MPU2071 PENGURUSAN KOKURIKULUM

TOPIK 5 : PENTADBIRAN
MESYUARAT
 Hasil Pembelajaran
Mengetahui jenis-jenis mesyuarat dan
serta peranan dan tanggung jawab AJK
Menyediakan agenda dan minit mesyuarat
Menyatakan cara pengendalian serta
tatacara mesyuarat
 Skop / Tajuk
Pengurusan Mesyuarat
Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat
Agenda Mesyuarat
Pengendalian Mesyuarat
Tatacara Mesyuarat
Minit Mesyuarat
 Pengertian Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di
antara tiga individu atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.
Mesyuarat berbeza mengikut keahlian ,
organisasi dan objektifnya.
 Jenis-jenis Mesyuarat
Mesyuarat Agong Tahunan
Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat Jawatankuasa
 Peranan dan tanggungjawab ahli Jawatankuasa
Mesyuarat

Pengerusi
❑ Memulakan mesyuarat setelah mencukupi
korum dan pada waktu yang tepat
❑ Menjelaskan segala perkara
pentadbiran/pengurusan pada awal
mesyuarat
 Setiausaha

Menentukan tarikh, masa, tempat dan

agenda bersama pengerusi
Membincangkan tujuan / objektif
Membuat tempahan bilik mesyuarat
Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
Menyediakan kemudahan bilik
Menentukan kehadiran
Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
Makluman mengenai etika mesyuarat
kepada ahli
Tindakan setiausaha semasa mesyuarat

Mengawal perbincangan
Berikan penjelasan jika perlu
Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakan
Merumus mesyuarat
 Tindakan setiausaha selepas
mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari )
Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
Susunan nama kehadiran ahli
Pelaksanaan keputusan mesyuarat /
pengesanan maklumbalas
Laporan maklumbalas oleh urusetia
Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
Mesyuarat ‘post mortem’
 Peranan Ahli

Memastikan kelancaran pelaksanaan sesuatu

mesyuarat.
 Agenda mesyuarat
Perkara – perkara utama dalam agenda:
- Ucapan alu aluan pengerusi
- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- Perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat
 Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi

perbincangan peserta tidak ramai.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan

kompromi bagi bilangan peserta
yang ramai.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Bilik mesyuarat
Kerusi , meja mencukupi
Lampu boleh digunakan
Kipas , alat pendingin
Papan putih,pen,pemadam,
Alat OHP, layar perak
Alat pembesar suara,perakam
 …senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.
Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.
 Mesyuarat Berkesan
Objektif tercapai
Agenda yang jelas
Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan
Pengurusan masa yang baik
Kemudahan fizikal yang selesa
Ahli yang mempunyai kepakaran
Perbincangan secara positif
Minit Mesyuarat yang tepat
Tindakan susulan dilaksanakan
Mesyuarat yang tidak berkesan
6D

DATANG DUDUK DENGAR

DIAM DENGKUR

DUIT
Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN
PRA-MESYUARAT

SEMASA
MESYUARAT

SELEPAS
MESYUARAT
 Pengendalian mesyuarat
Tatacara pengendalian mesyuarat
Peringkat pra mesyuarat
• Perancangan
• Persediaan
Peringkat dalam mesyuarat
Permulaan
Pembukaan
• Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
• Perbincangan mengikut agenda
• Perkara berbangkit
• Hal-hal lain
• Penutup
 Minit Mesyuarat

Penyediaan minit mesyuarat

• Butiran mesy/nama/bil kali diadakan/tarikh/masa/Tempat
senarai kehadiran

Ciri-ciri minit mesyuarat

• Ringkas
• Mencerminkan keputusan
• Tindakan
• Nama orang yang berkaitan
• Waktu penangguhan mesyuarat
• Nama pencatat
 Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan
Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar
Bakti Sdn. Bhd.
Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ).
Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum
Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat
Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa
dan Pustaka
Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan
Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala
Lumpur
 Rumusan
Pengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih
teratur
Setiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masing
Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaan