Câu 1: Plan and prepare a business trip for Ms Anna.

Use the 24-hour

format.
Ms Anna is the Director of UEF company based in Ho Chi Minh city, Vietnam.
Ms Anna and Mr Peter – Director’s Assistant will have a business trip. She is
going to attend three sets of meetings during the month of November 2022.
The first meeting in Singapore and the second one in Da Nang. The meeting
in Singapore is organized on the second Tuesday in November and will last
for two full working days to negotiate and sign a contract. In Singapore, Ms
Anna will stay at The Marina Bay Sand and will have a meeting in the
conference room of the hotel from 10 am to 5 pm.
The second meeting will be organized in Da nang on the Friday of that week
at 6 pm at her hotel, InterContinental Da nang. She will join an Education
conference. Ms Anna will stay there until next Tuesday of the following
week. While in Da Nang, she will meet Mr Alex, CEO of NEU Company to
introduce new products of UEF on Saturday and Monday from 9 am to 4 pm
each day in the Meeting room at Alex’s company – 300 Nui Thanh stress, Hoa
Cuong Bac ward, Hai Chau District, Da Nang.
Lên kế hoạch và chuẩn bị một chuyến công tác cho cô Anna. Sử dụng định
dạng 24 giờ.
Bà Anna là Giám đốc công ty UEF có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam. Bà Anna và Ông Peter - Trợ lý Giám đốc sẽ có chuyến công tác. Cô ấy sẽ
tham dự ba cuộc họp trong tháng 11 năm 2022. Cuộc họp đầu tiên tại Singapore
và cuộc họp thứ hai tại Đà Nẵng. Cuộc họp tại Singapore được tổ chức vào ngày
thứ Ba thứ hai của tháng 11 và sẽ kéo dài trong hai ngày làm việc để đàm phán
và ký kết hợp đồng. Tại Singapore, cô Anna sẽ ở The Marina Bay Sand và sẽ có
một cuộc họp trong phòng hội nghị của khách sạn từ 10 giờ sáng đến 5 giờ
chiều.
Cuộc gặp thứ hai sẽ được tổ chức tại Đà Nẵng vào 18h thứ Sáu của tuần đó tại
khách sạn của cô, InterContinental Da nang. Cô ấy sẽ tham gia một hội nghị
Giáo dục. Cô Anna sẽ ở đó cho đến thứ Ba tuần sau. Trong thời gian ở Đà
Nẵng, cô sẽ gặp gỡ Mr Alex, TGĐ Công ty NEU để giới thiệu sản phẩm mới
của UEF vào thứ 7 và thứ 2 hàng ngày từ 9h-16h tại Phòng họp công ty Alex -
300 Núi Thành, phường Hòa Cường Bắc. , Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
Câu 1:
I. PLAN
_ Why: The purpose of the trip
+ To negotiate and sign a contract
+ Join an Education conference
+ To introduce new product of UEF
_ Who: participants ( How many people are going to go in the trip ? )
+ Ms. Anna - Director of UEF company
+ Mr.Peter - Director’s Assistant
_ When: period ( Date, time of Departure and Arrival )
+ Departure: 7/11/2022
+ Arrival: 15/11/2022
_ Where: destination ( List of destination )
+ In Singapore: The Marina Bay Sand
+ In Da Nang: InterContinental Da Nang
_ How: transportation
+ Plane
+ Taxi
_ What: schedule
Date Time Activities Note

Place Trans
7/11/2022 _ 12pm _ Present at UEF
company

_ 12:15pm - 1pm _ Go to the airport _ Tan Son Nhat _ Taxi

and Check-in International
Airport

_ 2:15pm - 5:25pm _ Flying from Ho _ Singapore _ Plane

Chi Minh City to Changi
Singapore International
Airport
_ 7pm - 7:20pm _ Transfer from _ The Marina Bay _ Taxi
(SIN Time) airport to hotel Sand Hotel

_ Check-in at hotel _ The Marina Bay

 Sand Hotel
_ 7:20pm (SIN
Time)

8/11/2022 _11am - 6pm (SIN Negotiate and sign The Marina Bay
& Time) a contract Sand Hotel
9/11/2022
10/11/2022 _9am (SIN Time) _ Check - out at _The Marina Bay
hotel Sand Hotel

_ 9:35am (SIN _ Present at the _ Singapore _ Taxi

Time) airport Changi
International
Airport
_ Flying from _ Da Nang _ Plane
_ 11:15am-1:05pm Singapore to Da International
(SIN Time) Nang Airport
_ Transfer from _ Intercontinental _ Taxi
airport to hotel Da Nang
_ 1pm-1:45pm _ Check - in at the _ Intercontinental
hotel Da Nang
_ 3pm

11/11/2022 6pm Join an Education Intercontinental

conference Da Nang

12/11/2022 _ 8am _ Going to Meeting _ 300 Nui Thanh _ Taxi

& room at Alex's Street, Hoa Cuong
14/11/2022 company Bac ward, Hai
Chau District, Da
Nang

