THE ORGANIZATION OF

INFORMATION
Third Edition

Arlene G. Taylor and Daniel N. Joudrey

Library and Information Science Text Series

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 CONTENTS

List of Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Acknowledgments by Arlene G. Taylor. . . . . . . . . . . . xxiii
Acknowledgments by Daniel N. Joudrey . . . . . . . . . . . xxv

1 Organization of Recorded Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

The Need to Organize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
The Nature of Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Nature of the Organization of Recorded Information . . . 4
Organization of Information in Different Contexts . . . . . . . . . . . . . . 8
Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Archives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Museums (Art and Object Collections) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
The Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Digital Libraries and Archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Information Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Indexing and Abstracting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Abstracting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Records Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Knowledge Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2 Retrieval Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
The Need for Retrieval Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
The Basic Retrieval Tools, Their Formats, and Their Functions . . . 40
Bibliographies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

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 vi / Contents

Pathfinders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Catalogs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Purposes of Catalogs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Forms of Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Book Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Card Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Microform Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
OPACs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Arrangements within Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Classified . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Alphabetical. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Chronological and Other . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Finding Aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Registers and Other Museum Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Search Engines and Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3 Development of the Organization of Recorded

Information in Western Civilization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inventories, Bibliographies, Catalogs, and Codification . . . . . . . . . . 67
Antiquity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Middle Ages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
European Renaissance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
From Inventories to Finding Lists to Collocating Devices . . . . 71
Period of Codification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Twentieth Century . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Subject Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Verbal Subject Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Special Materials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Museums (Art and Object Collections) . . . . . . . . . . . . . 80
Subject Access to Special Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Mechanization of Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
The Documentation Movement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Library Automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

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 Contents / vii

Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4 Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
The Basics of Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Metadata Schemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Metadata Characteristics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Categories of Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Administrative Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Technical Metadata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Preservation Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Rights and Access Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Meta-Metadata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Structural Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Implementations of Structural Metadata . . . . . . . . . . . 101
METS (Metadata Encoding & Transmission
Standard) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Descriptive Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Metadata Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Functional Requirements for Bibliographic
Records (FRBR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
User Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
FRBR Entities and Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . 106
FRBR Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Resource Description Framework (RDF) . . . . . . . . . . . . . . . . 109
DCMI Abstract Model (DCAM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Metadata Management Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Application Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Metadata Registries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Crosswalks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Harvesting Tools and Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Metadata and Cataloging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

5 Encoding Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Encoding of Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Encoding of Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
MARC (MAchine-Readable Cataloging). . . . . . . . . . . . . . . . . 132

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 viii / Contents

MARC 21 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
UNIMARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
The Future of MARC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
SGML (Standard Generalized Markup Language) . . . . . . . . 142
HTML (HyperText Markup Language) . . . . . . . . . . . . 143
XML (Extensible Markup Language) . . . . . . . . . . . . . . 144
TEI (Text Encoding Initiative) Schema. . . . . . . . 147
EAD (Encoded Archival Description)
DTD and Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
ONIX (Online Information eXchange)
DTD and Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
MARCXML Schema and MODS . . . . . . . . . . . . . 153
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

6 Systems and System Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Bibliographic Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Integrated Library Systems (ILSs). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
History of the ILS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
ILS Developments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Development of Online Public Access
Catalogs (OPACs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
System Design. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Organization of Information and System Design. . . . . . . . . . 169
Searching Methods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Retrieval Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Standardization and Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Display of Retrieved Results . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Display of Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Display Guidelines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Basic Search Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Initial Articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Truncation, Boolean Operators, and Proximity . . . . . . 179
Punctuation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Federated Searching and Z39.50. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Z39.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
User-Centered System Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

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 Contents / ix

Universal Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Multiple Languages/Scripts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Other Aids for Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Authority-Control Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

7 Metadata: Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Units to be Described . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Finite versus Continuing Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
FRBR’s Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Creation of Surrogate Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Bibliographic and General Metadata Schemas . . . . . . . . . . . 205
International Standard Bibliographic
Description (ISBD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Anglo-American Cataloguing Rules, Second
Edition, 2002 Revision (AACR2R). . . . . . . . . . . . . . . 209
The Dublin Core (DC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Metadata Object Description Schema (MODS) . . . . . . 219
Domain-Specific Metadata Schemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
General International Standard Archival
Description (ISAD(G)). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Describing Archives: A Content
Standard (DACS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Encoded Archival Description (EAD) . . . . . . . . . . . . . . 224
TEI (Text Encoding Initiative) Headers . . . . . . . . . . . . 225
FGDC (Federal Geographic Data Committee)
Content Standard for Digital Geospatial
Metadata (CSDGM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
VRA (Visual Resources Association) Core . . . . . . . . . . 227
Categories for the Description of Works
of Art (CDWA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Cataloging Cultural Objects (CCO) . . . . . . . . . . . . . . . 230
ONIX (ONline Information eXchange). . . . . . . . . . . . 231
Other Surrogate Record Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Index and Bibliography Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
On-the-Fly Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

