Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

1. Tugas-Tugas Guru Kelas

1.0 Pendaftaran Kemasukan Pelajar Baru

1.1. Daftar pelajar baru dan serahkan borang pendaftaran pelajar baru kepada
Jawatankuasa Pendaftaran untuk di daftarkan. Dapatkan nombor pendaftaran
daripada JK Pendaftaran dan isi maklumat pelajar ke dalam buku pendaftaran
seperti ditentukan oleh JK Pendaftaran. Tarikh pendaftaran mestilah
mengikut tarikh hari pertama pelajar hadir ke sekolah.

1.2. Menyemak dokumen/maklumat peribadi pelajar. Jika tiada fail peibadi

dibawa bersama / tidak diterima dari sekolah asal dalam masa 2 minggu sila
buat surat susulan memohon maklumat /fail peribadi murid daripada sekolah
asal. Dapatkan borang permohonan daripada pejabat dan berurusan dengan PT
yang bertanggungjawab.

1.3. Rujuk carta aliran 1 perpindahan masuk pelajar.

2.0 Pertukaran Pelajar ke sekolah lain / luar negeri

2.1. Ibu bapa/waris bagi pelajar yang hendak bertukar perlu berjumpa
pengetua/ PK HEM terlebih dahulu seterusnya mendapatkan borang
pertukaran daripada pejabat . Broang yang dilengkapkan perlu dihantar ke
pejabat untuk dipanjangkan ke PPD/ JPN.

2.2. Murid tidak boleh bertukar sekolah selagi tiada jawapan dari PPD/ JPN.
PK HEM akan memaklumkan tentang kelulusan rasmi dari pihak PPD/JPN

2.3. Pertukaran pelajar dan pemoongan nama daripada Jadual Kedatangan

hanya dibuat setelah mendapat kelulusan pihak sekolah dan memastikan
hanya ruangan catatan kedatangan saja dipotong . Jangan potong nama murid
berkenaan seperti berikut:

Cara Betul
Mac 1 2 3 4 5 6 7
Aisyah bt Berhenti mulai 6 . 3. 10
Syukri
Carmen Lim Ji Bertukar ke SMK Pitas
mulai 3.3.10
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

2.4. Memastikan buku-buku SPBT dipulangkan ( jika pelajar ingin membawa

bersama buku-buku tersebut minta pelajar mengisi borang yang disediakan
oleh JK SPBT).
2.5. Pastikan semua bayaran sekolah dijelaskan.
2.6. Serahkan ke pejabat perkara-perkara berikut untuk tindakan:

a. Fail Peribadi
b. Kad 001
c. Kad Kesihatan
d. Markah ujian lisan
e. Markah kerja kursus
f. Peka Sains
g. Markah kokurikulum
h. dan lain-lain yang berkenaan

3.0 Kehadiran
3.1 Jika mana-mana pelajar tidak hadir lebih dari 3 hari, guru kelas hendaklah
menghubungi ibu bapa/penjaga melalui Pengetua berdasarkan jadual berikut:

Surat Hari Tidak Hadir (P) Hari Tidak Hadir (P)

Berturut-turut Bukan Berturut-turut

Amaran Pertama Pada hari ke - 3 Pada hari ke - 10

Amaran Kedua 7 hari selepas Amaran 10 hari lagi selepas

Pertama
( Hari Ke - 11) Amaran Pertama (Hari Ke
- 20)

Amaran Terakhir 7 hari selepas Amaran Kedua 20 hari lagi selepas

Amaran
(Hari Ke - 18) Kedua (Hari Ke - 40)

* Surat Tunjuk Sebab Setelah Cukup 31 Hari Setelah Cukup 60 Hari

(Surat Berdaftar)

Jumlah Hari Tidak 31 hari 60 hari

Hadir * Buang Sekolah * Buang Sekolah
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

3.2 Surat-surat berkenaan boleh didapatkan dari pejabat dan diiisi dalam 3
salinan – untuk waris murid, fail sekolah dan fail register.

