Memorandum o Memo

            Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, sa kanyang aklat

na English for the Workplace 3 (2014),  Sa memo nakasaad ang
layunin o pakay ng gagawing miting. Sa pamamagitan nito, nagiging
malinaw sa mga dadalo ng pulong ang nakatala sa memo ay upang
ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto
ng kumpanya o organisasyon, magiging malinaw para sa lahat na
hindi kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang
nasabing desisyon o proyekto.

                  Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining.

Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang liham. Kadalasang ito ay
maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao
sa isang tiyak na alituntunin na dapat isakatuparan gaya halimbawa ng
pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema
ng produksyon o kompanya.

Adyenda

     Ang agenda ay listahan, plano, o balangkas ng mga pag-uusapan,

dedisyunan o gagawin sa isang pulong. Ito ay kronolohikal o ayon sa
pagkakasunod-sunod batay sa halaga nito sa indibwal. Ginagamit din
sa pagtukoy sa gawaing dapat aksyunan o bigyan prayoridad tulad ng
sosyo-ekonomiko ng Adyenda sa Pilipinas. 

Kahalagahan: 

1. Katuturan at kaayusan ng daloy ng pulong. 

2. Nalalaman din ang pag-uusapan at isyu. 
3. Nabibigyan ng pagkakataon tantyahin ang oras. 
4. Naiiwasan ang pagtalakay ng usaping wala sa adyenda. 

Mga Hakbang sa Pagsulat:

1. Magpadala ng isang memo na magkakaroon ng isang pulong sa tiyak na paksa.

2. Ilahad sa memo na kailangan nilang kumpirmahin kung sila’y dadalo at magpadala ng paksang nais
bigyang pansin.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag lahat ng adyenda ay nalikom na. Ilagay sa
talahanayan kasama ang taong tatalakay.
4. Ipadala ang sipi sa mga taong dadalo, dalawa o isang araw bago ang pulong huwag kalimutan kung
kailan at saan.
5. Sundin ang nasabing agenda sa pagsasagawa ng pulong.
 

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda

 1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa.
3. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. Sundin ang
itinakdang oras sa pagtalakay ng paksa.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda. Maglagay ng
palugit o sobrang oras.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama sa adyenda.

Katiikan ng Pulong (Minutes of the Meeting)

     Ito ang dokumentong nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon. Ito ay ibinabatay sa adyendang
unang inihanda ng Tagapangulo ng lupon - maaaring gawin ng kalihim, typist, o reporter sa korte - maaaring
maikli at tuwiran o detalyado.

Kahalagahan ng Katitikan

1. naipapaalam sa mga sangkot ang mga nangyari sa pulong

2. nagsisilbing gabay upang matandaan ang lahat ng detalye ng pinag-usapan o nangyari sa pulong
3. maaaring maging mahalagang dokumentong pangkasaysayan sa paglipas ng panahon
4. ito'y magiging hanguan o sanggunian sa mga susunod na pulong -ito'y batayan ng kagalingan ng
indibidwal

Gabay sa Pagsulat ng Katitikan

Bago ang Pulong

 Lumikha ng isang template upang mapadali ang pagsulat.

 Ihanda ang sarili bilang tagatala.
 Basahin na ang inihandang agenda upang madali na lamag sundan ang magiging daloy ng mismong
pulong.
 Maaaring gumamit ng lapis o bolpen, at papel, laptop, o tape recorder.
 Mangalap na rin ng mga impormasyon tungkol sa mga layunin ng pulong, sino na ang mga
dumating, at iba pa.

Habang nagpupulong

 Itala ang mga aksiyon habang nangyayari ang mga ito, hindi pagkatapos.
 Magpokus sa pang-unawa sa pinag-uusapan at sa pagtala ng mga desisyon o rekomendasyon.

Tandaan: Hindi kailangang itala ang bawat salitang maririnig sa pulong. Nagsusulat nito upang
ibigay ang balangkas ng mga nangyari sa pulong, hindi ang irekord ang bawat sasabihin ng
kalahok.

Pagkatapos ng Pulong
  Kung may mga bagay na hindi naiintindihan, lapitan at tanunginagad pagkatapos ng pulong ang
namamahala rito o ang iba pang dumalo.
 Repasuhin ang isinulat.
 Mas mainam na may numero ang bawat linya at pahina ng katitikan upang madali itong matukoy sa
pagrerepaso o pagsusuri sa susunod na pulong. -Kapag tapos nang isulat ang katitikan, ipabasa ito sa
mga namuno sa pulong para sa mga hindi wastong impormasyon.
 Ibigay ito sa mga dumalo sa pulong sa oras na matapos ang pinal na kopya. Magtabi ng kopya
sakaling may humilin na repasuhin ito sa hinaharap. -Repasuhin muli ang isinulat at tingnan kung
wasto ang baybay ng salita, bantas, at iba pa.

Mahalagang Ideya! Katulad ng iba pang uri ng dokumento sa pagtatrabaho, nakasalalay sa

pagpaplano o paghahanda ang kahusayan ng isinulat mong katitikan ng pulong.

Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business

meeting ay bahagi na ng buhay ng maraming tao
sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain
ng bawat samahan, organisasyon, kompanya,
paaralan, instistusyon at iba pa. Halos araw-araw
ay may nagaganap na pulong sa opisina, seminar,
at maging sa pagdaraos ng malalaking
komprehensiya. Dahil pinaniniwalaang susi ng
tagumpay ng mga kompanya, samahan,
organisasyon, negosyo, at trabaho ay ang
pagkakaroon ng pagkakaisa at pagtatarabaho
bilang isang team o koponan, labis na
pinapahalagahan sa kasalukuyan ng bawat isa ang
pagbabahaginan ng ideya at epektibong
pagpaplano ng mga proyekto na mabisang
naisasagawa o naisasakatuparan sa pamamagitan
ng pagdaraos ng epektibo at maayos na
pagpupulong.