QUY TRÌNH QUẢN Mã hiệu/ Code:

LÝ THƯ TÍN Ngày hiệu lực/ Date of

MAIL MANAGEMENT effective:
PROCESS Lần ban hành/ Version :

BẢNG KIỂM SOÁT/ THE CONTROLLING TABLE

ĐƠN VỊ KIỂM SOÁT PHÁP LÝ
ĐƠN VỊ BIÊN SOẠN
LEGAL CONTROLLING DEPT.
THE COMPOSING DEPT.
TRUNG TÂM PHÁP CHẾ VÀ TUÂN
PHÒNG HÀNH CHÍNH
THỦ
ADMIN DEPT.
LEGAL AND COMPLIANCE CENTER.
Ngày/Date ……/……/…. ……/……/….

Ký/Signature

Họ tên/ Chức NGUYỄN THỐNG ĐỐC PHẠM HẢI VÂN

vụ Trưởng Phòng Hành Chính Giám Đốc TT Pháp Chế & Tuân Thủ
Name/Title Head of Admin Dept. Director of Legal & Compliance Center
ĐƠN VỊ LIÊN QUAN
RELEVANT DEPT.
PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
CUSTOMER SERVICE DEPT.
.
Ngày/Date ……/……/…. ……/……/….

Ký/Signature

Họ tên/ Chức NGUYỄN THANH SƠN

vụ Trưởng Phòng Dịch Vụ Khách Hàng
Name/Title Head of Customer Service Dept.

ĐƠN VỊ LIÊN QUAN/ ĐƠN VỊ LIÊN QUAN/

RELEVANT DEPT RELEVANT DEPT
KHỐI VẬN HÀNH KHỐI QUẢN TRỊ RỦI RO
OPERATION DIVISION RISK MANAGEMENT DIVISION

Ngày/Date ……/……/…. ……/……/….

Ký/Signature

Họ tên/ Chức HỒ THỊ NHƯ HÀ MARCIN FIGLUS

vụ Giám Đốc Khối Vận Hành Giám Đốc Khối Quản Trị Rủi Ro
Name/Title Director of Operation Division Director of Risk Management Division
PHÊ DUYỆT CÂP CÓ THẨM QUYỀN
APPROVAL OF THE AUTHORITY
Ngày/Date ……/……/….

Ký/Signature

Họ tên/ Chức vụ KALIDAS GHOSE

TỔNG GIÁM ĐỐC
Name/ Title CHIEF EXECUTIVE OFFICE
 CÔNG TY TÀI CHÍNH TNHH MTV
NGÂN HÀNG VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG
VPBANK FINANCE COMPANY LIMITED
Tầng 2, Tòa nhà Ree Tower, số 9 Đoàn Văn Bơ, P. 13, Q.4, TP. HCM
2nd Floor, Ree Tower Bldg, 9 Doan Van Bo, Wrd 13, Dst 4, HCMC

Số/No: /QT-VH.17 TP.HCM, ngày…… tháng…… năm 2021

HCMC, 2021
QUY TRÌNH QUẢN LÝ THƯ TÍN

MAIL MANAGEMENT PROCESS

TỔNG GIÁM ĐỐC/ CHIEF EXECUTIVE OFFICER

- Căn cứ Điều lệ Công ty Tài chính TNHH MTV Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng;
Pursuant to Charter of VPBank Finance Company Limited;
- Căn cứ Quy chế số 29/QC-VPHĐTV.15 ngày 25/03/2015 về hoạt động của Tổng Giám đốc
Công ty Tài chính TNHH MTV Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng;
Pursuant to Regulations No. 29/QC-VPHĐTV.15 dated 25/03/2015 on operation of CEO of
VPBank Finance Company Limited;
- Theo đề nghị của Giám đốc Khối Vận hành;
At the request of the Operation Division Director;

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào
nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB FC/ This document contains the information
belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the
competent authorities of VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 1/10
 QUY ĐỊNH/ REGULATIONS:

