‫الفصل الثاني‪ :‬إدارة الفعاليات‬

‫مفهوم إدارة الفعاليات‬

‫إدارة الفعاليات عبارة عن منظومة تتكامل عندهاا العهيده‬
‫مددن الوكوتددات ايةاةددية ضا د تتأدداتق مددن ددل ت ددهيم‬
‫الخهمددة الووبو ددة ددععيي معدداييق الاددودة ض وددا ي د رضددا‬
‫العويل ضال أور‬
‫تعالية‪:‬‬
‫كبوة تعالية تعن مناةبة تاوع اشخاصا في مكان م هد‬
‫لههف م هد‬
‫إدارة الفعاليات‪:‬‬
‫العوبيددة التد يددتم مددن تحلهددا الت أدديق ضالتخوددي ضإقامددة‬
‫الفعالية‬
‫تعدده شددكح مددن اشددكا ايدارة يددط يددتم اة د ا مف دقدات‬
‫ايدارة عيي الفعالية‪ ،‬مدن دلدا الب دط ضالت يديم ضالتسدوي‬
 ‫مدير الفعالية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫دوره العمل على نجاح الفعالية و تحقيق الهدف منها و التقليل من اي مخاطر ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫هووو الموووعول عوون اإلشووراف وترتي و وول جوان و الفعاليووة باإلضووا ة ىلووى امت و مهووار‬ ‫‪‬‬
‫التنظيم‪ ،‬يج ان ي ون قادر على اتخاذ القرار الوليم يما يتعلق بادار و توزيع المهام ‪.‬‬
‫فريق الفعالية ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫عوواد مووا يظووم ريووق الفعاليووة عووددا محووددا موون الموووظفين ‪ ،‬ويم وون أن يظووم المتطوووعين‬ ‫‪‬‬
‫والمتعاقدين والخبراء واللجان ‪,‬‬
‫المتعاقدون يظمون ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫شر ة الدي ور والتجهيزات‬ ‫‪‬‬
‫شر ة المعدات الصوتية والمرئية ‪ ،‬اإلضاء والمعثرات الخاصة‬ ‫‪‬‬
‫محل الورود‬ ‫‪‬‬
‫الفنانين و مقدمو العروض‬ ‫‪‬‬
‫و الة التوويق واإلع ن والع قات العامة‬ ‫‪‬‬
 ‫‪‬شر ة الضيا ة والتموين‬
‫‪‬شر ة التنظيف وادار المخلفات‬
‫‪‬شر ة النقل‬
‫‪‬المطبعة‬
‫‪‬و الة التصميم‬
‫‪ ‬الة التصوير‬
‫‪‬شر ة االمن والو مة‬
‫‪‬قطاعات مجال صناعة الفعاليات‬
‫‪ -‬الفعاليات والمهرجانات ‪.‬‬
‫‪ -‬االجتماعات وورش العمل ‪.‬‬
‫‪ -‬المعتمرات والمنتديات ‪.‬‬
‫‪ -‬المعارض ‪.‬‬
‫‪ -‬المناوبات االجتماعية والخاصة‪.‬‬
 ‫• حفل‬ ‫المناوبات االجتماعية والخاصة‬ ‫• معرض‬ ‫• منتدى‬ ‫• اجتماعات‬

‫المعارض‬

‫المعتمرات والمنتديات‬

‫االجتماعات وورش العمل‬

‫الفعاليات والمهرجانات‬
‫زفاف‬ ‫السيارات‬ ‫االستثمار‬ ‫قطاع‬
‫حفل‬ ‫• معرض‬ ‫السعودي‬ ‫األعمال‬
‫تخرج‬ ‫السياحة‬ ‫• المؤتمر‬ ‫• الدورات‬
‫• حفل‬ ‫والسفر‬ ‫الدولي‬ ‫التعليمية‬
‫• مهرجان‬
‫توقيع‬ ‫للتعليم‬ ‫والتدريبية‬
‫الجنادرية‬
‫كتاب حفل‬ ‫العالي‬
‫خيري‬
 ‫أحجام الفعاليات‪:‬‬
‫‪ -‬عاليات ضخمة ‪. Mega Events‬‬
‫‪ -‬عاليات وياحية ونوية ‪.Hallmark Events‬‬
‫‪ -‬عاليات رئيوية ‪Major Events‬‬
‫‪ -‬عاليات ثانوية ‪Minor Events‬‬
 ‫‪ -1‬فعاليات ضخمة ‪:Mega Events‬‬
‫أ بر الفعاليات على موتوى العالم ‪ ،‬وتوتهدف الووق الدولي ‪،‬‬
‫تجذ عددا ً بيرا ً من الوياح والحضور ‪ ،‬ىضا ة ىلى التغطية اإلع مية‬
‫وتعثر ي اقتصاد الدولة الموتضيفة للحدث ‪.‬‬
‫مثل ‪ :‬أس العالم ‪ ،‬األلعا األولمبية ‪ ،‬معتمر دا وس ‪ ،‬رئاوة مجموعة‬
‫العشرين ‪G20‬‬
‫ي مثل هذه الفعاليات يصع حوا الت لفة بالتحديد ‪ ،‬لوجود عدد‬
‫بير من المواهمين ‪ ،‬خاصة ح ومة الدولة الموتضيفة ‪ ،‬بعض الدول‬
‫اوتمرت ي د ع الديون اوتضا تها لألولمبياد حتى بعد انتهائها والبعض‬
‫اآلخر ان محظوظا ي تحقيق أرباح ‪ ،‬مثل أولمبياد ودني وذلك الرتفاع‬
‫أوعار التذا ر والمبيعات ‪.‬‬
‫‪ -2‬فعاليات سياحية سنوية ‪Hallmark Events‬‬
‫هذه الفعاليات لها تأثير هام ي العائد االقتصادي والمحلي ‪ ،‬حيث‬
‫صممت من أجل الجذ الوياحي تقام ونويا وتهدف ىلى جذ وياح‬
‫الداخل والخارج من األمثلة التوضيحية عليها ‪ :‬حفل توزيع جوائز‬
‫األوو ار ‪ ،‬مهرجان ان الوينمائي مهرجان دبي للتووق ‪ ،‬وباقات‬
‫الفورم ‪.1‬‬
 ‫‪-3‬فعاليات رئيسية‪Major Events‬‬
‫الفعاليات التي تلقى جذبا ً محليا ً ودوليا ً بيرا من قبل المهتمين وتواهم ي‬
‫ر ع العائد من الوياحة‪.‬‬
‫مثل ‪ :‬المعارض التجارية ‪ ،‬معرض الصين انتون ‪ ،‬والمعتمرات‬
‫والمنتديات العلمية والطبية الدولية‬
‫‪ -4‬فعاليات ثانوية ‪Minor Events‬‬
‫معظم الفعاليات تندرج هنا ومنها يحصد مدير الفعاليات خبرت ‪ ،‬الفعاليات‬
