Professional Documents
Culture Documents
CHUONG 2 - QUA Ü TRI ÇNH GHI CHE Üp
CHUONG 2 - QUA Ü TRI ÇNH GHI CHE Üp
CHUONG 2 - QUA Ü TRI ÇNH GHI CHE Üp
CHƯƠNG 2.
QUÁ TRÌNH GHI CHÉP
2
2
3
MỤC TIÊU HỌC TẬP
4
MỤC TIÊU HỌC TẬP 1
MÔ TẢ TÀI KHOẢN, KHOẢN GHI NỢ, VÀ KHOẢN GHI CÓ ĐƯỢC
DÙNG ĐỂ GHI CHÉP CÁC GIAO DỊCH KINH TẾ NHƯ THẾ NÀO?
Tài Khoản
• Tài khoản là một ghi chép riêng biệt của kế toán về các khoản tăng, giảm
của một tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu cụ thể.
• Theo hình thức đơn giản nhất, một tài khoản bao gồm ba phần: (1) Tên tài
khoản, (2) bên trái hoặc bên Nợ (Dr) và (3) bên phải hoặc bên Có (Cr.)
• Lưu ý: Bất cứ khi nào chúng ta đề cập đến một tài khoản cụ thể, chúng ta
phải viết hoa.
4
3
5
Khoản Ghi Nợ và Khoản Ghi Có (MTHT1)
6
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI TÀI SẢN VÀ NỢ PHẢI TRẢ
❖ Cả hai vế của phương trình cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở
hữu phải luôn bằng nhau.
❖ Khoản tăng và giảm Nợ phải trả được ghi chép ngược lại với khoản tăng
và giảm Tài sản.
❖ Do đó, khoản tăng Nợ phải trả được ghi ở bên phải hoặc bên Có và giảm
Nợ phải trả được ghi ở bên trái hoặc bên Nợ.
MINH HỌA 2.4 Số dư bình thường tài khoản tài sản và nợ phải trả
❖ Tài khoản Tài sản thường có số dư Nợ. Nghĩa là, khoản ghi Nợ tài
khoản tài sản cụ thể sẽ lớn hơn khoản ghi Có của chính tài khoản đó.
❖ Tài khoản Nợ phải trả thường có số dư bên Có. Nghĩa là, khoản ghi Có
cho một tài khoản cu thể lớn hơn khoản ghi Nợ của chính tài khoản đó.
6
4
7
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
❖ Các công ty phát hành Cổ phiếu – Phổ thông để đổi lấy khoản đầu tư của
chủ sở hữu vào công ty.
❖ Khoản bên có làm tăng tài khoản Vốn Cổ Phần – Phổ Thông và khoản
bên nợ làm giảm tài khoản này.
MINH HỌA 2.6 Số dư bình thường tài khoản vốn cổ phần – phổ thông
❖ Cần biết số dư bình thường trong tài khoản có thể giúp bạn tìm ra lỗi.
❖ Tuy vậy, đôi khi số dư khác thường có thể là đúng.
8
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
MINH HỌA 2.7 Ảnh hưởng ghi nợ, ghi có và số dư bình thường tài khoản lợi nhuận giữ
lại
❖ Vốn cổ phần thường, Lợi nhuận giữ lại và Nợ phải trả: Nguyên tắc áp
dụng vào bên nợ, bên có và số dư giống nhau
8
5
9
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
Cổ tức (Dividends)
❖ Cổ tức là khoản phân phối cho các cổ đông của công ty.
❖ Hình thức phân phối phổ biến nhất là cổ tức bằng tiền.
❖ Cổ tức làm giảm quyền của cổ đông trên lợi nhuận giữ lại. Khoản ghi nợ
làm tăng tài khoản Cổ Tức và khoản ghi có làm giảm nó.
MINH HỌA 2.8 Ảnh hưởng ghi nợ, ghi có và số dư bình thường tài khoản cổ tức
10
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
MINH HỌA 2.10 Số dư bình thường - doanh thu và chi phí
10
6
11
MỐI QUAN HỆ VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
12
TÓM TẮT QUY TẮC GHI NỢ/GHI CÓ
❖ Bản tóm tắt các quy tắc ghi nợ/ghi có và ảnh hưởng đối với từng
loại tài khoản sẽ giúp bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản của hệ
thống kế toán kép.
12
7
13
BÀI THỰC HÀNH! 1 | Số Dư Tài Khoản
Julie Loeng vừa thuê mặt bằng trong một trung tâm mua sắm.
Trong không gian này, cô ấy sẽ mở một tiệm làm tóc có tên là
“Hair It Is.” Một người bạn đã khuyên Julie thiết lập một bộ sổ
sách kế toán theo bút toán kép để ghi chép tất cả các giao dịch
kinh tế của cô ấy.
