MINAGRY rt SECRETARA GENERA @ ee as “Decenio de la gualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “fo del Didlogo y la Reconcliacion Nacionat” inte, 6 ABR 2018 } ‘mabe bocuvetano "> ne J 2018-MINAGRI-SG =i a 10 ae. 208 MARUSHKA VICTORIA LIA CHOCOBAR REYES. HORA: Lors-000 $65 Bs Secretaria de Gobierno Digital RECIBIDO EN LAFE Presidencia del Consejo de Ministros ee Jr. Carabaya Cdra. 1 SIN Modelo de Gestién Documental en el marco del Decreto Legislative N° 1310 Referencia a) Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017- PCM/SEGDI b) Oficio N° 183-2017-MINAGRI-DM Tengo el agrado de dirigirme a usted, con relacién al dispositive de la referencia a), mediante el cual se aprueba el Modelo de Gestion Documental en el marco del Decreto Legislative N° 1310. Al respecto, en el marco del articulo 8 de la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, se remite el Informe N* 0005-2018-MINAGRI- SG/OACID/MFCHA, emitido por la Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestion Documentaria de este Ministerio, para su conocimiento y fines. Sin otro particular, hago propicia ta ocasin para expresarle las muestras de mi consideracién y estima. Atentamente, 6: 071, ACID (our: 40886-2017 y 6750-2018 ‘La Universidad N° 200 La Mona = Lina Test) 209-8600 ay vwmuminarige. be"MINAGRI_| SEORETARA GENER Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestién Documentaria ‘Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “Aafio del Dialogo y la Reconeillacién Nacional” INFORME N° 0006-2018-MINAGRI-SG/OACID/MECHA Para ROSE MARY RAMIREZ ESCARATE. Directora Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestion Documentaria Asunto Sistema de Gestiin Documentaria Referencia = Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017- PCMISEGDI Fecha Lima, 23 de marzo de 2018 Tengo el agrado de dirigirme a usted, en atencién al documento de la referencia sobre el Modelo de Gestion Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 y el Sistema de Gestién Documentaria ~ SISGED. ‘Al respecto, informo a su Despacho lo siguiente: 1) ANTECEDENTES 4A Ae 13. 14, 15. 16. Hh Con Resolucién Ministerial N° 0569-2014-MINAGRI de fecha 15 de octubre de 2014, se constituyé el Comité para la implementacién de la nueva versién del Sistema Integrado de Gestién Documentaria del Ministerio de Agricultura y Riego (SISGED-MINAGR)). Con Resolucién Ministerial N° 0126-2015-MINAGRI, de fecha 19 de marzo de 2016, se modificé el art. 2 de fa Resolucion Ministerial N° 0569-2014-MINAGRI, que inoluye como miembro del Comité al Director Ejecutivo del Proyecto Especial de Desarrollo del Valle de los Rios Apurimac, Ene y Mantaro - PROVRAEM. Con Oficio Miiltiple N° 0038-2015-MINAGRI-SG y Memorandum Multiple N° 0077- 2015-MINAGRI-SG, de fecha 03 de junio de 2015, dirigido a los Programas, Proyectos Especiales y Organismos Piblicos Adscritos de! Ministerio de Agricultura y Riego, se envia los requerimientos Técnicos Minimos para el funcionamiento de la nueva version del Sistema Integrado de Gestién Documentaria del MINAGRI. Con Resolucién Ministerial N* 0191-2016-MINAGRI-DM, de fecha 12 de mayo de 201@ se aprueba la Directiva Sectorial N°0001-2016-MINAGRI-OM, denominada “Procedimiento para el uso de la firma digital en los documentos de administracién interna del Ministerio de Agricultura y Riego ~ MINAGRT” Con Resolucién Ministerial N° 0257-2016-MINAGRI, de fecha 07 de junio de 2016, se aprueba la Directiva Sectorial N° 003-2016-MINAGRI-DM denominada “Procedimiento para la recepcion, digitalizacion, derivacion y atencion de documentos en el Gestiin Documenteria de las entidades del