‫الثانوية تتضمن ‪ :‬االجتماعات واالحتفاالت والفعاليات الرياضية‬
‫واالجتماعية والثقا ية والخاصة ‪ .‬مثل ‪ :‬معرض ني ‪ ،‬ورشة تدري حفل‬
‫توقيع تا ‪.‬‬
 ‫أنواع الفعاليات ‪:‬‬

‫* الفعاليات الرياضية‬
‫* الفعاليات التجارية واالوته ية‬
‫* الفعاليات التر يهية الفنية والثقا ية‬
‫* عاليات الشر ات وقطاع األعمال‬
‫* الفعاليات التوويقية والترويجية‬
‫* الفعاليات العلمية ‪.‬‬
‫* عالية لجمع التبرعات‬
‫* الفعاليات االجتماعية والخاصة‬
 ‫الفعالية الخضراء ‪Green Event‬‬
‫وهي التي نراعي يها البيئة ‪ ،‬بحيث نقلل األثر الولبي‬
‫الذي تتر ىقامة الفعالية عليها ‪ ،‬مثل اوتخدام مواد يم ن ىعاد‬
‫تدوريها عوضا ً عن اوتخدام الب وتيك ‪ ،‬لو ا ترضنا ىقامة عالية‬
‫توتمر ‪ 5‬أيام تتضمن ‪ ٢٠٠‬زائرا ً وتقدم يها وجبتا اإل طار‬
‫والغداء ‪ ،‬إن اوتخدام صحون الخزف أو الورق المعاد تدويره‬
‫عوضا ً عن الب وتيك إن ذلك ويمنع من رمي حوالي ‪ ٨٥٧‬يلو‬
‫جراما ً من الب وتيك ي م النفايات ‪.‬‬
 ‫الفرق بين الفعاليات واالجتماعات‪:‬‬
‫الفرق الجوهري ي من ي أن الفعاليات تميل ل ونها‬
‫احتفالية ‪ ،‬ومن المم ن أن ت ون لواعات أو تمتد أليام بالمقابل‬
‫إن االجتماعات غالبا ً ما ت ون ألهداف تعليمية أو لقطاع األعمال‬
‫‪ ،‬مثل ‪ :‬المعتمرات العلمية ومنتديات األعمال ‪ ،‬على أن بعض‬
‫االجتماعات ىذا امتدت أل ثر من يوم إنها تتضمن غالبا عاليات‬
‫مصاحبة مثل معرض مصاح أو ورشة عمل مصاحبة‪.‬‬
‫تتشابه الفعاليات واالجتماعات في عدد من العناصر وهي ‪:‬‬
‫‪ -1‬الميزانية‪.‬‬
‫‪ -2‬العاملين ‪.‬‬
‫‪ -3‬المورح والتجهيزات الومعية والبصرية ‪.‬‬
‫‪ -4‬الجدول الزمني ‪.‬‬
‫‪ -5‬األطعمة والمشروبات ‪.‬‬
‫‪ -6‬التر ي ‪.‬‬
‫‪ -7‬األهداف ‪.‬‬
‫‪ -8‬العمل مع الموردين ‪.‬‬
‫‪ -9‬اختيار الم ان ‪.‬‬
‫‪ -10‬التوويق ‪.‬‬
 ‫الفرق بين الفعاليات العامة والفعاليات الخاصة‬
‫الفعاليات الخاصة ‪:‬‬
‫تتطل دعو ‪ ،‬وبعضها يتطل تأ يد الحضور ‪ ،‬خاصة ىذا‬
‫انت الفعالية تتضمن وجبة طعام ‪ ،‬وذلك لضمان تو ير التموين‬
‫ال ا ي للمدعوين ‪.‬‬
 ‫الفعاليات الخاصة تشمل ‪:‬‬
‫‪ -1‬االحتفال بتحقيق هدف أو ىنجاز جديد ( توقيع عقد )‬
‫‪-2‬حفل ت ريم‬
‫‪ -3‬حفل لقاء الخريجين ‪Alumini Reunions‬‬
‫‪ -4‬حف ت الضيا ة ( يوم عائلي للموظفين )‬
‫‪ -5‬حف ت مواوم اإلجاز ( حفل ى طار رمضان )‬
‫‪ -6‬حفل جمع تبرعات‬
‫‪ -7‬الحف ت االجتماعية ( ز اف ‪ ،‬عقيقة ‪ ،‬تخرج )‬
‫الفعاليات العامة هي التي يم ن ألي شخص حضورها مجانا ‪ ،‬أو مقابل‬
‫رووم دخول ‪ ،‬مثل المهرجانات والبازارات ‪.‬‬
‫الفعاليات العامة تشمل‪:‬‬
‫‪ -‬المعارض ‪.‬‬
‫‪ -‬المهرجانات ‪.‬‬
‫‪ -‬الفعاليات الرياضية ( دوري ر قدم ) ‪.‬‬
‫‪ -‬العروض الفنية الحف ت الموويقية ‪.‬‬
 ‫الفرق بين معارض الموتهلك والمعارض التجارية ‪:‬‬
‫‪Consumer vs. Trade Show‬‬
‫معارض الموتهلك ت ون مفتوحة ‪ ،‬مع ىم انية وجود رووم للدخول ‪،‬‬
‫ومن المم ن أن ت ون بير أو صغير وتمتد من يوم لعشر أيام ‪ ،‬وترت ز على‬
‫اهتمامات الموتهلك ‪ ،‬مثل معرض العروس ‪ ،‬معرض الصناعات االوته ية ‪،‬‬
‫معرض المرأ والطفل ‪.‬‬
‫ميز هذه المعارض ي أن الموتهلك يوتفيد من تنوع البضائع ‪ ،‬ىضا ة ىلى تبادل‬
‫الخبر والمعلومة والتر ي المصاح للمعرض ‪ ،‬ي حين أن البائع يوتفيد من شراء‬
‫الموتهلك والتوعية بهوية منتج ‪ ،‬ىضا ة ىلى بناء الع قات واختبار منتج ومعر ة‬
‫آراء الموتهلك ( مثل تجربة منتج قهو عربية جديد )‬
‫المعارض التجارية تقام لعرض بضائع أو خدمات‬
‫خاصة بقطاع معين ‪ ،‬وتوتقط العاملين ي وذوي‬
‫الع قة ‪ ،‬وهذا يعطي الزائر رصة للتعرف على جميع‬
‫المنتجات الحديثة ي القطاع ي م ان واحد وتحت‬
‫وقف واحد مثل ‪ :‬معرض الويارات ‪ ،‬معرض البناء‬
‫والدي ور معرض التعبئة والتغليف‪.‬‬
 ‫بعض المصطلحات العالمية التي تستخدم في قطاع المعارض‬
‫‪ Floor Traffic -‬يقصد بها مية الزوار للمعرض‬
‫‪ Newbies -‬الزائرين للمعرض ألول مر ‪.‬‬
‫‪ Small show -‬وهي التي تقل مواحتها عن ‪ 9‬آالف متر مربع‬
‫‪ Cost per feet -‬الت لفة ل ل متر مربع ‪ ،‬مث ‪ :‬المعارض الت نولوجية‬
