng): là một chuyến đi mà
một Công ty Kinh doanh hay một Doanh nghiệp tổ chức để
tưởng thưởng cho khách hàng, đối tác hoặc CB-CNV. Đi để du
ngoạn, nghỉ ngơi nhưng chắc chắn có những buổi họp để nhà tổ
chức yêu cầu sự đóng góp ý kiến của người tham dự liên quan
đến những sản phẩm, dịch vụ kinh doanh3.
Exhibition: Hội chợ - Triển lãm, qua đó nhà tổ chức muốn
quảng bá, quảng cáo sản phẩm, ưu thế hoặc dịch vụ của mình.
Ngày nay người ta có thể thay thế từ Exhibition bằng từ “Event”,
thay vì triển lãm người ta giới thiệu một số “sự kiện”, cũng nhăm
mục đích trao đổi thông tin, ý tưởng, hoặc đưa những ý tưởng,
thông tin mới cho những ai quan tâm. Hay đưa đến việc quảng cáo
cho sản phẩm, thương hiệu dưới hình thức một “sự kiện”.
Trong cuộc Triển lãm này, có thể nhằm giới thiệu sản
phẩm mà thôi (Exhibition hay Exposition), hoặc có thể vừa giới
thiệu vừa bán (Trade show). Ngoài ra, công ty đứng ra tổ chức
3 Nguyễn Hoàng Long, “Du lịch Mice", Luận văn Thạc sỹ, Tp.HCM 2009.
28
triển lãm đôi lúc có nhu cầu họp báo (Yếu tố “Hội họp”) và đãi
khách đến dự khai trương.
Event (Sự kiện): Một Công ty, Doanh nghiệp có thể tự
xây dựng hoặc thuê một công ty chuyên môn để thiết kế, xây
dựng một sự kiện đánh dấu một ngày đặc biệt. Ví dụ như lễ
Động thổ, ngoài phần nghi thức có phần múa lân, có thể có giao
lưu văn nghệ. Mục đích là lôi cuốn đông người để có cơ hội
quảng cáo, quảng bá hay chỉ muốn nêu bật một ý tưởng.
Sự kiện có thể liên quan đến hoạt động kinh doanh, văn
hóa, thể thao, nghệ thuật hay chính trị. Cho nên một địa phương có
thể xây dựng một sổ sự kiện nhàm nhắc nhở mọi người về một vấn
đề lịch sử, hay chỉ đơn thuần muốn phong phú hóa sản phẩm du
lịch trong thời điểm ấy. Ví dụ ở Sydney, có “Ngày diễu hành của
giới đồng tính”, đó là một sự kiện mang lại một cái gì mới so vói
cuộc sống hàng ngày và cũng là một cơ hội thu hút khách du lịch.
Hay một lễ hội cũng được xem như một sự kiện. Ví dụ lễ hội đua
bò ở Bảy núi làm dấy lên một bầu không khí sôi động các phum,
sóc, các huyện Tịnh Biên hay Tri Tôn trước và sau sự kiện.
Những việc trên đây, ngày nay thường được gộp chung
dưới tên gọi là “Du lịch Mice”, dù có đủ bốn nội hàm hay thiếu
một hoặc hai nội hàm. Còn các nhà kinh doanh Du lịch Quốc tế
thì xếp vào loại hình “Business Travel”, mặc dù từ “Business” ở
đây không đóng khung trong ý nghĩa “Kinh doanh, làm ăn” mà
được hiểu rộng hơn, để phân biệt với “Du lịch tham quan”
(Leisure Tourism) hay “Du lịch Y tế”, V.V.. Mọi người ngày nay
đều hiểu rằng Du lịch Mice là cơ hội kinh doanh lớn mà mọi giới
trong ngành du lịch đều tìm cách kéo về cho mình: các Công ty
Lữ hành, các Khách sạn, Khu Nghĩ dưỡng, các Công ty Vận tải.
Và ngay cả các địa phương có nhiều sản phẩm và phương tiện
cho HN-HT cũng đầu tư xây dựng sản phẩm du lịch như thế nào
29
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
để kéo dài thêm chuyến đi, không để cho khách về ngay sau khi
Hội thảo chấm dứt.
C .2. Bản chất của các đoàn Du lích Mice
Theo thói quen trong ngành Du lịch, người ta dùng cụm
từ “Đoàn Mice” để chỉ những đoàn khách đông người đến một
địa phưong để ở vài ngày có tham gia HN-HT hoặc Triển lãm
hoặc đoàn khách được một Công ty, Doanh nghiệp đưa đi
khuyến thưởng, trong đó có nghĩ ngơi, tham quan nhưng cũng có
yếu tố hội họp.
Trên thực tế, về bản chất thì “Đoàn Mice” đa dạng vô
cùng:
• Có những “Đoàn Mice” ít phức tạp, dù đông hay ít
người, vì họ đến cùng một lúc, ra đi cùng một lúc. Đó là các
đoàn nội địa, bộ phận Lễ tân chỉ mất độ nửa giờ khi đoàn đến và
nửa giờ khi đoàn đi. về tâm lý và thái độ của khách cũng không
có gì phức tạp.
• Có những “Đoàn Mice” có yếu tố nước ngoài, gồm
những khách đến cùng một nước, đến cùng một lúc, đi cùng một
lúc. Họ ăn uống cùng một thực đơn, khẩu vị gần giống nhau. Ví
dụ, đoàn Mice đến từ Singapore hoặc Mã Lai hoặc Thái Lan, ta
đều biết họ là những người ăn cay.
• Có những đoàn khách Mice gồm những khách nước
ngoài nhưng trong các buổi tiệc ngồi họ mời nhiều người địa
phương đến ăn uống. Trường hợp này về phía Lễ tân - Phòng
buồng - Kỹ thuật không có gì phức tạp. Nhưng về mặt ăn uống
lại phức tạp vì yếu tố khác nhau trong khẩu vị. Các Bếp Trưởng
thường xuyên dùng cách chế biến “cho mọi người ăn được”, có
nghĩa là phải hy sinh danh tiếng của mình đối với một số thực
30
khách. Hoặc họ chọn cách đề nghị một số thực đon Âu mà mọi

người có thể ăn được.
• Có những đoàn du lịch Mice vô cùng phức tạp. Đặc
biệt là những đoàn khách Hội nghị - Hội thảo khoa học, văn hóa
đến từ nhiều nước. Phức tạp đầu tiên là điểm xuất phát của họ từ
nhiều nơi, nhiều lục địa khác nhau. Cuối cùng họ đến rải rác, có
người đến trước cuộc họp 48 giờ, có người chỉ đến trước vài
tiếng. Vì vậy Tiếp tân khách sạn vô cùng khó khăn trong việc
đăng ký phòng, theo dõi coi ai chưa đến để báo cáo với Ban Tố
chức. Rồi khi rời khách sạn cũng thế, có người ở lại qua đến
ngày hôm sau mới có chuyến bay. Bộ phận Tiếp tân và Ke toán
phải theo dõi để thu đủ mọi chi phí, Tổ Sảnh phải nắm bắt giờ
bay của khách để đưa khách ra phi trường.
• Sự phức tạp có thể đến từ một số khách không nói được
tiếng Anh, Tổ “Dịch vụ Thư ký” phải liên lạc với ngành Lữ
hành, các Đại học, thậm chí Sở Ngoại Vụ để tìm người thông
dịch trực tiếp. Có nhiều cuộc Hội thảo khoa học mà một vài
thành viên đến từ Nam Mỹ chỉ nói được tiếng Tây Ban Nha
trong lúc khách sạn không có nhân viên nói tiếng này.
• Sự phức tạp có thể đến từ việc đoàn khách nhờ khách
sạn phục vụ nhiều dịch vụ. Lễ tất nhiên đây là nguồn thu của
khách sạn nên không nhà quản lý nào từ chối, nếu có từ chối là
vì thực sự họ không làm được. Phần lớn những điều này có liên
quan đến các quy định của nước ta. Ví dụ, một đoàn Mice muốn
hội thảo về ngành Dược mà không xin phép Sở Y tế là khách sạn
không thể cho thuê phòng họp được.
•
Thông thường đoàn khách Mice chỉ cần thuê phòng ngủ,
phòng họp, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ thư ký. Nhưng đôi lúc họ
31
Đường veto kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
cũng nhờ khách sạn tô chức một sô sự kiện nữa. Ví dụ trong buôi
tiệc chiêu đãi họ nhờ tổ chức biểu diễn văn nghệ, hay mời một
diễn giả người địa phương đến thuyết trình một vấn đề về văn hóa,
nghệ thuật. Đây cũng là những nguồn thu thêm cho khách sạn.
• Riêng đối với các đoàn Triển lãm (Exhibition) có một
số nét đặc biệt. Ngày nay hoạt động triển lãm đã trở thành một
nền kinh tế mũi nhọn ở nhiều nước và rất chuyên nghiệp, số
Công ty tổ chức triển lãm quốc tế rất giới hạn. Nhưng hoạt động
của họ tạo ra một sự kiện ở điểm đến. Thông thường một Công
ty tổ chức triển lãm quốc tế chuyên nghiệp không biết số người
tham gia cuộc triển lãm ấy là bao nhiêu, vì họ chỉ nêu ra ý tưởng,
địa điểm, thời gian và điều kiện rồi gửi thông tin. Các công ty, cá
nhân có nhu cầu liên hệ với họ.
Từ đó họ mới đăng ký thuê cơ sở để triển lãm, thuê phòng
khách sạn, xây dựng các sự kiện kèm theo, và đoàn đến. Thường
các khách sạn quốc tế rất ưu ái đối với công ty tổ chức triển lãm
nên dành cho họ nhiều đặc ân (sẽ nói đến trong phần sau).
D - TẠI SAO CẦN ĐẦU TƯ NHIÈU CHO DU LỊCH MICE?
Đây là một loại hình du lịch mới phát triển rầm rộ và hợp
với yêu cầu của thòi đại, số người tham gia ngày càng đông.
d .l. Đứng về mặt các Doanh nghiệp, Tổ chức,...
Đã nhận thức được việc chi ra một số tiền để có lợi về
nhiều mặt. Họ nhận thức rằng khách hàng ngày nay rất quan tâm
đến “Khuyến mãi”. Người bỏ ra hàng trăm triệu để mua xe hơi,
chắc chắn có tiền để bỏ ra khoảng từ 5 đến 10 triệu để mua một
chuyến đi. Nhưng sẽ vui hơn khi được Công ty bán xe mời một
chuyến đi “Miễn phí toàn bộ”.
32
Công nhân, nhân viên sẽ gắn bó hơn, đóng góp nhiều hơn
nếu họ cảm thấy được Doanh nghiệp, Công ty chăm sóc. Đồng
thời qua chuyến đi cùng người trong công ty, họ xây dựng được
“tinh thần tập thể” sâu đậm hơn, giữa cấp trên và cấp dưới gần
gũi nhau hơn. Vì vậy, các Công ty Mỹ sẵn sàng tổ chức một
chuyến “Du lịch Khuyến thưởng” cho nhân viên (người sản xuất
ra sản phẩm) hoặc khách hàng (người sử dụng sản phẩm) đi đến
tận Mexico, Bali,... qua đó nghe được những đóng góp ý kiến,
sáng kiến. Đó chính là vì các nhà Quản trị-Hoa Kỳ đều thấm
nhuan bài học “Vĩ sắt lắp ráp PSP”.
Vào năm 1943, Hải quân Hoa Kỳ chiếm lại đảo
Guadalcanal ở nam Thái Bình Dương. Họ đưa ra chiến lược
“Nhảy cóc”. Tiến chiếm các đảo từ nam Thái Bình Dương đến
bắc Thái Bình Dương để tiến công vào đất Nhật bằng phi cơ.
Vấn đề là khi chiếm một đảo phải cần có một thời gian cả tháng
đế xây dựng xong phi trường. Hoa Kỳ kêu gọi các công ty đóng
góp ý kiến. Công ty Thép Mỹ (US Steel) tổ chức một cuộc
“Nghỉ hè hội thảo” cho một sổ công nhân nổi tiếng với các sáng
kiên. Trong thời gian một tuần ở môt bãi biển nổi tiếng, công
nhân vui chơi giải trí nhưng cũng tham dự cuộc Hội thảo. Cuối
cùng có người mang đến ý tưởng sản xuất hàng loạt các vĩ sắt có
lỗ, lắp ráp được (Perforated Steel Plate = PSP). Mỗi tấm dài tới
3m, ngang 0,6m do hai người mang lại ráp trên mặt đất. Chỉ cần
2 ngày là thành một phi đạo. Và Công ty US Steel trúng thầu sản
xuất, người đưa ra sáng kiến được một số tiền thưởng suốt đòi
trích từ doanh số của mặt hàng đó.
Các Doanh nghiệp, Công ty còn thấy được tác động
Marketing qua các chuyến du lịch Khuyến thường này. Ví dụ ở
Việt Nam, có Công ty kẹo Perfetti thường tổ chức các chuyến du
lịch cho đội ngũ “Salesman” (người bỏ mối hàng cho người bán
lẻ). Qua đó điều chỉnh được sản xuất cho họp với thị trường, vì
33
đội ngũ Salesman là người tiếp xúc trực tiếp với cơ sở, nghe than
phiền hay góp ý một cách thiết thực.
d.2. Đúng về mặt doanh số
Theo thống kê của tổ chức Du lịch thế giới UNWTO, thị
trường Mice toàn cầu xấp xỉ 320 tỷ USD/năm, tạo ra cơ hội việc
làm cho nhiều người hơn. Đặc biệt đem lợi nhuận đến cho nhiều
người dân không thuộc ngành kinh doanh du lịch truyền thống,
ví dụ các nhà sản xuất nhỏ, các ngành thủ công mỹ nghệ. Thông
thường khách đoàn Du lịch Mice là những người từ trung lưu trở
lên, lúc đi có đoàn lo, nên tiền riêng họ sẵn sàng chi cho xã hội
nơi đến rất thoải mái: trải nghiệm ẩm thực địa phương, chi cho
các hoạt động văn hóa và Shopping. Gần chúng ta, các nước và
vùng lãnh thổ như Australia, Hongkong, Macau, Singapore, Thái
Lan mồi năm đạt doanh thu từ 10 tỷ USD trở lên, một phần đến
từ Du lịch Mice.
d.3. Đứng về mặt quảng bá hình ảnh của một quốc gia
Việt Nam tổ chức thành công các Hội nghị lớn quốc tế có
ý nghĩa vô cùng quan trọng cho cả đất nước. Ngoài ra, hình ảnh
các Phòng HN-HT, các Khách sạn, các Nhà hàng được giới
truyền thông quốc tế đem đến cho người xem truyền hình ở các
nước. Với thuận lợi là cơ sở vật chất hiện đại, điểm đến an toàn
mà người ta thấy được qua ti vi, internet, các Doanh nghiệp -
Công ty không ngần ngại tổ chức chuyến Du lịch Mice đến một
điểm mới là Việt Nam.
d.4. Điểm lợi cho sự phát triển nghiệp vụ của người Lao
động du lịch
Khách các đoàn Du lịch Mice thường đòi hỏi cao, khó
tính. Sự gặp gỡ, phục vụ khách khiến lao động du lịch tại điểm
đên có dịp “cọ xát” với những yêu cầu nghiệp vụ cao. Từ đó họ
34
Đvỉờng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
quen, ít ngán ngại khi phục vụ khách quốc tế. Đây cũng là những
cor hội đê lao động du lịch địa phương luyện đàm thoại băng
ngoại ngữ và học được các điều mới. Điển hình là các nhân viên
pha chế trong các Bar lớn, khi phục vụ khách Du lịch Mice,
nhiều người chỉ cho họ pha chế các loại “cốc tai” mới.
Tóm lại, Du lịch Mice là du lịch đông người, phần lớn
khách được một Công ty, Đoàn thể tổ chức cho đi.
Điểm th ứ nhất: ^hần lớn khách đoàn Mice thuộc g
tầng trung lưu trở lên. Họ chi phí cao nhưng cũng đòi hỏi cao. Vì
vậy các nơi cung cấp sản phẩm dịch vụ phải cao ngang tầm. Nếu
không có khả năng, chớ nên nhận vì sẽ phản tác dụng cho bản
thân cơ sở ấy và cả địa phương ấy.
Điểm th ứ hai: Muốn phát triển Du lịch Mice phải có sự
gốp sức của nhiều giới, đặc biệt là chính quyền. Tất cả khách du
lịch đều có nhu cầu đi tham quan nơi mình đến, nếu họ gặp phải
một môi trường xã hội thông thoáng, người dân đều có “Văn
minh du lịch” và thân thiện, họ sẽ thích thú và trở lại. Đồng thời
gi ới thiệu cho bạn bè một cách tích cực hơn.
Điểm th ứ ba: Phần lớn khách các đoàn Du lịch Mice là
những người quen với tính tổ chức cao trong ngành nghề của họ.
Vĩ vậy họ biêt đánh giá Công ty Lữ hành hoặc Khách sạn nơi họ
đến. Một đất nước, một vùng muốn lôi cuốn đoàn Mice, không
chỉ kêu gọi, tiếp thị, mà còn phải có những người tổ chức chuyên
nghiệp. Nếu không, họ cảm thấy bị đánh lừa.
Điểm th ứ tư: Cơ sở vật chất phải hiện đại, thích hợp, đạt
tiêu chuẩn quổc tế. Một số đoàn Mice chỉ trích chúng ta: Hội
trường thông thoáng, máy điều hòa tốt, nhưng ghế ngồi chỉ thích
họp cho người Việt Nam, không thích hợp cho người Mỹ, úc.
Lầm sao có thể ngồi thoải mái, tập trung chú ý trong 6 giờ với
chiiếc ghế nhỏ như thế, và hai hàng ghế gần nhau như thế?
35
Điểm th ứ năm: Muốn có được phần lớn hơn trong doanh

thu, bớt phần chia cho các trung gian bên ngoài, phải có cơ quan
chuyên trách về Mice đầy kinh nghiệm, có trách nhiệm. Không thể
phát triển Du lịch Mice nếu không có cơ quan chuyên trách về
Mice (Mice Bureau). Nếu không, chúng ta làm việc cực nhọc mà
không hưởng trọn thành quả. Thay vì khách trực tiếp với “Mice
Bureau” của ta, họ cảm thấy dễ dàng hơn nếu đi qua một Công ty
trung gian bên xứ họ. Có thể là vì ta không có cơ quan chuyên
trách về Mice, có thể ta có, nhưng nhân viên thiếu cọ xác với
thương trường quốc tế nên chưa quen trong cung cách giao tiêp
hay không sử dụng những từ chuyên môn mà mọi người đã quen.
Tóm lại, muốn hiểu rõ bản chất, các lắc léo khi kinh
doanh Du lịch Mice, cần phải hiểu rõ những nét chung của loại
hình du lịch này. Từ đó, ta xây dựng lối tiếp cận thích họp với
từng đối tượng. Ví dụ ta không thể tính giá cho khách của một
Hiệp hội khoa học ngang bằng giá của một Doanh nghiệp, Công
ty lớn được, vì ngân sách của hai đối tượng khác nhau xa. Tùy
trường hợp ta nên biết giới hạn mức lời, để lấy được mối làm ăn,
phát triển cơ sở khách hàng.
Điều quan trọng nếu muốn chủ động hơn trong việc mời
gọi khách hàng trên thị trường quốc tế, các “Hiệp hội” hoặc “Mice
Bureau” của chúng ta cần bắt liên lạc với một hoặc nhiều Hiệp hội
quốc tế. Trong đó có IAPCO. Ta nên tham khảo để tham gia với tư
cách hội viên. Điều cần nhớ là không những các tổ chức Du lịch
của Nhà nước mới có điều kiện tham gia Hiệp hội này, mà bất kỳ
khách sạn 4 - 5 sao nào có ý muốn tham gia, và có đủ điều kiện tổ
chức kinh doanh loại hình Du lịch Mice (phương tiện hội họp đầy
đủ) đều có thể trở thành Hội viên của IAPCO.
36
\
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Som Hông Đức
CHƯƠNG II
CÁU TRÚC CỦA THỊ TRƯỜNG DU LỊCH MICE
Theo “Iccawoiid.com”, khuynh hướng ngày nay cho thấy
trên thế giới thích sử dụng cụm từ “Thị trường Du lịch MICE”
(Mice Market) hon là “Công nghệ HNHT” (Meeting Industry).
Thị trường là nơi giao tiếp giữa “CƯNG DU LỊCH” và
“CẦU DU LỊCH” một cách trực tiếp hoặc có sự can dự của
“TRUNG GIAN”, tức là có kẻ mua (Buyer) - người bán
(Provider) và người Trung gian (Go-between).
Trong kinh doanh du lịch Mice, ta phải nắm rõ bản chất
của “Cung và c ầ u ”, cũng như cấu trúc để nhận định rõ ai có thể
là kẻ mua, ai có thể là “Nhà cung cấp” sản phẩm/dịch vụ. Khi ấy
thì một “Văn phòng Mice”, một khách sạn, một Cồng ty Lữ hành
có thể gõ cửa đúng người có nhu cầu mua để chào mời, không
phí công lạc lõng trong cả một hệ thống lớn toàn cầu. Và sự tìm
hiêu về sản phẩm, dịch vụ từ phía người mua giúp người bán
biết sản phẩm, dịch vụ của mình thích hợp với đối tượng khách
nào để tập trung quảng cáo, mời gọi. Vì một trang web hiệu quả
không phải là trang web bằng tiếng Việt rồi dịch ra tiếng Pháp,
Anh, Nhật, ... mà là một trang web xây dựng riêng cho khách
tiềm năng ở nước ngoài, có để ý đến sở thích và cái không thích
của người dân nước đó.
A - NGƯỜI MUA
iĐứng về mặt lý thuyết, các nhà nghiên cứu thường cho
rằng có 3 loại “NGƯỜI MUA”4:
4 Anton Shone: sđd
37
- Những Công ty, Doanh nghiệp, Tập đoàn kinh doanh -

sản xuất;
- Các Hiệp hội;
- Những Công ty trong ngành Lữ hành chuyên đầu tư
xây dựng HN-HT;
Như vậy, trong kinh doanh du lịch Mice không có người
mua hàng mang tính cách cá nhân, có thể một cá nhân nào đó
làm đại diện để mua, nhưng người thụ hưởng là một tập thể.
a .l. Những Công ty, Doanh nghiệp, Tập đoàn
Thường thấy trên thế giới như:
- Các tập đoàn dầu khí, hóa dầu;
- Các công ty dược phẩm và hóa chất;
- Các công ty vi tính và công ty thuộc lĩnh vực IT;
- Các công ty thuộc công nghiệp xe hoi, máy bay, tàu thủy;
- Các tập đoàn Tài chính, Ngân hàng, Bảo hiểm
- Các công ty sản xuất thức ăn, thức uống, thuốc lá
- Các công ty vận chuyển (Hàng không, Hỏa xa, xe buýt)
- Các tập đoàn Khách sạn.
Họ thường chọn các cách làm như sau:
- Ở các nước phát triển, khi các đơn vị này có nhu cầu tố
chức HN-HT, họ thường nhờ một công ty chuyên môn tổ chức
sự kiện đi liên hệ với các nơi có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
Nhà Trung gian trong trường hợp này trở thành “Kẻ mua”. Ở các
nước đang phát triển, các công ty và tập đoàn có nhu cầu tổ chức
HN-HT giao nhiệm vụ cho bộ phận “Sales Marketing” của mình
38
\
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
, ',
(hoặc Phòng Đôi ngoại) đi giao dịch đê thuê phòng họp, khách
sạn, đặt ăn... Thông thường các bộ phận sau đây của các tập
đoàn được giao nhiệm vụ này như: Thư ký Giám đốc, bộ phận
Hành chính, Sales Marketing, P.R, Nhân sự...
Những sự kiện mà các Tập đoàn, Công ty hay tổ chức
thường bao gồm:
- Tổng kết hoạt động năm (AGM = Annual General
Meeting),
- Đại hội Cổ đông hàng năm (General Assembly of
Stock owners).
- Hội thảo của ban Tổng Giám đốc, của các Giám đốc
vùng ...
- Hội thảo các chuyên gia Sales của Tổng Công ty.
- Các khóa đào tạo hằng năm để xây dựng đội ngũ.
- Du lịch khen thưởng kèm theo hội thảo.
- Các cuộc triển lãm hay giới thiệu sản phẩm.
- Các hội nghị cảm ơn đối tác chiến lược, khách hàng.
- v.v...
Một công ty thăm dò của Anh quốc (UK Conference
Market) đã cung cấp một số thông tin như sau, đối với các
Doanh nghiệp, Công ty hay Tập đoàn, gọi chung là “Thị trường
Corporate”:
- Tuổi trung bình của người tham dự là 35-40 tuổi.
- 67% thuộc nam giới.
- 70% có vị trí quản lý, quản lý trung gian hay chuyên
viên về Tiếp thị - Thương vụ.
- 80% đánh giá họ có được những ngày bổ ích, mang lại
những điều tích cực.
39
y
-Nhưng 90% than phiên của họ tập trung vào lịch trình,
tiến trình khai mạc, giói thiệu và bữa ăn.
Còn về chi phí thì như sau: Một nghiên cứu của Công ty
Ian Flint (năm 2002) cho thấy các tập đoàn của Châu Âu chi tiêu
từ 2 đến 10 triệu USD cho hoạt động HN-HT mỗi năm, bù lại
kết quả rất ư là cao. Đặc biệt nếu công ty được thuê tổ chức có
ứng dụng phần mềm MMS (Meeting Management Solutions) do
Công ty Plan - Soft Corporation (Ohio, Hoa Kỳ) xây dựng
(www.plansoft.com).
a.2. Các Tổ chức Xã hôi
• - Hôi
• đoàn
Trong các nước mà xã hội dân sự được đề cao thì có rất

nhiều Hội đoàn, Tổ chức vừa mang tính tư nhân vừa mang tính
cộng đồng không do chính phủ tài trợ. Ở Mỹ, người ta thường
gọi họ bằng cụm từ “SMERF”, viết tắt của các từ Social (Xã hội)
- Military (Quân sự) - Educational (Giáo dục) - Religious (Tôn
giáo) - Fraternel (Ái hữu). Thường bao gồm:
- Tổ chức, Hội đoàn ngành nghề.
- Tổ chức xã hội từ thiện, hoặc thiện nguyện.
- Hội đoàn, đoàn thể tôn giáo.
- Các Đảng phái.
- Các Nghiệp đoàn.
- Các hội Ái hữu (cựu quân nhân, cựu sinh viên, đồng
hương...).
Phần lớn bản thân họ hoạt động theo tính cách “Phi lợi
nhuận”. Và để tổ chức sự kiện, họ quyên góp từ người tham dự
hoặc từ nguyệt liễm, niên liễm. Đôi lúc có một mạnh thường
quân tài trợ.
40
\ _
Đường vào kinh doanh du ỉịch Mìce Thạc sĩ Sơn Hông Đức
Có một điều đặc biệt mà các nhà nghiên cứu lưu ý chúng
ta, đó là công việc tổ chức phải cực kỳ hoàn hảo, trên cả sự
mong đợi của khách. Vì sao?
- Giới truyền thông đại chúng thường theo dõi các sự kiện
này, đặc biệt ở các nước mà báo chí địa phương phát triển mạnh.
- Trong các người tham gia, chắc chắn có những nhân vật
có quyền quyết định trong các công ty kinh doanh của họ. Neu
người hay khách sạn tổ chức thành công, họ sẽ tìm đến để nhờ tổ
chức cho công ty của họ.
Người tham dự ở các sự kiện do các tổ chức Xã hội - Hội
đoàn thực hiện thường có các đặc điểm sau:
- Phần lớn là người ít nhiều thành đạt trong xã hội.
- Sự có mặt là hoàn toàn tự nguyện nên có thái độ và tâm
lý tích cực.
- Thường họ phải trả phí cho việc tổ chức, ăn uống, và vì
là Hội đoàn xã hội, nên mức phí đóng vừa phải. Cho nên nơi
nhận tổ chức không thể lấy phí cao.
- Cũng vì vậy, họ không chọn các khách sạn, khu nghỉ
dưỡng 5 sao. Loại khách sạn 3 sao là được rồi. Thậm chí có lúc
họ chọn các “Làng du lịch” để chi phí vừa phải, miễn là có
phương tiện hội họp hợp lý.
- Các cuộc hội họp này có thể tập hợp cả ngàn người
tham dự, vì vậy khó ở cùng một nơi. Do đó việc cung cấp
phương tiện vận chuyển đại biểu là điều quan trọng. Thường các
khách sạn muốn khách chọn cơ sở của mình làm nơi hội họp
thường phải thuê xe.
41
Hiểu rõ hơn phương cách mà các Hội đoàn chọn nơi tổ

chức HN-HT là điều cần thiết cho các bộ phận Tiếp thị - Thương
vụ của các Công ty Lữ hành - Khách sạn.
Đối với các cuộc họp thường niên, từ 100 trở xuống, họ
thường cử một người đến liên hệ với một cơ sở tại địa phương.
Nhưng đối với các Hội đoàn, Tổ chức lớn, họ giao cho một Ban có
nhiệm vụ đi tìm thông tin về báo cáo cho một Hội đồng cứu xét.
Chúng ta cần nắm một số quy luật chọn chỗ của các Tổ
chức này:
- Tổ chức có thể áp dụng chính sách “tĩnh”, tức là chọn
ngay tại nơi Tổ chức, Hội đoàn có trụ sở chính. Neu có sự thay
đổi hàng năm là địa điểm từ A sang B mà thôi.
- Có những Tổ chức, Hội đoàn mang dáng vóc quốc tế hay
liên vùng, cứ mỗi năm tổ chức tại một thành phố hoặc xứ khác.
- Có những Tổ chức, Hội đoàn tổ chức định kỳ 2 hoặc 3
năm một lần Đại hội.
- Còn ở Việt Nam, các Hội đoàn hoặc Tổ chức Ái hữu
không lớn lắm nên thường chọn các Nhà hàng trong hoặc ngoài
Khách sạn. Thậm chí có Hội đoàn thuê Hội trường của một cơ
quan và nhờ người phục vụ ăn uống.
- Ngoài ra, các tổ chức phi Chính phủ, các định chế quốc
tế, các trường Đại học cũng có thể trở thành “người mua” tiềm
tàng. Ở Việt Nam, chúng ta thấy nhiều trường Đại học quốc tế
hoặc vùng đến chiêu sinh, họ thường chọn các khách sạn để ở và
thuê Sảnh đường của khách sạn để hội họp với phụ huynh sinh
viên và những ai quan tâm.
42
Đường veto kinh doanh du ỉịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
a.3. về quy trình chọn điểm đối vói các Tổ chức, Hội đoàn
i .Ẩ
quôc tê
Thường thì như sau:
- Tổ chức, Hội đoàn giao cho một ủ y ban, thường được gọi là
ủ y ban Tổ chức Đại hội (Meeting Organisation Committee).
Ở các nước phưcmg Tây, người ta rất chuộng sự minh bạch,
nên ủ y ban này phải tìm thông tin từ ít nhất 3 cơ sở (phương
tiện, cơ sở vật chất, dịch vụ, giá cả). Hoặc là ủ y ban tự liên
lạc với các cơ sở ấy hoặc gọi thầu (Bidding).
- Neu Công ty, Khách sạn của ta muốn thắng thầu, ta cần
nắm vững các yếu tố hay đặc tính của các Hội đoàn, Tổ
chức loại ấy:
+ Phần lớn họ là tổ chức “Phi lợi nhuận”.
+ Vì từ lúc họ khảo sát đến khi ký họp đồng, có một thời
gian kéo dài hàng vài ba tháng, cho nên bộ phận Tiếp
thị - Thương vụ cần kiên nhẫn và khéo léo theo dõi, tiếp
tục gửi E-mail vừa cung cấp thông tin, vừa khéo léo
nhắc nhở.
+ Đối với các Hội đoàn, Tổ chức xã hội, tôn giáo Châu Âu
thường chọn mùa Xuân hay mùa Thu, vì mùa Hè dành
cho du lịch gia đình. Mỗi kỳ họp kéo dài từ 3 đến 4 ngày.
+ Khách tham dự thường đến từ nhiều điểm khác nhau,
thậm chí từ nhiều nước khác nhau, qua các chuyến bay
khác nhau. Tổ Tiếp tân phải liên tục làm việc trong 1
hoặc 2 ngày khi đoàn đến và 1 hoặc 2 ngày khi khách
đoàn trả phòng.
43
Đườiĩg vàokinli doanh du Mice Thạc sĩScm Hồng Đức
+ Ban lãnh đạo Hội đoàn sẵn sàng chọn các khách sạn
nằm bên ngoài thành phố, hoặc xa Trung tâm với hai
điều kiện: giá thấp hcm và khách sạn phải cung cấp dịch
vụ “xe buýt con thoi” (Shuttle bus). Có nghĩa là vào
đêm, xe liên tục chở các nhóm khách đến trung tâm
thành phố và trở về sau khi họ đã mua sắm xong.
Theo nghiên cứu của tổ chức MPI (website:
www.mpiweb.org/members/ membership/facts.asp), chúng ta có
thể thấy được mối quan tâm của các Doanh nghiệp và Hội đoàn
có thể khác nhau như sau:
Các Hội
Các Doanh
5 yếu tố khiến khách chọn đoàn / Tổ
nghiệp / Công
nơi đến chức Xã
ty
hôi
•
- Vi trí điểm đến.

•
64% 80%
- Giá cả. 49% 59%

r
r p* Á A J A
- Tiêp cận dê dàng.

JV
33% 52%
- Chất lượng của phương 27% 42%

tiện để Hội nghị.
- Chất lượng dịch vụ. 27% 38%
B ả n g 1: Các yếu tố tác động đến sự chọn lựa của khách
Trong đó yêu tô “Tiêp cận dê dàng” có nghĩa là khi họ giao

tiếp với Khách sạn / Công ty Lữ hành đăng cai tổ chức cho họ, có
khó khăn gì trong kết nối không (nói tiếng Anh rõ ràng không, có
cùng hiểu như nhau không, liên lạc qua điện thoại, Email có dễ
44
không?). Đối với Hội đoàn đây là một mối quan tâm trung bình,
còn đối với Doanh nghiệp đây là mối quan tâm nhỏ, vì họ quá
quen với việc liên lạc với các cơ sở làm ăn ở nước ngoài.
a.4. Từ các cuộc nghiên cứu của Tổ chức MPI, chúng ta có thể
r r r \
. \ A . 1 A A . A A 4. A
thây thêm một sô vân đê:

C ông ty / H ội đ o à n /
Các kênh D oanh nghiệp Tổ chức xã hội
(%) (%)
1/ Đã biết (vì đã từng sử dụng
95 65
dịch vụ).
2/ Qua Internet. 43 19
3/ Qua môi giới. 42 26
4/ Qua truyền miệng. 34 0
5/ Đã đọc brochure quảng cáo. 20 0
6/ Qua các sách Hướng dẫn
0 25
Du lịch.
B ăn g 2: Làm sao các Doanh nghiệp và Hội đoàn biết ta để họ
bắt liên lạc?
Đ ối với C ông ty / D oanh nghiệp Đ ối với H ôi
• đoàn / Tổ chức xã hồi
•
1/ Tương quan dịch vụ, sản 1/ Thiếu người quản lý sự
phẩm/giá. kiện có nghiệp vụ.
2/ Thiêu người quản lý sự 2/ Tính phục vụ không cao.
kiện có nghiệp vụ.
3/ An uông kém. 3/ Trình độ giao tiếp nói
chung của nhân viên kém.
4/ Trình độ tiếng Anh giao 4/ Thiếu vắng sự quan tâm
tiếp yếu. của Giám đốc cơ sở.
B ản g 3: Những yếu tố nào gây sự không hài lòng?
45
Đường vào kinli doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
C ông ty / H ội đoàn /
M ối quan tâm D oanh nghiệp TỔ chức xã hội
(%) (%)
1/ Các phương tiện thông tin
liên lạc
- Email 99 63
- Website 96 54
- Teleconferencing. 72 37
2/ Các phương tiện nghe nhìn
90 80
trong các cuộc họp.
3/ Tea/coffee break (về chất
80 95
lượng và số lượng).
B ả n g 4: Những mối quan tâm khác
C ông ty /
H ội đoàn /
Chi p h í D oan h n gh iệp
Tổ chức xã hội (%)
(%)
1/ Lưu trú - Ắn uống. 58 63 (trong đó 33 chơ
ăn uổng, 30 cho lưu
trú)
2/ Vận chuyển. 19
3/ Thuê phương tiện
8 12
nghe nhìn, giải trí.
4/ Chi phí mặt đất (ví dụ
vận chuyển đi tham 6 5
quan...).
B ả n g 5: Phân loại các chi phí
46
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
B - NGƯỜI BÁN (NHŨNG NHÀ CUNG CÁP SẢN PHẨM)

Đây là những Cồng ty, Tổ chức có các sản phẩm để tung
ra thị trường: Phòng họp - Sảnh HN-HT, Khách sạn, Nhà hàng,
Khu Triển lãm, Đội xe vận chuyển, Công ty Hàng không, Công
ty Tàu biển, hệ thống Hỏa xa.
Trong vòng 50 năm nay, kể từ thập niên 60 thế kỷ trước
đến nay, số lượng các nhà cung cấp tăng lên rất nhiều, đồng thời
sản phẩm cũng đa dạng hơn, ví dụ nhiều tuyến hỏa xa bên úc
giới thiệu cả dịch vụ “HN - HT - ăn và ngủ trên chuyến xe” khi
đi từ điểm A đến B. Ngay cả ở Việt Nam, đã xuất hiện nhiều
Trung tâm Triển lãm như ở Tân Bình, hay mới nhất là Trung tâm
hội nghị và Triển lãm Saigon (SECC) liên doanh giữa Công ty
Saigontourist, Phú Mỹ Hưng và Giảng Võ ở Hà Nội.
Rồi phần lớn các khách sạn từ 3 sao trở lên đều có đầu tư
cho dịch vụ Hội họp HN - HT, nhưng nói chung, cung chỉ vừa
đủ cầu ở các thị trường Âu - Mỹ - Nhật - Hong Kong -
Singapore và Án Độ.
Trong quyển sách này, chúng tôi chỉ giới hạn trong hai
sản phẩm mà thôi, mặc dù người có nhu cầu HN - HT có thể cần
một số sản phẩm khác. Chúng tôi chỉ đề cập đến các sản phẩm:
- Cơ sở vật chất cho Hội họp và Lưu trú.
- Các dịch vụ đi kèm.
b .l. Noi Hội họp và Lun trú
Ngày nay, 2/3 cơ sở Hội họp lại nằm trong các khách
sạn, vì bất kỳ khách sạn 3 sao nào trở lên đều có dịch vụ lưu trú,
ăn uống và phục vụ Hội họp. Từ các phòng họp nhỏ trên dưới 20
chỗ ngồi (Board room) đến những phòng họp lớn đến 150 chỗ
47
(Meeting room), hay các phòng đa năng có công năng lớn có thê
chứa 600-700 khách (Multi function room).
Ngoài ra, các Trung tâm Hội nghị, Triển lãm cũng có
những phòng dành cho Lun trú và Nhà hàng, như trường hợp
điển hình của Trung tâm Hội nghị và Triển lãm Sài Gòn
(SECC), Quận 7, Tp.HCM.
b.1.1. Các loại khách sạn thường được ưa chuộng
Tùy theo ngân sách, quy mô của người có yêu cầu, mà họ
có thể chọn các Khách sạn từ 3 đến 5 sao hay các Khu Nghỉ
dưỡng. Thông thường, khách thích:
- Khách sạn ở Trung tâm thành phố.
- Khách sạn gần các đường giao thông lớn (Phi trường,
xa lộ ,...)
- Gần các Trung tâm HN-HT. Ví dụ như nếu tổ chức
triển lãm ở Tân Bình, khách chọn các khách sạn như Đệ Nhất,
Parkroyal, Moevenpick,...
- Đối với các công ty đa quốc gia họ chọn khách sạn
thuộc hệ thống mà họ quen thuộc. Các công ty Âu thường chọn
các khách sạn thuộc hệ thống Accor, các công ty Mỹ thích Hyatt
hay Sheraton.
b.1.2. Các Trung tâm HN-HT
Các cấu trúc này có những sảnh họp từ 500 đến 3000 chỗ
ngồi, tùy theo cách xếp ghế. Bên cạnh phòng HN-HT phải có cả
những cơ cấu hạ tầng đi kèm như phục vụ ăn uống, phương tiện
nghe nhìn, bãi đậu xe. Có thể có hoặc không cần có dịch vụ Lưu
trú. Hiểu theo kiểu Mỹ thì Convention Center không nhất thiết
48
Đường xào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
phải có phòng ngủ. Còn Conference Center thì phải có phòng

ngủ nhưng không có chỗ cho Triển lãm.
b.1.3. Các Trung tâm Giáo dục - Đào tạo
Nhiều trường Đại học, Cao đẳng nước ngoài có tập quán
cho thuê các Đại Sảnh đường (Auditorium) và phòng ngủ của
sinh viên cho nhu cầu HN-HT. Có Đại học chỉ cho thuê vào dịp
hè, có Đại học có hẳn phương tiện để phục vụ nhu cầu HN-HT
bất kỳ lúc nào trong năm. Đặc biệt được các Đại học hoan
nghênh nếu các cuộc HN-HT có liên quan đến các lĩnh vực Văn
hóa - Nghệ thuật - Khoa học - Kỹ thuật. Trong những năm gần
đây, các Đại học Âu - Mỹ - Nhật - Đài Loan đã đầu tư rất lớn
vào mật kinh doanh này. Họ nâng cấp sản phẩm lưu trú lên đến
tiêu chuẩn 2 sao hoặc 3 sao. Ví dụ trong khuôn viên Đại học
Nottingham (Anh) có phương tiện tổ chức HN-HT và ăn ở cho
550 khách và cả một phòng sảnh Triển lãm nữa.
b.1.4. Các cơ sở cộng đồng
Có thể là của một Thành phố hay thuộc cộng đồng xã
hội. Ví dụ điển hình ờ Việt Nam có Dinh Thống Nhất thuộc Nhà
nươc, r.hưng Sảnh Hội nghị có thể cho các Công ty, tổ chức thuê
để tổ chức HN-HT. Ngay tại Tòa Thị chính của Thành phố
Toulouse (nam nước Pháp) có một tầng cho thuê để tổ chức HN-
Hr, và ngay cả đám cưới nữa.
Ngày nay, các cơ sở này thường chiếm lấy thị trường
thấp, nghĩa là các nhà tổ chức các cuộc họp mặt các Hội Ái hữu,
các HN-HT không đông người, không cần sự sang trọng, miễn là
“hoạt động tốt”. Vì thế, người ta thấy phát triển thêm hoạt động
cộng sinh là dịch vụ cung cấp yến tiệc do tư nhân ký hợp đồng
hoặc do tập thể CB-CNV nơi ấy đứng ra lo liệu.
49
b.1.5. Các cơ sở khác

Nơi đầu tiên mà một số nhà tổ chức HN-HT theo khuynh
hướng môi trường thường hay nghĩ đến, đó là các “Country
Club” trong các sân Golf. Nơi đây có ưu thế vì sự sang trọng, có
không gian rộng rãi, có bầu không khí trong lành, dịch vụ lưu trú
tuy hạn chế về số lượng nhưng khá hoàn hảo, và đặc biệt là dịch
vụ ẩm thực thuộc dạng cao cấp vì thường phục vụ cho các hội
viên Câu lạc bộ Golf.
Nhưng với điều kiện là HN-HT không quá đông người,
từ 50 đến 100 và phải chọn ngày mà Câu lạc bộ vắng người chơi
Golf (tức là các ngày trong tuần). Thông thường các “Country
Club” ở Đông Nam Á có cơ sở vật chất như phòng ngủ có thể
chứa đến 50-70 khách, tiêu chuẩn quốc tế, sảnh đa năng (Multi
Purpose Hall), Nhà hàng, quay Bar, hồ bơi, phòng thể dục phục
hồi sức khỏe (Health Club), thư viện.
Còn các Tổ chức, Hội đoàn có liên quan đến thể dục thể
thao thường chọn các cơ sở của các Câu lạc bộ thể thao có liên
quan.
Các “Di sản quốc gia” ở nhiều nước, được nhà tổ chức
HN-HT thuê làm nơi HN-HT. Có một số di sản có xây dựng cơ
ngơi phục vụ lưu trú và ăn uống. Ví dụ ở Việt Nam, trong thời
kỳ đầu mở cửa ở thập niên 90, Khách sạn Nổi vào Tp.HCM
thường thương thảo với ban Quản lý Dinh Thống Nhất để thuê
mặt bàng tổ chức các sự kiện lớn nhằm đánh bóng hình ảnh của
mình. Ở Úc, nhiều Công ty / Doanh nghiệp thuê các cơ sở mang
nhãn hiệu “National Trust of Australia” để tổ chức HN-HT nhỏ.
Trên thế giới, nhiều cơ sở tôn giáo được thiết kế để có
thể phục vụ HN-HT. Ví dụ ờ xứ Nepal, gần khu vực Lâm Tì Ni,
các chùa Hàn Quốc, Trung Quốc, Miến Điện, Nga đều có trang
50
bị hạ tầng như phòng họp, phòng ăn, phòng ngủ. Chùa Việt Nam
Phật Quốc Tự của Nhà sư kiêm Giáo sư sử học Thích Huyền
Diộu cũng xây trong khuôn viên chùa gần 100 phòng ngủ, phòng
họp để cho các nhà Tổ chức HN-HT về Phật giáo thuê.
b.2. Sư• thuân
• loi
•
Nói chung, nhà tổ chức HN-HT có nhiều lựa chọn nơi
diễn ra HN-HT. Nhưng họ thích các nơi vừa có sảnh họp, vừa có
cơ sở lưu trú, Nhà hàng phục vụ ăn uống thường ngày và yến
tiệc, cộng thêm đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và nghiệp vụ
cao. Để việc tổ chức được hoàn hảo, họ cố tránh việc cho đoàn ở
phân tán ở nhiều khách sạn vì sẽ có vấn đề trong di chuyển và
thông tin kịp thời.
Nắm được ý này, ở Tp.HCM vừa xây dựng xong Trung
tâm HN-HT và Triển lãm Sài Gòn (SECC = Saigon Exhibition and
Convention Center) liên doanh giữa Tổng Công ty Saigontourist
và Phú Mỹ Hưng. Sau đây là một vài nét về cơ sở này:
- Nằm tọa lạc sổ 799 đường Nguyễn Văn Linh, Phường
Tân Phú, Quận 7. Là một nơi đạt chuẩn quốc tế có khả năng đáp
ứng yêu cầu tổ chức sự kiện trong nước và quốc tế. Diện tích sử
dụng rộng đến 40.000m2.
- Khu Triển lãm ngoài trời khoảng 15-20.000m2. Còn
Sảnh Triển lãm A rộng 9.144m2 có thể chia thành 465 gian hàng.
- Phòng họp (Convention Center) ở Lầu 2, có thể chia
nhỏ thành các phòng loại 500 chỗ, loại 300 chỗ. Nếu xếp lại
vách ngăn, trở thành một phòng lớn gần 1000 chỗ (xếp theo lối
rạp hát). Bốn phòng còn lại ở Lầu 3.
- Nhà hàng café có thể phục vụ 400 khách.
51
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hỏng Đức
- Bãi đậu xe sức chứa 100 xe bốn bánh và 500 xe hai bánh.
- Ngoài các cơ ngơi chức năng trên còn có khu Hành
chính (văn phòng).
Ngoài ra, các khách sạn khác hạng 4-5 sao có khả năng
phục vụ HN-HT lớn, cấp quốc tế và các khách sạn 3 sao có thể
phục vụ các hội bọp nhỏ.
c - CÁC TỎ CHỨC CỘNG SINH
Công nghệ MICE ngày càng phát triển đã làm sinh sôi
nảy nở một số hoạt động cộng sinh. Theo luật tự nhiên, có cầu
ắt có Cung, vì vậy bất cứ cầu nào xuất hiện, chỉ một thời gian
sau có Cung xuất hiện. Đó là tính năng động của thị trường.
Hoạt động của họ nhằm bổ sung những gì mà đơn vị cung cấp
dịch vụ HN-HT không muốn làm, hoặc không thể làm. Đó là:
- Các công ty cung cấp phương tiện nghe nhìn cao cấp
hoặc cung cấp chuyên viên vận hành.
- Các công ty cung cấp dịch vụ liên lạc viễn thông cần
thiết cho thiết lập và kết nổi “Video conference” hay ‘Telesatellite
conferencing”
- Các nhà cung cấp dịch vụ Thư ký, thông/biên dịch
chuyên nghiệp.
- Các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cho Hội thảo
viên đi tham quan sau khi Hội thảo kết thúc, hoặc cung cấp loại
hình “xe buýt con thoi” đưa Hội thảo viên từ khách sạn đến Trung
tâm thành phố và ngược lại vào các buổi tối.
- Các nhà cung cấp hoa.
52
\
Đường vào kinh cỉoanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hông Đức
- Các nhà chuyên môn trang trí cho các quây trong khu
Triển lãm, hoặc cắt chữ.
- Các công ty vi tính để thiết lập một số phần mềm đặc
thù.
- Các nhà cung cấp nhạc công, vũ công và ca sĩ, nghệ
nhân biểu diễn.
D - CÁC NHÀ TRUNG GIAN CHUYÊN NGHIỆP
Xã hội ngày càng đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao trong
mọi lĩnh vực. Vì thế ngay trong việc tổ chức HN-HT hay Du lịch
khuyến thưởng có những người đã tích lũy đủ kinh nghiệm để có
thể “làm thay” cho các cá nhân, công ty, doanh nghiệp muốn tổ
chức HN-HT. Ở Việt Nam, cho đến nay các công việc này do
một số Công ty Lữ hành hoặc bộ phận “xây dựng sự kiện” đứng
ra làm. Tuy nhiên, chưa phải là một nghề chính quy, không có
trường nào đào tạo và cũng chưa có tính pháp lý rõ ràng. Ở
phưcmg Tây, công nghệ MICE phát triển mạnh hon 100 năm nay
nên xã hội đã phần nào định chế hóa các hoạt động trung gian
cực kỳ chuyên môn này. Và người ta xem đó là một nghề đòi hỏi
chuyên môn nghiệp vụ cao chứ không phải bị dán nhãn “làm
cò”.
Trong nhóm này, các nhà Du lịch học thường liệt kê:
d .l. Những nhà trung gian thực sự (Middle Men)