Ministerio de Agricultura y Riego ~ MINAGRT’ Con Oficio Multiple N° 0001-2017-PCMISG, de fecha 12 de enero de 2017, se comunica la disponibiidad de los servicios a través de la Plataforma’ de Interoperabilidad del Estado (PIDE). Con Memorando Multiple N° 020-2017-MINAGRI-SG, de fecha 08 de mayo de 2017, se informa sobre el acceso al Sistema Plataforma de Interoperabilidad del Estado — SISPIDE en el MINAGRI ‘Av. Alameda del Corregidor N° 155 -La Molina - Lima ee ete,Oficina de Atencién a la Ciudadania y eB enn Dosmerara “Decenio de la iualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “Afio del Dialogo y la Reconciliacién Nacional” Ml) ANALISIS 2.4. Con Informe Técnico N° 043-2014-MINAGRI-ODOMIOGPP, de fecha 29 de agosto de 2014, con respecto a la implementacién e integracién del Sistema de Gestion Documentaria - SISGED, la Oficina de Desarrollo Organizacional y Modernizacién de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, menciona que, el Sistema de Gestién Documentaria se encuentra acorde con el segundo objetivo estratégico del Plan Nacional de Simplificacién Administrativa 2013-2016, la Politica Nacional de Modernizacién de la Gestién Publica 2013-2016 y el Plan Estratégico de Gobierno Electrénioo, 2.2, Con Resolucién Ministerial N° 0569-2014-MINAGRI, de fecha 15 de octubre de 2014, se constituye el Comité para la implementacién e integracién del Sistema de Gestion Documentaria - SISGED del Ministerio de Agricultura y Riego integrado por la Secretaria General, Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestiin Documentaria, Oficina de Tecnologia de la Informacién, Programas, Proyectos Especiales y Organismos Publicos Adscritos del MINAGRI, en concordancia con el objetivo estratégico 2 del Pian Nacional de _Simpiificacion Administrativa 2013-2016 aprobado Resolucién Ministerial N° 048-2013-PCM, que sefiala ‘Promover fa incomporacion progresiva de las tecnologias de la informacién y de la comunicacién como estrategia para brindar servicios y irémites de calidad a los cludadanos y empresas" y segtn el articulo lI del Decreto Supremo N° 022-2017-PCM principios de servicio al ciudadano en su_item2 menciona fa gestién se realiza optimizando la utlizacién de los recursos disponibles, procurando innovacién y mejoramiento continuo’ 2.3. Con Resolucién Ministerial N° 0191-2016-MINAGRI, de fecha 12 de mayo de 2016, se aprueba la Directiva Sectorial N° 0001-2016-MINAGRI-DM, denominada “Procedimiento para el uso de la firma digital en los documentos de administracién interna del Ministerio de Agricultura y Riego - MINAGRY” que, regula el uso de las firmas digitales de documentos electrénicos en el Sistema de Gestion Documentaria — SISGED a través de Certificados Digitales emitidos por el Registro Nacional de Identificacién y Estado Civil - RENIEC, segin lo sefiala la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certfcados Digitales, modificada por la Ley N° 27310 que ‘Regula la utiizacion de la firma electronica otorgéndole la misma valde y eficacia juridica que el uso de una firma manuscrita u otra andloga que conlleve manifestacién de voluntad...”. Cabe sefialar que, el uso de la firma digital contribuye en simplifcar a gestion documentaria interna, en la emision y recepcién de documentos que elaboren los Organos, Unidades Orgénicas, Programas, Proyectos Especiales y Organismos Pblicos Adscritos del MINAGRI, asi como al ahorro de insumos, conservacién del medio ambiente y en la mejora en la prestacién del servicio que se brinda al ciudadano dando cumplimiento a la Politica Nacional de Modemnizacién de la Gestion Publica del Decreto Supremo N° 004-2013-PCM y en acorde al articulo 8 del Decreto Legislative N° 1310. 2.4. Con Resolucién Ministerial N° 0257-2016-MINAGRI, de fecha 07 de junio de 2016, se aprueba la Directiva Seotorial N° 003-2016-MINAGRI-DM — denominada "Procedimiento para la recepcién, digitalizacién, derivacién y atencion de documentos en la gestion documentaria de las entidades del Ministerio de Agricultura y Riego - MINAGRY’, que regula el procedimiento de la recepcién, digitalizacién, derivacion, atencién, seguimiento y control de los documentos en la Gestién Documentaria de las entidades del Ministerio de Agricultura y Riego, la misma que se encuentra Bt etn pare er, ‘waiminagrgob pe25 MINAGRI paaeese a Oficina de Atencién a la Ciudadania y yt Gestién Documentaria eine “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" “Afio de! Dialogo y la Reconciliacién Nacional” publicada en el Portal del MINAGRI www.minagri,gob.pe, y segiin lo establece el Modelo de Gestién Documental - MGD en el item 8.2.4. Cabe mencionar que, el Sistema de Gestiin Documentaria - SISGED entra en funcionamiento el 02 de enero de 2017 en la sede central del MINAGRI, UEGPS, UEFSA, AGRO RURAL, PSI, AGROIDEAS, INIA, SERFOR, PEBPT, PEBLT, PEBDICP, PEJEZA, PESCS, PEJSIB, PEAH, PEPP, PEDAMAALC y PROVRAEM; actualmente el Sistema de Gestion Documentaria- SISGED del Ministerio de Agricultura y Riego se encuentra integrado a través del Web Services con las entidades de AGRO RURAL, PEAH, PEPP y PROVRAEM, asi como en los Organos y Unidades Organicas del MINAGRI, la misma que se encuentra en concordancia con el Decreto Legislative N° 1310 en su articulo 8 sefiala que ‘Las entidades de la Administracién Publica deben interconectar sus sistemas de trémite documentario 0 equivalentes para el envié automatico de documentos electrénicos entre dichas entidades a través de la Plataforma...", y en el caso de las demés entidades se esta realizando el apoyo técnico para su integracién progresiva. Con respecto al Decreto Supremo N* 083-2011-PCM sobre la Plataforma de Interoperabilidad del Estado - PIDE y al Decreto Legislativo N’ 1246 que aprueba las diversas medidas de simplificacién administrativa, en el Ministerio de Agricultura y Riego se desarrollaron las siguientes actividades con relacién a la PIDE: Con Memorando Multiple N° 020-2017-MINAGRI-SG, de fecha 08 de mayo de 2017, la Secretaria General hace de conocimiento a los Organos y Unidades Orgénicas del MINAGRI sobre la implementacion del Sistema Plataforma de Interoperabilidad del Estado — PIDE y de los servicios disponibles en el Sistema Plataforma de Interoperabilidad del Estado — SISPIDE del MINAGRI. '* Asimismo, a través del Memorando mencionado, designan como responsable técnico a la Oficina de Tecnologia de la Informacién quien se encarga de coordinar con la Secretaria de Gobierno Digital - SEGDI para que el MINAGRI cuente con los servicios y como responsable funcional a la Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestién Documentaria quien se encarga de administrar el Sistema Plataforma de Interoperabilidad del Estado - SISPIDE, otorgando acceso a los servicios de consulta de informacion de las diferentes entidades del Estado, a Ccontinuacién los servicios disponibles a través de esta aplicacién son: INPE ‘Consulta de Antecedentes Judiciales | SINO MIGRACIONES | Consulta de Carnet de Extranjeria Calidad migratoria, nombres, apellidos MININTER ~Consultar Antecedentes Policiales por | SUNO DNI -Consultar Antecedentes Policiales por ___| Nombres PODER Consulta de Antecedentes Penales | SINO JUDICIAL, RENIEC Consulta datos de Ciudadano por DNI_ | Nombres, apellidos, genero, fecha de nacimiento y genero del DNI consultado. SUNARP -Consultar Titularidad de Bienes y Vigencia de Poder -Consultar Titularidad ‘Av. Alameda del Coregidor N* 155-La Molina - Lima T. (611) 209-8800 vwa.minagn.gob po ae(rec Oficina de Atencién a la Ciudadania y cere Gestion Documentaria “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “afio del Dialogo y la Reconcillacién Nacional” -Consuitar Vigencia T -Listar Asientos -Consultar Asiento SUNAT Consultar datos de RUC Nombre del contribuyente, estado, -Consultar Datos Principales direcoién y otros datos del RUC | -Consultar Datos Secundarios consultado. | -Consultar Datos para T1144 -Consultar Datos para 7362 -Consultar Datos Domicilio Legal -Consultar Datos Establecimientos ‘Anexos -Consultar Datos de Establecimientos Anexos -Consultar Datos de Establecimientos ‘Anexos T1150 -Consultar Datos Representante Legal ‘SUNEDU Consulta de Grado Académico ‘Abreviatura que identifica al Grado © Titulo, apellido materno, apellido paterno, nombres, Tipo de documento, nlimero de documento, titulo profesional, universidad, __| especiatidad y pais Para un control adecuado de los servicios, la Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestién Documentaria elabors Formulario de Solicitud al Sistemia Plataforma de Interoperabilidad del Estado - SISPIDE y una Declaracion Jurada. 2.6. Con Resolucién Ministerial N° 0517-2017-MINAGRI, de fecha 29 de diciembre de 2.7. 2017, se aprueba la Directiva sectorial N° 007-2017-MINAGRI-DM, denominado “Procedimiento para la Atencién de Reclamos, Sugerencias y Denuncias presentadas en el MINAGRI’, que regula la recepcién, derivacion, seguimlento y atencién a de los reclamos, sugerencias y denuncias presentadas por los ciudadanos ante e! Ministerio de Agricultura y Riego a través del Sistema de Gestién Documentaria ~ SISGED. Que mediante Oficio Multiple N° 0001-2018-MINAGRI-SG/OACID, dirigido @ los Programas, Proyectos Especiales y Organismos Publicos Adscritos del MINAGRI y con Memorando Miltiple N° 0001-2018-MINAGRI-SG/OACID dirigido a los Organos y Unidades Orgénicas se hace de conocimiento sobre flujo de tramite del procedimiento para la Atencién de Reclamos, Sugerencias y Denuncias en el SISGED. Con respecto, al Modelo de Gestion Documental aprobada con Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N’ 001-2017-PCM/SEGDI, de fecha 09 de agosto de 2017, Ia cual sefiala en el Item 8.1.2. de Gestién del cambio que “El titular de fa entidad debe liderar y promover una efectiva gestion del cambio durante la implementacién y mantenimiento del MGD, que permita eliminar la resistencia al ‘cambio, a fin de lograr resultados sostenibles en el tiempo... las cuales incluyen 2)...b)Talleres de sensibilizacion en gestion documental, y .c)Cursos de capacitacién en gestién documentel, todo ello con la finatidad de eliminar las barreras existentes y Ja resistencia al cambio en las personas’, a ello informar que, en el Ministerio de Agricultura y Riego se realizaron varios eventos de capacitacién, siendo el siguiente: ‘© Con Resolucién Directoral N° 560-2015-MINAGRI-OGGRH, de fecha 23 de setiembre de 2015, se aprueba el Programa de Induccién del Personal que Pee ms eeMINAGRI 2 SEORETARIA GENER peau Oficina de Atencién a la Ciudadania y @ all eerie Gestion Documentaria “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “Ao del Dialogo y la Reconciliacién Nacional” ingresa a laborar a la Sede Central del Ministerio de Agricultura y Riego, a ello, la Oficina General de Gestién de Recursos Humanos incluye la participacién de la Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestién Documentaria como expositor para la capacitacion sobre el Sistema de Gestion Documentaria, ‘+ Con Oficio Miitiple N° 113-2016-MINAGRI-SG, de fecha 18 de octubre de! 2016, se convoca al Lider Técnico y Lider Funcional de los Programas, Proyectos Especiales y Organismos Publicos Adsoritos del MINAGRI a la capacitacién sobre el uso y manejo del Sistema de Gestiin Documentaria - SISGED. ‘* Con Memorandum Multiple N° 129-2016-MINAGRI-SG, de fecha 18 de octubre del 2016, se convoca a las Secretarias, Asistentes, Apoyo administrative y Profesionales del Ministerio de Agricultura y Riego - MINAGRI a la capacitacién en el uso y manejo del Sistema de Gestion Documentaria ~ SISGED. ‘= Con Resolucién Ministerial N’ 629-2016-MINAGRI, de fecha 29 de diciembre 2016, se aprueba el Plan Operativo Institucional (PO!) del Ministerio de Agricultura y Riego para el afio fiscal del 2017, cuya actividad que desarrolla la Oficina de Atencion a la Ciudadania y Gestion Documentaria se encuentra eventos de capacitacién para el uso adecuado del sistema de gestién documentaria. + Con Memorandum Mitiple N° 007-2017-MINAGRI-SG, de fecha 27 de enero de 2017, se convoca a las Secretarias, Asistentes, Apoyo administralvo y Profesionales del Ministerio de Agricultura y Riego - MINAGRI a la capacitacién en el uso y manejo del Sistema de Gestién Documentaria - SISGED. * Con Oficio N° 300-2017-MINAGRI-SG/OACID, de fecha 06 de abril de 2017, dirigido al Servicio Nacional Forestal y Fauna Silvestre ~ SERFOR se convoca a solicitud de la entidad mencionada, a la capacitacién sobre el uso y manejo del Sistema de Gestién Documentaria - SISGED. * Con Oficio N° 2042-2017-MINAGRI-SG, de fecha 26 de junio de 2017, dirigido al Proyecto Especial Jaén San Ignacio Bagua ~ PEJSIB, se convoca a solicitud del Proyecto a la capacitacién sobre el uso y manejo del Sistema de Gestion Documentaria - SISGED. * Mediante correo electrénico, de fecha 27 de noviembre de 2017, se convoca a los, Programas, Proyectos Especiales y Organismos Pablicos Adscritos del MINAGRI a la capacitacién sobre e! médulo Courier e integracién del SISGED realizado el 30 de noviembre de 2017 (Lista de asistencia) Ml) CONCLUSIONES 3.1. El Sistema de Gestién Documentaria - SISGED, cumple con los procedimientos de recepcién, digitalizacién, emisién de documentos internos, derivacion y trazabilidad asi como la emisién de documentos electrénicos a través de la firma digital, la misma que se encuentra regulado a través de la Directiva Sectorial N° 003-2016-MINAGRI- DM y la Directiva Sectorial N° 0001-2016-MINAGRI-DM. Asimismo, el Area de Transparencia de la Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gesti6n Documentaria emite documentos electrénicos con firma digital a los Organos y Unidades Organicas, ‘Av Alameda de! Comogidor N° 155 La Moin - Lima Th ery 208 e600 te as ce.eSB Oficina de Atencién a la Ciudadania y en sana “"Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres! “Afio del Dialogo y la Reconciliacién Nacional” del MINAGRI, la cual ha permitido reducir el uso del papel, evitar el desplazamiento de personal y reducir el tiempo de atencién a la ciudadania, También mencionar que, el Sistema de Gestién Documentaria cuenta con un manual de usuario administrador, manual de usuario final (funcionario/asistente/profesional) y manual de Courier, a ello, el sistema envia de manera automatica el reporte de documentos pendientes de atencién los dias martes, asi como las alertas de plazos (procedimientos TUPA/Congreso), alertas para la firma digital y las alertas de documentos notificados y motivados del médulo Courier. No obstante mencionar que, con Resolucién Ministerial N° 0395-2017-MINAGRI, de fecha 04 de octubre de 2017, se aprueba Directiva Sectorial N° 005-2017-MINAGRI- DM, denominada *Normas para la Elaboracién y Uso de Documentos Oficiales de Ccomunicacién Interna y Externa del MINAGRI’ que, establece los lineamientos de la gestién documental en el Sistema de Gestion Documentaria - SISGED. 