Điều 1. Mục đích, đối tượng và phạm vi áp dụng Article 1. Purpose, objects and scope of application
1. Mục đích, đối tượng 1. Purpose, objects
Quy trình này nhằm hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ This process contains steps for receiving,
tục tiếp nhận, xử lý, phân phối, quản lý và lưu trữ processing, distributing, managing and archiving
thư tín được gửi đến Công ty Tài chính TNHH incoming mails in VPBank Finance Company
MTV Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (sau đây Limited (hereinafter called to as “VPB FC”) based
gọi tắt là “VPB FC”) thuộc hoạt động quản lý hành on administrative management activities of Admin
chính của Phòng Hành chính. Department.
2. Phạm vi áp dụng 2. Scope of application
Quy trình này được áp dụng thống nhất tại Công ty This process is applied to all employees working in
Tài chính TNHH MTV Ngân hàng Việt Nam Thịnh VPBank Finance Company Limited.
Vượng.
Điều 2. Trách nhiệm của các Đơn vị Article 2. Responsibilities of the Depts
1. Phòng Hành chính – Khối Vận hành 1. Admin Department – Operations Division
a) Chủ trì xây dựng, sửa đổi bổ sung và trình cấp có a) Being accountable for composing, amending this
thẩm quyền ban hành quy trình và hướng dẫn các document and instructing relevant subordinate
đơn vị trực thuộc có liên quan trong quá trình departments in implementing the process.
triển khai thực hiện.
b) Đề xuất và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt b) Proposing to the competent authority the
các giải pháp cải tiến, biện pháp khắc phục các improvement solutions, remedies to the issues
vấn đề liên quan đến Quy trình Quản lý thư tín. relating to sending Mail Process.
c) Chịu trách nhiệm tiếp nhận tất cả các loại thư c) Being responsible for receiving all emails, etc…
được gửi tới VPB FC theo quy định tại Quy trình which are sent to VPB FC, recording and
này, ghi nhận và đối chiếu số lượng thư nhận từ comparing the number of mails received from the
các đơn vị chuyển phát mỗi ngày vào Sổ thống post office every day into Admin Dept.’s Tracking
kê của Phòng Hành chính, đồng thời đảm bảo Record Book, as well as delivering them to right
việc luân chuyển các thư này kịp thời, đúng địa address, recipient timely and preventing from
chỉ, đúng người nhận và hạn chế tình trạng thất missing.
lạc.
d) Báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu d) Periodically or unexpectedly reporting to
của Giám đốc Khối Vận hành và Tổng Giám đốc Operations Division Director and CEO the issues
VPB FC về các vấn đề liên quan đến Quy trình relating to Mail Management Process.
Quản lý thư tín.
2. Bộ phận Văn thư - Trung tâm Pháp chế và 2. Clerical Unit - Legal & Compliance Center
Tuân thủ

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào
nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB FC/ This document contains the information
belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the
competent authorities of VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 2/10
Nhận và xử lý các thư được gửi từ các Cơ quan Nhà
nước (Bộ, Sở, Cục, UBND, Ngân hàng Nhà nước,
Tòa án, Cơ quan thi hành án, Cơ quan điều tra…),
Tổ chức Chính trị (Cơ quan Đảng), Tổ chức Chính
trị - Xã hội (Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động,
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh,…), Tổ
chức Xã hội – Nghề nghiệp (các Hội và Hiệp hội),
các Ngân hàng hoặc Tổ chức tín dụng khác (sau đây
gọi tắt là Cơ quan và các Tổ chức Xã hội) theo Quy
trình Quản lý và lưu trữ văn thư của VPB FC từng
thời kỳ.
. 3. Phòng Chăm Sóc Khách Hàng
Nhận thư từ Phòng Hành Chính, tiếp nhận và giải
đáp thắc mắc của Khách hàng
Be responsible for receiving and handling mails
sent by Government Agencies (Ministries,
Departments, Agencies, People’s Committee, State
Bank, Courts, Judgement Enforcement Agency,
Investigative Agency…), Political Organization
(Communist Party), Socio-political Organizations
(The Fatherland Front, the Confederation of Labor,
the Ho Chi Minh Communist Youth Union, etc…),
Socio-professional Organizations (Organizations
and Associations), banks or other credit institutions
(hereinafter called to as Company and Social
Organizations) under the Process of managing and
archiving records of VPB FC in each period.

