ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

----------------------

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

MÔN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TT

ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU SÁCH
CHO HIỆU SÁCH NHÃ NAM
Giảng viên hướng dẫn: Lê Hữu Dũng

Sinh viên: Nguyễn Khắc Mạnh – 2010A05

Bùi Thị Yên – 2010A03
Lý Lâm Khải – 2010A05
Phạm Hồng Quân – 2010A05
Nguyễn Thị Minh Ánh– 2010A04
Nguyễn Thị Minh Châu – 2010A05
Nguyễn Thị Dịu – 2010A03
Phan Thu Hằng –2010A03
Dương Công Minh –2010A05

Hà Nội – 2022
 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU
1.1 Tổng quan về đề tài
Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, nhu cầu sử dụng phần
mềm, ứng dụng, các hệ thống của mọi người ngày càng gia tăng. Trước đây, máy tính
chưa được rộng rãi, các công việc như quản lý các cửa hàng, các công việc đều được
thực hiện thủ công. Việc này vừa tốn thời gian cho việc quản lý, vừa gây tốn kém
nhân lực, các công việc như theo dõi, giám sát gặp nhiều khó khăn, việc lưu trữ dữ
liệu không được hiệu quả. Việc sử dụng máy tính vào các công tác trở thành yêu cầu
cần thiết.
Để tăng hiệu quả trong công tác quản lý, các phần mềm hệ thống quản lý hiệu
sách cũng được tạo ra với mục đích hỗ trợ quản lý cũng như theo dõi, giám sát, và lưu
trữ dữ liệu một cách chính xác. Các phần mềm hệ thống này được xây dựng theo một
quy chuẩn nhất định giúp cho người quản lý cũng như người dùng thấy thuận tiện và
hiệu quả nhất. Quản lý hiệu sách hiệu quả giúp người quản lý, bạn đọc, khách hàng dễ
dàng tìm kiếm được thông tin sách muốn đọc, cửa hàng cũng đáp ứng được nhu cầu
của khách hàng. Tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân lực cho nhà quản lý, nhà
cung cấp, việc lưu trữ thông tin không tốn quá nhiều không gian, và được lâu dài hơn,
chi phí giảm đi rất nhiều.

1.2 Đánh giá đề tài liên quan

1.3 Mục tiêu đề tài
Xây dựng được hệ thống quản lý hiệu sách đồng bộ và hiệu quả
- Hệ thống có chức năng quản lý sách, thông tin khách hàng, quản lý quy trình mua
bán sách tại cửa hàng, quá trình nhập sách vào kho, giảm thiểu những sai sót tối đa
trong hệ thống, tăng lợi nhuận cho cửa hàng.
- Mọi thông tin sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, tạo thuận lợi
cho việc thiết lập các chức năng, các quy trình, tra cứu thông tin và lập báo cáo.
- Giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm soát được hiệu sách, nắm bắt thông tin rõ ràng
hơn của nhân viên, của khách hàng, và tất cả các loại sách. Việc tìm kiếm thông tin
cũng trở nên thuận lợi hơn.
- Rút ngắn thời gian quản lý, các quy trình, hóa đơn tạo nên phong cách làm việc
nhanh chóng, hiệu quả và thuận tiện hơn.

1.4 Phân công nhiệm vụ

CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

2.1 Thông tin tổ chức
2.1.1 Cơ cấu tổ chức
2.1.1.1 Giới thiệu về hiệu sách Nhã Nam
 Hiệu sách Nhã Nam trực thuộc Công ty cổ phần Văn hóa và Truyền thông
Nhã Nam. Tháng 2 năm 2005, Nhã Nam, tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Văn
hóa và Truyền thông Nhã Nam đã gia nhập thị trường sách. Trải qua vài năm
phát triển, Nhã Nam đã chứng minh được mình là một nhà xuất bản vững chãi
và chuyên nghiệp. Thông qua Nhã Nam, các cuốn sách văn học nước ngoài có
giá trị được liên tục mua bản quyền và xuất bản tại Việt Nam, thu hút nhiều
tầng lớp độc giả. Nội dung văn học tinh tế, thiết kế hình thức mang tính hiện tại
chính là điểm nổi bật của sách Nhã Nam.
Ngoài lĩnh vực văn học sách Nhã Nam còn đa dạng với các thể loại khác như
các mảng sách non-fiction (lịch sử, triết học, khoa học, sách về các vấn đề xã
hội, văn hóa đương đại, sách khai trí, tham khảo, triết lý sống)…tiểu thuyết
khoa học giả tưởng, văn chương kỳ ảo, truyện tranh thế hệ mới…
Có thể nói Nhã Nam chính là một người bạn, người định hướng đem lại niềm
say mê đọc sách cho rất nhiều bạn trẻ và là cầu nối giữa độc giả Việt Nam với
nền văn học bao la của thế giới.

