„Jak poprawić bezpieczeństwo w zakładzie medycznym?

Zarządzanie ryzykiem w placówce medycznej to bardzo złożony system składający się

z wielu procesów, przede wszystkim na poziomie medycznym, ale również zarządczym, czy
też pomocniczym. Podstawowym zadaniem jednostki medycznej jest zapewnienie
bezpieczeństwa pacjentom, zarówno fizycznego, zdrowotnego, jak również bezpieczeństwa
jego danych, jego dóbr osobistych, a często i finansowych. Kolejnym ważnym aspektem jest
ochrona interesów personelu medycznego, zarządu oraz wszystkich pracowników. Firma, w
której pracuję, dba o bezpieczeństwo w sposób integrowany, wieloprocesowo, starając się
radzić sobie nie tylko z niezwykle złożoną i dynamiczną rzeczywistością ekonomiczną, ale i z
wewnętrznymi i zewnętrznymi zagrożeniami. Istnieje jednakże wiele obszarów, które
należałoby wzmocnić, ryzyko zaktualizować, aby zapewnić bezpieczeństwo na wszystkich
wspomnianych wyżej poziomach. Postaram się przybliżyć te, które według mnie są
najważniejsze i stanowią o bezpieczeństwie całej jednostki i ludzi w niej znajdujących się.
Głównym ryzykiem, które identyfikuję z moim zakładem pracy jest ryzyko związane z
działalnością leczniczą. Działalność ta stanowi źródło zagrożeń związane z potencjalnymi
roszczeniami pacjentów, a w większej mierze, ich rodzin. Tu także należy wymienić ryzyko
reputacji. Na dobrą opinię zakładu leczniczego, zwłaszcza komercyjnego, jakim jest moje
miejsce pracy, zapracowuje się latami. Setki pacjentów, setki przypadków, setki zadowolonych
rodzin i personel medyczny, który ma największy wpływ na tę opinię. Niestety, tak łatwo tę
dobrą reputację utracić. Coraz częściej zdarzają się rodziny konfliktowe, żądne pieniędzy,
których celem jest zdobycie zadośćuczynienia za według nich źle przeprowadzone leczenie,
bądź złe warunki pobytu, które próbują udowodnić. Czasami to chęć „zemsty” za utracone
życie, a czasami zwyczajna okazja do wyciągnięcia środków pieniężnych z ubezpieczenia,
które zakład leczniczy posiada, a świadomość ludzka jest w tym zakresie coraz większa.
Bywają pacjenci „trudni” od pierwszej chwili przybycia. Rodziny umieszczają swoich
podopiecznych w stanie ciężkim nie uprzedzając nas o tym, przewożą wprost z oddziałów
szpitalnych, zatajając na wstępie bardzo ważne informacje dotyczące stanu zdrowia, tylko po
to, aby nie usłyszeć odmowy przyjęcia, gdyż nie mają alternatywnego rozwiązania. Po kilku
dniach, kiedy załóżmy stan pacjenta się pogarsza, bądź dochodzi do zgonu, zakład leczniczy
staje się odpowiedzialny za ten stan rzeczy, pomimo, iż zrobił wszystko co w jego mocy, aby
do tego nie dopuścić. Ocenie zostaje poddany personel medyczny, pomocniczy, warunki
panujące w jednostce. Następują kontrole organów nadzorujących. Na portalach
opiniotwórczych pojawiają się wpisy niezadowolonej rodziny przestrzegające przez miejscem,
które pomogło i nadal pomaga tak wielu chorym. W końcu do jednostki wpływa wniosek o
ukaranie złożony do Wojewódzkiej Komisji ds. Orzekania o Zdarzeniach Medycznych, bądź
powództwo cywilne. Jak się tego ustrzec? Jak zminimalizować ryzyko takich przypadków?
Najprościej byłoby nie przyjmować tzw. „ciężkich” pacjentów i nie podejmować współpracy z
tzw. „roszczeniowymi” rodzinami. Jako jednostka prywatna – możemy, jako zakład leczniczy
realizujący kontrakt z NFZ – niestety nie. Firma, w której pracuję jest prywatną spółką
realizującą kilka kontaktów z Narodowym Funduszem Zdrowia, ale również realizującą pobyty
czysto komercyjne. Klientami są pacjenci przeważnie starsi, zależni, po udarach, zawałach,
wypadkach, bądź innych poważnych zachorowaniach. Stan przyjmowanego pacjenta można
ocenić na podstawie otrzymanych dokumentów medycznych. I tu ogromną rolę odgrywa
pracownik. Na początek rejestratorka medyczna, która powinna na tyle umiejętnie
przeprowadzić rozmowę telefoniczną, aby wyczuć ewentualne „nieczyste” intencje rodziny,
jak też wypytać o wszystkie szczegóły dotyczące obecnego stanu pacjenta, gdyż karty
informacyjne z wcześniejszych pobytów szpitalnych nie zawsze są aktualne. Drugą osobą
odpowiedzialną za eliminowanie ryzyka jest lekarz przyjmujący, który właściwie zbada i
prawidłowo opisze stan przyjmowanego pacjenta, nie pomijając żadnych szczegółów i nie
odkładając na później zlecenia odpowiednich badań. Badania winny być przeprowadzone na
początku, aby dokumentacyjnie pokazywały stan zdrowia pacjenta, którego ośrodek bierze pod
swoją opiekę. Trzecią w kolejności osobą jest koordynator oddziału, który dopilnuje
prawidłowości pracy oddziału, aby opieka i leczenie pacjenta nie pozostawiały niczego do
życzenia, aby nie można było zarzucić żadnych zaniedbań, błędów, czy zagrożeń. Dopiero
współdziałanie poprzez właściwe postępowanie wszystkich osób biorących udział w takim
procesie medycznym może zminimalizować ryzyko zaskarżeń lekarzy o błędy medyczne, a
jednostki o zaniedbanie. Narzędziem do poprawy bezpieczeństwa w tym obszarze będzie
szkolenie oraz uwrażliwianie personelu na możliwość występowania tego typu zdarzeń oraz
podniesienie świadomości, iż prawidłowe wykonywanie i nierutynowe podejście zapewni im
bezpieczeństwo w zawodzie, który wykonują. Dobrą praktyką jest dokonywanie na forum, gdy
obecni są przedstawiciele wszystkich oddziałów, rzetelnej analizy zgonów w szpitalu.
Przeanalizowanie incydentów, które nie były typowymi następstwami schorzenia, przyjrzenie
się możliwym błędom własnym lub cudzym, zastanowienie się, co mogliśmy zrobić, aby im
zapobiec. I w końcu, bezdyskusyjnie niezbędne jest posiadanie polisy ubezpieczeniowej OC
działalności leczniczej. Jej koszt, choć wysoki, ma wpływ na bezpieczeństwo i funkcjonowanie
jednostki.
Drugim najważniejszym ryzykiem w zakresie działalności podmiotu leczniczego jest
prawidłowe zarządzanie umowami z Narodowym Funduszem Zdrowia. Tu nie wystarczy
świadomość zarządu i działu ekonomiczno-finansowego, który zadba o prawidłowość rozliczeń
oraz spełnianie wszystkich wymogów, którymi kontrakty są obwarowane. Jeżeli chodzi o
zarządzenia Prezesa NFZ czy rozporządzenia Ministra Zdrowia, nieprzestrzeganie których
może powodować niezgodność z przepisami obowiązującymi placówki, które świadczą usługi
finansowane ze środków publicznych, to potrzebne są szersze działa, głównie edukacyjne dla
lekarzy i pielęgniarek. Powinni oni mieć świadomość, że prawidłowo prowadzona
dokumentacja medyczna musi towarzyszyć świadczeniom, które wykonują. Zarząd nie jest w
stanie sprawdzić prawidłowości zapisów w dokumentacji medycznej każdego pojedynczego
pacjenta. Dlatego tak ważne jest utworzenie stanowiska ds. kontraktowania, które będzie
pełniło funkcję zarówno sprawozdawczą, analityczną, jak i edukacyjną oraz kontrolującą.
