Professional Documents
Culture Documents
جزئية الاختبار النصفي 2
جزئية الاختبار النصفي 2
جزئية الاختبار النصفي 2
المعارض
المعتمرات والمنتديات
الفعاليات والمهرجانات
زفاف السيارات االستثمار قطاع
حفل • معرض السعودي األعمال
تخرج السياحة • المؤتمر • الدورات
• حفل والسفر الدولي التعليمية
• مهرجان
توقيع للتعليم والتدريبية
الجنادرية
كتاب حفل العالي
خيري
أحجام الفعاليات:
-عاليات ضخمة . Mega Events
-عاليات وياحية ونوية .Hallmark Events
-عاليات رئيوية Major Events
-عاليات ثانوية Minor Events
-1فعاليات ضخمة :Mega Events
أ بر الفعاليات على موتوى العالم ،وتوتهدف الووق الدولي ،
تجذ عددا ً بيرا ً من الوياح والحضور ،ىضا ة ىلى التغطية اإلع مية
وتعثر ي اقتصاد الدولة الموتضيفة للحدث .
مثل :أس العالم ،األلعا األولمبية ،معتمر دا وس ،رئاوة مجموعة
العشرين G20
ي مثل هذه الفعاليات يصع حوا الت لفة بالتحديد ،لوجود عدد
بير من المواهمين ،خاصة ح ومة الدولة الموتضيفة ،بعض الدول
اوتمرت ي د ع الديون اوتضا تها لألولمبياد حتى بعد انتهائها والبعض
اآلخر ان محظوظا ي تحقيق أرباح ،مثل أولمبياد ودني وذلك الرتفاع
أوعار التذا ر والمبيعات .
-2فعاليات سياحية سنوية Hallmark Events
هذه الفعاليات لها تأثير هام ي العائد االقتصادي والمحلي ،حيث
صممت من أجل الجذ الوياحي تقام ونويا وتهدف ىلى جذ وياح
الداخل والخارج من األمثلة التوضيحية عليها :حفل توزيع جوائز
األوو ار ،مهرجان ان الوينمائي مهرجان دبي للتووق ،وباقات
الفورم .1
-3فعاليات رئيسيةMajor Events
الفعاليات التي تلقى جذبا ً محليا ً ودوليا ً بيرا من قبل المهتمين وتواهم ي
ر ع العائد من الوياحة.
مثل :المعارض التجارية ،معرض الصين انتون ،والمعتمرات
والمنتديات العلمية والطبية الدولية
-4فعاليات ثانوية Minor Events
معظم الفعاليات تندرج هنا ومنها يحصد مدير الفعاليات خبرت ،الفعاليات
الثانوية تتضمن :االجتماعات واالحتفاالت والفعاليات الرياضية
واالجتماعية والثقا ية والخاصة .مثل :معرض ني ،ورشة تدري حفل
توقيع تا .
أنواع الفعاليات :
* الفعاليات الرياضية
* الفعاليات التجارية واالوته ية
* الفعاليات التر يهية الفنية والثقا ية
* عاليات الشر ات وقطاع األعمال
* الفعاليات التوويقية والترويجية
* الفعاليات العلمية .
* عالية لجمع التبرعات
* الفعاليات االجتماعية والخاصة
الفعالية الخضراء Green Event
وهي التي نراعي يها البيئة ،بحيث نقلل األثر الولبي
الذي تتر ىقامة الفعالية عليها ،مثل اوتخدام مواد يم ن ىعاد
تدوريها عوضا ً عن اوتخدام الب وتيك ،لو ا ترضنا ىقامة عالية
توتمر 5أيام تتضمن ٢٠٠زائرا ً وتقدم يها وجبتا اإل طار
والغداء ،إن اوتخدام صحون الخزف أو الورق المعاد تدويره
عوضا ً عن الب وتيك إن ذلك ويمنع من رمي حوالي ٨٥٧يلو
جراما ً من الب وتيك ي م النفايات .
الفرق بين الفعاليات واالجتماعات:
الفرق الجوهري ي من ي أن الفعاليات تميل ل ونها
احتفالية ،ومن المم ن أن ت ون لواعات أو تمتد أليام بالمقابل
إن االجتماعات غالبا ً ما ت ون ألهداف تعليمية أو لقطاع األعمال
،مثل :المعتمرات العلمية ومنتديات األعمال ،على أن بعض
االجتماعات ىذا امتدت أل ثر من يوم إنها تتضمن غالبا عاليات
مصاحبة مثل معرض مصاح أو ورشة عمل مصاحبة.
