PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Pengupayaan
ASPEK: Berfokuskan maklum balas D2 : 2.1.1
* Semak item 2.1.1 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.1.1

Keupayaan untuk menganalisis dan bertindak ke atas maklum balas.

DEFINISI: SKOR
* Maklum balas mencakupi keputusan mesyuarat, dialog prestasi dan maklum balas pelanggan

a) Tidak menguruskan maklum balas mesyuarat mengikut prosedur ditetapkan (0%) Kaedah:
Tahap 1 Temu bual, semakan rekod.
b) Tidak menguruskan maklum balas dialog prestasi dan maklum balas pelanggan
(Belum mencapai
mengikut prosedur ditetapkan Rekod:
standard) * 0% maklum balas disediakan mengikut SOP yang ditetapkan (berasas, mempunyai fakta dan data) Minit mesyuarat - mempunyai
tindakan / makluman.

Maklum balas mesyuarat -

a) Menguruskan sebahagian kecil maklum balas mesyuarat mengikut prosedur Disediakan mengikut SOP
ditetapkan (1% - 59.99%) (lengkap, berasas, berfakta) -
Tahap 2
b) Menguruskan sebahagian kecil maklum balas dialog prestasi dan maklum balas
(Kurang mencapai
pelanggan mengikut prosedur ditetapkan
keseluruhan standard)
* 1% - 59.99% maklum balas disediakan mengikut SOP yang ditetapkan (berasas, mempunyai fakta dan TIPS 1: Ambil sampling (3/5/7)
data) analisis maklum balas
pelanggan, semak di mana ianya
dibentangkan (minit mesyuarat)
dan semak maklum balas nya.
a) Menguruskan sebahagian besar maklum balas mesyuarat mengikut prosedur
ditetapkan (60% - 99.99%) TIPS 2: Ambil sampling (3/5/7)
Tahap 3
b) Menguruskan sebahagian besar maklum balas dialog prestasi dan maklum balas maklum balas dialog prestasi
4
(Mencapai keseluruhan
pelanggan mengikut prosedur ditetapkan dan semak maklum balasnya.
standard)
* 60% - 99.99% maklum balas disediakan mengikut SOP yang ditetapkan (berasas, mempunyai fakta dan
data)

a) Menguruskan semua maklum balas mesyuarat mengikut prosedur ditetapkan (100%)

Tahap 4 b) Menguruskan semua maklum balas dialog prestasi dan maklum balas pelanggan
(Melebihi standard) mengikut prosedur ditetapkan
* 100% maklum balas disediakan mengikut SOP yang ditetapkan (berasas, mempunyai fakta dan data)

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

Tahap 5 b) Responsif terhadap semua maklum balas berfokuskan data dan mempunyai tindakan
(Melebihi keseluruhan yang berkesan.
standard ) * 100% maklum balas disediakan mengikut SOP yang ditetapkan (berasas, mempunyai fakta dan data)
* Mengambil tindakan ke atas semua maklum balas dan menilai keberkesanan tindakan yang diambil

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Pengupayaan
ASPEK: Pembangunan Profesionalisme D2 : 2.1.2
* Semak item 2.1.2 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.1.2

DEFINISI: Keupayaan melaksanakan pembangunan profesionalisme secara terancang dan berkesan SKOR

a) Tidak melaksanakan pembangunan profesionalisme Kaedah:

b) Pelaksanaan tidak mematuhi prosedur yang ditetapkan Temu bual, semakan rekod.
Tahap 1 c) Tidak melibatkan kebanyakan pegawai dan AKP (0%)
(Belum mencapai Rekod:
* Tiada pembangunan profesionalisme dijalankan
Rekod latihan, POL, SPLKPM,
standard) * Sekiranya ada pembangunan profesionalisme dijalankan sekali pun ianya tidak mematuhi semua prosedur
TNA
ditetapkan
* Sekiranya ada pembangunan profesionalisme dijalankan ianya tidak melibatkan pegawai dan AKP
Kreatif:
Sekadar Idea/ ciptaan yang lain
a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme daripada kebiasaan / berfikirkan
sesuatu di luar kotak
b) Pelaksanaan mematuhi sebahagian prosedur yang ditetapkan
Tahap 2 c) Melibatkan kebanyakan pegawai dan AKP (1 % - 59.99%) Inovatif:
(Kurang mencapai * Ada pembangunan profesionalisme dijalankan Idea/ Ciptaan yang lain daripada
keseluruhan standard) * Pelaksanaan pembangunan profesionalisme dijalankan namun hanya mematuhi sebahagian prosedur yang kebiasaan (kreatif)
ditetapkan diterjemahkan kepada
* Pembangunan profesionalisme dijalankan dengan hanya melibatkan 1% - 59.99% pegawai dan AKP
pelaksanaan

a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme

b) Pelaksanaan mematuhi sebahagian prosedur yang ditetapkan
Tahap 3 c) Melibatkan sebahagian besar pegawai dan AKP (60% - 99.99%)
(Mencapai keseluruhan * Ada pembangunan profesionalisme dijalankan
standard) * Pelaksanaan pembangunan profesionalisme dijalankan namun hanya mematuhi sebahagian prosedur yang
ditetapkan 5
* Pembangunan profesionalisme dijalankan dengan melibatkan 60% - 99.99% pegawai dan AKP

a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme

b) Pelaksanaan mematuhi sepenuhnya prosedur yang ditetapkan
Tahap 4 c) Melibatkan keseluruhan pegawai dan AKP (100%)
(Melebihi standard) * Ada pembangunan profesionalisme dijalankan
* Pelaksanaan pembangunan profesionalisme dijalankan dengan mematuhi 100% prosedur yang ditetapkan
* Pembangunan profesionalisme dijalankan dengan melibatkan 100% pegawai dan AKP

a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme secara kreatif dan inovatif.

