BÀI TIỂU LUẬN HẾT MÔN – MÔN QUẢN TRỊ HỌC

Họ và tên : Phan Hoàng Phát Ngày sinh : 26/02/2003 Nơi sinh: TP. Hồ Chí Minh
Mã sinh viên : 31211026677 Buổi học : Sáng thứ 4 Phòng họp: B1 – 502

TÊN ĐỀ TÀI : ĐỀ TÀI MAN-01 : Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị
(PODC). Chỉ ra những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của
nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp. Lấy một ví dụ thực tế mà anh (chị) biết để
minh họa cho phân tích của anh chị
Bài làm
1. Mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC).
Quản trị là một công việc mà bất kì công ty hay tổ chức doanh nghiệp nào dù
nhỏ hay lớn đều phải thực hiện tùy vào qui mô và hình thức khác nhau và nó
ảnh hưởng trực tiếp đến những kết quả mà công ty hay tổ chức doanh nghiệp đó
nhận được. Nhưng để vận hành cả một hệ thống đồ sộ và phức tạp như những
công ty hay tập đoàn lớn thì quản trị chỉ là một phần khái quát những công việc
cần và phải làm để giữ cho bộ máy vận hành ổn định hoặc giảm thiểu rủi ro
nhất. Có tổng cộng 4 chức năng mang tính chi tiết hơn và góp phần vào việc
quản trị một cách cụ thể hơn đó là: Hoạch định (P), Tổ chức (O), Điều khiển
(D), Kiểm soát (C).
Chức năng hoạch định (P) là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan
trọng nhất trong 4 chức năng đã nêu trên được hiểu là hành động xác định những
mục tiêu mà các nhà quản trị nên nhắm đến hoặc để đối phó với các khó khăn
đang xảy ra từ đó lên kế hoạch cho những công việc, phương án trong một mốc
thời gian cụ thể để bắt đầu triển khai nhằm đáp ứng những mục tiêu đã đề ra
trước đó trong tổ chức. Chức năng quản trị có những vai trò cụ thể như sau:
Nghiên cứu và đánh giá về tình trạng của doanh nghiệp và những yếu tố khác
liên quan đến nguồn lực của công ty như nhân sự, cơ sở, ngân sách; Đưa ra
những mục tiêu cụ thể mang tính lâu dài như đề ra mức lợi nhuận mong muốn
có được, mốc doanh thu mong muốn đạt được và số lượng nhân viên công ty
nên ứng tuyển để có thể duy trì bộ máy hoạt động trơn trù nhưng không nề hà
trách nhiệm và tránh lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp; Đưa ra các giải pháp
cụ thể cho từng mục tiêu, hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân với nhau trong
một khoảng thời gian nhất định. Chủ động điều tiết và thay đổi các mục tiêu
được đề xuất trước đó để linh hoạt với thị trường luôn biến động. Đi cùng với đó
là những nguyên tắc của chức năng hoạch định: Khi thực hiện mục tiêu chung
phải hợp nhất được các nỗ lực của cá nhân vào cùng nhau tránh trường hợp làm
theo ý riêng dẫn đến bất đồng quan điểm và xung đột; hoạch định chỉ mang tính
phân tích và dự báo tình hình của doanh nghiệp; hoạch định phải có những mục
tiêu cụ thể và thiết thực, phù hợp với tình trạng của công ty hiện tại; hoạch định
phải được tiến hành từ cấp độ cao nhất và trải dài xuống các cấp nhỏ hơn; hoạch
định phải có sự thay đổi và sửa sai thay vì bám vào cái mình cho là đúng.
Kế tiếp không kém phần quan trọng là chức năng tổ chức (O) được ông Harold
Kooltz định nghĩa là: “Tạo ra những nhóm làm việc với những quyền hạn trách
nhiệm nhất định, phối hợp với nhau nhằm hoàn thành những mục tiêu chung.”
Cụ thể chức năng tổ chức là một hoạt động quản trị mang tính thiết lập và xây
dựng một bộ máy từ việc lựa chọn nhân lực và bổ nhiệm vào vị trí thích hợp đến
phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng bộ phận theo cấp bậc có trình tự đã
sắp xếp từ trước đó. Cần phải đề ra những mục tiêu khi thực hiện chức năng tổ
chức ở mọi doanh nghiệp nếu muốn duy trì một bộ máy làm việc hiệu quả: Việc
đầu tiên cần làm là phải xây dựng một bô máy quản trị có năng suất làm việc
cao và thích ứng được với tất cả những khó khăn có thể gặp phải trước mắt;
