Modul Praktek Sil-2

Praktek
Sistem Informasi Logistik

ERP iDempiere
MODUL AJAR
Disusun Oleh Isra Mouludi
Jurusan
Manajemen Logistik Industri Agro
Politeknik ATI Padang
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................ i

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1
1.1. Apa Itu ERP ? ................................................................................... 1
1.2. Pengenalan ERP .............................................................................. 1
1.3. Pengertian Sistem ERP (Enterprice Resource Planning) ................. 2
1.3.1. Tujuan Pengembangan Sistem ERP ................................................ 3
1.3.2. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP pada Pada Perusahaan ........ 3
1.4. Apa itu Idempiere ? ........................................................................ 4
1.5. Apa itu Open Source ....................................................................... 4
1.6. Sejarah singkat Idempiere .............................................................. 5
1.7. Arsitektur Idempiere dan Teknologi Idempiere ............................. 5
Rangkuman ................................................................................................. 5
Latihan ........................................................................................................ 6
BAB II LOGIN, PERINTAH DASAR DAN NAVIGASI IDEMPIERE.................. 7

2.1. Mulai Menjalankan Idempiere ........................................................ 7
2.2. Fungsi fungsi menu.......................................................................... 9
2.3. Icon – Icon Menu ............................................................................. 9
2.4. Fungsi Workflow .............................................................................. 11
2.5. Fungsi Help ...................................................................................... 12
2.6 Fungsi Windows .............................................................................. 12
2.7. Field – Field Umum .......................................................................... 17
Rangkuman ................................................................................................. 19
Latihan ........................................................................................................ 19
BAB III IMPLEMENTASI AWAL DAN SETING SETING DASAR .................... 20

3.1. Pendahuluan.................................................................................... 20
3.2. Persiapan ......................................................................................... 21
3.3. Setup Awal ....................................................................................... 22
3.4. Menyempurnakan Setup ................................................................. 25
3.4.1. Memuat Hirarki Account ................................................................ 25
3.4.2. Client ............................................................................................... 28
3.4.3. Organisasi Type ............................................................................... 29
3.4.4. Organisasi ....................................................................................... 29
3.4.5. Rule ................................................................................................. 31
3.4.6. User ................................................................................................. 32
Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik i

3.5. Seting – seting Dasar ...................................................................... 33
3.5.1. Bahasa ............................................................................................. 33
3.5.2. Currency ......................................................................................... 34
3.5.3. Country Region dan City ................................................................. 35
Rangkuman ................................................................................................. 36
Latihan ........................................................................................................ 36
BAB IV SETUP DATA MASTER ................................................................. 37

4.1. Pendahuluan ................................................................................... 37
4.2. Business Partner ............................................................................. 37
4.2.1. Business Partner Setup .................................................................... 37
4.2.2. Business Partner Group .................................................................. 38
4.2.3. Greeting .......................................................................................... 39
4.2.4. Payment Term ................................................................................ 39
4.2.5. Windows Business Partner ............................................................. 40
4.2.6. Tab Customer ................................................................................. 42
4.2.7. Tab Vendor ..................................................................................... 42
4.2.8. Employee ......................................................................................... 42
4.2.9. Bank Account ................................................................................... 43
4.2.10. Location .......................................................................................... 44
4.2.11.User / Contact .................................................................................. 45
4.3. Product ............................................................................................ 45
4.3.1. Product Setup ................................................................................. 46
4.3.2. Warehouse and Locator ................................................................. 46
4.3.3. Unit of Measure .............................................................................. 47
4.3.4. Produk Category ............................................................................. 48
4.3.5. Window Product ............................................................................. 49
4.4. Price / Harga ................................................................................... 52
4.4.1. Setup Pricelist ................................................................................. 53
Rangkuman ................................................................................................. 56
Latihan ........................................................................................................ 57
BAB V REQUISITION TO INVOICE ........................................................... 58

5.1. Pendahuluan ................................................................................... 58
5.2. Purchase Requisition ...................................................................... 58
5.2.1. Window Requisition ....................................................................... 58
5.2.2. Requisition Line .............................................................................. 59
5.2.3. Create PO From Requisition ........................................................... 59
5.3. Purchase Order ............................................................................... 60
5.3.1. Window Purchase Order ................................................................ 60
Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik ii

5.3.2. Purchase Order Line ....................................................................... 61
5.4. Membuat Material Receipt ............................................................ 63
5.4.1. Window Material Receipt ............................................................... 63
5.4.2. Material Receipt Line ...................................................................... 64
5.5. Membuat Invoice Vendor ............................................................... 65
5.5.1. Window Invoice Vendor ................................................................. 65
5.5.2. Matching ......................................................................................... 67
5.6. Reporting Purchasing ...................................................................... 68
Rangkuman ................................................................................................. 70
Latihan ........................................................................................................ 70
BAB VI MATERIAL MANAGEMENT ......................................................... 71

6.1. Pendahuluan ................................................................................... 71
6.2. Material Movement ........................................................................ 72
6.2.1. Inventory Move .............................................................................. 72
6.2.2. Physical Inventory ........................................................................... 73
6.2.3. Production ...................................................................................... 77
6.3. Inventory Valution .......................................................................... 78
6.4. Reporting Material Management.................................................... 78
Rangkuman ................................................................................................. 79
Latihan ........................................................................................................ 79
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 81
Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik iii

BAB I
PENDAHULUAN
Setelah mempelajari Bab ini mahasiswa mampu :

• Memahami tentang Enterprice Resource Planning (ERP)
• Mengetahui Fungsi dari sistem Enterprice Resource Planning (ERP)
• Memahami Idempiere sebagai bagian dari sistem Enterice Resource Planning (ERP)
• Mejelaskan Sejarah dan Arsitektur Idempiere Dan Teknologi Idempiere
1.1. APA ITU ERP ?
ERP (Enterprice Resource Planning) adalah suatu cross-functional atau sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan
dan mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distribusi, akuntansi,
keuangan, dan sumber daya manusia.
Implementasi ERP merupakan investasi dan juga tulang punggung perusahaan guna
meningkatkan efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis. Pada prinsipnya
dengan pengelolaan sistem ERP pada perusahaan dapat berjalan secara optimal dan
dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien, seperti biaya inventory
maupun biaya kerugian akibat kesalahan teknis.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), yaitu merupakan hasil
evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan, pengapalan, dan akunting perusahaan. Artinya bahwa sistem ini kemudian
akan membantu mengontrol seluruh aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman,
produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
1.2. PENGENALAN ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya
perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi, penggunaan sistem ERP yang
dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan
data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan
keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat,
laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori.
Program sistem ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas,
dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi.
Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 1

Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau
lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value
untuk konsumen. Solusi software ERP untuk perusahaan dalam mendukung
pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan
aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing,
logistic, accounting, dan staffing.
Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing,

fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan
fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah
diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.
Seiring dengan Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, maka perusahaan-

perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan
pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya.
Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara
mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk
menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes.
Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar
bisnis. Namun pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum
mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh
aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing.
Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara

lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih
banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-
perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini
dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan
oleh manajemen perusahaan.
1.3. PENGERTIAN SISTEM ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Inisial ERP berasal sebagai perpanjangan dari MRP (bahan persyaratan perencanaan
kemudian perencanaan sumber daya manufaktur) dan CIM (computer-integrated
manufacturing) dan diperkenalkan oleh perusahaan riset dan analisis Gartner. Sistem ERP
mencoba untuk mencakup semua fungsi dasar dari suatu perusahaan, terlepas dari
organisasi bisnis atau piagam.
Non-manufaktur usaha, organisasi nirlaba dan pemerintah sekarang semua

menggunakan sistem ERP. Untuk dipertimbangkan sebuah sistem ERP, sebuah paket
perangkat lunak harus menyediakan fungsi setidaknya dua sistem.
Sebagai contoh, sebuah paket perangkat lunak yang menyediakan kedua penggajian dan
fungsi akuntansi secara teknis bisa dianggap sebagai sebuah paket perangkat lunak ERP.
Namun, istilah ini biasanya diperuntukkan bagi lebih besar, lebih luas aplikasi berbasis.

Pengenalan sistem ERP untuk menggantikan dua atau lebih mandiri aplikasi
menghilangkan kebutuhan untuk antarmuka eksternal diperlukan antara sistem
sebelumnya, dan memberikan manfaat tambahan yang berkisar dari standarisasi dan
pemeliharaan lebih rendah (sistem satu bukan dua atau lebih) untuk lebih mudah dan
atau lebih pelaporan kemampuan (seperti biasanya semua data disimpan dalam satu
database).
1.3.1. Tujuan Pengembangan Sistem ERP
Dengan melihat perkembangan persaiangan bisnis global, maka tujuan utama dari
Pengembangan dan kegunaan sistem ERP (resource planning) yaitu untuk meningkatkan
dan memperkuat efektivitas di berbagai sumber daya pada suatu perusahaan, antara
lain:
1. Sumber Daya Manusia: Sumber daya yang mampu dan bertanggung jawab setiap
Tugas serta memilki kemampuan untuk membangun suasana perusahaan semakin
produktif.
2. Sumber Daya Produksi yakni menghasilkan produksi yang berkualitas.
3. Mampu memasarkan produk dengan efektif serta meningkatnya produktivitas
penjualan.
4. Efektifnya Setiap Laporan Keuangan dan Akuntasi Logistik Perusahaan.
5. Mampu Mengikuti Kompetitif.
6. Agar tidak terjadi kompleksitas peroalan dalam sumber daya pada perusahaan pada
masa akan datang.
1.3.2. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP Pada Perusahaan
Keuntungan implementasi sistem ERP bagi perusahaan-perusahaan secara umum adalah

sebagai berikut:
• Sistem ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih
mudah, murah, cepat dan efisien.
• Mengurangi biaya-biaya berupa penghematan biaya operasional perusahaan. Hal ini
disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat
mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.
• Pengambilan keputusan, Sistem ERP yang merupakan sistem yang mengintegrasikan
seluruh data dan informasi sangat membantu perusahaan dalam pengambilan
keputusan, terutama apabila akan muncul masalah dalam perusahaan maka dengan
cepat mereka dapat mengetahuinya dan segera mencari dan mengambil keputusan
guna memecahkan masalah tersebut.
• Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan
standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
• Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar
masuknya arus barang.
• Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk
yang dihasilkan perusahaan dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat
bagi konsumen.

• Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak
memiliki nilai tambah.
1.4. APA ITU IDEMPIERE ?
iDempiere Business Suite ERP merupakan salah satu perangkat lunak "Enterprise
Resource Planning (ERPF' berbasis Opensource yang merupakan turunan dari
Adempiere dengan ditambah arsitekur baru menggunakan teknologi OSGI. Oleh
karena itu iDempiere ERP juga dikenal sebagai "Adempiere ERP+ OSGI".
iDempiere Business Suite juga memiliki fungsi-fungsi "Customer · Relationship

Management (CRM)" dan "Supply Chain Management (SCM)" disamping semua
fungsi-fungsi yang wajib dimiliki oleh sebuah aplikasi ERP Modern.
iDempiere Business Suite dapat di konfigurasi, diimplementasikan serta disesuaikan

secara tepat pada suatu proses bisnis dan dapat bekerja dengan baik menangani kasus
kasus diluar proses bisnis baku terutama untuk Small Medium Business I Usaha
Kecil Meliengah (UKM). Sedangkan untuk fitur tingkat lanjut yang umumnya
diperlukan untuk perusahaan enterprise dengan skala lebih besar, umumnya
diperlukan kustomlsasl dan pengembangan yang dapat dikembangkan melalui utilitas
yang disediakan maupun dari source code yang tersedia secara terbuka
iDempiere Business Suite terintegrasi secara penuh dengan Akuntansi, serta

mensupport fungsi fungsi akuntansi sebagai berikut:
• Multiple Client
• Multiple organization (anak perusahaan, cabang, dll.)
• Multiple language (tersedia lebih dari 29 bahasa)
• Multiple currency
• Multiple account schema
1.5. APA ITU OPEN SOURCE ?
Perangkat lunak open source adalah perangkat lunak yang "Source Code" (kode sumber)
nya tersedia untuk modifikasi atau tambahan oleh siapapun.
"Source code" adalah bagian ' dari perangkat lunak yang yang merupakan kode
pemrograman komputer yang membentuk dan dapat memanipulasi I mengubah
bagaimana sebuah "Software" (perangkat lunak) bekerja. Programmer yang memiliki
akses ke kode sumber program komputer dapat meningkatkan program dengan
menambahkan fitur, atau memperbaiki bagian-bagian yang tidak selalu bekerja dengan
benar. Contoh dari aplikasi berbasis Opensource diantaraya adalah Linux, Libre Office,
PostgreSQL, iDempiere, dll.
Kebalikan dari software berabasis "Opensource" adalah software "Propietary" yang

memiliki kode sumber yang tertutup dan tidak dapat diubah oleh siapa pun kecuali
orang, tim, atau organisasi yang menciptakan. Untuk menjaga, eksklusifitas akses
terhadap kode suber tersebut umumnya pengembang juga akan menerapkan
perlindungan keamanan yang cukup diatasnya serta dilindungi dengan hukum yang
menyatakan mereka adalah satu-satunya yang diperbolehkan untuk menyalin atau

memodifikasinya. Beberapa contoh software propiteary diantaranya adalah Microsoft
Windows, MS Office, Adobe Photoshop, Oracle, SAP dll.
1.6. SEJARAH SINGKAT IDEMPIERE
Pada tahun 2000 project Compiere ERP yang dibuat oleh sebuah perusahaan Amerika
bemama Compiere Inc yang dimotori oleh Jorg Jankee menjadi aplikasi ERP
pertama yang berbasis Opensource. Namun pada perkembanganya Compiere
berkembang menjadi aplikasi yang berbayar, hal ini mendorong komunitas Compiere
(paca waktu itu) untuk membuat turunan dari kode sumber yang ada dan diberi nama
Adempiere. Adempiere menjadi salah satu project ERP Opensource yang paling
aktif hingga sekarang.
Berawal dari perbedaan pendapat antara beberapa developer Adempiere, akhirnya
beberapa developer Adempiere membuat suatu pengembangan project baru
turunan dari Adempiere yang diberi nama iDempiere, dimana project ini awalnya
merupakan Project yang diprakarsai Low Heng Sin dan kemudian didukung oleh Carlos
Ruiz, Redhuan On serta diikuti oleh para developer dan kontributor Adempiere yang lain.
Setelah kurang lebih 4 tahun pengembangan project ini membawa iDempiere
sampai pada tingkat stabil dan dapat digunakan pada tingkat production. Saat buku
ini ditulis Versi terakhir dari idempiere adalah versi 3.0.
1.7. ARSITEKTUR IDEMPIERE DAN TEKNOLOGI IDEMPIERE
ldempiere merupakan aplikasi berbasis web yang bisa di akses menggunakan web
browser seperti Mozzila Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, dan lain lain.
iDempiere terdiri dari Server Java (berbasis Apache Tomcat) dengan menggunakan
web GUI (Grafic User Interface) bernama ZK disamping itu ldempiere juga memiliki
Desktop Client berbasis Swing, akan tetapi dekstop swing saat ini tidak dimaintain I
dikembangkan lebih lanjut sehingga project iDempiere lebih fokus kepada
pengembangan antar muka berbasis Web.
ldempiere menggunakan framework (kerangka kerja) OSGi untuk modularisasi