b) Mengurus pembangunan profesionalisme dengan cekap dan berkesan dengan
mematuhi prosedur yang ditetapkan (SOP)
* Ada pembangunan profesionalisme dijalankan
Tahap 5 * Pelaksanaan pembangunan profesionalisme dijalankan dengan mematuhi 100% prosedur yang ditetapkan
(Melebihi keseluruhan * Pembangunan profesionalisme dijalankan dengan melibatkan 100% pegawai dan AKP
standard ) * Melaksanakan pembangunan profesionalisme dengan kaedah dan mekanisme yang kreatif dan inovatif (lain
daripada kebiasaan dengan mengambilkira semua kekangan)
* Berjaya menguruskan pembangunan profesionalisme secara cekap (mematuhi semua SOP) dan berkesan
(meningkatkan kemahiran dan ilmu pegawai dan AKP yang benar-benar sesuai dan diperlukan dalam
memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan)

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Pengupayaan
ASPEK: Berfokuskan Bimbingan D2 : 2.1.3
* Semak item 2.1.3 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.1.3

Keupayaan untuk menetapkan matlamat, merancang, menterjemahkan bimbingan secara praktis dan menilai
DEFINISI: keberkesanan bimbingan. SKOR
* melibatkan bimbingan yang dibuat oleh pegawai PPD di sekolah (mengikut keperluan)

a) Tidak melaksanakan perancangan berdasarkan data

Tahap 1 b) Tidak melaksanakan bimbingan mengikut perancangan Kaedah:
(Belum mencapai * Tidak menyediakan perancangan bimbingan berdasarkan analisis data untuk mengenal pasti keperluan dan Temu bual, semakan rekod.
standard) fokus bimbingan.
* Sekiranya berlaku juga bimbingan, ianya telah dijalankan tanpa perancangan yang sistematik. Rekod:
Rekod bimbingan seperti
- jadual/ takwim/ kertas kerja
bimbingan
a) Melaksanakan perancangan berdasarkan data - laporan bimbingan
Tahap 2 b) Melaksanakan sebahagian bimbingan mengikut perancangan - laporan keberkesanan
(Kurang mencapai * Menyediakan perancangan bimbingan berdasarkan analisis data untuk mengenal pasti keperluan dan fokus bimbingan
keseluruhan standard) bimbingan. - minit mesyuarat yang
* Bimbingan dibuat namun tidak mengikut perancangan sepenuhnya. menggambarkan tindak susul
diputuskan

a) Melaksanakan perancangan berdasarkan data Aspek ini hanya melibatkan

Tahap 3 bimbingan yang dilaksanakan
b) Melaksanakan bimbingan mengikut perancangan sepenuhnya oleh pegawai-pegawai selain
(Mencapai keseluruhan * Menyediakan perancangan bimbingan berdasarkan analisis data untuk mengenal pasti keperluan dan fokus SIPartners+ dan SISC+
standard) bimbingan.
* Bimbingan dibuat mengikut perancangan sepenuhnya.

a) Melaksanakan perancangan yang berkesan, strategik dan komprehensif berdasarkan

data. 5
b) Melaksanakan bimbingan mengikut perancangan sepenuhnya
c) Melaksanakan penilaian keberkesanan ke atas semua bimbingan yang telah
dijalankan.
Tahap 4 * Menyediakan perancangan bimbingan yang berkesan, strategik dan komprehensif dalam memberi sokongan
(Melebihi standard) kepada sekolah yang benar-benar memerlukan dengan mengambil kira semua faktor yang ada (sumber
manusia/ kewangan/ kemahiran/ pengetahuan) berdasarkan analisis data untuk mengenal pasti keperluan
dan fokus bimbingan.
* Bimbingan dibuat mengikut perancangan sepenuhnya.
* Menilai keberkesanan terhadap semua bimbingan yang telah dijalankan untuk mengenalpasti adakah ianya
memberi kesah terhadap pelanggan (sekolah/ guru/ murid)

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Melaporkan hasil bimbingan kepada PPD dan timbalan PPD untuk tindakan susulan
* Menyediakan perancangan bimbingan yang berkesan, strategik dan komprehensif dalam memberi sokongan
kepada sekolah yang benar-benar memerlukan dengan mengambil kira semua faktor yang ada (sumber
Tahap 5 manusia/ kewangan/ kemahiran/ pengetahuan) berdasarkan analisis data untuk mengenal pasti keperluan
dan fokus bimbingan.
(Melebihi keseluruhan
* Bimbingan dibuat mengikut perancangan sepenuhnya.
standard ) * Menilai keberkesanan terhadap semua bimbingan yang telah dijalankan untuk mengenalpasti adakah ianya
memberi kesah terhadap pelanggan (sekolah/ guru/ murid)
* Melaporkan hasil bimbingan (kekuatan, kelemahan, isu, impak, keberkesanan dan cadangan
penambahbaikan) kepada kepimpinan (PPD / Timb PPD) untuk pihak kepimpinan membuat tindakan
susulan.

