QUY TRÌNH GIAO - GỬI HÀNG, VẬN CHUYỂN

1. Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

a. Tiếp nhận lệnh xuất hàng và hóa đơn:
● Chỉ tiến hành giao-nhận thuốc sau khi lệnh xuất hàng có hiệu lực và phải
được ghi chép đầy đủ
b. Kiểm tra thông tin về đối tác
● Kiểm tra bằng văn bản tính hợp pháp của cá nhân/cơ sở nhận thuốc:
○ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
○ Giấy Chứng nhận Đủ điều kiện đăng ký kinh doanh dược (kiểm tra
rõ phạm vi kinh doanh dược xem có được phép mua những sản
phẩm thuốc đó không)
○ giấy chứng nhận đăng ký thuế
○ giấy chứng nhận GPP
● Kiểm tra để đảm bảo cá nhân/tổ chức vận chuyển hàng, kể cả bên nhận
hợp đồng vận chuyển thuốc nhận thức được về thuốc được vận chuyển và
tuân thủ điều kiện về bảo quản, vận chuyển.
c. Kiểm tra thông tin trên hợp đồng
● Tên bên bán, mua, mã số thuế
● Địa chỉ trụ sở hai bên
● Người đại diện theo ,pháp luật của 2 bên
● Thông tin về căn cước công dân, phương thức liên lạc (số điện thoại, chi
nhánh, số tài khoản,...)
● Tên loại thuốc, dược lý, chất lượng, số lượng, giá tiền từng loại thuốc và
tổng giá tiền của thuốc
● Giá tiền và phương thức thanh toán
● Trong quá trình giao nhận, thị trường có phát sinh chi phí thì bên nào chịu
thanh toán chi phí
● Người trực tiếp giao và nhận tiền mỗi bên
● Thực hiện hợp đồng:
○ Thời hạn thực hiện
○ Địa điểm thực hiện
○ Trả hàng nếu không đúng thỏa thuận
● Cam kết
● Đặt cọc, các trường hợp bồi thường/phạt
● Hình thức giải quyết tranh chấp
● Hiệu lực hợp đồng (vô hiệu trong trường hợp nào)
d. Chuẩn bị hồ sơ về thuốc
● Chuẩn bị hồ sơ về sản phẩm trước khi gửi hàng. Hồ sơ gồm ít nhất các
thông tin:
○ Ngày tháng năm gửi hàng;
○ Tên, địa chỉ đầy đủ (không viết tắt), loại hình doanh nghiệp của cơ
sở chịu trách nhiệm vận chuyển, SĐT, tên của người liên hệ
○ Tên, địa chỉ đầy đủ (không viết tắt), tình trạng của cơ sở, người
nhận hàng
○ Mô tả sản phẩm: tên, dạng bào chế, nồng độ
○ Số lượng sản phẩm: số lượng thùng, số lượng sản phẩm mỗi thùng
 ○ Các điều kiện vận chuyển và bảo quản được áp dụng
○ Mã số cho phép xác định lệnh giao hàng
○ Số lô, HSD của sản phẩm (nếu không có khi giao hàng-gửi hàng,
thông tin phải được lưu ở cơ sở tiếp nhận)

2. Kiểm tra năng lực vận chuyển

● Phương tiện vận chuyển có thể là xe tải, bán tải, xe buýt, mini buýt, xe hơi, rơ
mooc, máy bay, tàu hỏa chở hàng, tàu thủy và các phương tiện khác dùng để vận
chuyển thuốc.
● Quản lý kho cần đánh giá liệu khả năng vận chuyển của doanh nghiệp có đáp ứng
được nhu cầu của đơn hàng không? Nếu đáp ứng được thì thực hiện vận chuyển
trực tiếp. Nếu không đáp ứng được thì cần thuê công ty trung gian vận chuyển.
● Nếu thuê trung gian vận chuyển thì đơn vị cần cử người đánh giá năng lực thực
hiện vận chuyển và uy tín của công ty trung gian.