(membagi dalam modul modul), sehingga para developer bisa mengembangkan
enhanchement secara terpisah dan diinstall sebagai plugin di iDempiere. ldempiere
Medukung database Oracle, PostgreSQL dan MySQL. Seperti halnya Compiere dan
Adempiere, idempiere juga memiliki "Application Dictionary" (kamus aplikasi) yang
berasal dari proyek Compiere. lni memperluas konsep Data Dictionary menjadi "Active
Data Dictonary" yang mengijinkan anda mengelola entitas, aturan validasi, window,
format, dan kustomisasi lain dari aplikasi tanpa harus membuat kode pemrograman
JAVA.
Rangkuman
1. ERP (Enterprice Resource Planning) adalah suatu cross-functional atau sistem

informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna

mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis di dalam
pabrik, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia.
2. ERP berasal sebagai perpanjangan dari MRP (bahan persyaratan perencanaan
kemudian perencanaan sumber daya manufaktur) dan CIM (computer-
integrated manufacturing) dan diperkenalkan oleh perusahaan riset dan
analisis Gartner.
3. iDempiere Business Suite ERP merupakan salah satu perangkat lunak
"Enterprise Resource Planning (ERPF' berbasis Opensource yang merupakan
turunan dari Adempiere dengan ditambah arsitekur baru menggunakan
teknologi OSGI. Oleh karena itu iDempiere ERP juga dikenal sebagai
"Adempiere ERP+ OSGI".
4. Pada tahun 2000 project Compiere ERP yang dibuat oleh sebuah perusahaan
Amerika bemama Compiere Inc yang dimotori oleh Jorg Jankee menjadi
aplikasi ERP pertama yang berbasis Opensource
Latihan
1. Jelaskanlah pengertian dari ERP ?

2. Jelaskanlah Tujuan dan keuntungan penggunaan sistem ERP bagi perusahaan
?
3. Jelaskanlah kenapa idempiere merupakan bagian dari ERP ?
4. Jelaskanlah sejarah dan perkembangan iDempiere ?
5. iDempiere Business Suite terintegrasi secara penuh dengan Akuntansi,
sebutkanlah bagian yang mensupport fungsi fungsi akuntansi dalam
idempiere

BAB II
LOGIN, PERINTAH DASAR DAN NAVIGASI IDEMPIERE
Setelah mempelajari Bab ini mahasiswa akan mampu :
1. Menjalankan system iDempiere ERP

2. Mengetahui dan memahami fungsi – fungsi dasar idempiere ERP
3. Mengetahui dan memahami fungsi – fungsi menu idempiere ERP
2.1. MULAI MENJALANKAN IDEMPIERE
Untuk mulai menjalankan iDempiere ERP komputer anda harus tersambung ke

server anda melalui jaringan LAN atau via Internet, selanjutnya anda memerlukan
aplikasi web browser Mozilla Firefox atau Google Chrome (Mozila Firefox Iebih
disarankan). Jalankan Mozilla Firefox dan ketikkan alamat server sebagai berikut
http://idempiere.poltekatipdg.ac.id/webui/
Gambar 2.1
Apabila komputer anda sudah tersambung ke server maka beberapa saat

kemudian akan tampil window dialog login iDempiere:
Gambar 2.2

Masukkan Username dan Password anda, tekan enter atau Klik pada tombol
centang, maka tampilan login kedua akan muncul
Gambar 2.3
pada tampilan ini anda dapat memilih Role, Organisasi dan default warehouse
apabila anda memiliki previledge Iebih dari satu role/organisasi. Sedangkan
apabila anda hanya memiliki satu previledge maka anda tidak dapat merubahnya.
Tekan tombol enter atau tanda centang untuk melanjutkan.
Apabila anda berhasil login ke dalam aplikasi maka anda akan melihat tampilan
aplikasi seperti pada gambar 2.3, dimana tampilan menu untuk tiap user bisa
berbeda beda, tergantung dari Role atau hak akses yang dimiliki oleh user yang
bersangkutan.
Catatan: ingat ! Username dan Password adalah “Case Sensitive" (Huruf besar dan
kecil dianggap berbeda).
Gambar 2.4

2.2. FUNGSI FUNGSI MENU IDEMPIERE
Ketika login ke dalam iDempiere usemame anda akan memiliki previledge (tingkat
hak akses) tertentu yang sudah diset untuk UserID anda yang disebut sebagai
“Role” (artinya: peran/jabatan). Role tertinggi dimilikil oleh Administrator,
sedangkan untuk user dengan level dibawahnya akan diatur oleh administrator
tersebut.iDempiere akan menampilkan Menu yang tersedia untuk Role yang telah
anda pilih. Sehingga tampilan menu bisa berbeda antara Role yang satu dengan
yang Iain tergantung dari akses yang dimiliki oleh Role yang bersangkutan.
Field (ruang) Lookup (dibagian kanan bawah)\berfungsi sebagai alat pencarian.

Untuk mempermudah pekerjaan anda.
2.3. ICON — ICON MENU IDEMPIERE
Tiap item menu mempunyai icon yang mengindikasikan type /jenis dari fungsi
window yang akan ditampilkan
Icon Description
Membuka Window atau Form
Start Report
Start Process
Start Workflow
• Icon window mengindikasikan sebuah window. Sebuah windows merupakan

tempat data disimpan atau tempat untuk memasukkan data seperti Sales
Order, Purchase Order dII.
• Icon Report mengindikasikan sebuah report (laporan); Sebuah report akan di
olah dan ditampilkan ke Iayar report yang mana dapat di modifikasi dan di
cetak seperti halnya Invoice Summary (ringkasan tagihan).
• Icon Process mengindikasikan sebuah proses. Sebuah proses bisa merupakan
sebuah job / pekerjaan atau tugas yang dijalankan pada database atau server
seperti halnya Generate Invoice.
• Icon Workflow mengindikasikan Workflow (aliran kerja). Sebuah Workflow
mendefinisikan serangkaian langkah yang diperiukan untuk memenuhi
sebuah prosedur.
Pada setiap windows akan terdapat toolbar, dimana fungsi Tombol Toolbar
dijelaskan pada table berikut :

Button F Key Short Cut Commond
Esc Undo Changes
F1 Help
F2 Alt + N New Record
F3 Ctrl + X Delete Record
F4 Ctrl + S Save Record
F5 ReQuery
Ctrl + F Look up Record
F7 Attachment
Chat
F9 Data Grid Toggle
Archive Document/Report
F11 Alt + P Report
Ctrl + P Print
Alt + Home First Record
Alt + Left Previous Record
Alt + Right Next Record
Alt + End Last Record
Alt + Up Parent Record
Alt + Down Detail Record
Zoom Across
Active Workflow
Check Request
Alt - X Exit Windows
Customize Report
Send Email
Export
Gambar 1.5

Tombol Dialog
History Record
reQuery
Reset Ok Cancel
Gambar1.6
2.4. FUNGSI WORKFLOW
Workflow adalah rangkaian langkah langkah yang harus dikerjakan (pada sebuah
prosedur kerja). Klik pada tab workflow pada window utama untuk mendapatkan
diagram workflow tertentu. Sebagaicontoh Iihatlah pada workflow Business
Partner Setup. Anda dapat membukanya dengan meng-klik ganda pada Partner
Relation > Business Partner Rules > Business Partner Setup
Gambar 2.7
Data workflow yang ditampilkan, setengah bagian diatas merupakan diagram

ilustrasi grafis darl workflow yang bersangkutan. Pada setengah bagian di bawah

dari window adalah penjelasan dari Iangkah langkah workflow yang didefinisikan
di bagian atas atau keterkaitannya.
2.5. FUNGSI HELP
Dempiere menyediakan help pada setiap window yang anda buka. Anda dapat
membuka menu help pada window yang sedang anda buka dengan memilih menu
help atau tekan F1. Window Help akan terbuka dan menampilkan semua
informasi tentang windows dimana anda sedang berada.
Gambar 2.8
lnformasi window menampilkan penjelasan singkat dari window dan

menyediakan link ke Tab terkait. Klik pada Tabs link untuk menampilkan informasi
Tab-tab yang berkaitan. Sebagai contoh Business Partner.
Anda akan dihubungkan ke Tab Business Partner. Yang menampilkan penjelasan

singkat dari field field yang ada pada Window Business Partner. Klik pada link filed
untuk menampilkan informasi field yang berhubungan.
Gambar 2.9
Field Information menampilkan keterangan singkat dari field yang anda pilih.
2.6. FUNGSI WINDOW
iDempiere menyediakan fungsi fungsi windows yang berbeda dari aplikasi yang
lain dimana anda dimungkinkan untuk memasukkan informasi secara langsung
dari windows dimana anda berada. Hal ini memudahkan anda ketika akan
menambahkan informasi baru yang diperlukan pada saat kita berada di dalam

windows tertentu. Anda juga dapat memilih nilai default dari field dengan nilai
yang anda inginkan. Berikut ini kita akan membahas fasilitas fasilitas tersebut. Kita
akan menggunakan windows Sales Order sebagai contoh.
Gambar 2.10
2.6.1. Value Preference
Fungsi Value Preference mengijinkan anda untuk men set nilai Preference/default
anda secara langsung dari window dimana anda Berada. Untuk men set
preference anda isilah field atau pilih nilai yang diinginkan dari drop-down list
(sebagai contoh, ubah Sale Representative ke GardenAdmin), kemudian klik
tombol kanan mouse dan pilih Value Preference dari menu.
Gambar 2.11
Pilihlah Scope (Untuk Semua atau Organisasi tertentu, User, Window) dan tekan
OK
Gambar 2.12
Maka nilai default anda akan diperbarui sesuai pilihan anda

2.6.2. New Record
Fungsi New Record mengijinkan anda untuk membuat misalnya Business Partner
yang baru dari window dimana anda berada (Umumnya anda akan membuat
Business Partner dari window Business Partner).
Pada field Business Partner, klik tombol kanan mouse dan pilih New Record
Gambar 2.13
Masukkan Informasi Customer, Untuk memasukkan address, klik pada tombol

Location di sebelah field Location Address.
Gambar 2.14
Untuk memasukkan Locationfhddress yang baru pada window gang mu ncul.

masuk'k'an address informasi:
Gambar 2.15

Klik OK pada kedua window. Sales Order tersebut akan di update secara otomatis
dengan informasi yang baru. Semua field yang lain untuk Business Partner yang
baru adalah default dari Business Partner yang didefinisikan untuk Client.
lnformasi tersebut dapat di modifikasi secara Iangsung melalui window Business
Partner.
2.6.3. Zoom
Fungsi Zoom memungkinkan anda untuk men zoom secara Iangsung ke window
dimana entity ini di definisikan. Selanjutnya anda dapat menentukan nilai yang
mana yang anda inginkan untuk dipakai atau anda dapat membuat record baru.
Gambar 2.16
Pada Field Project, kilik kanan dan pilih Zoom maka Window Project terbuka.
Masukkan nama project pada field name (wajib diisi):
Gambar 2.17
Klik tombol Save pada toolbar dan tutuplah windows.
2.6.4. Requery
Ketika anda Kembali ke dalam window Order anda, Project baru belum tersedia.
Anda harus men ekan Klik kanan pada field Project dan pilih Requery untuk
mengupdate informasi sehingga tersedia di dalam pilihan.
Gambar 2.18

2.6.5. Search dan Info
Search diperlukan ketika anda mempunyai record dalam jumlah besar dan anda
ingin menyortir record berdasarkan kreteria yang anda inginkan.
Pada window Sales Order rubah ke Order Line dengan meng klik tab Order Line.
Pada field Product, masukkan P% (tidak case sensitif) pada search key dan tekan
enter.
Gambar 2.19
Anda dapat melihat product yang tersedia beserta harga. Pilih product den gan
mengkliknya dan klik pada OK atau cukup dengan meng-klik ganda pada baris
yang bersangkutan.
Gambar 2.20
Jika anda memasukan kriteria tertentu di dalam bidang pencarian (misal PE ke

dalam bidang pencarian Business Partner), pencarian akan memberikan satu
record saja. Jika anda menggunakan wildcard di dalam bidang pencarian, Window
pencarian akan terbuka dan menunjukkan daftar semua Produk.
2.6.6. Record Info
Record Info berfungsi untuk merekam Info setiap window di dalam iDempiere dan
menyedia kan anda lnformasi terkini. Pada sisi kanan window anda akan
menemukan suatu yang bidang menampilkan dua figur:
Tanda + di depan figur ini menunjukkan bahwa suatu record telah

dimasukkanldisisipkan, tanda * menunjukkan bahwa suatu record telah diubah.

Gambar 2.21
Double klik kiri atau klik kanan pada gambar untuk nampilkan siapa yang
membuat atau merubah record ini:
Gambar 2.22
2.7. FIELD FIELD UMUM
Beberapa Field di iDempiere ditampilkan sangat sering dan anda perlu

mengetahui apa saja kegunaannya:
Active
Salah satu Field yang umum adalah Kotak—cek Active. Ada dua metode
bagaimana membuat record yang tak tersedia di system. Pertama adalah untuk
menghapus record, yang kedua adalah menonaktifkan (de-active) record. Suatu
record yang di de-activated tidaklah tersedia untuk pemilihan, tetapi tersedia
untuk laporan. Ada dua pertimbangan untuk menonaktifkan dan tidak
menghapus record:
• Sistem memerlukan record tersebut untuk tujuan audit.