تتشابه الفعاليات واالجتماعات في عدد من العناصر وهي :
-1الميزانية.
-2العاملين .
-3المورح والتجهيزات الومعية والبصرية .
-4الجدول الزمني .
-5األطعمة والمشروبات .
-6التر ي .
-7األهداف .
-8العمل مع الموردين .
-9اختيار الم ان .
-10التوويق .
الفرق بين الفعاليات العامة والفعاليات الخاصة
الفعاليات الخاصة :
تتطل دعو ،وبعضها يتطل تأ يد الحضور ،خاصة ىذا
انت الفعالية تتضمن وجبة طعام ،وذلك لضمان تو ير التموين
ال ا ي للمدعوين .
الفعاليات الخاصة تشمل :
-1االحتفال بتحقيق هدف أو ىنجاز جديد ( توقيع عقد )
-2حفل ت ريم
-3حفل لقاء الخريجين Alumini Reunions
-4حف ت الضيا ة ( يوم عائلي للموظفين )
-5حف ت مواوم اإلجاز ( حفل ى طار رمضان )
-6حفل جمع تبرعات
-7الحف ت االجتماعية ( ز اف ،عقيقة ،تخرج )
الفعاليات العامة هي التي يم ن ألي شخص حضورها مجانا ،أو مقابل
رووم دخول ،مثل المهرجانات والبازارات .
الفعاليات العامة تشمل:
-المعارض .
-المهرجانات .
-الفعاليات الرياضية ( دوري ر قدم ) .
-العروض الفنية الحف ت الموويقية .
الفرق بين معارض الموتهلك والمعارض التجارية :
Consumer vs. Trade Show
معارض الموتهلك ت ون مفتوحة ،مع ىم انية وجود رووم للدخول ،
ومن المم ن أن ت ون بير أو صغير وتمتد من يوم لعشر أيام ،وترت ز على
اهتمامات الموتهلك ،مثل معرض العروس ،معرض الصناعات االوته ية ،
معرض المرأ والطفل .
ميز هذه المعارض ي أن الموتهلك يوتفيد من تنوع البضائع ،ىضا ة ىلى تبادل
الخبر والمعلومة والتر ي المصاح للمعرض ،ي حين أن البائع يوتفيد من شراء
الموتهلك والتوعية بهوية منتج ،ىضا ة ىلى بناء الع قات واختبار منتج ومعر ة
آراء الموتهلك ( مثل تجربة منتج قهو عربية جديد )
المعارض التجارية تقام لعرض بضائع أو خدمات
خاصة بقطاع معين ،وتوتقط العاملين ي وذوي
الع قة ،وهذا يعطي الزائر رصة للتعرف على جميع
المنتجات الحديثة ي القطاع ي م ان واحد وتحت
وقف واحد مثل :معرض الويارات ،معرض البناء
والدي ور معرض التعبئة والتغليف.
بعض المصطلحات العالمية التي تستخدم في قطاع المعارض
Floor Traffic -يقصد بها مية الزوار للمعرض
Newbies -الزائرين للمعرض ألول مر .
Small show -وهي التي تقل مواحتها عن 9آالف متر مربع
Cost per feet -الت لفة ل ل متر مربع ،مث :المعارض الت نولوجية
ت لفتها أعلى من المعارض التعليمية
Gross Area -مواحة المعرض ال املة
Net Gross -المواحة المتبقية بعد بناء المعرض وت ون عاد % 10
من المواحة ال املة
The Second Show -الفعاليات التي تصاح المعارض التجارية
تومى " العرض الثاني وذلك بحو قطاع المعارض التجارية ،أما
الفنادق توميها بالتزامن " in conjunction with- ICWأو بمعنى آخر
الفعاليات المتزامنة مع مع المعرض .
العالقة مع العميل:
ي عالم صناعة الفعاليات قد ت ون أنت صاح الف ر والباحث عن تمويل
لها ،أو قد ت ون منفذا لف ر يتم تمويلها من قبل العميل ،والع قة مع
العميل تبدأ باللقاء األول ثم تقديم المقترح المطلو Request for
).proposal (RFP
مقابلة العميل :
قبل المقابلة ادرس الشر ة جيدا وتصفح موقعها اإلل تروني .