3.3 Meminta pelajar membawa surat daripada doktor sekiranya tidak hadir ke
sekolah. Surat daripada ibu bapa / penjaga untuk kes-kes kecemasan sahaja.
Semua surat menyurat tidak hadir termasuk surat doktor mesti disimpan dalam
fail bersama buku JKM.

3.4 Guru Kelas diminta menelefon ibu bapa/ waris sekiranya masih tidak dapat
respons selepas surat-surat dihantar. Rekod komunikasi dengan ibu bapa
didalam borang yang dibekalkan.

4.0 Tugas dan Tanggungjawab Guru Kelas dan Penyelia Kelas dalam
Pengurusan Buku Jadual Kedatangan Murid
4.1 Buku Jadual Kedatangan Murid adalah dokumen rasmi. Semua butir –butir
murid perlu dilengkapkan dengan kemas, jelas dan tepat. Penggunaan cecair
pemadam adalah dilarang. Sebarang pembetulan hendaklah dipotong dengan
satu garis yang kemas serta ditandatangani.
4.2 Guru akan menerima senarai nama murid dari Pengetua/Penolong Kanan bagi
sesebuah kelas
4.3 Guru Kelas perlu menyiapkan senarai kedatangan sementara seperti JKM
sebenar selewat-lewatnya pada minggu akhir Januari.
4.4 Senarai nama mestilah ditulis mengikut abjad dan pastikan semua butiran
berikut dilengkapkan
o Nama murid
o Jantina
o Bilangan Sekolah
o Tarikh Masuk
o Bangsa
o Agama
o Nombor Kad Pengenalan
o Tarikh lahir
o Nombor Surat Beranak
o Umur pada 1 Jan. tahun berkenaan
o Nama ibu bapa/penjaga
o Pertalian murid dengan ibu bapa/penjaga
o Alamat ibu bapa/penjaga
o No. telefon ibu bapa/penjaga
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

o Pekerjaan ibu bapa/penjaga

4.5 Mendapatkan Nombor Bilangan Sekolah daripada buku Daftar Kemasukan
Sekolah bagi murid tingkatan 6 Rendah baru, atau murid baru berpindah
masuk ( Pastikan pendaftaran murid telah dilengkapkan selewat-lewatnya
pada minggu pertama Februari). Bagi murid tingkatan 2 – 6 nombor bilangan
sekolah boleh dirujuk dalam Jadual Kedatangan Murid tahun sebelumnya.
4.6 Semak semua butiran untuk memastikan i tiada berlaku kesilapan sebelum
menyalin senarai nama dan maklumat diri pelajar ke dalam JKM sebenar dan
SMM.
4.7 Guru perlu menandakan kedatangan harian murid sendiri dan meletakkan
semula JKM ke rak di pejabat selewat-lewatnya pada pukul 10.00 pagi
4.8 Memenuhkan senarai nama mengikut abjad dalam ruang Ringkasan Yuran-
yuran dan mendapatkan nombor resit yuran daripada Kerani Kewangan di
pejabat.
4.9 Pada akhir bulan, pastikan semua ruang diisi, dijumlahkan dan dipindahkan ke
bulan hadapan.
4.10 Memastikan nama murid dipindahkan pada akhir bulan sebelumnya.
4.11 Sekiranya ada murid yang baru masuk, atur semula senarai nama
mengikut abjad, (susunan murid lelaki didahulukan, diikuti murid permpuan).
4.12 Guru tingkatan menandakan kedatangan dengan cara:

o tandakan / untuk murid yang hadir

o tandakan O untuk murid yang tidak hadir
o tandakan L untuk murid yang lewat
o tandakan P untuk murid yang ponteng

o Tandakan untuk murid yang hadir dengan kenyataan.

o Tandakan W untuk murid yang mewakili sekolah

4.13 Jumlahkan kedatangan harian:

o jumlah murid yang tidak hadir
o jumlah murid yang hadir
o jumlah murid sepatutnya dalam kelas