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
SUBDIMENSI: Pengupayaan
ASPEK: Berfokuskan Tindakan D2 : 2.1.4
* Semak item 2.1.4 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.1.4

Keupayaan untuk mengenal pasti punca, merancang tindakan, melaksana dan menilai keberkesanan tindakan.
DEFINISI: *Berfokuskan kepada dapatan audit, dapatan penaziran, dapatan pemantauan/ pemeriksaan dan dapatan SKOR
bimbingan

a) Tidak merancang tindakan yang sesuai

Kaedah:
Tahap 1 b) Tidak melaksanakan tindakan seperti yang dirancang Temu bual, semakan rekod.
* Tidak membuat perancangan yang sesuai mengenai tindakan yang perlu dilaksanakan
(Belum mencapai
- mengenal pasti isu/masalah
standard) Rekod:
- merancang strategi/tindakan ke atas isu/ masalah
Rekod tindakan susulan ke
* Sekiranya ada tindakan yang dibuat sekali pun ianya tidak seperti yang dirancang
atas
- dapatan Audit
- dapatan penaziran
a) Merancang tindakan yang sesuai - dapatan pemantauan
Tahap 2 b) Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang - dapatan bimbingan
* Membuat perancangan yang sesuai mengenai tindakan yang perlu dilaksanakan
(Kurang mencapai
- mengenal pasti isu/masalah Bukti-bukti yang
keseluruhan standard) - merancang strategi/tindakan ke atas isu/ masalah menggambarkan pelibatan
* Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang pihak kepimpinan dalam
tindakan susulan yang dibuat.

a) Mengenal pasti punca utama

b) Merancang tindakan yang sesuai mengikut punca Apa jua jenis audit – audit
kewangan, penaziran, audit
Tahap 3 c) Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang
ISO dan lain-lain
(Mencapai keseluruhan * Membuat perancangan yang sesuai mengenai tindakan yang perlu dilaksanakan
- mengenal pasti isu/masalah
standard) - mengenalpasti punca kepada isu/ masalah
- merancang strategi/tindakan ke atas punca yang telah dikenalpasti
- melaksanakan strategi/ tindakan yang dirancang

a) Mengenal pasti punca utama 5

b) Merancang tindakan yang sesuai mengikut punca
c) Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang
d) Menilai keberkesanan tindakan yang diambil
Tahap 4 * Membuat perancangan yang sesuai mengenai tindakan yang perlu dilaksanakan
(Melebihi standard) - mengenal pasti isu/masalah
- mengenalpasti punca kepada isu/ masalah
- merancang strategi/tindakan ke atas punca yang telah dikenalpasti
- melaksanakan strategi/ tindakan yang dirancang
- memantau pelaksanaan strategi/ tindakan
- menilai keberkesanan strategi / tindakan

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Melaksanakan tindakan berimpak tinggi
c) Melaksanakan tindakan yang dirancang secara kreatif
d) Melaporkan hasil tindakan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan
* Membuat perancangan yang sesuai mengenai tindakan yang perlu dilaksanakan
Tahap 5 - mengenal pasti isu/masalah
(Melebihi keseluruhan - mengenalpasti punca kepada isu/ masalah
- merancang strategi/tindakan ke atas punca yang telah dikenalpasti
standard )
- melaksanakan strategi/ tindakan yang dirancang secara kreatif
(kaedah pelaksanaan lain daripada kebiasaan/ idea-idea baharu)
- memantau pelaksanaan strategi/ tindakan
- menilai keberkesanan strategi / tindakan
* Melaporkan hasil tindakan (kekuatan, kelemahan, isu, impak, keberhasilan dan cadangan penambahbaikan)
kepada pihak kepimpinan (PPD atau Timb PPD) untuk dibuat tindakan susulan

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Sokongan
ASPEK: Coaching dan mentoring D2 : 2.2.1
* Semak item 2.2.1 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.2.1