-1ي المقابلة اوتمع جيدا ً لما يهم وتعرف على احتياجات ،اوأل األوئلة
المهمة مثل :ما هو الهدف من الفعالية ؟ وهل وبق ىقامتها من قبل ؟
-2ما البرامج واألنشطة التر يهية المرغوبة ي الفعالية ؟
-3ما نوع الضيا ة ( األطعمة والمشروبات ) التي يحتاجها ويفضلها العميل
ي الفعالية؟
-4ما النقاط اإليجابية والولبية التي انت موجود ي الفعاليات الوابقة ؟
-5ما المواقع الوابقة للفعاليات الماضية ؟ اقترح مواقع جديد للفعالية
القادمة
-6ما توقعات العميل والحضور من الفعالية ؟ .
-7ما الفعالية الناجحة من وجهة نظر العميل ؟
-8التقدير األولي للميزانية المرصود
-9ناقش المقترحات العامة حول نمط الحدث (لت ن
لديك بعض األ ار واالقتراحات موبقا وحبذا لو
انت لديك صور )
-10أخيرا ،حدد يوما للعود وتقديم المقترح.
المقترح:
المقترح المثالي أو الرائع WOW proposalالبد أن يحتوي
على العناصر التالية:
خطا التقديم
حقوق المقترح
جدول المحتويات
الملخص التنفيذ
عرض الفعالية ،
ويشتمل على 12بنداً:
-7البرنامج -1الهدف
-8التموين -2نطاق العمل
-9الهدايا -3المواهمين
-4الهوية
-10جدول العمل – تقريبي . -5ونمط موضوع الفعالية
-11التغطية اإلع مية -6مخطط الموقع Floorplan
-12الميزانية
تصميم المقترح :
-1صف الفعالية بالتفصيل مع مراعا وضوح ال تابة وحون الطياعة.
-2اوتخدم الصور لما أم ن ،ألنها تصنع نوعا من التفاعل معك ،
وتواعد العميل على تصورما تعر ( yahooimages ,
googleimages , gettyimages.com , photos comm ,
. )shutterstock.com
-3ضع ل ل م ون من م ونات الفعالية بندا خاصا ً ب ي الميزانية ،وىذا
تجاورت ميزانيتك حدود التقديرات الموضوعة قم بإعاد ترتي أولوياتك
بحيث يم نك اوتيعا ل الجوان المهمة ي الميزانية المقترحة مع وضع
األشياء المتبقية خيارات وبذلك تتيح قدرا من المرونة العميل ،حاول أن
تدرس الميزانية جيدا ،وتضع حلوال وبدائل ي حال أن الميزانية احتاجت
ىلى زياد أو تخفيض .
-4ال ت ن متحيزا أل ارك ومقاومك ،وتعلم أن تتقبل وتوتوع أ ار العميل
ومقترحات ،وأن تتبناها أنها أ ارك ،واجعل يرى أ اره وتصورات على أرض
الواقع ،ويج مراعا بعض الجوان المعثر التي تجعل اتصالك مع عاال ،مثل
نبر الصوت والتعود على اوتخدام بعض العبارات ذات التأثير القوى مثل ( مفهوم
صحيح ،أتفق معك ) و ذلك ي ون من المعثر ي عملية اإلقناع واالقتناع ىعاد
آلخر لمات أو عبارات قالها العميل إلظهار أنك متابع لما يقول ...ىلخ ،هذا
ض عن مراعا لغة الجود ،مثل ( هز الرأس ع مة على الفهم ،والميل بالجود
ىلى األمام حينما يتحدث العميل ع مة على االهتمام ....ىلخ ).
-5اجعل مقترحك يتضمن رووما بيانية ومخططات تصميمية ( ،اطل نوخة
الموقع floorplanمن موعول موقع الفعالية مثل مدير القاعة ) .
-6المقترح ي ش ل جيد يوهل مراجعت و هم وتنظيم وي ون مبوبا (
مع نوخة ل ل شخص ) ،عاد أقوم بطباعة المقترح طباعة ديجتال عالية
الجود بمقاس أقر لـ A3أ قي مع تغليف حلزوني ،ويم ن االوتعانة ي
ذلك بمطابع الخدمات الوريعة .
عند تقديم المقترح:
-1أحضر مب را ،وقم بتفقد ترتيبات الغر ة ( .بروج تر اذا ان ويتم العرض)
-2احضر عينات من العناصر التي تقترح اوتخدامها مثل ( الهدايا الدعائية ،دعوات ... .ىلخ
).