4.14 Pada akhir bulan:

o jumlahkan murid tidak hadir dalam bulan berkenaan
o jumlahkan murid tidak hadir sehingga bulan berkenaan
o jumlahkan bilangan hari murid hadir sehingga bulan berkenaan
o jumlahkan bilangan hari sepatutnya hadir dalam bulan berkenaan
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

o jumlahkan bilangan hari sepatutnya hadir sehingga akhir bulan

berkenaan
o menulis jumlah kedatangan sebenar nya dalam ruang Ringkasan
o menulis jumlah kedatangan sepatutnya dalam ruang Ringkasan
o menulis peratus kedatangan
o menulis hitung panjang kedatangan
o menulis bilangan murid yang masuk
o menulis bilangan murid yang keluar
o menulis bilangan murid pada akhir bulan
o menulis hitung panjang ramai murid
o tandatangan guru kelas

4.15 Semakan JKM akan dibuat oleh penyelia tingkatan pada akhir setiap
bulan. Borang semakan diserahkan kepada PK HEM.

4.16 Penyelia Kelas akan mengambilalih tugas guru tingkatan apabila guru
tingkatan tiada di sekoah. Guru tingkatan perlu memaklumkan kepada
penyelia tingkatan sekiranya mempunyai maklumat awal ketiadaannya di
sekolah pada sesuatu hari atas hal-hal rasmi. Dalam keadaan di mana kedua-
dua guru tingkatan atau penyelia tingkatan tiada di sekolah, Kaunselor akan
mengambilalih tugas ini.

4.17 Pada akhir sesi persekolahan tahun berkenaan pastikan

o semua butiran dalam bulan Januari hingga Disember telah
dilengkapkan
o semua nombor resit yuran dan pembayaran lengkap kemaskini
o semua ruang dalam Analisa Kedatangan Setahun lengkap dan
ditandatangani
o Menyerahkan buku JKM ke pejabat pada Hari Akhir Persekolahan

5.0 Keperluan Fizikal Kelas dan Keselamatan dalam kelas

5.1 Menjaga keadaan fizikal kelas serta alat perabot yang lengkap dan melaporkan
Mengenai kerosakan dengan segera kepada pihak sekolah/ JK Bangunan,
Perabot dan Penyelenggaran supaya tindakan dapat diambil.

5.2 Mempastikan kelas sentiasa di dalam keadaan bersih, kemas, cantik serta
selamat.
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

5.3 Melengkapkan borang dan memastikan perkara-perkara di dalam daftar

inventori dipatuhi.

5.4 Memastikan peralatan dan perabot dalam kelas mencukupi jika tidak perlu
dimaklumkan kepada Jawatan kuasa aset.

5.5 Memberi kesedaran dan kefahaman kepada pelajar tentang keselamatan di

dalam kelas.

5.6 Menerima aduan pelajar , merekod dan mengambil tindakan.

5.7 Melaporkan kemalangan yang berlaku.

6.0 Disiplin

6.1 Guru Kelas dan guru mata pelajaran harus bekerjasama dengan guru disiplin
bagi mengekalkan disiplin sekolah. Guru kelas perlu melaporkan kepada
guru disiplin tentang sebarang kes pelanggaran disiplin dan tindakan yang
dilakukan. Rujuk kes disiplin dan jenis kesalahahan / hukuman)

6.2 Guru Kelas / guru mata pelajaran perlu melapor segera tentang sebarang
kemalangan yang berlaku dalam kelas kepada Guru Besar, Penolong Kanan
Hal Ehwal Murid atau Penyelia Petang.

6.3 Semua guru mata pelajaran hendaklah menyelesaikan masalah disiplin yang
timbul semasa waktu P & P dan membuat catatan di dalam Buku Pengesanan
Kelas. Jika tidak dapat diselesaikan bawa kes kepada guru tingkatan dan juga
guru disiplin.

6.4 Guru mata pelajaran yang meminjam murid semasa waktu guru lain, sila
minta kebenaran guru tersebut dan catatkan nama-nama murid yang keluar
serta waktunya dalam buku pengesanan kelas.

6.5 Murid yang hendak keluar untuk sesi kaunseling perlu menyerahkan surat
daripada kaunselor . Masa pelajar keluar dan masuk dicatatkan dalam buku
pengesanan.