2.1.1.2 Các bộ phận và chức năng của từng bộ phận trong tổ chức
Để dễ dàng cho việc quản lý, hệ thống được xây dựng với quá trình nhập
xuất kho, quản lý sách qua các bộ phận và chức năng của từng bộ phận như
sau:
Bộ phận bán hàng: đảm nhiệm việc nhận sách từ kho, quản lý sách trên
các quầy sách, giá sách về số lượng. Hướng dẫn khách hàng nhanh chóng tìm
được sách cần mua, tư vấn cho khách hàng về sách, các tài liệu mà khách hàng
muốn tìm kiếm.
Bộ phận kho: đảm nhiệm việc xuất, nhập và quản lý sách trong kho. Bộ
phận này theo dõi việc nhập hàng vào kho theo đơn đặt hàng đã được duyệt bởi
quản lý, xuất kho theo hợp đồng, xuất hàng ra quầy nếu có yêu cầu từ bộ phận
bán hàng. Tìm và giao dịch với nhà cung cấp.
Bộ phận thu ngân: đảm nhiệm việc lập hóa đơn cho khách hàng, bộ phận
này in hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi khách hàng đã chọn được sách
cần mua và có yêu cầu thanh toán hóa đơn.
Thanh toán tiền hàng khi cửa hàng nhập sách từ Nhà Xuất Bản, xuất kho
cho các cửa hàng khác.
Bộ phận quản lý: Quản lý các quy trình của hệ thống, các hóa đơn, hợp
đồng, giấy tờ cần phê duyệt, tổng hợp thông tin từ bộ phận thu ngân để nắm bắt
được lợi nhuận cũng như thua lỗ của hiệu sách.

2.1.1.3 Mục tiêu của tổ chức

 Tạo ra sự thuận tiện tối đa cho người người quản lý, khách hàng, chúng tôi
xây dựng hệ thống khoa học, dễ dàng quản lý và nắm bắt được mọi thông tin ,
khách hàng thuận tiện trong việc mua sách tại cửa hàng.
Giá trị hướng đến:
-AN TÂM: Với 100% là sách có bản quyền, không sách nhái, sách lậu.
Ngoài ra các sách luôn được đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng, luôn
đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất,bạn đọc sẽ trải nghiệm thú vị
nhất khi mua hàng tại Nhã Nam.
-ĐỒNG HÀNH: Nhã Nam cung cấp dịch vụ khách hàng 24/24 thông qua số
điện thoại hoặc địa chỉ email bookstore@nhanam.vn giúp bạn đọc giải đáp
những thắc mắc, những vấn đề gặp phải khi đến với Nhã Nam.
-MINH BẠCH: Sự minh bạch rõ ràng trong các chính sách, các hóa đơn
mua bán đều được công khai và thông báo cho khách hàng khi đến với Nhã
Nam, giúp khách hàng yên tâm khi có vấn đề xảy ra.

2.1.2 Các quy trình nghiệp vụ và quy tắc quản lý

2.1.2.1 Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng
 Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, bạn đọc khi
khách hàng đến với hiệu sách. Tư vấn cho khách hàng các thể
loại sách khác nhau, giá cả, cũng như số lượng để cho khách hàng
có thêm nhiều sự lựa chọn, giới thiệu vị trí của các thể loại sách
để khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm.
 Sau khi khách hàng lựa chọn được sản phẩm mong muốn, nhân
viên bán hàng đưa sách cho khách hàng và lập cho khách hàng
Phiếu yêu cầu mua hàng (MB1), hướng dẫn khách hàng tới
quần thu ngân thanh toán tiền hàng.
 Phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến quầy thu ngân

2.1.2.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng

 Khách hàng cầm phiếu yêu cầu mua hàng đến quầy thu ngân,
nhân viên bán hàng tiếp nhận phiếu của khách hàng, lập Hóa đơn
bán hàng (MB2), với đầy đủ thông tin các nhân của khách hàng,
những sản phẩm sách trong phiếu
 Hóa đơn bán hàng sẽ được in 2 phiếu, một phiếu đưa cho khách
hàng thanh toán và xác nhận, phiếu còn lại nhân viên bán hàng sẽ
giữ lại và tổng hợp hóa đơn.
 Nhân viên có nhiệm vụ Thống kê báo cáo các hóa đơn theo mẫu
(MB3) và gửi cho bộ phận thu ngân.