_ 9am-4pm _ Introduce new _ Intercontinental

products Da Nang
_ 4:15pm _ Go back to the _ Taxi
hotel
 15/11/2022 _ 7am _ Check out at the _ Intercontinental _ Taxi
hotel Da Nang

_ Da Nang _ Plane
_ Present at the
_ 8am International
airport Airport

_ 9:10am - 10:50am _ Flying from Da

Nang to HCM City
_ 11:30am _ Present at UEF Transfer from Tan _ Taxi
company Son Nhat airport to
UEF

II. Preparation
1. Document
_ Personal paper
+ Travel paper
+ Passport
+ Identity card
+ Dispatch paper to work
+ Invitation to the conference
_ Business document
+ The contract to sign with a partner
+ Documents related to Education conference
+ Products to introduce to customers

2. Transportation
_ Flight:
Airline Vietnam Airlines Vietjet Air Vietnam Airlines

Flight number VN-655 VJ-970 VN-113

Schedule HCM-SIN SIN-DN DN-HCM

Time 14:15-17:25 11:15-13:05 09:10-10:50

7/11/2022 10/11/2022 16/11/2022
 Airport Tan Son Nhat Changi Da Nang
International International International
Airport Airport Airport
_ Taxi
+ Hồ Chí Minh
+ Taxi Mai Linh: Hotline (028) 38 27 79 79 – (028) 38 225 999
+ Taxi Vinasun: Hotline 028 38 277 178 – 028.38272727
+ Đà Nẵng
+ Taxi Mai Linh: Hotline 0235.3.56.56.56
+ Taxi Vinasun: Hotline 0236.3.68.68.68
+ Singapore
+ Comfort Transportation Pte Ltd / CityCab Pte Ltd: Hotline (65)
6552 1111)
+ SMRT Taxis: Hotline (65) 6555 8888.

3. Accommodation
_ Hotel: The Marina Bay Sand
+ Address: 10 Bayfront Avenue, Singapore 018956. ( The Marina Bay Sand ) (SIN)
+ Contact: +65 6688 8868
+ Check-in: 6:20 p.m (7/11/2022)
+ Check-out: 8:00 a.m (10/11/2022)
+ Booking number: +84-xxxxx
_Hotel: InterContinental Da Nang
+ Address: Bán Đảo Sơn Trà, Đà Nẵng, 550000, Việt Nam. (InterContinental)
(Danang)
+ Contact: +84 (0) 236 393 8888
+ Check-in: 3p.m (10/11/2022)
+ Check-out: 7a.m (15/11/2022)
+ Booking number: +84-xxxxx

4. Budget (VND)
 No Items Quantity Price Total

1 Taxi (HCM) 2 _100.000-130.000 _200.000-260.000

Taxi (Sin) 2 _335.000-770.000 _670.000-1.540.000
Taxi (Da Nang) 4 _290.000-350.000 _1.160.000-1.400.000

2 Ticket
_ HCM - SIN 2 _8.289.000 _16.578.000
_ SIN - Da Nang _5.923.000 _11.846.000
_ Da Nang - HCM _2.990.000 _5.980.000

3 Hotel rooms
_Sin (3 nights) 2 _16.956.277/ _101.737.662
room/night
_Da Nang (5 2 _15.062.725/ _150.627.250
nights) room/night

4 Total: 289.968.000

Note: In the process of moving and attending the seminar, if there are additional costs,
the refund request must be invoiced to the accounting department. If there is no certified
invoice, the company will not be responsible for refund.

Câu 2: Plan and prepare a year-end party for the UEF company to summarize
the past year and set a new year goal. Furthermore, it is the chance to
enhance social interaction between employees, congratulate some on a job
well done and instill a sense of employee pride in a company. Hence, Ms
Anna wants all 200 employees to attend the party after a hard working year.
Here are some main information about the event:
- Date: end of the year 2022
- Guest: 30 Business Partners
- Place: The Reverie Saigon
- Budget: 700 million
Lên kế hoạch và chuẩn bị tiệc cuối năm cho công ty UEF để tổng kết một năm
vừa qua và đề ra mục tiêu năm mới. Hơn nữa, đây là cơ hội để tăng cường
tương tác xã hội giữa các nhân viên, chúc mừng một số người đã hoàn thành
tốt công việc và truyền cho nhân viên cảm giác tự hào về công ty. Do đó, bà
Anna mong muốn tất cả 200 nhân viên sẽ tham gia bữa tiệc sau một năm làm
việc chăm chỉ. Dưới đây là một số thông tin chính về sự kiện:
- Ngày: cuối năm 2022
- Khách mời: 30 Đối tác kinh doanh
- Địa điểm: The Reverie Saigon
- Kinh phí: 700 triệu
1. DEVELOP PLAN
Name: Year End Party
Date: January 23, 2023 (December 25, 2022 Lunar calendar)
Time: at 5:00 p.m
Number of participants: 200 Employees, 30 Business Partners, 10 leaders
Place: The Reverie Saigon
Budget: 700 million
Purpose:
_ To summarize the past year and set a new year goal
_ To enhance social interaction between employees, congratulate some on a
job well done and instill a sense of employee pride in a company.
_ Strengthen relationships with partners

Activities:
_ Introduction
_ Report
_ Reward excellent employees
_ Join the party
2. PREPARATION
2.1.