‫ت لفتها أعلى من المعارض التعليمية‬
‫‪ Gross Area -‬مواحة المعرض ال املة‬
‫‪ Net Gross -‬المواحة المتبقية بعد بناء المعرض وت ون عاد ‪% 10‬‬
‫من المواحة ال املة‬
‫‪ The Second Show -‬الفعاليات التي تصاح المعارض التجارية‬
‫تومى " العرض الثاني وذلك بحو قطاع المعارض التجارية ‪ ،‬أما‬
‫الفنادق توميها بالتزامن ‪ " in conjunction with- ICW‬أو بمعنى آخر‬
‫الفعاليات المتزامنة مع مع المعرض ‪.‬‬
 ‫العالقة مع العميل‪:‬‬
‫ي عالم صناعة الفعاليات قد ت ون أنت صاح الف ر والباحث عن تمويل‬
‫لها ‪ ،‬أو قد ت ون منفذا لف ر يتم تمويلها من قبل العميل ‪ ،‬والع قة مع‬
‫العميل تبدأ باللقاء األول ثم تقديم المقترح المطلو ‪Request for‬‬
‫)‪.proposal (RFP‬‬
‫مقابلة العميل ‪:‬‬
‫قبل المقابلة ادرس الشر ة جيدا وتصفح موقعها اإلل تروني ‪.‬‬
‫‪ -1‬ي المقابلة اوتمع جيدا ً لما يهم وتعرف على احتياجات ‪ ،‬اوأل األوئلة‬
‫المهمة مثل‪ :‬ما هو الهدف من الفعالية ؟ وهل وبق ىقامتها من قبل ؟‬
‫‪-2‬ما البرامج واألنشطة التر يهية المرغوبة ي الفعالية ؟‬
‫‪-3‬ما نوع الضيا ة ( األطعمة والمشروبات ) التي يحتاجها ويفضلها العميل‬
‫ي الفعالية؟‬
‫‪-4‬ما النقاط اإليجابية والولبية التي انت موجود ي الفعاليات الوابقة ؟‬
‫‪-5‬ما المواقع الوابقة للفعاليات الماضية ؟ اقترح مواقع جديد للفعالية‬
‫القادمة‬
 ‫‪-6‬ما توقعات العميل والحضور من الفعالية ؟ ‪.‬‬
‫‪-7‬ما الفعالية الناجحة من وجهة نظر العميل ؟‬
‫‪-8‬التقدير األولي للميزانية المرصود‬
‫‪-9‬ناقش المقترحات العامة حول نمط الحدث (لت ن‬
‫لديك بعض األ ار واالقتراحات موبقا وحبذا لو‬
‫انت لديك صور )‬
‫‪ -10‬أخيرا ‪ ،‬حدد يوما للعود وتقديم المقترح‪.‬‬
 ‫المقترح‪:‬‬
‫المقترح المثالي أو الرائع ‪ WOW proposal‬البد أن يحتوي‬
‫على العناصر التالية‪:‬‬
‫خطا التقديم‬
‫حقوق المقترح‬
‫جدول المحتويات‬
‫الملخص التنفيذ‬
‫عرض الفعالية ‪،‬‬
 ‫ويشتمل على ‪ 12‬بنداً‪:‬‬

‫‪ -7‬البرنامج‬ ‫‪-1‬الهدف‬
‫‪ -8‬التموين‬ ‫‪-2‬نطاق العمل‬
‫‪ -9‬الهدايا‬ ‫‪-3‬المواهمين‬
‫‪-4‬الهوية‬
‫‪-10‬جدول العمل – تقريبي ‪.‬‬ ‫‪-5‬ونمط موضوع الفعالية‬
‫‪ -11‬التغطية اإلع مية‬ ‫‪ -6‬مخطط الموقع ‪Floorplan‬‬
‫‪ -12‬الميزانية‬
 ‫تصميم المقترح ‪:‬‬
‫‪ -1‬صف الفعالية بالتفصيل مع مراعا وضوح ال تابة وحون الطياعة‪.‬‬
‫‪ -2‬اوتخدم الصور لما أم ن ‪ ،‬ألنها تصنع نوعا من التفاعل معك ‪،‬‬
‫وتواعد العميل على تصورما تعر ( ‪yahooimages ,‬‬
‫‪googleimages , gettyimages.com , photos comm ,‬‬
‫‪. )shutterstock.com‬‬
‫‪ -3‬ضع ل ل م ون من م ونات الفعالية بندا خاصا ً ب ي الميزانية ‪ ،‬وىذا‬
‫تجاورت ميزانيتك حدود التقديرات الموضوعة قم بإعاد ترتي أولوياتك‬
‫بحيث يم نك اوتيعا ل الجوان المهمة ي الميزانية المقترحة مع وضع‬
‫األشياء المتبقية خيارات وبذلك تتيح قدرا من المرونة العميل ‪ ،‬حاول أن‬
‫تدرس الميزانية جيدا ‪ ،‬وتضع حلوال وبدائل ي حال أن الميزانية احتاجت‬
‫ىلى زياد أو تخفيض ‪.‬‬
 ‫‪ -4‬ال ت ن متحيزا أل ارك ومقاومك ‪ ،‬وتعلم أن تتقبل وتوتوع أ ار العميل‬
‫ومقترحات ‪ ،‬وأن تتبناها أنها أ ارك ‪ ،‬واجعل يرى أ اره وتصورات على أرض‬
‫الواقع ‪ ،‬ويج مراعا بعض الجوان المعثر التي تجعل اتصالك مع عاال ‪ ،‬مثل‬
‫نبر الصوت والتعود على اوتخدام بعض العبارات ذات التأثير القوى مثل ( مفهوم‬
‫صحيح ‪ ،‬أتفق معك ) و ذلك ي ون من المعثر ي عملية اإلقناع واالقتناع ىعاد‬
‫آلخر لمات أو عبارات قالها العميل إلظهار أنك متابع لما يقول ‪ ...‬ىلخ ‪ ،‬هذا‬
‫ض عن مراعا لغة الجود ‪ ،‬مثل ( هز الرأس ع مة على الفهم ‪ ،‬والميل بالجود‬
‫ىلى األمام حينما يتحدث العميل ع مة على االهتمام ‪ ....‬ىلخ )‪.‬‬
‫‪ -5‬اجعل مقترحك يتضمن رووما بيانية ومخططات تصميمية ‪ ( ،‬اطل نوخة‬
‫الموقع ‪ floorplan‬من موعول موقع الفعالية مثل مدير القاعة ) ‪.‬‬
 ‫‪ -6‬المقترح ي ش ل جيد يوهل مراجعت و هم وتنظيم وي ون مبوبا (‬
‫مع نوخة ل ل شخص ) ‪ ،‬عاد أقوم بطباعة المقترح طباعة ديجتال عالية‬
‫الجود بمقاس أقر لـ ‪ A3‬أ قي مع تغليف حلزوني ‪ ،‬ويم ن االوتعانة ي‬
‫ذلك بمطابع الخدمات الوريعة ‪.‬‬
