VMS EDMS USER MANUAL [FOR SHIP]

[DOCUMENTS]
Documents function is composed of Documents and Search for Document. This includes on board a
necessary company’s circular, instructions, procedure and manual in case of task execution.
선내 업무수행시 필요한 매뉴얼, 절차, 지침, 공문등의 문서 관리시스템으로 Documents와 Search for Document로
구성되어 있다.

EDMS [Electronic Document Management System]

If you clicks EDMS a Documents menu, the electronic document management system appears.
Document 메뉴의 EDMS를 클릭하면 아래와 같은 전자문서관리시스템이 나타난다.

- Manage the ESHQ documents received from the company and the document which registered
self at vessels.
육상으로부터 수신한 ESHQ 문서와 선박에서 자체 등록한 문서를 관리한다.
- Documents are managed by registering file types such as WORD (docx), EXCEL, and PDF.
문서는 WORD(docx), EXCEL, PDF등의 파일 형식을 등재하여 관리한다.
- When you inquiry document, you can use the menu of ‘Search for Document’.
문서 조회 시, Search for Document 메뉴를 이용한다.
- When selecting a form, appendix, poster and attachment, the document is displayed in a separate
window.
양식(FORMS), 부록, 포스터 및 첨부파일 선택 시 해당 문서는 별도의 창으로 보여진다.

Language (문서에 사용되는 언어)

- You can try to select during ALL(Korean & English), Korean or English, and a default value is ALL
(Korean & English).
국/영문, 국문 or 영문 중 선택하여 볼 수 있으며, 기본값은 국/영문이다.

My Documents (로그인 직책 문서)

- You can look a document corresponding to a rank only(log-in) when you check a check box.
체크박스에 체크시, 로그인 직책에 해당하는 문서만 보여진다.

Revision Date (개정 이력 일자 검색)

- It is used to inquire the history of documents that have been revised for a certain period of time.
Only the document folder selected in the tree is applied.
일정 기간 개정된 문서의 이력을 조회시 사용한다. Tree에서 선택한 문서 폴더만 적용된다.

[ Icon Function ] 아이콘 기능

[ Tree ] : Use it left frame (document structure) concealment/mark.
좌측프레임 ( 문서구조 ) 숨김/표시 시 사용
[ Search ] : Use it after input a condition you wanted. 원하는 조건을 입력하여 검색 시 사용
* This functions is same as a Search for Document menu. Search for Document 메뉴와 동일한 기능이다.
[ Register ] : Use it when you register a document. 문서 등록 시 사용
[ Edit ] : Use it when you correct a document. 문서 수정 시 사용
[ Revision ] : Use it when you revise a document. 문서 개정 시 사용
* Administer only can modify, remove, delete and open a document.
문서의 등록, 수정, 개정, 삭제는 관리자만 이용 가능하다.
[ Revision History ] : Use it when inquiry a document established/revised history.
문서 제/개정 이력 조회 시 사용
[ Excel ] : Use it when you extract current LIST to an Excel file. 현재문서 LIST를 엑셀파일로 추출 시 사용
* Use after OPEN one as you clicks relevant document double.
문서 추출 시는 해당 문서 더블 클릭하여 OPEN 한 후에 사용한다.
[ Print ] : Use it when you print document displayed( contents or total) & list
DISPLAY된 문서( 본문 또는 전체 ) 및 목록 인쇄 시 사용
* Use after OPEN one as you clicks relevant document double.
문서 인쇄 시는 해당 문서 더블 클릭하여 OPEN 한 후에 사용한다
[ Retrieve document ] 문서 조회

- Inquire of whether you click relevant document double at document lists.

