BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

----------  ---------

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Mã học phần:

Giảng viên giảng dạy: Hoàng Văn Trung

ĐỀ TÀI:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY - CIH

HỌ VÀ TÊN MSSV LỚP ĐIỂM

Trần Vĩnh Tâm 2162206003 CDK17QT2

Khoa quản trị kinh

Ngành quản trị kinh doanh tổng hợp
doanh

TP. Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2022

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

HỌ VÀ TÊN MSSV
Trần Vĩnh Tâm 2162206003

i g 29 trang

Nhận xét của Giảng viên

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Điểm CB chấm thi

Bằng số Bằng chữ (Ký, ghi rõ họ tên)

TP. Hồ Chí Minh, ngày …. Tháng …. Năm 2022

Giảng viên hướng dẫn

 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................................................ 3
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ...................... 3
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư ..................................................................... 3
1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư .................................................................. 3
1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư .................................................................. 3
1.1.4 Quản văn bản đến .................................................................................... 3
1.1.5 Quản lý văn bản ....................................................................................... 4
1.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu .................................................................... 6
1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ........................ 7
1.2.1 Công tác Lưu trữ ...................................................................................... 7
1.2.2 Tổ chức tài liệu lưu trữ ............................................................................ 8
1.2.3 Công tác lưu trữ ....................................................................................... 9
1.2.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ .................................................................... 9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC
TẾ CITY ...................................................................................................................... 12
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY ..................... 12
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ
CITY ......................................................................................................................... 18
2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản ............................................................ 18
2.2.2 Về quản lý văn bản đến ......................................................................... 19
2.2.3 Giải quyết văn bản đi ............................................................................. 20
2.2.4 Quản lý con dấu ...................................................................................... 20
2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY .................. 21
2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ ........................................................................ 21
2.3.2 Xác định giá trị tài liệu .......................................................................... 21
2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho ( phòng ) lưu trữ .......................... 22
2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................ 22
2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................................... 23
2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ ......................................................................... 23
2.4 ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VIỆC THỰC HIỆN CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY ..................... 24
 2.4.1 Những ưu điểm của công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc Tế
City .................................................................................................................. 24
2.4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc Tế City
.................................................................................................................. 24
PHẦN 3 : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU
TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY................................................................ 26
3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
......................................................................................................................... 26
3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
- LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY ................................................ 26
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 29
 LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành lĩnh vực hoạt động có những
đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến vươn tới sự hoàn thiện. Hòa vào xu thế đó
những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có những bước phát triển
phong phú và đa dạng đáp ứng được yêu cầu của cải cách hành chính. Công tác văn
thư - lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin hình văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân
dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác văn thư - lưu trữ được
xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý một cơ
quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
nhanh chóng, chính xác năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật cho Công ty.
Nắm bắt được những tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó công tác văn thư - lưu trữ
được tập trung đổi mới sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư - lưu trữ đòi
hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn
nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Bệnh viện Quốc Tế City trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền
kinh tế thị trường, Bệnh viện đã đạt được những thành tựu nhất định trong lĩnh vực y
tế. Bên cạnh những thành tựu đạt được, Bệnh viện cũng luôn xác định công tác tổ
chức bộ máy nhân sự cũng như công tác văn thư - lưu trữ là một trong những yếu tố
góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Song, trong quá trình thực hiện,
công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Là một nhân viên thuộc Phòng Hành Chính chính của Bệnh viện tôi chọn đề tài
“Thực trạng công tác văn thư ưu trữ tại ệnh viện Quốc Tế City” để nghiên cứu

1
nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn tại để
công tác văn thư - lưu trữ ở Bệnh viện trong thời gian đến hiệu quả hơn, xứng với vai
trò của nó. Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để nghiên cứu.

2
 CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng.

- Chính xác.

- Bảo mật.

- Đúng pháp luật.

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

- Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc.

- Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của.

- Góp phần giữ bí mật.

- Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn
bản.

1.1.4 Quản văn bản đến

a. Khái niệ văn bản đến

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến hình con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc con đường bưu điện…
được gọi chung là văn bản đến.

b. Nguyên tắc quản ý văn bản đến

- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký.

3
 - Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc
chánh văn phòng xem xét.

- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ.

- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời.

c. Quy trình quản văn bản đến

Bước 1 : Nhận, sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản.

Bước 2 : Đóng dấu đến.

Bước 3 : Đăng ký vào sổ công văn đến.

Bước 4 : Trình công văn đến.

Bước 5 : Giao trách nhiệm giải quyết.

Bước 6 : Chuyển đến đơn vị giải quyết.

Bước 7 : Tìm phương án giải quyết.

Bước 8 : Theo dõi giải quyết.

1.1.5 Quản lý văn bản

a. Khái niệ văn bản đi

Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan
gọi là văn bản đi.

- Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật như : Nghị định, Nghị quyết
của chính phủ ; Chỉ thị, quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ ; Chỉ thị, Quyết định của Ủy Ban Nhân
Dân…

- Thứ hai là nhóm văn bản thông thường như : Đề án, kế hoạch, thông báo, báo
cáo, công văn…

4
b. Nguyên tắc quản ý văn bản đi

Số và ký Ngày Trích yếu Nơi nhận Đơn vị Ghi chú

hiệu CV tháng CV nội dung CV hoặc người CV
VC nhận

1 2 3 4 5 6

c. Quy trình quản ý văn bản đi

Bước 1 : Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản.

Bước 2 : Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có ).

Bước 3 : Đăng ký văn bản đi.

Bước 4 : Làm các thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Bước 5 : Lưu văn bản đi.

d. Trường hợp gửi văn bản đi qua bưu điện

Gửi văn bản qua bưu điện, trách nhiệm của bạn phải kiểm tra kỹ công văn, theo
tiến trình 4 bước :

- Bước 1 : Kiểm tra, trước khi bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ
những điểm :

Văn thư đã đề ngày tháng chưa ?

Địa điểm có chính xác không ?

Địa chỉ bên trong có phù hợp với địa chỉ bên ngoài không ?

Văn thư đã ký tên chưa ?

5
 Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa ?

- Bước 2 : Gấp và bỏ vào bao thư.

- Bước 3 : Cân và dán tem.
- Bước 4 : Vào sổ công văn đi.

e. Quản ý văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và văn bản đến.

f. Quản ý văn bản ật

Các văn bản mật được quản lý theo quy định của Nhà nước. Cụ thể :

- Xác định đúng đắn mức độ “ Mật “, “ Tối mật “, “ Tuyệt Mật “, trong các
văn bản.
- Thực hiện đúng quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận
chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật.
- Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra và việc quản lý
tài liệu mật.
- Chọn nhân viên, cán bộ quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.

g. Văn thư điện tử

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông hình điện tử các loại văn bản, sự
kiện, hình ảnh, tiếng nói…

Thư điện tử là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ
một máy computer này sang máy computer khác.

1.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu

a. Các oại con dấu

- Dấu cơ quan gồm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu gọn.

- Dấu văn phòng, dấu công văn đến.

- Các con dấu chỉ độ mật, độ khẩn.

6
 - Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền ký văn bản.

- Dấu tên cơ quan.

b. Nguyên tắc đóng dấu

- Kiểm tra văn bản.

- Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu.

- Văn thư tự tay đóng dấu.

- Dấu đóng trùm ⅓ chữ ký lệch về bên trái.

- Có thể đóng dấu treo.

c. Quản ý con dấu

- Mỗi cơ quan chỉ được dùng một con dấu pháp lý.

- Khắc con dấu phải do Bộ công an quản lý.

- Mực dấu sử dụng đúng quy định.

- Con dấu được cho người có trách nhiệm giữ.

- Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử
dụng con dấu.

- Con dấu phải được giữ cẩn thận. Mất phải báo cáo ngay cho người có trách
nhiệm.

- Phải có giá để con dấu, không để dấu bẩn.

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.2.1 Công tác Lưu trữ

a. Khái niệ

Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình
thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm hình chứng và tra cứu khi cần
thiết.

7
b. Chức năng

Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

c. Nguyên tắc quản ý

Theo nguyên tắc tập trung thống nhất.

1.2.2 Tổ chức tài liệu lưu trữ

a. Các oại t i iệu ưu trữ

Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ

Nội dung tài liệu đề cập đến - Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của
Đảng.

- Tài liệu quản lý hành chính.

- Tài liệu của các doanh nghiệp.

Kỹ thuật chế tác tài liệu - Tài liệu viết ra giấy.

- Tài liệu nghe, nhìn.

- Tài liệu khoa học, kỹ thuật.

Tác giả tài liệu - Tài liệu của Chính phủ.

- Tài liệu của các Bộ

- Tài liệu của UBND tỉnh, thành phố.

- Tài liệu của HĐND tỉnh, thành phố

8
 1.2.3 Công tác lưu trữ
Lưu trữ hiện hành : Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị. Tổ chức và bảo quản sử dụng theo phông.

Lưu trữ lịch sử : Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung của
Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng.

1.2.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ

a. Phân oại t i iệu ưu trữ

Các giai đoạn phân đoạn tài liệu lưu trữ :

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia.

- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ.
- Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ cụ thể.

b. Xác định giá trị t i iệu ưu trữ

Nguyên tắc :

- Tính chính trị.

- Tính lịch sử.
- Tính đồng bộ, toàn diện.

Các tiêu chuẩn :

- Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu.

- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chuẩn và khối lượng của phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.

c. ổ sung t i iệu ưu trữ

Nguồn lưu trữ :

9
 - Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ
trang, tổ chức kinh tế.
- Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại.
- Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng.
- Tài liệu của cá nhân gia đình họ hàng.
- Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngoài.

d. Chỉnh ý t i iệu ưu trữ

Nội dung :

- Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan hình thành phông và lịch sử
phông.
- Hoàn thiện hồ sơ.
- Chọn các phương án phân loại.