 ‫عند تقديم المقترح‪:‬‬
‫‪ -1‬أحضر مب را ‪ ،‬وقم بتفقد ترتيبات الغر ة ‪ ( .‬بروج تر اذا ان ويتم العرض)‬
‫‪-2‬احضر عينات من العناصر التي تقترح اوتخدامها مثل ( الهدايا الدعائية ‪ ،‬دعوات ‪ ... .‬ىلخ‬
‫)‪.‬‬
‫‪-3‬اوتخدم البوربوينت أو مقاطع الفيديو ىن أم ن إلضا ة عامل التشويق البصري على العرض‬
‫‪-4‬أعرض أ ارك بثقة‬
‫‪-5‬تفاعل مع ردود أ عال العميل ‪ ،‬وقم بتدوين الم حظات ‪.‬‬
‫‪-6‬تبنى تعليقات واقتراحات العميل ‪ ،‬حتى وىن نت غير مقتنع بها ‪ ( ،‬ال تختلف مع )‪.‬‬
‫‪-7‬اوأل ىذا انت الميزانية تتوق مع توقعاتهم ‪ ،‬ىذا لم ت ن ‪ ،‬اوأل عن المدى المتاح للميزانية ‪.‬‬
‫‪ -8‬أحضر نوخة من االتفاقية ( العقد ) وشروطها ىلى االجتماع ليتم مناقشتها مع العميل‪.‬‬
‫‪ -9‬حدد موعدا مع العميل إلحضار النوخة النهائية من المقترح ‪ ،‬وتوقيع العقد ‪.‬‬
‫‪ -10‬ن منظما وملتزما ً بالوقت ‪ ،‬أوف بالمواعيد النهائية لتوليم األعمال ‪ ،‬واحرص على رضا‬
‫العميل ‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫كتابة العقد ‪ :‬يتضمن قوم الم حقات نموذجا لعقد تنفيذ عالية لعميل ‪.‬‬
‫الفصل الثالث ‪ :‬مرحلة البحث‬
 ‫الهدف من الفعالية ‪:‬‬
‫ىن الوعال الجوهري المطروح ي أي عالية هو ‪ :‬ما الهدف من ىقامتها ؟ يغي‬
‫عن ذهن ثير من المنظمين تحديد هدف واضح و صريح ‪ ،‬و يأخذهم الحماس و الشغف‬
‫لتنفيذ الف ر ‪ ،‬و بعد االنتهاء و وعالهم يف ويتم تقييم الفعالية و ما النتائج التي نتم‬
‫توعون لتحقيقها يبدأ التف ير ي ماهية الهدف ‪.‬؟‬
‫قبل البدء بأي خطو ي التنظيم ابدأ بوضع حجر الزاوية و هو الهدف الذي توعى لتحقيق‬
‫و لضمان تحقيق البد أن يتوم الهدف بخمس ومات أواوية تجتمع ي لمة ‪SMART‬‬
‫مثال ‪ :‬الهدف هو توعية ‪ 1000‬زائر للمول بخطر الومنة على مدار ‪ 3‬أيام‬
‫‪ Specific -S-1‬محدد ‪ :‬تحديد الهدف ‪:‬التوعية بخطر الومنة ‪.‬‬
‫‪ Measurable -M-2‬يم ن قياو ‪ :‬ىعطاء مقياس أو مية للهدف ‪1000:‬زائر‬
‫‪ Achievable-A-3‬يم ن تحقيق ‪ :‬هل لدينا ما ي في من الموارد لتحقيق الهدف ؟‬
‫ىذا ا ترضنا أن معدل الزوار اليومي للمول ‪ 36‬ألف زائر ‪ ،‬والعدد المتوقع يوميا لموقع‬
‫الحملة ‪ %1‬على األقل من عدد الزوار ‪ ،‬مع وجود ‪ 10‬أخصائي تغذية لمد ‪ 6‬واعات‬
‫يوميا مع ىعطاء ‪ 10‬دقائق ل ل زائر يواوي ‪ 6‬زوار ‪ /‬أخصائي يواوي ‪ 36‬زائر‬
‫‪/‬اليوم‪/‬اخصائي يواوي ‪ 360‬زائر ‪/‬اليوم ‪/‬مجموع األخصائيين يواوي ‪ 1080‬زائر ‪3/‬‬
‫أيام‬
 ‫‪Relevant -R-4‬ذو صلة ‪ :‬هل لدينا المهارات و اإلم انيات ال ا ية النجازه ‪.‬؟‬
‫هل لدي أخصائي تغذية ذوي المهار و الخبر لتوعية الزائر وحث على الوقاية أو الع ج‬
‫خ ل ‪ 10‬دقائق ؟ و هل القضية ذات صلة بالمجتمع ؟‬
‫‪Timely -T-5‬الوقت ‪ :‬لدي ما ي في من الوقت لتحقيق ‪ 3:‬أيام لمد ‪ 6‬واعات يوميا ‪.‬‬
‫الفرق بينة الهدف المادي و الهدف المعنوي ‪:‬‬
‫تختلف أهداف الفعالية باخت ف طبيعتها ‪ ،‬المناوبات الخاصة و حم ت التوعية ال تهدف عاد‬
‫الى تحقيق ربح مادي ي حين ترمي معظم الفعاليات األخرى ىلى تحقيق عائد مادي و أثر‬
‫اجتماعي مثال ‪:‬‬
‫هدف مادي ‪ :‬الحصول على ‪ 200‬ألف لاير صا ي ربح من دخل الرعايات لحملة م ا حة‬
‫الومنة ‪.‬‬
‫هدف معنوي ‪ :‬توعية ‪ 200‬زائر للووقة بأخطار الومنة خ ل حملة مدتها ‪ 3‬أيام‪.‬‬
 ‫األسئلة الخمسة ‪Why. Who.When.Where.What‬‬

‫‪ ‬بعد معر ة الهدف الذي توعى لتحقيق وتبدأ تدريجيا بتش يل الهوية األولى للفعالية‬
‫‪ ‬تش يل الهوية ي ون باإلجابة عن خموة أوئلة رئيوية وبانتهاء اإلجابة عليها‬
‫ويت ون لديك موجز الفعالية‬

‫‪ ‬لماذا يج أن أقيم هذه الفعالية؟‬

‫‪ ‬ما الفعالية التي ونقوم بها؟‬
‫‪ ‬من المواهمون ي هذه الفعالية؟‬
‫‪ ‬متى وتقام هذه الفعالية؟‬
 ‫لماذا ‪Why‬‬
‫‪ ‬يختلف الوب من وراء ىقامة الفعالية عن الهدف مون ىقامتهوا موث ىذا انوت الفعاليوة‬
‫حملة للتوعية بخطر الومنة إن الوب وي ون ارتفاع معدل الومنة ي الممل وة ىلوى‬
‫‪ 60‬بالمائة‬
‫‪ ‬يفضل أن تعزز وب ىقامتوك للفعاليوة باألرقوام والقصوص الواقعيوة مموا يقنوع الوزوار‬
‫والرعا بالمشار ة يها‪ .‬و ي تصميم عورض الفعاليوة المقودم للراعوي أو المشوار ين‬