Memberi komitmen kepada aktiviti *coaching dan mentoring (CM) untuk menyelesaikan masalah bagi
DEFINISI: meningkatkan pencapaian sekolah SKOR
* Berfokus kepada SIPartners+ dan SISC+
a) Tidak membuat perancangan CM
Tahap 1 Kaedah:
b) Tidak melaksanakan CM mengikut perancangan Temu bual, semakan rekod.
(Belum mencapai
* SIPartners+/ SISC+ tidak membuat perancangan bagi pelaksanaan CM
standard) * SIPartners+/ SISC+ melaksanakan CM namun tidak sistematik (terancang) Rekod:
Rekod bimbingan SIPartners+
dan SISC+.
a) Membuat perancangan CM Rekod yang menunjukkan
Tahap 2 pelibatan pihak kepimpinan.
b) Melaksanakan CM mengikut perancangan
(Kurang mencapai
* SIPartners+/ SISC+ membuat perancangan bagi pelaksanaan CM
keseluruhan standard) * SIPartners+/ SISC+ melaksanakan CM secara sistematik (mengikut perancangan)
Bagi pelaksanaan tahun 2018 -
masih menggunakan
garispanduan dalam DTP3.0
a) Membuat perancangan CM berdasarkan data dan maklumat iaitu pelaporan kepada pihak
b) Melaksanakan CM mengikut perancangan kepimpinan dua minggu sekali
Tahap 3 c) Menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan namun begitu kekerapan
(Mencapai keseluruhan * SIPartners+/ SISC+ membuat perancangan bagi pelaksanaan CM berdasarkan data dan maklumat yang bimbingan dan jumlah GDB dan
standard) sesuai PGB adalah tertakluk kepada
* SIPartners+/ SISC+ melaksanakan CM secara sistematik (mengikut perancangan) PPD masing-masing.
* SIPartners+/ SISC+menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan
Penggunaan Dashboard sebagai
pelaporan juga adalah tidak
wajib, Mereka boleh
a) Membuat perancangan CM berdasarkan data dan maklumat menyediakan apa jenis bentuk
b) Melaksanakan CM mengikut perancangan pelaporan 5
c) Menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan
Tahap 4 d) Menilai keberkesanan CM yang dilaksanakan
(Melebihi standard) * SIPartners+/ SISC+ membuat perancangan bagi pelaksanaan CM berdasarkan data dan maklumat yang
sesuai
* SIPartners+/ SISC+ melaksanakan CM secara sistematik (mengikut perancangan)
* SIPartners+/ SISC+ menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan
* SIPartners+/ SISC+ menilai keberkesanan CM yang telah dilaksanakan

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Melaporkan hasil CM kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan
c) Menyelesaikan atau mengurangkan masalah/ isu
d) Berlaku peningkatan pencapaian guru dan sekolah yang dibimbing
* SIPartners+/ SISC+ membuat perancangan bagi pelaksanaan CM berdasarkan data dan maklumat yang
Tahap 5 sesuai
(Melebihi keseluruhan * SIPartners+/ SISC+ melaksanakan CM secara sistematik (mengikut perancangan)
standard ) * SIPartners+/ SISC+ menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan
* SIPartners+/ SISC+ menilai keberkesanan CM yang telah dilaksanakan
* SIPartners+/ SISC+ melaporkan hasil CM kepada kepimpinan PPD untuk mandapatkan keluliusan tindakan
susulan
* SIPartners+/ SISC+ dapat menyelesaikan masalah / menguruangkan masalah dan berlaku peningkatan
pencapaian guru (SISC+) dan sekolah yang dibimbing.(SIPartners+)

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Sokongan
ASPEK: Fizikal D2 : 2.2.2
* Semak item 2.2.2 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.2.2

Memberi sokongan dengan menyedia dan menyelenggara kemudahan fizikal (infrastruktur dan bahan bantu
DEFINISI: SKOR
mengajar) bagi mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.

a) Tidak menganalisis keperluan sokongan fizikal berdasarkan data dan maklumat Kaedah:
b) Tidak mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan Temu bual, semakan rekod.
c) Tidak mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan (kewangan, keselamatan,
Tahap 1 aset) Rekod:
(Belum mencapai * Tidak membuat analisis keperluan-keperluan sokongan fizikal yang diperlukan oleh pihak sekolah - Rekod sokongan kepada
standard) menggunakan data dan maklumat yang sesuai sekolah
* Tidak menggunakan sumber (manusia, kewangan, masa dan sebagainya) secara optimum bagi - Rekod jaringan dan jalinan
memberikan sokongan fizikal kepada sekolah - Rekod yang menunjukkan
* Tidak mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan. pelibatan pihak kepimpinan.
- Rekod pengiktirafan

Jaringan | Networking:
a) Menganalisis sebahagian keperluan sokongan fizikal berdasarkan data (Mewujudkan rangkaian)
b) Kurang mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan Kerjasama yang berlaku
melibatkan agensi yang sama
Tahap 2 c) Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan (kewangan, keselamatan, aset)
fungsi di dalam atau luar negara.
(Kurang mencapai * Membuat analisis sebahagian keperluan-keperluan sokongan fizikal yang diperlukan oleh pihak sekolah
menggunakan data dan maklumat yang sesuai
keseluruhan standard) * Kurang ,enggunakan sumber (manusia, kewangan, masa dan sebagainya) secara optimum bagi
Contoh: PPD dengan
sekolah/PPD/JPN/Universiti
memberikan sokongan fizikal kepada sekolah
Awam (sama bidang iaitu
* Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan.
pendidikan)

a) Menganalisis keperluan sokongan fizikal berdasarkan data Jalinan | Linkages:

(Mewujudkan hubungan)
b) Mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan
Kerjasama yang wujud dengan
Tahap 3 c) Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan (kewangan, keselamatan, aset) pihak berlainan fungsi di dalam
(Mencapai keseluruhan * Membuat analisis keperluan-keperluan sokongan fizikal yang diperlukan oleh pihak sekolah menggunakan atau di luar negara.
data dan maklumat yang sesuai Contoh: PPD dengan PDRM,
standard) * Menggunakan sumber (manusia, kewangan, masa dan sebagainya) secara optimum bagi memberikan AADK, Bank, Jabatan Agama
sokongan fizikal kepada sekolah Islan, Kesihatan dsbnya
* Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan.
5

a) Mewujudkan jaringan dan jalinan kolaboratif dalam memberikan sokongan fizikal

b) Menganalisis keperluan sokongan fizikal berdasarkan keperluan khusus
c) Mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan mengikut tahap kritikal
* Membuat analisis keperluan-keperluan sokongan fizikal secara khusus yang diperlukan oleh pihak sekolah
Tahap 4 menggunakan data dan maklumat yang sesuai
(Melebihi standard) * Menggunakan sumber (manusia, kewangan, masa dan sebagainya) secara optimum bagi memberikan
sokongan fizikal kepada sekolah mengikut tahap kritikal. (membuat prioriti)
* Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan.
* Mewujudkan jaringan dan jalinan dengan pelbagai individu, institusi atau agensi swasta dan awam dalam
memberi sokongan merangkumi pelbagai sumber untuk kepentingan murid di sekolah.

a) Mewujudkan jaringan dan jalinan kolaboratif dalam memberikan sokongan

b) Mengenal pasti keperluan sokongan fizikal berdasarkan keperluan khusus
c) Mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan mengikut tahap kritikal
d) Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan (kewangan, keselamatan, aset)
e) Menerima pengiktirafan
* Membuat analisis keperluan-keperluan sokongan fizikal secara khusus yang diperlukan oleh pihak sekolah
Tahap 5
menggunakan data dan maklumat yang sesuai
(Melebihi keseluruhan * Menggunakan sumber (manusia, kewangan, masa dan sebagainya) secara optimum bagi memberikan
standard ) sokongan fizikal kepada sekolah mengikut tahap kritikal. (membuat prioriti)
* Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan.
* Mewujudkan jaringan dan jalinan dengan pelbagai individu, institusi atau agensi swasta dan awam dalam
memberi sokongan merangkumi pelbagai sumber untuk kepentingan murid di sekolah.
* PPD menerima pengiktirafan olah JPN/, KPM atau pihak luar dalam usaha memberi sokongan kepada
sekolah atau sekolah menerima pengiktirafan (PPD, JPN, KPM atau pihak luar atas kecemerlangan dalam
pelbagai aspek) hasil daripada sokongan yang diberikan oleh PPD.

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Sokongan
ASPEK: Sumber Manusia D2 : 2.2.3
* Semak item 2.2.3 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.2.3

Mengoptimumkan penggunaan *sumber manusia secara holistik untuk membantu mencapai aspirasi sistem dan
DEFINISI: aspirasi murid. SKOR
* Sumber manusia merangkumi warga JPN/PPD dan sekolah
Kaedah:
a) Tidak mengenal pasti keperluan sumber manusia Temu bual, semakan rekod.
Tahap 1 b) Tidak menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan.
* Tidak mengenalpasti keperluan sumber manusia yang diperlukan untuk membantu sekolah (pengisian guru, Rekod:
(Belum mencapai
pegawai PPD dan sebagainya) - Rekod sokongan kepada
standard) * Tidak menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan di sekolah (Tidak mengambil kita apa tindakan sekolah
perlu dibuat sekiranya guru atau pegawai PPD tidak cukup dan sebagainya) - Rekod keperluan sumber
manusia
- Rekod yang menunjukkan
pelibatan pihak kepimpinan.
a) Mengenal pasti keperluan sumber manusia
Tahap 2 b) Menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan.
* Mengenalpasti keperluan sumber manusia yang diperlukan untuk membantu sekolah (pengisian guru, Aspek Sekolah:
(Kurang mencapai
pegawai PPD dan sebagainya) ABM Perjawatan
keseluruhan standard) * Menentu dan memberi sokongan dalam keupayaan PPD mengikut keperluan di sekolah (mengambil kita apa Agihan Guru mengikut
tindakan perlu dibuat sekiranya guru dan pegawai PPD tidak cukup dan sebagainya) keperluan

Aspek PPD
a) Mengenal pasti keperluan sumber manusia berdasarkan data. Waran perjawatan
Mengoptimumkan peranan
b) Menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan dan kesesuaian. pegawai PPD terhadap sekolah
Tahap 3 c) Mematuhi pekeliling yang ditetapkan. yang memerlukan.
(Mencapai keseluruhan * Mengenalpasti keperluan sumber manusia yang diperlukan untuk membantu sekolah (pengisian guru,
pegawai PPD dan sebagainya) berdasarkan data
standard) * Menentu dan memberi sokongan dalam keupayaan PPD mengikut keperluan di sekolah (mengambil kita apa
tindakan perlu dibuat sekiranya guru dan pegawai PPD tidak cukup dan sebagainya)
* Mematuhi semua peraturan yang ditetapkan
5
a) Mengenal pasti keperluan sumber manusia berdasarkan data.
b) Menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan dan kesesuaian.
c) Mematuhi pekeliling yang ditetapkan.
d) Menilai keberkesanan tindakan sokongan.
Tahap 4 * Mengenalpasti keperluan sumber manusia yang diperlukan untuk membantu sekolah (pengisian guru,
(Melebihi standard) pegawai PPD dan sebagainya) berdasarkan data
* Menentu dan memberi sokongan dalam keupayaan PPD mengikut keperluan di sekolah (mengambil kita apa
tindakan perlu dibuat sekiranya guru dan pegawai PPD tidak cukup dan sebagainya)
* Mematuhi semua peraturan yang ditetapkan
* Menilai keberkesanan tindakan sokongan yang diambil

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Mengoptimumkan penggunaan sumber manusia secara holistik untuk membantu
mencapai objektif
Tahap 5 * Mengenalpasti keperluan sumber manusia yang diperlukan untuk membantu sekolah (pengisian guru,
(Melebihi keseluruhan pegawai PPD dan sebagainya) berdasarkan data
* Menentu dan memberi sokongan dalam keupayaan PPD mengikut keperluan di sekolah (mengambil kita apa
standard ) tindakan perlu dibuat sekiranya guru dan pegawai PPD tidak cukup dan sebagainya)
* Mematuhi semua peraturan yang ditetapkan
* Menilai keberkesanan tindakan sokongan yang diambil
* Mengoptimumkan sumber manusia secara holistik untuk mencapai objektif organisasi.

