Câu 1: Phân tích công việc của nhân viên văn phòng?

Mô tả các biểu hiện của mức độ

mệt mỏi thường gặp trong công việc của nhân viên văn phòng? Đề xuất biện pháp khắc
phục?

a. Phân tích công việc của nhân viên văn phòng

- Nhân viên văn phòng hay nói chính xác thì là nhân viên hành chính văn
phòng. Vị trí công việc này chỉ những người làm trong phòng ban hành
chính, thực hiện các công việc như lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo,
gặp mặt đối tác, theo dõi chế độ phúc lợi xã hội của nhân viên hay các công
việc khác,... Nhìn chung, nhân viên văn phòng sẽ là người đảm nhiệm các
công việc liên quan đến thủ tục hành chính, giấy tờ,...và làm ở môi trường
trong văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
o Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép
giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản
tài liệu của công ty
o Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân
viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...
o Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
o Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
o In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban
- Lên bảng lương thưởng hàng tháng
o Chấm công hàng tháng
o Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt
o Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán
- Công tác lễ tân
o Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt
đầu làm việc với lãnh đạo
o Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công
ty.
o Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách
hàng hoặc nội bộ.
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị
o Theo dõi các thiết bị tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì máy
móc cố định theo tháng, quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ
sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
 o Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo
từng tháng và có kế mua.
o Quản lý hồ sơ nhân sự
o Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự
cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp
đồng lao động.
o Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân
sự hàng tháng.
o Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp
luật.
b. Mô tả các biểu hiện của mức độ mệt mỏi thường gặp trong công việc của
nhân viên văn phòng
 Biểu hiện chung