3. Chuẩn bị các điều kiện vận chuyển

a. Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất
● Kiểm tra hàng hóa, đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa.
● Số lô và hạn sử dụng
● Khi xuất hàng ra khỏi kho để bàn giao cho đội ngũ vận chuyển cần ký xác
nhận về số lượng hàng, tình trạng nguyên vẹn và hạn sử dụng của lô hàng.
b. Nguyên tắc lựa chọn phương tiện
Lựa chọn phương tiện vận chuyển hàng hóa dựa trên:
- Khối lượng hàng hóa vận chuyển
- Độ bền hàng hóa
- Quãng đường vận chuyển
- Chi phí vận chuyển
- Tốc độ vận chuyển hàng hóa
c. Nguyên tắc lựa chọn tuyến đường:
- Xây dựng lộ trình tối thiểu hóa khoảng cách di chuyển hoặc tối thiểu hóa tổng
thời gian.
- Điểm dừng hợp lý khi đường đi của lộ trình không cắt nhau
- Hình dáng của tuyến đường có xu hướng phình to ra hoặc tạo thành hình giọt
nước
Phân tuyến và sắp xếp lịch vận tải
- Phân tuyến sao cho các điểm dừng tương đối gần nhau (thời gian đi lại giữa
các điểm là nhỏ nhất)
- Các điểm dừng cũng cần sắp xếp tạo thành các nhóm điểm dừng
• Không có sự chồng chéo lên nhau
• Giảm thiểu số lượng xe cho toàn bộ cả tuyến
• Giảm thời gian và quãng đường di chuyển
- Xây dựng các tuyến bắt đầu từ điểm xa kho nhất
 - Trật tự các điểm dừng trên tuyến nên sắp xếp tạo mô hình giọt nước. Các điểm
dừng được sắp xếp sao cho không đường nào trong tuyến giao nhau và cả tuyến
có mô hình gần giống “giọt nước”.
- Sử dụng phương tiện có trọng tải lớn nhất có thể phù hợp với tuyến vận tải.
d. Kiểm tra điều kiện vệ sinh và tình trạng kỹ thuật của phương tiện
- Các phương tiện và trang thiết bị vận chuyển phải được thiết kế phù hợp, dễ vệ
sinh và bảo dưỡng. Bên trong của các phương tiện và bao bì vận chuyển phải
được giữ sạch và khô, được vệ sinh thường xuyên để ngăn ngừa và bảo vệ được
thuốc và bao bì khỏi các tác nhân tạp nhiễm, nhiễm chéo và các nguy cơ khác.
- Các trang thiết bị được sử dụng để theo dõi các điều kiện bảo quản trên các
phương tiện chuyên chở và thùng chứa hàng (container) phải định kỳ được hiệu
chuẩn.
- Đối với các thuốc có chất độc hại (độc chất, phóng xạ…) thì các phương tiện phải
có khu vực bảo quản các thuốc này riêng biệt, an toàn, được thiết kế phù hợp và
chắc chắn và tuân thủ các yêu cầu được quy định tại các Luật và các điều ước
quốc tế có liên quan.
- Cần có các biện pháp phòng chống sự thâm nhập của các loài gặm nhấm, mối
mọt, chim và các loại côn trùng vào trong phương tiện vận chuyển và trang thiết
bị; các biện pháp phòng chống mất trộm hoặc biển thủ, ngăn ngừa việc đi vào, lục
lọi phương tiện vận chuyển và trang thiết bị.
4. Thông tin cho đối tác
- Tiến hành thông tin để đối tác chuẩn bị điều kiện tiếp nhận: nhân viên công
ty tiến hành gửi email về toàn bộ thông tin cần thiết để đối tác chuẩn bị
điều kiện tiếp nhận, trong đó bao gồm:

+ Thông tin về đơn vị vận chuyển và khoảng thời gian giao hàng dự kiến để đối
tác chuẩn bị nhận hàng.