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Sokongan
ASPEK: Jaringan Kepakaran D2 : 2.2.4
* Semak item 2.2.4 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.2.4

Menyokong dan mengawal pewujudan kolaboratif (contohnya perkongsian pintar antara organisasi pegawai dengan
DEFINISI: SKOR
pihak luar dalam bidang tugas seperti kurikulum, kokurikulum, HEM dan aktiviti lain yang berkaitan).

Tahap 1 Tidak merancang untuk mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan bidang Kaedah:
(Belum mencapai tugas. Temu bual, semakan rekod.
standard) * Tidak membuat sebarang perancangan untuk mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan tugas
Rekod:
- Rekod sokongan kepada
sekolah
- Rekod keperluan sumber
Tahap 2 manusia
Merancang untuk mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan bidang tugas.
(Kurang mencapai * Merancang untuk mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan tugas - Rekod yang menunjukkan
keseluruhan standard) pelibatan pihak kepimpinan.

Jaringan | Networking:
Tahap 3 Mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan bidang tugas. (Mewujudkan rangkaian)
(Mencapai keseluruhan * Mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkaitan tugas.- Ada melibatkan pihak luar dalam mesyuarat / Kerjasama yang berlaku
standard) perbincangan. melibatkan agensi yang sama
fungsi di dalam atau luar negara.

Mewujud dan merealisasi hubungan dengan pihak luar berkaitan bidang tugas. Contoh 1. PPD dengan
Tahap 4 5
* Mewujudkan dan merealisasikan hubungan dengan pihak luar berkaitan tugas.- pelibatan pihak luar bukan sekolah/PPD lain/JPN/Universiti
(Melebihi standard) sekadar dalam mesyuarat dan perbincangan malah dalam semua peringkat aktiviti yang dilaksanakan. Awam (sama bidang iaitu
pendidikan)

Contoh 2: PPD (HEM) dengan

AADK
(fungsi sama iaitu pencegahan
dadah)

Contoh 3: PPD (Pembangunan

Murid) dengan Majlis Sukan
Sentiasa mewujud dan merealisasi hubungan dengan pihak luar berkaitan bidang tugas. Negara
Tahap 5
* Sentiasa mewujudkan dan merealisasikan hubungan dengan pihak luar berkaitan tugas.- pelibatan pihak
(Melebihi keseluruhan luar dalam semua program/ aktiviti di PPD yang dilaksanakan. (Pembudayaan / pelibatan berterusan dalam Perlu dimulakan dan digerakkan
standard ) semua program/aktiviti) oleh organisasi dan bukan hanya
sebagai penerima

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Akses, Kualiti, Ekuiti dan Kecekapan
ASPEK: Perancangan Strategik Organisasi D2 : 2.3.1
* Semak item 2.3.1 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.3.1

DEFINISI: Keupayaan untuk membuat perancangan strategik organisasi menggunakan data SKOR

Tahap 1
Tidak menyediakan perancangan strategik organisasi Kaedah:
(Belum mencapai * Tiada perancangan strategik organisasi Temu bual, semakan rekod.
standard)
Rekod:
- Perancangan strategik
organisasi
- Rekod pelaksanaan aktiviti

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

 Kaedah:
PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH Temu bual, semakan rekod.
DIMENSI 2 - ORGANISASI
Rekod:
- Perancangan strategik
organisasi
Tahap 2
Menyediakan perancangan strategik organisasi - Rekod pelaksanaan aktiviti
(Kurang mencapai * Ada perancangan strategik organisasi
keseluruhan standard)

a) Mengenalpasti isu
Tahap 3
b) Menginterpretasikan data
(Mencapai keseluruhan
c) Menyediakan perancangan strategik organisasi
standard) * Ada perancangan strategik organisasi dengan isu dikenalpasti pasti berdasarkan interpretasi data

a) Mengenalpasti isu
b) Menginterpretasikan data
Tahap 4
b) Menyedia dan melaksanakan perancangan strategik organisasi
(Melebihi standard)
* Ada perancangan strategik organisasi dengan isu dikenalpasti pasti berdasarkan interpretasi data 5
* Pelaksanaan program dan aktiviti mengikut pelan strategik organisasi

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Menyedia dan melaksanakan perancangan merangkumi mana-mana dua (2) daripada
perkara tambahan seperti berikut :-
i. value for money
ii. berimpak tinggi
iii. meningkatkan produktiviti
Tahap 5 iv. mengoptimumkan sumber
(Melebihi keseluruhan * Ada perancangan strategik organisasi dengan isu dikenalpasti pasti berdasarkan interpretasi data
standard ) * Pelaksanaan program dan aktiviti mengikut pelan strategik organisasi dengan mana-mana dua perkara
tersebut :
- value for money - kos rendah, produktiviti tinggi
- berimpak tinggi - hasil menjurus kepada peningkatan sekolah dan kemenjadian murid
- Meningkatkan produktiviti - berlaku peningkatan keberhasilan sama ada kualiti sekolah atau
kemenjadian murid
- Mengoptimumkan sumber - menggunakan sumber sebaik mungkin secara optimum untuk keberhasilan
yang holistik

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Akses, Kualiti, Ekuiti dan Kecekapan
ASPEK: Pemantauan dan Penilaian D2 : 2.3.2
* Semak item 2.3.2 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.3.2

Berkeupayaan untuk melaksanakan proses mengikut prosedur yang telah ditentukan untuk mencapai objektif atau
DEFINISI: SKOR
matlamat

Tahap 1
Tidak melaksanakan pemantauan perancangan strategik organisasi Kaedah:
(Belum mencapai * Pemantauan ke atas perancangan strategik organisasi tidak dilaksanakan Temu bual, semakan rekod.
standard)
Rekod:
- Perancangan strategik
organisasi
Tahap 2
Melaksanakan pemantauan perancangan strategik organisasi - Rekod pemantauan
(Kurang mencapai * Pemantauan ke atas perancangan strategik organisasi dilaksanakan perancangan stratagik
keseluruhan standard) organisasi
- Minit mesyuarat

a) Menyediakan perancangan pemantauan perancangan strategik organisasi

Tahap 3
b) Melaksanakan pemantauan seperti yang dirancang
(Mencapai keseluruhan
* Menyediakan perancangan bagi proses pemantauan perancangan strategik organisasi.
standard) * Memantau pelaksanaan pelan strategik organisasi seperti yang dirancang

a) Menyediakan perancangan pemantauan

b) Melaksanakan pemantauan yang dirancang mengikut prosedur ditetapkan
c) Mengukur dan menilai keberkesanan pelaksanaan pemantauan strategik 5
Tahap 4 * Menyediakan perancangan bagi proses pemantauan perancangan strategik organisasi.
(Melebihi standard) * Memantau pelaksanaan pelan strategik organisasi seperti yang dirancang
* Mengukur dan menilai keberkesanan pemantauan ke atas perancangan strategik organisasi unutk melihat
sama ada KPI dan sasaran yang sesuai dan relevan serta program / aktiviti sesuai dengan keperluan dalam
mencapai objektif dan matlamat organisasi

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Mengenalpasti keperluan penambahbaikan berdasarkan dapatan pemantauan
c) Melaporkan dapatan pemantauan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan
* Menyediakan perancangan bagi proses pemantauan perancangan strategik organisasi.
Tahap 5 * Memantau pelaksanaan pelan strategik organisasi seperti yang dirancang
(Melebihi keseluruhan * Mengukur dan menilai keberkesanan pemantauan ke atas perancangan strategik organisasi unutk melihat
sama ada KPI dan sasaran yang sesuai dan relevan serta program / aktiviti sesuai dengan keperluan dalam
standard ) mencapai objektif dan matlamat organisasi
* Mengenalpasti apakah penambahbaikan yang perlu dibuat berdasarkan pemantauan ke atas perancangan
strategik organisasi.
* Melaporkan hasil pemantauan dan cadangan-cadangan penambahbaikan serta penilaian keberkesanan
kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Akses, Kualiti, Ekuiti dan Kecekapan
ASPEK: Penambahbaikan Berterusan D2 : 2.3.3
* Semak item 2.3.3 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.3.3

Suatu proses mengenalpasti dan mengambil tindakan yang perlu sebagai penambahbaikan bagi meningkatkan
DEFINISI: SKOR
prestasi

Tahap 1
Tidak merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan Kaedah:
(Belum mencapai * Tiada perancangan dalam melaksanakan penambahbaikan berterusan Temu bual, semakan rekod.
standard)
Rekod:
- Perancangan strategik
organisasi
Tahap 2 Merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan - Rekod pemantauan
(Kurang mencapai * Ada perancangan dalam melaksanakan penambahbaikan berterusan ( Mesyuarat post mortem untuk perancangan stratagik
keseluruhan standard) mengetahui kekuatan dan kelamahan serta penambahbaikan berterusan) organisasi
- Minit mesyuarat

a) Merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan Penambahbaikan berterusan

Tahap 3 b) Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan menjadi budaya apabila semua
(Mencapai keseluruhan * Ada perancangan dalam melaksanakan penambahbaikan berterusan ( Mesyuarat post mortem untuk cadangan penambahbaikan yang
standard) mengetahui kekuatan dan kelamahan serta penambahbaikan berterusan) diluluskan menjadi input kepada
* Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan. fasa perancangan seterusnya
oleh semua pihak dalam
organisasi supaya berlaku
5
a) Merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan peningkatan kualiti / prestasi
b) Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan organisasi.