Các bước tiến hành :

Bước 1 : Xây dựng kế hoạch chỉnh lý.

Bước 2 : Tiến hành chỉnh lý.

Bước 3 : Tổng kết công tác chỉnh lý.

Bước 4 : Tổng kết công tác chỉnh lý.

e. ảo quản t i iệu ưu trữ

Ý nghĩa :

- Do thời tiết khí hậu, tác động của con người, tài liệu dễ bị hư hại.
- Bảo quản tài liệu để sử dụng hiện tại và lưu lại cho đời sau.

Nội dung bảo quản :

- Tạo điều kiện tối ưu kéo dài tuổi thọ.

- Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái vật lý, hóa học của tài liệu.
- Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học.
- Kiểm tra thường xuyên.

10
 Yêu cầu cơ sở vật chất :

- Nhà kho.
- Trang thiết bị thông thương.
- Trang thiết bị chuyên dụng.

f. Tổ chức sử dụng t i iệu ưu trữ

Nội dung bảo quản :

- Tổ chức phòng đọc.

- Thông báo cho đối tượng có nhu cầu.
- Triển lãm.
- Cấp chứng nhận, sao lục, trích lục.
- Viết bài, đăng báo.

11
 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN
QUỐC TẾ CITY
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY khánh thành ngày 05/01/2014 với 21 chuyên
khoa lâm sàng và cận lâm sàng như: Sản phụ khoa, Nhi khoa, Phẫu thuật, Tim mạch,
Tai mũi họng, Nhãn khoa, Tiết niệu, Tiêu hóa gan mật, Nội khoa… Bệnh viện có đội
ngũ Giáo sư, Tiến sĩ, Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên giỏi nhiều năm kinh nghiệm
trong lĩnh vực hoạt động chuyên khoa trực tiếp phụ trách. Bệnh viện Quốc tế City là
bệnh viện quốc tế đầu tiên và duy nhất tại cửa ngỏ phía Tây của TPHCM.

CƠ SỞ VẬT CHẤT

Bệnh viện Quốc tế City có quy mô 320 giường. Hiện nay, bệnh viện trang bị
100 giường bệnh với đầy đủ các loại phòng từ phòng tiêu chuẩn 4 giường đến phòng
thượng hạng (VIP). Tất cả các phòng nội trú được thiết kế nhằm đảm bảo sự thoải mái
và an toàn cho bệnh nhân. Đội ngũ bác sĩ và điều dưỡng giàu kinh nghiệm sẽ mang lại
dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng cao theo tiêu chuẩn quốc tế.

- Trang thiết bị phòng

- Hệ thống khí lắp đặt âm tường.
- Hệ thống đèn và dụng cụ y khoa.
- Giường bệnh điều khiển tự động.
- Hệ thống máy lạnh cá nhân.
- Phòng tắm riêng biệt.
- Bộ đồ dùng cá nhân cao cấp.
- Tivi riêng.
- Truy cập Internet miễn phí.

12
 TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI
Với mong muốn mang lại những phương pháp điều trị hiệu quả nhất, Bệnh viện
Quốc tế City luôn tiên phong đầu tư những thiết bị hiện đại:
- MSCT-128 lát cắt Aquilion CXL (Toshiba), MRI 1,5 Tesla Ingenia
(Philips)
- CT Scanner
- Hologic Bone Densitometer
- Ultrasound
- Control Monitors
LUÔN SẴN SÀNG PHỤC VỤ VÌ NGƯỜI BỆNH
Với phương châm “Sẵn sàng vì người bệnh”, Bệnh viện Quốc tế City luôn
mang những sự lựa chọn tốt nhất và phù hợp với mọi khách hàng nhằm phục vụ
những nhu cầu đa dạng và tạo ra môi trường điều trị an toàn thoải mái và thân thiện.
Đáp ứng đầy đủ nhu cầu chăm sóc sức khỏe toàn diện
Là bệnh viện Quốc Tế đầu tiên thuộc Khu Y tế kỹ thuật cao với quy mô diện
tích gần 38 hecta.

