Định nghĩa hệ thống kiểm soát

-các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục được đưa ra và thực thi nghiêm túc trong
toàn tổ chức nhằm đảm bảo những yêu cầu của ban lãnh đạo để giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ
chức đạt được mục tiêu đã đặt ra.
-Hoạt động kiểm soát lý tưởng có ba đặc điểm:
+ những biện pháp hay các quy trình trước khi đưa ra thì được thiết kế một cách cẩn thận ,hoạt động có
hiệu quả, và được cập nhật thường xuyên để phù hợp với môi trường của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cần
có sự hiểu biết chắc chắn về quá trình kinh doanh cơ bản, và có sự tham gia đóng góp ý kiên của các nhân
viên trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh. Những ý trên là điều rất quan trọng cho việc tạo ra các
hoạt động kiểm soát tốt và đề phòng những rủi ro có thể sảy ra và những vấn đề đang cần được giải quyết
trong công ty.
Ví dụ: Chúng ta có thể ví việc kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể minh họa như kết cấu bê tông cốt
thép của một tòa nhà, vì những ý tưởng mà hoạt động kiểm soát đem lại nó sẽ quyết định “hình dáng”, độ bền,
tuổi thọ của công ty đó

Gồm 5 hoạt động kiểm soát chủ gồm 5 yếu:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ thì ý này thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nghiệm và để làm rõ nguyên
tắc này thì đòi hỏi chúng ta cần phải tách biệt giữa 3 chức năng sau:
+ Chức năng bảo quản tài sản
VD: sẽ không cho phép nhân viên bảo quản thường xuyên hoặc nhân viên tạm thời được làm nhiệm vụ
ghi chép này, vì lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sài đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản . Vì nếu
cho kiêm nhiệm 2 trách nghiệm trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ
cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm của mình
Và chức năng bảo quản tài sản ra đời là để bảo vệ tiền bạc , tài sản của công ty tránh bị thất thoát
+ Chức năng xét duyệt
Chính là xét duyệt và đưa ra các quyết định để thực hiện để tránh các rủi ro như
Vd: nếu cùng một người vừa phê chuẩn việc tuyển dụng nhân viên đồng thời vừa là người tính và phát
lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống hay khai man để chiếm đoạt lương của các nhân viên không
có thật này
Và chức năng xét duyệt chính là ngăn ngừa những nghiệp vụ không hợp lệ như trên để tránh các trường
hợp tham ô
+ Chức năng ghi chép
-sẽ ghi chép những nội dung liên quan đến các nghiệp vụ của công ty
VD: nếu từng bộ phận hoặc khu vực trong doanh nghiệp vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo các
tình hình thực hiện của chính bộ phận của mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích
của bộ phận , khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên thì quá trình chép sổ
sách và báo cáo nên giao nộp cho 1 bộ phận riêng biệt và thường là bộ phận kế toán sẽ thực hiện trách
nhiệm này và chức năng của ghi chép này ra đời để ngăn ngừa ghi chép những nghiệp vụ không hợp lệ để
tham ô tài sản
=>Qua 3 chức năng trên thì chúng ta có thể hiểu rằng Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá
nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ, công việc của người này được kiểm
soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận
và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên hơn
 +Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Tạo lập hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ, uỷ nhiệm
cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp.

VD: Kiểm soát chứng từ: Biểu mẫu rõ ràng, đầy đủ; Lưu chuyển chứng từ khoa học; Báo cáo và lưu
chuyển chứng từ
Kiểm soát sổ sách: Thiết kế sổ sách; Ghi chép kịp thời, chính xác; Bảo quản và lưu trữ

+ Kiểm soát vật chất:

- Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo
đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và
tệp dữ liệu.
- Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế toán. (ví dụ, so sánh
kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán).
+Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Được tiến hành bởi các cá nhân bộ phận hoặc cá nhân bộ phận khác với những người thực hiện nhiệm
vụ .Mục đích là duy trì sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
+Phân tích rà soát
Nhằm phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời, bằng phương pháp: đối
chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, số liệu của kỳ này và kỳ trước
Hệ thống Kiểm soát nộ bộ vững mạnh có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

 Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có
 Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh hay đầu tư
 Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp mà
không vì mục tiêu của doanh nghiệp.
 Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành
 Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy
chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính, dự án.
 Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng
về quy mô hoặc mở rộng ngành nghề.
 Tạo ra môi trường làm việc có quy củ, chuyên nghiệp từ đó thúc đẩy và làm cơ sở cho sự hình thành
văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm năng nguồn nhân lực, tính tổ chức và làm việc nhóm được
tôn trọng, công ty vì thế mà ngày càng phát triển.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không
quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

– Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm
chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).

– Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

– Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

– Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

– Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

– Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.