문서목록에서 해당문서 더블 클릭하여 조회한다.
[Language] (문서에 사용되는 언어)
- The default is a mixture of Korean and English. 기본값은 국/영문 혼용이다.
[Related Doc] (관련 문서)
- You can try to connect a document related to relevant documents.
해당문서와 관련된 문서를 연결하여 볼 수 있다.
[Related Form] (관련 양식)
- You can see a form related to documents. 문서와 관련된 양식을 볼 수 있다.
[Related Appendix] (관련 부록)
- You can watch an appendix related to documents. 문서와 관련된 첨부 파일을 볼 수 있다.
[Related Circular] (관련 공문)
- You can watch a circular related to documents. 문서와 관련된 공문을 볼 수 있다.
[Related Poster] (관련 포스터)
- You can watch a poster related to documents. 문서와 관련된 포스터를 볼 수 있다.
[Attach File] (첨부 파일)
- You can watch an attached file related to documents. 문서와 관련된 첨부 파일을 볼 수 있다.
* If there is an associated content, be use possibility., If there is not a content, disable.
관련내용이 있을 경우 사용가능, 내용이 없을 경우 비활성화

[ Icon Function ] 아이콘 기능

[ Revision History ] : Use it when you inquiry a document established/revised.
문서 제/개정 이력 조회시 사용
[ Find ] : Use it a word search in a document. 문서내 단어 검색시 사용
[ Print ] : Use in case of document print. 문서 인쇄시 사용

[ Registration of Document ] 문서 등록
If you clicks Register, the documents new appears.
Register을 클릭하면 아래와 같은 문서 등재 화면이 나타난다.

[Document Category] (Kinds of a document to register 등록할 문서의 종류)

- Documents used by the vessel are registered. 본선에서 사용하는 문서를 등재한다.
Ex) Document/Record Master List, Work Instruction, & etc.
[Language] (Language used to a document 문서에 사용되는 언어)
- Choose from Korean/English, Korean and English 국/영문, 국문 및 영문 중 선택
(The default is a mixture of Korean and English 기본값은 국/영문 혼용이다.)
[Document Number] (문서번호)
- Document No. is different, and be generated according to document kinds automatically.
문서종류에 따라 문서번호가 다르며, 자동으로 생성된다.
* ERP selection :
Code of Ship’s Name 선명약자 code 4 자리 + [ERP] + XXX (Consecutive Number)일련번호 3 자리
DML selection :
Code of Ship’s Name 선명약자 code 4 자리 +[DML] + XXX (Consecutive Number)일련번호 3 자리
[Team] (Team in Charge, Login Vessel 주관팀, 로그인선박)
- Be set up as automatism to the vessels which are a log. 로그인선박으로 자동 설정된다.
[Document Title] (문서 제목)
Revision Date / Effective Date (제정/개정일자 / 발효일자)
[Related Persons] (Related Rank 관련 직책)
- Automatic chosen when select a rank or group related to documents to register as you click a
selective button‘[+]’.
‘[+]’버튼을 클릭하여 등재할 문서와 관련된 직책을 선택 또는 지정된 Group 선택시 자동선택됨
[Revision History] (establishment/amendment details input 제개정 내역 입력)
[Remark] (Others item input 기타 사항 입력)
[Posting Place] (Notice location input of a document 문서의 게시 장소 입력창)
[Interval]
- Use cycle of the form, input only when registering the form 양식의 사용주기, 양식 등록시에만 입력
[Document File (In order to register document file 등록하고자하는 문서파일) / Attach File (첨부 파일)]
- The Data selection that stored in PC. PC 내 저장된 Data 선택