2.1.2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân

  Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận báo cáo thống kê hóa
đơn từ bộ phận bán hàng
 Sau khi tiếp nhận báo cáo, nhân viên thu ngân thống kê lại và
tổng hợp tất cả các hóa đơn, thông kê rõ tổng chi phí bán hàng
theo mẫu Báo cáo doanh thu (MB4) cho bộ phận quản lý hệ
thống
 Bộ phận thu ngân tiếp tục cứ tiếp tục làm theo quy trình như vậy

2.1.2.4 Quy trình nghiệp vụ quản lý kho sách

 Nhân viên kho quản lý số lượng sách trong kho, theo dõi thường
xuyên kiểm tra số lượng, chất lượng sách
 Khi nhận được phiếu Phiếu nhập thêm sách ra quầy của bộ
phận quản lý sau khi duyệt thì nhân viên kho sẽ chuyển sách cho
nhân viên bán hàng, theo yêu cầu trong phiếu đúng đủ số lượng
và thể loại.
 Trong quá trình quản lý, kiểm tra sách nếu thấy hết sách của thể
loại sách nào đó thì nhân viên kho sẽ lập phiếu Phiếu nhập thêm
sách vào kho (MB6) , gửi lên bộ phận quản lý và chờ phê duyệt,
sau khi được phê duyệt, bộ phận kho sẽ được phép nhận thêm
sách từ Nhà Xuất Bản, đúng với số lượng và thể loại đã ghi trong
phiếu phê duyệt, nếu không được phê duyệt thì phiếu sẽ được
chuyển lại bộ phận kho.
 Trong quá trình quản lý kho, nếu nhận được yêu cầu mua hàng
với số lượng sách lớn từ hiệu sách khác thì nhân viên sẽ lập phiếu
Phiếu xuất kho sách (MB7) , và gửi cho bộ phận quản lý, nếu
được phê duyệt thì sẽ xuất kho đúng với số lượng và chất lượng
trong phiếu xuất, nếu không được phê duyệt thì phiếu sẽ được
chuyển lại bộ phận kho.

2.1.2.5 Quy trình nghiệp vụ đổi trả hóa đơn

 Khi mua hàng tại hiệu sách, khách hàng hay bạn đọc nhận được
phiếu thanh toán hóa đơn từ bộ phận bán hàng
 Trong vòng 5 ngày, nếu khách hàng thấy sản phẩm sách không
được ưng ý, hoặc muốn đổi sách khác thì khách hàng hãy mang
hóa đơn và sách đã mua đến hiệu sách.
 Bộ phận bán hàng nhận thông tin từ khách hàng và đồng ý đổi
sách với điều kiện hóa đơn và sản phẩm sách vẫn còn nguyên vẹn
không bị rách hoặc bị hỏng, nhân viên lập Phiếu đổi trả (MB8)
cho khách hàng, khách hàng sẽ nhận được sách mong muốn.
 2.1.2.6 Quy trình nghiệp vụ nhập thêm sách ra quầy
 Trong quá trình bán hàng, nếu nhân viên thấy số lượng của 1 loại
sách nào đó hết, hoặc cần thêm một số loại sách thì nhân viên bán
hàng lập Phiếu nhập thêm sách ra quầy (MB5)
 Gửi phiếu lên bộ phận quản lý, sau khi được phê duyệt thì phiếu
sẽ được chuyển xuống bộ phận kho, nếu không được phê duyệt
thì hóa đơn sẽ chuyển về bộ phận bán hàng
 Bộ phận kho gửi sách cho bộ phận bán hàng đúng với số lượng
và thể loại, tên sách đúng như trong phiếu yêu cầu.