. 4. Các Khối, Trung tâm, Phòng ban 3. Divisions, Centres, Departments

Chịu trách nhiệm nhận, kiểm tra, đối chiếu và ký Be responsible for receiving, checking, reconciling
xác nhận vào Sổ giao/nhận thư khi nhận thư từ and signing on Tracking Record Book of Admin
Phòng Hành chính. Dept.
Điều 3. Nguyên tắc thực hiện Article 3. Implementing Principles
Phòng Hành chính là đơn vị đầu mối để lưu trữ thư Admin Dept. is the contact point to store pending
tồn và hỗ trợ liên hệ với đơn vị chuyển phát để tìm mails and support to contact with post offices to find
kiếm thư trong trường hợp xảy ra thất lạc. mails in case of loss.
Điều 4. Quy trình thực hiện Article 4. The process of implementation
1. Lưu đồ/ Flow chart:

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào
nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB FC/ This document contains the information
belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the
competent authorities of VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 3/10
 QUY TRÌNH GIAO NHẬN THƯ TÍN
Nhận thư Phân loại thư Giao thư

Bắt
đầu

1. Nhận thư từ Các

2. Kiểm tra, ký và
Đơn vị cung cấp 3. Kiểm tra thông Có thông tin người 7. Phân thư cho 8. Thông báo và giao Kết
xác nhận số lượng Có
dịch vụ chuyển tin người nhận nhận cụ thể? người nhận thư cho người nhận thúc
Phòng Hành Chính

thư đã nhận
phát

Không

Thư từ Cơ quan và Có
các tổ chức xã hội?

Có Không

6. Kiểm tra nội Có thông tin 9. Lưu thư tồn

Thư “mật”? Không Không
dung thư người nhận?
Bộ phận Văn thư

4. Nhận các thư từ

Cơ quan và các tổ Có
chức Xã hội
Chánh VPHĐTV

Quy trình Quản lý

5. Nhận các thư “mật”
và lưu trữ văn thư

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 4/10
PROCESS OF MAILING
Receive documents Divide documents Delivery

Start

Fully
1. Receive mails 2. Check, sign & 3. Check recipient’s 7. Divide mails to 8. Deliver mails to
information of Yes End
from Post Agents confirm No. of mails information Recipient Recipient
recipient?

No
Admin

Mails from Company

and Social Yes
organizations?

Yes
No

Fully
Confidential
No 6. Verify mails information of No 9. Archive
mails?
recipient?
BODs’ Office Clerical Unit

4. Receive mails
from Company and
Social Yes
orrganizations

Process of
managing and 5. Receive
archiving Confidential mails
records

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 5/10
 2. Diễn giải thực hiện/ Implemetening Explanation
Sản phẩm/Mẫu biểu/
Trách nhiệm
Bước/Steps Mô tả công việc/Description Tài liệu tham chiếu
thực hiện/Responsibility
Product/Template/Ref
1. Nhận thư từ các Phòng Hành chính nhận thư từ nhân viên các đơn vị chuyển phát Phòng Hành chính/ Admin
đơn vị chuyển theo từng tòa nhà thuộc VPBFC Dept.
phát Admin staff receives mails from Mailing delivery agents.
Receive mails from
mail delivery units
2. Kiểm tra, ký và Phòng Hành chính kiểm tra, ký nhận, xác nhận số lượng thư đã Phòng Hành chính/ Admin
xác nhận số lượng nhận. Dept.
thư đã nhận Admin staff checks, signs and confirms number of received mails.
Check, sign and
confirm