• Record direferensikan oleh record Iain.
Sebagai contoh anda tidak bisa menghapus suatu Business Partner jika ada
Invoice yang eksis untuk partner ini. Anda dapat “menonaktifkan” Business

Partner sehingga mencegah record tersebut digunakan di waktu yang akan
datang.
Client
Ini adalah Klien untuk instalasi anda. Suatu Klien adalah suatu perusahaan
organisasi atau badan hukum.
Default
Kotak-cek Default menandakan bahwa record ini akan digunakan sebagai nilai
default untuk Keterangan (description) Record baru.
Description
Description adalah suatu uraian singkat opsional dan suatu record. Description
dibatasi hingga 255 karakter.
Document No
Document No pada umumnya secara otomatis dihasilkan oleh sistem dan yang
ditentukan oleh type dokumen dan‘ dokumen tersebut. Jika dokumen belum di
save (simpan), nomor yang persiapan akan ditampilkan dalam <>
Jika anda membiarkan bidang ini kosong, sistem akan menghasilkan suatu nomor
dokumen untuk anda.
Name
Name adalah pengidentifikasi alphanumeric suatu entity (pihak). Nama dari suatu
entity digunakan sebagai suatu pilihan default pencarian sebagai tambahan
terhadap kata kunci pencarian. Name memiliki panjang maksimal 60 karakter.
Organization
Organisasi adalah organisasional entity di dalam Client. Suatu Organisasi adalah

suatu unit badan hukum atau klien anda, sebagai contoh adalah gudang/ toko,
departemen.
Summary Level
Kotak-cek Summary Level menunjukkan bahwa entity adalah suatu Summary

entity (ringkasan/kumpulan entity). Misalnya summary entity digunakan di dalam
diagram pohon Produk dan untuk tujuan pelaporan saja. Mereka tidak punya

nilai-nilai yang berhubungan dengannya dan tidak akan nampak pada daftar
harga, pengantian stock dan lain lain
Rangkuman
1. Untuk mulai menjalankan iDempiere ERP komputer anda harus tersambung ke

server anda melalui jaringan LAN atau via Internet, selanjutnya anda memerlukan
aplikasi web browser Mozilla Firefox atau Google Chrome (Mozila Firefox Iebih
disarankan). Jalankan Mozilla Firefox dan ketikkan alamat server sebagai berikut
http://idempiere.poltekatipdg.ac.id/webui/
2. Ketika login ke dalam iDempiere usename anda akan memiliki previledge (tingkat
hak akses) tertentu yang sudah diset untuk UserID anda yang disebut sebagai
“Role” (artinya: peran/jabatan).
3. Tiap item menu mempunyai icon yang mengindikasikan type /jenis dari fungsi
window yang akan ditampilkan
Latihan
1. Jalankanlah sistem iDempiere yang telah disediakan dengan cara menjalankan web
browser anda baik di perangkat Laptop / Handphone anda ketik alamat server
http://idempiere.poltekatipdg.ac.id/webui/ silahkan login dengan menggunakan
User GardenAdmin dan Password GardenAdmin
2. Pelajarilah fungsi – fungsi / perintah dasar yang terdapat dalam sistem iDempiere

Modul III
IMPLEMENTASI AWAL DAN SETING SETING DASAR

1. Dapat melakukan Setup Awal System idempiere
2. Dapat membuat organisasi / perusahaan pada System idempiere
3. Dapat melakukan Seting Dasar pada system idempiere
3.1. PENDAHULUAN
Setelah anda memahami gambaran singkat fungsi dan prinsip kerja dari iDempiere,
langkah selanjutnya adalah melakukan implementasi iDempiere. Secara umum langkah
langkah implementasi dapat dilihat dengan mengklik pada System Admin > Client Rule >
Initial Client Setup Review.
Gambar 3.1
Maka workflow yang menggambarkan langkah langkah initial Client setup akan
ditampilkan sebagai berikut:
Gambar. 3.2

Di dalam iDempiere, pihak atau entitas tertinggi dari pengguna sistem ini disebut sebagai
Client. Yang dalam hal ini umumnya adalah mewakili perusahaan anda sebagai pemakai
sistem. Kemudian masing—masing Client akan mempunyai satu atau lebih Organisasi
dibawahnya, bisa berupa divisi, departemen, ataupun anak cabang.
Setiap Client harus mendefinisikan parameter parameter akuntansi seperti Chart Of

Account(COA), Unit Of Measurement (UOM), Currency, dan lain lain dimana lnformasi ini
akan digunakan secara bersama oleh semua organisasi dibawahnya.
Pada saat instalasi iDempiere secara otomatis sudah dilengkapi dengan dua Client Yang
pertama adalah Client System, yang digunakan untuk manajemen system. Dan Client
yang kedua adalah Gardenworld, yang digunakan untuk tujuan testing, latihan dan
berbagai hal yang ingin anda coba tanpa mengganggu data pada Client anda (yang sedang
life). lni juga suatu demo, dimana didalamnya dilengkapi dengan beberapa data seperti
Business partner (Mitra Bisnis), Produk, dan lain lain.
3.2. PERSIAPAN
Untuk mulai membuat sebuah client baru, anda perlu menyiapkan import data account,
business partner dan produk (meskipun ini bukanlah syarat mutlak, karena anda dapat
mengimportnya di kemudian hari). Anda dapat memasukkan data tersebut secara
manual secara satu persatu, namun akan lebih menghemat waktu jika anda dapat
melakukan import data dari file berformat CSV (Comma Separate Value) dimana anda
dapat menyiapkannya melalui program spreadsheet (MS Excel) anda.
3.2.1. Account
Anda akan memerlukan satu set Chart Of Account untuk pengoperasian sistem, meskipun
beberapa account diantaranya mungkin tidak pernah dipostingkan. Misalnya jika Anda
tidak mempunyai transaksi mata uang asing, maka Account-account seperti realize gain
tidak pernah digunakan.
Anda dapat menggunakan AccountID.CSV untuk account versi indonesia, atau anda dapat
membuat sendiri account anda dengan mengedit dan melakukan modifikasi dari file
Account yang sudah ada.
Pada contoh kita akan menggunakan menggunakan Account US dari file AccountsUS.CSV
File, yang dapat anda temukan di direktori C:\iDempiere2\data\import (atau disesuaikan
dengan Iokasi instalasi anda). Anda dapat merubah nomor, nama, uraian, dan Account-
account lain yang wajib di dalam Spreadsheet (MS Excel).

Gambar 3.3
3.3. SETUP AWAL
Untuk memulai Implementasi anda harus menjalankan Initial Client Setup pada Client
System dengan Role System Administrator :
Gambar 3.4
Anda harus Log in sebagai System atau Superuser dan pilih System Administrator sebagai
Role anda. Pilih System Admin > Client Rules> Initial Client Setup Process, akan terbuka:

Gambar 3.5
Maka window Initial Client Setup akan ditampilkan:
Gambar 3.6
Silahkan timpa / overwrite nama default di dalam Window di atas dengan nama
perusahaan anda atau nama lain sesuai keinginan anda. Sebagai contoh pada window di
bawah ini kita memasukkan nama: Kelas_MLIA
Masukkan Organisasi, sebagai contoh HQ (Head Quarter. Kantor Utama), Main Office
(Kantor Pusat) dan lain lain Anda bisa mendefinisikan Iebih banyak Organisasi di Iain
waktu.
Masukkan User Client, sebagai contoh MLIAAdmin.

Masukkan user Organisasi, sebagai contoh MLIAUser.
Masukkan Currency Mata uang, Negara, Kota dan Daerah (jika diperlukan). Biarkan
Produk dan Business partner di centang, dan sisanya tidak harus dicentang. Anda dapat
merubah setting ini di lain waktu jika anda ingin menambahkan Projek, Area penjualan,
dan Iain Iain.

Kemudian anda pilih Tombol Load Accounts. Pilih fileAccountID.csv (atau file lain yang
telah anda siapkan).
Pilih file berformat CSV yang telah anda siapkan dan tekan Open.
Gambar 2.8
Pilih OK atau Start.

Setup awal Client akan mengisikan Account-Account default yangdiperlukan oleh sistem.
Selanjutnya apabila proses pembuatan berhasil, windows berisi informasi berikut ini
akan ditampilkan:
Gambar 3.9
Proses pembuatan client melalui Initial Client Setup telah selesai.
Catatan : Satu-Satunya cara untuk membuat / menambahkan Client baru adaiah melalui
Initial Client Setup.
Sekarang Anda sudah memiliki Client baru dengan dua user dan Role: Satu User dengan
Role tingkat Client (didalam contoh adalah MLIAAdmin) mempunyai semua hak—hak
untuk pemelihara aturan dan untuk masuk transaksi untuk client. User dengan Role

tingkat organisasi (didalam contoh adalah MLIAUser) mempunyai semua hak-hak untuk
masuk transaksi untuk organisasi.
3.4. MENYEMPURNAKAN SETUP
Untuk melihat dan meninjau ulang Client yang telah dibuat anda harus log out dari client
System (aplikasi yang sedang anda gunakan saat ini) dan log in kembali kedalam sistem
dengan Client yang baru saja anda buat (dalam contoh Kelas_MLIA) dengan Role tingkat
Client, dalam hal ini Kelas_MLIAAdmin.
Pengaturan yang dilakukan pada level Client akan digunakan secara bersama pada level
organisasi. Keuntungannya adalah bahwa nilai-nilai ini hanya cukup disetup hanya sekali
saja.
Gambar 3.10
3.4.1. Memuat hirarki Account
Proses lntital Setup Client yang kita lakukan di atas hanya akan memuat account-account
default yang diperlukan oleh Sistem tersebut. Selanjutnya anda harus memuat account-
account yang lainnya (yang bukan default).
Untuk tujuan tersebut Login ke dalam sistem yang menggunakan Admin yang baru saja
dibuat Role untuk Client baru anda.
Anda harus kembali melakukan import file account anda (dalam contoh: AccountID.CSV)
melalui import file loader. Untuk itu silahkan buka Window File Loader dengan dobel-klik
pada System Admin > General Rules > Data > Data Import > Import File Loader.

Gambar 3.11
Klik tombol Select file to Load, pilih file dari folder C:\iDempiere2\Data\Import (atau
disesuaikan dengan Iokasi instalasi anda). Pilih format Comma Separate File (CSV)
AccountsUS.CSV, atau file yang telah anda siapkan.
Pilih Import Format Accounting-Accounts dari drop down list box Import format.
Gambar 3.12
Pilih tombol OK untuk mengisi/memuat record tersebut. Kotak pesan akan

ditampilkan yang mengindikasikan banyaknya record yang dimuat.
Gambar 3.13
Account-account telah terisi dan sekarang mereka harus diimport. Untuk Import record
yang telah terisi, buka Import Account window dengan mendobel-klik pada General
Rules > Data > Data Import> Import Account.

Gambar 3.14
Tinjau ulang record yang dimuat tersebut dan perbaharui jika perlu.
Ketika proses telah selesai, pesan dialog akan ditampilkan dengan informasi banyaknya
Errors, data yang di Insert (di masukkan), di Updated dan di Delete.
Untuk meninjau ulang hasil import yang baru anda Iakukan, buka window Account
Element dengan dobel-klik dl Performance Analysis > Accounting Rules > Account
Element dan Pilih Tab Element Value.
Gambar 3.15

3.4.2. Client Rules > Client
Gambar 3.16
Pada sisi kiri, ditampilkan dua Tab. Tab Client adalah record induk.
Anda dapat mengisi bidang bidang berikut jika diperlukan: Search key (Kunoi Pencarian),
Name (Name), Description (Uraian), Language (Bahasa), SMTP Host, Request Email,
Request user, Direktori Web, Request Folder, dan Request user password.
Pilih kotak-cek Multi Lingual Document jika anda ingin merawat dokumen dalam berbagai
bahasa. lni akan mengijinkan Anda untuk mencetak dokumen didalam bahasa Customer
atau vendor.
Pilih Kotak-cek otorisasi SMTP jika anda ingin mengijinkan otorisasi SMTP.
Klik pada atas tab Client Info untuk menampilkan info detil Client anda:
Gambar 3.17
Pilih ”Discount Calculate from line Amount” jika Anda ingin diskon dihitung dari baris
nilai/amount. Biarkan kotak—cek tidak dipilih untuk mengkalkulasi diskon pada total
jumlah Invoice (tennasuk pajak-pajak dan biaya tambahan).
Di dalam area Default anda akan menjumpai field (bidang) berikut: Standard UOM for
Volume mengindikasikan adanya UOM untuk digunakan oleh produk yang disesuaikan

oleh volume didalam suatu dokumen. Standard UOM for Weight adalah UOM untuk
digunakan oleh produk yang disesuaikan oleh berat didalam suatu dokumen. Standard
UOM for length menandai adanya UOM untuk digunakan produk yang disesuaikan oleh
panjangnya di dalam suatu dokumen. Standard UOM for time adalah UOM untuk
digunakan untuk produk yang disesuaikan oleh waktu didalam suatu dokumen. Template
B.Partner adalah Business Partner digunakan untuk mambuat Business Partner baru.
3.4.3. Organization Type

Window Organization Type digunakan untuk mendefinisikan klasifikasi untuk Organisasi
anda. Anda bisa memilih untuk menggunakan Organisasi sebagai Cost Center atau Store
dan Organization Type bisa digunakan untuk mengklasifikasikan Store sebagai Free
Standing, Lokasi Mall atau Outlet. Organization Type digunakan hanya untuk
pengklasifikasian dan tidak mempengaruhi pemrosesan atau akses.
Untuk menambahkan atau memodifikasi Organization Types, buka window Organization

Type dengan mendobeI-klik pada General Rules > Organization Rules > Organization
Type. Icon di depan Materi Menu Organization Type menunjukkan bahwa ini merupakan
suatu Window.
Gambar 3.19
Masukkan suatu Nama dan masukkan (optional) Description untuk Jenis Organisasi ini.
Centang Kotak-cek Active untuk menunjukkan bahwa Jenis Organisasi ini Aktif.
3.4.4. Organization (Organisasi)

Window Organization digunakan untuk mendefinisikan dan memelihara
pengorganisasian entity. Suatu organisasi bias merupakan suatu badan hukum atau
subunit di mana transaksi dan dokumen tertentu diproses. Dapat juga berupa suatu
Business Partner yang memiliki akses terbatas ke informasi tertentu saja (sebagai contoh
invoice mereka sendiri) Didalam suatu perusahaan Iebih kecil Client dan organisasi bisa
serupa.
Untuk membuka Window Organisasi, pilih System Admin > Organization Rule >
Organization:

Gambar 3.20
Window Organization terdiri dari tiga tab: Parent Record (Record Induk) adalah Record
Organisasi. Selanjutnya, struktur dari Organisasi anda ditampilkan. Anda dapat mencari
pohon tersebut melalui bidang pencarian yang berwama kuning di bagian bawah.
Dobel-klik pada entity untuk menampilkan Search Key (kata kunci), Nama dan Deskripsi
entity dari organisasasi yang ditandai. Anda dapat memilih untuk membuat entity yang
organisasional suatu entity ringkasan (yang mana digunakan untuk melaporkan tujuan)
dengan mencentang Summary Level kotak—cek.
Penting untuk diingat, Ketika Anda menambahkan suatu Organisasi baru didalam
Window ini, anda harus logout dan login kembali untuk mampu mengakses Organisasi
yang baru tersebut.
Buka window Organization dengan tab Organization Info:
Gambar 3.21
Untuk memasukkan informasi alamat, klik pada tombol di samping bidang Address. Ini
adalah Alamat yang akan dicetak pada semuaOrder dikeluarkan dari Organisasi ini:

Gambar 3.22
Masukkan Address (Alamat), City (Kota), Zip (Kode Pos), Country (Negara) dan klik OK
untuk kembali ke windows info Organisasi.
3.4.5. Role / Peran

Role (Peran/jabatan) didalam iDempiere berfungsi untuk mengendalikan akses ke
Window , task (tugas) dan report (laporan). Users dapat mempunyai satu atau lebih Role.
Pada dasarnya, ada empat macam dari Tipe Role umum. Yang pertama adalah
Administrator Sistem Dengan Role ini anda hanya dapat melihat record system--Ieve|
seperti UOM dan jenis dokumen.
Jenis yang kedua adalah Superuser. Superuser mendapat/kan semua Role didalam sistem
tersebut. Role ini dirancang untuk situasi keadaan darurat, dimana anda memerlukan
satu User yang mempunyai semua hak mengakses dalam semua organisasi. Penggunaan
dari Role ini harus terbatas untuk beberapa users tingkat tinggi.
Dua jenis Role/Peran yang lain, yang merupakan users transaksi yang umum, adalah
Administrator Client dan User Client. Client Administrator dapat menyediakan data dan
masuk transaksi, sedangkan User Client terbatas ke input transaksi saja.
Untuk membuka WIndow Role, pilih System Admin > GeneralRule > Security > Role
Gambar 3.23

Pilih Role, di dalam hal ini adalah Gardenworld Admin di dalam view/pandangan Record
tunggal.
Gambar 3.24
Untuk Role baru, masukkan Nama dan Deskripsi dan pilih Kotak-cek yang aktif
Pilih User Level Client, Client + Organisasi, Organisasi Atau Sistem.Ini akan menentukan
jenis data yang dapat diakses.
3.4.6. User
Window User digunakan untuk merawat user anda, anda dapatmenambah User dan
merubah informasi user anda.. Untuk membuka Vlfindow User, pilih System Admin >
General Rule > Security > User:
Gambar 3.25
Dua user yang di generate oleh sistem lni sudah akan ada didalam daftar Users sebagai
hasil Initial Client Setup. Nama dan Deskripsi adalah default. Nilai di dalam Bidang
Password default kepada Nama User dan dapat diubah.Pi|ih salah satu User (sebagai
contoh Gardenadmin) dan buka Vlfindow Role User:

Gambar 3.26
Role dari User akan ditampilkan, umumnya seorang Administration User akan memiliki
lebih banyak Role dibandlng user normal.
3.5. SETTING SETTING DASAR
iDempiere dirancang untuk digunakan oleh berbagai perusahaan, untuk itu ada beberapa
hal yang bisa ditambahkan pada tingkatan ini yaitu:
• Language (bahasa)
• Currency (mata uang)
• Country and Region (Negara dan daerah)
Untuk merawat informasi tersebut anda harus login kedalam client System dengan Role
System Administrator.
3.5.1. Bahasa
Klik pada General Rules > System Rules > Language. Sistem mempunyai bahasa yang
telah terinstall sebagai berikut: Bahasa lnggris, Jerman, Perancis. Jika Anda akan
berhadapan dengan suatu Negara dengan Bahasa Iain Anda dapat masukannya di sini. Ini
tidak berarti sistem tersebut akan diterjemahkan ke dalam Bahasa tersebut, melainkan
hanya untuk acuan, maka anda dapat memilih bahasa apa saja sesuai yang dipakai oleh
Business Partner anda:

Gambar 3.27
Untuk menambahkan suatu Bahasa Baru klik pada Tombol New Record. Untuk Bahasa
masuk ke dalam ISO Language Code, kemudian ISO Country Code. Informasi pada Kode
Bahasa dapat ditemukan pada
http://www.icsuci.edu/pub/ietf/http/related/isoG39.txthttp:/lwww.ics.u ci.e
du/pub/ietf/http/related/I30639.txt.
Untuk Informasi pada Kode Negara mengacu pada
http://www.unece.org/cefact/rec/recOBen.htmhttp://www.unece.org/cefac
t/reo/rec03en.htm.
Pilih Save, kemudian exit (keluar) dari V\findow ini.
3.5.2. Currency
Untuk merawat Currency ( mata uang) , anda dapat masuk kedalam window Currency
melalui Performance Analysis > Accounting Rules > Currency.
Sistem telah mempunyai berbagai ISO Currency yang sudah didefinisikan.
Gambar 3.28
Untuk menambahkan suatu Currency (Maia uang) Baru klik pada Tombol New Record
dan masukkan kode ISO. Informasi pada kode ISO dapat ditemukan pada
http://www.unece.org/cefact/rec/rec09en.htm.

Masuk ke Standard Precision untuk mendefinisikan banyaknya posisi decimal dimana
jumIah akan dibulatkan untuk transaksi accounting dan dokumen.
Masuk ke Costing Precision Rounding untuk mendefinisikan banyaknya posisi decimal
jumIah yang akan dibulatkan untuk ketika melakukan penetapan kalkulasi biaya.
Pilih Save untuk menyimpan record.
3.5.3. Country Region dan City

Klik pada System Admin > General Rules > System Rules > Country Region dan City.
iDempiere sudah mendefinisikan semua ISO negara-negara di dunia.
Untuk memodifikasi suatu Country (negara) yang ada, anda dapat merubah field
manapun yang anda inginkan. Demi konsistensi kita menyarankan membiarkan ISO Kode
Negara seperti yang sudah terpilih. Pilih kotak-cek Country Region jika negara tersebut
mempunyai region (Daerah).
Gambar 3.29
Window Region akan ditampilkan hanya jika didefinisikan. Format Cetak Alamat akan
mengupdate Format Cetak Alamat, Format Telepon dan Format Kode pos jika diinginkan.
Pilih Bahasa dan Mata uang untuk digunakan.
Simpan masukan anda dan bergerak ke Tab City:
Gambar 3.30

Masuk Nama Kota, ZIP dan Kode Area. Jika Anda lngin menambahkan kota tambahan,
cukup klik pada Tombol New Record. Save masukan anda.
Sekarang setlng global dasar anda sudah didefinisikan. Anda dapatmeninggalkan Role
Administrator Sistem tersebut dan Login dengan username normal anda.
Rangkuman
1. Di dalam iDempiere, pihak atau entitas tertinggi dari pengguna sistem ini disebut
sebagai Client. Yang dalam hal ini umumnya adalah mewakili perusahaan anda
sebagai pemakai sistem. Kemudian masing—masing Client akan mempunyai satu
atau lebih Organisasi dibawahnya, bisa berupa divisi, departemen, ataupun anak
cabang.
2. Setiap Client harus mendefinisikan parameter parameter akuntansi seperti Chart
Of Account(COA), Unit Of Measurement (UOM), Currency, dan lain lain dimana
lnformasi ini akan digunakan secara bersama oleh semua organisasi dibawahnya
3. Setelah melakukan persiapan Client perlu dilakukan penyempurnaan dengan
membuat organisasi dan penetapan role/peran serta seting seting dasar
Latihan
1. Melakukan survey pada sebuah perusahaan / ukm dengan mempersiapkan data data
– data yang dibutuhkan dalam pengolahan data informasi kedalam system idempiere
:
Data yang harus disiapkan :
1. Data Organisasi
2. Data Bank/Cash
3. Bussiness Partner
4. Kategori Produk
5. Produk , Harga dan Satuan
2. Jalankanlah sistem iDempiere ketik alamat server

http://idempiere.poltekatipdg.ac.id/webui/ silahkan login dengan menggunakan
SuperUser dan Password System Pada Kolom client System dan Role System
Administrator
3. Mulai membuat client baru dan organisasi baru sesuai dengan data perusahaan /
ukm yang telah di survey
Link Tutorial
Membuat Client Baru Setup Awal pada ERP

BAB IV
SETUP DATA MASTER
1. Dapat melakukan Setup data Business Partner

2. Dapat melakukan Setup Kategori Produk, Produk, dan Unit of Measure
3. Dapat melakukan Setup Warehouse dan Locator
4. Dapat melakukan Setup Harga
4.1. PENDAHULUAN
Sebelum anda mulai menggunakan system iDempiere, anda terlebih dahulu harus
menyiapkan beberapa data master yang diperlukan oleh sistem. Data master bisa di input
manual maupun dengan cara di import.
Data master yang harus anda siapkan diantaranya adalah : Business partner, Product, dan
Pricing (daftar harga produk anda).
4.2. BUSINESS PARTNER
Di beberapa software ERP yang lain, umumnya mereka memiliki master data untuk
Customer, Vendor, dan Employee secara terpisah. Sehingga apabila misalnya perusahaan
anda memiliki pihak yang merangkap sebagai Customer dan sekaligus sebagai Vendor,
maka anda harus memasukkannya 2 kali yaitu di master data Customer dan master data
Vendor.
Di iDempiere konsepnya sedikit berbeda dimana customer, vendor, dan employee masuk
sebagai Business Partner. Konsep Business Partner iDempiere ini jauh lebih fleksibel
dibanding kebanyakan aplikasi yang lain, karena suatu Business Partner bisa merupakan
suatu Vendor, suatu Customer, suatu Karyawan atau kombinasi ke tiganya. Pendekatan
ini juga memudahkan kendali akses terhadap fungsi self-service. analisa regional dan
optimasi pengiriman.
4.2.1. Business Partner Setup
Untuk melihat langkah langkah membuat Business Partner anda dapat membuka
workflow Business Partner Setup di Partner Relations > Business Partner Rules >
Business Partner Setup:

Gambar 4.1
4.2.2. Business Partner Group
Windows Business Partner Group digunakan untuk untuk mendefinisikan parameter

berdasarkan suatu grup atau kelompok. Business Partner manapun yang dimasukkan
dalam kelompok ini akan mempunyai parameter akuntansi ini secara otomatis seperti
yang telah ditentukan.
Selanjutnya jika diperlukan anda bisa membuat modifikasi yang diperlukan pada lingkat
Business Partner tersebut. Untuk membuka Window Business Partner Group anda bias
membuka melalui Partner Relation > Business Partner Rules > Business Partner Group:
Gambar 4.2
Masukkan Name (nama) dan Description (uraian) dari Group. Anda dapat menandai
kelompok ini untuk menjadi kelompok default bila diinginkan.

Tampilkan semua Kelompok yang ada dengan meng-klik pada Data Grid toogle (Icon
Monitor dengan kotak kotak) pada atas toolbar.
Gambar 4.3
4.2.3. Greeting
Greeting digunakan untuk sebutan/panggilan awal Business Partner anda, misalnya Mr,
Ms, untuk perseorangan atau PT, CV, untuk Perusahaan. Untuk mendefinisikan Greeting
anda dapat membuka windows Greeting di System Admin > Partner Relations > Business
Partner Rules > Greeting:
Gambar 4.4
Masukkan suatu Nama untuk Greeting dan isi dari Greeting. Pilih Cek Box ‘First Name
Only’ untuk menunjukkan bahwa hanya nama pertama dari kontak ini perlu mencetak
Greeting. Klik pada tab translation (terjemahan) untuk memasukkan suatu terjemahan
untuk Greeting yang anda pilih. Tab Translation hanya ditampilkan jika pilihan anda
menandainya.
4.2.4. Payment Term (Termin Pembayaran)
Untuk membuka Window Payment term dan untuk mendefinisikan Termin Pembayaran
Yang harus digunakan untuk Business Partner tertentu atau kelompok Business Partner
tertentu, anda dapat membuka Partner Relations > Business Partner Rules > Payment
Term:

Gambar 4.5
Nama untuk Payment term ini. Masukkan Jumlah Hari untuk menyatakan kapan saat
pembayaran tiba. Secara optional anda dapat menawarkan potongan/diskon untuk
pembayaran iebih awal, untuk itu masukkan Potongan hari, Discount %, Discount Day 2,
Discount 2% dan Bidang Grace Day.
Jika anda memilih ‘Fix due date’ (Tanggal Jatuh Tempo Fix/tetap) maka anda kemudian
harus memasukkan ‘Fix Month Day (hari bulan Fix/tetap) untuk mengindikasikan hari
dan bulan dimana pembayaran tiba. Fix Month Cut-Off mengindikasikan hari untuk
digunakan sebagai Cut-Off jika pembayaran akan tiba periode pembayaran yang
berikutnya. ‘Fix Month Offset’ (Ofset bulanan tetap) digunakan jika pembayaran akan
tiba satu atau lebih bulan di masa mendatang. Anda boleh juga mendefinisikan Payment
term sebagai ’Next Business Day’ (han‘ kerja berikutnya) atau ’After Delivery’ (setelah
pengiriman).
Dalam penggunaaan yang lebih kompleks, iDempiere juga mendukung Termin

Pembayaran bertahap di mana pembayaran dibuat pada suatu jadwal yang sudah
ditentukan.
4.2.5. Windows Business Partner
Window Business Partner digunakan untuk mendefinisikan dengan pihak mana dan siapa
perusahaan anda bertransaksi. lni meliputi Customer, Vendor dan Karyawan.
Sebelum memasukkan atau mengimport sproduk, anda harus mendefinisikan Vendor

and-a. Sebelum men-generate Order / pesanan, anda harus mendefinisikan Customer
anda. Window Business Partner menyimpan semua informasi tentang Business Partner
anda, dan nilai-niiai yang dimasukkan akan digunakan untuk menghasilkan semua
transaksi dokumen. Untuk membuka windows Business Partner, buka Partner Relations
> Business Partner Rules > Business Partner:

Gambar 4.6
Masukkan Search key (Kunci Pencarian), Name (Nama) Business Partner, dan Greeting.
Centang Cek Box Active untuk menunjukkan bahwa Business Partner ini adalah Aktif.
Centang Cek Box Summary level jika record ini akan digunakan sebagai ringkasan untuk
Business Partner. Open Balance adalah field yang dirawat oleh system. lniuntuk
mengindikasikan net (jumlah bersih) dari semua Inovice AP and AR yang belum terbayar
untuk Business Partner Ini.
Pilih Credit Status untuk Business Partnertersebut. Field ini digunakan dalam
menghubungkan Open Balance dan Credit Limit (batas kredit) pada tab Customer.
Nilainya merupakan salah satu nilai-nilai dari berikut ini:
1. No Credit Check — di set secara manual — Tidak ada Credit Management Sama
seperti no Credit Limit.
2. Credit OK - Credit Management adalah aktif.
3. Credit Watch — di set oleh System. Credit Management adalah aktip dan Open
Balance adalah > 90% dan Credit Limit.
4. Credit Hold— di set oleh System. Credit Managemen adalah aktif dan Open
Balance telah melebihi Credit Limit. Ini akan mencegah Customer clari
penerimaan Shipments, mengakses Assets atau meng-complete Orders.
5. Credit Stop —di set secara Manual. Sama seperti halnya Credit Hold dan juga
mencegah invoice untuk di complete.
Anda dapat memasukkan suatu nilai di beberapa bidang lain seperti: Description, Tax-lD,
D-U-N-S, NAICS/SIC ( Sistem Klasifikasi lndustri Amerika Utara dan Penggolongan lndustri
Baku), Business Partner Group, URL, Reference No, Language.
Kotak Cek Tax exempt (Bebas pajak) apa bila di pilih akan mengindikasikan bahwa
Business Partner anda memiliki pengecualian paiak. Jika suatu Business Partner memiliki
mengecualikan pajak. Tingkat tarip Bebas Pajak akan digunakan. Untuk ini, anda harus

menyediakan suatu tarif pajak dengan “0“ untuk pelaporan, sedemikian sehingga anda
dapat men”track” transaksi bebas pajak.
Kotak cek Prospect apabila dicentang maka mengindikasikan suatu calon Customer yang
belum menjadi suatu Customer aktif.
4.2.6. Tab Customer

Jika Business Partner anda adalah merupakan Customer. silahkan masuk ke dalam Tab
Customer, centang kotak cek Customer dan Masukkan nilai-nilai yang sesuai:
Gambar 4.7
4.2.7. Tab Vendor

Jika Business Partner anda adalah suatu Vendor, silahkan masuk ke dalam Tab Vendor,
centang kotak cek Vendor dan Masukkan nilai-nilai yang sesuai:
Gambar 4.8
4.2.8. Employee
Jika Business Partner anda adalah Karyawan, silahkan klik cek box pada bagian Employee
sesuai:

Gambar 4.9
4.2.9. Bank Account
Untuk memasukkan informasi Rekening Bank untuk Business Partner anda, klik pada
rekening Rekening Bank dan Masukkan nilai-nilai yang sesuai:
Gambar 4.10
Pilih suatu Jenis Kartu Kredit. Masukkan Nomor, Exp. Month, Exp. Year. Anda dapat
memasukkan bidang yang berikut: Account Name, Account Address, Account City ,
account Zip/Postal Code, Account State. Bidang opsional yang lain adalah: Driver Lisense,
account Email, Address Verified, Social Security No dan Zip Verified.
Jika anda memilih untuk menggunakan ACH (Tempat Transaksi Cek Bank Otomatis,
dengan proses pembayaran online), pilih Cek Box yang sesuai, kemudian VWndow anda
akan terlihat sedikit berbeda:

Gambar 4.11
Anda sekarang dapat Masukkan suatu Routing No. (nomor routing) untuk perpindahan
elektronik dan suatu account No. Selanjutnya bidang bidang lain akan serupa.
4.2.10. Location
Untuk Masukkan Informasi Lokasi untuk Business Partner anda, kiik pada Rekening Lokasi
dan Masukkan nilai-nilai yang sesuai:
Gambar 4.12
Location/Address bidang adalah wajib, bidang berikut ini adalah opsional: Name,
Telepon, Fax. 2Nd Telepon, City.
Gambar 4.13

Kotak cek berikut ini dapat anda pilih sesuai dengan pada tujuan yang anda inginkan
untuk Address/alamat yang akan yang digunakan untuk: Ship-To Address, Pay-From
Address, Bill-To Add resst, Remit-To Address.
Gambar 3.14
4.2.11. User/Contact
Untuk memasukkan Informasi Contact (Users) untuk Business Partner anda, klik pada tab
Contact (Users) dan masukka nilai-nilai yang sesuai:
Gambar 3.15
Masukkan Nama untuk Kontak ke dalam bidang yang sesuai. Bidang berikut ini adalah
opsional: Greeting, Title, Description, Telephone, Fax, Birthday, Comment,
PartnerAddress, 2Nd Telephone, Email, Password, Last Contact dan Last Result dirawat
oleh Sistem.
4.3. PRODUCT
Setelah anda menyusun data Business Partner anda, anda juga perlu untuk menyiapkan
data untuk Produk-produk anda. Di dalam iDempiere, Product (Produk) merupakan
sesuatu yang anda jual dan / atau anda beli, atau sesuatu yang anda simpan dan
mempunyai suatu Harga. Contoh dari Produk adalah sebagai berikut:
Items (barang),
Services (jasa),

Resources (sumber daya),
Expense Types (jenis pembiayaan)
Items/barang adalah barang-barang yang secara fisik anda jual. Sedangkan Service/Jasa
adalah sesuatu (non fisik) yang tidak terbatas dalam kaitannya dengan ketersediaan
sumber dayanya. Resources adalah sumber daya, misalnya jasa konsultan, jasa tenaga
kerja dll di mana memiliki keterbatasan dalam hal ketersediaannya. Expenses (Biaya)
adalah sesuatu yang dapat ditagihkan, sebagai contoh, konsultan yang biaya
perjalanannya dapat di tagih ke Customer anda.
4.3.1. Product Setup (Setup Produk)
Sebelum melakukan setup terhadap produk, anda harus men-setup Warehouse dan
Locators. Warehouse (Gudang) adalah Point Of Service (Titik Pelayanan), Meskipun anda
tidak menggunakan warehouse secara fisik (misal untuk unit yang hanya menjuai
Jasa/Service).
4.3.2. Warehouse & Locator
Warehouse dan Locators mendefinisikan suatu Gudang dan Iocator—locatornya serta

parameter akuntansi yang akan digunakan untuk Inventory pada gudang tersebut. Di
dalam sebuah gudang memungkinkan mempunyai lebih dari satu Locator. KIik-ganda
pada Material management > Material Management Rues > Warehouse & Locators
untuk membuka window Warehouse & Locators:
Gambar 4.16
Untuk membuat Warehouse baru, masukkan Name dan Description (Keterangan)

Warehouse. Masukkan Location/Address dan masukkan suatu nilai ke Bidang Element
separator.
Klik pada Tab Locator untuk masuk ke dalam inforrnasi Locator dari Gudang anda:

Gambar 4.17
Masukkan Relative Priority (Prioritas Relatif), untuk memastikan bahwa Locators dengan
suatu prioritas Iebih tinggi digunakan terlebih dahulu untuk Pengiriman atau penerimaan
barang. Kemudian masukkan Aisle (Gang), Bin (Bak/Peti) dan Level (Tingkat).
4.3.3. Unit of Measure
Pada tampilan window Unit Of Measure (Satuan Ukur) anda dapat mendefinisikan unit
moneter satuan ukur. Juga mendefinisikan konversi antara satuan ukur dan bagaimana
melakukan konversinya. Sistem menyediakan beberapa konversi otomatis antara UOM
(misal, menit, jam, hari, hari kerja dII).
Kiik-ganda pada icon Unit Of Measure di dalam Material Management > Material
Management Rule > Unit Of Mesurement untuk membuka tampilan window Unit 0f
Measure.
Gambar 4.18
Klik pada tab Conversion untuk memasukkan nilai konversi untuk UOM anda:

Gambar 4.19
Tab Conversion mendefinisikan perhitungan konversi antara dua buah UOM. UOM
didapat secara default dari tab Unit of Measure. Pilih UoM To dari drop down list box. lni
merupakan Unit of Measure yang akan di konversi. Pilih Product yang akan menggunakan
konversi ini. UoM yang digunakan untuk penyimpanan dari produk ini harus UoM yang
dipilih disini. Jika ada tambahan produk lain untuk konversi ini, masukkanlah record
tambahan untuk konversi tersebut. Masukkan Multiply Rate atau Divide Rate untuk
Conversion ini. Multiply Rate (angka pengali) harus lebih besar dari 0.
4.3.4. Kategori Produk
Kategori produk di difenisikan di windows Product Category. Pada window Product

Category anda dapat mendefinisikan kelompok-kelompok produk yang berbeda. Di mana
Pengelompokan kategori ini dapat digunakan untuk men"generate" Price List,
mendefinisikan margin (keuntungan) dan untuk menempatkan parameter akuntansi
yang berbeda ke produk anda.
Klik-ganda pada Icon di Material Management > Material Management Rule > Product
Category untuk membuka tampilan window Product Category berikut:
Gambar 4.20

4.3.5. Window Product
Pada window Produk anda dapat mendefinisikan semua Produk yang digunakan oleh
suatu organisasi. Produk ini meliputi semua yang dijual kepada Customer. Yang
digunakan untuk pembuatan produk yang dijual kepada Customer dan produk yang dibeli
oleh suatu organisasi. Masukkan Nama Produk, dan Desctiption jika diinginkan.
Secara opsional, anda dapat memasukkan beberapa Help/Comment

(pertoiongan/komentar) dan suatu Document Note (Catatan Dokumen) (Yang
mempertunjukkan pengiriman dan Invoice). Memasukkan suatu UPC/EAN (Universal Bar
Code atau European Article Number) dan SKU (Stock Keeping Unit).
Gambar 4.21
Pilih suatu nilai untuk Mandatory fields (bidang-bidang yang wajib diisi) ben'kut: Product
Category, Tax Category, UOM, Product Type. Tergantung pada pemilihan anda Di dalam
Product Type (yang bisa merupakan Item, Resource, Service, Expense, atau online)
tampilan window Product akan mengalami sedikit perubahan.
Gambar 4.22
Pilih ltem untuk menampilkan bidang berikut ini: Weight (Berat/Beban), Shelf Width
(Lebar Rak), Shelf Depth (Kedalaman Rak), Classification (Penggolongan), Sales Rep

(Vendor), Revenue Recognition (Pengenalan Pendapatan), Volume, Shelf Height
(Tingginya Rak), Units Per Pallet (Unit tiap palet).
Jika anda memilih Resource sebagai Product Type, maka semua Bidang yang berkaitan
dengan item akan dihilangkan.
Jika anda tidak memilih Cek-box Sold (terjual), Bidang "Revenue Recognition"
(Pengenalan Pendapatan) akan dihilangkan. Artinya anda harus memasukkan Revenue
Recognition anda hanya bila organisasi anda telah menjual produk ini.
Centang Cek-box “Stocked” ketika organisasi anda menyimpan produk ini.

Centang Cek-box “Purchased” ketika organisasi anda membeli produk ini.
Pilih Cek-box “Discontinue” untuk menunjukkan bahwa suatu Produk sudah tidak
produksi lagi. Kemudian produk yang di Discontinue akan ditampilkan, dimana anda
dapat memasukkan tanggal/date akhir dari Produk ini.
Jika Produk tersebut adalah suatu Summary entity (kumpulan entitas), centanglah
checkbox “Summary Level”, yang akan merubah tampilan window sebagai berikut:
Gambar 4.23
Ada Iebih sedikit field/bidang dibanding sebelumnya, setelah anda memilih Summary
Level.
4.3.5.1. Replenish
Untuk memasukkan Replenish information untuk Product, Klik pada Replenish

Gambar 4.24
4.3.5.2. Tab Purchasing
Di sini anda akan memasukkan Vendor di mana anda akan Membeli produk serta
informasi pembelian Iainnya. Informasi yang anda masukkan di sini Iebih untuk
penggunaan statistik, harga di sini tidak akan ditampilkan pada Purchase order maupun
Sales order. Info itu datang dari Tab Price (Harga).
Untuk masuk ke dalam informasi Pembelian Produk, klik pada tab Purchasing:
Gambar 4.25
Masukkan field-field berikut: UPC/EAN, Currency, List Price, PO Price, UOM, Minimum
Order Qty, Promised Delivery Time, Cost per Order, Vendor Product No, Price effective,
Order Pack Qty, Actual Delivery 'I'Ime dan Vendor Category.
4.3.5.3. Tab Business Partner
Untuk memasukkan informasi Business Partner yang akan membeli Produk ini, klik pada
tab Business Partner (gambar 3.26):
Pilih Business Partner yang akan membeli Produk ini. Masukan Min Shelf Life % dan Min
Shelf Life Days untuk Product Ini.
Gambar 4.26

Jika tidak ada nilai-nilai ditemukan untuk suatu Kombinasi Produk / Business Partner
secara spesifik maka nilai yang dimasukkan ke dalam tampilan window Business Partner,
tab Customer akan digunakan. Jika tidak ada nilai masuk untuk Business Partner maka
semua Produk yang belumexpired (kadaluarsa) akan ditampilkan.
4.3.5.4. Tab Costing
Untuk memasukkan lnformasi costing untuk Produk, klik pada tab Costing (gambar 3.27).
Masukkan Current Cost Price (Tetapan Harga saat ini). Seluruh bidang yang lain bisa diisi
secara otomatis oleh sistem, atau Future Cost price (Biaya Yang Akan Datang) dapat
dimasukkan tergantung atas metoda Costing yang digunakan.
Gambar 4.27
4.3.5.5. Tab Price
Untuk memasukkan lnformasi Harga untuk Produk, klik pada tab Price.
Gambar 4.28
Anda dapatjuga memasukkan harga di sini untuk Price List yang spesifik tetapi biasanya
anda akan men"generate" (membuat/menurunkan) harga untuk produk anda
menggunakan Price List. Harga yang dihasilkan akan ditampilkan. Dan dapat
dirubah/diedit pada tampilan tersebut.
4.4. SETUP HARGA / PRICING
Di dalam iDempiere penetapan harga untuk Customer dan Vendor ditentukan

menggunakan Price List (Daftar Harga). iDemplere mengijinkan anda membuat sebanyak

mungkin Price List sesuai yang diperlukan. Suatu Price List diperlukan baik untuk proses
pembelian atau Penjualan. Dengan menggunakan Price List anda dapat mengendalikan
apa yang anda jual dan kepada Customer mana dan dengan harga berapa yang harus
dikenakan. Ada suatu Price List default yang dapat anda gunakan sebagai template dan
dapat ditimpa/ovenNritten untuk memudahkan anda dalam menyusun price list
tersebut.
Business Partner menentukan Price list (Daftar Harga), dan Price List menentukan Price
(harga). Daftar Harga dasar yang di rekomendasikan adalah Daftar Harga Pembelian
(Purchase Pricelist) dan Daftar Harga Penjualan (Sales Pricelist).
Masing-Masing Price list menyediakan jenis harga berikut: List price (Daftar Harga),
Standard Price (Harga standar) dan limit price (Harga Batas).
Pada pricelist untuk Customer yang menerima diskon, pada jenis pricelist ini, tersedia
cek—box yang dapat digunakan untuk mencetak diskon pada invoice / order.
Standard Price (harga standard) adalah harga default yang ditampilkan untuk produk.
Limit Price adalah suatu batas terendah yang akan mengeluarkan peringatan jika harga
dimasukkan Iebih rendah dari itu. Limit Price dapat digunakan untuk mengecek biaya-
biaya pembelian akhir anda setelah diskon, rabat, dan lain lain.
Price List discount type (jenis diskon Daftar Harga) menentukan bagaimana List, Standard
dan Limit price dihitung. lni menjadi bagian negosiasi dengan Business Partner anda.
4.4.1. Setup Price List
Untuk membuat Price list (Daftar harga), suatu skema diskon harus digunakan, kecuali
jika Daftar Harga dibuat secara manual. Skema diskon adalah dimana anda
mendefinisikan aturan untuk harga produk dan menentukan mata uang dan lain lain.
Setelah mendefinisikan suatu Pricelistst Schema (skema diskon) anda dapat membuat
Price list (Daftar Harga) anda, windows Price list mengijinkan anda untuk menghasilkan
Daftar Harga Produk untuk semua dari produk anda atau untuk menerapkan aturan
tertentu untuk suatu Business Partner, kategori produk atau produk. Daftar Harga
menentukan mata uang , kurs konversi dan perawatan pajak.
Semua Daftar Harga mempunyai tiga harga: List, Standard dan Limit.
4.4.1.1. Price List Setup
Jika anda mempunyai beberapa Vendor untuk suatu produk, anda akan membutuhkan
bebeberapa Purchase Price list (Daftar Harga Pembelian): Price list Vendor A, Price list
Vendor B, Price list Vendor C, dan seterusnya, Karena suatu. Price list hanya dapat berisi
satu buah produk tertentu.