công việc phải được lập ra một cách khoa học và có kế hoạch; Nhận thấy các
yếu kém của doanh nghiệp và kịp thời sửa đổi những vấn đề công ty đang mắc
phải; tận dụng các nguồn tài nguyên sẵn có và sử dụng nó một cách hợp lý để
cho ra những sản phẩm chất lượng. Vai trò của chức năng tổ chức được nêu cụ
thể như sau: Tổ chức giám định nghiêm ngặt để chắc rằng các mục tiêu và kế
hoạch phải được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ; quản lý nhân viên các
cấp, tổ chức các hoạt động bên ngoài để gắn kết mối quan hệ và xây dựng một
môi trường làm việc thân thiện và nghiêm túc; đề ra những giải pháp để tận
dụng các nguồn lực có sẵn trong công ty một cách hợp lý và đúng với giá trị đã
bỏ ra; đánh giá các nguy cơ có thể xảy ra trong tương lai từ đó tối thiểu những
vấn đề rắc rối có thể xảy ra sắp tới.
Sau khi hoạch định và tổ chức các công việc thì tiếp sau đó là việc thực chức
năng điều khiển (D) nhân sự và đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. Khái niệm
của chức năng điều khiển có thể hiểu là việc tuyển dụng, đào tạo, lãnh đạo, động
viên và thúc đẩy nhân viên để hoàn thành các mục tiêu đã được đề ra trước đó.
Nói cách khác, điều khiển như một chất xúc tác để mọi chức năng trong quản lí
có thể hoạt động một cách linh động và mang tới hiệu quả cao nhất trong công
việc. Các vai trò của chức năng điều khiển chủ yếu là đem tới một kết quả tốt
nhất bằng các cách thức như sau: đề ra các biện pháp tối ưu cho các nhà lãnh
đạo có thể đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả cao nhất; xây dựng một môi
trường giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên và nhân viên với nhà quản lí một
cách thân thiện trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau; thúc đẩy sự khát khao và cố gắng
làm việc của nhân viên bằng các hoạt động định hướng mục tiêu của công ty hay
với những ưu đãi hỗ trợ cho nhân viên đã gắn bó lâu năm với công ty nhằm duy
 trì được chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp; Trở thành cầu nối cho những
chức năng khác trong quản trị và giúp cho bộ máy hoạt động một cách hiệu quả.
Chức năng cuối cùng trong quản trị là kiểm soát (C) cũng không kém phần quan
trọng khi là chức năng can thiệp trực tiếp vào kết quả của quá trình quản lí
doanh nghiệp. Quá trình quản lí của một doanh nghiệp luôn diễn ra một cách
thường xuyên nên rất dễ phát sinh ra những rủi ro không mong muốn, chính vì
thế nên cần có sự tác động kịp thời của chức năng kiểm soát. Chức năng kiểm
soát được định nghĩa là quá trình đo lường các kết quả thực hiện, nhận diện sai
sót và các nguyên nhân sai lệch để tiến hành điều chỉnh nhằm đảm bảo các mục
tiêu và kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ đã đề ra do những người đứng đầu.
Trong quá trình thực hiện các chức năng quản trị, các nhà lãnh đạo phải thực
hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo không có sai sót mắc phải cho đến khi đưa ra
kết quả cuối cùng; cùng với đó là sự tận dụng và hợp lí hóa việc sử dụng các
nguồn nhân lực sẵn có trong tay để tránh tình trạng dư thừa nhân viên hay thiếu
hụt nhân sự. Sắp xếp các các công việc theo một trình tự có khoa học và đảm
bảo không thừa cũng không thiếu. Phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh
trong quá trình quản lí và khắc phục kịp thời không qua trễ gây ảnh hưởng đến
kết quả cuối cùng. Không cầu kì trên mức cần thiết, đơn giản hóa các công việc
trong quá trình quản trị để các sai sót hạn chế xuất hiện.
Để duy trì một tổ chức bền vững và phát triển, đòi hỏi người quản trị phải kết
hợp cả 4 chức năng một cách hài hòa và mật thiết, tận dụng chính xác những vai
trò của từng chức năng trên một cách có chọn lọc và sơ đồ phía dưới dùng để
nói lên sự mật thiết của các chức năng trong quá trình quản trị của doanh
nghiệp.