3.2. En relacién al Sistema Plataforma de Interoperabllidad del Estado — SISPIDE, se informé mediante el Oficio N° 642-2017-MINAGRI-SG/OACID la existencia de inconvenientes para consultar informacién de la SUNARP cuyos campos de consulta de la entidad no estan en acorde con el documento fisico y en el caso de la RENIEC solo permite consultar DNI, cabe sefialar que el publico objetivo del MINAGRI son agricultores y que la mayoria no recuerda su DNI solo menciona nombres y apellidos. Iv) RECOMENDACIONES 4.1. Implementar en el Sistema de Gestion Documentaria - SISGED en coordinacién con la Oficina de la Tecnologia de la Informacion, la digitalizacién de la linea de microforma con valor legal a la documentacién que ingresa por las ventanillas del MINAGRI, @ ello sensiblizar a los funcionarios de los Organos, Unidades Orgénicas, Programas, Proyectos Especiales y Organismos Pilblicos Adscritos al MINAGRI el uso y la importancia de la emisién y derivacion de documentos electrénicos con firma digital Asimismo, incluir en el Sistema de Gestion Documentaria el Médulo de Gestion del Archivo, el cual incluya la digitalizacién con valor legal a la documentacién que se encuentra en custodia en el Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Riego. 4.3. Con respecto, a la normativa de simplificacién administrative que sefala la eliminacion de los requisitos 0 prohibiciones de la exigencia de documentacién, la Secretaria de Gobierno Digital - SEGDI de la PCM debe garantizar que Ia informacion que se consulta a través del SISPIDE sera permanente y fluida, con la finalidad de atender al administrado dentro de los piazos establecidos segiin normativa vigente. Es cuanto informo a usted, para los fines pertinentes.. Atentamente, MARISOL F. CHARA ARBIETO Coordinadora del SISGED Oficina de Atencién a la Ciudadania y Gestion Documentaria, (CUT NY: 8759-2018 ee oe ” fered Eben eed Tied_MINAGRI] \ fmremseey S iS i 24 Gana Digeca Despacho Ministerial Cy or ded wy “afio del Buen Servicio of Cludadano” CARGO OFICION? 183 _-2017-MINAGRI-DM Sehora LIENEKE MARIA SCHOL CALLE Secretaria de Gobierno Digital Presidencia del Consejo de Ministros Calle Shell N° 310, Piso 13 Mirafiores. Asunto Designacién del Responsable Directivo de la Gestién Documental Referencia Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017- PCM/SEGD| Tengo el agrado de dirigirme a usted, con relacion al dispositive de la referencia, mediante el cual se aprueba el Modelo de Gestién Documental en el marco del Decreto Legislative N° 1310. ‘Al respecto, en cumplimiento del articulo 4 del citado dispositivo, y en el marco del articulo 15 del Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Agricultura y Riego, se designa al Secretario General de este Ministerio, como Responsable Directivo de la Gestion Documental, quien se encargara de coordinar la implementacion del Modelo de Gestién Documental en la entidad, Sin otro particular, hago propicia la ocasion para expresarle las muestras de mi consideracion y estima. Atentamente, Minieto de Agricuttura y NISTERIO DE AGAICULTURA RIES SG /OACID - COURIER LOCAL} 31 AGO. 2017 | GIBIDO) a PD ne ia De La Fogeda Gini ene Velasuec Sia coeoaee oe [Av La Universidad N* 200 - Le Ming - Lime 7 (S11) 209-8000 vwsrminagr.905.pe a Me.