Biểu hiện / Mức độ Nhẹ Trung bình Nặng

Suy giảm khả năng Nhận thấy được Thấy rõ ràng Giảm mạnh
làm việc
Xuất hiện cảm giác Khi khối lượng Khi khối lượng Bất kì ở công
mệt mỏi khi làm việc công việc vừa và công việc nhẹ việc nào
trung
Tăng cường ý chí để Không cần hoặc Rất cần thiết Rất cần nhưng
giữ khả năng làm việc có thể cần thiết không giữ vững
được
Các biến đổi cảm xúc Giả thích thú với Dễ bị kích thích Kích thích mạnh
công việc; tâm hoặc ức chế
trạng mất ổn
định
Rối loạn giấc ngủ Khó ngủ Buồn ngủ ngày Mất ngủ
Hạ thấp khả năng lao Khó tập trung Thỉnh thoảng Giảm sự chú ý và
động quên ghi nhớ
 Biểu hiện cụ thể
 Cấp độ 1: Mệt mỏi cấp độ nhẹ
o Uể oải vào mỗi buổi sáng thứ 2
o Mất ổn định về tâm trạng: Chán nản, buồn bã thất thường
o Đôi khi mất động lực, giảm hứng thú trong công việc, kể cả
những công việc nằm trong sở thích trước đây
o Thỉnh thoảng sẽ gặp khó khăn trong việc tập trung hoặc trong
giải quyết các công việc đơn giản hàng ngày
 Cấp độ 2: Mệt mỏi cấp độ trung bình
 o Giảm hiệu suất công việc, chỉ hoàn thành yêu cầu công việc ở
mức tối thiểu
o Tâm trạng dễ bị kích thích
o Gặp khó khăn trong công việc nhưng không nhận được sự giúp
đỡ từ đồng nghiệp, cấp trên
o Quá nhiều việc cần phải giải quyết nhanh chóng trong khoảng
thời gian ngắn
o Đa dạng vai trò làm việc do công ty thiếu nguồn lực
 Cấp độ 3: Mệt mỏi cấp độ nặng
o Bạn không muốn đi làm : Hàng đêm, khi nằm trên giường, bạn
có mệt mỏi khi nghĩ đến ngày hôm sau? Mệt mỏi về công việc là
điều bình thường, nhưng nếu bạn thực sự thấy “ớn” tám giờ ngồi
trong văn phòng đó, thì đã đến lúc bạn phải chuẩn bị cho lá đơn thôi
việc.
o Áp lực tăng thời gian làm việc quá mức dẫn đến sức khỏe của
bạn trở nên tệ hại: Công việc hiện tại không quá nhiều, nhưng bạn
liên tục cảm thấy mệt mỏi và thường xuyên cảm thấy căng thẳng?
Bạn trở nên cáu gắt bất thường? Vậy thì đã đến lúc bạn cần xem xét
điều gì đang khiến bạn kiệt sức. Việc mệt mỏi kéo dài nó có thể gây
tăng giảm cân nặng không rõ nguyên nhân, hay mất ngủ thường
xuyên, hoặc buồn bực với tất cả những chuyện nhỏ nhặt. “Stress, sợ
hãi hoặc thiếu nhiệt huyết có thể rút cạn năng lượng và ảnh hưởng
đến hiệu quả làm việc, đẩy bạn vào tình huống cả công ty cả bản
thân đều không có lợi”
o Môi trường làm việc tiêu cực : Một môi trường làm việc tiêu
cực rất độc hại. Rất khó để cảm thấy hạnh phúc, thậm chí là “tạm
ổn”, nếu đồng nghiệp của bạn liên tục thở than và sếp luôn “khó ở”.
Hơn nữa, không khí bi quan có thể giết chết đam mê của bạn cho dù
lựa chọn ban đầu phù hợp đến đâu. Hãy tự giải thoát và tìm một môi
trường làm việc phù hợp hơn.
c. Đề xuất biện pháp khắc phục?
 Về phía người lao động
 Đối với mệt mỏi cấp độ 1:
- Cho mắt nghỉ giải lao : Đối với dân văn phòng ngồi máy tính nhiều, cứ
nửa tiếng đồng hồ, bạn nên ngưng nhìn vào màn hình máy tính, điều này
không những giúp cho mắt bạn được nghỉ ngơi mà còn giúp cho đầu óc tỉnh
táo hơn để sớm hoàn thành công việc.
- Vận động nhẹ nhàng : đối với dân văn phòng, lâu lâu chúng ta nên đứng
dậy đi lại, vươn vai hoặc ngả lưng thả lỏng, xoay cổ tay và khớp cổ,...
Không những vậy bạn cũng nên sử dụng thang bộ nếu có thể. Việc vận
động nhẹ nhàng sẽ giúp máu huyết lưu thông, não bộ sẽ tỉnh táo để sử lý
các công việc. Hơn nữa chân tay sẽ giảm thiểu các triệu chứng tê bì, các
khớp xương được vận động bôi trơn. Khi bạn cảm thấy quá mệt mỏi hãy
đứng dậy rót 1 ly nước, đi vệ sinh hay là đến nói chuyện giao lưu với các
đồng nghiệp. Làm như vậy không những bạn thoải mái về thể chất mà tinh
thần của bạn cũng sẽ bớt căng thẳng hơn.
- Uống nhiều nước : Nước sẽ giúp vận chuyển oxy, chất dinh dưỡng đến
nuôi các tế bào. Đồng thời bảo vệ các cơ quan quan trọng trong cơ thể.
Uống nước tinh khiết giúp có thể chúng ta thải độc tố ra ngoài, lấy đi các
chất gây hại trong cơ thể.
 Đối với cấp độ 2
- Cho bản thân nghỉ ngơi : Nếu do làm việc quá lâu mà không có dịp nghỉ
ngơi, hãy tự thưởng cho mình một kỳ du lịch nghỉ phép, dài ngày hay ngắn
ngày đều được. Bạn là nhân viên chăm chỉ không có nghĩa là không được
mệt mỏi . Lúc cần thiết, tốt nhất nên để bản thân được hít thở không khí
thiên nhiên, vui chơi đây đó như một cách nạp điện cho tinh thần.
- Chia sẻ với đồng nghiệp: Khi gặp khó khăn, mệt mỏi trong công việc,