13
 Quy mô 320 giường. Giai đoạn đầu, bệnh viện triển khai 100 giường bệnh với
cơ sở vật chất tiện nghi, hiện đại.
Luôn luôn sẵn sàng
Tất cả phòng khám và khu điều trị đều tập trung tại trong 1 tòa nhà tạo sự tiện
lợi cho việc di chuyển.
Dịch vụ cấp cứu và xét nghiệm phục vụ 24/7.
Tiếp cận dễ dàng
Toạ lạc tại trung tâm quận Bình Tân - cửa ngõ phía Tây của Thành phố Hồ Chí
Minh hướng về Đồng Bằng Sông Cửu Long.
- 30 phút từ sân bay Tân Sơn Nhất.
- 28 phút từ Bến xe Quận 8 theo đường Võ Văn Kiệt.
- 15 phút từ Bến xe Chợ lớn theo đường Kinh Dương Vương.
- 5 phút từ Bến xe Miền Tây.
Bên cạnh đáp ứng các nhu cầu đa dạng về cơ sở vật chất, Bệnh viện Quốc tế
City còn đảm bảo quyền lợi đa dạng của khách hàng.
Kể từ ngày 1/7/2016, Bệnh viện có nhận đăng ký và khám chữa bệnh ban đầu
cho người có thẻ Bảo Hiểm Y Tế (BHYT). Khi tham gia BHYT, khách hàng không
chỉ nhận đầy đủ những quyền lợi mà còn được chăm sóc trong môi trường an toàn
theo tiêu chuẩn quốc tế như:
An tâm khám và điều trị với đội ngũ Giáo sư, Tiến sĩ, Bác sĩ chuyên khoa hàng
đầu và có thâm niên công tác tại các bệnh viện lớn.
Trang thiết bị y tế hiện đại, chuyên biệt giúp cho kết quả nhanh chóng và chính
xác.
Áp dụng quy trình, quy chuẩn Quốc tế về an toàn người bệnh.
DỊCH VỤ Y TẾ VƯỢT TRỘI
Bệnh viện Quốc tế City cam kết mang chất lượng dịch vụ y tế tốt nhất đến cho
khách hàng thông qua các chương trình quản lý chất lượng được kiểm tra chặt chẽ bởi
các đơn vị trong và ngoài bệnh viện. Ngoài ra, Bệnh viện Quốc tế City không ngừng
nỗ lực đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng bên cạnh việc đảm bảo
tính an toàn, và hiệu quả trong công tác điều trị.

14
 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỆNH VIỆN

Tổ chức
Ban giám đốc: 01 giám đốc; 02 phó giám đốc
Các phòng ban chức năng: gồm 04 phòng chức năng
- Phòng kế hoạch tổng hợp (tổ Hành chính & Tổ chức cán bộ, tổ Hồ sơ Y lý -và
tổ Quản trị).
- Phòng Tài chính - Kế toán
- Phòng NCKH - đối ngoại
- Phòng Điều dưỡng
Các khoa, đơn vị trực thuộc: 14 khoa và 2 đơn vị và trung tâm
- Khoa Khám bệnh với các phòng khám sau: Khám Nội, khám Ngoại, khám
Sản, khám Nhi, khám Mắt, khám Tai Mũi Họng, Răng Hàm Mặt, Da liễu.
- Khoa Ngoại Tổng hợp
- Khoa Ngoại Chấn thương, thần kinh
- Khoa Nội Tổng hợp.
- Khoa Nội Tim mạch, Hô hấp

15
 - Khoa Phụ Sản
- Khoa Nhi.
- Khoa Chuyên khoa hệ Ngoại (Mắt, Răng Hàm Mặt, Tai Mũi Họng).
- Khoa Ung bướu.
- Khoa Chẩn đoán hình ảnh.
- Khoa Hồi sức - Cấp cứu
- Khoa Huyết học - Truyền máu..
- Khoa Giải phẫu bệnh.
- Khoa Dược - Vật tư.
* Cán bộ làm việc tại bệnh viện
Số cán bộ tham gia làm việc tại Bệnh viện Quốc tế City như sau:
Tổng số 136 người. Bao gồm:
- Giáo sư Phó Giáo sư - Tiến sĩ BSCK II : 1 người
- Tiến sĩ BS : 3 người
- Bác sĩ CK II: 5 người
- Thạc sĩ BS : 7 người
- Bác sĩ: 20 người
- Khác: 100 người
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban nghiệp vụ Bệnh viện và các đơn vị
trực thuộc được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động và Quy chế làm việc của
Bệnh viện, cụ thể như sau :
a. Các phòng, ban Công ty

Phòng Kế hoạch tổng hợp : Là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Bệnh viện về các lĩnh vực : Quy hoạch, kế hoạch
kinh doanh, thi công xây lắp, an toàn lao động, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dài
hạn và kế hoạch hằng năm trình Giám đốc Bệnh viện phê duyệt. Tổ chức cán bộ, thi
đua, khen thưởng, kỷ luật ; nội chính ; các thủ tục liên quan đến hoạt động ở các liên
doanh và các công ty có vốn góp. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán
bộ lãnh đạo, quản lý của các đơn vị trực thuộc và văn phòng Bệnh viện ; tổng hợp,
báo cáo Giám đốc Bệnh viện quyết định về quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý của

16
các đơn vị trực thuộc và văn phòng Bệnh viện. Bảo đảm thông tin, phục vụ công tác
chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Bệnh viện và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của Giám đốc Bệnh viện và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
Bệnh viện. Tham mưu trình Giám đốc Bệnh viện quyết định về : tuyển dụng, sử dụng
lao động, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch ; đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái ; kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu
và các chế độ, chính sách khác đối với người lao động khối văn phòng Công ty và các
đơn vị trực thuộc. Thực hiện các chế độ, chính sách cho người lao động như : BHXH,
BHYT ... cho người lao động tại văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc.Tham
mưu để Giám đốc Bênh viện quyết định giao kế hoạch sản lượng hằng năm các đơn vị
trực thuộc Bệnh viện. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh
doanh của Bệnh viện theo định kỳ và theo yêu cầu của Giám đốc Bệnh viện.

Phòng Tài chính – Kế toán : Là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Bệnh viện về các lĩnh vực : Tài chính, tín dụng,
thuế, phí, lệ phí và các nguồn thu của Bệnh viện, đầu tư tài chính ; đầu tư dự án ; kế
toán, kiểm toán, giá cả và hoạt động dịch vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Tổ
chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Luật Kế
toán, Luật thống kê và các quy định của pháp luật. Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập
báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất - kinh doanh để phục vụ cho
việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Bệnh viện.

Phòng NCKH - đối ngoại: Quản lý công tác Nghiên cứu khoa học ở Bệnh viện
Quốc tế City, đào tạo ngắn hạn cho các Bác sĩ, y sĩ, điều dưỡng tại miền Nam và cả
toàn quốc. Liên hệ và đón tiếp các đối tác nước ngoài đến làm việc tại Bệnh viện. Chỉ
đạo tuyến, hỗ trợ chuyên môn và đào tạo kỹ thuật cho các bệnh viện tuyến dưới.
Trong hơn 10 năm hoạt động, Phòng NCKH-ĐN đã hoàn thành xuất xắc vai trò của
mình, đào tạo và cấp chứng chỉ, chứng nhận cho hàng nghìn nhân viên Y tế ở trên
khắp cả nước, quản lý hàng trăm đề tài NCKH thực hiện tại bệnh viện đồng thời liên
hệ, tiếp đón, và hỗ trợ công tác hàng nghìn lượt khách nước ngoài đến thăm, làm việc
hay thực tập tại Bệnh viện. Bên cạnh đó, công tác Chỉ đạo tuyến của Bệnh viện Quốc
tế City cũng được đẩy mạnh, Bệnh viện đã nhận được nhiều đề nghị đào tạo chuyển
17
giao kỹ thuật và đã tiến hành đào tạo cho nhiều bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên do
các Bệnh viện tuyến tại Tp Hồ Chí Mình và các tỉnh miền Tây lân cận.

Phòng Điều Dưỡng: Lập kế hoạch công tác chăm sóc điều dưỡng trong bệnh
viện để trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt. Tổ chức thực hiện công tác chăm sóc
người bệnh toàn diện theo quy định. Đầu mối xây dựng các quy định, quy trình kỹ
thuật chuyên môn chăm sóc người bệnh phù hợp với đặc điểm của bệnh viện, chuyên
khoa để trình giám đốc bệnh viện phê duyệt. Đôn đốc, kiểm tra điều dưỡng viên, hộ
sinh viên, kỹ thuật viên, hộ lý và y công thực hiện đúng các quy định, kỹ thuật chuyên
môn. Phối hợp với các khoa, bộ phận liên quan lập dự trù mua sắm dụng cụ, vật tư
tiêu hao cho công tác chăm sóc điều dưỡng và phục vụ người bệnh. Giám sát chất
lượng dụng cụ, vật tư tiêu hao y tế và giám sát việc sử dụng, bảo quản theo quy định.
Phối hợp với phòng Kế hoạch Tổng hợp trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng,
bố trí và điều động điều dưỡng viên, hộ sinh viên, kỹ thuật viên, hộ lý và y công. Phối
hợp với khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn thực hiện kiểm tra công tác vệ sinh, kiểm soát
nhiễm khuẩn trong bệnh viện. Phối hợp với phòng NCKH – ĐN thực hiện đào tạo
nâng cao trình độ cho điều dưỡng viên, hộ sinh viên, kỹ thuật viên, hộ lý và y công.
Tham gia công tác nghiên cứu khoa học và chỉ đạo tuyến. Định kỳ sơ kết, tổng kết và
báo cáo công tác chăm sóc người bệnh trong bệnh viện. Thực hiện các nhiệm vụ khác
khi được Giám đốc bệnh viện phân công.

b. Các đơn vị trực thuộc Công ty

Các đơn vị trực thuộc Bệnh viện là những đơn vị như Phòng Lọc Thận và các
phòng khám đơn.

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản

Các văn bản mà Bệnh viện ban hành chủ yếu là văn bản hành chính gồm : các
quyết định của Ban giám đốc về hoạt động của Bệnh viện, tờ trình báo cáo về thực
hiện kế hoạch, các loại hợp đồng, giấy tờ giới thiệu, giấy đi đường và một số công văn
của nhà nước và của tỉnh bàn giao thực hiện…
18
 Tại Bệnh viện các văn bản của Giám đốc và Ban Hành Chính - Kế hoạch do
văn thư trực tiếp soạn thảo, các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý của phòng ban
nào thì phòng ban đó soạn thảo. Các văn bản cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo là các
văn bản của Giám đốc và Ban Hành chính - Kế hoạch nên cán bộ văn thư luôn ý thức
được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản. Khi soạn thảo văn bản cán bộ văn
thư đã thực hiện các yêu cầu sau ;
Về thể thức đã có đầy đủ các yếu tố đúng, đủ của của một văn bản như : Tên cơ
quan ban hành văn bản, tiêu đề văn bản, địa danh, thời gian ban hành văn bản, trích
yếu nội dung ban hành văn bản. Trình bày rõ ràng khoa họ, không thể viết tắt những
từ không thông dụng, hoặc sử dụng từ địa phương. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ
chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể
loại văn nói.
Nội dung : Đáp ứng yêu cầu về nội dung văn thư, tuân thủ những yêu cầu, tiêu
chuẩn do nhà nước quy định, tiết kiệm ngôn ngữ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý.
2.2.2 Về quản lý văn bản đến

Về nguyên tắc : Mọi văn bản giấy tờ đến giấy tờ gửi đến Bệnh viện gồm văn
bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo… Do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân
viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý
thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chình xác và giữ bí mật.

Tất cả các tài liệu đến Bệnh viện đều được trình ban lãnh đạo cho ý kiến trước
khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt
của lãnh đạo, các cán bộ văn thư theo dõi đôn đốc giải quyết kịp thời.

Mọi văn bản giấy tờ đến Bệnh viện do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân
viên nơi gửi mang đến đều đã qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lý văn
bản theo trình tự các bước. Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư
và cá nhân đơn vị phòng ban trong Bệnh viện đều được ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản của văn thư.

Quy trình xử lý văn bản đến :

19
 - Kiểm tra sơ bộ bì văn bản.
- Bóc bì văn bản.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
- Trình lãnh đạo phê duyệt.
- Phân phối và chuyển giao văn bản.
- Giải quyết và theo dõi văn bản đến.
2.2.3 Giải quyết văn bản đi

Quy trình văn bản đi :

- Tất cả văn bản đi giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn
thành việc soạn thảo thì trình lên lãnh đạo ký duyệt.
- Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Sau khi văn bản đã có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo
quy định của Nhà nước.

2.2.4 Quản lý con dấu

Hiện Bệnh viện quản lý và sử dụng con dấu và các dấu chức năng và dấu đăng
ký văn bản đến. Con dấu được giao cho nhân viên văn thư quản lý, cất dấu.

Con dấu được đặt trọng hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt dưới đáy đảm
bảo con dấu không bị hư hại hoặc bị biến dạng. sau khi kết thúc giờ làm con dấu được
cất trong hộp để trong tủ có chìa khóa.

Mực dấu Bệnh viện phải màu đỏ tươi theo quy định, nhân viên văn thư không
đóng dấu Bệnh viện vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần
thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên Bệnh viện ban hành hoặc xác
nhận chữ ký.

Nhân viên văn thư chịu hoàn toàn trách nhiệm với con dấu mình đã đóng.

20
2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY

Hai công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại Bệnh
viện Quốc Tế City nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm lưu
trữ.

Do Bệnh viện không có phòng lưu trữ riêng nên tài liệu của phòng ban nào thì
phòng ban đó lưu trữ và bảo quản.

2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

Bệnh viện phân loại theo các hoạt động chủ yếu như : Báo cáo, tổng hợp, các
hoạt động chuyên môn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng
cơ bản các hoạt động khác…

Do Bệnh viện lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ
tại ngay các phòng ban chuyên môn. Ban Hành chình chỉ lưu trữ và bảo quản tài liệu
liên quan đến các mặt : Báo cáo, tổng hợp, trang bị cơ sở vật chất, các hoạt động nội
bộ.

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu

Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu theo quy định hiện hành, quy định
thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh
viện và lựa chọn đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị.

Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như : Sách báo, kế hoạch
hoạt động sản xuất ngắn hạn ( hàng tuần, hàng tháng, ) được bảo quản tạm thời.

Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của Bệnh viện trong
thời gian dài ( 6 tháng, 1 năm ) như : Báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt
hàng kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình
xây dựng và phát triển của Bệnh viện được bảo quản dài hạn.

21
 Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ đã loại ra được
những tài liệu hết giá trị do đó nâng cao được chất lượng công tác lưu trữ tại Bệnh
viện.

2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho ( phòng ) lưu trữ

Hiện nay tại Bệnh viện Quốc Tế City chỉ có ba nhân viên văn thư nên hầu hết
các công việc đều do nhân viên đảm nhiệm nên cán bộ văn thư không có thời gian tiến
hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vì vậy nên ảnh hưởng rất nhiều đến công tác thu
thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Mặt khác Bệnh viện không tiến hành lưu trữ tập trung nên gây khó khăn lớn
cho việc bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư cũng chưa chú ý quan
tâm nhiều tới việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể là phòng văn thư không có
kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ cho Công ty.

Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã
qua xử lý, hoàn toàn không có phim ảnh… Hàng năm cán bộ văn thư không dựa vào
sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc dựa vào danh mục hồ sơ để lập bản kê hay mục lục
hồ sơ. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp phương pháp này đã dễ dàng phát hiện
những tài liệu còn thiếu để bổ sung kịp thời.