‫ا رد صفحة خاصة ي مقدمة العرض تتضمن الخ‬
‫‪ ‬حقائق واإلحصائيات التي د عتك إلقامة هذه الفعالية‬
 ‫ما هي ‪What‬‬
‫‪ ‬بعوود تحديوود الهوودف موون ىقامتووك للفعاليووة والوووب الووذي يوود عك إلقامتهووا‬
‫وت ون الخيارات أمامك مفتوحة الختيوار نووع الفعاليوة الم ئموة لتحقيوق‬
‫الهدف‬
‫‪ ‬تختلف الخيارات باخت ف نوع الفعالية من األمثلة المطروحة‬
 ‫من ‪who‬؟‬
‫من هم المشار ون ي هذه الفعالية ؟ ي هذا الفصل وأتحدث‬
‫بإوها مفصل عن ل المشار ين ي ىقامة الفعالية ‪ ،‬حيث ىن ل مواهم‬
‫يلع دورا مهما ً ي نجاح الفعالية ‪.‬‬
‫المشار ون ي الفعالية ‪ Event Stakeholders‬يشمل تعريف جميع‬
‫األطراف المشار ة ي هذا الحدث وواء انت داخلية او خارجية‬
‫‪Internal or External‬‬
 Audience , Visitors ‫ الحضور‬-1
Speakers,Entertainers ‫ مقدم البرنامج‬-2
Patronage ‫الداعمون‬-3
Sponsors ‫الرعا‬-4
Organizers‫المنظمون‬-5
Suppliers‫الموردون‬-6
Volunteers ‫المتطوعون‬-7
 ‫لماذا أشارك في هذه الفعالية ؟‬
‫يتطل التووق للفعالية دراوة احتياجات الحضور والرعا و‬
‫تطلعاتهم‪ ،‬وذلك لبناء الحدث بش ل يتوا ق مع هذه التطلعات و االحتياجات‬
‫‪ ،‬ل مشارك ي الفعالية لدي هدف خاص يوعى لتحقيق ‪،‬و ت امل هذه‬
‫األهداف هو ما يحقق بالنهاية الرئيس من ىقامة الفعالية ‪.‬‬
‫مث ً ىذا عدنا ىلى مثال حملة الومنة نجد أن هدف ل من ‪:‬‬
‫‪ -1‬الحضور ‪ :‬التعرف على مخاطر الومنة و طرق الوقاية منها ‪.‬‬
‫‪-2‬مقدمي البرنامج ‪ :‬توعية أ بر شريحة من المجتمع بمخاطر الومنة‪.‬‬
‫‪-3‬الداعمين ‪ :‬ىبراز دور الجهات الرومية ي خدمة و توعية المجتمع ‪.‬‬
‫‪-4‬الرعا ‪ :‬ربط منتجهم بفعالية توعوية تعزز من صور المنتج وزياد‬
‫مبيعات خاصة ىذا ان ل ع قة بالحملة ‪ ،‬مثل منتج حلي خالي الدوم‪.‬‬
 ‫‪-5‬المنظمين ‪ :‬هدف مادي من الرعايات وهدف معنوي يتضمن توعية‬
‫المجتمع‪.‬‬
‫‪-6‬الموردين‪:‬هدف مادي من توريد الموتلزمات ال زمة إلقامة الحدث‬
‫والعمل على نجاح ‪.‬‬
‫‪-7‬المتطوعين‪:‬التدري ‪ ،‬صقل مهارات التنظيم و المشار ة ي هدف نبيل‬
‫وونتطرف اآلن لشرح دور ل مشارك وأهميت ي ىقامة الفعالية ‪.‬‬
‫‪ -1‬الحضوووور ‪ :‬مهموووا أتقنوووت عاليتوووك لووون تبلوووق النجووواح دون تحقيوووق نووووبة‬
‫الحضور المتوقعة‪ ،‬و لتحقيق تلك النووبة البود مون دراووة و هوم هوذه الفئوة‬
‫الموووتهد ة لجووذبها للحضووور ‪ ،‬الدراوووة البحثيووة تتضوومن دراوووة الفئووة موون‬
‫ناحيتين ‪ - :‬الناحية الديموغرافية‪ :‬و ذلك لتصميم الفعالية بش ل أ ضول ‪.‬‬
‫‪ -‬الناحية السيكوعرافية‪ :‬و ذلك لتوويق الفعالية بشو ل أ ضول ‪.‬‬
‫‪ -1-1‬الناحية الديموغرا ية ‪ Demography‬توتخدم البيانات الديمغرا ية‬
‫لتحديد الفئة الموتهد ة من الحضور و بحوو نووع الفعاليوة موث ً بوالعود‬
‫الوى مثووال حملووة م ا حوة الووومنة‪ ،‬ووإن البيانووات وتشوتمل تحديوودا علوى عموور‬
‫ووزن الزائر ‪ ،‬حيث ىن الفئة الموتهد ة هم الشبا اللذين يعانون من وزن‬
‫زائوووووود موووووووا وووووووق تشوووووووتمل البيانوووووووات الديمغرا يووووووة بوووووووالعموم علوووووووى‪:‬‬
‫العمووور ‪ ،‬الجووونس ‪ ،‬الجنووووية‪ ،‬العووورق‪ ،‬الديانوووة ‪ ،‬م وووان اإلقاموووة ‪ ،‬الحالوووة‬
‫االجتماعية ‪ ،‬عدد أ راد العائلة ‪ ،‬موتوى التعليم ‪ ،‬معدل الدخل الشهري ‪.‬‬
‫ما تواعد معر تك بهذه البيانات ي التوويق لفعالياتك عن طريق‬
‫ووائل التواصل االجتماعي التي تظهر ىع ناتك قط للفئة الموتهد ة و‬
‫التي يم نك تحديدها من الناحية الدمغرا ية مثل‪ :‬الشبا من ‪ 38-18‬من‬
‫و ان مدينة جد ‪.‬‬
 ‫يف تعثر معر ة الحضور من الناحية الديمغرا ية على تصميم الحدث بش ل‬
‫أ ضل ؟‬
‫توضيح أمثلة التالية ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬العمر ‪ :‬ىذا انت الفعالية مخصصة لألطفال ووف يواعد ذلك على تحديد وقت‬
‫بدء و انتهاء الفعالية ‪.‬‬
‫‪ -‬الموتوى التعليمي ‪ :‬يواعد ي تحديد نوعية المتحدثين ‪.‬‬
‫‪ -‬موتوى اإلنفاق ‪ :‬يعتبر أحد أهم العناصر التي يج معر تها ي المناوبات‬
‫الخاصة بجمع التبرعات ‪.‬‬
‫‪ -‬الحالة االجتماعية ‪ :‬اذا انت الفعالية موجهة للعوائل ‪ ،‬يج مراعا أال يتعارض‬
‫توقيتها مع االختبارات المدروية ‪.‬‬
‫‪ -‬م ان اإلقامة أو الجنوية ‪ :‬لها دور أيضا حيث يج مراعا اخت ف الثقا ات و‬
‫العادات الديانة ‪ ،‬مث ي حالة وجود زوار من خارج الب د يج ىعطاء وقت‬
‫اف الوتخراج تأشير دخول لهم ‪.‬‬
 ‫‪-2-1‬الناحية السيكوغرافية ‪Psychography :‬‬
‫تشمل معرفة ‪:‬‬
‫‪ -‬السمات الشخصية ‪ -‬االهتمامات‬
‫‪-‬السلوك‬ ‫‪ -‬نمط الحياة‬
‫‪-‬القيم‬
‫مثال ‪ :‬ماذا يقرأون – مج ت ‪ ،‬صحف ‪ ،‬ت ‪.‬‬
‫هل يشاهدون التلفاز ؟ هل يوتمعون للراديو ؟‬
‫ما الطريقة التي يفضلونها للحصول على المعلومة ‪ ،‬البريد‬
‫االل تروني ‪ ،‬روالة نصية ‪.‬‬
‫بالعود ىلى مثال الومنة ‪ ،‬قد تتضمن األوئلة أولو الحيا ي تناول‬
‫الطعام ‪ ،‬هل يميلون لتناول األ ل الصحي ‪ ،‬تفقد الوعرات ‪ ،‬األ ل لي ً ‪،‬‬
‫هل يماروون الرياضة؟‬
 ‫كيف تؤثر معرفة الحضور من الناحية السيكوغرافية على تسويق الحدث بشكل‬
‫أفضل ؟‬
‫مث ً‪ :‬ىذا انت الفعالية موجهة للشبا الذين نمط حياتهم اوتخدام االنترنت‬
‫لمد ‪ 3‬واعات يوميا ربما ت ون شب ات التواصل االجتماعي والمعثرون‬
‫حينها أ ضل وويلة لتوويق الفعالية ‪.‬‬
‫‪ -2‬مقدمو البرامج ‪Speakers ; Entertainers :‬‬
‫و هم من يحيون الحفل و الفعالية على اخت ها و هم الوب الرئيس ي‬
‫بعض الفعاليات لجذ الحضور ‪ ،‬و ي مثالنا القائم عن حملة الومنة إن‬
‫مقدمي البرامج هم أخصائيو التغذية ‪.‬‬
‫من أمثلة المقدمين لبرنامج الفعاليات ‪:‬‬
‫‪ /‬مطر ‪ ،‬عازف ‪ :‬حفل موويقي‬ ‫المتحدثون ‪ :‬معتمر ‪ ،‬منتديات ‪ ،‬ملتقى ‪،‬اجتماع‬
‫مذيع ‪ :‬حفل ت ريم ‪ ،‬حفل خيري‬ ‫ممثلون ‪ :‬مورح ‪ ،‬رقة ‪ ،‬عروض ويرك‬
‫مف ر ‪/‬شيخ ‪ :‬محاضر دينية‬ ‫وتاند وميدي‬
‫صاح الحفل ‪ :‬الحف ت الخاصة و العائلية‬ ‫عارضون ‪ :‬معرض تجاري ‪ ،‬معرض اوته ي‬
‫المروجون ‪ :‬تدشين منتج ‪ /‬عارض ‪ :‬عرض‬ ‫مدر ‪ :‬ورشة عمل ‪ ،‬محاضر‬
‫أزياء‬
 ‫‪ -3‬الداعمون ‪ /‬القطاع الحكومي ‪:‬‬
‫الوزارات و المعووات و الهيئات الح ومية و الجهات الرومية التي تدعم الحدث‬
‫لي ون تحت مظلتها ‪ ،‬مث ‪:‬‬
‫‪ -‬المعتمرات الصحية ت ون تحت رعاية وزار الصحة‬
‫‪ -‬المنتديات التعليمية تحت رعاية وزار التعليم‬
‫معرض الوفر و الوياحة تحت رعاية الهيئة العامة للوياحة و التراث الوطني‬
‫يواعد دعم ىالجهات الح ومية ي وضع برنامج و محتوى الفعالية ‪ ،‬ىضا ة الى‬
‫جل الرعا و التوجي و المواند ‪.‬‬
‫‪-4‬الرعاة ‪ /‬القطاع الخاص ‪:‬‬
‫ل ل شر ة توج معين ي الرعاية ‪ ،‬حيث توعى لرعاية عاليات معينة ‪،‬‬
‫ىما تعليمية او رياضية او ثقا ية أو تر يهية ‪.‬‬
‫و تعتبر رعاية الفعاليات احدى ووائل التوويق المهمة للشر ات ‪ ،‬خاصة‬
‫ىذا انت الفعالية توتهدف الفئة الموتهد ة لمنتجاتهم أو انت الفعالية تواند‬
‫قضية تتوا ق مع قضايا التوج الخاص بالموعولية االجتماعية للشر ة‪.‬‬
 ‫يواعد معر تك بالفئة الموتهد ة للفعالية ي تحديد القائمة األولية للرعا‬
‫المحتملين باإلضا ة ىلى مطالعة ىع نات الصحف لمعر ة نوعية الفعاليات‬
‫التي ترعاها الشر ة ‪ ،‬مث شر ة أغذية تهتم قط برعاية الفعاليات‬
‫الخاصة بتعليم األطفال ‪.‬‬
‫ىن دراوة الشر ة وأهدا ها ويواعدك ي تصميم باقات رعاية توتجي‬
‫الحتياجاتهم التوويقية و الترويجية ‪ ،‬ذلك التواصل المباشر مع ىدار‬
‫التوويق يها مث ً‪ :‬قد يطل الراعي مميزات معينة ي باقة الرعاية بما‬
‫يتواءم مع االوتراتيجيات التوويقية لمنتج ‪ :‬مث عرض يلم وثائقي عن‬
‫الشر ة لمد دقائق عند ا تتاح المعتمر ‪.‬‬
‫ي صل توويق الفعالية ونتحدث بإوها عن يفية تحديد الرعا‬
‫المحتملين و تابة باقة رعاية ‪.‬‬
‫‪ -5‬المنظمون ‪ :‬و هم رأس الحربة وقائد الفريق‪ ،‬و نعني بهم الشر ة المنظمة أي‬
‫ريق التنظيم الموعول عن جميع المهام ي مراحل دور حيا الفعالية من بحث و‬
‫تصميم و تخطيط وتعاقد وتنفيذ وىشراف على الحدث و من ثم تقييم ‪.‬‬
‫‪-6‬الموردون‪ :‬يتم التعاقد من قبل الشر ة المنظمة بتوريد الخدمات أو المنتجات‬
‫ال زمة إلقامة الفعالية من ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬التجهيزات‪ ،‬منصات ‪ ،‬مفروشات ‪.‬‬
‫‪-‬التصوير ‪ ،‬صور ‪ ،‬يلم ‪ ،‬ىنتاج ‪.‬‬
‫‪ -‬و الة ميديا ‪ ،‬ىع م تصميم الجرا ي س ‪ ،‬التوويق االل تروني ‪ ،‬التغطية‬
‫االع مية ‪.‬‬
‫‪-‬الضيا ة والتموين ‪.‬‬
‫ما تتطل بعض الفعاليات المتخصصة مثل الفعاليات الفنية وجود نان مشرف و‬
‫موج للمشار ين وعلى دراية باألدوات الفنية التي تتطلبها الفعالية لتوريدها ‪.‬‬
 ‫‪-7‬المتطوعون ‪:‬‬
‫وهم مجموعات شبابية هد ها المواند إلنجاح الفعالية ‪ ،‬خاصة الفعاليات االجتماعية‬
‫التر يهية التوعوية و الثقا ية ‪ ،‬و يجري ت ريم المتطوعين و تقديم شهادات ش ر لهم‬
‫ي ختام الفعالية ‪.‬‬
‫متى؟ ‪When‬‬
‫متى وتقام هذه الفعالية ؟‬
‫المووم واليوم والواعة ل دور مهم ي ىقامة الفعالية ‪.‬‬
‫الموسم ‪ :‬الصيف يخصص عاد للفعاليات والمهرجانات التر يهية التي تمتد على‬
‫طول اإلجاز الصيفية ‪.‬‬
‫اليوم ‪ :‬تاريخ ىقامة الحدث مهم ‪ ،‬من ذلك ىال يتعارض مع األعياد الوطنية‬
‫أو الدينية ىن ان أحد المتحدثين من دولة أجنبية أو ديانة مختلفة ‪.‬‬
‫الساعة ‪ :‬من ذلك أال تبدأ الفعالية أو تنتهي متأخر ىذا انت ي وقت المدارس أو‬
‫ي منتصف األوبوع ‪.‬‬
 ‫أين ‪Where‬‬
‫أختيار المكان يعتمد على ‪:‬‬
‫‪-1‬نوع الفعالية ‪ :‬تو ر الموارد األواوية إلقامة الحدث ‪ ،‬مثل معرض مواحة ا ية‬
‫للبناء ‪ ،‬منتدى قاعة مجهز الوتضا ة الحدث بمورح ‪ ،‬راوي ‪ ،‬طاوالت ‪ ،‬ضيا ة‬
‫‪.‬‬
‫‪ -2‬حجم الفعالية‪ :‬البد أن يراعي تو ير مواحة ا ية لمواقف الويارات ي‬
‫الفعاليات الضخمة باإلضا ة ىلى وهولة الوصول ىلى الم ان ‪.‬‬
‫‪-3‬وقت الفعالية ‪ :‬يفضل ىقامة الفعاليات الصيفية ي أما ن مغلقة وم يفة ‪.‬‬
‫‪ -4‬الزوار و المشاركون ‪ :‬يفضل عاد اوتضا ة المعتمرات ي قاعات الفنادق ‪،‬‬
‫لتو ير الخدمة الفندقية وغرف للنزالء القادمين من مدن أخرى أو المتحدثين من‬
‫خارج الب د ‪ ،‬ما أنها تو ر قاعات مجهز بالصوتيات والمفروشات ال زمة لتقديم‬
‫المعتمر ‪.‬‬
‫‪ -5‬الميزانية ‪ :‬البد أن ت ون ت لفة ىيجار القاعة ضمن حدود الميزانية المرصود‬
‫إلقامة الحدث ‪.‬‬
 ‫دراسة المكان‪Site Inspection :‬‬
‫البد من دراوة الم ان من الناحية اللوجيوتية والتأ د من قدرت على تحقيق‬
‫الغرض من الفعالية و يشمل ذلك تو ر ما يلي ‪:‬‬
‫‪-‬األمن‬
‫‪-‬النظا ة ‪ ،‬يم ن أن تشتمل أيضا على ىدار المخلفات وىعاد التدوير‬
‫‪-‬تو ير دورات المياه وال هرباء‬
‫‪-‬تو ر طفايات الحريق‬
‫‪-‬ورعة التوجيل‬
‫‪-‬وهولة الوصول والتحرك داخل الفندق‬
‫‪-‬مواقف الويارات‬
‫‪-‬الحد األقصى للحضور‬
‫‪-‬اإلضاء و الصوت والتجهيزات التقنية‬
‫‪-‬الضيا ة والتموين ‪ ،‬تو ير مواحة ا ية للطهي‬
‫‪-‬ىم انية بناء مورح‬
‫‪-‬مخزن تبريد ‪ ،‬ث جة‬
‫‪-‬وجود ممرات وخدمات لذوي االحتياجات الخاصة‬
‫‪-‬وجود غرف للضيوف والمتحدثين أو ندق قري من الموقع‬
‫‪-‬وجود غر ة لإلع م‬
 ‫التحليل الرباعي ‪Swot Analysis‬‬
‫الدراوة التحليلية هي الفرصة للتعرف على التحديات والمخاطر التي من المم ن أن‬
‫تعدي ىلى ىيقاف أو ىلغاء الحدث قبل البداية ي تصميم ‪ ،‬وتوتخدم هذه الدراوة ي‬
‫جميع قطاعات األعمال بهدف توقع المش ت ووضع خيارات للحلول ‪.‬‬
‫تنقوم العوامل بحو مصدرها ىلى داخلية وخارجية ‪ ،‬داخلية تشمل عوامل القو و‬
‫عوامل الضعف ‪ ،‬خارجية تشمل ‪:‬الفرص ‪ ،‬التهديدات مثل وباء ال ورونا‪.‬‬
 ‫دراسة الجدوى ‪:‬‬
‫بعد بلور الفعالية البد من عمل دراوة جدوى لضمان نجاحها ‪ ،‬إذا ما اعتبرنا عملية‬
‫البحث أنها لتر لتنقية و اختيار الفعالية المناوبة إن دراوة الجدوى تعتبر بمثابة تر‬
‫أخرى لضمان نجاح عاليتك ‪.‬‬
‫تبدأ دراوة الجدوى بالوعال األهم ‪ :‬ما الجدوى من ىقامة الفعالية؟‬
‫للفعاليات العامة والتي تقام الول مر ‪ ،‬ينصح بعمل اجراء اوتفتائي لقياس عمق الدا ع‬
‫ومدى الحاجة للقيام بهذه الفعالية و ذلك باوتخدام االوتبيان االل تروني أو عن طريق‬
‫مجموعة التر يز ‪ Focus Group‬حيث يتم عمل مقابلة مع عينة مختار من الفئة‬
‫الموتهد ة للحصول على معلومات نوعية ‪ Qualitative‬أراء و م حظات عن أهمية‬
‫القيام بالفعالية و الحاجة لها ‪ .‬يم ن ىنشاء االوتبيان االل تروني بوهولة عبر اوتخدام‬
‫‪www.forms.google.com‬أو‪www.surveymonkey.com‬‬
‫ىلى جان الوعال الرئيس ‪ ،‬تضم دراوة الجدوى ث ثة جوان ‪:‬‬