Hình 1.1 Qui trình quản trị

Nguồn lực: Hoạch định Kết quả:

- Nhân viên - Đạt chỉ tiêu
- Tài chính - Sản phẩm
- tài sản Kiểm soát Tổ chức - Dịch vụ
- Công nghệ -Hiệu suất
- Thông tin - Hiệu quả
Điều khiển
 Theo như biểu đồ về qui trình quản trị đã thể hiện ở trên, ta có thể thấy được
rằng cả 4 chức năng trong quản trị đều được liên kết với nhau một cách chặt chẽ,
khi tất cả các nguồn lực trong công ty được chuyển vào bộ máy quản trị thì chức
năng hoạch định sẽ là chức năng đầu tiên tiếp nhận. Tất cả các công ty hay
doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều cần phải đưa ra mục tiêu muốn hướng tới đầu
tiên, sau khi đã có những mục tiêu tiếp theo sẽ là sắp xếp các nhân viên vào các
vị trí phù hợp và nó thường thể hiện được mức độ quyết tâm của doanh nghiệp
trong việc quản lí. Điều khiển sẽ giúp cho các hoạt động quản lí của công ty
diễn ra trơn tru hơn và thể hiện sự liên kết giữa các nhân viên cũng như nhân
viên đối với nhà quản lí. Cuối cùng và cũng là chức năng sẽ kết lại cả quá trình
và đưa ra kết quả cuối cùng là kiểm tra, kiểm tra sẽ rà soát toàn bộ quá trình
quản lí để tránh những sai sót không đáng có. Vòng lặp sẽ luôn được lặp lại theo
trình tự như thế để cho ra những sản phẩm cuối cùng và nếu như kết quả trở nên
thì cả quá trình sẽ có sự thay đổi tự chủ của nó để trở nên hoàn thiện hơn để đến
cuối có thể tạo ra một kết quả tốt nhất và với nguồn lực phù hợp và ít tiêu hao
nhất.
Có thể qui trình sẽ được rất nhiều doanh nghiệp cũng như các công ty áp dụng
một cách đại trà nhưng tùy vào qui mô của doanh nghiệp để có thể thay đổi và
tùy độ khả năng, trình độ quản lí của người lãnh đạo để tạo ra sự khác biệt về
kết quả cuối cùng của doanh nghiệp đó. Cùng với đó, sự khách nhau trong quản
của các doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng bởi những mối liên hệ giữa các chức
năng khác nhau đối với các cấp quản trị khác nhau. Chức năng hoạch định và tổ
chức sẽ ít được sử dụng đối với các doanh nghiệp quản trị cấp thấp và ngược lại
chức năng điều hành sẽ tăng dần khi doanh nghiệp của bạn là cấp thấp.
2. Những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà
quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp
Nhà quản trị cấp cao thông thường sẽ là người đứng đầu trong một tổ chức
doanh nghiệp và có nghĩa vụ là đưa ra những chiến lược, mục tiêu chung đối với
các nhân viên; chỉ đạo và giám sát một cách tổng quát toàn bộ quá trình để duy
trì được bộ máy hoạt động và chịu toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng.
VD: Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc của công ty,...
Nhà quản trị cấp thấp sẽ là đơn vị cuối cùng trong cấp bậc các nhà quản trị của
doanh nghiệp, nhiệm vụ của họ sẽ chủ yếu đốc thúc các nhân viên dưới trướng
những mục tiêu mang tính cụ thể ở mỗi công việc thuộc đơn vị công tác của họ;
Đối mặt trực tiếp với những vấn đề phát sinh với từng cá nhân và hướng các
nhân viên hoàn thành đầy đủ với mục tiêu chung của công ty đã đề ra. VD: Tổ
trưởng sản xuất, trưởng ca, trưởng phòng,...
Có thể nhận thấy rằng điểm giống nhau cơ bản của nhà quản trị cấp cao và nhà
quản trị cấp thấp là cả hai đều thực hiện đầy đủ các hoạt động quản trị theo đúng
trình tự là hoạch định những kế hoạch nhằm cải thiện doanh nghiệp, tổ chức bộ
máy và sắp xếp công việc theo trình tự khoa học, điều khiển nhân viên thực hiện
nghiêm túc các mục tiêu đã đề ra và kiểm soát các thiếu sót có thể gặp phải
trong và sau khi quá trình quản lí được diễn ra. Tuy nhiên, vì giới hạn về quyền
lực và các vấn đề chuyên môn nên sẽ có sự khác biệt giữa các nhà quản trị cấp
cao và nhà quản trị cấp thấp về phạm vi công việc mà người đó có thể can thiệp
và tính chất của công việc phù hợp với khả năng của nhà quản trị đó cùng với đó
là sự chênh lệch về thời gian thực hiện công việc.
Biểu đồ 2.1. Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các chức năng của quản
trị

Phía trên là mức độ hoạt động giữa 4 chức năng trong quản trị theo từng cấp bậc
quản trị ta có thể nhận thấy nhà quản trị cấp cao ưu tiên việc hoạch định các
chiến lược kinh doanh và tổ chức, thiết lập các bộ máy nhiều hơn đối với nhà
quản trị cấp thấp. Ngược lại, nhà quản trị cấp thấp tập trung chủ yếu vào việc
điều khiển và đốc thúc các nhân viên cấp dưới làm theo những mục tiêu được đề
ra bởi những nhà quản trị cấp cao. Riêng đối với chức năng kiểm soát thì sự
chênh lệch giữa các cấp quản trị là không nhiều vì đó là công việc mang tính bắt
buộc với mọi cấp quản trị nhưng vì có sự chênh lệch về quyền hạn nên mức độ
của chức năng kiểm soát giảm dần theo cấp bậc của nhà quản trị. Đi cùng với nó
là sự phân hóa về cấp bậc của các nhà quản trị đối với yếu tố kỹ năng trong việc
thực hiện các hoạt động quản trị, dưới đây là sơ đồ miêu tả mối quan hệ của các
cấp bậc quản trị đối với các kỹ năng trong việc quản trị.
Biểu đồ 2.2. Mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị đối với các kỹ năng
quản trị