Họ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của người bán cho người
có nhu cầu mua. Họ giới thiệu một cách nào đó để người mua
sẵn sàng bỏ tiền ra mua và họ hưởng hoa hồng từ người bán.
Đây là người trung gian hoạt động theo lối “truyền thống” tức là
chưa cao cấp cho lắm.
53
y
Đưòiìg vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ SơnHông tìức
d.2. Các chuyên viên tố chức HN-HT

Tiếng Anh gọi là “Professional Conference Organisers”
(PCO): Ở các nước phương Tây, vấn đề thuế thu nhập là mối
quan tâm lớn của Nhà nước và người dân. Khi các PCO có đóng
thuế, mới xem là họp pháp, còn trong trường họp “Nhà trung
gian” hoạt động theo kiều truyền thống, làm sao mà có căn cứ
chính xác để tính thuế thu nhập.
Ở đây, các PCO có đăng ký hoạt động với Sở Thuế vụ,
được treo bảng hành nghề. Họ có thể là một Công ty Lữ hành
quốc tế hay nội địa, hoặc là một cá nhân có nhiều kinh nghiệm
trong ngành Lữ hành sau đó lập công ty hay văn phòng riêng.
Chuyên môn của họ là “Tổ chức HN-HT” cho cá nhân, tổ
chức, doanh nghiệp có nhu cầu, giao cho họ lo trọn gói hoặc
từng phần. Họ có danh sách các địa điểm có đầy đủ dịch vụ
phương tiện cho HN-HT, nắm vững giá cả. Vì là các nhà chuyên
môn nên họ có thể lo cả cho việc ăn, ở, vận chuyển, vui chơi, và
cả dịch vụ Tiếp tân cũng như Thông dịch.
Các nhà Tổ chức từ xa đến, rất thích những người này, vì
họ sẽ lo mọi việc hoàn hảo. Khác với loại hình trung gian theo
truyền thống kể bên trên, họ không hưởng “Hoa hồng” từ phía
người bán cơ sở vật chất. Họ ký một họp đồng cung cấp dịch vụ
(Service Management contract) vófi Doanh nghiệp / Công ty nhờ
họ tổ chức HN-HT. Và họ hưởng một “Quản lý p h í’
(Management Fees) ghi rõ trong hợp đồng. Cục Thuế địa
phương sẽ căn cứ vào hợp đồng mà đánh thuế PCO ấy.
Cơ sở để tính “Quàn lý phí” thường dựa vào một trong
hai yếu tố:
54
Đường vào kình (loanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
- Hoặc theo số lượng người tham dự và mức chi tiêu cho

mỗi người.
- Hoặc tính trọn gói theo sự phức tạp hay đa dạng của sự
kiện (số nhân viên cần cho công việc quản lý sự kiện nhân cho
số tiền công mỗi ngày).
Dĩ nhiên, ngoài “Quản lý phí”, các PCO còn có thể nhận
được “Phần quà tặng thêm” do các nơi mà họ đem khách đến.
Để minh họa chi tiết các việc làm của PCO, chúng tôi xin
nêu ra một số việc mà Công ty / Doanh nghiệp thuê dịch vụ này
rất quan tâm:
- Chọn nơi HN-HT, chụp ảnh gửi về, tính giá và liên lạc
với khách hàng.
- Nếu Công ty / Doanh nghiệp tổ chức HN-HT đồng ý,
phải tiến hành đăng ký thuê nơi hội họp, các dịch vụ, nơi ở của
Hội thảo viên. PCO đứng ra ký hợp đồng thay thế cho họ.
- Xây dựng kế hoạch quảng bá sự kiện: liên quan đến PR,
quan hệ với giới truyền thông, vẽ mẫu quảng cáo, các tài liệu
liên quan đến HN-HT. Trình cho Công ty / Doanh nghiệp để
quyết định.
- Xây dựng chương trình nghị sự, sơ đồ chỗ ngồi, sơ đồ
trang trí phòng.
- Xây dựng kế hoạch các việc liên quan đến công tác
hành chính của cuộc HN-HT: Ban Thư ký, Ban Tiếp tân, đăng
ký khách, gửi thư mời giới chức địa phương, điều phối giấy tờ
liên quan đến chuyến đi của khách đến từ nước ngoài.
- Tư vấn về việc sử dụng phương tiện nghe nhìn, về
phương tiện CNTT để liên lạc, hội thảo từ xa.
55
- Xây dựng kế hoạch phục vụ ăn uống cho Hội thảo viên

và khách mời (giải khát giữa buổi họp, ăn trưa, ăn tối, tiệc khoản
đãi, tiệc tiếp tân...)
- Xây dựng chưong trình thăm viếng giới chức địa
phưong, tham quan sau khi kết thúc HN-HT.
- Ghi chép, đúc kết các tài liệu liên quan đến HN-HT.
- Tư vấn về các mặt liên quan đến Thuế vụ và Bảo hiểm.
Sau khi có đầy đủ các thông tin về dự thảo, gửi về cho
Công ty / Doanh nghiệp có yêu cầu tổ chức HN-HT, nơi đây sẽ
nghiên cứu, đánh giá. Rồi trao đổi lại, hoặc cho phép PCO được
đại diện để ký kết hợp đồng với các nơi có liên quan.
d.3. Các công ty chuyên giói thiệu địa điểm, tiếng Anh gọi là
“Venue Finding Agency”.
Như tên gọi, công việc của loại công ty này khá hạn chế:
chỉ tìm và giới thiệu cho người muốn tổ chức HN-HT hay Triển
lãm. Cách làm thông thường như sau:
- Liên hệ với một số nơi có khả năng cung cấp sản phẩm,
dịch vụ với giá cả để tham khảo.
- Giới thiệu cho người đặt yêu cầu từ 3 đến 5 nơi để họ
chọn.
Vậy thu nhập của họ từ đâu? Khi khách mà họ giói
thiệu ký hợp đồng với nơi cung cấp dịch vụ hội họp, lưu trú, ăn
uống thì các nơi này chi trả hoa hồng từ 5% đến 10% giá trị Hợp
đồng. Họ không lấy tiền từ phía người nhờ họ, tuy rằng trên thực
tế có được thưởng chút ít. Điều quan trọng là họ xây dựng được
một cơ sở khách hàng cho tương lai.
56
N hư vậyvẩn đề trả thu

không có một ai lập công ty chỉ để “giới thiệu địa điểm”. Mà đó
là một nhánh trong các hoạt động của một Công ty Lữ hành. Các
Công ty Lữ hành đều có phần liệt kê các ngành nghề hoặc lĩnh
vực khác nhau, gọi là “Portfolio”. Doanh sổ của dịch vụ này báo
chung vào doanh thu của Công ty Lữ hành để bị đánh thuế.
Kinh nghiệm ở các nước Âu - Mỹ - ú c cho thấy, các
nhánh hoạt động này dần dần chuyên nghiệp hóa và muốn phát
triển bền vững sẽ tổ chức thành “Công ty tổ chức sự kiện”
(Event Management Company), với cấu trúc khá đom giản, bao
gồm: Tổ Ke toán - Tổ Tìm kiếm nơi có sản phẩm và dịch vụ
thích hợp cho HN-HT hay Triển lãm - Tổ Thiết kế, xây dựng sự
kiện - Tổ Tiếp thị, Thương vụ đi mời gọi khách. Mặt khác, Tổ
Kế toán và Thiết kế phải xây dựng một bản “Dự thảo chi phí chi
tiết” để trình khách hàng có nhu cầu tổ chức HN-HT.
d.4. Nhà Thiết kế, Xây dựng HN-HT

Ngày nay, việc tổ chức HN-HT đòi hỏi sự chuyên môn
cao. Các Doanh nghiệp / Công ty có nhu cầu sẵn sàng bỏ ra một
chi phí lớn để không gặp bất kỳ vấp váp nào. Vì vậy họ sẵn sàng
đến với các công ty chuyên nghiệp. Tên gọi bàng tiếng Anh của
các công ty này là “CPC” (Conférence Production Company) và
công việc thường bao gồm:
- Nhận yêu cầu và thiết kế cả một chương trình (nơi diễn
ra HN-HT, diễn biến, chương trình, khách mời, cách thiết kế
phòng họp, giải lao).
- Thuê mướn và quản lý các phương tiện vật chất (âm
thanh, ánh sáng, an toàn, an ninh ...)
57
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đ ík
- Thiêt lập hệ thông CNTT (website cho HN-HT, câu

truyền hình, teleconference...)
- Lo quà cho khách.
- Tổ chức tham quan, vui chơi giải trí cho Hội thảo viên.
Loại công ty CPC này thường có khách hàng là các cồng ty
Dược phẩm, Tập đoàn sản xuất Xe hơi, Dầu khí.
d.5. Nhà “Tổ chức chuyến đi khuyến thưởng”
Tiếng Anh gọi là “ITH” (Incentive Travel House) hay
“ITC” (Incentive Travel Company), thường sử dụng kinh
nghiệm tổ chức chuyến đi cho đông người nhưng phải thêm yếu
tố là làm sao người tham gia cảm nhận được “giá trị bản thân”.
Vì thế cần làm thế nào để nhấn mạnh vào yếu tố “Chuyến du lịch
trong mơ”.
Vì là nhà chuyên môn tổ chức, nên khi nhận được yêu
cầu, nắm bắt được mục đích chuyến đi, các Công ty ITC phải có
kế hoạch đáp ứng hai yêu cầu:
- Yêu cầu đầu tiên, về phía Công ty khách hàng đó là chi
phí. Làm sao cho khi đi về, người tham gia thấy được cồng lao
của mình tương xứng với mức thưởng đền đáp, từ đó tỏ ra gắn
bó hơn nữa với Doanh nghiệp / Công ty.
- Yêu cầu thứ hai, nhà chuyên môn phải tổ chức như thế
nào để chuyến đi “đẹp như mơ” với các đặc tính của nó.
Vì vậy, Nhà Tổ chức “chuyến đi khuyến thường” cần xây
dựng một chuyến đi trong đó có tham quan, nghỉ dưỡng, hưởng
thụ, học hỏi và đóng góp ý kiến (qua các hình thức Hội họp hoặc
HN-HT). Và thời gian tự do của khách nhiều hơn. Đồng thời
cũng có những hình thức “công nhận công lao” tùy theo mức
58
Đường vào kinh doanh (hỉ lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
đóng góp: người được công ty đánh giá cao được xếp ở phòng
cao cấp, ghế ngồi trên máy bay thuộc hạng “Business”, V . V . .
d.6. Công ty tổ chức tại chỗ
Tiếng Anh thường gọi là “DMC” (Destination
Management Company). Theo định nghĩa trong quyển “Niên
giám của tổ chức SITE” thì đó là các công ty tại địa phương
chuyên chỉ điểm hoặc cung cấp dịch vụ cho các Doanh nghiệp /
Công ty / Hội đoàn từ xa đến tổ chức HN-HT hay Du lịch
khuyến thưởng. Ví dụ như các Công ty Lữ hành ở Tp.HCM hay
Hà Nội có thể đăng ký trở thành Công ty tổ chức tại Việt Nam
cho khách ở nước ngoài, vì họ là các tổ chức có hiểu biết sâu và
có mối quan hệ rộng rãi, đáng tin cậy ở Việt Nam.
Thường thì các công ty này khó có khả năng xây dựng và
tô chức cả một chương trình, nhưng vẫn có thể tổ chức một số
dịch vụ như: vui chơi giải trí, thông dịch, vận chuyển,...
Thực tế, các Doanh nghiệp/Công ty muốn tổ chức
chuyến đi khuyến thưởng đến một nơi xa lạ thường phải nhờ đến
các Công ty tổ chức tại chỗ để cung cấp cho họ các “dịch vụ mặt
đất” (Land Service), vì chỉ có các Công ty tại chỗ mới có thể đưa
thành viên của đoàn đi đến các nơi độc đáo, hay góp ý cho họ
mua một loại quà tặng vừa hợp với ngân sách của đoàn mà lại
đạm đà nét địa phương. Một số các công ty công ty tại chỗ
(DMC) nổi tiếng như:
- www.conworld.neƯquick-finder,
- www.Travelcontacts.com.
59
d.7. Công ty tỗ chức sự kiện phục vụ các Tập đoàn / Công ty

kinh doanh hay sản xuất lớn
Tiếng Anh gọi là “Corporate Event Company” (CEC). Ở
một cấp độ hoạt động đa dạng hơn, bao gồm từ việc tổ chức HN-
HT, khoản đãi, cung cấp dịch vụ lưu trú, vui chơi giải trí và cả
việc viết bài diễn văn.
Thường được thuê trọn gói để làm các công đoạn trên.
Ngoài ra còn được nhờ tổ chức các sự kiện mang tính hoạt động
hay thể thao như: xây dựng đội ngũ, tổ chức chuyến leo núi cho
thành viên của một công ty.
Thế mạnh của các công ty này là vừa phục vụ được đông
người trong mọi nhu cầu lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, học
hỏi và hoạt động ngoài trời. Đó là sự khác biệt với kiểu tổ chức
HN-HT kiểu truyền thống, mà người tham dự sinh hoạt thụ động
hơn.
d.8. Công ty tổ chức chuyến đi cho Doanh nhân

Tiếng Anh gọi là “Business Travel Company” (BTC).
Mục đích là giúp Doanh nhân hoặc nhóm Doanh nhân tìm cách
làm quen với một thị trường mới. Đây có thể là một công ty
riêng chuyên nghiệp, hay một nhánh chuyên biệt của một Công
ty Lữ hành quốc tế có hoạt động đa ngành: có mối quan hệ tốt
với nhiều giới kinh doanh tại địa phương, đặt chỗ ở khách sạn,
đặt chỗ hay mua vé máy bay, biết các nơi có HN-HT hay Trung
tâm Triển lãm. Đặc biệt là có khả năng sắp xếp cho các cuộc gặp
60
gỡ giữa Doanh nhân với Doanh nhân, hay Doanh nhân với giới
chức địa phương. Trên thực tế, loại hình công ty này dễ trở thành
các tác nhân làm “lobby” (vận động hậu trường).
d.9. Công ty tổ chức cho các cuộc Triển lãm

Xin đừng lẫn lộn “Công ty Tổ chức Triển lãm”, tức là
một công ty công hoặc tư có đầu tư xây dựng một số hạ tầng cơ
sở cho người khác thuê để triển lãm. Ví dụ như Vinexad ở
Tp.HCM.
Ở Việt Nam, cũng như trên thế giới, có những công ty
kinh doanh nghề đặc biệt này và công việc của họ là:
- Mời những công ty, doanh nghiệp có sản phẩm muốn ra
mất công chúng ở một thị trường nào đó.
- Liên lạc để thuê mướn cơ sở hạ tầng tại một nơi nào đó
trong nước hoặc nước ngoài để khách hàng của mình đem hàng
đến triển lãm.
- Tổ chức chuyến đi đến đó cho khách hàng của mình:
thuê gian hàng, thuê phòng họp báo, thuê xe chở các nhà Triển
lãm từ khách sạn đến nơi triển lãm và ngược lại.
- Tổ chức cho họ làm quen với các giới chức địa phương.
- Tổ chức các hoạt động ngoài trời cho họ theo yêu cầu.
Đây là những công ty quốc tế, rất được các khách sạn
khắp nơi trân trọng, sẵn sàng giảm giá phòng, thậm chí cho
mượn phòng họp ra mắt giới truyền thông, không lấy tiền.
61
Thường thì công ty này thuê trọn diện tích mặt bằng cũng
như các dịch vụ cộng thêm. Rồi cho các người tham gia cuộc
triển lãm thuế lại, tính theo mét vuông.
Sau đây là một số địa chỉ các công ty quốc tế này:
- www.iaem.org (Intern. Association of Exhibition
Management)
- www.aeo.org.uk (Services of the Association of
Exhibition organizer)
Có những công ty rat thành công trong nghề môi giới
này, rất uy tín đối với khách hàng là giới tổ chức Hội chợ - Triển
lãm nên được các cơ sở triển lãm cho hùn “khống” (không góp
phần hùn trên thực tế), để họ ưu tiên đem khách hàng về cho cơ
sở Triển lãm.
d.10. Nhà “TỔ chức Hôi

• chơ
• - Triển lãm”
Tiếng Anh gọi là “Exhibition Organizer” hay “Exhibition

Company”. Trên thế giới có những công ty Hội chợ - Triển lãm
quốc tế với tầm trải rộng lên cả một lục địa, ví dụ “Công ty Hội
chợ - Triển lãm Hong Kong”.
Một đàng họ có những mối quan hệ với các nhà sản xuất
có nhu cầu triển lãm, giới thiệu hàng hóa. Phía bên kia họ có
quan hệ với các Trung tâm Triển lãm tại các địa phương, các
khách sạn. Họ trở thành đối tượng “săn tìm để mời gọi” của các
nhân viên Tiếp thị các khách sạn lớn. Họ theo dõi lịch hoạt động
của các Nhà Tổ chức hội chợ để gửi đề nghị bán phòng.
Thông thường, các khách sạn giảm giá phòng từ 40-50%
cho người của Công ty Tổ chức Triển lãm. Còn doanh nhân đem
62
hàng hóa đi triển lãm được giảm từ 10% đến 20%. Ngoài ra, có
khách sạn còn cho họ mượn phòng Hội nghị để tiếp giới truyền
thông, cho mượn xe để đưa đón loại khách này từ khách sạn đến
Trung tâm Triển lãm.
Ngược lại, khách sạn được nêu tên như “Nhà tài trợ”
hoặc “Đồng tài trợ” trên tất cả các tài liệu quảng cáo cho cuộc
triển lãm này.
d .ll. Các tổ chức khác

Cũng có một số tổ chức, công ty có những hoạt động cận
kề hay một phần trong lĩnh vực này mà giới kinh doanh khách
sạn có phưcmg tiện HN-HT rất quan tâm và giữ mối quan hệ tốt.
Đó là các Phòng Thưcmg mại, các Hiệp hội Doanh nhân.
Ví dụ: AmCham (American Chamber of Commerce:
Phòng Thưcmg mại Hoa Kỳ), Euro Cham (Phòng Thương mại
Châu Âu), hay Singapore Business Club (Câu lạc bộ Doanh
nhân Singapore) hay Rotary Club. Họ có thể đứng ra thuê phòng
họp, khách sạn cho một nhóm doanh nhân của xứ họ tiến hành
hoạt động quảng bá tại một thành phố ở nước ngoài.
Ngoài ra, còn có các “Công ty tư vấn”, các “Công ty
chuyên đào tạo”, có thể tổ chức cuộc Hội thảo - Nghỉ dưỡng ở
một Khu Du lịch Nghỉ dưỡng nào đó.
Công nghệ MICE ngày càng phát triển để trở thành lớn
mạnh, cho nên nó phải gắn bó với nhiều tác nhân khác, ví dụ:
ngành Du lịch quốc tế, giới Truyền thông quốc tế, các Hiệp hội
doanh nhân, các nhà Tư vấn du lịch,...
63
Sau đây là danh sách một số Hiệp hội ngành nghề có liên
quan:
- European Fédération of Conférence Towns (EFCT =

Liên đoàn các thành phố có phưong tiện HN-HT).
- Incentive Travel and Meeting Association (ITMA =
Hiệp hội các Nhà Tổ chức Du lịch khuyến hưởng và
HN-HT)
- International Association of Congress Organisers
(IAPCO = Hiệp hội quốc tế các Nhà Tổ chức Hội thảo
chuyên nghiệp)
- International Congress and Convention Association
(ICCA = Hiệp hội quốc tế các Nhà Tổ chức HN-HT)
- Meeting Professional International (MPI = Các nhà
chuyên môn tổ chức Hội nghị quốc tế).
- Society of Incentive and Travel Executive (SITE =
Hiệp hội các Nhà Tổ chức Du lịch khuyến thưởng và
Du lịch doanh nhân)
Tóm lại, Kinh doanh Du lịch MICE rất phức tạp, đa dạng
với nhiều tác nhân tham gia, nhiều khoản tiền được chi, nhiều
khoản tiền được thu vào. Điều đặc biệt là ngoài các tác nhân nêu
bên trên, du khách các đoàn MICE còn đem lại nhiều doanh thu
cho xã hội nơi điểm đến.
Sau đây là cấu trúc của các tác nhân ngành du lịch
MICE:
64
Đường vàokinh doanh Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
x - Các Công ty / Doanh nghiệp.

^ - CAIJ_DU LỊCH . Các Hiệp hội, Đoàn thể.
(KHACH HANG) . Các tổ chức công quyền.
- Các tổ chức, định chế thuộc Tổ chức
quốc tế .
- Các trường Đại học._________________
- Các Công ty Lữ hành lớn.

- Các Công ty chuyên tổ chức sự kiện.
- Các Công ty quốc tế chuyên tìm các địa
CẮC NHÀ
điểm tổ chức Hội nghị - Hội thảo.
TRƯNG g i a n
- Các Công ty Du lịch chuyên trách mảng
khuyến mãi.
- Các nhà Tồ chức Hội chợ - Triển lãm.
- Các cơ sở kinh doanh lưu trú.

- Các nơi có phòng Hội nghị - Hội thảo.
Ỷ CƯNG DU LỊCH - Các nhà hàng.
- Các công ty cung cấp dịch vụ phụ trợ.
- Các công ty vận chuyển du lịch.
- Các điểm đến.
- Các cơ sở phục vụ vui chơi - giải tri.
B ả n g 6: Các tác nhân chính trong Du lịch Mice
E - CÁCH MUA BÁN

Sau đây là các phương thức “mua - bán” thường thấy trên
thị trường kinh doanh HN-HT.
e.x. Mua trực tiếp: Người mua và người bán gặp gỡ trực tiếp,
không qua trung gian. Trước kia, đây là cách làm của “người
mua” đã biêt người bán vì đã sử dụng dịch vụ một hoặc nhiêu
lân, hoặc được giới thiệu. Ngày nay, có thê “người mua” lướt
website của “người bán” nên tiếp xúc và mua trực tiếp.
65
e.2. Có qua trung gian: Có thể nhờ một công ty Lữ hành hoặc
một công ty chuyên tổ chức sự kiện liên hệ với người bán. Sau đó
hai bên gặp nhau (hoặc người mua nhờ trung gian thưong lượng).
e.3. Hoặc “người mua” đã biết “ngưòi bán” và đã giao tiếp rồi
nhưng vẫn nhờ “Công ty chuyên môn tổ chức sự kiện” can dự
(Khách mua nhờ tư vấn)
B ảng 7 :Các cách “Mua bán”
66
CHƯƠNG III
MÔI TRƯỜNG THÍCH HỢP
CHO KINH DOANH DU LỊCH MICE
Khách hàng ngày nay rất “tham lam”. Đó là tâm lý “tận

hưởng”. Trong một chuyến đi vì công vụ, họ muốn được biết
thêm về đất nước hay địa phương mà họ đến để tham gia Hội
nghị - Hội thảo. ít có ai trong số khách của đoàn Mice khi họp
xong là lên máy bay về ngay. Nhận thức như thế, nên các nhà tổ
chức đoàn Mice thường lên chương trình để khách vừa có thể
làm việc, đóng góp cật lực nhưng vẫn còn thì giờ để tham quan,
vui chơi giải trí có tổ chức hay tự lo. Nhờ đó mà điểm đến và
ngành du lịch địa phương mói có thể tận thu.
Vì vậy kinh doanh Du lịch Mice đòi hỏi 2 yếu tố quan
trọng: Một là cơ sở vật chất về ăn ở, hội họp; hai là tài nguyên
vật thể, phi vật thể ở nơi ấy. Bên trong thì chuyên nghiệp, sang
trọng còn bên ngoài thì đa dạng. Nhiều thành phố thường đựợc
chọn để tổ chức Du lịch Mice đã trở thành nổi tiếng như Hong
Kong, Singapore, Thượng Hải (châu A) hay Melbourne (úc) hay
Cancún (Mexico) là nhờ sự đầu tư cho cả bên trong (Khách sạn -
Resort cao cấp, chuyên nghiệp) và bên ngoài (cảnh quan, đa
dạng văn hóa, phong phú về tài nguyên du lịch...).
Muốn phát triển du lịch Mice cần có sự phối hợp của
toàn xã hội, ngành du lịch chi là một phần trong đó. Và lợi thế từ
du lịch Mice thì cả xã hội đều chia sẻ. Bảng vẽ sau đây minh họa
điều này.
67
Đườĩìg vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hông Đức
Bảng 8: Các thành tố cần thiết cho sự phát triển Du lịch Mice
Bên cạnh các yếu tố trên cần có:
* Vai trò của Nhà nước, chính quyền của địa phương.
Như các quy định, thuế khóa phải có ổn định lâu dài. Du lịch
Mice thường được chuẩn bị hàng năm trước. Các thông tin về
giá cả đã được chuyển cho khách từ lúc khách bắt đầu liên hệ
với Công ty Lữ hành hay Khách sạn. Dựa vào đó, nhà Tổ chức
Mice mới lập kế hoạch chi phí và nêu lên giá bán cho khách
tham gia. Nếu bất ngờ địa phương ấy tăng thuế hoặc giá thị
trường bất ổn sẽ là một tai họa. Cho nên các nơi có nền kinh tế
ổn định được khách hàng thích hơn.
Chính sách xuất nhập cảnh dễ dàng cho khách các đoàn
Mice. Ví dụ như Singapore khuyến khích khách du lịch đi
shopping. Khi mua hàng họ phải đóng thuế như người địa
phương, nhưng khi ra sân bay, cơ quan Hải quan sẽ hồi thuế cho
họ đối vói tổng số hàng hóa họ đã mua (trừ một số mặt hàng sừ
dụng hàng ngày).
68
Điêm đên an toàn: Ngày nay, ôn định chính trị, không bị

khủng bố là những yếu tố tích cực cho du lịch.
* Vai trò của cộng đồng địa phương
Yếu tố tiên quyết là cộng đồng địa phương phải có “văn
minh du lịch”. Văn minh du lịch gồm nhiều thuộc tính:
- Đầu tiên là tính thân thiện (tươi cười, cởi mở, sẵn sàng
giúp đỡ nếu có yêu cầu, chào hỏi...)
- Tính trật tự (khi chạy xe, xếp hàng, sử dụng các phương
tiện chuyên chở công cộng).
- Sự sạch sẽ và tính thân thiện với môi trường. Khách các
đoàn Mice thường thuộc thành phần trung lưu hoặc thượng lưu
trong xã hội của họ. Họ quen với các tiêu chí trật tự, vệ sinh. Họ
thường chọn các điểm đến có các điều kiện như vậy. Vệ sinh nơi
ăn chốn ở, vệ sinh ẩm thực các yếu tố này do khách sạn lo. Còn
vệ sinh đường phố, nơi tham quan, việc này do xã hội lo. Điều
cần lưu ý là nội hàm của từ “vệ sinh” đã thay đổi một phần.
Ngoài ý nghĩa mà chúng ta thường hiểu, khách Âu-Mỹ-Nhật còn
hiếu vệ sinh có nghĩa là “không có nguy cơ gây bệnh”, tức là đòi
hỏi của họ rất cao. Ví dụ vấn đề ăn mày, hay chèo kéo mua hàng.
Khách rất dị ứng không phải vì họ không có lòng trắc ẩn, mà vì
khách rất sợ sự tiếp xúc thân thể của một người đầy vẻ bệnh
hoạn hoặc bề ngoài không mấy vệ sinh.
Còn tính thân thiện với môi trường là một yêu cầu mới
của thế kỷ XX, bây giờ chỉ đạo lối suy nghĩ của nhiều khách đến
từ Âu-Mỹ-Nhật. Những nơi có tác động làm hại môi trường họ
sẽ không đến. Tóm lại khách ngày nay thích “Sạch và Xanh”.
69
Khách du lịch MICE thích đi bộ xung quanh khách sạn,

đó vừa là thú vui, vừa là nhu cầu, vừa là cách để tìm hiểu một
địa phương. Nếu lề đường bị chiếm dụng đầy bụi bậm, chắc
chắn sẽ làm nản lòng và khách không trở lại.
Trong cuộc hội thảo ngày 12/11/2010 tại Khách sạn

Continental (Tp.HCM) liên quan đến đào tạo nguồn nhân lực du
lịch, Tiến sĩ Clemens Bachter đưa ra hai thông số: về mặt du lịch,
Việt Nam được UNWTO xếp hạng 46, nhưng số khách du lịch trở
lại gần như rất thấp. Đây là một thất thu lớn cho Việt Nam.
A - MÔI TRƯỜNG Vĩ MÔ
* Những gì có thể biến thành sản phẩm du hấp dẫn?
Một địa phương, thành phố có nhiều tài nguyên và sản
phẩm du lịch, cộng với sự an toàn chắc chắn được các nhà tổ
chức Du lịch Mice quan tâm hơn. Vậy, với tư cách là một Công
ty Lữ hành địa phương đối tác, chúng ta có thể giới thiệu cho
Nhà Tổ chức những gì?
a .l. Đầu tiên hết, đó là các tài nguyên tự nhiên (cảnh quan,
biển, núi, đảo, ao, hồ...) nhưng phải có đường dẫn vào thuận lợi.
Các đoàn khách Mice đến một nơi, lịch làm việc khá đầy, chỉ có
một buổi hoặc một ngày dành cho tham quan. Chắc chắn nông
thôn Việt Nam thanh bình là sự lựa chọn của họ để tham quan.
Vì vậy, phần lớn các đoàn Mice khi làm việc tại Tp.HCM đều
chọn tuyến ĐBSCL, nếu họ có trọn một ngày. Họ sẽ cảm thấy
thích thú khi được tham quan các cù lao trên sông Cửu Long,
vườn cây ăn trái miền nhiệt đới, ẩm thực độc đáo Nam Bộ mang
hương vị nhẹ nhàng, không cay quá, không béo quá. Đối với
70
Đường vào kinh doanh dư lịch Mice Thạc sĩ Son Hỏng Đức
khách Âu-Mỹ, tên gọi “Mekong” có sức hấp dẫn của huyền
thoại, vì đã học khi lên lớp 6 và học trở lại khi đến lớp 11. Họ
biết đó là con sông của nhiều nền văn minh, nhiều đạo giáo,
nhiều chủng tộc, tài nguyên văn hóa đa dạng. Nhiều Công ty Lữ
hành Âu châu giới thiệu tour ĐBSCL như sau: “Trong cùng một
chuyến đi 15 ngày, Quý Khách có thể tìm hiểu về 5 nền văn
minh nằm kế cận nhau”, ý muốn nói là: văn minh Hồi giáo
(Châu Giang, Châu Đốc), văn minh Khmer (Tri Tôn, Tịnh Biên,
An Giang), văn minh lúa nước (Khu Tứ giác Long Xuyên), văn
minh sông nước (Vĩnh Long, hoặc chợ nổi Phụng Hiệp) và văn
minh Minh Hưcmg (Hà Tiên hoặc Vĩnh Châu thuộc Sóc Trăng).
Chúng ta nên biết rằng “Thưong hiệu Mekong” là cái
“mỏ vàng” mà các Công ty Lữ hành Âu Mỹ đang khai thác
mạnh. Họ khai thác tại Vân Nam - Tây Tạng (thượng nguồn, với
sông Lan Thưcmg), họ khai thác tại trung lưu (Lào-Thái), họ
khai thác tại hạ lưu (Campuchia và miền Tây Nam Bộ).
a.2. Kế đó là các tài nguyên văn hóa: Văn hóa ở đây phải hiểu
theo nghĩa rộng và khái niệm “Văn hóa là tài nguyên du lịch”
càng ngày càng được các quốc gia vun đắp, các nhà kinh doanh
lữ hành giói thiệu cho khách. Trong lãnh vực này phải liệt kê các
yếu tố sau:
- Các kiến trúc lâu đời (ví dụ Hoàng Thành - Thành Nội)
hay kiến trúc tân kỳ nhưng độc đáo (Tháp truyền hình Đông
Phưong Minh Châu - Trung Quốc hay cầu dây văng Mỹ Thuận).
- Các kiến trúc có giá trị lịch sử, tôn giáo (Chùa Một Cột
ở Hà Nội, Lăng Ông Tả Quân Lê Văn Duyệt, Tòa Thánh Cao
Đài Tây Ninh, Chùa Bà Thiên Hậu ở Quận 5).
71
- Những lăng tâm (Thập Tam Lăng Nhà Minh ờ Băc

Kinh, Khiêm Lăng của vua Tự Đức ở Huế)
- Những di sản văn hóa. Ví dụ các đoàn Mice đến Đà
Nằng thường thích đi viếng Khu Thánh địa Mỹ Scm (di sản
Chămpa) hay Hội An. Ở nhiều nước, từ “Di sản văn hóa” được
hiểu khá rộng, nó bao hàm ý nghĩa “cái gì mà thế hệ ngày nay
thừa hưởng và muốn gìn giữ”. Ví dụ, ở Singapore, khu phố cổ
người Hoa (xây cùng một thòi với dãy phố hai bên chợ Bình
Tây, Chợ Lớn) được ngành Du lịch xem là noi tham quan di sản
người Hoa nhập cư (văn hóa Peranakan, đồng nghĩa với Minh
Hương ở miền Nam nước ta).
- Các nhà Bảo Tàng, rất hấp dẫn đối với khách du lịch
nước ngoài. Vì qua các vật thể trưng bày họ có thể ý thức phân
nào về quá khứ của một vùng đất và một cộng đồng trong xây
dựng cuộc sống, trong sản xuất. Ngoài những nhà Bảo Tàng lịch
sử và văn hóa, nhiều nori còn có Nhà Bảo Tàng hoặc Phòng
Trưng Bày ngành nghề. Ví dụ điển hình là Nhà Trưng Bày về
Chuối ở Queensland (úc). Kiến trúc bên ngoài mượn hình một
trái chuối to lớn (Big Banana), bên trong có phòng trưng bày về
chuối, các dụng cụ, phương tiện kỹ thuật sử dụng trong việc
trồng, chăm sóc và khai thác, các mặt hàng sản xuất từ chuối và
cả một nhà hàng với thực đơn chuối.
- Các Thư Viện lớn, ngoài các sách vở, phần lớn đều có
các “gallery” trưng bày các tài liệu quý. Không những giới
chuyên môn đến đây, mà các du khách thường cũng đến để gặp
những gì có thể làm phong phú tri thức. Ngoài những thư viện
sách, ở nhiều nước còn có thư viện ảnh, thư viện phim, video...
72
- Bên cạnh các Thư Viện một số thành phố lớn còn có
các Trung tâm lưu trữ tài liệu (Archives) có giá trị quốc tế rất
lớn. Các nhà nghiên cứu khoa học lịch sử, nhân chủng học và
các môn Xã hội Nhân văn thường tổ chức các đoàn Mice đến
Paris hay Roma để sau đó có những buổi đến mượn tài liệu ở
Louvre hoặc Trung tâm lưu trữ của Vatican.
- Các Cung Âm Nhạc, Nhà Hòa nhạc, Nhà Hát biểu diễn
đều là những nơi khách du lịch thích đến để thưởng thức.
- Các Vườn Thú, vườn Bách Thảo là nơi hấp dẫn các
đoàn khách Mice với thành phần là các nhà Sinh vật học, Thảo
mộc học hay Dược học.
- Các Chợ địa phương. Ngày nay rất ít du khách đến Việt
Nam mà không đi chợ, cái chợ gợi nhớ lại ở khách phương Tây
một hình ảnh chỉ còn trong sách vở, vì ngày nay họ chỉ biết “siêu
thị’’ mà thôi. Còn chợ Việt Nam, giống như chợ quê thời xưa ở
nước họ, có cái “hồn”. Trên thực tế, ngành Du lịch nên xem
“Chợ” là một tài nguyên du lịch chứ không chỉ đơn thuần là nơi
trao đổi hàng hóa. Chợ Việt Nam rất đa dạng và hấp dẫn, mỗi
chợ đều có điểm khác biệt để thu hút du khách. Chợ Bến Thành
bán nhiều hàng lưu niệm, nước hoa, mỹ phẩm với vẻ kiêu sa.
Chợ An Đông, đa dạng mặt hàng, mang dáng vóc nửa Hoa nửa
Việt. Chợ Bình Tây với dáng vẻ oằn nặng với lịch sử là nơi bán
sĩ. Khu Hải Thượng Lãn Ông với hương vị thuốc Bắc đưa ngay
du khách về với phương Đông nhiều bất ngờ. Chợ nổi Cái Răng,
hay Ngã bảy Phụng Hiệp đa dạng hàng hóa, nơi trao đổi nông
phẩm miền ĐBSCL với hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ
phẩm miền Đông Nam Bộ, với hàng trăm “cây bẹo” phất phơ
73
y
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
trên bầu trời là những hình ảnh độc đáo. Khiến du khách tốn
nhiều phim ảnh để lưu giữ những kỷ niệm kỳ lạ của chuyến đi.
Với điều kiện là thiết kế tốt, dẹp được nạn móc túi,
những chào mời nhiệt tình thái quá, chợ sẽ trở nên hấp dẫn hon
và trở thành tài nguyên du lịch đích thực của Việt Nam. Khách
đến chợ còn có cơ hội tiếp xúc với con người Việt Nam đích
thực, tham gia trò chơi “trả giá” (bargaining) một yếu tố độc đáo
ở phương Đông.
- Các “Phố ăn uống”, du khách các đoàn Mice dù được
chiêu đãi trong các khách sạn lớn, nhưng nhiều vị khách vẫn
muốn tìm tòi, phát hiện những gì “độc đáo” của địa phương. Vì
vậy họ không ngần ngại ra phố, chi tiêu ít nhiều để trải nghiệm
ẩm thực. Ẩm thực không chỉ là kỹ thuật nấu nướng pha chế. Có
những khách quan tâm đến văn hóa ẩm thực, có nhiều khách nữ
quan tâm đến kỹ thuật nấu nướng. Nhưng dù quan tâm đến khía
cạnh nào, nhiều khách muốn tìm về những nơi đại diện cho nền
ẩm thực đích thực của điểm đến, đó là phố ăn uổng.
Ở các thành phố du lịch đều có xây dựng những khu phố
ẩm thực (Food Court) nhưng chính quyền địa phương các nơi ấy
kiểm soát rất kỹ vấn đề vệ sinh và quảng bá rộng rãi để thu hút
du khách.
Trong năm 2010, Tổng Cục Du lịch cùng Sờ Văn hóa
Thể thao và Du lịch của Tp.HCM xây dựng bộ “Tiêu chí đánh
giá” chợ đạt tiêu chuẩn phục vụ khách du lịch. Có như thế, danh
sách các sản phẩm du lịch Việt Nam mới đa dạng hơn.
74
Nhưng nhà Du lịch học Colín M.Hall5 lưu ý chúng ta

ràng nhiều tài nguyên du lịch ấy phải đích thực, nếu không sẽ là
những cái xác không hồn, không hấp dẫn ai được.
a.3. Phương tiện chuyên chỏ'
Trong kinh doanh du lịch, ở nhiều nơi, một phương tiện
vận chuyển không đơn thuần là phương tiện để đưa khách từ
điểm A đến điểm B. Người ta đã biến nó trở thành một sản phẩm
du lịch, lấy ví dụ là các chiếc thuyền “Gondola” ở Venise. Du
khách đến Venise xem nó như một sản phẩm du lịch đặc thù,
ngồi trên đó có người ăn mặc theo lối thời phục hưng ở Ý, vừa
chèo thuyền vừa ca những bản trữ tình bằng tiếng Italia. Trong
tất cả phim ảnh liên quan đến thành phố Venise, đều xuất chiếc
Gondola và Gondola trở thành sản phẩm đặc trưng, thành
thương hiệu của Venise. Trong chừng mực nào đó, xe Tuk Tuk
là một sản phẩm du lịch của Bangkok. Khách có nhiều phương
tiện để di chuyển như xe taxi, xe điện trên cao, ngay cả xe ôm,
nhưng du khách xem xe Tuk Tuk là một cái gì đặc trưng, phải đi
một đoạn và có chụp ảnh ngồi trên xe Tuk Tuk mới có thể gọi là
đến Bangkok.
Ở Thành phố Hồ Chí Minh xe xích lô có thể đóng vai trò
vừa là một phương tiện chuyên chở rất thích hợp cho khách
muốn quan sát đời sống nơi thành phố này, vừa là một “đặc
sản”. Cũng như ở Philippines, du khách nào cũng biết chiếc
“Jeepney” (loại xe Jeep của Mỹ, đóng thùng phía sau để chở
khách, trang trí bắt mắt). Ở Đà Lạt, xe “song mã” đóng rất tốt
vai trò sản phẩm du lịch.
5 Colin M.Hall - “Tourism in Australia" - NXB Pearson - Australia 2007.
75
Nhả biểu diễn nghê thuât Di Sàn
a.4. Các sự kiện

Một đất nước, một vùng muốn thành công trong khai
thác du lịch không thể chỉ khai thác những gì do tạo hóa hay tiền
nhân để lại. Nếu làm như thế, không khác nào “Ăn vào tiềm
lực”. Ngày nay ngành Du lịch một số nơi luôn tạo ra cái mới để
xây dựng một bầu không khí sôi động trong du lịch. Đó là kỹ
thuật tạo ra các sự kiện để xây dựng dạng “Du lịch sự kiện”
(Event tourism) làm phong phú tài nguyên và sản phẩm du lịch
của địa phương. Và một số “Sự kiện ngày hôm nay” sẽ trở thành
“Tài nguyên văn hóa” của mai sau.
76
Đường veto kinh cỉoanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Có những sự kiện xảy ra ở một địa phương từ lâu, đến

hẹn lại lên, nhưng cũng có những sự kiện do con người ngày nay
tạo dựng. Neu ngành du lịch phối hợp đầu tư xây dựng rồi quảng
bá một cách bài bản, sẽ là một cơ hội thu hút khách và cả xã hội
đều được lợi.
Ngày nay, chúng ta sống trong một thế giới phẳng, nơi
này tương tác với nơi khác. Ví dụ điển hình là Lễ hội Songkran
ở Thái Lan. Đây là “Lễ hội Té Nước” có từ ngàn xưa trong các
xứ Phật giáo Tiểu thừa ở Đông Nam Á. Nhưng ngành Du lịch
Thái Lan biết dàn dựng làm cho phần “Lễ” chỉ ở mức tối thiểu,
còn phần “Hội” rôm rả hơn, vui nhộn hơn. Nhờ thế mà Thái Lan
thu hút một số khách quốc tế, một số đoàn khách Mice đến thành
phố Chiêng Mai hàng năm vào dịp lễ “Té nước” (Songkran) hay
vào dịp lễ “Thả bè cầu phúc” (Loi kratong) khi nước Mekong,
Menam bắt đầu rút.
Các nhà Du lịch học thường phân biệt Lễ Hội theo quy
mô:
- Các sự kiện to tác, tầm vóc quốc tế, ví dụ như Thế Vận
Hội, Á Vận Hội, Sea Games, các cúp bóng đá quốc tế, đem về
cho địa phương ấy hàng tỷ đô la, được xếp loại là “Mega
Events”. Khi xây dựng “Mega Event” cần phải xét đến nhiều
khía cạnh, không chỉ thuần kinh tế, mà còn dưới khía cạnh tập
quán, đạo đức. Phải theo tiêu chí và cần tránh những đặc sản mà
khách du lịch phải “miễn cưỡng” thưởng thức.
- Các sự kiện quan trọng, mà giới kinh doanh du lịch gọi
là Hallmart Events. Ví dụ Lễ hội Floriade ở ú c hàng năm lôi kéo
hàng ngàn du khách quốc tế và hàng trăm ngàn khách du lịch nội
địa, đem về cho nơi tổ chức nhiều cơ hội doanh thu, cơ hội việc
77
làm và cơ hội xuất khẩu. Lễ hội Hoa ở Đà Lạt, ở tầm vóc nhỏ
hơn nhưng cũng có thể xếp vào dạng này.
- Các sự kiện quan trọng, thu hút sự chú ý của một phần
trong xã hội, tuy rằng không thu hút cả xã hội. Ví dụ như mùa
Tất Âm lịch ở các thành phố châu ú c và Mỹ nằm ờ hai bên bờ
Thái Bình Dương như San Francisco, Los Angeles, Melbourne,
Sydney - Vancouver. Ở Việt Nam, mùa Tet cũng lôi kéo được
một số du khách, nhưng quả thực đây là một “Mỏ vàng” chưa
được khai thác đúng mức, một phần cũng do sự thiếu chuyên
nghiệp trong quảng bá cho khách nước ngoài, và sự hành xử
“càng thiếu chuyên nghiệp hơn nữa” của những nơi đón khách
trong mùa Tet (đi đâu cũng lên giá trong lúc dịch vụ giảm chất
lượng hơn ngày thường).
- Các sự kiện mang tính địa phương cao, ví dụ Lễ hội
Xoài ở bang Queensland (úc), Lễ hội Ngọc Trai ở Broome
(bang Tây ú c) hay Lễ hội Trái Cây do Khu Du lịch Suối Tiên tổ
chức, Lễ hội biển ở Nha Trang. Neu biết quảng bá, khách trong
và ngoài nước sẽ đến nhiều. Không phải chỉ vì Lễ hội ấy, mà là
kết hợp với du lịch tham quan các nơi khác của địa phương ấy.
Chính những Lễ hội trung bình và nhỏ này cấu thành tài nguyên
du lịch của một vùng, một đất nước, vì sự độc đáo mang tính địa
phương. Nước ú c rất tự hào với khoảng 2000 Lễ hội được tổ
chức hàng năm, thu hút hàng trăm ngàn khách quốc tế và quốc
nội. Nhưng không gây lãng phí cho Nhà nước, vì các công ty tư
nhân bỏ tiền ra làm. Chúng ta cũng nên lưu ý, sự cảm nhận của
khách có thể thay đổi theo thời đại. Trong lễ hội vẫn có những
việc không thể thích hợp với mọi người. Ví dụ ở miền Bắc xứ
Tây Ban Nha, các nhà lập pháp địa phương vừa ra luật (2010)
78
Đường vàokinli doaMice Thạc sĩ Scm Hồng Đức
cấm việc “đấu bò” vì đi ngược lại tinh thần bảo vệ súc vật ngày
nay. Cho nên cũng cần chọn lọc theo tiêu chí mới của khách.
♦ Còn nếu phân biệt theo bản chất sự kiện, người ta xếp
loại các sự kiện liên quan đến thể thao (đá banh, thả diều, bơi lội,
surfing, đua thuyền...), những sự kiện liên quan đến văn hóa (lễ
hội cồng chiêng, triển lãm,...), các sự kiện liên quan đến tâm linh
(Bà Chúa Kho, Vía Bà Núi Sam...), các cuộc thi Hoa hậu (Trung
Quốc đã biến thành phố Tam Á, đảo Hải Nam trở thành nổi tiếng
trong lĩnh vực quốc tế qua các cuộc thi Hoa hậu), các sự kiện
liên quan đến ngành nghề (Lễ Tịch điền ở Bangkok, Lễ Tổ các
nghề thủ công...). Nên nhớ, khách Du lịch Mice là những người
có trình độ văn hóa cao, có điều kiện kinh tế tốt, họ sẵn sàng đến
xem những gì đặc biệt mà tại xứ họ không có, sẵn sàng bỏ tiền
tham quan và mua sắm vật phẩm mang tính địa phương.
♦ Nghệ thuật biểu diễn cũng là những sự kiện độc đáo.
Vấn đề là tổ chức như thế nào để người không biết tiếng địa
phương vẫn có thể hiểu được. Điển hình như ở Thái Lan, các
Nhà Hát diễn tuồng tích Ramayana cách tân. Không có lời, chỉ
có cừ chỉ, điệu bộ, vũ điệu và tiếng nhạc Ngũ Âm. Người xem
hiểu được qua cử chỉ, động tác của bàn tay, ngón tay, ánh mắt,
nụ cười, cách đi đứng và sự uyễn chuyển thân thể của diễn viên.
Vấn đề là tập cho diễn viên nghệ thuật và kỹ thuật giao tiếp phi
ngôn ngữ.
- Nghệ thuật ẩm thực cũng là một sự kiện văn hóa thu hút
95% khách du lịch. Du khách Mice, ngoài việc thưởng thức các
buổi ăn tại khách sạn thường tìm tòi để trài nghiệm ẩm thực đặc
biệt của địa phương nơi mình đến. Vì vậy các thành phố du lịch
thường hay tổ chức các “Food Court” (Khu phố ăn uống), nơi đó
79
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đưc
nhiều người bán các món khác nhau, kích cỡ đĩa thức ăn khác
nhau, để khách ăn thử. Ngoài ra, còn các Nhà hàng chuyên đề,
Nhà hàng cao cấp, Nhà hàng biểu diễn nghệ thuật chế biến. Một
ví dụ: Thành phố Bắc Kinh có hon 100 quán mì có nghệ nhân
biểu diễn kéo mì sợi bằng tay, và khoảng 50 tiệm ăn biểu diễn
“Ẩm thực võ thuật” (Kungfu Kitchen) nơi người ta dùng những
động tác mạnh để chế biến món ăn (như nhồi bột chẳng hạn) và
các món ăn này thích hợp cho những người sử dụng nhiều năng
lượng.
Ví dụ ở Việt Nam, các đoàn khách đến Đà Lạt đều biết
đến ngôi làng dân tộc dưới chân núi Lang Biang, vừa thưởng
thức nghệ thuật biểu diễn cồng chiêng, vừa thưởng thức rượu
cần, một sản phẩm vô cùng độc đáo. Đó là một trải nghiệm văn
hóa thú vị.
- Ở các thành phố lớn, có một sản phẩm du lịch văn hóa
mà khách các đoàn Mice rất thích được đến xem. Đó là các
“Gallery tranh”. Có những bức là sáng tác, có những bức là tranh
vẽ lại. Thị trường tranh nổi tiếng của các danh họa rất là sôi nổi,
nhiều nhà đầu tư săn tìm. Nhưng các bức “sao chép” từ các bức
danh họa vẫn được khách tìm mua để trang trí nhà của mình.
Hàng chục Gallery tranh sao chép ờ Hà Nội - Tp.HCM là những
địa chỉ du lịch nếu được quảng bá. Ta chớ nên xem đó chỉ là
“Phòng tranh” bình thường, mà là nơi đem ngoại tệ về cho địa
phương, một cách “không mấy chính thống”.
- Mới xuất hiện trong vòng 20 năm nay, khuynh hướng
“Sport Tourism”, du lịch thể thao nhưng được giới thanh niêm
đón nhận nồng nhiệt. Tùy điều kiện của địa phương mà có thể tổ
chức các loại hình thể thao biển, từ những hoạt động thông
80
\
thường cho đến hoạt động gây cảm giác mạnh như lướt sóng
(surfing), lướt gió (wind surfing), dù lượn (para sailing). Ở
những ncri núi non có thể tổ chức loại hình đi bộ leo núi
(Trekking), hay chinh phục một điểm cao. Còn ở đồng bằng
Sông Cửu Long có thể tổ chức cho khách tham gia loại hình sinh
hoạt như “một ngày làm nông dân”, “một ngày làm ngư dân”,
“một ngày làm điền chủ”.
Hiện nay, các nhà kinh doanh du lịch MICE xem loại
hình du lịch thể thao diễn ra sau sự kiện MICE là phưcmg tiện
hữu hiệu để kéo dài thời gian lưu trú ở địa phưcmg thêm một vài
ngày. Tức là doanh thu cho nhà tổ chức MICE được thêm, mà
địa phưcmg diễn ra sự kiện MICE có lọn hom.
a.5. Môi trường Đại học
Ở các nước có nền Đại học tiên tiến với nhiều công trình
nghiên cứu cũng có thể iàm nảy sinh loại hình du lịch gọi là:
“Campus Tourism” (Du lịch Đại học) hấp dẫn nhiều đoàn khách
Mice đến từ nhiều nước suốt năm. Tuy ở nước ta, chưa có khuôn
viên Đại học nào đã trở nên hấp dẫn với loại hình Du lịch Mice,
nhưng trong tưomg lai chắc chắn có. Vì vậy chúng ta cũng cần
biết “Du lịch khuôn viên Đại học” là gì? Sau đây là những
“thành tố” của loại hình du lịch này.
Một khuôn viên Đại học thường rộng từ 20 đến 200 ha,
bao gồm nhiều khu vực:
- Khu chức năng: các Giảng đường, Lớp học, nhà Hành
chính, các văn phòng Khoa, Viện, Thư viện, nhà chiếu phim ảnh
(dành cho giảng dạy), văn phòng Tư vấn học vụ, văn phòng Tư
vấn tâm lý...
81
Du hoe sinh,
trao đối s v
Du lieh cùa ngtròi thân
Pu lieh thé thao
- Bạn bè, ng ười thân đến Du lich Dào tao
tluTm sinh viên đang học.
/ Ị C ác\ / / khoa học cỏ thu tiền \
/ \ sv trớ \ I tiêuỊ - Cho thuê phương
/ - Thành viên thi đấu \ ^ tiện, sao chcp, in ấn /
\ /
- Đón xem luyộn tập \ ỵ ĩ ' y \\
\ - Cho thuê sân bãi, hồ bơi / ^ị v.> \ \\
Y :;: v^S.>SxX* MICE
Khuôn viên Đai hoe
(UNIVERSITY Cho
Vui ' CAMPUS) thuê Kinh doanh Du lich
chơi v *\ \ «..
S. V
X «ĩ. \phòngi
V .
(Business Tourism)
.giải họp, Hội hụp chuycn đề
- Tour tham quan
khuôn viên, công viên\ t r i Hợp đồng liên quan
và cảnh quan. đen các sáng chế,
- Tham quan các Gallery phát minh
nghệ thuật. Dành cho thành viên các
cuộc Hội thảo vả gia đình
đen thăm vieng Du học sinh
Du Itch vãn hỏa Cung cấp dịch vụ lưu trú
Du lích di sản Hội nghị - Dịch vụ lừ hành
Shop hàng kỷ niệm
Dich vu lưu trú
B ả n g 10: Những gì mà khuôn viên Đại học có thể mang lại