6.6 Guru-guru juga perlu membuat semakan dari masa ke masa kes-kes
pelanggaran disiplin dalam kalangan pelajar seperti rambut, kuku, tag nama.
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

Panefore , warna rambut atau pemakaian aksesori dan lain-lain barang

larangan khususnya telefon bimbit.

7.0 Kebenaran Keluar / Masuk Kelas

7.1 Kebenaran keluar masuk boleh diberi oleh guru yang mengajar pada masa itu
sahaja menggunakan tag nama.
7.2 Semua guru diharap dapat memberi kerjasama supaya hanya pelajar yang
perlu sahaja dibenarkan keluar. Ini bertujuan supaya pelajar tidak
menyalahgunakan masa yang merugikan mereka.
7.3 Pengawas atau Ketua Kelas tidak boleh membenarkan pelajar lain keluar
kelas. Jika berlaku juga mereka hendaklah melaporkan segera kepada guru
mata pelajaran berkenaan.

8.0 Kebersihan Dan Kekemasan

Bilik Darjah

8.1 Memastikan kelas mempunyai organisasi kelas dan telah mempunyai jadual
bertugas harian.
8.2 Guru perlu mengingatkan pelajar tentang kebersihan kelas iaitu sebelum 7.00
pagi. Seramai 3 orang pelajar yang dibertanggungjawab perlu berada di kelas
dan kawasan angkat untuk melaksanakan tugas.
8.3 Semua sampah di dalam bilik darjah mesti dibuang ke dalam tong sampah
(besar) atau di tempat buang sampah.
8.4 Kerusi dan meja hendaklah disusun teratur dan kemas sepanjang masa.
8.5 ‘White Board’ hendaklah dibersihkan.
8.6 Guru waktu akhir perlu memastikan pelajar membuang sampah , menyusun
kerusi meja, serta menutup suis dan pintu bilik darjah.
8.7 Semua bilik darjah hendaklah dihias dengan sempurna dan papan kenyataan
dalam kelas hendaklah dipenuhi dengan artikel-artikel yang berunsurkan ilmu
pengetahuan. Hiasan kelas boleh mengikut kreativiti murid dengan
bimbingan guru
8.8 Mempastikan papan kenyataan dalam kelas digunakan dengan berfaedah dan
wajib dilengkapi dengan :
a. jadual waktu kelas
b. Carta organisasi kelas
c. Jadual bertugas murid
d. Pelan kawad kebakaran
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

e. Vis dan misi sekolah

f. Rukun negara
g. Inventori bilik darjah
h. Senarai nama pelajar
i. peraturan kelas dan lain-lain bahan ilmiah mengikut subjek.

8.9 Memastikan kelas mempunyai peralatan berikut :

a. penyapu
b. bakul sampah
c. pemadam
d. penyodok
e. marker pen
f. kain pengelap tingkap
g. Buku pengesanan kelas
h. Buku bintang lima
i. Buku laporan mesyuarat MGT- MKT

9.0 Tugas Buku Pengesanan Kelas

9.1 Guru Kelas / guru mata pelajaran waktu pertama perlu memastikan tarikh,
nama guru, jumlah kehadiran, nama murid tidak hadir , murid yang lewat
dicatatkan setiap hari.
9.2 Penyelia Guru Kelas perlu menyemak buku pengesanan setiap hari jumaat dan
rekodkan kesalahan murid untuk dipanjangkan kepada guru disiplin
9.3 Buku kelas juga perlu sentiasa peka kepada catatan disiplin yang direkodkan
oleh guru-guru subjek.