Zminimalizuje to ryzyko kar finansowych z tytułu nieprawidłowości, nieterminowości, błędów,
czy też zerwania kontraktu w ogóle. Stanowisko to pośredniczyłoby pomiędzy zarządem a
pracownikami medycznymi. Ponadto, elektronizacja dokumentacji medycznej ma tu również
pozytywne oddziaływanie, gdyż programy do obsługi działalności leczniczej są bardzo
intuicyjne, podpowiadają o konieczności prowadzenia danych dokumentów, wymuszają
identyfikację z tworzącym dany dokument poprzez logowanie oraz podpis elektroniczny.
Należy również wspomnieć o ryzyku niewykonania rocznego kontraktu (brak pacjentów na
dany zakres świadczeń), a co za tym idzie zmniejszenia wartości kontraktu na kolejny rok. W
tym przypadku, należałoby wykonywać nadwykonania przy każdej pojawiającej się okazji,
które pomimo braku odpłatności ze strony NFZ w bieżącym cyklu rozliczeniowym, zapewnią
wykonanie w okresie tzw. „suchym” oraz wykonanie kontraktu w ujęciu rocznym /
półrocznym.
Kolejnym, już ostatnim ryzykiem, które zauważam w swojej jednostce medycznej jest
prawidłowa realizacja projektów unijnych. Moment podpisania umowy na realizację projektu
unijnego, a następnie moment wpływu zaliczki na konto przedsiębiorstwa powoduje
zobowiązanie zarządu do spełnienia ściśle określonych wymogów, do podjęcia działań i ich
całkowitego zrealizowania, do osiągnięcia założonych wskaźników, a to wszystko zgodnie z
dużą ilością dokumentów, przepisów, rozporządzeń, wytycznych. Ich niespełnienie może
skutkować poniesieniem konsekwencji w postaci zwrotu nawet całego uzyskanego
dofinansowania, które zostało już wydatkowane. Świadomość zarządu ma tu kluczowe
znaczenie. Zrozumienie istoty celowości projektu. Fundusze unijne nie służą wzbogaceniu, nie
służą osiągnięciu zysku. Fundusze unijne to szansa inwestycyjna, przy dużym wkładzie
własnym, częściowo w postaci finansowej, ale głównie intelektualnej, pracy ludzkiej, czasu,
zasobów lokalowych i właśnie ryzyka. I ten wkład własny w postaci ryzyka należy przez
podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu najbardziej wnikliwie przeanalizować.
Prawidłowa realizacja projektu nie zależy tylko od zarządu, czy od kierownika projektu, lecz
od tzw. beneficjentów ostatecznych, od wskaźników, które należy osiągnąć. Wśród głównych
ryzyk związanych z realizacją projektów unijnych możemy wyróżnić: ryzyko nieosiągnięcia
wskaźników pomimo wydatkowania całej kwoty (brak wystarczającej liczby beneficjentów
ostatecznych, ich niechęć, obawa), nieprawidłowości przetargowe / zasady konkurencyjności
wynikłe w trakcie kontroli odpowiednich organów i nałożenie korekty finansowej, uznanie
wydatków kwalifikowalnych za niekwalifikowalne, nieutrzymanie produktu projektowego w
okresie trwałości, a z doświadczeń ostatnich dwóch lat – pandemia, która uniemożliwiła
realizację wielu działań, pomimo zluzowania przepisów i próby dostosowania tychże działań
do panujących warunków. W moim uznaniu, tylko wnikliwa analiza realności zrealizowania
wszystkich działań, w najtrudniejszych dotychczas znanych warunkach oraz szacowanie
przydatności inwestycyjnej projektu dla firmy, uwzględniając wkład własny i możliwe ryzyko,
powinna decydować o podjęciu projektu do realizacji, bądź zrezygnowaniu przez podpisaniem
umowy.
Gdy podmiot ma zbyt niską świadomość ryzyka, to zarządzanie tym ryzykiem odbywa
się poprzez zarządzanie kryzysami, zaistniałymi już zdarzeniami. Dlatego też lepiej jest
przeprowadzać identyfikację obszarów ryzykownych wcześniej, zapobiegać. To, jak
zarządzamy ryzykiem, świadczy o kulturze organizacji, o osobistej odpowiedzialności
kierownictwa za prowadzoną placówkę. Ryzykiem trzeba zarządzać świadomie, analitycznie,
pierwszoplanowo. To pozwoli na uniknięcie kryzysów, strat finansowych, a co za tym idzie
utraty płynności finansowej, a nawet upadłości.