Anda boleh juga mempunyai suatu Price list terpisah untuk setiap Vendor. Jika ini adalah
dilaksanakan kemudian ketika suatu Pesanan Pembelian dimasukkan untuk Vendor
tertentu, daftar materi yang tersedia untuk pembelian akan terbatas untuk material
vendor tersebut.
Anda hanya dapat menjual produk yang termuat dalam Price list (dalam hal ini Sales Price
list).
4.4.1.2. Pricelist Schema
Window Pricelist Schema mengijinkan anda untuk mendefinisikan suatu perhitungan

skema harga baru dari pricelist Iain (pricelist dasar anda). Hal tersebut menentukan
bagaimana cara mengkalkulasi persentase diskon untuk Price list (baru) yang akan
didefinisikan.
Gunakan Workflow Tombol Atau klik-ganda pada Icon Pricelist Schema skema untuk
membuka Window Pricelist Schema tersebut:
Gambar 4.29
Masukkan Nama dan Uraian untuk Pricelist schema. Masukkan suatu tanggal mulai
berlakuknya skema. Klik pada tombol renumber untuk mengurutkan kembali urutan Di
dalam tab Daftar Harga.
Jenis diskon adalah Pricelist. Klik pada Tab Pricelist Schema Line untuk memasukkan
informasi urutan dan diskon untuk skema diskon anda:

Gambar 4.30
Masukkan Urutan untuk baris diskon ini. Hal tesebut mengindikasikan order di mana
harga akan dihitung dan adalah penting untuk anda menetapkan struktur harga. Nomor
Jumlah yang paling rendah datang Iebih dulu. Nilai-Nilai secara default naik tiap 10 untuk
memungkinkan perluasan masa depan Dua area ditampilkan: Reference Dan Amount.
4.4.1.3. Window Price list
Windows Price list mengijinkan anda untuk menghasilkan daltar harga produk untuk
Business Partner anda, Daftar harga menentukan mata uang dan perawatan pajak. Versi
Daftar harga mengijinkan untuk memelihara daltar parallel untuk cakupan tanggal yang
berbeda. Kebanyakan versi daftar harga sekarang digunakan didasarkan pada tanggal
dokumen.
Masukkan Nama Daftar Harga dan suatu Uraian. Anda juga harus memilih jeis Mata uang.
Centang Cek-box Price include Tax untuk menandai jika harga meiiputi pajak. lni adalah
juga dikenal sebagai Harga Gross. Centang Cek—box Enfore price limit untuk
menunjukkan bahwa harga tidak bisa di bawah Harga Batas. Anda harus men-save Daftar
Harga anda sebelum berpindah kepada Tab Version.
Gambar 4.31

Klik pada Tab Version untuk memasukkan informasi versi Pricelist. Pilih suatu Pricelist
Schema, dan suatu versi dasar (untuk dasar perhitungan) Priceiist anda. Versi Dasar dari
daftar harga tersebut akan digunakan untuk menghitung daftar harga yang baru.
Klik pada tombol Create Price list untuk memulai Proses dan membuat Harga berdasar
pada parameter dari versi ini. Daftar harga baru akan dibuat dalam urutan Pricelist
schema. Baris dengan urutan lebih tinggi akan menimpa (overwrite) harga yang sedang
berlaku. Anda akan mempunyai pilihan untuk menghapus record lama/baru dengan men-
centang cek-box berikut:
Gambar 4.32
Klik pada tab Product Price untuk menampilkan Informasi Harga yang dihasilkan.
Rangkuman
1. Di iDempiere konsepnya sedikit berbeda dimana customer, vendor, dan employee

masuk sebagai Business Partner. Konsep Business Partner iDempiere ini jauh lebih
fleksibel dibanding kebanyakan aplikasi yang lain, karena suatu Business Partner bisa
merupakan suatu Vendor, suatu Customer, suatu Karyawan atau kombinasi ke
tiganya
2. Product (Produk) merupakan sesuatu yang anda jual dan / atau anda beli, atau
sesuatu yang anda simpan dan mempunyai suatu Harga.
3. Warehouse dan Locators mendefinisikan suatu Gudang dan Iocator—locatornya
serta parameter akuntansi yang akan digunakan untuk Inventory pada gudang
tersebut
4. Unit Of Measure (Satuan Ukur) mendefinisikan unit moneter satuan ukur. Juga
mendefinisikan konversi antara satuan ukur dan bagaimana melakukan konversinya
5. Di dalam iDempiere penetapan harga untuk Customer dan Vendor ditentukan
menggunakan Price List (Daftar Harga). iDemplere mengijinkan anda membuat
sebanyak mungkin Price List sesuai yang diperlukan. Suatu Price List diperlukan baik
untuk proses pembelian atau Penjualan.

Latihan
Lakukanlah penginputan data Business Partner, Kategori Produk, Produk, Warehouse dan
Locator, UoM, dan Harga Produk kedalam sistem idempiere ERP
Link Tutorial
Setup Data Master #1 Setup Data Master #2

BAB V
REQUISITION TO INVOICE
1. Memahami fungsi Purchasing dalam sistem idempiere ERP

2. Membuat Purchase Requisition dalam sistem idempiere ERP
3. Melakukan Material Receipt dalam sistem idempiere ERP
4. Membuat Invoice Vendor dalam sistem idempiere ERP
5. Membuat Laporan Invoice dan Purchase Order
5.1. PENDAHULUAN
iDempiere mendukung beberapa fungsi Purchasinq (Pembelian) yang mana termasuk
dalam prosedur Requisition-to-Invoice yang ilustrasinya digambarkan pada diagram
berikut:
generate Purchase
Requisition
Order
ra te
ne
ge m
ch at
at ch
m create from create from
Sales create from
Order
Vendor generate Shipment

Invoice (Receipt)
match
payment rule
Gambar 5.1
Payment
5.2. PURCHASE REQUITION
CashBook Open Item (CreditCard,
Check, ACH)
Untuk membuat Purchase Order, bisa didahului dengan membuat Purchase Requisition
(Permintaan Pembelian). Langkah langkah membuat Requisition diterangkan di bawah
reconcile
ini: paid via paid via create
5.2.1. Windows Requition

Bank
Statement
Untuk membuat Purchase Requisition, silahkan buka menu di Requisition to Invoice >
Requisition. Pilih Document Type, atau bisa jadi sudah default kepada Role Access anda.
Masukkan Description (keterangan), Date Required (tanggal dibutuhkan), kemudian

isikan personel yang memeriksa, yang mengkonfirmasi budget serta yang menyetujui,
selanjutnya masuk ke Requisition Line.
Gambar 4.2
5.2.2. Requition to Line
Pada Requisition line anda dapat memasukkan Produk serta quantity yang
dibutuhkan. Anda juga dapat memasukkan Business Partner bila diperlukan, serta
menambahkan description (keterangan). Pada bagian bawah anda dapat memilih
project di mana Requisition diperuntukkan
Gambar 4.3
Setelah anda selesai mengisikan Requisition Line, silahkan kembali ke tab Requisition
dan tekan Complete.
5.2.3. Create PO From Requisition
Setelah Requisition sudah lengkap approval nya maka proses selanjutnya adalah
mengconversikannya menjadi Purchase Order, untuk itu anda perlu menjalankan
proses "Create Purchase order from Requisition" yang terletak di folder menu
Requisition to Invoice

Pada pilih Requisition lakukan pilihlah data requisition yang sebelumnya telah dibuat
melalui combo box yang telah disediakan, pilih organisasi dan warehouse, kolom lainnya
dapat dikosongkan, selanjutnya klik Ok maka Purchase Order (PO) dari data Requisition
akan terbentuk hasilnya dapat terlihat pada gambar berikut :
Gambar 4.4
5.3. PURCHASE ORDER
Setelah Proses "Create PO From Requisition" maka Purchase Order akan terbentuk,
anda bisa melakukan edit/merubah sebelum Purchase Order di Complete. Untuk
membuka Purchase Orders di iDempiere dobel-klik pada Requisition-to-Invoice >
Purchase Order
5.3.1. Windows Puchase Order
Window Purchase Order mendefinisikan Purchase Order dari organisasi/cabang. Tab

Purchase Order rnendefinisikan parameters dari pada order. Nilai nilai field yang
didefinisikan akan menentukan bagaimana line/baris order diproses

Gambar 4.5
Filed Order Reference merupakan field text bisa diisi secara manual untuk referensi
Nomor PKS/PO (atau referensi lain yang anda butuhkan).
Nilai default Target Document Type adalah Purchase Order, Field Date Ordered
(tanggal Order) dan Date Promised (tanggal dijanjikan) default kepada tanggal saat
ini, namun bisa dirubah. Anda harus memilih Business Partner untuk Purchase Order
ini.
dengan meng-klik pada Icon di dalam field tersebut. Atau anda dapat memasukkan
keseluruhan search key (kunci pencarian) (atau karakter yang pertama yang
membuatnya unik) dan tekan enter, sehingga field akan diisi secara otomatis. Dalam
hal ini Business Partner umumnya adalah suatu vendor.
Selanjutnya bidang berikut ini akan terisi secara default dari lnformasi Business
Partner: User/Contact (bila ada), Bill To, Partner Address dan Price List. Field Currency
menampilkan Currency yang akan digunakan.
Secara opsional Anda dapat memilih suatu Warehouse bila diperlukan. Di

dalam Bidang Company Agen anda harus memasuk nama orang yang membeli jasa atau
produk tersebut (sebagai dari PO tersebut).
Termin Pembayaran dan aturan Pembayaran untuk Purchase Order ini adalah default
dari parameter vendor Business Partner yang dipilih.
5.3.2. Puchase Order Line
Klik pada tab Purchase Order Lines untuk merubah atau memasukkan informasi
tambahan pada Purchase Order Line. Tab Order Line (baris order) berisi informasi
item detil produk/jasa beserta quantity dan harga dari Purchase Order anda

Gambar 4.6
Untuk menambahkan produk anda dapat memilih suatu Produk/Jasa dengan meng-klik
pada Icon di dalam bidang Produk. Akan tampil window Produk Info dan anda dapat
memasukkan wildcard untuk menampilkan produk yang anda inginkan:
Gambar 4.7
Pilih Produk yang diinginkan dengan klik-ganda pada baris yang sesuai untuk
memasukkkan Produk tersebut ke dalam Bidang Produk pada Purchase Order Lines anda.
Anda dapat juga memasukkan search key (kunci pencarian) di dalam Bidang Produk dan
tekan return untuk memasukkan Produk tersebut ke dalam Bidang Produk. Masukkan
suatu Uraian jika anda menginginkan. Tanggal/Date Order dan Tanggal/Date promise
default terhadap Header Purchase Order, tetapi dapat diubah.
Di dalam bidang Quantity, masukkan quantity/jumlah produk/jasa yang akan dibeli. UOM
default dari Definisi Produk. Di dalam area Amounts, Unit Price, List Price, Tax dan
Discount default dari PriceList untuk Product, akan tetapi dapat diubah. Di dalam Area
Status, baris Net Amount ( Quantity* actual price) tanpa Pajak Setelah anda selesai
memasukkan/mengedit Purchase Order Line anda, anda dapat kembli ke Tab Purchase
Order untuk melakukan "Complete" pada Purchse Order anda. Status Dokumen saat ini

adalah Drafted. Jika Anda ingin merubah status tersebut, gunakan Tombol "Document
Action".
Gambar 4.8
Akan tampil dialog pilihan, anda dapat memilih Complete, prepare, Void, atau Close
(tergantung aksese Role anda)
Gambar 4.9
Total Amount menampilkan total dari semua lines Di dalam mata uang dokumen. Grand
Total menampilkan total amount (jumlah total) yang mencakup Pajak di dalam mata uang
dokumen.
5.4. MATERIAL RECEIPT
Apabila anda membeli produk berupa barang, maka akan diperlukan proses penerimaan
barang yang disebut "Material Receipt", dimana ini biasanya dilakukan oleh pihak
Gudang atau bagian Inventory. Untuk membuat Material Receipts di iDempiere dobel-
klik pada Requisition-to-Invoice> Material Receipt.
5.4.1 Window Material Receipt
Window Material Receipt mendefinisikan Penerimaan suatu produk atau Material dari
suatu vendor. Receipt mungkin secara manual dimasukkan atau mungkin diturunkan dari
suatu Purchase Order atau Invoice vendor. Tab Material Receipt mengijinkan Anda untuk
menghasilkan, merubah, memasukkan dan memproses Receipt dari vendor.