Hãy xác định các tài khoản phản ánh tình hình tài chính mà Julie
có thể sẽ cần để ghi chép các giao dịch cần thiết để mở doanh
nghiệp của mình. Cho biết số dư bình thường của mỗi tài khoản
là số dư nợ hay số dư có.
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
•Xác định các loại tài khoản cần thiết. Ju- lie sẽ cần tài khoản tài
sản cho từng loại tài sản đầu tư vào doanh nghiệp và tài khoản nợ
phải trả cho bất kỳ khoản nợ nào phát sinh.
•Hiểu các loại tài khoản vốn chủ sở hữu. Chỉ có Vốn Cổ Phần - Phổ
ông sẽ cần đến khi Julie bắt đầu kinh doanh. Các tài khoản vốn
chủ sở hữu khác sẽ cần sau này.
13
14
MỤC TIÊU HỌC TẬP 2
CH O BIẾT NHẬT KÝ ĐƯỢC SỬ DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG Q U A ́ TRÌNH
GHI CHÉP
14
8
15
SỔ NHẬT KÝ
❖ Các công ty trước hết ghi chép giao dịch theo thứ tự thời gian
(thứ tự mà chúng xảy ra). Vì vậy, sổ nhật ký được gọi là sổ
của bút toán gốc.
❖ Đối với mỗi giao dịch, sổ nhật ký cho thấy ảnh hưởng ghi nợ,
ghi có trên các tài khoản cụ thể.
❖ Các công ty có thể sử dụng các loại sổ nhật ký khác nhau,
nhưng mọi công ty đều sử dụng sổ nhật ký cơ bản nhất, là sổ
nhật ký chung.
1. Nó là nơi thể hiện tất cả ảnh hưởng của một giao dịch.
2. Nó cung cấp các ghi chép theo thời gian của các giao
dịch.
3. Nó giúp giúp ngăn ngừa hoặc xác định vị trí sai sót vì số
tiền ghi nợ và ghi có cho mỗi bút toán có thể dễ dàng so
sánh.
15
16
GHI SỔ NHẬT KÝ
Giả sử: vào ngày 1/9, các cổ đông đã đầu tư €15,000 bằng tiền vào
công ty để đổi lấy cổ phiếu phổ thông và So byte đã mua thiết bị máy
tính với giá €7,000 bằng tiền.
1 Ngày của giao dịch. 5 Cột có 3êu đề “Tham Chiếu” được để trống
2 Tên tài khoản nợ. khi ghi bút toán nhật ký. Cột này được sử dụng
3 Tên tài khoản có. sau này khi các bút toán nhật ký được chuyển
đến các tài khoản riêng biệt.
4 Giải thích ngắn gọn về giao dịch.
16
9
17
BÚT TOÁN GIẢN ĐƠN VÀ BÚT TOÁN PHỨC TẠP
v Bút toán giản đơn: Là bút toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản,
một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.
v Bút toán phức tạp: Là bút toán có liên quan từ ba tài khoản
trở lên.
v Dạng chuẩn yêu cầu tất cả các khoản ghi Nợ được ghi trước
các khoản ghi Có.
Giả sử: vào ngày 1/7, Butler Shipping mua một chiếc xe tải giao hàng giá
£14,000, trả ngay £8,000 bằng tiền và chấp nhận trả chậm số còn lại £6,000.
17
18
BÀI THỰC HÀNH! 2 | Ghi Chép Hoạt Động Kinh Doanh
Là chủ tịch và cổ đông duy nhất, Julie Loeng tham gia vào các
hoạt động sau
đây trong việc thành lập thẩm mỹ viện của mình, Hair It Is.
1. Mở một tài khoản ngân hàng với tên Hair It Is và gửi €20,000
của chính cô ấy vào tài khoản này để đổi lấy cổ phiếu phổ thông.
2. Mua thiết bị trả chậm (trong 30 ngày) với tổng giá trị là €4,800.
3. Phỏng vấn 3 ứng viên cho vị trí chuyên viên làm đẹp.
Các sổ kế toán nào mà Hair It Is nên dùng để ghi chép 3 hoạt
động này? Lập các bút toán để ghi chép các nghiệp vụ.
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
• Hiểu những hoạt động nào cần được ghi chép và hoạt động nào
không. Bất kỳ điều gì có ảnh hưởng kinh tế đều nên được ghi chép
trong nhật ký.
• Phân tích ảnh hưởng của các giao dịch đến tài khoản tài sản, nợ
phải trả và vốn chủ sở hữu.
18
10
19
MỤC TIÊU HỌC TẬP 3
GIẢ I T H ÍC H S Ổ T À I K H O Ả N V À C H U Y Ể N S Ổ G IÚ P C H O Q U Á
TRÌNH GHI CHÉP NHƯ THẾ NÀO.
MINH HỌA 2.16 Số cái tài khoản, nơi bao gồm tất cả các tài khoản của công ty
19
20
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
20
11
21
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
MINH HỌA 2.19 Hệ thống tài khoản
21
22
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
v Sổ tài khoản là một nhóm các tài khoản mà một công ty sử
dụng. Sổ tài khoản cung cấp số dư của từng tài khoản cũng
như theo dõi những thay đổi trong các số dư này.
v Các công ty có thể sử dụng các loại sổ tài khoản khác nhau,
nhưng mọi công ty đều có một sổ cái tài khoản.
MINH HỌA 2.17 Số hình thức này được gọi là hình thức tài khoản ba cột
22
12
23
CHUYỂN SỔ (TỪ NHẬT KÝ VÀO TÀI KHOẢN)
23
24
MINH HỌA QUY TRÌNH GHI CHÉP
24
13
25
25
26
26
14
27
27
28
28
15
29
29
30
30
16
31
31
32
32
17
33
33
34
34
18
35
TÓM TẮT MINH HỌA GHI NHẬT KÝ
35
36
TÓM TẮT MINH HỌA GHI NHẬT KÝ (TT)
36
19
37
TÓM TẮT MINH HỌA GHI CHUYỂN SỔ
37
38
TÓM TẮT MINH HỌA GHI CHUYỂN SỔ (TT)
38
20
39
BÀI THỰC HÀNH
39
40
MỤC TIÊU HỌC TẬP 4
LẬP BẢNG CÂN ĐỐI THỬ
Bảng cân đối thử là bảng kê các tài khoản và số dư của chúng
tại một thời điểm nhất định.
• Lập vào cuối kỳ kế toán.
• Liệt kê các tài khoản theo thứ tự xuất hiện trong sổ cái.
• Chứng minh sự cân bằng toán học của các khoản ghi nợ và
ghi có sau khi chuyển sổ
• Không bao quát hết các lỗi trong việc ghi nhật ký và chuyển sổ.
• Hữu ích trong việc lập báo cáo tài chính.
40
21
41
42
HẠN CHẾ CỦA BẢNG CÂN ĐỐI THỬ
v Không đảm bảo phát hiện tất cả các lỗi ghi chép
v Bảng cân đối thử có thể cân bằng ngay cả khi:
1. Giao dịch không được ghi nhật ký.
2. Một bút toán nhật ký đúng không được chuyển sổ.
3. Một bút toán nhật ký được chuyển hai lần.
4. Tài khoản không đúng được sử dụng trong việc ghi nhật
ký hoặc chuyển sổ.
5. Lỗi bù trừ được thực hiện khi ghi chép số tiền của giao
dịch.
Bảng cân đối thử không chứng minh rằng công ty đã ghi
chép tất cả các giao dịch hoặc sổ cái là đúng hết.
42
22
43
TÌM SAI SÓT
v Thường là do lỗi toán học, chuyển sổ sai hoặc sao chép dữ
liệu không đúng.
v Đầu tiên, xác định mức chênh lệch giữa hai cột của bảng
cân đối thử.
1. Nếu lỗi là €1, €10, €100 hoặc €1,000 => cộng lại các cột
của bảng cân đối thử và tính toán lại số dư tài khoản.
2. Nếu sai số chia hết cho 2, xem có số ̛nào bằng một nửa số
sai đã được nhập sai cột hay không.
3. Nếu sai số chia hết cho 9, xem có số ̛nào bị sao chép sai
do đảo ngược thứ tự các số: gọi là lỗi chuyển vị.
4. Nếu khoản sai không chia hết cho 2 hoặc 9, hãy xem có bỏ
sót số dư trong bảng cân đối thử hay không, có quên
chuyển sổ một số tiền nào đó không.
43
44
KÝ HIỆU TIỀN TỆ VÀ ĐƯỜNG KẺ CHÂN
Ký Hiệu Tiền Tệ
Không sử dụng ký hiệu đơn vị tiền tệ trong các sổ
nhật ký hoặc sổ tài khoản.
Thường chỉ được sử dụng trong Bảng cân đối thử và
Báo cáo tài chính.
Chỉ hiển thị ký hiệu tiền tệ cho số đầu tiên và số tổng
cộng trong cột.
Đường Kẻ Chân
Một đường kẻ đơn được đặt dưới cột của các con số
sẽ được cộng hoặc trừ.
Số tổng cộng được kẻ đường kẻ đôi.
44