Kỹ năng nhận thức hoặc tư duy: là kỹ năng nhìn nhận vấn đề, đưa ra các giải
pháp để giải quyết hoặc cải thiện tình trạng của doanh nghiệp.
Kỹ năng nhân sự: là khả năng phát hiện được các cá nhân nổi bật để thu nhận và
sử dụng cá nhân đó một cách hợp lý và tối ưu hóa tài năng.
Kỹ năng kỹ thuật: là sự am hiểu về những giá trị thực tiễn và những kỹ năng
chuyên môn của công việc.
Từ biểu đồ trên ta có thể hiểu được rằng nhà quản trị cấp cao để điều hành một
tổ chức lớn lên đến hàng trăm nghìn nhân viên thì đòi hỏi họ phải là những
người có khả năng nhận thức và tư duy cực kì tốt đối với những nhà quản trị còn
lại, họ cần phải suy nghĩ và đưa ra quyết định thật nhanh và chính xác để nhằm
giải quyết rủi ro công ty đang gặp phải. Nhưng khi xét về khía cạnh liên quan
đến kỹ năng kỹ thuật thì nhà quản trị cấp cao đương nhiên sẽ không thể bằng
nhà quản trị cấp thấp vì tính thực tiễn trong công việc mà họ đối mặt thường
ngày. Không thể đòi hỏi một con người hàng ngày ngồi trên bàn làm việc để suy
nghĩ những chiến lược mang tính bao quát và liên quan đến đủ mọi khía cạnh
trong công ty mà cũng vừa có thể lắp ráp một chiếc máy lạnh với những chi tiết
nhỏ lẻ kia được. Mà ở đây khi nói về những kỹ năng về kỹ thuật trong quản trị
thì người tiếp xúc hàng ngày với nó như nhà quản trị cấp thấp mới có thể điều
hành và chỉnh sửa trực tiếp những lỗi sai mà nhân viên mắc phải ngay tại thời
điểm đó. Tùy là về kỹ năng nhân sự không có sự chênh lệch quá lớn giữa các
cấp bậc quản trị nhưng kỹ năng đó của nhà quản trị cấp thấp vẫn được đánh giá
cao hơn là vì số lượng nhân viên và tính thực tiễn của nhân viên mà người nhà
quản trị cấp thấp tuyển dụng là nhiều hơn.
Để dễ hình dung ra ta sẽ đề cập đến những ví dụ sau:
Anh Hoàng đang là một trưởng ca sản xuất trong một nhà máy may mặc của
tổng công ty cổ phần may Việt Tiến. Là một trưởng ca anh Hoàng phải là người
chịu trách nhiệm trực tiếp đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm hay
những vấn đề xảy ra liên quan đến nhân sự trong ca làm việc của anh. Công việc
của anh Hoàng chủ yếu là tổ chức triển khai các công việc đã giao bởi cấp trên,
theo dõi tiến độ công việc, đốc thúc các nhân viên đảm bảo diễn ra theo đúng
tiến trình, thực hiện các báo cáo hàng ngày liên quan đến năng suất và kho bãi
đồng thời anh cũng đảm nhận việc tuyển dụng các nhân viên vào những vị trí
còn trống hay cần bổ sung lực lượng.
Elon Musk được xem là một trong những nhà quản trị tài ba nhất của thế giới
khi hiện nay ông trở thành nhà tỷ phú giàu nhất thế giới với khối tài sản ròng
ước tính lên đến 274.7 tỷ đô la Mỹ, ông được biết đến là một doanh nhân, nhà từ
thiện, CEO của tập đoàn công nghệ khai phá không gian SpaceX, CEO của hãng
xe điện Tesla, cùng với vô vàn những tập đoàn hoặc tổ chức mà ông là người
điều hành và quản lí. Với những suy nghĩ táo bạo, vượt thời gian của mình ông
đích thị là một ví dụ điển hình cho những nhà quản trị cấp cao và hơn hết ông
luôn là người dẫn đầu cho những dự án của mình để hướng đến một thế giới
ngày càng tốt hơn.
3. Tài liệu tham khảo
- Giáo trình môn Quản trị học thầy Phạm Văn Nam
- https://luanvanquantri.com/nha-quan-tri-la-gi/
- https://vnexpress.net/chu-de/elon-musk-1849