Gambar 4.10
Bidang Order Reference dapat digunakan untuk masukkan nomor referensi. Jenis
Dokumen akan default ke "Purchase Order". Pilih Business Partner dengan meng-klik Icon
Di kanan Bidang Business Partner. Window info Business Partner akan muncul. Tekan
Return atau masukkan wildcard "%" untuk menampilkan semua atau suatu subset dari
Business Partner anda.
Centang Cek Box Vendor Only untuk menampilkan vendor anda saja. Jika Anda tidak
mencentangnya, semua Business Partner anda nampak. Pilih vendor yang diinginkan
dengan klik-ganda pada baris yang sesuai untuk memasukkan vendor tersebut ke dalam
Bidang Business Partner Di dalam window Material Receipt. Alamat Partner dan
User/Contact (jika ada) akan diisi secara otomatis.
Gambar 4.11
5.4.2 Material Receipt Line
Untuk memasukkan Lines Receipt anda dapat melakukan secara otomatis yaitu
menggunakan tombol "Create Line From" klik pada tombol tersebut dan akan tampil
form sebagai berikut :

Gambar 4.12
Pilih suatu Produk dengan meng-klik pada Icon di dalam Bidang Produk. Anda bisa
merubah Quantity bila yang diterima tidak sama dengan Quantity PO (misal dalam kasus
pengiriman secara bertahap oleh vendor). Anda dapat melakukan pemeriksaan pada
baris Material Receipt Line dengan cara megklik tab Material Receipt Line. Apabila
material receipt line sudah lengkap anda dapat kembali ke tab Material Receipt untuk
merubah dokumen anda menjadi status "Complete".
5.5. MEMBUAT INVOICE VENDOR
Untuk membuat AP Invoice/ Vendor Invoice, caranya mirip dengan pembuata Material
Receipt. Untuk tujuan tersebut bukalah window Invoice (vendor) anda dengan klik-ganda
pada Requisition-To-Invoice > Invoice ( vendor).
5.5.1 Windows Invoice Vendor
Pada window Invoice (Vendor), klik di tombol New Record:
Gambar 4.13
Bidang pada tab Invoice adalah serupa dengan bidang pada Purchase Order. Bidang
Order Reference mengijinkan Anda untuk memasukkan suatu nomor referensi. Target
Document Type (Jenis Dokumen) default ke "AP Invoice".

Date Invoiced (Tanggal Invoice) dan Bidang Account Date default kepada tanggal/date
saat ini, tetapi dapat diubah. Anda harus memilih Business Partner untuk Purchase Order
ini dengan mengklik pada Icon di dalam bidang atau dengan secara langsung memasuki
kunci pencarian dan menekan tombol Enter. Dalam hal ini Business Partner akan menjadi
suatu vendor. Sekarang bidang berikut ini dianggap default dari informasi Business
Partner: User/Contact (bila ada), Alamat, dan Price List.
Di dalam bidang Company Agent anda harus memasukkan orang yang membeli produk
tersebut atau orang bertanggung jawab untuk Invoice ini.
Payment Term dan Payment Rule untuk Invoice ini secara default mengikuti dari Business
Partner tetapi dapat diubah.
Klik pada tombol "Create From" untuk membuat/menarik Invoice dari salah satu
Purchase Order atau Material Receipt. Klik pada status dokumen yang menyatakan status
dari Invoice pada waktu ini. Jika Anda ingin merubah statusnya, gunakan Tombol Action
Document. Window "Action Document" akan ditampilkan sebagai berikut:
Gambar 4.14
Setelah memasukkan lines Invoice, anda mempunyai pilihan untuk melakukan complete
(menyudahi), atau Void (batal), (namun itu tergantung dari hak akses anda). Melakukan
Complete pada invoice akan menyiapkan Invoice untuk posting dan memproses matching
jika fitur "Create From" telah digunakan. Void akan membatalkan invoice anda.
Total amount (jumlah total) menampilkan total dari semua lines Invoice. Grand Total
(Jumlah Keseluruhan) menampilkan total amount (jumlah total) yang mencakup Pajak (di
dalam mata uang dokumen).
Tab Invoice Line digunakan untuk memasukkan baris/lines Invoice secara manual, klik
pada tab baris Invoice dan pada Tombol New Record:

Gambar 4.15
Bidang pada tab Invoice lines adalah serupa dengan bidang di dalam tab Order lines.
Charge (beban biaya) menyatakan Jenis dari charge (Handling, Shipping, Restocking, Bank
Charges etc.). Charge tidak bisa terpilih jika Anda telah memasukkan suatu produk. Anda
hanya dapat mempunyai satu harga, sehingga harga bisa untuk suatu Prociuk maupun
suatu charge.
Di dalam Area Quantity, masukkan Kwantitas Invoiced tersebut. UOM default dari
Definisi Prociuk. Didalam area Amounts, Unit Price, List Price, Tax dan Discount default
dari Price List untuk Product, tetapi dapat diubah ke harga aktual yang ditagihkan.
5.5.2 Matching
Apabila anda membuat Receipt dengan menggunakan fasilitas "Create From" dan
menyalin nya dari Purchase order, Demikian juga halnya Invoice dengan cara "Create
from" dan menyalin dari Receipt. Maka Receipt dan Invoice anda secara otomatis akan
"Matching" (cocok/berpasangan). Untuk me'matching kan suatu Invoice atau Receipt ,
buka window Matching PO-RECEIPT-INVOICE dengan klik-ganda pada Creating Vendor
Invoices Requisition-toInvoice, Matching PO-Receipt-Invoice. Window berikut akan
terbuka:
Gambar 4.16
Pilih suatu Macth Dari dokumen, sebagai contoh, Invoice jika Anda ingin me'matching'kan
suatu Invoice kepada suatu Receipt. Hanya dokumen (Purchase Order, Material Receipt,
Invoice) yang telah diproses saja yang akan tersedia untuk Macthing.

Catatan: Suatu Invoice hanya dapat dimatch-kan untuk suatu Shipment/Receipt.
Purchase Order hanya dapat di"match"kan untuk suatu Shipment/Receipt. Tetapi suatu
Shipment/Receipt dapat di''match"kan untuk suatu Invoice ATAU ke Purchase Order.
Masukkan Mode Pencarian yang diinginkan, Yang mana bisa Match atau Tidak Match.
Gambar 4.17
Untuk mempertajam pencarian anda masukkan suatu Business Partner tertentu, Produk
atau suatu batasan Tanggal. Jika Anda sudah membuat pilihan, klik pada Tombol Search
Record untuk memanggil semua Record yang sesuai dengan kriteria anda.
Gunakan Cek Boxes berikut : Same Business Partner, Same Product, Same Quantity
(Business Partner Sama, Produk Sama, Quantityas Sama) untuk menunjukkan bahwa
dokumen dapat di"match"kan hanya ketika mereka mempunyai Business Partner yang
sama, produk atau quantity. Hilangkan centang pada Relevan Cek Box jika Anda ingin
mengijinkan Produk lain ( seperti Substitute/Pengganti), Jumlah lain (untuk pengiriman
parsial) atau Business Partner lain (misalnyai Supplier alternatif/pengganti). Klik pada
Receipt yang ingin di Match-kan. Jika ada Invoice untuk hal itu, akan ditampilkan di
windows separuh bagian bawah. Centang Invoice untuk memeriksa apakah jumlah dan
harga benar. Di dalam baris bagian bawah kwantitas Untuk Match, Macthing aktual Dan
Perbedaan (bila ada) akan ditampilkan.
Klik pada Tombol Process untuk melakukan Macthing tersebut. Jika segalanya berjalan
dengan baik, Receipt dan Invoice akan menghilang dari layar, karena mereka sudah
Match sekarang.
Catatan: Macthing dilaksanakan secara otomatis jika proses 'Create from' fe/ah
digunakan untuk menghasi/kan dokumen tersebut.
5.6 REPORTING PURCHASING
iDempiere menyediakan sejumlah laporan yang sudah didefinisikan untuk menganalisa

Invoice dan Purchase Order anda. Seperti semua laporan di dalam iDempiere, Anda dapat
memodifikasi isi dan tata ruang untuk memenuhi kebutuhan anda.

5.6.1 Purchase Order Report
Laporan yang tersedia pada Purchase Order dapat ditemukan pada Menu di bawah
Quote-To-Invoice. ·
• Open Order: Laporan ini menampilkan order yang mana lnvoicenya belum di
generate I dibuat. Anda bisa memilih suatu Business Partner Dan Product.
Hilangkan Centang pada checbox Sales Transaction untuk menghasilkan suatu
laporan pada transaksi Purchase Order. Centang checbox Sales Transaction untuk
menghasilkan suatu laporan tersedia untuk transaksi Sales Order.
• Transaction Order: Laporan ini menampilkan informasi detil pada Purchase Order
bersama dengan dokumen terkait( Material Receipt, Invoice, pembayaran dan lines
tunai). Anda pilih Order Date to dan from. Hilangkan Centang Cek Box Sales
Transaction untuk menghasilkan suatu laporan pada transaksi Purchase Order.
Centang Kotak Cek Sales Transaction untuk menghasilkan suatu laporan tersedia
untuk transaksi Sales Order.
5.6.2 Invoice Reports
Report yang tersedia pada Invoice dapat ditemukan di Menu di bawah Quote-To-
Invoice> Invoice Inquiry.
• Invoice Transaction ( Acct) : Laporan ini menampilkan lnformasi pada Invoice

berdasar pada Tanggal/Date Akuntansi mereka. Anda boleh memilih suatu
Organisasi, suatu tanggal I date to (ke) dan dari (dari). Hilangkan Centang Cek
box Sales Order untuk menghasilkan suatu laporan pada Transaksi Invoice
vendor. Centang Kotak Cek box Sales Transaction untuk menghasilkan suatu
laporan pada transaksi Customer Invoice.
• Invoice Transaction (Doc) : Laporan.ini menampilkan lnformasi pada Invoice
berdasar pada Tanggal/Dale Dokumen mereka. Anda boleh memilih suatu
Organisasi, suatu ke dan dari Tanggal/Date Dokumen. Hilangkan Centang Cek
Sales Order box untuk menghasilkan suatu laporan pada Transaksi Invoice
vendor. Centang Kotak Cek Sales Transaction untuk menghasilkan suatu laporan
pada transaksi Customer Invoice.
• Invoice Detil : Laporan ini menampilkan informasi detil, mencakup margin
keuntungan, Persen diskon Dan Pricing (Penetapan harga), untuk Invoice. Anda
boleh memilih suatu Kelompok Business Partner, Business Partner, ke dan dari
tanggal Invoice dan Aturan Pembayarannya. Hilangkan Centang Cek Sales Order
box untuk menghasilkan suatu laporan pada Transaksi Invoice vendor.
Centang Kotak Cek Sales Transaction untuk menghasilkan suatu laporan pada
transaksi Customer Invoice.

Rangkuman
1. iDempiere mendukung beberapa fungsi Purchasing (Pembelian) yang mana

termasuk dalam prosedur Requisition-to-Invoice
2. Purchase adalah pembelian suatu produk sedangkan purchase order adalah
merupakan dokumen yang berisi permintaan pembelian produk tersebut. Di mana
dokumen ini akan dikirim oleh pihak pembeli kepada vendor atau pemasok barang
atau penjual. Sedangkan Purchase requisition adalah dokumen yang berisi
permintaan pembelian yang diajukan oleh pihak tertentu untuk pengadaan barang.
3. Material Receipt mendefinisikan Penerimaan suatu produk atau Material dari suatu
vendor. Receipt mungkin secara manual dimasukkan atau mungkin diturunkan dari
suatu Purchase Order atau Invoice vendor. Tab Material Receipt mengijinkan Anda
untuk menghasilkan, merubah, memasukkan dan memproses Receipt dari vendor
4. iDempiere menyediakan sejumlah laporan yang sudah didefinisikan untuk
menganalisa Invoice dan Purchase Order anda.
Latihan
Lakukanlah Praktek Pembuatan Requsition to Invoice :
a. Purchase Requition
b. Requisition Line
c. Create PO From Requition
d. Purchase Order
e. Material Receipt
f. Membuat Invoice Vendor
g. Matching
h. Reporting
Link Tutorial
Requsition to Invoice #1 Requsition to Invoice #2
Requsition to Invoice #3

BAB VI
MATERIAL MANAGEMENT
1. Memahami Aspek Manajemen Material

2. Mengelola warehouse dan lokasi pempatan barang
3. Melakukan Reporting Material Management
6.1 PENDAHULUAN
Aspek Manajemen Material adalah meliputi:

• Produk
• Price
• Warehouse
• Shipments (Receipts)
• Inventory Movements
• Physical Inventory
• Production
• Customer Shipment
• Replenishment (Demand)
• Available to Promise
• Valuation Costing Material Management:
Transaksi lni dapat didefinisikan sebagai berikut:
Shipment
(Receipt)
Valuation Inventory
Costing Move
Available To Physical
Promise Inventory
Warehouse
Replenishment
Production
(Demand)
Customer
Shipment
Gambar 6.1

Warehouse adalah lokasi fisik dimana barang/Material anda disimpan. Anda
bisa membuat warehouse sebanyak yang anda inginkan. Selanjutnya Warehouse
dapat mempunyai satu atau lebih locators (lokasi penempatan barang). Suatu locator
mempunyai tiga dimensi seperti yang biasa dikenal dikenal:
• Aisle (Gang)
• Bin (Bak/Peti)
• Level (Tingkat)
6.2 MATERIAL MOVEMENTS (PERGERAKAN MATERIAL)
External Movements (Pergerakan Ekstemal) adalah Penerimaan dan Pengiriman.