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 6/10
3. Kiểm tra thông Phòng Hành chính kiểm tra thông tin trên thư : Phòng Hành chính/ Admin
tin người nhận Dept.
Admin staff checks receiver’s information on mails: 3.1Nếu Có
Check recipient’s thông tin người nhận cụ thể thực hiện bước 7.
information If Yes, next to step 7.
Lưu ý: Nếu thư để tên người nhận là anh Nguyễn Thành Phúc
và được gửi về địa chỉ 144 CH, sẽ giao trực tiếp cho Phòng
CSKH xử lý.
3.2.1 Nếu không có thông tin người nhận rõ ràng và:
▪ Địa chỉ nhận thư tại REE: Bộ phận văn thư- Trung tâm
pháp chế và tuân thủ sẽ kiểm tra thư và xử lý
▪ Địa chỉ nhận thư tại 144 CH: PHC kết hợp với phòng
CSKH kiểm tra và phản hồi
3.2.2. Nếu không có thông tin người nhận rõ ràng, không giới
hạn các loại thư bao gồm:
• Thư không rõ nguồn gốc: là các thư chỉ ghi nơi nhận là
VPB SMBC FC
• Thư không rõ người nhận, chỉ ghi nơi nhận là VPB SMBC
FC: là các thư của các cá nhân/ tổ chức không trực thuộc
các cơ quan chức năng, cơ quan cùng ngành Tài Chính Tín
Dụng/ Ngân Hàng: T:hực hiện lần lượt các bước 4, 5, 6.
If recipient is “VPBank Finance Company Limited”, next to
step 4 or 5 or 6.

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 7/10
4. Nhận thư từ Cơ Trường hợp thư được gửi từ các Cơ quan Nhà nước (Bộ, Sở, Cục, - Phòng Hành chính/ Mẫu MB01.QT-HCVP___
quan, các Tổ chức UBND, Ngân hàng Nhà nước, Tòa án, Cơ quan thi hành án, Cơ Admin Dept.
Template MB01.QT-HCVP
Xã hội quan điều tra…), Tổ chức Chính trị (Cơ quan Đảng), Tổ chức - Bộ phận Văn thư - Trung __
Receive mails from Chính trị - Xã hội (Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động, Đoàn tâm Pháp chế và Tuân
Company, Social Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh,…), Tổ chức Xã hội – Nghề thủ/ Clerical Unit Legal
nghiệp (các Hội và Hiệp hội), các Ngân hàng và các Tổ chức tín
organizations & Compliance Center
dụng khác: Phòng Hành chính ghi nhận vào Sổ giao/nhận thư (theo
mẫu MB01.QT-HCVP___) sau đó chuyển các thư này cho Bộ
phận Văn thư ký nhận và thực hiện theo Quy trình Quản lý và lưu
trữ văn thư của VPB FC từng thời kỳ.
In case mails are sent by Government Agencies (Ministries,
Departments, Agencies, People’s Committee, State Bank, Courts,
Judgement Enforcement Agency, Investigative Agency…), Political
Organization (Communist Party), Socio-political Organizations
(The Fatherland Front, the Confederation of Labor, the Ho Chi
Minh Communist Youth Union, etc…), Socio-professional
Organizations (Organizations and Associations), banks or other
credit institutions: Admin staff notes on Tracking Record Book
(template MB01.QT-HCVP____) and sends mails to Clerical Unit
of Legal & Compliance for signing. The process goes to Process of
managing and archiving records of VPB FC in each period.

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 8/10
5. Nhận các thư Trường hợp thư có đóng dấu “Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật” ngoài - Phòng Hành chính/ Mẫu MB01.QT-HCVP___
“Mật” bì thư: Phòng Hành chính ghi nhận vào Sổ giao/nhận (theo mẫu Admin Dept
Template MB01.QT-HCVP
MB01.QT-HCVP___) chuyển các thư này cho Chánh Văn phòng
Receive - Chánh Văn phòng Hội __
Hội đồng Thành Viên để xử lý theo Quy trình Quản lý và lưu trữ
Confidential mails đồng Thành Viên/ Chief
văn thư của VPB FC từng thời kỳ.
of BODs’ Office
In case mails are marked as “Confidential”, “Strictly
Confidential”, “Top-secret” in the envelope: Admin staff notes on
Tracking Record Book (template MB01.QT-HCVP____) and sends
mails to BODs’ Office for processing. The process goes to Process
of managing and archiving records of VPB FC in each period.
6. Kiểm tra nội Trường hợp thư được gửi từ các cá nhân, tổ chức khác: Phòng Phòng Hành chính/ Admin
dung thư Hành chính chịu trách nhiệm mở và kiểm tra nội dung thư. Dept.
Verify mails In case mails are sent from other individuals or organisations:
Admin Dept. checks content of mails & helps to find right receiver.
Sau khi kiểm tra:
After verifying:
- Nếu không xác định được người nhận, thực hiện bước 9.
If No, next to step 9.
- Nếu xác định được người nhận, thực hiện bước 7.
If Yes, next to step 7.