cho du khách
- Khu vực nghiên cứu: các Viện nghiên cứu, các phòng
thí nghiệm, cơ xưởng thử nghiệm và sản xuất.
- Khu vực sinh hoạt cộng đồng hoặc phục vụ: Nhà ăn các
loại, hàng quán bán nhiều nền ẩm thực, các Shop bán hàng lưu
niệm, cửa hàng tiện lọi, nhà sách, phòng khám bệnh, các văn
phòng bán Tour, bán vé máy bay, xe lửa, bảo hiểm...
- Khu vực Thể dục - Thể thao: Sân bóng các loại ngoài
tròi, khu sinh hoạt thể dục, thể thao trong nhà, các loại hồ bơi,
các phòng luyện tập thể hình (Fitness Center).
82
- Khu vực lưu trú bao gồm Đại học Xá của Sinh viên,
khu phòng ngủ dành cho thân nhân du học sinh thuê khi đến
thầm viếng, căn tin - khu dành cho đoàn đến tham quan, trao đổi.
Nhờ đó mà các Đại học có các sản phẩm, dịch vụ sau:
- Những khóa ngắn ngày dành cho các sv trong và ngoài
nước (tính tiền trọn gói bao gồm ăn, ở, học tập, tài liệu in ấn...)
- Những cơ sở vật chất dành cho thân nhân, bạn bè đến
thàm sinh viên ở lại.
- Khách sạn trường dành cho các đoàn khách hoặc bất kỳ
khách nào đến thuê (cũng là để cho sinh viên du lịch dùng để
thực hành hoặc ăn uống).
- Du lịch Văn hóa - Du lịch Khoa học: Hội thảo, hội
nghị, sử dụng phương tiện nghiên cứu, phòng thí nghiệm, thuê
dịch vụ thí nghiệm.
- Du lịch Thể thao: Tham gia thi đấu vói các đội của Đại
học - cho thuê sân bãi.
- Du lịch Kinh doanh: các doanh nhân, nhà sản xuất đến
tìm mua sáng kiến, các bằng sáng chế, ký kết Hợp đồng Họp tác
giữa Đại học và giới công nghiệp, đặc biệt là dự thính các khóa
Hội thảo chuyên đề của giới nghiên cứu (người dự thính phải
đóng tiền).
Tóm lại, Đại học được xem như nơi cao nhất để nghiên
cửu tìm tòi, phát minh và quảng bá kiến thức của loài người nên
hấp dẫn các đoàn khách Mice của các lĩnh vực có liên quan, đặc
biệt là giới công nghệ ở các nước tiên tiến, giới tình báo công
nghiệp.
83
a.6. Vai trò của Hiệp hội Mice

Hoặc của một Trung tâm xúc tiến du lịch MICE (MICE
bureau) là không thể thiếu nếu một đất nước, một vùng muốn thu
hút các đoàn khách du lịch MICE. Có thể biến Nha Trang - Đà
Nang - Phú Quốc thành trung tâm du lịch MICE kết hợp với thể
thao biển (bơi lặn dưới nước, câu cá, trượt nước, dù lượn...) Các
thành phố bang Qeensland (úc) đã có kinh nghiệm kinh doanh loại
hình này. Cũng có thể quảng bá để các khách đoàn MICE thích thể
thao đến học lặn để lấy bằng PADI quốc tế (Professional
Association of Diving Instructor) tức bằng huấn luyện quốc tế về
lặn. Họ làm được điều này là vì chính quyền Bang đã cho thành
lập các trung tâm xúc tiến du lịch MICE, chính quyền Bang là đầu
tàu, ứng tiền trước, để in ấn, thực hiện tài liệu quảng bá, sau đó là
các cơ sở kinh doanh du lịch góp tiền lại. Một ví dụ điên hình: nếu
ta là người thường trú tại ú c, trong năm ta có thể đến thuê phòng
tại bất kỳ khách sạn nào, tên của ta và địa chỉ đã được đưa vào sổ.
Thế là vào cuối năm nếu ta gửi yêu cầu (có thể qua Internet), thì cơ
quan đặc trách du lịch của Bang sẽ biếu ta một quyển sách liệt kê
danh sách các cơ sở lưu trú trong Bang. Đó là nhờ có văn phòng
MICE, thu lượm thông tin từ các nơi kinh doanh gửi về, rồi xử lý
thông tin, xây dựng sách lược chiến lược và tiến hành chiến lược
Marketing. Nhờ có sự tập trung ấy nên có đủ lực và tầm để mời
gọi khách hàng tiềm năng.
Còn nếu như ở một số nước, mỗi khách sạn, mỗi Công ty
Lữ hành, mỗi Trung tâm HN-HT tự tiến hành làm công việc của
mình, đôi lúc không chia xẻ thông tin cho nhau, tính đồng bộ
không cao. Vì vậy, Mice Bureau đóng vai trò là một “Nhạc
trường” cho địa phương, tạo ra cái hồn cho kinh doanh Du lịch
MICE của điểm đến ấy. Các nhà chuyên môn thường nói “Khó
84
\
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ SơnHông Đức
m à c ó D u lịc h M IC E , n ê u k h ô n g có M ic e B u re a u . N ê u có M ic e
tìu r e a u m à h o ạ t động th e o k iể u h à n h
hơn
B - N H Ữ N G Đ IÈ U C À N C Ó T R O N G L ĨN H vự c c ơ SỞ HẠ
TẦNG VI M Ô
Hạ tầng cơ sở của một Thành phố là cần thiết để phát

triển Du lịch Mice một cách bền vững, nhưng chưa phải là đủ.
Muốn phát triển du lịch Mice cần có thêm nhiều yếu tố:
b .l. Cơ sỏ’ lưu trú
Khách Mice phần đông thuộc dạng cao cấp, chỗ ở dành
cho họ phải là các khách sạn thuộc hạng sang.
Không những thế, khách sạn ấy phải có nhiều phòng.
Nhà tô chức rất lo ngại khi khách đoàn phải ở phân tán vì khách
sạn không đủ phòng. Ví dụ như ở Tp.HCM, chỉ cần 1 đoàn Mice
gồm lối 800 khách thì phải chia ra ở 3 hay 4 khách sạn. Điều này
gây trở ngại cho trưởng đoàn trong công tác liên lạc, điều hành.
Sở dĩ Singapore hay Hong Kong được các đoàn Mice lớn chọn,
vì họ có những khách sạn có cả ngàn phòng.
Mặt khác, nhân viên các khách sạn phải quen tiếp đón
các đoàn đông người. Nhân viên Tiếp tân, nhân viên Phục vụ
hành lý không “choáng ngợp” với số khách đông đảo đến cùng
một lúc.
Đó là chưa kể đến các khách sạn vì thiếu phòng đồng bộ
nên xếp khách ở loại phòng Standard, trong lúc một số khách
khác ở loại Mini Suit cao hơn về những dịch vụ. Điều này gây ra
sự ganh tỵ không cần thiết, nên các Nhà tổ chức đoàn Mice rất e
ngại.
85
Đường vào kinh doanh du ỉ ịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Một điều quan trọng nữa đối với các cơ sở lưu trú có cho
thuê phương tiện phục vụ HN-HT, đó là việc một số khách sạn ở
Việt Nam đầu tư xây dựng từ 1960 trở về trước, có ô thang máy
quá nhỏ, sức tải 10 người/lượt, nên khách phải chờ lâu. ơ
Thượng Hải, các khách sạn có cho thuê phòng Hội nghị, thường
có thang máy sức tải 35 khách/lượt và tốc độ nhanh.
Ngoài ra, bãi đậu xe cũng không có, vì trong quan niệm
quản lý đô thị của thế kỷ XX, xe chở khách đến khách sạn hay
nhà Triển lãm cứ đậu trước cơ sở ấy. Cho nên các khách sạn
không làm nơi để xe (ví dụ như khách sạn Majestic, Continental,
Palace,...) điều này gây thiệt thòi cho các cơ sở ấy.
b.2. Phòng họp
Ở đây có 2 khía cạnh: có cơ sở vật chất và dịch vụ phục
vụ phòng họp.
b.2.1. về cơ sở vât chất
Vừa có phòng họp lớn (cả ngàn chỗ ngồi) vừa có nhiều
phòng họp nhỏ để phục vụ cho yêu cầu họp tổ chuyên môn. Đầu
tiên là vấn đề ghế ngồi. Ngày nay, ghế ngồi trong các phòng họp
quốc tế là mối quan tâm lớn của nhà đầu tư khách sạn vì tính
chất giá cả. Ghế, phải được thiết kế đủ rộng cho người 90kg ngồi
thoải mái, và hai hàng ghế phải cách nhau như thế nào để người
chiều cao l,90m ngồi mà hai chân vẫn cảm thấy không bị gò bó.
Ngoài ra, một số phòng họp còn có bàn, vì phòng họp khi đó xép
theo loại hình lớp học, và trên bàn có hệ thống nút cắm kết nối
với hệ thống thông dịch đa ngôn ngữ trực tiếp.
Bức màn ở phía trước và phía sau phòng họp cũng là tài
sản đắt giá, không chi vì làm bằng vải quý mà còn có thêu logo
86
y
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hông Đức
hoặc tên của khách sạn vào đó. Và trên tấm màn này (Back drop)
có gắn kết tên của mỗi sự kiện. Hàng chục ống kính sẽ thu hình
tên sự kiện đó với logo của khách sạn, đó là cơ hội quảng bá
không tốn tiền, tên tuổi của khách sạn sẽ được đưa lên các hệ
thống truyền hình quốc tế để cả thế giới biết đến.
Ngay cả chiếc bục dành cho diễn giả cũng loại quý, có
khắc “logo” và “tên khách sạn”. Khi thu hình diễn giả sẽ có cả
cái bục ấy và tên của khách sạn. Trong các khách sạn quốc tế,
cạnh phòng họp có phòng dành cho các chuyên viên thông dịch,
có hệ thống kết nối với phòng họp và bàn chủ tọa. Ngoài ra còn
có hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu...
Và ngày nay, trong tất cả các khách sạn, đặc biệt là sảnh
họp, đều trang bị hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động. Bên
ngoài phòng họp, cùng một tầng, có bố trí hệ thống “Toilet” với sổ
phương tiện tỷ lệ tương thích với sức chứa tối đa của phòng họp.
Phòng họp đông người phải có bãi đậu xe cho số lượng
khách mời, vì vậy mối quan tâm của các khách sạn ngày nay là
bãi đỗ xe, hoặc phải xây tầng hầm hoặc tầng lầu dành cho xe hơi
(ví dụ khách sạn Caravelle, Park Hyatt hay Sofitel)
Bên cạnh sảnh họp, thường có một số phòng trang bị loại
bếp hâm nóng thức ăn (không phải là để chế biến thức ăn). Vì tất
cả các cuộc họp đều có phục vụ giải lao giữa buổi (Tea and
Coffee break).
b.2.2. về dịch vụ phục vụ phòng họp
Ngoài hệ thống thông dịch đa ngôn ngữ nói bên trên, còn
rất nhiêu dịch vụ đòi hỏi chuyên môn.
87
Đường vào kinlt doanli du lịch Mice Thạc s ĩ Scni Hồng bức
Đâu tiên là việc xêp ghê. Có những cuộc họp đòi hỏi sự
xếp ghế theo kiểu Nhà hát, hay kiểu lớp học, kiểu Hội nghị bàn
tròn, kiểu bàn hình bầu dục, kiểu bàn dài... Một chuyên viên về
phòng họp có thể xếp bàn ghế theo 25 cách khác nhau, và đây là
kết quả của đào tạo chuyên môn của các Trường đào tạo về Du
lịch.
Các chuyên gia thông dịch trực tiếp phải biết cả tốc ký
(shorthand) để vừa ghi nhanh các ý, vừa dịch một cách nhanh,
chuẩn, phải biết sử dụng máy ghi âm cực nhạy.
Tổ Vệ sinh công cộng thuộc ngành Quản Gia cử người
có chuyên môn đến phục vụ làm sạch các “Toilet” trong suốt
buổi họp.
Tổ Kỹ thuật cử nhân viên điện, điện tử và công nghệ
thông tin đến để phục vụ, giúp đỡ khách nếu có sự cố về máy
tính, đồng thời đảm bảo việc vận hành tốt của hệ thống máy tính
trung tâm của buổi họp. Còn trước đó, tổ Công nghệ thông tin có
thể đã được khách trong đoàn nhờ xây dựng các Video clip,
Power Point, các tài liệu khác để thuyết trình.
Từ những năm 80 trở về trước, mỗi cuộc Hội nghị phải
tốn phí vận chuyển hàng trăm ký lô tài liệu đem theo để phát cho
thành viên tham dự. Ngày nay, nhờ các chuyên viên trong phòng
“Dịch vụ Thư ký” của khách sạn (Business Center) mà tài liệu
được in ấn, đóng bìa, đóng gáy từ các USB của đoàn đem theo.
b.3. Bộ phận Yến tiệc (Banqueting Department)
Tất cả các khách sạn quốc tế đều có bộ phận Yến tiệc,
thuộc sự quản lý của bộ phận Ẩm thực.
88
Đường vào kinh doanh chi lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Bất kỳ đoàn khách du lịch Mice nào cũng nhờ khách sạn
nơi họ ở phục vụ nhiều loại hình ăn uống. Đầu tiên là các buổi
àn trưa, khi đoàn nghỉ họp để chuẩn bị cho buổi họp chiều.
Đó là hình thức tiệc Buffet (tự chọn) dành cho ăn trun. Do
vậy, bộ phận Yến tiệc của khách sạn phải chuẩn bị nhiều mặt. Đầu
tiên là các phòng ăn. Khách sạn luôn luôn phải có các phòng ăn
dành cho Yen tiệc (Banquet Hall) để dành riêng cho đoàn. Không
thế sử dụng phòng ăn thông thường, vì như thế sẽ lẫn lộn khách
ngoài vào ăn và khách đoàn. Trừ trường hợp khách có yêu cầu đặc
biệt, phần lớn các bộ phận Yến tiệc và Bếp trưởng thường chọn
một thực đơn quốc tế để phục vụ buổi ăn trưa (International Lunch
Buffet). Ngoài ra, cũng phải giới thiệu một số đặc sản địa phương.
Điều khó khăn là buổi ăn trưa chỉ cách buổi ăn sáng có khoảng 4-5
tiếng mà thôi. Và trong buổi ăn sáng đã phục vụ khách đoàn loại
hìnhi Buffet quốc tế (International Buffet Breakfast), nên Bep
Trưởng không có quyền để lẫn lộn những món đã được dọn lên
bàn vào buổi sáng. Vì vậy các Bếp Trưởng các khách sạn quốc tế
phục vụ đoàn khách Mice thường đưa vào thực đơn sáng các thức
ăn điểm tâm miền Hoa Nam (gọi là ăn sáng kiểu Hong Kong hay
“Dim Sum”). Đây là những món ăn miền Hoa Nam nhưng đã trở
thành quốc tế, vì đã có mặt ở hầu hết các thành phố lớn của thế
giới (ví dụ nhiều loại hình xíu mại, há cào, bánh bao, mì, hủ tíu,
bún gạo... và các món bánh, chả Việt Nam). Bên cạnh đó là các
món ăn sáng Âu Mỹ để khách tự chọn, nhưng tổng cộng không ít
hơn 50 món.
Ngoài ra bộ phận Yến tiệc còn phải lo cung cấp thức ăn
nhẹ và thức uống cho giải lao giữa kỳ họp, tiếng Anh gọi là
“Tea and Coffee break”. Kỳ giải lao thứ nhất trong ngày được
phục vụ lúc 10-10h30 sáng với trà - cà phê - nước khoáng - nước
89
trái cây, một số loại bánh sandwich - paté chaud - bánh ngọt.
Điều đặc biệt là các bánh này không lớn, kích cỡ bằng 1/3 bánh
ăn sáng, gọi là kích cỡ “bite portion”. Lần giải lao thứ hai vào
lúc 4-4h30 trưa. Cũng là “Tea and Coffee break”, thực sự là trà -
cà phê theo phong cách Anh ăn kèm với bánh ngọt, khá nhẹ.
Buổi tối có thể đoàn khách ra ngoài để thưởng thức ẩm
thực ở một nơi nào đó. Sau đó, họ trở về khách sạn'để ngủ.
Nhưng cũng có những thành viên ghé qua các quầy Bar, Disco,
Dancing của khách sạn để giải trí. Neu đây là đoàn khách Ầu
Mỹ, họ không đến Karaoke vì đó không phải là nét sinh hoạt văn
hóa quen thuộc đối với họ. Nhưng nếu đó là khách Đông Á
(Nhật, Hàn, Hoa, Singapore...) thì họ rất thích.
Chắc chắn trong giai đoạn đoàn Mice ở tại khách sạn,
cũng nhờ bộ phận Yến tiệc đảm trách tổ chức các buổi tiệc để
đãi các đối tác địa phương, hoặc chỉ phục vụ cho các thành viên
của đoàn. Neu họ ở tại một Khu Nghĩ Dưỡng biển hoặc núi có
không gian rộng rãi, thì bộ phận Yến tiệc có thể đề nghị loại
hình BBQ (B a r b e c u e h a y B a r b e q u e ) phục vụ thịt hoặc hải
nướng và khách tự phục vụ. Nhân viên chỉ phục vụ rượu và dọn
dẹp dĩa đã sử dụng. Còn trong các khách sạn bên trong thành
phố, phục vụ loại hình Gala -Cocktail Pa
món ăn không phải là ăn để no. Khách sử dụng nhiều loại rượu
khác nhau do nhân viên đem đến cho từng khách chọn. Khách
cầm ly đi đến gặp những ai họ cần gặp gỡ để giao tế nói chuyện,
thảo luận. Nhân viên mang những khay trên đó có những món ăn
khô, nhỏ hoặc bánh để khách chọn và cầm tay.
Loại hình mang tính cách trang trọng hơn là Reception
Party (Tiệc khoản đãi). Khu vực nơi diễn ra sự kiện được chia
90
Đường VCIO kinh doanh du ỉịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
thành 2 không gian. Phía ngoài là nơi gặp gỡ nhau, thường là

đứng đê nói chuyện, chúc tụng, trao đối ý kiến. Khi đông đủ rồi
thì mời nhau vào phía trong nhập tiệc. Theo yêu cầu của khách,
bộ phận Yen tiệc phải xếp bàn tròn cho 10 khách/bàn, hay bàn
dài. Những buổi tiệc này là cơ hội để khách sạn để lại dấu ấn cho
khách. Bep Trưởng phải có công sáng tạo những món ăn độc
đáo, đầy ấn tượng.
Ngoài những buổi ăn trên, khi có các đoàn Mice ngụ tại
khách sạn, Nhà Bep phải tăng cường số đầu bếp trực đêm dể phục
vụ một số khách cảm thấy muốn ăn sau khi đi chơi đêm về, các
khách sạn thường đặt trong phòng khách “Thực đơn phục vụ tại
phòng” (Room-service menu), để bất kỳ giờ nào trong đêm khách
cũng có thể gọi nhà hàng đem thức ăn lên cho khách ăn tại phòng.
Đối với các Khách sạn Quốc tế, sự hiện diện của các
đoàn du lịch Mice là giai đoạn làm việc căng thẳng, nhưng cũng
là cơ hội doanh thu lớn, đặc biệt là đối với bộ phận Ẩm thực.
Đây là giai đoạn mà nhân viên cơ hữu không được nghỉ phép,
còn phải gọi thêm nhân viên thời vụ (Casual). Đây cũng là cơ
hội để đánh giá đẳng cấp, khả năng phục vụ các đoàn khách
đông người của các khách sạn. Có những khách sạn mà một
trong các mục tiêu là phục vụ yến tiệc cho các đoàn khách đông
người (1 hoặc 2 ngàn khách), thì họ đầu tư cơ sở bếp lớn, trang
thiết bị, dụng cụ phục vụ ăn uống tương thích. Họ không bị
động. Còn có những khách sạn không có vốn đầu tư cho bộ phận
Ẩm thực những khả năng như thế, thì họ phải từ chối phục vụ
các đoàn khách đông người, hoặc phải đi mượn từ các nơi khác,
về đồng phục nhân viên Nhà hàng và Yến tiệc cũng thế. Ngoài
đồng phục nhân viên Phục vụ sử dụng thường ngày, bộ phận
Quản gia cần dự trữ thêm đồng phục, phục vụ ít nhất 3 loại yến
91
tiệc khác nhau: phục vụ Gala, phục vụ tiệc Cocktail, phục vụ

ngoài trời, mỗi loại hình tiệc có đồng phục tương thích
c - VÈ NHÂN Sự VÀ KỸ NĂNG NGHIỆP v ụ
Để có thể công tác tốt trong một môi trường khách sạn
quốc tế vói áp lực công việc, áp lực tâm lý lớn như thế, nhân
viên phải được đào tạo tốt về nhiều mặt. Đầu tiên là về nhận
thức, kế đó là về kỹ thuật giao tiếp và kỹ năng nghề. Cuối cùng
là “Kỹ năng mềm” (Soft skills).
Nhân viên làm việc trong môi trường quốc tế phải được
huấn luyện để hiểu được những sự khác biệt giữa các nền văn
hóa, vì khách đến với chúng ta từ nhiều nền văn minh khác nhau
và các giai tầng xã hội khác nhau.
Nhân viên làm việc trong môi trường quốc tế phải có khả
năng nghe, hiểu và giao tiếp bằng tiếng Anh. Neu không hiểu
được với nhau, khi ấy họ phải vận dụng kỹ năng giao tiếp phi
ngôn ngữ. Vì vậy họ cần được huấn luyện trước.
Ngoài nghiệp vụ phục vụ món ăn và rót rượu thông
thường, nhân viên còn phải được huấn luyện phục vụ các loại
hình tiệc khác nhau, các loại ẩm thực khác nhau, cách khui và
phục vụ các loại rượu khác nhau.
Tóm lại, cần có những đầu tư tiền của từ phía khách sạn và
đầu tư công sức của nhân viên để biến con người trở thành tài
nguyên nhân lực. Một ví dụ thường thấy: vói một sảnh và số bàn
ghế ấy nhân viên phải biết xếp thành hon 25 loại phòng khác nhau
dành cho các công dụng khác nhau. Còn về kỹ năng mềm, chúng
tôi xin đưa ra một ví dụ thường thấy ở nước ta, khi khách sạn vừa
khai trương một Nhà hàng nào đó, chúng ta thường nói với khách:
92
Đường vào kinlĩ doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
“xin Quý khách vui lòng chỉ bảo để chúng tôi hoàn thiện, vì Nhà
hàng mới hoạt động, chắc còn nhiều sai sót”. Đối với chúng ta, đó
là sự khiêm tốn. Còn đối với khách phưcmg Tây, họ cho rằng
chúng ta khinh thường khách vì đem khách làm “vật thí nghiệm”
cho nhân viên chưa rành nghề. Két luận: chớ nói gì cả, có sai sót
người Quản lý ra sức xin lỗi và có động thái chuộc lỗi, thế thôi.
Nói chung, về mặt nhân lực và đào tạo nhân lực, Việt
Nam đi vào thế kỷ XXI khá thuận lợi. Riêng tại Tp. Hồ Chí
Minh, vào năm 2010, có 16 trường Đại học có Khoa Du lịch, 13
Cao Đẳng, 21 trường Trung cấp nghề có đào tạo ngành Du lịch6.
D - KINH DOANH KHÁCH SẠN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN
Do bản chất của ngành du lịch, đi đầu trong toàn cầu hóa
nên đã áp dụng trên quy mô lớn Công nghệ thông tin và viễn
thông không những trong việc tự giói thiệu cho khách trên khắp
thế giới, mà còn cho các vấn đề như đặt phòng, chi ,trả, bán hàng
qua cổng điện tử.
Sẽ không lạ nếu từ lúc khách gửi thư điện tử hỏi thăm về
điều kiện tổ chức Du lịch Mice với khách sạn hay Công ty Lữ
hành ở Việt Nam, cho đến lúc đoàn đến, chúng ta phải trao đổi
với họ qua từ 100 đến 200 e-mail và họ cũng thế. Sự phát triển
mạnh mẽ của Công nghệ Thông tin trong 20 năm qua đã cho
phép các doanh nghiệp du lịch thay đổi chiến lược kinh doanh,
tăng cường mối quan hệ lẫn nhau, giảm chi phí hoạt động, làm
6 Hội thảo đào tạo nguồn nhân lực du lịch, ngày 12/11/20ì 0 tại Khách sạn
Continental (Tp.HCM)
93
tăng giá trị cho khách. Đặc biệt trong việc đặt chỗ và đặt phòng
trước (Reservation) người ta chứng kiến 3 làn sóng thay đổi:
- Sự phát triển của hệ thống đặt chỗ toàn cầu (CRS)
trong những năm 70.
- Sự phát triển của hệ thống phân phối toàn cầu (GDS)
của những năm 80.
- Sự phát triển của đặt chỗ qua Internet trong những năm
cuối của Thập niên 90 vừa qua.
d .l. Việc nhận đăng ký phòng (Reservation)
Việc bán vé máy bay, đăng ký trước phòng ờ khách sạn,
cho thuê xe hơi, bán vé tàu hỏa, v.v. đều hưởng lợi ích từ các hệ
thống trên, khiến cho khách cảm thấy việc di du lịch quá dễ dàng
và khách được phục vụ với tính nghiệp vụ cao.
* H ệ thống đặt chỗ toàn cầu CRS (Computerised
Reservation System) là hệ thống máy tính nối mạng cho phép lưu
trữ, truy xuất thông tin khách hàng và bán vé máy bay, bán phòng
khách sạn từ nhiều nơi cùng một lúc. Sau này kết nối rộng ra cho
các Công ty Lữ hành và Đại lý Lữ hành cấp lớn. Còn trước đó, bất
cứ khách hàng nào muốn đặt chỗ ở một khách sạn nào đó mà mình
không biết, phải thông qua dịch vụ của Công ty Đặt phòng Utell
International. Công ty này đặt phòng cho khách theo yêu cầu,
không lấy hoa hồng từ phía khách, mà lấy từ phía khách sạn.
* Sau đó, CRS phát triển trở thành hệ thống đặt chỗ cho
máy bay, tàu hỏa, hay đặt phòng trước (Reservation) trong ngành
khách sạn. Vô hình chung đã biến thành “H ệ thống phân phối
toàn c ầ u (”GDS: Global Distribution System). Các đối tác tron
hệ thống thường là các công ty đa quốc gia (các chuỗi Khách sạn,
các Công ty Hàng không, các Công ty Lữ hành lớn...) không bao
94
gồm các công ty vừa và nhỏ. Khi ấy nếu khách sạn chúng ta
muốn tham gia vào hệ thống này, ta gửi cho hệ thống lời giới
thiệu về khách sạn (Fast Facts), bảng giá theo mùa (Seasonal
Prices) để cho khách hàng tiềm năng tham khảo. Nếu vừa ý, họ
sẽ đăng ký đặt phòng qua mạng.
Nhà cung cấp Trung gian phân phối

Khách hàng
sản phẩm dịch vụ (giói thiệu)
- Khách sạn - Nhà ■ Hệ thống CRS/GDS • Khách du

hàng - Khu nghĩ ■ Các Hiệp hội Du lịch lịch
dưỡng ■ Các cơ quan quảng • Đoàn Mice
- Điểm du lịch bá du lịch
- Khu vui chơi ■ Các chuỗi khách sạn
giải trí (Hotel Chain)
- Các Viện Bảo ■ Các Công ty Lữ hành
tàng lớn
- Khu du lịch
chuyên đề
(Theme Park)
B ản g 1:Đ ặt phòng thòi “tiền Internet”
* In tern et và T h ư ơ n g m ạ i Đ iện tử
Hiện nay trên toàn cầu có khoảng 1 tỷ người sừ dụng
Internet và châu Á là nơi có tỷ lệ “Công dân Mạng” (Netizen)
cao nhất. Internet đã cho phép thương mại điện tử xuất hiện, dựa
trên việc xử lý và truyền dữ liệu điện tử dưới dạng “Text”, âm
thanh và hình ảnh. Thương mại Điện tử gồm nhiều hành vi:
95
o Hoạt động mua bán hàng hóa hay dịch vụ

o Trả tiền qua mạng.
Như vậy, một khách cá nhân hay đoàn khách Mice có thể
dễ dàng đặt phòng trước và khách sạn cũng yên tâm dành hàng
trăm phòng cho đoàn mà không sợ, vì họ đã đặt cọc (guaranteed)
qua mạng.
Qua Internet, khách sạn có thể bán phòng cho một Công
ty Lữ hành (hay đon vị tổ chức Du lịch Mice) theo phưong cách
sau:
G ử i thông tin Xem thông tin
sản
TỒ Tiếp thị i (1) — KHÁCH
( INTERNET ) KHÁCH
K H Á C H SẠN
KHÁCH
Tố Lễ tân í
Nhận cuộc ^ ___ (3)
đặt phòng-thu tiền cọc Chuyền lệnh Đ ạtũĩũã
B ảng 1 2 :B án phòng qua Internet
Trước kia khách sạn bán hàng qua Utell International

phải trả cho họ từ 5-7% doanh số. Nay bán hàng qua Internet,
phí thấp hon, nghĩa là khách sạn có thể giảm giá bán, để nâng
cao khả năng cạnh tranh, mà vẫn còn lời.
d.2. Xây dưng Website
Tổ chức Du lịch thế giới (UNWTO) có nói: khóa
dẫn đến thành công của Doanh nghiệp Lữ hành hay Khách sạn
nằm ở chỗ nhanh chóng đem đến cho khách hàng tiềm năng
96
Vì vậy
n h ữ n g th ô n g tin đ ầ y đủ, c h ín h x á c , và c ậ p n h ậ t ”.
Marketing trực tuyến là xu thế thời đại trong kinh doanh lữ hành
và khách sạn dựa trên công cụ Website.
Thông qua trang chủ Website, khách sạn có thể giới thiệu
đầy đủ thông tin về mình (Fast Facts), các sản phẩm mình có thể
cung cấp và giá theo mùa. Khách sạn cũng có thể xây dựng
nhiều website nhằm vào các đối tượng khách hàng mục tiêu khác
nhau. Có thể có Website dành cho khách lẻ, có website dành cho
khách đoàn, có website dành cho khách đoàn mua trọn gói (ăn,
ở, một số dịch vụ...), vấn đề là bộ phận Sales - Marketing và Tổ
Công nghệ thông tin của khách sạn xây dựng và gửi đi thông
điệp có chất lượng dễ hiểu và hấp dẫn qua Google, Yahoo, MSM
hoặc các trang web của ngành. Hoặc đặt dòng quảng cáo
(Banner) trên các website nổi tiếng, hoặc trao đổi trên bản tin
của các doanh nghiệp liên kết. v ẩ n đ ể là d u n g w e b s ite d à n h
cho t h ị tr ư ờ ìĩg N h ậ t p h ả i k h á c v ớ i d u n g dành cho khách
P h á p h a y ú c . M ỗ i th ị tr ư ờ n g có m o i q u a n tâ m riên g , c h ứ k h ô n g
nên c ó m ộ t w e b s ite c h u n g rồid ịc h ra n h iề u th ứ tiế
Trên thực tế, cư dân mạng khi cần thông tin về du lịch
(Khách sạn, Công ty Lữ hành, điểm đến, ...) họ thích truy cập
các thông tin trực tuyến, qua đó họ được sự hỗ trợ chuyên
nghiệp của bộ phận Sales Marketing hay nhân viên Tổ Nhận đặt
phòng của khách sạn.
Vì vậy có thể nói ràng Website là bộ mặt của khách sạn
đối với hem 1 tỷ người tham khảo Internet. Nếu trình bày xấu,
đây lỗi chính tả sẽ làm cho khách hàng tiềm năng thấy được yếu
tô “Không chuyên nghiệp”, khiến họ do dự mua phòng của
chúng ta. Có thể một người sẽ không lo lắng, nhưng nhà Tổ chức
97
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
cho một đoàn khách du lịch Mice đông người không dám hy
sinh uy tín của mình để đưa khách đến một nơi mà chír.h mình
nhận thấy tính cách “Thiếu chuyên nghiệp” (Unprofessional). Vì
vậy, các khách sạn thường thuê người chuyên môn để xây dựng
website. Nên biết rằng, quy trình thiết kế một website cho khách
sạn thường trải qua 5 giai đoạn: Phân tích yêu cầu - Thièt kế sơ
bộ - Thiết kế chi tiết - Kiểm tra và đánh giá - Nghiệm thu
website.
Một website sau khi hoàn thành phải đạt được các tiêu
chí sau:
- Chương trình chạy đúng như thiết kế.
- Tiện lợi, dễ dùng cho mọi người có nhiều trình độ
khác nhau.
- Phải chạy ổn định và hiệu quả.
- Có khả năng mở rộng hoặc nâng cấp tùy theo nhu
cầu sau đó của khách sạn.
- Phải có công nghệ bảo mật tiên tiến.
Vấn đề kế đó là phải làm sao cho nhiều người biết đến
địa chỉ Website của Trung tâm HN-HT hay Khách sạn. Ở các
nước tiên tiến trong kinh doanh, các Trung tâm HN-HT và khách
sạn thường thuê dịch vụ xúc tiến thương mại (Trade Premotion)
để quảng bá cho website một cách chuyên nghiệp.
Tóm lại, tùy theo năng lực tài chính và trình độ công
nghệ thông tin, các khách sạn có thể tận dụng lợi thế của Internet
giúp cho khách hàng tiềm năng kết nối được với khách sạn.
Những thông tin các nơi này muốn gửi tới khách hàng, đặc biệt
là các đơn vị muốn tổ chức du lịch Mice, và các công ty chuyên
98
Đường vào kỉnh doanh dư lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
môn tổ chức Mice, thì sự kết hợp giữa Internet và truyền thông
đa phương tiện (Multimedia) là những tiềm năng lớn cần khai
thác, tận dụng.
Sau đây là sơ đồ kết nổi thông tin giữa các Trung tâm
HN-HT hay Khách sạn và bên ngoài qua truyền thông đa
phương tiện.
Bảng 13: Kết nối giữa Khách sạn và Truyền thông

đa phưoìig tiện
* Bền trong Trung tâm H N -H T khách sạn (A): Hệ
thống vi tĩnh cho phép soạn thào văn bản, ảnh... của bộ phận
Sales và Marketing. Đưa đến Tổ Đặt phòng để gửi đến khách
qua Email, và các phương tiện da truyền thông khác.
Đôi lúc, khách hàng có thể giao tiếp với Trung tâm HN-
HT và Khách sạn 24/24 giờ và 365 ngày trong năm, từ đó xuất
99
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Tliạc s ĩ Sơn Hồng Đức
hiện nhiều loại hình chuyển tải thông tin cho khách hàng truy
cập, tạo tiền đề cho nhiều loại kinh doanh mới. Đặc biệt là “đơn
giản hóa” việc đặt phòng, đặt tiệc... cho đoàn Mice cả ngàn
người. Nhưng điều này cũng tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt giữa
các khách sạn lớn, những khách sạn thuộc các chuỗi. Còn khách
sạn nhỏ, nếu không biết liên kết với nhau, khó có cơ hội đón
được những đoàn Du lịch Mice lớn.
Trên thế giới ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông
tin vào kinh doanh khách sạn có thể thấy được qua các mô hình
sau: Website giới thiệu và bán sản phẩm - Đặt phòng trước và trả
tiền ứng trước, đặt cọc - cấp thông tin và một số khách sạn đã áp
dụng mô hình giá động (Dynamic price model), hay “giá tham
khảo” (có nghĩa là “Công ty chúng tôi đề nghị giá như thế, tùy
quý khách trả giá”).
Trong vài năm nay, các khách sạn ở Việt Nam không còn
đau đầu về việc liên quan đến vấn đề khách đặt phòng có bảo
đảm (Guaranteed reservation), vì khách có thể thanh toán bằng
Thẻ Tín dụng hay Thẻ Ghi nợ (Credit card hay Debit card) từ
nước ngoài gửi về cho Ngân hàng.
Còn “Mô hình giá động” là website cho phép công ty tổ
chức Du lịch Mice tham khảo và trả giá. Sau đó khách sạn xem
xét mức giá đó có thể bán được hay không? Điều này tùy thuộc
thời điểm ấy khách sạn có nhiều khách hay vào mùa thấp điểm,
tuần lễ thấp điểm. Trên thế giới đã xuất hiện các website như
www.bottomdollar.com, hay www.priceline.com.
Ở một số nước châu Á, các Trung tâm HN-HT và Khách
sạn còn thiết lập loại hình “t commerce”, tức là giao dịch thông
qua truyền hình số, và “ưi commerce”, tức là thông qua các thiết
100
bị di động (mobile devices), hoặc “c commerce” thông qua sự hỗ

trợ của điện thoại trung tâm (calling center)
Công nghệ thông tin đã mở cửa những hướng mới cho
các đơn vị này vươn đến các Công ty tổ chức chuyến đi cho
đông người, đặc biệt là các Công ty tổ chức Triển lãm, Công ty
tổ chức Du lịch Mice, vấn đề còn lại là các Trung tâm HN-HT
và Khách sạn cần đầu tư các phương tiện tiên tiến và đội ngũ kỹ
thuật lành nghề, luôn theo kịp với khoa học kỹ thuật.
Chiến lược kinh doanh của các Trung tâm HN-HT và
Khách sạn ngày nay là dành cho được những “phần ăn lớn” cho
mình. Vì vậy các chuỗi khách sạn, hay các hệ thống khách sạn
tầm vóc quốc tế ngày càng bành trướng để có mặt ở các thủ đô
lớn, các trung tâm du lịch. Ví dụ như Tập đoàn Accor (Pháp) đã
quản lý cả ngàn khách sạn trên 5 lục địa. Với hệ thống “Đặt
phòng tự động” (Automatic Reservation System) khách có nhu
cầu đến với họ một cách dễ dàng từ bất cứ khách sạn nào của
Accor.
Còn đối với những Công ty Khách sạn của chúng ta, với
sổ vốn còn khiêm tốn, đã quản lý một quy trình phát triển trong đó
duy trì sự hòa hợp tối ưu giữa các nguồn lực của doanh nghiệp với
những thay đổi của môi trường kinh doanh sao cho có lợi nhất. Ví
dụ điển hình là Công ty Saigontourist đã tiến tới đầu tư khách sạn
ở Hoa Kỳ. Theo mô hình BCG (Boston Consulting Group) thì ở
Việt Nam, Saigontourist thuộc nhóm (Cash Cow) có thị phần lớn,
có tiền nhiều “sản xuất” ra nhiều tiền mặt hơn là nhu cầu sử dụng
nên có thể lấy số tiền ấy đầu tư vào nơi khác (nước ngoài). Còn đa
số các Công ty Khách sạn nhỏ hơn thuộc loại ‘Thần gửi cửa”, có
nhu cầu sử dụng tiền mặt lớn để đầu tư trong nước (các Thành
101
\
phố lớn, các Resort Biển dọc miền Trung và Phú Quốc), để dần
dần thu hồi vốn, bằng cách mời gọi các đoàn Mice trung bình,
phục vụ trong các khách sạn của mình, vận chuyển bằng đội xe
của mình, đưa đến các Resort biển của mình. Tức là “giữ” không
cho chi tiêu của khách lọt ra ngoài hệ thống của mình.
102
CHƯƠNG IV
MARKETING TRONG KINH DOANH
DU LỊCH MICE
Triết lý kinh doanh nói chung và của ngành Du lịch -

Khách sạn - Nhà hàng nói riêng là làm sao:
- Thiết lập được mối quan hệ với khách hàng.
- Có được khách hàng.
- Giữ được khách hàng.
- Phát triển cơ sở khách hàng.
Bản chất của Marketing là tận dụng mọi nguồn lực có
trong tay để giành được khách hàng, phát triển cơ sở khách
hàng. Muốn thực hiện được điều này, một khách sạn, một Trung
tâm HN:HT hay một Công ty Lừ hành phải làm nhiều việc ở các
giai đoạn khác nhau như: Trước khi có khách - khi khách đã đến
với ta - và sau khi khách đã tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của ta
(công tác hậu mãi).
Trong chương này, chúng tôi chỉ đề cập về mặt lý thuyết,
liên quan đến giai đoạn khách chưa biết ta là ai, và ta cũng chưa
biết đến khách.
Còn đối với giai đoạn hai và ba, sẽ bàn cụ thể trong phần
thứ hai của quyển sách này.
Trước một “Cầu” to lớn nàm ngay trong nước hay rải rác
khăp năm châu, nên các nơi có nguồn “Cung” sản phẩm, dịch vụ
phải thành lập đội ngũ Tiếp thị rất năng nỗ, rất nghiệp vụ để mời
gọi người có nhu cầu về với mình. Nhiều nước, nhiều vùng có
thành lập đơn vị Tiếp thị chuyên tìm khách cho Thị trường
103
Đường vàokinh doanh du Mice Thạc s ĩ Son Hồng Đức
MICE của mình, mà người ta thường gọi là “MICE Bureau”. Và

nhiệm vụ của “MICE Bureau” là làm sao cho khách quan tâm
đến “Điểm đến” mà mình đại diện (danh từ chuyên môn ngành
Lữ hành gọi là “Destination”). Trước khi đi sâu vào chi tiết,
chúng tôi xin mượn định nghĩa của Viện Marketing Anh Quốc
như sau:
“V
iệcđ ầ u tiê n c ủ a q u á tr ìn h T iế p là p h ả i h iể u
k h á c h ở đ â u ? là a i? y ê u cầ u c ủ a k h á c h ? tiê n đ ư ợ c cách
th ỏ a m ã n c á c y ê u c ầ u m ộ t c á c h h iệ u q u ả n h ấ t và c ó n h ấ t cho
m ộ t đ iể m đ ế n ”
Nguồn: Chartered Institute of Marketing
' ĩ 7
Trong bât kỳ sản phâm nào thì quy trình như sau:
7 /
Làm ra sản phâm —» Khuyên mãi —» Bán

7
Còn trong loại hình sản phâm du lịch nói chung thì:
Có khái Làm ra
Nghiên Khuyến
—> niệm về sản —» sản —> í. —> Bán
cứu 7
mãi 7
phâm phâm
Vì vậy, công việc nghiên cứu thị trường và xác định thị
trường mục tiêu là bước trước tiên.
A - NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG
Chúng tôi xin sử dụng từ “khách hàng” để gọi chung các
Công ty / Doanh nghiệp / Tổ chức / Hội đoàn có nhu cầu tổ chức
HN-HT và Du lịch khuyến thưởng. Câu hỏi là:
- Họ là ai? Làm sao ta với tay đến họ để tự giới thiệu?
104
Đường vào kinh doanh du Mice Thạc sĩ SơnHồng Đức
- Ta tự làm công việc giới thiệu hay dựa vào một lực
lượng khác? Neu dựa vào lực lượng khác, thì đó là ai?
Họ có ưu thế gì hon ta không?
- Ta dùng hình thức nào để “tự giới thiệu”? Các đối thủ
của ta dùng các hình thức nào?
- Sở thích của đối tượng khách HN-HT hiện nay là gì?
và các người được Công ty / Doanh nghiệp giao phụ
trách tổ chức HN-HT có thói quen tìm kiếm ra sao?
Nếu có nghiên cứu kỹ, các Công ty Lữ hành Việt Nam
hay các khách sạn Việt Nam, các Trung tâm HN-HT mới thấy
được sự thay đổi trong khuynh hướng chọn nơi tổ chức HN-HT
hay Du lịch Khuyến thưởng trong từng thời kỳ.
Các nhà nghiên cứu cho rằng, trong thập niên 80 và 90
của thế kỷ trước, người nhận nhiệm vụ của Công ty / Doanh
nghiệp / Hội đoàn tìm nơi tổ chức Hội thảo phải mày mò tự tìm
thông tin của điểm đến, rồi liên hệ với các khách sạn quốc tế để
trao đổi đặt phòng, thuê phòng họp cho HN-HT. Để làm điều
này, rất dễ cho họ nếu họ liên hệ ngay với một Tập đoàn khách
sạn quốc tế, vì thực ra, Tập đoàn này có khách sạn ở các nơi, và
họ có thông tin về giá cả dịch vụ trọn gói. Chỉ cần một ngày là
có thông tin phản hồi để trình lên Ban Tổ chức HN-HT.
Nhưng ngày nay, có sự thay đổi, đó là sự ra đời của:
- Nhiều tổ chức trung gian, đứng ra bao trọn gói.
- Nhiều Trung tâm HN-HT đa năng (Convention Center)
vừa có nhiều loại phòng họp, lớn nhỏ đều có. Vừa có khách sạn
nằm trong khuôn viên, lại trang bị những phương tiện thông tin
liên lạc tiên tiến.
105
Đường vàokinh doanh du Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
Vì vậy, các khách sạn hạng vừa của chúng ta khó chen
chân giành được các tổ chức này. Tuy nhiên chúng ta có lợi thê
giành được các khách hàng vừa (năm ba trăm khách) hay nhỏ
(50 đến 200 khách).
Còn các Công ty Lữ hành của chúng ta khó mà tranh lại
các công ty đa quốc gia nhưng chưa chắc ta thua kém khi ta biến
thành “người thành thạo tại địa phương”.
B - XÂY DỰNG PHỐI THỨC MARKETING VÀ CHIẾN LƯỢC
MARKETING
Không một cơ sở Khách sạn, Trung tâm HN-HT nào có
thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách, vấn đề là người làm
công tác quản lý và công tác Marketing phải biết cách vận dụng
phối thức Marketing (Marketing Mix) để khách có được cảm
giác tích cực một cách tối đa. Neu ta không làm vừa lòng được
khách về mặt vật chất, hạ tầng cơ sở, ta có thể thúc đẩy sự hài
lòng của khách hàng bằng quan hệ trên mức tuyệt vời giữa nhân
viên và khách hàng, và bằng cách cung cấp những dịch vụ hảo
hạng. Khách phương Tây thường dùng cụm từ: “Dịch vụ của
Khách sạn này trên cả sự mong đợi của ta” (Service over the
expectation). Neu ta phục vụ như thế, khách sẽ là “Đại sự thiện
chí” cho thương hiệu của chúng ta, điều này sẽ giảm bớt khó
khăn cho bộ phận Sales Marketing trong việc mời gọi.
Một trong những thành phần của phối thức Marketing là
quy trình quản lý các trang thiết bị, từ máy móc, phương tiện
nghe nhìn, phòng họp, máy điều hòa nhiệt độ, hệ thống thông
dịch, khoảng cách giữa các hàng ghế, bề rộng của chiếc ghế.
Làm sao tạo được sự thoải mái tối đa cho khách hàng. Ngay cả
món ăn, thức uống, nơi nghỉ giải lao và toilet cũng cần được
106
Đirờỉig vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
kiếm tra để tạo thành một phối thức Marketing hoàn chỉnh nhất
cho việc chúng ta đi giới thiệu cho khách.
Do đặc thù của sản phẩm HN-HT, người ta thường lấy 4
yếu tố có “P” đứng đầu. Đó là “Product” (Sản phẩm) - Price (Giá
cả) - “Packaging” (Cả gói) - “Place” (Địa điểm). Bốn yếu tố này
có thể là chung cho mọi hoạt động quảng bá, nhưng trong kinh
doanh HN-HT và Du lịch khuyến thưởng, chúng ta cần hiểu cụ
thể theo kiểu chuyên môn.
b.l. Product (Sản phẩm) Đó là nhiều yếu tố hợp thành “Điểm đến”
(Destination), ví dụ một xứ sở, một vùng, một thành phố, cùng
với hạ tầng cơ sở, thói quen, sự chuyên nghiệp trong tổ chức
HN-HT hay phục vụ Du lịch Khuyến thưởng. Đồng thời sự đa
dạng các sản phẩm du lịch (hiểu theo nghĩa phổ biến). Nhưng
đặc biệt là “tiếng tăm” (hay hình ảnh thường được nhận xét). Có
người còn sử dụng từ “thương hiệu” (Branding) của điểm đến
ấy.
Thực vậy, trong du lịch bình thường người ta dễ dàng
tiếp cận một điểm đến để khám phá, sẵn sàng trả giá cho sự
khám phá của mình, vì mình tự chọn. Còn trong Du lịch Khuyến
thưởng hay HN-HT, người chọn phải chịu trách nhiệm đối với
một tập thể lớn. Cũng vì thế người được giao trách nhiệm chọn
“điểm đến” luôn luôn tự hỏi: “Những người theo tôi cảm thấy
thế nào?”. Cho nên, để chắc chẩn, họ thường chọn những điểm
“có thương hiệu” như Hong Kong, Singapore, Bangkok... cho
chăc ăn.
Ta phải hiểu rằng “Thương hiệu” là một khái niệm khá
đơn giản: Được xây dựng, được quản lý liên tục, được vun đắp
bởi người chủ cùa thương hiệu (có thể là người dân địa phương
ấy) và có một kế hoạch Marketing, quảng cáo hiệu quả hướng
107
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đưc
hẳn về lòng người. Thương hiệu là một cái gì vừa là cụ thể, vừa
không thể sờ mó được. Đối với một Khách sạn, một Trung tâm
HN-HT, một Nhà hàng, nó vừa phải có biểu tượng (logo), vừa
có hình tượng (icon), vừa có khẩu hiệu (slogan). Thương hiệu
không phải tự nó mà có, cũng không phải từ ý muốn chủ quan
của người chủ, hay cái tên mỹ miều do chủ đặt ra. Thương hiệu
phát xuất từ hai phía: phía chủ nhà phải ra sức xây dựng, cố gắng
vun đắp. Và phải được đa số khách hàng thống nhất đánh giá
trong một thòi kỳ dài. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của
giới truyền thông quốc tế.
Trong kinh doanh HN-HT và Du lịch Khuyến thường,
một điểm đến phải tổng hợp được nhiều yếu tố, không những
HN-HT hay Khách sạn nơi khách đến ở, mà cảnh quan xung
quanh như thế nào. Rồi phi trường và không khí nơi phi trường
có thân thiện hay không, đường sá có sạch sẽ không, dịch vụ
viễn thông, ngân hàng, các điểm vui chơi giải trí, cuộc sống về
đêm, việc phục vụ nhu cầu mua sám, và ngay cả Bệnh viên quốc
tế nữa...
Vì thê, là người đi làm công việc Marketing, ta không thê
chỉ nói về nơi diễn ra HN-HT mà còn phải giới thiệu cho khách
điểm đến theo nghĩa địa lý với sản phẩm và dịch vụ liên quan.
Ngày nay, nhiều điểm đến có hẳn những khách sạn hoành
tráng, những cơ sở hạ tầng dành cho HN-HT không chê vào đâu
được. Ta nên nhớ rằng, ở xứ nào cũng có như thế, ta phải tổng
hợp những yếu tố khác để chúng ta biến những cái có trở thành
độc đáo, khác biệt với các điểm đến khác. Vì trong hiện tại và
tương lai, cuộc chiến giành khách hàng cao cấp (khách HN-HT và
Du lịch Khuyến thường) diễn ra mãnh liệt, không vì yếu tố giá cả
mà nhờ vào việc làm sao tranh được “con tim” và “khối óc” của
108
Đưỏng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
những người có nhiệm vụ chọn điểm đến. Yếu tố độc đáo và nét
khác biệt phải sống lâu và ta phải trung thành với lời hứa để người
ta “tin được”. Trên thế giói có những website giới thiệu cho khách
hàng tiềm năng các điểm đến nổi tiếng một cách bền vững, ví dụ
như www.best-cities.net. vấn đề còn lại là Marketing như thế nào
để ta được nằm trong danh sách đó. Trong khi chờ đợi, ngành
Marketing nên cần liệt kê đầy đủ những ưu thế, với những ngôn từ
mỹ miều nhưng không đi xa sự thật mới có thể thu hút khách.
Giới chuyên môn trong ngành kinh doanh Du lịch Mice gọi đó là
xây dựng bảng “USP” (Unique selling propositions = Những đề
nghị mời gọi độc đáo).
b.2. Price (Giá bán)
Bao gồm một loạt chi phí mà một nhà tổ chức HN-HT
hay Du lịch Khuyến thưởng phải bỏ ra: vé máy bay, thuê mướn
phòng họp, phòng ngủ, chi phí đầu khách khi ăn buffet, khi sử
dụng thức ăn, uống trong thời gian “Tea break”, tổ chức văn
nghệ và các chi phí cho dịch vụ mặt đất. Ngay cả giá phòng bệnh
viện quốc tế cho một ngày. Mọi sự thay đổi giá cả đều phải ghi
rõ (ví dụ giá mùa cao điểm, mùa thấp điểm) để người chọn địa
điểm có thể xây dựng Ngân sách cho sự kiện ấy và trình lên cấp
trên quyết định.
b,3. Packaging (Cả gói) Tức là cung cách, hay hình thức mà sản
phẩm và giá cả được đưa ra giói thiệu.
- Có cách giới thiệu chi tiết, từng phần, ví dụ giá cho thuê
mướn phòng họp một buổi, cả ngày. Chi phí “Tea break” cho
mỗi khách tham dự HN-HT, chi phí ăn uống buffet. Chi phí ăn
uống theo cách gọi món, việc cho thuê xe, chi phí cho một khách
tham quan vào các ngày nghỉ, giá viện p h í...
109
- Có cách xây dựng giá trọn gói từ ăn, ngủ, hội họp, tham
quan, thưởng thức văn nghệ (Giá gộp cho mỗi khách).
- Có cách xây dựng giá trọn gói, có liệt kê các dịch vụ
tặng thêm, ví dụ thưởng thức sản phẩm spa miễn phí, hay phiếu
thưởng thức miễn phí cocktail...
- Có cách giới thiệu giá theo cách đề nghị để cho khách
trả giá. Và thương thảo đến khi thuận mua, vừa bán.
b.4. Place (Địa điểm)
Sự kiện diễn ra ở đâu? Hạ tầng nơi sự kiện diễn ra như
thế nào? Hoặc có thể hiểu là để địa điểm ấy tự giới thiệu cho thế
giới qua tên gọi của nơi ấy. Ví dụ một cuộc HN-HT được tổ
chức tại Khách sạn Hilton ở New York chắc chắn mang lại uy
tín cho khách hàng hơn là một cuộc HN-HT tại một khách sạn
của một thị trấn nhỏ ở miền Viễn Tây Hoa Kỳ.
Ngày nay, còn có thêm một ý nghĩa nữa liên quan đến
thời đại Công nghệ thông tin. Nơi diễn ra HN-HT ấy có thể nối
kết với cầu truyền hình hay teleconference hay không?
Ngoài ra, trong kinh doanh Du lịch MICE, người làm
công tác Marketing còn phải lưu ý đến một số “P” khác, ví dụ:
b.5. Promotion (Xức tiến giới thiệu)
Trung tâm HN-HT hay khách sạn của ta có khả năng mòi
gọi giói truyền thông địa phương và quốc tế đến đưa tin hay
không? Đối với Triển lãm, ta có khả năng vận động quần chúng
đến xem, thử sản phẩm không? Khả năng lan tỏa ảnh hưởng của
Hội chợ Triển lãm khi chọn Trung tâm Triển lãm của ta có cao
hơn nơi khác không? Đội ngũ Sales - Marketing của Trung tâm
110
\
Triển lãm này có khả năng mời gọi các đơn vị trung gian đến
góp quang cáo không, dưới hình thức “Bảo trợ” hay “Đồng bảo
trợ”.
b.6. Prospect (Triển vọng)
Địa phương có sản phẩm cần giới thiệu, hay chủ Khách
sạn, Trung tâm HN-HT đánh giá sản phẩm của mình thích hợp
cho những đối tượng khách hàng nào nhất. Từ đó tập trung tài,
lực vào việc giới thiệu, quảng cáo. Tránh việc quảng cáo dàn
trải, vừa hao tốn vừa không đúng đối tượng.
b.7. Post sale (Hậu mãi)
Đó là cung cách kinh doanh theo chiều sâu, lâu dài. Tiểp
tục xây dựng mối quan hệ với khách hàng đã sử dụng sản phẩm,
dịch vụ của ta. Đe có một cơ sở khách hàng vững chắc, qua họ
với tư cách là người đã từng trải nghiệm sản phẩm của ta, sự giới
thiệu của họ có trọng lượng hơn lời quảng cáo của ta. Từ đó ta
có cơ hội mở rộng cơ sở khách hàng. Vì vậy, ta nên nhận thức
rằng, mỗi người khách đến với ta có thể trở thành một “Đại sứ
thiện nguyện” cho thương hiệu, nếu ta đối xừ tốt, chăm sóc ân
cần, nhất là thực hiện đúng những cam kết trong lời quảng cáo.
Phải biết châm ngôn của người Hoa: ‘‘B iể n n g ư ờ i vô tìn h đ ế n
cửa hàng th à n h n g ư ờ i th â n tìn
B iế n c h í tìn h th à n h th â m g ia o ”.
Việc hậu mãi không chỉ tập trung vào khách hàng vui vẻ
ra về, mà cần phải chú ý hơn đoi với khách hàng mà ta đã lỡ làm
mất lòng họ hoặc không thỏa mãn được yêu cầu. Một trong các
cách làm là “Xin lỗi và nhận lỗi”, không chống chế, khách sẽ tha
thứ. Ke đó thành thật yêu cầu khách chỉ dẫn những sai sót. Từ đó
ta sẽ rút ra được nhiều ý kiến. Nếu sửa sai được thì sửa sai, nếu
111
chưa sửa sai được đưa vào danh sách “Mục yếu kém”
(Weakness) trong ma trận SWOT của đcm vị. Cuối cùng có thư
xin lỗi gửi về địa chỉ của đon vị tổ chức HN-HT báo với khách
rằng ta đã nhờ khách mà nhận thức được vấn đề, tìm được cách
sửa sai. Mong khách cho chúng ta cơ hội khác để phục vụ tạ lỗi
cùng khách.
c - VIỆC LÀM CỦA CÁC TỎ CHỨC TIÉP THỊ CHO
ĐIẺM ĐÉN
Để sản phẩm Du lịch HN-HT và Du lịch Khuyến thưởng
được nhiều người trên thế giới biết đến, trước hết phải “Quảng
bá và Tiếp thị”. Quảng bá là một công đoạn vừa tích cực (ta đưa
ra cho thị trường biết thông tin), vừa tiêu cực (ta không tác động
tích cực vào sự lựa chọn). Còn Tiếp thị, thì ta tích cực tác động
vào sự chọn lọc của khách qua một loạt hoạt động tiếp cận, tạo
ra nhu cầu, đẩy mạnh thương hiệu của ta trong bậc thang lựa
chọn của khách và tìm cách tác động tối đa bằng cách bao vây ý
chí của khách. Ngày nay trong kinh doanh Du lịch không ai còn
chọn lối “Hữu xạ tự nhiên hương” như thời xưa. Ngày nay, việc
làm sao giới thiệu hình ảnh, thương hiệu của một địa phương,
một Trung tâm HN-HT, một Khách sạn đến càng nhiều khách
tiềm năng càng tốt. Và đó là công việc của các bộ phận
Marketing cấp quốc gia, cấp thành phố và cấp đơn vị kinh
doanh.
c .l. Ở cấp độ địa phương (hay thành phố)
Ở nhiều nước trên thế giới, khi một vùng hoặc một thành
phố có nhiều sản phẩm, cơ ngơi có thể phục vụ HN-HT hay Du
lịch Khuyến thưởng, thì nơi đó có hình thành “Mice Bureau” hay
to hơn là “Convention and Conference Bureau” (Văn phòng Tiếp
112
thị cho Du lịch HN-HT). Ở các thành phổ nhỏ hon thì có
tổ chức “CVB” (Convention Visitor Bureau = Văn phòng tiếp
đón khách đi tìm hiểu để tổ chức HN-HT). Bản chất của các tổ
chức là hoàn toàn tư, không chịu sự điều động, bổ nhiệm hay trợ
cấp của chính quyền. Đây là một đặc trưng của xã hội dân sự,
nơi đó những ai có liên quan đến hay cung cấp sản phẩm cho Du
lịch HN-HT, Du lịch Khuyến thưởng tự tổ chức, tự đóng góp với
mục đích đem lại công ăn việc làm và doanh thu cho chính bản
thân họ và cộng đồng địa phương.
Công việc của các tổ chức này là cung cấp cách dịch vụ
“Một cửa” cho những Doanh nghiệp, Tổ chức, Hội đoàn muốn
tìm nơi tổ chức HN-HT hay Du lịch Khuyến thưởng hay tổ chức
Triển lãm - Hội chợ. Các dịch vụ được giới thiệu liên quan đến
từng công đoạn của sự kiện.
c.1.1. Khi khách yêu cầu được thông tin
Văn phòng này trình cho khách các website và tài liệu
quảng bá khác liên quan đến địa phương và các cơ sở hạ tầng
cần thiết. Có thể tổ chức “đi thăm làm quen” (Famtrip) - Xây
dựng các Hợp đồng.
c.1.2. Chuẩn bi cho sư kiên
• • •
- Đặt phòng khách sạn giúp cho đoàn khách.

- Hợp đồng với cơ sở khách chọn làm nơi tổ chức HN-
HT.
- Điều phối các dịch vụ hỗ trợ (đăng ký, vận chuyển,
biên dịch, thông dịch).
- Hướng dẫn khách làm thủ tục đăng ký tổ chức với
chính quyền địa phương.
113
Đường vàokinh doanli du Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
- Giới thiệu các công ty chuyên tổ chức sự kiện, các công

ty chuyên trang trí.
- Hợp đồng để quảng bá sự kiện tại địa phương.
c.1.3. Trong lúc sự kiện diễn ra
- Tổ chức tiếp tân, chào đón, hỗ trợ về P.R.
- Giới thiệu bằng các phương tiện thông tin ở địa
phương, đưa tin lên báo đài.
- Tổ chức tiếp đón giới truyền thông đến đưa tin.
- Xây dựng và quản lý các kế hoạch ứng phó các sự cổ.
- Hợp đồng với địa phương (Công an) và cơ sở (Trung
tâm HN-HT hay Khách sạn) để bảo đảm an ninh, an
toàn cho sự kiện và khách.
c.1.4. HN-HT chấm dứt
Đây là công việc hậu mãi, với các bước chính như sau:
- Đánh giá rút kinh nghiệm: Họp với ban Tổ chức phía
khách ghi biên bản những phê bình, chỉ trích, đánh giá.
- Tất toán chi phí và thu chi một cách minh bạch, theo
thông tục Kế toán và Kiểm toán quốc tế.
- Ghi vào sổ “Lịch sử khách hàng” (Guest Folio) với
hình ảnh của sự kiện. Dùng tài liệu, ảnh về sự kiện đó
để làm tài liệu Tiếp thị cho khách khác để họ thấy
được khả năng của địa phương, đơn vị tổ chức. Từ đó
họ cảm thấy yên tâm hơn trong sự chọn lựa.
Trên thực tế, “Mice Bureau” hay “CVB” chỉ chia phần
hay giới thiệu phần việc cho các thành viên có đăng ký và đóng
114
Đường vào kinh cloanh Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
góp. Việc này nhằm tránh việc giới thiệu cho các công ty, tổ
chức mà ta không thể đánh giá được khả năng hay thiếu tiêu
chuẩn, đồng thời để có quỹ hoạt động.
Xin nhắc lại, ở các nước Mice Bureau hay CVB là những
tổ chức xã hội và nghề nghiệp của những người, công ty hoạt
động kinh doanh du lịch, khách sạn, công ty sản xuất đồ thủ
công mỹ nghệ, không nhận được tiền từ ngân sách Nhà nước.
Ngoài ra, họ còn có các hoạt động thường xuyên như:
- Xây dựng, sản xuất các phim video ngắn (Promotion
video), các đĩa CD-Rom, các website quảng bá, các
brochure, các bản đồ du lịch địa phưong.
- Tiếp thị qua điện thoại, thư.
- Tham dự cac Ho 1 chơ du lích, đac biet cac ỉ loi cho^
(Trade show) có liên quan đến sản phẩm HN-HT, Du
lịch Khuyến thưởng và Hội chợ Triển lãm quốc tế.
- Tổ chức và mời các phái đoàn đến làm quen (Famtrip).
- Quảng cáo.
Trong các nước có nền kinh doanh du lịch phát triển, các
Mice Bureau còn nhờ các nhân vật dân sự nổi tiếng (ví dụ các
Giáo sư Đại học, các Bác sĩ, Kỹ nghệ gia, các Chủ tịch, Phó Chủ
tịch phòng Thương Mãi) khi ra nước ngoài giới thiệu cho sản
phẩm của địa phương. Những vị này được xem như “Đại sứ của
điểm đến”.
C.2. Ở c ấ p đ ộ Nhà nước
Ờ các nước phát triển về du lịch, Nhà nước rất coi trọng
việc thu hút các đoàn khách Du lịch HN-HT và Du lịch Khuyến
thưởng, vì các lý do sau:
115
-về mặt chính trị, nhiều Doanh nghiệp / Tổ chức

đoàn liên tiếp đến một nước để tổ chức HN-HT là sự khẳng định
về an ninh, an toàn và cấp độ của nước đó trong bản đồ du lịch
thế giới. Với việc các Tổng Công ty lớn tầm vóc quốc tế chọn xứ
sở ấy mặc nhiên khẳng định, hay tạo dấu ấn cho đẳng cấp của
điểm đến.
- về măt
• kinh tế • -xã hôi
Những chi phí của khách tham dự các cuộc HN-HT hay
Hội chợ Triển lãm, Du lịch Khuyến thưởng sẽ nam trọn vẹn
trong đất nước đó. Một phần nó trở về với ngân sách Nhà nước
qua công cụ thuế khóa, một phần nằm lại trong dân, như là phần
doanh thu trong giao dịch cùa họ với khách. Theo UNWTO, loại
hình du lịch này phát triển mạnh trong mười năm đầu của thiên
niên kỷ mới, đặc biệt là ở các nước Châu Á - Thái Bình Dương
và Đông Nam Á. Nó tạo nhiều cơ hội việc làm cho thanh niên,
đem nhiều loại doanh thu mới cho xã hội. Và hệ quả tất yếu là
thu hút thêm vốn đầu tư từ nước ngoài.
Trong kinh doanh Du lịch HN-HT, Du lịch Khuyến
thưởng, ngoài các sản phẩm truyền thống như phòng ngủ, ăn
uống, vui chơi giải trí, trải nghiệm ẩm thực địa phương, dịch vụ
vận chuyển, hàng thủ công mỹ nghệ, thuê phòng HN-HT, ...
khách còn chi khá nhiều tiền cho các dịch vụ thông tin liên lạc
(gọi điện thoại về xứ, email, ...) đặc biệt là tổ chức cầu truyền
hình, teleconference... Đó là chưa kể doanh thu cho ngành Ngân
hàng địa phương qua các dịch vụ đổi thẻ tín dụng, sử dụng phiếu
du lịch.
116
Đường vào kinh clocinh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Sau đây là một bản tóm lược các chi phí mà các đoàn
khách HN-HT hay Du lịch Khuyến thường hay công ty tổ chức
Hội chợ Triển lãm phải tiêu tốn cho một địa phương:
- Phí đãngký / P h í bảo
n ơ i H N - H T h a y c ơ sở T riể n lã m / A n u ố n g n g o à i c h ư ơ n g tr ìn h /
V ận chuyểnm ặ t đ ấ t / V u i c h ơ i g iả i t r í / M á y b a y
- P a x - e m a il.7
Và sau đây mô hình tổng hợp chi phí / doanh thu của địa
phương:
B ả n g 14: Thu của địa phương
Ngành Bưu chính Viễn thông cần ghi nhận rằng việc sử
dụng Telecon-ferencing gần như không đem lại đồng nào cho Việt
Nam trong những năm 80-90 của thế kỷ trước, thì khuynh hướng
ngày nay là sẽ gia tăng. Ví dụ ở Hoa Kỳ, Teleconferencing tăng
50% vào năm 2001 so với con sổ của năm 1995 và trên thế giới
việc sử dụng Teleconferencing tăng 60,3% vào năm 2000 so với
7
TheoSydney Convention delegate study 2001
117
trước đó8. Tức là, theo khuynh hướng thời đại, nhiều yểu nhân
(Key Person) nhận tham gia cuộc HN-HT nhưng không có thời
gian, do đó phải tổ chức tele-conferencing để họ “góp mặt và
tiếng nói” qua màn ảnh trong phòng HN-HT. Vì vậy, các khách
sạn quốc tế, các Trung tâm HN-HT đang đầu tư cho
“Webcasting” và số tiền này sẽ thu lại nhanh chóng qua việc cho
thuê dịch vụ.
Sự thành bại của một “Mice Bureau” phần lớn tùy thuộc
vào người đứng đầu. Vị trí này cần một người chuyên nghiệp
trong lãnh vực Marketing hoặc quản lý kinh doanh Lữ hành lớn,
có kinh nghiệm giao tiếp với khách nước ngoài, có hấp lực, giỏi
tiếng Anh. Điều quan trọng là trung thực, công bằng, tự tin và
toàn tâm cho công việc chứ không phải là vì quyền lợi cá nhân.
Một người có óc kinh doanh dám nhận trách nhiệm,
không phải là một công chức, quen sống và làm việc trong một
“thế giới phẳng”.
D - MỘT VÀI VÍ DỤ Ở MỘT SÓ NƯỚC
d .l. Ở nước Úc
Có tổ chức gọi là “Team Australia”, một liên minh giữa
các Doanh nghiệp kinh doanh du lịch HN-HT và Tổ chức Du
lịch Úc (Australia Tourist Commission). Từ 1999, đã hoạt động
dưới tên gọi AACB (Association of Australia Convention
Bureau) và từ đó Hiệp hội đã tích cực tiến hành công tác
Marketing để thu hút đối tượng muốn tổ chức HN-HT. Cách làm
như sau:
8 Tony Rogers Sđd.
118
\
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hóng Đức
- Giới thiệu nước úc như điểm đến đa dạng, thích hợp

cho các hoạt động HN-HT, Triển lãm và Du lịch Khuyến
thưởng.
- Đồng thời xác định được các thể yếu để góp ý với chính
quyền các Bang.
- Xây dựng các kế hoạch, đề xuất các sản phẩm cần đầu
tư hoặc nâng cấp để tiếp đón nhiều khách hàng hom.
Hiệp hội AACB đã giúp nước ú c thành công rực rõ
trong việc tổ chức sự kiện PRIME 2002 (HN-HT về Du lịch HN-
HT và Khuyến thưởng của các nước vành đai Thái Bình Dưomg).
Một ví dụ điển hình là chỉ ra thế mạnh của Thành phố
Caims (phía Bắc Bang Queensland) cho các hoạt động Du lịch
Khuyến thường, từ đó thuyết phục được chính quyền Liên Bang
đầu tư xây dựng phi trường quốc tế, thuyết phục giới kinh doanh
du lịch địa phưomg đầu tư hạ tầng phục vụ du lịch HN-HT, Triển
lãm và Du lịch Khuyến thưởng. Tổ chức có văn phòng đại diện ờ
14 thành phố, đặc biệt có văn phòng Thống kê.
Địa chỉ website: www.aacb.org.au.
d.2. Nưóc Pháp
Tổ chức “Ngôi nhà nước Pháp” (Maison de France) nằm
dưới sự chỉ đạo của Bộ Du lịch, nhưng lại là sự phối hợp giữa
Nhà nước và giới kinh doanh du lịch. Nhiệm vụ hàng đầu là xây
dựng, quảng bá hình ảnh một nước Pháp như là “điểm đến” lý
tưởng và sang trọng cho các loại hình Triển lãm, Du lịch Khuyến
thương và Du lịch Tổ chức HN-HT. Trong tổ chức này, bộ phận
đặc trách thúc đẩy Du lịch HN-HT chỉ có 3 nhân viên cơ hữu và
một số thực tập sinh tại văn phòng chính ở Paris, và điều hành
119
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
một cách hiệu quả 31 văn phòng đại diện tại 26 nước trên thê
giới.
Một thành công điển hình: Sau khi tham dự Hội chợ Du
lịch quốc tế EEBTM, họ mời được một số đông các đại diện tham
dự “tour làm quen” ở vùng sông Rhone và núi Alpes. Từ đó hai
vùng này được giới tổ chức Du lịch HN-HT và Triển lãm ghi
vào bản đồ chọn lựa của họ và đặt hàng rất nhiều lần.
Địa chỉ website: www.franceguide.fr
d.3. Hong Kong
Là một điểm đến nổi tiếng với tài tổ chức HN-HT và
Triển lãm. Bản thân Hong Kong cũng là quê hương, căn cứ địa
của nhiều Công ty chuyên tổ chức Triển lãm quốc tế hoạt động
mạnh nhất ở Đông Á. Bản thân Hong Kong cũng là điểm đến có
“Thương hiệu cao cấp” cho mọi loại hình du lịch. Điều này làm
cho công việc của “HKTB” (Hong Kong Tourism Board) được
dễ dàng với hệ thống 16 văn phòng đại diện ở nước ngoài, như ở
Los Angeles - Sydney - London... Công việc chủ yếu:
- Xây dựng, thiết kế các tài liệu quảng bá thích hợp cho
từng thị trường khách.
- Định kỳ kiểm tra các sản phẩm du lịch của Hong Kong
trước khi giới thiệu lên tài liệu quảng bá.
- Tìm các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy để giới
thiệu cho khách hàng, biến họ thành nhà thầu phụ cho
tổ chức “HKTB” cho từng sự việc, ví dụ các Họa sĩ,
các Nhà Thiết kế triển lãm, các Công ty Hàng không.
- Tư vấn cho khách hàng về luật lệ liên quan đến Hải
quan, Xuất nhập cảnh và Thuế vụ, Ngân hàng.
120
Ba tác phẩm video nổi tiếng của HKTB là “Marketing

your choice”, “Venue”, “Coming Con & Exhibition”.
Địa chỉ website: www.discoverhongkong.com/eng/meetings
d.4. Nhật Bản
Tổ chức nổi tiếng là JCB (Japan Convention Bureau)
nằm bên trong Tổ chức Du lịch Nhật Bản (JNTO) hình thành từ
1995. Lúc đầu là một tổ chức hoằn toàn xã hội, sau nhập vào
JNTO. Từ 1995, Quốc hội Nhật ban hành đạo luật “Thúc đẩy Du
lịch HN-HT quốc tế”, nên JCB hoạt động tích cực hon. Ngoài
hai văn phòng Marketing ở hai thị trường lớn ờ New York và
London, còn 14 văn phòng tiếp thị ờ các thị trường tiềm năng
khác. Nhằm giới thiệu Nhật Bản như một điểm đến lý tưởng cho
các cuộc HN-HT, Triển lãm và Du lịch Khuyến thưởng.
Địa chỉ website: www.jnto.go.jp
d.5. Hoa Kỳ
Ở cấp độ Liên Bang, không có tổ chức nào lo về việc
này. Công việc quảng bá, tiếp thị là công việc của các địa
phương, thành phố, thậm chí của một thị trấn có sản phẩm đặc
thù, rồi phối hợp với tổ chức du lịch của Bang. Nhưng đi đầu
trong công việc này phải kể đến các Tập đoàn khách sạn liên
doanh và Hiệp hội Nhà hàng Hoa Kỳ.
Các Tập đoàn khách sạn lớn như Hilton, Six Continents,
Marriot, Starwood, Moat, Holiday Inn... có hẳn văn phòng Trung
ương để đăng ký khách (Corporate Reservation System) rồi các
khách sạn có phòng Marketing ở cấp cơ sở.
Một nét “rất Mỹ”, đó là công ty Mẹ vẫn cấp ngân sách
cho từng khách sạn để tiến hành Marketing cho các sản phẩm Du
121
\
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hông Đức
lịch HN-HT hay Du lịch Khuyến thưởng cho riêng các khách
sạn. Và thường là để tiến công vào các khách hàng địa phương.
Còn đối với các Hội đoàn, Công ty đa quốc gia, Doanh nghiệp
lớn, thì Tổng Công ty Khách sạn sẽ lo. Và khi gởi khách đến bất
kỳ khách sạn nào trong Tập đoàn, khách sạn ấy phải trả tiền hoa
hồng dẫn mối cho Tổng Công ty.
Để thích ứng với thập niên đầu của thế kỷ XXI, Tập đoàn
Khách sạn Hilton có xây dựng và điều hành có hiệu quả hai
chương trình phục vụ HN-HT đó là “Hilton Meeting” và “Hilton
Convention”. Các Tập đoàn khác cũng cạnh tranh, ví dụ Tập
đoàn Marriott có sản phẩm “Meeting Edge”, Tập đoàn Holiday
Inn với chương trình trọn gói “Conference Network”, Tập đoàn
Moat với chương trình trọn gói “Seal of Assurance”.
Riêng Tập đoàn Accor của Pháp, chuyên quản lý thuê
khách sạn và trung tâm HN-HT khắp năm châu, họ có cách làm
như sau: Khi khách muốn tổ chức HN-HT ở bất cứ xứ sở nào,
chỉ cần tiếp xúc với bất kỳ khách sạn của Tập đoàn Accor tại địa
phương, nơi đây sẽ chuyển thông tin về Trung tâm và Trung tâm
sẽ hướng dẫn cho khách các bước tiếp theo.
122
PHẦN HAI
CÁC VÁN ĐÈ KỸ THUẬT

TRONG KINH DOANH HỘI
NGHỊ - HỘI THẢO VÀ DU
LỊCH KHUYẾN THƯỞNG
Việc tổ chức HN-HT và Du lịch Khuyến thưởng hay Hội

chợ Triển ỉãm đã trở thành một “Công nghệ” đòi hỏi chuyên
môn cao mà người chỉ kinh doanh khách sạn thông thường khó
thực hiện thành công. Đó là một thách thức. Viên chức và nhân
viên các khách sạn truyền thống không được tái đào tạo về mặt
này mà vẫn tiến hành tổ chức phục vụ cho các loại hình du lịch
mới theo tiêu chuẩn, quan niệm cũ dễ bị thất bại. Mà thất bại sẽ
bị khách cho điểm xấu. Điều này có thể “vấy bẩn” cho ngành Du
lịch của cả điểm đến ấy.
123
Trong phần sau đây, chúng tôi xin trình bày các nội dung
kỹ thuật khi tổ chức một sự kiện bên trong một Trung tâm HN-
HT hay trong một khách sạn quốc tế có phục vụ HN-HT.
về mặt nghiệp vụ chuyên môn, trong bất kỳ Trung tâm
HN-HT hay Khách sạn nào kinh doanh loại hình này đều có hai
nhánh công tác:
- Một là, lo về các mặt chiến lược. Đó là phần việc của
Tổng Giám đốc, của bộ phận Tiếp thị, bộ phận Kế toán - Tài
chính.
- Hai là, lo về các mặt tác nghiệp, tức là phục vụ khách
và sự kiện như Tiếp tân, Lưu trú, Yến tiệc, HN-HT, An ninh, Kỹ
thuật và CNTT.
Cả hai nhánh phải tác nghiệp một cách đồng bộ, ăn ý với
nhau, có sự nhận thức như nhau mới đưa đến thành công được.
124
CHƯƠNG V
CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH
CHIẾN LƯỢC •
Ban Giám đốc Khách sạn (hay Trung tâm tổ chức HN-
HT), bộ phận Marketing, bộ phận Kế toán - Tài chính đã trở
thành “bộ não” (Think Tank) của đơn vị. Bộ não này phải nghiên
cứu và thấy được các yêu cầu mới của khách hàng tiềm năng,
những thủ thuật và hành động Marketing mới, về khả năng
doanh thu khi quyết định “Nên” hay “Không nên” nhận một sự
kiện qua việc xây dựng luận chứng khả thi.
A - NHẬN THỨC VÈ MỘT SÓ YÊU CẦU MỚI CỦA
KHÁCH
Đối với khách hàng nội địa, những yêu cầu mói không
nhiều và thay đổi không nhanh.
a .l. Nhưng đối với các đoàn khách quốc tế, thường có nhiều
yêu cầu mới mang tính hệ thống liên quan đến mặt tiện nghi,
môi trường, an toàn trong ăn uống, tính hiện đại của CNTT.
Chúng tôi chỉ nêu lên một số yêu cầu mới khá phổ biến cho đến
thời điểm 2010, vì chắc chắn trong vài năm nữa sẽ xuất hiện các
yêu cầu khác. Vì vậy, “bộ óc” của cơ sở cần theo dõi qua tài liệu,
qua việc bản thân Ban Giám đốc hay người quản lý HN-HT cần
đi tham dự các HN-HT tại các thị trường lớn để cập nhật hiểu
biết. Sau đây là một số ví dụ để tham khảo.
a.1.1. Tập đoàn Khách sạn quốc tế LE MERIDIEN có bộ
phận chuyên kinh doanh Du lịch HN-HT và Khuyến thưởng vừa
có chương trình đầu tư mới gọi là “Art and Tech” (Nghệ thuật và
125
y _
Đường vào kinli doanli du lịch Mice Tliạc sĩ Sơỉi Hỏng Đức
Kỹ thuật)9, nhằm trang bị nhiều cái mới trong phòng ngủ

(giường ngủ và băng tần rộng). Cái giường có thay đổi để khách
có thể bật phía chân lên hơi cao cho thích hợp với ai có thói
quen, ti vi 42 inch màn hình Plasma, Internet đường nhanh, tủ
sắt trong phòng đủ rộng để chứa máy vi tính xách tay, 0 cắm sạc
“pin” cho vi tính. Và tất nhiên là có Wifi cho toàn khách sạn.
a.1.2. Tập đoàn Marriott đầu tư nhiều thiết bị Webcasting,
video truyền hình, cửa hàng cà phê Internet. Tập đoàn Hyatt
thường tiếp đón các đoàn khách HN-HT hàng ngàn người nên
trang bị hệ thống tính tiền vi tính hóa ở Tiếp tân, ở Nhà hàng,
B a r,... để khách khỏi chờ đợi lâu.
a.1.3. Trung tâm HN-HT thành phố Birmingham (Anh quốc)
trao cho mỗi khách một mật mã. Qua đó khi khách vào phòng
ngủ, hoặc khi có nhu cầu có thể xem qua máy vi tính tất cả
những gì cần biết về Trung tâm, về sự kiện sắp xảy ra. Và Trung
tâm này đã tiết kiệm một số tiền qua việc giảm bớt in ấn
Brochure.
a.2. về mặt chăm sóc sức khỏe, các khách sạn quốc tế ở những
năm cuối của thế kỷ XX chỉ nghĩ đến trang bị các trung tâm sức
khỏe (Health club), trang bị các dụng cụ cho luyện tập thân thể
hoặc thể hình. Ngày nay phải có hồ “Spa”, các cơ sở làm mặt
(Facial Care). Việc chăm sóc da mặt ngày nay không chỉ dành
riêng cho phụ nữ nữa. Nhiều “quý ông” cũng có nhu cầu đắp da
mặt với mùi thơm trái dâu và lột lớp tế bào da bị lão hóa. Và nhu
cầu “làm tóc” hàng ngày ở “quý ông” cũng có ở các khách sạn 5
sao cao cấp. Vì vậy, cần rất nhiều dịch vụ như cắt móng tay,
9 Tạp chí Business Travel World, số tháng 6/2002.

126
móng chân cho cả khách nam lẫn khách nữ, cũng như “mát-xa”
chân.
Ngoài hồ bơi ngoài trời, còn phải có hồ bơi có mái che,
nước ấm để phục vụ khách khi đang mưa hoặc vào mùa đông.
a.3. Tỷ lệ phòng không hút thuốc ngày nay ngược lại so với thế
kỷ XX. Bây giờ phải là 70-30 (chỉ còn 30% phòng hút thuốc) và
sẽ thay đổi hơn trong vòng 10 năm tới khi có nhiều người bỏ
thuốc. Cũng vì vậy, khu vực HN-HT bây giờ cần xây phòng cho
người hút thuốc (Fumoir) đế thiểu số này vào đó lúc giải lao.
a.4. Vì giao dịch điện tử càng trờ nên chủ đạo trong kinh doanh
HN-HT, nên trong sơ đồ tổ chức các Trung tâm HN-HT và
khách sạn lớn có thêm một chức danh mới. Đó là chức danh
“Thư ký điện tử” (E. Secretary). Chúng ta không khỏi ngạc
nhiên khi biết được có nhiều đoàn khách mà từ lúc gửi mail “hỏi
thăm, tham khảo” đến khi họ đến ở, ta phải trao đổi với họ từ 50
đến 200 email ! Cho nên ngoài “Thư ký Giám đốc” (Executive
Secretarv) ngày nay còn có thêm chức danh “Thư ký điện tử” mà
công việc chủ yếu như sau:
- Giao tiếp với khách hàng qua email.
- Những câu hỏi của khách gửi cho bộ phận Marketing
mà nơi này không đủ thẩm quyền trả lời được chuyển hướng về
Văn phòng điện từ, và Thư ký điện tử trả lời sau khi thinh thị ý
kiến của Tổng Giám đốc.
- Mọi thông báo, trao đổi của Tổng Giám đốc và phòng
ban trước kia qua văn bản, nay qua giao diện điện từ.
- Thiết lập báo cáo ngày, tuần, tháng. Liệt kê các sự kiện
xảy ra trong đơn vị, cách xử lý của các bộ phận, kết quả xử lý,
127
tổng kết các ý kiến của khách hàng, thắc mắc của viên chức,
công nhân viên và chuyển bằng văn bản điện tử cho đích thân
Tổng Giám đốc. Nhờ các giao diện này mà Tổng Giám đốc ngiày
nay có cái nhìn tổng quát hom, đồng thời có chiều sâu hơn, qiua
đó nắm chắc những gì xảy ra trong đơn vị của mình.
B - QUẢN LÝ HIỆU SUẤT
Một đất nước, một điểm đến mới bắt đầu kinh doanh D u
lịch HN-HT, Du lịch Khuyến thưởng, mỗi khi có đoàn đến là
một dịp tốt, vừa để có doanh thu, vừa tạo cơ hội cho sự cọ xát,
học hỏi. Có thể ta thu không nhiều, nhưng nên xem sự thất tlhu
đó là một học phí đóng góp cho sự trưởng thành.
Nhưng đến một giai đoạn nào đó, ta cần chọn lọc hom.
Đối với mỗi cơ hội xuất hiện, bộ phận Marketing và Ke toára -
Tài chính cần xây dựng luận chứng khả thi để trình Tổng Giám
đốc. Và Tổng Giám đốc là người có ý kiến cuối cùng vì khômg
chỉ dựa vào những cái “được - mất” về mặt Tài chính, mà C(òn
xem xét những khía cạnh, yếu tố có khả năng đem lại các tác
động tích cực cho “Thương hiệu” không thể tính bàng tiền biạc
được.
b .l. Khi bộ phận Tiếp thị nhận được thư thăm dò của khách,
cùng với Ke toán trưởng và Ban Giám đốc xây dựng luận chứmg
khả thi tạm, với giá cả rồi gửi đề nghị đến khách. Sau khi kháich
nghiên cứu đề nghị của ta, sẽ phản hồi. Có nhiều cách báo giá:
- Báo giá đã định (fixed prices) cho từng sản phẩm, ditch
vụ. Hoặc báo giá gộp (trọn gói) hay còn gọi là “All
packages rate”.
- Hoặc báo cho khách theo kiểu “Giá đề nghị” (Suggested
price), để ngõ cho mọi thảo luận.
128
Đường vào kinh doanh dư lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
- Hoặc bán theo kiểu “giá từ cho mọi sản phẩm, tức là
về cơ bản là thế, còn nếu khách muốn có dịch vụ hay tiêu
chuẩn cao hơn thì tính thêm.
Ngoài ra, “Bộ não” của khách sạn phải soạn thảo để báo
giá theo mùa (mùa cao điểm hay thấp điểm), theo bản chất của
đoàn (sử dụng nhiều hay ít sản phẩm, đông hay không đông,
ngắn ngày hay dài ngày, có nhờ khách sạn ký hợp đồng dịch vụ
với các nhà thầu phụ hay không). Nếu nơi tổ chức HN-HT là
một khu Nghĩ dưỡng thì chú ý đến yếu tố tổ chức trong tuần hay
vào những ngày cuối tuần. Có nghĩa là Nhà Quản lý phải cố
gắng bán đúng sản phẩm, vào đúng thời điểm, cho đúng đối
tượng khách vói mức giá có lợi nhất.
b.2. Khi khách sạn kinh doanh Du lịch HN-HT là bán “một gói
sản phẩm” bao gồm lưu trú, ăn uống, phòng họp và dịch vụ thứ
sinh nên không chỉ chăm chú vào hai yếu tố truyền thống là “Tỷ
lệ sử dụng phòng” và “Giá phòng trung bình” như trước đây. Mà
còn phải tính đến các hiệu quả khác như nâng cao thương hiệu
nhờ tiếp đoàn khách cao cấp. Ví dụ ngành kinh doanh Du lịch
HN-HT của Hà Nội đã “thăng hoa thươrig hiệu” sau khi tổ chức
và phục vụ thành công Hội nghị APEC và Hội nghị Thượng đỉnh
các nước Đông Á (East Asia Summit, 2010). Quản lý hiệu suất
trong kinh doanh Du lịch HN-HT phải đánh giá doanh thu về
mặt tài chính và những gì thu được khác hơn là tiền bạc. Cho
nên các Tổng Giám đốc đôi lúc có những lựa chọn khó khăn, và
phải thuyết phục Hội đồng Quản trị về quyết định của mình.
b.3. Mặt khác, ngày nay phần lớn các tiền tệ đều có sự bất ổn,
nên cần tính thêm một yếu tố mới. Đó là phải đánh giá khả năng
129
đồng Mỹ kim mất giá từ lúc ký hợp đồng và nhận tiền cọc cho
đến khi sự kiện hoàn tất và khách thanh toán đầy đủ.
Để có cứ liệu đánh giá toàn diện các đoàn khách (bao
gồm phần “Phi tài chính”), sau đây là một số ví dụ:
Tập đoàn Paramount (Anh quốc) khi tiếp xúc với đại
diện người tổ chức thường tìm hiểu:
o Khách tham dự HN-HT gồm các thành phần nào, từ
đó biết được tầm vóc của sự kiện.
o Đoàn chọn thực đon nào đãi khách trong các buôi ăn
tối (Ăn theo Set Menu thì khách sạn có lợi hon là giá
bán cao, có thu thêm kinh doanh rượu vang cao cấp).
Còn nếu phục vụ Buffet thì giá buổi ăn không thể
cao, và bán ít rượu vang.
( Nguồn:w ww.paramount-hotels.co.uk)
c - ĐÓI CHIÉU THỨ T ự CÁC MÓI QUAN TÂM LỞN
CỦA KHÁCH VÀ CỦA BAN QUẢN LÝ
Chúng ta thường thấy là Ban Quản lý khách sạn và Trung
tâm HN-HT thường đi chậm một bước để nắm bắt được thứ tự
các yêu cầu của khách. Với bản đối chiếu sau, do Tập đoàn
Accor thiết lập mới đây cho thấy có sự khác nhau về mức độ
quan tâm từ hai phía. Hiểu được điều này, giới Quản lý, trong đó
có bộ phận Marketing cần phải điều chỉnh nhận thức để khi tiếp
xúc với khách ta không bị lỗi nhịp.
Cách ghi là theo mức đánh giá từ cao đến thấp, đối với thị
trường Đông Á.
130
Từ phía chủ nhà

Thú Từ phía khách Thú
(T r u n g tâ m H N 4 T T h o ặ c
tu •
(N h à T ổ c h ứ c H N - H T ) tu •
K h á ch sạn )
1 Khách sạn có khả năng Nhân viên phục vụ kinh 1
cung cấp lưu trú cho cả nghiêm và ân cần.
đoàn không?
2 Khách sạn đã từng có kinh Tiêu chuẩn vệ sinh cao. 2
nghiệm tổ chức HN-HT cho
các đoàn lcrn không?
3 Tiêu chuẩn vệ sinh và môi Yếu tố giá. 3
trường cao không?
4 Âm thực cao cấp không? Ảm thực cao cấp, kho 4
rượu phong phú.
5 Người trực tiếp tổ chức kinh Phòng họp thiết kế đúng 5
nghiệm không? tiêu chuẩn.
6 Âm thanh tốhđiều hòa Quy trình Check-in, 6
nhiệt độ tốt. Check-out nhanh chóng,
hiệu quả.
7 Phương tiện nghe nhìn, Âm thanh tốt, điều hòa 7
CNTT tốt. nhiệt độ tốt.
8 Ghế ngồi phòng họp hiện Vị trí tốt, thuận lợi. 8
đại, tạo sự thoải mái.
9 Nhân viên phục vụ kinh Bãi đỗ xe đầy đủ. 9
nghiệm ân cần, lễ độ.
10 Có phòng họp nhỏ, phòng Cơ sở có kinh nghiệm tổ TT
Health Club, Spa và chăm chức HN-HT.
sóc sức khỏe.
11 Giá cạnh tranh. Health Club, hồ bơi và TT
shopping.
(Nguồn: Accor, Asia 2008)
B ả n g l5 : So sánh mức độ quan tâm của phía khách và nhà

quản lý
131
Đường vàokinh doanh du Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Như thê chúng ta có thê thây, yêu tô giá không phải là ưu

tiên hàng đầu của nhà tổ chức HN-HT, mà giá và sản phẩm
tương xứng.
D - CÁC CHỨC DANH TRONG c ơ SỞ KINH DOANH

DỊCH VỤ HỘI NGHỊ - HỘI THẢO (HN - HT)
Ngoài những chức danh Hành chánh - Nhân sự -
Marketing nói chung của Khách sạn hay của Trung tâm HN-HT,
còn có các chức danh chuyên lo cho các sự kiện này. Đó là
những chuyên gia, cần được đào tạo tốt, sau đó tự đào tạo để cập
nhật với các yếu tố mới xuất hiện trong thị trường khá đặc biệt,
đó là thị trường HN-HT, du lịch Khuyến mãi hay Hội chợ Triển
lãm.
Ở đây có sự khác biệt trong tổ chức truyền thống giữa
ngành Khách sạn và các Trung tâm Tổ chức HN-HT.
d .l. Trong các Khách sạn
Thông thường cho đến nay, người đứng ra trông coi tổ
chức và phục vụ cho HN-HT là Giám đốc bộ phận Ẩm thực
(Director of Food and Beverage) vì bộ phận này quản lý các
phòng họp, phòng HN-HT, đồng thời với dịch vụ ăn uống.
Trong các khách sạn lớn người này quản lý chung, với sự giúp
sức của:
- Người Quản lý Sự kiện (Event Manager), chịu trách
nhiệm tổ chức, quản lý, giám sát các sự kiện xảy ra
trong khách sạn.
- Người Quản lý Yến tiệc (Banquet Manager), lo phần
sắp xếp bàn ghế, điều phối tiệc. Người này cùng Bốp
132
trường xây dựng thực đơn, và trực tiếp lo phần dọn

tiệc cho khách.
- Phối hợp là nhân viên Kỹ thuật, nhân viên IT, nhân
viên Tiếp thị, nhân viên phục vụ.
d.2. Còn trong các Trung tâm HN-HT
Thường có các chức danh sau:
- Quản đốc cơ s ở H N -W Ĩ (Conference Administrator)
vừa trông coi phần cứng (cơ sở kỹ thuật), vừa trông coi phần
mềm (tổ chức, quản lý sự kiện, điều phối và quan hệ với đại diện
đoàn khách). Thông thường có nhiệm vụ làm thế nào cho cuộc
HN-HT tiến hành tốt đẹp, giải quyết, khắc phục các sự cố, giao
tế tốt. Không trách nhiệm về doanh thu, nhưng làm sao cho dịch
vụ hoàn chỉnh ở mức tối đa.
- Để giúp việc có chức danh “Điều phối viên tổ chức”
(Conference Coordinator), đôi lúc mang chức danh “Điều phổi
giao tế và tổ chức” (Conference and Publicity Coordinator).
Đứng trước một danh sách yêu cầu từ phía khách, chức danh này
phải vẽ ra được sơ đồ xếp ghế phòng họp, xây dựng được lịch
diễn tiến sự kiện. Nếu khách có yêu cầu, tư vấn cho khách mời
các nhân vật địa phương có liên quan và sắp xếp để khách tiếp
xúc với các nhân vật đó. Có thể góp ý với khách về xếp chỗ ngồi
cho khách mời, về thứ tự nêu tên và chức danh của các nhân vật
ở địa phương.
- Điều phối viên sự kiện (Event Coordinator), gạch nối
giữa cơ sở và đại diện của khách. Hai bên tiếp xúc với nhau ngay
133
Đưòng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
từ khi đoàn tiền tiêu của khách đến và làm việc chung cho đến
khi đoàn khách rời cơ sở.
Bên trên là một số chuyên gia, trực tiếp làm việc cho sự
kiện HN-HT. Trợ lực còn có một đội ngũ Giám sát, nhân viên
lành nghề trong các lĩnh vựơ tổ chức cơ sở vật chất (xếp ghế, vệ
sinh, điện, điện tử, âm thanh ánh sáng, họa sĩ, thiết kế trang
trí...). Và không thể thiếu đội ngũ phục vụ yến tiệc, giải lao giữa
buổi họp.
Đó là chưa nói đến đội ngũ hỗ trợ như Tiếp tân, Phòng
buồng, Tiếp thị, Bảo vệ, Bếp và y tế.
Trong 10 điều khách quan tâm nhất khi chọn cơ sở của ta
để tổ chức HN-HT được nêu bên trên, chúng ta thấy khách yêu
cầu cao về yếu tố: “Người tổ chức có kinh nghiệm” và “Nhân
viên phục vụ có nhiều kinh nghiệm, ân cần và lễ độ”. Điều này
có nghĩa là Ban Quản lý cần lựa chọn kỹ ứng viên cho các chức
danh có liên quan, đào tạo nghiệp vụ tốt và đặc biệt cần thiết
trang bị cho họ những kỹ năng mềm thích họp với thời đại. Vì, ở
một khía cạnh nào đó, họ còn đại diện cho nền văn hóa của đất
nước trước khách quốc tế. Trong kinh doanh du lịch quốc tế,
người ta thường nói: “Khách đánh giá một đất nước trước tiên
qua những cá nhân họ thường gặp, đó là anh Hải quan ở sân bay,
anh tài xế taxi, cô bán hàng ở các shop và nhân viên các khách
sạn”. Kỹ năng mềm ngày nay là có văn hóa, quảng giao, hướng
về khách hàng, giao tiếp tốt, biết ngoại ngữ, biết vi tính, có sáng
kiến và đặc biệt là lúc nào cũng có nụ cười, biết chăm sóc ngoại
134
hình, hiểu được những sự khác biệt giữa các nền văn minh và
chấp nhận sự khác biệt của người khác.
Cho nên, ở các nước Âu Mỹ, viên chức làm việc trong
các lĩnh vực này ở cấp chỉ huy thường tốt nghiệp từ các Trường
hoặc Trung tâm đào tạo chuyên môn như:
- Viện Đào tạo Quản lý HN-HT (Institute for Congress

Management Training thuộc IAPCO). Website: www.iapco.org.
- Viện Chuyên viên quốc tế về HN-HT (Meeting

Professional International) đào tạo và cấp chứng chỉ “CMM”
(Certification in Meeting Management). Địa chỉ website:
• www.mpiweb.org
• www.conventionindustry.org
• www.ckc_online.org
- Trung tâm Đào tạo Quản lý HN-HT của Tổ chức

PCMA có tổ chức loại hình “Học tập từ xa”. Địa chỉ website:
www.pcma.org/education/foundation
Các Viện, Trung tâm này cung cấp cho học viên các kỹ
nàng như: tổ chức sự kiện; quản lý và điều hành nhân viên tổ
chức, phục vụ HN-HT hay Hội chợ Triển lãm; điều phối việc
cung cấp dịch vụ bổ sung qua hợp đồng cung ứng với bên ngoài.
E - MỘT SÓ YẾU TỐ MỚI TRONG c ơ SỞ VẬT CHÁT CỦA

PHÒNG HỌP
Thiết kế phòng họp ngày nay là một nghề đòi hỏi sự

chuyên sâu, chứ không phải bất kỳ kiến trúc sư nào cũng làm
được. Nhà thiết kế ngày nay hướng hẳn vào khách hàng. Khi bắt
135
Đường vào kinh doanh du Mice Thạc s ĩ Son Hồng Đức
đầu vẽ thiết kế, họ tự hỏi: “Đối tượng khách sừ dụng phương

tiện này thuộc thành phần nào?”.
Neu trước kia, người ta xây dựng phòng họp cho cả ngàn
người với ghế bàn cố định, ngày nay các nhà thiết kế thấy lãng
phí, và tuân thủ nguyên tắc linh hoạt, có nghĩa là không có ghế
gắn chết, mà tùy theo nội dung của cuộc họp mà xếp ghế theo lối
lớp học, hoặc rạp hát, hoặc hình chữ u. Hơn nữa phòng này phải
có vách ngăn, cách âm tốt để có thể biến thành các phòng nhỏ
thích hợp cho các cuộc Họp tổ sau buổi Đại hội.
Cơ sở để hội họp thường thấy ngày nay là theo hình thức

“hộp đựng giày”, hình vuông dài với trần tương đối cao để treo
màn chiếu cao vừa phải để người ngồi trước không che tầm nhìn
người ngồi sau. Tối thiểu trần cao 6m.
Vấn đề quan trọng nữa là lối vào, đủ rộng để khi bế giảng

hàng trăm người có thể đi ra mà không cảm thấy ngột ngạt, và
khi có sự cố sẽ thoát ra nhanh. Và khi cần, xe nâng hàng có thể
đem trang thiết bị nặng vào tận sân khấu.
Chung quanh phòng họp phải có không gian rộng cho

phép khách có thể thoát ra bằng những cửa bên hông khi có sự
cố. Bình thường các nơi ấy phục vụ trà nước và khách có thể
mua những thứ mình cần (ví dụ như nhờ gửi fax, photocopy ở
các quầy).
Trang trí bên trong phòng họp phải phản ánh nghệ thuật
của địa phương và phải thích hợp với mục tiêu, nội dung của
cuộc họp.
136
Ghế ngồi cũng thế, phải làm sao cho khách nặng 90kg, có
chiều cao l,8m ngồi 8 giờ không bị “hội chứng bó chân và đau
bàn tọa” (Numb Bum Syndrome)
Ngày nay, ngoài hệ thống dây điện, trong phòng họp có
trang bị các loại dây khác như đường truyền Internet, dây máy
chiếu... thiết kế phải dự trù Wifi và đường đi cho các loại dây
khác.
Ở Việt Nam, ít khi HN-HT có sự tham dự của các người

khuyết tật (đi xe lăn...) nhưng ở nước ngoài, họ hiện diện ở hầu
hết các cuộc HN-HT. Vì vậy, cần có đường đi cho những người
ngồi xe lăn, phòng ngủ Handicapper, và đặc biệt là phải đào tạo
nhân viên phục vụ để họ không có cử chỉ đối xử khác biệt với
người khuyết tật. Có nghĩa là phòng ngủ dành cho người khuyết
tật phải có cửa vào rộng 800mm, và hành lang phải có gốc xoay
tối thiểu rộng 1500mm.
Các Trung tâm HN-HT phải tuân thủ các tiêu chí về môi
trường, đặc biệt phải dành ít nhất 30% diện tích đất cho cây
xanh, vườn hoa, cây cảnh. Các khách sạn khó mà đạt chỉ tiêu
này, nhưng phải cố gắng tạo các tiểu cảnh bên trong khách sạn.
Vào đầu thiên niên kỷ này “Hiệp hội Du lịch thế giới” đã phát
động “Sáng kiến bảo vệ môi trường trong các khách sạn quốc tế”
(IHEI = Inter-national Hotels Environment Initiative), cho đến
nay đã có hcm 100 khách sạn hàng đầu tham dự, trong đó có Tập
đoàn Six Continents, Hilton, Marriott. Các nhà kinh doanh cơ
ngơi phục vụ Du lịch HN-HT có thể tham khảo các trang web
sau:
137
- www.ihei.org
- www.benchmarkhotel.com
- www.bluegreenmeeting.org
Từ đó, chúng ta có thể vay mượn những ý kiến tốt để

“Thiết kế” các khu vực chung trong khách sạn và khu vực HN-
HT theo hướng môi trường, thích hợp với yêu cầu ngày nay của •
đa số khách quốc tế đến từ các thị trường cao cấp.
138
CHƯƠNG VI
CÁC B ộ PHẬN NGHIỆP v ụ TÁC NGHIỆP:
TIẾP ĐÓN - LƯU TRÚ
Trong chưong này, chúng ta giới hạn trong lĩnh vực Tiếp
tân và Lưu trú mà thôi, dù ở trong Khách sạn hay Trung tâm
HN-HT.
Như đã nói bên trên, khi có đoàn khách Du lịch Mice, dù
đông dù ít người đều đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận
trong cơ sở lưu trú. Người thì trực tiếp phục vụ cho đoàn, người
thì gián tiếp. Nhưng xuất hiện một bầu không khí khẩn trương,
mọi người đều hướng về đoàn, các buổi họp chuẩn bị liên tục
diễn ra. Một Trung tâm HN-HT hay một Khách sạn lớn có thể
tiếp đón một vài HN-HT hay cuộc họp cùng một ngày, vấn đề là
làm sao sáp xếp, chỉ dẫn để khách đừng đi lộn. Mặc dù việc tiếp
đón khách của mình là nhiệm vụ của các nhà tổ chức HN-HT,
nhưng bộ phận Marketing của Trung tâm hay Khách sạn, cũng
như người quản lý Sảnh họp cũng phải góp phần điều phối cho
nhịp nhàng. Đặc biệt là người quản lý khu vực Sảnh họp phải
giám sát để làm đúng việc, đúng nơi và đúng lúc.
Thậm chí, nhiều đoàn khách dự HN-HT khác nhau có thể
đến cùng một lúc để nhận phòng, và cũng có thể khách của đoàn
dự HN-HT đến cùng lúc với các khách vãng lai, do đó khách sạn
phải có kỹ thuật để tiếp đón “đúng người”.
A - NHỮNG VIỆC LÀM CỦA B ộ PHẬN TIÈN SẢNH
❖ Bộ phận Tiền Sảnh có những tổ can dự đến đoàn Mice
trước khi họ đến, nhiều khi cả năm trước. Email, fax và điện thoại
139
trao đổi lên đến cả trăm lần giữa Tổ Đặt phòng trước hay bộ phận
Tiếp thị hay qua Thư ký điện tử.
Cũng cần nhớ là nhà Tổ chức đoàn khách Mice hay Công
ty Lữ hành tổ chức đoàn khách Mice biết đến khách sạn qua các
kênh sau đây:
- Có kinh nghiệm lưu trú tại khách sạn một vài lần.
- Được sự giới thiệu của khách khác từng trải nghiệm
lưu trú tại đây.
- Biết qua tài liệu quảng cáo, website.
- Biết qua sự giới thiệu của một Công ty Lữ hành hoặc
công ty chuyên tổ chức Du lịch Mice khác.
Qua đó, chúng ta thấy vai trò của bộ phận Tiếp thị là vô
cùng quan trọng, thông qua tài liệu in ấn hoặc qua website đã
được người khác quan tâm. Từ đó khách mới tìm hiểu thêm và
đưa đến hành vi đặt phòng.
a .l. Trước khỉ đoàn đến
Tổ Nhận đặt phòng (Reservation) là những người đầu
tiên tiếp xúc với khách qua văn bản (email, fax, thư) hoặc qua
led (điện thoại). Khi Tổ Nhận đặt phòng hoặc Thư ký điện tử
nhận được cuộc gọi hoặc văn bản của người tổ chức đoàn Mice,
phải làm các công việc sau:
a.1.1. Giới thiệu cho khách về sản phẩm Phòng buồng
và dich
• vu• khác
- Vị trí của Khách sạn / Khu nghĩ dưỡng.
140
- Các loại phòng, trang thiết bị trong phòng (giường,

phòng tắm, hệ thống truyền hình, điện thoại)
- Dịch vụ Thư ký, hệ thống vi tính.
- Các shop, các nhà hàng, hồ bơi, sân quần vợt, sân golf,
các phòng tập thể hình, Dancing hay Disco, các quầy
Bar-Karaoke và các loại hình massage, các dịch vụ
chăm sóc sức khỏe, cơ thể.
- Phương tiện họp hành: các loại phòng họp, sức chứa,
các dịch vụ đi kèm.
- Phương tiện dành cho khách đi tham quan trong thành
phố.
- Cuối cùng là giới thiệu Brochure điện tử của Trung
tâm HN-HT hay Khách sạn qua website.
a. 1.2. Ghi nhận các yêu cầu cụ thể của đoàn khách
- Tên đoàn khách, người đại diện (liên lạc)
- Ngày đến, ngày đi - Giờ đoàn có thể đến, mã số
chuyến bay.
- Loại phòng: bao nhiêu phòng Suite, phòng thường, số
người ở cùng một phòng.
- Các yêu cầu liên quan đến hội họp (số phòng họp,
ngày giờ thuê...)
- Các yêu cầu đặc biệt khác (Có nhờ khách sạn thuê xe
đến đón đoàn tại phi trường không? Có nhờ khách sạn
tổ chức họp báo không? Có nhờ khách sạn xin phép tổ
chức Hội nghị - Hội thảo hay Triển lãm không? Có
nhờ khách sạn tổ chức cho đoàn khách tham quan
141
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
không? Có nhờ khách sạn tổ chức biểu diễn văn nghệ

hay không?)
- Hình thức thanh toán, người thanh toán.
- Địa chỉ liên lạc của người đại diện (điện thoại, fax,
email)
- Thông báo cho phía khách về điều kiện đặt cọc, hình
thức đặt cọc (ứng trước) và chính sách của khách sạn
về việc dời ngày, hủy cuộc đặt phòng toàn phần hoặc
một phần.
a.1.3. Việc làm cụ thể kế tiếp của nhân viên Nhận đặt
phòng
- Báo ngay cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh, người này họp
ngay với Giám đốc Sales-Marketing. Từ những quyết định
lấy từ cuộc họp này mà ban Giám Đốc giao nhiệm vụ liên
hệ tiếp với đoàn khách cho Lễ tân hay cho bộ phận Sales-
Marketing. Vì đây là việc có liên quan đến giá cả.
Neu giao nhiệm vụ cho Lễ tân tiếp tục tiếp cận khách thì
Tổ Nhận đặt phòng sẽ đề nghị với khách 2 cách chọn lựa:
+ Một là mua phòng riêng rẽ và các dịch vụ khác tính riêng.
+ Hai là khách sạn tính trọn gói cho đoàn. Mỗi thành viên
của đoàn phải trả gộp bao gồm: ăn, ở và các dịch vụ khác
trong thời gian lưu trú.
+ Thông thường các đoàn khách Mice thích cách tính gộp,
để họ có cơ sở ấn định mức đóng góp của mỗi thành viên.
+ Hoặc mức giá với dịch vụ tối thiểu, riêng một số phòng
cần có dịch vụ cộng thêm với giá cộng thêm. Điều này
142
thích họp cho các đoàn Du lịch Khuyến thưởng, có người

được công ty chiếu cố hơn người khác, nên hưởng dịch
vụ cộng thêm.
- Nhân viên Tổ Nhận đặt phòng đưa các chi tiết trên vào máy
vi tính và đưa vào biểu đồ xếp phòng (occupancy chart) và
phong tỏa số phòng ấy không bán cho ai (gọi là Block
phòng) trong thời gian khách dự kiến đến.
- Gửi đến cho người đại diện đoàn “Thư xác nhận” cuộc đặt
phòng kèm với mã số đặt phòng (Confirmation of tentative
booking và Confirmation Code).
Văn bản này có phần yêu cầu người đại diện đoàn khách
xác nhận lại để làm bằng chứng và gửi lại cho khách sạn hay
Trung tâm HN-HT.
Đến đây chỉ mới là giai đoạn đầu, chưa có ràng buộc
pháp lý đối với hai bên, vì động tác thăm dò này có thể xảy ra
trước cả năm. Các công ty lớn trên thế giới có thói quen tham
khảo nhiều khách sạn trước để có thể lập ngân sách cho năm sau,
và cuối cùng mới chọn khách sạn.
- Kế đó, cứ mồi tháng Tổ Nhận đặt phòng có văn thư thăm
hỏi người đại diện đoàn khách, vừa tỏ ra quan tâm, vừa
chứng tỏ chúng tôi vẫn sẵn sàng. Và 2 tháng trước khi xảy
ra sự kiện đoàn đến phải kết thúc các cuộc thương thảo và
yêu cầu phía đoàn gửi văn bản xác nhận (Confirmation of
booking) đồng thời đóng tiền ứng trước (Guaranteed
payment).
- Trước khi đoàn đến từ 20 đến 10 ngày, Tổ Nhận đặt phòng
gửi văn bản yêu cầu phía khách gửi cho khách sạn:
143
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hỏng Đức
+ Danh sách của đoàn, danh sách Ban Tổ chức, danh

sách đoàn tiền trạm (nếu có).
+ Khoảng 15 ngày trước khi đoàn đến, Tổ Nhận đặt
phòng yêu cầu phía đoàn cung cap photocopy Hộ
chiếu của khách (trước kia còn yêu cầu cấp mã số
Visa nhập vào Việt Nam do Tòa Đại sứ Việt Nam
nơi ấy cấp).
a.2. Khi đoàn đến
Giờ đây là công việc của các tổ sau đây: Giám đốc Lễ tân
- Giám đốc Tiếp thị - Tổ Hành lý - Tổ Tiếp tân - Tổng đài Điện
thoại - Cán bộ Giao tế. -
a.2.1. Tổ Sảnh phục vụ đoàn khách đến
Nếu phía đoàn khách có yêu cầu, nhân viên Sảnh (Porter
hay đại diện khách sạn tại sân bay) hướng dẫn đoàn xe đón
khách ra sân bay (hay ga tàu hỏa) để đón tiếp khách và đưa về
khách sạn.
Nếu phía khách không yêu cầu hoặc nhờ Công ty Lữ
hành lo liệu, Tổ Sảnh chuẩn bị công việc ở tại chỗ.
- Chuẩn bị xe đẩy hành lý.
- Tiếp đoàn khi xe đỗ lại, đem hành lý của khách xuống.
- Đẩy xe hành lý lên tầng của khách ờ. Vì Tổ Tiếp tân đã
xếp phòng cho khách ở từng khu vực hoặc tầng nên có sơ
đồ kèm danh sách phòng. Nhân viên phục vụ hành lý chi
cần đợi khách tại tầng. Khi khách lên đến tầng, nhân viên
Hành lý đem hành lý vào phòng của- từng khách, hướng
144
y
Đường VC10 kinh doanh du Ịịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
dẫn cách sừ dụng các trang thiết bị phòng, chúc khách có

những ngày thú vị và rút lui.
a.2.2. Tổ Tiếp tân phục vụ khách đến nhận phòng
(Check in)
Ở đây có thể xảy ra một trong hai trường hợp:
a) Đoàn khách có cử toán tiền trạm đến khách sạn trước.
Nhóm này phối họp cùng nhân viên Tiếp tân làm thủ tục “đăng
ký phòng” (Check in) cho khách. Thường thì dọn một bàn dài để
làm việc này, khách không phải đến quầy Tiếp tân. Việc này
thuận tiện, vì khách đoàn Mice có thể đến bằng nhiều phi cơ
khác nhau, nên việc làm đăng ký có thể kéo dài 1 hoặc 2 ngày.
Vì đã có danh sách đoàn trước rồi, nên nhân viên Tiếp tân đã
điền sẵn “Phiếu đăng ký khách” (Registration Card). Khi khách
đến, toán tiền trạm chỉ việc phát cho từng khách đọc lại, ký tên
rồi trao lại cho nhân viên Tiếp tân. Còn quầy Tiếp tân tiếp tục
phục vụ các khách khác.
b) Đoàn khách không cử toán tiền trạm. Tổ Lễ tân có thể
xếp thành 2 nơi đăng ký khách nếu đoàn đông cả ngàn người. Cứ
từng xe đến là hướng dẫn khách vào nơi đăng ký. Thực ra nhân
viên Tiếp tân đã điền vào “Phiếu đăng ký khách” dựa vào danh
sách đoàn có sẵn. Giao phiếu đăng ký tạm trú cho từng khách,
họ đọc và ký xác nhận.
c) Ở một số khách sạn lớn hiện đại, hoặc Trung tâm HN-
HT, nhân viên Tiếp tân giao cho khách một “Mật mã” để khách
tra cứu “Brochure điện tử” và các điều cần biết cho cuộc HN-HT
qua máy vi tính. Những thông tin này liên quan đến khách sạn,
cũng có những thông tin do Tổ chức HN-HT soạn sẵn, nhờ
khách sạn đưa lên website dành riêng cho HN-HT này.
145
d) Một việc khác, cũng ở các khách sạn lớn quốc tế, nhân
viên Tiếp tân hỏi xem khách có dị ứng hoặc không thích món gì
(ví dụ như hải sản, nấm...) để họ thông báo cho bộ phận Ẩm thực
phục vụ Menu đặc biệt cho khách trong các buổi khoản đãi, nhất
là khách Hồi giáo cần thức ăn Halal (kiêng kỵ).
e) Dù trong trường hợp nào, sau khi khách giao nộp
“Phiếu đăng ký”, nhân viên Tiếp tân giao chìa khóa phòng cho
khách. Đối với khách đoàn Mice, nhân viên Tiếp tân không phải
làm các động tác:
- Xác định phương thức thanh toán.
- Giới thiệu các dịch vụ khác của khách sạn.
Vì đoàn sẽ trả thay cho khách và khách đã được giới
thiệu sản phẩm của khách sạn trong website đặc biệt của sự kiện
này rồi.
Nhân viên Tiếp tân cũng không phải chúc khách. Vì việc
này có Trường bộ phận Lễ tân, Trưởng bộ phận Marketing đã
làm. Sau đó các Giám sát Lễ tân hướng dẫn đoàn khách lên nhận
phòng, sau khi giới thiệu “Điều phối viên sự kiện” để hai bên
trao đổi nhanh và hẹn gặp nhau để bàn cụ thể về HN-HT.
a.2.3. Tồ Tiếp tân làm việc vói người đại diện đoàn
Mice
Sau khi khách đoàn đã lên phòng, thì nhân viên đoàn tiền
trạm và đại diện đoàn Mice đến làm việc với Tổ Tiếp tân:
- Xác nhận lại số lượng khách đã đến và số phòng đã giao
cho khách.
- Làm thủ tục đăng ký phòng cho bản thân, lấy chìa khóa.
146
-Trao cho Tiếp tân danh thiếp có số điện thoại để liên lạc
khi cần.
- Xác nhận phưcmg thức thanh toán cho đoàn. Thường thì
Trường đoàn giao cho Thu ngân Lễ tân thẻ Credit Card
hay Debit Card (Thẻ Tín dụng) để nơi đây cà thẻ, xem
như thanh toán phần lớn cho đoàn (Thanh toán tiền
phòng, các dịch vụ thuê khác, các buổi ăn) theo sự thỏa
thuận khi tiếp xúc với tổ Nhận đặt phòng trước, số tiền
còn lại sẽ thanh toán nốt khi đoàn rời khách sạn.
Còn có trường hợp như sau: Đoàn không tự động liên hệ
với khách sạn. Đoàn Mice này đã nhờ một Công ty Lữ hành lo
mọi việc. Khách sạn chỉ biết Công ty Lữ hành mà thôi. Mọi việc
chi tiêu sẽ do Công ty Lữ hành thanh toán hoặc khách sạn cho
Công ty Lữ hành trả chậm và ghi nợ.
a.2.4. Những gì tổ Tiếp tân cần làm sau khi đoàn
khách lên phòng
- Việc đầu tiên là báo cho Tổng đài, để nơi đây đưa vào
máy vi tính tên khách, số phòng của khách.
- Kế đó là cập nhật hồ sơ khách vào sổ và máy vi tính (tên
khách, số phòng,...) để sau này tính chi tiêu riêng của
từng khách (chi tiêu ngoài chương trình).
- Hoàn tất hồ sơ để đến tối bộ phận Bảo vệ sẽ báo Công an
phường (đăng ký tạm trú).
- Báo cho bộ phận Ẩm thực số lượng khách đoàn ăn sáng
ngày hôm sau, ăn theo ché độ nào, có ai ăn theo chế độ
đặc biệt không?
147
Đường vào kình doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
- Mở hồ sơ khách (Guest Folio): Thông thường nhân viên

Tiếp tân được chỉ thị mở hồ sơ của những khách nổi
tiếng tham dự Hội thảo, các thành viên chủ tọa đoàn, các
thành viên ban Tổ chức. Để sau này đưa vào hồ sơ “Lý
lịch khách hàng” (Guest History) phục vụ mục đích
Marketing về sau.
a.2.5. Trưởng bộ phận Tiền sảnh và đại diện
Marketing làm gì khi đoàn đến?
- Đứng tiếp đoàn, chào đoàn ngay từ cửa vào.
- Trao hoa cho Trưởng đoàn, trao đổi danh thiếp, chúc đoàn.
- Mời đoàn dùng nước giải khát (Welcome drink).
- Giúp đỡ, chăm sóc những thành viên yếu, hoặc có yêu cầu.
- Giúp đỡ nhân viên Tiếp tân, nếu cần.
- Khi đoàn bắt đầu lên thang máy, đứng bên ngoài thang máy,
chúc khách những ngày vui vẻ. Bắt đầu từ đó Giám đốc Lễ
tân và Tiếp thị xem như trực để giải quyết những yêu cầu mà
cấp dưới không giải quyết được hoặc các sự cố khác.
Đối với các đoàn quan trọng hoặc Ngoại giao, đích thân
Tổng Giám đốc khách sạn phải đón khách từ nơi đỗ xe và có trải
thảm đỏ theo thông lệ quốc tế.
a.3. Trong lúc đoàn lưu trú
Phần lớn công việc bên trong khách sạn giờ đây được
chuyển giao cho bộ phận Phòng buồng và bộ phận Ẩm thực. Tuy
nhiên, bộ phận Tiền sảnh vẫn còn một số công việc:
148
Đường vào kinh doanh du lịch Mìce Thạc s ĩ Sơn Hỏng Đức
-T ỗ Hành lý: Chào khách; đóng mở cửa; lo ch

ninh của khách và khách sạn; giúp đỡ khách nếu có yêu cầu theo
đúng quy định của khách sạn; giao báo chí cho các phòng; giúp
khách khai báo nếu mất giấy tờ.
- Tổ Giao tế: Chào hỏi khách; giúp đỡ, tư vấn khách khi
có yêu cầu theo chức năng của mình; cung cấp thông tin cho
khách.
- Tỗ Tổng đài: Chuyển điện thoại theo yêu cầu; tính tiền
điện thoại cho khách; lấy tin nhắn cho khách; báo thức theo yêu
cầu.
- Tố Dịch vụ T hư kỷ: Phải tăng cường thêm nhâ

phải in ấn, đóng tài liệu cho Hội nghị - Hội thảo; làm công tác
thông dịch nếu có yêu cầu.
- Tổ Tiếp tân: Chào hỏi khách; giao và nhận chìa khóa;

cung cấp thông tin cho khách nếu có thể; nhận thư từ, bưu phẩm
và quà hộ cho khách; nhận và trả tiền hàng khách gửi ở tủ sắt
của khách sạn; nhận thư từ, bưu ảnh khách nhờ gửi qua đường
bưu điện; đổi tiền cho khách; tặng quà sinh nhật cho khách; đổi
phòng cho khách theo yêu cầu; giải quyết những than phiền,
khiếu nại của khách trong khả năng.
- Giám đốc L ễ tân: Điện thoại chăm sóc khách hàng

(Courtesy call); nâng cấp phòng cho khách; quyết định cấp cứu y
tế cho khách; lắng nghe và giải quyết khiếu nại. Tiếp cận khách
149
vào buổi ăn sáng, hỏi thăm sức khỏe, nghe ý kiến, đề nghị hoặc
than phiền của khách.
Công việc tiếp đón phái đoàn cần nhanh chóng nhưng
hiệu quả, tức là rất nghiệp vụ, vì hai lý do sau:
- Khách có đường bay khá dài, có thể đã mệt, ta cần
phải làm nhanh để khách nghỉ.
- Tạo cho khách cảm giác được chăm sóc ân cần, nhưng
đầy tính nghiệp vụ. Cảm giác đầu tiên khi khách đến
ncri xa lạ thường ở với khách rất lâu, điều này chỉ có
lợi cho công tác Marketing của chúng ta mà thôi.
Những ai đóng vai trò quan trọng trong cuộc HN-HT này
phải có mặt khi đón đoàn, đặc biệt Giám đốc Sales, Giám đốc bộ
phận Ẩm thực, Điều phối viên yến tiệc, Điều phối viên sự kiện
và phải tự giới thiệu cho Trưởng đoàn phía khách, sau đó
Trưởng đoàn phía khách sẽ làm việc cụ thể với từng người10. Tổ
chức ca trực như thế nào để khi khách cần là có ngay người có
tránh nhiệm, dù đó là lúc 1 giờ khuya.
B - CÔNG VIỆC CỦA B ộ PHẬN PHÒNG
Giá trị cốt lõi của HN-HT nằm ở phòng họp, nhưng nơi
khách ở và ăn uống đều đóng vai trò rất quan trọng. Khách đánh
giá không chỉ sản phẩm Sảnh họp mà còn đánh giá chung về
Trung tâm HN-HT hay Khách sạn của chúng ta.
10 Maitland I, "How to organize a conference", NXb Aldershot, London 1996.
150
y
Riêng vê bộ phận Phòng buông, khách vừa đánh giá vê

cơ sở vật chất (phòng, giường, toilet, trang thiết bị và cả đồ dùng
chơ khách trong phòng tắm), vừa đánh giá về nghiệp vụ, tính
phục vụ, sự vui vẻ của nhân viên Phòng. Liên quan đến một
đoàn khách, bộ phận Phòng thường nhận lệnh khá sớm, vì Tổ Lễ
tân đã phân bố và “Block” phòng trước. Do đó bộ phận Phòng
phải nắm vững công việc ở các giai đoạn sau: Trước khi khách
đến - Trong lúc khách lưu trú - Sau khi khách trả phòng.
Ngoài ra, bộ phận Phòng (trong đó có Tổ Vệ sinh công

cộng) phải lo vệ sinh chung của khách sạn, đặc biệt là khu vực
HN-HT và phòng ốc liên quan (như toilet công cộng dành cho
khách dự, phòng móc áo mưa cho khách).
b .l. Trưó’c khi khách đến
Chuẩn bị phòng theo yêu cầu của Lễ tân, đặc biệt là các
dịch vụ cộng thêm, quà tặng, Minibar theo chế độ nào. Đối với
các đoàn khách HN-HT thông thường, phải cô lập phòng nửa
ngày trước khi khách đến. Trưởng bộ phận Phòng cùng đại diện
Lễ tân, Sales và Bảo vệ đi kiểm tra lần cuối rồi khóa phòng lại.
Đổi với các đoàn khách VIP, nhất là về mặt chính trị, cần phong
tòa phòng trước 24 giờ. Thường thì Công an sẽ xin phép vào
kiểm tra, ở nước ngoài có cả chó nghiệp vụ, sau đó hoặc người
của Công an túc trực để thi hành lệnh phong tỏa khu vực phòng
ấy, hoặc họ giao lại cho Bảo vệ của khách sạn. Đặc biệt đối vói
151
\
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hỏng Đức
một số nước, như Mỹ, khi có Tổng thống đến ở một khách sạn,
họ sẽ thuê tầng ấy và cả tầng trên, tầng dưới.
Trước khi khách đến từ 1 giờ hay 30 phút, nhân viên bộ

phận Phòng liên hệ với bộ phận Ẩm thực để được cấp quà tặng
(trái cây, rượu, ...) đem lên phòng của khách, sau khi đã qua sự
kiểm tra của Công an hay Bảo vệ.
b.2. Khi khách đang lưu trú
Cử người trực tầng; dọn dẹp phòng theo quy định của
khách sạn hoặc theo yêu cầu của khách; kiểm tra Minibar; thu
gom đồ giặt của khách và giao lại cho khách khi giặt xong; giúp
đỡ khách khi có yêu cầu miễn là đúng với quy định của khách
sạn. Đảm trách dọn dẹp sạch sẽ phòng họp và khu vực vệ sinh
gần phòng họp theo lịch. Đặc biệt là chào hỏi, có kỹ thuật giao
tiếp tốt. Đặc biệt là cần nâng cao cảnh giác với những gì bất
thường (người, đồ vật, sự kiện...)
Ngoài ra, các bộ phận gián tiếp yểm trợ như sau:
c - B ộ PHẬN BẢO VỆ
Trông coi an ninh - trật tự, an toàn khu vực khách ở, phía
trước khách sạn, khu vực các phòng họp. Nếu trong đoàn có các
chính khách nước ngoài, cần phối hợp với cơ quan an ninh địa
phương một cách chặt chẽ. Giúp khách khai báo với Công an địa
phương để cớ mất (nếu có).
152
Đường vcìo kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
D - B ộ PHẬN BẢO TRÌ
Đảm trách công việc làm sao cho điện, nước, nước thải
hoạt động không trục trặc. Phục vụ phòng HN-HT về các mặt
liên quan đến điện, phương tiện nghe nhìn, âm thanh ánh sáng.
Đối với các khách sạn ở Việt Nam, có bãi để xe gắn máy,
cử người quản lý trông coi bãi xe gắn máy của khách được mời.
E - B ộ PHẬN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Thiết lập giao dịch trực tuyến, hệ thống teleconferencing.

Giúp khách thực hiện một số tài liệu để chiếu lên màn hình
(Power Points). Trong các khách sạn lớn có chức danh EDP
(Electronic Data Process) có thể làm được phần này, còn nếu
không phải hợp đồng với chuyên viên bên ngoài.
Ngày nay, các cuộc HN-HT lớn thường giao cho Trung
tâm HN-HT hoặc Khách sạn thực hiện Website cho cuộc HN-
HT đó để khách khắp nơi biết và đăng ký. Có Website cho phép
khách đăng ký tham dự từ xa và nhân viên khách sạn báo cáo lại
cho người tổ chức của đoàn.
Có thể nói rằng khách đánh giá sự thành công trong tổ

chức một HN-HT không những qua những gì xảy ra bên trong
các phòng họp. Khách đánh giá công việc của khách sạn hay của
Trung tâm HN-HT ngay từ lúc đến, đến khi rời khách sạn, và họ
đánh giá cả website về sự kiện này về nhiều mặt.
Người đánh giá chúng ta có thể:
153
\
Đưòng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
- Người của Công ty tô chức HN-HT. Nêu chúng ta làm tôt,

được cho điểm cao. Đon vị có thể đến với chúng ta nhiều
lần sau đó, thậm chí giới thiệu cho các đon vị khách.
- Khách được mời tham dự. Trong số ấy chắc chắn có những

người chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện cho Công ty,
Hiệp hội khác. Đây là cơ hội ngàn vàng cho chúng ta, vì
khách có thể đánh giá ngay và khi có nhu cầu là nhớ đến
chúng ta, nhất là khi chúng ta tỏ ra vô cùng chuyên nghiệp.
- Giới truyền thông trong nước và quốc tế. Đây là những

người chuyên môn, quá quen với HN-HT, với các khách
sạn. Họ nhìn chúng ta qua con mắt nhà nghề, họ sẵn sàng
có một câu chữ về chúng ta trong bài ký sự của họ. Ngày
nay với truyền hình, ngay đêm ấy hình ảnh của phòng họp,
bục nói chuyện, các dãy ghế ngồi của khách sạn chúng ta sẽ
đến với người xem ấy, chắc chắn có người chú ý đến khách
sạn của chúng ta để chọn hay loại bỏ khi họ có nhu cầu tổ
chức cho đơn vị.
- Đặc biệt website mà chúng ta thực hiện theo yêu cầu của
người tổ chức HN-HT phải đúng nghiệp vụ, về mặt hình
thức lẫn nội dung. Nhất là viết đúng văn phạm. Vì hàng
ngàn người trên thế giới sẽ “thăm viếng” website ấy từ lúc
ta đưa lên mạng, đến khi HN-HT chấm dứt.
154
CHƯƠNG VII
CÔNG VIỆC CỦA Bộ PHẬN ẢM THựC
Theo thông lệ ngành Khách sạn quốc tế, bộ phận Ẩm
thực (Food and Beverage) trong một khách sạn phụ trách nhiều
mảng: Nhà hàng - Bar - Vui chơi giải trí - Yen tiệc và tổ chức
các sự kiện. Và các phòng họp, sảnh họp thường được giao cho
bộ phận Ẩm thực kinh doanh (còn việc làm sạch thuộc nhiệm vụ
của Tổ Vệ sinh công cộng, bộ phận Quản gia). Để làm tốt công
việc, Giám đốc bộ phận Ám thực được sự trợ giúp của nhiều
chức danh: Trường nhà hàng - Trường ngành Bar - Điều phối
viên Yen tiệc - Điêu phối viên sự kiện và Bep trưởng.
Khi một đoàn khách đến khách sạn để tham dự HN-HT
thì bộ phận Am thực phải lo cung cấp cái ăn, cái uống, đề nghị
các loại hình thực đơn để phía đoàn khách chọn cho các buổi yến
tiệc, sắp xếp các phòng họp theo yêu cầu của khách, trang trí
theo chủ đề. Khi tổ chức một sự kiện bên trong khách sạn, bộ
phận Ẩm thực là chủ công, các bộ phận Tiếp thị, Bảo trì, Bảo
vệ... hiệp lực để làm sao mọi việc diễn ra tốt, gây ấn tượng tối đa
với khách, với hy vọng có được những hợp đồng về sau.
Tuy nhiên, ở một số Khách sạn quốc tế lớn thường tổ
chức HN-HT, hay ở một số Trung tâm HN-HT, người ta nhận
thấy vai trò của Chuyên viên Điều phối sự kiện và nhân viên
Quản lý cơ sờ vật chất HN-HT ngày càng quan trọng. Vì vậy có
một số nơi, bộ phận Ẩm thực trở về vai trò cung cấp dịch vụ ăn
uông và phục vụ. Tuy nhiên trong nhiều khách sạn quốc tế, vẫn
còn theo mô hình cũ như sau:
155
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thọc sĩ Son Hông Đức
B ản g 16: Sơ đồ tổ chức bộ phận Ẩm thực thường thấy

trong các khách sạn thưòng tổ chức HN-HT
A - VÈ CÁC BỮA ĂN
Thông thường khách các đoàn Mice khi tham dự các
cuộc Hội nghị, Hội thảo tại khách sạn thường dùng các bữa ăn
sau: Ăn sáng - cà phê và trà, bánh ngọt khi giải lao buổi sáng.
Ăn trưa - cà phê, trà, bánh ngọt khi giải lao khoảng 3h đến 3h30
- Ăn chiều. Ngoài ra còn ăn tối và ăn tại phòng, không nằm trong
chương trình, khách sử dụng tự trả. Tuy nhiên, đối với nhiều
Đoàn Mice lớn, có khách mời là quan chức địa phưcmg, có yêu
cầu bộ phận Ẩm thực dọn thêm Buffet nhẹ tại Sảnh tiếp đón để
khách mời có thể điểm tâm trước khi vào họp. Đây là một số ít
trường hợp chứ không phải tập tục phổ biến.
Sau đây là chưcmg trình thường thấy trong một ngày làm
việc của cuộc HN-HT ở nhiều nước trên thế giới trong đó có
Việt Nam. Trong chương này, liên quan đén phần ăn uống, còn
tùy theo Hợp đồng giữa đoàn khách HN-HT và Khách sạn.
156
Đưòr.g vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
08:45 AM : Khách đến, dùng trà, cà phê (Sảnh đón tiếp)

09:00’ AM :Họp
10:15- 10:30 AM:Giải lao - Trà, cà phê, nước, nước trái cây,
bánh mặn, bánh ngọt, trái cây.
10:30 AM :Họp
01:00 PM :Ăn trưa (Nhà hàng) theo lối Buffet
02:00 PM :Họp
03:30 - 03:45 PM :Giải lao - Trà, cà phê, nước, nước trái cây,
bánh ngọt, bánh biscuit.
03:45 PM :Họp tiếp
05:00 PM :Chấm dứt buổi họp
Bảng 17: Lịch trình làm việc một ngày HN-HT (thường thấy)
Phần lớn các khách sạn đều chọn những thực đom quốc tế
để trình cho người tổ chức phía đoàn HN-HT chọn vì dễ ăn.
Nhưng cũng có đưa vào giới thiệu một số đặc sản của địa
phương.
B . CÁCH SẮP XÉP PHÒNG YÉN TIỆC (PHÒNG HỌP)
Trong các khách sạn lớn có nhiều loại phòng họp: từ các
phòr.g nhỏ (15 khách) đến các phòng trung (80 khách) và đến
các sảnh họp hàng ngàn khách. Nhưng trong thiết kế ngày nay,
các kiến trúc sư thường thiết kế như thế nào để các phòng họp cỡ
trung có thể kết lại thành phòng Đại hội, còn khi cần có thể kéo
tấm ngăn cách và cách âm để trở thành các phòng họp trung. Các
phòrg họp thuộc sự quản lý của bộ phận Ẩm thực và doanh thu
157
được tính cho doanh thu của bộ phận này trong ngày. Mặc dù
người dọn dẹp là Tổ Vệ sinh công cộng thuộc bộ phận Quản gia.
Thông thường các phòng này không trang bị sẵn ghế,
bàn. Và tùy theo sự kiện mà nhân viên bộ phận Ẩm thực mới
mang ghế bàn đến xếp.
b .l. Thông thường trong các khách sạn lớn, bên trong bộ phận
Ẩm thực có Tổ Phục vụ Yến tiệc (Function hay Banquet). Khi
nhận được yêu cầu, họ phải nghiên cứu xem bản chất của cuộc
họp, tiệc tùng là gì, từ đó mới xếp được bàn ghế một cách thích
hợp nhất và số người tham dự cao nhất. Vì vậy, khi liên hệ với
khách đoàn, khách sạn đều có gửi đến cho họ biết kích cỡ của
các phòng họp, sảnh tiếp tân. Cũng báo cho đoàn khách số người
có thể tham dự theo tiệc đứng (Cooktail Party) thường đông hơn.
Còn nếu xếp phòng theo lối lớp học, sức chứa sẽ ít hơn so với
xếp theo lối rạp hát (vì có kê bàn).
b.2. Còn trong các Trung tâm HN-HT, đây là công việc của
“Điều phối viên sự kiện” và đội ngũ theo yêu cầu của khách,
hoặc theo bản chất của sự kiện.
Bên cạnh đó, có những Hội nghị cần biểu quyết nên
nhiều Trung tâm HN-HT phải đầu tư trang bị nút bấm ở bàn và
bảng điện tử để biểu quyết và theo dõi không cần theo lối đưa
tay như truyền thống.
c - NHỮNG ĐIÉU CẦN LƯU Ý
Thực ra khi thiết kế một phòng HN-HT có 2 ý kiến quyết
định: Kiến trúc sư (hay Nhà thiết kế) - Hội đồng quản trị (người
đầu tư) và người sử dụng. Người sử dụng chỉ có khen - chê sau
khi cơ sở hạ tầng đã đi vào hoạt động. Tuy nhiên nếu nhiều
158
Đường vàokinh doanli du Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
khách hàng có ý kiên, nhà đâu tư cân lăng nghe, nêu cân phải hy
sinh thêm để bổ sung cái gì còn thiếu hay sửa lại những gì chưa
phù hợp, theo tinh thần: cơ ngơi này làm ra cho ai sử dụng. Ngày
nay trong thế giới đầy cạnh tranh, khách không vừa ý ở xứ này
sẽ có người “trải thảm đỏ” mời đến xứ họ. Do đó các yếu tố hợp
thành, cả hữu hình lẫn vô hình cần phải được nhà thiết kế suy
nghĩ trước để trình bày, thậm chí thuyết phục nhà đầu tư. Vì tên
tuổi nhà thiết kế luôn gắn liền với “sản phẩm”.
Một cuộc HN-HT nhằm vào việc gì? Đầu tiên là tập hợp
đông người, ngồi nhiều giờ, làm việc căng thẳng, thảo luận, thấy
nhau được,... Vì vậy, phải thoáng nhưng âm thanh vẫn tốt, hai
hàng ghế phải đủ rộng để người tham dự không bị cảm giác “chật
chội-gò bó”, và nhìn thấy nhau rõ ràng. Những phòng HN-HT xây
dựng trước kia nay không còn họp thời, nhiều nhà đầu tư phá bỏ
để xây mới. Nhất là các phòng HN-HT chứa gần ngàn khách mà
muốn đến đó, khách phải xếp hàng đợi thang máy, vì thang máy
quá nhỏ. Việc này gây ấn tượng tiêu cực, vì có một số người tự
hỏi: “Không biết khi có hỏa hoạn, làm sao thoát?”
Ông Lovelock" - một chuyên gia về tổ chức HN-HT đã
nêu lên các ý chính như sau:
- Chú ý đến việc di chuyển bên ngoài cũng như bên
trong phòng họp.
- Ánh sáng, tường, trang trì phải tạo được một “không
gian” khuyến khích suy nghĩ nhưng không ảm đạm.1
11 Lovelock, C.H - "Product plus ” - NXB Me Graw - Hill, N. Y (Hoa Kỳ),

1994
159
-Máy điêu hòa tôt, không gây tiêng động. Khi máy hoạt
động không ai để ý, nhưng khi không hoạt động mọi
người biết ngay.
- Đặc biệt chú ý đến yếu tố an toàn (tức là phải có cảm
ứng nhiệt và chữa cháy tự động), cũng như đừng có
quá nhiều vật dễ cháy (màn bằng vật liệu dễ bắt lửa).
- Có sẵn trang thiết bị thay thế để khi có sự cố, không
bắt Hội nghị chờ đợi quá lâu.
- Việc trưng bày thức ăn, thức uống tại các dãy bàn
(hoặc xe đẩy) trong giờ giải lao phải khoa học, khéo
léo, cân đối để khách không bị dồn ứ và chờ lâu, vì
khách chỉ có từ 15 đến 30 phút giải lao.
Và điều quan trọng là tạo được “không khí” . Nhà chuyên
môn về HN-HT, ông Shone, Anton12 đã viết: “ HN-HT
không phải bắt đầu ở phòng họp khi mà người giới thiệu bục
và sử dụng Micro. Nó bắt đầu từ ngoài cửa của khách sạn hoặc
ngay từ bãi đỗ xe của Trung tâm HN-HT. Là nhà tổ chức, chúng
ta phải bố trí người chào đón, hướng dẫn và bài đặc bi
khách có thế phân biệt một khách sạn hoạt động hằng ngày và
khách sạn đã chuấn bị cho sự kiện lớn này. Rồi trước khi đi vào
phòng Hội nghị, ở Sảnh chờ phải tạo nên sự trang trọng nhimg
không quá “nghiêm”, đặc biệt là sự diện của quá nhiều
nhân viên Bảo vệ so với sổ cần thiết. Đen khi giải lao, đó là lúc
gặp gỡ, làm quen bên tách cà phê. Vậy không gian ấy cũng phải
đẹp, sang trọng, thoáng mát, không gây cảm giác tù túng”.
12 Shone, Anton - Sđd.
160
Đưcng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Ngoài ra, Phòng HN-HT cần phải có lối tiếp cận dễ dàng
để mang vật tư, trang thiết bị đến được bằng các loại xe đẩy,
hoặc xe nâng hàng loại nhỏ chạy trong nhà kho.
D - CÁCH XẾP BÀN HỌP
d.l. Đối với phòng họp nhỏ và trung bình, có thể xếp theo
nhiéu kiểu, nhưng thông thường là theo bàn dài ngồi 2 bàn, phía
trên có bàn chủ tọa riêng, hoặc bàn dài không có bàn chủ tọa, mà
chủ tọa ngồi 1 đầu. Hoặc loại hình nhiều bàn xếp theo quả trám,
giừỉ trống, hoặc bàn xếp theo hình chữ u , hoặc xếp theo ô
vuông, giữa trống. Sau đây là một số cách xếp bàn:
B in g 18: Cách xếp bàn giản đơn ( A - B - C - D - E - F - G )
Chủ tọa Chủ tợa đoàn
□ □ □ □
□ □
□
□ □ □
□
□
□ □
□
□ □
□
□ □
□
□
□
□ □
□
□
□
□
□
□
□ □
□ □ □ □ □ □ □ □
■oai hình bàn dài L oại hình bàn dài ghép đôi
(A) (B)
161
Chủ tọa đoàn

Chủ tọa đoàn
o o
o □ o
o□ □o
B à n h ìn h han dục
(C ) (D )
Chù tọa đoàn
ũ ũ ũ
□
□ □ □ □ □ □ □ □
□
□
□
□
□
□
□
□ □ □ □ □
Bàn xép dài (trống ớ giữa)
(E) (F)
162
Đurờig vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hóng Đức
(G )
B ả n g 19: Cách xếp bàn khá phức tạp (H - 1 - J - K)

Chủ tọa đoàn Chủ tọa đoàn
□ □ □ □ □ □ □
□
□
□ T 7 phtaXtrong
Khăn bàn
□ □ □ □ □ □
□ trài chẩm đắt
□ o
□ Bàn (trên có hình hoa)
□
□
□ □ □ □ □ □ □
Bàn hình chữ T B à n v u ô n g (trổng ở giữa)
(H) (1)
163
Chù tọa đoàn

Thông
□n □□□ Thư
□ □ □ □ □ □
□ □ □ □ c □
□ □ □ □ c □
□ □ □ □ □
□ □ □ □ □
□ □ □ □ □
□ □ □ □ □
T ối thiểu 2m
Bàn hình chữ E
(cho phép nối dài thêm nếu cần)
(J)
Chủ tọa đoàn
(từ 50đén 60 khách)

(K )
164
B ản g 20: Cách xếp bàn phức tạp (L - M - N - O)

Chủ tọa đoàn
□ □ □ □
Thư
ký
□
□
□
□
□
□
□
(L)
Chủ tọa đoàn
Thir
ký
□
□
□
□
□
□
(M )
165
\ _
Bàn xếp theo hình xương cả

(N)
Ngoài ra còn 12 loại hình xếp bàn phòng họp khác biến
đổi từ đây mà ra. Tức là chúng ta có bàn vuông dành cho 4
người họp, hay bàn tròn dành cho 6 người họp. Nếu kết bàn lại
với nhau có thể xếp đến 60 người cùng họp. Khoảng cách mỗi
người là tối thiểu lm mới thoải mái.
Ghế có bánh xe để người ngồi có thể xê dịch đến cạnh bàn
hay lùi ra một tí.
d.2. Đối với phòng họp lớn (từ trăm người trở lên)
Thông thường có hai lối:
- xếp theo hình nhà hát: được nhiều chỗ ngồi hcm.
166
%
- xếp theo hình lớp học: ít chỗ ngồi hon vì phải có bàn để
viết, trên đó có gắn nút để phát biểu, bỏ phiếu và micro.
Cũng có lúc phòng lớn này được xếp để đãi tiệc, khi ấy xếp
bàn tròn (10 khách) hay bàn dài. Trong lối xếp này, khoảng
cách giữa các bàn (khi khách hai bên đã vào ngồi) phải đủ
để xe đẩy thức ăn (Trolley) có thể di chuyển thuận lợi.
E - QUY TRÌNH TỎ CHÚC BUỎI HỌP VỚI PHÍA ĐẠI DIỆN
ĐOAN KHÁCH
Đây là một công việc vô cùng quan trọng đối với Đoàn
khách chủ của sự kiện. Đặc biệt quan trọng đối với khách sạn vì
khía cạnh Marketing nhằm nâng cao thưcmg hiệu. Hơn nữa,
trong cả ngàn khách, chắc chắn có người tận mắt thấy cách tổ
chức, phục vụ của đội ngũ của khách sạn sẽ tuyên truyền không
công cho chúng ta theo phương thức “truyền khẩu”.
Là người công tác trong bộ phận Ẩm thực, trong một
khách sạn quốc tế, hay trong bộ phận Tổ chức hội họp ở một
Trung tâm HN-HT chúng ta phải có cách làm việc khoa học, để
đạt hiệu quả cao mà ít tốn công sức quản lý, ít hao phí vì phải
sửa lại những gì làm sai.
Việc đầu tiên là trao đổi danh thiếp, sau đó mói vào thực tế.
Nên nhớ danh thiếp của khách đó là tài nguyên Marketing của ta.
Trong “Quy trình Tổ chức - Phục vụ yến tiệc - Hội họp”
chúng ta cần xây dựng các bước sau: (xem “Lưu đô đính kèm”)
e.l. Thông tin sự kiện (Tiệc / Hội nghị / Hội họp)
e.2. Công tác phối họp
Đây là công việc nội bộ, ta cần nắm nhưng không cần đưa ra cho
khách biết.
167
- Nghiên cứu khả thi

- Lập kế hoạch Quyết định
Nơi nhận thông tin
• Tiẻp thị Trình Tổng Giám đổc
• Bộ phận Tiếp thị
• Âm thực Tổn Khách sạn Nếu
• Bộ phận Nhận đặt GĐ
phòng trước • Kế toán - Tài chính nhận
Khách
• Thư kỷ điện tử sạn
Quàn Gia
Điêu phái (Phòng ngủ)
sự kiện
Lề Tân
Điểu phái viên (Hội họp) Thực hiện
Yen tiệc (Đón tiếp)
(Tớ chức phục vụ Ám Thực

Bếp trường
và phục vụ)
Xâv dựng Thực đơn Kể toán -
- Sản xuầt món ăn Tài chinh
(Tính giá
và Thu tien)
Bảng 21: ưu đồ quản lý diễn biến sự kiện trong

L
(Event Management chart)
Bộ phận ẩm thực
--------------í
ị ị V V V
Tiền Sảnh Ouàn Gia Bào vè Kv thuât + CNTT Nhàn sư
- Treo Banner - Vệ sinh khu vực - Quản lý mặt - Hệ thống âm - Thuê thêm nhân
- Bảng chi dẫn phòng hợp, tiền khách sạn, thanh, ánh sáng, viên thời vụ
- Chào đón, phòng yến tiệc, khu hokp PCCC - Tiếp nhận nhân sự
hướng dan cảc phòng vệ - Quản lý khu - Quản lý các - Hướng dần thay
khách sinh công cộng vực đậu xe phương tiện đổng phục
- Cắm hoa khách nghe nhìn, điện - Cung cốp báng tên
- Thuê người tử, máy lạnh - Hướng dần về ăn
trang trí phỏng - Có người trực uống cho nhân vicn
họp (nếu khách tụi khu vực nơi thời vụ
yêu cầu) diễn ra sự kiện - Lập phiếu thanh
toán
Bảng 22: Công việc phối họp của các bộ phận

e.3. Nội dung chính làm việc vói phía chủ tiệc (Nhà Tổ chức).
Thực ra, người điều phối của đoàn Mice đã nêu ra ý tưởng cho bộ
phận Ẩm thực trước khi đoàn đến, nhưng qua Điện thoại - Email
168
và Fax. Vì vậy các quyết định cuối cùng phải được giải quyết
trong 1 hoặc 2 buổi họp giữa Điều phối của đoàn và Trưởng bộ
phận Ẩm thực, có sự góp sức của Điều phối viên Yen tiệc và Điều
phối viên Sự kiện. Còn trong các Trung tâm HN-HT thì đây là vai
trò của hai chức danh: Quản đốc cơ sở và Điều phối viên sự kiện.
Sau đó, với tư cách là người quản lý, chúng ta phải vẽ ra
được quy trình tổ chức và phục vụ yến tiệc hay Hội nghị - Hội
thảo. Bao gồm: Ai phải làm gì trước khi sự kiện diễn ra, trong
lúc sự kiện diễn ra và sau khi sự kiện diễn ra. Hình thức phổ
biến: không bằng lời văn dài dòng, mà qua “lưu đồ” dễ đọc, dễ
hiểu, dễ nhớ, dễ kiểm tra.
Các bộ phận có liên quan (bên ngoài bộ phận Ẩm thực là
bộ phận Chủ công) sẽ nhận được lưu đồ này kèm theo bản tóm
tắt về sự kiện, trong đó có nêu phần đóng góp phối hợp của bộ
phận ấy (tiếng Anh gọi là Event Order). Trong đó phần quan
trọng nhất liên quan đến các vấn đề Tài chính Kế toán. (Giá cả
mọi sản phẩm / dịch vụ - Ai chịu trách nhiệm chi trả - Khi nào
chi trả - Chi trả bằng cách nào - Có hoa hồng cho ai không?)
Trong buổi làm việc giữa Đại diện đoàn khách và phía
Khách sạn, liên quan đến HN-HT và ăn uống có sự hiện diện của
Trường bộ phận Ẩm thực (nếu trong khách sạn). Điều phối viên
Sự kiện và Điều phối viên Yen tiệc và Bếp trưởng phía Trung
tâm HN-HT hay Khách sạn cần chủ động đưa ra các vấn đề sau:
* Liên quan đến H ộ i n g h ị H ộ i th ảo
-Số khách tham dự (chính xác và dự kiến thêm)
- xếp phòng theo hình thức nào - Bàn chủ tọa mấy vị -
Ghế dành cho khách mời VIP - Mời ai? Ai lo danh sách mời?
169
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hổng Đức
-Yêu cầu về trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng, điện,

điện tử và khác.
- Trang trí phòng họp - Backdrop (màu, dòng chữ...)
- Thỏa thuận về giờ giải lao, phục vụ ăn uống lúc giải
lao, thực đcm giải lao, phí phải trả.
- Riêng ở Việt Nam, xin được xem giấy phép của cơ
quan chức năng cho phép hội họp.
* L iên quan đến bữ a ăn tru n
- Trưởng bộ phận Ẩm thực cùng với Trưởng Nhà hàng
và Bep trưởng đề nghị một số hình thức phục vụ ăn trưa cho
khách đoàn và các khách mời (nếu có). Đó có thể là loại hình
thực đơn làm sẵn (Set Menu) hay loại hình ăn trưa tự chọn
(Buffet). Nhưng phần lớn các đoàn thường chọn lối ăn Buffet tự
phục vụ, vì ai cũng ăn được và chi phí cho buổi ăn không cao và
cũng thích hợp cho thời gian nghỉ trưa chừng lh 3 0 ’ mà thôi.
Thông thường một tiệc Buffet có chừng 50 món, từ món nguội
đến món nóng và tráng miệng. Phải có súp, rau củ, sà lách, thịt,
cá, kem, bánh ngọt, trà và cà phê.
- Đối với buổi ăn chiều, thường thì khách chọn “Set
Menu”. Hai bên sẽ bàn thảo về các món ăn, giá cả và quy định
về thức uống. Thông thường Bep trưởng đưa ra 2 danh sách các
món thực đơn để người điều phối đoàn chọn: Hoặc hoàn toàn
các món ăn quốc tế, hoặc có 1/3 là món ăn địa phương nhưng dễ
ăn. Khách sạn rất thích phục vụ buổi ăn chiều, vì có thêm doanh
thu qua việc bán rượu vang.
* Liên quan đến g iả i lao g iữ a k ỳ h ọp b u ổ i sá n g và b u ổ i trun
- Giữa các kỳ họp, vào buổi sáng và buổi trưa có nghỉ
giải lao, và khách được phục vụ “Tea-Coffee Break”. Thức ăn và
thức uống được bày trên bàn hoặc xe đẩy bên ngoài phòng họp.
170
%
Đường V ilo kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hông Đức
Trà và cà phê được hâm nóng. Khách tự phục vụ: tự lây muông,
nĩa, đĩa, ly, tách. Dùng xong để lên bàn có nhân viên dọn dẹp.
- Thức uống thường là cà phê, trà, nước lọc, nước trái
cây, vì vậy phải có cốc, đĩa, ly, thìa.
- Thức ăn thường là Mini Sandwich, Mini Paté chaud,
bánh ngọt kích cỡ nhỏ (1 sandwich bình thường cắt làm tư). Sau
đó là một vài loại trái cây cat sẵn. Vì vậy cần phải có đĩa nhỏ,
nĩa và giấy lau miệng, tăm răng...
- Phía khách sạn và đại diện đoàn Mice thỏa thuận về giá.
Thường tính mỗi khách tham dự là bao nhiêu tiền/người. Nhiều
khách sạn không tính tiền chi phí này cho khách, vì họ đã tính
gộp trong tiền cho thuê phòng họp và cơ sở vật chất.
- Giờ giải lao buổi chiều cũng thế.
* Liên quan đến các buổi Yến tiệc - Tiếp tân vào buổi chiều
Trưởng bộ phận Ẩm thực, Bếp trưởng và Tổ trường Yến
tiệc bàn thảo với Đại diện của đoàn Mice về các vấn đề sau:
- Ngày, giờ diễn ra sự kiện, tiến trình diễn biến bữa tiệc.
- Cách xếp bàn, số lượng khách dự trù, cách xếp sân khấu
và trang trì. số bàn và số thức ăn dự phòng.
- Chọn thực đơn (Bep Trưởng đề nghị một số thực đơn
để khách chọn). Thông thường khách chọn thực đơn “Set Menu”
để khoản đãi tiệc chiều.
- Thỏa thuận về thức uống, giá thức uống, đặc biệt la
rượu vang. (Mỗi bàn bao nhiêu chai rượu vang, loại nào, hay rót
không giới hạn khi khách yêu cầu, gọi là “Free Flow”) :
Đôi khi, đoàn Mice yêu cầu thuê 2 sảnh. Một sảnh phục
vụ yến tiệc, một sảnh phục vụ tiếp tân. Thông thường các khách
sạn quốc tế tặng cho đoàn Mice sảnh tiếp tân có trang trí nhưng
171
không lấy tiền, xem như hành động Marketing. Tuy nhiên sẽ
diễn ra tại đây một hình thức tiệc đứng, khách chỉ được mời
rượu Champagne hoặc các loại rượu khai vị (Aperitif). Khách
sạn sẽ tính tiền rượu và bánh snack.
e.4. Thỏa thuận về phần trang trí và chủ đề trang trí
Thông thường phía đoàn khách Mice đưa ra các chủ đề
trang trí: Phòng họp, phòng ăn, phòng yến tiệc. Cũng yêu cầu
phía khách sạn trang hoàng sân khấu, phòng yến tiệc. Phía đoàn
Mice đưa ra các yêu cầu, phía khách sạn trình bày một số mẫu
chữ viết để khách chọn, cũng như mẫu trang trí. Đây là một dịch
vụ có tính tiền. Trong các Khách sạn Quốc tế noi thường diễn ra
các sự kiện hoặc Trung tâm HN-HT có một hoặc hai nghệ nhân
chuyên trang trí, cắt chữ. Trước kia các chuyên gia trang trí và
xếp ghế làm nháp trên giấy vẽ, thì nay làm nháp trên máy vi tính
để trình nhiều mẫu cho khách lựa chọn. Trong các Trung tâm
HN-HT lớn, có một tổ chuyên lo về trang trí.
e.5. Thỏa thuận về chương trình nghi thức
Bất cứ sự kiện nào diễn ra đều có những nghi thức tối
thiểu, đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa Điều phối viên đoàn
Mice và Điều phối viên sự kiện. Có thể chỉ cần Điều phối viên
sự kiện đóng vai người điều khiển chương trình buổi lễ hay vai
trò MC. Có khi cần phải nhờ dịch vụ bên ngoài (có thể thuê ban
nhạc, văn công biểu diễn...). Thông thường khách sạn có các mối
quan hệ thường xuyên với các đơn vị tổ chức biểu diễn này, sẽ
thanh toán cho họ và tính tiền sau đó cho đoàn khách.
Kinh nghiệm cho thấy, ngoài vị đứng đầu tại địa phương
mà đoàn HN-HT biết và mời, số còn lại họ nhờ vào sự góp ý của
Điều phối viên Yến tiệc. Họ có thể nhờ ở các nội dung sau:
172
- Giới thiệu tên họ, chức danh.

- Nhờ đánh thiệp mời.
- Đi mời.
Trường hợp này Điều phối viên Yến tiệc phải họp tác với
bộ phận Tiếp thị và PR của Trung tâm HN-HT hay của khách
sạn làm cho chặt chẽ, tránh sai sót gây phiền lòng.
Bảng 23: Phần nghi thức (Điều phối viên sự kiện)
Đây là công việc của Điều phối viên Yến tiệc, Điều phối
viên Sự kiện và sau đó là của Giám đốc Ẩm thực của khách sạn.
Còn ở Trung tâm HN-HT, Điều phối viên Sự kiện tiến hành
kiểm tra trước, sau đó mới đến Quản đốc Trung tâm.
173
Nếu đây là sự kiện lớn, có sự hiện diện của các nhân vật
chính trị cao cấp thì người có trách nhiệm kiểm tra cuối cùng ờ
cơ sở là Tổng Giám đốc khách sạn. Sau cùng là bộ phận An ninh
của thành phố13.
về mặt vi mô, các Giám sát trông coi việc làm của nhân
viên trong tổ và phối hợp với các bộ phận.
- Điều phối viên Yến tiệc cùng Tổ trường Tổ Vệ sinh công
cộng, kiểm tra công việc làm sạch bàn ghế, phòng họp,
khu vực vệ sinh.
- Điều phối viên Yến tiệc cùng Tổ trưởng Bảo trì kiểm tra hệ
thống dây điện, các ổ cắm điện, hệ thống máy lạnh, hệ thống
báo cháy, chữa cháy tự động. Kiểm tra độ ồn của hệ thống
âm thanh, loại các tạp âm. Ngày nay, trong các phòng họp
hiện đại người ta trang trí các loại đèn có thể điều chỉnh độ
sáng theo ý muốn (Dimmer) tùy theo yêu cầu thực tế. Theo
nguyên tắc quốc tế, phòng họp phải có độ sáng 200 lux (khi
không sử dụng máy chiếu), hành lang và toilet có độ sáng
100 lux, khu vực tiếp đón có độ sáng 400 lux.
- Điều phối viên Yến tiệc, cùng với Tổ trưởng Bảo trì, Tổ
trưởng Bảo vệ kiểm tra sự thông thoáng các ngõ thoát hiểm,
các đèn báo đường thoát hiểm trên tường và dưới nền và tất
cả những gì thuộc hệ thống cũng như quy định an toàn
PCCC, đặc biệt là cắc bình cứu hỏa quanh khu vực.
- Điều phổi viên Yến tiệc kiểm tra các bảng tên và chức
danh trên bàn (nếu có), kiểm tra các dòng chữ trên phong
3 Seeking D. - “How toorganize effective conferences and meetin

Kogen, London 1996.
174
Đường veto kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
nền (Backdrop), sự sạch sẽ của bục thuyết trình, giấy viết

và nước uống trên bàn của khách, phương tiện dùng cho
thuyết trình.
- Điều phối viên Yến tiệc kiểm tra nhân viên phục vụ về các
mặt đồng phục, nhân dáng, vệ sinh cá nhân, thái độ.
- Điều phối viên Yến tiệc kiểm tra dụng cụ cho ăn uống, sự
sắp xếp (Set up), thực đơn đặt trên bàn khách, khăn trải bàn
và dưới gầm bàn cũng như ghế ngồi (nếu đó là bữa tiệc).
- Điều phối viên Yến tiệc cùng chuyên viên CNTT kiểm tra
lại máy chiếu, thứ tự các loại tài liệu đưa vào máy chiếu và
nội dung.
- Điều phối viên Yến tiệc cùng với Bếp trưởng kiểm tra sự
sạch sẽ khu vực sản xuất món ăn, khu vực tiếp thực, nếm
thử món ăn, thức uống (dùng cho nghỉ giải lao hay trong
các bữa ăn chính) và lưu mẫu món ăn.
G - TRONG KHI PHỤC v ụ

Trong khi diễn ra sự kiện, dù là giai đoạn HN-HT, giai
đoạn khách ăn uống, thì cả hai vị Điều phối viên Sự kiện và
Điều phối viên Yến tiệc đều có mặt.
- Điều phối viên Sự kiện lúc nào cũng phải theo dõi, kiểm tra
phần khánh tiết, hệ thống điều hòa nhiệt độ, hệ thống âm
thanh ánh sáng. Theo nguyên tắc: có mặt là điều bắt buộc,
phải kín đáo nhưng phải hiệu quả. Vị thế làm việc không
phải là ngồi, mà là đứng và di động nhưng phải làm sao giữ
175
Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hỏng Đức
liên lạc thường xuyên với vị đại diện của đoàn khách khi
nảy sinh yêu cầu.
- Điều phối viên Yến tiệc trong các bữa ăn:
• Kiểm tra việc phục vụ thức uống theo yêu cầu.
• Kiểm tra phân bố thức ăn theo trình tự.
• Nhắc nhở nhân viên phục vụ gắp đá, rót rượu, nước
ngọt cho khách.
• Kiểm tra hệ thống lạnh, âm thanh, độ an toàn của các

bếp ga (nếu có phục vụ món lẩu) hay dụng cụ hâm
nóng thức ăn.
• Kiểm tra việc rót bia và số bia thừa trong chai, cũng
như phục vụ rượu
• Kiểm tra việc thu gom vỏ lon bia, vỏ chai để tổng

kết với khách.
• Phụ trách giải quyết các điều phát sinh (số khách thừa,
số thức uống phát sinh, phát sinh phần ăn kiêng...)
• Phối hợp với nhân viên Kế toán, tổng kết chi phí để
trình cho khách sau mỗi buổi tiệc/sự kiện.
• Thỉnh thị ý kiến của khách.
• Yêu cầu đại diện đoàn khách ký vào sổ ý kiến để

Trung tâm HN-HT hay Khách sạn làm tài liệu
Marketing.
176
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Scm Hồng Đức
H - LƯU ĐÒ “QUY TRÌNH PHỤC vụ sự KIỆN / YẾN TIỆC”

Khi tiến hành tổ chức một sự kiện, dù là HN-HT, yến tiệc
hay lễ cưới... người Điều phối nên làm theo một thứ tự, gọi là
quy trình để không quên đi một công đoạn nào cả. Xin giới
thiệu:
Bộ phận ẩm thực
(Điều phối viên Sự kiện và vén tiệc)
£
Làm viỗc vòi
HZ Công tác
z• ĩn ~
Công tảc kiểm tra Các vấn đề
Đỉều phoi viên phổi hợp trước và trong phát sinh
đoàn Mice lúc phục vụ
- Số lượng khách, số Bcn tronu khách san: Trước sư kiên: Trọng lụ.y.,stf. kiện
phòng muớn thuê - Bộ phận Kỳ thuật - Kiểm tra phòng chức điền ra:
- Ngày, gi? - Bộ phận Bào vệ năng và khu vực - Quàn lý các sự cổ
- Cách xếp phòng họp. - Bộ phận Phòng phục vụ có liên quan (nếu cỏ)
sảnh tiếp đài. Buồng (vệ sinh cơ - Kiểm tra các đòng - Chuyển đ ổ i nhân sự
- Thực đơn, thức uống ngơi, vệ sinh công chừ, chủ đề trang trí theo yêu cầu phục
và giá cà. cụng) - Kiém tra điện, hệ vụ.
- Thỏa thuận về nhửng - Bộ phận Lề tân thống âm thanh, ánh - Bổ sung bàn ghế nếu
điều phát sinh - Bộ phận Marketing sáng, dụng cụ PCCC có phát sinh
(Đà làm việc trước) - CNTT - Kiểm tra các bểp ga - Báo cáo với Điều
(nếu có món lẩu) phối viên mới phát
Với bên neoài:
- Ban nhạc, vũ đoàn - Kiếm tra nhân viên sinh
- MC (sổ luợng, trang - Báo với Bếp có phát
phục, bê ngoài, ý phần àn kiêng. Yêu
- Xin phép họ cho
thức việc làm) cầu phục vụ theo
đf)àii (nếu cần)
- Kiểm tra phần khánh thực đơn “A la carte”
Với Bến: tiết, vũ đoàn, MC\
Sau sư kiên:
- Kiểm tra các món ăn
- Kiểm tra việc lưu Trong lúc. JS.ư.kigũ: - Tổng kết các việc
- Kiểm tra các tiêu chí phát sinh.
mẫu thực phẩm
- Kiểm tra điều kiện phục vụ - Yêu cầu phía Điều
vệ sinh nơi tiếp - Thải độ cùa nhân phối viên của đoàn
viên phục vụ ghi nhận. Nếu cần,
phẩm
- Sự an toàn, tiện nghi tính thêm tiền
của phòng
B ản g 24: Lưu đồ: “Quy trình phục vụ Sự kiện/Yến tiệc”
Một trong các kỹ năng của người Quản lý bộ phận Ẩm

thực, Điều phối viên Yến tiệc là phải biết xây dựng bảng ‘Thông
báo sự kiện” (Event order) một cách khoa học, dễ hiểu, dễ đọc,
177
dễ nhớ. Chỉ với một mặt của tờ giấy A4, phải tóm lược những
điều mà các đơn vị có liên quan phải làm.
Biểu mẫu như sau:
B ản g 2 5 :Phiếu thông báo Sự kiện (Yến tiệc)
B ộ PHẬN ÁM THỰC THÔNG BÁO s ự KIỆN (Event Order)

Số:.........
TÊN SƯ KIÊN: VĂN PHÒNG BÔ PHÂN:
- Tên khách ký hợp đồng: (Những gì phải làm?
- Địa chỉ: - Ai phải làm?)
- Tên đơn vi:
- Điện thoại: TỔ YẾN TIÊC:
- Email: - Đặt số bàn:
- Ngày, giờ: - Kiểu:
- Loai
• hình: - Chi tiết khác:
- Tên điều phối sự kiện - Số NV phục vụ:
(trong khách sạn): - Đồng phục kiểu:
- Điện thoại:
- Fax:
- Email:
- Tên Điều phối viên phía
khách
(Điện thoại, Email,
Fax):
178
PHÒI H Ơ P
OŨẢN GIA: NHA BẾP:
Liêt kê thưc đơn:
BẤO VẼ:
Giá khách thanh toán
BẢO TRÌ:
Bar:
- Nước ngọt
SALES - MARKETING:
- Bia
- Rượu
KẺ TOÁN:
NHAN SƯ: - Tiền thuê phòng họp
- Tiền th u ê ................
- Giá bán 1 bàn tiệc
- Rượu
CNTT: - Khác
Cộng: ...........................
Thuế GTGT: .................
5% phục vụ p h í:................
Tổng cộng:........................
- Phương thức thanh toán:
- Thời hạn thanh toán:
179
Đưòng vào kình doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sem Hồng Đức
Thông báo cho: Điều phối viên phía khách - Tổng Giám đổc
khách sạn.
Bảng 26: Phiếu thông báo Sự kiện (Hội họp)
ĐIÊU PHÓI VIÊN S ự KIỆN - HNHT Ngày:......................

Phòng H N -H T HOA ĐÀO
TÊN S ư KIÊN: BÔ PHÂN ĐIẾU PHỐI:
Ngày - Giờ: - Phải làm những gì?
- Công ty: - Ai phải làm?
- Đĩa• chỉ: - Thời điểm t ừ ..............
- Điện thoại: đến..............
- Email: - Tầng số máy bộ đàm:
- Ngày, giờ: TỒ CONG TAC:
- Loại hình: - Loại phòng:
X f
nnA yx • À 1
- Tên Điêu phôi sự kiện

A •
- Kiểu xếp bàn:
1 •A
(trong khách sạn): - Chi tiết khác:

- Điên• thoai: • - Số NV phục vụ:
- Fax: - Hoàn tất lúc
- Email:
- Tên Điều phối viên phía
khách
(Điện thoại, Email, Fax):
YÊU CÂU PH Ô I H Ơ P
BÔ PHÀN OUẢN GIA: BÔ PHÀN ÂM THƯC:
- Khu vưc cần làm sach:
•
- Phục vụ giải lao:
•
- Thời hạn chót: Ngày giờ (sáng-trưa)

- Loại đồng phục cho nhân Ngày giờ (sáng-trưa)
viên: - Loại đồng phục cho nhân
viên:
180
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩSơtĩ Hông Đức
Bỏ PHÂN BÀO VÊ: B ô PHÂN BẢO TRÌ:

- Khu vực hoạt động: - Loại chuyên viên:
- Số người:
- T ừ ..... đ ế n ........giờ
- Tầng số máy bộ đàm: - T ừ ..... đ e n ........giờ
- Số người có mặt thường
xuyên:
- Tầng số máy bộ đàm:
BỒ PHẢN TIẾP THI VÀ PR: BÔ PHÀN NHẤN SƯ:
- Số nhân viên: - Số nhân viên thời vụ cần
- Các vị trí: thuê:
- Đồng phục:
- Y tế sẵn sàng lúc:
BÔ PHÀN CNTT: BÔ PHẢN KE TOÁN - TẦI
CHÍNH:
% - Tiền thuê phòng họp
- Giải lao tính theo đầu

khách .......................
- Tiền thuê thêm ..........:......
Công: ...........................
ThueGTGT: .................
5% phuc vu p h í:...................
Tổng côiig:..........................
- Phương thức thanh toán:
- Thời hạn thanh toán:
Thông báo cho: Điều phối viên phía khách - Tổng Giám đốc
khách sạn.
181
\
Bảng 2 7 :Các thành tổ của Hóa đơn khách phải thanh toán
Điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng là việc tính

tiền cho khách. Tổng số tiền đoàn Mice phải thanh toán cho
khách sạn phải bao gồm nhiều yếu tố sau, vì từ lúc khách đặt cọc
đến khi thực hiện xong sự kiện và thanh toán hết sẽ có một
khoản thời gian, có thể đồng Đô la Mỹ mất giá.
Lẽ tất nhiên, các yếu tố trên thuộc loại “Ẩn” tức là không
công bố cho khách, đây là vấn đề nội bộ, giữa bộ phận Kế toán
và Tổng Giám đốc khách sạn.
182
Đường vtio kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
CHƯƠNG VIII
CÔNG VIỆC CỦA B ộ PHẬN MARKETING:
CHẢM SÓC KHÁCH HÀNG VÀ HẬU MÃI
Trong lúc đoàn Mice lưu trú tại khách sạn, hay sử dụng
các dịch vụ, tiện ích của khách sạn, tất nhiên mọi nhân viên
trong các bộ phận đều chăm sóc khách một cách ân cần vì mọi
người đều nhận thức được tầm quan trọng của tác động “truyền
miệng” (Words of mouth). Khách sạn gây ấn tượng tốt với khách
qua cung cách phục vụ ân cần, sản phẩm ngon, độc đáo, cách tổ
chức khoa học, hiệu quả cao, giá cả hợp lý... tất nhiên nhiều
khách sẽ làm công việc tuyên truyền không công cho khách sạn.
Tuy nhiên sau đó nếu muốn có mối quan hệ tốt với Công
ty Lữ hành đem đoàn Mice đến cho chúng ta, hay Công ty tổ
chức đoàn Mice và các nhà Điều phối đoàn Mice thì đây là công
việc của bộ phận Tiếp thị trong công việc hậu mãi.
Sau đây là cơ cấu tổ chức bộ phận Marketing (Tiếp thị và
Thương vụ) thường thấy trong một khách sạn lớn.
Nói chung, hoạt động của bộ phận Marketing vừa chi

phối, vừa bị chi phối bởi các hoạt động khác của khách sạn.
183
Q uản lý PR. - Q uản lý đội ngù N hân viên

Quản lý N hân v iên V ăn phòng. T hư ơ ng vụ.
Quản lý quảng cáo qua đ iện thoại - Q uản lý khách đoàn của các
(T elem arketing). C ô n g ty Lữ hành.
Quản lý tổ chứ c H ội nghị - - Quản lý khách các côn g ty, tổ chứ c.
H ội thào (C on feren ce A cou n t). - K hác.
B ả n g 28: Tổ chức của bộ phận Tiếp thị ( thấy)
A - CÔNG VIỆC CỦA B ộ PHẬN MARKETING NÓI

CHUNG
Đối với ngành khách sạn, số lượng khách hàng thực tế
(người có sử dụng sản phẩm và dịch vụ) không lớn, nhưng khách
tiềm năng thì lớn vô cùng và phân tán khắp nơi. Chỉ cần chúng
ta được xem sổ Đăng ký khách của bất kỳ khách sạn nào ở Đà
Lạt, ta sẽ thấy khách đến từ Cao Bằng đến Cà Mau. Còn đối với
một khách sạn quốc tế, khách hàng tiềm ẩn ở khắp năm châu. Vì
vậy địa bàn cần quan tâm của bộ phận Marketing trong một
Khách sạn quốc tế hoặc Trung tâm HN-HT là cả năm châu lục
địa. Và thật là một sai lầm nếu chúng ta nghĩ rằng khách khi thuê
khách sạn là chỉ để ngủ mà thôi. Nó không đơn giản như thế,
184
Đườìĩg vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
chính sự đa dạng của “cung” và “cầu” trong kinh doanh lưu trú
và HN-HT đòi hỏi các khách sạn phải tập trung nỗ lực
Marketing của mình vào việc tìm ra những sản phẩm thích hợp
cho từng “thể loại” khách hàng đến từ nhiều nền văn minh khác
nhau, giai tầng xã hội khác nhau. Nói cách khác, mỗi sản phẩm
được khách sạn tạo ra phải xác định được “địa chỉ phục vụ” rõ
ràng. Điều này đưa đến một nhiệm vụ lớn cho bộ phận
Marketing.
a.l. Nghiên cứu thị trường và xác định thị trường mục tiêu
Từ một “thị trường” to lớn, đa dạng, Giám đốc
Marketing phải phân cấp thành những “đoạn thị trường” hay
“phân khúc thị trường” với những đặc điểm riêng. Có thể dùng
các tiêu chí sau để phân đoạn:
- Tiêu chí địa lý (từng Châu lục) hoặc cách phân chia
Châu Âu - Bắc Mỹ - Nhật Hàn - Hoa - Đông Nam Á hay khác.
- Tiêu chí “đòi hỏi” (thị trường khó tính như Âu - Mỹ -
Nhật, thị trường bình thường như các nước Đông Âu - Asean -
Úc...)
- Tiêu chí “mức độ chi tiêu” (cấp cao Mỹ - Nhật, cấp
trung, và cấp thấp gọi là “cheap, cheap”).
- Tiêu chí “tâm lý, hành vi”.
Còn đối với các đoàn đông người, giới Marketing thường
phân biệt:
- Đoàn do các Công ty Lữ hành mang đến bao gồm du
khách mua tour trọn gói. Đoàn loại này ít mang lợi nhuận cho
khách sạn nhưng cần thiết để duy trì sự sống cho khách sạn, vì
185
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Thạc sĩScm Hồng Đức
họ chỉ thuê phòng và tiền thuê phải trích lại hoa hồng cho công
ty đem họ đến.
- Đoàn nhờ Công ty Lữ hành đặt phòng: ngoài tiền
phòng, còn chi tiêu cho đoàn ăn uống, vui choi giải trí tại khách
sạn nhưng khách sạn cũng phải chi hoa hồng.
- Đoàn tự đặt phòng, có thể chỉ trả tiền phòng mà thôi,
hoặc đã thỏa thuận với bộ phận Marketing để bao trọn gói, gồm
phòng và cộng một số bữa ăn.
- Đoàn Mice: ngoài tiền phòng, còn thuê phòng họp, ăn
uống, tổ chức sự kiện. Đoàn Mice là loại khách mà bất kỳ khách
sạn nào cũng muốn mời đến, nếu có khả năng phục vụ vì đem lại
doanh thu cao, đa dạng và tiếng tăm nếu chúng ta phục vụ tốt.
Cho đến những năm 70 của thế kỷ trước, bộ phận
Marketing tập trung phần lớn lực lượng vào việc bán phòng, lúc
ấy tới 80% tổng doanh thu của khách sạn đến từ sản phẩm lưu
trú còn lại từ Nhà hàng. Nhưng từ những năm 90 đến nay, có
một khuynh hướng mới, đó là việc bộ phận FB (ăn, uống) ngày
càng đóng góp nhiều hon cho tổng doanh thu là vì trong các
khách sạn lớn bộ phận FB lại quản lý các dịch vụ hội họp, HN-
HT và Yến tiệc. Vì vậy bộ phận Marketing cũng phải góp phần
hỗ trợ qua các việc sau:
a.2. Tìm hiểu và xác định thị trường mục tiêu trong kinh
doanh ăn uống
Điều cần nói đầu tiên, là khách hàng của hoạt động kinh
doanh ăn uống của khách sạn có thể là người địa phưomg, trong
khi kinh doanh lưu trú chỉ phục vụ cho khách từ xa đến. Do tính
đa dạng về nguồn khách nên khó xác định được một số loại
khách hàng có những đặc điểm tâm lý, thói quen và hành vi
186
tương đối giống nhau. Vì vậy, cần lập thống kê và khai thác
thống kê để xếp loại.
Từ nghiên cứu đó, bộ phận Marketing mới có thể cung
cấp cho Nhà Bép những thông tin để xây dựng thực đơn. Chúng
ta quan sát thấy rõ, ngày nay khách quốc tế, đặc biệt là khách các
đoàn Mice là những người đã từng đi nhiều nơi nên họ quen với
nhiều thức ăn, nền bếp khác nhau. Và các Bểp trong khách sạn
lớn đều xây dựng những công thức chế biến (Recipe) không quá
đặc trưng, để mọi người cùng ăn được. Ví dụ, các khách Mice
đến Bangkok thưởng thức món cari Thái không quá nồng, quá
cay như khi bán cho người địa phương. Trong các khách sạn lớn
ờ Việt Nam, món nước chấm làm từ nước mắm cũng không có
mùi đặc trưng của nó. Đó là ta đã “quốc té hóa sau khi cải biên”.
Qua các cuộc nghiên cứu, bộ phận Marketing thấy được
rằng trong các khách đoàn Mice có thể chia thành các nhóm như
sau:
- Những khách quan tâm đến sức khỏe, phần lớn là có
thu nhập cao, trình độ cao, tuổi từ trung niên trở lên. Họ cần
những đĩa thức ăn ít chất béo, không quá nhiều chất đạm động
vật, không quá mặn, không quá ngọt đường, không bột ngọt. Ví
dụ, họ không thích món lòng động vật.
- Những người sành ăn, thường là những người hành
nghề tự do, thích cái mới. Họ thích cách bài trì món ăn độc đáo,
không giống nơi khác. Cách bài trí món ăn và trang trì phòng ăn
sẽ để lại ấn tượng lâu dài ở họ.
- Những khách thích đơn giản, phần lớn là các chuyên
viên trẻ. Họ thích “phong cách mới” trong ăn uống, thích các
món ăn không cầu kỳ, ăn được ngay, không cần phải làm thêm
187
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Som Hồng Đức
động tác nào nữa. Ví dụ như món chả giò, họ gắp ăn ngay,
không dùng rau, bún cuốn thêm, không dùng nước chấm. Vì vậy
khi làm chả giò phải nêm nếm trước.
- Những khách dễ ăn uống, đây là phần lớn khách trẻ
trong các đoàn Mice, phần lớn thích các món ăn lối Mỹ: nhiều
bột và ngọt, thịt khác với khách khác. Trong bữa ăn sáng, họ
dùng món “Cereal” (hạt ngũ cốc) trộn với sữa tưcri, hoặc
yoghurt, hoặc mật của cây phong (sugar maple).
- Trong đoàn khách du lịch Mice, có những khách thích
“khám phá ẩm thực”, thích thừ món ăn mới lạ và độc đáo.
Nhưng điều này không có nghĩa là nhà Bếp có quyền chế biến
món ăn từ những con vật làm cho người “Âu-Mỹ” ngán ngại: ví
dụ chó, mèo, chuột, rắn, kỳ đà. Thường đối tượng khách này ăn
ít trong các bữa tiệc trong khách sạn, sau đó rủ nhau đi đến các
“Phố ăn uống” bên ngoài, gọi là để “trải nghiệm ẩm thực” địa
phưong. '
- Cũng có những khách “thân thiện với môi trường” hoặc
thích các món ăn “Bio”. Thực phẩm phải sạch, đon giản, hưong
vị tinh khiết. Nguyên liệu dùng để chế biến (rau, củ, gà, heo...)
không được nuôi trồng với phân hóa học và thuốc tăng trưởng.
- Cuối cùng, ở Việt Nam ngày càng nhiều khách đến từ
các nước Hồi giáo nhà Bếp phải có người biết cách dự trữ
nguyên liệu một cách đặc biệt (không để chung với heo), chế
biến các món ăn kiêng gọi là món ăn “Halal”.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, một đoàn khách
Mice đến khách sạn đa dạng như thế. Muốn được mọi người
khen, không phải dễ. Cũng vì vậy các khách sạn lớn phải mời
các Bếp trưởng nhiều sáng kiến, chịu khó nghiên cứu, có ý
188
hướng về khách hàng, lấy khách hàng làm trọng tâm và được trả
lương rất cao, có thể ngang với Tổng Giám đốc khách sạn.
Thông thường trong Nhà Bếp của các khách sạn lớn
thường đón các đoàn Mice, phục vụ nhiều cuộc Hội nghị, Hội
thảo, người ta có thuê một Bep Trưởng-thứ hai, chuyên lo về
Yến tiệc (Banquet Chef).
Điều cuối cùng chúng ta cần nhớ, bên cạnh những thông
tin về đặc điểm của đoàn khách sắp đến khách sạn, bộ phận
Marketing phải tìm được thông tin phản hồi từ khách sau khi họ
thưởng thức sản phẩm của khách sạn. Từ những thông tin này,
hệ thống hóa lại, sẽ cung cấp những tài liệu quý giá làm nguồn
tham khảo cho bộ phận Ẩm thực và Nhà Bếp.
Chiều hướng chung hiện nay ở các đoàn khách Du lịch
Mice là rất nhiều người quan tâm đến sản phẩm sạch, ít
cholesteron, chế biến không sử dụng bột ngọt, không sử dụng
mỡ động vật, thay vào đó là dầu thực vật, với ưu tiên cho dầu “ô-
liu”, dầu hoa hướng dương. Quan điểm ăn hiện đại của phần lớn
khách các đoàn Mice (những người ít nhiều có trình độ trì thức
cao, thu nhập từ trung bình cao, ý thức về sức khỏe...) là ăn nhẹ,
cân đối, hình thức phục vụ đơn giản.
Bộ phận Marketing cũng nên chú ý nhiều vào các buổi
yến tiệc. Đối với bất kỳ Bếp Trưởng nào, phục vụ yến tiệc mặc
dù vô cùng cực nhọc, nhưng đó là cơ hội “Triển lãm sản phẩm”
để phô diễn tài nghệ. Giới thiệu sản phẩm mà họ đã có công đầu
tư sáng tạo. Ngoài ra trong kinh doanh ăn uổng, một số “hình
thức phục vụ” cũng được sử dụng để tăng cường mối quan tâm
của khách hàng và cũng là biện pháp kích thích tiêu dùng, Ví dụ,
Bep Trường có thể giới thiệu các món ăn hấp được đưa đến cho
189
khách băng xe đây (Yum Cha = Nhâm xà) đê khách chọn, kèm
theo uống trà. Hay hình thức “Food Promotion” (Giao lưu văn
hóa ẩm thực). Ví dụ đối với khách đoàn Mice, Nhà Bếp có thể
xây dựng một buổi giao lưu văn hóa “Ẩm thực đất Kinh kỳ”, hay
“Ẩm thực đồng bằng Sông Cửu Long”.
Bộ phận Marketing cũng nên xem đây là “Vốn uy tín”
của khách sạn để nghiên cứu phưong cách khai thác hữu hiệu
qua việc biên soạn các tài liệu truyền thông, vì hiện nay khách
quốc tế rất quan tâm đến vấn đề văn hóa, mà Ẩm thực là một
phần của văn hóa. Giới thiệu một món ăn không phải chỉ là công
thức nấu nướng, mà còn cả lịch sử phát triển của món ăn và cả
triết lý chứa đựng trong đó. Ví dụ, yếu tố “Âm dưcmg” hay “Ngũ
hành”.
a.3. Hiểu khách hàng để tư vấn tốt cho Nhà đầu tư khách sạn
Có một thực tế là các tập đoàn khách sạn lớn (Hotel
Group) hay các chuỗi khách sạn (Hotel Chain) đều làm mọi cách
để thu hút các đoàn HN-HT. Vì vậy họ đòi hỏi những cố gắng
phi thường của bộ phận Marketing để đóng vai trò “Tình báo
kinh tế”: xem khuynh hướng của khách, dò xem đối thủ cạnh
tranh có gì. Vì vậy họ thường thay đổi sản phẩm nhằm mục đích
cung cấp một “cái gì mới” cho các công ty tổ chức Du lịch Mice
và Du lịch Khuyến thưởng để tăng cường sự hấp dẫn và đúng
với cái khách yêu cầu.
♦ Vai trò các tổ chức trung gian
Kinh nghiệm cho thấy là tỷ lệ nhà tổ chức đoàn Mice
trực tiếp đến đặt phòng tại khách sạn chỉ 20-30% mà thôi. Còn
lại, khách sạn bán được là qua các kênh “phân phối gián tiếp”
như các nhà Kinh doanh Lữ hành (Tour operators), các Công ty
190
\
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hông Đức
chuyên môn tô chức Du lịch Mice, các Công ty tô chức triên lãm
quốc tế, các Hiệp hội dân sự và nghề nghiệp, các Câu lạc bộ thể
thao, các tổ chức phi chính phủ (NGO), các tổ chức từ thiện.
Ngoài ra ở Mỹ và Châu Âu có những tổ chức gọi là “Đại
diện đặc biệt của các doanh nghiệp kinh doanh lưu trú” chuyên
môn hướng dẫn, tư vấn, bán phòng cho các khách sạn có đăng
ký tô chức. Họ làm việc có bài bản, hiêu ý khách muốn có những
gì, quan tâm những gì, và đặc biệt là có nghệ thuật dùng các tính
từ gợi cảm nhưng không quá xa sự thật trong các tài liệu gửi lên
mạng. Vì vậy các tổ chức ấy được gọi là “Nhà Ngoại giao của
ngành kinh doanh lưu trú”. Và cũng vì uy tín của họ và doanh
thu của họ (thường là 5% hoa hồng trên tổng giá trị đặt chỗ
phòng ở) nên họ còn đóng vai trò tư vấn cho khách sạn trong
chiến lược sản phẩm và chất lượng. Tư vấn cho bộ phận
Marketing của khách sạn về thông tin của đoàn họ gửi đến, để
biết thành phần, sở thích,... của khách đoàn Mice ấy, để bộ phận
Marketing thông báo lại cho toàn thể khách sạn biết để đáp ứng
trên mức yêu cầu của khách.
♦ Giá cả (Price) cũng là một hợp phần trong phối thức
Marketing. Khách sạn có thể dựa vào chiến lược kinh doanh do
Hội đồng Quản trị đề ra, dựa vào thực tế thị trường, dựa vào yếu
tố mùa mà định giá.
Nếu bán trực tiếp trên mạng theo phưong thức “Open
Prices” (Tự do mặc cả), đoàn khách có thể mặc cả về giá. Khi ấy
Ban Giám đốc khách sạn sẽ quyết định đến mức nào có thể bán
được.
Còn nếu bán qua các kênh phân phối nêu trên (Công ty
Lữ hành, Công ty tổ chức du lịch Mice, Công ty tổ chức Triển
lãm...) với kinh nghiệm của họ, họ có thể tư vấn cho khách sạn
191
về giá bán trong thời kỳ đó, trong hoàn cảnh đặc thù nào đó. Vì
họ có thông tin đa chiều hcm khách sạn. Cái nguy hiểm mà
ngành kinh doanh lưu trú ở các nước đang phát triển thường gặp
phải là bộ phận Marketing các khách sạn cao cấp tại địa phương,
lầm tưởng cơ sở của mình là “cao cấp so với thế giới”, nên có
khuynh hướng tư vấn cho ban Giám đốc khách sạn đưa ra giá
quá cao trong các thông tin quảng bá. Chúng ta đừng quên rằng,
tổ chức Du lịch thế giới và nhiều tổ chức quốc tế khác đã xây
dựng nhiều bộ “tiêu chuẩn” cho việc xếp hạng các cơ sờ kinh
doanh lưu trú. Nếu chúng ta bán cho các đoàn Du lịch Mice nội
địa thì không sao. Nhưng khi ta bán cho nước ngoài, họ nắm
được nhiều kênh thông tin hơn ta, từ đó họ có thể chọn các nước
chung quanh ta.
Nhà nghiên cứu về kinh doanh du lịch có ý nghĩ như sau:
“Trong điều kiện các nước trong khu vực có sự cạnh tranh ráo
riết, nếu có đoàn khách Du lịch Mice nào tìm hiểu về khách sạn
ta, ta nên “mềm dẽo về mặt giá cả”. Dưới góc độ kinh tế, khách
sạn nên nhận đoàn ấy nếu doanh thu có thể dàn trải các chi phí
cố định và chi phí biến đổi. Ngay cả khi doanh thu cân bằng với
các khoảng chi, nghĩa là không lãi. Vì sao? Vì ta có thể kiếm
được khá nhiều từ các cá nhân trong đoàn, qua các chi tiêu riêng
của họ. Và, dù không lãi, nhưng cái được lớn nhất là ta có thể
ghi vào tài liệu quảng bá về sau, là khách sạn ta đã từng phục vụ
cho đoàn Mice X nào đó. Xem đó là “minh chửng” về khả năng
của chúng ta.
Đó cũng là cái “vốn uy tín” mà bộ phận Marketing của
khách sạn có thể giới thiệu với khách tiềm năng.
192
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
a.4. Góp phần xây dựng thương hiệu mạnh cho khách sạn
Điều khác biệt giữa đoàn Du lịch Mice với đoàn du
khách của các Công ty Lữ hành là như sau:
Khách các đoàn Du lịch Mice cũng như đon vị tổ chức
Du lịch Mice là những người có trình độ tưong đối cao, phần lớn
đã quen thuộc với các cuộc Hội nghị - Hội thảo, nên họ có nhu
câu đến lưu trú, hội họp tại một khách sạn có thưong hiệu.
Thế nào là một thương hiệu mạnh?
Một thương hiệu được nhiều người biết đến và sử dụng.
Đồng thời tạo được sự khác biệt so với các đối thủ.
Thương hiệu mạnh không những cải tiến, phát triển và
luôn luôn theo kịp xu thế phát triển của thị trường và nhu cầu
mới của người tiêu dùng.
Trên thế giới, một thương hiệu tự nhiên mạnh là điều
hiếm có. Phần lớn là đã “trở nên mạnh qua một quá trình lâu dài
đầu tư xây dựng”. Tức là phải có một “chiến lược thương hiệu”,
trong đó chiến lược “xây dựng thương hiệu” qua quảng cáo. Do
đó, bộ phận Marketing của khách sạn phải tiến hành bước một
để làm sao “Định vị thương hiệu” trong đầu óc người tiêu dùng.
Tức là làm sao để khách hàng mục tiêu hiểu rõ thương hiệu của
khách sạn, nhằm đáp ứng một nhu cầu cụ thể nào đó.
Bước thứ hai là “Quảng bá thương hiệu”. Đây là vấn đề
hoàn toàn kỹ thuật. Bộ phận Marketing phải nhờ đến các chuyên
gia quảng bá (Promotion marketing) để xem nếu cần nhấn mạnh
đên mặt nào của khách sạn: các điểm mạnh của sản phẩm, hoặc
xây dựng biểu tượng. Thông thường lúc đầu phải xây dựng một
thông điệp (quảng cáo gây sự chú ý), kế đó là thông tin (Fast
193
facts). Vì vậy không nên ngạc nhiên khi thấy một khách sạn
quốc tế có nhiều “Brochure” khác nhau nhằm vào nhiều đối
tượng khách khác nhau để khẳng định những sản phẩm thích
hợp chp từng đối tượng khách. Đó là “Chiến lược Thương hiệu”
và quảng cáo là công cụ chính do bộ phận Marketing xây dựng
để tạo nên và duy trì hình ảnh của khách sạn chúng ta.
Cũng như một cá nhân, một thương hiệu được sinh ra,
lớn lên, tồn tại và phát triển một thời gian dài hay ngắn là do sự
đóng góp của nhiều yếu tố, nhưng chắc chắn là gắn liền với ý
thức xây dựng, phát triển của người lãnh đạo doanh nghiệp.
Trong ngành khách sạn ở Tp.HCM, các thương hiệu lớn,
đa quốc gia (thuộc Khối liên doanh) hay các thương hiệu “uy
tín” (như Saigontourist) đang chiếm lợi thế về mọi phương diện
ờ Việt Nam. Họ đã thành công nhờ công thức “Developing side
by side with selling process” (Phát triển Thương thiệu song hành
với kinh doanh)
Bên trên là những việc mang tính chiến lược, tức là dài
hơi của bộ phận Marketing. Chúng ta có thể tham khảo các trang
web sau để thấy được một số ý kiến về xây dựng Thương hiệu:
- en.wikipedia.org/wiki/branding
- www.allaboutbranding.com
- www.brandingstrategyinsider.com
a.5. Còn đối với các Trung tâm HN-HT và Triển lãm, vấn đề
hơi khác với Khách sạn. Vì nếu không có Đoàn HN-HT hay
Triển lãm đến thuê cơ sở, thì doanh thu chỉ gói gọn với việc cho
thuê các shop, dịch vụ. Nếu không có cơ sở lưu trú song hành.
Từ đó, đối hỏi các Trung tâm HN-HT phải làm các việc sau:
194
Đường vàokinh doanh Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
- Xây dựng tầm nhìn và kế hoạch hoạt động (Vision and

Mission Statement).
- Xây dựng ma trận SWOT để rồi nhấn mạnh các ưu thế,
thấy được các điểm yếu để khắc phục.
- Nhắm vào các dạng khách có thể thích hợp với những
gì ta có, tiêu chuẩn của chúng ta mà tập trung đầu tư Marketing,
xem đó là điểm. Tuy nhiên, không xao lãng “Diện” tức là các
ngách thị trường khác.
Một ví dụ khá nổi tiếng trên thế giới là “Tuyên bố và
Tầm nhìn” của Trung tâm HN-HT thành phố Canbeưa (ú c )14:
V ăn p h ò n g củ a c h ú n g tô i d à n h n
cứ u y ê u c ầ u c ủ a Q u ý K h á c h h à n g , từ đ ó th ể c u n g c ấ p ch o Q u ỷ
K h á ch h à n g m ọ i g iả i p h á p tù y th e o y ê u c ầ u và n g â n sá c h c ủ a
Q uý vị.Quý v ị từ p h ư ơ n g x a
w eb n à y đ ể c ó th ô n g tin đ ầ y đủ, n h a n h c h ó n g về c ơ s ở H N -H T
củ a chúng tô i c ũ n g như d ịc h vụ
Đ ể Q u ý k h á c h c ó th ể c h u ẩ n b ị c h ú n g tô i c u n g c a p
q u a đ â y c á c h ìn h ả n h v ề T h à n h p h ổ C a n b e rra , c á c y ế u tố
q u a n đ ến m ô i trư ờ n g , n h ữ n g b á o c á o về H N - H T c h ú n g tô i
đ ã p h ụ c vụ tr o n g c á c n ă m q ua. Và tấ t th ô n g m ới
n h ấ t về T h à n h p h o C a n b e rra , c á c s ự d iễ n ra tro n g n ă m ở
tại T h à n h p h ổ và v ù n g lâ n cận.Từ đ ó Q u ý c ó th ể
m ột chương trìnhHN -H T , v ừ a “lv iệ c
h ợ p ”.
Chúng ta thấỵ, Khách hàng Mice chi cần “Một cừạ”

(thực ra là một cái nhấp chuột) là có đủ các thông tin để làm tiền
đề cho quyết định. Marketing thời điện từ là the!”
14 Tony Rogers - Sđd.
195
Đưòng vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồnẹ Đức
B - CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Công việc chăm sóc khách hàng phải được làm từ lúc
đoàn đến cho đến khi khách đã về đến nhà, và trải qua các công
đoạn sau:
b .l. Chào hỏi khách hàng ngay tại Sảnh đốn tiếp của sân bay
hay tại Sảnh của Khách sạn. Sau đó là mời nước, trao đổi danh
thiếp với các nhà Tổ chức của đoàn, với người lớn tuổi. Đây là
lúc mà nhân viên Marketing vừa đóng vai trò chủ nhà, vừa đóng
vai trò người sẵn sàng và ân cần phục vụ khách. Việc tiếp cận
không mấy khó khăn: Hỏi thăm về sức khỏe sau chuyến bay, đề
nghị được giúp đỡ khách nếu khách thấy cần.
b.2. Trong khi đoàn đang ngụ tại Khách sạn
- Chỉ định Tổ trực điện thoại để phục vụ đoàn (ngoài điện
thoại của Tiền Sảnh).
- Chỉ định nhân viên ra ngồi chung với Cán bộ Giao tế
(Guest Relation) tại khu vực Sảnh để sẵn sàng giúp đỡ.
- Giám đốc bộ phận phải có những cuộc gọi hỏi thăm đối
với người tổ chức, Trưởng Phó đoàn Mice, một số thành viên
trong đoàn mà ta đánh giá cao. Đó là công tác “Courtesy calls”.
Cũng có thể mòi họ uống trà và nói chuyện để tìm hiểu về khả
năng phổi hợp làm ăn, để tìm thông tin phản hồi giúp chúng ta
có thể kiện toàn sản phẩm, dịch vụ.
- Có mặt tại các cuộc tiếp tân, hội họp, bữa ăn để lúc nào
cũng có thể phục vụ đoàn khách. Giám đốc Tiếp thị mỗi sáng
nên đến phòng ăn sáng, chào hỏi những vị trách nhiệm của đoàn.
Nếu đoàn ít người, có thể gặp gõ mọi thành viên của đoàn, còn
196
nếu đoàn đông, gặp gỡ, chào hỏi, trao đổi, hỏi ý kiến các VIP,
những người lớn tuổi.
- Tại các cuộc Hội thảo, tiệc khoản đãi, bộ phận
Marketing nên bố trí phưong tiện để khách mời đặt danh thiếp
vào. Sau đó, khi sự kiện đang diễn ra, nhân viên Tiếp thị lấy các
danh thiếp ấy đánh máy một bản trao cho đoàn. Còn các danh
thiếp đưa vào hồ sơ của bộ phận.
- Qua các cuộc trao đổi và hồ sơ đăng ký, bộ phận
Marketing cố gắng xây dựng “Lý lịch khách hàng” nhằm phục
vụ các chiến dịch tiếp thị về sau.
b.3. Đoàn ròi khách sạn và sau đó
Khi đoàn đến khách sạn, chúng ta trân trọng niềm nở bao
nhiêu thì khi đoàn rời khách sạn, chúng ta cũng hành xử như thế.
Bộ phận Tiếp thị phải cử người đứng ở Sảnh để giúp đỡ khách
về mọi mặt. Khi khách rời khách sạn đội ngũ Marketing đưa tiễn
khách một cách ân cần, có những lời chúc tụng tốt đẹp nhất.
Sau khi đoàn đã về, nếu còn khách ở lại đợi chuyến bay
kế tiếp chúng ta cần phải ân cần hơn nữa, báo với nhà tổ chức
đoàn rằng cứ yên tâm, chúng ta sẽ chăm lo chu đáo. Sau khi
người khách cuối cùng lên máy bay về nước, bộ phận Marketing
gửi mail thông báo cho Trưởng Phái đoàn. Mail thông báo này
có hai tác dụng: Vừa thông báo tin tức mà khách mong đợi, vừa
có tác dụng “gợi nhớ” đến khách sạn của ta.
Mỗi khi Khách sạn hay Trung tâm HN-HT có xây dựng
nhừng dịch vụ, sản phẩm mói, bộ phận Marketing cần làm
những việc sau:
- Cập nhật trên website
197
-Báo cho các Công ty thường gửi đoàn Mice đến.

- Thông báo cho các Công ty thương mại, sản xuất mà
chúng ta nghĩ có thể có nhu cầu hội họp...
- Thông báo cho các Công ty đã từng gửi đoàn khách
Mice đến khách sạn.
- Thông báo cho các Công ty làm dịch vụ giới thiệu các
đoàn Mice để ăn hoa hồng hoặc tư vấn cho những ai muốn tìm
ncri tổ chức HN-HT và Triển lãm.
Bộ phận Marketing có trong tav “Lý lịch khách hàng”,
nên hệ thống hóa lại. Mỗi Công ty có ngày kỷ niệm, hoặc có
ngày sinh nhật của Giám đốc công ty ta nên gửi hoa hoặc quà.
Đen các ngày Tet Dương lịch (hoặc Âm lịch) nên có biểu hiện
chứng tỏ lúc nào khách sạn chúng ta cũng nhớ đến khách hàng
và đó là những cách nhắc nhở khéo léo.
Đồng thời bộ phận Marketing cần phải cập nhật kiến
thức với những nghiệp vụ mới trên thế giới. Ngày nay có các
công cụ giúp tiếp cận khách, tổ chức HN-HT một cách hợp lý,
khoa học. Sau đây, xin giới thiệu một số phần mềm rất có ích
cho chúng ta, những người công tác chuyên môn về HN-HT và
Yến tiệc.
- “Events Pro” và “Event Interactive”, do Công ty ú c, tên
Amlink sản xuất. Địa chỉ: www.amlink.com.au.
- “Visual Impact System VI” do Công ty Event
Management System của Anh quốc sản xuất. Địa chỉ:
www.eventmanagementsystem.co.uk
198
Đường veto kinh doanli du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
- “Meeting Management solutions” do Công ty Plansoft,

Hoa Kỳ sản xuất. Địa chỉ: www.plansoft.com.
- Một phần mềm có thể giúp chúng ta giới thiệu sản
phẩm, dịch vụ rồi đăng ký đoàn, tất cả qua phưcmg tiện “online”.
Đó là phần mềm với tên gọi “Conform” do Công ty
Eventbooking, Anh quốc sản xuất.
Địa chỉ: www.eventbookings.com
Ngoài ra, chúng ta có thể đi vào các website sau để biết
thêm một số sản phẩm, dịch vụ:
- www.meetingsnet.com
- www.seenthere.com
- www.event.com
- www.peopleware.comm
- www.gomembers.com/califomia/meetingtrak.htm
Tiếp cận với các phần mềm này, chúng ta thấy rằng từ
lúc đi tìm khách hàng rồi thưcmg lượng, đến khi khách đăng ký,
xếp phòng, tính tiền và hỏi ý kiến của khách đều khá dễ dàng,
chỉ cần chúng ta chú ý đến các chi tiết, sử dụng “lồ gích” thông
thường, xây dựng kỹ kế hoạch, có tinh thần đồng đội trong công
tác và tế nhị là được.
Người quản lý bộ phận Marketing cũng cần ý thức rằng,
không một sự kiện nào, HN-HT nào giống nhau trong cách
chúng ta tiếp cận. Vì vậy chúng ta phải xây dựng kế hoạch PR
cho từng sự kiện. Kinh nghiệm của các lần trước không thể nào
199
đem ứng dụng 100% cho kỳ này. Nó chỉ gợi ý chúng ta tiếp cận
với sự kiện mới mà thôi15.
Còn nếu chúng ta có điều kiện để nâng cao trình độ
nghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức HN-HT tầm quốc tế chuyên
nghiệp, cần tham quan học hỏi với các tổ chức chuyên ngành
sau:
- A m erica n S ociety o f A sso cia tio n E xecu tives (ASAE),
hình thành từ 1920, hiện có 23.500 thành viên trên thế
giới.
Địa chỉ: 1575 I Street, NW, Washington D .c - USA.
Website: www.asaenet.org
- A sian A s s o c ia tio n o f C on ven tion a n d V isitor B ureau

(AACVB), hình thành từ 1983, với các thành viên từ
Trung Quốc, Hongkong, Indonesia, Nhật, Hàn Quốc,
Macau, Mã Lai, Philippines, Singapore, Thái Lan.
Địa chỉ: AACVB Secretariat,
C/O Macau Government Tourist Office,
2/F Tourist Activities and Conference Center
Rua Luis Gonzaga Gomes - Macau.
Website: www.aacvb.org
- A sso cia tio n In tern a tio n a le P alais de C on grès (AIPC).

Hình thành từ 1957, đây là một Hiệp hội nghề có 124 hội
viên trên 50 xứ. Cứ mỗi 3 tháng có xuất bản một Tập san
giúp cho các hội viên biết được thêm những gì mới (từ tổ
5 Carey, Tony "ProfessionalMeeting Management A European Handb

- NXB MPl, London 2000.
200
_ *
chức đến phưong tiện) để chăm sóc khách hàng tốt hơn
nữa.
Địa chỉ: AIPC Secretariat office, 55
Rue de l’Amazone, 1060 Bruxelles - Belgique.
Website: www.aipc.org
- C on ven tion In d u stry C o u n cil (CIC). Một tổ chức quốc tế,

có trụ sở ở Hoa Kỳ, nổi tiếng với giấy chứng nhận và các
khuyến cáo được biết dưới tên APEX.
Địa chỉ: CIC, 8201 Greenboro Drive,
Suite 300, Me Lean,
Virginia 22102 - USA.
Website: www.conventionindustry.org
- In cen tive T ravel a n d M eetin g s A sso cm tio n . Hình thành từ

1985 ở Anh quốc, thường được biết dưới tên ITMA.
Địa chỉ: ITMA, 26-28 Station Road,
Redhill, Surrey RH1 1PD, United Kingdom.
Website: itma-online.org
- In te rn a tio n a l A sso cia tio n f o r E xh ibition M an agem en t

(IAEM). Hình thành từ 1920, đại diện cho 3500 hội viên
chuyên ngành kinh doanh Hội chợ Triển lãm trên khắp thế
giới. Có chương trình đào tạo chuyên môn và người học
được cấp chứng chỉ CEM (Chứng nhận Quản lý Triển lãm)
được đánh giá rất cao.
Trên đây chỉ là một số tổ chức chuyên môn có thâm niên
nghề lâu năm, còn rất nhiều cái khác cũng nổi tiếng.
201
b.4. Đánh giá

Một khi HN-HT hay Yến tiệc kết thúc, ngoài việc dọn
dẹp trả lại không gian ban đầu cho các phòng họp, thì bộ phận
Tiếp thị và bộ phận Ẩm thực (bao gồm Điều phối viên Sự kiện
và Điều phối viên Yen tiệc) có cuộc họp rút kinh nghiệm.
Thường bắt đầu với việc đọc lại ý kiến đóng góp của nhà Tổ
chức và có thể của một số Hội thảo viên. Điều này rất quan trọng
cho những nhà quản lý muốn vưcm lên, vì đây sẽ là những đóng
góp ý kiến cho các sự kiện tưong lai. Đối với những ý kiến của
Hội thảo viên, bộ phận Marketing cần có thư hồi đáp để tỏ lòng
trân trọng, thành khẩn, không chống chế. Nếu có sai sót sẵn sàng
xin lỗi. Và thư xin lỗi cần phải do người có trách nhiệm cao nhất
ký tên. Nếu trong Trung tâm HN-HT thì đó là Giám đốc cơ sở,
còn nếu ở khách sạn đó là Tổng Giám đốc Khách sạn. Đồng thòi
không quên hứa hẹn sửa sai nhờ sự góp ý của khách, và mời
khách đến sử dụng cơ sở để chúng ta có cơ hội chuộc lỗi.
Chúng ta không nên quên rằng, phía người tổ chức HN-

HT hay Yến tiệc cũng làm một báo cáo tường trình lên cấp trên,
chắc chắn trong báo cáo này cũng đề cập đến những cái được và
không được. Dù sự kiện được tổ chức khá suông sẽ nhưng đây
đó cũng có nhiều việc có thể làm tốt hơn cho những kỳ sau.
Chúng ta không phải mang “tâm lý mặc cảm” mà phải thấy được
những gì ta có thể kiện toàn hơn.
Ngày nay, các Trung tâm HN-HT tầm vóc quốc tế hoặc
các Khách sạn quốc tế bắt buộc người có trách nhiệm tổ chức
202
Đường vào kinh docinh du lịcli Mice Thac sT San Hong Dire
các sự kiện phải làm báo cáo hoàn tât công tác khá chi tiêt, bao
gồm các mặt như:
- Số lượng Hội thảo viên (hay sổ người tham dự Yến
tiệc).
- Những than phiền, góp ý về các mặt (bằng văn bản hay
qua lời, kể cả sau khi họ về xứ rồi gửi email).
- Số lượng thức ăn, uống bán ra.
- Tiền cho thuê phòng họp, các dịch vụ bổ sung.
- Các hợp đồng với bên ngoài để phục vụ sự kiện.
- Tổng doanh thu, tổng chi phí.
- Diễn tiến cuộc đàm phán để tranh thủ được sự kiện
này. Các “chiêu” hay “thủ thuật”, hay lý lẽ được sử
dụng để lấy được họp đồng.
- Những hình thức khuyến mãi đã sử dụng (trong nghề
gọi “Promotional tools”)16.
- Và sau đó là làm bản “Tiểu sử khách hàng và sự kiện”
làm tài liệu.
Có nhiều khách san auan tâm sâu sắc về khía canh tài
• Ả •
chính và doanh thu, xem nhẹ những yếu tố khác, đó là chỉ nhắm
ngắn hạn. Chúng ta, nhà Quản lý phải có cái nhìn toàn diện, thấy
được những yếu kém, bất cập có thể xảy ra, không những trong
lúc diễn ra sự kiện, mà ngay trong giai đoạn đàm phán. Có như
16 Lippincott,
Cheryl - “ Meeting: Do's, Don't and Donuts” - NXB
Lighthouse, London 1994.
203
\ _
thế mới sửa sai, kiện toàn hon nữa, từ đó mới giữ được thế mạnh
trong cạnh tranh, vì “Ta đã thấy được ta”.
Ngoài ra, việc phân tích thống kê giúp ta thấy khách đến
từ vùng nào, lĩnh vực nghề nghiệp nào. Từ đó ta biết được các
“ngách thị trường” mà chúng ta chưa khai thác để nghiên cứu
chiến lược xâm nhập.
Đường vào kinh doanli du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
PHẦN KÉT LUẬN •
Theo quan niệm trước đây, khi việc kinh doanh HN-HT,
Du lịch Khuyến thưởng chưa đạt khối lượng to lớn như hiện nay,
người ta thường xếp loại hình này chung trong mục “Du lịch
Doanh thưong” (Business Tourism) để phân biệt với các loại
hình du lịch khác.
Vào đầu thế kỷ XXI, với việc phân tích thống kê ngày
càng chính xác về các loại hình du lịch, các nhà nghiên cứu có
cái nhìn mới. Họ nhận ra ràng, du lịch HN-HT và du lịch
Khuyến thưởng, được tiến hành theo cách riêng. Đây không phải
là du lịch thực sự theo nghĩa cũ, nhưng lại hỗ trợ cho du lịch
phát triển, với một số đặc điểm sau:
- Đây là một lĩnh vực kinh doanh rất lớn, đem đến rất
nhiều tiền cho điểm đến. Tiền không chi tập trung ở các cơ sở
nơi diễn ra sự kiện, mà trải đều trong xã hội, đến với người dân
thường.
- Tiền thật nhiều, nhưng không chỉ quan trọng vì tiền, mà
còn quan trọng về thương hiệu, đẳng cấp của các điểm đến, qua
sự đánh giá và nhận thức của khách.
- Đây là một lĩnh vực kinh doanh rất cạnh tranh, cần sự
phối hợp nhịp nhàng giữa quyền lợi của tư nhân (hay lĩnh vực
tư) và lĩnh vực công. Không bên nào được “kéo chiếc chăn” qua
phía mình quá nhiều, để cho mọi bên cùng hường, tức là cả xã
hội được hưởng, và Nhà nước được hưởng qua thuế thu về được.
205
- Đây là một lĩnh vực kinh doanh có những nét độc đáo
về mặt kinh tế: có khi thấy lỗ về doanh thu, nhung có được
những mối lợi lớn khác mà ta không thể cân, đo, đong, đếm bằng
tiêu chí tiền bạc được. Ngược lại, nhiều khi địa phưong, đon vị
thấy thật lời, nhưng lại là mầm móng cho những thiệt hại lớn về
sau. Vì khách cảm thấy bị lợi dụng, bóc lột sẽ không đến nữa.
- Đây là một ngành kinh doanh rất dễ bị tổn hại, vì dễ bị
tác động bởi các thay đổi nhanh chóng, nhất là sự thay đổi giá cả
và các sắc thuế trong một thời gian không dài. Vì từ khi khách
đặt vấn đề đến khi khách đến, có thể cả sáu tháng. Chỉ có các
môi trường kinh tế ổn định mới thực sự hấp dẫn các nhà Tổ chức
HN-HT, du lịch Khuyến thường và Triển lãm quốc tế.
- Đây là một ngành kinh doanh đòi hỏi ờ chúng ta, những
công ty đứng ra tổ chức HN-HT phải thích ứng nhanh với những
thay đổi ở thị trường quốc tế, với những nhu cầu mới của khách.
Ngành kinh doanh HN-HT vì thế phải luôn luôn nghe ngóng,
theo dõi thị trường thế giới. Vì bản chất của kinh doanh HN-HT,
du lịch khuyến thưởng đòi hỏi một xã hội mở, hướng về toàn
cầu, ý thức rõ ràng thế nào là thế giới phang.
Muốn thấy rõ thêm những yêu cầu mới, chúng ta có thể
truy cập vào trang web của Tổ chức AIPC, noi đây ông Rod
Cameron - Giám đốc Phát triển quốc tế sẽ nói rõ trong bài viết
có tựa đề “Ten things we need to explain about our industry”
(Mười điều cần giải thích liên quan đến Công nghệ Mice).
Website: www.aipc.org.au.
Còn tưong lai của ngành công nghiệp Mice trong tưorng
lai sẽ như thế nào? Một số nhà nghiên cứu có các nhận xét như
sau:
206
-Mặc dù nên kinh tê thê giới có đi xuông, môi đe dọa

khủng bố quốc tế tiềm ẩn, các phát minh mới trong lĩnh vực
CNTT... nhưng nói chung, công nghệ HN-HT vẫn phát triển
mạnh. Chúng ta có thể liệt kê các cuộc Hội nghị lớn trên thế giới
trong lĩnh vực chính trị, tài chính, kinh tế, nghiên cứu khoa học
và ngành nghề,... tầm vóc trong năm 2010, chúng ta có thể thấy
cứ mỗi tháng có hai HN-HT diễn ra trên thế giới. Vì sao? Vì con
người có bản tính xã hội, thích quần tụ, gặp gỡ, dù “webcasting”
hay trao đổi qua video có rõ mấy đi nữa nhưng vẫn còn mang
tính ảo. Điều quan trọng mà các nhà khoa học khi tham gia HN-
HT quan tâm, không phải là những gì nói bên trong cuộc họp,
một bên là diễn giả, một bên là hàng trăm hoặc hàng ngàn người
ngồi nghe. Cái mà họ thích là những cuộc gặp gỡ bên ngoài hội
nghị, bên cạnh ly cà phê hay ly rượu, con người trở nên thật hơn,
có thể chia sẻ nhiều hơn, và qua đó có thể thiết lập những mối
quan hệ cá nhân lâu bền.
- Một nhà báo nổi tiếng về đề tài du lịch Hội thảo đã từng
viết trên tạp chí “Association Meetings International” (số tháng
9/2002): “Khi gặp nhau trong cuộc hội thảo, người ta thấy được
cảm giác nồng ấm, cảm được trái tim của sự kiện, cảm được
“tính cách” của sự kiện”.
- Ngày nay, nhiều tập đoàn khách sạn trên thế giới, bao
gồm hàng trăm đơn vị nhận thức được yêu cầu của Hội thảo viên
là làm sao xây dựng được một môi trường đặc biệt, với các tiêu
chí hơn hẳn xã hội bên ngoài, nên Hội thảo viên cảm thấy những
ngày ở đây là một sự thay đổi không khí, khác hẳn sự nhàm chán
thường ngày họ trải qua.
207
- Nhiêu Hội thảo viên trong các cuộc HN-HT liên quan
đến ngành nghề, thấy được mình học hỏi được nhiều hơn, lớn
hẳn lên sau các buổi gặp gỡ mà qua đó họ có thể trao đổi với
đồng nghiệp đến từ nhiều chân trời khác nhau, nhìn thấy được
các vấn đề dưới những góc cạnh khác nhau.
- Đó là chưa nói đến các “điểm đến”. Nhiều Nhà nước,
nhiều Thành phố đầu tư rất nhiều để “điểm đến” mang các đặc
tính hấp dẫn, ví dụ như Singapore với đặc tính “sạch, xanh, trật
tự, vui nhộn, không phiền toái” nên thu hút các Hội thảo viên
đến từ các nước đang phát triển. Cũng như Mã Lai với đặc tính
“Đích thực châu Á” (văn minh Trung Quốc, văn minh Ẩn Độ và
văn minh bản địa) có sức thu hút đối với các Hội thảo viên đến
từ các nước Âu - Mỹ. Đặc biệt là khách Âu Mỹ đều tổ chức HN-
HT ở Trung tâm “Borneo International Convention Center” với
xung quanh là rừng già nhiệt đới mưa nhiều, nhưng bên trong
vẫn với những phương tiện tối tân, sang trọng là một kinh
nghiệm khó quên, vô cùng hấp dẫn.
Tuy nhiên, ngành kinh doanh Du lịch HN-HT không phải
là không có những mối đe dọa tiềm ẩn.
- Đầu tiên là sự phát triển của CNTT là một mối đe dọa.
Đối với một số nhân vật đứng đầu Công ty, Doanh nghiệp “giàu
tiền của, nhưng nghèo về thời gian” chắc chắn một cuộc HN-HT
bắt đầu từ 9h sáng đến 16h30 chiều là điều mà họ không thích.
Họ sẵn sàng chi cho việc tổ chức cầu truyền hình qua đó sử dụng
“Video conferencing” giữa Tổng Giám đốc Tập đoàn và Giám
đốc các đơn vị, nghe được, thấy được và thảo luận được với
nhau. Nhiều nhà nghiên cứu tự hỏi: Đen năm 2020, CNTT cực
kỳ phát triển giúp người ta gặp gỡ nhau qua cầu truyền hình ít
tổn kém hơn, rõ nét hơn, có làm giảm số lượng HN-HT không?
208
\
Đường veto kinh doanh du Ịịch Mice Thạc sĩ Son Hông Đức
-Một nguy cơ có thực hiện nay đang xảy ra đối với các
nhà “Môi giới”, đó là khuynh hướng trực tiếp điều đình giữa
người cung cấp sản phẩm HN-HT và người có nhu cầu hội họp.
Trước khi có Internet hai bên khó gặp nhau, nên giới “Trung
gian” hay nhà môi giới vô cùng cần thiết. Ngày nay ờ phương
Tây người ta gọi khuynh hướng “xóa bỏ trung gian” bằng từ
“Dis-intermediation”. Trước khuynh hướng này giới kinh doanh
Khách sạn hay Trung tâm HN-HT phải tăng cường đội ngũ
Marketing để làm việc hiệu quả hơn qua việc xây dựng tài liệu
quảng cáo ngắn gọn, dễ hiểu và đi vào thực chất của sản phẩm
giống như mong đợi của khách hàng. Đồng thời họ phải có vốn
tốt về Anh ngữ để trả lời email, điện thoại của khách hàng tiềm
năng. Trong đội ngũ Sales Marketing của các Trung tâm HN-
HT, ngoài nhân viên Thương vụ, còn có những chuyên viên tổ
chức sự kiện, các tư vấn về CNTT, các chuyên viên về quản lý
đông người, về ấm thực, về quản lý khủng hoảng nếu có xảy ra.
Việc trả lời phải nhanh chóng, đầy tính thuyết phục cùa những
nhà chuyên môn, khiến khách tin tưởng mà đặt cọc.
- Một số phòng họp lớn hàng ngàn khách ngày nay
không còn thích họp. Loại phòng này phải được cấu trúc để có
thể chuyển đổi công năng: từ phòng họp lớn có thể ngăn cách và
cách âm tốt đê biến thành những phòng họp nhỏ hơn. Vì ngày
nay, Hội thảo viên ngồi 8 giờ nghe thuyết trình đã chán rồi. Hội
thào viên ngày nay có tính cách tích cực hơn, muốn can dự nhiều
hơn. Và việc này chỉ thể hiện được trong các cuộc họp Tổ
chuyên môn. Ví dụ như Khách sạn Nổi Sài Gòn, khách sạn 5 sao
đầu tiên của nước ngoài tại Việt Nam, có trang bị phòng họp sức
chứa 1000 người, nhưng có thể ngăn cách thành 5 đơn vị nhỏ
hơn (200 khách, 100 khách và các phòng nhỏ 50 khách thậm chí
30 khách). Nó sẽ kinh tế hơn, vì lúc nào cũng có người thuê
209
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
phòng 30 khách hoặc 50 khách. Lúc ây điện và điêu hòa chỉ sử

dụng cho phòng đó mà thôi.
! Tóm lại, bên cạnh sự phát triển chung của các loại hình
du lịch truyền thống như du lịch sinh thái, du lịch khám phá, du
lịch tham quan đơn thuần, thì loại hình Du lịch Mice đang phát
triển mạnh từ những năm 80 của thế kỷ trước và nay vẫn còn là
cao trào, ít nhất cũng trong vài thập niên nữa. Điều này đóng vai
trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của một
đất nước hay một địa phương. Trước tình hình này, các Nhà
nước có một số cách tiếp cận như satì:
- Hoặc xem đây là vấn đề của các dơn vị kinh doanh loại
hình du lịch này. Nhà nước chỉ cần quan tâm đến doanh thu của
họ để lấy thuế.
- Hoặc nhà nước can dự quá tích cực vào việc kinh doanh
này đi đến việc “hành chính hóa” một lĩnh vực cần có sự uyển
chuyển tùy theo thị trường. Từ việc thiết lập “Mice Bureau” theo
tư duy hành chánh, đến việc ấn định giá bán sản phẩm, dịch vụ
cứng nhắc không theo thị trường, và cuối cùng phản ứng chậm
chạp trước các yêu cầu mới của khách hàng.
Nhìn lại các nước mà kinh doanh HN-HT, Du lịch
Khuyến thưởng rất thành công, chúng ta thấy sự can dự của Nhà
nước (Trung ương hay địa phương) là tối cần thiết. Nhưng ở các
nơi ấy (ví dụ Singapore hay Thái Lan, Mã Lai) vai trò của Nhà
nước đóng vai “chất xúc tác” để tập hợp các tác nhân có liên
quan, hướng họ đi đến mục tiêu chung để mọi người đều có phần
trong các dịch vụ này theo phương thức “Win-win” (ai cũng có
phần thắng). Hơn nữa, vai trò của Nhà nước còn vô cùng quan
trọng ở việc đầu tư cơ sờ vật chất cho điểm đến trở thành hấp
210
dẫn hơn (đường sá, xử lý rác thải, không khí trong lành, sạch và
xanh, môi trường tốt...), nói cách khác Nhà nước là người tạo ra
sản phẩm Du lịch cho một địa phương. Ngoài ra, Nhà nước còn
đầu tư để đào tạo đội ngũ nhân viên lành nghề phục vụ du lịch,
đầu tư hạ tầng CNTT, điều này ngoài khả năng của các đơn vị
kinh doanh du lịch HN-HT.
Và điều quan trọng nhất để hấp dẫn du khách HN-HT
đến với một địa phương là khi họ cảm thấy được người dân thân
thiện, vì vậy vai trò của Nhà nước là phổ cập “Văn minh du lịch”
trong cộng đồng các địa phương ấy. Chúng tôi tâm đắc với lời
phát biểu của Nhà Du lịch học người Áo, ông Egon Smeral trong
cuộc họp ƯNWTO, phân bộ Âu Châu vào tháng 4/1997 khi cho
rằng chỉ có Nhà nước mới có thể làm được các điều sau đây để
phát triển một điểm đến. Đó là:
- Xây dựng một môi trường thân thiện.
- Đóng vai “chất xúc tác” cho công việc Marketing.
- Thường xuyên nâng cấp sản phẩm du lịch.
- Yểm trợ tối đa các đổi tác trong kinh doanh du lịch HN-
HT.
- Điều quan trọng là xây dựng và bảo vệ “thương hiệu”
(Brand image) của điểm đến.
Vì khách du lịch nói chung, ngày nay rất quan tâm đến
diêm đến (xét về tổng thể) với cộng đồng dân cư, hạ tầng giao
thông, liên lạc viễn thông, dịch vụ ngân hàng, vui chơi giải tri,
điểm tham quan, thuế vụ, luật lệ ...
211
Du lịch nói chung được hưởng lợi rất nhiều từ du lịch

Mice, vì Hội thảo viên sau các sự kiện sẽ hướng về các điểm du
lịch gần đó và chi tiêu khá nhiều. Nếu họ cảm thấy thoải mái, có
thể sau đó trở lại cùng gia đình và quảng bá cho ta. Trong kinh
doanh du lịch, người Hongkong có câu châm ngôn sau đây:
“ Biến người vô tình đến Hongkong thành người hữu tình
đến lần thứ hai.Và phải biến hữu thành để khi có
dịp là họ lạ i chọn Hongkong
biến khách trở thành thâm giao để họ làm đại sứ thiện chí cho
Hongkong khỉ g iớ i thiệu Hongkong cho người khách
Là người kinh doanh du lịch, chúng ta cần suy nghĩ để

“biến khách vô tình thành hữu tình, biến hữu tình thành chí tình
và từ chí tình thành thâm giao”.
Trong khuynh hướng toàn cầu hóa hiện nay, số khách du
lịch quốc tế ngày càng tăng. Theo “Tầm nhìn 2010” của Tổ chức
Du lịch thế giới, vào năm 2020 sẽ có 1,5 tỷ du khách đi ra khỏi
biên giới nước mình, so với 1 tỷ vào năm 2010. Do đó, với sự
nâng lên tuổi về hưu ở các nước (Pháp và Âu Châu), y khoa có
những tiến bộ, số người tham gia các cuộc HN-HT bên ngoài sẽ
tăng, đặc biệt là người lớn tuổi. Chúng ta, những người công tác
trong ngành kinh doanh du lịch Khuyến thưởng, du lịch HN-HT
cần cập nhật các kỹ năng, có những suy nghĩ thích hợp để chuẩn
bị tốt cho cơ hội mới.
212
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hong Đức
PHỤ LỤC 1
MỘT SÓ TỪ TIẾNG ANH
LIÊN QUAN ĐẾN HN-HT
Phần lớn các bảng “Ghi nhớ” hay “Hợp đồng” trọng kinh
doanh HN-HT hay Du lịch Khuyến thưởng quốc tể đều dùng
tiếng Anh và được hiểu theo thông tục của ngành Khách sạn. Do
đó, có nhiều từ không giống hoặc hơi giống với các nghĩa thông
thường. Bản dịch sau đây cho phép chúng ta nắm rõ ý nghĩa để
ta và khách cùng hiểu như nhau, tránh các tranh chấp về sau:
A ssem b ly : Trong nội dung này chỉ một cuộc họp
đông người, ờ cùng một nơi, có chỗ ngồi,
nhằm mục đích bản thảo và có hay không
biểu quyết về một vấn đề gì đó.
Break out session : Sau buổi đại hội, các đại biểu sẽ phân tán
để họp tổ. Do đó ngoài Đại Sảnh để họp,
cẩn có các phòng họp nhỏ.
Buyer : Người mua. Ý muốn nói đến người đến
thuê phương tiện HN-HT của Khách sạn.
Người ây có thể thuê cho nhu cầu của đơn
vị mình, hay đại diện/trung gian cho người
sử dụng cuối cùng.
Cash bar : Quầy giải khát, quầy rượu có thu tiền trực
tiếp của người sử dụng. Trong các cuộc
HN-HT, khách được khoản đãi trong các
bữa ăn, cả về món ăn và thức uống. Tuy
nhiên có HN-HT, nhà tổ chức có ấn định
trong các bữa ăn chỉ có thức ăn và nước
uống (nước trắng hoặc nước ngọt, trà, cà
213
phê) là bao gồm trong hóa đơn. Nếu Hội

thảo viên nào muốn sử dụng bia, rượu là
phải tự trả tiền.
Colloqium : Từ có gốc Latinh, nhưng được sử dụng
rộng rãi trong tiếng Anh. Một Hội nghị,
Hội thảo của những nhà khoa học trong
một lĩnh vực nào đó, bàn về vấn đề thuần
túy khoa học.
Conclave : Thường được dùng để chỉ một Hội nghị
của các Hồng y trong Thiên Chúa giáo để
bầu Giáo Hoàng hay bàn về một vấn đề
cực kỳ quan trọng của Giáo hội.
Ý nghĩa thứ hai là “Nơi diễn ra cuộc Hội ấy”.
Tuy nhiên, cũng có người sử dụng để chỉ
một cuộc họp giữa các lãnh đạo cao cấp
của giới kỹ nghệ gia, hoặc ngân hàng quốc
tế mà người ta không muốn thông tin được
tiết lộ ra ngoài.
Concile : Thường được dùng để chỉ một Hội nghị
của các Tổng Giám mục và Giám mục để
bàn thảo về những việc liên quan đến tín
điều, các vấn đề mục vụ hay kỹ thuật bên
trong Giáo hội. Không bao giờ diễn ra bên
ngoài lãnh thổ nhà thờ.
Ý nghĩa thứ hai: Một tổ chức xã hội (Công
đoàn, Đảng phái...) sử dụng từ này để chỉ
Đại hội cao cấp (thường niên hay bất
thường) nhằm quyết định về đường lối
chính sách cho giai đoạn sắp tới. Họ
214
Đưoig xào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Scm Hồng Đức
thường thuê các Trung tâm HN-HT hoặc

Khách sạn để tổ chức.
Concurrent session : Một cuộc HN-HT cùng một nội dung
nhưng diễn ra ở nhiều phòng họp, cùng
một lúc trong một Trung tâm HN-HT với
mục đích cho Hội thảo viên chọn phòng
họp nào mình thích.
Conference : Nghĩa thứ nhất: Một HN-HT để nghiên cứu,
bàn thảo một vấn đề gì đó. Trong sự kiện
này ngoài Chủ tọa đoàn, một số Hội thảo
viên có thể đăng ký tham luận. Có các câu
hỏi và giải đáp. Có lịch trình, có ấn định
thời hạn cho bài tham luận và câu hỏi.
Nghĩa thứ hai: Một cuộc họp báo để trả lời
các thắc mắc của báo giới.
Nghĩa thứ ba: Một Hội nghị gồm nhiều
bên, bàn thảo về một vấn đề chính trị, kinh
tế hay tài chính.
Congress : Nghĩa đầu tiên mà người ta quen dùng là
từ để chỉ Quốc hội Hoa Kỳ. Lẽ dĩ nhiên
các cuộc họp của Quốc hội chỉ xảy ra ở trụ
sở Quốc hội mà thôi.
Ý nghĩa thứ hai: Một Hội nghị của các nhà
Chính trị hay Ngoại giao để tìm giải pháp
cho một vấn đề.
Ý nghĩa thứ ba: Một Hội nghị của một giới
chuyên môn để giải quyết một vấn đề
riêng của họ, hay làm sáng tỏ một số phát
hiện, sự kiện. Chỉ có trường hợp thứ hai và
215
Đường vào kinli doanlì du Mice Thạc sĩ Sơn Hỏng Đức
thứ ba là có thể sử dụng các phòng Hội

nghị của Khách sạn.
Day delegate rate Cách tính giá của các Khách sạn hay
Trung tâm HN-HT. Có nghĩa là chi phí
trọn gói mà Đoàn phải trả cho từng Hội
thảo viên về việc sử dụng dịch vụ ăn uống
(sáng, trưa, giải lao) từ 8 giờ sáng đến
5h30 chiều, cộng thêm thuế GTGT. Không
tính bữa ăn chiều và phòng ngủ qua đêm.
Có nghĩa là chi phí cho mỗi Hội thảo viên
vào ban ngày. Còn nếu tính cả ngày hay
“chi phí cho ngày/khách” thì gọi là “24
hour rate”.
Delegate Đại biểu. Từ chung để chỉ các Hội thảo
viên. Có khi dùng từ “Participant” (người
tham dự) hay “Guest” (khách).
Delegate day Cách đếm (hay tính toán) trong ngành, để
chỉ số người tham gia HN-HT trong một
ngày. Ví dụ 10 Hội thảo viên tham dự Hội
thảo trong một ngày thì gọi là
“ 10 khách/ngày”
External events Những sự kiện xảy ra bên ngoài cuộc HN-
HT có liên quan đến các đối tác của sự
kiện như giới báo chí, giới cung ứng,...
G u a ra n teed n u m b er Số Hội thảo viên tối thiểu mà phía nhà tổ
chức cam kết với cơ sở HN-HT hay Khách
sạn khi đăng ký thuê dịch vụ và trả tiền đặt
cọc. Vì nếu con số thấp hơn, khách sạn có
thể tính giá cao hơn cho sự kiện.
216
Đưcmg vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hỏng Đức
Head count : Tính theo đầu khách. Đây là một cách tính
để nhà tổ chức HN-HT chi trả cho một
buổi tiệc cốc-tai hay ăn theo lối Buffet. Vì
nhà tổ chức có thể gửi 100 thiệp mời
nhưng chỉ có 80 người tham dự HN-HT,
còn tiệc có 60 người thì chỉ trả tiền cho 60
người mà thôi.
Incentive : Khuyến thưởng. Du lịch Khuyến thưởng là
một chuyến đi mà công ty chi phí hết cho
người tham dự để cám om, khuyến khích
lòng trung thành của nhân viên, đối tác,
các đại lý bán hàng.
Internal E vent : Một sự kiện mà chỉ có người bên trong tổ
chức tham dự, như lực lượng lao động, bộ
phận bán hàng. Thường thấy trong các
cuộc họp đào tạo, huấn luyện,... chỉ dành
cho nội bộ.
L etter o f agreem ent : Thư đồng ý vói các chi phí, cách tổ chức
ký giữa phía khách và khách sạn. Đây là
tiền đề của Họp đồng, chi có việc là phía
khách chưa trả tiền đặt cọc.
M eeting : Hiểu theo nghĩa của các Trung tâm HN-
HT hay Khách sạn là một cuộc hội họp ít
nhất là 30 người có thuê pnưomg tiện Hội
họp, HN-HT. Có thể nhờ hoặc không nhờ
dịch vụ giải khát hay ăn uống.
M oderator Một nhân vận điều phối cuộc họp, giữ cho
nó đi đúng hướng, kích thích cho sôi động,
góp phần làm nhẹ nhàng các mâu thuẫn
lớn lao hay bầu không khí quá nóng. Nhân
217
Đường vào kinh doanli du Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
vật này có thể được Đại hội bầu lên, hay

một người nổi tiếng được nhờ đến, hay có
thể là một chuyên gia điều khiển các HN-
HT.
Panel Session : Các chuyên gia ngồi ở bàn chuyên gia có
thể hỏi Hội nghị một số vấn đề. Khoảng
thời gian để các chuyên gia đặt vấn đề.
Participant : Khách tham dự, đại biểu. Có thể dùng từ
“Delegate” hay “Guest”.
Plenary : Phần của HN-HT mà tất cả Hội thảo viên
đều có mặt trong một Đại Sảnh / Phòng
họp. Sau đó có thể chia ra để họp tổ.
Poster session : Theo phong cách Anh - Mỹ, đây là lúc mà
các Hội thảo viên có bài không được đăng
trong kỷ yếu cuộc họp, có thể dán tham
luận của mình một cách công khai ở một
sảnh gần phòng họp. Gặp gỡ, nói chuyện
với các đại biểu. Cung cách làm việc này
thường xảy ra trong các HN-HT liên quan
đến khoa học, học thuật hay các vấn đề
giáo dục Đại học.
Pre-con meeting : Cuộc gặp gỡ giữa người tổ chức HN-HT
với bộ phận Marketing, Điều phối viên Sự
kiện, Điều phối viên Yến tiệc của khách
sạn để gút lại các vấn đề trước khi sự kiện
diễn ra.
Presentation : Phần trình bày.
Nghĩa thứ nhất: là phần giới thiệu của chủ
tọa đoàn và khách mời.
218
Nghĩa thứ hai: là phân tóm lược vê những

gì mà người tham luận sẽ trình bày, có thể
bằng một hay nhiều thứ tiếng.
Product launch : Buổi giới thiệu sản phẩm một cách long
trọng cho người tiêu dùng, cho báo chí.
Programme : Chưomg trình.
Bảng liệt kê các giai đoạn sẽ tiến hành
trong cuộc HN-HT.
Public event : Một sự kiện, một cuộc họp mở rộng cho
công chúng vào tham dự.
Road show : Cùng một sự kiện nhưng diễn ra ở nhiều
nơi khác nhau.
Một sự kiện diễn tiến, diễu hành ngoài
đường phố, ví dụ đoàn hóa trang trong lễ
hội bia.
Seminar : Cuộc họp, HN-HT của các nhà khoa học
hay chuyên gia để bàn thảo hay trình bày
kết quả nghiên cứu của mình để được sự
đóng góp ý kiến của người khác.
Session : Giai đoạn liên tục của một cuộc họp.
Summit : Hội nghị cấp cao - Hội nghị thượng đỉnh.
Nơi quỵ tụ các nhà lãnh đạo cao nhất của
các Quốc gia hay Chính phủ.
Set up time : Thời gian cần thiết cho việc xếp đặt trước
cuộc họp hay sắp xếp lại sau khi cuộc họp
tạm dừng.
219
Symposium : Cuộc họp thường được giới Đại học, Hàn

1 r \
lâm tô chức có liên quan đên một đẻ tài và

? ^
có trao đôi hai chiêu.