2.1.2.7 Quy trình nghiệp vụ quản lý hệ thống

 Bộ phận quản lý tiến hành cấp tài khoản mới bao gồm thông
tin cá nhân, tên đăng nhập và mật khẩu cho nhân viên làm
việc trong bộ phận quản lý đăng nhập vào hệ thống.
 Khi nhận được các phiếu cần phê duyệt của các bộ phận:
Phiếu nhập thêm sách ra quầy, Phiếu nhập thêm sách vào
kho, Phiếu xuất kho, nhân viên bộ phận này sẽ kiểm tra và
phê duyệt.
 Nhận phiếu Báo cáo doanh thu từ bộ phận thu ngân, từ đó
biết được thua lỗ bao nhiêu, lãi được bao nhiêu và đưa ra biện
pháp phù hợp với hiệu sách.

Các biểu mẫu và phiếu :

MB01 :Phiếu yêu cầu mua hàng
MB02 :Hóa đơn bán hàng
MB03 :Thống kê báo cáo các hóa đơn
MB04 :Báo cáo doanh thu
MB05 :Phiếu nhập thêm sách ra quầy
MB06 :Phiếu nhập thêm sách vào kho
MB07 :Phiếu xuất kho sách
MB08 :Phiếu đổi trả sách
2.2 Xác định yêu cầu
2.2.1 Yêu cầu chức năng
 R01: Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.(Theo quy
trình 2.1.2.1)
 R02: Bộ phận bán hàng tư vấn cho khách hàng các thể loại sách, giá cả,
số lượng .(Theo quy trình 2.1.2.1)
 R03 : Bộ phận bán hàng đưa sách cho khách hàng.(Theo quy trình
2.1.2.1)
 R04 : Bộ phận bán hàng xác định xong yêu cầu và lập phiếu yêu cầu
mua hàng cho khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.1)
 R05: Bộ phận bán hàng hướng dẫn khách hàng mang phiếu mua hàng
tới quầy thu ngân .(Theo quy trình 2.1.2.1)

 R06: Bộ phận thu ngân tiếp nhận Phiếu yêu cầu mua hàng của khách
hàng.(Theo quy trình 2.1.2.2)
 R07: Bộ phận thu ngân lập Hóa đơn bán hàng cho khách hàng với đầy
đủ thông tin đã xác định.(Theo quy trình 2.1.2.2)
 R08: Bộ phận thu ngân in hóa đơn bán hàng.(Theo quy trình 2.1.2.2)
 R09: Bộ phận bán hàng Thống kê báo cáo các hóa đơn theo mẫu.(Theo
quy trình 2.1.2.2)
 R10: Bộ phận bán hàng gửi Thống kê báo cáo hóa đơn cho bộ phận
thu ngân.(Theo quy trình 2.1.2.2)

 R11: Bộ phận thu ngân tiếp nhận Báo cáo thống kê từ bộ phận bán hàng.
(Theo quy trình 2.1.2.3)
 R12: Bộ phận thu ngân thống kê lại và tổng hợp tất cả các hóa đơn,
thống kê tổng chi phí.(Theo quy trình 2.1.2.3)
 R13: Bộ phận thu ngân lập Báo cáo thống kê.(Theo quy trình 2.1.2.3)
 R14: Bộ phận thu ngân gửi Báo cáo thống kê cho bộp phận quản lý.
(Theo quy trình 2.1.2.3)

 R15: Bộ phận kho chuyển sách cho bộ phận bán hàng theo Phiếu yêu
cầu nhập thêm sách ra quầy. (Theo quy trình 2.1.2.4)
 R16: Nếu thấy hết sách trong kho, bộ phận kho lập phiếu Phiếu nhập
thêm sách vào kho .(Theo quy trình 2.1.2.4)
 R17: Bộ phận kho gửi Phiếu nhập thêm sách vào kho lên bộ phận
quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.4)
 R18: Bộ phận kho nhận sách từ Nhà Xuất Bản.(Theo quy trình 2.1.2.4)
  R19: Bộ phận kho lập Phiếu xuất kho, gửi lên bộ phận quản lý.(Theo
quy trình 2.1.2.4)
 R20: Bộ phận kho xuất sách đúng với yêu cầu trong phiếu.(Theo quy
trình 2.1.2.4)

 R21: Bộ phận bán hàng tiếp nhận hóa đơn từ khách hàng nếu khách
hàng muốn đổi sản phẩm từ hiệu sách.(Theo quy trình 2.1.2.5)
 R22: Bộ phận bán hàng lập Phiếu đổi trả cho khách hàng.(Theo quy
trình 2.1.2.5)

 R23: Bộ phận bán hàng kiểm tra sách, số lượng, thể loại trên quầy.
(Theo quy trình 2.1.2.6).
 R24: Bộ phận bán hàng gửi Phiếu nhập thêm sách ra quầy cho bộ
phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.6).
 R25: Bộ phận quản lý phê duyệt phiếu.(Theo quy trình 2.1.2.6).
 R26: Bộ phận kho tiếp nhận phiếu Phiếu nhập thêm sách ra quầy từ
bộ phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.6).
 R27: Bộ bận kho chuyển sách cho bộ phận bán hàng.(Theo quy trình
2.1.2.6).