+ Thông tin về các thủ tục khi nhận hàng: đối tác tiền hành kiểm tra tình trạng của
đơn hàng (số lượng, chủng loại và tình trạng bao bì), sau đó ký xác nhận trong hồ
sơ gửi- nhận hàng cũng như ký cam kết tuân thủ các điều kiện bảo quản thuốc và
ghi chép lại đầy đủ số lô và hạn sử dụng của thuốc tại thời điểm nhận (để phục vụ
cho việc truy xét nguồn gốc khi cần).

+ Thông tin về số lượng các thuốc và một số loại thuốc đặc biệt trong đơn hàng
nếu có (ví dụ như thuốc hướng thần, gây nghiện hoặc một số thuốc độc hại,... )
trong đợt vận chuyển sắp tới để đối tượng kịp chuẩn bị diện tích kho trống và vị trí
trong kho phù hợp.

+ Thông tin về điều kiện bảo quản thuốc trong đơn, nhất là các thuốc cần điều
kiện bảo quản đặc biệt (VD: vắc xin, sinh phẩm y tế) để đối tác chuẩn bị kịp thời
 - Xác định năng lực tiếp nhận hàng của đối tác: sau khi cung cấp thông tin
xong, nhân viên công ty có thể đến trực tiếp hoặc gửi email cho đối tác để
thu thập các hồ sơ, giấy tờ, số liệu có xác nhận của đối tác cần thiết cho
việc :

+ Xác định xem khoảng thời gian giao hàng tới có phù hợp cho đối tác để nhận
hàng không, nếu không có thể xem xét chỉnh sửa lại thời gian giao hàng.

+ Xác định thông tin về người sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng, xem có đủ
năng lực, thẩm quyền để thực hiện không, nếu không cần đề nghị thay đổi.

+ Xác định xem kho hàng có đối tác có đạt tiêu chuẩn GSP không, diện tích kho
trống hiện tại có đủ để bảo quản đơn hàng sắp tới không, nếu không cần đề nghị
đối tác tìm cách điều chỉnh, bổ sung. Trong trường hợp đối tác chưa đủ khả năng
tiếp nhận, có thể tiến hành hoãn đơn hàng đợi đến khi đối tác hoàn thành hoặc hủy
nếu vượt quá thời gian quy định trong hợp đồng.

+ Xác định điều kiện bảo quản trong kho hàng của đối tác có đáp ứng được yêu
cầu bảo quản của đơn hàng (được liệt kê trong hồ sơ gửi-nhận hàng) không, nếu
không cần đề nghị bổ sung kịp thời. Trong trường hợp đối tác chưa đủ khả năng
tiếp nhận, có thể tiến hành hoãn đơn hàng đợi đến khi đối tác hoàn thành hoặc hủy
nếu vượt quá thời gian quy định trong hợp đồng.

- Trong trường hợp đối tác đã tiếp nhận đầy đủ các thông tin cũng như được
xác định đủ năng lực để tiếp nhận đơn hàng, tiến hành thực hiện giao/gửi
hàng.