[Related Document (관련 문서)/ Related Appendix (관련 부록) / Related Form (관련 양식) /
Related Poster (관련 포스터)/ Related Circular (관련 공문)]
- if you clicks ‘[+]’button, under window appear ‘[+]’버튼을 클릭시 하기의 창이 나타난다.
- Clicks a dropdown check box of ‘Document Category’ Document Category의 드롭다운체크박스 클릭
- Select the document number after input direct to a text column of Document Number or select below
DOC No, and Clicks added button(>>).
하단 관련 문서 번호 선택 혹은 Document Number의 text란에 직접 입력 후 문서 번호 선택, 추가 버튼 (>>)
클릭하여 추가.
[ Icon Function ] 아이콘 기능
[ New ] : Use it when you register the document. 문서 등재시 사용
[ Save ] : Use it when you save the registered or revised document. 제개정 문서 저장시 사용
[ Delete ] : Use it when you remove the registered or revised document. 제개정 문서 삭제시 사용
[ RreView ] : Use it when you check the registered or revised document. 제개정 문서 확인시 사용

[ Edit of Document ] 문서 수정
- Use it when you edit the document. 문서 수정이 필요한 경우 사용.
- Click the [Edit] button after select the related document, refer to [Registration of Document] for edit.
해당 문서 선택 후 Edit 버튼 클릭, 수정 방법은 [문서 등재]를 참조한다.
* if you select the Edit, Rev. NO. of the documents which are registered equality.
Edit는 'Rev. NO.'가 기등재된 문서의 Rev. NO.와 동일
[ Revision of Document ] 문서 개정
- Use it when you revise the document. 문서의 개정이 필요한 경우 사용.
- Click the [Revision] button after select the related document, refer to [Registration of Document]
for revision.
해당 문서 선택 후 Revision 버튼 클릭, 개정 방법은 [문서 등재]를 참조한다.
* if you select the Revision, Rev.NO. of the documents which are registered Rev.NO. + 1'
Revision은 'Rev.NO.' 기등재된 문서의 'Rev.NO. + 1'
[ Deletion of Document ] 문서 삭제
- The elimination of the document selects Edit and from the window which Delete button
click.
문서의 삭제는 Edit를 선택하여 Open된 창에서 상단의 Delete 버튼 클릭하여 삭제.
[ Search for Document ] 문서 검색
If you clicks [Search for Document] a Documents menu, search window appears.
Document 메뉴의 [Search for Document]를 클릭하면 검색창이 나타난다.

Search Option
- Search by typing directly into the tree Tree에 직접 입력하여 검색
[Type of Ship]
- Default is all types of ship, select each type of ship if necessary. 기본값은 모든 선종, 필요시 선종 선택
[Doc. No]
- Input the document number in the text column. 문서 번호를 Text 창에 입력

[Language]
- Choose from Korean/English, Korean and English 국/영문, 국문 및 영문 중 선택
(The default is a mixture of Korean and English 기본값은 국/영문 혼용이다.)
[Classification]
- Choose a title or contents. 제목 또는 본문을 선택한다.
[Multi Search]
- Used it when you select ‘AND’ or ‘OR’ for keyword search conditions.
Keyword의 검색 조건을 AND 또는 OR 선택시 사용한다.
[Keyword]
- Input a word or sentence. 단어 또는 문장을 입력 한다.
[Related Persons]
- Use it when you search for documents according to the rank. 직책에 따른 문서 검색시 사용
- Select individually or as a group. 개별 또는 Group으로 선택 한다.
[Rev. Date]
- Use it when you search based on the date the document was revised.
문서가 개정된 일자에 따라 검색시 사용
[Eff. Date]
- Use it when you search based on the date the document was applied.
문서가 적용된 일자에 따라 검색시 사용

[ Icon Function ] 아이콘 기능

[ Search ] : Use it when you search the document. 문서 검색시 사용
[ Excel ] : Use it when you made the excel fire for document list and posting document list of the searched
documents.
검색된 문서의 문서 목록 및 게시 문서 목록을 엑셀로 실행시킬 때 사용
[ Add ] : Use it when you add words or sentences in Keyword text column.
Keyword Text창에 입력된 단어나 문장을 추가 할 때 사용
[ Remove ] : Use it when you delete words or sentences in Keyword text column.
Keyword Text창에 입력된 단어나 문장을 삭제할 때 사용

- End of Document.