CONCEPTO PLANIFICACIÓN

La planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso metódico diseñado

para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o
varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse
exitosamente. Otras definiciones, más precisas, incluyen «La planificación es un
proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos». Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La
acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes
ámbitos, niveles y actitudes.

IMPORTANCIA PLANIFICACIÓN

La planificación ayuda a una organización a trazar un rumbo para el logro de sus

objetivos. El proceso se inicia con la revisión de las operaciones actuales de la
organización y la identificación de lo que es necesario mejorar operativamente en el
siguiente año. A partir de ahí, la planificación implica el anticipar los resultados que
la organización desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al
destino deseado: el éxito, que se puede medir ya sea en términos financieros o en
relación a metas que incluyen, por ejemplo, ser la organización mejor calificada en la
satisfacción del cliente.

Uso eficiente de los recursos

Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso

de planificación proporciona la información que necesita la alta dirección para tomar
decisiones eficaces sobre la manera de asignar los recursos de manera que le
permitan a la organización alcanzar sus objetivos. La productividad se maximiza y
los recursos no se malgastan en proyectos con pocas posibilidades de éxito.

Establecimiento de metas

Fijar metas que desafíen a todos en la organización para luchar por un mejor
rendimiento es uno de los aspectos clave del proceso de planificación. Las metas
deben ser agresivas, pero realistas. Las organizaciones no pueden permitirse
sentirse demasiado satisfechas con la forma en que están actuando ya que pueden
ser propensas a perder terreno frente a los competidores. El proceso de
establecimiento de objetivos puede ser una llamada de atención para los gerentes
que se hayan vuelto complacientes. La otra ventaja de la fijación de metas es
cuando se comparan los resultados previstos con los resultados actuales. Las
organizaciones analizar las variaciones más importantes del pronóstico y toman
medidas para poner remedio a las situaciones en las que los ingresos fueron
inferiores al plan o los gastos superiores.

Gestión del riesgo y la incertidumbre

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de una organización. Incluso las

empresas más grandes no pueden controlar el entorno económico y competitivo que
les rodea. Los acontecimientos imprevistos deben ser tratados con rapidez, antes de
que las negativas consecuencias económicas de estos eventos se vuelvan graves.
La planificación fomenta el desarrollo de los escenarios "¿qué pasaría si...?" en los
que los gerentes tratan de prever los posibles factores de riesgo y elaborar planes de
contingencia para hacer frente a ellos. El ritmo de cambio en los negocios es rápido
y las organizaciones deben ser capaces de adaptar velozmente sus estrategias a
estas condiciones cambiantes.

Trabajo en equipo

La planificación promueve el trabajo en equipo y el espíritu de cooperación. Cuando

se completa el plan y se comunica a los miembros de la organización, todo el mundo
sabe cuáles son sus responsabilidades y cómo otras áreas de la organización
dependen de su ayuda y experiencia con el fin de completar las tareas asignadas.
Ellos ven cómo su trabajo contribuye al éxito de la organización en su conjunto y
pueden enorgullecerse de sus contribuciones. Los potenciales conflictos pueden ser
reducidos cuando la alta dirección le solicita al gerente de departamento o división
que haga su contribución durante el proceso de fijación de objetivos. Las personas
son menos propensas a molestarse con los objetivos presupuestarios cuando toman
parte en su creación.

Creación de ventajas competitivas

La planificación ayuda a las organizaciones a obtener una visión realista de sus

fortalezas y debilidades actuales en relación con los principales competidores. El
equipo directivo observa las áreas donde los competidores pueden ser vulnerables y
luego elaboran estrategias de marketing para tomar ventaja de esas debilidades.
Observar las acciones de los competidores también puede ayudar a las
organizaciones a identificar las oportunidades que pueden haber pasado por alto,
como los mercados emergentes internacionales u otras oportunidades para
comercializar productos a grupos de clientes totalmente diferentes.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

1- Principio de flexibilidad

Se refiere a que un sistema debería ser capaz de adaptarse a los cambios en la

compañía basados en sus necesidades, operaciones y gerencia. De acuerdo con este
principio, debe haber una flexibilidad en los planes.

Esto es importante porque la flexibilidad permite que los planes se adapten a las
contingencias que se puedan desarrollar en el futuro.

De esta manera, los planes deberían ser ajustados para que puedan adaptarse a los
cambios que puedan desarrollarse después de que los planes hayan sido formulados.

Sin embargo, existe cierto grado de peligro asociado con la flexibilidad: los encargados
deben ser conscientes de que los cambios pueden influenciar decisiones tomadas
previamente.
Por ese motivo, los encargados deben comparar el costo de realizar cambios en
contra de los beneficios provistos por la flexibilidad.

Ejemplo: El cambio momentáneo en la dirección de grupo debido a que la líder está

cumpliendo una baja por maternidad.

2- Principio de universalidad

El proceso de planeación debe tener una cantidad de elementos necesarios (como

tiempo, personal, presupuesto, materia prima, etc.) para que al diseñar el plan, todo
pueda unificarse. Todos estos elementos van a influir en el proceso.

De esta manera, cuando se termine dicho proceso de planeación, la administración

puede ponerse en marcha enseguida.

Ejemplo: Si se quisiera desarrollar un proyecto de contabilidad de un cliente se

requiere de los recursos humanos (contables, estadísticos…) y técnicos (facturas,
Excel, etc.) para ponerlo en marcha.

3- Principio de racionalidad

La racionalidad es el proceso de entendimiento de un problema, seguido por el

establecimiento y evaluación de los criterios de formulación de planes, la formulación
de alternativas y su implementación.

Todas las decisiones deben estar basadas en la razón y la lógica, con poco o ningún
énfasis en los valores y emociones.

El encargado debe aprender de la experiencia para definir el método correcto o

procedimiento a seguir para obtener el resultado correcto.

Ejemplo: Una empresa desea emprenderse en un proyecto muy ambicioso pero

inseguro. Los encargados deben decidir si quieren iniciarlo a partir de valorar criterios
lógicos como el económico, evitando a su vez dejarse llevar por las emociones o el
entusiasmo.

4- Principio de precisión

La precisión es el alma de la planeación. Esto provee al planeamiento de un

significado exacto, definitivo y apropiado en su contenido y magnitud.

Cualquier error en la planeación afecta las otras funciones de la administración. Por lo

tanto, la precisión es la importancia última de cada clase de planeamiento.
Por ese motivo, todos los planes deben ser precisos. Mientras las metas se fijen con
mayor precisión, habrá una mayor probabilidad de lograrlas con éxito. Según este
principio, los planes nunca deberían realizarse con afirmaciones vagas.

Ejemplo: Una administración tiene el encargo de elaborar un informe sobre la

viabilidad de desarrollar los Juegos Olímpicos de una ciudad. En este caso, precisar la
fecha de entrega del informe se hace crucial para los intereses federativos y estatales.

5- Principio de la unidad

Este principio se refiere a que todos los individuos que tienen el mismo objetivo deben
ser dirigidos hacia el logro de una meta común.

En una organización debe haber solo un plan para cada función. Estos planes deben
estar conectados e integrados, por lo que al final debe haber solo un plan principal.

Gracias a este principio se puede lograr eficientemente un objetivo organizacional,

habrá una mejor coordinación y los esfuerzos estarán dirigidos a lograr la meta de la
mejor manera posible.

Ejemplo: Los departamentos de marketing tienen una idea sobre cómo gestionar los
recursos muy diferentes a los del departamento de finanzas. Si no llegan a un
acuerdo, las opciones de éxito se verán muy reducidas.

6- Principio de factibilidad

La planeación debe estar basada en hechos y en la experiencia. Por lo tanto, debe ser
realista por naturaleza. Debe representar un programa que sea posible ejecutar con
más o menos los recursos existentes.

La planeación siempre debe de estar basada en lo que se puede lograr de manera

realista. No se pueden realizar planes que no se puedan lograr a partir de los medios
que se tienen disponibles.

Ejemplo: Una empresa con recursos para desarrollar tres proyectos distintos a la vez
no debería involucrarse en realizar ninguno más, ya que las posibilidades de que
fracasen todos son altas.

7- Principio de compromiso

Cada plan incluye el compromiso de recursos, y el cumplimiento de estos

compromisos involucra tiempo.

Si se quiere que un plan sea exitoso, los recursos deben ser comprometidos durante el
periodo de tiempo que sea necesario para su logro.
Ejemplo: Si se planea extender el edificio de una fábrica y toma seis meses construirlo,
la compañía debe estar preparada para no obtener un beneficio en sus ingresos de
esta rama por un periodo de al menos seis meses.

8- Principio de factor limitante

La planeación es escoger el mejor curso entre un número de cursos alternativos de

acción. La clave de tomar dichas decisiones se encuentra en definir el factor limitante
(ya sea escaso o limitado) que puede impedir lograr las metas.

El factor limitante es algún factor, fuerza o efecto en la situación que limita la habilidad
de la organización para lograr un objetivo en particular. Por lo tanto, al momento de
decidir sobre un plan, el encargado debe concentrarse principalmente en el factor
limitante.

Otorgar mucha importancia a los factores que no son importantes es un error común
en la planeación.

Ejemplo: El análisis DAFO es una herramienta utilizada por las empresas para
determinar no solo las posibilidades y oportunidades, sino también para valorar las
amenazas y debilidades. Están interconectados, siendo la clave para que la toma de
decisiones no fracase.

9- Principio de inherencia

El proceso de planificar metas es algo implícito en las organizaciones. Por lo tanto, los
encargados deben encontrar la mejor manera de lograr los objetivos que se quieren
lograr. Esto debe realizarse poco a poco, al ir colocando objetivos inmediatos.

La planificación lleva a un resultado eficiente; esta permite encontrar soluciones reales

a los problemas enfrentados.

Ejemplo: Si se encargase un proyecto sobre cómo administrar los recursos de una

empresa con inestabilidad financiera, se debería fijar unas metas siempre con la
prevención de tener un plan B por si el A fracasase.

FASES

El proceso de planificación consta de seis etapas que incluyen las siguientes acciones:
1) evaluar las condiciones actuales, 2) determinar objetivos y metas, 3) establecer un
plan de acción, 4) asignar recursos, 5) ejecución y 6) control. En la figura 2, se
muestran estas etapas:
ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.

Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los
indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación estratégica se
adopta una visión panorámica del entorno de la organización. Los planes estratégicos
expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de objetivos a largo plazo,
que la organización debe tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades
y evitar las hipotéticas a amenazas.

ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su

consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los
objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.

Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan al
personal de plantilla un sentido de propósito.

ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN

Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen

las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos
prescritos para el logro de los objetivos. Los cursos de acción bien planificados reciben
el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de
su marco temporal.

ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS

Asignar recursos está relacionado con la presupuestación y posterior entrega de

recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de
tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una
cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una relación
entre la presupuestación como técnica de planificación y la presupuestación como
técnica de control.

ETAPA 5. EJECUCIÓN

La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por
los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.

ETAPA 6. CONTROL

Se debe controlar la decisión de planificación. La organización ha de dirigir las

actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en
algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.