5. Thực hiện giao/gửi hàng và vận chuyển

a. Giao hàng trực tiếp ( công ty trực tiếp vận chuyển)
● Xếp hàng vào thùng chứa hàng và phương tiện vận chuyển cần
thực hiện thận trọng, tránh hư hỏng. Làm đầy chỗ trống bằng hộp.
● Xếp hàng theo nguyên tắc địa điểm nào đến sau thì xếp trong, địa
điểm đến trước thì xếp ngoài.
● Trong quá trình vận chuyển, cần đảm bảo an toàn, an ninh cho lô
hàng và phương tiện vận chuyển. Đảm bảo khóa cửa xe chắc chắn.
Phòng tránh nắng mưa. Xuất phát sớm trong ngày, lái xe cẩn thận,
đặc biệt là những đoạn đường nguy hiểm.
● Đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp đối với sản phẩm trong suốt
quá trình vận chuyển.
 ● Đảm bảo trong phương tiện và bao bì vận chuyển phải được giữ
sạch và khô trong suốt quá trình vận chuyển.
● Đối với các thuốc gây nghiện, hướng thần, tiền chất, thuốc phóng
xạ cần tuân thủ quy định về các thuốc kiểm soát đặc biệt.
● Người vận hành phương tiện và người tham gia vận chuyển cần có
hồ sơ, sổ sách chứng minh rằng họ được được phép vận chuyển lô
hàng và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra tình trạng thất thoát hàng
hay không tuân thủ điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển.
● Có sổ sách, hồ sơ ghi chép toàn bộ quá trình vận chuyển.
● Sau khi bàn giao hàng cho đối tác thì 2 bên cần ký xác nhận, ghi rõ
họ tên vào hóa đơn.
b. Giao hàng gián tiếp ( thuê trung gian vận chuyển)
● Chuẩn bị đơn hàng: chủng loại, số lượng sản phẩm
● Tạo đơn hàng online trên hệ thống của đơn vị vận chuyển: người
gửi, địa chỉ người gửi, người nhận, địa chỉ người nhận, tên sản
phẩm, số lượng, giá trị đơn hàng.
● Trung gian vận chuyển tới lấy hàng hoặc nhà cung cấp đưa hàng
tới kho của đơn vị vận chuyển để gửi hàng (check lại thông tin với
đơn hàng đã tạo online trên hệ thống)
● Đơn vị trung gian vận chuyển và công ty cần có thỏa thuận về các
vấn đề đảm bảo vận chuyển hàng hóa, các thỏa thuận về đền bù
hoặc xử phạt khi xảy ra sự cố hoặc thất thoát.
● Công ty cần lựa chọn đơn vị trung gian vận chuyển, loại hình vận
chuyển phù hợp với loại sản phẩm và đảm bảo được điều kiện bảo
quản phù hợp trong quá trình vận chuyển của hàng hóa để không
làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm.
● Sau khi bàn giao hàng cho công ty vận tải cần ký xác nhận.

6. Xử lý sự cố
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên đồng ý ưu tiên giải quyết thông qua
trao đổi, thương lượng. Việc trao đổi, thương lượng này phải được thực hiện ít nhất
là …. lần và phải được lập thành…….. (văn bản). Nếu sau… lần tổ chức trao đổi,
thương lượng mà hai bên không thỏa thuận giải quyết được tranh chấp, một bên hoặc
cả hai bên có quyền đưa tranh chấp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết theo quy
định của pháp luật tố tụng dân sự.

Trong trường hợp hàng bị đổ vỡ - xử lý thế nào?

❖ Lập biên bản ghi nhận sự cố đổ vỡ.
❖ Tiến hành thẩm định mức độ sự cố.
❖ Tùy thuộc mức độ thẩm định để 2 bên tiến hành bồi thường theo thỏa thuận có
trong hợp đồng từ trước.

Trong trường hợp thừa hàng - xử lý thế nào?

❖ Ghi nhận số hàng hóa bị thừa
 ❖ Thẩm định nguyên nhân dẫn đến sự cố thừa hàng
❖ Đưa ra hướng giải quyết thông qua thương lượng giữa 2 bên.

Khách hàng không nhận hàng thì cần làm gỉ?

❖ Lập biên bản ghi nhận khách hàng không nhận hàng, kèm các hình ảnh bằng
chứng liên quan.
❖ Thẩm định mức độ thiệt hại mà chủ hàng phải chịu.
❖ Dựa trên hợp đồng đã thỏa thuận và luật Thương mại để tiền hành xử lý bồi
thường các vi phạm hợp đồng do không nhận hàng.

7. Lưu trữ hồ sơ liên quan đến đơn hàng

Giữ hồ sơ của sản phẩm:

• Giữ hồ sơ về giao dịch là cần thiết để đối chiếu trong trường hợp có sự cố
• Các thông tin tối thiểu cần được giữ trên hồ sơ bao gồm:
• a) Tên sản phẩm / Mô tả
• b) Mã lệnh xuất hàng
• c) Số lượng hàng xuất, thời gian xuất hàng
• d) Biên lai
• e) Mất mát, hư hỏng(nếu có)
• f) Lượng còn nguyên vẹn
• g) Hạn sử dụng của lô thuốc