chúng ta nên chia sẻ những điều đó với những đồng nghiệp xung quanh để
có thể thấu cảm, nhận được những lời khuyên và cải thiện được tâm trạng.
Từ đó, bản thân sẽ giảm được stress và có động lực để làm việc hơn.
- Dọn dẹp không gian làm việc : Hãy nhìn một lượt bàn làm việc và xét
xem thứ nào cần thiết, thứ nào nên tống khứ đi, làm sao để mọi thứ trông
gọn gàng, đơn giản hơn. Rất nhiều người thích dùng cách sắp xếp lại nơi
làm việc để giải tỏa tâm lý. Một góc làm việc sạch sẽ tinh tươm sẽ mang lại
tâm trạng tốt cho bạn.
- Tìm kiếm mạng lưới quan hệ xã hội: Ngoài đồng nghiệp, con người luôn
cần có những mối quan hệ khác nữa. Sau giờ làm việc, bạn nên bước ra bên
ngoài để giao lưu, kết bạn, làm phong phú hơn cuộc sống thường nhật của
mình.
- Đánh giá lại những suy nghĩ tiêu cực : Khi bạn trải qua lo lắng và căng
thẳng kinh niên trong một thời gian dài, tâm trí của bạn có thể có xu hướng
đi đến kết luận và đọc mọi tình huống bằng lăng kính tiêu cực.
o Ví dụ: nếu sếp của bạn không nói lời chào với bạn điều đầu tiên vào
buổi sáng, bạn có thể phản ứng với suy nghĩ “họ đang giận tôi”.
 o Thay vì đưa ra những phán đoán tự động, hãy thử cách xa bản thân
khỏi những suy nghĩ tiêu cực và chỉ đơn giản là quan sát.
- Tạo thử thách mới : Nhiều lúc chúng ta mệt mỏi chính là do công việc
không có tinh thử thách, quá đơn điệu và khô cứng. Hãy thử đặt ra mục tiêu
cao hơn, thúc đẩy bản thân phấn đấu để đạt được. Đừng ngồi chờ công việc
tìm đến bạn, hãy thử chủ động đề xuất một việc mà mình chưa từng làm và
nói rằng bạn muốn thử sức với nó. Bạn cũng có thể “rủ rê” đồng nghiệp thi
đua, xem ai đạt doanh số cao hơn hay hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn.
 Đối với cấp độ 3
- Thay đổi công việc :
o Nếu như mọi cách không thể giúp bạn cân bằng lại tâm trạng và lấy
lại niềm vui trong công việc thì thay đổi công việc khác là điều bạn
nên suy nghĩ.
o Tuy nhiên, bạn cần có chuẩn bị tốt về tài chính, các mối quan hệ
tiềm năng và cơ hội phát triển khác. Theo đuổi một công việc mà
bạn đã không còn niềm đam mê, thích thú thì dù cố gắng đến mấy
cũng không có hiệu quả. Đây là lúc bạn cân nhắc cho một công việc
mới.
 Về phía người sử dụng lao động
- Khen ngợi, khuyến khích mọi nỗ lực và thành quả công việc của người
lao động : Hãy tạo động lực cho người lao động bằng cách này thông qua
việc khen ngợi, tuyên dương và khuyến khích theo thời gian 1 tuần hoặc 1
tháng. Mốc thời gian này sẽ là mục tiêu để người lao động nhìn vào và cố
gắng. Giải pháp tạo động lực cho người lao động này tuy đơn giản nhưng
lại hiệu quả cao, góp phần tối ưu hiệu suất lao động cũng như giúp người
lao động hăng say làm việc tốt hơn.
- Đối xử công bằng với mọi người lao động : Hầu hết mọi người lao động
khi đi làm đều quan tâm đến sự công bằng trong đãi ngộ của các công ty.
Điều này thể hiện rõ nhất khi đưa ra mức lương cho nhân viên. Người sử
dụng lao động phải đưa ra một mức lương mà các nhân viên cảm thấy hợp
lý, tùy theo năng lực của mỗi người và trả thêm cho các công việc ngoài
giờ. Không nên có sự phân biệt về mức lương giữa những người có cùng
hiệu suất công việc.
- Quan tâm đến lo lắng và vấn đề cá nhân của người lao động : Quan tâm
đến những nhu cầu của người lao động không chỉ giúp tạo động lực lao
động mà còn tăng khả năng làm việc nhóm hiệu quả cũng như tạo được
mối quan hệ hòa đồng, tin tưởng giữa hai bên với nhau.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động bằng các hoạt động
ngoại khoá : Việc cảm thấy mệt mỏi với công việc hiện tại sau một thời
gian dài làm việc chính là điều không thể tránh khỏi. Các doanh nghiệp có
thể tổ chức các buổi liên hoan, du lịch, hoạt động ngoại khoá để giúp mọi
người giao lưu và hiểu nhau hơn. Từ đó, tạo sự gắn kết với nhau trong công
việc.
- Trao đổi và thoải mái bày tỏ quan điểm : Chìa khoá vàng để nâng cao
hiệu suất công việc chính là giao tiếp. Nên khuyến khích người lao động
trao đổi, đưa ra những ý kiến sáng tạo của bản thân. Khi đó họ sẽ cởi mở và
tự tin hơn trong việc đề xuất các ý kiến hoặc đề nghị mà họ nghĩ là cần
thiết. Đây không chỉ là giải pháp tạo động lực cho người lao động mà còn là
giải pháp giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển cách mạnh mẽ hơn
trong tương lai.