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 x / Contents

8 Metadata: Access and Authority Control . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Bibliographic Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Authority Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Authority Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Authority Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
International Authority Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Models and Standards for Authority Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
General Bibliographic Models and Standards . . . . . . . . . . . . 258
Functional Requirements for Bibliographic
Records (FRBR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Functional Requirements for Authority
Data (FRAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Anglo-American Cataloguing Rules, Second
Edition, 2002 Revision (AACR2R). . . . . . . . . . . . . . . 262
Primary Access Point. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Main Entry Controversy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Justification for Choice of Primary
Access Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
AACR2 Principles for Choosing
Primary Access Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Additional Access Points. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Headings for Access Points. . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Statement of International Cataloguing Principles
and RDA: Resource Description and Access . . . . . . . 281
Dublin Core Agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Metadata Authority Description Schema (MADS) . . . . 285
Standards for Archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons,
and Families (ISAAR (CPF)) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Encoded Archival Context (EAC) . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Describing Archives: A Content
Standard (DACS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Standards for Art and Museums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Cataloging Cultural Objects (CCO) . . . . . . . . . . . . . . . 288
Categories for the Description of Works
of Art (CDWA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
VRA (Visual Resources Association) Core . . . . . . . . . . 292
Semantic Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

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 Contents / xi

Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

9 Subject Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

What Is Subject Analysis? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Challenges in Subject Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Cultural Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Consistency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Nontextual Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Exhaustivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Objectivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Differences in Methods Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Langridge’s Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Wilson’s Approaches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Use-based Approaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Conceptual Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Item Examination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Content Examination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Identification of Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Topics Used as Subject Concepts . . . . . . . . . . . . . 321
Names Used as Subject Concepts. . . . . . . . . . . . . 321
Chronological Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Content Characteristics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Research Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Point of View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Language, Tone, Audience,
and Intellectual Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Form and Genre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Content Examination Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Stages in Aboutness Determination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Next Steps in Subject Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

10 Systems for Vocabulary Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Controlled Vocabularies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Controlled Vocabulary Challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Specific vs. General Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Synonymous Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Word Form for One-Word Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

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 xii / Contents

Sequence and Form for Multiword Terms and Phrases. . . . . 338

Homographs and Homophones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Qualification of Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Abbreviations and Acronyms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Popular vs. Technical Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Subdivision of Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Precoordination vs. Postcoordination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
General Principles for Creating Controlled Vocabularies . . . . . . . 341
Specificity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Literary Warrant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Direct Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
General Principles for Applying Controlled Vocabulary Terms . . . 342
Specific Entry and Coextensive Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Number of Terms Assigned . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Concepts Not in Controlled Vocabulary. . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Index Terms for Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Mechanics of Controlled Vocabularies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Types of Controlled Vocabularies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Subject Heading Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Library of Congress Subject Headings (LCSH) . . . . . . 349
Sears List of Subject Headings (Sears) . . . . . . . . . . . . . 349
Medical Subject Headings (MeSH) . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Thesauri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Art & Architecture Thesaurus (AAT) . . . . . . . . . . . . . . 354
Thesaurus of ERIC Descriptors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Ontologies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Natural Language Approaches to Subjects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Natural Language Processing (NLP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Keywords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Tagging and Folksonomies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

11 Systems for Categorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

What Are Categories, Classifications, and Taxonomies? . . . . . . . . . 376
Theory of Categorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
The Rise and Fall of the Classical Theory of Categories . . . . 380
Cracks in the Classical Theory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Prototype Theory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Bibliographic Classification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

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 Contents / xiii

Hierarchical, Enumerative, and Faceted Classifications . . . . 384

Major Bibliographic Classification Schemes. . . . . . . . . . . . . . 388
Classification Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Broad vs. Close Classification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Classification of Knowledge vs. Classification
of a Particular Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Integrity of Numbers vs. Keeping Pace with Knowledge . . . . 392
Fixed vs. Relative Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Closed vs. Open Stacks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Location Device vs. Collocation Device . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Classification of Serials vs. Alphabetical Order of Serials . . . 396
Classification of Monographic Series (Classified
Separately vs. Classified as a Set) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Systems for Categorization and the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Categories and Taxonomies on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Classification on the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Clustering Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Suggested Readings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Appendix A: An Approach to Subject Analysis . . . . . . . 419
Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Appendix B: Arrangement of Physical
Information Resources in Libraries . . . . . . . . . . . . . . . 429
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Appendix C: Arrangement of Metadata Displays . . . . . 433
Filing History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
General Rules for Arrangement . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Filing/Display Dilemmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Selected Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

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