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 9/10
7. Phân thư cho Dựa vào thông tin trên thư, Phòng Hành Chính phân loại thư theo Phòng Hành chính/ Admin Mẫu MB01.QT-HCVP___
người nhận từng phòng ban của mỗi tòa nhà thuộc VPBFC Dept.
Template MB01.QT-HCVP
Divide mails to trong ngày, sau đó ghi nhận vào Sổ giao/ nhận thư ((theo mẫu __
Recipient MB01.QT-HCVP___).
Based on recipient’s information, Admin staff divides mails to
buildings, departments of VPB FC, notes on Tracking Record
Book (template MB01.QT-HCVP____) within a day.
8. Thông báo và Phòng Hành chính thông báo cho người nhận qua email, người Phòng Hành chính/ Admin Mẫu MB01.QT-HCVP___
giao thư cho người nhận nhận thư và ký xác nhận trên Sổ giao/nhận thư (theo mẫu Dept. Template MB01.QT-HCVP
nhận MB01.QT-HCVP___). Trường hợp nhận thay, người nhận cần __
thông báo cho Phòng Hành chính qua email.
Delivery mails to
Recipient Admin Dept. sends email to recipient, Recipient receives mails &
signs on Tracking Record Book (template MB01.QT-HCVP____).
In case of receiving confidential emails, the recipient for the
others’ place will be confirmed by email.
9. Lưu thư tồn Đối với trường hợp không có thông tin người nhận cụ thể, Phòng Phòng Hành chính/ Admin
Hành chính tiến hành lưu vào khu vực thư tồn Dept.
Archive
Admin staff archives mails to storage.

Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB
FC/ This document contains the information belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the competent authorities of
VPB FC is prohibited.
Trang/ Page: 10/10
Điều 5. Phụ lục và mẫu biểu kèm theo
Stt/
Mã hiệu/Code
No.
Mẫu MB01.QT-HCVP __
1
Template MB01.QT-HCVP __
Điều 6. Điều khoản thi hành
1. Quy trình này sẽ có hiệu lực kể từ ngày ……..
2. Những vấn đề chưa được đề cập đến trong Quy
trình này sẽ được thực hiện theo các quy định có
liên quan của Pháp luật và quy định khác của VPB
FC. Khi có những nội dung nào trong Quy trình
này trái với quy định của Pháp luật, của Hội đồng
Thành Viên thì đương nhiên hết hiệu lực thi hành.
3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Tổng
Giám đốc quyết định. Các Khối, Trung tâm,
Phòng và cá nhân liên quan có trách nhiệm thi
hành Quy trình này.
Nơi nhận/ Arrivals:
- Tổng Giám đốc/ CEO;
- Giám đốc Khối, Trung tâm Trường phòng tại VPB FC/
Divisions Directors, Centers, Head of Depts at VPB
FC;
- Cán bộ nhân viên tại VPB FC/ Staffs of VPB FC;
- Lưu VP/ Record at Clerical Unit.
Văn bản này chứa các thông tin là tài sản của VPB FC; Nghiêm cấm sao chép, in ấn dưới bất cứ hình thức nào
nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của VPB FC/ This document contains the information
belonged to the properties of VPB FC; Copying or printing in any form without the permission of the
competent authorities of VPB FC is prohibited.
Article 5. Appendix and Form attached
Tên Phụ lục/Mẫu biểu/ Name of the
Appendix/ Form
Sổ giao/ nhận thư
Tracking Record Book
Article 6. Implementation provision
1. This document shall takes effect on …../……/
2021
2. The matters has not been mentioned in this
document shall be conducted in accordance with
the relevant provisions of law and other
provisions of VPB FC. If there are any contents in
this document contrary to the provisions of law,
Board of Directors shall be automatically invalid.
3. The amendment and supplementation of this
document shall be decided by CEO. The Divisions,
Centers, Depts, Bureaus at VPB FC and relevant
individuals have responsibility to implement this
document.
TỔNG GIÁM ĐỐC
CHIEF EXECUTIVE OFFICER
KALIDAS GHOSE
Trang/ Page: 11/10