-3اوتخدم البوربوينت أو مقاطع الفيديو ىن أم ن إلضا ة عامل التشويق البصري على العرض
-4أعرض أ ارك بثقة
-5تفاعل مع ردود أ عال العميل ،وقم بتدوين الم حظات .
-6تبنى تعليقات واقتراحات العميل ،حتى وىن نت غير مقتنع بها ( ،ال تختلف مع ).
-7اوأل ىذا انت الميزانية تتوق مع توقعاتهم ،ىذا لم ت ن ،اوأل عن المدى المتاح للميزانية .
-8أحضر نوخة من االتفاقية ( العقد ) وشروطها ىلى االجتماع ليتم مناقشتها مع العميل.
-9حدد موعدا مع العميل إلحضار النوخة النهائية من المقترح ،وتوقيع العقد .
-10ن منظما وملتزما ً بالوقت ،أوف بالمواعيد النهائية لتوليم األعمال ،واحرص على رضا
العميل .
.
كتابة العقد :يتضمن قوم الم حقات نموذجا لعقد تنفيذ عالية لعميل .
الفصل الثالث :مرحلة البحث
الهدف من الفعالية :
ىن الوعال الجوهري المطروح ي أي عالية هو :ما الهدف من ىقامتها ؟ يغي
عن ذهن ثير من المنظمين تحديد هدف واضح و صريح ،و يأخذهم الحماس و الشغف
لتنفيذ الف ر ،و بعد االنتهاء و وعالهم يف ويتم تقييم الفعالية و ما النتائج التي نتم
توعون لتحقيقها يبدأ التف ير ي ماهية الهدف .؟
قبل البدء بأي خطو ي التنظيم ابدأ بوضع حجر الزاوية و هو الهدف الذي توعى لتحقيق
و لضمان تحقيق البد أن يتوم الهدف بخمس ومات أواوية تجتمع ي لمة SMART
مثال :الهدف هو توعية 1000زائر للمول بخطر الومنة على مدار 3أيام
Specific -S-1محدد :تحديد الهدف :التوعية بخطر الومنة .
Measurable -M-2يم ن قياو :ىعطاء مقياس أو مية للهدف 1000:زائر
Achievable-A-3يم ن تحقيق :هل لدينا ما ي في من الموارد لتحقيق الهدف ؟
ىذا ا ترضنا أن معدل الزوار اليومي للمول 36ألف زائر ،والعدد المتوقع يوميا لموقع
الحملة %1على األقل من عدد الزوار ،مع وجود 10أخصائي تغذية لمد 6واعات
يوميا مع ىعطاء 10دقائق ل ل زائر يواوي 6زوار /أخصائي يواوي 36زائر
/اليوم/اخصائي يواوي 360زائر /اليوم /مجموع األخصائيين يواوي 1080زائر 3/
أيام
Relevant -R-4ذو صلة :هل لدينا المهارات و اإلم انيات ال ا ية النجازه .؟
هل لدي أخصائي تغذية ذوي المهار و الخبر لتوعية الزائر وحث على الوقاية أو الع ج
خ ل 10دقائق ؟ و هل القضية ذات صلة بالمجتمع ؟
Timely -T-5الوقت :لدي ما ي في من الوقت لتحقيق 3:أيام لمد 6واعات يوميا .
الفرق بينة الهدف المادي و الهدف المعنوي :
تختلف أهداف الفعالية باخت ف طبيعتها ،المناوبات الخاصة و حم ت التوعية ال تهدف عاد
الى تحقيق ربح مادي ي حين ترمي معظم الفعاليات األخرى ىلى تحقيق عائد مادي و أثر
اجتماعي مثال :
هدف مادي :الحصول على 200ألف لاير صا ي ربح من دخل الرعايات لحملة م ا حة
الومنة .
هدف معنوي :توعية 200زائر للووقة بأخطار الومنة خ ل حملة مدتها 3أيام.
األسئلة الخمسة Why. Who.When.Where.What
بعد معر ة الهدف الذي توعى لتحقيق وتبدأ تدريجيا بتش يل الهوية األولى للفعالية
تش يل الهوية ي ون باإلجابة عن خموة أوئلة رئيوية وبانتهاء اإلجابة عليها
ويت ون لديك موجز الفعالية