Time Activities

5:00pm - 5:30pm _ Đón khách, sắp xếp và ổn định chỗ ngồi

5:30pm - 6:00pm _ Opening Show: văn nghệ mở đầu
6:00pm - 6:35pm _ Khai mạc chương trình
 + Giới thiệu mục đích của bữa tiệc
+ Giới thiệu ban lãnh đạo, đối tác và toàn thể nhân
viên.
6:35pm - 6:40pm + Ban lãnh đạo tặng hoa cho đối tác
_ Trình chiếu video tổng hợp quá trình mà công ty đã
6:40pm - 7:00pm làm được trong 1 năm vừa rồi
7:00pm - 7:15pm _ Phát biểu của đại diện ban lãnh đạo công ty
_ Tuyên dương, khen thưởng những nhân viên có
7:15pm - 7:20pm
thành tích xuất sắc (tặng hoa, phong bì)
7:20pm - 7:30pm
_ Phát biểu của nhân viên xuất sắc ( đại diện )
7:30pm - 8:30pm _ Khai tiệc
+ Đại diện ban lãnh đạo mở Champagne
_ Dùng tiệc
+ Tiếp tục trình chiếu video những khoảnh khắc
8:30pm - 9:00pm hoạt động đẹp của công ty
+ Giao lưu và mini game
_ Kết thúc tiệc: chụp ảnh lưu niệm

2.2.

Task Responsibilities Deadline

Before _ Lên ý tưởng cho bữa tiệc _
(mục đích, quy mô)
_
_ Họp và phân công chuẩn bị:
+ Làm báo cáo về tổng
kết năm, đặt mục tiêu
mới, lên danh sách
nhân viên được khen
thưởng
+ Lên danh sách khách
mời
+ Xác định thời gian, địa
điểm tổ chức
+ Chuẩn bị thư mời: thiết
kế, gửi thư và gửi mail
xác nhận tham dự
+ Khâu chuẩn bị tổ chức:
đặt sảnh; số lượng bàn;
lên danh sách món ăn;
đồ uống, hoa trang trí
+ Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi
cho ban lãnh đạo, đối
tác và nhân viên tham
dự
+ chuẩn bị video: hoạt
động trong 1 năm của
công ty
+ chuẩn bị hoa: tặng đối
tác, nhân viên xuất sắc
+ Hướng dẫn, chỉ đạo
phần hậu cần (khi nào
trao hoa, khi nào lên
món; âm thanh, ánh
sáng như thế nào)
+ Thiết kế, lên ý tưởng
cho video
+ Thiết kế và chuẩn bị
 In _ Đón khách
_ Điều hành bữa tiệc (MC):
giới thiệu mục đích, ban lãnh
đạo, khách mời,..
_ Đại diện ban lãnh đạo phát
biểu
_ Đại diện nhân viên xuất sắc
phát biểu

After _ Đánh giá

_ Báo cáo kết quả

2.3. Design invitation

(How to invite)
2.4. List of Documents
_ Kịch bản chi tiết
_ Báo cáo kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua
_ Thông báo mục tiêu chiến lược của công ty trong năm tới
_ Danh sách người được tặng hoa (Ban Lãnh đạo (10 người), đối tác (30
người), nhân viên có thành tích tốt (20 người))

2.5.
Phí phục vụ: 5%
Giá thiệp mời: https://thiepgialong.com/mau-thiep-moi-du-tiec/mau-
thiep-moi-tat-nien-cong-ty.html
Hoa tặng: https://hoayeuthuong.com/shop-hoa/bo-hoa-tuoi.aspx?ids=218
Chụp ảnh và video https://afproduction.vn/quay-chup-su-kien-hcm?
gclid=Cj0KCQjwhsmaBhCvARIsAIbEbH7lOppM58y9acJ3Q3WEcRPHHa7iJ-
7fH1-NZKpU5xoc2EoUr_LtccEaAt6XEALw_wcB

No Items Quantity Price Total

1 Bàn tiệc (phí sảnh, 24 bàn 18.880.000/ 496.320.000

 trang trí, backdrop, bàn (Đã bao gồm
VAT)
máy chiếu, nước
uống, quà lưu niệm)

2 Thiệp mời 240 cái 13.000/cái 3.120.000

3 Hoa tươi (Tặng) 60 bó 250.000/bó 15.000.000

4 Thuê ca sĩ 3 người 1.500.000/ 4.500.000

người

5 Phí khui champagne 1 600.000 600.000

6 Khen thưởng 20 người 2.000.000/ 20.000.000

người

7 Chụp ảnh và quay 3 người 4.000.000/ 12.000.000

video người

8 Chi phí khác 20.000.000

( minigame)

9 Phí dự phòng 128.460.000

3. ORGANIZING