Tahap 4 c) Mengukur dan menilai keberkesanan penambahbaikan yang diambil

* Ada perancangan dalam melaksanakan penambahbaikan berterusan ( Mesyuarat post mortem untuk
(Melebihi standard)
mengetahui kekuatan dan kelamahan serta penambahbaikan berterusan)
* Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan.
* Mengukur dan menilai keberkesanan tindakan penambahbaikan berterusan yang telah diambil

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Membudayakan proses penambahbaikan berterusan dalam organisasi
Tahap 5 * Ada perancangan dalam melaksanakan penambahbaikan berterusan ( Mesyuarat post mortem untuk
(Melebihi keseluruhan mengetahui kekuatan dan kelamahan serta penambahbaikan berterusan)
standard ) * Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan.
* Mengukur dan menilai keberkesanan tindakan penambahbaikan berterusan yang telah diambil
* Membudayakan penambahbaikan berterusan dalam semua program dan sktiviti organisasi

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Akses Kualiti, Ekuiti dan Kecekapan
ASPEK: Berfokuskan data D2 : 2.4.1
* Semak item 2.4.1 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.4.1

DEFINISI: Menguruskan data secara efisien dan efektif dalam memenuhi objektif organisasi SKOR

Tahap 1 Kaedah:
Tidak mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan
(Belum mencapai * Data yang diperlukan tidak dikumpul dan dianalisis Temu bual, semakan rekod.
standard)
Rekod:
- Rekod data

Tahap 2
Mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan
(Kurang mencapai * Data yang diperlukan dikumpul dan dianalisis
keseluruhan standard)

a) Menggunakan data dalam mengenal pasti isu dan punca masalah

Tahap 3
b) Mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan
(Mencapai keseluruhan
* Data yang diperlukan dikumpul dan dianalisis
standard) * Menggunakan data semasa proses mengenalpasti isu dan punca masalah

5
a) Menterjemahkan data bagi membuat keputusan dan melaksana intervensi secara
berkesan
Tahap 4 b) Menggunakan data dalam mengenal pasti isu dan punca masalah
(Melebihi standard) c) Mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan
* Data yang diperlukan dikumpul dan dianalisis
* Menggunakan data semasa proses mengenalpasti isu dan punca masalah
* Menterjamahkan data dalam membuat keputusan dan juga semasa melaksanakan intervensi yang berkesan

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

Tahap 5 b) Mengurus data menggunakan teknologi secara kreatif dan inovatif
* Data yang diperlukan dikumpul dan dianalisis
(Melebihi keseluruhan
* Menggunakan data semasa proses mengenalpasti isu dan punca masalah
standard ) * Menterjamahkan data dalam membuat keputusan dan juga semasa melaksanakan intervensi yang berkesan
* Menguruskan data secara kreatif dan inovatif ( lain daripada kebiasaan / unik)

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2

PENARAFAN KECEMERLANGAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
DIMENSI 2 - ORGANISASI

DIMENSI: ORGANISASI
SUBDIMENSI: Fungsian Khusus
ELEMEN: Akses Kualiti dan Ekuiti - Data Maklumat
ASPEK: Kepelbagaian Data (Big data ) D2 : 2.4.2
* Semak item 2.4.2 dahulu seterusnya dikaitkan dengan item 1.4.2

DEFINISI: Menganalisis dan menterjemahkan data yang pelbagai untuk dijadikan input kepada pelan tindakan organisasi. SKOR

a) Tidak mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi Kaedah:

Tahap 1
b) Tidak mengumpul dan menganalisis data Temu bual, semakan rekod.
(Belum mencapai
* Tidak mengenalpasti apakah data-data yang diperlukan oleh organisasi
standard) * Tidak mengumpul dan menganalisis data tersebut Rekod:
- Big data organisasi
- pelan tindakan yang
menggambarkan penggunaan
a) Mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi data yang sesuai secara
Tahap 2
b) Mengumpul dan menganalisis data menyeluruh
(Kurang mencapai
* Tidak mengenalpasti apakah data-data yang diperlukan oleh organisasi
keseluruhan standard) * Tidak mengumpul dan menganalisis data tersebut

Profil PPD - contoh big data

a) Mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi
Tahap 3
b) Mengumpul dan menganalisis data secara berasingan mengikut unit
(Mencapai keseluruhan
* Tidak mengenalpasti apakah data-data yang diperlukan oleh organisasi
standard) * Mengumpul dan menganalisis data secara berasingan mengikut unit masing-masing.
5
a) Mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi
b) Mengumpul dan menganalisis data secara bersepadu
Tahap 4 c) Mengunapakai kepelbagaian data (big data ) dalam organisasi secara bersepadu
(Melebihi standard) * Tidak mengenalpasti apakah data-data yang diperlukan oleh organisasi
* Mengumpul dan menganalisis data secara bersepadu dan bukannya mengikut unit masing-masing.
* Menggunapakai big data dalam organisasi secara menyeluruh

a) Memenuhi semua kriteria pada Tahap 4

b) Mengintepretasi kepelbagaian data (big data ) untuk diterjemahkan kepada pelan
Tahap 5 tindakan organisasi
(Melebihi keseluruhan * Tidak mengenalpasti apakah data-data yang diperlukan oleh organisasi
standard ) * Mengumpul dan menganalisis data secara bersepadu dan bukannya mengikut unit masing-masing.
* Menggunapakai big data dalam organisasi secara menyeluruh
* Menterjamahkan big data dalam pelan tindakan

JUMLAH SKOR D2:

64
ORGANISASI

BPSH | 12052017 INSTRUMEN PKPPD V1.2