Suatu Receipt (Tanda terima) adalah dokumen untuk suatu Produk yang anda
terima, sedanqkan Shipment (Surat pengiriman) adalah dokumen untuk suatu Prociuk
yang anda kirim. Internal movement (pergerakan internal) meliputi Inventory Moves
(Pergerakan lnventori), Physical Inventory (lnventori Phisik) dan Pergerakan
'Production' (Assembly/Perakitan).
Inventory Moves adalah pergerakan untuk suatu alasan spesifik (misal: Bergeraknya
Prociuk dari suatu Warehouse ke Warehouse (wilayah) lain.
Physical Inventory dilaksanakan ketika penghitungan sistem suatu produk berbeda

dengan yang actual atau penghitungan phisik suatu produk.
Pergerakan Produksi mencerminkan pergerakan yang dilakukan ketika anda

menghasilkan atau merakit produk atas dasar suatu “Bill Of Material” (Daftar
Kebutuhan Bahan).
6.2.1. Inventory Move
Window Inventory Moves digunakan untuk memindahkan suatu kuantitas barang dari
gudang satu ke gudang yang lain atau dari locator satu ke locator yang lain. Untuk
membuka window Inventory Move klik pada menu Material Management > Inventory
Move
Gambar 6.2

Pada Tab Move Line anda dapat memasukkan nomor dokumen, deskripsi serta
tanggal perpindahan barang, sedangkan pada tab Move line anda dapat memasukkan
produk, kuantitas, serta gudang/locator asal serta gudang/locator tujuan
Gambar 5.3
Sekarang pindah ke Tab Move dan klik Tombol Process (Movements) untuk
melakukan adjust/penyesuaian pada inventori and a.
6.2.2. Physical Inventory
Untuk melaksanakan Physical Inventory, Langkah-Langkah yang harus dilakukan

adalah:
• Membuat Count List

• Print untuk pengecekan manual
• Masukkan selisih I perbedaan
• Process Inventory Count
Jika ada keterlambatan selama transaksi Physical Count (yang sangat sering terjadi),
iDempiere mengijinkan anda untuk Memperbaharui Penghitungan. iDempiere
menempatkan perbedaan tersebut antar Quantity count (Penghitungan Kwantitas) dan
Quantity book (Kwantitas buku). Hal ini mengijinkan suatu penundaan antara
penghitungan actual dan pemrosesan dari Inventory Count, sehingga proses bisnis
anda tidak perlu berhenti.
Gambar 5.4

Untuk Membuat, merubah atau menghapus Stok/Persediaa melalui Physical
Inventory, anda dapat membuka window Physical Inventory dengan men-double klik
pada Material Management > Physical Inventory.
Window tersebut mengijinkan anda untuk menghasilkan daftar penghitungan inventori.
Penghitungan ini kemudian bisa diproses untuk memperbarui inventori secara aktual
dengan penghitungan yang baru tersebut.
Gunakan tab Inventory Count untuk mendefinisikan parameter - parameter untuk
penghitungan manual dan adjustment b(penyesuaian) dari inventori. Klik pada tombol
New Record. Nama default adalah tanggal saat ini, akan tetapi anda dapat merubahnya
sesuai keinginan anda. Masukkan Description.
Warehouse akan mengindikasikan dimana stok harus di hitung. Perpetual Inventory
rnenqldentitlkast aturan Perpetual Inventory Qika diperlukan) yang akan
menghasilkan Physical Inventory tersebut. Dimana field ini adalah display only
(hanya bisa ditampilkan saja). Tanggal/Date Pergerakan juga default kepada
tanggal/date saat ini.
Klik pada tombol Create Inventory Count List setelah men-save record untuk
menghasilkan inventory count lines (baris baris penghitungan inventori) anda.
Pilih Locator dengan meng-klik icon di dalam field atau terima nilai default:
Gambar 5.5
Untuk membuat record baru untuk Locator centang Cek Box yang sesuai kemudian
masukkan nilai dari Aisle, Bin dan Level. Key akan dibuat sesuai nilai nilai yang anda
masukkan. Kemudian tekan OK

Gambar 5.6
Pilih Product Category dan an Inventory Quantity. Pemilihan yang mungkin adalah: Not
0, < 0, > 0 dan = 0. Klick OK untuk menampilkan Inventory Count List (daftar
penghitungan inventory) anda. Jika proses selesai dan berhasil, di bagian bawah akan
ditampilkan banyaknya record yang dimasukkan.
Untuk mencetak manual check pertama tama anda harus membuka tab Inventory Count
Line tab dan menampilkan Data Grid:
Gambar 5.8
Buat suatu Laporan dengan meng-klik pada Tombol Report di toolbar :
Gambar 5.9
Tampilan Report
Gambar 5.10
Cetak Report tersebut dengan meng-klik pada Tombol Print pada toolbar. Sekarang
anda lakukan eek manual anda (inventori phisik aktual anda) dan bandingkan
laporan tersebut dengan inventori aktual tersebut. Catat perubahan pada laporan dan

masukkan perubahan ini didalam Tab Inventory count lines.
Gambar 5.11
Masukkan hasil penghitungan quantity yang baru, yang mana dapat dengan mudah
dibandingkan dengan quantity buku(tercatat). iDempiere akan mem post perbedaan
antara 2 nilai tersebut (dalam hal ini -2). Hal ini mengijinkan proses bisnis anda tetap
berjalan (Customer Shipments dan Material Receipts) bahkan bila ada penundaan antara
penghitungan dan pemrosesan penghitungannya.
Pilih Inventory Type dari Inventory Difference atau Charge. Jika anda memilih
Inventory Difference, loss (kehilangan) atau gain (kelebihan) dari inventory akan
dibebankan kepada Account Warehouse Difference yang didefinisikan pada Accounting
Schema. Jika anda memilih Charge, field untuk pemilihan Charge tertentu akan
ditampilkan.
Hal ini mengijinkan anda untuk mencatat pembukuan untuk suatu perbedaan tertentu
lni juga mengijinkan anda untuk menghapus item untuk keperluan internal dan dalam
inventori yang dikarenakan selisih penghitungan atau karena barang rusak.cacat.
melakukan pembukuan dengan benar
Jika anda sudah menyelesaikan physical inventory, klik pada tombol Process >
Update Quantity untuk memperbarui inventori anda. Pergerakan perubahan juga
akan muncul didalam window produk, tab transaction sehingga anda dapat melakukan
audit terhadap semua perubahan pada produk tersebut

Gambar 5.12
Jika proses diselesaikan dengan sukses, pada bagian bawah akan menampilkan berapa
banyak record yang ter-update. Tombol Not posted button akan muncul. Klik tombol
tersebut dan konfirmasikan dialog box yang selanjutnya muncul.
Gambar 5.13
Server Aplikasi anda harus aktif untuk membuat inputan Accounting dan melakukan
posting.
6.2.3. Production
Buka window Production dengan men-dobel-klik pada Material Management > Light
Manufacturing > Production (Single Level).
Window Produksi mendefinisikan rencana dan pergerakan inventori yang terjadi ketika
suatu produk diciptakan dari suatu Bill Of Material.
Gambar 5.14
Production mendefinisikan Nama dari production dan movement date (tanggal

perpindahan).
Masukkan Nama untuk Production Plan (Rencana Produksi), dan description
(keterangan) sesuai keinginan anda.
Nilai Default dari Tanggal Pergerakan adalah tang gal saat ini. Save tampiolan dan
pindah kepada Tab Production Plan.
Masukkan Produk (harus suatu BOM) dan Production Quantity (Kwantitas Produksi)
( yaitu, kuantitas produk yang akan dihasilkan) Masukkan suatu Locator untuk menandai
dimana produk akhir akan disimpan. Save lah dan kembali kepada Tab Production
Header untuk Membuat Line Produksi. Klik pada Tombol Create/Post Production. Jika
tidak ada Line Produksi yang tersedia, maka proses akan mem-post production
tersebut. Anda dapat memaksa kwantitas tersebut harus ada dalam Stok/Persediaan
dengan memilihan Cek Box Product quantity must be on stock.
Klik OK untuk Membuat line produksi tersebut:

Gambar 5.15
Pada bagian bawah window menampilkan process selesai dengan sukses atau tidak.
Anda kemudian bisa masuk ke tab Produksi line dan membuat perubahan bila
diinginkan (yaitu, misalnya anda harus merubah salah satu bagian dari suatu SOM
untuk satu kali itu saja).
Begitu suatu produksi sudah selesai, pilih tombol Create/Post Production lagi untuk
Membuat pergerakan inventori (parts/bagian produk dihilangkan dari inventori dan
produk baru ditambahkan).
6.3. INVENTORY VALUATION (PENILAIAN INVENTORY)
Inventory Valuation adalah penilaian jumlah kekayaan terhadap barang atau material
yang disimpan. Laporan Inventory Valuation didasarkan pada Price List. Yang akan
mendaftar harga PO dan menghitung Quantity berdasarkan nilai tanggal yang
bersangkutan. Sehingga iDempiere mengijinkan anda untuk melakukan penilaian saat
ini sesuai dengan nilai historical. Untuk penilaian yang lebih kompleks anda harus
mengeskportnya ke dalam format spreadsheet Excel
6.4. REPORTING MATERIAL MANAGEMENT
iDempiere menyediakan sejumlah laporan yang sudah didefinisikan untuk meneliti

bergeraknya Prociuk. Sepertihalnya semua laporan Di dalam iDempiere, anda dapat
memodifikasi isi dan layout/tataruang, agar memenuhi kebutuhan anda.
Laporan yang tersedia pada Material Management Rule dapat
ditemukan di Menu di bawah Material Management.
1. Transaction Detail: report ini menampilkan detil dari product• product dan
pergerakannya. Pilih Movement Type (misal, Shipment, Reporting on Material
Management Material Receipt, Physical Inventory), to dan dari Movement Date,
Product Category, Product Locator, Lot dan Lot No. Report ini juga menampilkan
Attribute dan Lot data.
2. Product Transaction Value: Report ini menampilkan Pricing Information
(lnformasi harga) untuk Prociuk. Anda bisa memilih to dan dari Movement Date,
Product Category, Product dan Business Partner. Report ini akan mendaftar PO
Price, List Price terakhir dan PO Price untuk masing masing produk.
3. Product Transaction Summary: Report ini menampilkan product movements
summarized by Product (ringkasan pergerakan produk per produk), Movement
Date (tanggal pergerakan) dan Invoice Type (jenis invoice). Anda dapat memilih to
dan dari Movement Date, Warehouse, Movement Type (misal, Shipment, Material
Receipt, Physical Inventory). Report mendaftar Products, Warehouse, Movement
Date, Type dan Quantity.

4. Replenish Report: Report inimenampilkan semua produk yang harus di pesan
berdasarkan aturan replenish '(pengisian barang) yang didefinisikan untuk tiap
produk. Gunakan report ini ketika akan membuat Purchase Order. Anda dpat
memilih Warehouse dan Business Partner. Report akan mendaftar Product, Current
Vendor, Maximum dan Minimum Quantities, Minimum Order Qty, On Hand dan
Reserved Qty sesuai dengan kuantitas ordernya. Jika Prociuk memiliki aturan
Replenishment Manual, ini tidak akan muncul di report.
5. Storage Detail: Report ini menampilkan informasi ppenyimpanan dari produk.
Anda dapat memilih Warehouse, Locator, Product Category, Product, Lot dan Lot
No. Report akan mendaftar : Available, Ordered dan Reserved Qty beserta Lot
nya, Serial No dan Attribute Instance data.
6. Inventory Valuation Report: Report iniakan mendaftar Products, On Hand
Quantities (Kuantitas yang tersedia ) dan Value based on Valuation Date (nilai
berbasis pada tanggal penilaian). Anda dapat memilih Warehouse, Currency, Price
List, Version dan Valuation Date. Valuation (penilaian) adalah menggunakan On
Hand Quantity dan List Price dari versi Price List yang dipilih sebelumnya.
7. Product Costing Report: Report ini akan mendaftar detil dari Product Cost. Anda
dapat memilih Accounting Schema, Product Category dan Product. Report akan
mendaftar Current Cost Price, Future Cost Price, Last Invoice Price dan Last PO Price.
Rangkuman
1. External Movements (Pergerakan Ekstenal) adalah Penerimaan dan Pengiriman.

Suatu Receipt (Tanda terima) adalah dokumen untuk suatu Produk yang anda
terima, sedanqkan Shipment (Surat pengiriman) adalah dokumen untuk suatu
Produk yang anda kirim. Internal movement (pergerakan internal) meliputi
Inventory Moves (Pergerakan lnventori), Physical Inventory (lnventori Phisik)
dan Pergerakan 'Production' (Assembly/Perakitan).
2. iDempiere menyediakan sejumlah laporan yang sudah didefinisikan untuk meneliti
bergeraknya Prociuk. Sepertihalnya semua laporan Di dalam iDempiere, anda
dapat memodifikasi isi dan layout/tataruang, agar memenuhi kebutuhan anda
Latihan
Lakukanlah Praktek Material Management :
1. Inventory Move
2. Physical Inventory
3. Buatlah Laporan yang sudah didefinisikan untuk meneliti bergeraknya
Produk
Link Tutorial
Create Inventory Move Physical Inventory

DAFTAR PUSTAKA
https://systemever.co.id/Blog/24325 Sistem ERP: Sejarah, Definisi, Tujuan Penggunaan

dan Keuntungannya untuk Perusahaan
Monk, Ellen F, Breat J Wagner, 2009 “Concepts in Enterprice Resource Planning Third
Edition”, Course Technology Cengage Learning, Boston, Massachusetts, USA
Santosa, Agung Budi. 2018, “Implementasi ERP Langkah demi Langkah dengan
iDempiere” Jakarta, alphamedia

Modul Praktek Sil-2

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Modul Praktek Sil-2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Praktek

Sistem Informasi Logistik

Disusun Oleh Isra Mouludi

DAFTAR ISI ............................................................................................ i

BAB II LOGIN, PERINTAH DASAR DAN NAVIGASI IDEMPIERE.................. 7

BAB III IMPLEMENTASI AWAL DAN SETING SETING DASAR .................... 20

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik i

BAB IV SETUP DATA MASTER ................................................................. 37

BAB V REQUISITION TO INVOICE ........................................................... 58

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik ii

BAB VI MATERIAL MANAGEMENT ......................................................... 71

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 81

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik iii

Setelah mempelajari Bab ini mahasiswa mampu :

1.1. APA ITU ERP ?

1.2. PENGENALAN ERP

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 1

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing,

Seiring dengan Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, maka perusahaan-

Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara

1.3. PENGERTIAN SISTEM ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Non-manufaktur usaha, organisasi nirlaba dan pemerintah sekarang semua

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 2

1.3.1. Tujuan Pengembangan Sistem ERP

1.3.2. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP Pada Perusahaan

Keuntungan implementasi sistem ERP bagi perusahaan-perusahaan secara umum adalah

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 3

1.4. APA ITU IDEMPIERE ?

iDempiere Business Suite juga memiliki fungsi-fungsi "Customer · Relationship

iDempiere Business Suite dapat di konfigurasi, diimplementasikan serta disesuaikan

iDempiere Business Suite terintegrasi secara penuh dengan Akuntansi, serta

1.5. APA ITU OPEN SOURCE ?

Kebalikan dari software berabasis "Opensource" adalah software "Propietary" yang

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 4

1.6. SEJARAH SINGKAT IDEMPIERE

1.7. ARSITEKTUR IDEMPIERE DAN TEKNOLOGI IDEMPIERE

ldempiere menggunakan framework (kerangka kerja) OSGi untuk modularisasi

1. ERP (Enterprice Resource Planning) adalah suatu cross-functional atau sistem

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 5

1. Jelaskanlah pengertian dari ERP ?

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 6

LOGIN, PERINTAH DASAR DAN NAVIGASI IDEMPIERE

Setelah mempelajari Bab ini mahasiswa akan mampu :

1. Menjalankan system iDempiere ERP

2.1. MULAI MENJALANKAN IDEMPIERE

Untuk mulai menjalankan iDempiere ERP komputer anda harus tersambung ke

Apabila komputer anda sudah tersambung ke server maka beberapa saat

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 7

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 8

Field (ruang) Lookup (dibagian kanan bawah)\berfungsi sebagai alat pencarian.

2.3. ICON — ICON MENU IDEMPIERE

• Icon window mengindikasikan sebuah window. Sebuah windows merupakan

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 9

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 10

2.4. FUNGSI WORKFLOW

Data workflow yang ditampilkan, setengah bagian diatas merupakan diagram

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 11

2.5. FUNGSI HELP

lnformasi window menampilkan penjelasan singkat dari window dan

Anda akan dihubungkan ke Tab Business Partner. Yang menampilkan penjelasan

2.6. FUNGSI WINDOW

Modul Ajar Praktek Sistem Informasi Logistik 12