10.0 Hal ehwal Biasiswa dan bantuan

10.1 Guru biasiswa diminta untuk memberikan senarai nama dan nombor
biasiswa murid yang menerima biasiswa kepada guru-guru tingkatan setelah
menerimanya daripada pihak JPN/ PPD.
10.2 Guru tingkatan perlu mengenalpasti pelajar yang memerlukan
biasiswa atau bantuan lain dan menyerahkan senarai tersebut kepada JK
Biasiswa dan Kebajikan pelajar pada awal tahun dan akhir tahun jika pelajar
ini masih belum mendapa apa-apa bantuan.
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

11.0 Kad 001 Murid

11.1 Guru Kelas harus memastikan semua pelajar mempunyai fail peribadi
dan kad 001, kad kesihatan, kad pergigian. Jika hilang minta murid beli
daripada koperasi sekolah.
11.2 Semua butir 1 -7 dalam kad 001 mersti dikemaskini dengan butir terkini
beserta foto pelajar.
11.3 Butiran peperiksaan perlu dilengkapkan seminggu selepas keputusan
peperiksaan Pertengahan tahun dan akhir tahun.
11.4 Kad yang telah dikemaskini perlu diserahkan kepada kaunselor sebelum
minggu akhir tamat sesi persekolahan .

12.0 Skim Insuran Takaful

12.1 Guru kelas perlu melaporkan dengan segera jika ada murid yang terlibat
dalam sebarang kemalanan yang mengakibatkan kecederaan / kematian atau
kemalangan biasa kepada guru Kebajikan / PK HEM.
12.2 Aduan / laporan secara lisan hendaklah dibuat dengan segera dan laporan
bertulis hendaklah dihantar dalam tempoh 30 hari oleh PT kepada pihak
Takaful
12.3 Pengesahan / Laporan bertulis daripada pihak hospital perlu disertakan
semasa permohonan tuntutan dibuat.

13.0 Sijil Berhenti dan Surat Akuan

13.1 Semua guru Kelas bertanggungjawab menyediakan sijil dan surat akuan
tersebut untuk murid di dalam kelas Darjah 6 dan pelajar-pelajar berpindah
yang memerlukannya.
13.2 Guru Kelas perlu memastikan pelajar melengkapkan borang asal dan
memastikan butiran tepat sebelum menaip masuk butiran dalam komputer
mengikut format yang disediakan (rujuk folder masing-masing)
13.3 Sijil sebenar boleh diambil daripada PK HEM dan pastikan butiran yang
ditaip disemak dan tiada kesilapan sebelum dicetak.
13.4 Sijil dan surat akuan yang telah dicetak difailkan dan dihantar ke pejabat
untuk ditandatangani oleh Pengetua.
13.5 Tarikh sijil mestilah berdasarkan tarikh hari akhir persekolahan pada
sesuatu sesi persekolahan.
Fail Meja Guru Kelas/ Penolong Guru Kelas

2. Tugas-tugas Penolong Guru Kelas

A. AKADEMIK
1. Menyediakan Buku laporan untuk Peperiksaan Semester 1, Semester 2 dan Ujian
Bulanan.
2. Mengisi Jadual Markah untuk peperiksaan dan ujian bulanan seperti di atas.
3. Mengisi Borang Sasaran Guru Kelas untuk makluman kelas dan Guru Besar
(Untuk Darjah 6 sahaja)

B. KEBAJIKAN PELAJAR
1. Pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks:
Mengagihkan buku teks kepada murid-murid yang layak pada permulaan tahun
persekolahan dan mengutip balik pada hujung tahun persekolahan.
2. Pengurusan biasiswa/demasiswa.
3. Pengurusan pakaian seragam.

C. KO-KURIKULUM
1. Menggalakkan penyertaan murid-murid dalam kegiatan GERKO seperti sukan,
permainan, kelab, persatuan dan pasukan pakaian seragam.
2. Mengendalikan dokumentasi bersabit dengan kegiatan GERKO seperti:
2.1 Guru Darjah 6 dikehendaki melengkapkan ruangan GERKO dalam Borang
untuk Testimonial dan Sijil Berhenti Sekolah.
2.2 Menyimpan Borang Prestasi GERKO (Dilengkapi oleh Penyelaras setiap
kegiatan GERKO)
3. Berperanan sebagai Pengurus Pasukan kelas dalam pengelolaan
Pertandingan/Perlawanan antara kelas.

D. LAIN-LAIN
1. Menjalankan tugas guru tingkatan utama semasa ketidakhadiran Guru Kelas
Utama.
2. Menjalankan tugas lain seperti yang diarahkan oleh Guru Besar dari masa ke
semasa.