‫‪-1‬الجان البشري‬
‫‪-2‬الجان المالي‬
‫‪-3‬الجان القانوني‬
 ‫الجانب البشري‪:‬‬
‫يعتبر رأس المال الفعالية وتشمل الدراوة اإلجابة عن عد أوئلة تتضمن ‪:‬‬
‫‪ -‬ما الموارد البشرية التي أحتاجها إلقامة هذه الفعالية ؟‬
‫‪-‬عدد القوى العاملة التي تطلبها الفعالية ‪ /‬ريق عمل‬
‫‪-‬هل أنت بحاجة ىلى متطوعين إلقامة ىهذا الحدث ؟‬
‫‪ -‬هل وتحتاج ىلى االوتعانة بموردين لتقديم خدمة التوجيل ي المعتمر مث‬
‫‪ -‬ما الم ا أ األجر أو التعويض الذي ويحصل علي ل مشارك ي عملية تنظيم‬
‫الحدث – مبلق مالي ‪ ،‬شهاد ‪ ،‬هدية ؟‬
‫‪ -‬هل لدينا المهارات ال ا ية إلقامة الفعالية ؟‬
‫الجانب المادي ‪:‬‬
‫وتشمل الدراوة النظر ىلى الفعالية ي حال نجاحها أو شلها ‪ ،‬وذلك‬
‫باإلجابة عن عد أوئلة تتضمن ‪:‬‬
‫‪ -‬ما ووائل حشد الموارد المالية إلقامة الفعالية ‪ :‬الرعايات ‪،‬رووم‬
‫الدخول أو التوجيل ؟‬
‫‪-‬ماذا لو ر ض البنك الشيك المقدم من الراعي ؟‬
 ‫‪ -‬ماذا لو ان عدد الحضور الموجلين أقل من المتوقع مثل تذا ر حفل ‪،‬‬
‫رووم توجيل حضور معتمر ؟‬
‫‪ -‬من أين ونحصل على المال ي حالة الطوارئ مث البد من د ع باقي‬
‫المبلق للمتحدث ي المعتمر بحو العقد ؟‬
‫‪-‬من وي ون موعوال عن توقيع العقود ؟‬
‫‪-‬هل لدينا المال ال ا ي إلقامة الفعالية ؟‬
‫‪-‬هل يم ن الحصول على القاعة بوعر معقول ؟‬
‫‪ -‬هل ويجذ هذا الحدث العدد المتوقع منة الحضور والتغطية اإلع مية ؟‬
 ‫مالحظة ‪ :‬يتم تحديد أوعار باقات الرعاية ورووم الدخول ىلى الفعالية بعد‬
‫رصد الميزانية ي مرحلة التخطيط وبالش ل الذي يضمن ‪ ،‬تغطية النفقات و‬
‫تحقيق الربح المتوقع من تنظيمها ‪ ،‬والبد من األخذ بعين االعتبار أن ربما‬
‫يظهر ت اليف أخرى ‪ Hidden costs‬غير المدرجة ي الميزانية لذلك يفضل‬
‫وضع مبلق احتياطي لها موبقا ي قوم الملحقات وتجد نموذجا لباقة رعاية‬
‫وأخر لميزانية عالية ‪.‬‬
‫الجانب القانوني ‪:‬ويشمل ادار المخاطر وواء انت مالية او قبانونية‬
‫المخاطر المالية ‪ :‬وتعني خوار الربح المتوقع من الفعالية‬
‫المخاطر القانونية ‪ :‬لتجنبها البد من االلتزام ب ا ة القوانين المشمولة بتصريح‬
‫ىقامة الفعالية ىن انت تحتاج ىلى تصريح منها االلتزام باآلدا العامة و قوانين‬
‫الدولة المقام بها الفعالية ‪ ،‬ما تعني التزام ا ة األطراف المشار ة ي الحدث‬
‫من المتعهدين ببنود العقد الموقع ‪.‬‬
 ‫المراحل الخمس إلدارة المخاطر ‪Risk Management :‬‬
‫‪ -1‬تقييم المخاطر ‪ :‬ما المتوقع خوارت ؟ ما الذي يم ن أن يوب هذه‬
‫الخوار ؟ من الذي ويعاني من الخوار ؟ ما النتائج المترتبة على هذه‬
‫الخوار ؟ األمور التي يم ن أن تعدي ىلى ىلغاء أو حدوث خلل ي الفعالية ‪،‬‬
‫الطقس ‪ ،‬ال وارث الطبيعية ‪ ،‬مرض أو تومم أحد الحضور ‪.‬‬
‫‪ -2‬تحليل المخاطر ‪ :‬ترتي المخاطر حو ىم انية حدوثها ابتدأ بأعلى نوبة‬
‫حدوث ‪ ،‬والنتائج المترتبة على حدوثها ولمعر ة المخاطر يم نك الرجوع‬
‫الى عاليات مشابهة أقيمت ي الماضي أو ي نفس الم ان مث قعالية‬
‫احتوت على العا نارية أو أقيمت ي حي عشوائي أو غير امن‬
‫‪-‬التخطيط للمخاطر ‪ :‬الخطة المتبعة إلدار المخاطر ‪ ،‬يف نقلل من احتمالية‬
‫حدوث خطر مثل التزاحم بإضا ة ممر مشاه جديد وامث ‪ :‬ي الحج وقوع‬
‫األمطار يتم وضع خطة إلدارتها من حيث تأه أجهز الد اع المدني‬
 ‫‪ -4‬السيطرة على المخاطر ‪:‬و ذلك لتأه لحلها قبل بدء الفعالية و ي‬
‫موقع الفعالية‪ ،‬مث وجود حقيبة ىوعا ات أولية ومطفأ حريق ي الموقع‬
‫مث ي أحد الفعاليات التي قمنا بها ي أحد مرا ز التوويق للتصميم‬
‫الجرا يتي تم شراء بخاخات ألوان للروم على الجدران من قبل المتعهد و‬
‫ل نها انت ذات رائحة نفاذ مما أدى ىلى تشبع الجو بالروائح ال يميائية‬
‫للبخاخات و انزعاج العميل ‪ ،‬و تم التدخل الوريع بشراء بخاخات أخرى‬
‫دون رائحة من قبل المتعهد الوت مال الفعالية ‪.‬‬
‫‪ -5‬التقييم والتحسين ‪ :‬هل أخذت اقل أو أ ثر من االحتياطات الواجبة ؟‬
‫التقييم مهم لت ي ت رار الخطر ي الفعاليات القادمة ‪ ،‬ما ان من‬
‫الضروري تابة ما تعرضت ل من مخاطر ي ملف توثيق الفعالية تحت‬
‫بند تحليل الفجو وذلك ل وتفاد وضمان عدم ت رار المش لة عند ىقامتك‬
‫للفعالية مر أخرى ‪.‬‬