Gốc Latinh, chỉ một cuộc Hội thảo mà các
nhà chuyên môn nổi tiếng nhất về một lĩnh
vực họp lại để làm việc, trong đó có tham
luận và phản biện hay góp ý.
Syndicate : Giống như “Break out Session”
Trade show : Ý nghĩa thứ nhất: Trong các cuộc Triển
lãm có những phần hoạt động, cuộc họp
dành cho nội bộ, nhà tổ chức triển lãm,
người có hàng hóa đem triển lãm, nhà tài
trợ.
Nghĩa thứ hai: Gian hàng triển lãm có
chuyên gia trả lời câu hỏi, giải thích về
vận hành của sản phẩm. Và có bán sản
phẩm nếu công chúng cần mua với giá đặc
biệt có giảm.
Workshop : Một cuộc họp để bàn một đề tài cụ thể,
trong đó có trao đổi ý kiến hay phản biện.
Cố tìm ra giải pháp.
Hoạt động HN-HT rất sống động, diễn biến theo thời
gian, chắc chắn sẽ sản sinh ra nhiều danh từ mới. Công tác trong
ngành này, chúng ta phải luôn cập nhật kiến thức để khi đứng
trước một từ (có khi chưa được đưa vào Từ điển)
ta phải hiểu cùng với giới chuyên môn trên thế giới, trước khi
đặt bút ký Hợp đong.
220
Đường vào kinh doanh du Ịịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
PHỤ LỤC 2
MỘT SÓ TRUNG TÂM HN-HT VÀ TRIẺN LÃM
Ở MỘT SÓ NƯỚC ĐÔNG NAM Á
Hoạt động kinh doanh HN-HT là một hoạt động mang
tính cạnh tranh cao, ta phải thấy được tiềm năng các đối thủ tiềm
ẩn. Chúng tôi cố gắng lên danh sách một số Trung tâm HN-HT
hoặc Khách sạn 4-5 sao ở một số nước Đông Nam Á có phưong
tiện HN-HT để chúng ta nghiên cứu.
Chúng tôi chỉ chọn một số nước Đông Nam Á. Đầu tiên
là ghi lại bối cảnh kinh tế, xã hội nước ấy vì có liên quan trực
tiếp đến kinh doanh du lịch HN-HT. Tài liệu được lấy từ
Internet, nên chỉ ghi được những gì Trung tâm HN-HT đưa lên
Website.
IVƯƠNG QUÓC BRUNEI 1
Một nước diện tích rất nhỏ (5.765 km2), dân số khá ít
(388.000 dân) nhưng được xếp hàng thứ 2 ở Đông Nam Á về chỉ
số phát triển nguồn nhân lực (chỉ sau Singapore). Và đồng tiền
Dollar Brunei có giá trị cao (I Brunei Dollar = 0,77 USD, tháng
11/ 2010).
Có 2 Trung tâm HN-HT, nhưng lớn nhất và thường diễn
ra các sự kiện quan trọng là Trung tâm HN-HT quốc tế. Sau đây
là một số thông tin:
ICC (International Convention Center) ở tại Thủ đô

Bandar Seri Begawan.
221
*
Đường vào kinli doanh du lịch Mice ___ Thạc sĩ Sơn Hông Đức
xếp ghế xếp ghế

Diện loại x ếp ghế
lối Rạp
Tên phòng họp tích Phòng Yến tiệc
hat
(m2) học (chỗ)
(chỗ)
(chỗ)
Primary Hall 3258 5000 1500 1500
Multi-purpose Hall 2095
Main Conference 1225 1200 700 800
Hall
Conference Hall 900 800 400
Banquet Hall 1000 800 400 400
Sảnh đón tiếp 600
Ngoài ra, bãi đỗ xe 50 chiếc cho VIP và 240 cho các loại
xe khác (bãi có nóc che).
Nhà hàng rộng 400m2 - Phòng họp báo 390m2.
Khách thường sử dụng phương tiện HN-HT
Giống như các noi khác, nền kinh doanh HN-HT vẫn có
các khách hàng quen thuộc đến từ nhiều nước trên thế giới.
Nhưng do một số đặc điểm, nơi đây có được một số tổ chức
trung thành, đến hẹn lại lên. Đầu tiên là các tổ chức Hồi giáo. Ví
dụ tháng 8/2009 họ tổ chức HN-HT cho “Hội nghị Hồi giáo về
Kinh Coran” cho hon 2000 khách tham dự.
Kế đó, Nhà nước thông qua công ty quốc doanh Brunei
Wafira làm sở hữu chủ thưong hiệu “Brunei Halal”, các nhà sản
xuất thức ăn kiêng Hồi giáo, trên thế giới phần nhiều đã mua
thưcmg hiệu này mới dễ bán hàng ở các nước Hồi giáo, vì nó lâu
đời, gây được lòng tin. Hàng năm đều diễn ra các cuộc Hội nghị.
222
Đường vào kinh doanh du ỉịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
Brunei là nơi đăng cai của Hiệp hội Thiên văn Hồi giáo
(PABD) nên hàng năm có Hội thảo thu hút các nhà thiên văn của
thế giới Hồi giáo.
Brunei là một trong các nước có trữ lượng dầu và khí đốt
lớn, vì vậy thường có các cuộc HN-HT của hai giới:
- Các công ty sản xuất, kinh doanh Dầu khí.
- Các nhà địa chất học liên quan đến các giai tầng địa chất
có trữ dầu hay khí.
Một lý do khiến nhiều người thích tổ chức HN-HT ở đây
là đồng tiền nội tệ (Brunei dollar) ít có biến động theo hướng lâu
dài, cho nên họ an tâm ký Hợp đồng và đặt cọc rất sớm trước khi
sự kiện diễn ra. (1 Dollar Brunei = 0,77 USD, tỷ giá ngày
21/ 11/2010).
Đặc biệt là ngành Kinh doanh HN-HT Brunei đã từng
chứng tỏ khả năng tổ chức qua các sự kiện quốc tế:
- Hội nghị các Bộ trưởng Khối ASEAN (2000)
- Hội nghị APEC (2000)
- Hội nghị Du lịch Khối ASEAN (2001).
Một số website:
- http://en.wikipedia.org.wiki/brunei
- www.state.gov/r/pa/ei/bgn/2700.htm
- www.touristbrunei.com
- http://wikipedia.org/en/brunei
223
Đường vào kinli doanh du lịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đúc
m CÔNG
ggfe
HÒA
B
INDONESIA
-
ƯU điểm lớn nhất của ngành kinh doanh HN-HT của

nước này là sự đa dạng về sản phẩm du lịch văn hóa với hàng
trăm nền văn hóa bản địa rải rác trên 17.000 đảo nằm trải ngang
xích đạo từ Đông (gần úc) sang Tây (gần Singapore) dài đến
5100 Km! về mặt lịch sử, khi còn thuộc Hà Lan, Indonesia đã
quen với kinh doanh du lịch tham quan, du lịch văn hóa, du lịch
nghiên cứu khoa học kể từ thế kỷ XIX. Trên thế giới, thời đó đảo
Ball với nền văn hóa bản địa thấm nhuần yếu tố Bà la môn đã
được gọi là “Thiên đường của du khách”.
Trong năm 2009, nền du lịch Indonesia bắt đầu đứng dậy
sau các cuộc khủng bố ở Ball và Jakarta nhưng cũng đã tiếp đón
được 6,45 triệu khách quốc tế, doanh thu 5,1 tỷ USD và số ngày
lưu lại trung bình của mỗi khách là 7,69 ngày và số tiền chi tiêu
trung bình của mỗi ngày/khách là 129 USD.
Dĩ nhiên các khách HN-HT ít ai về ngay sau buổi họp, họ

lưu lại vài ngày để tham quan một nền văn hóa vô cùng đa dạng,
nhiều cảnh quan độc đáo, và đặc biệt là hon 10.000 m biển ấm,
trinh nguyên thuộc hai hệ thống Thái Bình Dưong (phía Bắc) và
Ấn Độ Dưcmg (phía Nam).
Trung tâm Du lịch quốc tế là Jakarta (Thủ đô), Bandung,

Bogor, Bali, Djokjakarta. Indonesia có 26 Công ty Du lịch
chuyên tổ chức HN-HT quốc tế. Tại Thủ đô Jakarta có các
Trung tâm HN-HT sau:
224
Đường vào kinh docmh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
B a la i S id a n g J a k a r ta C o n v e n tio n C e n te r , Website:
www.jcc.co.id
Khẩu hiệu: “Khi Quý khách muốn có gì hon là một HN-HT”.
Khả năng phục vụ như sau:

- Sảnh lớn: 5.000 chỗ, có thể ngăn cách thành 13 phòng
họp nhỏ.
- Đại Sảnh dành cho Đại hội nghị: 3.921 m2.
- Sảnh Cendra Wasih: 2.109 m2.
- Sảnh A: 3.062 m2. Sảnh B: 6.075 m2. Hai sảnh này có
chiều cao 9m và mỗi Sảnh có một tiền sảnh 1.000 m2.
Các phưong tiện phục vụ HN-HT:
- Hệ thống thông dịch tức thì 12 thứ tiếng.
- Hệ thống điện thoại tự động và tích hợp PABX vừa là
điện thoại, đầu fax, Internet cùng chung một đường
dây.
- Một bộ phận đảm nhận công việc trang trí nghệ thuật.
- Thiết lập sân khấu, cắm hoa.
- Khách sạn Sultan với 1104 phòng được kết nối với
Trung tâm HN-HT bằng một đường hầm dài 500 m có
thang lăn dành cho người không thích đi bộ.
- Bãi đậu xe sức chứa 8000 chỗ.
Ngoài ra, rất nhiều khách sạn 5 sao có phưong tiện kinh
doanh HN-HT như Khách sạn Indonesia - Grand Hyatt -
Mercure.
225
Riêng Trung tâm HN-HT tại Khách sạn Mercure như sau:
Phòng Hội nghị Krakatau có thể đón 4000 khách nếu xếp
theo loại Nhà hát. Có 5 nhà hàng nổi danh quốc tế (Hoa - Nhật -
Nhà hàng thức ăn nướng Horison, Nhà hàng hải sản Pondok). về
lưu trú, khách sạn có 464 phòng.
Điều đặc biệt là khách sạn này nằm cận kề Công viên vui
choi giải trí Ancol nên khách được hường không gian rộng lớn,
không khí trong lành, phong cảnh đẹp được chăm sóc cẩn thận.
Tại Thành phố Bandung, nổi tiếng trong lịch sử thế

giới với việc các Quốc gia không liên kết ký “Tuyên bố
Bangdung” vào thập niên 60 nhằm cho ra đời khối quốc gia
không liên kết giữa thời “Chiến tranh lạnh”.
Bandung Convention Center là một trong số ít Trung
tâm HN-HT có tầm nhìn bờ biển.
- Phòng Đại Sảnh 2500 chỗ
- Phòng Auditorium rộng 506 chỗ
- Và 8 phòng họp nhỏ tổng cộng 3490 m2.
- Mới trang bị thêm phòng họp Musah Indah với 2500
chỗ nếu xếp theo lối nhà hát, hay 1200 chỗ nếu xếp
loại lớp học, với trần cao 10m.
- Để phục vụ cho HN-HT, có các phưcmg tiện sau:
Phòng in ấn (trong đó có Tổ Thiết kế và Tổ In màu),
Phòng Quảng bá (Promotion Event), Phòng Dịch vụ
Quản lý Sự kiện (Pro-event management) giúp ý kiến
để xây dựng các sự kiện.
226
Nhìn chung, khách muốn tổ chức HN-HT mà không

muốn mất thời gian để chuẩn bị, có thể thuê trọn gói qua các
việc:
- Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện để trình cho khách
hàng.
- Tổ chức sự kiện (ngay cả viết hộ lời phát biểu).
- Quảng bá sự kiện.
- Cung cấp các dịch vụ vui chcri giải trí, đi du lịch.
- Cung cấp dịch vụ y tế, ngay cả việc dùng phi cơ
chuyển khách về nước trong trường hợp khẩn cấp.
- Đảm bảo có đủ phòng cầu nguyện (Surao) ngay trong
Trung tâm HN-HT cho khách Hồi giáo.
Các công ty từ các nước Hồi giáo và phương Tây rất

thích tổ chức du lịch Khuyến thưởng ở đây vì sự đa dạng của
cảnh quan, văn hóa, ẩm thực. Đặc biệt, đồng tiền nội tệ Rupiah,
tuy không phải là một đồng tiền mạnh, nhưng ít biến động. (Tỷ
suất 1 USD = 8.950 Rp)
Một số website:
- www.indonesia-tourism.com
- www.jakartatravel.com/index.efm?menuid=5
- www.tourismindonesia.com
- W W W . State.gov/r/pa/ei/bgn/2748.htm
- http://en.wikipedia.org/wiki/tourisminindonesia
227
I CỘNG HÒA PHILIPPINES
Là một đất nước thuộc Mỹ từ 1898 đến 1946, sau hơn

300 năm thuộc địa Tây Ban Nha, với Thủ đô là Thành phố
Manila, một trung tâm kinh tế, tài chính của Mỹ ở Thái Bình
Dương trong nửa trước thế kỷ XX. Cho nên chịu nhiều ảnh
hưởng của Hoa Kỳ trong cung cách kinh doanh. Cũng vì vậy,
nước này đã sớm hình thành một nền du lịch quốc tế, trong đó có
“Du lịch Kinh doanh” (Business Tourism).
Ở Thành phố Manila, Cebu có nhiều khách sạn 5 sao với

những Trung tâm HN-HT lớn, mang dáng vóc Mỹ, vói đội ngũ
quản lý được đào tạo tốt, đội ngũ nhân viên lành nghề, quen với thị
trường quốc tế, thành thạo tiếng Anh. Trong 10 năm trở lại đây,
các Trung tâm HN-HT và khách sạn tại Philippines đã và đang
khai thác loại hình HN-HT loại trung, chuyên về: Du lịch sinh thái
biển - Du lịch di sản bản địa và di sản Tây Ban Nha - Du lịch Tôn
giáo - Du lịch trao đổi sinh viên. Đặc biệt người Mỹ và giới sử gia
Mỹ thường tổ chức HN-HT hàng năm loại hình “Du lịch tưởng
niệm” ở Coưegidor, cơ sở cuối cùng của quân Mỹ ở Philippines đã
co cụm lại trước khi quân Nhật tấn công vào năm 1942.
Nhưng nổi tiếng nhất vẫn là Trung tâm HN-HT

Phillippines ở Manila, nơi thu hút 90% các sự kiện lớn trên đất
nước có hơn 7100 đảo lớn nhỏ rộng 298.000km2 và số dân 99
triệu. Sau đây là một sổ cơ sở hạ tầng:
PICC (Philippines International Convention Center)

một kiến trúc độc đáo, là Trung tâm HN-HT đầu tiên ở Châu Á.
228
Khôi đâu tiên là Đại Sảnh, rôi Sảnh đón tiêp, nhiêu
phòng họp nhỏ và khu vực triến lãm. Từ thấp lên cao chúng ta
thấy:
_\
rr\ A rrt ^ J
* Tăng Trệt:
- Đại Sảnh (Plenary Hall): 57m X 42 X 11 = 3175 m2, có
chỗ cho 3815 khách (xếp theo nhà hát) hay 3500 khách
(xếp theo lóp học).
- Sảnh Lễ tân (Reception Hall): 70m X 47 X 11 = 5176
m2, có chỗ cho 2500 khách (kiểu nhà hát), 1152 khách
(kiểu lóp học) hay 1600 (dạ tiệc)
Ngoài ra còn:
- Phòng họp các VIP (361 m2) có chỗ cho 153 khách
(dạng nhà hát) hay 64 khách (lóp học) và 220 khách
khi có tiệc cốc-tai.
- Phòng họp 1 với 98 m2, phòng họp 2 với 85 m2 và
phòng tài liệu rộng 96 m2.
* Lên tầng 1:Sảnh D216 rộng 432 m2.
* Lên tầng 2:
- Phòng họp số 9, rộng 158 m2 có chỗ cho 114 khách
(dạng nhà hát) hay 120 khách (tiệc cổc-tai).
- Phòng họp số 10, rộng 193 m2 có chỗ cho 162 khách
(dạng nhà hát), hay 120 khách (tiệc cốc-tai).
- Phòng D301 rộng 852 m2.
- Phòng D306 rộng 193 m2.
229
_^
* Tang 3:
- Phòng họp Thượng đỉnh rộng 380 m2 có chỗ cho 382
khách (dạng nhà hát) hay 126 khách (dạng lớp học).
- Phòng họp D rộng 380 m2, số khách như trên.
- Phòng họp E rộng 190 m2, có chỗ cho 168 khách (dạng
rạp hát) hay 56 khách (dạng lớp học) và 100 khách
(dạng tiệc cốc-tai).
- Phòng họp F rộng 190 m2 (như trên).
- Phòng họp G rộng 98 m2, có chỗ cho 87 khách (dạng
nhà hát ), hay 32 khách (dạng lớp học) hay 40 khách
- Phòng họp H rộng 52 m2, có chỗ cho 43 khách (dạng
nhà hát) hay 12 khách (dạng lớp học) hay 20 khách
* Tầng 4:
- Phòng Yến tiệc phía Đông rộng 738 m2 chứa được 462
khách.
- Phòng Yến tiệc phía Tây rộng 674 m2 chứa được 420
khách.
Một điều cần lưu ý là ghế ngồi ở đây rất rộng, thích hợp
cho người Mỹ và lấy theo tiêu chí người cao 1,85 m; nặng 95 kg;
chân dài.
Ở Thành phố Cebu có Cebu International Convention

Center với 3 tầng, được xây dựng để phục vụ cho Hội nghị
Thượng đỉnh khối Asean lần thứ 12 và Hội nghị Thượng đỉnh
230
Đương vào kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
các nước Đông Á lần 2. Khuôn viên đất rộng 4 ha, diện tích xây
dựng rộng 28.000m2.
M ộ t số w e b site :
- www.philippines.hvu.nl/
- www.lonelyplanet.com/philippines
- http://en.wikipedia.org/wiki/philippines
- www.cebuphilippinesneƯcebucom-center.html
VƯƠNG QUỎC MALAYSIA hay còn gọi là Liên Bang

Mã Lai.
Một đất nước rộng 330.000 km2 nằm trọn vẹn trong vùng
khí hậu nhiệt đới gió mùa, dân sổ gần 27 triệu với GDP trung
bình đầu người khá cao, lối 12.100 USD/năm. Đcm vị tiền tệ
(đồng Ringgit) khá ổn định (1 USD = 31,3 R). Đây là một cựu
thuộc địa của Anh, phát triển với nghề trồng cao su, trà, cây cọ
lấy dầu, khai thác dầu khí, gỗ, hải sản. Đặc biệt là kinh doanh và
dịch vụ.
Lãnh thổ gồm 2 phần, phía Đông và hai bang (Sarawak

và Sabah) nằm trên đảo Kalimantan (Borneo cũ) thuộc
Indonesia, còn lại là bán đảo Mã Lai ờ về phía Tây. Hai phần
cách nhau là Đông Hải.
Đất nước khá phát triển về du lịch, với nhiều trung tâm
lớn như Thủ đô Kuala Lumpur (thường được khách quốc tế gọi
là KL), Penang, đảo Langkawi và Johore. Còn ở hai bang trên
231
Đường vào kình doanli du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
đảo Kalimantan thì có Thành phố Kota Kinabalu (Bang Sabah)

và Kuching (Bang Sarawak).
Số khách đến Malaysia trong năm 2009 là 23,6 triệu đem

lại doanh thu 10,3 tỷ USD. Nhưng điều đặc biệt là du lịch (quốc
tế và nội địa) đem lại công ăn việc làm trực tiếp cho 500.000
người (trên tổng số 27 triệu dân) tức là du lịch tác động rất mạnh
đến nền kinh tế quốc gia. Cũng vì vậy Malaysia có rất nhiều
Trung tâm HN-HT quốc tế và nhiều Trung tâm Triển lãm, đa
phần được trang bị tốt với hệ thống điện thoại tiên tiến, hệ thống
nghe nhìn luôn thay mới, hệ thống Internet băng tầng rộng, hệ
thống bầu phiếu điện tử, hệ thống “Video conferencing”, hệ
thống dịch vụ y tế hoàn hảo. Theo tổ chức ICCA, Malaysia là
nước xếp hàng thứ 3 ở Châu Á về việc tổ chức HN-HT, sau Nhật
và Thái Lan.
Trung tâm HN-HT KL (Kuala Lumpur Convention

Center) trong năm 2009 đã tổ chức 28 cuộc Hội thảo quốc tế,
tiếp nhận 45.000 khách đến dự, với châm ngôn là: “Plenary on
call” (Chỉ cần một cuộc gọi, chúng tôi có thể tổ chức Hội nghị
cho Quý khách).
Với đội ngũ nhân viên quen việc, lành nghề, được đào tạo
tốt, giao tiếp giỏi bàng tiếng Anh, Hoa, nên khách rất ưa thích.
Trung tâm Dewan Bandaraya ở KL với Đại Sảnh chứa

600 khách theo kiểu lớp học và một Auditorium với sức chứa
tương đương. Ngoài ra còn một sảnh Triển lãm rộng 1000 m2.
232
y
Đường vào kinh doanh du lịch Mice Tliạc sĩ Sơn Hông Đức
Trung tâm Devar Filharmonia Petronas với phòng

họp chứa 855 khách, nhiều phòng họp nhỏ hon và các phòng
chức năng.
Khách sạn Berjaya Time Square Hotel có Trung tâm

HN-HT, phục vụ yến tiệc với lời mời gọi: “Phòng ngủ cao cấp,
mua sắm suốt ngày, thưởng thức nghệ thuật ẩm thực độc đáo,
vui chơi giải trí đa dạng và họp hành trong môi trường thuận
tiện, nơi Quý khách được chăm sóc ân cần”.
Khách sạn Marriott có 24 phòng họp, cái lớn nhất dành
cho HN-HT quốc tế có thể chứa 2000 khách. Câu châm ngôn
của Marriott là:
“Tại sao khách quốc tế chọn chúng tôi? Xin thưa: Vì

Khách sạn Marriott, vì nhân viên chúng tôi, vì lối tiếp cận của
chúng tôi, và vì phương tiện kỹ thuật của chúng tôi. Vậy khi đến
Marriott, Quý khách làm việc sáng suốt hơn, không phải là cực
nhọc hơn”.
Mới đây có thêm Trung tâm PICC (Putraya International

Convention Center) nằm bên trong khu Thương mại Putraya
World Trade.
Bên ngoài Kuala Lumpur, nhiều thành phố lớn có các

Trung tâm HN-HT nằm trong khách sạn, nhưng ở đảo Langkawi
(thuộc Ấn Độ Dương) thì Trung tâm Mahsmi International
Exhibition and Convention Center là niềm kiêu hãnh của
ngành Du lịch Mice của Malaysia, với lời mời gọi như sau:
“Chính là nơi Quý khách nghiền ngẫm ra những ý tưởng

thích hợp nhất trong tinh thần sảng khoái và thân thể khỏe mạnh”.
233
Đây là một Trung tâm HN-HT đáp ứng đầy đủ tiêu chí
môi trường.
Ở bang Selangor, có Trung tâm HN-HT Shah Alam
Sport Complex Malaya, có sức tiếp đón 13.000 khách trong các
phòng họp khác nhau. Phòng lớn nhất có sức chứa 5000 khách,
có thể liên kết với 2 phòng nhỏ hơn để chứa được 7000 khách.
Đặc biệt là ở Bang Sarawak trên đảo Kalimantan ở Đông
Malaysia, vừa đưa vào hoạt động một công trình đồ sộ. Đó là
Trung tâm HN-HT Borneo (Borneo Convention Center).
Phòng Yen tiệc có thể tiếp đón 2000 khách ngồi theo lối
lớp học. Nếu cần, phân cách thành 14 phòng họp nhỏ. Kiến trúc
mang dáng vóc bảo vệ môi trường, với nóc hình chiếc lá với các
rãnh hứng nước mưa đưa vào bồn chứa, sử dụng dần.
Tuy ở xa nhưng không thiếu các trang thiết bị hiện đại,

nhân viên lành nghề, đặc biệt giá cạnh tranh. Điểm đến mới, thu
hút các đoàn khách muốn trải nghiệm cuộc sống nơi rừng già
nhiệt đới mưa nhiều nhưng không thiếu phần tiện nghi hằng
ngày. Đồng thời điểm đến khá độc đáo để tham quan văn hóa
bản địa rất xa lạ và độc đáo của tộc Dayak.
Đặc biệt là từ năm 2005 đến nay, 15% số du khách nước

ngoài đến Mã Lai là có thực hiện chuyến đi về sống ở nông thôn.
Đó là loại hình “Du lịch nông thôn” (Rural tourism). Từ đó họ đến
các khách sạn 3 hay 4 sao ở thủ phủ các bang để tổ chức HN-HT
hay du lịch Khuyến thưởng. Tức là du lịch trải đều doanh thu cho
các địa phương chứ không tập trung vào các thành phố lớn.
234
SINGAPORE
Một đất nước nhỏ, diện tích chi tương đương đảo Phú
Quốc của Việt Nam (640 km2) nhưng phát triển du lịch hàng số
1 Đông Nam Á. số du khách quốc tế vào Singapore năm 2009 là
7 triệu khách đem lại doanh thu du lịch là 8,5 tỷ USD. Và tham
vọng năm 2015 là 15 triệu khách, đem lại doanh thu 30 tỷ USD.
Singapore nổi tiếng với kinh doanh du lịch đa dạng: Du

lịch du ngoạn, Du lịch Shopping, Du lịch HN-HT, Du lịch Triển
lãm, Du lịch Y tế, Du lịch Du học, Du lịch Văn hóa, Du lịch trải
nghiệm ẩm thực...
Chủ đề khai thác: “Độc đáo Singapore” (Uniquely

Singapore), nhưng khách quốc tế thường gọi Singapore bằng
những mỹ từ mang tính thương hiệu như:
- Thành phố Sạch và Xanh (Clean and Green City).
- Thành phố Sư tử biển (Merlion City).
- Cái làng của Thế giới (The World Village).
- Thành phổ hương vị của cuộc sống (Spices of life
City).
- Thành phố Kỹ thuật cao (Hi-tech).
- Thành phố kinh doanh tốt nhất thế giới (Best Business
City of the world).
tùy theo khách quan tâm đến cái gì nhất ờ Singapore.
Đứng về mặt kính doanh Du lịch HN-HT, từ sau thế

chiến, Singapore là nước thứ hai ở Châu Á (quan tâm phát triển
235
loại hình này, vì đây là một xã hội dân sự phát triển theo hướng
“trọng thương” (Thương mại, Ngân hàng, Dịch vụ, Môi giới).
Điều đáng nói là các nhà cầm quyền ở Singapore không bao giờ
tự mãn với những gì đã có. Vì vậy, cứ mỗi thế hệ đều phải có
một sản phẩm du lịch “hoành tráng” đánh dấu thời đại. Ví dụ
trước thế chiến thứ 2, có Khu Du lịch Hầu Bá (Villa Haw Par),
thập niên 1960 có Sentosa, Thành nhà Đường, Làng nhà Minh.
Rồi thập niên 90 của thế kỷ trước có việc xây dựng Tòa nhà
Esplanade với nóc vòm giống vỏ trái sầu riêng, rồi cải thiện môi
trường ven sông Singapore biến thành khu Clark Quay nổi tiếng.
về lĩnh vực kinh doanh du lịch HN-HT và Triển lãm
cũng thế. Đầu tiên với World Trade Center, nơi tập trung các
HN-HT và Triển lãm quốc tế lớn ở đảo quốc này.
Còn ở thế kỷ XXI, thì có Trung tâm HN-HT trong khu

phức họp Marina Bay Sands.
Marina Bay Sands có diện tích sàn 120.000 m2, với một
Ball Room có thể biến thành Phòng HN-HT có sức chứa 7500
khách.
- Nhà hàng ở tầng tháp ở độ cao 100 m.
- Từ 2010 đến 2012, có 30 sự kiện lớn đã đăng ký ở đây,

đem về cho Singapore 150.000 khách quốc tế. Đặc biệt trong
năm 2011 có cuộc Triển lãm lớn “Expo Asia” của ngành công
nghiệp dệt vải Châu Á.
Khu Resort World at Sentosa (45 ha) có cơ sở HN-HT

với 30 sự kiện đã đăng ký cho năm 2011. Nơi đây có 6 khách
sạn quốc tế 5 sao với số phòng là 1800 phòng.
236
Đường vcìo kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
Ngoài ra còn Trung tâm HN-HT Suntec - Nhà Triển lãm

Singapore Expo - Trung tâm HN-HT Raffle Convention Center
và Water Front Convention Center.
Cơ quan điều phối hoạt động HN-HT (Singapore

Exhibition and Convention Bureau = SECB) thuộc cơ quan du
lịch Singapore Tourism Bureau đang hoạt động Marketing tích
cực để lấy được phần lớn trong số 100 triệu “Du khách Doanh
thương” đến Châu Á - Thái Bình Dương trong năm 2015.
Muốn làm được điều này, không những chỉ cần ý chí mà
cần phải chuẩn bị các phương tiện. Singapore đang làm các công
tác sau:
- Nghiên cứu các yêu cầu, sờ thích mới của khách hàng
để xây dựng những dịch vụ tương xứng và bán trọn gói cho
khách Du lịch HN-HT.
- Cung cấp cho khách HN-HT một dịch vụ lưu trú đa

dạng, gồm nhiều giá. Hiện Singapore có đến 100 khách sạn với
tổng số phòng 37000 phòng/ngày.
- Cung cấp cho khách một trải nghiệm thú vị: kết hợp
kinh doanh, làm việc và vui chơi giải trí.
- Luôn luôn tự làm mới mình.
- Trở thành một nhà “Tiếp thị toàn cầu” (Global Marketer)
hướng vào thị trường Du lịch Mice. Từ đó, mới “Củng cố vị trí của
Singapore như là thành phố hàng đầu của Du lịch Mice của Châu
Á”. Muốn thế, Singapore phải phát triển thêm các sản phẩm du
237
lịch sẵn có của mình, đặc biệt là các hoạt động vui chơi giải trí
theo ý tưởng “Vui nhộn, đa dạng và không phiền toái”.
Đồng thời, phát triển thành một thành phố “Dịch vụ đa
dạng” của Châu Á.
Singapore tiến hành công việc Marketing khá dễ dàng vì
các lý do sau:
- Singapore đang sẵn có “Thương hiệu” như là một điểm
đến cao cấp, đa dạng và nơi có kinh nghiệm tổ chức HN-HT từ
những năm 70 của thế kỷ trước. Tức là đã “đúc kết kinh nghiệm
hơn 40 năm”.
- Singapore có sẵn nhiều Trung tâm HN-HT lớn và
Khách sạn 5 sao có thể phục vụ khách HN-HT, ví dụ khách sạn
Raffles đã phục vụ HN-HT từ những năm 30 của thế kỷ trước,
với tay nghề điêu luyện, trang thiết bị thích hợp của từng thòi kỳ
và đặc biệt là đội ngũ nhân viên giao tiếp bằng tiếng Anh và Hoa
một cách dễ dàng.
- Singapore là nơi dễ đến, với 4600 tuyến bay trực tiếp

đến 190 thành phố trên thế giới không cần chuyển đổi chuyến
bay. Phi trường Changi nhiều năm xếp hạng là “Phi trường hiệu
quả nhất thế giới”*và Singapore Airlines xếp hạng 2 trong các
Công ty Hàng không phục vụ khách tốt nhất trên thế giới.
- Năm 2009, Singapore được Tổ chức UIA trao giải
thường”Top International Meeting City” (Thành phố hàng đầu
thế giới về tổ chức HN-HT), và suốt 25 năm liền đứng hàng đầu
Châu Á về thành quả kinh doanh HN-HT.
238
I VỨƠNG QUÓC THÁI LAN ll
Một đất nước rộng 513.115 km2, dân số 66 triệu với Thủ
đô Bangkok, trong những năm gần đây được nhiều người Việt
Nam biết đến do các Công ty Lữ hành Việt Nam tổ chức nhiều
chuyến đi cho du khách. Thái Lan có điều kiện trở thành một đất
nước kinh doanh du lịch từ những năm 1930 và có những cơ sở
đào tạo ngành nghề liên quan đến du lịch từ những năm ấy.
Từ những năm 60 của thế kỷ trước, Thái Lan đã đầu tư

lớn vào phương tiện lưu trú ở Bangkok, Pattaya, Phuket và sau
nữa ở Chiang Mai. Ông Max Juntasuwar - Chủ tịch văn phòng
“Thailand Exhibition and Convention Bureau” đã tuyên bố trong
cuộc họp báo trong năm 2010: “Từ trước đến nay 80% khách từ
các nước Anh, Đức, Nga và Châu Á Thái Bình Dương khi đến
Đông Nam Á là đến Thái Lan. Nhưng từ 2011 trở đi, chỉ còn
70% mà thôi. Chúng ta hãy cảnh giác và phấn đấu hơn nữa”.
Trong sách trắng về Du lịch Thái Lan, có đề nghị xây
dựng một số điểm mới ở miền Bắc Thái và một chính sách
Marketing mới với khẩu hiệu “Hãy tin tưởng vào Thái Lan”
(Believe in Thailand). Đe thực hiện chương trình Marketing này,
ngành Du lịch Thái Lan đã đầu tư 22 triệu USD.
Cơ quan TICA (Thai Incentive and Convention

Association), tức là “Hiệp hội về Du lịch Khuyến thưởng và HN-
HT” của Thái Lan, một tổ chức liên hợp giữa lĩnh vực công và lĩnh
vực tư đang thúc đẩy hai chương trình khuyến mãi: “Irresistible
Values” (các giá trị độc đáo rất hấp dẫn) và “Efficient and Pro”
239
Đường vào kỉnh doanh du ỉịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
(hiệu quả và đầy tính nghiệp vụ) để thu hút các nhà tổ chức Hội
chợ, Du lịch Khuyến thưởng, Du lịch HN-HT. Cũng nhờ vào đó,
ngành HN-HT và Hội chợ Thái Lan đã ký kết được nhiều hợp
đồng tổ chức có giá trị lớn trong 2010-2011 như:
- Asia Expo 2010 với chủ đề “Digital Expo” tại Trung
tâm Impact.
- Thai Mega show (tháng 1/2011).
- Thai Grand Expo (tháng 2/2011).
- Thai Furniture and Homeware (tháng 7/2011).
Sau đây là một số Trung tâm HN-HT và Triển lãm của

Thái Lan:
Queen Sirikit Convention Center (QSNCC)

Với diện tích mặt bằng 68.000 m2, với 4 khu chính:
- Khu A với 2 tầng, tổng cộng 5.000 m2.
- Khu B với 3 tầng, tổng cộng 20.000 m2.
- Khu C với 4 tầng, tổng cộng 22.000 m2.
- Khu D với 3 tầng, tổng cộng 14.000 m2.
Ngoài ra còn có các cơ sở, dịch vụ phụ trợ:

- Diện tích dành cho Triển lãm: 20.000 m2.
- Bãi đậu xe: 700 xe + 30 xe buýt
- Nhiều nhà hàng, tổng cộng 8.000 ghế.
- Nhiều ngân hàng.
- Tiệm bán thuốc tân dược.
240
- Hệ thông 1000 dường dây điện thoại quôc tê.

- Hệ thống thông dịch trực tiếp 6 thứ tiếng.
Chương trình hoạt động trong năm 2011:
- International Financial Exhibition (tháng 1/2011).
- India Premier School Exhibition (tháng 2/2011).
- Thai Travel Expo (tháng 5/2011).
- Medical Fair Thailand (tháng 9/2011).
• Impact với khu vực triển lãm rộng 61.073 m2 bên
trong nhà, khu vực HN-HT có 20 phòng, tổng số chỗ ngồi là
15.300 (xếp theo lớp học) hoặc 16.800 (xếp theo lối nhà hát).
Bãi đậu xe 15.000 xe ô tô. Với các nhà hàng lớn B-OK,
Lemongrass, Bourbon Street, SalaThai và Akbar.
• Bangkok International Trade and Exhibition Center
(BITEC) với khu vực Triển lãm trong nhà 21.300 m2 và ngoài trời
16.400 m2. Khu vực HN-HT có 22 phòng tổng cộng 11.300 chỗ
(xếp theo lớp học) hoặc 18.500 chỗ (xếp theo lối nhà hát).
• Bangkok Convention Center (BCC) nhỏ nhất với
tổng diện tích Triển lãm 5.200 m2 trong nhà, không có khu triển
lãm ngoài trời. Khu HN-HT có 10 phòng với 3.100 chỗ ngồi
(xếp theo lớp học) hoặc 6.250 chỗ (xếp theo nhà hát).
Grand Millenium Sukkumvỉt Bangkok vừa là một
khách sạn, có nhiều nhà hàng sang trọng tiêu chuẩn quốc tế, phục
vụ HN-HT, Yến tiệc. Phương tiện phục vụ HN-HT bao gồm:
- Đại Sảnh sức chứa 500 (xếp theo nhà hát) hay 400 (loại lớp'
học), hay 350 (yến tiệc).
- Sảnh với sức chứa 500, hay 400, hay 350.
- Phòng họp 1 và 2, 5, 6, 7 với sức chứa 50 khách mỗi phòng.
241
- Các phòng họp 3, 4 sức chứa ít hơn.

Ngoài khu vực Thủ đô Bangkok, thành phố biển Pattaya,
nằm trên bờ Vịnh Thái Lan cũng có Trung tâm HN-HT:
Pattaya International Convention Center
- Khu vực Triển lãm rộng 4.800 m2.
- Khu vực HN-HT với 16 phòng, nếu xếp theo hình lớp học
sẽ được 3.000 ghế, hoặc 6.400 ghế nếu xếp theo loại hình
nhà hát.
Để chuẩn bị cho thập niên 2011-2020, Thái Lan đầu tư
thêm nhiều công trình phục vụ Du lịch Mice ở Thủ đô và Chiang
Mai (Bắc Thái Lan).
Chiang Mai Convention Center (CMCC). Hoàn thành
năm 2007 để phục vụ Hội nghị Du lịch Asean (ATF) năm 2008.
Khu vực Triển lãm rộng 8.000 m2, và cộng với HN-HT có thể
đón 12.000 khách.
Ngoài ra, còn rất nhiều phương tiện HN-HT nằm trong
các khách sạn 5 sao quốc tế như Lotus PSK (3.000 chồ) và
Sheraton (1.200 chỗ), Chiang Mai Plaza (1.200 chỗ), Mercure
Chiang Mai Hotel với 7 phòng họp có thể xếp 600 ghế ngồi theo
kiểu nhà hát.
Muốn có đủ người quản lý và phục vụ hoạt động HN-
HT, ngành đã liên kết với 9 Đại học miền bắc Thái để đào tạo
nguồn nhân lực thích ứng từ 2008.
Xây dựng “Convention and Exhibition Center” để thu hút
các sự kiện to lớn từ 2014. Dự tính mỗi năm thu hút khoảng
100.000 khách Mice kể từ 2015.
242
Đường vào kinh (loanh du Ịịch Mice Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức
Trước đây, nên kinh doanh Du lịch Mice đem vê cho

Thái Lan khoảng nửa tỷ USD (năm 2009 đem về 540 triệu
USD), và theo các nhà kinh doanh Du lịch Mice, vào năm 2015
Thái Lan phấn đấu đạt được 1 tỷ USD.
Sở dĩ Thái Lan kỳ vọng thực hiện được điều này là nhờ:
- Thái Lan là điểm đến an toàn, vui nhộn, đa dạng về văn
hóa, dân chúng hiền hòa, ít gây phiền toái vì họ được trang bị
nền “Văn hóa du lịch” từ mấy mươi năm nay. Họ thấy được du
lịch là quyền lợi sát sườn của xã hội dân sự chứ không chỉ các
Công ty Lữ hành.
- Thái Lan là một đất nước có kinh nghiệm tổ chức Du
lịch Mice rất tốt, phương tiện dồi dào, giá cả thích hợp cho mọi
đối tượng.
- Đường bay đến rất nhiều.
- Giá trị đồng “Baht” khá ổn định (1 USD = 30,05 Baht,
ngày 25/11/2010)
Sau đây là một so website:
- www.thaifocus.com/hotels/chiangmai/conference.htm
- www.thaiwebsites.com/convention.asp
- www.qsncc.co.th/
- www.tica.oz.th/
- www.aboutthailand.info/conventions.asp
243
Đường vào kinh doanh du ỉ ịch Mice Thạc sĩ Sơn Hồng Đức
TÀI LIỆU THAM KHẢO

A - SÁCH TIẾNG VIỆT:
1/ HỒNG VĂN, CÔNG MỸ, MINH MINH - “ Đường
vào nghề K inh doanh Khách Nxb Trẻ, 2007.
2/ LƯU VĂN NGHIÊM - “ Tổ chức sự kiệ n ” , Nxb Đại
học KTQp, Hà Nội, 2007
3/ NGUYỄN VĂN ĐÍNH, TRẦN THỊ MINH HÒA -
“ Giáo trình K inh tể D u Nxb Lao động X
2003.
4/ NGUYỄN HOÀNG LONG - “ D u Luận
văn Thạc sỹ, Tp.HCM, 2009.
5/ NGUYỄN VĂN MẠNH, PHẠM HỒNG CHƯONG -
“ Giáo trình Quản tr ị K in h doanh
học KTQD, Hà Nội, 2006.
6/ NGUYỄN VĂN MẠNH, HOÀNG THỊ LAN HƯONG
- “ Giáo trình Quản tr ị K in h do
Lao động Xã hội, 2004.
7/ NGUYỄN VĂN DUNG - “ Thương hiệu kết nổi khách
hàng” , Nxb Lao động, Hà Nội, 2010.
8/ NGUYỄN VĂN DUNG - “ Kế toán Quản tr ị N hà
hàng ”, Nxb ĐHQG, Tp.HCM, 2009.
B - SÁCH NƯỚC NGOÀI:

1/ ANTON, Shane - “ The business o f Conférence” , Nxb
B.H, Anh quốc, 2000.
2/ BUHALIS, Dimitros - “ E.Tourìsm: Inform ation
technology f o r strategis tourism management” , Níxb
Prentice Hall, Anh quốc, 2003.
244
3/ CAREY, Tony - “ Professional meeting

Nxb MPI, Anh quốc, 2000.
4/ FRIDGEN, Joseph - “ Dimension o f tourism ” , NXb
AHMA, Hoa Kỳ, 1990.
5/ HALL, Collin - “ Tourism Nxb Pearson,
Úc, 2007.
6/ KOTLER, Philip và đồng tác giả - “ M arketing f o r
H osp ita llity and Tourism ” , Nxb Prentice Hall, Anh
quốc, 1996.
7/ LANQUAR, Robert - “ L ’economie du tourism e” , Nxb
PUF, Pháp, 1996
8/ LIPPINCOTT, Cheryl - D o ’s, D o n ’t and
D onuts” , Nxb Lightghouse, Anh quoc, 2000.
9/ LOVE, C.H - “ Product p lu s ” , Nxb Me Graw - Hill,
Hoa Kỳ, 1994.
10/ MONEREAU, M - “ Gestion des enterprises du
tourism e” (2 quyển), Nxb Breal, Pháp, 2002.
11/ MAITLAND, I. - “ How to organize a conference” ,
Nxb Aldershot, Anh quốc, 1996.
12/ SEEKING, D - “ H ow to organize effective conferences
and meetings” ,N xb Kogen, Anh quoc, 1996.
13/ ROGER, Tony - “ Conference and convention: A
global industry” N
, xb B.H, Anh quốc 2003.
14/ WITT, s - MONTINHO, L - marketing and
management H andbook” , Nxb Prentice Hall, Anh
quốc, 2003.
245
c - TÀI LIỆU KHÁC:

- Luật Du lịch - Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005.
- Luật Doanh nghiệp - Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
2006.
- Tổng Cục Du lịch - “ Hệthong các văn
quản lý du lịc h ” ,N xb Chính trị Quốc gia 1997.
- “ The leading hotels o f the w o rld ” , 2007, Hoa Kỳ.
- Tài liệu Hội thảo ở thành phố Foix (Pháp) do tổ chức IƯP
và Đại học Toulouse - le Mirail), 2000.
- Tập san “ Internationale de số 7,1998, Pháp.
D - WEBSITE:
- www.knowledgestorm.com
- www.hotel-online.com
- www.hoteliersintemational.com
- www.caterer.com
- www.lhw.com
- www.meetingsource.com
- www.dimdim.com
- www.worldwideserver.com/meeting-planner.aspx
- www.liveconferencepro.com
- www.meetingexpectations.com
- www.vietnamtourism-info.com
- http://meeting.org
- http://en.wikipedia.org/wiki/meeting-incentive-conference
- http://wiki.answers.eom/Q/what-is-mice-in-tourism
CÙNG MỘT TÁC GIẢ
246
Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice Thạc sĩ Son Hồng Đức
Đã xuất bản:
• Tủ sách Du lịch và L ữ hành:

• Du lịch và Kinh doanh Lữ hành - Đại học Văn Lang,
2003.
• Địa lý Du lịch Nhật Bản - Nxb Lao động Xã hội, 2004.
• Tủ sách Quản trị Khách sạn và Nhà hàng:

• Khách sạn hiện đại: Quản lý hiệu quả ngành Quản gia -
Nxb Lao động Xã hội, 2005.
• Quản trị Lễ tân trong Khách sạn quốc tế hiện đại - Nxb
Lao động Xã hội, 2009 (in lần 2).
• Quản lý Bếp hiệu quả với công cụ ISO 9.000 và ISO
14.000 - Trường Đại học Yersin và tổ chức GCF (2010).
❖ Sẽ in:
• Quản lý Khu Nghỉ dưỡng (2011).
• Xây dựng và Quản lý sự kiện (2012).
247
ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH
DU LỊCH MICE
NHÀ XUẤT BÀN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
N g õ H ò a B ìn h 4 - M in h K h a i - H ai B à T rư n g - H à N ội
T el: (0 4 ) 3 6 .2 4 6 .9 1 3 - F a x : (0 4 ) 3 6 .2 4 6 .9 1 5
Cliịu trách nhiệm xuất bản:

HÀ TẤT TH ẮNG
Biên tập
CAO THỊ THƯ
Biên soạn:
ThS. SƠ N H Ồ NG ĐÚC
Sửa bản in:

NGỌC AN
Trình bày bìa:

H U Ỳ N H THẢO
In 600 cuốn, khổ 14,5 X 20,5 cm,

Tại Công ty T N H H in & bao bì Hưng Phú
Ap 1A, xã An Phú, huyện Thuận An, tỉnh B ình Dương.
Sô" đăng ký k ế hoạch xuất bản: 144-2011/CXB/37-16/LĐXH
2* 37 - 1 6
Mã sô — — — .
20-01
Quyết định xuất bản số 38/QĐ-NXB LĐXH.
In xong và nộp lưu chiểu Quý I năm 2011.

Đường Vào Kinh Doanh Du Lịch MICE

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Đường Vào Kinh Doanh Du Lịch MICE

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Thạc sĩ SƠN HỔNG ĐỨC

Giảng viên chuyên ngành

ĐƯỜNG VÀOKINH DOANH

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

CHƯƠNG V: CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH

DANH MỤC BIÊU BẢNG

Bảng 2: Làm sao các Doanh nghiệp và Hội đoàn biết ta

B ảng 3: Những yếu tố nào gây sự không hài lòng?................. 45

Bảng 4: Những mổi quan tâm khác............................................46

B ảng 5: Phân loại các chi phí..................................................... 46

Bảng 6: Các tác nhân chính trong Du lịch M ice.......................65

Bảng 7: Các cách “Mua - bán”................................................... 66

B ảng 9: Đặc trưng một số sản phẩm du lịch............................. 76

B.ảng 11: Đặt phòng thời “tiền Internet” ......................................95

B ảng 12: Bán phòng qua Internet................................................ 96

B.àng 13: Kết nối giữa Khách sạn và Truyền thông

B.ảng 14: Thu của địa phương.....................................................117

Bảngl5: So sánh mức độ quan tâm của phía khách và

Bảng 16: Sơ đồ tổ chức bộ phận Ẩm thực thường thấy

Bảng 18: Cách xếp bàn giản đơn (A - B - c - D - E - F - G).. 161

Bảng 20: Cách xếp bàn phức tạp (L - M - N - O )....................165

Bảng 21: Lưu đồ quản lý diễn biến sự kiện trong..................... 168

Bảng 22: Công việc phối hợp của các bộ phận..........................168

Bảng 25: Phiếu thông báo Sự kiện (Yến tiệc)............................178

Bảng 26: Phiếu thông báo Sự kiện (Hội họp)............................180

Bảng 28: Tổ chức của bộ phận Tiếp thị (thường thấy)...........184

LỜI GIỚI THIỆU

- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH Toulouse - Cơ sỏ' Foix

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 11 năm 2010

LỜI NÓI ĐẦU

Tuy C Ó sự thành công buôi đâu, nhưng muôn đi xa hơn,

Wikipedia. Nói chung, về bản chất du lịch, Mice không có gì

A - THUỞ BAN ĐÀU CỦA HIỆN TƯỢNG

Đến thế kỷ XVII, cà phê được nhập vào Châu Âu và hình

- Vào năm 2007, Công ty kẹo Perfetti tổ chức một “Hội

2 Tony Rogers, "Conference and Convention: A global industry”. NXB B.H,

Còn từ “Convention”, đúng về phưong diện nhà kinh

khách. Hoặc họ chọn cách đề nghị một số thực đon Âu mà mọi

Điểm th ứ năm: Muốn có được phần lớn hơn trong doanh

4 Anton Shone: sđd

- Những Công ty, Doanh nghiệp, Tập đoàn kinh doanh -

Trong các nước mà xã hội dân sự được đề cao thì có rất

Hiểu rõ hơn phương cách mà các Hội đoàn chọn nơi tổ

- Vi trí điểm đến.

- Giá cả. 49% 59%

- Tiêp cận dê dàng.

- Chất lượng của phương 27% 42%

- Chất lượng dịch vụ. 27% 38%

B ả n g 1: Các yếu tố tác động đến sự chọn lựa của khách

Trong đó yêu tô “Tiêp cận dê dàng” có nghĩa là khi họ giao

thây thêm một sô vân đê:

B ả n g 5: Phân loại các chi phí

B - NGƯỜI BÁN (NHŨNG NHÀ CUNG CÁP SẢN PHẨM)

phải có phòng ngủ. Còn Conference Center thì phải có phòng

b.1.5. Các cơ sở khác

d .l. Những nhà trung gian thực sự (Middle Men)

Đưòiìg vào kinh doanh du lịch Mice Thạc s ĩ SơnHông tìức

d.2. Các chuyên viên tố chức HN-HT

- Hoặc theo số lượng người tham dự và mức chi tiêu cho

- Xây dựng kế hoạch phục vụ ăn uống cho Hội thảo viên

N hư vậyvẩn đề trả thu

d.4. Nhà Thiết kế, Xây dựng HN-HT