2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Trong Ban Hành Chính có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại
chuyên dụng mà tài liệu để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công
tác bảo quản tài liệu. Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào
trong tủ nhưng không có sử dụng kĩ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và
chống hư hại cho tài liệu.

Đối với sổ đăng ký văn bản đến : Do số lượng văn bản đến Bệnh viện một năm
rất ít nên Ban Hành Chính dùng một quyển sổ để đăng ký văn bản đến cho nhiều năm.
Khi kết thúc một năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp
tục vào sổ cho năm tiếp theo.

22
 Tại Ban Hành Chính hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời theo thời hạn quy
định là một nhiệm kỳ ( 5 năm ). Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn
những tài liệu khác được đưa đi tiêu hủy.

Do tài liệu lưu trữ Ban Hành Chính chỉ có một loại tài liệu giấy là các văn bản
đã qua xử lý nên phòng văn thư cũng không có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.

2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của Bệnh viện được sử dụng phục vụ nhu cầu công việc của các
phòng ban đơn vị trong Bệnh viện và các nhu cầu riêng chính đáng.

Cán bộ nhân viên trong Bệnh viện có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vì mục
đích công việc đều tiến hành xin ý kiến lãnh đạo. Người ngoài Bệnh viện có nhu cầu
khai thác dữ liệu của Bệnh viện đều xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài
liệu.

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Bệnh viện gồm :

- Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư.

- Với những trường hợp đặc biệt do nhu cầu sử dụng tài liệu ở ngoài phòng
văn thư thì trưởng phòng Ban Hành Chính là người có thẩm quyền cho phép
sử dụng tài liệu hình văn bản.

2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ

Việc tiêu hủy tài liệu tại Bệnh viện Quốc Tế City đều có sự chứng kiến của ban
Giám đốc Bệnh viện, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, Bệnh viện quy
định không phòng ban hay nhân viên nào được tự hủy giấy tờ tài liệu khi chưa có sự
đồng ý của Giám đốc. Thực tế Bệnh viện rất ít có buổi tiêu hủy tài liệu, do tài liệu của
Bệnh viện không nhiều.

Sau khi hủy tài đều có biên bản tiêu hủy tài liệu có chữ ký của nhân viên lưu
trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu hủy tài liệu.

23
 2.4 ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
2.4.1 Những ưu điểm của công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc
Tế City

Công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện được thực hiện các quy trình nghiệp vụ
dựa theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ, nên công tác này của Bệnh viện được thực
hiện một cách khoa học và đảm bảo được tính pháp lý của công tác văn thư theo quy
định của Nhà nước.

Xây dựng được quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư từng
bước đưa công tác vào nề nếp.

Công tác sắp xếp lại văn bản đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo
quản tài liệu theo đúng quy định Nhà nước.

2.4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc Tế
City

Ban Giám đốc Bệnh viện chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện lưu
trữ ban công tác lưu trữ cho toàn bộ Bệnh viện do đó chưa có được sự lưu trữ bảo
quản văn bản, tài liệu giữa các phòng ban Bệnh viện.

Bệnh viện vẫn chưa bố trí được cho bộ phận văn thư lưu trữ một phòng riêng
để thuận lợi cho công việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Công tác bảo quản tài liệu còn vẫn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất
thủ công, ít sử dụng các loại hóa chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên vẫn còn hiện
tượng tài liệu bị ẩm mốc, mọt, mau hỏng, mờ nhòe chữ.

Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn.

Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung với Ban Kế hoạch nên môi
trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo
quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn bí mật của tài liệu.
24
 Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử
dụng đúng người, đúng việc.
Ban lãnh đạo Bệnh viện chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn
thư - lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức tới công tác này, cơ sở vật chất còn
thiếu thốn như : thiếu phòng lưu trữ tập trung, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu
trữ…
Nhân viên văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ nên còn lúng
túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu.
Công tác bảo quản chưa được đầu tư, quan tâm đúng mức. Có những văn bản
có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng
nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này. Do vậy công tác văn thư còn
mang tính thủ công, lạc hậu.
Bệnh viện chưa bố trí cho bộ phận văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp một
cách khoa học, các loại giấy tờ tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do
đó khi sử dụng lại mất thời gian tìm kiếm.
Chỉ có ba nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc
quá nhiều.

25
 PHẦN 3 : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ -
LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ
CITY

- Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư - lưu trữ.
- Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của
Ban Hành Chính.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ.
- Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa.
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư.

3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ -
LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY

Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư giúp thủ trưởng cơ quan
có nhận thức tốt về tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong quá trình thực
hiện chức năng nhiệm vụ của Bệnh viện Quốc Tế City.

Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm trong cán
bộ công chức làm công tác văn thư - lưu trữ. Đó là:

- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và giải quyết văn
bản đi, đến trong cơ quan.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Quản trị giúp việc cho Thủ
trưởng cơ quan quản lý và giải quyết văn bản đi đến trong cơ quan.
- Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan,
Trưởng phòng Ban Hành Chính – Kế hoạch làm công tác lưu trữ văn bản.
- Trách nhiệm của các phòng chuyên môn, của công chức các phòng đó tuỳ
theo chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ
quan giải quyết văn bản chính xác kịp thời đúng pháp luật của Nhà nước.

26
 Hoạt động văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ và được thực hiện bởi một tập
thể cán bộ công chức giữ những vị trí khác nhau với những chức danh khác nhau
trong cơ quan quản lý Nhà nước. Hoạt động văn thư muốn được tổ chức tốt trước hết
phụ thuộc vào yếu tố lãnh đạo. Lãnh đạo - người chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt
động của cơ quan trong đó có hoạt động văn thư cần phải quan tâm đúng mức đến vấn
đề văn bản quản lý và quản lý văn bản trên cơ sở hiểu rõ chức năng, vai trò của công
tác này trong hoạt động quản lý. Nắm vững nội dung các văn bản của Nhà nước về
hoạt động văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt việc ban hành và quản lý
văn bản.

Để việc giải quyết, ban hành và quản lý văn bản tốt cần phải có quy chế hoạt
động văn thư. Quy chế hoạt động văn thư cơ quan cần tập trung vào những vấn đề sau
:

- Đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ trong cơ
quan, quy định cụ thể về trách nhiệm. Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn
thư - lưu trữ, xác định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách
với các phòng chuyên môn. Bệnh viện Quốc Tế City đang thực hiện hình
thức văn thư hỗn hợp, một số khâu như nhận, giữ, nhân bản, đăng ký văn
bản, soạn thảo văn bản ... được tiến hành ở các phòng chuyên môn nên phải
có những quy định cụ thể trong mối quan hệ này.
- Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư :
soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ.

Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ sẽ đưa công
tác này vào nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý
ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn.

Nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư và cán bộ công tác chuyên môn xử lý
giải quyết văn bản :

- Cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và cán bộ công chức chuyên môn
ở các phòng chuyên môn giúp Thủ trưởng xử lý văn bản đều phải được đào
tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu các quy định của Nhà nước trong
các văn bản đã được ban hành để đưa công tác văn thư vào nề nếp như:

27
 Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Pháp lệnh
lưu trữ quốc gia, Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Ở Bệnh viện Quốc Tế City hiện nay, không những công chức làm công tác
văn thư chuyên trách làm công tác quản lý văn bản mà ở các bộ phận công
tác chuyên môn, nhất là đối với phòng Ban Nhân chính - Kế hoạch có trách
nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết văn bản và quản lý văn bản thuộc
lĩnh vực chuyên môn của mình. Vì vậy cần được trang bị kiến thức công tác
văn thư xử lý văn bản. Đây là biện pháp cần thiết nên thực hiện sớm vì hiện
nay hầu hết cán bộ văn thư - lưu trữ của cơ quan chưa được trang bị kiến
thức chuyên môn cần thiết.
- Nghiên cứu áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư -
lưu trữ nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ sức lao động và tăng
văn minh hành chính trong hoạt động ở cơ quan.

28
 KẾT LUẬN

Thông qua cơ sở lý luận, phân tích thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện
Quốc Tế City thấy được vai trò, nhiệm vụ của công tác văn thư - lưu trữ là không thể
thiếu ở mọi Công ty, doanh nghiệp.

Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức, Nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa
dạng và biến đổi là yêu cầu không thể thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin
của văn bản quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ
quan, tổ chức, Nhà nước được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện
cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh
tế quốc tế, vai trò công tác văn thư - lưu trữ ở Bệnh viện Quốc Tế City ngày càng
được tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá trình trao đổi và truyền đạt thông tin
nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy công tác
văn thư - lưu trữ càng thức hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp ra quyết định của ban
Giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế
của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ
thì ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất
lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư - lưu trữ một cách
linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty.Cán bộ công tác
văn thư phải không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho bản
thân để có thể hoàn thành tốt công việc được.

Qua việc tìm hiểu những vấn đề thực trạng nêu trên em thấy rằng công tác văn
thư - lưu trữ vô ở các Công ty, doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng. Và em thấy rằng
công việc này khá là khó khăn, phức tạp. Vậy nên mỗi Công ty cần chú trọng hơn về
việc công tác văn thư - lưu trữ đặc biệt phải có kế hoạch chính xác, cụ thể và giải
quyết được vấn đề Công ty , doanh nghiệp đang gặp phải. Bệnh viện Quốc Tế City
cũng vậy cần phải hiểu rõ được công tác văn thư - lưu trữ và nguyên nhân xấu làm cho
công tác văn thư - lưu trữ gặp khó khăn.

29
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Giáo trình quản trị hành chính văn phòng của TS. Nguyễn Thị Ngọc An.

- baigiang.violet.vn.

- http://dukdnqnam.vn/.

30