 R28: Bộ phận quản lý cung cấp tài khoản cho nhân viên làm việc trong
bộ phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.7)
 R29: Bộ phận quản lý phê duyệt các phiếu, báo cáo được gửi lên trong
quá trình quản lý hiệu sách.(Theo quy trình 2.1.2.7)

2.2.2 Yêu cầu phi chức năng

Tính tin cậy
 R30: Mỗi nhân viên chỉ có duy nhất một tài khoản truy cập vào hệ thống
do bộ phận quản lý cung cấp
 R31: Mọi thông tin trên hệ thống là hoàn toàn chính xác, các hóa đơn,
các phiếu, thông tin các sách được cập nhập một cách nhanh chóng,
chính xác

Tính hiệu năng

 R32: Thời gian xử lý yêu cầu trên hệ thống không vượt quá 20s từ lúc
nhân viên yêu cầu (còn phụ thuộc vào đường truyền mạng và mức độ ổn
định của CPU)

Tính hữu dụng

  R33: Các thành phần của giao diện phải đồng bộ, các chức năng trên hệ
thống dễ dàng sử dụng, dễ dàng cập nhạp thông tin
 R34: Xuất các phiếu, các báo cáo
 R35: Thống kê báo cáo doanh số hàng ngày, tuần, tháng

Tính bảo mật

 R36: Các thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên, các phiếu, các
báo cáo doanh thu…. được hệ thống bảo vệ nghiêm ngặt, chống bị rò rỉ
thông tin ra bên ngoài
 R37: Các tài khoản, mật khẩu của các nhân viên đều được mã hóa trước
khi đưa vào cơ sở dữ liệu của hệ thống và yêu cầu thay đổi theo định kì

Tính tương thích

 R38: Tương thích với hệ điều hành Windows vì phần lớn các máy tính
trong công ty đều sử dụng hệ điều hành này.

Khả năng bảo trì

 R39: Hệ thống đảm bảo có thể nâng cấp, bảo trì khi có sự cố xảy ra

Tính khả chuyển

 R40: Dữ liệu của hệ thống phải được thiết kế có thể chuyển đổi sang hệ
thống khác khi gặp sự cố mà hệ thống vẫn có khả năng hoạt động như
bình thường

Tính văn hóa

 R41: Hệ thống nên thiết kế giao diện, sử dụng font chữ phù hợp với
người dùng

Tính pháp luật

 R42: Các thông tin của sách hoàn toàn là sách thật nhập từ Nhà Xuất
Bản uy tín, không bản lậu, bản nhái.

2.3 Mô hình hóa kết quả khảo sát

2.3.1 Sơ đồ tổ chức
Công ty có 4 bộ phận :

 Bộ phận bán hàng

 Bộ phận kho
  Bộ phận thu ngân
 Bộ phận quản lý hệ thống

2.3.2 Các tiến trình nghiệp vụ

 Bài toán có 7 tiến trình nghiệp vụ
 Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng
 Quy trình nghiệp vụ bán hàng
 Quy trình nghiệp vụ đổi trả hóa đơn
 Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân
 Quy trình nghiệp vụ quản lý kho sách
 Quy trình nghiệp vụ nhập thêm sách ra quầy
 Quy trình nghiệp vụ quản lý hệ thống
Kí hiệu sử dụng:

: Bắt đầu

: Kết thúc

: Công việc

: Điều kiện rẽ nhánh

 : Biểu mẫu đi kèm

: Luồng công việc

 Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng

 Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng

 Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân
 Quy trình nghiệp vụ quản lý kho sách
 Quy trình nghiệp vụ đổi trả hóa đơn
 Quy trình nghiệp vụ nhập thêm sách ra quầy

 Quy trình nghiệp vụ quản lý hệ thống

 2.3.3 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức logic

2.4 Đánh giá

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG